Medienbrüche durch Archivierung eliminieren
Digitale Medienbrüche im eigenen Unternehmen und gegenüber dem Geschäftspartner verlangsamen nicht nur Geschäfts- und Arbeitsprozesse deutlich, sondern bilden auch Schwachstellen, durch die sich Fehler einschleichen können. Digitalisierung bringt für kleine und mittelständische Unternehmen teilweise tiefgreifende Veränderungen: Während Informationsaustausch und Kundenkontakte zunehmend virtuell stattfinden, laufen viele Arbeitsprozesse noch auf manueller Basis ab.
Gut sieht es grundsätzlich im Bereich Buchhaltung aus. Die Prozesse sind hier in Zusammenarbeit mit den Banken weitgehend digitalisiert und finden auf Cloudbasis mit Direktverbuchung statt. Der Bereich Archivierung dagegen ist anscheinend vom direkten Datenfluss noch weit entfernt. Sowohl bei internen als auch bei externen Belegen bestimmen Medienbrüche die tägliche Arbeit. Besonders davon betroffen sind Eingänge im Bereich Angebot / Auftrag, Lieferscheine, Rechnungen, E- Mails, Protokolle und papierorientierter Schriftwechsel. Auch Telefonkontakte werden so gut wie gar nicht digital registriert. Was ist die Folge? Zu einem Auftrag entstehen viele parallellaufende Abarbeitungsprozesse, die keine Anbindung an den eigentlichen Auftrag haben. Somit gibt es nur mündliche Querverbindungspunkte, die aber keine digitalen Verknüpfungen haben. Dadurch werden enorme Arbeitserleichterungen im Tagesgeschäft verhindert. Dabei ist einer der wichtigsten Gründe für die Anschaffung eines digitalen Beleg- und Informationsmanagements, effektive Geschäftsprozesse zu etablieren. Daraus ergibt sich natürlich auch ein Wettbewerbsvorteil, zumindest solange, bis der Wettbewerb ebenfalls das enorme Potential der konsequenten Digitalisierung erkennt und hebt.
Sogenannte Insellösungen sind im Digitalisierungsprozess dagegen eher suboptimal. Durch die notwendigen Übergabeschnittstellen wird nämlich in der Regel immer wieder die wirklich vollständige Durchgängigkeit von Daten behindert.
Unternehmen, welche die elektronische Archivierung bereits flächendeckend eingeführt haben, benennen bei den Vorteilen vor allem einen stark gesunkenen Arbeitsaufwand beim Sortieren von Belegen, die enorme Reduzierung von Papiermengen, sowie Fehlerminimierung während der Abarbeitung. Besonders das schnelle Auffinden von Belegen, die elektronisch behandelt wurden, statt in einem Papierordner abgelegt zu werden, kommt bei Geschäftsleitung und Belegschaft gut an.
Mittels durchgängiger Digitalisierung im operativen Geschäft, einschließlich Bereichen wie Finanzbuchhaltung, Vertragsmanagement sowie Mitarbeiterverwaltung (inkl. Lohn/Gehalt), werden Abläufe vernetzt und automatisiert. Im Mittelpunkt steht dabei die Archivierung als Basis für erfolgreiche Digitalisierung.
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Sand & Kieswerke erhalten IT- Unterstützung bei der Belieferung von Transportbetonwerken
Bei einem Sand- und Kieswerk, welches unterschiedliche Betonmischwerke beliefert, werden täglich ca. 200-300 Lieferscheine erzeugt. Diese Papierlieferscheine haben mehrere Durchschläge für den Spediteur, den Polier auf der Baustelle, die Verwaltung des Kunden und die eigene Ablage. Dazu kommt, dass eigentlich der unterschriebene Beleg an den Rohstoffproduzenten zurück gehen müsste. Dieser beinhaltet alle drei Unterschriften, die für die Abrechnung notwendig sind. Jedoch wird der Lieferschein oft auf Vertrauensbasis beim Spediteur zwischengelagert und nur dann vom Rohstofflieferanten abgefragt und angefordert, wenn der Kunde einen Nachweis will.
