Digitale Displays – Informationen genau dort, wo sie gebraucht werden.
Vom ausgedruckten Belegungsplan zum smarten Display
Kommt Ihnen das noch bekannt vor? Es ist noch gar nicht so lange her, dass viele Unternehmen jeden Morgen ihre Raumbelegungen ausdruckten und sie an den Besprechungsräumen befestigten.
Änderte sich im Laufe des Tages eine Buchung, mussten die Aushänge erneut aktualisiert werden – oft mehrfach täglich.
Das kostete Zeit, Nerven, Papier – und die Informationen waren selten wirklich aktuell.
Mit raum]für[raum gehört dieses ineffiziente Prozedere bereits seit 2003 (!) der Vergangenheit an!
Erste digitale Displays bereits 2003 entwickelt
Innovation ist Teil unserer DNA. Folgerichtig also, dass wir als erster Anbieter am Markt eine durchgängige Lösung geschaffen haben, um Buchungs- und Belegdaten auf digitalen Displays [Link zur Seite Displays] anzeigen zu können. Erste Schritte sind wir hier in enger Zusammenarbeit ab 2003 mit der Firma MODULEX gegangen, einer LEGO Tochter, die digitale Displays hergestellt und vertrieben hat.
Damit konnten in vielen Unternehmen plötzlich die umständlichen, manuellen Prozesse von Terminbelegung ausdrucken und an Konferenzräumen anbringen, komplett abgeschafft werden. Belegungsdaten wurden jetzt vollkommen automatisiert aus raum]für[raum auf die digitalen Displays übertragen. Ohne Umweg, ohne manuelle Zwischenschritte – einfacher geht’s nicht!
Mit weiteren innovativen Herstellern, wie beispielsweise der ELEMENT ONE, wurden in enger Zusammenarbeit neue Features entwickelt, die eine bessere Alltagsintegration, stabilen Betrieb und bestmögliche Information zum Ziel hatten.
Von der digitalen Raumanzeige zum bi-direktionalen, interaktiven Nutzung
Doch damit nicht genug. Nach dem Motto “Immer einen Schritt voraus!” haben wir diese Innovation kontinuierlich immer weiter vorangetrieben. Der nächste Schritt war dann die bi-direktionale Nutzung von Displays. Also nicht nur Informations-Ausgabe, sondern Interaktionsfähigkeit. Nutzer konnten am Display “ad-hoc Buchungen” tätigen, wenn der Raum frei war. Bestehende Buchungen konnten am Display verlängert oder ad-hoc beendet werden. So konnten erhebliche höhere Nutzungsgrade von teuren Räumen ermöglicht werden.
Damit unterstützte raum]für[raum dann eine durchgängige digitale Besucher- und Nutzerführung – von der Begrüßung am Empfang über Wegeleitung und Informationsanzeigen bis hin zu interaktiven digitalen Displays direkt am Besprechungsraum (Link zu Raumbuchung] oder Arbeitsplatz [Link zu Arbeitsplatzbuchung].
Im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern heute haben wir diese Entwicklung nicht für eine bestimmte Hardware eines bestimmten Herstellers entwickelt. Unser Credo ist es, unseren Kunden maximale Flexibilität und Variabilität anzubieten: raum]für[raum lässt sich bereits seit 2005 an zahlreiche gängige Display-Systeme führender Hersteller anbinden. So ist jeder unserer Kunden frei zu entscheiden, was für ihn die beste Hardware und beste Partner ist.
So entsteht ein modernes, vernetztes Workplace Management, das Orientierung schafft, Prozesse vereinfacht und Informationen in Echtzeit bereitstellt.
Was 2003 in den Anfängen der digitalen Displays als innovative Anzeige von Raumbelegungen begann, ist heute ein fast schon selbstverständlicher Baustein intelligenter Arbeitswelten.
Das war erst die zweite von 5 Top-Innovationen, mit denen wir die Benchmark gesetzt und den Arbeitsalltag vieler Mitarbeitenden in Unternehmen und der öffentlichen Veraltung geprägt haben.
Weitere Innovationen mit echtem Mehrwert
Nächste Woche stellen wir Ihnen den nächsten Meilenstein aus 25 Jahren raum]für[raum vor. Seien Sie gespannt – vielleicht dürfen wir auch Ihren Arbeitsalltag schon bald einfacher und effizienter gestalten.
Mehr über unser Jubiläum und unsere Aktionen für alle, die raum]für[raum für sich entdecken möchten, erfahren Sie hier.
mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.
mediaDIALOG Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH
Bismarckstr. 38
57076 Siegen
Telefon: +49 (271) 66062-0
Telefax: +49 (271) 66062-10
https://www.mediadialog.de
Marketing
E-Mail: j.brendebach@mediadialog.de
Grafische Benutzeroberfläche – eine der Top 5 Innovationen aus 25 Jahren
Bereits Ende 2006 haben wir uns intensive Gedanken zu den Themen Arbeitsplatzbuchung und Desksharing gemacht. Mit einigen Kunden, vor allem aus dem anglo-amerikanischen Wirtschaftsraum, haben wir Visionen entwickelt, die damals tatsächlich revolutionär waren. Können wir mit unserer Software schaffen, Arbeitssituationen von Mitarbeitern zu unterstützen, die keinen eigenen, festen Arbeitsplatz mehr haben. Wie müssen Funktionen aussehen, die den Alltag der Menschen managen, die in echten “Desksharing-Umgebungen” zu Hause sind.
Entstanden ist ein vollkommen neuer Ansatz für eine grafische Benutzeroberfläche, um Büroflächen in Software abzubilden, Informationen zu darzustellen und Interaktionen zu ermöglichen.
Nutzerfreundlichkeit im Fokus
Mit der damals vollkommen neuartigen grafischen Benutzeroberfläche von raum]für[raum konnten Unternehmen erstmals in einem Raumbuchungssystem [Link zu Raumbuchung] ihre Gebäude, Standorte und Etagen realitätsnah abbilden. Der ganz große Benefit: Mitarbeiter mussten nicht mehr überlegen, was eine kryptische Benennung eines Arbeitsplatzes wie 01AK33-65/5 bedeutet und wo der Platz wohl sein kann. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche ist auf einen Blick sofort erkennbar, in welcher Etage präzise der Platz ist.
So wurde aus einer klassischen Buchungsmaske erstmals eine echte, visuelle Navigation:
✔ Suchen.
✔ Finden.
✔ Buchen.
Anstatt lange und umständlich nach dem richtigen Arbeitsplatz zu suchen und dann doch den falschen zu buchen genügt jetzt ein einfacher Blick auf den grafischen Etagenplan.
Freie Arbeitsplätze waren sofort sichtbar und konnten mit wenigen Klicks reserviert werden. Natürlich inklusive der damals in raum]für[raum schon vorhandenen, einzigartigen Ressourcenbuchung.
Was heute vollkommen selbstverständlich erscheint, bedeutete damals einen richtig großen und bedeutenden Innovationsschritt.
Damit haben wir die Grundlage für echte Nutzerfreundlichkeit und intuitive Arbeitsplatzbuchung geschaffen – lange bevor Desk Sharing und hybrides Arbeiten durch die Corona-Pandemie in den Fokus vieler Unternehmen rückten.
