Bevor die erste Seite online geht: Wer bei Ihrem Intranet schreibt, freigibt und wieder löscht
Ein Intranet startet fast immer mit Schwung: neues Design, durchdachte Struktur, eine Projektleitung, die jede Seite einmal persönlich freigegeben hat. Ein Jahr nach Go-live sieht die Realität oft anders aus. Handbuchseiten mit Stand von vor zwei Jahren, News-Beiträge, die niemand mehr aktualisiert, FAQ-Seiten mit längst überholten Antworten. Die Technik hat sich in der Zwischenzeit nicht verändert. Was fehlt, ist eine Antwort auf eine unbequeme Frage: Wer ist eigentlich zuständig, wenn der Projektabschluss längst gefeiert ist?
Wer schreibt, wer entscheidet, wer löscht
Genau diese Frage muss geklärt sein, bevor die erste Seite online geht, nicht danach. Ein Redaktionsteam mit klaren Rollen ist mindestens so wichtig wie die Plattform selbst: eine zentrale Redaktion, die Standards setzt und den Überblick behält, dezentrale Redakteur:innen in den Fachbereichen, die ihre Inhalte selbst pflegen und wenn es unbedingt nötig ist, fachliche Reviewer:innen, die vor der Veröffentlichung noch einmal draufschauen.
Genauso wichtig sind verbindliche Standards. Welche Inhaltstypen gibt es? News, Kurzmeldung, Handbuchseite, FAQ, Personen- oder Team-Seite, und wie ist jede davon aufgebaut? Welche Tonalität gilt unternehmensweit? Und oft der entscheidende Punkt: Welche Inhalte werden in welchem Turnus zur Prüfung vorgelegt, statt einfach liegenzubleiben? Wer sich hier vor dem Go-live keine Gedanken macht, löst das Problem später unter Zeitdruck meistens gar nicht.
Rollen konkret machen, statt nur benennen
Namen für Rollen zu vergeben ist der leichte Teil. Schwierig wird es, sobald ein Redaktionsteam wächst und mehrere Fachbereiche gleichzeitig publizieren. Ab dieser Größe hilft ein Werkzeug, das ursprünglich aus dem Projektmanagement stammt und sich erstaunlich gut auf Content-Governance übertragen lässt: die RACI-Matrix. Für jeden Inhaltstyp wird festgelegt, wer die Aufgabe tatsächlich ausführt (Responsible), wer am Ende dafür geradesteht und freigibt (Accountable), wer vorher fachlich einbezogen werden muss (Consulted) und wer am Ende lediglich informiert wird (Informed).
Für eine Handbuchseite aus einem Fachbereich sieht das dann konkret so aus: Die Redakteurin im Fachbereich schreibt (Responsible), die Freigabe verantwortet die zentrale Redaktion oder – ebenso häufig – der Fachbereich selbst (Accountable), die fachlich verantwortliche Person aus dem betroffenen Prozess oder Nachbarbereich wird bei Bedarf vorab konsultiert (Consulted), und betroffene Teams werden nach Veröffentlichung informiert (Informed). Wer die Freigabe übernimmt, ist dabei keine feste Regel: Mal gibt die zentrale Redaktion frei, mal liegt diese Verantwortung direkt beim Fachbereich, der seine Inhalte eigenständig veröffentlicht. Beides ist legitim, solange für jeden Inhaltstyp eindeutig festgelegt ist, wer accountable ist. Genau an dieser Eindeutigkeit entscheidet sich, ob eine RACI-Matrix in der Praxis trägt oder zur reinen Formalie wird. Ist sie einmal für jeden Inhaltstyp sauber ausgefüllt, verschwinden die meisten Redaktionskonflikte von allein, weil niemand mehr raten muss, wer eigentlich „zuständig" ist.
Der eigentliche Charme der Matrix zeigt sich aber erst bei der Pflege. Denn dieselbe Logik lässt sich auf die turnusmäßige Prüfung übertragen: Man ergänzt schlicht eine Zeile „regelmäßige Prüfung" und legt fest, wer die Inhalte tatsächlich durchgeht und wer verantwortet, dass es überhaupt passiert. Damit ist die Frage geklärt, an der die meisten Intranets scheitern – nämlich wer den veralteten Content anfassen müsste.
Pflege ist eine Frage der Organisation, nicht der Technik
Es liegt nahe, an dieser Stelle nach einem technischen Automatismus zu rufen: ein Ablaufdatum pro Seite, dazu ein Workflow, der zur Frist automatisch eine Prüfaufgabe verschickt. Technisch ist das in SharePoint machbar. In der Praxis lösen wir dieses Problem allerdings in den allermeisten Projekten organisatorisch statt technisch – und das aus guten Gründen.
Ein fester Prüfturnus, der im Redaktionskalender verankert ist und über die RACI-Matrix klar zugewiesenen Rollen zugeordnet wird, ist ohne jede Entwicklung sofort einsatzbereit. Er übersteht Migrationen und Tenant-Umbauten, und die Verantwortlichen bleiben aktiv im Prozess, statt sich auf einen Flow zu verlassen, den nach zwei Jahren niemand mehr wartet. In diesem Modell trägt die RACI-Matrix plus ein verabredeter Prüfrhythmus den gesamten Pflegeprozess: Die Matrix sagt, wer prüft und verantwortet, der Turnus sagt, wann. Ein technisches Ablaufdatum kann das ergänzen, wo es wirklich sinnvoll ist – notwendig ist es für eine funktionierende Content-Governance nicht.
