Microsoft Forms sinnvoll für Ihr Unternehmen nutzen
Microsoft Forms – ein kurzer Überblick
Umfragen und Quizfragebögen erstellen Sie einfach und intuitiv. Sie haben dabei die Möglichkeit, unter anderem zwischen Textfeldern oder Multiple Choice-Antworten zu wählen, die Sie individuell anpassen können.
Die Datenspeicherung erfolgt für Kunden mit Sitz in Europa auch auf europäischen Servern.
Vorrausetzungen für die Nutzung von Microsoft Forms
Um Microsoft Forms zu nutzen, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto. Die Grundfunktionen nutzen Sie dann kostenlos in allen gängigen Browsern wie Google Chrome, Firefox oder Edge. Sie erhalten erweiterte Funktionalitäten mit gültigen Microsoft 365 Education-, Business- oder Enterprise-Lizenzen.
Funktionalitäten im Standard
Mit dem intuitiven Tool lassen sich im Standard bereits viele verschiedene Funktionen und Fragetechniken abbilden. Dabei lassen sich zahlreiche Einstellungen nutzungsspezifisch vornehmen. So können Sie als Autor:in zum Beispiel in den Einstellungen festlegen, ob das anonyme Ausfüllen der Umfrage außerhalb Ihrer Organisation erlaubt ist.
Formular mit internen und externen Personen teilen
Laden Sie interne und externe Personen dazu ein, Ihr Formular auszufüllen. Praktisch: Die eingeladenen Personen benötigen zum Ausfüllen kein eigenes Microsoft-Konto. Es reicht, wenn Sie den Link mit ihnen teilen.
Microsoft Forms für interne Umfragen
Microsoft Forms eignet sich sowohl für interne als auch externe Umfragen. Fragen Sie die Zufriedenheit oder den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden schnell und einfach ab. In Einzelgesprächen geraten selbst kleine Unternehmen schon an ihre Grenzen und verlieren schnell den Überblick. Ganz zu schweigen von der separaten Datenerfassung. Mit Microsoft Forms haben Sie ein einfaches Tool zur Hand, das diese Daten an einem Ort sammelt und auswertet.
Neben komplexeren Umfragen zur internen Optimierung können Sie selbstverständlich auch einfache Themen abfragen. Einige Unternehmen nutzen Microsoft Forms, um einen Termin für die nächste Firmenfeier abzustimmen oder darüber, wer für die nächste Kaffee-Besorgung zuständig ist.
Microsoft Forms für Kunden und Partner einsetzen
Bei externen Befragungen ist die Kundenzufriedenheit zur unternehmerischen Optimierung der offensichtlichste Nutzen. Das Evaluieren von Lob und Kritik Ihrer Kunden wird Ihnen aufzeigen, was sich in Ihrem Unternehmen, an Ihren Produkten oder Ihren Dienstleistungen ändern muss. Sie können Interessenten oder Kunden über Gewinnspiele oder Quiz-Fragen von Beginn an mit einbinden oder Sie mit diesen Maßnahmen später weiter an Ihr Unternehmen binden.
Wenn Sie gemeinsam mit Partnern an Produkten oder Dienstleistungen arbeiten, eignet sich ein Microsoft Forms-Dokument gut, um die Optimierung dieser zu erleichtern.
Ihre Vorteile mit Microsoft Forms
Microsoft Forms bietet neben der schnellen und einfachen Bedienung viele weitere Vorteile. Unter anderem liegen die Daten direkt in Microsoft 365. Die einfache Auswertung der Umfrageergebnisse sind direkt nach dem Voting in Microsoft Forms sichtbar.
Wenn Sie eine visuelle Darstellung der Daten bevorzugen, haben Sie die Möglichkeit, diese in Microsoft Excel oder Microsoft Power BI auszuwerten, um übersichtliche Diagramme darzustellen. Selbstverständlich können Sie diese Prozessschritte mit den Microsoft 365-Anwendungen automatisieren und nahtlos in Ihr Microsoft-Universum integrieren.
Microsoft Forms-Umfragen Schritt für Schritt einrichten
Microsoft Forms erreichen Sie auf unterschiedlichen Wegen.
Möglichkeit #1: Geben Sie forms.office.com in Ihre Browser-Adresszeile ein und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account an.
Möglichkeit #2: Wenn Sie bereits in Microsoft 365 angemeldet sind, finden Sie Microsoft Forms in Ihrem App-Auswahlmenü.
Schritt 1: Neues Formular oder neues Quiz
Entscheiden Sie, ob Sie eine Umfrage oder ein Quiz erstellen wollen. In unserem Fall haben wir uns dafür entschieden, ein neues Formular zu erstellen.
Schritt 2: Fragen erstellen
Legen Sie direkt mit der Erstellung Ihrer ersten Frage los. Klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen. Jetzt haben Sie die Wahl, zwischen mehreren Kategorien wie Auswahl, Text, Bewertung oder Datum. Für jede Frage können Sie eine andere Kategorie wählen.
Sie entscheiden für jede Frage, ob diese erforderlich sein soll oder nicht. Wenn Sie Fragen erstellen, müssen Sie sich nicht direkt für eine Reihenfolge entscheiden. Diese können Sie so lange ändern bis Sie das Formular speichern.
Um zu beurteilen, wie die Befragten Ihr Formular am Ende sehen, gibt es einen Vorschau-Modus mit einer Ansicht für Computer und einer für Mobiltelefon.
Passen Sie das Design Ihres Formulars an Ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen an. Dabei sind Ihnen zu mindestens im Bereich Logo und Farbenwahl keine Grenzen gesetzt.
Schritt 3: Antworten senden und sammeln
Wenn Sie mit dem Content und Design Ihres Formulars zufrieden sind, klicken Sie auf Antworten sammeln.
Hier entscheiden Sie, wem Sie das Formular zur Verfügung stellen und sehen den Forms-Link, den Sie entsprechend kopieren können. Außerdem können Sie auf der linken Seite auswählen, ob Sie die Umfrage direkt als E-Mail per Outlook verschicken oder als Teams-Nachricht in eine Gruppe, einen Chat oder Kanal senden.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, einen QR-Code zu erzeugen, den Sie herunterladen können, um Ihn weiter zu verteilen.
Oder Sie fügen das Formular direkt auf Ihrer Website ein, indem Sie den Code kopieren, der Ihnen angezeigt wird.
Besondere Abfrageoption für den Net Promoter Score
Mit dem Net Promoter Score (NPS) messen Sie, inwiefern Konsument:innen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung weiterempfehlen würden.
Der Net Promoter Score berechnet die Differenz zwischen Promotoren – Kunden, die Ihr Unternehmen vermutlich weiterempfehlen würden – und Detraktoren – Kunden, die Ihr Unternehmen eher negativ bewerten.
Der Anteil der Promotoren und Detraktoren ermittelt sich, indem einer repräsentativen Gruppe von Kunden ausschließlich die Frage gestellt wird: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen werden?“ Gemessen werden die Antworten auf einer Skala von 0 (unwahrscheinlich) bis 10 (äußerst wahrscheinlich).
- Antworten mit 9 oder 10 werden als Promotoren gewertet.
- Antworten mit 0 bis 6 werden als Detraktoren gewertet.
- Antworten mit 7 oder 8 werden nicht gewertet.
Mit dieser Formel wird der Net-Promoter-Score berechnet:
NPS = Promotoren (in % aller Befragten) − Detraktoren (in % aller Befragten)
Der Wertebereich des NPS liegt damit zwischen plus 100 und minus 100.
Verzweigungslogiken in Microsoft Forms
Um die Abfragen flexibel zu gestalten, wird im Standard bereits die Möglichkeit angeboten, Verzweigungslogiken einzufügen.
Sie können einer Umfrage eine Verzweigungslogik hinzufügen, die dafür sorgt, dass die Nutzer:innen entsprechend der Antworten zu bestimmten Fragen im Formular weitergeleitet werden. Bei einer Umfrage oder Prüfung mit Verzweigungen werden Fragen nur angezeigt, wenn sie für die befragte Person relevant sind. Wenn die Fragen nicht zutreffen, wird die befragte Person zu einer anderen Gruppe von Fragen geleitet oder eine Gruppe von Fragen insgesamt übersprungen.
Microsoft Forms-Verzweigungen – ein Beispiel
In diesem Beispiel soll optional die Nennung weiterer Mitarbeiter:innen möglich sein. Dazu wählen Sie im Abschnitt, den Sie verzweigen möchten, über das Drei Punkte-Menü Verzweigung hinzufügen aus.
