Digitalisierung der Unternehmensprozesse bei Henrich Baustoffzentrum
Herr Stöcker, wie stellte sich die Ausgangslage vor der Einführung von PANFLOW dar – insbesondere mit Blick auf den Digitalisierungsstand und potenzielle Schwierigkeiten in den Prozessabläufen?
„Wenn man auf die Baustoffbranche insgesamt schaut, sieht man, dass es beim Thema Digitalisierung noch deutliches Aufholpotenzial gibt – zumindest ist das unsere Erfahrung. Umso erfreulicher ist es, dass wir im direkten Branchenvergleich bereits ganz gut aufgestellt sind und viele Themen frühzeitig angegangen sind.
Schaute man dann aber genauer auf die eigenen Abläufe, wurde schnell klar, dass diese solide Ausgangslage noch nicht überall in automatisierte Prozesse übersetzt war. Zwar hatten wir bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz, Eingangsrechnungen wurden weitgehend automatisiert weitergeleitet und auch die Vertriebsprozesse waren im ERP-System abgebildet. Viele interne Themen, etwa Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge, Mitarbeitergespräche oder die Beschaffung von Arbeitskleidung, liefen jedoch noch nicht digital oder einheitlich strukturiert. Zudem fehlten verbindliche Richtlinien – weshalb wir uns schon länger mit der Einführung eines Workflow-Management-Systems beschäftigten.“
Gab es einen konkreten Anlass, der die Suche nach der passenden Software ausgelöst hat, oder entwickelte sich dieser Bedarf eher schrittweise?
„Es war eher ein schleichender Prozess. Jedenfalls wurde mit der Zeit immer deutlicher, dass das bestehende „Prozesschaos“ langfristig nicht mehr tragbar ist. Um dieses zu beseitigen, brauchte es klare, idealerweise automatisierte Abläufe, bei denen eindeutig ist, wohin der nächste Prozessschritt führt.“
Wie sind Sie bei der Suche nach einer geeigneten Lösung dann vorgegangen – und welche Kriterien waren für Sie besonders entscheidend?
„Der erste Kontakt zu Panvision kam über einen Kollegen zustande – noch bevor ich meine aktuelle Position angetreten habe. Er kannte PANFLOW bereits, hat mir das System vorgestellt und mir empfohlen, mich näher damit auseinanderzusetzen.Natürlich haben wir uns parallel auch andere Workflow-Lösungen angesehen. Bei einigen Anbietern wirkte das Design auf den ersten Blick etwas ansprechender. Ausschlaggebend waren für uns am Ende aber die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten von PANFLOW, die flexiblen Lizenzmodelle – und ganz klar auch der Preis. Besonders überzeugt hat uns außerdem, wie unkompliziert sich geplante Schnittstellen zu anderen Systemen umsetzen lassen.Vor diesem Hintergrund haben wir uns ganz bewusst für eine Unlimited-Lizenz entschieden, um von Anfang an mehrere Geschäftsprozesse digitalisieren zu können. Inzwischen haben wir auch das neue PANFLOW-Design kennengelernt, das deutlich moderner wirkt. Parallel zur Umsetzung der Prozesse sind wir deshalb direkt auf das neue Design umgestiegen und lassen Schritt für Schritt noch weitere, individuelle Anpassungen in unserem Corporate Design von Panvision vornehmen.“
Wo lagen die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse, und wie sind Sie bei der Vorbereitung vorgegangen?
„Bevor wir mit der Digitalisierung gestartet sind, haben wir uns zuerst intensiv mit den jeweiligen Fachabteilungen, wie dem Einkauf und der Buchhaltung, zusammengesetzt, um zu klären, wie die einzelnen Prozesse aussehen sollen und welche Schritte dafür notwendig sind. Die Prozesse wurden also zunächst klassisch auf Papier beschrieben.In einem gemeinsamen Workshop mit Panvision haben wir dann beispielhaft den Prozess der Spesenabrechnung digital umgesetzt und konnten diesen im Anschluss auch ausführlich testen. Parallel dazu wurde von Panvision direkt eine für uns wichtige Schnittstelle programmiert. Nach dieser intensiven Testphase war für uns schnell klar, dass PANFLOW gut zu uns passt. Entsprechend haben wir uns für die Lösung entschieden und auch das Angebot genutzt, unsere Workflow-Admins gezielt von Panvision schulen zu lassen. Mit dem vermittelten Know-how konnten wir anschließend dann sehr schnell in die eigenständige Entwicklung weiterer Workflows einsteigen.
Die eigentliche Gestaltung eines Workflows ist aus meiner Sicht tatsächlich der einfachere Teil. Die größeren Herausforderungen liegen eher bei der durchdachten Erstellung der Formulare und der Regelung der Sichtbarkeiten für verschiedene Mitarbeiter oder Rollen im Workflow. Auch hier war die Unterstützung von Panvision aber durchweg sehr gut.
Ein großer Vorteil von PANFLOW – finde ich – ist außerdem, dass sich Prozesse auch im laufenden Betrieb noch anpassen lassen, zum Beispiel wenn man neue Schritte einfügen möchte. Das macht es zum einen einfacher, Workflows nochmal zu überdenken, und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Prozesse flexibel und zukunftsfähig bleiben.“
Und wie waren dann Ihre ersten Schritte in der neuen Software?
„Es hat von Anfang an einfach gepasst. Mit PANFLOW startet man im Grunde auf einer „grünen Wiese“ und hat absolute Freiheit bei der Gestaltung der Prozesse. Das System bietet unglaublich viele Möglichkeiten – die Grenzen liegen am Anfang eher bei der eigenen Erfahrung als bei der Software selbst.Wenn wir an solchen Punkten Fragen hatten, haben wir aber immer schnell Unterstützung bekommen und sehr guten Support von Panvision erlebt. Die Erstellung und Administration der Workflows ist mit PANFLOW zwar etwas komplexer als bei manch scheinbar intuitiveren Lösungen, dafür stößt man dort oft auch schneller an Grenzen. Bei PANFLOW hat man diese Einschränkungen einfach nicht – und genau das schätzen wir sehr.“
Welche Workflows sind aktuell schon im Einsatz?
„Derzeit sind bei uns drei Workflows bereits produktiv im Einsatz, von denen wir sogar zwei komplett eigenständig konzipiert und umgesetzt haben:
Spesenabrechnung: Früher lief dieser Prozess klassisch über PDF: Der Vorgesetzte unterschrieb, Quittungen wurden kopiert, ausgedruckt, im DMS abgelegt und verteilt. Heute läuft alles papierlos über PANFLOW. Mitarbeitende füllen das Formular online aus, laden per Handy ein Foto der Quittung hoch und können jederzeit den Status einsehen – zum Beispiel ob noch eine Genehmigung fehlt oder die Buchhaltung den Vorgang schon bearbeitet hat. Das ist einer unserer längsten Workflows, aber gleichzeitig einer der saubersten.
Lieferantenanlage: Hier füllt der Verkäufer einen Antrag mit Pflichtfeldern aus und schickt ihn ab. Die Inhalte werden automatisch geprüft, zum Beispiel die IBAN auf Länge und Aufbau. Das erleichtert dem Einkauf die Arbeit enorm und funktioniert sehr reibungslos.
Mitarbeitergespräche: Dieser Workflow ist sicherlich der komplexeste. Er ist sehr umfangreich und beinhaltet sogar Unter-Workflows, da Mitarbeitende und Führungskräfte die Formulare parallel ausfüllen sollen.
Weitere Workflows, die wir zeitnah gern umsetzen möchten, stehen auch schon in der Pipeline.“
Welche weiteren Workflows und Entwicklungen sind denn für die Zukunft noch geplant?
„Geplant sind auf jeden Fall noch weitere Schnittstellen zu Drittsystemen. Eine AD-Schnittstelle gibt es bereits. Außerdem steht noch ein On- und Offboarding-Workflow an, der wahrscheinlich ziemlich umfangreich ausfallen wird. Gerade in solchen Fällen ist es für uns ein großer Vorteil, dass Panvision bei Bedarf die komplette Umsetzung des Workflows übernehmen kann. Wir überlegen tatsächlich, dieses Angebot zu nutzen, weil uns intern oft einfach die zeitlichen Ressourcen fehlen.
Weitere Themen, die noch in der Pipeline sind, betreffen Workflows zu Artikelanlage, Ideenmanagement, Anforderungsanfragen von Mitarbeitenden vor Ort, Beantragung von Arbeitskleidung sowie Investitions- und Sonderurlaubsanträgen.“
Abschließend gefragt: Was hat sich durch PANFLOW verändert, und wie fällt das Feedback der Mitarbeitenden aus?
„Wie bei jeder neuen Systemeinführung gab es auch bei uns anfangs ein paar „Akzeptanzthemen“ – vor allem, weil durch die Digitalisierung nach und nach immer mehr Systeme für die Kollegen und Kolleginnen hinzukommen.Insgesamt fällt das Feedback der über 300 Mitarbeitenden, die an den Workflows teilhaben, aber sehr positiv aus, weil die Prozesse jetzt viel transparenter sind und jederzeit nachvollzogen werden können. Wir stehen noch am Anfang, aber viele Prozesse laufen heute deutlich reibungsloser, und man sieht schon jetzt klare Verbesserungen.
Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit der eingeschlagenen Richtung und ich habe die Entscheidung für PANFLOW rückblickend nie bereut: Das bisherige „Prozesschaos“ wird Schritt für Schritt aufgelöst. Durch die Digitalisierung gewinnen wir deutlich an Transparenz, Kontrolle und Übersicht – besonders für die Administratoren, die jederzeit sehen können, wo die Prozesse stehen oder wo es auch mal hakt. Das spart enorm viel Zeit und Aufwand und kommt letztlich dem gesamten Unternehmen zugute.“
Herr Stöcker, vielen Dank für das Interview!
Panvision – Geschäftsprozesse digital denken und effizient gestalten
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse – von einfachen Verwaltungsaufgaben über die medienübergreifende Steuerung von Veröffentlichungen bis hin zur vollständigen Abbildung komplexer Geschäftsmodelle. Unsere Softwarelösungen machen Unternehmen nicht nur effizienter, sondern sorgen auch für mehr Transparenz und bessere Steuerbarkeit von Arbeitsabläufen.
