Optimierung des Data Lifecycle Management
Um den gesamten Lebenszyklus von Daten – von der Erstellung bis zur Archivierung und Entsorgung – effektiv zu verwalten, kann beispielsweise eine intelligente, automatisierte Lösung zur Speicheroptimierung genutzt werden. Die Lösung sollte im Idealfall gleichzeitig die Zugriffsmöglichkeit für die Endnutzerinnen und -Nutzer auf Daten in SharePoint, Teams und OneDrive gewährleistet.
Was ist Data Lifecycle Management?
Unter Data Lifecycle Management (DLM) versteht man die Verwaltung von Daten von der Erstellung bis hin zur aktiven Nutzung, Archivierung und letztendlichen Löschung. Eine gut strukturierte DLM-Strategie gewährleistet:
- Optimierte Speichernutzung zur Vermeidung übermäßiger Kosten
- Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Optimale Produktivität durch einfache Zugänglichkeit der Daten
- Geringere Sicherheitsrisiken durch Beseitigung veralteter, unnötiger Dateien
Vielen Unternehmen fehlt es jedoch an den notwendigen Instrumenten für die Umsetzung einer wirksamen DLM-Strategie, was zu Datenwildwuchs und Ineffizienzen führt.
Die verschiedenen Phasen des Data Lifecycle Management
Data Lifecycle Management umfasst die systematische Verwaltung von Daten – von ihrer Erstellung bis zu ihrer sicheren Entsorgung. Es gewährleistet eine effiziente Speicherung, die Einhaltung von Vorschriften und Kostenoptimierung. DLM umfasst in der Regel fünf Schlüsselphasen:
- Datenerstellung und -erfassung: Neue Daten werden aus verschiedenen Quellen generiert oder gesammelt, zum Beispiel aus Benutzereingaben, Systemprotokollen oder externen Integrationen.
- Datenspeicherung: Nach der Erfassung werden die Daten unter Berücksichtigung von Sicherheitsmaßnahmen und Zugriffsanforderungen sicher in geeigneten Speichersystemen gespeichert.
- Datenverwendung: In dieser Phase wird aktiv auf die Daten zugegriffen und sie werden von Benutzerinnen und Benutzern oder IT-Systemen für den täglichen Betrieb, die Entscheidungsfindung oder für Analysen verwendet.
- Datenarchivierung: Um die Speicherung zu optimieren und die Kosten zu senken, werden Daten, auf die weniger häufig zugegriffen wird, archiviert, wobei der Zugriff auf Daten für die Einhaltung von Vorschriften oder als historische Referenz erhalten bleibt.
- Löschung von Daten: Am Ende ihres Lebenszyklus werden die Daten sicher gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden oder ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten.
Eine effektive DLM-Strategie verbessert nicht nur die Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften, sondern hilft Unternehmen auch bei der Verwaltung der Speicherkosten und der Aufrechterhaltung einer optimalen Systemleistung.
Bewältigung allgemeiner Herausforderungen im Data Lifecycle
Seien wir ehrlich: Die Verwaltung von Daten ist nicht immer ganz einfach. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst die Menge der erzeugten Daten, und das bringt eine ganze Reihe neuer Herausforderungen mit sich. Von explodierenden Speicherkosten über Sicherheitsbedenken bis hin zu Produktivitätseinbußen – man fühlt sich schnell überfordert. Aber keine Sorge! Wenn Sie diese häufigen Probleme verstehen, können Sie sie direkt angehen und Ihre Daten unter Kontrolle halten.
Steigende Speicherkosten
Die standardmäßige Speicherzuweisung von SharePoint ist begrenzt, und das Überschreiten dieser Grenzen führt zu erheblichen Zusatzkosten. Ohne eine Auslagerungsstrategie können Unternehmen unnötige Ausgaben entstehen. Ein strukturierter Ansatz für die Datenverwaltung entschärft dieses Problem, indem selten genutzte Dateien auf alternative Speicherlösungen ausgelagert werden. So wird sichergestellt, dass wichtige Daten in SharePoint verbleiben und gleichzeitig die Speicherkosten gesenkt werden.
Unstrukturierte Daten und verringerte Produktivität
Unstrukturierte Daten – wie E-Mails, Dokumente, Bilder und Videos – machen heute den Großteil der Geschäftsinformationen aus. In SharePoint sammelt sich diese Art von Daten oft ohne eine klare Organisationsstrategie an, was zu einer chaotischen Umgebung führt. Benutzerinnen und Benutzer haben dadurch Schwierigkeiten zu finden, was sie brauchen.
Unstrukturierte Daten sorgen nicht nur für Unordnung in der Ablage, sondern stellen auch ein Sicherheits- und Compliance-Risiko dar, da sensible Informationen ohne angemessene Kontrolle über mehrere Standorte verstreut sein können. Dieser Mangel an Organisation kann zu Versionsproblemen, doppelten Dateien und uneinheitlicher Datennutzung führen.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ist die Implementierung automatischer Archivierungsregeln von entscheidender Bedeutung. Durch die Konfiguration von Regeln, die auf der Dateigröße, dem Datum der letzten Änderung oder des letzten Zugriffs und bestimmten SharePoint-Standorten basieren, können Unternehmen die Datenverwaltung optimieren. Die Automatisierung stellt sicher, dass Dateien, auf die weniger häufig zugegriffen wird, nahtlos in ein Archiv verschoben werden. Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer natürlich nicht mehr wie gewohnt auf diese Daten zugreifen und es kann ein Mehraufwand für IT-Abteilungen entstehen, wenn diese Daten wiederhergestellt werden müssen. Im Idealfall sollte daher ein Zugriff auf die Daten für Nutzerinnen und Nutzer über SharePoint gewährleistet werden.
Dieser strategische Ansatz senkt allerdings Speicherkosten und steigert zudem die Produktivität durch die Schaffung eines aufgeräumten, besser organisierten digitalen Arbeitsbereichs. Die Mitarbeiterinnen une Mitarbeiter können relevante Informationen leicht finden, effektiver zusammenarbeiten und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit der Navigation durch unübersichtliche Datenbestände zu verschwenden.
Durch die Optimierung der Verwaltung unstrukturierter Daten können Unternehmen ihre Gesamteffizienz verbessern, die Datensicherheit erhöhen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Sicherheits- und Compliance-Risiken
Alte, redundante oder veraltete Daten stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Cyberangriffe zielen oft auf große Datenbestände ab, und die Aufbewahrung unnötiger Daten erhöht die Schwachstellen. Unternehmen können automatisierte Aufbewahrungs- und Löschungsrichtlinien anwenden, um das Risiko zu verringern und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
So funktioniert intelligente Speicheroptimierung
- Verbinden Sie SharePoint mit alternativem Speicher.
- Stellen Sie eine sichere Verbindung zu einer externen Speicherlösung her.
- Definieren Sie Archivierungsregeln: Legen Sie Kriterien für das Auslagern von Daten fest, z. B. den Dateityp, das Datum des letzten Zugriffs oder die Dateigröße.
- Automatisieren Sie das Auslagern von Daten: Dateien, die den definierten Kriterien entsprechen, werden automatisch an den vorgesehenen Speicherort übertragen.
- Im Idealfall Sicherstellung eines nahtlosen Benutzerzugriffs: Mitarbeiter können Dateien weiterhin direkt über SharePoint, Teams oder OneDrive abrufen und darauf zugreifen.
- Überwachen und optimieren: Über ein intuitives Dashboard können Sie die Speichernutzung verfolgen und die Archivierungsrichtlinien bei Bedarf anpassen.
Die Rolle der KI im Data Lifecycle Management
Da die Datenmengen exponentiell wachsen, wird die Verwaltung des gesamten Data Lifecycles – von der Erstellung bis zur Archivierung und Löschung – immer komplexer. Herkömmliche Datenverwaltungsmethoden können mit der schieren Menge und Vielfalt der Daten nur schwer Schritt halten. Hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel und revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen das Data Lifecycle Management handhaben.
Intelligente Datenklassifizierung und -verschlagwortung
Künstliche Intelligenz kann Daten auf der Grundlage von Inhalt, Kontext und Nutzungsmustern automatisch klassifizieren und kennzeichnen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Daten manuell zu sortieren, was menschliche Fehler reduziert und die Durchsuchbarkeit verbessert. Durch die genaue Kategorisierung der Daten stellt KI sicher, dass die richtigen Informationen den richtigen Benutzerinnen und Benutzern zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.