Innovationen sind Teil unserer DNA
Diese Innovation ist bis heute ein zentraler Bestandteil von raum]für[raum und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsplätze effizient zu organisieren und ihren Mitarbeitenden eine einfache Orientierung zu bieten.
Und wir bleiben bei dem einmal erreichten nicht stehen. Ständige Weiterentwicklung, auch – und gerade – der Innovationsthemen, zeichnet uns bis heute aus. Aktuell wurde beispielsweise echte KI Buchung gerade in den Arbeitsplatzbuchungen für die neueste Version implementiert, um mit intelligenten Vorschlägen den Mitarbeitern noch schnellere und bessere Ergebnisse zu ermöglichen.
Das war unsere erste Innovations-Vorstellung. Vier weitere stellen wir Ihnen in den kommenden Wochen vor.
mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.
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Moderne Tools, motivierte Teams, Verwaltung mit Zukunft
Ein Beitrag von Christopher Bock, Geschäftsführer mediaDIALOG Unternehmensgruppe
Der Digitalisierungsdruck in deutschen Kommunen wächst seit Jahren stetig. Bürgerinnen und Bürger erwarten digitale Dienstleistungen, schnelle Bearbeitungszeiten und eine transparente Verwaltung. Gleichzeitig wünschen sich auch Mitarbeitende effizientere Abläufe und weniger Verwaltungsaufwand. Digitalisierung soll dazu beitragen, die Prozesse für sie einfacher, schneller und nutzerfreundlicher zu gestalten.
Obwohl bereits zahlreiche Initiativen zur Digitalisierung auf den Weg gebracht wurden, bleiben die Fortschritte in vielen Kommunen deutlich hinter den Erwartungen zurück. Häufig stehen dabei nicht die technischen Herausforderungen im Vordergrund. Vielmehr erschweren gewachsene Strukturen, etablierte Arbeitsweisen und fehlende Veränderungsbereitschaft die Umsetzung.
Daher bedeutet die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung nicht nur die Einführung neuer Software. Sie macht es auch notwendig, Arbeitsweisen zu überdenken und Veränderungen aktiv zu gestalten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Mitarbeitende, Führungskräfte und Verwaltungsprozesse gleichermaßen in den Veränderungsprozess einzubeziehen. Nur wenn Mensch, Organisation und Technik zusammenspielen, können die Chancen der Digitalisierung in der Verwaltung nachhaltig genutzt werden.
Auf den Weg: Vom Behördengang zum digitalen Service
Die öffentliche Verwaltung in Deutschland hat in den vergangenen Jahren bereits wichtige Fortschritte bei der Digitalisierung erzielt. Dank der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2.0) stehen bereits zahlreiche Bürgerdienste digital bereit und der Zugang zu Verwaltungsleistungen hat sich erheblich erleichtert. Bürger können zahlreiche Anträge und Verfahren online einreichen.
Parallel dazu wurden digitale Prozesse innerhalb der Verwaltungen ausgebaut. Elektronische Akten, digitale Workflows und moderne Fachverfahren unterstützen die Bearbeitung von Vorgängen und schaffen so die Grundlage für effizientere Arbeitsabläufe.
Zudem haben Bund, Länder und Kommunen in den vergangenen Jahren verstärkt in ihre IT-Infrastruktur investiert. Der Ausbau von Cloud-Lösungen, modernen Rechenzentren und sicheren digitalen Plattformen stärkt die Leistungs- und Zukunftsfähigkeit der Verwaltung.
Moderne Verwaltung braucht mehr als digitale Bürgerdienste
Trotz all dieser Fortschritte stehen die Verwaltungen weiterhin vor erheblichen Herausforderungen. Eine der größten ist der zunehmende Wettbewerb um Fachkräfte und Talente. Der demografische Wandel führt dazu, dass die Babyboomer in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen, während gleichzeitig qualifizierte Fachkräfte – insbesondere im IT-Bereich – und Auszubildende immer schwerer zu gewinnen und zu halten sind. Die öffentliche Verwaltung konkurriert dabei mit der Privatwirtschaft um immer begrenztere Personalressourcen.
Darüber hinaus erschweren häufig noch stark fachbereichsorientierte Arbeitsweisen die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Unterschiedliche Zuständigkeiten, Systeme und Arbeitsweisen führen dazu, dass der Informationsfluss stockt und Prozesse nicht nahtlos ineinandergreifen. Dadurch verlangsamen sich Verwaltungsaufgaben und Effizienzpotenziale bleiben ungenutzt.
Die Verwaltung der Zukunft beginnt am Arbeitsplatz
Weiterer Nachholbedarf besteht in der Gestaltung moderner Arbeitsumgebungen und flexibler Arbeitsmodelle. Mit der Digitalisierung verändern sich tatsächlich auch die Erwartungen der Mitarbeitenden an ihren Arbeitsplatz. Gefragt sind heute vor allem flexible und ortsunabhängige Arbeitsmodelle, die eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben schaffen.
Die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten, ist laut einer Umfrage der Universität Konstanz vom März 2025 ein zentraler Aspekt für Arbeitnehmende. 71 Prozent der Befragten gaben an, bei einem neuen Job vor allem darauf zu achten, ob mobiles Arbeiten erlaubt ist. Dass dies im öffentlichen Dienst ganz genauso ist, bestätigen Studien von Next:Public, für die über 7.000 Beschäftigte bei Bund, Ländern und Kommunen befragt wurden. In vielen Verwaltungen fehlen jedoch noch Flächen- und Arbeitsplatzkonzepte für hybride Arbeitsweisen, die die Mitarbeitenden beim Wechsel zwischen Büro, Homeoffice und mobilen Arbeitsformen optimal unterstützen.
Gleichzeitig erwarten Beschäftigte digitale Werkzeuge und Prozesse, die Routineaufgaben reduzieren und ihren Arbeitsalltag vereinfachen. Dazu zählen auch einfache Möglichkeiten, organisatorische Grenzen zu überwinden, den Wissensaustausch und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu erleichtern und so die Produktivität zu steigern. Hier setzen moderne Kollaborationsplattformen und digitale Kommunikationslösungen an und schaffen die Voraussetzungen, Informationen schneller zu teilen und so gemeinsam effizienter zu arbeiten.
Die Gestaltung moderner Arbeitswelten bietet der öffentlichen Verwaltung große Chancen, um den Anforderungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden. Flexible Arbeitsmodelle und eine zeitgemäße, digitalisierte Arbeitsumgebung steigern die Attraktivität des öffentlichen Dienstes als Arbeitgeber und unterstützen dabei, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden.
Mehr Effizienz pro Quadratmeter: Wie Kommunen ihre Flächen optimal nutzen
Ein weiterer Fakt ist, dass die Gebäudestrukturen vieler Verwaltungen aus einer Zeit stammen, in der nahezu alle Beschäftigten täglich vor Ort arbeiteten und jedem Mitarbeitenden ein fester Arbeitsplatz zugeordnet war. Entsprechend sind viele Verwaltungsgebäude durch starre Flächenkonzepte geprägt. Diese Strukturen spiegeln jedoch nicht mehr die tatsächlichen Anforderungen einer modernen und digitalen Arbeitswelt wider, da sich das Nutzungsverhalten in vielen Verwaltungen mit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle deutlich verändert. Arbeiten Beschäftigte im Homeoffice, mobil oder an verschiedenen Verwaltungsstandorten und verbringen noch dazu einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit in Abstimmungen und Meetings, bleiben zahlreiche vorgehaltene Arbeitsplätze unbesetzt.
