Man stelle sich kontextabhängige Backoffice-Anwendungen vor, die im Hintergrund laufen und nur das anzeigen, worauf es wirklich ankommt – und zwar nur dann, wenn es gerade gebraucht wird. Dank der aktuellen Fortschritte bei künstlicher Intelligenz (KI) ist das keine Zukunftsmusik mehr. Dafür ist ein Paradigmenwechsel hinsichtlich des Bereitstellungsmodells für Geschäftsanwendungen erforderlich: An die Stelle von Software, bei deren Betrieb dem Menschen eine wichtige Rolle zukommt, treten Tools, die entweder (im Rahmen festgelegter Parameter) eigenständig handeln oder mit nützlichen Analysen und hilfreichem Kontext in Echtzeit eine unterstützende Rolle übernehmen. Im Grunde geht es darum, zu automatisieren, wo es möglich ist, und an anderer Stelle die menschliche Urteilsbildung zu unterstützen. Aus Sicht von Claus Jepsen, Chief Product and Technology Officer Officer bei Unit4, ist dies das sicherste Anzeichen dafür, dass Software beginnt, alles zu durchdringen. Sie verschwindet zwar nicht völlig aus der Wahrnehmung des Nutzers, dieser muss aber seltener mit ihr interagieren. Geschäftsanwendungen, die sich bislang aufgedrängt haben, verschmelzen mit ihrer Umgebung.

Mit Einführung stabilerer KI-Tools wie Large Language Models (LLM) und Machine Learning werden die Fesseln herkömmlicher Firmensoftware abgestreift. Wo bisher eine feste Abfolge von Anweisungen befolgt wurde, werden nun anpassungsfähigere, ereignisorientierte Interaktionen möglich, die sich auf den Nutzerkontext stützen. Zur Gewährleistung der Richtigkeit der Daten und der Transaktionsintegrität bedarf es wahrscheinlich weiterhin robuster Regeln und Strukturen im Hintergrund. Was aber verschwinden wird, ist die offenkundige Starrheit aktueller Firmensoftware. So können Nutzer künftig geleitet werden, ohne ihnen Einschränkungen aufzuerlegen. Durch die Einbettung von KI wird sich die kognitive Belastung der Anwender verringern, weil Systeme zur Optimierung der Entscheidungsfindung die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bereitstellen und andere Aufgaben automatisieren werden, um den digitalen Verwaltungsaufwand zu verringern.

Dem Dreigestirn aus Diagrammen, Datenbanken und Benutzerschnittstellen entkommen

Es geht nicht darum, bestehende Firmenanwendungen schlechtzureden. Tatsache ist aber, dass Innovationen die Interaktion zwischen Mensch und Maschine neu definieren. So hat die Einführung der ersten ERP-Systeme in den 1970-er Jahren die Art und Weise revolutioniert, in der wichtige Backoffice-Aufgaben, etwa im Personal- und Finanzbereich, erledigt werden. Interne Prozesse beruhen heute nicht mehr auf Aktenvorgängen, sondern auf Flussdiagrammen, anhand derer die Arbeitsläufe in Unternehmen automatisiert wurden. Allerdings sind dadurch auch Regeln entstanden, die befolgt werden mussten, was die Nutzer zu Gefangenen eben dieser starren Flussdiagramme machte.

Deshalb wurde die Produktivität der Nutzer im Guten wie im Schlechten durch ein eng verbundenes Dreigestirn bestimmt: Flussdiagramme diktierten Abläufe, Datenbanken legten fest, welche Daten zu sehen waren, und Benutzerschnittstellen (User Interfaces – UI) sorgten für die Einhaltung von Struktur und festgelegten Arbeitsabläufen. Somit wurde die Nutzererfahrung durch Systeme vordefiniert, die auf die Korrektheit und Regelkonformität von Daten ausgelegt waren und nicht auf die in der Praxis nötige Flexibilität. Das ermöglichte die Strukturierung komplexer Prozesse wie der Verwaltung von Lieferantenrechnungen. Gleichzeitig machte dies aber unflexible, schrittweise ablaufende Interaktionen erforderlich, die sich nicht nach den Bedürfnissen des Menschen, sondern nach den Anforderungen der Anwendungsarchitektur richteten. Im Grunde wurden die Nutzer ihrer Handlungsfähigkeit beraubt und auf die Verarbeitung von Transaktionen reduziert.

