Autor: Firma Software4Professionals

Software4Professionals optimiert mit Zusatzlösung den Einleseprozess für YAMBS.Invoice

Software4Professionals optimiert mit Zusatzlösung den Einleseprozess für YAMBS.Invoice

Software4Professionals, ein Softwareanbieter für SAP-Add-On-Lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, hat seine Lösung YAMBS.Invoice für SAP-Anwenderunternehmen mit einer Zusatzlösung ergänzt. Diese erkennt Eingangsrechnung in E-Mails und spielt diese automatisch in YAMBS.Invoice ein. So sparen SAP-User wertvolle Zeit und gewinnen Qualität in der Finanzbuchhaltung. Zudem ist die Lösung GoBD-konform. Die datec24 AG hat die Add-on-Lösung für YAMBS.Invoice entwickelt.

Die Software YAMBS.Invoice ist eine Add-on-Lösung für Rechnungen aller Formate für SAP-Kunden. Sie steigert nachhaltig die Effizienz bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Software spart Zeit, die nötig ist, um Kreditorenrechnungen zu visualisieren, zu identifizieren, zu kontieren, abzuzeichnen und als kompletten Vorgang zu bündeln. YAMBS.Invoice beinhaltet auch einen Freigabe- und Klärungsworkflow, mit dem sich alle Belege per Workflow elektronisch an die jeweiligen Sachbearbeiter und Freigeber innerhalb und außerhalb SAP weiterleiten lassen.

Die Zusatzlösung vereinfacht den kompletten Rechnungseingangsprozess mit YAMBS.Invoice noch einmal deutlich. Mit dem Add-on lassen sich Eingangsrechnungen aus E-Mail-Anhängen oder -Eigenschaften aus Exchange, Outlook und Microsoft 365 exportieren und verarbeiten. Die Rechnungen werden dann automatisch in definierten SAP-Ordnern abgelegt. Abschließend werden die PDF-Rechnungen automatisch in YAMBS.Invoice eingelesen. Durch die Ausleitung und Archivierung von .eml-Dateien ist die Add-On-Lösung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)-konform.

Software4Professionals und datec24 haben eine erprobte, langjährige Zusammenarbeit. Die Anwendungsentwicklungsabteilung von datec24 hat die Lösung zusammengestellt. Die beiden Partner bieten die Zusatzlösung für YAMBS.Invoce zu einem attraktiven Festpreis an. Kunden können die Software-as-a-Service-Lösung schnell und sicher einführen. Zudem hat datec24 eine Hotline zu den gängigen Bürozeiten für den Support.

„Software4Professionals hat von einem langjährigen Kunden die Anfrage erhalten, ob sie die Software YAMBS.Invoice nicht um einen automatischen Einleseprozess für Eingangsrechnungen erweitern können“, erläutert Jens Karjoth, CEO der datec24 AG. „Wir haben dann gemeinsam die Anforderungen definiert, die Zusatzlösung entwickelt und stellen den Support sicher.“

„Die SAP-User erhalten mit dem Add-On einen klaren Mehrwert“, erklärt Markus Uhl, Geschäftsführer von Software4Professionals GmbH. „Wir haben den Case durchgerechnet. Bei durchschnittlich 150 Eingangsrechnungen pro Tag können SAP-Anwender bis zu einer halben Stelle in der Kreditorenbuchhaltung einsparen. Mit dem Add-On steigern sie darüber hinaus die Qualität und die Geschwindigkeit des Rechnungseingangsprozesses und sind GoBD-konform.“

Das Add-On ist eigentlich eine Standardlösung „aus der Box“. Aber die meisten SAP-Anwenderunternehmen haben individuelle Anforderungen, die sich natürlich in der Lösung customizen lassen. Zum Beispiel lassen sich Rechnungen aus ausgewählten Portalen abrufen, egal um welches Dateiformat es sich handelt. Selbstverständlich wurde hierbei auch die Datensicherheit mit der höchsten Priorität versehen.

Kurzprofil datec24 AG

datec24 AG ist ein IT-Systemhaus ist ein unabhängiger IT-Dienstleister für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie für ausgewählte Projekte in großen Unternehmen. Das Angebot umfasst klassischer IT-Service, Hard- und Softwarebeschaffung, Hard- und Software Support, Programmierung, Lizenzmanagement, Infrastrukturanalysen sowie Managed Services. Zusammen mit dem Shared-Partner-Unternehmen iTeam gehört datec24 zum größten Verbund unabhängiger, mittelständischer IT-Systemhäuser in Deutschland. Durch die Kooperation kann datec24 auf mehr als 370 IT-Unternehmen und ca. 10.000 Mitarbeitern bundesweit zugreifen. Das Stuttgart IT-Unternehmen ist seit 2003 aktiv und beschäftigt heute mehr als 30 feste und freie Mitarbeiter.