Intelligente Archivierung und Speicheroptimierung mit KI
KI-Algorithmen können Datennutzungstrends analysieren und vorhersagen, auf welche Dateien wahrscheinlich häufig zugegriffen wird und welche für die Archivierung in Frage kommen. Dank dieser Vorhersagefähigkeit können Unternehmen ihre Speicherkosten optimieren, indem sie weniger relevante Daten auf kostengünstigere Speicheroptionen verschieben, während wichtige Informationen weiterhin leicht zugänglich bleiben.
Verbesserte Compliance und Sicherheit
Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist für Unternehmen eine große Herausforderung. KI kann sensible oder regulierte Daten – zum Beispiel personenbezogene Daten oder Finanzdaten – identifizieren und die entsprechenden Aufbewahrungs- und Zugriffsrichtlinien automatisch anwenden. Diese proaktive Governance minimiert Sicherheitsrisiken und hilft Unternehmen, kostspielige Compliance-Verstöße zu vermeiden.
Automatisierte Aufbewahrung und Löschung von Daten
Eine der größten Herausforderungen im DLM ist die Verwaltung der Datenaufbewahrung und -löschung. KI-gestützte Systeme können Aufbewahrungszeitpläne automatisieren und eine sichere Datenlöschung gewährleisten, sobald die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Dies hilft Unternehmen, unnötige Speicherkosten zu reduzieren und das Risiko von Datenverstößen zu verringern.
Gesteigerte Effizienz und Produktivität
Durch die Automatisierung routinemäßiger Datenverwaltungsaufgaben ermöglicht KI den IT-Teams und Mitarbeitenden, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren, statt auf zeitraubende Verwaltungsaufgaben. Diese Produktivitätssteigerung schlägt sich in Kosteneinsparungen und einer verbesserten betrieblichen Effizienz nieder.
Evaluierung verschiedener Speicherlösungen
Ein strategischer Ansatz für SharePoint-Speicher kann zu erheblichen Kosteneinsparungen, verbesserter Effizienz und erhöhter Sicherheit führen. Bei der Betrachtung von Speicherlösungen für SharePoint müssen Unternehmen Kosten, Zugänglichkeit, Integration und Automatisierungsmöglichkeiten abwägen. Herkömmlicher SharePoint-Speicher, der zwar nativ integriert ist, kann bei steigendem Datenvolumen schnell teuer werden. Die Überschreitung des SharePoint-Speicherplatzes führt zu teuren Zusatzkosten, so dass es für Unternehmen unerlässlich ist, nach intelligenten Alternativen zu suchen.
Moderne Speicherlösungen bieten erhebliche Vorteile, darunter die nahtlose Integration mit SharePoint, die automatische Archivierung und den benutzerfreundlichen Zugriff auf archivierte Daten. Im Gegensatz zur konventionellen SharePoint-Speicherung, die häufig eine manuelle Datenverwaltung erfordert, automatisieren intelligente Speicherlösungen die Klassifizierung und Übertragung von Daten auf der Grundlage vordefinierter Regeln und stellen sicher, dass nur wichtige Dateien im aktiven SharePoint-Speicher verbleiben. Dieser Ansatz optimiert die Kosten und steigert die Effizienz durch erweiterte Nachverfolgung, Berichterstattung und Compliance-Management.
Durch die Implementierung einer strategischen Speicherlösung können Unternehmen Kosteneinsparungen von 50 % erzielen, die Produktivität durch eine besser organisierte Datenumgebung verbessern und die mit einer übermäßigen Datenansammlung verbundenen Sicherheitsrisiken mindern.
Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Data Lifecycle Management mit ShArc
Für Unternehmen, die ihren SharePoint-Storage effizient optimieren wollen, bietet ShArc von Layer2 leading solutions die Automatisierungsmöglichkeiten und Kosteneffizienz, die für ein erfolgreiches Data Lifecycle Management erforderlich sind.
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Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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SharePoint-Speicherplatz freigeben
Warum der SharePoint-Speicher voll ist
Die Überlastung des SharePoint-Speichers hat oft mehrere Ursachen, die mit der Verwaltung, Speicherung und Pflege von Daten nach einer Migration zusammenhängen. Dies sind die häufigsten Gründe der Überlastung des Speichers:
- Große Datenmengen nach der Migration
Bei der Übertragung großer Datenbestände von herkömmlichen File-Shares wird oft auf Optimierungen verzichtet. Dadurch gelangen viele redundante oder veraltete Dateien in die SharePoint-Bibliotheken und belegen wertvollen Speicherplatz. Ohne eine gründliche Bereinigung vor oder nach der Migration werden solche unnötigen Daten schnell zu einem Problem. Außerdem können unzureichende Versionierungseinstellungen dazu führen, dass mehrere Versionen derselben Datei gespeichert werden, was die Speicherauslastung zusätzlich erhöht. - Fehlende Routinen für das Löschen ungenutzter Dateien
Viele Unternehmen verfügen nicht über klare Richtlinien für die regelmäßige Löschung von Alt- und ungenutzten Dateien. SharePoint entwickelt sich dann oft zu einer Sammelstelle für Datenmüll. Ohne regelmäßige Bereinigungen und klare Aufbewahrungsrichtlinien häufen sich irrelevante Dateien an und belasten den Speicher erheblich. - Doppelte Dateien
Während einer File-Share-Migration werden Dokumente häufig mehrfach in verschiedene Ordner oder Bibliotheken kopiert. Diese Duplikate verbrauchen unnötig Speicherplatz, was die Verwaltung der Speicherkapazität erschwert. - Große Mediendateien
Hochauflösende Bilder, Videos oder Audiodateien können erhebliche Mengen an Speicherplatz beanspruchen. Wenn diese Dateien unkomprimiert oder ohne Archivierung gespeichert werden, schwindet der verfügbare Speicherplatz schnell. - Fehlende Archivierung oder Auslagerung von Daten
Viele Unternehmen speichern alles in SharePoint, ohne alternative Speicherlösungen in Betracht zu ziehen. Das Fehlen von Archivierungsstrategien oder die Auslagerung in externe Speicherdienste kann die Speicherauslastung enorm erhöhen. Zudem können hohe Datenmengen die Leistung von SharePoint beeinträchtigen und die Kosten in die Höhe treiben.
Was Sie tun können, wenn Ihr SharePoint-Speicher voll ist
Bei einer Überlastung Ihres SharePoint-Speichers ist schnelles Handeln gefragt, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Folgende Schritte können helfen:
- Analyse der Speichernutzung
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Bibliotheken und Ordner den meisten Speicherplatz belegen. Die integrierten Speichermetriken von SharePoint helfen dabei, datenintensive Websites oder Verzeichnisse zu identifizieren. So können Sie gezielt Bereiche optimieren. - Datenaufbewahrungsrichtlinien einführen
Falls noch nicht vorhanden, sollten Datenaufbewahrungsrichtlinien eingeführt werden. Legen Sie fest, dass alte und nicht verwendete Dateien regelmäßig gelöscht oder archiviert werden. Beispielsweise könnten Dateien, auf die seit zwei Jahren nicht mehr zugegriffen wurde, in eine sekundäre Speicherlösung verschoben werden. So bleibt die SharePoint-Umgebung aufgeräumt, und unnötige Kosten für die Speicherung inaktiver Daten werden vermieden. - Doppelte Dateien entfernen
Nutzen Sie Tools oder Skripte, um Duplikate zu identifizieren und zu entfernen. Dadurch kann schnell und ohne Beeinträchtigung der Anwender:innen eine erhebliche Menge Speicherplatz freigegeben werden. - Große Dateien auslagern
Verschieben Sie große Dateien wie Videos oder Mediendateien auf externe Speicherplattformen oder nutzen Sie OneDrive für den persönlichen Speicher der Benutzer:innen. Das entlastet die SharePoint-Umgebung und verhindert künftige Speicherprobleme.
Praktische Schritte zur Freigabe von SharePoint-Speicherplatz
Nachdem die Ursachen einer Speicherüberlastung identifiziert wurden, können Sie folgende Maßnahmen zur Freigabe von Speicherplatz ergreifen:
- Löschen unnötiger Dateien
Der schnellste Weg, Speicherplatz freizugeben, ist das Entfernen nicht mehr benötigter Dateien, Duplikate oder veralteter Daten. Überprüfen Sie Ihre SharePoint-Bibliotheken und identifizieren Sie Dateien, die sicher gelöscht werden können. - Archivierung inaktiver Daten
Daten, die nicht mehr aktiv genutzt, aber möglicherweise später benötigt werden, sollten Sie archivieren. Archivierungs-Tools wie ShArc können Ihnen dabei helfen, Dateien effizient auszulagern und gleichzeitig den Zugriff für sich und andere sicherzustellen. - Komprimieren großer Dateien
Für große Dateien wie Videos, Bilder oder Datenbanken empfiehlt sich die Komprimierung, um ihre Speichergröße zu reduzieren. Automatisierungstools können Ihnen diesen Prozess erleichtern, ohne die Dateiqualität zu beeinträchtigen. - Externe Cloud-Speicher nutzen
Verschieben Sie große Datenmengen in externe Cloud-Speicherlösungen. Microsoft ermöglicht beispielsweise die Integration von SharePoint mit OneDrive oder Azure Blob Storage, wodurch nahezu unbegrenzter Speicherplatz verfügbar wird.
