Herr Bock, Ihr Fachbeitrag im Handelsblatt zeichnet ein sehr klares Bild der Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung. Was ist die eine zentrale Botschaft, die Sie den Teilnehmern Ihrer Masterclass auf dem GovTech-Gipfel mit auf den Weg geben wollen?

Digitalisierung in der Verwaltung sollte nicht als Werkzeug zur Bewältigung von Knappheit verstanden werden – sei es Personal-, Flächen- oder Zeitknappheit. Meine Masterclass wird zeigen, dass eine intelligente Buchungsplattform nicht nur ein Problem löst, sondern die Tür zu einer völlig neuen, attraktiveren und effizienteren Arbeitskultur aufstößt.

In Ihrem Fachbeitrag nennen Sie das OZG 2.0 als wichtigen Treiber. Über die reine Bereitstellung von Arbeitsplätzen hinaus: Inwiefern ist eine Buchungsplattform wie raum]für[raum ein strategisches Werkzeug, um die Kernziele des OZG 2.0 – nämlich Effizienz und Bürgerzentrierung – auch innerhalb der Verwaltung zu verankern?

Eine Plattform wie raum]für[raum macht Prozesse messbar, transparent und effizient. Wenn ein Mitarbeiter keine Zeit mehr damit verschwendet, einen freien Arbeitsplatz zu suchen oder einen Besprechungsraum zu organisieren, hat er mehr Zeit für seine eigentlichen Fachaufgaben – die dem Bürger dienen. Gerade vor dem Hintergrund, dass die öffentliche Verwaltung immer mehr Aufgaben übernimmt und damit der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden herausfordernder wird sind gerade die Verbesserungen in den Alltagsaufgaben nicht hoch genug einzuschätzen. Denn hier wird Effizienz für den Einzelnen „fühlbar“ – der Arbeitsalltag strukturierter.

Der Artikel betont den Wettbewerb um Fachkräfte mit der Privatwirtschaft. Glauben Sie, dass die Einführung von Tools für hybrides Arbeiten nur ein „Nachziehen“ ist, oder sehen Sie hier die Chance für die öffentliche Verwaltung, eine völlig neue, eigenständige und vielleicht sogar vorbildliche Arbeitskultur zu entwickeln?

Ganz klar Letzteres. Ein reines „Nachziehen“ wäre zu kurz gedacht. Wir sprechen hier von der Chance, ein „Public Sector New Work“ zu etablieren – eine Arbeitskultur, die beweist, dass die öffentliche Verwaltung nicht nur mithalten kann, sondern in puncto intelligenter Arbeitsorganisation sogar eine Vorreiterrolle einnehmen kann.

Sie beschreiben den Konflikt „mehr Beschäftigte auf weniger Fläche“. Ist das Problem wirklich nur die physische Knappheit, oder geht es im Kern nicht vielmehr um einen Effizienz- und Transparenzkonflikt in der Ressourcennutzung, der durch die Flächenverdichtung nur sichtbar wird?

Nein, die Flächenknappheit ist nur das sichtbare Symptom. Das eigentliche Problem ist ein Transparenz- und Steuerungskonflikt. Ohne zentrale Buchungsplattform weiß niemand verlässlich:
Welche Flächen sind wann belegt? Wo gibt es Leerstände? Welche Dienststellen haben Engpässe? Welche Ressourcen werden ineffizient genutzt? Flächenverdichtung macht diese strukturellen Defizite lediglich sichtbar. Eine landesweite Buchungsplattform schafft erstmals eine belastbare Datengrundlage.

Sie erwähnen explizit die Integration von Teilzeitkräften. Welche spezifischen Hürden bestehen für diese Mitarbeitergruppe im traditionellen Büroalltag, die durch eine intelligente Buchungsplattform gezielt abgebaut werden können?

Teilzeitkräfte sind auf flexible, verlässliche Strukturen angewiesen. Im traditionellen Büroalltag erleben sie häufig: Belegte Arbeitsplätze trotz Abwesenheiten Informelle „Stammplatzkulturen“ Fehlende Planbarkeit Ineffiziente Abstimmung im Team Eine intelligente Buchungsplattform schafft: Transparente Verfügbarkeit Gleichberechtigten Zugang zu Ressourcen Planbarkeit von Teamtagen Integration in hybride Arbeitsmodelle Das ist nicht nur organisatorisch sehr sinnvoll – es ist auch ein wichtiges Signal der Wertschätzung.

Ihr Artikel bezeichnet den Einsatz einer modernen Buchungsplattform als „alternativlos“. Können Sie skizzieren, wie das Negativszenario aussieht? Was sind die konkreten, täglichen Reibungsverluste und Kosten für eine Behörde, die versucht, hybrides Arbeiten ohne ein solches zentrales System zu managen?

Ohne zentrales System entstehen tägliche Reibungsverluste: Doppelte Buchungen Leere Räume trotz angeblicher Vollauslastung Unklare Zuständigkeiten Manuelle Abstimmungsprozesse Frustration bei Mitarbeitenden Hinzu kommen strategische Risiken:Fehlentscheidungen bei Flächenplanung Fehlende Datengrundlage für Investitionen Ineffiziente Miet- oder Neubauentscheidungen Hybrides Arbeiten ohne System ist dauerhaft instabil – organisatorisch und wirtschaftlich.