Über die Software4Professionals GmbH & Co. KG

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP®-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP®. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP® liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei fast 200 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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TCG Process und Software4Professionals bieten ganzheitliche Lösung für Eingangsrechnungen

TCG Process und Software4Professionals bieten ganzheitliche Lösung für Eingangsrechnungen

TCG Process GmbH, ein Softwarehersteller für Dokumentenverarbeitung und Prozessautomatisierung, und Software4Professionals, ein Anbieter für SAP-Add-On-Lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, starten mit ihrer Partnerschaft neu durch. Die beiden Unternehmen bieten mit der Integration ihrer Lösungen DPS Invoice und YAMBS.Invoice eine ganzheitliche Lösung für SAP-Anwenderunternehmen vom Input bis zur Freigabe von Eingangsrechnungen.

Die DocProStar (DPS) Invoice automatisiert die Rechnungsverarbeitung, extrahiert und validiert alle relevanten Daten, gleicht sie mit Stammdaten ab und erlaubt Dunkelverarbeitung. Der Web-Client für die manuelle Bearbeitung erhöht die Automatisierungsrate dank integriertem Selbstlernen. Auch Belegpositionen, fremdsprachige oder elektronische ZUGFeRD oder XRechnungen werden verarbeitet und landesspezifische Prüfungen bspw. nach §14 UstG integriert. 

Die Software YAMBS.Invoice ist eine Add-On-Lösung für Rechnungen aller Formate für SAP-Kunden. Sie steigert nachhaltig die Effizienz bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Die Software spart Zeit, die nötig ist, um Kreditorenrechnungen zu visualisieren, zu identifizieren, zu kontieren, abzuzeichnen und als kompletten Vorgang zu bündeln. YAMBS.Invoice beinhaltet auch einen Freigabe- und Klärungsworkflow, mit dem sich alle Belege per Workflow elektronisch an die jeweiligen Sachbearbeiter und Freigeber innerhalb und außerhalb SAP weiterleiten lassen.

DPS Invoice und YAMBS.Invoice ergänzen sich optimal. In der Praxis gibt es bereits eine etablierte Schnittstelle, häufig ein Knackpunkt bei Neuprojekten. Die Gesamtlösung ermöglicht es SAP-Anwenderunternehmen Dokumente mehrmals täglich herunter- und hochzuladen sowie den Datentransfer zwischen der OCR-Lösung und dem eigenen SAP-System sicherzustellen. Dafür stehen bis zu 127 Felder zur Verfügung, die von beiden Unternehmen im Vorfeld gemeinsam definiert wurden. Zudem lassen sich vorab Prozesse wie die Umsatzsteuer- oder Dublettenprüfung definieren und nachgelagert die Schritte bei Abweichungen vom erwarteten Ergebnis festlegen.

„DPS Invoice und YAMBS.Invoice bieten SAP-Anwenderunternehmen bereits als Standalone-Lösungen viele Vorteile“, sagt Erwin Schwarzl, Geschäftsführer der TCG Process GmbH. „Mit beiden Lösungen profitieren SAP-Anwender von einer integrierten Gesamtlösung vom Input bis zur Freigabe von Eingangsrechnungen für herkömmliche Formate, sowie für zukünftig verpflichtende elektronische Rechnungen.“

„Wir starten mit unserer Partnerschaft neu durch“, so Markus Uhl, Geschäftsführer von Software4Professionals GmbH. „Aktuell stehen noch unsere beiden Lösungen DPS Invoice und YAMBS.Invoice im Mittelpunkt. Wir wollen künftig auch technologisch stärker zusammenarbeiten und eine integrierte Cloud-Lösung entwickeln.“

