Strom- und Gasanbieter eprimo setzt Datenschutz-Workflows mit der Workflow Software PANFLOW um
Die Ausgangssituation
Nach Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat jede betroffene Person das Recht zu erfahren, ob ein Unternehmen ihre persönlichen Daten speichert und wenn ja, welche Daten dies sind. Neben dieser Auskunft kann die betroffene Person zusätzlich eine Berichtigung, Löschung oder Nutzungseinschränkung der sie betreffenden personenbezogenen Daten fordern. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie innerhalb von maximal 30 Tagen eine umfassende Auskunft erstellen bzw. die Löschung oder Korrektur vornehmen müssen.
Da die Prozesse zur Auskunft und Löschung in den meisten Fällen auf die gleichen Daten referenzieren, wurde bei eprimo eine Möglichkeit zur Standardisierung und Vereinfachung gesucht, um die bisherigen Bearbeitungen über E-Mail und Excel zu ersetzen. Neben der eigentlichen Optimierung der Prozesse stand zudem die Verbesserung der Dokumentation im Fokus, mit dem Ziel, die Tätigkeiten für jeden einzelnen Vorgang lückenlos dokumentieren zu können. Zur Steigerung der Benutzungsfreundlichkeit sollte zudem durch ein automatisiertes Fristen- und Eskalationsmanagement der Verwaltungsaufwand reduziert werden. Abgerundet werden sollte die Lösung durch ein integriertes Löschkonzept für die bearbeiteten Anfragen, um auch an dieser Stelle dem Datenschutz zu genügen.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
„Wir haben nach einem Tool gesucht, mit dem wir die Begehren abbilden und jederzeit den Status der Bearbeitung nachvollziehen können.“, berichtet Stefan Büttgen, Leiter Datenschutz / IT Security bei eprimo, und fügt hinzu: „Wichtig war uns dabei, ein Werkzeug zu finden, mit dem wir verschiedene Prozesse möglichst einfach digital umsetzen und auf der gleichen Datenbasis parallel betreiben können. Dies ohne Berührungspunkte in den Prozessen selber – hierfür hat sich PANFLOW perfekt angeboten. Ein weiterer und für uns entscheidender Vorteil ist, dass wir in einem schrittweisen Ausbauverfahren agieren können: wir fangen also zunächst mit kleineren Prozessen an und erweitern diese sukzessive. Wir können somit aus den Erfahrungsberichten der Nutzer im System die Verbesserungspotenziale ableiten und Verbesserungen einleiten. Dies fördert die Akzeptanz und ist ein wichtiger Schritt in der Agilisierung der Arbeitsweise bei eprimo und auch im Datenschutz. Diese Anforderungen decken die Software PANFLOW und das Unternehmen Panvision ab.“
Die Workflows im Überblick
Derzeit arbeiten etwa 25 Personen im Unternehmen mit den digitalen Workflows, die dafür sorgen, dass die Anfragen unverzüglich an die verantwortlichen Mitarbeiter geleitet und direkt im System verarbeitet werden. Der Vorteil ist, dass die Daten nunmehr nicht per E-Mail versendet und zusammengetragen werden müssen, sondern an einem zentralen Ort gespeichert werden. In der Datenbank ist somit jederzeit der aktuelle Stand ersichtlich und Redundanzen müssen und können nicht erzeugt werden.
Der Beauskunftungs-Workflow
Der Ablauf der Datenzusammenstellung bindet alle Abteilungen und Personen ein, die sich mit Kundendaten beschäftigen. In der PANFLOW-Systemadministration lassen sich dazu die entsprechenden Abteilungen definieren und für jede dieser Abteilungen die verantwortlichen Personen hinterlegen. Wird ein Vorgang gestartet, so werden zuerst die Abteilungen ausgewählt und die jeweils Verantwortlichen werden direkt über den Eingang der Auskunftsanfrage benachrichtigt. Hierzu sind im System bereits mehrere Vorlagen hinterlegt, die individuell herangezogen werden können. Die Verantwortlichen können nun alle benötigten Informationen zusammentragen, z. B. welche Daten gespeichert sind und woher das Unternehmen die Daten erhalten hat – aber auch wenn zur betreffenden Person keinerlei Daten vorliegen.
Zudem ist es möglich, wiederkehrende Fragen über eine FAQ-Funktion schnell und einfach zu beantworten. Hierzu werden im Vorgang die Standard-Antworten ausgewählt und dem Antwortformular per Klick hinzugefügt. Eventuelle weitere Informationen oder auch Rückfragen können zusätzlich in Freitext-Form an das Formular angehängt werden.
Die durch den Workflow zusammengetragenen Informationen stehen automatisch dem Datenschutzteam bei eprimo zur Verfügung. Dieser erstellt nach Abschluss der Teilvorgänge die finale Auskunft. Bei Erstellung des Ausdrucks werden alle relevanten Informationen über den Workflow zusammengefasst und automatisch in das Antwortschreiben überführt. Je nachdem, in welcher Form die betroffene Person die Auskunft angefordert hat, stellt das System verschiedene Möglichkeiten der Übergabe bereit – zusätzlich zur obligatorischen postalischen Zustellung zum Beispiel als CSV-Datei per E-Mail.
Liegen zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht alle benötigten Daten vor, weil die Recherche aufwendiger ist, kann ein Zwischenbescheid angefertigt werden. Dieser verlängert die Frist für die Gesamt-Abgabe. Über ein Ampelsystem lässt sich für jeden Vorgang direkt erkennen, in welchem Status die Auskunft ist, wo eine Eskalation vorkommen kann und welche Auskünfte bereits abgeschlossen sind.
Workflow zur Unterstützung bei organisatorischer Löschung
Ein weiterer Workflow unterstützt die Verpflichtung zum Löschen von kundenbezogenen Daten durch regelmäßige Nachfrage beim Verantwortlichen für die entsprechenden Systeme. Diese Compliance-Funktion des PANFLOW-Systems stellt für den Datenschutz sicher, dass der jeweils zuständige Fachbereich auf die Löschungen im System hingewiesen wurde. In diesem Schritt wird eine entsprechende Bestätigung abgefragt und dokumentiert. Sofern diese positiv ist, erfolgt keine weitere Analyse. Sollte keine positive Bestätigung erfolgen, so muss im PANFLOW-Vorgang eine Begründung eingegeben werden. Da das System automatisch termingesteuert die Anfragen erzeugt und nachverfolgt, kann sich das Datenschutzteam verstärkt um die Kontrolle der Angaben kümmern.
Fazit
„Unsere Arbeit rund um den Datenschutz ist durch die Workflows viel effizienter geworden und die Qualität der Prozesse hat deutlich zugenommen“, erklärt Stefan Büttgen. „Das System schickt von sich aus die Anfragen, wir müssen uns nur um die Auswertung der Rückmeldungen kümmern. Der operative Vorteil dabei ist enorm, wir sehen im System direkt, welcher Prozess in welcher Phase steckt und haben bei Bedarf die Möglichkeit zur Erinnerung und Wiedervorlage. Der Lösch-Workflow kann zudem als Kontrollhandlung verstanden werden, mit der festgestellt wird, wie ernst wir das Thema nehmen. Neben der Workflow Software ist vor allem aber auch die Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Panvision hervorzuheben. Diese arbeiten sehr zielgerichtet und konzentriert unsere Wünsche ab. Wenn es notwendig ist, wird aber auch ehrlich und kritisch hinterfragend mit uns an das Thema herangegangen. Ziel ist es, gemeinsam die beste Lösung abbilden zu können. Wir sehen die bisherigen Workflows nicht nur als Proof of Concept, bei dem wir geschaut haben, ob unser Vorhaben funktioniert. Alle Prozesse laufen gut und stabil, daher gehen wir jetzt sukzessive die nächsten Workflows und Ausbaustufen an.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Wie der Strom- und Gasverteilnetzbetreiber Westnetz mit einer Health Safety & Environment-App von Panvision die Arbeitssicherheit erhöht
Die Ausgangssituation
Neben dem Zusammenspiel von Know-how und jahrelanger Erfahrung sieht das Unternehmen Westnetz vor allem in der Digitalisierung eine große Chance zur Weiterentwicklung. Allen voran rückte das Thema „Meldung von Beinaheunfällen“ bereits einige Male in den Fokus der Digitalisierungsbemühungen: „Das Thema beschäftigt uns schon seit Jahren, aus verschiedensten Gründen ist es jedoch bisher nicht aktiv vorangetrieben worden“, erzählt Marvin Braun, der für die HSE App zuständige Projektleiter der Westnetz, und erklärt, wie der Prozess zur Meldung eines Beinaheunfalls bis dato ablief: „Es gab ein Formular zur Erfassung in unserem Intranet; dies war keine befriedigende Lösung für all unsere Mitarbeitenden, die im mobilen Netzbetrieb – nur mit einem Smartphone und/oder Tablet ausgestattet – umständlich darauf zugreifen sollten. Dementsprechend wenig Meldungen sind eingegangen.“
Doch dort, wo Mitarbeiter im Netzbetrieb an der Energieversorgung arbeiten, kann es trotz größter Vorsicht und jahrelanger Expertise zu unvorhergesehenen Situationen und eben auch Unfällen oder Beinaheunfällen kommen. Andreas Schulte, Teamleiter für den Bereich Arbeitssicherheit in der Westnetz GmbH erläutert: „Wir sind ein wirtschaftlich und technisch erfolgreicher Netzbetreiber, mit sehr gut qualifizierten Menschen, die täglich ihr Bestes geben. Arbeits- und Versorgungssicherheit waren immer schon wichtig für uns. Dennoch kommt es leider immer wieder zu besonderen Belastungen, zum Beispiel durch das Arbeiten unter Pandemiebedingungen oder durch Krisen, sowie zu gefährlichen Situationen und auch zu schweren Unfällen. Bei unserem hohen Niveau in der Sicherheitsleistung und im Gesundheitsmanagement haben wir uns auch auf technische und organisatorische Exzellenz verlassen. Eine Vielzahl der vergangenen Unfälle hätte aber durch eine bessere Risikowahrnehmung verhindert werden können. Nur wenn wir konsequent den Menschen in den Mittelpunkt stellen und an unserer Sicherheitskultur und unserem Stressmanagement arbeiten, können wir Unfälle und stressbedingte Krankheiten nachhaltig verhindern. Dazu haben wir im Februar 2021 das Programm GEMEINSAM gesund & sicher gestartet.“
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Mit dieser Erkenntnis wurde das Thema Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz noch einmal stark vorangetrieben, um dem Ziel, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter so gesund wieder nach Hause geht, wie sie bzw. er zu Beginn der Arbeit gekommen ist, näher zu kommen. Da auch die Führungskräfte und Mitarbeitenden dafür verantwortlich sind, die Arbeits- und Gesundheitsschutzkultur gemeinsam aktiv zu leben und nachhaltig weiter zu entwickeln, entschied man sich relativ schnell für den Einsatz einer App, um Beinaheunfall-Meldungen standortunabhängig erfassen und absenden zu können.
