SharePoint-Archivierung im Vergleich: Microsoft 365 Archive vs. ShArc
Kostenvergleich Microsoft 365 Archive und ShArc
ShArc und Microsoft 365 Archive haben unterschiedliche Kostenmodelle. ShArc wird als Abonnementlizenz pro TB archivierter Daten verkauft, zusätzlich zahlt der Kunde für Azure-Speicher und ggf. benötigte Azure-Infrastruktur. Microsoft 365 Archive ist ein Pay-as-you-go-Dienst mit Kosten basierend auf der Menge der archivierten Daten. Beide Lösungen können die Kosten im Vergleich zum Kauf zusätzlichen SharePoint-Speichers deutlich senken.
ShArc-Preise
Lizenzen werden in 1-TB-Schritten zu 699 € pro TB und Jahr erworben. Dies ist eine feste Jahresgebühr für die Software. Es gibt keine Benutzerlizenzen oder versteckte Gebühren. Die Preisgestaltung basiert ausschließlich auf dem maximal archivierten Volumen. ShArc erhebt keine Gebühren für die Wiederherstellung von Daten zurück nach SharePoint.
Zusätzlich zum ShArc-Abonnement zahlt die Organisation für den Azure Blob Storage, in dem die archivierten Dateien gespeichert werden, sowie für den App Service Plan, um den ShArc-Dienst zu hosten. Selbst mit diesen Zusatzkosten liegen die Gesamtkosten von ShArc 50–60 % unter den entsprechenden Kosten für den Kauf der gleichen Speichermenge bei Microsoft (Office 365 Extra File Storage Add-on).
Mehr Informationen zu den Preisen finden sich online in der ShArc Kostenkalkulation.
Microsoft 365 Archive-Preise
Microsoft berechnet 0,046 € pro GB pro Monat für archivierte Daten. Das entspricht 46 € pro TB pro Monat bzw. etwa 552 € pro TB und Jahr. Das sind etwa 1/4 der Kosten für den Standardspeicher in SharePoint Online, der bei 0,184 € pro GB und Monat bzw. 2.208 € pro TB und Jahr liegt. Diese Archivspeicherkosten werden kontinuierlich gemessen und gelten nur für Daten, die das im SharePoint enthaltene Speicherkontingent überschreiten.
Abgesehen von den Speichergebühren und eventuellen OneDrive-Wiederherstellungskosten fallen keine weiteren Kosten für die Nutzung von Microsoft Archive an. Zusammengefasst: Microsoft 365 Archive folgt einem reinen Verbrauchsmodell. Die kalkulierbaren niedrigen Kosten können im Vergleich zum Kauf von SharePoint-Speicher Einsparungen von rund 75 % bringen und sind daher besonders attraktiv für große Mengen inaktiver Sitesammlungen.
Vergleich von Microsoft 365 Archive mit ShArc, einem SharePoint-Speicheroptimierer
Komplexität, Einrichtung und Benutzererfahrung
ShArc ist eine kundengehostete Lösung, was mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bedeutet, aber auch Einrichtung und Wartung. M365 Archive ist ein schlüsselfertiger Cloud-Dienst, der mit wenigen Klicks aktiviert werden kann, jedoch weniger flexibel im Betrieb ist. Die Benutzererfahrung unterscheidet sich deutlich: ShArc zielt darauf ab, für Endnutzer nahtlos zu funktionieren, während Microsofts Archive eher als Back-End-Kaltspeicher konzipiert ist, mit dem Endnutzer absichtlich nicht interagieren.
Einrichtungsprozess
Die Einrichtung von ShArc umfasst die Bereitstellung der Anwendung in einem Azure-Mandanten. Layer2 stellt Tools und Anleitungen zur Verfügung, um die ShArc-Komponenten zu installieren. Unternehmen müssen ein Azure-Speicherkonto für die archivierten Daten und einen Azure App Service zum Ausführen des ShArc-Dienstes erstellen. Anschließend wird ShArc über eine Admin-Zustimmung (Berechtigung über Microsoft Graph erteilen) mit SharePoint Online verbunden. Diese Einrichtung ist ein einmaliger Aufwand und wird in der Regel von einem IT-Administrator mit Azure- und M365-Admin-Kenntnissen durchgeführt.