Kurzprofil TCG Process GmbH

Die TCG Process GmbH ist ein technologieführendes Unternehmen in den Bereichen Intelligent Document Process und Business Process Management mit Sitz in Baienfurt nahe des Bodensees. Auf einer Prozessplattform modellieren und orchestrieren wir individuelle und hochkomplexe Prozesse für jeden Fachbereich mit dem Ziel der End-to-End-Automatisierung. Zum Portfolio gehören verschiedene Standardlösungen: DPS Invoice ist eine intelligente Software mit allen Features für die Rechnungsverarbeitung inklusive Positionserkennung, Verarbeitung fremdsprachiger Rechnungen und elektronischer Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung. DPS Order ermöglicht höchste Automatisierungsraten für eingehende Bestellungen inklusive der Erkennung von Einzelpositionen und Abgleich gegen Artikeldaten. DPS Delivery Note automatisiert die Verarbeitung von Lieferscheinen, mit DPS Order Response werden Auftragsbestätigungen automatisiert erfasst. Auch die Verarbeitung des gesamten Posteingangs ist mit DPS Mailroom und dem Einsatz von KI möglich. Die Rechnungsverarbeitung in der DPS Cloud Invoice verbindet die umfassenden Features von DPS Invoice mit den Vorteilen der Cloud inklusive Betrieb und Hosting als Managed Service. DPS Business Intelligence mit den Tools DPS BI Reporter und DPS BI Cockpit ermöglicht die Optimierung von automatisierten Geschäftsprozessen wie die laufende Verbesserung der Dunkelverarbeitungsraten und optimale Ressourcenplanung.

Über die Software4Professionals GmbH & Co. KG

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP®-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP®. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP® liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei fast 200 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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YAMBS-Schulungen kommen bei den Anwendern bestens an

YAMBS-Schulungen kommen bei den Anwendern bestens an

Die Software4Professionals GmbH & Co. KG hat im ersten Halbjahr 2023 erstmals ein Schulungsprogramm für debitorische und kreditorische Workflows sowie die YAMBS-Suite angeboten. An den zweitägigen Live-Online-Trainings haben rund 80 Anwender teilgenommen. Der Softwarehersteller hat je zwei Schulungen für das Modul YAMBS.Invoice sowie für die Module YAMBS.eBanking, und YAMBS.smartPDF durchgeführt.

„Wir freuen uns sehr, dass unsere YAMBS-Anwender unseren neuen Service so gut angenommen haben. Alle Schulungen waren ausverkauft. Dies zeigt das große Interesse unserer Anwender an unserer Software und den Wissensbedarf“, erklärt Markus Uhl, Geschäftsführer der Software4Professionals GmbH & Co. KG.

Aber auch die Qualität der Live-Online-Trainings hat die Teilnehmer überzeugt. „Die YAMBS-Schulungen kann ich definitiv jedem Anwender empfehlen, der bereits Grundkenntnisse in der SAP Finanzbuchhaltung hat und sich rund um die debitorischen und kreditorischenWorkflows weiterbilden möchte. Ich habe an der Schulung YAMBS.eBanking teilgenommen und gelernt, wie ich beispielsweise YAMBS-Tabellen pflege, wie ich elektronische Kontoauszüge erstelle und wie ich die Kontoauszugsanzeige inklusive Nachbearbeitung schneller verarbeiten kann. Dabei hat mir vor allem das Praxisbeispiel sehr geholfen“, äußerst sich die Leiterin Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung eines mittelständischen Unternehmens zufrieden.

Software4Professionals hat im Januar und Februar 2023 mit je zwei Schulungen für Einsteiger und Fortgeschrittene des Moduls YAMBS.eBanking angefangen. Das Grundlagen-Modul richtete sich an alle YAMBS-Anwender, die einen ersten Überblick über Funktionen, Möglichkeiten und Prozesse erhalten wollten. Und die Fortgeschrittenen-Schulung richtete sich an Fach- und Führungskräfte im Rechnungswesen oder Controlling sowie für Key-User, die die Einführung von SAP® S/4HANA verantworten.

Die Online-Trainings im April und Mai 2023 richteten sich vor allem an YAMBS-Anwender aus der Kreditorenbuchhaltung. Sie erhielten einen Überblick über das Thema elektronische Rechnung und Sammelrechnung. Zudem konnten sie ihr Wissen über das Modul YAMBS.Invoice vertiefen und Funktionen, Einstellungen und Prozesse kennenlernen.

Im Mai und Juni 2023 folgten zwei halbtägige Online-Trainings über YAMBS.smartPDF. Die Teilnehmer lernten, wie sie PDF-Dateien – wie Rechnungen oder Avise – automatisiert auslesen können um sie in ihre debitorischen und kreditorischenWorkflows zu integrieren.

In allen Sessions erarbeiten die Teilnehmer sämtliche Inhalte unter Anleitung von YAMBS-Experten live. Austauschrunden per Video-, Audio- oder Textchat sorgten dafür, dass der professionelle Umgang mit den Modulen der YAMBS-Suite weiter vertieft wurde. Das neu gelernte Wissen festigten und wiederholten die Teilnehmer in praxisnahen Übungen.