Unsere Kunden kommen zu uns, wenn bestehende Systeme und Ressourcen an ihre Grenzen stoßen. Gemeinsam entwickeln wir individuelle, zukunftssichere Lösungen – mit Erfahrung, Augenmaß und dem festen Willen, jede Herausforderung erfolgreich zu meistern.
Was Panvision besonders macht, ist unser ganzheitlicher Blick: Mit über 30 Jahren Entwicklungserfahrung verstehen wir nicht nur die technischen, sondern auch die geschäftlichen Anforderungen unserer Kunden. Wir verbinden Bewährtes mit Neuem – lösungsorientiert, pragmatisch und ohne IT-ideologische Barrieren.
Und wir bleiben: Auch nach Projektabschluss sind wir verlässlicher Ansprechpartner. Unsere Kunden stehen mit Panvision-Produkten nie allein da – hinter jeder Lösung steht ein engagiertes Team, das langfristige Zusammenarbeit lebt. Vielleicht ist genau das der Grund, warum aus vielen Projekten echte Partnerschaften geworden sind – seit Jahrzehnten.
Panvision GmbH
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Mehr Sicherheit für Unternehmen: Business Continuity Management mit PANFLOW
Die Bedeutung von BCM
Business Continuity Management ist mehr als eine Pflichtaufgabe. Es ist entscheidend für die Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens, denn es stärkt die Fähigkeit, Störungen schnell zu erkennen und mit technischen, organisatorischen und kommunikativen Maßnahmen adäquat darauf zu reagieren.
Dennoch sind Verantwortlichkeiten oft unklar, Abhängigkeiten verstreut dokumentiert, Einschätzungen subjektiv, und wichtige Pläne liegen unstrukturiert in Ordnern oder Netzlaufwerken. Die Bedeutung eines robusten BCM wird häufig erst dann wirklich spürbar, wenn ein Unternehmen tatsächlich in eine Krisensituation gerät.
Dabei betrifft das Thema nicht nur Organisationen oder Unternehmen unter KRITIS-Regelungen, wie etwa Zahlungsdienstleister, Netzbetreiber, Krankenhäuser oder Rechenzentren. Jedes Unternehmen, ob klein oder groß, profitiert im Ernstfall davon, auf klare Regelungen zurückgreifen zu können. Egal, ob dies Ausfälle von Systemen, Infrastruktur, Produktion oder Dienstleistern sind: In der Krise hilft jede Dokumentation, auf die zurückgegriffen werden kann.
Unser BCM-Workflow setzt genau hier an: Er ermöglicht einen klar strukturierten Einstieg – auch für BCM-Neulinge. Die zentralen Prozessschritte sind im System abgebildet und führen Fachbereiche, IT und BCM-Verantwortliche transparent und nachvollziehbar durch die Erstellung aller erforderlichen Dokumente.
Wir arbeiten kontinuierlich an der Erweiterung des Workflows, möchten Ihnen jedoch schon jetzt einige wesentliche Schritte vorstellen.
Der Workflow im Detail
Schritt 1: Verantwortliche für kritische Elemente ermitteln
Der BCM-Beauftragte eröffnet einen neuen Vorgang und fordert verantwortliche Personen im Unternehmen dazu auf, zu benennen, ob kritische Tätigkeiten oder Ressourcen in ihren Bereichen existieren. Der Workflow kann direkt mit der Benutzerverwaltung verknüpft werden, wodurch Verantwortliche sich präzise nach Position oder Funktion auswählen lassen.
Bei Bedarf lassen sich IT oder HR per Klick einbeziehen, um zusätzliche Schlüsselpersonen zu befragen. Ergänzt beispielsweise die IT eine weitere Person, wird diese automatisch in die Verantwortlichkeitsliste aufgenommen.
Sobald der BCM-Verantwortliche und gegebenenfalls HR oder IT ihre Bearbeitungen abgeschlossen haben, geht der Workflow automatisch in den nächsten Schritt über.
Schritt 2: Kritische Elemente erfassen
Alle so ermittelten Verantwortlichen erhalten automatisch eine Aufforderung, jene Elemente zu benennen, die sie in ihren Bereichen als kritisch einschätzen. Dies können Prozesse, Systeme, Geräte – oder auch interne oder externe Ressourcen sein. Zu jedem Eintrag sollte eine kurze Beschreibung ergänzt werden, um spätere Einordnungen zu erleichtern. Das flexible Workflow-Formular erlaubt es, bei Bedarf gleich mehrere kritische Elemente anzulegen, ohne dass zusätzliche Kommunikation notwendig ist.
Nach dem Absenden werden die Angaben dem BCM-Verantwortlichen zur weiteren Sichtung zur Verfügung gestellt.
Schritt 3: Konsolidieren kritischer Elemente und Sicherstellen der Zuständigkeiten
Der BCM-Verantwortliche besitzt hierdurch nun eine vollständige Übersicht über alle kritischen Elemente des Unternehmens. In dieser Phase lassen sich Dubletten erkennen und bereinigen. Wird dasselbe Element von mehr als einer Person genannt, aber unterschiedlich beschrieben, entscheidet der BCM-Verantwortliche, welcher Eintrag der gültige ist, und kennzeichnet den jeweils anderen als Duplikat. So wird zum einen sichergestellt, dass nicht mehrere Versionen eines kritischen Elements existieren und zum anderen, dass jedes kritische Element exakt einer Person zugeordnet ist.
In diesem Schritt wird außerdem festgelegt, in welchem Intervall die Zuständigkeit zukünftig überprüft wird. Ob täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich – der Workflow erinnert automatisch daran zu prüfen, ob der hinterlegte Verantwortliche weiterhin verantwortlich ist. Auf diese Weise bleiben Daten aktuell und Verantwortlichkeiten langfristig nachvollziehbar.
Schritt 4: Kritikalität und Wiederherstellungsparameter
Im nächsten Schritt fragt der Workflow beim Verantwortlichen die zeitliche Kritikalität seiner gemeldeten Punkte ab. Er muss definieren, wie lange ein Ausfall tolerierbar ist und ab welchem Zeitpunkt ernsthafte Auswirkungen entstehen.
Beispiel:
Ein Webserver kann bis zu vier Stunden ohne gravierende Folgen ausfallen, danach entstehen Probleme für das Unternehmen. Im Workflow-Formular wird der Zeitraum „unkritisch bis …" und "kritisch ab …“ automatisch farblich visualisiert: Grün für unkritisch, Rot ab Eintritt der kritischen Phase. Gibt der Verantwortliche an, dass ein Ausfall zum Beispiel bis zu 4 Stunden unkritisch ist und erst nach einem Tag eine kritische Lage entsteht, kennzeichnet die Anwendung den Zeitraum dazwischen automatisch in Gelb – als mittlere Kritikalität.
Nach der Definition geht der Workflow zurück zum BCM-Verantwortlichen, der die Qualität der Einschätzung prüft. Dieser entscheidet auch, ob zum Beispiel zusätzliche Angaben erforderlich sind, insbesondere zu den Erwartungswerten an RTO und RPO.
- RTO (Recovery Time Objective): bis wann ein System oder Prozess wieder lauffähig sein muss.
- RPO (Recovery Point Objective): wie viel Zeit verstreichen darf, bzw. oft damit verbunden, welche Menge an Daten im Ernstfall maximal verloren gehen darf.
Wenn diese Angaben erforderlich sind, kehrt der Workflow zum Verantwortlichen zurück, um auch diese Zeiträume zu bestimmen. Eine Farbskala unterstützt hierbei visuell und erleichtert die Bearbeitung.
Im Anschluss an diesen Schritt beurteilt der BCM-Verantwortliche die Plausibilität der Zeiträume. Falls die IT-Systeme involviert sind, markiert der BCM-Verantwortliche dies im Formular. Der Workflow weist die Aufgabe der IT zu und diese ergänzt die Realwerte:
- RTA (Recovery Time Actual): tatsächliche Zeit bis zur vollständigen Wiederherstellung
- RPA (Recovery Point Actual): tatsächlicher Datenverlust im Ernstfall
Sofern eine Diskrepanz zwischen Erwartungswert und Realwert in der Widerherstellung sichtbar sind, kann der BCM-Verantwortliche die Klärung einleiten. Je kongruenter Erwartungswert und Realwert sind, umso besser kann im Folgenden geplant werden.
Optional kann an dieser Stelle die Durchführung einer Risikobewertung in den Workflow integriert werden. Dies kann wichtig sein, um große Diskrepanzen zu fixieren und die Gefahren aus der Abweichung zu bewerten.
Schritt 5: Maßnahmenpläne sicherstellen
Abschließend prüft der BCM-Verantwortliche für jeden kritischen Punkt, ob bereits Notfall- und Vorsorgepläne vorhanden sind. Im Erstdurchlauf wird dies nicht erwartet, jedoch steigt mit jedem Durchlauf die Qualität des Plans. Es wird dabei zwischen Geschäftsfortführungsplänen, Wiederanlaufplänen und Wiederherstellungsplänen unterschieden. Fehlt einer dieser Pläne, fordert das System den Verantwortlichen auf, einen entsprechenden Plan hochzuladen.
Der BCM-Verantwortliche prüft anschließend, ob der Plan akzeptabel ist oder nachgebessert werden muss. Sind alle notwendigen Dokumente vorhanden, ist der Workflow-Durchlauf beendet.
Mehrwert für BCM-Teams und IT-Abteilungen
Dieser vollständig digitale Workflow schafft Klarheit, Struktur und Geschwindigkeit in einem Bereich, der traditionell von manuellen Excel-Listen, E-Mail-Rückfragen und unvollständigen Dokumentationen geprägt ist. Verantwortlichkeiten sind eindeutig und aktuell, Einschätzungen werden zentral gesammelt, Bewertungsmodelle sind einheitlich und Notfallplanungen werden verlässlich überwacht.
IT und Fachbereiche agieren gemeinsam in einem System, das die Realität der Organisation abbildet. Insbesondere das Erwartungsmanagement an die IT ist aus unserer Sicht ein nicht zu unterschätzender Mehrwert. Die IT kennt die Erwartungen der Fachbereiche und der Fachbereich kennt den Realwert. Unterschiedliche Werte können weit vor dem BCM-Notfall diskutiert werden und eskalieren nicht in diesem.