Sie schreiben, die Oberfläche „macht Spaß“. Das ist eine Aussage, die man im Kontext von Verwaltungssoftware selten hört. Wie entscheidend ist dieser Faktor „Joy of Use“ für die Akzeptanz und den Erfolg eines landesweiten Fachverfahrens, und wie haben Sie das konkret umgesetzt?

Extrem wichtig. Ein landesweites Fachverfahren funktioniert nur, wenn es freiwillig genutzt wird – nicht nur, weil es vorgeschrieben ist. „Joy of Use“ bedeutet: Intuitive Benutzeroberfläche, schnelle Buchungsprozesse, klare Visualisierung, mobile Nutzbarkeit, minimale Klickwege.Wenn Mitarbeitende das System als Erleichterung empfinden, entsteht Akzeptanz. Und Akzeptanz ist der größte Erfolgsfaktor bei Digitalisierungsprojekten.

Nahtlose Integration in bestehende IT-Umgebungen ist ein Schlüsselversprechen. Was ist aus Ihrer Erfahrung die größte technische und prozessuale Herausforderung, wenn man an teils jahrzehntealte Legacy-Systeme in der Verwaltung andocken muss?

Die größte Herausforderung ist nicht eine einzelne Technologie, sondern die Heterogenität der IT-Landschaften und die damit verbundenen Datensilos. Unsere Erfahrung aus über 85 Projekten in diesem Sektor hat uns gelehrt, dass es nicht einer „One-size-fits-all“-Lösung bedarf. Vielmehr braucht es ein anpassungsfähiges System, das sich flexibel in die bestehende Umgebung einfügt, ohne alles Bisherige über den Haufen zu werfen.

Die Plattform schafft landesweite Transparenz über Ressourcen. Gleichzeitig garantiert eine Mandantenstruktur die Kontrolle der einzelnen Dienststellen. Wo verläuft die ideale Balance zwischen zentraler, datengestützter Steuerung und der notwendigen Autonomie der einzelnen Behörden?

Unsere Buchungsplattform funktioniert wie ein Verbundsystem. Das Land oder der zentrale IT-Dienstleister stellt die sichere Infrastruktur bereit und kann auf anonymisierter Makro-Ebene strategische Analysen fahren, z. B. zur Gesamtauslastung von Gebäuden. Die einzelne Dienststelle – der Mandant – hat jedoch die volle Souveränität über ihre eigenen Ressourcen, ihre Nutzer und ihre Buchungsregeln.

Sie betonen die Wichtigkeit von verlässlichen Rahmenbedingungen wie IPMA-Projektführung und deutschem Support. Warum sind diese Faktoren gerade im behördlichen Kontext so erfolgskritisch?

Weil die öffentliche Hand nicht nur eine Software kauft, sondern eine langfristige Partnerschaft eingeht. Eine Behörde muss die Gewissheit haben, dass die Lösung auch in fünf oder zehn Jahren noch stabil, sicher und rechtskonform betrieben wird. Ein nach IPMA zertifiziertes Projektmanagement schafft die nötige Transparenz und Planungssicherheit in der Einführung. Ein deutscher Support garantiert DSGVO-Konformität und Erreichbarkeit.

Wenn wir in die Zukunft blicken: Ist die Buchung von Räumen und Plätzen nur der erste Schritt? Könnten solche Plattformen in Zukunft durch KI erweitert werden, um Bedarfe vorherzusagen, automatisch Projektteams an optimalen Orten zusammenzubringen oder gar die Gebäudeplanung dynamisch zu steuern?

Definitiv. Die Buchung ist die Datengrundlage, der erste Schritt zur Transparenz. Stellen Sie sich vor, das System erkennt, dass dienstags immer eine hohe Nachfrage in einem bestimmten Gebäude herrscht und schlägt proaktiv Alternativen vor. Oder es analysiert die Kalendereinträge eines Projektteams und schlägt den optimalen, für alle gut erreichbaren Besprechungsort vor.

Wie stellt Ihr System sicher, dass es den hochspezifischen Anforderungen einer kleinen Kommune mit 50 Mitarbeitern genauso gerecht wird wie denen eines großen Landesministeriums mit mehreren tausend Angestellten? Wo liegen hier die Skalierungsherausforderungen?

Die Lösung liegt in der Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit. Eine kleine Kommune nutzt vielleicht nur zwei Ressourcentypen: „Arbeitsplatz“ und „Besprechungsraum“. Ein Ministerium hingegen kann hunderte Typen definieren: Projekträume, Ruheplätze, Kreativzonen, Dienstwagen, Videokonferenzsysteme – jeweils mit eigenen Buchungsregeln, Freigabeprozessen und Berechtigungen. Unsere Software ist wie ein Baukasten: Jede Verwaltungseinheit, egal wie groß, nutzt die gleichen stabilen Bausteine, baut damit aber ihr ganz individuelles, passgenaues System.

Haben Sie vielen Dank für das Interview.