„Wir sind von dem Interesse und dem Feedback der Schulungsteilnehmer sehr angetan. Deshalb werden wir unser Schulungsprogramm auch weiter fortführen“, gibt Markus Uhl, Geschäftsführer der Software4Professionals GmbH & Co. KG einen Ausblick. Der Softwareanbieter plant, im zweiten Halbjahr 2023 weitere Schulungen für die Module YAMBS.eBanking und YAMBS.Invoice durchzuführen. Und neben Online-Trainings will Software4Professionals auch erstmals Präsenzschulungen am Standort Stuttgart anbieten.

Über die Software4Professionals GmbH & Co. KG

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP®-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP®. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP® liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei fast 200 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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Software4Professionals bietet Schulungen für YAMBS.Invoice an

Software4Professionals bietet Schulungen für YAMBS.Invoice an

Die Software4Professionals GmbH & Co. KG erweitert ihr Schulungsangebot um ein weiteres Modul der YAMBS-Suite: YAMBS.Invoice. Mit der Add-On-Lösung für Rechnungen aller Formate können SAP®-Anwenderunternehmen durchgängig die Effizienz bei der Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen erhöhen und sich so mehr Zeit und Freiräume für ihr Kerngeschäft schaffen. Die zweitägigen Live-Online-Trainings finden am 25. und 26. April 2023 sowie am 9. und 10. Mai 2023 jeweils vormittags statt.

„Die Resonanz auf unsere beiden erstenOnline-Trainings, die sich an Einsteiger und fortgeschrittene Anwender der YAMBS-Suite richteten, war erfreulich groß. Deshalb gehen wir mit unserem Schulungsprogramm in die zweite Runde und bieten ein weiteres Training zu unserem Modul YAMBS.Invoice an“, erklärt Markus Uhl, Geschäftsführer der Software4Professionals GmbH & Co. KG.

Die Schulung für YAMBS.Invoice richtet sich an alle YAMBS-Anwender. Die Teilnehmer sollten Grundkenntnisse in der SAP® Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie in den SAP® ERP-Modulen FI und CO mitbringen. Die YAMBS-Anwender erhalten einen Überblick über das Thema elektronische Rechnung. Zudem können sie ihr Wissen über das Modul YAMBS.Invoice vertiefen und lernen Funktionen, Einstellungen und Prozesse kennen.

Die Software-Experten vermitteln den YAMBS-Anwendern im Online-Training YAMBS.Invoice anfangs ein Look and Feel der Anwendung. Sie schaffen damit die Basis dafür, dass diese künftig das Add-On für die SAP® Finanz- und Anlagenbuchhaltung auch professionell anwenden und das Potenzial der Lösung voll ausschöpfen: Sie lernen die Oberfläche, Navigation und Einstellungen im YAMBS-Menü kennen und erhalten im Anschluss erste Praxistipps. Sie erfahren allerhand Nützliches in puncto Tabellenpflege und der Nutzung standardisierter Einstellungen. Außerdem lernen sie, wie sich elektronische Rechnungen und auch Sammelrechnungen übernehmen und verarbeiten lassen, wie sie Belege per Workflow elektronisch an die zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten, unterschiedliche Archivsysteme anbinden und wie sich über die SAP® -Belegnummer Originalbelege mit elektronischer Hilfe schnell auffinden lassen.

Zwei Termine, begrenzte Teilnehmerzahl

Software4Professionals bietet zwei Termine für das Online-Training: am 25. und 26. April 2023 sowie am 9. und 10. Mai 2023, jeweils von 9:00 bis 12:30 Uhr. Die Teilnehmerzahl ist auf zwölf Personen begrenzt. In den Sessions erarbeiten die Teilnehmer sämtlich Inhalte unter Anleitung unserer Experten live. Austauschrunden per Video-, Audio- oder Textchat sorgen dafür, dass der professionelle Umgang mit YAMBS.Invoice weiter vertieft wird. Das neu gelernte Wissen festigen und wiederholen die Teilnehmer in praxisnahen Übungen.

Die Teilnehmergebühren sind gestaffelt: Die Schulung kostet für den ersten Teilnehmer eines Unternehmens 450 Euro zzgl. Mehrwertsteuer. Melden sich mehrere YAMBS-Anwender von einem Unternehmen für einen Kurs an, reduziert sich der Tarif.

Interessenten für die Online-Schulung von YAMBS.Invoice können sich unter www.yambs.eu/… anmelden.