In den Verzweigungsoptionen wird neben den Antworten das Auswahlmenü Gehe zu mit sämtlichen Formularabschnitten und Fragen als Dropdown dargestellt. So können Sie den weiteren Verlauf Ihrer Fragen individuell steuern.
Hier gilt: Experimentieren Sie mit den verschiedenen Kriterien, die Sie bei der Erstellung von Formularen haben. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einzelne Optionen oder die gesamte Frage zu löschen. Außerdem speichert Microsoft Forms das Formular bei jeder Änderung, sodass nichts verloren geht.
Schritt 4: Antworten auswerten
Sobald ausgefüllte Feedback-Formulare eintreffen, sehen Sie diese in Microsoft Forms auf dem Tab Antworten.
Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, sehen Sie die Ergebnisse, aufbereitet als Zahlen und Kreis Diagramme. Je nach Frage und Antwort-Option können Sie die Resultate genauer aufsplitten.
Falls Sie eine sehr umfangreiche Auswertung erhalten haben oder Werte spezifischer analysieren wollen, empfehlen wir Ihnen, diese in Microsoft Excel zu öffnen. Dazu klicken Sie unten rechts auf In Excel öffnen. Anschließend lädt die Tabellenkalkulation die entsprechenden Daten, sodass Sie diese weiterverarbeiten können.
Microsoft Forms – weitere Möglichkeiten
Microsoft Forms ist ein einfach zu bedienendes Tool, dass für standardisierte Umfragen bestens geeignet ist. Bei umfangreicheren Auswertungen und daraus abgeleiteten Arbeitsaufgaben, gerät das Tool dann allerdings an seine Grenzen.
Mit Microsoft 365 sind Sie dennoch bestens ausgestattet, um komplexere Prozesse abzubilden. Kombinieren Sie diese mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie zum Beispiel Power BI ebenso Power Apps, Power Automate oder SharePoint. Unter Umständen empfiehlt es sich dann einen Dienstleister, der auf Microsoft 365 spezialisiert ist, mit ins Boot zu holen. Insbesondere dann, wenn in Ihrem Unternehmen entsprechende Kompetenzen oder Kapazitäten begrenzt sind.
Denn: Auch bei Forms lauern im Detail kleinere Fallstricke, die Sie vermeiden können, wenn Sie bei spezielleren Anforderungen in der Projektvorbereitungsphase ein wenig in Consulting von Spezialist:innen investieren. Der Aufwand verringert sich um ein Vielfaches, wenn Ihre eigenen Mitarbeitenden keine umfassenden Ressourcen in Recherche oder Trial & Error investieren müssen.
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IT-Leiter Forum Februar 2023 in Hamburg
Ein Frühstück zum Netzwerken und Austauschen
Aus zahlreichen Gesprächen wissen wir, dass unsere Kunden untereinander wenig vernetzt sind und selbst wenige andere IT-Leiter:innen in ihrem persönlichen Netzwerk haben. Am Ende des Tages bearbeiten sie dann aber doch die gleichen Themen, nur eben zu verschiedenen Zeitpunkten. Ein vertrauensvolles Umfeld aus Gleichgesinnten, die sich kennen und gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen, kann die Herausforderungen des Arbeitsalltags erleichtern, die Umsetzung beschleunigen und dabei helfen, Umwege zu vermeiden.
Daher lag es uns und unserem Partner Wolkenwerft sehr am Herzen, eine Gelegenheit zu schaffen und einen Ort zur Verfügung zu stellen, an dem das Netzwerken und der Austausch persönlich möglich ist.
„Einige IT-Leiter kannten sich schon von unserem vorherigen IT-Leiter Forum im Jahr 2022, das wir leider nur digital veranstalten konnten. Andere kannten sich noch nicht. Dennoch fand gleich zu Beginn ein reger Austausch unter unseren Gästen statt. Das hat uns sehr gefreut, weil dieses Frühstück genau dazu gedacht war“, erinnert sich Matthias Hupe, Geschäftsführer der Layer 2 GmbH.
Knowledge Sessions rund um das Microsoft-Universum
Um dem Frühstück einen fachlichen Rahmen und genügend Diskussionsgrundlage zu geben, boten wir vier kurze Knowledge Sessions rund um die Themen Modern Work, Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Teams-Telefonie und Security mit Microsoft Cloud-Mitteln an. Mit genügend Raum für den Austausch untereinander. Ebenso gab es verschiedene Erlebnis-Zonen zu den Themen SharePoint Online Intranet – Best Practices in UI und UX sowie Microsoft-Lizenz-Dschungel.
Live-Hack Microsoft 365 Multi-Faktor
Hier erklärte Robert Kaiser, Geschäftsführer der Wolkenwerft, was es bei der Multi-Faktor-Authentifizierung mit Microsoft 365 zu beachten gibt und wie einfach es für Hacker ist, diese zu umgehen.
Zeiterfassungslösung mit Microsoft
Helge Köppen, technischer Projektleiter bei Layer2 collaboration works, erklärte in dieser Knowledge Session am Beispiel der Zeiterfassungslösung, wie stark die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen mit Microsoft vorangetrieben werden kann. Beginnend beim Erfassen der Arbeitszeiten über die Abrechnung von Projekten bis hin zu digitalen Signaturen und rechtsgültigen Verträgen.
Way to Modern Work mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Danach gab Justus Daschke, Teamleiter von Layer2 collaboration works, einen Einblick in moderne, digitale Zusammenarbeit – abseits der harten technischen Fakten. Er klärte die Teilnehmenden darüber auf, wie wichtig es ist, Mensch und Technik bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 beachten. Am Ende forderte er alle dazu auf, 2 Minuten in sich zu gehen und die drei Learnings der letzten drei Jahre auf Post-Its zu schreiben und vorne an die Tafel zu kleben.
Alte Kabel abschneiden – mit Microsoft Teams-Telefonie
„In der Regel ist die Umstellung auf Microsoft Teams-Telefonie nicht kompliziert und in wenigen Tagen umgesetzt“, so Robert Kaiser.
Er erläuterte den IT-Leiter:innen wie einfach es ist, Microsoft Teams-Telefonie im Unternehmen umzusetzen. Zeigte aber auch auf, welche Herausforderungen in einem Projekt wie diesem zu erwarten sind und skizzierte mögliche Lösungen.
IT-Leiter Forum für Sommer 2023 bereits in Planung
Matthias Hupe zieht ein Fazit zur Veranstaltung: „Das Ziel, IT-Leiter:innen zu vernetzen und ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen, um sich auszutauschen und Gleichgesinnte zu finden, ist merkbar gelungen. In den Pausen fand ein reger Austausch unter den Teilnehmenden statt. Das freut uns sehr, da es für uns die erste Veranstaltung in diesem Rahmen – persönlich, mit unserem Partner der Wolkenwerft und in unserem neuen Büro – war. Und es wird nicht das letzte IT-Leiter Forum gewesen sein. Wir planen schon eine weitere Veranstaltung im Sommer. Als Barbecue-Event. Mit dem einen oder anderem kühlen Drink.“
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FAQs – Zeiterfassung für Unternehmen
Wofür braucht mein Unternehmen eine digitale Zeiterfassung?
Das Stechuhr-Urteil aus dem Herbst 2022 verpflichtet alle Arbeitgeber dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Dies stellt Unternehmen vor unterschiedliche Herausforderungen. Einige mussten bisher keine Arbeitszeiten erfassen und andere haben flexible Arbeitszeitmodelle, in denen die Mitarbeiter:innen einige Tage remote oder nur 4 Tage in der Woche arbeiten. Auf eine klassische, elektronische Stempeluhr mit "Chip Card" zurückzugreifen, ist dann nicht mehr möglich. Eine digitale Arbeitszeiterfassung dagegen ist immer mit dabei. Ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice.
Individuelle Zeiterfassung oder standardisierte Software?
Eine für Sie entwickelte Zeiterfassungslösung enthält ausschließlich Funktionalitäten, die Ihr Unternehmen braucht. Nicht mehr und nicht weniger. Das Design ist ebenfalls an Ihr Corporate Design anpassbar. Im Gegensatz zu den standardisierten Software-Lösungen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie keine Drittanbieter-Lizenzen benötigen. Alles bleibt im Microsoft-Universum Ihres Unternehmens. Die Zeiterfassungslösung lässt sich somit reibungslos in Microsoft Teams und Microsoft SharePoint integrieren. Obendrein ist sie dann online über den Browser, eine Desktop-Anwendung oder eine eigene App mit Single Sign-on abrufbar.