Für Unternehmen, welche die Branchensoftware WDV2024 TEAM im Einsatz haben, ist das alles jedoch bereits „Schnee von gestern“. Hier wirken sämtliche beteiligten Stellen, also Lieferant, Kunde, Baustelle, Fahrzeug (Spediteur) und die langfristige Abnahme, verschlüsselt und geschützt zusammen. Vom Angebot, über die Kalkulation, bis zur Logistik läuft alles digital ab. Sowohl das gesamte Preissystem, als auch die Auftragsübergabe in das Fahrzeug des Spediteurs, bis hin zur App, die der Polier auf der Baustelle und zur Unterschrift hat, funktioniert über Pad und Bildschirm. Kein Papier! Gleichzeitig besteht über das Archiv ein selektiver Zugriff aller beteiligten Unternehmen auf die gemeinsam produzierten Lieferscheine, natürlich in geschützter und verschlüsselter Form.
Rechnungen gehen selbstverständlich elektronisch als PDF oder X-Rechnung zum Kunden. Das Rohstoffwerk, falls es Material zukauft, bekommt den Lieferschein ebenfalls digital geliefert. Dieser Eingang in das Werk wird als sogenannter Rohstoffeinkauf mit Rechnungsabgleich durch den Eingangsrechnungs- Workflow bearbeitet.
Nachhaltigkeit und hohe Produktivität der Branchensoftware wird heutzutage auch von Anwendern und Unternehmen erwartet. Auf der 24/7 Branchenmesse, welche die Firma PRAXIS Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG betreibt, werden Prozessabläufe und Automatisierungsmöglichkeiten für die Öffentlichkeit präsentiert. Der Zugang zur Messe befindet sich auf www.praxis-edv.de
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Herausforderungen und Chancen der Windkraft für die Transportbetonindustrie
Um 1.300 m³ Beton zu transportieren, sind etwa 150 Fahrzeugladungen und eine entsprechende Pumpleistung vor Ort notwendig. Das Zusammenspiel zwischen dem Rohstoffzulauf zum Betonwerk, dem Materialtransport vom Betonwerk zur Baustelle und der Transportbetonpumpe muss möglichst genau koordiniert werden. Je weiter die Baustelle vom Betonmischwerk entfernt ist, desto genauer muss die Planung der Fahrzeuglogistik erfolgen, um das Rohmaterial und den Zement rechtzeitig bereitzustellen.
Neben dem Transportbeton werden auch etwa 3.000 Tonnen Rohmaterial (Sand, Körnung) angeliefert und vorher durch das verantwortliche Lieferwerk produziert. Hierfür müssen weitere 120 LKW-Ladungen Rohstoffe zum Betonmischwerk transportiert und dort zwischengelagert werden. Zusätzlich wird oft direkt auf der Baustelle vor Beginn der Stahlkonstruktion eine Bodenstabilisierung durchgeführt.
Diese logistische und produktionstechnische Herausforderung hat die Firma PRAXIS Betriebswirtschaft- und Softwareentwicklung AG mit ihrer Branchensoftware WDV2022 TEAM angenommen. Sie hat entsprechende Module entwickelt, um die Aufgabe optimal umsetzen zu können. Schließlich sollte heutzutage auch im IT- und Softwarebereich Nachhaltigkeit gewährleistet werden.
Neben der logistischen Organisation wird natürlich die kaufmännische Verwaltung dieser Mengen berücksichtigt. Jede LKW-Fracht bringt einen Lieferschein mit. Pro Fundament sind das bis zu 500 Belege, die teilweise noch von Hand in ein IT-System eingegeben und dann oft auch noch manuell abgelegt werden. Rechnungen müssen zusätzlich kuvertiert und versendet werden.
Die WDV2022 TEAM ermöglicht es, all diese Aufgaben digital und archiviert abzubilden, ohne dass Papier benötigt wird. Vom Rohstofflieferanten zum Kunden, und bis hin zum gemeinsamen Lieferscheinarchiv für das jeweilige Windrad, ist alles über die Cloud zugänglich. Diese Prozesse werden auch auf der neuen virtuellen Branchenmesse präsentiert, zugänglich über www.praxis-edv.de.
