Panvision entwickelt gemeinsam mit Partner affinis Workflow zum betrieblichen Kontinuitätsmanagement (BCM)
Betriebliches Kontinuitätsmanagement gewinnt für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Von der Pandemie, über verschiedene geopolitische Spannungen bis hin zu innerbetrieblichen Störungen – ein Unternehmen sollte und muss in der heutigen Zeit darauf vorbereitet sein, unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern und kritische Prozesse, die das Unternehmen selbst, aber auch seine Kunden, die Gesellschaft oder die Umwelt betreffen, jederzeit aufrechtzuerhalten. Nur so kann es allen Krisen trotzen, verantwortungsvoll handeln und auch in der Zukunft wettbewerbsfähig bleiben. Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt. Nicht mehr allein die Prozesse in Großunternehmen sind als „kritisch“ zu betrachten – durch das IT-Sicherheitsgesetz, DORA oder NIS2 unterliegen auch schon mittelständische Unternehmen diesen Verpflichtungen.
Was sind überhaupt kritische Prozesse? Welche davon sind im eigenen Unternehmen vorhanden und wer ist für diese verantwortlich? Ist eine Überwachung sichergestellt? Und vor allem: Wie kann der BCM-Überwachungsprozess digitalisiert und vereinfacht werden?
Mit dieser Frage haben sich Panvision und affinis auseinandergesetzt, mit dem Ergebnis: Die wichtigsten Schritte zur Sicherstellung der kritischen Prozesse sind die Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit sowie das kontinuierliche Monitoring der Kritikalität. Aus dieser Erkenntnis heraus wurde der BCM-Workflow mit PANFLOW entwickelt, der genau diese beiden Elemente digital abbildet und bei Bedarf flexibel um weitere Aufgabenschritte aus dem betrieblichen Kontinuitätsmanagement ergänzt werden kann. PANFLOW kann hierbei sowohl auf bestehende Prozessdokumente zurückgreifen, unterstützt aber auch einen initialen Erhebungsprozess.
Der Workflow im Detail
Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit
In der PANFLOW-Administrationsoberfläche kann der BCM-Prozess-Administrator zunächst alle wichtigen Rahmenbedingungen eines ausgewählten Prozesses festlegen: Wie heißt der Prozess? Ist der Prozess noch aktuell? Wird der Prozess erst zukünftig starten? Wer ist im weiteren Verlauf dafür verantwortlich? Wann, bzw. wie oft soll eine Überprüfung der Prozess-Zuständigkeit stattfinden?
In der Grundkonfiguration prüft daraufhin ein Skript täglich im Hintergrund die eingegebenen Daten. Sobald das Datum für eine initiale oder erneute Überprüfung erreicht wurde, wird automatisch eine E-Mail an den eingetragenen Verantwortlichen gesendet. Über den darin enthaltenen Link erhält dieser ein Formular zur Überprüfung der Zuständigkeitsinformationen (ich bin noch zuständig für den Prozess, ich bin nicht mehr zuständig, der Prozess wurde geändert, es liegen keine Änderungen am Prozess vor) und kann auch den jeweiligen Grund direkt mit angeben (der Prozess existiert nicht mehr, der Prozess wird von jemand anderem betreut etc.). Im Falle eines Zuständigkeitswechsels kann die Person, die nun für den Prozess verantwortlich sein soll, einfach aus einer Mitarbeitenden-Liste ausgewählt werden.
Prüfung der Kritikalität
Nachdem die Zuständigkeit eines Prozesses überprüft wurde, soll im zweiten Teil des Workflows ermittelt werden, wie kritisch der jeweilige Prozess für das Tagesgeschäft des Unternehmens ist. Hierzu startet in der Grundkonfiguration 24 Stunden nach der Zuständigkeitsüberprüfung automatisch ein weiteres Skript, das einen Fragebogen zur Bestimmung der Prozess-Kritikalität an den Prozessverantwortlichen sendet. Gibt dieser an, dass der Workflow nicht kritisch ist, wird der ausführliche Teil des Fragebogens ausgelassen und der Workflow ist beendet. Stuft er den Prozess als kritisch ein, muss der gesamte Fragebogen beantwortet werden (Welche Auswirkung hätte ein möglicher Prozessausfall auf das Tagesgeschäft? Welche Auswirkungen hätte ein Datenverlust innerhalb des Prozesses? Welche IT-Systeme werden im Prozess eingesetzt? Wie ist der Prozess organisatorisch aufgestellt? Gibt es externe Mitarbeitende? Gibt es ein Notfalldrehbuch?). Zudem können persönliche Einschätzungen und Informationen ergänzt sowie noch nicht erfasste Risiken und mögliches Optimierungspotenzial mit angegeben werden. Reagiert der Prozessverantwortliche nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, geht der Prozess automatisch zurück an den Workflow-Administrator, der über den weiteren Verlauf entscheidet.
Der Administrator kann im PANFLOW-Dashboard jederzeit sehen, was mit den Prozessen geschieht, wer die Prozessverantwortlichen sind und wie die Zuständigkeits- bzw. die Kritikalitätsüberprüfung ausgefallen ist. Die Ergebnisse können bei Bedarf vom Administrator nach verschiedenen Kriterien gefiltert und zu Reporting-Zwecken als Excel-Tabelle exportiert werden.
Fazit & Ausblick
„Eine workflowgestütze BCM-Abfrage erleichtert sowohl dem Business Continuity Manager als auch den Prozessverantwortlichen beispielsweise die termingerechte Bearbeitung einer Business Impact Analyse“, berichtet Mike Metzkow, Consultant bei affinis. „Und viele Unternehmen wissen auch bereits um die dringende Notwendigkeit der Einführung bzw. Optimierung des Kontinuitätsmanagements“, stellt Hermann Lüpken, Geschäftsführer bei Panvision, fest und fügt hinzu: „Die größten Hürden dabei sind fast immer das „wie fange ich an“, gefolgt von der Sorge, dass die Erfassung und Einschätzung der Prozesse das Unternehmen vor eine schier riesige Aufgabe stellen, die unglaublich viel Zeit und wichtige Ressourcen in Anspruch nimmt. Mit dem PANFLOW BCM-Workflow haben Unternehmen ihre kritischen Prozesse jederzeit im Blick, und das ohne viel Aufwand. Zum Beispiel ist die Abfrage der Kritikalität so konzipiert, dass Verantwortliche von unkritischen Prozessen sich nicht länger mit diesem zeitraubenden Thema auseinandersetzen müssen. Wichtige und kritische Prozesse hingegen können nicht mehr unerkannt bleiben und stehen durch den Workflow automatisch unter kontinuierlicher Beobachtung."
Für die nähere Zukunft kündigt Hermann Lüpken an: „Wir arbeiten aktuell sehr intensiv an diesem Thema, weil die Nachfrage aus großen und auch mittelständischen Unternehmen stetig zunimmt. Unser Team entwickelt gerade eine Suite aus Workflows, die wichtige Aufgaben – zum Beispiel aus den Bereichen BCM, IT-Datenschutz, Change Management und ISO-Zertifizierung – abbildet und dadurch als Gesamtpaket für viele Unternehmen sehr interessant ist. Wir werden in den kommenden Newsletter-Ausgaben ausführlich über die Entwicklung berichten.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Mehr Digitalisierung in der Metallbearbeitung:
Die Ausgangslage und Anforderung an Panvision
Bislang waren die Abläufe der Aufgabenverteilung und der Fehlererfassung bei Scerox noch papierbasiert, „Dokumente wurden im Haus von Abteilung zu Abteilung weitergegeben und anschließend digitalisiert“, berichtet Christoph Essler, Leiter der Qualitätssicherung bei Scerox, und erklärt: „So kam es schlussendlich zu der Entscheidung, dass ein Workflow Management System eingesetzt werden sollte, um den Prozess insgesamt nachvollziehbarer zu machen und mit den gewonnenen Daten und Erkenntnissen über die Zeit unsere eigene Wissensdatenbank aufzubauen.“
Die Workflows im Detail
Aufgabenverteilung
Um die Bearbeitung verschiedener To Dos im Unternehmen so transparent, zuverlässig und zeiteffektiv wie möglich zu steuern, wurde der Ablauf der Aufgabenverteilung mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisiert.
Sobald ein Aufgabensteller einem Aufgabenempfänger eine Aufgabe zuweisen möchte, startet der Workflow. Hierfür wählt der Antragsteller zunächst den gewünschten Empfänger aus und macht genauere Angaben zur Art der Aufgabe (Kunden- und Produktionsauftrag, Aufgabenbeschreibung etc.). Bei Bedarf können dem Formular noch externe Dokumente anfügt werden. Der Workflow geht dann weiter an den Aufgabenempfänger, der aufgefordert wird, den Eingang der Aufgabe zu bestätigen und mitzuteilen, ob die Aufgabe von ihm erledigt, abgelehnt oder an eine andere Person weitergeleitet wird. Ist die Aufgabe unklar oder gibt es sonstigen Klärungsbedarf, kann eine Rückfrage an den Aufgabensteller gesendet werden. Sollte eine Aufgabe länger als 30 Tage unbearbeitet bleiben, wird diese automatisch zur Info an die Geschäftsführung weitergeleitet, die im Bedarfsfall das weitere Vorgehen koordiniert und so einer Stagnation der Prozesse entgegensteuern kann. Alle Workflowschritte und Aufgabenempfänger-Reaktionen werden weiter unten im Formular als Historie chronologisch angezeigt.