Die Entwicklung und die Einführung liegen hier bei ungefähr 5.000 €. Auf den ersten Blick ist das ein hoher Betrag. Wenn wir uns den Markt aber noch ein wenig genauer ansehen, werden Sie erkennen, dass diese Summe auf den zweiten Blick gar nicht mehr so hoch erscheint. Viele Anbieter bieten die Lizenzen pro Monat und pro Person an. Das kann die Kosten für mittelständische Unternehmen auf weit über 20.000 € im Jahr treiben.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine individuelle Zeiterfassungslösung?
Wenn weniger als 50 Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen tätig sind, könnten Sie darüber nachdenken, auf eine Lösung mit monatlichem Bezahlmodell zurückzugreifen.
Ab 50 Mitarbeitenden lohnt es sich, über eine individuell entwickelte Zeiterfassung nachzudenken, da die meisten Anbieter ihre Lizenzen ab 5 € pro Person im Monat anbieten. Allerdings bekommen Sie in den meisten Fällen nur ein Modul zur Arbeitszeiterfassung. Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in den Lizenzen oft nicht enthalten. Auf das Jahr gerechnet, sind die Entwicklungskosten für die Arbeitszeiterfassung dann schon wieder drin.
Urlaub, Homeoffice & Co. in der digitalen Zeiterfassung
Neben Arbeitszeiten können Sie den Prozess zur Verwaltung von Abwesenheiten digital in der Zeiterfassung abbilden. Dabei werden die Anträge aus der Zeiterfassung heraus gestellt, automatisch an die zuständigen Ansprechpartner:innen oder die Abteilung gesendet und genehmigt. Alle am Prozess beteiligten Personen – Mitarbeitende, Vorgesetzte und die Personalabteilung – erhalten eine transparente Übersicht über den Status der Anträge. Mit einer Abwesenheitserfassung oder dem jeweiligen Feature in Ihrer Zeiterfassung gestalten Sie den Prozess wesentlich effizienter.
Die meisten Anbieter veranschlagen auch hier zusätzlich ungefähr zwischen 1,50 € und 4 € monatlich pro Nutzer:in. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden liegen die Kosten bei 4.500 € bis 12.000 € im Jahr. Die Kosten für die Arbeitszeiterfassung nicht mit eingerechnet. In den meisten Fällen erhalten sie dann ein Modul, das nur die Verwaltung von Urlaub abdeckt. Alle anderen Arten von Abwesenheiten sind nicht enthalten. In unserer Lösung sind diese Features bereits mit drin. Inklusive aller Genehmigungsworkflows.
Projektzeiten gleich mit in die Zeiterfassung integrieren
Genau wie bei den Urlaubsanträgen, haben Sie die Möglichkeit die Erfassung von Projektzeiten mit einzubinden. Über ein Dashboard der Projektzeiterfassung verwalten Sie die verschiedenen Arbeitspakete und behalten das Budget immer im Auge.
In der detaillierten Ansicht sehen Sie alle Informationen zu dem jeweiligen Projekt – von Projektbeginn und -ende über die Ansprechpartner:innen bis hin zum Stundensatz. Ebenso sehen Sie alle Tätigkeiten, die in diesem Projekt angefallen sind. Projekt-Owner haben zudem die Möglichkeit, Personen zum Arbeitspaket hinzuzufügen oder diese zu entfernen. Einfache Formulare unterstützen die Nutzer:innen dabei, ihre Tätigkeiten einfach und einheitlich zu erfassen. Darüber hinaus können Sie Tätigkeitsnachweise aus der Zeiterfassung heraus für die Abrechnung erstellen und diese der Buchhaltung zur Verfügung stellen. Für einen reibungslosen Ablauf im Projektgeschäft.
Was kostet so eine Projektzeiterfassung nun?
Wenn Sie sich für eine individuelle Lösung entscheiden, liegen Sie bei schätzungsweise 15.000 € bis 20.000 €. Je nachdem, wie hoch der Individualisierungsgrad Ihrer Lösung ist. Bei dieser Summe zucken Sie bestimmt zusammen, oder? Zugegeben, es ist auf den ersten Blick eine hohe Summe. Allerdings zahlen Sie diese nur einmal. Bei anderen Anbietern liegen Sie im Jahr bei weitaus mehr. Für ein Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden liegen die Kosten bei 24.000 € bis 36.000 € im Jahr. Auch wenn die Lizenzen nur 8 € pro Person im Monat kosten. Die Kosten für das Modul der Arbeitszeiterfassung, die auch noch anfallen, nicht mit eingerechnet.
Unsere Empfehlung für eine passende, digitale Zeiterfassung
Unser Arbeitsalltag wird immer komplexer. Jeden Tag kommen neue Tools oder Apps hinzu, die uns mehr Produktivität und Effizienz ermöglichen sollen. Die Zeiterfassung ist ein weiteres Tool das Mitarbeitende bedienen müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es für Sie entwickelt wurde oder eine standardisierte Software ist. Deshalb empfehlen wir Ihnen, alle benötigten Funktionalitäten mit einem Tool abzudecken und auf einen modularen Aufbau zu setzen. Ein Vorteil dabei ist, dass sich die Mitarbeiter:innen nur an ein neues Tool mit einer neuen Oberfläche gewöhnen müssen und nicht gleich wieder an mehrere. Beachten Sie bei der Anschaffung einer Arbeitszeiterfassungs-Software auch unbedingt, dass sich die Benutzer:innen nicht extra irgendwo einloggen müssen, um ihre Zeiten zu erfassen. Das erleichtert den Arbeitsalltag und erhöht die Nutzungsakzeptanz.
Ein modularer Aufbau sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen die Zeiterfassung, die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten sowie die Projektzeiterfassung als eine in sich geschlossene Plattform wahrnehmen und sich sicher in ihr bewegen. Nicht jede:r Angestellte benötigt Zugriff auf die Projektzeiterfassung. Achten Sie also bei der Auswahl darauf, dass neue Projektmitarbeitende flexibel hinzugefügt oder entfernt werden können. Im besten Falle ohne weitere anfallende Kosten.
Wenn Sie diese Tipps beachten, sind Sie für die Zukunft sehr gut aufgestellt und Ihrer digitalen Arbeitszeiterfassung steht nichts mehr im Wege.
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Digitale Unterschriften direkt in Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint
Mich hat es schon immer genervt! Verträge nur auszudrucken, damit ich sie händisch unterschreiben kann. Danach musste ich diese oft einscannen und per Mail an den Empfänger schicken. Und was passiert mit dem ausgedruckten Exemplar? Meist wird es abgeheftet… und dann nach 5 Jahren entsorgt. Oder es wird direkt weggeschmissen. Und da es ja ein Vertrag und vertraulich ist, kommt es auch nicht in den Papiermüll, sondern in die Aktenvernichtungstonne. Das ist weder nachhaltig noch umweltbewusst und sicher auch nicht wirtschaftlich. Daher haben wir uns mit SIGNIUS zusammengeschlossen und eine Lösung entwickelt, die dieses Problem endgültig und rechtssicher löst.
Rechtssichere Lösung für digitale Unterschriften
Der interne und externe Austausch wird von digitalen Dokumenten wird in vielen Unternehmen (uns eingeschlossen) erfolgreich über Microsoft-Anwendungen wie SharePoint, Dynamics, Teams oder Office organisiert.
Sobald diese Dokumente jedoch die Unterschrift einer oder mehrerer Parteien benötigen – Verträge, Einkaufsbedingungen, NDAs, Vollmachten, Angebote, Auftragsbestätigungen und viele mehr – kommt es zu Medienbrüchen, weil die Dokumente für den Unterschriftenprozess ausgedruckt, postalisch versendet, eingescannt oder in separate Signaturlösungen hochgeladen werden müssen. Nachdem alle Unterschriften ihren Platz gefunden haben, muss der Vertrag manuell eingescannt, entsprechend benannt und wieder dort abgelegt werden, wo der ganze Prozess begonnen hat. Und für die Archivierung wird das Papierdokument für viele Jahre in einem Ordner abgeheftet. Das ist weder effizient, noch zahlt dies nennenswert auf die Digitalisierung in Deutschland ein.