Redaktionelle Strategie und Content-Governance ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten abgeleitet haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein klares Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an Richtung gibt, Mitarbeitende, die von der ersten Konzeptphase an mitgestalten dürfen oder eine Migration, die alte Inhalte nicht einfach 1:1 mitschleppt. Im Praxis-Guide bekommen Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.
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Bevor Sie über Funktionen sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst die Mitarbeiter:innen kennen muss
Ein Intranet aus IT-Sicht wird selten geliebt
Wenn ein neues Intranet entsteht, sitzen oft die falschen Personen zu lange allein am Tisch: IT, Kommunikation, vielleicht die Geschäftsleitung. Entschieden wird im Lenkungskreis, über Menschen, die im Projekt selbst nicht vorkommen: die Servicetechnikerin im Außendienst, der neue Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen, die Führungskraft in der Verwaltung. Ihre Arbeitsrealität taucht in Anforderungslisten meist nur als Annahme auf, nicht als Erkenntnis. Das Ergebnis: ein System, das technisch sauber funktioniert und trotzdem niemand freiwillig öffnet. Nicht weil es an Features fehlt, sondern weil es an der falschen Stelle ansetzt.
Erfolgreiche Plattformen beginnen mit einer anderen Frage: Welche Aufgaben hat die Belegschaft im Arbeitsalltag, und wo kann das Intranet sie konkret entlasten? Diese Erkenntnisse gewinnt man nicht im Lenkungskreis, sondern in Gesprächen, Beobachtungen und kurzen Umfragen mit Menschen aus unterschiedlichen Bereichen, Standorten und Rollen.
Ein zweiter Punkt: Wer zur Konzeptphase bewusst auch skeptische Stimmen einlädt, verändert die Projektdynamik. Wer von Anfang an mitgestalten durfte, verteidigt das Ergebnis später eher, als dass er es blockiert.
Personas und Top-Tasks statt Bauchgefühl
Der Unterschied zeigt sich in der Vorgehensweise, nicht im Werkzeug. Wer zwei bis vier Personas entwickelt und daraus fünf bis zehn konkrete Top-Tasks ableitet, verschiebt die Perspektive spürbar: Nicht mehr „Was können wir bauen?", sondern „Was muss diese Person zuverlässig erledigen können?" Bei der Servicetechnikerin im Außendienst sieht die Antwort anders aus als beim neuen Mitarbeitenden in den ersten 90 Tagen, und genau das ist der Punkt: Jede Persona bekommt eigene, priorisierte Top-Tasks, statt einer Liste, die irgendwie für alle passen soll. Alles Weitere im Projekt ordnet sich diesen Top-Tasks unter, statt gleichberechtigt um Aufmerksamkeit zu konkurrieren.
Eine Persona entsteht dabei nicht am Schreibtisch, sondern aus echten Antworten auf ein paar zentrale Fragen: Wer ist diese Person im Arbeitsalltag, welche Rolle, welcher Standort, welcher typische Tagesablauf? Welche Aufgaben erledigt sie am häufigsten und mit welchen Tools arbeitet sie dafür bereits? Wo genau bremst das aktuelle Intranet sie aus, fehlen Informationen, sind sie schwer zu finden, oder fehlt der mobile Zugriff unterwegs? Und was würde bei ihrem nächsten Arbeitsschritt einen echten Unterschied machen in Bezug auf das Intranet?
Genauso wichtig wie diese Aufgaben sind die Ziele und Frustrationen dahinter: Wonach strebt diese Person eigentlich, und was kostet sie im Alltag am meisten Nerven? Über welche Kanäle sucht sie sich Informationen, wenn das Intranet ihr keine liefert, den Kollegen von nebenan, eine WhatsApp-Gruppe, eine Excel-Liste auf dem eigenen Rechner? Ein prägnantes Zitat aus einem echten Interview macht die Persona dabei greifbarer als jede Beschreibung in der dritten Person. Und damit die Persona kein Einzelfall bleibt, lohnt sich der Abgleich mit quantitativen Daten, etwa Nutzungszahlen oder Umfrageergebnissen, die zeigen, wie viele Mitarbeitende tatsächlich hinter diesem Muster stehen. Erst wenn diese Fragen mit echten Aussagen aus Gesprächen und Beobachtungen beantwortet sind, statt mit Annahmen aus dem Lenkungskreis, wird aus einem Namen mit Stockfoto eine Persona, die tatsächlich trägt.
Mitarbeitende in den Mittelpunkt zu stellen ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten destilliert haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein belastbares Zielbild, das dem Projekt von Anfang an eine klare Richtung gibt, eine Content-Governance, die nicht nach drei Monaten kollabiert, oder Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird. Im Praxis-Guide bekommen Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht – und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.
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Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
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Ergobaby arbeitet mit automatisierter Archivierung, während Endnutzer:innen wie gewohnt auf ihre Dateien zugreifen
Über Ergobaby
Ergobaby ist ein global tätiger Hersteller moderner, ergonomischer Babytragen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Los Angeles und verkauft in über 50 Ländern seine hochwertigen Produkte. SharePoint Online ist die zentrale Ablage für Marketing-Assets wie Videos, Bilder, Präsentationen und Produktmaterialien.
Wachsende Speicherkosten nach der SharePoint-Migration
Um Kosten zu sparen, hatte Ergobaby seine Daten über mehrere Jahre von einem Drittanbieter-Dienst nach SharePoint Online verlagert. SharePoint wurde so zur Heimat für alles: Kampagnen, Produktfotografie, Videos, Präsentationen und Dateien, die niemand mehr nutzte, aber auch niemand löschen wollte. Die Lizenzen umfassten 3 TB. Zusätzlich musste Ergobaby 9 TB Speicher hinzukaufen. Die Speicherkosten erreichten rund 21.000 US-Dollar pro Jahr.