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SharePoint-Speicherlimit erweitern
Wie groß ist der SharePoint-Speicher?
SharePoint, eine Kernkomponente von Microsoft 365, wurde entwickelt, um die Verwaltung von Dokumenten und die Zusammenarbeit von Teams zu erleichtern. Wie bei jedem Speichersystem gibt es jedoch auch hier Grenzen. Die Kenntnis dieser Grenzen ist der erste Schritt zur effektiven Verwaltung des Speicherbedarfs Ihrer Organisation.
Basisspeicherzuweisung
Jeder Microsoft 365-Abonnementplan enthält eine Basismenge an Speicherplatz für SharePoint Online. Seit 2024 bietet der Standardplan Office 365 E3 beispielsweise 1 TB Speicherplatz pro Organisation und zusätzlich 10 GB pro lizenziertem Benutzer. Diese Zuteilung ist für die Bedürfnisse kleiner bis mittlerer Unternehmen ausgelegt, kann aber schnell unzureichend werden, wenn eine Organisation wächst.
Speicherverteilung
Der gesamte in SharePoint Online verfügbare Speicherplatz wird auf alle Sites in einer Organisation verteilt. Das bedeutet, dass der von der SharePoint Site – wie auch den darunterliegenden Sites – genutzte Speicherplatz auf das Gesamtspeicherlimit angerechnet wird. Es ist wichtig, die Nutzung aller Sites zu überwachen, um zu vermeiden, den Speicherplatz unerwartet aufzubrauchen.
Die Rolle des Papierkorbs bei SharePoint
Ein oft übersehener Aspekt des SharePoint-Speichers ist der Papierkorb, in dem gelöschte Elemente für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, bevor sie endgültig entfernt werden. Während der Papierkorb ein Sicherheitsnetz für versehentliche Löschungen bietet, verbraucht er aber zudem Speicherplatz. Elemente im Papierkorb werden auf das gesamte SharePoint-Speicherlimit angerechnet, bis sie endgültig gelöscht werden.
Gründe für die Erhöhung des SharePoint-Speicherlimits
Wenn sich ein Unternehmen weiterentwickelt, gibt es mehrere Gründe, warum das SharePoint-Speicherlimit gegebenenfalls erhöht werden muss. Unabhängig davon, ob es sich um organisatorisches Wachstum, Änderungen bei der Lizenzierung oder eine stärkere Betonung der digitalen Transformation handelt – das Verständnis dieser Gründe kann helfen, Speicherbedarf vorherzusehen und entsprechend zu planen.
Organisatorisches Wachstum und steigendes Datenaufkommen
Einer der häufigsten Gründe für den Bedarf an mehr SharePoint-Speicher ist das Wachstum einer Organisation. Wenn Unternehmen expandieren, generieren Sie natürlich mehr Daten. Neue Mitarbeiter, zusätzliche Projekte und erweiterte Abteilungen tragen alle zu dieser erhöhten Datengenerierung bei. Jedes neue Dokument, Bild oder Video, das in SharePoint hochgeladen wird, beansprucht Ihren verfügbaren Speicherplatz. Mit der Zeit kann diese Ansammlung von Daten dazu führen, dass mehr Speicherplatz benötigt wird.
Ausweitung der digitalen Arbeitsabläufe und der Zusammenarbeit
Im heutigen digitalen Zeitalter setzen Unternehmen zunehmend auf online- und cloudbasierte Arbeitsabläufe. Diese Umstellung beinhaltet häufig die Migration großer Datenmengen von lokalen Servern auf Cloud-Plattformen wie SharePoint. Mit der Ausweitung dieser digitalen Workflows wächst auch die Menge der in SharePoint gespeicherten Daten. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Teams an Videoprojekten, großen Designdateien oder umfangreichen Datenbanken zusammenarbeiten, die alle einen erheblichen Speicherplatzbedarf haben.
Änderungen bei der Lizenzierung und den Funktionen von Microsoft 365
Microsoft aktualisiert häufig seine Office 365- und Microsoft 365-Pläne und ändert dabei manchmal die Speicherzuweisungen oder fügt neue Funktionen hinzu. Das kann zusätzlichen Speicherplatz erfordern. Beispielsweise die Integration von Tools wie Power BI oder Microsoft Teams in SharePoint kann zu einem Anstieg des in SharePoint gespeicherten Datenvolumens führen. Wenn Unternehmen ein Upgrade auf einen höherwertigen Microsoft 365-Tarif vornehmen, erhalten diese möglicherweise Zugriff auf zusätzlichen Speicherplatz. Sie benötigen mehr Speicherplatz, um die erweiterten Funktionen zu unterstützen.
Modernisierung von Geschäftsprozessen
Die digitale Transformation beinhaltet oft die Modernisierung veralteter Geschäftsprozesse, was unter Umständen zu einem erhöhten Speicherbedarf füht. So können die Digitalisierung von Papierunterlagen, die Einführung anspruchsvoller Datenanalysen oder der verstärkte Einsatz von Multimedia in Präsentationen und Berichten zu einem höheren Speicherbedarf führen. Da Geschäftsprozesse immer komplexer und datengesteuerter werden, muss das SharePoint-Speicherlimit möglicherweise erhöht werden, um Schritt zu halten.
Kosten für zusätzlichen SharePoint-Speicher
SharePoint bietet zwar von Haus aus eine großzügige Menge an Speicherplatz, aber es kann der Zeitpunkt kommen, an dem mehr benötigt wird. Für die Budget- und Ressourcenplanung ist es wichtig, die Kosten für zusätzlichen SharePoint-Speicher zu kennen.
Basisspeicher und zusätzliche Käufe
Microsoft stellt mit jedem Office 365- oder Microsoft 365-Abonnement eine Grundmenge an Speicherplatz zur Verfügung. Wenn Organisationen diese Zuweisung überschreitet, können sie zusätzlichen Speicherplatz erwerben. Die Kosten für diesen zusätzlichen Speicherplatz variieren je nach Region und dem spezifischen Microsoft 365-Plan, den Unternehmen verwenden. Seit 2024 liegt der Preis für zusätzlichen SharePoint-Speicher in der Regel zwischen 0,20 und 0,25 US-Dollar pro Gigabyte pro Monat – wobei diese Preise je nach Marktbedingungen und Preispolitik von Microsoft schwanken können.
Strategien zur Kostenverwaltung
Bevor zusätzlicher Speicher gekauft wird, sollte geprüft werden, ob der vorhandene Speicher effektiv genutzt wird. Durch eine gründliche Überprüfung der SharePoint-Umgebung können Dateien und Daten identifiziert werden, die nicht mehr benötigt werden oder archiviert werden können. Wenn unnötige Daten bereinigt sind, ist möglicherweise der Bedarf an zusätzlichem Speicherplatz vorerst nicht mehr vorhanden.
Budgetierung für zukünftige Anforderungen
Wenn Unternehmen wachsen, ist es wichtig, den zukünftigen Speicherbedarf zu planen und zu budgetieren. Speichernutzung und -kosten sollten regelmäßig geprüft werden, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Ausgaben auftauchen. Speicherkosten werden dadurch effektiv verwaltet und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs vermieden.
Alternative Speicherlösungen
In manchen Fällen kann es kostengünstiger sein, alternative Speicherlösungen zu prüfen, statt zusätzlichen SharePoint-Speicher zu kaufen. So könnten große Multimediadateien in OneDrive oder einem Cloud-Speicherdienst eines Drittanbieters gespeichert werden. Dadurch wird in SharePoint Speicherplatz für wichtige Geschäftsdokumente und -daten frei. Darüber hinaus können Archivierungstools wie ShArc bei der Verwaltung und Senkung der Speicherkosten helfen, indem sie selten genutzte Dateien auf kostengünstigere Speicheroptionen verschieben. Es ist wichtig, alle benötigten Funktionen der Tools von Drittanbietern zu vergleichen, damit das Tool den Anforderungen entspricht.