Nach einer eingehenden Marktanalyse wurde Panvision, die ein sehr ähnliches App-Konzept bereits in einem vorangegangenen Projekt zusammen mit SPIE Deutschland & Zentraleuropa, dem führenden Multitechnik-Dienstleister für Gebäude, Anlagen und Infrastrukturen und langjährigen Partner von Westnetz, erfolgreich umgesetzt hatte, als Favorit für die Entwicklung ausgesucht. Da die beiden Unternehmen vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen pflegen, konnte das Grundgerüst der App einfach übernommen und individuell an die Bedürfnisse und Ideen der Westnetz GmbH angepasst werden.
Ziel war es, die Mitarbeitenden von Westnetz sowie externe Dienstleister für das Thema Beinaheunfall zu sensibilisieren und eine Plattform zu schaffen, mit der potenziell unsichere Situationen schnell, einfach und von jedem Ort aus gemeldet werden können, um so Unfälle möglichst von vornherein zu vermeiden.
„Das Schärfen unserer Risikowahrnehmung ist eine gemeinsame Aufgabe und Anliegen der Führungskräfte, Mitarbeiter*innen und auch der Mitbestimmung. Wir alle werden daher neu lernen, was uns überlasten und krank machen kann oder was es bedeutet, wirklich sicher zu arbeiten. Und wir werden uns gegenseitig helfen, auf uns und unsere Partner zu achten, damit auch diese geschützt sind“, erklärt Andreas Schulte, Teamleiter für den Bereich Arbeitssicherheit in der Westnetz GmbH.
Die App im Überblick
Neben einer Nachrichten-Funktion, über die auch aktuelle News der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes veröffentlicht und von den Mitarbeitenden gelesen werden können, steht die Beinahe-Unfallmeldung im Fokus der App. Gekoppelt an das Firmennetzwerk, sind die Inhalte und Daten gut geschützt und können nur von berechtigten Mitarbeitenden des Bereiches HSE eingesehen werden.
Um einen Beinaheunfall zu melden, gibt der oder die Mitarbeitende in der App den Ort an, an dem sich das jeweilige Ereignis zugetragen hat bzw. die unsichere Situation vorgefunden wurde und ob er oder sie selbst am Beinaheunfall beteiligt war – oder diesen nur beobachtet hat. Für eine schnellere Standortbestimmung können alternativ die von der App ausgewerteten Geokoordinaten übernommen werden.
Zur möglichst genauen Skizzierung des Risikos hat die meldende Person die Möglichkeit, die kritische Situation per Freitext zu beschreiben und bei Bedarf zusätzlich Fotos vom Ereignis mit anzuhängen. Der oder die Meldende kann anschließend frei entscheiden, ob die Meldung anonym abgesendet oder mit namentlicher Nennung erfolgen soll – letzteres informiert zusätzlich auch die jeweiligen Vorgesetzten per E-Mail, während eine anonyme Meldung zunächst an das HSE-Team geleitet wird. Als zusätzliche Hilfestellung kann über eine Karte eine Liste aller Ansprechpartner für Arbeitssicherheit der verschiedenen Standorte in der App eingesehen werden.
Um in jeder Situation die Verfügbarkeit der Beinaheunfall-Meldung sicherzustellen, funktioniert die App auch offline, wenn keine Internet- bzw. Mobilfunkverbindung besteht. In diesem Fall wird die Nachricht zunächst zwischengespeichert und automatisch abgeschickt, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
Backend zur Pflege und Auswertung der App-Daten
Administratoren und anderweitig berechtigte Personen der HSE-Abteilung können im Backend der App eine Liste der aktuellsten Unfallmeldungen einsehen. Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden ältere Meldungen nach einer bestimmten Zeit automatisch aus der Datenbank entfernt.
Zudem bietet das App-Backend Redakteuren der HAS-Abteilung bzw. Administratoren die Möglichkeit, die Unternehmens-News zu pflegen sowie Textbausteine und Inhalte zu ändern, ohne die App dafür erneut ausliefern zu müssen.
Fazit
„Die App ist jetzt schon ein Erfolg“, freut sich Marvin Braun, „wir haben in den ersten Wochen nach dem Start bereits deutlich mehr Meldungen als letztes Jahr zu verzeichnen. Und auch die Zusammenarbeit mit Panvision war wirklich sehr angenehm – von der Abstimmung mit dem Projektleiter bis hin zu den Reaktionszeiten, wenn es mal Zeitdruck gab, waren wir sehr zufrieden. Da einige Mitarbeiter auf Applikationen angewiesen sind, die nur unter bestimmten Betriebssystemen laufen, entwickeln wir momentan gemeinsam noch eine Android-Variante der App.
Dazu abschließende Worte von Dr. Ing. Claas Matrose, Programmleiter des HSE-Kulturveränderungsprogramms GEMEINSAM gesund & sicher: „Aus den Beinahe-Unfällen werden wir lernen und langfristig Unfälle mit hohem Risikopotenzial verhindern. Diesen Zusammenhang haben viele Untersuchungen gezeigt. Jede noch so unwichtig erscheinende Beobachtung zählt. Das kann ein kaputtes Kabel am Rechner genauso sein wie die defekte Tür am Hubsteiger. Dabei ist es wichtig, dass es für jeden von uns einfach, schnell und komfortabel ist, einen Beinahe-Unfall oder eine unsichere Situation zu melden.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Panvision entwickelt Angebotsrechner für die Alters- und Hinterbliebenen-Versicherung des TÜV
Ausgangssituation bei der AHV
Aktuell gehören 103 TÜV-Gesellschaften und deren Tochterunternehmen dem Mitgliederkreis der AHV an. Um den Mitarbeitern anhand einer unverbindlichen Kalkulation die Höhe ihrer zukünftigen Rente bzw. der zu erwartenden Kapitalauszahlung mitzuteilen, nutzt die AHV seit Jahren eine für diesen Zweck individuell entwickelte Software, die den Part der Berechnung übernimmt und so den Arbeitsaufwand erheblich minimiert. Deutlich in die Jahre gekommen, war es nun jedoch an der Zeit, die Funktionen und Usability der Software auf den aktuellen Stand der Technik zu bringen und die Anwendung, die bis dato nur lokal auf Desktop-Rechnern installiert und genutzt werden konnte, ortsunabhängig verfügbar zu machen.
„Da der ursprüngliche Entwickler des Angebotsrechners nicht mehr für eine Neukonzipierung zur Verfügung stand, war die Notwendigkeit gegeben, schnellstmöglich kompetenten Ersatz zu finden“, berichtet uns Wolfgang Hahn, IT-Projektmanager bei der AHV und zuständig für die Betreuung des Projekts. Denn aufgrund der hohen Komplexität sei die Umsetzung nichts, was man „mal eben“ machen kann.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Gesucht wurde also nach einem Partner, dem man die Umsetzung des neuen Angebotsrechners zutraute und der möglichst zeitnah mit der Entwicklung beginnen konnte, denn nur knapp drei Monate später, zum 01.01.2021, sollte der alte Rechner seine Gültigkeit verlieren und die neue Version bereits an den Start gehen.
Nach einer ausführlichen Marktsondierung, bei der neben Panvision noch zwei weitere Software-Unternehmen in die engere Auswahl kamen, konnte sich Panvision letztendlich durch die Mischung aus überzeugendem Konzept, regionaler Nähe und einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis durchsetzen und erhielt den Zuschlag. Zudem konnte der Softwareentwickler und IT-Dienstleister zusichern, den eng gesteckten zeitlichen Rahmen für das Projekt einhalten zu können.
Die Aufgabe für Panvision bestand also darin, die Software als Webanwendung neu zu konzipieren, sodass sie von überall und auf beliebigen Endgeräten wie Tablets oder Laptops genutzt werden kann und eingegebene Daten nicht mehr nur für den jeweiligen Nutzer sichtbar sind, sondern allgemein eingesehen und bei Bedarf etwa an einen Kollegen
übergeben werden können. Gleichzeitig sollten sowohl das Design als auch die Nutzerführung dem aktuellen Stand der Technik angepasst werden.
Festgelegt wurde zudem, dass Panvision sich auch nach Fertigstellung weiterhin um die technische Betreuung der Software kümmert und das Live-System für die AHV pflegt.