Die BCM-Verantwortlichen erhalten jederzeit eine übersichtliche Lageeinschätzung. Unternehmen gewinnen Transparenz, Audit-Sicherheit und echte Resilienz – nicht auf Papier, sondern im operativen Alltag.
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Panvision entwickelt maßgeschneiderte KI für Unternehmen
Individuell entwickelte KI: Sicher, datenschutzkonform und passgenau für Ihre Geschäftsprozesse
Um den Einstieg so praxisnah wie möglich zu gestalten, bieten wir Ihnen eine sichere Testumgebung, in der Sie Ihre KI unter realen Bedingungen ausprobieren können. Unternehmensdaten lassen sich integrieren, konkrete Szenarien durchspielen, erste Prototypen evaluieren. So gewinnen Sie früh ein klares Bild davon, wo KI in Ihren Prozessen echten Mehrwert schafft.
Schritt für Schritt entsteht daraus eine Lösung, die sich nahtlos in Ihre Systeme einfügt, Ihre Workflows unterstützt und kontinuierlich mitlernt. Dabei behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Daten, Nutzerrechte und Auswertungen.
Besonders wichtig: Unser „Made in Europe“-Ansatz stellt sicher, dass Betrieb, Compliance und Datenschutz höchsten Anforderungen entsprechen – ein wesentlicher Faktor für alle, die Verantwortung für digitale Strategien und sensible Informationen tragen.
Wie sich eine solche KI konkret einsetzen lässt, zeigt unter anderem die Integration unseres KI-Chatbots in das Content-Management-System PANSITE. Geschützte Inhaltsbereiche, personalisierte Ausspielung, präzise Steuerung sensibler Informationen und kontinuierliches Feedback bieten Unternehmen die Möglichkeit, Wissen zielgenau bereitzustellen und interne wie externe Nutzer besser zu unterstützen.
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Panvision – Geschäftsprozesse digital denken und effizient gestalten
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse – von einfachen Verwaltungsaufgaben über die medienübergreifende Steuerung von Veröffentlichungen bis hin zur vollständigen Abbildung komplexer Geschäftsmodelle. Unsere Softwarelösungen machen Unternehmen nicht nur effizienter, sondern sorgen auch für mehr Transparenz und bessere Steuerbarkeit von Arbeitsabläufen.
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Panvision relauncht den Web-Auftritt der Knappschaft Kliniken
Die Knappschaft Kliniken sind ein deutschlandweiter Klinikverbund, der für seine medizinischen Spitzenleistungen bekannt ist und traditionelles Know-how mit moderner Technik verbindet. Im Panvision Kundeninterview berichtet Christopher Wittmers, Leiter des Geschäftsbereichs Marketing & Kommunikation bei der Knappschaft Kliniken Solution GmbH, wie es gemeinsam mit Panvision gelungen ist, die Websites aller Krankenhäuser nach der neuen Dachmarkenstrategie in einem Web-Auftritt zu vereinen.
Herr Wittmers, Panvision und die Knappschaft blicken ja bereits auf eine langjährige Partnerschaft zurück und haben in den vergangenen 15 Jahren schon einige Relaunches der einzelnen Krankenhäuser durchgeführt. Was macht diesen so besonders?
„Für uns ist dieser Relaunch von großer Bedeutung, weil er nach außen hin ein völlig neues Erscheinungsbild der Knappschaft Kliniken zeigt und die konsequente Fortführung einer Strategie ist, die der Verbund bereits seit einigen Jahren verfolgt.“
Das klingt spannend, verraten Sie uns, wie es genau dazu kam?
„Aus der Historie heraus sind eine Vielzahl einzelner Knappschaftskrankenhäuser entstanden, die bis vor kurzem eher als Einzelgesellschaften agiert haben. Im Zusammenspiel all dieser Häuser bieten wir als Knappschaft Kliniken ein extrem hohes Leistungsspektrum an, was aber von außen so nicht wahrgenommen wurde, weil in vielen Häusern der Name „Knappschaft“ gar nicht drinsteckte. Ein potenzieller Patient konnte bei der Suche im Internet zwar alles über ein bestimmtes Haus erfahren, fand aber unter Umständen nicht heraus, dass es in einer benachbarten Stadt einen weiteren Standort gibt, der die gewünschte Leistung anbietet, ohne den Klinikverbund wechseln zu müssen.
Heruntergebrochen kann man also sagen, dass wir das „Wir“-Gefühl als Klinikverbund in der internen und externen Kommunikation nicht so gut vermitteln konnten. Anfang 2024 haben wir deshalb den Entschluss gefasst, alle Häuser unter einer neuen Dachmarkenstrategie zu vereinen, uns stärker als Verbund zu positionieren und die Marke Knappschaft Kliniken stärker zu etablieren.“
Und die sieht wie konkret aus?
„Die Neuausrichtung umfasst zum einen die Umbenennung der Klinikstandorte, um den Wiedererkennungswert zu stärken und die Zugehörigkeit der Kliniken zu einem Verbund deutlich zu machen. Alle Häusern sollten einen einheitlichen Namen erhalten, ergänzt um den jeweiligen Standort. Zudem wurde ein neues, modernes Corporate Design entworfen und in diesem Zuge auch der Relaunch der Websites geplant – weg von der Heterogenität, hin zu einem gemeinsamen Dach, das alle Häuser und Leistungen des Verbundes unter sich vereint.“
Wenn es zum Relaunch kommt, stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, ob man bei dem zugrundeliegenden Content Management System bleibt oder sich etwas ganz Neuem zuwendet. War das auch Gegenstand Ihrer Überlegungen?
„Natürlich unterzieht man eine lange genutzte Software nach einigen Jahren auch mal einer neuen Bewertung und genau so passierte es auch in unserem Team, als es darum ging, ob wir mit dem System PANSITE in die nächste Runde gehen. Vor eineinhalb Jahren habe ich dann einen Termin mit der Geschäftsführung und dem zuständigen Projektleiter von Panvision ausgemacht und wir haben einfach mal zwei Stunden lang darüber geredet, was unsere Vorstellungen und Ansprüche sind, in welche Richtung wir gehen wollen und welchen Anteil Panvision dazu beitragen kann. Für mich war das ein hervorragender Termin, weil wir einfach total offen miteinander umgegangen sind. Wir haben uns dann zum Ziel gesetzt, uns zukünftig regelmäßig zu treffen, um gemeinsam weiterzukommen. Ich war wirklich beeindruckt, dass Panvision mir bei all meinen Fragen immer gangbare Antworten liefern konnte. Deshalb stand für mich schnell fest, dass es nicht zu einem Systemwechsel kommt.
Zurück im eigenen Unternehmen habe ich dann auch an die Teammitglieder kommuniziert, dass ich der festen Überzeugung bin, dass wir auf diesem Wege definitiv zu sehr guten Ergebnissen kommen werden und ich glaube, dass das auch vollkommen geglückt ist. Es gibt in jedem System die ein oder andere Stelle, die für den einzelnen Anwender oder die Anwenderin vielleicht nicht optimal scheint und es wird auch immer Präferenzen geben, die in unterschiedliche Richtungen gehen. Aber am Ende geht es darum, wie lösungs- und serviceorientiert eine Zusammenarbeit aussehen kann. Rund um das gesamte Relaunch-Projekt war es nicht zuletzt der enorme Einsatz von Panvision und unserem Ansprechpartner, Behroz Ansari, der zu diesem großartigen Erfolg verholfen hat. Kein Dienstleister kennt uns so gut wie Panvision – einen anderen Anbieter zu finden, der eben genau das liefern kann, konnte und kann ich mir nicht vorstellen.“
So kam es also zum großen Relaunch-Projekt. Mit 7 Krankenhausgesellschaften und über 12 Klinikstandorten sicher keine einfache Aufgabe. Was waren denn die ersten wichtigen Überlegungen vor dem Start?
„Zuallererst muss man beachten, dass für unser Projekt leider nicht die Standard-Lehrbuchverfahren gelten, wie man Marketing macht. Wir als Krankenhaus-Gruppe stehen in der Regel vor der Herausforderung, dass man in der Gesundheitswirtschaft keine Werbung für medizinische Leistungen machen darf – so will es das Heilmittelgesetz. Was wir aber dürfen, ist zum Beispiel umfassend darüber zu informieren, dass wir zu den Top-Anbietern in verschiedenen Leistungsbereichen gehören. Und das ist für uns extrem wichtig, denn die Klinik-Reform in NRW zielt darauf ab, dass die Häuser, die eine bestimmte Anzahl an Fach-Untersuchungen nicht erreichen, diese nicht mehr durchführen dürfen. Wir mussten uns also schon im Vorfeld Gedanken darüber machen, was die genauen Inhalte sein sollen, und wie wir diese korrekt platzieren."
Konnte Panvision Sie in dieser Phase denn schon konkret unterstützen?
„Wir sind tatsächlich schon sehr früh für bestimmte Überlegungen als Team zusammengekommen. Zunächst haben wir uns die Frage gestellt, wo wir Zentren und Exzellenzen im Verbund haben, die wir angemessen auf der Gesamt-Website promoten wollen. Dann muss man sich klar überlegen: „In was für ein Raster gehört das Ganze?“ Zusammen mit den Projektleitern von Panvision haben wir uns dann andere Websites angeschaut, um ein genaueres Bild davon zu erhalten, welchen Weg wir gehen wollen. An diese Sitzung erinnere ich mich gern zurück: Wir haben natürlich alles erst einmal inhaltlich bewertet, Panvision dagegen eher technisch und aus Nutzer-Sicht. So kam es dazu, dass Websites, die bei uns vorher hoch „gehypt“ waren, von den Kollegen technisch-argumentativ komplett auseinandergenommen wurden. Und wie sich herausstellte, völlig zurecht (lacht). Wir sind natürlich sehr beschäftigt mit den Inhalten und der Message, die wir transportieren möchten, haben aber häufig nicht den Blick dafür, wie die User sich auf solchen Seiten bewegen. Was ist benutzerfreundlich? Was ist typisches Surf-Verhalten? Wie verhindert man einen frühen Absprung von der Seite? Auf all diese Fragen hat das Team von Panvision sehr genau geachtet. Wir konnten dann gemeinsam passende Alternativen entwickeln und diese inhaltlich ausgestalten.“
Und wie wurden diese Anforderungen dann konkret in die Tat umgesetzt?