Daher haben wir uns auf die Suche nach einer Lösung oder einen Anbieter gemacht, mit dem wir dieses Problem lösen können und dabei die hohen Standards an den Datenschutz in der EU konsequent einhalten.
Mit unserem Partner SIGNIUS sind wir nun in der Lage, den gesamten Workflow der digitalen Unterschrift in den Microsoft-Anwendungen abzubilden. Keine Medienbrüche, kein Ausdrucken und Schluss mit dem Einscannen. Wenn alle Parteien das Dokument digital unterschrieben haben, liegt die Datei wieder "neben" dem letzten Entwurf in der Bibliothek, wo der Prozess gestartet wurde. Das steigert den Nutzerkomfort, spart Zeit und Kosten und ist ein bedeutender Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro.
Vorteile einer integrierten Lösung für digitale Unterschriften
Die Vorteile liegen für uns als Unternehmen klar auf der Hand. Diese habe ich hier noch einmal für Sie zusammengefasst.
Zeit- und Ortsunabhängigkeit: Dokumente können jederzeit und von praktisch überall signiert werden. Die Anwesenheit im Büro oder in der Nähe eines Druckers und Scanners ist nicht mehr erforderlich.
Effizienzsteigerung: Die Mitarbeitenden müssen Dokumente nicht mehr ausdrucken, unterschreiben, einscannen und zurücksenden. Dies spart wertvolle Zeit und ermöglicht es ihnen, sich auf produktivere Aufgaben zu konzentrieren.
Schnellere Genehmigungsprozesse: Digitale Unterschriften ermöglichen eine schnelle Genehmigung ohne physische Unterschriften oder Papierformulare. Dadurch reduziert sich die Durchlaufzeit des gesamten Unterzeichnungsprozesses drastisch.
Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf physische Dokumente, Druck- und Versandkosten sowie den geringeren Zeitaufwand für manuelle Prozesse entstehen Kosteneinsparungen. Diese Ressourcen können stattdessen für strategische Aktivitäten genutzt werden.
Zentrale Verwaltung: Eine integrierte Lösung ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Dokumenten, Benutzerkonten und Zugriffsrechten. Die IT behält die Kontrolle über die gesamte Signatur- und Freigabeprozessinfrastruktur und kann die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien gewährleisten.
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Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 – Phase 1 Schritt 1
Lara und Torsten machen sich auf den Weg zur modernen, digitalen Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365. Schritt für Schritt bewegen sie durch die erste Phase des Projekts. Die von ihnen gebuchte Workshop-Reihe Concept for Modern Work hilft ihnen dabei, die Aufgabe als interdisziplinäres Projekt aufzusetzen, ein sinnstiftendes Zielbild und ein abgestimmtes Vorgehensmodell zu erarbeiten.
Phase 1: Das Projektkonzept für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
In der ersten Phase der Workshop-Reihe Concept for Modern Work, soll ein klares Konzept erarbeitet werden. Was soll das Projekt bewirken? Wie soll es umgesetzt werden? Wer soll wie daran beteiligt sein? Das alles ist teilweise schwer zu beantworten und es wirkt wie ein endloses Netz aus Fragen und Problemen.
Einfach mal anfangen – aber wie?
Lara und Torsten bekommen im ersten Workshop die Aufgabe ein geeignetes Projektteam zusammenzustellen. Dabei werden sie von Justus und Henning, den Layer2-Projektleitern begleitet und unterstützt. Lara und Torsten fragen sie sich, wer wichtige Entscheidungen treffen darf und wer diese an die nicht involvierten Mitarbeitenden weitergeben soll. Ihr Unternehmen besteht aus 200 Mitarbeitenden aufgeteilt in acht Teams: Marketing, Kommunikation, HR, Sales und IT sowie vier einzelne Handwerks-Projektteams.
Die Zusammenstellung des Kernteams
Justus und Henning empfehlen Lara und Torsten für die Zusammenstellung des Kernteams:
- eine Person mit direktem Bezug zur Führungsebene, um Entscheidungen schnell zu finalisieren.
- neben einer Person aus dem IT- Team auch eine Person aus der HR-Abteilung mit ins Boot zu holen, da sie viele Microsoft-Anwendungen benutzen.
- eine Person aus der Marketing-Abteilung, um die Ergebnisse im Unternehmen zielgerichtet zu kommunizieren.
Am Ende besteht das Projektteam zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 aus insgesamt fünf Personen. "Diese Anzahl an Teilnehmenden empfehlen wir allen Kunden," bestätigt Henning.
Die Rollen im Kernteam
Um dieses Projekt bestmöglich umzusetzen und Probleme sowie Diskrepanzen innerhalb des Kernteams zu vermeiden, müssen die Rollen im Team klar verteilt werden:
- Es gibt einen Projektverantwortlichen oder eine Projektverantwortliche. Das Team entscheidet sich für Torsten, da die IT das Projekt von Beginn an mit betreut hat.
- Es gibt eine oder einen Schulungsbeauftragte:n. Lara soll die Schulungsbeauftragte werden und die Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft 365-Anwendungen zu schulen. Dabei kann sie ihre Kolleg:innen durch ihre IT-Kenntnisse unterstützen.
- Es gibt eine:n Kommunikationsbeauftragte:n. Michelle, die stellvertretende Leiterin des Marketing-Teams, wird diese Rolle im Projekt übernehmen. Ihre Aufgabe ist es, die Ergebnisse ins Unternehmen zu kommunizieren.
- Frauke, die Leiterin der HR-Abteilung und Andreas, der stellvertretende Geschäftsführer sind auch Teil des Teams. Sie unterstützen die anderen Rollen je nach Bedarf in ihren Aufgaben.
Supporter-Team vs. Kernteam
Das Kernteam ist nun zusammengestellt. Aber fünf Leute reichen nicht aus, um ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden regelmäßig zu informieren und alle Wünsche zu berücksichtigen. Deshalb wird das Kernteam vom Supporter-Team unterstützt. Es ist der erweiterte Arbeitskreis des Kernteams. Den Supportern werden Ideen und Use Cases vorgestellt. Sie dürfen sich mit Vorschlägen und Kritik einbringen. Ähnlich wie beim Kernteam eignen sich bestimmte Personen besonders für die Arbeit im Supporter-Team.
Menschen, die neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen sind und sich schnell an neue Gegebenheiten gewöhnen, nennen sich "early adopters". Sie eignen sich besonders als Mitglieder des Supporter-Teams. Mitarbeitende aus Abteilungen wie IT oder Kommunikation, eignen sich ebenfalls als Supporter, um Entscheidungen schnell zu verteilen und für alle zu erklären.
Generell zahlt es sich aus, mindestens einen „Supporter“ aus jedem Team dabei zu haben, um alle Meinungen gleichermaßen zu vertreten und kein Team mit dem Prozess zu überrumpeln.
Use Case? Was ist das?
Zu Deutsch: Anwendungsfall. Hierbei handelt es sich um ein Szenario der täglichen Arbeit, das im Projekt berücksichtigt werden soll. Das Formulieren von Use Cases hilft dabei, zu verstehen, wie die aktuelle Ausgangssituation mithilfe von Microsoft Teams und Microsoft 365 unterstützt und vereinfacht werden kann. Mit Blick auf die organisatorische und kulturelle Veränderung. So werden reale Situationen des Arbeitsalltags mit aufgenommen und als Ansatzpunkt für das Projekt verwendet. Sie helfen dabei, den Projektverlauf zu dokumentieren und den Anwendenden die Nutzung und den Mehrwert der neuen Technologie aufzuzeigen. Im Unternehmen von Lara und Torsten wurde unter anderem folgender Use Case formuliert: "Ich möchte mit meinen Kolleg:innen in einer einheitlichen Software chatten.“
Schritt 1 in Phase 1: Das Ergebnis und der Nutzen für das Projekt
Lara und Torsten sind sehr froh dieses Projekt mit einem kompetenten Dienstleister begonnen zu haben, welcher sie strukturiert durch das Projekt begleitet. Nach erfolgreicher Zusammenstellung des Kern- und Supporter-Teams ist Schritt 1 in Phase 1 abgeschlossen. Dieser organisatorische Schritt bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte und Phasen bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 in Unternehmen.
Lara und Torsten sind jetzt bereit für Schritt 2 in Phase 1.