Wie der SharePoint-Speicherplatz erhöht werden kann
Wenn Unternehmen über das ursprüngliche SharePoint-Speicherlimit hinausgewachsen sind, gibt es mehrere Strategien, um das Speicherlimit zu erhöhen und sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos weiterläuft.
Kauf von zusätzlichem SharePoint-Speicher
Die einfachste Methode zur Erhöhung des SharePoint-Speicherplatzes ist der Erwerb von zusätzlichem Speicherplatz von Microsoft. Das kann direkt über das Microsoft 365 Admin Center erfolgen.
Archivierung inaktiver Inhalte
Eine effektive Möglichkeit, Speicherplatz freizugeben, ohne zusätzlichen Speicher zu kaufen, ist die Archivierung alter oder inaktiver Inhalte. Mit SharePoint können Dateien, die nicht mehr aktiv genutzt werden, in eine Archivbibliothek verschoben werden. Das Archiv kann innerhalb von SharePoint auf einem weniger zugänglichen, kostengünstigeren Speicherplatz gespeichert oder auf eine externe Speicherlösung verschoben werden. Die Archivierung von Inhalten gibt nicht nur Speicherplatz frei, sondern trägt auch zur Verbesserung der Leistung der SharePoint-Umgebung bei – die Datenmenge, die indiziert und durchsucht werden muss, wird nämlich verringert.
Löschen von unnötigen Dateien
Eine weitere kosteneffiziente Strategie zur Verwaltung des SharePoint-Speichers ist das Löschen unnötiger Dateien. Im Laufe der Zeit können SharePoint-Umgebungen leicht mit veralteten Dokumenten, doppelten Dateien und unnötigen Daten vollgestopft werden. Die Implementierung einer routinemäßigen Bereinigungsrichtlinie kann dazu beitragen, die Speichernutzung in Schach zu halten.
Verwendung von SharePoint-Archivierungstools – wie ShArc
Für Unternehmen mit komplexen Speicheranforderungen können SharePoint-Archivierungstools wie ShArc von unschätzbarem Wert sein. ShArc hilft dabei, den Prozess der Identifizierung, Archivierung und Verwaltung alter oder selten genutzter Inhalte zu automatisieren und stellt sicher, dass die SharePoint-Umgebung schlank und effizient bleibt. ShArc ist besonders nützlich für große Organisationen, die große Datenmengen verwalten und einen ausgefeilteren Ansatz für die Speicherverwaltung benötigen.
Optimierung der Speichereinstellungen
Sie können nicht nur mehr Speicherplatz kaufen oder alte Dateien archivieren, sondern auch Ihre SharePoint-Speichereinstellungen optimieren, um den vorhandenen Speicherplatz optimal zu nutzen. Sie können zum Beispiel die Versionierungseinstellungen anpassen, um die Anzahl der gespeicherten Dokumentversionen zu begrenzen. Standardmäßig speichert SharePoint möglicherweise mehrere Versionen desselben Dokuments, wodurch schnell Speicherplatz verbraucht werden kann. Die Begrenzung der Anzahl gespeicherter Versionen oder die Festlegung eines kürzeren Aufbewahrungszeitraums kann helfen, Speicherplatz freizugeben.
Regelmäßige Überprüfung der Speichernutzung
Schließlich ist es wichtig, die Nutzung Ihres SharePoint-Speichers regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sich innerhalb Ihrer Grenzen bewegen. Das Microsoft 365 Admin Center bietet detaillierte Berichte über die Speichernutzung in Ihrer Organisation. Durch die regelmäßige Überprüfung dieser Berichte können Sie Trends erkennen, künftige Anforderungen vorhersehen und fundierte Entscheidungen darüber treffen, ob Sie zusätzlichen Speicherplatz erwerben oder andere Strategien zur Speicherverwaltung implementieren sollten.
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Layer2 leading solutions ist im September auf der M365 Summit in Mainz vertreten
Die M365 Summit Mainz 2024, die nach vier erfolgreichen Jahren als größte deutschsprachige M365 Online-Konferenz nun erstmals persönlich in Mainz stattfindet, bietet die einzigartige Gelegenheit, die Community direkt zu treffen und von interaktiven Erfahrungen zu profitieren.
Im Foyer der Rheingoldhallen präsentiert Layer2 leading solutions sein neuestes Produkt. Mit ShArc können Unternehmen ihren SharePoint Online Speicherplatz effizienter nutzen, indem sie Daten nach Azure Blob Storage verschieben. Denn Azure bietet einen preiswerteren Speicher. Das Besondere daran: Nutzer:innen merken keinen Unterschied wenn sie auf Daten zugreifen. Die Daten können ganz einfach per Klick in SharePoint oder Teams geöffnet werden. ShArc soll die Effizienz der SharePoint Speicherplatznutzung erhöhen und Kosten für zusätzlichen Speicherplatz minimieren – ohne, dass die Nutzererfahrung eingeschränkt wird.
Besucher:innen der Messe haben die Möglichkeit, das Tool aus erster Hand kennenzulernen. Von den Layer2 Experten können sie Einblicke in die Funktionsweise und Vorteile ShArcs erhalten.
"Wir freuen uns sehr, auf der M365 Summit Mainz 2024 vertreten zu sein und unser neuestes Produkt vorstellen zu können", sagt Marco Dalic, Product Owner bei Layer2 leading solutions. "Unser Tool zur Speicherplatzoptimierung für SharePoint Online bietet Unternehmen eine effektive Lösung, um ihre Kosten zu senken und gleichzeitig die Leistung ihrer Microsoft 365 Umgebung zu maximieren. Wir sind gespannt darauf, mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern der M365 Summit in den Austausch zu treten und ihnen zu zeigen, wie sie von unserer innovativen Technologie profitieren können."
Die M365 Summit Mainz 2024 verspricht ein unvergessliches Erlebnis für alle Teilnehmer:innen, mit einer Vielzahl von interaktiven Aktivitäten, Workshops mit Expert:innen, Interviews mit Speaker:innen und vielem mehr. Die Veranstaltung bietet die ideale Plattform, um sich über die neuesten Trends und Entwicklungen im Microsoft 365 Universum zu informieren und wertvolle Einblicke in die Branche zu erhalten.
Aktuell sind noch Tickets für die M365 Summit Mainz 2024 erhältlich, wo man die Zukunft von Microsoft live erleben kann: tickets.m365-summits.de
Weiter Informationen zu ShArc finden Sie hier: layer2solutions.com/sharc
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Revolutionäres Tool hilft dabei, den SharePoint-Speicher zu erweitern und Kosten zu senken
Arbeiten in SharePoint – speichern in Azure
Die Idee zu der neuen Lösung kam dem Team von Layer2 leading solutions basierend auf verschiedenen Kundenanfragen. Dabei ging es um die Problematik eines steigenden Bedarfs an SharePoint Online Speichekapazität und damit verbundenen extrem hohen Kosten. Diese sollen gesenkt werden, indem die Daten in Azure Blob Storage gespeichert werden. Die Idee ist erst mal nicht neu, sorgte jedoch bislang für Unmut bei Admins sowie Nutzerinnen und Nutzern. Denn um die verschobenen Daten wiederherzustellen und auf sie zugreifen zu können, muss ein Admin sie freigeben – das heißt, SharePoint Nutzerinnen und Nutzer müssen oftmals warten bis der Zugriff für sie möglich ist. Das kostet Zeit und Nerven.
Zweck des neuen Tools ist es, dieses Problem zu lösen. Daten können direkt in SharePoint Online oder Teams mit einem Klick aus dem Azure Blob Storage geladen und einfach bearbeitet werden. Anschließend werden die bearbeiteten Daten automatisch zurück in den Azure Speicher verschoben – abhängig davon, wie der Admin zuvor die Regelungen der Speicherung über das Tool eingestellt hat. Das schont den SharePoint Speicher enorm und kann Unternehmen tausende Euro sparen – zusätzlich entlastet es die Admins und bietet ihnen Zeit, sich um wichtige Aufgaben zu kümmern.
Vorteile der neuen Lösung
- Reduzierte Speicherkosten: Unternehmen profitieren von niedrigen Preisen für Speicherplatz in Azure Blob Storage und minimieren gleichzeitig ihre SharePoint-Kosten.
- Erweiterte Speicherkapazitäten: Die Skalierbarkeit der Speicherkapazitäten wird sichergestellt.
- Nahtlose Integration und Benutzererfahrung: Die neue Lösung kann nahtlos und in Minuten integriert werden. Der Zugriff auf Daten in SharePoint Online und Teams bleibt wie gewohnt.