„Hier kommen natürlich einige Aspekte zusammen. Zum einen haben wir verschiedene Erkenntnisse aus der Vergangenheit mit einfließen lassen. In der „alten“ Welt gab es hier und da natürlich ein paar Dinge, die die KollegInnen als nicht ganz so komfortabel in der Content-Pflege empfunden haben. Also haben wir zusammen mit Panvision erst einmal Lösungen erarbeitet, die das Einpflegen verschiedenster Inhalte nun wesentlich komfortabler machen. Hierfür wurde vor allem am Content Management System gearbeitet – ein weiteres Argument für die Arbeit mit Panvision und dem CMS PANSITE. Fast nichts ist in Stein gemeißelt und das System kann sich – genau wie wir – weiterentwickeln und den sich ändernden Bedingungen flexibel anpassen.
Zum anderen sind wir der wichtigen Erkenntnis gefolgt: Für ein Projekt dieser Größenordnung muss ein strikter Regel-Rahmen her! Wir waren also gefordert, in Sachen Corporate Design und Inhalt ganz klar zu definieren, was auf die Seiten darf und wie es auf die Seiten darf. Um diese Regeln auch wirklich sauber durchzuziehen und sicherzustellen, dass nicht jede und jeder Mitarbeitende „sein eigenes Ding macht“, haben wir die Möglichkeiten dazu drastisch eingedämmt und gemeinsam Musterseiten entwickelt, die hinterher von den KollegInnen in den einzelnen Häusern mit Inhalten gefüllt wurden. Dies sorgt nun für ein einheitliches Erscheinungsbild über den gesamten Auftritt hinweg.“
Verraten Sie uns auch ein paar der technischen und inhaltlichen Neuerungen?
Unser Ziel war es, eine Website zu entwickeln, die Informationen schnell zugänglich macht und den digitalen Servicegedanken für Patientinnen und Patienten, Angehörige und Interessierte in den Mittelpunkt stellt. Hierbei leistet unter anderem die neu entwickelte Klinikdatenbank eine große Hilfe, die alle wichtigen Infos zu den Standorten, Kliniken, Ambulanzen und Zentren an einer zentralen Stelle bündelt und so die Content-Pflege auf den einzelnen Seiten erheblich vereinfacht. So können RedakteurInnen etwa mit nur wenigen Klicks eine Schnellübersicht über das Leistungsangebot der einzelnen Häuser sowie deren Kontaktmöglichkeiten anlegen. Zudem haben alle Seiten ihre eigene, dynamische Navigation, die sich aus der Struktur der Website ableitet und nicht extra gepflegt werden muss."
Der Tag des Go-Live! Anspannung und Bauchschmerz oder Vorfreude und Zuversicht?
„Ich habe damals gesagt, dass meine größte Sorge vor diesem Tag diejenige ist, dass alle Websites der Kliniken eine gefühlte Ewigkeit offline sein könnten und jemand in der Zeit vergebens versucht, unsere Häuser zu erreichen. Mein Kollege hat dann zusammen mit der Projektleitung seitens Panvision ein System entwickelt, wie ein möglichst reibungsloser Übergang zum neuen System funktionieren kann. Kaum zu glauben – während der Umstellung war unsere Website nur exakt 20 Minuten nicht erreichbar, und das am sehr frühen Morgen. Das muss man so erstmal hinkriegen und spricht für eine extrem gute Arbeit!“
Vielen Dank! Nach dem reibungslosen Start findet man nun also alle Häuser der Knappschaft Kliniken unter einem gemeinsamen Dach. Sind denn noch weitere Funktionen oder Verbesserungen geplant, die Sie als Team nun angehen möchten?
„Eine Herausforderung, die für uns aktuell noch ansteht, ist zum Beispiel die Optimierung der internen Verschlagwortung. Hierzu soll die Klinik-Datenbank stetig erweitert werden, damit die NutzerInnen sich in dem großen und komplexen Auftritt zukünftig noch besser zurechtfinden."
Und wie lautet Ihr persönliches Fazit zum Relaunch? Gibt es schon weitere Ideen, die noch umgesetzt werden sollen?
„Mein Fazit zum gesamten Projekt ist durchweg sehr positiv. Wir waren mit insgesamt nur zwei Monaten Umsetzungszeit wirklich unglaublich schnell und die Arbeit ging Hand in Hand. Wenn es Probleme gab, oder etwas schnell geklärt werden musste, wusste jeder und jede im Team, an wen man sich wenden kann und es gab immer eine unbürokratische und schnelle Umsetzung der Sache. Das erleichtert den Ablauf natürlich enorm.
Zudem arbeitet einfach eine Vielzahl von absoluten Spezialisten bei Panvision, die uns schon über viele Jahre hinweg betreuen und sich mit den Knappschaft Kliniken gut auskennen. Und ich würde sagen, wir sind durch dieses Projekt noch einmal enger zusammengewachsen. Natürlich war der Relaunch für alle Beteiligten viel Arbeit und super anstrengend, aber es hat auch unglaublich viel Spaß gemacht. Die KollegInnen auf beiden Seiten waren immer gut drauf und besser kann man ja nicht zusammen arbeiten. Ich habe immer wieder gesagt „ohne Panvision hätten wir das alles nie so geschafft.“
Herr Wittmers, vielen Dank für das Interview!
Panvision – Geschäftsprozesse digital denken und effizient gestalten
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse – von einfachen Verwaltungsaufgaben über die medienübergreifende Steuerung von Veröffentlichungen bis hin zur vollständigen Abbildung komplexer Geschäftsmodelle. Unsere Softwarelösungen machen Unternehmen nicht nur effizienter, sondern sorgen auch für mehr Transparenz und bessere Steuerbarkeit von Arbeitsabläufen.
Unsere Kunden kommen zu uns, wenn bestehende Systeme und Ressourcen an ihre Grenzen stoßen. Gemeinsam entwickeln wir individuelle, zukunftssichere Lösungen – mit Erfahrung, Augenmaß und dem festen Willen, jede Herausforderung erfolgreich zu meistern.
Was Panvision besonders macht, ist unser ganzheitlicher Blick: Mit über 30 Jahren Entwicklungserfahrung verstehen wir nicht nur die technischen, sondern auch die geschäftlichen Anforderungen unserer Kunden. Wir verbinden Bewährtes mit Neuem – lösungsorientiert, pragmatisch und ohne IT-ideologische Barrieren.
Und wir bleiben: Auch nach Projektabschluss sind wir verlässlicher Ansprechpartner. Unsere Kunden stehen mit Panvision-Produkten nie allein da – hinter jeder Lösung steht ein engagiertes Team, das langfristige Zusammenarbeit lebt. Vielleicht ist genau das der Grund, warum aus vielen Projekten echte Partnerschaften geworden sind – seit Jahrzehnten.
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Panvision implementiert KI-gestützte Übersetzung mit DeepL im Intranet der Salzgitter AG
Die Ausgangssituation
Das Konzernintranet mit seinen umfangreichen Inhalten und angebundenen Tochtergesellschaften war bisher nur in deutscher Sprache verfügbar. „Ein Großteil unserer Beschäftigten arbeitet tatsächlich in Deutschland, weshalb das Thema Übersetzung bislang in der Priorisierung immer wieder nach hinten rückte“, erklärt Doreen Grütt, Konzernkommunikation & Marke und zuständig für das Intranet. „Wir hatten die Anforderung unserer Tochtergesellschaften immer im Hinterkopf und mit den KI-Entwicklungen eröffneten sich ganz neue Möglichkeiten. Also wurde es Zeit, sich Gedanken über ein passendes Konzept zu machen und wie wir die Mitarbeitenden in ihrer Sprache abholen“.
Zielsetzung
Ziel war es, eine bedarfsgerechte und möglichst kostengünstige Übersetzungsmethode zu finden, und den Workflow dabei so einfach wie möglich zu halten. „Eine Möglichkeit war natürlich, mit einem Übersetzungsbüro zu arbeiten“, erzählt Doreen Grütt und führt weiter aus: „Aber die Realität sieht einfach so aus, dass ein fertig übersetzter Artikel doch an der einen oder anderen Stelle wieder geändert werden muss und dann erneut den Weg über das Übersetzungsbüro nimmt. Mit ca. 300 Intranet-Redakteuren wäre das einfach viel zu aufwändig gewesen und daher war dieser Ansatz keine Lösung für uns.“
Aufgrund des Umfangs des Intranets war ebenfalls schnell klar, dass nicht alle Seiten „auf Vorrat“ übersetzt werden sollten – sondern nur die Bereiche, die tatsächlich benötigt werden.
Gemeinsam mit Panvision kam man dann einer automatisierten Übersetzungslösung immer näher und das Projekt-Team entschied sich für den deutschen, auf neuronalen Netzen basierenden Übersetzungsdienst DeepL.
Der Übersetzungsvorgang mit DeepL
Die KI-gestützte Sprachtechnologie von DeepL nutzt unternehmenseigene Sprachdatensätze und menschliche Expertise, um Wörter und Nuancen im Kontext präzise zu erfassen. Dadurch wird eine hohe Übersetzungsqualität erreicht, die redaktionelle Anpassungen durch die Salzgitter AG oft überflüssig macht.
Über einen Sprachumschalter können Nutzer zwischen den verschiedenen, im Intranet angebotenen Sprachen wählen. Der Text wird dann in Echtzeit über die DeepL API-Schnittstelle übersetzt.
Da der zu erwartende Übersetzungsbedarf schwer vorherzusagen ist, stellt das Kostenmodell ‚Zeichenverbrauch pro Monat‘ des Anbieters für die Salzgitter AG eine flexible und wirtschaftliche Lösung dar. Über den Admin-Zugang kann jederzeit eingesehen werden, wie viele Zeichen für den laufenden Monat noch verfügbar sind. Zudem werden die Inhalte über einen Proxy gepuffert, was den Vorteil hat, dass Seiten, die bereits übersetzt wurden, aus einem lokalen Cache geladen werden und somit nicht wieder neu übersetzt werden müssen. Diese Methode schont das Zeichen-Kontingent und spart so zusätzliche Kosten ein.