Vor diesem Hintergrund gewinnt die effiziente Nutzung von Büroflächen zunehmend an Bedeutung. Ziel ist es nicht, Fläche zu reduzieren, sondern sie bedarfsgerechter einzusetzen. Moderne Raum- und Arbeitsplatz-Buchungssysteme helfen aktiv dabei, die tatsächliche Auslastung an das veränderte Arbeitsverhalten anzupassen.
Digitale Buchungssysteme ermöglichen eine transparente und bedarfsgerechte Nutzung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Für die öffentliche Verwaltung bedeutet dies zum einen, dass vorhandene Flächen wirtschaftlicher ausgeschöpft werden können. Zum anderen lassen sich künftige Investitionen in Büroflächen gezielter planen. Die effiziente Nutzung von Büroflächen ist damit weit mehr als eine Immobilienfrage. Sie ist ein wichtiger Baustein, um Kosten zu reduzieren: Die Einsparungen können sich bei einer Verwaltung mit 50 Mitarbeitenden bereits auf einen sechsstelligen Betrag belaufen.
So macht raum]für[raum hybrides Arbeiten in der Verwaltung möglich
Hybrides Arbeiten bedeutet heute vor allem die Vernetzung von Räumen, Teams und Kompetenzen, um bestmögliche Verwaltungsabläufe zu garantieren. Entscheidend dabei ist, dass die Beschäftigten vorhandene Fläche, Arbeitsplätze und Besprechungsräume einfach, flexibel und bedarfsgerecht in Anspruch nehmen können. Genau hier setzt die digitale Buchungsplattform raum]für[raum des Siegener Softwareherstellers mediaDIALOG an. Die Lösung unterstützt Kommunen und öffentliche Einrichtungen dabei, die Anforderungen hybrider Arbeitsweisen in intelligente und nutzerfreundliche Prozesse umzusetzen.
Mit raum]für[raum reservieren Mitarbeitende schnell und unkompliziert Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Projektflächen und weitere Ressourcen wie Technik, Catering oder sogar Fahrzeuge und Parkplätze, und organisieren mit wenigen Klicks Videokonferenzen oder hybride Meetings. Das schafft eine transparente Auslastung von Flächen, optimiert die vorhandenen Kapazitäten und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Fachbereichen.
Ein besonderer Vorteil von raum]für[raum liegt in den vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. Die Software lässt sich nahtlos in bestehende digitale Arbeitsumgebungen wie beispielsweise die Microsoft-Welt integrieren und an externe Systeme anbinden. Mitarbeitende greifen so auf vertraute Systeme zu und müssen keine Medienbrüche in Kauf nehmen. Dieser „Joy of Use“ erhöht die Akzeptanz für die konsequente Nutzung der Buchungsplattform und unterstützt so bereits etablierte Prozesse und Anwendungen innerhalb der Verwaltung.
In Puncto Barrierefreiheit setzt raum]für[raum die Benchmark. Sie ist aktuell die einzige Buchungssoftware für Workplace Management überhaupt in Deutschland, die im Rahmen einer umfassenden externen Prüfung zertifiziert wurde. Das gibt Behörden und Organisationen die Sicherheit, eine nach den Prüfkriterien der BITV 2.0 als “zugänglich” bewerteten Lösung einzusetzen.
Digitale Souveränität braucht intelligente Lösungen
Für öffentliche Einrichtungen spielt das Thema Datensouveränität eine zentrale Rolle, da sie mit sensiblen Informationen arbeiten, wie beispielsweise personenbezogenen Daten der Bürgerinnen und Bürger, Steuerdaten oder sicherheitsrelevanten Informationen. Deshalb bietet raum]für[raum auch als einzige Buchungssoftware im deutschsprachigen Raum eine einzigartige Vielfalt an Betriebsmodellen für die Kommunen:
- Der Betrieb als On-Premises-Version ist möglich – eine Variante die Verwaltungen mit eigener IT-Kompetenz zu schätzen wissen.
- als SaaS-Lösung in einem Kommunalen Rechenzentrum. Die Verwaltung greift dabei auf bewährte Strukturen zurück, in denen raum]für[raum bereitgestellt wird
- als SaaS-Lösung in einer auf Bundesebene bereitgestellten Cloud wie beispielsweise der Bundescloud (ITZ Bund) oder der GovTech-Cloud.
Diese Optionsvielfalt von raum]für[raum bedeutet maximale Flexibilität für die Verwaltung – und gleichzeitig genau die Datensouveränität und Sicherheitsstufe, die von öffentlichen Einrichtungen gefordert wird.
Digitale Buchungsplattform im Alltag erleben
Verschiedene Initiativen sowohl im Bund als auch in den Ländern haben in den vergangenen Monaten große Fortschritte in der Bereitstellung der digitalen Buchungsplattform raum]für[raum gemacht. In Nordrhein-Westfalen wird über den Landes-IT-Betrieb bereits einer Vielzahl von Ministerien, Behörden und Verwaltungen die moderne Workplace-Management Software zur Verfügung gestellt. In Niedersachsen ist über den Landes-IT-Betrieb ein ähnliches Projekt bereits in vollem Gang, sodass auch hier im Laufe des Jahres die ersten Behörden raum]für[raum produktiv einsetzen können.
Auf Bundesebene sind zwei spannende Projekte in der Umsetzung: während die Bundescloud den sicheren und souveränen Betrieb von Verwaltungsanwendungen ermöglicht, verfolgt die GovTech-Cloud einen breiteren Ansatz: Sie soll als verwaltungsebenen-übergreifende Plattform die Entwicklung, Skalierung und Nachnutzung digitaler Lösungen fördern, und das vor allem für den kommunalen Bereich.
Genau diese vielfältigen Lösungsmodelle und breit nutzbaren Plattformen sind es, die der digitalen Transformation in Bund, Ländern und Kommunen letztlich zum Erfolg verhelfen werden. Technische Strukturen, die robust und verlässlich sind. Und Software wie raum]für[raum, die den Menschen in der Verwaltung echten Mehrwert bietet.
mediaDIALOG: Erfahrener Digitalisierungspartner der öffentlichen Verwaltung
Für die erfolgreiche Gestaltung moderner Arbeitswelten braucht es nicht nur die richtige Technologie, sondern auch einen erfahrenen Partner, der die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung versteht. Genau hier bringt mediaDIALOG als Marktführer seine Expertise ein. Seit mehr als 25 Jahren begleitet das im Siegerland beheimatete Softwareunternehmen Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen bei der Digitalisierung ihrer Arbeits- und Verwaltungsprozesse. In dieser Zeit wurden mittlerweile an die 100 Projekte erfolgreich umgesetzt. Die Bandbreite reicht dabei von einzelnen Arbeitsplatz- und Flächenmanagementlösungen bis hin zu landesweiten Plattformprojekten für moderne Arbeitswelten.