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Change-Management und Storytelling bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
Der Mensch und Veränderung
„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“. Diesen Satz kennen Sie ja. Und es stimmt. Die meisten Menschen stehen Veränderungen erst einmal kritisch gegenüber. „Das haben wir doch schon immer so gemacht!“, heißt es dann oft. Warum aber ist das so? Das liegt an den fünf Grundbedürfnissen der Menschen, die sich diese Ebenen gliedern lassen.
Auf unterster Ebene hat der Mensch direkt nach physiologischen Bedürfnissen, wie zum Beispiel Nahrung, als Allererstes das Bedürfnis nach Sicherheit. Die Zeiten, in denen hinter jeder Ecke ein hungriger Säbelzahntiger lauerte, sind bekanntlich vorbei. Das reine Überleben in der Wildnis steht weniger an erster Stelle, stattdessen geht es beispielsweise um das „Überleben in der Arbeitswelt“. Also um die Sicherheit des Arbeitsplatzes. Eine Veränderung des gewohnten Tätigkeitsfeldes stellt für viele Menschen erstmal eine Gefahr dar. Die Einführung einer neuen Software wie Microsoft Teams kann von den Mitarbeitenden als solche wahrgenommen werden, auf die Sie reagieren werden. Und wenn es nicht die Angst um den Arbeitsplatz ist, dann ist es vielleicht die Angst eine soziale Rolle oder das Ansehen als Expert:in für die alte Software zu verlieren.
Manchmal werden bei Veränderungen auch gleich alle Ebenen angesprochen. Die Gründe für ausgelöste Ängste sind vielfältig und fallen je nach Mitarbeiter:in unterschiedlich aus. Wichtig ist, dass Sie diese Bedürfnisse möglichst umfassend berücksichtigen, damit die Ängste abgebaut werden.
4 Phasen des Veränderungsprozesses als wichtiger Bestandteil bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
Veränderungsmanagement betrachtet im Wesentlichen vier Bereiche, die wichtig sind, um eine Veränderung in der Organisationsentwicklung nachhaltig herbeizuführen.
Bereich #1: Ziel und Vorgehen
Sie sollten ein Ziel und Vorgehen entwickeln. Nicht nur um den Menschen Sicherheit zu geben und ein Verständnis über die Veränderung zu schaffen, sondern auch als Kontrollwerkzeug, ob Sie sich immer noch auf dem richtigen Weg befinden.
Bereich #2: Wissen
Das Veränderungsmanagement sollte sicherstellen, dass die richtigen Personen jederzeit über das für Sie richtige Wissen verfügen. Einerseits in Bezug auf den Projektfortschritt und andererseits in Bezug auf Schulungsinhalte, die für den Erfolg der Veränderung vermittelt werden müssen.
Bereich #3: Kommunikation
Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil, der dabei hilft, Ängste abzubauen. Aber: Kommunikation ist keine Einbahnstraße! Bedeutet auf der einen Seite: kommunizieren Sie Wissen aktiv und transparent. Erzählen Sie den Mitarbeitenden, warum die Veränderung stattfindet, welche Schritte die nächsten sind oder weitere wichtige Dinge, die Sie unbedingt wissen müssen. Und auf der anderen Seite bedeutet Kommunikation: zuhören, Feedback einholen und Verständnis aufbringen. Hören Sie sich die Vorbehalte an, nehmen Sie die Ängste ernst und thematisieren Sie diese. Das schafft und stärkt das Vertrauen bei den Mitarbeiter:innen.
Bereich #4: Beteiligung
Mitarbeitende zu beteiligen, ist der letzte Bereich im Veränderungsmanagement. Auch wenn nicht alle gleichermaßen aktiv an dem Veränderungsprojekt beteiligt werden können, sollte die Beteiligung der Mitarbeiter:innen zumindest gestärkt werden. Indem Sie ihnen beispielsweise die Möglichkeit geben, an Umfragen teilzunehmen oder Vorschläge einzureichen.
Veränderungsmanagement und Storytelling
Was hat Storytelling jetzt genau mit Veränderungen zu tun? Warum können oder sollten Sie Elemente des Storytellings nutzen? Schauen wir dazu zuerst auf die Grundbausteine einer Story
Der grundlegende Aufbau einer Story
Neben dem reinen Unterhaltungscharakter einer Geschichte schwingt oft eine Botschaft mit. Sowas wie „und die Moral von der Geschicht.“ Jede Story hat ein Ziel, also etwas das am Ende vermittelt werden soll.
Allem voran steht oft ein grundlegender Konflikt oder kleinere weitere Konflikte, mit denen die Held:innen konfrontiert werden. Häufig besitzen die Held:innen Merkmale, mit denen wir uns unterbewusst identifizieren. Die Held:innen durchleben meistens einen Wandel innerhalb der Geschichte, welcher ihnen ermöglicht die Konflikte oder Probleme zu lösen.
Die Handlung ist dramaturgisch aufgebaut. Heißt: Der Konflikt spitzt sich langsam, aber sicher immer weiter zu, den die Held:innen – oft mit Beistand eine:r Mentor:in – lösen müssen. Die Spannungskurve verläuft dabei aber nicht linear, sondern gleicht einer Achterbahnfahrt: ein Problem wird gelöst und erste Erfolge verzeichnet, die dann von neuen Problemen überschattet werden. Und so geht es munter weiter. Ähnlich wie bei Odysseus in seiner Odyssee. Er findet den Weg nach Hause nur auf Irrwegen, die ihm viele Prüfungen auferlegen.
Diese grundlegende Form des Storytellings wurde bereits von den Philosophen der Antike niedergeschrieben und im Theater professionalisiert.
Storytelling für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 nutzen
Alle Elemente lassen sich gut auf die Veränderung übertragen, die mit der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 einhergehen:
- Die Moral oder das Ziel: Stakeholder und Mitarbeiter:innen für die Veränderung begeistern und diese langfristig im Unternehmen verankern.
- Die Held:innen sind die Mitarbeitenden.
- Den Konflikt stellt die Veränderung an sich dar.
- Die langfristige Lösung des Konflikts wird mithilfe von Change-Management erreicht. Denken Sie hier wieder an die vier Bereiche des Veränderungsmanagements: Ziel und Vorgehen, Wissen, Kommunikation und Beteiligung.
- Es gibt eine Dramaturgie. Sie werden Erfolge feiern und dann doch wieder mit neuen Problemen konfrontiert. Insgesamt wird nicht immer alles von Beginn an reibungslos verlaufen.
Storytelling wird in vielen Bereichen angewendet. Besonders im Marketing wird diese Methode häufig genutzt, um Botschaften aller Art zu vermitteln. Marketer gehen aber noch einen Schritt weiter und ergänzen die oben genannten Elemente um weitere wichtige Zutaten, die den Botschaften noch einmal besondere Würze verleihen. Die besten Beispiele sind Werbespots.
- Aufmerksamkeit: Hier werden direkt zu Beginn, in irgendeiner Form, unser Interesse und unsere Aufmerksamkeit geweckt.
- Emotionen: Unsere Gefühle werden angesprochen. Sie werden gezielt und situationsabhängig ausgelöst.
- Bekanntes: Wir als Zuschauer:innen identifizieren uns mit etwas, das wir im Werbespot sehen und stellen unterbewusst eine Verbindung dazu her.
Diese Aspekte sind wichtig, um die Informationen langfristig, erfolgreich beim Publikum zu verankern. Denn unser Gehirn ist faul oder anders: es ist effizient. Alle eintreffenden Reize und damit auch Informationen, werden vom Gehirn im sogenannten limbischen System bewertet und eingeordnet. Wird ein Reiz als unwichtig bewertet, wird er nicht weitergeleitet, unsere Aufmerksamkeit sinkt und die Information wird potenziell nicht langfristig abgespeichert.
Interessante und wertvolle Informationen mit Storytelling vermitteln
Vielleicht kennen Sie diese Situation: Ihre Nachbarin erzählt Ihnen lang und breit von Ihrem Hobby, welches Sie aber nicht teilen und dementsprechend uninteressant finden. Was passiert also? Sie schalten ab und hören nicht weiter zu und sind mit den Gedanken schon ganz woanders. In diesem Moment klassifiziert Ihr Gehirn die eintreffenden Informationen als unwichtig und gibt die Gehirnkapazitäten entsprechend für Wichtigere frei. Effizient eben.
