Automatisierung: Deep-Code-Automatisierung und RPA im Vergleich
Automatisierung ist zurecht eines der aktuellen Trendthemen in der Businesswelt, denn die Digitalisierung, Optimierung und schlussendlich Automatisierung von Geschäftsprozessen trägt großes Potenzial für Unternehmen in sich. In diesem Kontext werden Tätigkeiten von Fachabteilungen automatisiert, was zu Kosteneinsparungen, der Beschleunigung von Abläufen und einer Qualitätssteigerung führt. Die Entlastung der Mitarbeitenden von Routinetätigkeiten durch Automatisierung bietet eine große Chance im Umgang mit dem Fachkräftemangel. Zum einen kann die Arbeitslast des Personals reduziert werden. Zum anderen kann die Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert werden, wenn diese sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können, anstatt den Arbeitstag mit Routinetätigkeiten zu füllen.
Im Folgenden werden zunächst Deep-Code-Automatisierung und RPA vorgestellt.
Deep-Code-Automatisierung
Die Deep-Code-Automatisierung beschreibt den klassischen Ansatz der Automatisierung mithilfe von Programmierung (PowerShell, Python, HTML / CSS und C#, etc.) und Scripting . Hier werden Lösungen von Grund auf und passgenau programmiert, indem auf vorhandene Schnittstellen und Infrastrukturen zurückgegriffen wird.
Oft können einzelne Tätigkeiten bereits mit einem Skript sinnvoll und kostensparend automatisiert werden. Bei komplexeren Tätigkeiten kann dieser Ansatz allerdings auch mit einem hohen Entwicklungsaufwand einhergehen. Damit ist hier eine geringe Aufwands- und Kostensicherheit gegeben. Außerdem muss im Anschluss der Entwicklung die Wartung sichergestellt werden, bei der ein tiefes technisches Verständnis der Lösung erforderlich ist. Auch fachliche Prozessänderungen können komplexe technische Änderungen nach sich ziehen.
Aus diesem Grund sollte dieser Ansatz immer mit einem erfahrenen Team durchgeführt werden, um die genannten Risiken zu begrenzen. Ein erfahrenes Beraterteam kann die Risiken deutlich beschränken, z. B. durch präzise Analyse des zu automatisierenden Prozesses, modularisierte Entwicklung des Codes sowie eine durchdachte IT-Architektur. Auch die Wissensvermittlung an interne Kräfte im Verlauf der Umsetzung ist dabei essenziell, um eine zukünftige Abhängigkeit von externer Unterstützung zu minimieren.
Der große Vorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit, Lösungen maßzuschneidern. Da der Komplexität von der entwickelten Lösung kaum technische Grenzen gesetzt sind, können die Anforderungen einer Fachabteilung oder eines Unternehmens präzise umgesetzt werden – unabhängig davon, ob es sich um umfangreiche Regulatorik oder auch sehr individuelle Anforderungen handelt.
RPA – Automatisierung maßgeschneidert
Für einen großen Teil der üblichen Geschäftsprozesse ist ein hoher Automatisierungsgrad bereits mit einfachen Mitteln erreichbar. Repetitive Tätigkeiten mit definierten Abläufen lassen sich mit Robot Process Automation (RPA) kostengünstig und sehr oft vollständig automatisieren. Wenn RPA-Plattformen wie UiPath, Power Platform oder Automation Anywhere genutzt werden, ist eine kostengünstige Automatisierung „von der Stange“ möglich.
Indem RPA-Bots auf Anwendungen zugreifen, die bisher von Menschen bedient wurden, übernehmen sie regelbasierte menschliche Bildschirmtätigkeiten. Konkret heißt das, dass die RPA-Roboter ähnlich dem Handeln eines Menschen über das Frontend auf bestehende IT-Systeme zugreifen und tippen, kopieren, einfügen, extrahieren oder zusammenführen. Da diese Plattformen einen geringen Anspruch an die IT-Infrastruktur stellen und auf bestehende Schnittstellen oder Benutzeroberflächen zugreifen, ist eine Umsetzung i. d. R. schnell möglich und eine Interaktion mit praktisch jeder Software gegeben.
Dadurch werden in RPA-Projekten regelmäßig erstaunlich schnelle ROIs (Return on Investment) erzielt. Insbesondere wenn der automatisierte Prozess(-schritt) häufig oder mit einem hohen Arbeitsvolumen einhergeht, kann damit eine große Zeitersparnis erzielt werden. Auch eine Steigerung der Qualität sowie die Einsparung von Opportunitätskosten sind typische Ergebnisse einer Prozessautomatisierung mit RPA.
Diese Art von Automatisierung erfordert deutlich weniger Aufwand als die Automatisierung durch Programmierung. Ist der automatisierte Prozess ausgereift, sind Änderungen meist nur notwendig, wenn eine Benutzeroberfläche einer Anwendung ohne Schnittstelle geändert wird.
Vor der Automatisierung mit RPA sollte unbedingt eine angemessene Betrachtung des betroffenen Prozesses erfolgen. Ist dieser nicht ausgereift genug, lückenhaft definiert oder sogar defekt, kann er nicht durch reine Automatisierung optimiert werden. Oft wird Automatisierung von einem Team mit ausschließlich technischen Fähigkeiten durchgeführt. Daher wird in der Praxis leider häufig die Reparatur des schlechten Prozesses vernachlässigt, bevor die Automatisierung durchgeführt wird. Somit raten wir stets zu einer vorherigen Prozessoptimierung, bevor die RPA-Implementierung durchgeführt wird.