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Inkrafttreten der Ersatzbaustoffverordnung wirkt sich auf Software- Lösungen aus
Bereits ab 01. März 2023 ist die Verwendung von Ersatzbaustoffen möglich. Besonders Besitzer mineralischer Abfälle können die Güterüberwachung gemäß den Anforderungen der Ersatzbaustoffe vornehmen. Es handelt sich um Nr. 29 Recycling-Baustoffe, Nr. 31 Gleisschotter und um Nr. 32 Ziegelmaterial. Diese müssen entsprechend hergestellt, untersucht und klassifiziert sein.
Die Firma PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG hat in Bezug auf die kommenden Änderungen bereits alle notwendigen Bereiche in der WDV2022 TEAM implementiert und umgesetzt. Für Branchensoftware- Lieferanten wie PRAXIS ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, dass aktuelle Gesetzesänderungen Eingang in den bestehenden Standardbereich der Software erhalten. Anwender werden feststellen, dass alle Anpassungen unter Berücksichtigung der Gesetzeslage mit dem nächsten Update zur Verfügung stehen. Auch im Labor und Qualitätsprüfungsbereich hat PRAXIS bereits einige Neuerungen implementiert.
Die Einführung der Ersatzbauverordnung, gerade im Sektor Baustoffrecycling, eröffnet vollkommen neue Möglichkeiten für Unternehmen, die hier schon seit vielen Jahren tätig sind. Eine vom Gesetzgeber gewährte Übergangsphase vom 1. August bis zum 1. Dezember 2023 sollte von Branchenunternehmen zur Umstellung genutzt werden.
Werkseigene Produktionskontrollen können durch vollständige Laboranforderungen in der WDV2022 TEAM genutzt werden. Innerhalb der Software wird der gesamte Bereich von der Baustelle, über den Transport, bis zur Annahme, Zwischenlagerung, Laborbewertung, Aufbereitung und Weiterverarbeitung dokumentiert, sowie archiviert. Mit diesen Daten wird das zukünftige Ersatzbaustoffkataster, wenn notwendig, per Schnittstelle bedient werden können. Ebenfalls gibt es die Möglichkeit, in den bereits bestehenden Bereich eANV besonders gefährliche Abfälle und Transporte zu integrieren.
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Wildes Belegwesen war gestern!
Dabei wird doch versprochen, mit der Digitalisierung solle alles einfacher, besser, ja sogar optimal werden. Der Menge des Papiers aber scheint das egal zu sein. Sollte es jedoch mit dem täglichen Arbeitsdruck wirklich immer so weiter gehen? Eine Lösung muss doch zu finden sein?
Wie sieht es eigentlich in jenen Unternehmen aus, welche die Digitalisierung in der Schüttgut- und Veredelungsbranche vorantreiben wollen? Beate Volkmann, Vorstandsmitglied der Firma PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft und Software- Entwicklung AG, sagt dazu: „Wer andere Unternehmen digitalisieren und deren Abläufe automatisieren möchte, sollte doch wohl selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Durch konsequente Prozessorganisation, sowohl mit unseren Mitarbeitern, als auch die Integrierung unserer Prozessabläufe in der PRAXIS- Software, sind die Papierberge in unserem Hause nach und nach verschwunden.“ Das sei aber nicht alles, erklärt die Vorständin, denn: „Aus der PRAXIS für die Praxis. Das ist unser Leitsatz. Genau deshalb geben wir unsere Erfahrungen gern an andere Unternehmen weiter.“
Wie das geschieht? „Ganz einfach!“, so Beate Volkmann weiter, „Unsere Erfahrungen haben wir in unsere Branchensoftware eingearbeitet. Die WDV2022 TEAM bildet, abgestimmt auf die individuellen Unternehmensabläufe, konsequent Prozesse ab. Dort wo diese wirklich nicht übernommen werden können, wird die Software durch firmApps© angepasst und auf Unternehmensanforderungen maßgeschneidert, ob nun nativ oder im WEB- Bereich. Das ist nur durch die konsequente Programmierung einer Hybrid- Anwendung möglich, welche die Branchensoftware WDV2022 TEAM als Grundlage mitbringt.“
Abschließend bemerkt Beate Volkmann: „Was unsere Kunden besonders an uns schätzen ist, dass wir ihre Branche und Produktion aus dem Effeff kennen, da PRAXIS nun schon seit über 25 Jahren Branchensoftware entwickelt. Arbeitsabläufe braucht man unseren Kollegen nicht lange erklären, denn sie arbeiten täglich mit Anwendern in der Branche zusammen und führen unser Softwareprodukt WDV2022 TEAM prozessabbildend ein.“
Weg vom „wilden Belegwesen“, hin zu automatisierten Prozessabläufen, noch scheint der Weg weit. Aber gehen müssen diesen Weg wohl letztendlich alle Unternehmen, um auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
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Die mittelständische Scheu vor Digitalisierung- Sind die Bedenken berechtigt?