Der Anspruch von mediaDIALOG geht dabei weit über die Bereitstellung von Software hinaus. Das Unternehmen vereint Beratung, Konzeption, Entwicklung, Projektierung, Support und Hosting aus einer Hand. Alle zentralen Leistungen werden in Deutschland erbracht, was kurze Kommunikationswege, verlässliche Ansprechpartner und ein hohes Maß an Transparenz schafft. Mit der Zertifizierung nach ISO 27001 gewährleistet mediaDIALOG, dass die Buchungsplattform dauerhaft stabil, sicher und rechtskonform betrieben wird.
Die ausgezeichnete Bonitätsbewertung durch die Creditreform (Crefo) bestätigt zudem, dass mediaDIALOG für wirtschaftliche Solidität und langfristige Partnerschaften steht. Für Kommunen und Behörden bedeutet dies Investitionssicherheit bei Projekten, die häufig über viele Jahre hinweg betrieben und weiterentwickelt werden.
Fazit:
Erfolgreiche Verwaltungsmodernisierung entsteht dort, wo Digitalisierung, Organisation und Raum als Einheit betrachtet werden. Genau hier setzt mediaDIALOG mit der Software raum]für[raum an – als Partner für die Entwicklung zukunftsfähiger Arbeitswelten in Kommunen und öffentlichen Institutionen. Das Unternehmen verbindet technologische Innovationskraft mit langjähriger Verwaltungsexpertise und schafft die Grundlage für digitale Lösungen, die den Anforderungen moderner Behörden ebenso gerecht werden wie den hohen Erwartungen an Sicherheit, Verfügbarkeit und Datensouveränität. Durch Standardisierung, Integrationsfähigkeit und flexible Betriebsmodelle wird die von mediaDIALOG entwickelte Plattform raum]für[raum zu einem strategischen Element einer zukunftsfähigen, föderal organisierten Verwaltung. Sie stellt ein sichtbares Beispiel für gelebte Digitalisierung im öffentlichen Sektor dar.
mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.
mediaDIALOG Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH
Bismarckstr. 38
57076 Siegen
Telefon: +49 (271) 66062-0
Telefax: +49 (271) 66062-10
https://www.mediadialog.de
Marketing
E-Mail: j.brendebach@mediadialog.de
25 Jahre echte Innovationen
Sie bedeuten 25 Jahre immer neue Ideen, technische Meilensteine und echte Innovationen, die den Arbeitsalltag unserer Kunden nachhaltig verändert haben.
Schon immer war es unser Anspruch, bestehende Lösungen nicht einfach zu übernehmen.
Wir wollten neue Möglichkeiten schaffen, Prozesse vereinfachen und Technologien entwickeln, die Unternehmen und öffentliche Verwaltungen einen echten Mehrwert bieten.
Viele Funktionen, die im modernen Workplace Management heute als vollkommen selbstverständlich erscheinen, gehen tatsächlich auf Visionen von uns zurück. Visionen aber dann tatsächlich in den Alltag zu bringen, stellt die echte Transformationsleistung dar. Dazu gehört nicht nur Leistungsbereitschaft und Leidenschaft, sondern vor allem der Wille, immer wieder technisches und funktionales Neuland zu betreten.
Dabei stand für uns nie im Vordergrund, möglichst viele Features zu entwickeln.
Entscheidend war und ist, Innovationen zu schaffen, die den Arbeitsalltag wirklich einfacher, effizienter und zukunftssicher machen. Also einen tatsächlichen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen.
In den kommenden Wochen stellen wir fünf Meilensteine aus 25 Jahren raum]für[raum vor, mit denen wir immer wieder neue Maßstäbe gesetzt und die Weiterentwicklung moderner Buchungslösungen aktiv vorangetrieben zu haben:
✔ Die grafische Benutzeroberfläche für modernes Desk Sharing.
✔ Die Anbindung digitaler Displaysysteme für eine intelligente Raumkommunikation.
✔ Die echte SAP-Integration für automatisierte Finance-Datenübergaben.
✔ Das integrierte Videokonferenz-Management.
✔ Die Entwicklung von klassischen COM-Add-ins hin zu modernen Web-Add-ins.
Jede dieser Innovationen erzählt ein Stück unserer Geschichte – und zeigt, wie sich raum]für[raum gemeinsam mit den Anforderungen unserer Kunden kontinuierlich weiterentwickelt hat.
Mehr über unser Jubiläum und 25 Jahre raum]für[raum erfahren Sie hier.
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25 Jahre raum]für[raum
Seit dem Markteintritt im Jahr 2001 begleitet raum]für[raum Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Organisationen bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen.
Seit dem Markteintritt 2021 begleitet raum]für[raum Unternehmen jeder Größenordnung – von Enterprise und DAX über KMU bis zu den großen “Hidden Champions” – bei der Verwaltung von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen. Im Laufe der Zeit erkannten auch die ersten Bundesministerien und -behörden die Vorteile der digitalen Buchungsplattform.
In den vergangenen 25 Jahren haben sich die Anforderungen an moderne Arbeitsumgebungen grundlegend verändert – von klassischen Raumreservierungen über Desk Sharing bis hin zu hybriden Arbeitsplatzkonzepten. Parallel dazu wurde die Plattform kontinuierlich weiterentwickelt und um Funktionen für modernes Workplace Management erweitert.
„25 Jahre raum]für[raum sind für uns vor allem ein Zeichen des Vertrauens, das unsere Kunden seit vielen Jahren in uns setzen. Viele begleiten uns bereits seit den ersten Jahren und haben die Weiterentwicklung unserer Lösung mit ihren Anforderungen und Erfahrungen aktiv mitgeprägt. Dieses Jubiläum ist deshalb nicht nur ein Meilenstein für unser Unternehmen, sondern auch ein Anlass, unseren Kunden und Partnern von Herzen “Danke” zu sagen“, erklärt Geschäftsführer Andreas Varnholt.
Diese langjährigen Kundenbeziehungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensgeschichte. Zahlreiche Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die bereits kurz nach dem Marktstart auf raum]für[raum gesetzt haben, nutzen die Plattform bis heute. Die kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Anwendern ist über viele Jahre hinweg in die Weiterentwicklung der Software eingeflossen und trägt dazu bei, neue Anforderungen aus der Praxis frühzeitig aufzugreifen.
Anlässlich des Jubiläums hat mediaDIALOG ein Aktionsprogramm über einen Zeitraum von zwölf Monaten aufgelegt. Die Jubiläums-Aktionen richten sich an Unternehmen und öffentliche Verwaltungen, die den Einstieg in modernes Workplace Management planen und raum]für[raum unter realen Bedingungen kennenlernen möchten.
Zu den aktuellen Aktionen zählt unter anderem eine Proof-of-Concept-Initiative, bei der Unternehmen und Organisationen raum]für[raum für einen begrenzten Zeitraum in ihrer eigenen Arbeitsumgebung testen können. Eine weitere Jubiläums-Aktion richtet sich an Organisationen, die ihre bestehende Buchungs- oder Ressourcenmanagementlösung durch raum]für[raum ersetzen möchten. Im weiteren Verlauf des Jubiläumsjahres sind außerdem Aktionen für Bestandskunden vorgesehen, mit denen sich das Unternehmen für das entgegengebrachte Vertrauen bedanken möchte.