Herangehensweise
Um die Logik und Berechnungen, die hinter der Anwendung stecken, genau nachvollziehen zu können und diese dann schließlich präzise in Algorithmen zu überführen, besprach das Entwicklerteam von Panvision sich zunächst mit den Mathematikern und Versicherungsberatern der AHV.
Von Beginn an setzte das Team auf agile Entwicklungsmethoden sowie die Koordination des Projekts über ein Ticketsystem, was unter anderem schnelle Reaktionszeiten sicherstellte aber auch spontane Ideen und Änderungswünsche jederzeit ermöglichte. So kam man im Laufe des Projekts etwa dem Wunsch nach, dass der Rechner, im Gegensatz zu seiner Vorgängerversion, in der Lage sein sollte, mehrere Tarife parallel zu berechnen, ohne mühselig zunächst die alten Daten berechnen zu müssen, dann die neuen, und diese dann händisch zusammenzurechnen. „Das kann der Rechner jetzt von allein – mit beliebig vielen Tarifen“, freut sich Wolfgang Hahn.
Durch einen kontinuierlichen Auslieferungsprozess (Continuous Delivery), bei dem die AHV die Kernfunktionen der Anwendung in kurzen Intervallen testen und den Entwicklern direktes Feedback geben konnte, gestaltete sich der Entwicklungsprozess sehr effizient. Zudem ermöglichten automatisierte Tests das Sicherstellen der Funktionsfähigkeit sowie die Validierung der Rechenergebnisse.
Nutzung der Panvision-Komponentenbibliothek
Für die Bereitstellung einzelner Dienste und Funktionen konnte auf die umfangreiche Komponentenbibliothek von Panvision zurückgegriffen werden, die es erlaubt, den Code regelmäßig benötigter Anwendungsbausteine, wie z. B. Login, Benutzerverwaltung, Berechtigungsmanagement oder Mailversand, nicht immer wieder neu entwickeln zu müssen und bei Bedarf auch als Microservices in der Cloud zu betreiben.
Durch den erfolgreichen Einsatz in weiteren Projekten sind diese Komponenten bereits vielfach erprobt und getestet und können direkt in die individuell entwickelte Softwarelösung integriert werden. Neben der Sicherstellung einer durchgängig hohen Qualität profitierte die AHV durch den Einsatz der Komponenten zudem von kurzen Testzeiten und einer insgesamt schnelleren Entwicklung.
Die Anwendung im Detail
Entwickelt wurde der Angebotsrechner, der seit Januar 2021 in Betrieb ist, auf Basis von Java EE – und dem Framework Angular für das Frontend. Berechtigte Mitarbeiter der AHV können in der Anwendung alle Details über die Kunden einsehen, auf eine Liste der bereits erfolgten Beratungen zugreifen und bei Bedarf Angebote noch einmal neu berechnen.
Für eine individuelle Angebotserstellung hat der Berater die Möglichkeit, das Dokument entweder zunächst anonym zu erstellen – oder es direkt mit Namen, Adresse, Arbeitgeber etc. des Kunden zu personalisieren. Das Angebot selbst kann variabel zusammengestellt werden und berücksichtigt unter anderem den gewünschten Versicherungsbeginn sowie das Renteneintrittsalter, die jährliche Zahlungsrate oder auch – wenn gewünscht – die automatische Erhöhung der Einzahlung um X Prozent pro Jahr. Zudem kann auch eine Familienabsicherung mit einkalkuliert werden.
Final gibt der Angebotsrechner eine Gesamtübersicht der Rentenberechnung bzw. der Kapitalauszahlung nach Ende der Vertragslaufzeit aus. Zum vollständigen Angebot gehört zudem ein automatisch erstelltes Beratungsprotokoll, das den Kunden umfassend darüber informiert, wie sich der Betrag unter Berücksichtigung verschiedener Zinsszenarien entwickeln könnte. Für Protokoll und Angebot kann dann jeweils eine rechtskonforme Druckversion erstellt und beides aus der Software heraus per Mail an den Kunden gesendet werden.
Ergänzend zur Angebotserstellung bietet die Applikation noch den Versorgungsrechner, mit dem u. a. durch Angabe des Gehalts, der Steuerklasse und der Sozialabgaben berechnet werden kann, wie viel Kaufkraft Ihnen im Rentenalter bleibt, und wie die betriebliche Altersversorgung dabei helfen kann, das gewünschte Versorgungsziel auch zu erreichen.
Für Endkunden wurde die Applikation auch auf der Website der AHV eingebunden – mit einem leicht verringerten Funktionsumfang und ohne die Möglichkeit, das Angebot direkt zu personalisieren.
Zusatzfunktionen für den Admin
Um innerhalb der Anwendung bestimmte Datenanpassungen vorzunehmen, zu denen nicht jeder Mitarbeiter befugt ist, stellt die Benutzerverwaltung einen Administratoren-Zugang bereit. Der Admin kann hier zentral alle Mitgliederfirmen anlegen, Daten und Kennzahlen aktualisieren, Tarife verwalten oder auch Dokumente wie die AVB ablegen, die später an den Kunden geschickt werden.
Fazit
Gut ein halbes Jahr nach dem Go-live des Angebotsrechners zeigt sich Wolfgang Hahn sehr zufrieden mit der Anwendung und berichtet, wie er die Projektphase erlebt hat: „Ich kann wirklich nur Positives über Panvision und das gemeinsame Projekt sagen, der Kontakt zu unseren Ansprechpartnern war immer sehr nett und es hat darüber hinaus auch wirklich viel Spaß gemacht, mit den Entwicklern zusammenzuarbeiten. Wir hatten natürlich – wie viele andere auch – mit den Folgen des Corona-Lockdowns zu kämpfen, was den geselligen Teil, sich auch mal zu einer Pizza zu treffen, der sich aufgrund der räumlichen Nähe beider Unternehmen natürlich angeboten hätte, etwas gestört hat. Aber die Kontaktwege waren trotz aller Widrigkeiten kurz und die Arbeit nicht weniger effizient. Letztendlich lässt sich nur sagen, dass das Projekt hochprofessionell ausgeführt wurde und all unsere Wünsche mit einer nahezu stoischen Ruhe erfüllt wurden – selbst dann, wenn wir uns mitten im Projekt kurzfristig dazu entschieden, neue Ideen auszuprobieren und andere Wege zu gehen. Ich kann Panvision uneingeschränkt weiterempfehlen – und auch der Vorstand war sehr zufrieden.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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PCR-Tests und Covid-19 Impfungen einfach buchen
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Da Zeit in Krankenhäusern bekanntlich ein knappes Gut ist, wurde Panvision mit der Entwicklung der Online-Terminvergabe beauftragt, die Mitarbeitende zukünftig von unnötigem Arbeitsaufwand entlasten soll. Die aktuelle Corona-Lage zeigte dabei deutlicher denn je, wo bisher unausgeschöpfte Optimierungspotenziale lagen: Um den hohen Sicherheitsauflagen eines Krankenhauses zu entsprechen, müssen sich Mitarbeitende der Kliniken regelmäßig einem PCR-Test unterziehen. Aber auch Bürgerinnen und Bürger, die sich testen lassen möchten, können sich bei den Krankenhäusern melden, wenn sie wie viele der knappschaftlichen Kliniken öffentliche Testzentren sind.
Hinzu kommt die immer weiter an Fahrt aufnehmende Impfkampagne – sowohl für Mitarbeitende als auch für PatientInnen. All diese Terminanfragen wurden bisher telefonisch oder per Mail von den jeweils zuständigen Abteilungen und Sekretariaten entgegengenommen, bearbeitet, bestätigt und in den Kalender übernommen. Eine sehr zeitaufwändige Methode, die im Falle von Terminabsagen oder Änderungen noch zusätzliche Zeit in Anspruch nahm.
Ziel war es demnach, eine Applikation zu entwickeln, die sich nahtlos in die bereits vorhandenen und ebenfalls zusammen mit Panvision entwickelten Website- und Intranet-Auftritte der Knappschaftskliniken einfügt und sowohl Mitarbeitenden als auch PatientInnen eine einfache und flexible Terminvereinbarung mit nur wenigen Klicks ermöglicht.
Die Anwendung im Detail
Zügig und in enger Zusammenarbeit mit der Knappschaft Kliniken Service GmbH, die für das IT-Management der Kliniken verantwortlich ist, wurde die Terminvergabe von Panvision entwickelt. Ein großer Vorteil im Vergleich zu einem extern eingekauften Tool liegt vor allem darin, dass die Applikation, angebunden an das Intranet und somit auch an die Benutzerverwaltung der Kliniken, vollständig personalisiert ist und somit sichergestellt werden kann, dass nur Mitarbeitende mit der entsprechenden Befugnis Zugriff auf die Anwendung und die jeweiligen Daten haben. Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Erweiterung der Lizenzen für das Online-Tool, die einen unkomplizierten und schnellen Rollout der Anwendung auf alle Kliniken ermöglicht.
Anmeldeformular und Ablauf
Das Anmelde-Formular, welches der Nutzer auf der jeweiligen Website oder im Intranet sieht, ist bewusst einfach und selbsterklärend aufgebaut, sodass auch Nutzer und Nutzerinnen mit wenig Computerkenntnissen stressfrei ihren Termin buchen können. Abgefragt werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, die Telefonnummer für eventuelle Rückfragen oder kurzfristige Terminänderungen sowie der Wunsch-Termin. Tage, an denen Termine verfügbar sind, werden für eine schnelle Orientierung im Kalender blau hinterlegt und die jeweils freien Termin-Slots mit der entsprechenden Uhrzeit angezeigt.