Fehlererfassung
Auch die bislang papierbasierte Fehlererfassung wurde mit der Einführung von PANFLOW digitalisiert. Der Workflow dient zur Erfassung verschiedener im Unternehmen entstehender Fehler und somit zur qualitativen Verbesserung der Prozesse. Jeder Mitarbeiter der einen Fehler verursacht, erkennt oder entdeckt, kann den Workflow starten. Über das Workflow-Formular werden alle wichtigen Infos zur Beschreibung und Lokalisierung des Fehlers eingesammelt (Bilder, Fehlerort, Fehlerart, Fehlerursachenanalyse) sowie Angaben zum Verursacher und Entdecker des Fehlers gemacht. Zudem wird der Antragsteller aufgefordert, die fehlerhafte Stückzahl anzugeben und die Fehlerkosten zu schätzen. Die fehlerhaften Teile werden unterdessen aus der Produktion genommen, bis entschieden wurde, wie damit weiter verfahren wird. Dann geht der Workflow weiter zum Abteilungsleiter. Dieser entscheidet nach Rücksprache mit dem Antragsteller über das weitere Vorgehen und kann bei Bedarf eine Aufgabe an einen anderen zuständigen Mitarbeiter stellen, Korrekturmaßnahmen einleiten oder die angegebenen Fehlerkosten korrigieren.
Nach Abschluss des Workflows werden alle Daten zur Fehlererfassung in einer Datenbank abgespeichert, protokolliert und an die Geschäftsführung weitergeleitet. Die Protokolle können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und als Excel-Tabelle exportiert werden. Die Ergebnisse können dann in der täglich stattfindenden Meisterrunde analysiert werden.
Fazit
Nach einiger Zeit, die die Workflows bereits livegeschaltet sind und von den Mitarbeitenden ausgiebig genutzt und getestet werden konnten, zieht Christoph Essler ein positives Fazit: „Die Prozesse sind mit PANFLOW viel transparenter geworden und wir können gerade in kritischen Bereichen wie der Medizintechnik viel schneller auf Fehler reagieren und diese beheben, als wir es vorher konnten. Hinzu kommt natürlich, dass wir Kosten und auch wertvolle Zeit einsparen, die wir nun in andere wichtige Dinge investieren können. Zu Beginn war die Arbeit mit den Workflows natürlich neu und ungewohnt, da viele unserer Mitarbeitenden zwar tagtäglich komplexe Maschinen bedienen, dafür aber nur selten an und mit dem PC arbeiten. Aber auch hier konnten die Vorteile, die das Workflow Management System PANFLOW mit sich bringt, überzeugen, sodass die Workflows tatsächlich leben – und gelebt werden.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
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Stetige Weiterentwicklung im Evonik Markenportal:
Anforderung an Panvision
Nachdem das Markenportal 2016 an den Start gebracht wurde, galt es für Evonik, stets mit der Zeit zu gehen und das Angebot verfügbarer Tools und Anwendungen kontinuierlich zu optimieren und auszubauen. Panvision wurde mit der Entwicklungsarbeit der Erweiterungen beauftragt – mit dem Ziel: 100 % Markenerlebnis Evonik. „Die User sollen nicht in ein anderes Tool wechseln müssen oder einer ständig wechselnden Optik und Nutzeroberfläche ausgesetzt sein – sondern für alle Aufgaben rund um die Marke in ihrer gewohnten und CD-konformen Arbeitsumgebung bleiben“, berichtet Denis Seger, Head of Brand & Campaign bei Evonik.
Influencer Map
Evonik bildet jährlich Mitarbeitende zu Corporate Influencern aus, die als Experte auf einem bestimmten Gebiet über wichtige Themen, Trends und Produkte des Unternehmens berichten. Die Influencer, ihre Fokusthemen sowie die Vernetzung untereinander und zu Unternehmensbereichen wurden zur Veranschaulichung auf einer statischen Grafik dargestellt. Die Problematik lag jedoch darin, dass das Netzwerk stetig wächst und Themenschwerpunkte kontinuierlich in Bewegung sind. Die statische Grafik konnte somit die Komplexität des Netzwerks nicht mehr angemessen abbilden und musste zudem immer wieder neu produziert werden.
Panvision hat deshalb zusammen mit Evonik die Influencer Map als Webanwendung umgesetzt, die die Verbindungen zwischen den Influencern, ihren Themen und den Evonik-Wissensbereichen interaktiv visualisiert. Da die Komplexität der Vernetzung nur dann in ihrem gesamten Ausmaß deutlich wird, wenn alle Einträge gleichzeitig und in Abhängigkeit voneinander zu sehen sind, hat Panvision mithilfe des Frameworks D3 eine komplexe Matrix erstellt. Die Knotenpunkte lassen sich je nach Fokus des Nutzers physikalisch korrekt anziehen und wieder voneinander abstoßen. Dadurch arrangiert sich das komplette Netz mit jeder Auswahl neu.
Hovert man mit dem Mauszeiger über ein bestimmtes Thema oder einen Influencer oder klickt auf den Eintrag, eröffnen sich verschiedene Informations- und Filtermöglichkeiten sowie weitere Unter-Ansichten, die es dem Nutzer erleichtern, zu einem konkreten Suchergebnis zu gelangen.
Über die Administration der Influencer Map können schnell und unkompliziert Verbindungen, Themen, Unterthemen und Influencer hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht – und die Daten in Echtzeit aktualisiert werden.
Referenznennungsworkflow
Um die korrekte Verwendung des Evonik-Markenzeichens durch externe Partner sicherzustellen, müssen mehrere Freigaben eingeholt und steuerrechtliche Prüfungen vorgenommen werden. Für diese Fälle wurde der ehemals aufwändige und analoge Freigabeprozess digitalisiert und deutlich vereinfacht. E-Mails, Scans und Anmeldeprozesse wurden abgelöst durch wenige Formularfelder und ein paar Klicks. Zum Abschluss des Prozesses erhält der jeweilige Partner eine E-Mail mit dem abgeschlossenen Vertrag, dem Markenzeichen in verschiedenen Dateiformaten sowie eine Kurzanleitung zur korrekten Verwendung. Die neue Vorgehensweise spart allen Beteiligten viel Zeit und sichert gleichzeitig die korrekte Verwendung des Evonik-Markenzeichens durch Außenstehende.
Wissenschaftsposter
Evonik-Wissenschaftler gehen weltweit auf Messen und Veranstaltungen und stehen oft vor der Herausforderung, ihre Themen oder Produkte auf Postern zu präsentieren. Gleichzeitig muss Evonik sicherstellen, dass die so entstehenden Druckerzeugnisse CD-konform sind.
Panvision hat ein Tool entwickelt, mit dem die Mitarbeitenden auf Basis ihrer PowerPoint-Folien eigenständig die sogenannten „Wissenschaftsposter“ erstellen können. Die entsprechende Präsentation wird hochgeladen und in ein passendes Format in der Evonik-Markengestalt eingefügt. Der oder die Mitarbeitende kann die PowerPoint-Slides nach Bedarf sortieren, löschen sowie Überschriften, Beschreibungen, Fußnoten etc. bearbeiten. Gleichzeitig wird durch festgelegte Templates sichergestellt, dass die Poster den Vorgaben des Corporate Designs entsprechen und auch untereinander optisch zusammenpassen. Das fertige Poster kann dann zur Vorschau als PDF-Datei exportiert – oder direkt zum Plotten an externe Empfänger (z. B. Druckereien) gesendet werden.
Für Evonik ist die Wissenschaftsposter-Anwendung nicht nur eine Vereinfachung für die Mitarbeitenden, sondern auch eine Möglichkeit, Kosten einzusparen, da die Poster nicht mehr aufwändig von externen Agenturen erstellt werden müssen.
Seminarplanung
Von der Evonik Brand Academy werden regelmäßig Seminare und Workshops für Mitarbeitende angeboten. Bisher wurde im Markenportal für jede dieser Veranstaltungen eine Informations-Seite gepflegt und die Anmeldung per E-Mail durchgeführt.
Um das Managen der Seminare und auch den Anmeldeprozess zu vereinfachen, hat Panvision zusammen mit Evonik die Seminarplanung entwickelt. Sobald ein Seminar in der Seminarplanung freigegeben ist, erscheint dieses sichtbar für alle Evonik Mitarbeitenden in der Übersicht. Per Klick auf einen entsprechenden Termin erhält der Interessent weitere Informationen (z. B. Belegung, Datum) und kann direkt zur Anmeldung des Seminars übergehen.
Im Administrationstool der Seminarplanung können die jeweiligen Termine festgelegt und verschiedene Statistiken zu den Buchungsprozessen eingesehen werden (z. B. wie viele Anmeldungen gab es für ein Seminar? Wie viele Teilnehmende sind tatsächlich erschienen?). Zudem verfügen die Administratoren über die tatsächliche Teilnehmerliste, anhand derer im Nachgang automatisiert die Teilnahmeurkunden per Mail verschickt werden können.
Markenarchitektur-Entscheidungsbaum
Die Evonik-Markenarchitektur bietet den Mitarbeitenden Leitlinien für eine konsistente Arbeit mit den verschiedenen Markenarten und stellt sicher, dass sich die Marken unter dem Dach von Evonik gegenseitig in ihrer Wirkung stärken. Im Zuge einer Aktualisierung der Markenarchitektur hat Panvision für Evonik einen interaktiven Entscheidungsbaum entwickelt, der Mitarbeitenden einen besseren Überblick ermöglichen und dabei unterstützen soll, herauszufinden, welche Markenart am besten zu ihrem Vorhaben passt. Durch die Auswahl von Antwortmöglichkeiten wird das Ergebnis immer weiter spezifiziert, bis der oder die Mitarbeitende eine verlässliche Grundlage für die Markenentscheidung erhält.