Über die Software4Professionals GmbH & Co. KG

Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP®-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP®. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP® liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei fast 200 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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Mitarbeiter feiern 20 Jahre Software4Professionals am Vierwaldstättersee

Mitarbeiter feiern 20 Jahre Software4Professionals am Vierwaldstättersee

Software4Professionals hat kürzlich sein 20-jähriges Bestehen gefeiert. „Das Denkbare einfach machen!“ lautet das Motto des Softwareunternehmen für das Finanz- und Rechnungswesen. Und das nahmen die Stuttgarter wortwörtlich mit auf die Reise: Im Rahmen eines mehrtägigen Firmenevents feierte die Belegschaft das Jubiläum am Vierwaldstätter See in der Zentralschweiz. Neben Ausflügen in die Region gab es auch Breakout-Sessions zur neuen Unternehmensstrategie und für den Wissensaustausch.

Die Softwerker aus Stuttgart entwickeln Lösungen für das Electronic Banking, Avise sowie elektronische Rechnungen. Ziel ist es, SAP®-Anwenderunternehmen Standardsoftware für das Finanz- und Rechnungswesen an die Hand zu geben, mit der diese sämtliches Belegmaterial automatisch buchen können. Mittlerweile setzen über 200 mittelständische Unternehmen, aber auch international tätige Konzerne die Lösungen ein und die Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen verbuchen damit täglich Millionen von Avise, Rechnungen, Sammelrechnungen.

Die Reise von Software4Professionals soll konsequent weitergehen: „Deshalb haben wir anlässlich unseres 20. Firmenjubiläums alle Mitarbeiter zu einem Firmenevent in die Schweiz eingeladen. Uns war es wichtig, dass wir uns auch einmal Zeit für uns selbst nehmen, innehalten und uns auch privat besser kennenlernen“, so Peter R. Schramm, geschäftsführender Gesellschafter der Stuttgarter Softwareschmiede. „Wir sagen Danke für die vielen gemeinsame Jahre, den Einsatz, den ungebrochenen Willen, auch nach 20 Jahren immer wieder neue Lösungsansätze zu entwickeln und Unternehmenskultur stets neu zu denken. All das hat uns zu dem gemacht, was wir heute sind: Ein ‚Hidden Champions‘ im Finanz- und Rechnungswesen und in der SAP®-Welt.“

Die Belegschaft kam drei Tage am Vierwaldstättersee zusammen, nicht nur einer der schönsten Seen der Schweiz, sondern auch einer der größten und vielfältigsten. Umgeben von traumhaften Alpenpanoramen hatten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reichlich Gelegenheit, neue Eindrücke zu sammeln, sich im Rahmen von Ausflügen, gemeinsamen Essen in urigen Berggasthäusern oder auch sportlichen Freizeitaktivitäten näher kennenzulernen. Aber auch für einen zwanglosen Wissensaustausch in kurzen Breakout-Sessions war genügend Raum und Zeit. Alle Beteiligten konnten sich so in Sachen Unternehmensentwicklung, Branchen-Know-how und Innovationen ungezwungen austauschen.

Am Abschlussabend gab die Geschäftsleitung um Peter R. Schramm und Markus Uhl noch einen kleinen Reisebericht der anderen Art: In einem einen kurzen Ausblick teilten beide ihre Einschätzungen, wie das Team die eingeschlagene Wachstumsstrategie erfolgreich weiterführen kann, wie es um die wirtschaftliche Lage des Unternehmens steht und wie alle dazu beitragen können, dass sich der Anspruch, alles Denkbare auch möglich zu machen, weiterhin mit Leben füllen lässt. Nach diesem ereignisreichen Team-Event ist jedenfalls Eines sicher: Die Weichen dafür hat die Software4Professionals-Mannschaft erfolgreich gestellt.

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Software4Professionals feiert 20-jähriges Jubiläum

Software4Professionals feiert 20-jähriges Jubiläum

Das Softwareunternehmen Software4Professionals feiert sein 20-jähriges Jubiläum. Die Stuttgarter haben auch heute noch die Mission, Standardsoftware für das Finanz- und Rechnungswesen zu entwickeln, mit der SAP®-Anwender alle Arten von Belegen automatisch buchen können.

Die YAMBS Suite umfasst mittlerweile Lösungen für die elektronische Kontoauszugsverarbeitung, Avise, elektronische Rechnungen, die Übertragung von PDF-Dateien nach SAP® und seit kurzem auch die Verarbeitung von Lastschriftanzeigen. YAMBS ermöglicht SAP®-Anwenderunternehmen einfache, sichere und digitale Prozesse. Fast 200 Kunden – vor allem mittelständische Unternehmen und Konzerne – aus Deutschland, Österreich und der Schweiz setzen die YAMBS Lösungen heute ein. Tausende Mitarbeiter aus dem Finanz- und Rechnungswesen arbeiten täglich mit der Software und verbuchen über diese Millionen von Avis, Eingangs- und Sammelrechnungen sowie Zahlungseingänge und -ausgänge. Damit zählt Software4Professionals heute zu den „Hidden Champions“ im Finanz- und Rechnungswesen und in der SAP®-Welt.