Die noventum consulting GmbH ist eine international tätige IT Management Beratung.
1996 in Münster gegründet, ist noventum heute mit über 120 Mitarbeiter:innen in Münster und Düsseldorf vertreten. In Luxemburg arbeitet ein selbständiges noventum-Partnerunternehmen.
Geschäftsführender Gesellschafter ist Uwe Rotermund.
noventum consulting unterstützt seine Kunden bei ihren IT-Herausforderungen und in ihrem Bemühen um eine moderne Unternehmenskultur.
Kunden sind Dax-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen und Organisationen mit großer IT-Infrastruktur.
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Münsterstraße 111
48155 Münster
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Intelligent Process Automation (IPA) – Kombination aus RPA und KI
RPA gehört für viele Unternehmen bereits zum Standard
Geschäftsprozesse mit repetitiven Tätigkeiten und definierbaren Abläufen lassen sich mit Robot Process Automation (RPA) kostengünstig und oft vollständig automatisieren. Mit RPA-Plattformen wie UiPath oder Automation Anywhere ist eine kostengünstige Automatisierung „von der Stange“ möglich. Dadurch werden in RPA-Projekten regelmäßig erstaunlich schnelle ROIs erzielt. Insbesondere, wenn der automatisierte Prozess(-schritt) mit einem hohen Arbeitsvolumen einhergeht, kann damit eine große Zeitersparnis erzielt werden. Auch eine Steigerung der Qualität sowie die Einsparung von Opportunitätskosten sind typische Ergebnisse einer Prozessautomatisierung.
Diese Art von Automatisierung erfordert deutlich weniger Aufwand als die Automatisierung durch Programmierung. Ist der automatisierte Prozess ausgereift, sind Änderungen meist nur notwendig, wenn die Benutzeroberfläche einer Anwendung ohne Schnittstelle geändert wird.
Generative AI (GenAI) “denkt” mit
Die große Schwäche von RPA war bisher die Verarbeitung unstrukturierter Daten. In diesen Fällen muss KI in die Automatisierungslösung integriert werden. KI steigert das Potential von Automatisierung enorm, indem sie unstrukturierte Prozess-Inputs in das benötigte Format überträgt und damit maschinell verarbeitet. So können z.B. unterschiedlich formatierte und strukturierte Eingangsdokumente analysiert und in ein einheitliches Zieldokument übertragen werden und sind somit für die automatisierte Verarbeitung optimiert gestaltet.
Eine weitere Schwäche von RPA war die Erstellung von variablen Outputs, welche über Bausteinsysteme hinausgehen. Beispielsweise sind die Texte eines RPA-Bots entweder vorgegeben oder aus bestimmten Bausteinen zusammengesetzt. Wenn dieser Schritt an eine generative KI übergeben wird, können individuelle Texte entstehen. So können sogar Kundennewsletter durch einen IPA-Bot verfasst werden, welcher durch Dokumente, Produktbeschreibungen usw. befähigt wird, kundenrelevante Texte zu versenden.
Ein konkretes Beispiel bietet der Einsatz von IPA statt reiner RPA im Beschwerdemanagement. Während RPA-Systeme einfache Anfragen wie Statusupdates oder Standardbeschwerden automatisiert beantworten können, ermöglicht IPA die Verarbeitung und Beantwortung komplexer Kundenbeschwerden, die eine Analyse von Emotionen und den Kontext des Problems erfordern. IPA kann die Stimmung in der Kommunikation erkennen, relevante Kundendaten aus verschiedenen Systemen zusammenführen und eine personalisierte Antwort generieren, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse und bisherigen Erfahrungen des Kunden zugeschnitten ist. Dies steigert die Kundenzufriedenheit und optimiert den Arbeitsaufwand im Kundenservice.
Da die gängigen RPA-Plattformen bereits eine Reihe KI Tools integriert haben, ist die Kombination dieser beiden Automatisierungs-Ansätze oft niederschwellig. Aber auch andere KI-Modelle wie z.B. ChatGPT können für einen IPA-Bot genutzt werden.
Außerdem darf bei den gängigen KIs das Thema Datenschutz nicht übersehen werden. Der Input, mit dem der Prompt der KI zusammengesetzt wird, muss sich in einem automatisierten Prozess selbstständig anonymisieren und nach Verarbeitung durch die KI wieder entschlüsseln können. Werden z.B. personenbezogene Daten ohne Einwilligung an ein KI-Rechenzentrum weitergegeben, drohen Compliance-Probleme.
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- IPA und Change Management
- IPA steht an der Spitze der digitalen Transformation
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„Warum?“ ist die zentrale Frage im HR Controlling
Die Bedeutung von "Warum?" im HR Controlling
Warum werden bestimmte Kennzahlen genutzt? Warum sind bestimmte Trends zu beobachten? Warum reagieren Mitarbeiter auf eine bestimmte Weise? Welche Daten ermöglichen eine Ad-hoc-Auswertung, welche müssen durch das HR-Team noch eingehender interpretiert werden?
Diese Fragen mögen einfach erscheinen, aber ihre Bedeutung für das HR Controlling ist immens. Sie dienen als Leitfaden, der es ermöglicht, Daten nicht nur zu sammeln, sondern sie auch wirklich zu verstehen und sinnvoll zu nutzen. Denn entscheidend ist die Frage: Welche Daten muss das HR Controlling erheben und auswerten, damit durch die Planung und Steuerung der personalwirtschaftlichen Prozesse die Ziele des Unternehmens gefördert werden?