Für eine noch präzisere Übersetzung von Fach- und unternehmensspezifischen Termini, wird aktuell von Panvision ein von DeepL zur Verfügung gestelltes Glossar eingebunden. So können benannte Redakteure ganz einfach Textpassagen, die nicht zufriedenstellend bzw. korrekt übersetzt sind, markieren, und stattdessen andere Begrifflichkeiten vorschlagen, die zukünftig verwendet werden sollen.
Fazit
„Wir erhalten wirklich gute Übersetzungen und sind sehr zufrieden mit dem Einsatz von DeepL“, bestätigt Doreen Grütt und erklärt weiter: „Er erfüllt mit seinem deutschen Produkt äußerst strenge Datenschutz- und Compliance-Anforderungen, wir können alles genau nach Bedarf übersetzen lassen und haben dadurch enorme Kostenvorteile – das alles sind schlagende Argumente für den Weg, den wir gewählt haben. Außerdem passt sich die Lösung flexibel an Veränderungen im Unternehmen an: Wir können zum Beispiel ganz einfach weitere Sprachen hinzufügen, auch wenn diese nur von einem kleineren Nutzerkreis benötigt werden.
Wichtig war es vor allem, das Projekt gemeinsam mit jemandem durchzuführen, der das zugrundeliegende Content Management System auch gut kennt. Da Panvision ja schon seit vielen Jahren unser Intranet technisch betreut und das CMS selbst entwickelt hat, wusste unser Projekt-Team natürlich ganz genau, worauf man achten muss.“
Für Panvision zeigt dieses Projekt einmal mehr, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz die Digitalisierung verschiedener Abläufe im Unternehmen vereinfacht und auch Doreen Grütt sieht dort die Zukunft des Arbeitens: „Ich bin absolut für den Einsatz von KI und glaube, sie kann eine große Hilfe und Erleichterung im Arbeitsalltag sein. Aber ich bin auch der Überzeugung, dass das Ergebnis mit KI immer nur so gut wird, wie die Anwender es verstehen sie einzusetzen.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 30 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Kommunikation am Puls der Zeit
Herr Kalhöfer, erzählen Sie uns doch gern zu Beginn etwas darüber, wie das Intranet bei Contilia bisher aufgestellt war. Gab es ein bestehendes System, das nun abgelöst werden sollte?
„Seit der Gründung des Verbunds im Jahr 2006 wächst das Contilia Netzwerk stetig weiter und viele Unternehmen schließen sich der gemeinsamen Dachmarke an. Dabei bringt jeder Standort und jede Gesellschaft eine eigene, individuelle Digital-Infrastruktur mit. Unsere Aufgabe war es – und ist es auch fortwährend, die verschiedenen „Intranets“ zu harmonisieren und eine einheitliche Verbundlösung zu entwickeln, von der alle Beteiligten profitieren.“
Wie sind Sie auf Panvision als Partner für die Umsetzung der neuen Intranet-Lösung gekommen?
„Kontakt zu Panvision gab es schon im Vorfeld, da war die Neukonzeption des Intranets noch ein Projekt unserer IT. Die Zuständigkeiten haben sich dann aber geändert und die Abteilung für Kommunikation hat sich dem Relaunch angenommen. Neben der obligatorischen Marktsondierung haben wir damals aus der IT-Abteilung einige potenzielle Partner „geerbt“, deren Leistungsportfolio wir uns noch einmal genau angeschaut haben. Panvision war einer dieser Kandidaten und wir haben uns aus verschiedenen Gründen für eine Zusammenarbeit entschieden: Zum einen war es unser Ziel, kein fertiges Produkt einzukaufen, sondern einen Partner mit ins Boot zu holen, der das Projekt flexibel mit uns vorantreibt und weiterentwickelt. Und wir hatten das Gefühl, dass die Möglichkeiten und vor allem auch die Bereitschaft, das zugrundeliegende Content Management System nach unseren Vorstellungen zu individualisieren, bei Panvision mit Abstand am größten waren.
Ein weiterer, wichtiger Aspekt war zudem die räumliche Nähe zu Panvision. Bei einem Projekt dieser Größenordnung, das über Jahre hinweg partnerschaftlich miteinander betrieben wird, war uns der persönliche Kontakt zum Entwicklerteam einfach extrem wichtig.“
Welche Ansprüche wurden denn an das neue Intranet gestellt? Gabs es Überlegungen, das Projekt mit einem Open Source CMS zu entwickeln?
„Als ich das Projekt gestartet habe, gab es ein paar Eckpunkte, die von Anfang an klar waren. Es sollte ein Netzwerk entstehen, das alle Mitarbeitenden verbindet, ganz egal wo sie sich befinden – im Büro, auf der Station, bei der Nachtwache – und mit welchem Endgerät sie darauf zugreifen. Darüber hinaus war mir aber ebenso bewusst, dass wir eigentlich noch gar nicht genau wissen, wie das Produkt am Ende aussehen wird. Man kann zwar die Startbedingungen beschreiben, und den ungefähren Weg – aber es war klar, dass wir auf der ganzen Strecke immer wieder neuen Anforderungen begegnen würden, auf die wir reagieren müssen.
Die Überlegung, das Projekt mit Open Source Software und ohne einen festen Partner an unserer Seite durchzuführen, gab es also an dieser Stelle nicht. Wenn ich schnell eine Lösung für ein bestimmtes Problem brauche, möchte nicht darauf angewiesen sein, dass dieses Problem durch die Open Source Community für mich gelöst wird.“
So viele Kliniken und Unternehmen unter einem gemeinsamen Dach zu vereinen und trotzdem ihre Individualität zu wahren ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Was war aus Ihrer Sicht dabei die größte Herausforderung?
„Die größte Herausforderung für beide Seiten – für uns wie für Panvision – bestand darin, das Intranet zu 100 % aus Sicht der Anwender und Anwenderinnen zu konzipieren und nicht aus Sicht der Entwickler oder derer, die es redaktionell betreuen. Das führte einige Male dazu, dass wir Dinge umgesetzt haben, die für die Entwickler kompliziert waren und für die Einpflegenden aufwändig. Zum Schluss aber, und das ist, was zählt, hat es die Bedienung für den Anwender unglaublich erleichtert.“
Wie müssen wir uns den Aufbau des Intranets genau vorstellen?
„Für jeden Standort des Unternehmens gibt es nun im Contilia.NET einen eigenen Bereich. Die Mitarbeitenden bewegen sich nur auf den für sie vorgesehenen Seiten und müssen nicht mehr nach Informationen suchen oder überlegen, welche Inhalte relevant sind. Das steuern wir im Vorfeld über die Redaktion. Natürlich kann man sich auch auf anderen Seiten umsehen, wenn man Interesse daran hat. Aber alles, was man braucht, um seinen Arbeitsalltag effizient zu bewältigen, findet man in seinem Bereich.“
Die räumliche Nähe zwischen Contilia und Panvision haben Sie vorhin schon angesprochen. Im Vorfeld des Projekts und auch während der Entwicklungsphase gab es tatsächlich mehrere gemeinsame Treffen und auch Workshops. Warum waren diese Treffen so wichtig?
„Für mich ist der entscheidende Punkt, und zwar ganz egal bei welchem Projekt, dass der eine versteht, was der andere will, und umgekehrt. Und das ist nicht leicht – denn auf der einen Seite sitzt ein Anwender, auf der anderen ein Fachmann, und es ist höchst unwahrscheinlich, dass beide direkt auf derselben Wellenlänge kommunizieren. Solche Schwierigkeiten müssen beim Start des Projekts aber unbedingt ausgeräumt sein, denn sonst arbeitet man am gesetzten Ziel vorbei.
Deshalb bin ich kein Freund von zu vielen Telefonaten und geschriebenen Worten. Man muss sich tatsächlich die Zeit nehmen, sich gemeinsam an einen Tisch zu setzen und zu schauen, ob man dieselbe Sprache spricht. Und es braucht eben über die rein professionelle Arbeitsbeziehung hinaus auch eine Verbundenheit, Zuversicht und Gelassenheit, dass man in einer Partnerschaft auch mal sagen kann: „Ich krieg´s grad nicht hin“, „Ich habe gerade keine Zeit“ oder „Ich habe es nicht verstanden“. Also echte Aufrichtigkeit. Und so etwas muss wachsen, dafür muss man sich kennen und sich vertrauen.
Es wurde tatsächlich auch viel im Team diskutiert. Aber eben auf Augenhöhe, was wir sehr gut finden. Panvision war dabei nicht nur ein Erfüllungsgehilfe und wir nicht einfach nur ein Anwender.“
Was schätzen Sie besonders an den Funktionalitäten des Intranets?
„Alles das, was wir an Funktionen integriert haben, hat es bestimmt in ähnlicher Form an anderer Stelle schon mal gegeben. Aber vom Grad der Vollständigkeit, Benutzerfreundlichkeit und seinen Anbindungsmöglichkeiten ist das Contilia.NET ein unglaublich vorzeigbares, modernes Intranet geworden, das unseren Mitarbeitenden als Eingangstor in die digitale Arbeitswelt dient.“
Und wie fiel die Resonanz der Mitarbeitenden auf das neue Intranet aus?
„In der Regel stößt man bei Institutionen unserer Größe immer wieder mal auf Schwierigkeiten im Umstellungsprozess oder eine eher ablehnende Haltung gegenüber neu eingeführten Systemen. Wir haben unsere User aber tatsächlich sehr schnell und unkompliziert „dringehabt“. Natürlich gibt es die ein oder andere Nachfrage und manch konstruktiven Verbesserungsvorschlag. Aber dass es bei der Einführung und Umsetzeng eines so grundlegenden digitalen Veränderungsprozesses sowohl auf den Führungsebenen als auch von den Mitarbeitenden keinerlei Beschwerden gegeben hat, ist das absolute Ehrenzeichen, das man uns und Panvision als Team erteilt hat.“
Und wie soll die Zukunft des Contilia.NET aussehen? Planen Sie konkrete Weiterentwicklungen?