Die Archivierung lief manuell. Die IT taggte Dateien, identifizierte kalte Daten, kopierte sie in den Azure Blob Storage und löschte sie anschließend aus SharePoint. Brauchte ein:e Anwender:in eine archivierte Datei, war ein IT-Ticket nötig.
Die Lösung: automatisierte Archivierung, Wiederherstellung mit nur einem Klick
Ergobaby hatte die Entwicklung ShArcs bereits seit der Produktankündigung verfolgt. Das Konzept fand sofort Anklang: Es erinnerte Ergobaby an ein anderes Tool, das E-Mail-Anhänge durch kleine Verweise ersetzte. Die echten Anhänge wurden unterdessen auf einer deutlich kostengünstigeren Speicherlösung gespeichert. Als das Unternehmen sah, dass ShArc dieselbe Logik auf SharePoint anwandte, wurde klar, dass dies genau die richtige Lösung zur automatisierten Archivierung war.
ShArc ersetzt heute inaktive Dateien in SharePoint durch leichtgewichtige .sharc-Stub-Dateien. Die Originaldaten wandern in den Azure Blob Storage innerhalb des eigenen Azure-Tenants von Ergobaby. Klickt ein:e Anwender:in in SharePoint, Teams oder OneDrive auf eine Datei, lädt ShArc sie aus Azure zurück und stellt sie in Sekunden bereit. Möglich ist das durch den One-Click Restore.
Über das Policy-Management definiert die IT automatisierte Archivierungsregeln, basierend auf Dateigröße, Alter und Typ. Berechtigungen bleiben durch die Entra-ID-Integration vollständig erhalten. Auch Metadaten bleiben über den gesamten Zyklus bestehen. Einrichtung und Onboarding dauerten rund zwei Stunden.
"Für den Benutzer ist der Vorgang völlig nahtlos, genau wie wir es uns erhofft hatten. Keine Beschwerden, keine Supportanfragen – es funktioniert einfach", erklärt Ken Hayes, Senior Director IT bei Ergobaby.
Ergobaby investiert die zuvor für manuelle Archivierung gebundene Zeit nun in andere Projekte. Das eingesparte Budget steht ebenfalls für neue Vorhaben bereit.
Über ShArc
ShArc ist eine Archivierungslösung für Microsoft 365. ShArc verlagert kalte Daten aus SharePoint Online in den Azure Blob Storage des eigenen Tenants und ersetzt sie durch Stub-Dateien. Endnutzer:innen stellen archivierte Inhalte per Klick wieder her, ohne IT-Beteiligung. Berechtigungen und Metadaten bleiben durchgängig erhalten.
Mehr über ShArc erfahren Sie online auf layer2-sharc.com
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Bevor Sie über Layouts sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst ein Zielbild braucht
Drei Stunden Workshop, und am Ende wird noch immer über die Farbe der Startseite diskutiert. Kommt Ihnen das bekannt vor? Genau das passiert, wenn ein Intranet-Projekt mit Layouts statt mit einer Frage beginnt: Wozu gibt es dieses Intranet überhaupt? Soll es vor allem informieren, vernetzen, Wissen transparent machen oder Prozesse digitalisieren? Die Antwort entscheidet über Aufbau, Navigation und Investitionsschwerpunkt, und genau hier beginnen die meisten Projekte am falschen Ende.
Ohne Zielbild kein Maßstab
Halten Sie das Zielbild auf einer Seite fest. Es soll für Geschäftsleitung, Betriebsrat, Datenschutz und Mitarbeitende gleichermaßen verständlich sein. Definieren Sie zwei bis drei Kennzahlen, an denen Sie nach zwölf Monaten den Erfolg ablesen können: aktive Nutzer:innen, Aufrufzahlen und Reaktionsraten zentraler News, Suchanfragen mit Treffer, gelöste Anfragen pro Self-Service-Seite. Ohne diese Kennzahlen bleibt jede spätere Diskussion über "gutes" oder "schlechtes" Intranet eine Geschmacksfrage statt eines belegbaren Ergebnisses – und genau dann landet man wieder bei der Farbe der Startseite.
Formulieren Sie das Zielbild dabei im Präsens und aus der Sicht der Mitarbeiter:innen, nicht als abstrakte Unternehmensvision. Ein Beispiel: "Ich finde in unter 30 Sekunden, wen ich für Thema X ansprechen muss." Das macht Ziele greifbar und überprüfbar, statt sie in Buzzwords zu verstecken.
Klingt simpel, ist es aber selten. Wer setzt den Workshop dafür auf, wer muss am Tisch sitzen, und wie verhindert man, dass das Zielbild trotzdem zur Worthülse wird? Genau an diesem Punkt trennt sich die Theorie von der Praxis.
Das Zielbild ist erst der Anfang
Ein Zielbild ist kein einmaliges Dokument für die Schublade. Es ist der Maßstab, an dem sich später jede Entscheidung messen lässt: Welche Inhalte bekommen Priorität? Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche nice-to-have? Wer ein Intranet ohne dieses Fundament plant, diskutiert am Ende über Farben und Kacheln, während die eigentliche Frage offenbleibt, ob das System überhaupt etwas bewirkt.
Und das Zielbild ist nur der erste von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengefasst haben. Dazu gehören etwa, wie Sie Mitarbeitende von Anfang an einbinden, wie eine Content-Governance aussieht, die nicht nach drei Monaten kollabiert, oder wie Sie Barrierefreiheit von Anfang an mitdenken, statt nachträglich zu reparieren. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem Faktor einen konkreten Praxis-Tipp sowie eine Checkliste, mit der Sie Ihren aktuellen Stand ehrlich bewerten können.