Die Herausforderung des HR-Controllings
Doch zu oft steht das Personalcontrolling noch vor der Herausforderung, kurzfristig eine Vielzahl von Daten über das Personal zu sammeln und in entsprechenden Reports weiterzugeben. Diese Aufgaben sind oftmals wiederkehrend, binden Arbeitskraft und lassen kaum Raum für tiefere Analysen. Die Versuchung besteht darin, sich auf die Quantität der gesammelten Daten zu konzentrieren, anstatt auf deren Qualität und Relevanz. Dies kann zu einem Überangebot an Berichten und Kennzahlen führen, die wenig Einblick bieten und Entscheidungsträger eher verwirren als informieren. Zusammenhänge und Trends sind nicht transparent und Kennzahlen, die keinem weiteren Zweck folgen, dominieren.
Was bringt der Fokus auf das "Warum?"
Die genannten Beispiele machen deutlich, wieso das Fundament des HR Controllings und der Aufbau des HR-Berichtswesens auf der Frage "Warum?" basieren sollten. Eine erhöhte Relevanz der erhobenen Daten ist der Gewinn dieser ausführlicheren Vorgehensweise.
Ausrichtung auf die Unternehmensziele
Das "Warum?" im HR-Controlling ermöglicht eine enge Ausrichtung der Kennzahlen und Berichte auf die HR-Ziele und damit auf übergeordnete Unternehmensziele. Durch die regelmäßige Nachfrage, warum bestimmte Informationen relevant sind, können HR Controller sicherstellen, dass ihre Berichte dazu beitragen, die Gesamtstrategie des Unternehmens zu unterstützen und relevante Fragestellungen zu beantworten.
- Identifikation von Ursachen und Wirkungen
- Beispiele
- Verbesserung der Entscheidungsfindung
- Förderung einer lernenden Kultur
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Mehrwert erzeugen durch Prozessautomatisierung mit Bots
Von RPA bis Cloud – Bots in der Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung nutzt Technologien, insbesondere Bots, zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und Abläufe in Unternehmen. Bots sind spezialisierte Softwareanwendungen, die bestimmte, vorab festgelegte Aktionen autonom durchführen können. Sie sind so konzipiert, dass sie Routineaufgaben wie Datensammlung und -analyse aus verschiedenen Quellen, z. B. dem CRM-System übernehmen. Dies spart nicht nur Zeit und minimiert Übertragungsfehler, sondern ermöglicht es auch den Mitarbeiter:innen, sich auf anspruchsvollere, kreative Tätigkeiten zu konzentrieren.
Die Technik hinter den Bots
Im Kontext von „Bots“ gibt es eine ganze Reihe von Technologien, die zum Einsatz kommen können, um Prozesse zu automatisieren.
- Robotic Process Automation (RPA): Technologien, mit deren Hilfe Bots geschaffen werden, welche Interaktionen zwischen Menschen und digitalen Systemen imitieren. Ein Beispiel hierfür ist die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen.
- Künstliche Intelligenz & Machine Learning: Können Bots umEntscheidungsfindung und Prozessoptimierung ergänzen, sodass diese durch Informationen aus Daten lernen und sich anpassen können.
- Natural Language Processing (NLP): Um Bots das Verstehen und Verarbeiten menschlicher Sprache zu ermöglichen.
- Chatbot-Plattformen: Spezialisierte Software für die Erstellung von Dialogsystemen, die Kundenanfragen erkennen und durch Automation Antworten geben.
- Integrationswerkzeuge: Middleware-Technologien, die Bots in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.
- Cloud Computing: Ermöglicht den skalierbaren Einsatz von Bots ohne umfangreiche Vorabinvestitionen in Hardware.
- Analytik-Tools: Zur Auswertung der von Bots gesammelten Daten und zur Leistungsüberwachung.
Die spezifische Rolle von Bots
Bots sind auf die Übernahme spezifischer, oft isolierter Aufgaben spezialisiert. Diese Aufgaben sind in der Regel direkt und unkompliziert, was die Implementierung und Handhabung von Bots vereinfacht. Sie operieren wie Roboter als autonome Einheiten, die vorgegebene Aktionen durchführen und sind ideal für Aufgaben wie die automatische Kategorisierung von E-Mails oder das Ausfüllen standardisierter Formulare.
Prozessautomatisierung hingegen bezieht sich auf die umfassendere Automatisierung von Geschäftsprozessen, die mehrere Schritte, Entscheidungen und Systeme umfassen kann. Während Bots in diesem Kontext als Werkzeuge dienen können, ist Prozessautomatisierung das übergeordnete Ziel, Arbeitsabläufe zu automatisieren und manuelle Eingriffe über den gesamten Prozess hinweg zu reduzieren. Prozessautomatisierung kann die Koordination mehrerer Bots, menschlicher Interaktionen und Entscheidungen, Integrationen mit verschiedenen IT-Systemen und Anwendungen sowie die Handhabung komplexer Geschäftslogik einschließen.
Von Effizienzsteigerung bis Kostenreduzierung
Die technische Integration von Bots erfordert eine sorgfältige Planung. Es ist wichtig, Bots in bestehende Systeme zu integrieren, ohne den Betriebsablauf zu stören. Langfristig sollten Unternehmen eine Strategie entwickeln, um Prozessautomatisierung als Weg zur Innovation und Differenzierung zu sehen.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung:
Der Einsatz von Bots zur Automatisierung von Prozessen bedeutet, dass repetitive Aufgaben, die früher manuell erledigt wurden, nun als automatisierte Abläufe funktionieren. Dies beinhaltet beispielsweise die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Verwaltung von Datenbanken und die Erstellung von Berichten. Durch diese Automatisierung können Mitarbeitende ihre Zeit auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, was die Produktivität und Effizienz des Unternehmens steigert und den Fachkräftemangel abfedert. Effizientere Prozesse sind eine Standardaufgabe des Business Process Management, Robotic Process Automation kann das Mittel der Wahl sein.