Heute wird raum]für[raum von kleinen und mittelständischen Unternehmen ebenso eingesetzt wie von internationalen Konzernen und öffentlichen Verwaltungen. Die Plattform unterstützt Organisationen dabei, Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen zentral zu verwalten und an die Anforderungen moderner Arbeitswelten anzupassen.
Mit dem Jubiläum verbindet mediaDIALOG nicht nur den Rückblick auf ein Vierteljahrhundert Unternehmensgeschichte, sondern auch den Blick in die Zukunft. Die Anforderungen an moderne Arbeitswelten entwickeln sich kontinuierlich weiter. Gemeinsam mit Kunden und Partnern wird mediaDIALOG die Plattform auch künftig kontinuierlich weiterentwickeln und an neue Anforderungen anpassen.
Weitere Informationen zu den Jubiläums-Aktionen finden Sie hier.
mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.
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Barrierefreiheit – extern geprüft!
Damit setzt raum]für[raum nicht nur funktional erneut Maßstäbe, sondern auch im Hinblick auf relevante Qualitäts- und Zertifizierungsstandards, wie beispielsweise bereits beim CrefoZert-Zertifikat der Creditreform.
Doch was bedeutet „Barrierefreiheit“ im Kontext komplexer Softwarelösungen überhaupt?
Die Antwort fällt differenzierter aus, als es zunächst scheint. Mit zunehmender Auseinandersetzung mit Normen, Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen wird deutlich: Barrierefreiheit ist kein absoluter Zustand, sondern ein dauerhafter, strukturiert prüfbarer Prozess.
Gerade bei komplexen Webapplikationen ist eine vollständige Erfüllung aller Prüfkriterien der BITV 2.0 und WCAG in der Praxis nicht erreichbar.
Was jedoch erreichbar und vom Gesetzgeber gefordert ist: eine vollständige, rechtssichere und anerkannte BITV-Konformität inkl. formaler Prüfbestätigung.
Für die BITV / WCAG ist nicht entscheidend:
- behauptete Vollerfüllung
sondern:
- nachweisbare Prüfverfahren (unabhängige Testcenter, zertifizierte Testlabs)
- Orientierung am Stand der Technik
- transparente Dokumentation bestehender Abweichungen
Das Ziel ist damit klar vorgegeben: die tatsächliche Nutzbarkeit für Menschen mit Einschränkungen im Alltag.
Im Markt lavieren aktuell alle Mitbewerber um das Thema herum. Es wird von „Barrierearmut“ gesprochen, die es nicht gibt. Oder von allgemeiner Barrierefreiheit digitaler Lösungen, Selbsteinschätzungen wie der guten Nutzungsmöglichkeit der eigenen Produkte.
Fakt ist: Kein Mitbewerber im Bereich moderner Buchungssoftware für Workplace Management hat bisher eine Konformitätserklärung eines externen Prüfinstitutes zur Barrierefreiheit vorgelegt.
raum]für[raum wählt bewusst den anderen Weg: Barrierefreiheit wird nicht behauptet, sondern durch unabhängige Prüfverfahren nachvollziehbar belegt und transparent dokumentiert.
Konformitätsbewertung von raum]für[raum
Und genau diesen Anspruch erfüllt raum]für[raum mit der vorliegenden Konformitätsbewertung.
Die Zugänglichkeitsprüfung wurde im März 2026 durch das unabhängige Test- und Integration Center der Deutschen Telekom MMS durchgeführt – auf Basis der Standards:
• EN 301 549 V3.2.1:2021
• WCAG 2.1:2018
raum]für[raum wird als Software insgesamt als „zugänglich“ bewertet und erreicht eine gute bis sehr gute Zugänglichkeit in allen fünf geprüften Nutzergruppen.
Dieses Ergebnis ist Ausdruck eines langfristig verankerten Qualitätsanspruchs: Barrierefreiheit ist seit vielen Jahren ein fester Bestandteil der Produktentwicklung und wird kontinuierlich durch unabhängige Prüfungen begleitet.
Die enge Zusammenarbeit mit dem „Test- und Integration Center der Deutschen Telekom MMS“ stellt dabei sicher, dass auch kleinere Optimierungspotenziale frühzeitig erkannt und systematisch weiterentwickelt werden.
Einordnung der Bewertung
Im Prüfprotokoll wird formal ausgewiesen:
• „teilweise vereinbar mit BITV 2.0:2019“
• „nicht konform mit EN 301 549 V3.2.1:2021“
Diese Einstufung entsteht, wenn bereits einzelne Prüfkriterien nicht vollständig erfüllt sind – unabhängig davon, wie gering die tatsächlichen Auswirkungen auf die Nutzung bzw. die Zugänglichkeit der Software sind.
Die im Rahmen der Prüfung identifizierten Abweichungen sind durchgehend als leichte Einschränkungen klassifiziert. Sie betreffen einzelne Detailanforderungen und haben nur sehr begrenzten Einfluss auf die praktische Nutzbarkeit der Anwendung.
Die Bewertung „zugänglich“ beschreibt damit zutreffend die tatsächliche Qualität und Nutzbarkeit von raum]für[raum in der Praxis.
Warum vollständige Konformität nicht erreichbar ist
Die Anforderungen an Barrierefreiheit sind in den Regelwerken WCAG 2.1, EN 301 549 sowie BITV 2.0 detailliert definiert. Sie bilden die Grundlage für standardisierte Prüfverfahren und eine objektive Bewertung.
Bereits geringfügige Abweichungen in einzelnen Prüfkriterien führen dazu, dass formal keine vollständige Konformität bescheinigt werden kann – auch wenn die Anwendung insgesamt sehr gut nutzbar ist.
Genau deshalb ist die transparente Dokumentation dieser Abweichungen ein zentraler Bestandteil der Bewertung.
Für raum]für[raum wurden insgesamt acht Punkte mit Optimierungspotenzial identifiziert. Diese sind bereits in die zukünftige Weiterentwicklung eingeplant und werden systematisch verbessert.
Zusammenfassung des Ergebnisses
Geprüft wurde raum]für[raum Version 6.2 mit zentralen Modulen und Funktionen, insbesondere dem vollständigen Buchungskreislauf:
• Buchungsassistent (Arbeitsplatz- und Raumbuchung)
• Termine
• Baumnavigation
• Einstellungen
Damit sind alle wesentlichen Nutzungsszenarien abgedeckt – von der Anmeldung über die Buchung bis zur Verwaltung eigener Termine und Ressourcen.