Nach der Buchung erhält der Mitarbeitende bzw. der Patient oder die Patientin eine E-Mail, in der die Anfrage verifiziert und der Termin bestätigt oder bei Bedarf storniert werden kann. Ist die Buchung final bestätigt, wird eine weitere E-Mail versendet, die darüber informiert, wann und wo der Termin genau stattfindet und welche Unterlagen dafür mitgebracht werden müssen. 24 Stunden vor Terminbeginn versendet das System automatisch noch einmal eine Erinnerungsmail.
Administration
Um jede Termin-Art und jedes Formular nach Bedarf zu definieren, hat der jeweilige Administrator, bzw. eine zur Terminbuchung und -einsicht berechtigte Person die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen individuell festzulegen, bzw. zu ändern. So können zum Beispiel ganz einfach Terminserien generiert, Uhrzeiten (von wann bis wann und wie lange dauert ein Termin etwa) und Intervalle (z. B. zweimal Wöchentlich, 5 Termine pro Tag) festgelegt und die Formulare so gestaltet werden, dass die benötigten Informationen für den Termin oder die Untersuchung eingeholt werden. Zudem ist es möglich, den spätesten Buchungszeitpunkt festzulegen, damit ein Termin nicht zu kurzfristig gebucht und das Personal zeitlich überfordert wird. Gleichzeitig lässt die Online-Terminvergabe aber auch zu, dass z. B. Mitarbeiter, in deren Terminplan sich gerade unvorhergesehen eine Lücke auftut, diese Chance nutzen können und ohne Zeitverlust z. B. einen Termin zur Impfung wahrnehmen können.
Der Administrator erhält eine Übersicht aller Termine und die Info darüber, wo bereits eine Bestätigung vorliegt und wo diese noch aussteht. So kann im Falle einer nicht erhaltenen E-Mail oder einer vergessenen Bestätigung schnell telefonisch mit der Person Kontakt aufgenommen werden, um den Termin nicht verfallen zu lassen. Ausgedruckt oder als Download ist die Terminübersicht zudem eine große Hilfe für den Empfang und den behandelnden Arzt oder die Ärztin, um schnell eine Übersicht zu erhalten, wann der nächste Termin stattfindet und wer zu diesem Termin erscheint.
In der Übersicht lässt sich ebenfalls schnell erkennen, ob für bestimmte Tage zu viele Termine gemacht wurden, ob die Intervalle korrigiert werden müssen oder ob noch freie Kapazitäten vorhanden sind. Die Terminvergabe kann nach dieser Statistik für jede Abteilung individuell optimiert werden.
Ausweitung der Applikation
Nach und nach nutzen immer mehr Kliniken im Knappschaftsverbund die Online-Terminvergabe und auch die darüber buchbaren Termin-Arten werden sukzessive erweitert. So wird die Applikation in einigen Häusern bereits nicht mehr nur für die Pandemie-bedingten Terminvereinbarungen genutzt, sondern auch, um etwa die Koordinierung der umfangreich angebotenen Mitarbeiter-Benefits wie z. B. kostenlose Vorsorgeuntersuchungen im eigenen Unternehmen zu erleichtern und als Arbeitgeber mit attraktiver Servicestärke zu überzeugen.
Auch ambulante Termine sollen nach und nach online vergeben werden, um beiden Seiten – die Mitarbeitenden der Kliniken und die PatientInnen – zeitgemäß, transparent und schnell zusammenzubringen.
Fazit
Die Einführung der Online-Terminvergabe hat vor allem die steigende Anzahl Covid-19-bedingter Termine gut auffangen und managen können. „Bestrebungen, bestimmte Dienstleistungen möglichst zeitnah auch digital anzubieten, gab es natürlich schon vor der Covid-19-Pandemie und mit dem Einsatz von KI und Big Data im medizintechnischen Bereich sind wir in Sachen Digitalisierung mittlerweile gut aufgestellt“, erklärt Felix Ehlert, Leiter Marketing und Unternehmenskommunikation der Knappschaft Kliniken GmbH. „Aber auch wir haben noch ein bis zwei offene Flanken, an denen wir noch nicht so digital unterwegs sind, wie wir es gerne hätten. Dazu gehörte – bis vor kurzem – die Terminvergabe, aber Panvision hat uns schnell bei dem Vorhaben unterstützt, einen unkomplizierten Terminservice für unsere Mitarbeitenden und auch Patientinnen und Patienten einzurichten. Das Modul werden wir künftig noch weiter ausbauen und an vielen anderen Stelle zum Service nutzen.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Ein System für alle Workflows
Die Ausgangssituation
Bis zum Jahr 2019 liefen viele alltägliche Prozesse bei der Ruhrbahn nicht anders ab als in vielen anderen Unternehmen auch: papierbasiert oder von Tür zu Tür. Fabian Seidel und Jens Manok sind in der strategischen IT der Ruhrbahn tätig. Wir fragten sie nach dem gängigen Prozedere wiederkehrender Arbeitsabläufe: „Wir bekamen sämtliche Prozesse aus den beiden Standorten Essen und Mülheim als Papierbeantragungen: am PC ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben, per Hauspost an die nächste Stelle gesendet, erneut unterschrieben und per Hauspost schließlich an uns. Wir haben unglaublich viele Ausdrucke bekommen – die teilweise auch noch eingescannt wurden und dann ein paar Tage später doppelt bei uns eintrafen. Das kostete uns immer wieder viel Zeit und man kann sagen, dass die Akzeptanz einen Antrag z. B. aufgrund eines Schrift- oder Formfehlers erneut zu stellen, bei den Mitarbeitenden eher gering war. Das ist nachvollziehbar, musste doch der gesamte, eben beschriebene Prozess, erneut durchlaufen werden.“
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Um genau diese Abläufe flüssiger zu gestalten, sollte bei der Ruhrbahn nun ein Workflow Management System zum Einsatz kommen. Klar war auch, dass das System möglichst flexibel sein muss, damit es neben einigen Standard-Workflows auch etwas unkonventionellere, branchenspezifische Abläufe abbilden kann. Gemeinsam mit Panvision wurden bisher neun Workflows konzipiert, von denen einige bereits produktiv im Einsatz sind und einige weitere kurz vor der Live-Schaltung stehen.
Die Workflows – eine Übersicht
Meldung geöffneter Brandschotts und Durchbrüche
Wenn Räumlichkeiten in den U-Bahnanlagen der Ruhrbahn verkabelt werden, müssen die Schotts anschließend mit brandhemmenden Mitteln ausgekleidet und wieder verschlossen werden. Um diesen Soll-Zustand besser nachhalten zu können, hat die Ruhrbahn den Workflow „Meldung geöffneter Brandschotts und Durchbrüche“ konzipiert, der es den Mitarbeitenden ermöglicht, diese offengelassenen Schotts zu melden. Hierfür gibt es im Formular die Möglichkeit, den jeweiligen Ort näher zu bestimmen (z. B. welcher Bahnhof, welche Ebene, Raum und Nummer), die Anzahl der geöffneten Schotts anzugeben, der Meldung bei Bedarf noch ein Foto anzuhängen und die Informationen als Arbeitsauftrag an den nächst zuständigen Mitarbeitenden weiterzuleiten. Dieser kann das erfolgreiche Verschließen der Schotts direkt über das System dokumentieren und den Workflow beenden.
Schadens- und Verlustmeldung
Ob im Büro oder im Außendienst: um besser nachhalten zu können, welche Arbeitsgeräte oder Materialien jeweils aktuell in Umlauf sind und wo defekte oder verlorene Geräte eventuell ersetzt werden müssen, gibt es auch hier einen Workflow, der die Schadensmeldung regelt und die zuständigen Mitarbeitenden darüber informiert. Obwohl der Workflow zunächst mehr für IT-Angelegenheiten gedacht war, wurde er schon kurze Zeit später auf weitere Fachabteilungen im Unternehmen ausgeweitet.
Beantragung von Hard- und Software
Um benötigte Hard- oder Software zu beantragen, steht den Mitarbeitenden der Ruhrbahn nun auch ein Workflow zur Verfügung, mit dem sich schnell alle wichtigen Details für den Antrag klären lassen. Zudem ist es möglich, den externen IT-Dienstleister ebenfalls in den Workflow mit einzubeziehen, falls die Anschaffung über diesen abgewickelt wird. Nach Beantwortung der Standard-Fragen kann – je nach Anschaffung – eine mehrstufige Freigabe erfolgen.
Beantragung von Berechtigungen
Genau wie Hard- und Software können auch Datei- und Ordnerberechtigungen über das PANFLOW-System beantragt werden. Dies ist zum Beispiel erforderlich, wenn Mitarbeitende einen neuen Tätigkeitsbereich übernehmen und auf digitale Ordnerstrukturen zugreifen müssen, für die bisher keine Berechtigung existierte. Per Workflow kann diese Freigabe nun ganz einfach geregelt werden: Über den konkreten Pfad der Berechtigung setzt der Verantwortliche die initiale Freigabe und der Workflow wird an die Strategische IT weitergeleitet. Dort wird die Berechtigungsanforderung geprüft und danach zur finalen Umsetzung an einen zentralen IT-Dienstleister weitergeleitet.
Antrag für Mobiltelefone und SIM-Karten
Mobiltelefone und die dazugehörigen SIM-Karten sind bei der Ruhrbahn unverzichtbar, um auch unterwegs erreichbar zu sein. Sie werden bei der IT angefordert – etwa, wenn neue Mitarbeitende für den Dienst ausgestattet werden müssen. Diesen Antrag kann mit PANFLOW nun jeder Mitarbeitende ganz bequem selbst – oder für KollegInnen einreichen. So kann für neue Mitarbeitende bereits im Vorfeld der Antrag gestellt und aufkommende Fragen geklärt werden. Die jeweils verantwortliche Person ist ebenfalls in den Prozess involviert und kann deutlich schneller als zuvor den Antrag prüfen und freigeben, damit die Mitarbeitenden vollausgestattet ihren ersten Arbeitstag beginnen können. So bedeutet auch hier der Antrags-Workflow eine enorme Erleichterung und Zeitersparnis.