Verbesserung der Servicequalität:
Bots, die digitalen Assistenten, sind rund um die Uhr verfügbar und können Kundenanfragen sofort bearbeiten, ohne dass diese auf eine menschliche Antwort warten müssen. Dies führt zu einer schnelleren Reaktionszeit und einem besseren Kundenservice. Außerdem können Bots Fehler reduzieren, da sie Aufgaben mit hoher Präzision und Konsistenz ausführen.
Steigerung der Kundenzufriedenheit:
Schnellere Reaktionszeiten und eine verbesserte Servicequalität tragen dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu steigern. Kunden schätzen es, wenn ihre Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden. Bots können auch personalisierte Empfehlungen und Unterstützung bieten, indem sie auf Inhalte und Daten zu früheren Interaktionen mit dem Kunden zugreifen. Dies stärkt die Bindung der Kunden an das Unternehmen und fördert langfristige Beziehungen.
Kostenreduzierung:
Die Automatisierung von Prozessen durch Bots kann in der Kosten-Nutzen-Analyse zum echten Vorteil werden. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Unternehmen Personalkosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern.
Fazit
Die Integration von Bots in Prozessautomatisierungsstrategien bietet zahlreiche Vorteile, von Effizienzsteigerung bis hin zu Kostenreduktion. Unternehmen sollten die Möglichkeiten von Bots sorgfältig prüfen und sie als Teil einer umfassenden Automatisierungsstrategie betrachten. Durch die intelligente Implementierung von Bots können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und letztendlich ihren Erfolg sichern.
Webinar: Automatisierung mit Microsoft 365 Tools
Damit Sie ein anfassbares Verständnis erlangen, wie Prozesse automatisiert werden können, laden wir Sie herzlich ein, sich die Zusammenfassung unseres Webinars „Geschäftsprozesse mit M365 Tools unterstützen“ anzuschauen.
Hier wird exemplarisch der Prozess „Abwesenheitsmeldung – z. B. Urlaubsantrag – erfassen“ mithilfe von Microsoft 365 automatisiert.
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ESG und die Bedeutung für das HR Controlling
ESG in der HR-Welt
Die Geschäftswelt durchläuft aktuell einen bemerkenswerten Wandel, der von einem zunehmenden Bewusstsein für Nachhaltigkeit und verantwortungsbewusstem Handeln geprägt ist. Im Zentrum dieses Wandels steht der Begriff ESG – Environmental, Social, and Governance –, der ein nachhaltiges Geschäftsmodell kennzeichnet, welches ökologische, soziale und ethische Aspekte in den Vordergrund stellt. Ein entscheidender Treiber dieser Entwicklung ist die europäische Gesetzgebung, insbesondere die ESG-Berichtspflicht, die Unternehmen zu einer detaillierten und transparenten Berichterstattung über ihre Aktivitäten in diesen Bereichen verpflichtet.
Die EU-Taxonomie-Verordnung und die Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) sind hierbei von besonderer Bedeutung. Diese Gesetze verlangen von Unternehmen, umfassend über ihre Nachhaltigkeitsleistungen zu berichten. Die CSRD, die ab 2024 in Kraft tritt, erweitert die bestehenden Berichtspflichten und bezieht eine größere Anzahl von Unternehmen ein. Sie zielt darauf ab, die Transparenz in Bezug auf Nachhaltigkeitsthemen zu erhöhen und stellt sicher, dass die sozialen und ökologischen Auswirkungen von Unternehmen sichtbar und messbar werden. Das Wissen über Lieferketten, ihre Prozesse und Potenziale eröffnet den Unternehmen vor allem neue Chancen – nicht nur Berichtspflichten. Wer Transparenz hat, dem entstehen durch dieses Wissen Wettbewerbsvorteile, die zu nutzen ein konsequentes ESG-Reporting erst ermöglicht.
HR-Management wird dabei strategisch immer wichtiger, um ESG-Anforderungen zu erfüllen und Nachhaltigkeit in der Unternehmenskultur zu verankern. HR muss faire Arbeitsbedingungen, Gleichberechtigung und Diversität nicht nur einhalten, sondern auch nachhaltig gestalten und in ESG-Berichten transparent machen. Die Verantwortung von HR erstreckt sich daher auf die Neuausrichtung von Prozessen, die Förderung des Employer Brandings und die Stärkung der Unternehmensidentität, wodurch Unternehmen sich als attraktive Arbeitgeber positionieren.
Der entscheidende Hebel hierfür ist das HR Reporting, das die nachhaltigen Bemühungen und Erfolge messbar und sichtbar macht.
Digitalisierung im HR: Beschleuniger für ESG-Integration
Die fortschreitende Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen macht auch vor HR nicht halt. Digitale Technologien ermöglichen es, Nachhaltigkeitsdaten zu erfassen, zu analysieren und zu berichten. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung, um die anspruchsvollen Anforderungen an das ESG-Reporting zu erfüllen und gleichzeitig das Personalmanagement zu transformieren.
Digitale HR-Lösungen, Datenanalyse-Tools und in Zukunft auch der Einsatz künstlicher Intelligenz unterstützen HR-Abteilungen dabei, Muster und Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Ein integriertes ESG-Datenmanagement ermöglicht es HR-Managern, die Berichterstattung über die soziale Komponente von ESG zu vereinfachen. Von der Überwachung der Mitarbeiterentwicklung bis hin zur Dokumentation von Initiativen zur Förderung der Vielfalt – digitale Systeme stellen sicher, dass alle relevanten Informationen verfügbar und aktuell sind.