Mit Einführung der KI hat sich die Aufgabe von Firmensoftware verändert: Anstatt in Geschäftsabläufen bestimmte Strukturen durchzusetzen, ermöglicht sie nun einen reibungslosen Arbeitsfluss. Die Nutzer werden nicht mehr mit vordefinierten Arbeitsabläufen eingeschränkt, sondern können dynamisch auf Ereignisse reagieren. Letztlich wird daraus hilfreichere und zielorientiertere Software entstehen. Die folgenden technischen Veränderungen bilden den Kern dieser Transformation:

• Die Verdatenbanklichung von Firmensoftware: Traditionell versteht man unter Datenbanken Systeme mit fest eingebetteten Datensätzen, bei denen Nutzer per Geschäftslogik durch im Vorfeld festgelegte Bildschirmanzeigen und Tabellen geführt werden. Klassische Firmensoftware entwickelt sich gerade sehr schnell in die gleiche Richtung. In gewisser Hinsicht ist Standardisierung eine gute Sache, doch sie macht Geschäftsanwendungen austauschbar und beliebig. Innovation sorgt hier für Disruption. Bisher wurden Informationen in Form von Datensätzen angezeigt. Doch bei KI-gestützten Systemen wird diese starre Anzeige durch semantischen Kontext ersetzt werden. Ermöglicht wird dies durch Ontologien, Zustandsmodelle und definierte Beziehungen zwischen Informationen. Man spricht dabei auch von der Meta-Informationsebene. Geschäftslogik wird somit nicht in Bildschirmanzeigen und Schnittstellen verborgen, sondern als Rechenwerkzeug zugänglich gemacht, das von Algorithmen zum Lernen und zur Optimierung genutzt werden kann. KI-Agenten werden Anweisungen auf Grundlage von Ausführungslogik befolgen, die sich aus Datenmustern und statistischen Korrelationen ableitet.
• Daten sind das Fundament kontextorientierter Rechenleistung und algorithmischer Ausführung: In einer Welt, die von KI regelrecht durchdrungen ist, muss Daten eine größere Bedeutung zukommen. Sie müssen nicht nur nach Schema, sondern auch nach Zweck, Beziehung und Zustand organisiert werden. Durch die Einführung dieser Kategorien wird man Algorithmen entwickeln können, die Daten im Kontext interpretieren und nicht nur verstehen, worum es sich bei diesen handelt, sondern auch, warum sie von Bedeutung sind und in welchem Zusammenhang sie zu dem übergeordneten Arbeitsfluss stehen. Das Ziel besteht darin, ein Fundament zu schaffen, das Daten von Schnittstellen und Arbeitsabläufen entkoppelt. So können Algorithmen Verbindungen herstellen, Veränderungen nachverfolgen und kontextorientierte Logik einsetzen.
• Der Aufstieg prädiktiver Algorithmen: Diese werden wichtig sein, damit Software „lernen“ kann, wann sie Dinge vorausahnen, Empfehlungen geben und aktiv werden sollte. Damit werden dem Nutzer relevante Informationen dann angezeigt, wenn er sie benötigt, oder ein KI-Agent erledigt Routineaufgaben im Hintergrund, während dem Nutzer die Bedienung komplizierter Bildschirmmenüs überlassen bleibt. Künftig muss also nicht mehr der Mensch wissen, wie das System benutzt wird, sondern diese Last wird der Software aufgebürdet.

Firmensoftware sollte die Nutzer unterstützen, anstatt ihnen Unterstützung abzuverlangen. Und sie sollte das Potenzial des Menschen erweitern, anstatt es zu binden. Mit der weiteren Ausreifung von KI wird sich auch unsere Sicht auf solche Geschäftsanwendungen grundlegend verändern. Sie wird eine neue Art von Infrastruktur zur Unterstützung von Unternehmen schaffen, die Einfluss auf die Einordnung von Entscheidungen, die Herausarbeitung von Prioritäten und die Anwendung von operativem Wissen haben wird. Diese mit KI verwobenen Anwendungen werden zum Grundgerüst betrieblicher Abläufe werden. Künftig werden sie nicht mehr dazu dienen, Rechnungen und Personalanfragen zu bearbeiten. Vielmehr werden sie als alles durchdringenden Motor Veränderungen erfassen, Daten interpretieren, Erkenntnisse liefern und auf Grundlage von Echtzeit-Analysen sämtlicher Informationen innerhalb eines Unternehmens Maßnahmen anstoßen. Sind Sie bereit für das Zeitalter alles durchdringender ERP-Systeme?