Ganz anders sieht es aus, wenn Sie mit Gleichgesinnten über Ihr liebstes Hobby sprechen. Ihr Gehirn stuft die Informationen als wertvoll ein, gleicht Sie mit vorhandenem Wissen ab, verknüpft Sie mit positiven Emotionen und speichert diese neuen Informationen langfristig ab. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Großteil dieser Informationen wiedergeben können, ist damit um ein Vielfaches höher.
Übertragen auf die Veränderung, die mit der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 einhergeht, bedeutet das vor allem, dass Sie erst einmal an dem Gehirn-Türsteher, dem limbischen System, vorbeimüssen. Erst dann können Sie in Ihre Story einsteigen.
Praxisbeispiel Storytelling
Schauen wir uns dazu ein Beispiel aus der Werbung an:
https://www.youtube.com/watch?v=Hrqn-ONMrr0 (Version mit deutschen Untertiteln)
Gleich in den ersten Sekunden wird das Homeoffice angesprochen, eine Situation die den meisten Arbeitnehmer:innen mittlerweile nur allzu vertraut sein dürfte. Gleich darauf folgen Szenen aus dem Homeoffice-Alltag, die uns als Zuschauer:innen entweder bekannt vorkommen oder Emotionen wecken. Außerdem werden die Charaktere kurz vorgestellt. Erst dann steigt das Video in seine eigentliche Dramaturgie ein. Es gibt ein Problem, das von den Protagonisten gelöst werden muss. Nach ersten Erfolgen gibt es neue Probleme, doch am Ende schaffen es die vier Held:innen das Problem zu lösen. An vielen Stellen werden hier Emotionen erzeugt. Humor ist dabei die zugrundeliegende Konstante. Und auch die finale Botschaft, also das Ziel des Videos, wird deutlich: Apple bietet dir und deinem Team genau die Lösungswerkzeuge, die nötig sind, um auch im Homeoffice „Alles“ zu schaffen.
Dank Storytelling verankert Apple die Werbebotschaft des Spots langfristig bei uns Zuschauer:innen und wir erinnern uns an eine Szene und die darin vorkommenden Apple-Produkte.
Wie geht jetzt Storytelling?
Stories haben das Potenzial die Mitarbeiter:innen im Veränderungsprojekt zu motivieren, ein Wir-Gefühl zu erzeugen und das Projekt langfristig erfolgreicher zu machen. Um eine Story rund um Ihr Projekt zu kreieren, sollten Sie die oben genannten Elemente von Stories berücksichtigen.
#1 Führen Sie sich vor Augen, welches Ihr zugrundeliegendes Problem oder Ihre Hürde ist, die Sie überwinden möchten, wie Sie dieses Problem überwinden und welches Ziel Sie verfolgen. Und überlegen Sie sich, welche Botschaft Sie mit ihrem Projekt vermitteln möchten.
#2 Machen Sie sich mit Ihrem Publikum, also Stakeholder und die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter:innen, vertraut. Welche Bedenken, Ängste, Vorstellungen und Wünsche haben sie? Wie sprechen Sie Ihr Publikum am besten an? Wichtig: Differenzieren Sie Ihre Zielgruppe. Führungskräfte werden in der Regel andere Bedenken und Wünsche haben als Mitarbeitende ohne Führungsaufgaben. Sie können Ihre Held:innen formen, indem Sie sich die Stärken und Schwächen Ihrer Zuhörer:innen und die Ihres Unternehmens bewusst machen.
#3 Strukturieren Sie den Ablauf Ihrer Story. Wie soll Ihre Veränderung aussehen und warum? Wie sieht der Anfang, die Mitte, das Ende aus? Behalten Sie dabei Ihr Problem und Ihr Ziel im Hinterkopf. Bedenken Sie weitere Probleme, die während Ihrer Reise auftreten können.
#4 Jetzt heißt es kreativ werden. Kreieren Sie ein übertragbares Bild oder eine ganze Welt für die Umsetzung Ihrer Veränderung. Das kann alles sein: vom Hausbau, über den Aufbruch ins Weltall hin zur Fantasie-Saga. Wie kreativ Sie dabei werden, bleibt Ihnen überlassen. Sprechen Sie immer bildlich und grenzen Sie sich möglichst vom Alltäglichen ab.
#5 Schreiben Sie alles auf und erzählen Ihre Story.
Wenn Sie diese Tipps gezielt umsetzen, wird das Change-Management während der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 ein Klacks für Sie. Stakeholder und Mitarbeitende verstehen dank kreativen Storytellings, warum die Veränderung wichtig und sinnvoll für das gesamte Unternehmen ist. Die Beteiligten werden sich mit der Veränderung identifizieren. Manche zu 100%, andere nur zu Teilen. Es allen zu 100% Recht zu machen, ist schwer, wenn nicht sogar unmöglich. Trotzdem wird die Veränderung von allen mitgetragen und unterstützt.
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SharePoint-Intranet als digitale Informationsplattform
Wer ist microfin?
microfin ist eine 2002 gegründete, partnergeführte Unternehmensberatung mit Sitz in Bad Homburg. Das Team, bestehend aus Betriebswirten, Juristen und Informatikern bringt Unternehmen an ihre Sourcing- und Kostenziele und begleitet sie bei der digitalen Transformation.
SharePoint Online mit Modern UI für mehr Nutzerakzeptanz
Das alte Intranet auf Basis von SharePoint Online mit Classic UI wurde mit den Jahren zu detailreich und für die Mitarbeitenden zu komplex zu bedienen. Dateien im vorherigen Intranet zu finden war schwierig. Außerdem sorgten UI-Brüche für eine noch geringere Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Neu erstellte Seiten wurden in Modern UI angezeigt und die bestehenden Seiten in Classic UI dargestellt. Aus diesem Grund beschloss microfin, das Intranet zu überarbeiten und zu modernisieren.
Die vielen, neuen Features und die vereinfachte Bedienung überzeugte den Kunden von SharePoint Online mit Modern UI als neue Plattform. Das neue Intranet sollte nah am Standard sein, damit es die Verantwortlichen selbstständig pflegen und weiter entwickeln können.
Nach der Bestandsaufnahme und Strukturanalyse, entschied microfin unter anderem, welche Bereiche migriert werden sollen. Microsoft Teams wurde bereits aktiv für die Zusammenarbeit an Projekten genutzt, wurden auf Empfehlung einige Bereiche in Teams verlagert.
SharePoint für Informationen und Microsoft Teams für die Zusammenarbeit
Nachdem microfin die neue Struktur konzipiert hatte, besprachen wir die Ergebnisse: SharePoint soll die Plattform sein, auf der sich die Mitarbeitenden informieren und benötigte Inhalte schnell finden. Microsoft Teams wird für Themen genutzt, an denen zusammengearbeitet wird. Der Kontext wurde neu überdacht. So wurden zwei Bereiche zusammengelegt und ein Bereich wurde komplett nach Teams verschoben.
50% der Inhalte wurden über ein Skript und 50% manuell durch den Kunden migriert. Während des Projekts hatte sich das SharePoint-Team viele HTML-Kenntnisse angeeignet und sich technisch tief eingearbeitet. Layer2 collaboration works führte das Projekt aus diesem Grund größtenteils beratend durch. Regelmäßige Teams-Meetings mit den Verantwortlichen waren daher ein wichtiger Bestandteil, um neue Anforderungen zu besprechen.
Im nächsten Schritt wurden die technischen Möglichkeiten thematisiert. Das Team entschied sich dann für die Bausteine, die am besten passten. Daraufhin schulte Layer2 collaboration works die technische Basis, sodass microfin selbstständig in der Lage war, die Anforderungen umzusetzen. Insgesamt wurde das Projekt gemeinsam innerhalb von neun Projekttagen durchgeführen.
Finden statt suchen
Das Intranet ist eine Hubwebsite, in der jeder Bereich eine eigene Site mit Dokumentenbibliotheken und Listen ist. Auf der linken Seite finden die User Quicklinks, über die sie schnell zu externen oder internen Seiten navigieren können. Darunter sind die zuständigen Ansprechpartner:innen zu finden, die so direkt kontaktiert werden können, falls Inhalte fehlen oder überarbeitet werden müssen.
In der Mitte einer jeden Seite ist der Layer2 Teaser-Webpart für News eingebunden. Anders als im SharePoint-Standard müssen die Mitarbeitenden keine ganzen Artikel schreiben, sondern nur eine kurze Nachricht in eine Liste einpflegen, um Neuigkeiten zu erzeugen. Über Metadaten werden News mit einem Tag versehen und auf der entsprechenden Seite dargestellt. Auf der Startseite des Intranets werden die Neuigkeiten aller Bereiche gebündelt angezeigt. Die Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald jemand eine Neuigkeit für die Startseite erstellt. So gelangen die User mit einem Klick ins Intranet und können sich direkt über neue Meldungen informieren.