Geplante Workflows, die sich in der Abstimmung befinden
Externe Seminare
Als kundenorientiertes und technisch versiertes Unternehmen legt die Ruhrbahn großen Wert darauf, ihre Mitarbeitenden kontinuierlich weiterzubilden und sie an externen Schulungen und Seminaren teilnehmen zu lassen. Der Antrag zum Besuch eines externen Seminars soll zukünftig auch über einen automatisierten PANFLOW Workflow erfolgen. Direkt im Anschluss an die Veranstaltung erhält der Teilnehmende einen Feedbackbogen, in dem er mitteilen kann, ob die Erwartungen an das Seminar erfüllt wurden.
Produktneuanlage und -änderung
Wenn die Verkehrsverbünde oder die Ruhrbahn neue Produkte einführen oder sich die Konditionen bestehender Produkte ändern, ist dieser Prozess unweigerlich an eine Reihe von Entscheidungen und Arbeitsschritten geknüpft. So ziehen zum Beispiel wiederkehrende Aktionen eine Produktänderung und das damit verbundene Neueinspielen in die Ticketverkaufssysteme nach sich. Im Falle der Neueinführung eines Fahrtickets zum Beispiel muss entschieden werden, wo es verkauft wird und ob es einen bestimmten Aktionszeitraum für dieses Produkt gibt.
Der erstellte Workflow „Produktneuanlage und -änderung“ wird die Mitarbeitenden der Ruhrbahn automatisch durch diesen Spezifikationsprozess führen, alle wichtigen Informationen über das Produkt einsammeln und die Zuständigkeiten für die Einführung regeln, indem er die Genehmigung durch den Vertriebsinnendienst einholen, einen Tariftest anfordern und die Ergebnisse des Tarifmanagements transparent zur Verfügung stellen wird. Nach einem erfolgreichen Test wird der Prozess mit dem Einspielen der Informationen in das Ticketverkaufssystem enden.
Fazit
Mit PANFLOW kann die Digitalisierung verschiedenster Prozesse und Anträge bei der Ruhrbahn einfach und effektiv umgesetzt werden. Auch Fabian Seidel und Jens Manok sind überzeugt von dem Workflow Management System und finden deutliches Lob für die Veränderungen, die nun den Arbeitsalltag für alle erleichtern: „Seit der Einführung von PANFLOW ist es möglich, sowohl Beantragungsprozesse als auch die dazugehörige Prozessbearbeitung deutlich schneller durchzuführen. Durch die rein digitale Prozessabbildung entfallen Medienbrüche und die Nachvollziehbarkeit eines Prozesses ist durch entsprechende Archivierung auch noch im Nachgang möglich.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Eingangsrechnungsverarbeitungs-Workflow für WM Agrar
Die Ausgangssituation bei WM Agrar
Modernes, fortschrittliches Denken und Handeln ziehen sich wie ein roter Faden durch die Philosophie des Unternehmens WM Agrar, das unter anderem durch den Einsatz eigener Biogas- und Photovoltaikanlagen sowie komfortabler, tiergerechter Stallungen einen Maßstab für die zukunftsweisende Landwirtschaft setzt. Um auch die Verwaltungsabläufe in der Wallhausener Zentrale einer Optimierung zu unterziehen und den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zu digitalisieren, hat sich das Unternehmen für den Einsatz des Workflow Management Systems PANFLOW entschieden.
Ausschlaggebend für dieses umfangreiche Vorhaben waren vor allem zwei Gründe. Zum einen der Zeit-Faktor: Eingangsrechnungen wurden im Regelfall von den verschiedenen Standorten per Hauspost an die Zentrale geschickt, dort anschließend geprüft, freigegeben und verbucht – allerdings mit erheblichen Zeiteinbußen, die nicht selten zur Folge hatten, dass etwa bei kurzen Skonto-Zeiten die Frist bereits abgelaufen war, bevor die Rechnungen überhaupt dort ankamen, wo sie benötigt wurden. Das zweite Problem spiegelte sich in der Qualität der Vorgänge wider: So erwies sich vor allem die Prüfung von Mengenbelegen und Lieferscheinen sowie die anschließende Zusammenführung mit der Rechnung als fehleranfällig. Oft war der Prüfvorgang unvollständig und es gab keine genaue Einsicht darüber, in welchem Unternehmensbereich sich eine Rechnung gerade befindet, welcher Mitarbeiter sie aktuell bearbeitet und welcher Schritt als nächstes folgen muss. Zusammengefasst sorgten ein fehlender klar definierter Prüfungsprozess sowie ein nur spärlich vorhandener Statusbericht für einen unerwünscht zähen und ineffizienten Prozess sowie damit einhergehende Qualitäts- und Zeitverluste.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Um die Arbeitsabläufe der Rechnungsbearbeitung effizienter und vor allem transparenter zu gestalten, hat sich WM Agrar dazu entschieden, ein digitales Workflow Management System einzusetzen. Die erste Überlegung war hierbei, ein System der bereits bestehenden Softwarepartner auszuwählen. Schnell ließ sich jedoch absehen, dass diese nicht zu 100 Prozent die Anforderungen erfüllen würden, die man an die neue Workflow Software stellte. Zudem wurde bei der Auswahl des zukünftigen Systems besonders Wert daraufgelegt, dass sich die Software nahtlos in die bereits bestehende Infrastruktur bei WM Agrar einfügt und reibungslos mit den bereits im Einsatz befindlichen Lösungen für ERP und Dokumentenmanagement korrespondiert.
Mit PANFLOW sah man schließlich alle relevanten Kriterien erfüllt, weshalb die Entscheidung vergleichsweise schnell auf das System von Panvision fiel. Um die Einbettung in die Infrastruktur bestmöglich vorzubereiten, gab es kurzerhand ein Meeting zwischen den Softwarepartnern des ERP-Systems und der OCR-Schnittstelle sowie den Entwicklern von Panvision, um gemeinsam mit WM Agrar die optimale Lösung im Zusammenspiel der Softwarekomponenten zu erarbeiten.
Der Workflow im Detail
Über eine OCR-Software erfolgt zunächst die Rechnungserkennung, die es ermöglicht, die Daten der in Papierform vorliegenden Rechnungen digital bereitzustellen und über eine Schnittstelle in den Workflow zu speisen.
Ab diesem Punkt startet ein 4- bis 5-stufiger Freigabeprozess mit PANFLOW, der die Bereiche „Sachliche Prüfung (Preis und Menge)“, „Qualitätsprüfung“ und „Zahlungsfreigabe“ durchläuft. Direkt zu Beginn werden der Rechnung bereits alle wichtigen Informationen mitgegeben, die nötig sind, damit der Workflow seinen fest definierten und schließlich auch optimierten Weg gehen kann: Aus welchem Posteingang stammt die Rechnung? Welchem Mandanten soll sie zugeordnet werden? Und auf welche Kostenstelle soll gebucht werden?
Um darüber hinaus auch klar zu definieren, wer für einen bestimmten Schritt verantwortlich ist, welche Berechtigungen die Person innerhalb des Workflows besitzt und wer welchen Mitarbeiter angemessen in seinem Aufgabengebiet vertreten kann, wurden verschiedene Rollen vergeben, die die Zuständigkeiten – auch standortübergreifend – regeln und ein Höchstmaß an Datenschutzkonformität sicherstellen.
Über allen im Workflow definierten Rollen steht zusätzlich ein Workflow Manager, der die administrativen Rechte innehat. Dieser kann sowohl Änderungen am Workflow vornehmen, erfüllt aber zugleich auch die Aufgabe einer zusätzlichen Kontrollinstanz, indem er zum Beispiel überprüft, ob die Belege bei den richtigen Personen ankommen, eingreift, wenn etwas nicht wie geplant abläuft und Zuständigkeiten verschiebt, wenn eine spezielle Situation dies erfordert.
Durch die Anbindung von PANFLOW an die Finanzbuchhaltung und das bestehende Warenwirtschaftssystem sind die einzelnen Aufgabenschritte der Rechnungsprüfung aus PANFLOW heraus steuerbar und Vorgänge aus verknüpften Systemen innerhalb von PANFLOW einsehbar. Wenn eine Rechnung beispielsweise geprüft und vom zuständigen Finanzbuchhalter verbucht wurde, kann der Verbuchungsstatus anschließend direkt eingesehen werden, um zu kontrollieren, ob alle Tasks erledigt sind und die Rechnung bereits im nachgelagerten System verbucht wurde oder nicht.