Bei der PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG, Branchensoftware Hersteller für die Zulieferindustrie Straßen-, Hoch,- und Industriebau, sieht man quasi jeden Tag, dass die Digitalisierung in vielen Unternehmen noch nicht den gewünschten Effekt erzielt hat.
Beate Volkmann, Vorstandsmitglied bei PRAXIS rät allen Unternehmern, welche sich beim Thema Digitalisierung von eigenen Bedenken ausbremsen lassen: „Es dauert etwa vier Wochen und schon ist man in den neuen integrierten Schienen unterwegs und kann Digitalisierung und automatisierte Prozessabläufe wirklich genießen. Nach spätestens zwei bis drei Monaten will man die Software mitsamt IT- Integrationen auf keinen Fall mehr vermissen.“
Weiter führt die Vorständin aus: „Lassen Sie doch die Software mit ihren Anbindungen und Workflows für sich arbeiten. Keine Angst, Sie bleiben „Chef im Ring“, denn noch sind wir nicht soweit, dass Maschinen das Denken übernehmen können. Was Sie mit Sicherheit erleben werden ist, Sie haben den Kopf für andere Dinge frei und können sich endlich mit Vorgängen beschäftigen, die Ihnen mehr Spaß machen. Sie sind integrativer unterwegs und vor allem, Sie spüren, es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.“
Abgewogen werden sollte natürlich der Vorteil integrierter Digitalisierung gegenüber sogenannter Insel- Software, die über Schnittstellen verbunden werden muss. Sicher gibt es sinnvollen Schnittstellen zwischen operativen Prozessen. Beate Volkmann sagt dazu: „Heute spricht man ja von sogenannten Hybridsoftware- Lösungen. Also Softwarelösungen, die eine mächtige Datenbasis haben, wie z.B. die WDV2022 TEAM, welche aber gleichzeitig die Möglichkeit haben, WEB-Plattformen und Apps datentechnisch im Netz zu verarbeiten. Dazu kommt, dass MS-Produkte wie Exchange Server/Outlook, Word und Excel mit eingebunden werden sollten.“
Die Ebenen der Digitalisierung seien vielschichtig, so Volkmann. Sie reichen von der Kommunikation und dem operativen Tagesgeschäft, einschließlich Vertrieb, Zeit und Betriebsdaten, Statistiken, Disposition, Labor, Einkauf und Fakturierung, bis hin zur Einbindung der Buchhaltung, einschließlich Kostenrechnung sowie Lohn & Gehalt.
Beate Volkmann weist darauf hin, dass ein Beratungsgespräch, bzw. eine WEB- Präsentation über drei bis vier Stunden meist schon ausreiche, um das Digitalisierungspotential eines Unternehmens auszuloten. Vor einer schrittweisen und gut geplanten Prozessautomatisierung müsse heutzutage niemand mehr zurückschrecken.
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Pflichtaufgabe Arbeitszeiterfassung digital und komfortabel
Noch gibt es keine genauen Vorgaben dazu, wie die Arbeitszeit künftig dokumentiert werden soll – handschriftlich oder elektronisch. Das Urteil des EuGH sieht jedoch vor, dass das System nachvollziehbar und fälschungssicher sein soll.
Dieses Thema stand auch während der diesjährigen Werk- und Prüfstellenleiter-Schulung der Branchenverbände UVMB, BAU-ZERT, BÜV Nord und Verband Beton- und Fertigteilindustrie Nord (VBF Nord) auf der Tagesordnung. Über 210 Betriebsleiter, Unternehmer und Interessenten aus der Baustoffindustrie nahmen Ende Januar 2023 an dieser Veranstaltung in Leipzig teil.