Durch den Einsatz spezialisierter Software können HR-Teams ESG-bezogene Daten zentralisieren, wodurch sowohl die interne Entscheidungsfindung als auch die externe Berichterstattung verbessert wird.
HR Analytics – von Strategie bis Digitalisierung Einflussfaktoren und Analysen im Kontext der Personalplanung
nc360° ARTIKEL ZUR VERTIEFUNG JETZT LESEN
So geht die Digitalisierung über reine Datenverarbeitung hinaus. Sie hat den Auftrag und auch das Potenzial, die gesamte Arbeitskultur zu verändern – hin zu einer Kultur, die Transparenz, Flexibilität und das Wohlergehen der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Durch die Einführung neuer Systeme und Tools werden nicht nur die operativen Prozesse modifiziert. Auch die HR-Strategie wird vor dem Hintergrund einer neuen Zielsetzung neu gedacht. Dabei steht die Integration der Systeme sowie das Datenmanagement im Mittelpunkt, um den Berichtspflichten und den damit verbundenen Zielsetzungen der Nachhaltigkeit gerecht werden zu können.
Insgesamt ist die ESG-Integration als eine Chance zu sehen – sie kann als Katalysator für die Digitalisierung der HR-Welt dienen, um Arbeitsprozesse und die Datenkultur zu modernisieren.
Lesen Sie im vollständigen Artikel im nc360°, der noventum consulting Info-Plattform:
- ESG-Reporting und Compliance in HR
- ESG-Integration in der Praxis
- Zukunftsperspektiven: ESG-Trends und deren Auswirkungen auf HR
- Schlussfolgerung: ESG als strategische Priorität in HR
- Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse
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Der nächste Schritt der HR-Digitalisierung
Niedersächsische Landesforsten – Wald in guten Händen
Die Niedersächsischen Landesforsten (NLF) sind der größte Waldeigentümer Niedersachsens. Gegliedert in 24 Forstämter und 250 Förstereien bewirtschaftet das Unternehmen 335.000 ha Wald, zusätzlich werden 77.000 ha Wald von Kommunen und Forstgenossenschaften betreut. Neben der betrieblichen Entwicklung liegt das Hauptaugenmerk auf den Leistungen im Bereich Ökologie und Umweltbildung sowie auf der Pflege des Erholungsraumes für viele Millionen Menschen. Durch die dezentrale Organisation des Unternehmens liegen viele Entscheidungen auf der regionalen und lokalen Ebene. Die Personalarbeit für die 1.300 Mitarbeiter:innen ist allerdings zentral organisiert und so liegt auch die technische Entwicklung in diesem Feld bei der Unternehmensleitung in Braunschweig.
Lesen Sie im vollständigen Artikel auf nc360°, dem Nachrichtenportal der noventum consulting GmbH:
- Digitalisierung der Personalarbeit: schrittweise und konsequent
- Digitale Personalakte mit Persis
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Zielgerichtete Personalplanung
Pain Points bei der Personalplanung: Herausforderungen und Lösungsansätze
Die Personalplanung ist ein entscheidender Aspekt für den Erfolg eines Unternehmens, jedoch stehen viele Organisationen vor Herausforderungen, die die Effizienz und Effektivität dieses Prozesses beeinträchtigen.
Unternehmensstrategie und Personalplanung frühzeitig zusammendenken
Eine häufige Schwierigkeit besteht darin, dass die Personalplanung nicht ausreichend mit den übergeordneten Unternehmens- und Personalzielen abgestimmt ist. Dies kann zu einem Mangel an Kohärenz und Effektivität führen, da die Ressourcen möglicherweise nicht optimal auf die strategischen Prioritäten ausgerichtet sind. Zudem wird die Personalbeschaffung oft als reaktiver Prozess wahrgenommen, der inmitten von Herausforderungen und Bedarfen entsteht, anstatt proaktiv und vorausschauend angegangen zu werden. Eine Personalbedarfsplanung sollte jedoch bereits in einem frühen Stadium erfolgen, um die Personalbestandsplanung optimal daran auszurichten.
Integrierte Personalplanungsstrategie braucht mehr als Excel
Wird zur Personalplanung z.B. Excel verwendet, so führen manuelle Datenaufbereitungen und Planungsschritte oft zu einem erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand. Dies beeinträchtigt nicht nur die Effizienz, sondern erhöht auch das Risiko von Fehlern. Verschiedene Planungsdateien oder auch komplexe Formeln führen zu Intransparenz bei der Planung selbst und der daraus entstehenden Ergebnisse. Außerdem können isolierte und nicht integrierte Planungsprozesse zu Inkonsistenzen und ineffizientem Ressourceneinsatz führen. Die Schaffung einer durchgängigen, integrierten Personalplanungsstrategie ist die entscheidende Aufgabe, um Synergien zu nutzen und Silo-Mentalitäten zu vermeiden. Weiterhin ist das Wissen über die manuelle Personalplanung oft auf wenige Experten beschränkt, was zu Engpässen und Abhängigkeiten führen kann. Die Schaffung eines breiteren Verständnisses und einer Wissensverteilung innerhalb des Teams ist entscheidend, um die Kontinuität und Effizienz sicherzustellen.