Fazit
Michael Tensfeld, Mitarbeiter im Controlling und zuständig für die Entwicklung der Workflows bei WM Agrar, nannte auf die Frage nach dem ausschlaggebenden Kriterium für den Einsatz von PANFLOW gleich mehrere Gründe: „Zum einen ist dies das einfache Handling der Software. Wir haben bei unserer Auswahl besonderen Wert daraufgelegt, vor allem die User, die vielleicht nicht ganz so technikaffin sind, mit ins Boot zu holen, anstatt sie von vornherein zu vergraulen. Sie sollen auf einen Blick sehen, was sie tun müssen und hierfür eignet sich das PANFLOW-System ganz besonders. Gleichzeitig soll jeder User aber auch die Freiheit haben, so viel wie möglich selbst machen zu können und auch da bietet die Software viel Raum zur individuellen Gestaltung nach unseren Vorstellungen. Besonders überzeugt hat uns die Tatsache, dass man mit PANFLOW nicht nur einen bestimmten Workflow abbilden kann, sondern praktisch jeden erdenklichen Workflow, den wir zukünftig noch digitalisieren möchten. Und da dies mittelfristig auf unserer Agenda steht, haben wir in PANFLOW die optimale Lösung gefunden.“
Auf die Frage, was sich durch den Einsatz der Software geändert hat, antwortet Michael Tensfeld promt: „Die Digitalisierung der Workflows legt schonungslos die Probleme offen, die man vorher zwar schon hatte, aber nie konkret vor Augen sah. Fehler und Abweichungen vom Soll-Zustand, die vorher einfach durchgelaufen sind, gehen uns jetzt nicht mehr durch ohne aufzufallen. Es gibt eben kein rechts und kein links vom Workflow mehr, sondern einen fest definierten Leitweg, der uns aber trotz allem die Freiheit lässt, bei Bedarf Rollen und Zuständigkeiten im laufenden Betrieb flexibel auszutauschen und Schwellenwerte neu festzulegen. Und das war bei anderen Systemen, die wir uns angeschaut haben, nicht selbstverständlich.“
Und auch die Frage nach der Akzeptanz seitens der Nutzer ist schnell geklärt: „Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit kommt von mehr als 90 Prozent der User nun positives Feedback“, erklärt Michael Tensfeld und fügt hinzu: „wir sind sehr zufrieden.“
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Sicherstellung der Steuer-Compliance in 1.300 Gemeinden und Kirchenstiftungen
Die Ausgangssituation
Das Gesetz zur Änderung des Umsatzsteuerrechts trat bereits 2017 in Kraft, öffentlichen Einrichtungen wurde jedoch eine Übergangsfrist bis voraussichtlich 31.12.2022 eingeräumt, in der sie ausreichend Zeit für eine möglichst reibungslose Umstellung bekommen sollten.
Um es den Unternehmen in dieser Zeit zu erleichtern, herauszufinden, ob und in welchem Rahmen sie von der Steuerrechtsänderung betroffen sind, wurde von der Kanzlei HLB Hussmann und dem E-Learning Anbieter C.C.Buchner21 ein integriertes Lernkonzept entwickelt, an dessen Ende die Sicherstellung der Steuer-Compliance steht.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Panvision wurde im Rahmen des Projekts damit beauftragt, einen Online-Fragebogen mit integriertem Schulungsteil zu entwickeln, der die erforderliche Bestandsaufnahme in Gemeinden und Stiftungen ermöglicht und aufdeckt, wo und in welcher Höhe steuerliche Pflichten bestehen.
Durch die Fokussierung auf eine klare und einfache Nutzerführung sollte zudem sichergestellt werden, dass auch Personen, die nur über geringe Fach- und Computerkenntnisse verfügen, die Anwendung vollumfänglich nutzen können.
Die Anwendung im Detail
Um an der Befragung teilnehmen zu können, wurden die Gemeinden im Vorfeld per Post angeschrieben – die Zugangsdaten für den einmaligen Gebrauch wurden automatisch generiert und ebenfalls per Post verschickt, sodass die Nutzer lediglich die zur Anmeldung noch benötigten Angaben ergänzen und die Korrektheit der Daten bestätigen mussten.
Nach der Anmeldung gelangt der Nutzer zunächst zu einem Informationsteil, der ihn auf das Ausfüllen des Fragebogens vorbereitet und darüber aufklärt, welche Kenntnisse und Unterlagen er hierfür benötigt. Die Information erfolgt über blätterbare Screens, auf denen alles Wissenswerte übersichtlich präsentiert wird.
Anschließend startet der gelenkte Online-Fragebogen, der systematisch durch alle Tätigkeitsbereiche führt, innerhalb derer bei den Gemeinden und Kirchenstiftungen Einnahmen angefallen sein könnten. Hierzu werden dem Nutzer jeweils 45 Fragen gestellt, die er in Bezug auf vorhandene Einnahmen mit JA oder NEIN beantworten soll. Zum einfachen Verständnis sind schwierige Begriffe zusätzlich mit Erläuterungen versehen.
Sind keine Einnahmen angefallen, geht die Anwendung direkt zum nächsten Punkt über. Hat der Nutzer hingegen Einnahmen bejaht, werden teils komplexe Prüfroutinen mit mehrfachen JA-NEIN-Verzweigungen durchlaufen, die sicherstellen, dass alle Angaben stimmig sind und keine Fehler gemacht wurden. Fehlerhafte Eingaben, wie etwa unplausible Zahlen, werden dem Nutzer direkt angezeigt. Um auch komplexere Sachverhalte angemessen zu erheben, gibt es abschließend noch einen Anhang mit Freitexteingabe und einigen Multiple Choice-Fragen. Die eingegebenen Daten werden für jede Einheit automatisch interpretiert und übersichtlich dargestellt. So kann auf einen Blick erfasst werden, welche Einheiten als Unternehmer bzw. Nichtunternehmer gelten oder ob zum Beispiel die Regelungen für Kleinunternehmer anwendbar sind.
Die intuitive Menüführung erlaubt jederzeit eine Übersicht darüber, welche Schritte bereits erfolgreich abgeschlossen sind. Dazu speichert die Anwendung, an welcher Stelle der Nutzer aus der Bearbeitung ausgestiegen ist, um bei einem erneuten Aufruf direkt den letzten Bearbeitungsstand aufzurufen. Der Nutzer hat zudem die Möglichkeit, vor und zurück zu blättern oder die einzelnen Tätigkeitsfelder direkt anzusteuern. Alle Eingaben werden vom System zwischengespeichert und können bei Bedarf nachträglich korrigiert werden.
Erst mit Abgabe der Vollständigkeitserklärung wird die Erhebung der Daten abgeschlossen und der Fragebogen „eingereicht“. Gesamt- oder Teilergebnisse lassen sich zu Auswertungszwecken jederzeit exportieren, bzw. ausdrucken.
Das Ergebnis
Unter der Federführung der Kanzlei HLB Hussmann ist im Zusammenspiel mit C.C.Buchner21 und Panvision eine Anwendung entstanden, die für zahlreiche Unternehmen einen großen praktischen Nutzen mit sich bringt und sie dabei unterstützt, den Change Prozess unbesorgt zu durchlaufen. „Die Zusammenarbeit mit Panvision lief reibungslos“, berichtet Andreas Gerster, Geschäftsführer bei C.C.Buchner21 und fügt hinzu: „Für die Programmierung des Fragebogens und der Administrationsoberfläche wurden stets besonders nutzerfreundliche und schlanke Lösungen, wie zum Beispiel ein Ampelsystem, gefunden. Auf Änderungen bei den Anforderungen wurde schnell und agil reagiert, sodass das Projekt innerhalb des Zeitplans umgesetzt werden konnte. Wir freuen uns auf die Fortsetzung der Zusammenarbeit.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
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Website-Relaunch für Klöckner Pentaplast: Panvision kombiniert seine Standard Software-Produkte zu einem performancestarken Auftritt
Wer eine Website erfolgreich relaunchen möchte, braucht neben einer guten, intensiven Vorbereitung und dem Mut, sich von alten Strukturen zu lösen, um den Weg für neue Ideen und Konzepte freizumachen, vor allem auch ein Content Management System, das den neuen Herausforderungen gerecht werden kann.
Für das Unternehmen Klöckner Pentaplast, das weltweit einer der führenden Produzenten innovativer Folien und Schalen für die Verpackung und den Schutz alltäglicher Produkte ist, waren diese Vorbedingungen bereits erfüllt. Denn neben dem konkreten Ansatz, nicht nur die Struktur der Website, sondern auch Texte und Bildsprache von Grund auf zu erneuern, stand bereits fest, dass – wie schon beim Relaunch vor fünf Jahren (Panvision berichtete) – auch dieser Webauftritt mit dem CMS PANSITE realisiert werden soll. Für Panvision war dies eine doppelte Bestätigung, da sich erst kürzlich die für die Unternehmenskommunikation verantwortlichen Mitarbeiter bei Klöckner Pentaplast personell neu aufgestellt und aufgrund der sehr guten Betreuung für die weitere Zusammenarbeit mit Panvision entschieden hatten. Für die grafische Realisierung wurde zusätzlich die Londoner Agentur Flag Communication Ltd mit ins Boot geholt.
Die gemeinsam zu erreichenden Ziele des Relaunchs waren schnell definiert: Die neue Webseite soll nicht nur informieren, sondern auch ästhetisch ansprechend und intuitiv bedienbar sein. Zudem muss sie dem Nutzer die Werte und das Markenversprechen des Unternehmens vermitteln und darüber hinaus den rechtlichen Vorgaben – zum Beispiel hinsichtlich der DSGVO – entsprechen.
Neben der optischen und konzeptionellen Überarbeitung wurden auch technische Details der Site optimiert, um die hart erkämpften Plätze im Ranking der Suchmaschinen beizubehalten, an Sichtbarkeit und Reichweite zu gewinnen und so mehr Leads zu generieren. Für eine flexible, responsive Darstellung der Website auf verschiedenen Endgeräten und die komfortable Nutzung via Tablet und Smartphone, wurde das Frontend-CSS-Framework Bootstrap eingesetzt.
Um alle Anforderungen schließlich in einer performanten, schlanken Site zusammenzubringen, hat Panvision zahlreiche PANSITE Add-ons in den Auftritt integriert, die das Know-how aus 20 Jahren CMS-Entwicklung vereinen und zusätzliche, beliebte Website-Funktionen bereitstellen. Diese haben gegenüber systemfremden Zusatzmodulen den Vorteil, dass sie zu 100 Prozent auf die Nutzung mit PANSITE abgestimmt sind, perfekt ineinandergreifen und den Auftritt auch aus technischer Sicht zu einer runden Sache machen. Durch das Einbinden der Softwareprodukte PANFLOW und PANBASE sollten bei der Entwicklung des Bedienkonzepts der Website sowohl auf Seiten der Nutzer als auch auf Seiten der Redakteure völlig neue Maßstäbe gesetzt werden.