Die Prüfung auf Basis der EN 301 549 und WCAG 2.1 kommt zu dem Ergebnis:
Transparenz zu bestehenden Einschränkungen
Die identifizierten Abweichungen verteilen sich auf die folgenden Nutzergruppen:
1. Nutzung mit eingeschränktem Sehvermögen oder ohne Farbwahrnehmung (S)
Bewertung: gut zugänglich
Nicht vollständig erfüllte Prüfkriterien:
• Konsistente Elementbezeichnung (9.3.2.4)
• Benutzerpräferenzen (11.7)
2. Nutzung ohne Sehvermögen (B)
Bewertung: gut zugänglich
Nicht vollständig erfüllte Prüfkriterien:
• Informationen und Beziehungen (9.1.3.1)
• Aufgabenangemessene Fokusreihenfolge (9.2.4.3)
• Name, Rolle, Wert (9.4.1.2)
3. Nutzung mit motorischer Beeinträchtigung (M)
Bewertung: gut zugänglich
Nicht vollständig erfüllte Prüfkriterien:
• Aufgabenangemessene Fokusreihenfolge (9.2.4.3)
4. Nutzung mit eingeschränktem oder ohne Hör- bzw. Sprechvermögen (H)
Bewertung: sehr gut zugänglich
• Keine Einschränkungen festgestellt
5. Nutzung mit kognitiver Beeinträchtigung (K)
Bewertung: gut zugänglich
Nicht vollständig erfüllte Prüfkriterien:
• Konsistente Elementbezeichnung (9.3.2.4)
• Benutzerpräferenzen (11.7)
Gesamtbewertung
raum]für[raum erreicht einen sehr hohen Reifegrad in der Barrierefreiheit und ermöglicht eine breite, inklusive Nutzung.
Die bestehenden Abweichungen:
• sind als leichte Einschränkungen klassifiziert
• betreffen einzelne Detailkriterien
• haben nur begrenzte Auswirkungen auf die Nutzung
• werden transparent kommuniziert
• sind Bestandteil der weiteren Produktentwicklung
raum]für[raumist für alle relevanten Nutzergruppen gut oder sehr gut zugänglich und erfüllt die Anforderungen an Barrierefreiheit in einem sehr hohen Maße.
Fazit
Die Konformitätsbewertung bestätigt, dass raum]für[raum eine verlässliche und praxistaugliche Nutzung für Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen ermöglicht.
Als erste, umfassend geprüfte Buchungssoftware dieser Art bietet raum]für[raum Unternehmen, Behörden und Organisationen eine belastbare und unabhängig dokumentierte Grundlage für den Einsatz einer nach Barrierefreiheit als “zugänglich” bewerteten Workplace-Management-Lösung.
raum]für[raum ermöglicht allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern digitale Teilhabe im modernen Arbeitsumfeld auf einem ganz neuen Niveau.
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Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Herr Bock, Ihr Fachbeitrag im Handelsblatt zeichnet ein sehr klares Bild der Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung. Was ist die eine zentrale Botschaft, die Sie den Teilnehmern Ihrer Masterclass auf dem GovTech-Gipfel mit auf den Weg geben wollen?
Digitalisierung in der Verwaltung sollte nicht als Werkzeug zur Bewältigung von Knappheit verstanden werden – sei es Personal-, Flächen- oder Zeitknappheit. Meine Masterclass wird zeigen, dass eine intelligente Buchungsplattform nicht nur ein Problem löst, sondern die Tür zu einer völlig neuen, attraktiveren und effizienteren Arbeitskultur aufstößt.
In Ihrem Fachbeitrag nennen Sie das OZG 2.0 als wichtigen Treiber. Über die reine Bereitstellung von Arbeitsplätzen hinaus: Inwiefern ist eine Buchungsplattform wie raum]für[raum ein strategisches Werkzeug, um die Kernziele des OZG 2.0 – nämlich Effizienz und Bürgerzentrierung – auch innerhalb der Verwaltung zu verankern?
Eine Plattform wie raum]für[raum macht Prozesse messbar, transparent und effizient. Wenn ein Mitarbeiter keine Zeit mehr damit verschwendet, einen freien Arbeitsplatz zu suchen oder einen Besprechungsraum zu organisieren, hat er mehr Zeit für seine eigentlichen Fachaufgaben – die dem Bürger dienen. Gerade vor dem Hintergrund, dass die öffentliche Verwaltung immer mehr Aufgaben übernimmt und damit der Arbeitsalltag der Mitarbeitenden herausfordernder wird sind gerade die Verbesserungen in den Alltagsaufgaben nicht hoch genug einzuschätzen. Denn hier wird Effizienz für den Einzelnen „fühlbar“ – der Arbeitsalltag strukturierter.
Der Artikel betont den Wettbewerb um Fachkräfte mit der Privatwirtschaft. Glauben Sie, dass die Einführung von Tools für hybrides Arbeiten nur ein „Nachziehen“ ist, oder sehen Sie hier die Chance für die öffentliche Verwaltung, eine völlig neue, eigenständige und vielleicht sogar vorbildliche Arbeitskultur zu entwickeln?
Ganz klar Letzteres. Ein reines „Nachziehen“ wäre zu kurz gedacht. Wir sprechen hier von der Chance, ein „Public Sector New Work“ zu etablieren – eine Arbeitskultur, die beweist, dass die öffentliche Verwaltung nicht nur mithalten kann, sondern in puncto intelligenter Arbeitsorganisation sogar eine Vorreiterrolle einnehmen kann.
Sie beschreiben den Konflikt „mehr Beschäftigte auf weniger Fläche“. Ist das Problem wirklich nur die physische Knappheit, oder geht es im Kern nicht vielmehr um einen Effizienz- und Transparenzkonflikt in der Ressourcennutzung, der durch die Flächenverdichtung nur sichtbar wird?
Nein, die Flächenknappheit ist nur das sichtbare Symptom. Das eigentliche Problem ist ein Transparenz- und Steuerungskonflikt. Ohne zentrale Buchungsplattform weiß niemand verlässlich:
Welche Flächen sind wann belegt? Wo gibt es Leerstände? Welche Dienststellen haben Engpässe? Welche Ressourcen werden ineffizient genutzt? Flächenverdichtung macht diese strukturellen Defizite lediglich sichtbar. Eine landesweite Buchungsplattform schafft erstmals eine belastbare Datengrundlage.
Sie erwähnen explizit die Integration von Teilzeitkräften. Welche spezifischen Hürden bestehen für diese Mitarbeitergruppe im traditionellen Büroalltag, die durch eine intelligente Buchungsplattform gezielt abgebaut werden können?
Teilzeitkräfte sind auf flexible, verlässliche Strukturen angewiesen. Im traditionellen Büroalltag erleben sie häufig: Belegte Arbeitsplätze trotz Abwesenheiten Informelle „Stammplatzkulturen“ Fehlende Planbarkeit Ineffiziente Abstimmung im Team Eine intelligente Buchungsplattform schafft: Transparente Verfügbarkeit Gleichberechtigten Zugang zu Ressourcen Planbarkeit von Teamtagen Integration in hybride Arbeitsmodelle Das ist nicht nur organisatorisch sehr sinnvoll – es ist auch ein wichtiges Signal der Wertschätzung.
Ihr Artikel bezeichnet den Einsatz einer modernen Buchungsplattform als „alternativlos“. Können Sie skizzieren, wie das Negativszenario aussieht? Was sind die konkreten, täglichen Reibungsverluste und Kosten für eine Behörde, die versucht, hybrides Arbeiten ohne ein solches zentrales System zu managen?
Ohne zentrales System entstehen tägliche Reibungsverluste: Doppelte Buchungen Leere Räume trotz angeblicher Vollauslastung Unklare Zuständigkeiten Manuelle Abstimmungsprozesse Frustration bei Mitarbeitenden Hinzu kommen strategische Risiken:Fehlentscheidungen bei Flächenplanung Fehlende Datengrundlage für Investitionen Ineffiziente Miet- oder Neubauentscheidungen Hybrides Arbeiten ohne System ist dauerhaft instabil – organisatorisch und wirtschaftlich.