Fazit
„Wir sind sehr glücklich mit dem Markenportal und haben viele Ideen, wie man dieses Portal weiterentwickeln kann“, berichtet Denis Seger. „Gleichzeitig müssen wir Acht darauf geben, dass es nicht zu unübersichtlich wird. Deshalb besinnen wir uns darauf, die Prozesse, Tools und Anwendungen effizienter zu machen und mit kleinen, aber kontinuierlichen Handgriffen ein Portal zu erhalten, das immer auf der Höhe der Zeit ist. Panvision leistet bei der gemeinsamen Weiterentwicklung großartige Arbeit und ist für uns ein verlässlicher und innovativer Partner, mit dem wir die Markenarbeit bei Evonik zunehmend digitalisieren.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Panvision entwickelt App und Veranstaltungstool für den Verband selbständiger Versicherungskaufleute der SIGNAL IDUNA Gruppe
Die Ausgangslage
Der Verband selbständiger Versicherungskaufleute der SIGNAL IDUNA, kurz VSV, ist aufgeteilt in drei Organisationsverbände (Nord/Ost, Süd, West), 34 Gebietsdirektionen, 180 Verkaufsleitungen bzw. Geschäftsstellen – und hat etwa 2000 aktive Mitglieder.
„Eine Befragung der Mitglieder ergab, dass die Informationen und Neuigkeiten aus der Vorstandsebene nicht immer wie gewünscht in der Basis ankommen“, erklärt Philip Wessinger, Leiter des Arbeitskreises Kommunikation & Medien beim VSV.
Auftrag an Panvision
Mit dieser Erkenntnis entstand die Idee, eine App zu konzipieren, die ausgewählte Inhalte der Website automatisch in Echtzeit darstellt, um den Mitgliedern alle wichtigen Infos gebündelt an einem Ort zur Verfügung zu stellen: direkt auf dem Smartphone.
Zudem stehen im Verband regelmäßig Veranstaltungen an, deren Organisation der VSV gern moderner, komfortabler und digitaler durchführen wollte. Hierfür sollten drei Komponenten entwickelt werden: Ein Veranstaltungstool, das die Übersicht über die bevorstehenden Veranstaltungen sowie die Anmeldung zur Teilnahme erleichtert, eine digitale Sitzplatzreservierung sowie ein Tool zur Live-Abstimmung über verschiedene Tagesordnungspunkte.
Da Panvision bereits zahlreiche Projekte mit dem VSV umgesetzt hat – unter anderem die Website – und seit vielen Jahren Ansprechpartner für die Entwicklung neuer Software-Ideen ist, entschied sich der VSV auch bei diesem Projekt für eine gemeinsame Zusammenarbeit.
Die VSV App im Überblick
Entwickelt wurde eine App, die ausgesuchte Inhalte der personalisierten Website wie z. B. Nachrichten oder Veranstaltungen übersichtlich für den Nutzer darstellt. Das Backend basiert auf .NET, die Benutzeroberfläche wurde mit Angular umgesetzt und mit dem Framework Ionic eine hybride App für iOS und Android entwickelt.
Die Besonderheit der App besteht darin, dass deren Navigationsstruktur und Inhalte nicht fest vorgegeben sind, sondern dynamisch über die Administration als Kacheln angeordnet werden können. Pro Kachel kann entweder auf internen Content (z. B. Arbeitskreise, Veranstaltungen, News, Postfach) verlinkt werden – oder auf eine externe Website. Der Administrator kann die Kacheln im Admin-Tool nach Bedarf verschieben, entfernen, umsortieren, umbenennen und mit Icons versehen. Hierzu greift die App auf die Icon-Bibliothek Font Awesome zurück. Zudem können pro Kachel auch weitere Unterordner angelegt werden, um bei Bedarf mehrere Navigationsebenen zu erstellen.
Über das CMS PANSITE kann auf der Website konfiguriert werden, welche Inhalte in der App angezeigt werden und welche nicht. So können zum Beispiel unerwünschte Inhalte wie Footer, Header oder Cookie-Banner einfach ausgeblendet werden. Inhalte, die wiederum ausschließlich für die Nutzung innerhalb der App erstellt wurden, können auf der Website ausgeblendet werden.
In der App-Administration muss der Link der Web-Seite angegeben werden, die in der App angezeigt werden soll. Die Änderung wird beim Start der App sofort registriert, ohne, dass diese dafür upgedatet werden muss. Das Bespielen der App mit Content über die Website hat den Vorteil, dass News, Veranstaltungen und Informationen wie gewohnt bequem auf der Website eingepflegt werden können.
Um die Einstiegshürde zur Nutzung der App so gering wie möglich zu halten, wurde die App an die Benutzerverwaltung von VSV gekoppelt, sodass für alle Anwendungen nur ein einziges Passwort benötigt wird. Basierend auf den Nutzerrechten werden in der App auch nur Inhalte angezeigt, die die jeweilige Person sehen darf. Zudem kann die Ansicht der Inhalte über die Berechtigungsverwaltung auch für ganze Nutzergruppen individuell nach Bedarf konfiguriert und bestimmte Inhalte ein- und ausgeblendet werden.
Auf der VSV-Website gibt es mehrere Punkte, an denen Nachrichten an die Mitglieder bestimmter Gruppen und Organisationen des Verbands gesendet werden können. Wird hier eine Nachricht abgesendet, geht diese an die E-Mail-Adresse des Empfängers und wird zusätzlich archiviert, um sie auch über die App abrufen zu können. So wird der Nutzer – wenn gewünscht – direkt über eine Push-Nachricht auf dem Smartphone informiert, wenn er eine Nachricht erhalten hat.
Das Veranstaltungstool mit Sitzplatzreservierung
Über eine Übersichtsseite, die ebenfalls in der App verfügbar ist, können Mitglieder des VSV einsehen, wann welche Veranstaltungen stattfinden und für welche Veranstaltungen sie sich noch anmelden können. Über einen Link gelangen sie zur Anmeldung, die jeder Nutzer selbständig durchführen kann. Im Anschluss wird im Falle einer kostenpflichtigen Veranstaltung automatisch eine Rechnung erstellt, die per Lastschriftverfahren eingezogen wird.
Der Administrator hat die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen der Veranstaltung festzulegen, z. B. ob eine Begleitung mitgebracht werden darf, ob die Veranstaltung kostenfrei oder kostenpflichtig ist und bis wann eine Anmeldung möglich ist. Zudem kann er einsehen, wer bzw. wie viele Mitglieder sich bereits angemeldet haben und wie der Status der Bezahlung ist.
Um die Sitzplätze effizient und möglichst auch nach den Wünschen der Teilnehmenden zu verteilen, erhält der Veranstalter mit der Sitzplatzreservierung ein Tool, in dem er die manuelle Zuweisung der Sitzplätze vornehmen kann. Hierzu kann er einen Saalplan mit der genauen Anordnung der Tische und Anzahl der Stühle erstellen und die bei der Anmeldung registrierten Platzwünsche der Teilnehmenden berücksichtigen. Ist ein Tisch bereits voll besetzt, kann er ihn für die Auswahl in der Anmeldung sperren.
Das Abstimmungstool
Wenn der VSV sich zur Mitgliederversammlung trifft, werden oft auch Personen für bestimmte Aufgaben gewählt oder es wird über verschiedene Themen abgestimmt. Um den Abstimmungsvorgang zu erleichtern hat Panvision gemeinsam mit dem VSV ein Abstimmungstool entwickelt, das in das Veranstaltungstool integriert und ebenfalls über die App erreichbar ist. Sofern der Nutzer bereits in der App angemeldet ist, wird für den Zugang zum Abstimmungstool keine gesonderte Anmeldung mehr benötigt.
Vom Administrator (z. B. der Versammlungsleiter) können für einen Tagesordnungspunkt beliebig viele Abstimmungen angelegt werden, für die alle angemeldeten und berechtigten Mitglieder abstimmen dürfen. Hierzu werden Titel, Fragestellung, Antwortmöglichkeiten (einfache ja/nein-Abstimmung oder komplexere Abstimmungen) sowie die Möglichkeit zur Enthaltung angegeben. Auch Listen mit zur Wahl stehenden Personen werden vom Administrator gepflegt.
Abstimmungen beim VSV sind immer offen und erfolgen per Handzeichen vor Ort. Änderungen an der Abstimmung bzw. der Tagesordnungspunkte sowie die Stimmenvergabe von den Teilnehmenden können live über einen Beamer mitverfolgt werden. Die Änderungen werden dabei vom Administrator ganz einfach über ein iPad oder ein Smartphone vorgenommen und während der Sitzung in Echtzeit aktualisiert.
Wenn die Abstimmung beendet ist, wird automatisch eine Grafik mit den Abstimmungswerten angezeigt, wie viele Personen sich an der Wahl beteiligt haben und wie diese abgestimmt haben. Zudem stellt das Abstimmungstool sowohl die gesicherte Archivierung der Informationen über das Tagesprogramm sicher, als auch, dass die Wahl rechtens abgelaufen ist.