„Das Projekt Intranet ist sehr lebendig und wird eigentlich nie „fertig“. Und wir möchten und müssen ja auch eine moderne Plattform anbieten, die den aktuellen Stand der Technik widerspiegelt. Von daher wird es immer dynamische Änderungen, Verbesserungen und Erweiterungen im Contilia.NET geben.
Gerade sind wir zum Beispiel dabei, die Plattform auch mehrsprachig aufzustellen. Zwischenzeitlich haben wir gemeinsam mit Panvision einen eigenen Messenger-Dienst entwickelt und immer wieder kleinere Tools und Funktionen eingebaut, wie etwa ein Umfragetool für Mitarbeiterbefragungen oder neue Optionen bei den News und Videos.
Und ganz egal, wie gut die Planung und das Konzept zu Beginn auch waren, man kommt immer wieder mal an den Punkt, an dem man denkt: „da wäre eine Erleichterung aber schön“. Und dann ist es wieder an der Zeit, gemeinsam mit Panvision loszulegen.“
Herr Kalhöfer, vielen Dank für das Interview!
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 30Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Panvision entwickelt gemeinsam mit Partner affinis Workflow zum betrieblichen Kontinuitätsmanagement (BCM)
Betriebliches Kontinuitätsmanagement gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Von der Pandemie, über verschiedene geopolitische Spannungen bis hin zu innerbetrieblichen Störungen – ein Unternehmen sollte und muss in der heutigen Zeit darauf vorbereitet sein, unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern und kritische Prozesse, die das Unternehmen selbst, aber auch seine Kunden, die Gesellschaft oder die Umwelt betreffen, jederzeit aufrechtzuerhalten. Nur so kann es allen Krisen trotzen, verantwortungsvoll handeln und auch in der Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt. Nicht mehr allein die Prozesse in Großunternehmen sind als „kritisch“ zu betrachten – durch das IT-Sicherheitsgesetz, DORA oder NIS2 unterliegen auch schon mittelständische Unternehmen diesen Verpflichtungen.
Was sind überhaupt kritische Prozesse? Welche davon sind im eigenen Unternehmen vorhanden und wer ist für diese verantwortlich? Ist eine Überwachung sichergestellt? Und vor allem: Wie kann der BCM-Überwachungsprozess digitalisiert und vereinfacht werden?
Mit dieser Frage haben sich Panvision und affinis auseinandergesetzt, mit dem Ergebnis: Die wichtigsten Schritte zur Sicherstellung der kritischen Prozesse sind die Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit sowie das kontinuierliche Monitoring der Kritikalität. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde der BCM-Workflow mit PANFLOW entwickelt, der genau diese beiden Elemente digital abbildet und bei Bedarf flexibel um weitere Aufgabenschritte aus dem betrieblichen Kontinuitätsmanagement ergänzt werden kann. PANFLOW kann hierbei sowohl auf bestehende Prozessdokumente zurückgreifen, unterstützt aber auch einen initialen Erhebungsprozess.
Der Workflow im Detail
Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit
In der PANFLOW-Administrationsoberfläche kann der BCM-Prozess-Administrator zunächst alle wichtigen Rahmenbedingungen eines ausgewählten Prozesses festlegen: Wie heißt der Prozess? Ist der Prozess noch aktuell? Wird der Prozess erst zukünftig starten? Wer ist im weiteren Verlauf dafür verantwortlich? Wann, bzw. wie oft soll eine Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit stattfinden?
In der Grundkonfiguration prüft daraufhin ein Skript täglich im Hintergrund die eingegebenen Daten. Sobald das Datum für eine initiale oder erneute Überprüfung erreicht wurde, wird automatisch eine E-Mail an den eingetragenen Verantwortlichen gesendet. Über den darin enthaltenen Link erhält dieser ein Formular zur Überprüfung der Zuständigkeitsinformationen (ich bin noch zuständig für den Prozess, ich bin nicht mehr zuständig, der Prozess wurde geändert, es liegen keine Änderungen am Prozess vor) und kann auch den jeweiligen Grund direkt mit angeben (der Prozess existiert nicht mehr, der Prozess wird von jemand anderem betreut etc.). Im Falle eines Zuständigkeitswechsels kann die Person, die nun für den Prozess verantwortlich sein soll, einfach aus einer Mitarbeitenden-Liste ausgewählt werden.
Prüfung der Kritikalität
Nachdem die Zuständigkeit eines Prozesses überprüft wurde, soll im zweiten Teil des Workflows ermittelt werden, wie kritisch der jeweilige Prozess für das Tagesgeschäft des Unternehmens ist. Hierzu startet in der Grundkonfiguration 24 Stunden nach der Zuständigkeitsüberprüfung automatisch ein weiteres Skript, das einen Fragebogen zur Bestimmung der Prozess-Kritikalität an den Prozessverantwortlichen sendet. Gibt dieser an, dass der Workflow nicht kritisch ist, wird der ausführliche Teil des Fragebogens ausgelassen und der Workflow ist beendet. Stuft er den Prozess als kritisch ein, muss der gesamte Fragebogen beantwortet werden (Welche Auswirkung hätte ein möglicher Prozessausfall auf das Tagesgeschäft? Welche Auswirkungen hätte ein Datenverlust innerhalb des Prozesses? Welche IT-Systeme werden im Prozess eingesetzt? Wie ist der Prozess organisatorisch aufgestellt? Gibt es externe Mitarbeitende? Gibt es ein Notfalldrehbuch?). Zudem können persönliche Einschätzungen und Informationen ergänzt sowie noch nicht erfasste Risiken und mögliches Optimierungspotenzial mit angegeben werden. Reagiert der Prozessverantwortliche nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, geht der Prozess automatisch zurück an den Workflow-Administrator, der über den weiteren Verlauf entscheidet.
Der Administrator kann im PANFLOW-Dashboard jederzeit sehen, was mit den Prozessen geschieht, wer die Prozessverantwortlichen sind und wie die Zuständigkeits- bzw. die Kritikalitätsüberprüfung ausgefallen ist. Die Ergebnisse können bei Bedarf vom Administrator nach verschiedenen Kriterien gefiltert und zu Reporting-Zwecken als Excel-Tabelle exportiert werden.
Fazit & Ausblick
„Eine workflowgestütze BCM-Abfrage erleichtert sowohl dem Business Continuity Manager als auch den Prozessverantwortlichen beispielsweise die termingerechte Bearbeitung einer Business Impact Analyse“, berichtet Mike Metzkow, Consultant bei affinis. „Und viele Unternehmen wissen auch bereits um die dringende Notwendigkeit der Einführung bzw. Optimierung des Kontinuitätsmanagements“, stellt Hermann Lüpken, Geschäftsführer bei Panvision, fest und fügt hinzu: „Die größten Hürden dabei sind fast immer das „wie fange ich an“, gefolgt von der Sorge, dass die Erfassung und Einschätzung der Prozesse das Unternehmen vor eine schier riesige Aufgabe stellen, die unglaublich viel Zeit und wichtige Ressourcen in Anspruch nimmt. Mit dem PANFLOW BCM-Workflow haben Unternehmen ihre kritischen Prozesse jederzeit im Blick, und das ohne viel Aufwand. Zum Beispiel ist die Abfrage der Kritikalität so konzipiert, dass Verantwortliche von unkritischen Prozessen sich nicht länger mit diesem zeitraubenden Thema auseinandersetzen müssen. Wichtige und kritische Prozesse hingegen können nicht mehr unerkannt bleiben und stehen durch den Workflow automatisch unter kontinuierlicher Beobachtung."
Für die nähere Zukunft kündigt Hermann Lüpken an: „Wir arbeiten aktuell sehr intensiv an diesem Thema, weil die Nachfrage aus großen und auch mittelständischen Unternehmen stetig zunimmt. Unser Team entwickelt gerade eine Suite aus Workflows, die wichtige Aufgaben – zum Beispiel aus den Bereichen BCM, IT-Datenschutz, Change Management und ISO-Zertifizierung – abbildet und dadurch als Gesamtpaket für viele Unternehmen sehr interessant ist. Wir werden in den kommenden Newsletter-Ausgaben ausführlich über die Entwicklung berichten.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
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Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Mehr Digitalisierung in der Metallbearbeitung:
Die Ausgangslage und Anforderung an Panvision
Bislang waren die Abläufe der Aufgabenverteilung und der Fehlererfassung bei Scerox noch papierbasiert, „Dokumente wurden im Haus von Abteilung zu Abteilung weitergegeben und anschließend digitalisiert“, berichtet Christoph Essler, Leiter der Qualitätssicherung bei Scerox, und erklärt: „So kam es schlussendlich zu der Entscheidung, dass ein Workflow Management System eingesetzt werden sollte, um den Prozess insgesamt nachvollziehbarer zu machen und mit den gewonnenen Daten und Erkenntnissen über die Zeit unsere eigene Wissensdatenbank aufzubauen.“
Die Workflows im Detail
Aufgabenverteilung
Um die Bearbeitung verschiedener To Dos im Unternehmen so transparent, zuverlässig und zeiteffektiv wie möglich zu steuern, wurde der Ablauf der Aufgabenverteilung mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisiert.
Sobald ein Aufgabensteller einem Aufgabenempfänger eine Aufgabe zuweisen möchte, startet der Workflow. Hierfür wählt der Antragsteller zunächst den gewünschten Empfänger aus und macht genauere Angaben zur Art der Aufgabe (Kunden- und Produktionsauftrag, Aufgabenbeschreibung etc.). Bei Bedarf können dem Formular noch externe Dokumente anfügt werden. Der Workflow geht dann weiter an den Aufgabenempfänger, der aufgefordert wird, den Eingang der Aufgabe zu bestätigen und mitzuteilen, ob die Aufgabe von ihm erledigt, abgelehnt oder an eine andere Person weitergeleitet wird. Ist die Aufgabe unklar oder gibt es sonstigen Klärungsbedarf, kann eine Rückfrage an den Aufgabensteller gesendet werden. Sollte eine Aufgabe länger als 30 Tage unbearbeitet bleiben, wird diese automatisch zur Info an die Geschäftsführung weitergeleitet, die im Bedarfsfall das weitere Vorgehen koordiniert und so einer Stagnation der Prozesse entgegensteuern kann. Alle Workflowschritte und Aufgabenempfänger-Reaktionen werden weiter unten im Formular als Historie chronologisch angezeigt.