- Erhöhte Sicherheit: Alle Daten bleiben in den üblichen Microsoft-Systemen und durch die Verwendung von APIs, wie etwa Graph, wird für höchstmögliche Sicherheit gesorgt.
- Höhere Produktivität: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, ohne sich Gedanken über begrenzte Speicherkapazitäten oder den Datenzugriff machen zu müssen.
- Automatisierter Datentransfer: Über Standardprozesse kann jederzeit und überall auf Daten zugegriffen werden – ganz ohne manuelle Aufgaben.
Mit dem neuen Tool von Layer2 leading solutions können Unternehmen bis zu 176.392 € an SharePoint-Speicherkosten im Jahr sparen. Die Berechnung basiert auf einem Speicherbedarf von 100 TB im Monat. Auch bei geringerem Speicherbedarf ist es möglich, die Kosten enorm zu senken, indem Daten intelligent und kostengünstig in Azure Blob Storage gespeichert werden.
Hauptfunktionen des Tools
✓ Automatisches Archivieren: Archivierungsregeln für Daten können unter anderem basierend auf Größe, Dateiformat oder letztem Zugriff festgestelgt werden.
✓ Einfache Konfiguration: Archivierungsregeln werden in Minuten eingerichtet und konfiguriert. Das Set-Up ist ebenfalls in wenigen Sekunden erledigt.
✓ Intuitives Dashboard: Speicherlimits werden angezeigt, damit die erforderlichen Speicherkapazitäten bereitgestellt werden können.
✓ Intelligente Reports: Mit einem Klick können Berichte erstellt und damit alle relevanten Daten bereitgestellt werden.
✓ Direkter Benutzerzugriff: Archivierte Daten werden über die vertraute SharePoint-Benutzeroberfläche oder Teams abgerufen. Somit ändert sich an Arbeitsabläufen nichts.
Kostenlose Live-Demo
In der kostenlosen Demo wird die neue Lösung vorgestellt und die potenzielle Einsparung von SharePoint Kosten und Speicher genauer analysiert. Lernen Sie, wie Sie in Azure Blob Storage Ihre Daten speichern und wie gewohnt in SharePoint Online und Teams arbeiten können. Buchen Sie einfach hier Ihre kostenlose Live-Demo.
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Bester Support für Datenintegration und -synchronisation mit dem Layer2 Cloud Connector
Die Notwendigkeit einer nahtlosen Datenintegration und -synchronisation über verschiedene On-Premises- und Cloud-Plattformen hinweg war nie zuvor so wichtig wie heute. Mehr als 3200 Unternehmen setzen den Layer2 Cloud Connector ein, um über 150 verschiedene Systeme zu verbinden. Sie sparen sich mit der Software viel Zeit und Kosten für manuelle Tätigkeiten.
Das neue Support-Angebot bietet als Ergänzung zum Layer2 Cloud Connector weit mehr als simplen E-Mail-Support. Zwei verschiede Pakete stehen Kunden zur Verfügung und sind an die individuellen Bedürfnisse anpassbar.
Premium-Support-Paket für ein Jahr
Für bestehende und neue Layer2 Cloud Connector Standard- und Enterprise-Lizenzen gibt es die Möglichkeit, online auf layer2solutions.com/support ein Premium-Support-Paket für ein komplettes Jahr zu erwerben.
Das Paket bietet eine Reihe von Vorteilen, um noch effizienter mit der Software zu arbeiten. Der einjährige Premium-Support beinhaltet unter anderem Hilfe bei Setup, Migration oder Upgrades. Inbegriffen sind zudem die Implementierung von E-Mail Benachrichtigungen, Unterstützung durch die firmeneigenen Entwickler sowie zwei Stunden Support on-demand. Ein weiterer Vorteil ist der direkte Austausch mit dem Product Owner rund um die Software.
Premium-Support on-demand
Für eine maßgeschneiderte Unterstützung ist der neue Premium-Support on-demand im Angebot. Er ist besonders für die temporäre Hilfe gedacht oder wenn einmalig Unterstützung gewünscht ist. Dieses Angebot ist ebenfalls auf layer2solutions.com/support buchbar. Das Angebot gilt für die Layer2 Cloud Connector Lizenzen Personal, Standard und Enterprise.
Mit dem Premium-Support on-demand ist Unterstützung stundenweise buchbar und kann für verschiedene Tätigkeiten eingesetzt werden. Je nachdem was die Kunden benötigen. Die Anzahl der Stunden ist flexibel. Deshalb ist dieser Service ideal für die Unterstützung bei zuvor bestimmten Aufgaben. Mögliche Aufgaben sind etwa die Ersteinrichtung, Upgrades, Migrationen oder aber die Implementierung von E-Mail-Benachrichtigungen.
Großartiger Support für Datenmanagement-Software
Layer2 leading solutions freut sich über das durchweg positive Feedback zu dem bestehenden Support. Damit Unternehmen in Zukunft ein noch besseres Erlebnis mit dem Layer2 Cloud Connector haben, wurde im Sommer 2023 entschieden, diesen zu erweitern.
Ziel der Einführung des erweitern Supports ist die Steigerung der Effizienz und Produktivität der Kunden. Durch die maßgeschneiderte Unterstützung werden individuellen Anforderungen erfüllt. Außerdem soll unter anderem die Abstimmungen mit dem Product Owner die Entwicklung und stetige Verbesserung der Integrations- und Synchrinisationssoftware voran treiben.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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Zeiterfassungspflicht, was nun – Ihre individuelle Zeiterfassung
Was ist das Stechuhr-Urteil?
Das sogenannte Stechuhr-Urteil verpflichtet Arbeitgeber, voraussichtlich ab Herbst 2022, zur elektronischen Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden, um Überlastung entgegenzuwirken. Obwohl bereits 2019 ein Gesetz der EU in Kraft trat, das genau dies verpflichtete, konnten sich viele Betriebsräte von deutschen Unternehmen bisher davon befreien. Der Grund: Angst vor Überwachung durch den Arbeitgeber, vor allem bei Mitarbeiter:innen mit Vertrauensarbeitszeiten. Mittlerweile ist die Angst vor Überlastung der Mitarbeitenden in vielen Unternehmen allerdings höher, weshalb nun dieses Urteil folgte.
Welche Möglichkeiten hat mein Unternehmen?
Da Unternehmen nun zur elektronischen Zeiterfassung verpflichtet wurden, sind Stundenzettelsammlungen und Vertrauensarbeitszeiten, ohne Dokumentation nicht mehr erlaubt. Zurzeit entwickelt sich der Trend in den meisten Branchen zum standortunabhängigen Arbeiten geht. An ein klassisches Ein- und Ausstempeln mit Chips oder Keycards nicht mehr zu denken. Für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden im Homeoffice oder mehreren übergreifenden Standorten sowie außendienstlichen Mitarbeitern ist eine digitale Zeiterfassung daher die sinnvollste Lösung. Jeder Mitarbeitende trägt also beispielsweise seine beziehungsweise ihre Arbeitsstunden oder Abwesenheitstage in das System ein, welches die Stundenanzahl dann zum Monatsende dokumentiert.
Individuelle, bedürfnisangepasste Zeiterfassungen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Tätigkeitsfelder und dementsprechend auch unterschiedliche Bedürfnisse, was die interne Struktur angeht. Einige brauchen lediglich die einfache Erfassung von Arbeitszeiten. Nicht mehr und nicht weniger. Andere wollen Urlaub, Schulungen oder Projektzeiten dokumentieren. Selbstverständlich angepasst an ihr Corporate Design. In Zeiterfassungen, die auf Microsoft Power Apps basieren, ist beinahe jeder Wunsch umsetzbar. Zum Beispiel können Abwesenheiten sowie Homeoffice oder Bürotage eingetragen werden.
Was sind Microsoft Power Apps?
Microsoft Power Apps sind Software-Anwendungen, die je nach Bedarf in Microsoft Teams, SharePoint oder in den Browser eingebunden werden. Dabei ist es nicht notwendig eine Plattform mit einer umfangreichen Datenstruktur zu konzipieren. In den meisten Fällen werden die Daten aus Listen oder kleinen Datenbanken ausgelesen. Die grafische Benutzeroberfläche der App ist dabei so einfach wie möglich aufgebauen, sodass jeder und mit geringsten Microsoft 365-Kenntnissen diese Anwendung nutzen kann. Technische Vorkenntnisse sind dabei nicht erforderlich.
Wie erhalten Sie jetzt eine digitale Zeiterfassung?