Im Jahr 2002 wurde Software4Professionals gegründet. Damals entschieden sich Elke Waiblinger, Klaus-Waldemar Hennig, Herbert Braunstein und Peter R. Schramm, eine Standardsoftware zu entwickeln und damit die Arbeit für das Finanz- und Rechnungswesen zu vereinfachen und zu digitalisieren. Im letzten Jahr übernahm Peter R. Schramm das Softwareunternehmen als alleiniger Gesellschafter und führt heute das Unternehmen gemeinsam mit dem Co-Geschäftsführer Markus Uhl.

Das neue Management hat eine Wachstumsstrategie entwickelt und will seine Marktposition im Finanz- und Rechnungswesen und in der SAP®-Welt weiter stärken. „Dazu investieren wir vor allem in die Weiterentwicklung der Software-Lösung YAMBS, um unsere Kunden sowohl auf dem Weg nach SAP S/4HANA® zu begleiten als auch noch mehr Mehrwert zu bieten. Zudem möchten wir unsere Kundenbasis bei SAP®-Anwenderunternehmen sukzessive ausbauen. Dafür stellen wir auch neue Mitarbeiter ein“, so Markus Uhl.

„Zum 20-jährigen Jubiläum veranstalten wir ein mehrtägiges Teamevent. Unsere Mitarbeiter können sich Zeit füreinander nehmen, sich noch besser kennenlernen und sowohl auf beruflicher als auch privater Ebene ausführlich austauschen. „Wir wollen unseren Mitarbeitern Danke sagen für die gemeinsame Zeit sowie ihr Engagement in den letzten 20 Jahren. Unser Dank geht aber auch an unsere treuen Kunden und Geschäftspartner“, sagt Geschäftsführer Peter R. Schramm und verspricht, „dass die Reise von Software4Professionals weiter gehen wird. Wir denken Unternehmenskultur neu und werden auch künftig das Denkbare für unsere Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter einfach machen.“

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Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP®-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP®. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP® liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei fast 200 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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Visable nutzt digitalisierten Rechnungseingang mit YAMBS.Invoice

Visable nutzt digitalisierten Rechnungseingang mit YAMBS.Invoice

Visable, B2B-Spezialist für Online-Sichtbarkeit und Betreiber der Plattform wlw („Wer liefert was“), hat mit YAMBS.Invoice seinen Rechnungseingang automatisiert, um mehr Transparenz zwischen den Standorten Hamburg und Berlin zu schaffen. Ein Vorteil, der während der Lockdown-Phasen die reibungslose Bearbeitung von Eingangsrechnungen aus dem Homeoffice heraus sicherstellte.

Visable betreibt B2B-Plattformen wie wlw und EUROPAGES und bietet Online-Marketing-Dienstleistungen in 29 europäischen Ländern an. An den Standorten Hamburg, Berlin, Münster, Paris sowie in Belgien, Österreich und der Schweiz beschäftigt das Unternehmen derzeit 410 Mitarbeiter. Um die unternehmensweiten Abstimmungs- und Freigabeprozesse zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, entschied sich Visable für die Einführung einer Softwarelösung zur Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses. Die Wahl fiel auf YAMBS.Invoice des Stuttgarter Software- und Beratungsunternehmens Software4Professionals.

„Entscheidend war für uns vor allem die vorhandene Schnittstelle zu SAP und dass die Software ohne spezielle IT-Unterstützung mithilfe von Tabellen komplett im Fachbereich gepflegt werden konnte“, erläutert Iris Nutsugan, Senior Accountant Manager bei Visable. YAMBS.Invoice ermöglicht die automatische Verarbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP und spart auf diese Weise Zeit und Kosten. Belege werden über einen elektronischen Workflow automatisch an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Aufgrund einer Monitoring-Funktion ist die Transparenz im gesamten Prozess gesichert. Zusätzlich zur Workflow-Lösung entschied sich Visable für das Tool YAMBS.smart.PDF, das die automatische Erfassung elektronischer Rechnungen im PDF/A-Format ermöglicht.