Fehlererfassung
Auch die bislang papierbasierte Fehlererfassung wurde mit der Einführung von PANFLOW digitalisiert. Der Workflow dient zur Erfassung verschiedener im Unternehmen entstehender Fehler und somit zur qualitativen Verbesserung der Prozesse. Jeder Mitarbeiter der einen Fehler verursacht, erkennt oder entdeckt, kann den Workflow starten. Über das Workflow-Formular werden alle wichtigen Infos zur Beschreibung und Lokalisierung des Fehlers eingesammelt (Bilder, Fehlerort, Fehlerart, Fehlerursachenanalyse) sowie Angaben zum Verursacher und Entdecker des Fehlers gemacht. Zudem wird der Antragsteller aufgefordert, die fehlerhafte Stückzahl anzugeben und die Fehlerkosten zu schätzen. Die fehlerhaften Teile werden unterdessen aus der Produktion genommen, bis entschieden wurde, wie damit weiter verfahren wird. Dann geht der Workflow weiter zum Abteilungsleiter. Dieser entscheidet nach Rücksprache mit dem Antragsteller über das weitere Vorgehen und kann bei Bedarf eine Aufgabe an einen anderen zuständigen Mitarbeiter stellen, Korrekturmaßnahmen einleiten oder die angegebenen Fehlerkosten korrigieren.
Nach Abschluss des Workflows werden alle Daten zur Fehlererfassung in einer Datenbank abgespeichert, protokolliert und an die Geschäftsführung weitergeleitet. Die Protokolle können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und als Excel-Tabelle exportiert werden. Die Ergebnisse können dann in der täglich stattfindenden Meisterrunde analysiert werden.
Fazit
Nach einiger Zeit, die die Workflows bereits livegeschaltet sind und von den Mitarbeitenden ausgiebig genutzt und getestet werden konnten, zieht Christoph Essler ein positives Fazit: „Die Prozesse sind mit PANFLOW viel transparenter geworden und wir können gerade in kritischen Bereichen wie der Medizintechnik viel schneller auf Fehler reagieren und diese beheben, als wir es vorher konnten. Hinzu kommt natürlich, dass wir Kosten und auch wertvolle Zeit einsparen, die wir nun in andere wichtige Dinge investieren können. Zu Beginn war die Arbeit mit den Workflows natürlich neu und ungewohnt, da viele unserer Mitarbeitenden zwar tagtäglich komplexe Maschinen bedienen, dafür aber nur selten an und mit dem PC arbeiten. Aber auch hier konnten die Vorteile, die das Workflow Management System PANFLOW mit sich bringt, überzeugen, sodass die Workflows tatsächlich leben – und gelebt werden.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Stetige Weiterentwicklung im Evonik Markenportal:
Anforderung an Panvision
Nachdem das Markenportal 2016 an den Start gebracht wurde, galt es für Evonik, stets mit der Zeit zu gehen und das Angebot verfügbarer Tools und Anwendungen kontinuierlich zu optimieren und auszubauen. Panvision wurde mit der Entwicklungsarbeit der Erweiterungen beauftragt – mit dem Ziel: 100 % Markenerlebnis Evonik. „Die User sollen nicht in ein anderes Tool wechseln müssen oder einer ständig wechselnden Optik und Nutzeroberfläche ausgesetzt sein – sondern für alle Aufgaben rund um die Marke in ihrer gewohnten und CD-konformen Arbeitsumgebung bleiben“, berichtet Denis Seger, Head of Brand & Campaign bei Evonik.
Influencer Map
Evonik bildet jährlich Mitarbeitende zu Corporate Influencern aus, die als Experte auf einem bestimmten Gebiet über wichtige Themen, Trends und Produkte des Unternehmens berichten. Die Influencer, ihre Fokusthemen sowie die Vernetzung untereinander und zu Unternehmensbereichen wurden zur Veranschaulichung auf einer statischen Grafik dargestellt. Die Problematik lag jedoch darin, dass das Netzwerk stetig wächst und Themenschwerpunkte kontinuierlich in Bewegung sind. Die statische Grafik konnte somit die Komplexität des Netzwerks nicht mehr angemessen abbilden und musste zudem immer wieder neu produziert werden.
Panvision hat deshalb zusammen mit Evonik die Influencer Map als Webanwendung umgesetzt, die die Verbindungen zwischen den Influencern, ihren Themen und den Evonik-Wissensbereichen interaktiv visualisiert. Da die Komplexität der Vernetzung nur dann in ihrem gesamten Ausmaß deutlich wird, wenn alle Einträge gleichzeitig und in Abhängigkeit voneinander zu sehen sind, hat Panvision mithilfe des Frameworks D3 eine komplexe Matrix erstellt. Die Knotenpunkte lassen sich je nach Fokus des Nutzers physikalisch korrekt anziehen und wieder voneinander abstoßen. Dadurch arrangiert sich das komplette Netz mit jeder Auswahl neu.
Hovert man mit dem Mauszeiger über ein bestimmtes Thema oder einen Influencer oder klickt auf den Eintrag, eröffnen sich verschiedene Informations- und Filtermöglichkeiten sowie weitere Unter-Ansichten, die es dem Nutzer erleichtern, zu einem konkreten Suchergebnis zu gelangen.
Über die Administration der Influencer Map können schnell und unkompliziert Verbindungen, Themen, Unterthemen und Influencer hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht – und die Daten in Echtzeit aktualisiert werden.
Referenznennungsworkflow
Um die korrekte Verwendung des Evonik-Markenzeichens durch externe Partner sicherzustellen, müssen mehrere Freigaben eingeholt und steuerrechtliche Prüfungen vorgenommen werden. Für diese Fälle wurde der ehemals aufwändige und analoge Freigabeprozess digitalisiert und deutlich vereinfacht. E-Mails, Scans und Anmeldeprozesse wurden abgelöst durch wenige Formularfelder und ein paar Klicks. Zum Abschluss des Prozesses erhält der jeweilige Partner eine E-Mail mit dem abgeschlossenen Vertrag, dem Markenzeichen in verschiedenen Dateiformaten sowie eine Kurzanleitung zur korrekten Verwendung. Die neue Vorgehensweise spart allen Beteiligten viel Zeit und sichert gleichzeitig die korrekte Verwendung des Evonik-Markenzeichens durch Außenstehende.
Wissenschaftsposter
Evonik-Wissenschaftler gehen weltweit auf Messen und Veranstaltungen und stehen oft vor der Herausforderung, ihre Themen oder Produkte auf Postern zu präsentieren. Gleichzeitig muss Evonik sicherstellen, dass die so entstehenden Druckerzeugnisse CD-konform sind.
Panvision hat ein Tool entwickelt, mit dem die Mitarbeitenden auf Basis ihrer PowerPoint-Folien eigenständig die sogenannten „Wissenschaftsposter“ erstellen können. Die entsprechende Präsentation wird hochgeladen und in ein passendes Format in der Evonik-Markengestalt eingefügt. Der oder die Mitarbeitende kann die PowerPoint-Slides nach Bedarf sortieren, löschen sowie Überschriften, Beschreibungen, Fußnoten etc. bearbeiten. Gleichzeitig wird durch festgelegte Templates sichergestellt, dass die Poster den Vorgaben des Corporate Designs entsprechen und auch untereinander optisch zusammenpassen. Das fertige Poster kann dann zur Vorschau als PDF-Datei exportiert – oder direkt zum Plotten an externe Empfänger (z. B. Druckereien) gesendet werden.
Für Evonik ist die Wissenschaftsposter-Anwendung nicht nur eine Vereinfachung für die Mitarbeitenden, sondern auch eine Möglichkeit, Kosten einzusparen, da die Poster nicht mehr aufwändig von externen Agenturen erstellt werden müssen.
Seminarplanung
Von der Evonik Brand Academy werden regelmäßig Seminare und Workshops für Mitarbeitende angeboten. Bisher wurde im Markenportal für jede dieser Veranstaltungen eine Informations-Seite gepflegt und die Anmeldung per E-Mail durchgeführt.
Um das Managen der Seminare und auch den Anmeldeprozess zu vereinfachen, hat Panvision zusammen mit Evonik die Seminarplanung entwickelt. Sobald ein Seminar in der Seminarplanung freigegeben ist, erscheint dieses sichtbar für alle Evonik Mitarbeitenden in der Übersicht. Per Klick auf einen entsprechenden Termin erhält der Interessent weitere Informationen (z. B. Belegung, Datum) und kann direkt zur Anmeldung des Seminars übergehen.
Im Administrationstool der Seminarplanung können die jeweiligen Termine festgelegt und verschiedene Statistiken zu den Buchungsprozessen eingesehen werden (z. B. wie viele Anmeldungen gab es für ein Seminar? Wie viele Teilnehmende sind tatsächlich erschienen?). Zudem verfügen die Administratoren über die tatsächliche Teilnehmerliste, anhand derer im Nachgang automatisiert die Teilnahmeurkunden per Mail verschickt werden können.
Markenarchitektur-Entscheidungsbaum
Die Evonik-Markenarchitektur bietet den Mitarbeitenden Leitlinien für eine konsistente Arbeit mit den verschiedenen Markenarten und stellt sicher, dass sich die Marken unter dem Dach von Evonik gegenseitig in ihrer Wirkung stärken. Im Zuge einer Aktualisierung der Markenarchitektur hat Panvision für Evonik einen interaktiven Entscheidungsbaum entwickelt, der Mitarbeitenden einen besseren Überblick ermöglichen und dabei unterstützen soll, herauszufinden, welche Markenart am besten zu ihrem Vorhaben passt. Durch die Auswahl von Antwortmöglichkeiten wird das Ergebnis immer weiter spezifiziert, bis der oder die Mitarbeitende eine verlässliche Grundlage für die Markenentscheidung erhält.