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Versionsverwaltung für die SharePoint-Archivierung
Versionen reduzieren, ohne Compliance zu verletzen
Die Versionierung in SharePoint ist ein zentrales Element moderner Zusammenarbeit. Änderungen an einem Dokument erzeugen regelmäßig neue Versionen. Über die Zeit entstehen dadurch umfangreiche Versionshistorien, die oftmals unbemerkt einen erheblichen Anteil des gesamten SharePoint-Speichers belegen. In vielen Enterprise-Umgebungen übersteigt der Speicherbedarf der Versionshistorie sogar den der aktiven Dateien.
Mit der ShArcs Version-Retention-Funktion lässt sich exakt festlegen, wie viele Dokumentenversionen im Rahmen der Archivierung erhalten bleiben. So wird sichergestellt, dass relevante Historien verfügbar bleiben. Währenddessen werden überflüssige Versionen strukturiert, transparent und compliance-konform entfernt.
Die Herausforderung: Versionswachstum ohne Governance
Microsoft 365 ermöglicht leistungsstarke Dokumentenkollaboration. Ohne klar definierte Aufbewahrungsregeln entstehen jedoch strukturelle Probleme:
- Bibliotheken sammeln hunderte historischer Versionen.
- Der Speicherverbrauch steigt unbemerkt.
- Globale Versionslimits werden pauschal angewendet.
- Manuelle Cleanup-Skripte führen zu Risiken und Inkonsistenzen.
Die Folge sind steigende Speicherkosten und mangelnde Transparenz darüber, welche Versionen tatsächlich benötigt werden. Versionsmanagement darf daher kein nachgelagerter Prozess sein, sondern muss integraler Bestandteil einer durchdachten Archivierungsstrategie werden.
Die Lösung: Kontrollierte Versionsaufbewahrung während der Archivierung
ShArc integriert die Version Retention direkt in den Archivierungsprozess. Anstatt Versionen global oder manuell zu löschen, werden Aufbewahrungsregeln exakt im Moment der Archivierung angewandt – entweder manuell oder über Richtlinien. Die Versionsbehandlung wird dadurch strukturiert, planbar, nachvollziehbar und revisionssicher.
Die Vorteile im Überblick
1. Kontrollierte Speicherreduktion
Ältere Versionen beanspruchen häufig erhebliche Speicherkapazitäten. Mit klar definierten Retention-Regeln werden nur die relevanten Versionen beibehalten. Die Speicheroptimierung erfolgt gezielt und nicht reaktiv.
Administratoren können festlegen:
- alle Versionen behalten
- alle Versionen entfernen
- die letzten X Versionen behalten
2. Compliance-sichere Handhabung
Nicht jede Bibliothek unterliegt denselben regulatorischen Anforderungen. ShArc ermöglicht es, Versionshistorien dort zu erhalten, wo sie erforderlich sind, etwa bei:
- revisionsrelevanter Dokumentation
- ISO-konformen Prozessen
- internen Governance-Vorgaben
Die Retention-Regel wird pro Archivierungsaktion oder Richtlinie definiert, wodurch Compliance gewahrt bleibt und unnötiger Speicheraufwand reduziert wird.
3. Keine pauschalen Löschungen
Globale SharePoint-Versionseinstellungen sind für Enterprise-Umgebungen häufig zu unflexibel. Unterschiedliche Bereiche benötigen unterschiedliche Regelwerke:
- Archivierte Projekträume benötigen häufig nur die finale Version.
- Operative Bereiche erfordern aktuelle Versionshistorien.
- Rechts- oder Compliance-Bibliotheken benötigen vollständige Versionserhaltung.
ShArc ermöglicht eine differenzierte Retention zum Archivierungszeitpunkt, ohne plattformweite Eingriffe.
4. Planbare Ergebnisse
Vor der Ausführung berechnet eine Simulation, wie sich die gewählte Retention-Regel auf den Speicher auswirkt. Unvorhersehbare Ergebnisse oder Schätzungen entfallen.
Funktionsweise der Version-Retention-Funktion
Schritt 1: Retention-Regel definieren
Bei der Archivierung einer Datei oder Bibliothek stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- alle Versionen behalten
- alle Versionen entfernen
- letzte X Versionen behalten
Diese Konfiguration kann angewendet werden bei:
- manueller Archivierung einer bestimmten SharePoint-URL
- richtlinienbasierter, automatisierter Archivierung
Schritt 2: Simulation vor Ausführung
Vor dem Start des Archivierungsprozesses berechnet ShArc die Auswirkungen der gewählten Versionsregel auf den Speicherverbrauch. Dies gewährleistet:
- vollständige Transparenz
- fundierte Entscheidungsgrundlagen
- planbare Resultate
Schritt 3: Kontrollierte Ausführung
Während der Archivierung:
- werden nur Versionen entfernt, die außerhalb der definierten Regel liegen
- bleiben beibehaltene Versionen unverändert erhalten
- bleiben Dateistruktur und Metadaten intakt
Schritt 4: Nahtlose Wiederherstellung
Wenn ein Nutzer eine Datei über die .sharc-Platzhalterdatei in SharePoint wiederherstellt:
- werden alle gemäß Regel behaltenen Versionen automatisch mit der Datei wiederhergestellt
- verhält sich die Versionshistorie wie definiert
Nutzer bleiben produktiv, Administratoren behalten die Governance-Kontrolle.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Enterprise-Speichermanagement erfordert Revisionssicherheit. ShArc bietet:
- sichtbare Versionsregeln in der Richtlinienübersicht
- Fortschrittsanzeigen mit versionsbezogenen Größenangaben
- klare Dokumentation der Speicherwirkung
Versionsbereinigung ist damit kein unsichtbarer Hintergrundprozess mehr, sondern messbar und berichtsfähig.