In einem Workshop sprach Beate Volkmann, Vorständin PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software AG einen Vortrag mit dem Titel „Zeit- und Betriebsdatenerfassung in einem Rohstoffwerk“ über die Möglichkeiten und Perspektiven. Mit über 30 Mitarbeitern entwickelt und installiert das Unternehmen aus dem thüringischen Pferdingsleben verschiedenste Softwarelösungen für die Schüttgut- und Veredelungsbrache. Dazu zählt auch die bekannte und hochkomplexe Branchen-ERP „WDV2024 TEAM“.
„Die Realität sieht oft noch so aus, dass Arbeitszeiten auf Papier erfasst und manuell in ein ERP-Programm eingegeben werden, wo dann mitunter sogar noch eine Nachbearbeitung notwendig ist.“ Das sei alles andere als zukunftsweisend und entspräche vor allem nicht den derzeit geltenden EuGH-Anforderungen, so Beate Volkmann. Einen Weg zu sauberen Erfassung der Mitarbeiterzeiten per Datenerfassungssystem biete das Web-Portal der WDV2024 TEAM. Über einen Rechner oder auch Terminals mit Touchscreen sowie mit mobilen Geräte könne die Tätigkeitserfassung erfolgen, welche anschließend in das System übermittelt und abgespeichert wird. Über die WDV gelangen diese Daten auch zu weiteren Bereichen wie der Lohnkalkulation. Statistiken und Auswertungen verschaffen einen komfortablen Überblick und können als Basis für zukünftige Optimierungen dienen. Damit fügen sich die Arbeitszeiterfassung und Tätigkeitsnachweise vom Personal nahtlos in eine Vielzahl von Funktionen der WDV ein, mit denen zahlreiche betriebliche Abläufe optimiert und vereinfacht werden können.
„Der Einsatz einer modernen Softwarelösung für die digitale Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement verschlankt deutlich die Abläufe durch einen intuitiven Erfassungsprozess und eine digitale Einbindung sämtlicher Mitarbeitergruppen“, lautet das Fazit von Beate Volkmann.
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Anwendertage zur Prozessautomatisierung für die Schüttgut- und Veredelungsbranche
Uwe Wirth, Vorstandsmitglied der PRAXIS sagt dazu: „Besser kann es nicht gehen: Wir fragen unsere Partner und Anwender der WDV20xx TEAM: „Dürfen wir mit Kunden und Interessenten die digitalen Softwarelösungen in euren Werken präsentieren?“ Die Antwort kommt ohne zu zögern: „Wann?“, und dann „Ja!“ Dies alleine beweist schon, unsere Kunden unterstützen PRAXIS sehr gerne und öffnen die Tore. Danke dafür!“
„Das Schöne daran ist“, so Wirth weiter, „dass die Branche zwischenzeitlich seit vielen Jahren von ihrer Branchensoftware WDV20xx TEAM spricht. Das hat schon was, und wir sind da ganz besonders stolz über entsprechend positive Kommentare von Anwendern, Kunden und Geschäftspartnern. Jedes Jahr stellen ca. 20 Unternehmen auf die neuste WDV Version um und beginnen derzeit mit der WDV2022 TEAM, die digitale und prozessorientierte Umstellung in Werken und zentralen Verwaltungen.“
PRAXIS bietet zwischenzeitlich nicht nur eine vollkommen überarbeitete Internetplattform www.praxis-edv.de an, sondern baut eine komplett neue Sicht auf Prozesslösungen mit der Virtuellen 24/7 Messe auf. Dort kann der Besucher alle Prozessabläufe thematisch mit der WDV2022 TEAM nachvollziehen. Uwe Wirth erklärt: „Das ist einmalig in der Branche, wenn nicht sogar in der Software- Industrie: Man taucht ein in die Prozesswelt einer Software im gesamten operativen Bereich, und gleichzeitig auf einzelne Branchenzweige abgestimmt.“
Aber zurück zum Firmen- Event am 26./27. April 2023. Eine hervorragende Gelegenheit, speziell für Unternehmen aus den Bereichen Sand & Kies, aber auch Transportbeton, Prozessautomatisierung im Echtzeitbetrieb anzuschauen.