Fazit
„Das Ergebnis des Projekts ist, dass die Mitglieder sich auf dem Smartphone über den ganzen Verband informieren können. Die bisherige Information über die Website war eher proaktiv und es gab häufig Probleme mit der Benutzeranmeldung. Jetzt erhält der Nutzer per Push-Nachricht automatisch wichtige Infos, Nachrichten und News – alles mit einem einzigen Zugang. Unser Ziel war es, die Themen des VSV erlebbarer, näher und moderner zu machen – an einem zentralen Ort – nämlich dem Smartphone“, berichtet Philip Wessinger. „Für mich war die Arbeit mit Panvision sehr angenehm, wir sind sehr konstruktiv mit den Themen umgegangen und das Projektmanagement lief durch die Nutzung des Ticketsystems Jira reibungslos. Wünsche und Anliegen von uns und den Nutzern konnten auch während der Projektphase noch flexibel mit eingearbeitet werden, was uns wirklich Freude gemacht hat. Insgesamt war der regelmäßige, enge Austausch mit dem Entwickler-Team von Panvision über die gesamte Zeit hinweg sehr zielführend und wir haben definitiv die richtige Wahl getroffen.“
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Spezialchemie-Unternehmen Alzchem digitalisiert 18 unternehmensweite Workflows mit PANFLOW
Die Ausgangslage & Auftrag an Panvision
Im Zuge eines unternehmensweiten Zukunftsprogramms werden bei Alzchem Themenbereiche wie Innovation, Produkte, Nachhaltigkeit – und auch Digitalisierung – durch unterschiedliche Projekte zielgerichtet vorangetrieben. „Im Bereich Digitalisierung sind wir relativ schnell auf das Thema digitale Workflows gekommen“, erzählt Michael Krause, Projektcontroller bei Alzchem. Zwar gab es bei Alzchem in der Vergangenheit bereits Berührungspunkte mit digitalen Prozessen, jedoch war die Erstellung der Workflows noch sehr umständlich und die Software recht kompliziert zu bedienen.
„Wir suchten dann nach einer sinnvollen Lösung, mit der wir mehr Möglichkeiten haben, die Workflows auch selbst zu erstellen“, berichtet Michael Krause. Da Alzchem unternehmensweit mit SAP arbeitet, war zudem ein Workflow Management System mit einer Schnittstelle zu SAP obligatorisch. Bereits zu Beginn der Marktrecherche war klar, dass Alzchem nicht nur Standard-Prozesse abbilden wird, sondern auch zahleiche Workflows umsetzen möchte, deren Arbeitsschritte stark variieren können und somit gegebenenfalls einen weniger vorgezeichneten Lauf nehmen. „Wir hatten schließlich noch einige Systeme zur Auswahl, haben uns aber aufgrund der flexiblen Prozessgestaltung und der Möglichkeit, die Workflows von Grund auf selbst zu konzipieren, für PANFLOW von Panvision entschieden“, fasst Michael Krause zusammen.
Umsetzungsphase und Training mit der Software
Mit der Entscheidung für PANFLOW fiel gleichzeitig auch der Startschuss für das Alzchem-Workflow-Team, die Struktur der aktuell bestehenden Unternehmensprozesse genau unter die Lupe zu nehmen und gemeinsam zu überlegen, wie die Arbeitsabläufe nicht nur digitalisiert, sondern auch effizienter gestaltet werden können.
„Als wir angefangen haben, uns richtig in die Thematik einzuarbeiten, haben wir schnell gemerkt: aus einem schlechten analogen Prozess wird nicht automatisch ein guter digitaler Prozess“, berichtet Michael Krause und erklärt weiter: „Deshalb wurde der erste Beispiel-Prozess in einem zweitägigen Workshop mit Panvision intensiv vorbereitet und dann in PANFLOW umgesetzt. Anhand dieses ausgesuchten Prozesses, der auch einige komplexere Verzweigungen und Datenbankzugriffe enthielt, konnten alle Beteiligten gut gebrieft und die nächsten Workflows Stück für Stück von uns selbst erarbeitet werden. Diese erste Phase war für uns besonders wertvoll, da wir viel ausprobieren und in enger Rücksprache mit dem PANFLOW Entwickler Herrn Dr. Fetthauer unser Know-how immer weiter ausbauen konnten.
Zurzeit kümmert sich hauptsächlich eine Mitarbeiterin aus dem Controlling um die Realisierung der Workflows – mit Unterstützung aus der IT, wenn es um die Anbindung von Datenbanken oder anderen Systemen geht. Prozentual gesehen muss unsere IT jedoch immer weniger eingebunden werden, da die Workflow-Verantwortlichen intensiv im Thema sind und die Prozesse eigenständig umgesetzt werden.
Die Workflows & Benefits im Überblick
Innerhalb eines Jahres hat Alzchem mit PANFLOW 18 Prozesse aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen digitalisiert, die völlig verschiedene Abläufe abbilden und Aufgaben koordinieren. Unter anderem ein Qualifizierungsprozess zur Zulassung von Lieferanten, die Änderung von SAP-Einkaufbestelltexten, die Anlage und Freigabe von Packmittelaufdrucken, das Onboarding/Outboarding sowie der Abteilungswechsel von Mitarbeitern, die Erstellung und Freigabe von Zahlungsanweisungen, die Bearbeitung von Lieferantenreklamationen, sowie die Beantragung und Löschung von SAP-Materialnummern.
Durch die Digitalisierung dieser wiederkehrenden Arbeitsschritte lässt sich nun zum Beispiel einfacher sicherstellen, dass:
- Interne Dokumente, Pläne und Spezifikationen in der erforderlichen Qualität geliefert werden.
- Freigaben, die vorher papierbasiert per Hauspost an die zuständigen Mitarbeitenden geschickt werden mussten, nun automatisch per Mail eingeholt werden.
- Dokumentationen, die oft nicht durchgängig und nur schwer nachvollziehbar waren, jetzt transparent einsehbar und revisionssicher gespeichert sind.
- Jeder Mitarbeitende nachvollziehen kann, an welcher Stelle ein Prozess steht und wann er oder sie aktiv werden muss.
- Wichtige Aktionen nicht mehr nur auf Zuruf von den Mitarbeitenden durchgeführt werden, mit der Folge, dass Datenlücken entstehen oder wichtige Aufgaben vergessen werden.
- Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, an denen von der Berechtigungsvergabe bis hin zur Ausstattung mit Arbeitsmitteln 14 abteilungsübergreifende Arbeitsschritte hängen, nun lückenlos digitalisiert sind.
- Prozesse für die Tochterunternehmen weltweit auch mehrsprachig aufgesetzt werden können.
Kooperation mit der Technischen Hochschule Rosenheim
Über das Programm „Industrielle Projektarbeit“ bekommen Studierende der technischen Hochschule Rosenheim die Möglichkeit, erste praktische Berufserfahrung in Unternehmen zu sammeln. Für das Workflow-Team von Alzchem war dies eine passende Gelegenheit, die Studierenden an das Thema Prozessoptimierung heranzuführen und sie direkt mit dem Workflow Management System PANFLOW arbeiten zu lassen. Und dies mit großem Erfolg, wie Michael Krause berichtet: „Wir wollten für beide Seiten einen Mehrwert schaffen und fanden es eine sinnvolle Aufgabe für Studierende, durch die Entwicklung der Prozesse ganz einfach das Unternehmen und die Mitarbeiter kennenzulernen, in alle Bereiche reinzuschnuppern und von Beginn an viele Ideen selbstständig umzusetzen. Das hat wirklich gut funktioniert und wir freuen uns, zu sehen, wie die Studierenden sich fachlich und persönlich weiterentwickeln, sogar selbstständig den Kontakt zu Panvision suchen, um die Workflows weiter zu optimieren. Insgesamt können sie so in ihrer Zeit bei uns wirklich etwas bewegen und einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, auf den sie stolz sein können.“
Anbindung an andere Systeme
Neben der Verbindung zu SAP, das für zahlreiche Vorgänge im Unternehmen genutzt wird, wurde PANFLOW auch an weitere Systeme gekoppelt, um benötigte Daten einfach und flexibel aus den Drittsystemen heraus in die Workflows zu importieren – und umgekehrt. So können Workflows etwa mit Daten aus der HR- oder Finance-Abteilung bestückt werden und auf diesem Wege ganz einfach Verträge, Bestellvorgänge sowie Ein- und Austritte von Mitarbeitenden gemanagt werden.
Damit Dokumente, die im Laufe des Workflows mit Informationen angereichert werden, nicht umständlich heruntergeladen, bearbeitet und wieder an den Workflow angehängt werden müssen, hat Panvision Alzchem eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Diese ermöglicht mit nur einem Klick eine berechtigungsgesteuerte und versionierte Bearbeitung von Office-Dokumenten direkt aus dem Workflow heraus, ohne den Prozess zu unterbrechen. Dieser läuft nach der Bearbeitung wie geplant weiter.
Ein Jahr PANFLOW – Umfrage zur Anwenderzufriedenheit
Nach einem Jahr der Workflow-Digitalisierung mit PANFLOW startete Alzchem eine Umfrage zur Zufriedenheit mit der Software und den Arbeitsabläufen und konnte auf ein erfreuliches Ergebnis blicken: Der Großteil der Mitarbeitenden empfindet die Einführung der digitalen Workflows mit PANFLOW als positiven Mehrwehrt, der den Arbeitsalltag erleichtert und komplexe Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht. Zudem gaben viele der Mitarbeitenden an, dass die Prozesse deutlich stabiler laufen, besser nachvollziehbar sind und dabei helfen, Ressourcen in Form von Zeit- und Papieraufwand einzusparen.
Fazit & Ausblick
„Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters für die Einführung eines Workflow-Management-Systems wurden von uns zwei Hauptanforderungen festgelegt: die Workflows sollten möglichst eigenständig durch Alzchem MitarbeiterInnen erstellt werden können und die Gestaltung der Workflows sollte möglichst flexibel sein – PANFLOW erfüllt diese beiden Kriterien sehr gut und ermöglicht uns dadurch eine schnelle Umsetzung von einfachen aber
auch komplexen Workflows“, resümiert Michael Krause und fügt hinzu: „Insgesamt ist die Zusammenarbeit mit Panvision, und vor allem mit Herrn Dr. Fetthauer, der uns bei der Entwicklung der ersten Workflows tatkräftig unterstützt hat, sehr gut. Wenn es Fragen gibt, bekommen wir sehr schnell Rückmeldung, sodass wir unsere Prozesse schnellstmöglich weiter entwickeln können. Auch können wir immer wieder neue Ideen einbringen und bei Bedarf individuell benötigte Funktionen dazu programmieren lassen.