Warum Version Retention in Enterprise-Umgebungen entscheidend ist
Versionshistorien werden nicht wahllos entfernt. Stattdessen wird Speicheroptimierung strategisch mit Governance-Anforderungen abgestimmt.
Mit strukturierter Version Retention:
- wird Speicher gezielt reduziert
- bleiben Compliance-Vorgaben gewahrt
- erfolgt Cleanup richtlinienbasiert
- sind Ergebnisse nachvollziehbar und planbar
Ohne strukturierte Retention:
- steigen Speicherkosten kontinuierlich
- wird Governance inkonsistent
- erhöht sich das Risiko manueller Eingriffe
- wird Compliance schwer dokumentierbar
Kontrolle über Versionswachstum gewinnen
Versionshistorien sind wertvoll, jedoch nur bei strukturierter Verwaltung. Durch die Integration der Version Retention in den SharePoint-Archivierungsprozess ermöglicht ShArc Unternehmen, Speicherkosten zu reduzieren und gleichzeitig Compliance sowie operative Stabilität sicherzustellen.
Für Organisationen, die das Wachstum ihres SharePoint-Speichers kontrollieren möchten, ohne Governance-Strukturen zu gefährden, ist die Version Retention ein logischer Schritt innerhalb einer nachhaltigen Speicherstrategie.
Die ShArc Features werden im Rahmen einer Demo live vorgestellt: layer2-sharc.com/demo
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60% weniger SharePoint-Speicherkosten, mitten in einer Migration
Wer ist der zufriedene ShArc-Kunde?
Unser Kunde ist die europäische Zentrale eines globalen Konzerns. Mit Sitz in Europa ist die Organisation für Strategie, Betrieb und IT-Governance verantwortlich. Das Unternehmen ist im Bereich industrielle Fertigung und Informationsmanagement aktiv und bietet ein breites Portfolio an Hardware, Software und Dienstleistungen.
Operativer Kontext
Im Rahmen einer übergeordneten Digital-Workplace-Strategie begann das Unternehmen damit, große Datenmengen von On-Premises-Systemen nach SharePoint Online zu migrieren. SharePoint sollte zur zentralen Kollaborationsplattform werden. Daran war die Erwartung geknüpft, eine zuverlässig skalierbare Plattform zu erhalten.
Bereits früh in der Migration wurde deutlich, dass es nicht wie geplant laufen würde. Die zu verschiebende Datenmenge würde den im Microsoft-365-Tenant enthaltenen Speicher deutlich übersteigen. Große Dateien wie Medien- und CAD-Dateien sowie historische Projektdaten mussten weiterhin zugänglich bleiben. Das Löschen von Daten war keine Option. Der regelmäßige Zukauf zusätzlichen SharePoint-Speichers war natürlich keine nachhaltige und langfristige Lösung.
Außerdem wollte das IT-Team vermeiden, neue manuelle Archivierungsprozesse einzuführen. Das Team wollten es zudem vermeiden, Nutzer:innen Daten selbst aktiv verwalten zu lassen – besonders während eines ohnehin komplexen Migrationsprojekts.
Die Herausforderung: Wachstum während der Migration steuern
Da das Volumen der zu migrierenden Daten den im Tenant enthaltenen Speicher überstieg, suchte das Unternehmen eine Lösung. Ihr IT-Team musste die SharePoint-Speicherkosten unter Kontrolle bringen. Es kam nicht in Frage manuelle Archivierungsprozesse einzuführen. Die Art und Weise zu verändern, wie Endnutzer:innen auf ihre Dateien zugreifen und mit ihnen arbeiten, war ebenso keine Option.
Das Unternehmen stand vor einer Herausforderung, die bei vielen großen SharePoint-Migrationen typisch ist: Das Speicherwachstum zu kontrollieren und SharePoint gleichzeitig für Endnutzer:innen nutzbar zu halten. Letzteres am besten, mit gleichbleidenen Workflows.
Bei der Bewertung anderer Ansätze zeigten sich schnell Einschränkungen:
- Manuelle Archivierung erfordert fortlaufenden Aufwand und Abstimmung.
- Die Standard-Archivierungsoptionen von Microsoft schränken den Zugriff der Endnutzer:innen auf archivierte Inhalte ein.
- Nutzergetriebene Bereinigungsprozesse hängen stark vom individuellen Verhalten ab und lassen sich daher nicht zuverlässig skalieren.
Benötigt wurde ein automatisierter Ansatz, der bei SharePoint funktioniert, den Speicher reduziert und während der Migration kein zusätzliches operatives Risiko einführt.
„Wir brauchten ein automatisches System. Manuelle Archivierung oder nutzergetriebene Lösungen kamen für uns nicht infrage. Wenn die Datei archiviert ist, können Nutzer:innen sie einfach anklicken und sie öffnet sich. Sie wird auf die ursprüngliche Weise wiederhergestellt. Das ist großartig.“
M. Stephans | IT Solutions Specialist in der europäischen Zentrale
Der Ansatz
Nach der Bewertung verschiedener Optionen entschied sich das Unternehmen für ShArc: Anstatt Dateien in ein separates Archivsystem zu verschieben, werden selten genutzte Daten identifiziert und anschließend in Azure Blob Storage ausgelagert. In SharePoint verbleiben schlanke Stub-Dateien. Aus Sicht der Endnutzer:innen bleiben die Dateien dort, wo sie erwartet werden. Wenn ein Zugriff erforderlich ist, wird die Datei bei Bedarf durch die Endnutzer:innen mit einem Klick an ihrem ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt.