Nach Go-Live konnte alle Mitarbeitenden durch in einen virtuellen Rundgang das neue Intranet erkunden. Eine Präsentation half allen dabei, sich ausführlich mit der Struktur vertraut zu machen.
Das Intranet besteht zu 95% aus Standard-Modulen. Die Verantwortlichen können es somit selbstständig pflegen und weiterentwickeln. Die neue Lösung wird von microfin immer wieder angepasst und anhand des Nutzerfeedbacks optimiert, das regelmäßig, proaktiv an das SharePoint-Team kommuniziert wird.
Das kann sich sehen lassen
„Wow, das sieht gut aus!“ Die Mitarbeitenden gehen ganz anders mit der neuen SharePoint-Lösung um, weil sie durch die logische Benutzerführung wesentlich einfacher zu bedienen ist und die User eine bessere Orientierung haben. Zusätzlich werden Inhalte durch die Volltextsuche schneller gefunden.
Das Intranet wird für die Verbreitung von News und zur Bereitstellung von Informationsmaterialien genutzt. Die Mitarbeitenden können sich hier über alle für sie relevanten Themen informieren und Weiterbildungen über Kurse wahrnehmen. Alle Publikationen aus dem Marketing, wie Podcasts, Pressemitteilungen, Fachartikel und Webinare sind hier ebenfalls zu finden.
Die Mitarbeitenden nutzen das neue SharePoint-Intranet täglich, um sich über die Themen zu informieren, mit denen sie sich beschäftigen, ändern Dokumente selbstständig und aktualisieren alle Inhalte regelmäßig. Die neue Struktur in SharePoint Online überzeugt: Bisher wurden keine Inhalte aus dem alten Intranet vermisst.
"Layer2 collaboration works hat uns geholfen, unser SharePoint-Intranet in ein modernes Layout und Design zu überführen. Gleichzeitung wurde unser Team im Umgang mit Modern UI geschult und ist nun in der Lage, selbstständig an der Aktualisierung von Inhalten zu arbeiten."- Sophie Reuter | Marketing und Nicole Voelsch | Knowledge Management bei microfin
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Backup für Microsoft Teams – schnell und einfach selbst erstellen
Viele Unternehmen setzen für die digitale Zusammenarbeit auf Microsoft Teams. Die einfache Kommunikation per Chat und Video, der schnelle Austausch von Dateien und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sorgt dafür, dass immer mehr Dateien in der Cloud gespeichert werden, die wichtig für den Unternehmenserfolg sind. So rückt bei der Administration einer Microsoft 365-Umgebung die Frage nach einer Backup-Lösung immer weiter in den Fokus.
Der Cloud-Speicher allein ist kein Backup
Eine fehlende integrierte Sicherungslösung war in der Vergangenheit oft ein Argument gegen die Nutzung von Cloud-Diensten. Auf der einen Seite erleben wir nun, dass es für Unternehmen immer wichtiger wird, Dateien aus Teams, OneDrive oder Exchange zu sichern. Auf der anderen Seite ist vielen Unternehmen nicht klar, dass sie als Nutzer der Microsoft Cloud-Dienste selbst für eine ausreichende Datensicherung verantwortlich sind und der Cloud-Speicher allein noch kein Backup im eigentlichen Sinne darstellt. Nachzulesen im Whitepaper von Microsoft zur Shared Responsibility for Cloud Computing: https://gallery.technet.microsoft.com/Shared-Responsibilities-81d0ff91
Microsoft garantiert zwar in Abhängigkeit der Lizenz eine Verfügbarkeit der Dienste, legt aber unter anderem die Möglichkeit zur Wiederherstellung von Daten in die Hände der Nutzer. Löscht ein Benutzer beispielsweise unbeabsichtigt eine Datei in einer SharePoint-Bibliothek, ist es zwar möglich diese aus dem Papierkorb wiederherzustellen, jedoch wird diese nach 93 Tagen automatisch gelöscht oder der Papierkorb wird manuell geleert, dann wird die Datei dauerhaft gelöscht.
Stichwort: Business Continuity – welche Möglichkeiten gibt es?
Vor dem Hintergrund der Business Continuity ist es also zwingend notwendig, Backup-Lösungen für die genutzten Cloud-Dienste zu entwerfen. Sie können:
- Die nativen Möglichkeiten wie den Papierkorb und die Versionsverwaltung nutzen.
- Eine separate Backup-Lösung für lokale On-Premises-Systeme und Cloud-Daten einsetzen. Bitte beachten Sie dabei: Die Nutzung unterschiedlicher Lösungen verursacht einen höheren Verwaltungsaufwand.
- Lokale Daten in die Cloud laden, wie zum Beispiel Azure Storage oder Backup, und in eine cloud-basierte Lösung integrieren
- On-Premises Daten und Systeme lokal sichern, Cloud-Daten auf einen File-Server synchronisieren und in die lokale Backup-Lösung integrieren.
Cloud-Daten aus Microsoft Teams in Ihre lokale Backup-Lösung integrieren
Wir setzen den Layer2 Cloud Connector ein, um Daten und Systeme lokal zu sichern, Cloud-Daten lokal zu synchronisieren und in die lokale Backup-Lösung zu integrieren. Er ist das Bindeglied zwischen Ihrer lokalen Backup-Software und den Dateien der einzelnen Channels in Teams. Für jedes Team wird eine Verbindungsdatei erzeugt, die alle Dateien aus einem Channel auf ein Netzlaufwerk kopiert. Von dort werden die Dateien dann von Ihrer lokalen Backup-Lösung abgegriffen.
In vier Schritten zum lokalen Microsoft Teams-Backup – los geht´s!
- Richten Sie eine initiale Verbindung (Template-Verbindung) manuell zwischen einem Team und Ihrem Dateisystem mit dem Layer2 Cloud Connector ein.
- Starten Sie das PowerShell-Skript, um die Verbindungsdateien für jedes Team, für das Sie Berechtigungen haben, zu erstellen.
- Kopieren Sie die erzeugten Verbindungsdateien in den Connection-Ordner des Layer2 Cloud Connectors und auf „Reload configuration“ klicken.
- Und schon werden Ihre Dateien aus Microsoft Teams syncrhonisiert und der Netzlaufwerk-Pfad in Ihre lokale Backup-Lösung integriert.
Eine ausführliche Dokumentation inklusive Screenshots sowie das PowerShell-Skript finden Sie in der Layer2-Microsoft-Teams-Connection-Creator.zip im Layer2 Magazin, die unser Team von Layer2 leading solutions in Englisch bereitgestellt hat.
Zum Layer2 Magazin und der ausführlichen Connection Creator Dokumentation
Neben der Integration in eine Backup-Lösung können Sie über den beschriebenen Weg auch eine einfache Sicherungskopie auf einem externen Speicher erstellen, um die Redundanz Ihrer Daten sicherzustellen. Bitte beachten Sie dabei, dass der Layer2 Cloud Connector lokal keine Versionen erstellt, sondern anhand der Konfiguration auch Create-, Update- oder Delete-Operationen ausführt. So kann es passieren, dass eine in der Cloud gelöschte Datei auch im "Backup"-Pfad gelöscht wird.
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Ab in den Urlaub – Abwesenheitsantrag leicht gemacht
„Digitalisierung von Geschäftsprozessen“. Gut und schön. Viele Unternehmen wissen um die Vorteile, schrecken aber dennoch davor zurück, weil oft nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Abwesenheitsanträge
Weg mit Laufzetteln für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten
Reisezeit, schönste Zeit – die Urlaubssaison rückt näher und schon stapeln sich die Urlaubsanträge auf Ihrem Schreibtisch. Irgendwo dazwischen liegen auch noch Anträge für die Arbeit aus dem Homeoffice und bevorstehende Weiterbildungen. Das reinste Papierchaos! Wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice & Co.? Weiterhin mit Laufzetteln arbeiten, funktioniert nicht. Natürlich muss die sogenannte Zettelwirtschaft nun digitalisiert werden. Aber bitte richtig!