Fazit
„Wir sind sehr glücklich mit dem Markenportal und haben viele Ideen, wie man dieses Portal weiterentwickeln kann“, berichtet Denis Seger. „Gleichzeitig müssen wir Acht darauf geben, dass es nicht zu unübersichtlich wird. Deshalb besinnen wir uns darauf, die Prozesse, Tools und Anwendungen effizienter zu machen und mit kleinen, aber kontinuierlichen Handgriffen ein Portal zu erhalten, das immer auf der Höhe der Zeit ist. Panvision leistet bei der gemeinsamen Weiterentwicklung großartige Arbeit und ist für uns ein verlässlicher und innovativer Partner, mit dem wir die Markenarbeit bei Evonik zunehmend digitalisieren.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
Bonsiepen 13
45136 Essen
Telefon: +49 (201) 6155-100
Telefax: +49 (201) 6155-111
https://www.panvision.de
Marketing/Kommunkation
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E-Mail: afrancois@panvision.de
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E-Mail: hrichard@panvision.de
Panvision entwickelt App und Veranstaltungstool für den Verband selbständiger Versicherungskaufleute der SIGNAL IDUNA Gruppe
Die Ausgangslage
Der Verband selbständiger Versicherungskaufleute der SIGNAL IDUNA, kurz VSV, ist aufgeteilt in drei Organisationsverbände (Nord/Ost, Süd, West), 34 Gebietsdirektionen, 180 Verkaufsleitungen bzw. Geschäftsstellen – und hat etwa 2000 aktive Mitglieder.
„Eine Befragung der Mitglieder ergab, dass die Informationen und Neuigkeiten aus der Vorstandsebene nicht immer wie gewünscht in der Basis ankommen“, erklärt Philip Wessinger, Leiter des Arbeitskreises Kommunikation & Medien beim VSV.
Auftrag an Panvision
Mit dieser Erkenntnis entstand die Idee, eine App zu konzipieren, die ausgewählte Inhalte der Website automatisch in Echtzeit darstellt, um den Mitgliedern alle wichtigen Infos gebündelt an einem Ort zur Verfügung zu stellen: direkt auf dem Smartphone.
Zudem stehen im Verband regelmäßig Veranstaltungen an, deren Organisation der VSV gern moderner, komfortabler und digitaler durchführen wollte. Hierfür sollten drei Komponenten entwickelt werden: Ein Veranstaltungstool, das die Übersicht über die bevorstehenden Veranstaltungen sowie die Anmeldung zur Teilnahme erleichtert, eine digitale Sitzplatzreservierung sowie ein Tool zur Live-Abstimmung über verschiedene Tagesordnungspunkte.
Da Panvision bereits zahlreiche Projekte mit dem VSV umgesetzt hat – unter anderem die Website – und seit vielen Jahren Ansprechpartner für die Entwicklung neuer Software-Ideen ist, entschied sich der VSV auch bei diesem Projekt für eine gemeinsame Zusammenarbeit.
Die VSV App im Überblick
Entwickelt wurde eine App, die ausgesuchte Inhalte der personalisierten Website wie z. B. Nachrichten oder Veranstaltungen übersichtlich für den Nutzer darstellt. Das Backend basiert auf .NET, die Benutzeroberfläche wurde mit Angular umgesetzt und mit dem Framework Ionic eine hybride App für iOS und Android entwickelt.
Die Besonderheit der App besteht darin, dass deren Navigationsstruktur und Inhalte nicht fest vorgegeben sind, sondern dynamisch über die Administration als Kacheln angeordnet werden können. Pro Kachel kann entweder auf internen Content (z. B. Arbeitskreise, Veranstaltungen, News, Postfach) verlinkt werden – oder auf eine externe Website. Der Administrator kann die Kacheln im Admin-Tool nach Bedarf verschieben, entfernen, umsortieren, umbenennen und mit Icons versehen. Hierzu greift die App auf die Icon-Bibliothek Font Awesome zurück. Zudem können pro Kachel auch weitere Unterordner angelegt werden, um bei Bedarf mehrere Navigationsebenen zu erstellen.
Über das CMS PANSITE kann auf der Website konfiguriert werden, welche Inhalte in der App angezeigt werden und welche nicht. So können zum Beispiel unerwünschte Inhalte wie Footer, Header oder Cookie-Banner einfach ausgeblendet werden. Inhalte, die wiederum ausschließlich für die Nutzung innerhalb der App erstellt wurden, können auf der Website ausgeblendet werden.
In der App-Administration muss der Link der Web-Seite angegeben werden, die in der App angezeigt werden soll. Die Änderung wird beim Start der App sofort registriert, ohne, dass diese dafür upgedatet werden muss. Das Bespielen der App mit Content über die Website hat den Vorteil, dass News, Veranstaltungen und Informationen wie gewohnt bequem auf der Website eingepflegt werden können.
Um die Einstiegshürde zur Nutzung der App so gering wie möglich zu halten, wurde die App an die Benutzerverwaltung von VSV gekoppelt, sodass für alle Anwendungen nur ein einziges Passwort benötigt wird. Basierend auf den Nutzerrechten werden in der App auch nur Inhalte angezeigt, die die jeweilige Person sehen darf. Zudem kann die Ansicht der Inhalte über die Berechtigungsverwaltung auch für ganze Nutzergruppen individuell nach Bedarf konfiguriert und bestimmte Inhalte ein- und ausgeblendet werden.
Auf der VSV-Website gibt es mehrere Punkte, an denen Nachrichten an die Mitglieder bestimmter Gruppen und Organisationen des Verbands gesendet werden können. Wird hier eine Nachricht abgesendet, geht diese an die E-Mail-Adresse des Empfängers und wird zusätzlich archiviert, um sie auch über die App abrufen zu können. So wird der Nutzer – wenn gewünscht – direkt über eine Push-Nachricht auf dem Smartphone informiert, wenn er eine Nachricht erhalten hat.
Das Veranstaltungstool mit Sitzplatzreservierung
Über eine Übersichtsseite, die ebenfalls in der App verfügbar ist, können Mitglieder des VSV einsehen, wann welche Veranstaltungen stattfinden und für welche Veranstaltungen sie sich noch anmelden können. Über einen Link gelangen sie zur Anmeldung, die jeder Nutzer selbständig durchführen kann. Im Anschluss wird im Falle einer kostenpflichtigen Veranstaltung automatisch eine Rechnung erstellt, die per Lastschriftverfahren eingezogen wird.
Der Administrator hat die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen der Veranstaltung festzulegen, z. B. ob eine Begleitung mitgebracht werden darf, ob die Veranstaltung kostenfrei oder kostenpflichtig ist und bis wann eine Anmeldung möglich ist. Zudem kann er einsehen, wer bzw. wie viele Mitglieder sich bereits angemeldet haben und wie der Status der Bezahlung ist.
Um die Sitzplätze effizient und möglichst auch nach den Wünschen der Teilnehmenden zu verteilen, erhält der Veranstalter mit der Sitzplatzreservierung ein Tool, in dem er die manuelle Zuweisung der Sitzplätze vornehmen kann. Hierzu kann er einen Saalplan mit der genauen Anordnung der Tische und Anzahl der Stühle erstellen und die bei der Anmeldung registrierten Platzwünsche der Teilnehmenden berücksichtigen. Ist ein Tisch bereits voll besetzt, kann er ihn für die Auswahl in der Anmeldung sperren.
Das Abstimmungstool
Wenn der VSV sich zur Mitgliederversammlung trifft, werden oft auch Personen für bestimmte Aufgaben gewählt oder es wird über verschiedene Themen abgestimmt. Um den Abstimmungsvorgang zu erleichtern hat Panvision gemeinsam mit dem VSV ein Abstimmungstool entwickelt, das in das Veranstaltungstool integriert und ebenfalls über die App erreichbar ist. Sofern der Nutzer bereits in der App angemeldet ist, wird für den Zugang zum Abstimmungstool keine gesonderte Anmeldung mehr benötigt.
Vom Administrator (z. B. der Versammlungsleiter) können für einen Tagesordnungspunkt beliebig viele Abstimmungen angelegt werden, für die alle angemeldeten und berechtigten Mitglieder abstimmen dürfen. Hierzu werden Titel, Fragestellung, Antwortmöglichkeiten (einfache ja/nein-Abstimmung oder komplexere Abstimmungen) sowie die Möglichkeit zur Enthaltung angegeben. Auch Listen mit zur Wahl stehenden Personen werden vom Administrator gepflegt.
Abstimmungen beim VSV sind immer offen und erfolgen per Handzeichen vor Ort. Änderungen an der Abstimmung bzw. der Tagesordnungspunkte sowie die Stimmenvergabe von den Teilnehmenden können live über einen Beamer mitverfolgt werden. Die Änderungen werden dabei vom Administrator ganz einfach über ein iPad oder ein Smartphone vorgenommen und während der Sitzung in Echtzeit aktualisiert.
Wenn die Abstimmung beendet ist, wird automatisch eine Grafik mit den Abstimmungswerten angezeigt, wie viele Personen sich an der Wahl beteiligt haben und wie diese abgestimmt haben. Zudem stellt das Abstimmungstool sowohl die gesicherte Archivierung der Informationen über das Tagesprogramm sicher, als auch, dass die Wahl rechtens abgelaufen ist.
Fazit
„Das Ergebnis des Projekts ist, dass die Mitglieder sich auf dem Smartphone über den ganzen Verband informieren können. Die bisherige Information über die Website war eher proaktiv und es gab häufig Probleme mit der Benutzeranmeldung. Jetzt erhält der Nutzer per Push-Nachricht automatisch wichtige Infos, Nachrichten und News – alles mit einem einzigen Zugang. Unser Ziel war es, die Themen des VSV erlebbarer, näher und moderner zu machen – an einem zentralen Ort – nämlich dem Smartphone“, berichtet Philip Wessinger. „Für mich war die Arbeit mit Panvision sehr angenehm, wir sind sehr konstruktiv mit den Themen umgegangen und das Projektmanagement lief durch die Nutzung des Ticketsystems Jira reibungslos. Wünsche und Anliegen von uns und den Nutzern konnten auch während der Projektphase noch flexibel mit eingearbeitet werden, was uns wirklich Freude gemacht hat. Insgesamt war der regelmäßige, enge Austausch mit dem Entwickler-Team von Panvision über die gesamte Zeit hinweg sehr zielführend und wir haben definitiv die richtige Wahl getroffen.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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