Einfache News-Verwaltung mit dem Quicklister
Für eine effiziente Steuerung der Presseveröffentlichungen und die Gestaltung des Klöckner Pentaplast-Newsbereichs wurde der PANSITE Quicklister eingebunden, der über ein eigenständiges Backend verfügt und eine einfache, formularbasierte Pflege der Beiträge ermöglicht. So können Redakteure bei Klöckner Pentaplast geschriebene Texte einfach aus dem Textverarbeitungsprogramm herauskopieren und in das Quicklister-Formular eingeben. Um die Beiträge zusätzlich mit Mediendateien zu bestücken, bringt der Quicklister eine eigene Datenbank mit, in der zum Beispiel Teaser-Bilder hochgeladen und dem News-Text angefügt werden können. Zudem bietet er eine Gesamtübersicht aller Beiträge sowie Funktionen zur Kategorisierung und zur Filterung der News durch den Nutzer. Sollen bereits erstellte Beiträge erst zu einem späteren Zeitpunkt für die Öffentlichkeit zugänglich sein, können diese terminiert veröffentlicht werden. Nach der Veröffentlichung auf der Website kann der Newsbeitrag auch als PDF-Datei aufbereitet heruntergeladen werden.
Der Eventkalender
Ähnlich wie die formularbasierte Administration der Pressemitteilungen funktioniert auch die Ankündigung von Veranstaltungen mit dem PANSITE Eventkalender. Hier lassen sich alle wichtigen Infos zu bevorstehenden Events und Veranstaltungen zusammenfassen (Name, Ort, Link zur Veranstaltungswebsite) und zusätzlich über die Social Media Kanäle von Klöckner Pentaplast kommunizieren und teilen. Die Events werden dann nach Kategorien sortiert auf der Website angezeigt.
Investoren-Bereich mit PANFLOW-Unterstützung
Neben regelmäßigen Besuchern und Kunden begrüßt Klöckner Pentaplast auch Investoren auf seiner neuen Website, für die eigens ein passwortgeschützter Bereich eingerichtet wurde. Hier können registrierte Investoren die für sie relevanten Neuigkeiten einsehen und abrufen. Um die Registrierung und Verwaltung der Investoren zu optimieren und ein reibungsloses, professionelles Investor-Reporting zu gewährleisten, wurde ein PANFLOW Workflow integriert, der wichtige Zuständigkeiten regelt und das punktgenaue Versenden der Newsletter sicherstellt.
Standort-Übersicht mit der PANSITE Location-Business Card
Klöckner Pentaplast verfügt über 32 Werke in 18 Ländern und beschäftigt über 5.900 Mitarbeiter, die sich weltweit für die Betreuung von Kunden einsetzen. Um dem Website-Besucher eine detaillierte Übersicht über die zahlreichen Unternehmensstandorte zu geben, wurde mit Hilfe der PANSITE Business Card und der Integration von Google Maps eine interaktive Standort-Übersicht geschaffen. Bei der Suche nach einem bestimmten Standort hat der Nutzer verschiedene Möglichkeiten: Zum einen kann er diesen direkt über die eingebettete Weltkarte ausfindig machen, zum anderen steht ihm eine alphabetisch nach Ländern sortierte Liste mit den jeweiligen Standorten zur Verfügung. Besonderer Vorteil der Business Card: Mit diesem Modul ist es für Redakteure möglich, Namen und Adressen an einer zentralen Stelle zu verwalten. Eventuelle Aktualisierungen werden dann automatisch überall dort übernommen, wo diese Kontaktinformationen auf der Website angezeigt werden.
Einhalten der DSGVO – ohne Kopfzerbrechen
Worauf muss ich achten, wenn ich das Nutzerverhalten auf meiner Website analysieren möchte? Was ist erlaubt, was nicht? Und wie setze ich rechtskonform die neue Cookie-Richtlinie um? Die Antwort auf diese Fragen kann Klöckner Pentaplast ab sofort der von Panvision entwickelten Cookie-Anwendung überlassen, die dem Website-Besucher die Möglichkeit gibt, selbst über den Grad des Trackings seiner Aktivitäten zu bestimmen. Hierbei kann er auswählen, ob er nur die für die Nutzung der Site essenziellen Cookies zulässt oder auch dem Setzen funktionaler und statistischer Cookies (z. B. Google Analytics) zustimmt. Die jeweils verwendeten Cookies werden hierzu transparent aufgelistet und in ihrer Funktion deutlich erklärt.
PANBASE als Datenbank für Unternehmens- und Pressematerial
Um alle Materialien für eine einheitliche Unternehmenskommunikation bei Klöckner Pentaplast an einem zentralen Ort zu pflegen, wurde das Digital Asset Management System PANBASE eingesetzt. Hierdurch ist es möglich, Bilder, Grafiken und PDF-Dokumente zu administrieren, für ein einfaches Auffinden mit Schlagworten zu versehen und stressfrei alle Lizenzen im Blick zu behalten. Je nach Rechtevergabe können Mitarbeiter und externe Nutzer nun auf ausgesuchte, exakt auf die Unternehmenskommunikation zugeschnittene Assets zurückgreifen.
Fazit
In enger Zusammenarbeit zwischen Panvision, Klöckner Pentaplast und der Londoner Agentur flag ist eine Website entstanden, die stark auf das Bedürfnis der Nutzer eingeht, ihnen viele Annehmlichkeiten für den intuitiven Gebrauch bietet und dabei die Message des Unternehmens zielgerichtet nach außen transportiert. Der Einsatz der Bootstrap-Technologie in Verbindung mit den bewährten PANSITE Add-ons hat den Entwicklern die Möglichkeit gegeben, eine mit durchdachten Funktionen gefüllte aber dennoch schlanke Site zu erstellen, die im Schnelligkeitstest „PageSpeed Insight“ von Google erstaunliche 99 von 100 möglichen Punkten erreicht. „Mit dem zusätzlichen Einbinden seiner Workflow- und Digital Asset Management Software konnte das Team von Panvision unter Beweis stellen, dass es der richtige Partner zur Umsetzung einer Website ist, die mehr sein soll … als eine gewöhnliche Website“ (Jens Schafferhans, Global Communications, Klöckner Pentaplast).
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Das Workflow Management System PANFLOW wird 15!
Dass der Erfolg bis heute anhält, liegt vor allem wohl daran, dass wir in zwei Dingen besonders gut sind: Zum einen entwickeln wir unsere Software so, dass sie flexibel an die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kunden anpassbar ist. Der zweite Grund ist das, was uns als Team und Partner ausmacht: Was wir machen, machen wir nicht nur mit Verstand und viel Hintergrundwissen, sondern auch mit Herz. Wir liefern unsere Software nicht einfach nur aus: Ein Team, das sich so in fremde Prozesse hineinversetzt, als wäre es selbst Teil des jeweiligen Unternehmens, das den Kunden persönlich berät und jederzeit ansprechbar ist, gehört für uns untrennbar mit dazu.
Um den Anlass gebührend zu feiern, haben wir eine Jubiläumsseite erstellt, auf der wir unter allen Besuchern einen PANFLOW-Workshop im Wert von 1.300 Euro verlosen.
Zur Teilnahme füllen Sie einfach bis zum 13.12.2019 das Formular auf unserer Jubiläumseite aus. Der Gewinner wird in der darauffolgenden Woche von uns kontaktiert.
Die Anfänge von PANFLOW
Liebe Leserinnen und Leser,
Wir sind schon ein wenig stolz und freuen uns, dass wir mit unserem Workflow Management System über eine so lange Zeit in fast allen Bereichen der Wirtschaft vertreten sind.
Die Idee für die Entwicklung der Software entstand damals tatsächlich eher zufällig. Wir waren sehr erfolgreich mit unserem CMS PANSITE – und deutschlandweit einer der ersten Anbieter für Content Management Software, sodass wir viele namhafte Unternehmen zu unseren Kunden zählen konnten. Einer dieser Kunden, für die wir vor allem komplexe Firmen-Intranets aufbauten, stellte sich die Frage, die auch uns zu diesem Zeitpunkt bereits einige Male durch den Kopf ging: Wie können wir die Firmen-Intranets noch effizienter machen und den Mehrwert für den Nutzer weiter steigern? Wir entwickelten daraufhin in Zusammenarbeit mit diesem Kunden unseren ersten „Workflow“, die digitale Abbildung eines Urlaubsantrags, der über das Intranet ausgefüllt und an die zuständige Abteilung gesendet werden konnte. Da die Einsatzmöglichkeiten von Workflows so vielfältig und interessant waren, entschieden wir uns kurzerhand dazu, dieses Projekt nicht als erfolgreich abgeschlossen zu den Akten zu legen, sondern es als Startschuss für die Entwicklung einer eigenständigen Software zu sehen. Das war 2004 der Anfang von PANFLOW.
Wir möchten an dieser Stelle allen Kunden und Weggefährten für ihr Vertrauen in uns und unsere Software danken und freuen uns auf zukünftige gemeinsame Projekte.