Mit der Einführung der digitalen Workflows haben sich unsere Unternehmensprozesse deutlich verschlankt, wurden transparenter, effektiver. Es ist ein großer Vorteil, dass es bei den Mitarbeitenden kaum Unsicherheiten gibt, was die Bedienung und auch die Auswirkungen ihrer Arbeit mit dem System betrifft – der oder die Bearbeitende löst eine Aktion aus und kann sich sicher sein, dass der Prozess seinen vorherbestimmten Lauf nimmt.
Auch der gemeinsame Workshop war sehr wichtig für uns, um konkrete Fragen über mögliche Workflow-Varianten und -Optionen zu stellen und herauszufinden, ob die Flexibilität, die uns anfangs versprochen wurde, auch wirklich gegeben ist. Grenzen gab tatsächlich eher durch interne IT-Sicherheitsthemen unsererseits, aber nur selten durch die Software an sich. Generell sind die Möglichkeiten, Workflows mit PANFLOW zu erstellen, nahezu unendlich und wir haben schon einige Ideen, welche Prozesse wir als nächstes mit der Software umsetzen. Hier geht es vor allem um das automatisierte „Antriggern“ von Workflows durch bestimmte Ereignisse oder nach einem bestimmten Intervall, wie z. B. Zertifikatserneuerungen, die in regelmäßigen Abständen stattfinden müssen. Des Weiteren überlegen wir gerade, wie wir zukünftig auch externe Personen an den Workflows teilhaben lassen können, ohne dabei selbstgesetzte Sicherheitsstandards zu verletzen. Das ist auf jeden Fall der Weg, den wir mit PANFLOW weiter gehen wollen.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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Panvision entwickelt gemeinsam mit VISYOnet Abrechnungs-Portal für augenärztliche Dienstleistungen
Ein gemeinsam von Panvision und VISYOnet entwickeltes Portal zur Behandlungsdokumentation und zur digitalen Abrechnung praxisübergreifender augenärztlicher Dienstleitungen soll die Effizienz der gemeinsamen Patientenbehandlung und der Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.
Die Ausgangslage bei VISYOnet
Eine enge Zusammenarbeit von AugenärztInnen und Kliniken hilft dabei, hohe Qualitätsstandards zu setzen und PatientInnen die bestmögliche heimatnahe Rundumversorgung bei Augenerkrankungen zu bieten. „Um den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen den dafür zuständigen Akteuren zu erleichtern und den ständig wachsenden Anforderungen im Gesundheitswesen professionell zu begegnen, sollten bei VISYOnet verschiedene Arbeitsschritte digitalisiert und so die Kollaboration gefördert werden“, berichtet Dr. Ilka Sutor, Geschäftsführerin der VISYOnet Qualitätsnetzwerk Saar GmbH. „Besonders im Fokus stand dabei die Dokumentation und Abrechnung augenärztlicher Untersuchungen und Behandlungen.“
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Nachdem ein Pilotprojekt zur digitalen Kommunikation zwischen mehreren Arztpraxen und der Augenklinik Sulzbach bereits 2018 erfolgreich mit Panvision gestartet wurde, entschied man sich bei VISYOnet ebenfalls für eine Zusammenarbeit mit dem Essener Digitalisierungsexperten.
Ziel des Projekts: Alle Behandlungsschritte – vom ersten Termin in einer Praxis, über den stationären Aufenthalt in der Klinik, bis hin zur Nachsorge – sollten in einem System transparent für alle Beteiligten zugänglich sein, um unter Einhalt höchster Datenschutzvorkehrungen und Verminderung des bürokratischen Aufwands die Abrechnung mit den Krankenkassen zu vereinfachen.
„Das Portal soll den Mitarbeitenden Sicherheit in der Abrechnung geben, sie in ihrer Arbeit entlasten und durch direkte Dokument-Exporte und das Vermeiden von Doppeldokumentationen wertvolle Ressourcen in Form von Arbeitszeit und Papier einsparen“, erklärt Dr. Ilka Sutor. „Wir wollten den AugenärztInnen eine Plattform zur Verfügung stellen, die zum einen absolut sicher mit äußerst sensiblen Patientendaten umgeht, und zum anderen möglichst einfach zu handhaben ist, damit sich wirklich jeder und jede Mitarbeitende schnell mit der neuen Software zurechtfindet. Geplant wurde schließlich eine webbasierte Software, da aufwändige Installationen bei uns eine höhere Einstiegshürde bedeuten würden.“
Die Software im Überblick
PatientInnen können in der Software nun einer oder mehreren Praxen zugeordnet werden, deren Mitarbeitende ganz einfach Stammdaten anpassen, Untersuchungsbefunde in verschiedenen Dateiformaten hochladen und Schichtaufnahmen anschauen können. Die angebundene Benutzerverwaltung stellt dabei jederzeit sicher, dass nur berechtigtes Personal Zugang zu den betreffenden PatientInnendaten hat.
Den Kern der Anwendung bilden die Formulare: Zur Abrechnung mit der Krankenkasse können Dokumentationsbögen mit Abrechnungsdatum, Terminen zur Kontrolle bzw. Nachsorge etc. ausgefüllt – und bei Bedarf um weitere Untersuchungen ergänzt werden. Über eine Datenbankschnittstelle werden die Informationen in das Abrechnungssystem von VISYOnet übermittelt und von dort aus zur Abrechnung bei den Krankenkassen vorbereitet. Zur optimalen Übersicht lassen sich zudem sogenannte „Arbeitslisten“ generieren, die eine Zusammenfassung aller übermittelten sowie noch nicht übermittelten Rechnungen anzeigen und von beiden Seiten eingesehen und nach bestimmten Kriterien gefiltert werden können.
Ausblick
Das Portal soll stetig weiterentwickelt werden und einige Neuerungen stehen bereits kurz vor dem Roll-out. So soll es unter anderem ein eigenständiges Feature für die Prävention bzw. Behandlung Altersbedingter Makuladegeneration (AMD) geben, in dem regelmäßige Kontrollen sowie Kriterien, nach denen PatientInnen Anspruch auf die entsprechenden Untersuchungen haben (Mindestalter, Art der Diagnose), festgehalten werden. Wird eine AMD festgestellt, folgen weitere Schritte, wie etwa das Ausfüllen eines Anamnesebogens und die Wiedervorstellung des Patienten bzw. der Patientin nach sechs Monaten. Alle Leistungen werden auch hier so dokumentiert, dass die Praxen die Behandlung mit einem Klick abrechnen können.
Fazit
„Bisher war die Dokumentation und Abrechnung der augenärztlichen Dienstleistungen weitestgehend papierbasiert“, erklärt Dr. Ilka Sutor und hebt die positiven Veränderungen, die mit der Einführung des VISYOnet-Portals einhergehen, hervor: „Das Personal wird durch die Digitalisierung zahlreicher Arbeitsschritte erheblich entlastet und selbst Praxen, die sonst wirklich noch sehr analog arbeiten, berichten uns, dass sie mit dem Portal gut zurechtkommen und insgesamt viel weniger Arbeit haben. Alles, was die Praxen nun selbstständig ausfüllen, musste manuell von den VISYOnet-Mitarbeitenden erfasst werden. Für uns als Abrechnungs- und Qualitätssicherungs-Dienstleister haben sich durch die digitale Veränderung viele Vorteile ergeben – zum Beispiel, dass uns die Daten nun viel schneller und kontinuierlicher zur Verfügung stehen. Sonst erreichte uns zum Monatsende ein riesiger Stapel papierbasierter Abrechnungen, jetzt läuft der Prozess um ein Vielfaches nachvollziehbarer ab, als es vorher der Fall war. Wir erfahren gerade alle eine enorme Arbeitserleichterung und für mich ist dies ein sehr gutes Beispiel für ein gelungenes und erfolgreiches Digitalisierungsprojekt.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Ziel #1: Null Unfälle!
Die Ausgangssituation
Mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten liefern die Mitarbeitenden von SPIE Deutschland & Zentraleuropa täglich höchste Qualität in einem breiten Spektrum technischer Dienstleistungen an Gebäuden, Anlagen und Infrastrukturen. Die technisch anspruchsvollen Arbeiten, z. B. in größerer Höhe oder in brandgefährdeten Bereichen, bringen jedoch auch oft eine höhere Gefährdungslage mit sich. Arbeitssicherheit und konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen haben deshalb einen besonders hohen Stellenwert bei SPIE.
Bereits heute zählt SPIE Deutschland & Zentraleuropa zu den Unternehmen mit der besten Arbeitssicherheitsperformance der Branche, will sich jedoch weiter verbessern – mit dem Ziel: Null Unfälle.
Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unerlässlich, nicht nur die Arbeitsgeräte oder Schutzkleidung bezüglich ihrer Sicherheit immer wieder auf den Prüfstand zu stellen, sondern vor allem das richtige Mindset zu schaffen und alle Mitarbeitenden – vom Auszubildenden bis zur Führungskraft – nachhaltig für dieses wichtige Thema zu sensibilisieren.