Bevor eine Zeiterfassung entstehen kann, müssen Sie und Ihr Unternehmen sich bewusstwerden, wie diese Zeiterfassung aussehen soll, welche Features es geben muss und ob Sie jemanden mit den notwendigen Kenntnissen für die Umsetzung einer Microsoft Power App haben. Sollte Ihnen bei der Planung auffallen, dass sich niemand innerhalb der Firma gut genug mit der Umsetzung der von Ihnen geplanten Microsoft Power App auskennt, lohnt es sich, einen Microsoft-Spezialisten heranzuziehen. IT-Dienstleister sind darauf spezialisiert, Anwendungen auf Basis Ihres Betriebssystems – also zum Beispiel Microsoft oder IOS – so benutzerdefiniert wie möglich zu gestalten.
Alles kein Problem dank individueller Microsoft Power Apps!
Eine Zeiterfassung auf Basis von Microsoft Power Apps ermöglicht Ihnen nicht nur, diese individuell an Ihr Corporate Design anzupassen, sondern auch die App für die Digitalisierung von weiteren internen Geschäftsprozessen zu nutzen. So kann sie, wie am Beispiel unserer Zeiterfassung auch Projektzeiten und Projektinhalte erfassen. Dies hilft auch dabei, einen Überblick über die abzurechnenden Zeiten und schon erledigte Aufgaben zu erhalten.
Neben der Digitalisierung von Projekten gibt es die Möglichkeit, die Urlaubsplanung vom Antrag bis zur Ansicht im Kalender über die Zeiterfassung zu digitalisieren. Dies erspart Tonnen an Papierstapeln, Chaos und Zeit. Durch den digitalisierten Prozess haben Sie einen transparenten Überblick über Resturlaub und Abwesenheit der Teammitglieder auf einem Dashboard.
Abwesenheitsanträge können einfach digital ausgefüllt und per Klick direkt abgeschickt werden. Der Antrag wird über einen im Hintergrund laufenden Prozess der zuständigen Person zugewiesen und kann bearbeitet werden. Viel einfacher als vorher.
Überwachung nein, Kontrolle ja
Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht nicht nur das transparente, übersichtliche Erfassen, sondern gibt den Mitarbeitenden die Freiheit ihre Stunden selbstständig einzutragen. Das Vertrauensverhältnis, welches vor der Einführung der Pflicht bestand, wird also in gewisser Weise fortgeführt und Mitarbeitende werden nicht überwacht. Überstunden werden am Monatsende dokumentiert und übersichtlich angezeigt. So kann einer Überlastung der Mitarbeitenden frühzeitig entgegen gewirkt werden.
Zeiterfassung keine Herausforderung
Das neue Stechuhr-Urteil klingt im ersten Moment herausfordernder, als es sein muss. Das Einführen einer Zeiterfassung geht je nach Ansprüchen leichter als man denkt. Für Unternehmen, die mehr aus ihrer Zeiterfassung machen wollen, aber intern nicht die technischen Mittel oder Spezialist:innen zur Verfügung haben, lohnt es sich oftmals auch, einen externen IT-Dienstleister an Bord zu holen. Layer2 collaboration works steht Ihnen bei der Entwicklung Ihrer Zeiterfassung gerne zur Seite. Denn wie unser technischer Projektleiter Helge Köppen zu sagen pflegt: "Zeiterfassung ist zwar ein Wort, hat aber für jedes Unternehmen eine andere Bedeutung."
Kostenlose Live-Demo
Lernen Sie unsere Ansätze für Ihre digitale Zeiterfassung mit Microsoft-Lösungen unverbindlich kennen und erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen. Fragen Sie hier einen kostenlosen und unverbindlichen Termin an.
Wollen Sie mehr über Power Apps und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erfahren? Dann schauen Sie sich doch hier mehr zu unseren Leistungen im Bereich Digitalisierung an.
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Wie sicher sind meine Daten in Microsoft OneDrive?
Was sind Cloud-Speicher?
Ein Cloud-Speicher ist ein Ort, an dem Nutzer:innen ihre Daten im Internet speichern. Sie können mobil und ortsunabhängig darauf zugreifen. Die bekanntesten Cloud-Speicher sind dabei wahrscheinlich Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive.
Bei Cloud-Speichern wird hauptsächlich zwischen privaten Speichern und Speichern für Unternehmen oder anderen größeren Institutionen unterschieden. In unserem Magazin finden Sie Erklärungen zu den verschiedenen Speichermöglichkeiten von Microsoft OneDrive.
Datenschutz in Microsoft OneDrive
Microsoft bietet wie viele andere Software-Hersteller auch eine klassische 2-Faktor-Audentifizierung zur Datensicherung für alle drei Microsoft OneDrive-Varianten an. Zusätzlich steuern die Nutzer:innen die Datenfreigabe. Das heißt, sie entscheiden explizit, wer Zugriff auf Dateien erhält. Zusätzlich können Dokumente auch passwortgeschützt werden.
Übertragung von Daten
Ein Kritikpunkt vieler User ist, dass in Microsoft die Übertragung von Daten nur durch eine sogenannte Transport Layer Security, kurz TLS geschützt ist. Unabhängig von der Freigabe der Daten liegen diese unverschlüsselt auf dem Microsoft Servern in den USA. Da die Daten unverschlüsselt auf den Servern liegen, sind sie unter anderem für die US-Behörden zugänglich und laufen laut Datenschützer:innen her Gefahr, Opfer von Hacker-Angriffen zu werden.
Personal Vault bei Microsoft OneDrive Personal
Um Ihre Daten noch auf einem weiteren Weg zu verschlüsseln empfiehlt es sich auf Microsoft Personal zurückgreifen. In der normalen Microsoft 365-Lizenz beinhaltet die personenbezogene Microsoft OneDrive-Version zusätzlich einen "Vault" oder zu Deutsch "Tresor". Dieser verschlüsselt die Daten noch einmal zusätzlich durch einen weiteren Freigabeweg und sperrt sie erneut, wenn längere Zeit nicht auf sie zugegriffen wurde. Dieses sogenannte „Time-out“ sorgt dafür, dass die Daten nur zur Verwendung entschlüsselt werden. Zudem schützt es vor, Hacker-Angriffen. Um an die Daten zu kommen, müssen Hacker erst durch die 2-Faktor-Audentifizierung von Microsoft OneDrive und dann durch die zusätzliche Verschlüsselung des Vaults. Dennoch sind die Daten auf dem Microsoft-Server ungeschützt und den Vault gibt es nur für Microsoft OneDrive Personal. Microsoft OneDrive for Business und Microsoft OneDrive for Business Personal sind davon ausgeschlossen.
Wie kann mein Unternehmen die Daten auf dem Microsoft-Server verschlüsseln?
Um die Daten auf dem Server verschlüsselt zu haben, müssen Sie die Daten vor dem Hochladen in die Cloud verschlüsseln. Dabei helfen Ihnen Verschlüsselungstools wie zum Beispiel Boxcrytor oder Crytomator. Trotz vorheriger Verschlüsselung können die Daten ganz normal synchronisiert werden, lediglich das Lesen der Daten durch Dritte wie den Microsoft-Server wird verhindert.
Boxcrypto, als eine Möglichkeit, ist für die Nutzung auf zwei synchronisierten Geräten kostenlos. Je nach Umfang des Gebrauches kostet die Nutzung 36 €. Für 72€ pro Jahr bekommen Benutzende unbegrenzte Cloud-Speicher und weitere Funktionen, welche die kostenlose Version nicht anbietet. Außerdem gibt es eine Firmenversion, die pro Nutzer:innen im Monat 6,40€ kostet.
Ende-zu-Ende Verschlüsselung
Ein weiteres Beispiel für eine durchgehende Verschlüsselung ist die sogenannte Ende-zu-Ende Verschlüsselung, wie sie in Microsoft Teams vorhanden ist. Auch bei einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung, kurz E2EE, werden die Daten im Vorhinein verschlüsselt und erst beim Empfänger entschlüsselt. Microsoft Teams sichert dabei sowohl Video-, Audio- und Bildschirmübertragungen. Während der Nutzung des E2EE-Features können Sie allerdings den Anruf nicht halten und auch keine Teilnehmer:innen hinzufügen.
Keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung in der Cloud
Microsoft bietet bisher noch keine klassische Ende-zu-Ende Verschlüsselung in der One Drive-Cloud an, was unter anderem mit den Speicherarten zu tun hat. Eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung bietet nur Zugriff für den Absender und den Empfänger, was eine E2EE im Microsoft OneDrive for Business Sync Client nicht möglich macht. Im Microsoft OneDrive for Business Sync Client werden die Daten im Hintergrund mit dem SharePoint des Unternehmens synchronisiert, heißt mehr als eine Person hat Zugriff auf die Datei oder arbeitet an dieser. Ähnlich ist es bei Microsoft OneDrive Business Personal. Hier werden Dateien oftmals auch in Microsoft SharePoint oder Microsoft Teams gespeichert und sind dort für mehrere Personen zugänglich.