Die Einführung verlief unkompliziert, da vieles mithilfe von Templates im Fachbereich vorbereitet und durchgeführt wurde. Beispielsweise übernahm Visable eigenständig die Extrahierung von E-Mail-Anlagen und den Transfer der Dateien auf das Übernahmeverzeichnis für YAMBS.smart.PDF. Nach einer einmonatigen Testphase ging YAMBS im November 2019 live. Bisher wurde die Software in sechs Buchungskreisen in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingeführt. In Kürze ist der Roll-out in Frankreich und Belgien geplant, der von Visable selbst durchgeführt werden wird. Dafür wurde von Software4Professionals eine Sonderprogrammierung vorgenommen, welche die Kontonummern des französischen Landeskontenplans, die so genannten „alternativen Konten“ in SAP, im Freigabeprozess integriert.

YAMBS.Invoice hat sich bereits vielfach bewährt. „Es vereinfacht die Prozesse enorm, wenn ich mich vom Beleg zur Rechnung durchklicken und auf Knopfdruck sehen kann, welcher Kollege die Rechnung freigegeben hat und wie der aktuelle Stand ist“, erläutert Nutsugan die Vorteile. Zur Zeit der Einführung war noch nicht vorhersehbar, wie wichtig der digitalisierte Rechnungseingang ein paar Monate später werden würde. CFO Volker Wahl ist von der Software überzeugt und schätzt die Vorteile: „Das Tool hat die standortübergreifende Zusammenarbeit deutlich vereinfacht und transparenter gemacht. Als das Büro im März 2020 Corona-bedingt geschlossen wurde, waren wir froh, dass wir die Eingangsrechnungsprozesse mit YAMBS bereits digitalisiert hatten. Wir konnten ohne Probleme alle Arbeiten rund um die Eingangsrechnungen auch von zu Hause aus so weiterführen wie gewohnt.“ In Kürze werden auch die Kollegen in Frankreich und Belgien vom digitalisierten Rechnungseingang profitieren.

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Seit 2002 unterstützt die Software4Professionals GmbH & Co. KG Konzerne und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse im Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten. Durch die Kombination von Expertenwissen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der SAP-Beratung profitieren Unternehmen von Anwendungen zur automatischen Buchung von Belegen in SAP. Die von Software4Professionals entwickelte Standardsoftware YAMBS umfasst Lösungen für das Electronic Banking, die Avis-Verarbeitung, Eingangsrechnungen und Sammelrechnungs-Belege. Zukünftig wird ein Hauptaugenmerk auf dem Datentransfer und der Verarbeitung von Informationen aus PDF-Dateien jeglicher Art in SAP liegen. Die Software ist in mehr als zehn Sprachen verfügbar und wird weltweit bei über 170 namhaften Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größenklassen mit Erfolg eingesetzt. Software4Professionals hat seinen Hauptsitz in Stuttgart und ein Büro in Wien (Österreich).

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Teva automatisiert mit YAMBS die Avise-Verarbeitung

Teva automatisiert mit YAMBS die Avise-Verarbeitung

Das Arzneimittelunternehmen Teva ‒ Weltmarktführer auf dem Generikamarkt zu dem auch Deutschlands bekannteste Arzneimittelmarke ratiopharm gehört ‒ hat mit Hilfe der Softwaretools YAMBS.Avise und YAMBS.smart.PDF die Verarbeitung von Zahlungsavise automatisiert.

Bisher musste die Debitorenbuchhaltung von Teva bei den per Post oder E-Mail eingegangenen Avise Posten für Posten prüfen, ob die vom Kunden angekündigten Zahlungen mit den in Rechnung gestellten übereinstimmten und diese manuell verbuchen. Besonders bei Avise mit mehreren Positionen brachte diese manuelle Bearbeitung einen erheblichen zeitlichen Aufwand und ein Fehlerrisiko mit sich. „Unsere Avise sind meistens fehlerfrei und daher perfekt für eine automatisierte Verarbeitung geeignet. Seit 2003 haben wir mit YAMBS.eBanking bereits die Verbuchung der Zahlungsein- und -ausgänge automatisiert und sind sehr zufrieden. Das wollten wir nun auch für die Avisverarbeitung realisieren“, erläutert Alexandra Fink, Associate Director Accounting Teva Ulm, die Ausgangslage.

Die Standardsoftware YAMBS.Avise / YAMBS.smart.PDF von Software4Professionals bucht elektronische Avise und Avise im PDF/A-Format automatisch. Mit einem speziellen Konverter liest die Lösung PDF-Dokumente fehlerfrei aus und übergibt sie anschließend direkt an das SAP-System. Über eindeutige Angaben, wie beispielsweise die Kopfdaten, erkennt YAMBS.Avise den Aussteller. Der entsprechende Avisfilter wird herangezogen, und die für diese Datei angelegten Kontierungsregeln greifen. Eine manuelle Erfassung ist somit nicht mehr erforderlich, was erhebliche Zeiteinsparungen mit sich bringt.