Neben Quantität und Qualität: Schlüsselfaktoren der Personalplanung berücksichtigen
Oft wird bei der Personalplanung die Betrachtung von Schlüsselfaktoren außer Acht gelassen. Für die Aufgabe der Erreichung der Unternehmens- und daraus abgeleiteten Personalziele ist dies jedoch ein wichtiger Schritt. Andernfalls ist es möglich, dass geplante Maßnahmen nur unzureichend zu einer nachhaltigen Zielerreichung beitragen, z.B. weil die Zielgruppen-Spezifika unbekannt sind. Hinzu kommt, dass eine rein quantitative Ausrichtung der Personalbeschaffung qualitative Aspekte wie die Mitarbeiterentwicklung vernachlässigt. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen quantitativen und qualitativen Kriterien ist entscheidend, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten.
Um diese Pain Points zu überwinden, ist eine strategische Neuausrichtung der Personalplanung erforderlich. Diese umfasst
- die Integration von Technologien,
- die Berücksichtigung qualitativer Aspekte,
- die Förderung einer transparenten Kommunikation und
- die Entwicklung eines proaktiven Ansatzes, der auf die langfristigen Ziele und Aufgaben des Unternehmens abzielt.
Komponenten zielgerichteter Personalplanung für nachhaltigen Unternehmenserfolg
Eine effektive Personalplanung ist unerlässlich, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu erfüllen. Zielgerichtete Personalplanung umfasst verschiedene Komponenten, die nahtlos ineinandergreifen, um eine optimale Ressourcennutzung und Mitarbeiterentwicklung zu gewährleisten. Ein durchdachtes HR-Controlling ist ein wirksamer Schlüssel und die Lösung für eine effektive Personalplanung.
Unternehmens- und Personalziele:
Die Grundlage jeder zielgerichteten Personalplanung liegt in einer klaren Ausrichtung an den Unternehmenszielen. Dies erfordert ein tiefes Verständnis für die langfristige Vision und strategischen Prioritäten des Unternehmens. Die Personalziele müssen diese übergeordneten Unternehmensziele widerspiegeln, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten auf eine gemeinsame Vision hinarbeiten.
Personalbedarfsplanung (Top-Down Planung):
Eine Top-Down Planung ist entscheidend, um den zukünftigen Personalbedarf vorherzusehen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Hierbei werden die Unternehmensziele in konkrete Personalanforderungen übersetzt. Diese Prognosen ermöglichen es, rechtzeitig geeignete Mitarbeiterressourcen bereitzustellen und Engpässe zu vermeiden.
Personalbestandsanalyse:
Die Analyse des aktuellen Personalbestands ist eine grundlegende Komponente, um den Ist-Zustand zu verstehen. Dabei werden Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen der Mitarbeiter:innen bewertet. Diese Analyse dient als Ausgangspunkt für die Identifikation von Lücken und die gezielte Entwicklung des Personals.
Quantitative und qualitative Gap Analyse:
Die quantitative Gap-Analyse bezieht sich auf den Vergleich zwischen dem aktuellen Bestand und dem zukünftig prognostizierten Bedarf an Personal. Die qualitative Gap-Analyse geht darüber hinaus und betrachtet auch Fähigkeiten, Kompetenzen und potenzielle fachliche Engpässe. Durch diese Analyse können gezielte Maßnahmen zur Überbrückung von Lücken ergriffen werden.
Schlüsselfaktorenanalyse:
Eine gründliche Analyse der Schlüsselfaktoren, die den Personalbedarf beeinflussen, ist von entscheidender Bedeutung. Dies beinhaltet neben Aspekten wie technologischen Entwicklungen, demografischen Veränderungen, Markttrends und organisatorischen Veränderungen auch die Analyse der Zielgruppenspezifika, auf welche die geplanten Personalmaßnahmen wirken sollen. Die Identifikation und Berücksichtigung dieser Spezifika ermöglicht eine vorausschauende Personalplanung, die optimierte Maßnahmen zur Zielerreichung beinhaltet.
Die erfolgreiche Integration dieser Komponenten gewährleistet nicht nur eine effektive Personalplanung, sondern trägt auch dazu bei, eine anpassungsfähige Organisation zu schaffen. Eckpfeiler für eine nachhaltige und zielgerichtete Personalentwicklung sind
- ein kontinuierlicher Abgleich zwischen den Unternehmens- und Personalzielen,
- eine proaktive Personalbedarfsplanung,
- die laufende Analyse des Personalbestands,
- quantitative und qualitative Gap-Analysen sowie
- eine regelmäßige Analyse der Schlüsselfaktoren und Zielgruppenspezifika.
- Software basierte Plan-Ist Vergleiche auf einer automatisierten Datenbasis
Durch eine geeignete Unterstützung mit Software, die auf einer automatisierten zentralen Datenbasis aufbaut, gerät dieser geschaffene Regelkreis nicht ins Stocken und die Plan-/Ist Vergleiche stehen aufwandsminimiert zur Verfügung.
Entscheidungsprozess in der Personalplanung: Integration von Gap-Analyse und Schlüsselfaktorenanalyse ermöglicht transparente Szenarien und fundierte Personalkostenkalkulation
Damit innerhalb der Personalplanung die richtigen Entscheidungen für die optimale Ressourcennutzung getroffen werden können, sollte sie als dynamischer Prozess auf einer umfassenden Analyse basieren. In einem durchdachten Entscheidungsprozess fließen die Ergebnisse der GAP-Analyse und der Schlüsselfaktorenanalyse in verschiedene Planungsszenarien ein. Diese Szenarien ermöglichen die Gegenüberstellung verschiedener Personalmaßnahmen, wie Eintritte, Ausbildungen und weitere, um darauf aufbauend eine fundierte Kostenkalkulation des Personals durchzuführen.