Die Verteilung der Mitarbeitenden auf verschiedene Länder, Standorte, Projekte und Einsatzorte stellte das von Dr. Oliver Polanz geleitete Team HSEQ (Health, Safety, Environmental Protection & QM) vor die Herausforderung, einen Weg zu finden, wie wichtige Informationen und Tools zur Arbeitssicherheit jedem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden können. Vor diesem Hintergrund entstand die Idee, auf ein Arbeitsmittel zu setzen, welches jedes Teammitglied besitzt und stets mit sich führt: das Smartphone.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Geplant wurde daraufhin die Entwicklung einer Safety App, deren Einsatz sich in eng mit SPIE zusammenarbeitenden Unternehmen wie z. B. der EUROVIA GmbH bereits bewährt hatte.
Im Zuge einer breit angelegten Digitalisierungsstrategie von SPIE Deutschland & Zentraleuropa wurde Panvision bereits 2016 mit der Entwicklung der ersten Version der Safety App beauftragt. Zielsetzung war, dass die Mitarbeitenden in bestimmten Arbeitssituationen Sicherheitschecks durchführen, aktuelle News zum Thema Sicherheit abrufen und Erste-Hilfe-Fälle, Beinaheunfälle und Best Practices direkt an Ort und Stelle über die App melden können. „Gemeinsam mit den Entwicklungs- und Projektleitungsteams von Panvision hatten wir intensive Workshops zu diesem Thema, in denen wir den exakten Anforderungsrahmen abstecken und unsere Ziele definieren konnten. Im Vordergrund stand dabei für uns, dass es eine praxistaugliche App wird, die die Mitarbeitenden intuitiv und vor allem gern benutzen“, berichtet Dr. Oliver Polanz.
Die Funktionen der Safety App im Überblick
Seit dem Projektstart wurde die Safety App erfolgreich eingeführt und in enger Zusammenarbeit sukzessive weiterentwickelt.
Die aktuell kurz vor dem Rollout stehende neue Version der App erreicht alle 17.000 Mitarbeitenden der SPIE Deutschland & Zentraleuropa und kann einfach über Microsoft Intune auf die Endgeräte gespielt werden. Neben einem breiten Informationsangebot inkl. Vorschriften, Regeln und Tipps zur Arbeitssicherheit hält die App zahlreiche Sicherheits-Features und damit praktische, vor Ort anwendbare Hilfen für den Arbeitsalltag bereit.
„Verbandbuch“ – Digitale Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen
Jedes Unternehmen muss dafür Sorge tragen, dass eine durchgeführte Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang gespeichert wird. Nur so lassen sich eventuelle, später noch eintretende Gesundheitsschäden einer versicherten Arbeitstätigkeit zuordnen und die Kostenübernahme für nachfolgende Behandlungs- und Rehabilitationsmaßnahmen bei den gesetzlichen Unfallversicherungsträgern sicherstellen. Fehlt die Dokumentation und es können keine Zeugen für den Unfall gefunden werden, kann der Unfallversicherungsträger die Kostenübernahme verweigern. Viele Unternehmen dokumentieren Erste-Hilfe-Maßnahmen über ein sogenanntes Verbandbuch, in dem die Informationen handschriftlich festgehalten werden. „Nun wird bei SPIE aber viel draußen, in Anlagen und auf Baustellen, gearbeitet“, erklärt Dr. Oliver Polanz. „Gerade hier ist es eine Herausforderung, die Vollständigkeit der Dokumentationen sicherzustellen. Bisher kam es dazu, dass die Vorfälle auch in Kundenbücher eingetragen wurden, so dass danach die Überprüfbarkeit deutlich erschwert wurde. Wir wollten mit der App also nicht nur darauf hinweisen, dass dieses Buch geführt werden muss, sondern einen echten Mehrwert schaffen, vereinfachen, transparenter sein und natürlich auch rechtlich auf der sicheren Seite.“
Die SPIE Safety App erleichtert nun die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen direkt an Ort und Stelle. Name, Ort, Datum und Uhrzeit des Unfalls sowie der Hergang und die Art der Verletzung können zusammen mit Angaben zu eventuellen Zeuginnen und Zeugen, bzw. Erste-Hilfe-Leistenden und den jeweils ergriffenen Maßnahmen in die App eingetragen werden. Zusätzlich unterstützt die App, indem zum Beispiel betroffene Körperteile per Fingertipp auf einer interaktiven Körper-Grafik ausgewählt werden können.
„Gut gelaufen, schlecht gelaufen“ – Beinaheunfälle und Best Practice
Auch Beinaheunfälle, bei denen glücklicherweise nichts passiert ist, sollen bei SPIE gemeldet werden, denn gerade aus diesen Informationen lassen sich für das Team HSEQ wichtige Schlüsse ziehen, um zukünftige Unfälle zu vermeiden: Wie kann die betreffende Situation in Zukunft sicherer gestaltet werden, was können wir besser machen? Müssen Arbeitsmittel bzw. -kleidung ausgetauscht oder Maschinen gewartet werden? Macht es Sinn, Mitarbeitende anders oder zusätzlich zu schulen und halten Kunden auf Baustellen und in Anlagen wichtige Sicherheitsstandards auch ein?
Genau für diese Situationen hält die Safety App eine einfach zu handhabende Meldung von Beinaheunfällen bereit, die neben den üblichen Angaben zu Ort und Hergang auch durch Fotos von der potenziell gefährlichen Situation ergänzt werden kann. Die Meldung stößt dann im jeweils zuständigen Unternehmensbereich einen Koordinationsprozess an.
„Uns ist wichtig, im Unternehmen eine empathische Fehlerkultur zu entwickeln“, erläutert Dr. Oliver Polanz. „Bedeutend ist dabei zum einen, wie man mit einem gemachten Fehler umgeht, gegensteuert und in Zukunft vermeidet, den gleichen Fehler noch einmal zu machen. Zum anderen geht es aber darum, den Mitarbeitenden Wertschätzung entgegenzubringen, ihnen zu vermitteln, dass sie keine Angst vor Fehlern haben müssen und dass keine Sanktionen drohen, wenn sie etwas falsch machen. Auf diese Weise ändern wir das Mindset der Mitarbeitenden und schärfen das Bewusstsein für den Arbeitsschutz.“
Dies wird zudem erreicht, indem „Best Practices“, also auch vorbildlich und sicher ausgeführte Arbeiten per App eingereicht und mit anderen SPIE Mitarbeitenden geteilt werden können. Entsprechend heißt die Funktion in der App nicht „Beinaheunfall“, sondern „gut gelaufen – schlecht gelaufen“.
„Arbeitsmittel-Katalog“ – Die ganz persönliche Schutzausrüstung
In vielen Unternehmen entscheiden die Führungskräfte, welche Arbeitskleidung bei welchem Hersteller für die Mitarbeitenden bestellt wird. Da aber jeder Körper unterschiedlich ist, ist es SPIE ein besonderes Anliegen, den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, selbst zu entscheiden, welche Arbeitskleidung für sie optimal ist und worin sie sich am wohlsten fühlen. Die App bietet hierfür die Möglichkeit, das passende Modell aus einem von SPIE angebotenen Katalog auszusuchen. Für die Bestellung und Freigabe des Beschaffungsantrags muss nur die E-Mail-Adresse des oder der jeweiligen Vorgesetzten eingetragen werden und der Prozess wird automatisch in Gang gesetzt.
„Sicherheitspass“ – Wichtige Mitarbeitenden-Informationen auf einen Blick
Kunden, bei denen Arbeiten in sensiblen Bereichen durchgeführt werden, erwarten, dass die SPIE Mitarbeitenden einen Sicherheitspass mitführen, der Auskunft über spezielle Befähigungen gibt. Dies können bestimmte Weiterbildungen sein, wie etwa die Erlaubnis zum Führen eines Gabelstaplers, Kenntnisse im Umgang mit Gefahrenstoffen oder auch arbeitsmedizinische Vorsorgen, z. B. für Arbeiten in größerer Höhe.
Auch hier hilft die App, den Sicherheitspass, der für gewöhnlich aus einem kleinen Heft besteht, aus der analogen Welt zu holen und in digitaler Form bereitzustellen, sodass jeder und jede Mitarbeitende ihn immer zur Hand hat. Der Vorteil hierbei: Der Pass kann in verschiedenen Sprachen erstellt und abgerufen werden, damit auch im Ausland arbeitende SPIE Mitarbeitende ohne sprachliche Hindernisse nachweisen können, dass sie über die notwendigen Fähigkeiten und Unterweisungen zur Ausübung ihrer Tätigkeit verfügen. „Dies hat vor allem zwei Vorteile“, erklärt Dr. Oliver Polanz: „zum einen werden alle Mitarbeitenden gleichbehandelt und unabhängig von Herkunft oder Sprache in unser Team integriert, zum anderen professionalisieren wir den Auftritt unseren Kunden gegenüber.“
„Letzter Sicherheitscheck“ – Gut durchdacht die Arbeit beginnen
Die Funktion „Letzter Sicherheitscheck“ ermutigt und erinnert alle Mitarbeitenden bei SPIE, sich vor Beginn ihrer Arbeit Gedanken über die weiteren Arbeitsschritte und die damit verbundenen Arbeitssicherheitsmaßnahmen zu machen. Das gedankliche Durchspielen der Arbeitsschritte soll vor allem bewirken, dass auch bei z. B. geänderten Verhältnissen vor Ort die Arbeiten sicher durchgeführt und Unfälle vermieden werden.