Am ersten Tag treffen sich alle zur Fachtagung in einem Gothaer Hotel, um in verschiedensten Präsentationen die Integration und Möglichkeiten von Software mit dem großen Ziel der Digitalisierung zu erhalten. Am nächsten Tag werden dann mit dem Bus zwei größere Werke angefahren, in denen man sich wirkliche integrative Digitalisierung zeigen und erklären lassen kann. Einer der Produktionsstandorte umfasst die Versorgung eines großen Betonmischwerks, welches ebenfalls mit der WDV2022 TEAM arbeitet. Gleichzeitig werden Projektentwickler, die diese Lösungen eingeführt haben, mit vor Ort sein.
Uwe Wirth führt abschließend aus: „PRAXIS wird dem Firmennamen immer wieder gerecht, denn nur die Praxis kann zeigen, wie gut Software genutzt und Digitalisierung umgesetzt werden kann. Mittlerweile vertrauen ca. 400 Unternehmen mit über4.000 Anwendern der WDV2022 TEAM ihr Unternehmen mitsamt Werken an. Das Team von der PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG freut sich, dass endlich wieder solche Veranstaltungen stattfinden, in denen wir zeigen können, was in uns steckt. Keine Angst vor dem Schritt der Digitalisierung und der schrittweisen Umstellung manueller Prozesse! Seit über 25 Jahren bewegen sich Mitarbeiter aus dem Hause PRAXIS in diesen Branchen und stellen jedes Jahr bis zu 100 Werke und Zentralen auf die Branchensoftware WDV2022 TEAM um.“
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Großbaustelle bekommt revisionssichere Belegverwaltung
Es gibt jedoch erste Bauunternehmen, die es für eine Auftragserteilung zur Bedingung machen, dass sowohl dieser manuelle Prozess eliminiert, als auch eine neutrale Ablageposition für Lieferscheine geschaffen wird. Dadurch wird zudem vermieden, dass die Belege während der vierjährigen Aufbewahrung nur im System eines der Partner liegen, wobei alle anderen gar keine Zugriffsmöglichkeit haben, was immer wieder Konfliktpotential bietet. Der elektronische Datenaustausch schützt sämtliche Lieferscheindaten auch vor Manipulationen verschiedenster Art.
Ein solch revisionssicheres Belegportal ist Ende 2022 an den Start gegangen. In Thüringen entsteht derzeit eine 24 Kilometer lange Umgehungsstraße zwischen Mühlhausen und Bad Langensalza. Diese Baustelle, für die vom Bund 560 Millionen Euro zur Verfügung gestellt werden, gilt als momentan größtes Straßenbauprojekt im Bundesland. Dazu wurde die LieferARGE B247 gegründet. Eine der beteiligten Firmen, die MBC Nordthüringen GmbH, wandte sich an ihren langjährigen Software- Partner mit der Bitte um Bereitstellung eines Belegportals. Die PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG hat daraufhin nicht nur eine Plattform zur Verfügung gestellt, welche die neutrale Einsicht aller Beteiligten ermöglicht, die eine entsprechende Berechtigung haben, sondern zusätzlich auch eine Mengenkoordination integriert.