Das Archivierungsverhalten wird zentral von der IT definiert und läuft automatisch im Hintergrund. So konnte das Unternehmen das Speicherwachstum systematisch adressieren, ohne die Migration zu unterbrechen oder etablierte Nutzer-Workflows zu verändern.
Automatisierung und Skalierbarkeit: ein richtlinienbasierter Ansatz
Angesichts der Größe der Umgebung und der laufenden Migration war mehr als eine einmalige Bereinigung erforderlich. Das Speichermanagement musste kontinuierlich und in großem Maßstab funktionieren.
Um unterschiedliche Datentypen angemessen zu behandeln, implementierte das Unternehmen differenzierte Archivierungsrichtlinien. Einige Richtlinien zielen auf sehr alte Inhalte ab, die seit mehr als 19 Jahren nicht geändert wurden. Andere konzentrieren sich auf ungewöhnlich große Dateien, zum Beispiel Dateien mit mehr als 10 GB. Diese erzeugen während einer Migrationen unverhältnismäßig hohen Speicherdruck. Zusätzlich kombinierte das Unternehmen tenantweite Basisrichtlinien mit spezifischeren Regeln für ausgewählte SharePoint-Sites.
Dieser mehrschichtige Ansatz ermöglichte es dem IT-Team, eine konsistente Speicherstrategie über den gesamten Tenant hinweg anzuwenden. Gleichzeitig konnten die Anforderungen einzelner Abteilungen und Sites mit unterschiedlichen Datencharakteristika berücksichtigt werden.
Sobald diese Richtlinien eingerichtet sind, laufen sie automatisch im Hintergrund und erfordern nur sehr wenig laufenden operativen Aufwand.
„Sobald ShArc eingerichtet ist, läuft es einfach. Man passt von Zeit zu Zeit nur ein paar Zahlen an. Wir sind sehr zufrieden mit dem Tool. Es entspricht genau dem, was wir uns von Anfang an vorgestellt haben.“
T. Paul | Expert IT Client Management in der europäischen Zentrale
Ergebnisse
Durch die Einführung einer automatisierten Archivierung direkt innerhalb SharePoints konnte das Unternehmen seine SharePoint-Speicherkosten um mehr als 60 % senken.
Noch wichtiger für das IT-Team war, dass das Speicherwachstum während der gesamten Migration planbar und beherrschbar wurde. SharePoint-Bibliotheken blieben übersichtlich und nutzbar, während archivierte Daten bei Bedarf weiterhin zugänglich waren. Speicherentscheidungen wurden nicht länger von dringenden Bereinigungsmaßnahmen bestimmt, sondern von klar definierten Richtlinien.
Aus Sicht der Endnutzer:innen änderte sich nichts. Aus Sicht der IT wurde das Speichermanagement zu einem kontrollierten Hintergrundprozess statt zu einer fortlaufenden operativen Belastung.
Nutzer-Akzeptanz: bewusst unsichtbar
Da ShArc direkt in SharePoint arbeitet, verlief die Nutzerakzeptanz überaus positiv. Die meisten Nutzer:innen bemerkten nicht, wenn Dateien archiviert wurden. Wenn ein Zugriff erforderlich war, fühlte sich die Wiederherstellung einer Datei genauso wie der gewohnte Zugriff darauf an und erforderte weder Schulung noch neue Prozesse.
Genau das war das Ziel: Speicherkosten senken, ohne den Supportaufwand zu erhöhen oder zusätzliche Reibung während einer ohnehin anspruchsvollen Migrationsphase zu schaffen.
Fazit
ShArc wurde zu einem grundlegenden Bestandteil der SharePoint-Migration und der langfristigen Speicherstrategie des Unternehmens.
„Ich glaube, ShArc ist die einzige Lösung, die das auf diese Weise kann. Andernfalls müsste man selbst eine Lösung bauen.“
M. Stephans | IT Solutions Specialist in der europäischen Zentrale
Die Erfahrungen unseres Kundens spiegelt eine Situation wider, mit der viele Organisationen bei großen SharePoint-Migrationen konfrontiert sind: Das Datenvolumen wächst schneller als der im Tenant verfügbare Speicher, während Nutzer-Workflows stabil bleiben müssen. Die frühzeitige Auseinandersetzung mit dem Speicherbedarf durch einen richtlinienbasierten, automatisierten Ansatz half dabei, Risiken zu reduzieren und die Migration auf Kurs zu halten.
Bei einem perönlichen Gespräch mit besprechen wir gerne mit Ihnen, wie wir Ihnen helfen und Ihre Speicherkosten senken können: Termin buchen
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Layer2 Cloud Connector stellt ab Juni auf ein einheitliches Subscription-Modell um
Mit dieser Anpassung sollen die Lizenzmodell modernisiert und an die Branchenstandards angepasst werden. Informationen zu der Preisgestaltung findet man unter layer2solutions.com/pricing
Bestehende Lizenzen bleiben weiterhin gültig
Kunden, die bereits eine Layer2 Cloud Connector Professional Lizenz besitzen, können ihre Software weiterhin uneingeschränkt nutzen. Die bestehende Lizenz behält dauerhaft ihre Gültigkeit.
Ohne Umstellung auf das neue Abonnementmodell sind jedoch künftig bestimmte Funktionen eingeschränkt. Dazu gehören insbesondere:
- Der Zugriff auf Software-Upgrades
- Die Möglichkeit zur Lizenzmigration oder zum Lizenzumzug
Wechsel zu einem marktüblichen Lizenzmodell
Die Umstellung erfolgt im Rahmen einer strategischen Weiterentwicklung des Produkt- und Lizenzportfolios.