Sie schreiben, die Oberfläche „macht Spaß“. Das ist eine Aussage, die man im Kontext von Verwaltungssoftware selten hört. Wie entscheidend ist dieser Faktor „Joy of Use“ für die Akzeptanz und den Erfolg eines landesweiten Fachverfahrens, und wie haben Sie das konkret umgesetzt?
Extrem wichtig. Ein landesweites Fachverfahren funktioniert nur, wenn es freiwillig genutzt wird – nicht nur, weil es vorgeschrieben ist. „Joy of Use“ bedeutet: Intuitive Benutzeroberfläche, schnelle Buchungsprozesse, klare Visualisierung, mobile Nutzbarkeit, minimale Klickwege.Wenn Mitarbeitende das System als Erleichterung empfinden, entsteht Akzeptanz. Und Akzeptanz ist der größte Erfolgsfaktor bei Digitalisierungsprojekten.
Nahtlose Integration in bestehende IT-Umgebungen ist ein Schlüsselversprechen. Was ist aus Ihrer Erfahrung die größte technische und prozessuale Herausforderung, wenn man an teils jahrzehntealte Legacy-Systeme in der Verwaltung andocken muss?
Die größte Herausforderung ist nicht eine einzelne Technologie, sondern die Heterogenität der IT-Landschaften und die damit verbundenen Datensilos. Unsere Erfahrung aus über 85 Projekten in diesem Sektor hat uns gelehrt, dass es nicht einer „One-size-fits-all“-Lösung bedarf. Vielmehr braucht es ein anpassungsfähiges System, das sich flexibel in die bestehende Umgebung einfügt, ohne alles Bisherige über den Haufen zu werfen.
Die Plattform schafft landesweite Transparenz über Ressourcen. Gleichzeitig garantiert eine Mandantenstruktur die Kontrolle der einzelnen Dienststellen. Wo verläuft die ideale Balance zwischen zentraler, datengestützter Steuerung und der notwendigen Autonomie der einzelnen Behörden?
Unsere Buchungsplattform funktioniert wie ein Verbundsystem. Das Land oder der zentrale IT-Dienstleister stellt die sichere Infrastruktur bereit und kann auf anonymisierter Makro-Ebene strategische Analysen fahren, z. B. zur Gesamtauslastung von Gebäuden. Die einzelne Dienststelle – der Mandant – hat jedoch die volle Souveränität über ihre eigenen Ressourcen, ihre Nutzer und ihre Buchungsregeln.
Sie betonen die Wichtigkeit von verlässlichen Rahmenbedingungen wie IPMA-Projektführung und deutschem Support. Warum sind diese Faktoren gerade im behördlichen Kontext so erfolgskritisch?
Weil die öffentliche Hand nicht nur eine Software kauft, sondern eine langfristige Partnerschaft eingeht. Eine Behörde muss die Gewissheit haben, dass die Lösung auch in fünf oder zehn Jahren noch stabil, sicher und rechtskonform betrieben wird. Ein nach IPMA zertifiziertes Projektmanagement schafft die nötige Transparenz und Planungssicherheit in der Einführung. Ein deutscher Support garantiert DSGVO-Konformität und Erreichbarkeit.
Wenn wir in die Zukunft blicken: Ist die Buchung von Räumen und Plätzen nur der erste Schritt? Könnten solche Plattformen in Zukunft durch KI erweitert werden, um Bedarfe vorherzusagen, automatisch Projektteams an optimalen Orten zusammenzubringen oder gar die Gebäudeplanung dynamisch zu steuern?
Definitiv. Die Buchung ist die Datengrundlage, der erste Schritt zur Transparenz. Stellen Sie sich vor, das System erkennt, dass dienstags immer eine hohe Nachfrage in einem bestimmten Gebäude herrscht und schlägt proaktiv Alternativen vor. Oder es analysiert die Kalendereinträge eines Projektteams und schlägt den optimalen, für alle gut erreichbaren Besprechungsort vor.
Wie stellt Ihr System sicher, dass es den hochspezifischen Anforderungen einer kleinen Kommune mit 50 Mitarbeitern genauso gerecht wird wie denen eines großen Landesministeriums mit mehreren tausend Angestellten? Wo liegen hier die Skalierungsherausforderungen?
Die Lösung liegt in der Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit. Eine kleine Kommune nutzt vielleicht nur zwei Ressourcentypen: „Arbeitsplatz“ und „Besprechungsraum“. Ein Ministerium hingegen kann hunderte Typen definieren: Projekträume, Ruheplätze, Kreativzonen, Dienstwagen, Videokonferenzsysteme – jeweils mit eigenen Buchungsregeln, Freigabeprozessen und Berechtigungen. Unsere Software ist wie ein Baukasten: Jede Verwaltungseinheit, egal wie groß, nutzt die gleichen stabilen Bausteine, baut damit aber ihr ganz individuelles, passgenaues System.
Haben Sie vielen Dank für das Interview.
mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.
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Hybrides Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung
Die öffentliche Verwaltung steht auch 2026 vor sehr vielschichtigen Herausforderungen, die eine große Bandbreite an Themen umfasst: Fachkräftemangel und Demografiewandel, Attraktivität als Arbeitgeber, Digitalisierung und Vereinheitlichung von Prozessen, IT-Sicherheit und Datenschutz – und vieles mehr.
Um diesen Herausforderungen effektiv begegnen zu können, setzt die Bundesregierung verstärkt auf das OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0), um die digitale Transformation in der Bundesrepublik nachhaltig zu einem Erfolgsmodell zu machen.
Im Wesentlichen sind hier zwei Bereiche zu betrachten: Auf der einen Seite Digitalisierungsangebote, die dem Bürger und den Unternehmen einen direkten Nutzen bringen. Auf der anderen Seite Digitalisierungsprojekte, die die öffentliche Verwaltung selbst effizienter und attraktiver machen.
Öffentliche Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber
Ganz sicher eine der zentralen Herausforderungen in diesem Themenkomplex der öffentlichen Verwaltung ist der immer akuter werdende Fachkräftemangel. Die Gewinnung, Aus- und Weiterbildung digitaler Fachkräfte ist eine der kritischen Hürden der öffentlichen Verwaltung, damit komplexe bürokratische Prozesse in sichere und moderne IT-basierte Systeme transformiert werden. Mehr als 100.000 fehlende IT-Expertenstellen im Jahr 2025 sprechen eine deutliche Sprache.
Ein zentraler Aspekt für Arbeitnehmer ist laut aktueller Umfrage der Universität Konstanz (März 2025) die Möglichkeit von Homeoffice. 71 Prozent der Befragten haben angegeben, bei einem neuen Job vor allem darauf zu achten, ob mobiles Arbeiten erlaubt ist. Das ist ein massiver Anstieg zur Studie aus 2020 und ein signifikantes Zeichen für alle Arbeitgeber – auch für die öffentliche Verwaltung. Denn sie steht im direkten Wettbewerb mit allen anderen Arbeitgebern aus der Privatwirtschaft um die besten Köpfe und muss gerade im Bereich moderner Arbeitswelten neue Wege beschreiten.