Und bitte nicht so: Anträge für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten werden nun einfach per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Es fehlt der Überblick über die restlichen Urlaubstage und generell gibt es keine Übersicht, wer gerade im Urlaub ist, den nächsten beantragt hat oder wer aus dem Homeoffice arbeitet. Im schlimmsten Fall wurde der Antrag auf Weiterbildung aufgrund eines Versehens nicht genehmigt. Die Fehlerliste ist lang.
Workflows für automatisierte und übersichtliche Prozesse
Laufzettel durch E-Mails abzulösen, erscheint auf den ersten Blick wie die Digitalisierung der Abwesenheitsanträge. So weit, so gut. Wir geben Ihnen zur Hälfte Recht. Immerhin sind Sie das Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch losgeworden.
Dafür haben Sie digitales Chaos im E-Mail-Postfach gewonnen. Wir wissen: Früher oder später werden Sie wieder mit den altbekannten Problemen konfrontiert, die schon der Papierprozess mit sich brachte: der fehlende Überblick über Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten.
Abwesenheitsanträge richtig digitalisieren
Wenn Sie Ihre Prozesse nicht richtig aufräumen, verschlimmbessern Sie den Schaden von Jahr zu Jahr. Sie werden immer ineffizienter. Beim Wort „Digitalisierung“ zucken viele zusammen, weil nicht klar ist, was sich hinter dahinter verbirgt. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Papierprozessen. Doch was kosten falsch digitalisierte Papierprozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich nicht in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und am Ende führen sie zu einem Totalschaden.
Die Lösung: ersetzen Sie doch Ihre manuellen, wiederkehrenden Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows. Diese sorgen schnell und einfach für eine große Arbeitserleichterung.
Klingt super, aber wo fangen wir nur an?
Diese Frage haben wir schon so oft gehört und darauf haben wir immer dieselbe Antwort: optimieren Sie für den Einstieg einfache Prozesse. Wenn Sie sich nämlich nicht sicher sind, welche Prozesse überhaupt in Frage kommen, ist es immer ratsam, klein anzufangen. Wie zum Beispiel mit dem oben beschriebenen Prozess für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Bringen Sie Ordnung in das Chaos und gewinnen Sie die Kontrolle zurück.
Behalten Sie alles im Blick
Mit dem Dashboard des Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über alle Abwesenheitsanträge in Ihrem Unternehmen. Der Workflow verschafft Ihnen eine Übersicht über restliche Urlaubstage und darüber wer gerade im Büro ist. Komplett digital und voll automatisiert.
Automatisierte Abwesenheitsanträge
Ihre Mitarbeiter:innen erstellen einen Abwesenheitsantrag an zentraler Stelle. Der Workflow informiert die zuständige Führungskraft automatisch per E-Mail über einen neuen Antrag. Wird dieser genehmigt, erhält der Mitarbeitende eine E-Mail mit der Bestätigung und einen Eintrag im Kalender.
Gar nicht mal so schwer, oder?
Mit einem vorkonfigurierten Prozess für Abwesenheitsanträge bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.
Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Sie müssen nichts weiter tun – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.
Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren
Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. In Zeiten von Homeoffice & Co. werden Dokumente nun per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Digitalisieren Sie diesen unkomplizierten Genehmigungsprozess für Dokumente gleich richtig. Mithilfe des Dashboards überprüfen Sie mit nur einem Blick den Genehmigungsstatus von Dokumenten.
Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue MitarbeiterInnen willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Es sei denn, Sie strukturieren diesen Ablauf mithilfe eines automatisierten Workflows. Dann wird dieser Prozess zum Kinderspiel. Vor allem, wenn der Status des Onboardings zu jeder Zeit und von allen Beteiligten auf dem Dashboard überprüft werden kann.
Alles an einem Ort
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.
Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.
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Digitalisieren Sie Ihren Onboarding-Prozess! Ja, aber wie?
„Digitalisierung“ – bei diesem Wort sind Sie bestimmt zusammengezuckt, oder? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch, weil nicht klar ist, was sich dahinter verbirgt. Sagen wir Ihnen: wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unser Rat: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für Ihren Onboarding-Prozess.
Damit sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag willkommen fühlen
Neue Mitarbeitende sollen sich vom ersten Tag an willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Haben Ihre Kolleg:innen alle Daten des „Neuzugangs“ eingetragen? Sind Hardware, Software oder Büromaterialien bereitgestellt? Wurden Username, Passwort und Telefonnummer schon angelegt? Werden die Onboarding-Aufgaben obendrein noch zu spät erledigt, führt das zu einem unvollständigen Arbeitsplatz, fehlendem Equipment und einem unorganisierten ersten Tag. Die Folge: neue Mitarbeiter:innen fühlen sich bereits zum Start unwohl und weniger an das Unternehmen gebunden. Außerdem dauert es länger, bis sie voll produktiv arbeiten, was wiederum schlecht für Ihren Umsatz ist.
Und wie regeln Sie all das in Zeiten von Homeoffice & Co.? Garantiert wird alles per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: eine Flut von E-Mails in Ihrem Posteingang. Hier landen farblich markierte E-Mails ebenso wie hoch priorisierte in unterschiedlichen Ordnern. So verbringen Sie viel Zeit damit, E-Mails zu suchen und zu sortieren. Da den Überblick zu behalten und noch Zeit für die täglichen Aufgaben zu finden, ist schwierig.
Arbeitserleichterung durch strukturierte Abläufe und Workflows
Auf den ersten Blick erscheint, das Sortier- und Suchsystem im Postfach als gute Idee, um den Onboarding-Prozess zu organisieren. Ja, aber: nur kurzfristig und als absolute Notlösung.
Denn langfristig gesehen, werden Sie wieder mit Problemen konfrontiert, die nicht so leicht von der Hand zu weisen sind: kein Überblick und fehlende Transparenz im Onboarding-Prozess.
Totalschaden vermeiden und Onboarding-Prozess richtig digitalisieren
Wenn Sie Prozesse nicht aufräumen, verschlimmert sich der Schaden von Jahr zu Jahr und Sie werden immer ineffizienter. „Digitalisierung“ gut und schön. Was sich dahinter verbirgt, ist oft nicht klar. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Arbeitsabläufen. Doch was kosten falsch digitalisierte Prozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich selten in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und führen letztendlich zu einem Totalschaden.
Die Lösung: Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows ablösen. Richtig digitalisiert, sorgt das bei Ihnen und Ihrem Team für eine große Arbeitserleichterung.
Wie sollen wir unsere Prozesse optimieren und wo fangen wir an?
Prozesse zu verbessern und aufzuräumen, stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Wir raten Ihnen, für den Einstieg einfache Prozesse zu optimieren. Wie zum Beispiel den oben beschriebenen Onboarding-Prozess. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Prozesse richtig zu digitalisieren.
Immer alles im Blick
Mit dem Dashboard das Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über den Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen. Schluss mit Intransparenz und Unwissenheit – der Workflow sorgt für den geregelten Ablauf aller Onboarding-Aufgaben. Komplett digital und voll automatisiert.
Automatisierter Onboarding-Prozess
Die Personalabteilung füllt das digitale Formular für den neuen Mitarbeitenden aus. Der Workflow erzeugt eine E-Mail für die Führungskraft. Diese trägt ein, welche Materialien benötigt werden. Danach wird die IT-Abteilung benachrichtigt, die weitere Informationen in das Formular einträgt. Sind diese komplett, werden alle Beteiligten automatisch informiert, dass der Vorgang abgeschlossen ist. Außerdem erzeugt der Workflow noch einen Kalendereintrag für Führungskraft und Mentor:in, um das neue Teammitglied am ersten Tag herzlich willkommen zu heißen.
Ganz schön praktisch, oder?
Mit einem vorkonfigurierten Onboarding-Prozess bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.
Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Bedeutet, dass Sie nichts weiter tun müssen – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.
Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren
Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. In Zeiten von Homeoffice & Co. werden Dokumente nun per E-Mail hin und her geschickt. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Digitalisieren Sie diesen unkomplizierten Genehmigungsprozess für Dokumente gleich richtig. Mithilfe des Dashboards überprüfen Sie mit nur einem Blick den Genehmigungsstatus von Dokumenten.
E-Mails und Laufzettel für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in Ihrem Unternehmen immer noch üblich? Optimieren Sie diesen einfachen Prozess für Abwesenheiten doch gleich mit. Auf dem Dashboard sehen Sie direkt, wer gerade im Urlaub ist oder wer in der nächsten Woche aus dem Homeoffice arbeitet.
Alles an einem Ort
Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.
Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.
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