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- Planungsszenarien ermöglichen Kostenkalkulation
- Automatisierte Tools für eine zielgerichtete Personalplanung stärken Unternehmensziele
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Solution Lead HR Planning
proALPHA stärkt Human Capital Management durch Übernahme der Persis GmbH
Persis bringt als führender Anbieter innovativer Human-Ressource-Softwarelösungen mehr als 35 Jahre Erfahrung und ein breites Produktportfolio für digitale Personalakten, Bewerbermanagement, Personalmanagement, Ausbildungsmanagement, Weiterbildungsmanagement und Personalentwicklung in die Gruppe ein. Die Zusammenführung mit den führenden Lösungen für Zeitwirtschaft und Zutrittssicherheit von tisoware rundet das HR-Gesamtportfolio ab und bietet zusätzlichen Mehrwert dank nahtloser Anbindung an das proALPHA ERP-System.
Der Markt fordert digitale Lösungen, die den HR-Prozess ganzheitlich abbilden
Die steigende Nachfrage nach digitalen HR-Lösungen treibt die Erweiterung des Lösungsportfolios von proALPHA im Bereich des Human Capital Managements an. Die Übernahme von Persis verstärkt diese Initiative und markiert einen weiteren Schritt in der langjährigen Partnerschaft mit tisoware. Diese Akquisition schafft wertschöpfende Synergien, die nicht nur eine solide Basis für die Skalierung durch gemeinsame Kunden bieten, sondern auch auf den gestiegenen Bedarf an Technologien reagieren. Diese Technologien unterstützen Unternehmen dabei, den Herausforderungen des Fachkräftemangels und den sich ständig ändernden Anforderungen an unterstützende Systeme für Mitarbeiter:innen und Bewerber:innen besser zu begegnen.
tisoware Software bringt substanzielle Verbesserungen für Persis-Kunden
Die Partnerschaft zwischen Persis und tisoware in der proALPHA Gruppe bedeutet eine wegweisende Entwicklung für Persis-Kunden. tisoware, ein Vorreiter in umfassender Zeitwirtschaft und Personalplanung, liefert entscheidende Fortschritte. Die Integration von tisoware-Lösungen erweitert das etablierte Persis-Portfolio, verspricht umfassendere Funktionalität und geht über herkömmliche HR-Grenzen hinaus. Von präziser Zeitwirtschaft mit Zugangskontrollen über einschlägige Hardware bis hin zur Einsatzplanung des Personals eröffnet diese Kooperation neue Horizonte für effiziente und vorausschauende Personalverwaltung. Ein deutlicher Mehrwert für Anwender entsteht – ein weiterer Schritt in Richtung zukunftsweisender HR-Technologie.
Zitat:
"Persis zählt bereits zu den stärksten HR-Lösungen am Markt und wird durch die Zusammenarbeit mit den tisoware Komponenten, insbesondere in den Bereichen Zeitwirtschaft, Reisekostenabrechnung & Personaleinsatzplanung, noch weiter optimiert. Das ist eine äußerst positive Nachricht für unsere Kunden!"
PHILLIP KRIEGER
Business Development Manager
noventum consulting
Die noventum consulting GmbH ist eine international tätige IT Management Beratung.
1996 in Münster gegründet, ist noventum heute mit über 100 Mitarbeitern in Münster und Düsseldorf vertreten. In Luxemburg arbeitet ein selbständiges noventum-Partnerunternehmen.
Geschäftsführender Gesellschafter ist Uwe Rotermund.
noventum consulting unterstützt seine Kunden bei ihren IT-Herausforderungen und in ihrem Bemühen um eine moderne Unternehmenskultur.
Kunden sind Dax-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen und Organisationen mit großer IT-Infrastruktur.
noventum consulting GmbH
Münsterstraße 111
48155 Münster
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Telefax: +49 (2506) 9302-23
http://www.noventum.de
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Sonepar begeistert seine Mitarbeiter:Innen durch Power BI Einführung
Die Sonepar Deutschland GmbH ist Teil der weltweit agierenden Sonepar-Gruppe und mit einem Umsatz von mehr als 3 Milliarden Euro im Jahr 2022 und mehr als 5.000 Mitarbeiter:innen an rund 200 Standorten in Deutschland eines der führenden Unternehmen für Elektroinstallationsmaterialien. Als Partner auf Augenhöhe unterstützt Sonepar Kunden aus Handwerk, Handel und Industrie mit kundenorientierten Lösungen: qualitativ hochwertige Produkte und Systeme gepaart mit einem umfassenden Service- und Dienstleistungsangebot.
Ausgangslage:
Sonepar in Deutschland stand vor einigen Herausforderungen im Bereich des Berichtwesens. Die bestehenden Berichtsmöglichkeiten waren statisch, langsam und fanden in den Fachbereichen nur wenig Akzeptanz. Angesichts der Anforderungen für neue vertriebliche Auswertungen war es nun an der Zeit, innovative Lösungen zu finden. In diesem Kontext entschied sich das Unternehmen, ein neues Frontend-Tool einzuführen. Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung spielten verschiedene Faktoren eine Rolle: Ein modernes attraktives Design, Interaktivität, Berichtsperformance und Ladezeiten, mobiler Zugriff und primär eine intuitive Berichtserstellung und -erweiterung. Unter anderem aufgrund des bereits bestehenden Einsatzes von Microsoft Power BI in der Sonepar-Gruppe weltweit wurde entschieden, dieses Tool auch bei Sonepar in Deutschland einzusetzen.