Microsoft Vault oder Ende-zu-Ende Verschlüsselung?
Der einzige Microsoft OneDrive-Speicher, bei welchem sich eine E2EE als sinnvoll erweist, ist Microsoft OneDrive Personal. Hier wird von einer Person als Nutzer ausgegangen, und die Dateien werden „nur“ für das Teilen mit anderen Geräten beziehungsweise für den Freigabe-Weg zu einem Empfänger verschlüsselt. Dafür gibt es bereits den Microsoft Vault.
Fazit: Vorher verschlüsseln
Da Microsoft selbst, mit Ausnahme des Personal Vaults. keine Möglichkeit bietet, die Daten verschlüsselt hochzuladen, ist die einzige Alternative, die Daten vorher zu verschlüsseln und dann in die Cloud hochzuladen. Eine klassische Ende-zu-Ende Verschlüsselung ist bei den Microsoft Cloud-Versionen nicht möglich. Ob Microsoft bereits an einer eigenen Verschlüsselungssoftware, die über die Übertragungsverschlüsselung hinausgeht, arbeitet, ist unbekannt.
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Microsoft Forms sinnvoll für Ihr Unternehmen nutzen
Microsoft Forms – ein kurzer Überblick
Umfragen und Quizfragebögen erstellen Sie einfach und intuitiv. Sie haben dabei die Möglichkeit, unter anderem zwischen Textfeldern oder Multiple Choice-Antworten zu wählen, die Sie individuell anpassen können.
Die Datenspeicherung erfolgt für Kunden mit Sitz in Europa auch auf europäischen Servern.
Vorrausetzungen für die Nutzung von Microsoft Forms
Um Microsoft Forms zu nutzen, benötigen Sie lediglich ein Microsoft-Konto. Die Grundfunktionen nutzen Sie dann kostenlos in allen gängigen Browsern wie Google Chrome, Firefox oder Edge. Sie erhalten erweiterte Funktionalitäten mit gültigen Microsoft 365 Education-, Business- oder Enterprise-Lizenzen.
Funktionalitäten im Standard
Mit dem intuitiven Tool lassen sich im Standard bereits viele verschiedene Funktionen und Fragetechniken abbilden. Dabei lassen sich zahlreiche Einstellungen nutzungsspezifisch vornehmen. So können Sie als Autor:in zum Beispiel in den Einstellungen festlegen, ob das anonyme Ausfüllen der Umfrage außerhalb Ihrer Organisation erlaubt ist.
Formular mit internen und externen Personen teilen
Laden Sie interne und externe Personen dazu ein, Ihr Formular auszufüllen. Praktisch: Die eingeladenen Personen benötigen zum Ausfüllen kein eigenes Microsoft-Konto. Es reicht, wenn Sie den Link mit ihnen teilen.
Microsoft Forms für interne Umfragen
Microsoft Forms eignet sich sowohl für interne als auch externe Umfragen. Fragen Sie die Zufriedenheit oder den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden schnell und einfach ab. In Einzelgesprächen geraten selbst kleine Unternehmen schon an ihre Grenzen und verlieren schnell den Überblick. Ganz zu schweigen von der separaten Datenerfassung. Mit Microsoft Forms haben Sie ein einfaches Tool zur Hand, das diese Daten an einem Ort sammelt und auswertet.
Neben komplexeren Umfragen zur internen Optimierung können Sie selbstverständlich auch einfache Themen abfragen. Einige Unternehmen nutzen Microsoft Forms, um einen Termin für die nächste Firmenfeier abzustimmen oder darüber, wer für die nächste Kaffee-Besorgung zuständig ist.
Microsoft Forms für Kunden und Partner einsetzen
Bei externen Befragungen ist die Kundenzufriedenheit zur unternehmerischen Optimierung der offensichtlichste Nutzen. Das Evaluieren von Lob und Kritik Ihrer Kunden wird Ihnen aufzeigen, was sich in Ihrem Unternehmen, an Ihren Produkten oder Ihren Dienstleistungen ändern muss. Sie können Interessenten oder Kunden über Gewinnspiele oder Quiz-Fragen von Beginn an mit einbinden oder Sie mit diesen Maßnahmen später weiter an Ihr Unternehmen binden.
Wenn Sie gemeinsam mit Partnern an Produkten oder Dienstleistungen arbeiten, eignet sich ein Microsoft Forms-Dokument gut, um die Optimierung dieser zu erleichtern.
Ihre Vorteile mit Microsoft Forms
Microsoft Forms bietet neben der schnellen und einfachen Bedienung viele weitere Vorteile. Unter anderem liegen die Daten direkt in Microsoft 365. Die einfache Auswertung der Umfrageergebnisse sind direkt nach dem Voting in Microsoft Forms sichtbar.
Wenn Sie eine visuelle Darstellung der Daten bevorzugen, haben Sie die Möglichkeit, diese in Microsoft Excel oder Microsoft Power BI auszuwerten, um übersichtliche Diagramme darzustellen. Selbstverständlich können Sie diese Prozessschritte mit den Microsoft 365-Anwendungen automatisieren und nahtlos in Ihr Microsoft-Universum integrieren.
Microsoft Forms-Umfragen Schritt für Schritt einrichten
Microsoft Forms erreichen Sie auf unterschiedlichen Wegen.
Möglichkeit #1: Geben Sie forms.office.com in Ihre Browser-Adresszeile ein und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Account an.
Möglichkeit #2: Wenn Sie bereits in Microsoft 365 angemeldet sind, finden Sie Microsoft Forms in Ihrem App-Auswahlmenü.
Schritt 1: Neues Formular oder neues Quiz
Entscheiden Sie, ob Sie eine Umfrage oder ein Quiz erstellen wollen. In unserem Fall haben wir uns dafür entschieden, ein neues Formular zu erstellen.
Schritt 2: Fragen erstellen
Legen Sie direkt mit der Erstellung Ihrer ersten Frage los. Klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen. Jetzt haben Sie die Wahl, zwischen mehreren Kategorien wie Auswahl, Text, Bewertung oder Datum. Für jede Frage können Sie eine andere Kategorie wählen.
Sie entscheiden für jede Frage, ob diese erforderlich sein soll oder nicht. Wenn Sie Fragen erstellen, müssen Sie sich nicht direkt für eine Reihenfolge entscheiden. Diese können Sie so lange ändern bis Sie das Formular speichern.
Um zu beurteilen, wie die Befragten Ihr Formular am Ende sehen, gibt es einen Vorschau-Modus mit einer Ansicht für Computer und einer für Mobiltelefon.
Passen Sie das Design Ihres Formulars an Ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen an. Dabei sind Ihnen zu mindestens im Bereich Logo und Farbenwahl keine Grenzen gesetzt.
Schritt 3: Antworten senden und sammeln
Wenn Sie mit dem Content und Design Ihres Formulars zufrieden sind, klicken Sie auf Antworten sammeln.
Hier entscheiden Sie, wem Sie das Formular zur Verfügung stellen und sehen den Forms-Link, den Sie entsprechend kopieren können. Außerdem können Sie auf der linken Seite auswählen, ob Sie die Umfrage direkt als E-Mail per Outlook verschicken oder als Teams-Nachricht in eine Gruppe, einen Chat oder Kanal senden.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, einen QR-Code zu erzeugen, den Sie herunterladen können, um Ihn weiter zu verteilen.
Oder Sie fügen das Formular direkt auf Ihrer Website ein, indem Sie den Code kopieren, der Ihnen angezeigt wird.
Besondere Abfrageoption für den Net Promoter Score
Mit dem Net Promoter Score (NPS) messen Sie, inwiefern Konsument:innen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung weiterempfehlen würden.
Der Net Promoter Score berechnet die Differenz zwischen Promotoren – Kunden, die Ihr Unternehmen vermutlich weiterempfehlen würden – und Detraktoren – Kunden, die Ihr Unternehmen eher negativ bewerten.
Der Anteil der Promotoren und Detraktoren ermittelt sich, indem einer repräsentativen Gruppe von Kunden ausschließlich die Frage gestellt wird: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Unternehmen einem Freund oder Kollegen weiterempfehlen werden?“ Gemessen werden die Antworten auf einer Skala von 0 (unwahrscheinlich) bis 10 (äußerst wahrscheinlich).