Hermann Lüpken (Geschäftsführer Panvision)
Dr. Frank Fetthauer, der Mann hinter PANFLOW
Wenn es um PANFLOW und seine Geschichte geht, ist einer unserer Mitarbeiter automatisch untrennbar damit verbunden, denn er ist von Tag eins an maßgeblich für die Idee und die Weiterentwicklung der Software verantwortlich: Dr. Frank Fetthauer. Wir schätzen ihn als Kollegen sehr und freuen uns, dass er unser Team seit so vielen Jahren bereichert, denn ihm hätten zahlreiche weitere Türen für seine berufliche Laufbahn offen gestanden. Doch er entschied sich damals – nachdem er seine Promotion in Physik mit Summa cum Laude abgeschlossen hatte und während eines USA-Urlaubs noch einmal Zeit und Ruhe fand, über seine Pläne nachzudenken – für uns. Panvision war zu dieser Zeit frisch gegründet und die Geschäftsführung dachte zur Verstärkung des Teams sofort an ihren damaligen Kommilitonen, der gemeinsam mit ihnen die Physik-Arbeitsgruppe besucht hatte. Als sich die Wege daraufhin ein weiteres Mal kreuzten war klar – Frank Fetthauer gehört zu Panvision! Heute ist er Kopf eines ganzen PANFLOW Teams, gibt Workshops und Schulungen und denkt immer schon ein bisschen weiter, als man es erwartet.
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Von der Keks-Idee zum Kunden:
Frau Lücke, Bahlsen hat sich 2017 im Zuge einer Ausschreibung für Panvision als Partner zur digitalen Umsetzung bedeutender Unternehmensworkflows entschieden. Was war der ausschlaggebende Grund für diese Entscheidung?
Wir wollten unser bestehendes Workflow-Tool ablösen, da selbst kleinere Änderungen bei unserem IT-Dienstleister beauftragt werden mussten und wir wenig selbständig ändern konnten. Aufgrund unseres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist dies in den letzten Jahren immer häufiger erforderlich gewesen. Das Workflow Management System von Panvision schafft Transparenz darüber, welche Vorgänge noch offen sind und ist sehr intuitiv in der Anwendung. Das hat uns letztendlich zu unserer Entscheidung bewogen und erleichtert die Arbeit der Kollegen spürbar.
Woran haben Sie denn gemerkt, dass der Zeitpunkt für ein digitales Workflow Management gekommen ist?
Das haben wir daran gemerkt, dass wir den immer spezieller werdenden Wünschen unserer Kunden und Konsumenten mit dem bis dato eingesetzten Workflow-Tool nicht mehr optimal nachkommen konnten. Das digitale Workflow Management mit PANFLOW hilft uns nun, diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Panvision hat im vergangenen Jahr schon über die Umsetzung des ersten Bahlsen-Workflows mit PANFLOW, der Generierung neuer Artikel, berichtet: Von der „Keks-Idee“ bis hin zum fertigen Produkt im Kaufhaus-Regal wurden zahlreiche Arbeitsschritte der Prozesskette digital abgebildet und optimiert. Für Panvision war dies ein ganz besonderer Workflow, denn viele unserer Mitarbeiter besitzen neben der Begeisterung für die Softwareentwicklung ausgesprochene Kompetenzen in der Konsumierung von Süßgebäck und fast jeder verbindet mit den Bahlsen-Produkten seine eigenen Erfahrungen, oft sogar Kindheitserinnerungen. Aber genug von uns: Wie haben Sie denn die Umsetzungsphase des ersten Workflows und auch die gemeinsam mit Panvision durchgeführten Workshops erlebt?
Wir haben diese Phase sehr positiv in Erinnerung. Die Projekt-Workshops waren hilfreich und produktiv und oft konnten wir direkt in die Umsetzung einsteigen und erste Ergebnisse sehen. Aber auch abseits der Workshops vor Ort haben wir oft in Telefonkonferenzen gearbeitet oder Problemstellungen kurz per E-Mail besprochen und gemeinsam gelöst. Bahlsen hat für das Workflow-Projekt ein vielseitiges Team aufgestellt – die Schnittstelle zu Panvision war aber immer unsere Projektleitung. Durch das 1:1-Verhältnis zwischen dem zuständigen Chef-Entwickler bei Panvision und unserer Projektleitung konnten Probleme schnell und effizient – manchmal auch nach Rücksprache mit dem Team – gelöst werden, wodurch ein gutes und konstruktives Arbeitsverhältnis entstanden ist.
Sind nach der erfolgreichen Einführung des Artikel-Workflows noch Erweiterungen oder neue, eigenständige Workflows dazugekommen?
Durch die stetige Optimierung des Prozesses und die Wünsche unserer Mitarbeiter entwickeln wir tatsächlich auch eineinhalb Jahre nach dem Start unseren ersten Workflow noch weiter und werden dies auch in den kommenden Monaten und Jahren tun. Wir haben uns bewusst für eine Workflow-Variante entschieden, die diese kontinuierliche Weiterentwicklung ermöglicht und führen diese – je nach Komplexität – selbstständig oder mit der Hilfe von Panvision durch.
Anfang 2019 wurde zudem in Zusammenarbeit unseres Projektteams und Panvision noch ein weiterer Workflow für die Verwaltung unserer Investitionsanträge entwickelt.
Die ersten Workflows wurden also noch in enger Zusammenarbeit mit Panvision umgesetzt. Wann war der Moment gekommen, an dem Sie entschieden haben, auch eigenständig Workflows zu erstellen?
Schon bei der Auswahl von PANFLOW als Workflow Management System hatten wir das Ziel, Workflows auch selbstständig zu entwickeln – abhängig davon, wie komplex sich der jeweilige Prozess gestaltet.
Bei den ersten beiden Workflows lag die Prozessentwicklung bei Bahlsen und die technische Umsetzung bei Panvision. Mitte 2019 ging dann unser erster eigenständig erstellter Workflow an den Start. Hier wurden sowohl die Prozessentwicklung als auch die technische Umsetzung von Bahlsen durchgeführt.
Auch wenn wir einfachere Workflows nun selbst erstellen, unterstützt uns Panvision weiterhin bei Problemen oder Fragestellungen im Bereich Workflow Management, die wir mit unserem Know-how nicht klären können, und hilft uns dabei, unsere Kompetenzen zu verbessern. Ist eine Problemstellung doch mal zu komplex, überlassen wir die Aufgabe den Entwicklern von Panvision.
Erzählen Sie uns noch etwas mehr über den ersten selbstständig erstellen Workflow …
Unser erster „eigener“ Workflow betrifft die Aussteuerung von inaktiven Artikelnummern, also dem Gegenpart unseres ersten Workflows zur Einführung neuer Artikel. Da wir ein weltweit agierendes Unternehmen sind, betrifft dies mehrere Länder, mehrere Händler, verschiedene Verpackungsgrößen und verschiedene Rezepturen.
Damit zum Beispiel die Aussteuerung von Roh- und Packstoffen gut funktioniert, müssen die zuständigen Mitarbeiter schnell die dafür notwendigen Informationen erhalten. Dabei unterstützt uns der neue Workflow, indem er Informationen zum Zeitpunkt der Auslistung, der Reichweite von Roh- und Packstoffmaterialien und den damit verbundenen Kosten teilt und so eine reibungslose Abstimmung zwischen Vertrieb und Produktion gewährleistet.
Da Sie nun mitten im Thema sind und erfolgreich eigene Workflows erstellen – ein kurzer Blick zurück auf die ersten Schritte mit PANFLOW: Wie schnell konnten Sie sich in das Workflow Management System einarbeiten und wie wurden Sie beim Kennenlernen der Software unterstützt?
Während der Entwicklung unseres ersten Workflows haben wir zeitgleich eine entsprechende Administratoren-Schulung erhalten. Da PANFLOW aber vielfältige Möglichkeiten bietet, muss man selbst auch Dinge ausprobieren. Man lernt regelmäßig dazu – sei es durch Testen und Probieren oder durch die Hilfestellung von Panvision.
Eine Herausforderung besteht darin, wenn – wie in unserem Fall – eine IT-fremde Fachabteilung den Workflow weiterentwickelt oder erstellt. Denn bei sehr komplexen Prozessen oder einzelnen Prozessschritten kann es vorkommen, dass bestimmte Teile eine individuelle Programmierung erfordern, was meist nicht im Fähigkeitenbereich einer IT-fremden Abteilung liegt. Dann braucht es ab und an die Unterstützung des Entwicklers.
Was schätzen Sie an PANFLOW und Panvision?
Die Unterstützung durch Panvision endet nicht mit dem Projektabschluss. Man kann sich jederzeit an den jeweiligen Ansprechpartner wenden und bekommt auch kurzfristig eine Rückmeldung – oft sogar eine direkte Problemlösung. Zudem hat man das Gefühl, mit jemandem zu sprechen, der nicht nur die Programmiersprachen beherrscht, sondern sich durch jahrelange Erfahrung in den Nutzer hereinversetzten kann, die richtigen Fragen stellt und bereits einen Schritt weiterdenkt.
Vielen Dank!
Und was hat sich letztendlich durch den Einsatz des Workflow Management Systems in Ihrem Unternehmen bzw. an den Arbeitsabläufen verändert?
Durch die digitalen Workflows sind unsere Prozesse viel transparenter geworden! Zudem können wir an vielen Stellen den anfallenden Papierverkehr stark einschränken und sparen wichtige Ressourcen ein.
Es freut uns sehr, zu hören, dass PANFLOW und auch unser Team zur Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse beitragen konnten – und können. Sind denn zukünftig noch weitere Workflows in Planung?
Ja. Wir arbeiten aktuell bereits an unserem vierten Workflow, der derzeit noch in den Kinderschuhen steckt. Auch hier entwickeln wir größtenteils alles selbst – mit Unterstützung einiger Telefonkonferenzen, um gemeinsam mit Panvision Fragen zu klären oder Lösungswege zu besprechen.
Frau Lücke, vielen Dank für das Interview!
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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