Mit dem Wechsel auf ein abonnementbasiertes Modell reagiert Layer2 leading solutions auf die steigenden Anforderungen des Marktes und schafft gleichzeitig eine klarere, vereinfachte Produktstruktur.
Das neue Modell ermöglicht:
- Eine vereinfachte Lizenzverwaltung
- Kontinuierliche Produktverbesserungen
- Transparente Preis- und Feature-Strukturen
Die Alternative zu einer Software Assurance ist die Standard Subscription. Die Umstellung erfolgt jeweils zum nächsten Verlängerungszeitpunkt der bestehenden Software Assurance, beginnend ab dem 1. Juni 2026.
Günstige Übergangskonditionen für Bestandskunden
Layer2 bietet betroffenen Kunden einen Rabatt von 30 % im ersten Abonnementjahr.
Nach der Umstellung und noch vor Beginn einer Subscription erhalten Kunden eine Benachrichtigung über den Zahlungsanbieter FastSpring. Diese informiert über:
- Das neue Produkt
- Die aktualisierte Preisstruktur
Falls Kunden der Umstellung nicht zustimmen möchten, kann das Abonnement vor Beginn der nächsten Laufzeit über das FastSpring-Kundenportal verwaltet oder gekündigt werden. Ohne aktive Kündigung wird das Abonnement automatisch zu den kommunizierten Bedingungen fortgeführt.
Zukunftssichere Produktstrategie
Mit dieser Anpassung setzt Layer2 konsequent auf ein zukunftssicheres, flexibles Lizenzmodell, das den kontinuierlichen Ausbau und die Weiterentwicklung des Layer2 Cloud Connector ermöglicht. Weiter Informationen finden online unter layer2solutions.com
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ShArc bringt intelligentes Policy Management für automatisierte SharePoint-Speicherung und Azure-Offloading
Intelligente, hierarchische Richtlinien für präzises Datenmanagement
Das neue Feature unterstützt eine hierarchische Struktur, die sich an der nativen SharePoint-Architektur orientiert. Regeln können auf unterschiedlichen Ebenen erstellt werden: von gesamten Teams über einzelne Sites bis hin zu Subsites oder einzelnen Bibliotheken. Detaillierte Kriterien, wie Dateigröße, Alter oder eine Kombination aus beiden, bilden die Grundlage für die Offload-Entscheidungen. Zudem sorgt ein Smart Override-Mechanismus dafür, dass speziellere Richtlinien allgemeine Regeln automatisch überschreiben.
Flexible Offload-Bedingungen für reale Szenarien
Ergänzend zum Policy-Framework ermöglicht ShArc die Definition maßgeschneiderter Offload-Bedingungen. Administratoren können eine Vielzahl von Filtern verwenden, etwa Dateien, die größer als ein bestimmter Schwellenwert sind oder seit einer festgelegten Zeitspanne nicht mehr verändert wurden. Diese Flexibilität stellt sicher, dass klassische „One-size-fits-all“-Prozesse der Vergangenheit angehören und der Offload-Prozess wirklich zum Geschäftsbedarf passt.
Mehr Kontrolle, weniger Aufwand – Vorteile für IT-Teams und Unternehmen
Mit der Kombination aus automatisierten Policies und feinjustierbaren Offload-Regeln profitieren Unternehmen von:
- Optimierter Speicher- und Kostenstruktur, indem „kalte“ oder selten genutzte Daten konsequent in Azure ausgelagert werden;
- Erhöhter Governance- und Compliance-Sicherheit, da Richtlinien zentral gesteuert und lückenlos dokumentiert sind;
- Entlastung der IT-Abteilungen, die weniger manuelle Cleanup-Tasks durchführen müssen.
Über ShArc
ShArc ist eine moderne Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, SharePoint-Daten intelligent zu verwalten und selten genutzte Inhalte kosteneffizient in Azure Blob Storage auszulagern, ohne die gewohnte Nutzererfahrung zu verändern.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Layer 2 GmbH
Wendenstraße 21 b
20097 Hamburg
Telefon: +49 40 284112 – 10
Telefax: +49 40 284112 – 16
https://www.layer2.de
Online Marketing Managerin
Telefon: +49 40 284112 – 10
E-Mail: pmhuber@layer2.de
Automatisiert statt manuell: ShArc bringt Struktur in das SharePoint-Datenchaos
Statt Dateien mühsam per Hand zu verschieben, lassen sich mit ShArc wiederkehrende Offload-Jobs definieren, die sich nahtlos in den Datenlebenszyklus integrieren. Ob einmalige Bereinigung alter Projektdaten oder kontinuierliches Offloading wachsender Datenbestände: ShArc bietet volle Kontrolle über Zeitpunkt, Umfang und Kriterien der Archivierung.
Die Alternative zu Archivierung, die sich an den Alltag der IT anpasst
Administratoren können Offload-Jobs gezielt planen für:
- einzelne SharePoint-Sites oder Dokumentbibliotheken
- spezifische Ordner, etwa für Teams, Abteilungen oder Projekte
- Dateitypen mit hohem Speicherwachstum wie Medien-, CAD- oder Backup-Dateien
Das Ergebnis: Weniger manueller Aufwand, deutlich geringeres Fehlerrisiko und ein sauberer, nachhaltiger Umgang mit Unternehmensdaten.