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Die noventum consulting GmbH ist eine international tätige IT Management Beratung.
1996 in Münster gegründet, ist noventum heute mit über 100 Mitarbeitern in Münster und Düsseldorf vertreten. In Luxemburg arbeitet ein selbständiges noventum-Partnerunternehmen.
Geschäftsführender Gesellschafter ist Uwe Rotermund.
noventum consulting unterstützt seine Kunden bei ihren IT-Herausforderungen und in ihrem Bemühen um eine moderne Unternehmenskultur.
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Die intelligente Zukunft des Bewerbermanagements
Der Württemberger Personal-Software Produzent Persis ist seit 1987 konsequent der Lösung dieser und anderer Fragen der Personalwirtschaft auf der Spur und mit seiner integrierten Gesamtlösung heute einer der Marktführer im deutschsprachigen Raum. Phillip Krieger, noventum Business Development Manager im Bereich HR-Digitalisierung, stellt in diesem Beitrag das Persis-Modul „Bewerbermanagement“ vor.
Personalmanagement muss als Prozess ganzheitlich digital abgebildet werden
Viele Unternehmen haben noch nicht die beste Bewerbermanagement-Software für sich gefunden und schöpfen somit das Potenzial der Digitalisierung nicht aus. Die Bewerbungsunterlagen werden oftmals noch unstrukturiert per E-Mail weitergeleitet oder den Fachabteilungen und Führungskräften über die Hauspost zur Verfügung gestellt. Da es keinen klar definierten und standardisierten Workflow gibt, weil das richtige e-Recruiting Tool fehlt, erhöhen diese Prozesse die Durchlaufzeit. Somit steigt die Time-to-hire und die Stellen bleiben länger unbesetzt. Beim Bewerbermanagement-Software-Vergleich sollte darauf geachtet werden, dass das System möglichst den gesamten Einstellungsprozess abbilden kann.
Mit der Recruiting-Software von Persis können Sie effizienter und strukturierter arbeiten. Dank Ihres digitalen Schreibtisches behalten Sie den Überblick und können sich auf die wirklich qualifizierten Bewerber konzentrieren.
Die Bewerbermanagement-Software kann unabhängig von anderen Modulen genutzt werden und ist der ideale Einstieg, um den gesamten Personallebenszyklus zu digitalisieren. Der komplette Bewerbungsprozess, von der Ausschreibung der Stelle über die Terminierung der Vorstellungsgespräche bis zum Vertragsmanagement, kann mit dieser Software-Lösung effizient und transparent abgebildet werden. Zudem können unternehmensspezifische Anforderungen, wie z. B. die Einbindung eines Betriebsrates oder der Mitarbeitervertretung in den Entscheidungsprozess, berücksichtigt werden.
- Alle wichtigen Schritte auf dem digitalen Schreibtisch.
- Modul „Bewerbermanagement“ kann einzeln genutzt werden.
- Bewerbermanagement als Einstieg in die vollständig digitale Personalarbeit.
- Alle Keyplayer werden am digitalen Prozess beteiligt.
Wie können Stellenanzeigen zentral verwaltet werden, sodass Sie die Übersicht behalten und sich der Verwaltungsaufwand reduziert?
Mit der Bewerbermanagement-Software von Persis können Sie Ihre Stellenausschreibungen & Publikationen aus einem Tool heraus steuern. Über XML-Schnittstellen können alle gängigen Jobportale, wie z. B. StepStone, meinestadt.de und Indeed an die Software angebunden werden. Gleichzeitig ist eine Integration in Ihre Homepage, sowie die Veröffentlichung im internen Stellenmarkt möglich.
Mit dem Bewerbermanagement-Dashboard behalten Sie stets den Überblick über anstehende, aktuell geschaltete und auslaufende Publikationen. Sie können aus der Ansicht heraus mit wenigen Klicks nachsteuern und sparen sich den manuellen Verwaltungsaufwand mit Excel-Tabellen. Zudem können die Ausschreibungen in Ihrem Corporate Design auf Ihrer Karriereseite veröffentlicht werden und interessierte Bewerber:innen können die Such- und Filterfunktion nutzen, um die passenden Stellen schnellstmöglich zu finden.
- Stellenausschreibungen auf externen und internen Plattformen mit einem Tool steuern.
- Nachbesserungen mit einem Klick auf allen Plattformen.
- Such- und Filterfunktion für Bewerber:innen
Lesen Sie den vollständigen Artikel auf nc360°, der Info-Plattform der noventum consulting GmbH.
- Daten umfassend und mühelos aufnehmen – der Parser erleichtert Bewerber:innen und Personalmanager:innen die Arbeit
- Wie können die Fachabteilungen und Führungskräfte in den Bewertungs- und Auswahlprozess mit eingebunden werden?
- Gesprächstermine direkt aus der Bewerbermanagement Software heraus anlegen
- Wie wird im System aus einer Bewerber:in eine Mitarbeiter:in? Der Weg vom Vertragsmanagement zur Digitalen Personalakte.
- FAQ
Die noventum consulting GmbH ist eine international tätige IT Management Beratung.
1996 in Münster gegründet, ist noventum heute mit über 100 Mitarbeitern in Münster und Düsseldorf vertreten. In Luxemburg arbeitet ein selbständiges noventum-Partnerunternehmen.
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noventum consulting unterstützt seine Kunden bei ihren IT-Herausforderungen und in ihrem Bemühen um eine moderne Unternehmenskultur.
Kunden sind Dax-Konzerne sowie mittelständische Unternehmen und Organisationen mit großer IT-Infrastruktur.
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