Ausblick
Um den Mitarbeitenden eine lebendige und Mehrwert schaffende App zu bieten, werden fortlaufend Features ergänzt und verbessert. „Schon für die kommenden Monate sind wieder zahlreiche neue Funktionen geplant“, berichtet Dr. Oliver Polanz. „Unter anderem soll es eine Schnittstelle zur ´Digitalen Sicherheitsbegehung´ geben, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, die Begehung von Anlagen und Baustellen vorab bereits digital durchzuführen. Die Safety App soll in diesem Fall als Eingangstor zur Begehungssoftware fungieren – Anmeldedaten sollen per Single Sign-on automatisch aus der Safety App übernommen werden, und auch die Stammdatenpflege erfolgt zentral über die Datenbank der Safety App. Als weitere Funktion freuen wir uns auf mehr Video-Content in der App, sodass z. B. Unterweisungen per Video durchgeführt und bei Bedarf wiederholt angeschaut werden können. Um wirklich alle Standorte und jeden einzelnen Mitarbeitenden mit einzubeziehen und gleichwertig in das Team zu integrieren, war es uns zudem sehr wichtig, die App bald auch in weiteren Sprachen ausliefern zu können.“
Fazit
Die App ist Ausgangspunkt für alle wichtigen Vorgänge in der Arbeitssicherheit, für interne Prozesse und Maßnahmen in Echtzeit, sodass zum einen schnellstmöglich auf Unfälle und Beinaheunfälle reagiert werden kann, aber darüber hinaus auch das entsprechende Mindset bei allen Mitarbeitenden geschaffen werden kann. „Die App wurde sehr positiv aufgenommen. Wir haben von unseren Mitarbeitenden zahlreiche Nachrichten erhalten, dass die App für sie einen großen Nutzen hat“, freut sich Dr. Oliver Polanz.
Darüber hinaus wird die App auch als Zugangsportal für weitere Online-Applikationen dienen. Perspektivisch können Dienstleister und Partnerunternehmen mit dem Team von Panvision zusammen weitere Dienste an die App anbinden, um so eine Steuerzentrale für wichtige Unternehmensprozesse zu etablieren – und die Arbeitssicherheit auch über Unternehmensgrenzen hinweg voranzubringen.
„Da wir ein Dienstleistungsunternehmen sind, ist und bleibt der zentrale Dreh- und Angelpunkt unseres Angebots – und damit auch unserer Fürsorgepflicht – der Mitarbeitende selbst. Das Thema App ist für uns sehr wichtig, um Kolleginnen und Kollegen unabhängig vom Arbeitsstandort schnell und persönlich zu erreichen und unser ehrgeiziges Ziel ´Null Unfälle´ in die Tat umzusetzen. Wir können mit der Safety App unsere Arbeitsschutzkultur nachhaltig verändern“, resümiert Dr. Oliver Polanz. „Die Arbeit mit Panvision haben wir über den gesamten Entwicklungszeitraum als sehr positiv und konstruktiv empfunden. Alles was wir uns vorgenommen haben, haben wir zusammen erreicht“, lobt der Sicherheitsexperte von SPIE abschließend.
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Panvision setzt das neue Intranet-Design der Salzgitter AG in Rekordzeit technisch um
Die Ausgangssituation
Auf dem Weg zum stärksten Stahl- und Technologiekonzern Europas hat die Salzgitter AG den Menschen in das Zentrum seines Selbstverständnisses gestellt. Im Zuge der Neuausrichtung des Konzerns fand ein grundlegender Markenrelaunch statt. Damit spiegeln sich auch optisch die strategischen Kernthemen wie Circularity im Corporate Design wider.
Ein Marken-Relaunch will gut vorbereitet sein: Solch eine Umstellung muss reibungslos funktionieren und sollte in diesem Fall sehr wenige Personen im Vorfeld involvieren. Um allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die neue Vision und Mission näherzubringen, wurde daher die Lead Agentur – die PierraaGroup GmbH – mit dem vollständigen Relaunch und zudem der Umsetzung des digitalen Strategy Days beauftragt. Somit war ein unumstößlicher Stichtag und ein zentraler Ansprechpartner gegeben.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Ziel war es also, innerhalb eines straff vorgegebenen Zeitplans das gesamte Konzern-Intranet den Vorgaben der PierraaGroup GmbH in intensiver Absprache umfangreich anzupassen. Als langjähriger Partner der Salzgitter AG und Intranet-Entwickler der ersten Stunde wurde Panvision daher mit dem Rollout beauftragt und gleichzeitig vor die Herausforderung gestellt, nicht nur den zentralen Intranet-Auftritt der Konzerngesellschaft zu überarbeiten, sondern auch alle individuell verwalteten Präsenzen der zahlreichen Tochtergesellschaften rechtzeitig im Stil der neuen Markengestalt zu relaunchen.
Rückblick: Vom Wildwuchs zum zentralen personalisierten Intranet
Das Konzern-Intranet geht aus verschiedenen internen Plattformen der AG und ihrer Tochtergesellschaften und Fachbereiche hervor, die erstmals im Jahr 2003 auf eine Plattform gehoben und zentralisiert für alle online zugänglich gemacht wurde. „Früher haben wir wichtige Dokumente oder Informationen sogar in großen Auflagen gedruckt und in die internen Postfächer gelegt“, erinnert sich Doreen Grütt, zuständig für die Online-Kommunikation der Salzgitter AG und verantwortlich für die Weiterentwicklung des Intranets. „Dies ist mit der Einführung des Konzern-Intranets dann stufenweise abgestellt worden. Es wurde eine transparente und offene Informationsplattform mit personalisierten Inhalten geschaffen, innerhalb derer alle Gesellschaften ihren eigenen Bereich mit eigenen Themen und Texten haben, aber dennoch der nötige Raum bleibt, um allgemeine Konzernmitteilungen und News standortübergreifend an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuspielen.“
Von Beginn an begleitete Panvision die Salzgitter AG bei der Konzeptionierung und Umsetzung des Intranets und führte in gemeinsamen Projekten immer wieder Anpassungen wie die Überarbeitung von Navigationsstrukturen und das Übernehmen neuer Designs, die Umstellung auf framelose Sites bzw. später auf ein responsives Design oder Erweiterungen wie das Konzern-Adressbuch durch. Über fast 20 Jahre hinweg wurde das Intranet auf diese Weise stets aktuell gehalten und an die Trends und Must-haves der jeweiligen Zeit angepasst. „Mit der Zeit haben wir viel dazugelernt – über die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer und welchen Mehrwert wir liefern müssen, damit ein konzernweites Intranet wie das der Salzgitter AG von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch angenommen und rege genutzt wird“, erklärt Hermann Lüpken, Geschäftsführer der Panvision GmbH. „Besonders wichtig ist es hierbei, dass das Intranet an das Benutzerverzeichnis, in diesem Fall das Active Directory, geknüpft ist und jeder Person die für sie bestimmten Inhalte personalisiert ausspielt. So kann die bereits bestehende Rollen- und Berechtigungsstruktur des Konzerns sowie aller Tochtergesellschaften ganz einfach für das Intranet übernommen werden.“
Auch für Doreen Grütt ist die Personalisierung der Inhalte ein ausschlaggebender Faktor für die Erleichterung der täglichen Arbeit und somit auch für den Erfolg des Intranets: „Wir können zum Beispiel die Daten von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt aus dem Active Directory anziehen und damit im Intranet an beliebigen Stellen Visitenkarten der entsprechenden Person hinterlegen. So können Ansprechpartner samt Stellvertreter schnell gefunden und auf direktem Wege kontaktiert werden. Außerdem können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Daten zum größten Teil selbstständig pflegen und aktuell halten. Verlässt die Person das Unternehmen, bekommen wir automatisch Bescheid, dass die Visitenkarte leer ist.“
Ebenfalls personalisiert ist die komplexe, konzernübergreifende Suche, mit Hilfe derer das gesamte Intranet oder bei Bedarf gezielte Bereiche durchsucht werden können. Auch hier gilt: Jeder sieht nur die Inhalte, die man sehen darf.
Funktionen wie „Neu im Intranet“ und „Seite empfehlen“ erhöhen zusätzlich die Akzeptanz bei den Nutzern, indem die Kommunikation und Kollaboration erheblich gefördert werden. „Findet man einen Fehler, oder hat eine Anregung für den jeweils verantwortlichen Redakteur, kann man direkt an dieser Stelle eine Notiz hinterlassen. Der Redakteur wird dann automatisch darüber in Kenntnis gesetzt und kann den Inhalt bei Bedarf bearbeiten“, erklärt Doreen Grütt, und fügt hinzu: „Diese einfache, wie praktische Funktion wird wirklich häufig genutzt.“
Fazit zum Relaunch
Über 11.000 Seiten wurden beim aktuellen Relaunch schließlich von Panvision in intensiver Zusammenarbeit mit der PierraaGroup GmbH an das neue Design angepasst, Logos der Tochtergesellschaften aktualisiert und Farbwerte korrigiert. „4 Wochen hatten wir für diesen Umbau geplant und waren sogar um einiges schneller fertig, als erwartet“, erzählt Doreen Grütt. „Intern haben wir von vielen Kolleginnen und Kollegen gehört, dass sie tatsächlich erstaunt waren, wie reibungslos diese Umstellung funktioniert hat. Aufgrund der zentral angelegten Musterseiten konnte das vorgegebene Design ganz einfach in den Templates geändert werden. Generell ist eine Weiterentwicklung mit dem CMS PANSITE von Panvision, mit dem wir nun seit fast 20 Jahren arbeiten, immer möglich. Jegliche Anforderungen, Wünsche und Ideen konnten damit immer erfüllt werden. Und als größere Anpassungen anstanden, hat Panvision uns mit Schulungsunterlagen, Schulungen und selbsterstellten Lern-Tutorials dabei unterstützt, den über 300 Redakteuren die Neuerungen zu vermitteln.“ Auch aktuell sind Erweiterungen geplant, die als Anforderungen bzw. Wünsche aus anderen Fachbereichen kommen und zeigen, dass das Intranet eine moderne Arbeits- und zentrale Informationsplattform ist.