Zukunftsorientierte Digitalisierung, um mobiles Arbeiten zu gewährleisten
Bund, Länder und Kommunen reagieren hier mit neuen Konzepten und konkreten Rahmenvereinbarungen für mobiles Arbeiten. Ein zentraler Aspekt, damit Homeoffice in der Praxis wirklich erfolgreich umgesetzt werden kann, ist die digitale Transparenz und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen.
Um mobiles Arbeiten gleichermaßen transparent und effizient zu ermöglichen, ist der Einsatz einer modernen Buchungsplattform alternativlos.
Genau an diesem Punkt setzen beispielsweise Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen mit modernsten Digitalisierungsprojekten an: dem Aufbau einer zentralen Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Ressourcen, die den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung landesweit zur Verfügung steht. Zentraler Baustein dieses Projektes ist die Buchungssoftware raum]für[raum des Siegener Softwareunternehmens mediaDIALOG.
Die zentrale, landesweite Buchungsplattform
Die zentrale, landesweit verfügbare Buchungsplattform setzt die digitale Transformation aber nicht nur im Bereich „mobiles Arbeiten“ erfolgreich um. Sie löst den massiven Konflikt zwischen immer weiter steigenden Beschäftigungszahlen und gleichzeitig sinkenden Bürogebäuden und -flächen. Den gut 17 % mehr Beschäftigten seit 2020 in der öffentlichen Verwaltung stehen immer weiter sinkende Büroflächen gegenüber. Seit Anfang 2022 ist ein stetiger Rückgang von Büroneubaufläche zu verzeichnen, allein im vierten Quartal 2024 von fast 70 %.
Immer mehr Beschäftigte, immer weniger Bürofläche. Dazu ein konstant steigender Anteil an wichtigen Teilzeitkräften, die ebenfalls auf den immer geringer werdenden Flächen untergebracht werden müssen.
Genau diesem Problemkomplex wirkt der Auf- und Ausbau der landesweiten Buchungsplattform entgegen und schafft intelligente Lösungen. Für die öffentliche Verwaltung, für die spezifischen Dienststellen und – vor allem – für die Mitarbeitenden.
raum]für[raum sorgt dafür, dass vorhandene Ressourcen landesweit transparent dargestellt und so für die Mitarbeitenden buchbar sind. Standortspezifisch, fachspezifisch, arbeitsspezifisch. Mit anderen Worten: immer genau so, wie die Mitarbeitenden es tatsächlich benötigen. Ob an kleinen Standorten oder großen Kompetenzzentren. Ob im Land verteilt oder zentralisiert in großen Einheiten. Ob tage- oder stundenweise, in flexiblen Umgebungen oder an konkreten Standorten: Je nach gewählter Arbeitsanforderung werden konkrete Buchungsmöglichkeiten vorgeschlagen. Und das in einer modernen, intuitiv nutzbaren Oberfläche, die Spaß macht und gleichzeitig schnelle Ergebnisse ermöglicht.
Hybrides Arbeiten wird nachhaltig unterstützt
Die Anforderungen an mobiles Arbeiten wachsen ständig. Nicht umsonst ist der Begriff des „hybriden Arbeitens“ hier in den letzten Monaten verstärkt in den Vordergrund gerückt. Es bedeutet heute vor allem die Vernetzung von Teams und Kompetenzen, um bestmögliche Verwaltungsabläufe zu garantieren. All diese Aspekte setzt die moderne Buchungsplattform raum]für[raum in smarten Prozessen um.
Die größte Stärke der landesweiten Buchungsplattform entfaltet sich dort, wo sie sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen integriert. Das bedeutet, dass Schnittstellen zu Kollaborations- und Videokonferenzsystemen sowie die Integration in Kommunikations- und Gebäudetechnik problemlos möglich sind. Gleichzeitig sorgt die Anbindung an bestehende Identitäts- und Berechtigungssysteme für konsistente Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche.
Dazu garantiert die klare Mandantenstruktur der Verwaltung jederzeit die volle Kontrolle über Zugriffe, Nutzbarkeit der Ressourcen und Darstellung der Buchungstransparenz.
Doch gerade im behördlichen Kontext entscheidet nicht allein die technische Leistungsfähigkeit einer Lösung über ihren Erfolg. Ebenso wichtig sind verlässliche Rahmenbedingungen für Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung.
Für ein landesweites Fachverfahren sind Qualitätssicherung, nachvollziehbare Projektführung und verlässlicher Support entscheidend. Buchungsprojekte, die nach anerkannten Standards wie IPMA durchgeführt werden, schaffen Transparenz und Planungssicherheit. Ein in Deutschland verankerter Support sowie zertifizierte Betriebs- und Sicherheitskonzepte stärken das Vertrauen der Behörden und gewährleisten, dass die Lösung dauerhaft stabil, sicher und rechtskonform betrieben werden kann. All das bietet mediaDIALOG mit ihrem Softwareprodukt. Nicht umsonst ist raum]für[raum mittlerweile die klare Nummer 1 Buchungssoftware für Bund, Länder und Kommunen – mit über 85 erfolgreich umgesetzten Projekten allein in diesem Umfeld.
Die Vorteile der Einführung einer Buchungsplattform als landesweites IT-Fachverfahren in der Zusammenfassung
Die zentral bereitgestellte Buchungsplattform bietet weit mehr als nur komfortable Arbeitsplatz- und Raumreservierungen. Sie bietet vor allem:
- Die Basis, um mobiles Arbeiten sicher und performant für die Angestellten in der öffentlichen Verwaltung landesweit sicherzustellen.
- Das Fundament, um „mobiles Arbeiten“ und „Telearbeit“ mit den entsprechenden Verwaltungsvorschriften und Rahmendienstvereinbarungen des jeweiligen Landes konkret und landesweit umsetzen zu können.
- Die Chance, Flächenverdichtung bei gleichzeitig steigenden Beschäftigungszahlen realisieren zu können.
- Intelligente Kostensenkungskonzepte in Flächenverdichtungsprojekten zu planen und umzusetzen.
- Die Möglichkeit, die wichtigen Teilzeitkräfte in den Arbeitsalltag der öffentlichen Verwaltung zu integrieren.
- Die Optimierung von Verwaltungsprozessen und nachhaltige Gestaltung der digitalen Transformation.
- Die große Chance, die Attraktivität der modernen öffentlichen Verwaltung zu steigern.
Damit ist die zentrale Buchungsplattform die stabile Grundlage für moderne Arbeitswelten, reduziert bürokratischen Aufwand, ermöglicht eine datengestützte Steuerung und liefert messbare Effizienzgewinne. Durch Standardisierung, Integrationsfähigkeit und flexible Betriebsmodelle wird die Plattform so zu einem strategischen Element einer zukunftsfähigen, föderal organisierten Verwaltung. Sie stellt somit ein sichtbares Beispiel für gelebte Digitalisierung im öffentlichen Sektor dar.
mediaDIALOG ist führender Anbieter von digitalen Buchungslösungen für den öffentlichen Sektor. Die Premium-Software raum]für[raum ermöglicht das effiziente Management von Räumen, Arbeitsplätzen und Ressourcen in Behörden, Verwaltungen und Unternehmen. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Siegen betreut bundesweit öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen und Organisationen aller Größen.
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