Intelligentes Scheduling für maximale Effizienz
Das integrierte Scheduling sorgt dafür, dass Offloads automatisch außerhalb der Hauptnutzungszeiten laufen. Speicher wird damit nicht erst dann verwaltet, wenn es zu spät ist, sondern proaktiv und planbar. Alle geplanten Jobs lassen sich jederzeit über ein übersichtliches Dashboard überwachen, anpassen oder pausieren – ideal, um flexibel auf neue Projektphasen, Teamstrukturen oder Compliance-Anforderungen zu reagieren.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Durch die Automatisierung der Offloading-Pprozesse gewinnen IT-Teams wertvolle Zeit zurück. Gleichzeitig bleibt die SharePoint-Umgebung übersichtlich und zukunftssicher, ohne spürbare Einschränkungen für die Anwender.
Fazit
Das Scheduling-Feature von ShArc ersetzt Archivierung durch skalierbares Offloading. Unternehmen schaffen Ordnung in ihren Daten, senken langfristig Kosten und entlasten ihre IT nachhaltig.
Ihre persönliche Demo
Interessiert, wie automatisiertes Offloading in Ihrer SharePoint-Umgebung aussieht? Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und erleben Sie ShArc in der Praxis.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
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ESPC 2025 Rückblick: Warum eine Live-Demo zum Gesprächsthema der Expo wurde
Doch bei hunderten Sessions, Ständen und Gesprächen wurde eines besonders deutlich: Praxisnahe Lösungen schlagen jede PowerPoint-Präsentation.
Wenn Microsoft-365-Herausforderungen auf Lösungen treffen
Bei der ESPC 2025 ging es nicht um abstrakte Innovationen, sondern um Probleme, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind: rasant wachsende SharePoint-Umgebungen, explodierende Speicherkosten, komplexe Governance-Anforderungen und der permanente Druck, mit begrenzten Ressourcen mehr zu erreichen.
Diese Themen tauchten überall auf: in Vorträgen, in Gesprächen zwischen den Sessions und besonders intensiv auf der Expo-Fläche.
Live auf der Inspire Stage: von Interesse zu konkretem Handeln
Eines der Highlights der Konferenz war eine ShArc Live-Demo von Marco Dalic, Product Owner des Teams rund um das neue Tool zur SharePoint Speicherkostenreduzierung. Auf der Expo Inspire Stage zeigte er, wie Unternehmen mit wenigen Klicks mindestens 50% ihrer Extraspeicherkosten einsparen können. Dadurch gewinnen sie zusätzliche Budgets für andere Projekte.
Statt einfach über SharePoint-Speicheroptimierung zu referieren, zeigte Marco live: wie Unternehmen ihre Kosten deutlich senken, ganz ohne das gewohnte Nutzererlebnis zu verändern. Denn Nutzerinnen und Nutzer können Dateien nach wie vor mit einem Klick aufrufen.
Die Reaktionen ließen nicht lange auf sich warten. Besucherinnen und Besucher blieben stehen, stellten Fragen und kehrten später für vertiefende Gespräche zurück. Die Demo traf einen Nerv. Sie adressierte ein Problem, das viele bisher als „unvermeidlich“ in Microsoft 365 akzeptiert haben.
Mehrfach war zu hören:
- „Wir kämpfen seit Jahren mit dem Datenwachstum in SharePoint.“
- „Uns war nicht klar, dass es Alternativen gibt, die Nutzerinnen und Nutzer nicht beeinträchtigen.“
- „Genau diese Governance-Kontrolle hat uns bisher gefehlt.“
Ein Messestand mit Fokus auf Gesprächen statt Verkauf
Auch auf der Expo-Fläche blieb der Ansatz derselbe: keine Skripte, keine Buzzwords, kein Verkaufsdruck. Expertinnen und Experten, die den ShArc Messestand besuchten, machten aus Gesprächen spontane Deep Dives, Sessions und Live-Demos.
Statt großer Versprechen sahen Besucherinnen und Besucher reale Use Cases, echte Umgebungen und ehrliche Diskussionen darüber, was in modernen Microsoft-365-Setups funktioniert und was nicht. Genau diese Authentizität machte den Unterschied.
Warum die ESPC weiterhin relevant ist
Was die ESPC 2025 besonders gemacht hat, waren natürlich spannende Inhalte, großartige Unternehmen und vor allem die Community.
Es ist eine der wenigen Konferenzen, auf denen Fachleute wirklich miteinander lernen. Herausforderungen werden offen geteilt, Ideen gemeinsam weiterentwickelt und Lösungen aus Erfahrung entwickelt, statt aus Konkurrenzdenken.
Besonders Sessions zu Governance, Automatisierung, Cloud-Architekturen und KI-gestützter Produktivität überzeugten dann, wenn sie Innovation mit konkreter Umsetzung verbanden.
Ausblick: Wirkung über die Konferenz hinaus
Als die ESPC 2025 zu Ende ging, war eines klar: Die Konferenz war ein echter Impulsgeber.
Das ShArc Team von Layer2 leading solutions nahm aus Dublin einiges mit:
- Starke neue Kontakte über Branchen und Regionen hinweg
- Direktes Feedback, das die nächste Generation von Microsoft-365-Lösungen prägen wird
- Ein noch klareres Bild der aktuellen SharePoint-Herausforderungen in der Praxis
Die Gespräche, die auf der ESPC 2025 begonnen haben, werden weiterwirken und beeinflussen bereits jetzt, wie Organisationen zukünftig und mit Microsoft 365 arbeiten.
Eines steht fest: Live-Demos, ehrliche Gespräche und praxisnahe Lösungen bringen die Microsoft-Community wirklich voran.
Buchen Sie jetzt Ihre Demo und erfahren Sie wie auch Sie mit ShArc 50% Ihrer SharePoint-Extraspeicherkosten einsparen können.
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