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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Panvision gewinnt mit d.velop einen starken Partner im Bereich Dokumentenmanagement dazu
Nach einem erfolgreich umgesetzten Kundenprojekt, zusammen mit dem Dokumentenmanagement-Anbieter d.velop, wurde 2021 der Grundstein für eine dauerhafte Partnerschaft beider Softwarehersteller gelegt und die Übernahme des DMS d.velop documents in das Panvision-Leistungsportfolio beschlossen.
Mit d.velop documents bietet Panvision seinen Kunden nun eine vielfach bewährte Software – On-Premises oder aus der Cloud – an, die den Prozess vom Scannen bis zum Archivieren geschäftsrelevanter Dokumente digitalisiert und automatisiert.
Workflow- und Dokumentenmanagement perfekt aufeinander abgestimmt
Die durch das Dokumentenmanagement digital bereitgestellten Informationen spielen auch in vielen Workflows eine zentrale Rolle. Dank der lückenlosen Kommunikation zwischen dem Workflow Management System PANFLOW und d.velop documents können alle benötigten Daten, zum Beispiel aus Rechnungen, Bestellungen und Verträgen, zur Weiterverarbeitung in die Workflows importiert und zur rechtssicheren Aufbewahrung in Langzeit-Archive überführt werden. Ändert sich der Datenstand innerhalb des Archivs oder werden neue Dokumente importiert, (digital) signiert oder freigegeben, können diese Vorgänge bei Bedarf vollautomatisch einen neuen Workflow auslösen.
Durch ihr perfektes Zusammenspiel schließen beide Systeme somit eine Lücke, die bei vielen Unternehmen nach wie vor ein offenes To-do in der Digitalisierungsstrategie ist. Erste Projekte mit dem Einsatz beider Systeme, z. B. die Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP, wurden von Stammkunden des Workflow Systems PANFLOW bereits in Auftrag gegeben und befinden sich aktuell in der Umsetzung.
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
Panvision GmbH
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SIGNAL IDUNA digitalisiert die strategische Vertriebsplanung und -entwicklung mit Individualsoftware von Panvision
Die Ausgangssituation bei SIGNAL IDUNA
Zu Zwecken der Vertriebsplanung und -entwicklung in den dezentralen Vertriebseinheiten wurde in der Vergangenheit ein recht simpler Ansatz über eine Excel-Lösung genutzt, welcher neben der unzureichenden Transparenz für alle Beteiligten mit einem enormen Aufwand bei der Verteilung auf die über 200 Einheiten verbunden war.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Im Frühjahr 2021 stellte sich die SIGNAL IDUNA Gruppe organisatorisch neu auf – die Teams arbeiten nun in agilen Strukturen und der Vertrieb wird kontinuierlich ausgebaut und optimiert. Zeit also, um auch den Personalplanungsprozessen einen digitalen Anstrich zu verleihen: Alle Beteiligten sollten einen einheitlichen Blick auf das Geschehen erhalten und in Echtzeit sehen, was etwa die Gebietsdirektion oder der Verkaufsleiter geplant haben, ohne mühsam besagte Excel-Tabelle per Mail von A nach B und wieder zurück zu schicken.
Ziel war es, eine softwaregestützte Vertriebsplanung zu ermöglichen, die einerseits die bisherigen Problemfelder beheben und andererseits eine stärkere Verzahnung der Planungen auf unterschiedlichen Ebenen sicherstellen sollte. Da die SIGNAL IDUNA bereits in den vergangenen Jahren intensiv mit Panvision zusammengearbeitet hatte, war man sich schnell einig, dass auch dieses Individualsoftware-Projekt in der bereits bewährten Konstellation umgesetzt werden sollte. Prämisse hierfür war allerdings, dass die Software in sehr kurzer Zeit auslieferbar ist, denn über 200 Vertriebsführungskräfte sollten das Tool bereits im Herbst, wenn die Vertriebsplanungen für das Folgejahr in die nächste Runde starten, benutzen können. Das Projektteam, bestehend aus den Verantwortlichen der SIGNAL IDUNA und den Entwicklern von Panvision, erwartete dementsprechend ein enormer Umsetzungsdruck.
In einem Anforderungsworkshop wurden in zwei Sessions zunächst fachlich und technisch alle wichtigen Eckpunkte besprochen, bevor es unter Anwendung agiler Methoden an die Entwicklung der Software ging. Im Ergebnis entstand so das Vertriebsplanungs- und -entwicklungs-Tool, kurz VPE-Tool.
Ein großer Vorteil dabei war, dass man bei der Konzeption des VPE-Tools auf der bereits im Einsatz befindlichen Agenturberatungssoftware SIcon aufbauen konnte, die Panvision 2014 in einem Großprojekt für die SIGNAL IDUNA umgesetzt hatte und bis heute kontinuierlich weiterentwickelt. So war es möglich, wertvolle Zeit einzusparen, etwa indem sich die neue Anwendung für den Log-in der Nutzer an der bereits bestehenden Benutzerauthentifizierung von SIcon bedient, über die sich die Mitarbeitenden der SIGNAL IDUNA ganz einfach auch am VPE-System anmelden können.
Auch für das Abrufen zahlreicher für die Planungen benötigter Daten dient SIcon als Schnittstelle, über die bei Bedarf mehrere tausend Daten abgefragt und zur Nutzung im VPE-Tool bereitgestellt werden können.
Die Anwendung im Detail
Mit der erfolgreichen Überführung der bisherigen Excel-Lösung in eine digitale Anwendung, erhält die SIGNAL IDUNA ein Werkzeug, mit der die zentrale Bereitstellung aller relevanten Informationen der Agenturen für eine umfassende Vertriebsplanung und -entwicklung sichergestellt wird. So ist etwa der Vergleich zwischen Planung und tatsächlicher Umsetzung um ein Vielfaches einfacher geworden, und auch die Fragen nach der Größe der Einheiten sowie möglicher Entwicklungen einzelner Agenturen können mit einem gemeinschaftlichen Blick auf die Datenlage schneller und effektiver geklärt werden. Ein übersichtliches Dashboard liefert hierzu allen Beteiligten eine umfangreiche Darstellung der Agentursituation – und damit die Basis für nachfolgende Vertriebsmaßnahmen.
Fazit
„Beide Teams, das der SIGNAL IDUNA und das Team von Panvision haben Hand in Hand zusammengearbeitet und eine wirklich tolle Leistung erbracht“, berichtet Sebastian Schmidt, Product Owner Marktbearbeitung Exklusivvertrieb bei SIGNAL IDUNA, und erzählt, wie er die Entwicklungsphase gemeinsam mit Panvision erlebt hat: „Wir hatten unglaublichen Zeitdruck, konnten aber durch enge Abstimmungszyklen und eine agile Arbeitsweise super schnell ein tolles Produkt auf die Beine stellen.
Auch aus der Zusammenarbeit an der Software SIcon konnten wir wertvolle Erfahrungen mitnehmen und es ist schön, zu sehen, dass die bestehenden Infra- und Arbeitsstrukturen gewinnbringend genutzt werden konnten, um in diesem Projekt die bestmögliche Performance zu liefern. Die Einführung des VPE-Tools hat in kürzester Zeit viele positive Resonanzen generiert, die Nutzer freuen sich über die super einfache und intuitive Handhabung und die Transparenz, die sie sich lange gewünscht haben.
Der erste Schritt sollte die eigentliche Optimierung der Excel-Lösung sein, prozessual steckt jedoch viel mehr dahinter, was wir im Rahmen der User Research Phase festgestellt haben. Mit Blick nach vorne möchten wir das Tool jetzt zur gesamtstrategischen Nutzung zur Verfügung stellen und auch die Agenturen sinnvoll mit einbinden. Wir sind überzeugt, dass wir mit dem Tool unsere Vertriebsführungskräfte bei der Planung und Entwicklung Ihrer Agenturen unterstützen können, um dadurch ein nachhaltiges Wachstum für unseren Vertrieb zu generieren.“
Panvision digitalisiert und optimiert Geschäftsprozesse von Unternehmen. Von einfachen Verwaltungsprozessen über die Steuerung von Veröffentlichungen in verschiedenen Medien bis hin zur vollständigen Abbildung des Geschäftsmodells: Mit unserer Software machen Sie Ihr Unternehmen effizienter und Ihre Arbeitsabläufe transparenter.
Unsere Kunden haben in der Regel Anforderungen, die sich mit vorhandenen Systemen und Ressourcen nicht effizient lösen lassen. Wir sind stolz darauf, das Vertrauen und die Fähigkeit zu besitzen, gemeinsam mit unseren Kunden jede Aufgabe umsetzen zu können. Hierfür nutzen wir unsere PAN-Software-Suite, die Lösungen rund um die Themen Workflow- und Content Management bietet und an die Bedürfnisse und die IT-Landschaft unserer Kunden angepasst werden kann. Wird es noch spezieller, entwickeln wir maßgeschneiderte Bausteine und Apps für digitale Abläufe.
Was Panvision so besonders macht, ist unser Blick auf das Ganze. Mit über 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung sehen und verstehen wir die Prozesse unserer Kunden im Kontext ihres Geschäfts, erkennen die Bedeutung von Details und verbinden Bestehendes ohne IT-ideologische Diskussionen. Wir bleiben auch nach Projektende immer ansprechbar und hilfsbereit: mit Produkten von Panvision stehen unsere Kunden niemals allein da, es steht immer ein ganzes Team hinter Ihnen! Dies ist sicherlich einer der Gründe, warum aus zahlreichen Projekten bereits jahrzehntelange Partnerschaften entstanden sind.
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