- Antworten mit 9 oder 10 werden als Promotoren gewertet.
- Antworten mit 0 bis 6 werden als Detraktoren gewertet.
- Antworten mit 7 oder 8 werden nicht gewertet.
Mit dieser Formel wird der Net-Promoter-Score berechnet:
NPS = Promotoren (in % aller Befragten) − Detraktoren (in % aller Befragten)
Der Wertebereich des NPS liegt damit zwischen plus 100 und minus 100.
Verzweigungslogiken in Microsoft Forms
Um die Abfragen flexibel zu gestalten, wird im Standard bereits die Möglichkeit angeboten, Verzweigungslogiken einzufügen.
Sie können einer Umfrage eine Verzweigungslogik hinzufügen, die dafür sorgt, dass die Nutzer:innen entsprechend der Antworten zu bestimmten Fragen im Formular weitergeleitet werden. Bei einer Umfrage oder Prüfung mit Verzweigungen werden Fragen nur angezeigt, wenn sie für die befragte Person relevant sind. Wenn die Fragen nicht zutreffen, wird die befragte Person zu einer anderen Gruppe von Fragen geleitet oder eine Gruppe von Fragen insgesamt übersprungen.
Microsoft Forms-Verzweigungen – ein Beispiel
In diesem Beispiel soll optional die Nennung weiterer Mitarbeiter:innen möglich sein. Dazu wählen Sie im Abschnitt, den Sie verzweigen möchten, über das Drei Punkte-Menü Verzweigung hinzufügen aus.
In den Verzweigungsoptionen wird neben den Antworten das Auswahlmenü Gehe zu mit sämtlichen Formularabschnitten und Fragen als Dropdown dargestellt. So können Sie den weiteren Verlauf Ihrer Fragen individuell steuern.
Hier gilt: Experimentieren Sie mit den verschiedenen Kriterien, die Sie bei der Erstellung von Formularen haben. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, einzelne Optionen oder die gesamte Frage zu löschen. Außerdem speichert Microsoft Forms das Formular bei jeder Änderung, sodass nichts verloren geht.
Schritt 4: Antworten auswerten
Sobald ausgefüllte Feedback-Formulare eintreffen, sehen Sie diese in Microsoft Forms auf dem Tab Antworten.
Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, sehen Sie die Ergebnisse, aufbereitet als Zahlen und Kreis Diagramme. Je nach Frage und Antwort-Option können Sie die Resultate genauer aufsplitten.
Falls Sie eine sehr umfangreiche Auswertung erhalten haben oder Werte spezifischer analysieren wollen, empfehlen wir Ihnen, diese in Microsoft Excel zu öffnen. Dazu klicken Sie unten rechts auf In Excel öffnen. Anschließend lädt die Tabellenkalkulation die entsprechenden Daten, sodass Sie diese weiterverarbeiten können.
Microsoft Forms – weitere Möglichkeiten
Microsoft Forms ist ein einfach zu bedienendes Tool, dass für standardisierte Umfragen bestens geeignet ist. Bei umfangreicheren Auswertungen und daraus abgeleiteten Arbeitsaufgaben, gerät das Tool dann allerdings an seine Grenzen.
Mit Microsoft 365 sind Sie dennoch bestens ausgestattet, um komplexere Prozesse abzubilden. Kombinieren Sie diese mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie zum Beispiel Power BI ebenso Power Apps, Power Automate oder SharePoint. Unter Umständen empfiehlt es sich dann einen Dienstleister, der auf Microsoft 365 spezialisiert ist, mit ins Boot zu holen. Insbesondere dann, wenn in Ihrem Unternehmen entsprechende Kompetenzen oder Kapazitäten begrenzt sind.
Denn: Auch bei Forms lauern im Detail kleinere Fallstricke, die Sie vermeiden können, wenn Sie bei spezielleren Anforderungen in der Projektvorbereitungsphase ein wenig in Consulting von Spezialist:innen investieren. Der Aufwand verringert sich um ein Vielfaches, wenn Ihre eigenen Mitarbeitenden keine umfassenden Ressourcen in Recherche oder Trial & Error investieren müssen.
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IT-Leiter Forum Februar 2023 in Hamburg
Ein Frühstück zum Netzwerken und Austauschen
Aus zahlreichen Gesprächen wissen wir, dass unsere Kunden untereinander wenig vernetzt sind und selbst wenige andere IT-Leiter:innen in ihrem persönlichen Netzwerk haben. Am Ende des Tages bearbeiten sie dann aber doch die gleichen Themen, nur eben zu verschiedenen Zeitpunkten. Ein vertrauensvolles Umfeld aus Gleichgesinnten, die sich kennen und gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen, kann die Herausforderungen des Arbeitsalltags erleichtern, die Umsetzung beschleunigen und dabei helfen, Umwege zu vermeiden.
Daher lag es uns und unserem Partner Wolkenwerft sehr am Herzen, eine Gelegenheit zu schaffen und einen Ort zur Verfügung zu stellen, an dem das Netzwerken und der Austausch persönlich möglich ist.
„Einige IT-Leiter kannten sich schon von unserem vorherigen IT-Leiter Forum im Jahr 2022, das wir leider nur digital veranstalten konnten. Andere kannten sich noch nicht. Dennoch fand gleich zu Beginn ein reger Austausch unter unseren Gästen statt. Das hat uns sehr gefreut, weil dieses Frühstück genau dazu gedacht war“, erinnert sich Matthias Hupe, Geschäftsführer der Layer 2 GmbH.
Knowledge Sessions rund um das Microsoft-Universum
Um dem Frühstück einen fachlichen Rahmen und genügend Diskussionsgrundlage zu geben, boten wir vier kurze Knowledge Sessions rund um die Themen Modern Work, Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Teams-Telefonie und Security mit Microsoft Cloud-Mitteln an. Mit genügend Raum für den Austausch untereinander. Ebenso gab es verschiedene Erlebnis-Zonen zu den Themen SharePoint Online Intranet – Best Practices in UI und UX sowie Microsoft-Lizenz-Dschungel.
Live-Hack Microsoft 365 Multi-Faktor
Hier erklärte Robert Kaiser, Geschäftsführer der Wolkenwerft, was es bei der Multi-Faktor-Authentifizierung mit Microsoft 365 zu beachten gibt und wie einfach es für Hacker ist, diese zu umgehen.
Zeiterfassungslösung mit Microsoft
Helge Köppen, technischer Projektleiter bei Layer2 collaboration works, erklärte in dieser Knowledge Session am Beispiel der Zeiterfassungslösung, wie stark die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen mit Microsoft vorangetrieben werden kann. Beginnend beim Erfassen der Arbeitszeiten über die Abrechnung von Projekten bis hin zu digitalen Signaturen und rechtsgültigen Verträgen.
Way to Modern Work mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Danach gab Justus Daschke, Teamleiter von Layer2 collaboration works, einen Einblick in moderne, digitale Zusammenarbeit – abseits der harten technischen Fakten. Er klärte die Teilnehmenden darüber auf, wie wichtig es ist, Mensch und Technik bei der Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 beachten. Am Ende forderte er alle dazu auf, 2 Minuten in sich zu gehen und die drei Learnings der letzten drei Jahre auf Post-Its zu schreiben und vorne an die Tafel zu kleben.
Alte Kabel abschneiden – mit Microsoft Teams-Telefonie
„In der Regel ist die Umstellung auf Microsoft Teams-Telefonie nicht kompliziert und in wenigen Tagen umgesetzt“, so Robert Kaiser.
Er erläuterte den IT-Leiter:innen wie einfach es ist, Microsoft Teams-Telefonie im Unternehmen umzusetzen. Zeigte aber auch auf, welche Herausforderungen in einem Projekt wie diesem zu erwarten sind und skizzierte mögliche Lösungen.
IT-Leiter Forum für Sommer 2023 bereits in Planung
Matthias Hupe zieht ein Fazit zur Veranstaltung: „Das Ziel, IT-Leiter:innen zu vernetzen und ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen, um sich auszutauschen und Gleichgesinnte zu finden, ist merkbar gelungen. In den Pausen fand ein reger Austausch unter den Teilnehmenden statt. Das freut uns sehr, da es für uns die erste Veranstaltung in diesem Rahmen – persönlich, mit unserem Partner der Wolkenwerft und in unserem neuen Büro – war. Und es wird nicht das letzte IT-Leiter Forum gewesen sein. Wir planen schon eine weitere Veranstaltung im Sommer. Als Barbecue-Event. Mit dem einen oder anderem kühlen Drink.“
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