„Ein besonderer Vorteil ist, dass wir die Lösung ganz unkompliziert ohne Unterstützung durch die IT-Abteilung über Tabelleneinträge in der Buchhaltung pflegen können“, erläutert Bettina Köhntop, Accountant & Analyst bei Teva Ulm. Als unkompliziert erwies sich auch die Einführung der Lösung, die innerhalb von zwei Tagen realisiert wurde, sowie die Flexibilität bei individuellen Anforderungen.
„Auf unseren Wunsch hin setzte Software4Professionals kurzfristig die komplett automatische Durchbuchung fehlerfreier Avise als individuelle Anforderung um. So müssen wir nur noch eingreifen, wenn das System Unstimmigkeiten erkennt“, ergänzt Bettina Köhntop. Auch die automatische PDF-Archivierung sei eine große Erleichterung. Heute wird das Avis automatisch an den gebuchten Beleg angehängt, archiviert und kann jederzeit aufgerufen werden“.

Mithilfe von YAMBS.Avise und YAMBS.smart.PDF ist Teva nun einen Schritt weiter auf dem Weg zum papierlosen Büro. Bisher senden zwar noch nicht alle Kunden ihre Avise in auslesbarer PDF-Form, wenngleich die Einsparungen von Papier- und Portokosten auch für die Sender von Interesse sein müssten. „Wir sind ganz zuversichtlich, dass wir hier bald eine Quote von 85 Prozent erreichen werden“, so Alexandra Fink. „Schon jetzt liegt die Zeitersparnis in der Buchhaltung durch die Automatisierung der Avis-Verarbeitung bei 60 Prozent.“

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YAMBS erneut Best Of in der Kategorie Finance

YAMBS erneut Best Of in der Kategorie Finance

Zum zweiten Mal in Folge zeichnete die Initiative Mittelstand das Software- und Beratungsunternehmen Software4Professionals GmbH & Co. KG in der Kategorie Finance aus. YAMBS, eine Workflowlösung zur automatischen Klärung von Zahlungsdifferenzen in SAP-Systemen, erhält das Prädikat Best Of beim renommierten Innovationspreis-IT 2017.

Mit dem Innovationspreis-IT kürt die Initiative Mittelstand jedes Jahr innovative Lösungen, die mittelständische Unternehmen fit für eine erfolgreiche digitale Zukunft machen. Unter der Schirmherrschaft der Ratiodata GmbH, der CeBIT als offiziellem Partner sowie weiteren Medienpartnern wurde der Innovationspreis nun zum 14. Mal verliehen. In diesem Jahr haben sich mehrere tausend Unternehmen unter dem Motto „Mission. Innovation“ beworben und sich dem Urteil der Fachjury gestellt. „Wir freuen uns sehr, dass es uns mit dem Differenzen-Workflow YAMBS erneut gelungen ist, unter die Besten der Kategorie Finance gewählt zu werden“, so Markus Uhl, Leiter Vertrieb bei Software4Professionals. „Das zeigt einmal mehr, dass Innovation für uns kein bloßes Schlagwort sondern ein echtes Anliegen ist. Im engen Austausch mit unseren Kunden entwickeln wir unsere Lösungen stetig weiter, um das Finanz- und Rechnungswesen schneller, effizienter und transparenter zu gestalten.“

Mit YAMBS lassen sich Zahlungsdifferenzen automatisch klären. Bei einer Abweichung wird der Klärungsprozess automatisch aus SAP heraus angestoßen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum YAMBS-Portal. Dort lässt sich der Vorgang zur Aufklärung der Zahlungsdifferenz einsehen und erledigen. Wenn nötig, werden Ansprechpartner aus anderen Fachbereichen automatisch hinzugezogen und können sofort reagieren. Mithilfe der Lösung lassen sich enorme Zeit- und Kosteneinsparungen sowie eine abteilungsübergreifende Transparenz erzielen. Freigabe- und Klärungsprozesse können vollautomatisiert ablaufen und die Buchhaltung ist von zeitraubenden Routineaufgaben entlastet.

YAMBS ist besonders für mittelständische Unternehmen interessant, da ohne hohe Investitionskosten interne Ressourcen geschont werden. Der österreichische Spezialmaschinenbauer Wintersteiger konnte mithilfe der Lösung 90 Prozent des Arbeitsaufwands sparen und seine Abläufe um rund 40 Prozent beschleunigen.

Weitere Informationen unter: https://www.yambs.eu/loesungen/yambsebanking-dialog

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