Steffen Höhn, langjähriger Projektleiter bei PRAXIS, ist verantwortlich für die Planung, Umsetzung und Betreuung des Projekts Belegportal. Er erklärt hierzu: „Unternehmen der Liefergemeinschaft stellen allen an der Baustelle beteiligten Partnern der ARGE über das Belegportal Lieferscheine, Informationen zu Mengen, Belege, Statistiken und vieles mehr zur Einsichtnahme oder digitalem Abruf bereit. Die Lieferanten können jeweils die Lieferscheine der beteiligten Werke, inklusive PDF/A hochladen. Der Abnehmer kann sich diese anschließend direkt als Datensatz oder PDF herunterladen und zusätzlich in einer Excel-Übersicht auswerten. Zum Beleg werden Datenmengen (z.B. Qualität, Auslieferzeitpunkt, LKW, Werk, Lotsenpunkt und Abladeort etc.) erfasst und in einer übersichtlichen Darstellung angezeigt. Über eine Filterfunktion sind alle notwendigen Informationen auch noch nach Jahren nachvollziehbar und abrufbar. Alle Daten sind geschützt und dennoch haben die entsprechend Berechtigten jederzeit darauf Zugriff.“
„In diese Lösung ist über die Belegverwaltung hinaus auch eine Mengenkoordination integriert“, führt Steffen Höhn weiter aus. „Meist gibt es bei LieferARGEn bekanntlich eine Quotenvereinbarung. Bestellungen der Bauleiter laufen direkt in das Portal. Der Materialdisponent verteilt die benötigte Menge unter Berücksichtigung des Verteilungsverhältnisses sowie der Maximalmenge pro Lieferwerk. Durch diese Bestellkoordination über einen Verteilerschlüssel ist eine reibungslose Lieferung an alle Bauabschnitte jederzeit gewährleistet.“
Abschließend bemerkt Höhn: „Die Vorteile einer revisionssicheren Belegverwaltung mit Mengenkoordination liegen auf der Hand. Sie reichen vom verbesserten Informationsfluss zwischen Unternehmen, über Nachhaltigkeit durch digitale Belege, Datennachverfolgung und transparentem Gesamtüberblick der Baustellenabschnitte, bis hin zum Einsparen von Versand- und Arbeitszeitkosten. Als Upgrade- Lösung dieses zukunftsfähigen Standardsystems kann auch eine Übermittlung der Beleg- Datensätze direkt in die Eingangsrechnungsprüfung eingesetzt werden.“
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Ohne Cloud keine flächendeckende Digitalisierung
Aber auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Planern und Dienstleistern verlagert sich, wie bereits erwähnt, immer mehr in den digitalen direkten Datenaustausch. Der gesamte Prozess von der Planung über den Lieferschein bis zur Rechnung wird papierlos, wesentlich billiger und deutlich schneller.
„Eine entscheidende Grundvoraussetzung dafür ist die Nutzung der ,Cloud‘, welche als Basis für die schöne integrierte digitale Welt der Daten und der direkten WEB-Kommunikation dient“, gibt Uwe Wirth, Vorstand der PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software AG zu bedenken. Als zentrales Steuerungselement hat das Softwarehaus im thüringischen Pferdingsleben bereits seit vielen Jahren mit der aktuellen Version „WDV2022 TEAM“ eine Branchen-ERP-Software entwickelt, die nach eigenen Angaben heute die einzige Datenbasis-Struktur ist, welche die Ganzheitlichkeit aller Prozessabläufe im operativen Bereich liefern und dadurch in alle Bereiche hinein Schnittstellenintegrationen auf aktuell technischer Basis integrieren kann. Die nächste Generation „WDV2024 TEAM“ gehe noch weiter. Sie könne dann real die Hybrid-Anwendung verwirklichen, die heute notwendig ist, um alle Prozessabläufe sowie eine vollständige Workflow-Technologie mit Teil- und Vollautomatisierung integriert umzusetzen, blickt Wirth in die Zukunft. Angst um seine Daten müsse dabei niemand haben. Die hier vorhandene Anonymität, sowie eine ausgeklügelte Datenverschlüsselung, verhindere im Gegensatz zu stationären Lösungen sehr effektiv, dass man zum Angriffsziel werden kann. Selbstverständlich könne diese Automatisierung in einer skalierbaren Umgebung sukzessiv erfolgen, um Anwender und Partner in diesen Prozesshandlungen Schritt für Schritt mitzunehmen, erklärt Wirth.
Das treffe beispielsweise bei einem Eingangsrechnungsportal auf WEB-Basis genauso zu wie in der Kunden-Informationsplattform, einer vollständig integrierten (und nicht nur aufgesetzten) Bauleiter-App, oder einer ebenfalls nicht durch Schnittstellen verkomplizierten Fahrzeugintegration.
„Wichtig ist der Konzeptentwurf und die Zieldefinition“, verdeutlicht Wirth. Dabei hebe sich die PRAXIS EDV besonders positiv dadurch hervor, dass sich die Umlagerung in die Cloud nicht nur auf eine Analyse und Beratungsleistung beschränke, sondern auch die komplette konzeptionelle Umsetzung und Integration umfasse. Der große Vorteil sei, dass man über langjährige praktische Erfahrungen sowie eine große Anzahl von über 300 einzelnen Digitalsystemen, wie firmApps und WEB- Plattformen, verfüge, die sich im Bereich der Prozessintegration vollständig in die WDV einbinden lassen.
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