Im Gegensatz dazu hat Microsoft 365 Archive eine sehr einfache Aktivierung: Ein Administrator mit den entsprechenden Rollen muss Archive im Microsoft 365 Admin Center aktivieren, was das Verknüpfen eines Azure-Abonnements für die Abrechnung beinhaltet. Es sind keine neuen Server oder Installationen erforderlich. Es handelt sich um einen On-Demand-Dienst, der von Microsoft bereitgestellt wird.
Zusammengefasst: Die Einrichtung von ShArc ist komplexer und praxisorientierter, da Sie Software in Azure einrichten, während die Einrichtung von M365 Archive integriert ist und größtenteils aus Konfiguration ohne benutzerdefinierte Software besteht.
Wartung und Updates
ShArc läuft in der firmeneigenen Umgebung, wo die Azure-Ressourcen überwacht werden müssen und Admins sicherstellen, dass der ShArc-Dienst läuft und richtig skaliert ist. Layer2 veröffentlicht regelmäßig Updates für ShArc mit neuen Funktionen und Fehlerbehebungen. Diese sollten durch den Admin in der Azure-Umgebung eingespielt werden, um das System sicher und effizient zu halten. Der Vorteil: Volle Kontrolle.
Microsoft verwaltet den zugrunde liegenden Speicher, die Haltbarkeit und die Updates der Archivfunktion. Administratoren müssen weiterhin „Policy-Wartung“ betreiben, also entscheiden, welche Sites archiviert werden oder wann Archivierungen stattfinden, aber es gibt keine Infrastruktur, die gepatcht oder betreten werden muss. Die relevanten Admin-Aufgaben sind Teil der normalen SharePoint-Administration.
Kurz gesagt: ShArc erfordert mehr administrativen Aufwand und bietet mehr Flexibilität, während M365 Archive ein „Einrichten und Überwachen“-Dienst mit geringem Administrationsaufwand ist.
Endnutzererlebnis
Hier gibt es große Unterschiede: Mit ShArc arbeiten Endnutzer weiterhin wie gewohnt in SharePoint, Teams oder OneDrive. Eine durch ShArc archivierte Datei bleibt in ihrer ursprünglichen Dokumentbibliothek mit gleichem Namen, Metadaten und Berechtigungen sichtbar. Lediglich ein Symbol oder Hinweis zeigt an, dass sie archiviert ist. Klickt ein Nutzer auf eine archivierte Datei, stellt ShArc sie transparent aus Azure wieder her und öffnet sie.
Im Gegensatz dazu blendet Microsoft 365 Archive archivierte Inhalte für Endnutzer komplett aus. Wird eine SharePoint-Site archiviert, ist sie für Nutzer nicht mehr zugänglich. Sie erscheint nicht mehr in der Site-Übersicht, und bestehende Links funktionieren erst wieder, wenn die Site reaktiviert wurde. Nutzer können auch nicht nach Dateien aus einer archivierten Site suchen. Nur Compliance-Administratoren können darauf zugreifen. Braucht ein Endnutzer doch eine Datei aus einer archivierten Site, muss ein Admin die gesamte Site reaktivieren. Das macht Microsofts Lösung vor allem für Daten geeignet, auf die Nutzer tatsächlich nicht mehr zugreifen.
Viele Organisationen steuern dies, indem sie klare Archivierungskriterien festlegen, z. B. eine Website erst zu archivieren, wenn sie mindestens sechs Monate vollständig inaktiv war und dies mit dem Eigentümer bestätigt wurde. Dennoch ist es eine wichtige Überlegung, dass alle mit M365 Archive archivierten Daten für Benutzer de facto vollständig offline sind.
Vergleich der Benutzererfahrung von Microsoft 365 Archive und ShArc Archivierungsoptionen und Wiederherstellungsfunktionen
Neben Kosten und Einrichtung ist es entscheidend zu vergleichen, was jede Lösung tatsächlich mit den Daten macht, wie sie archiviert, aufbewahrt und wiederhergestellt werden. ShArc und Microsoft 365 Archive verfolgen dabei sehr unterschiedliche Ansätze.
Granularität der Archivierung
ShArc bietet eine feingranulare Archivierung auf Dateiebene. Es arbeitet innerhalb von SharePoint-Websites, indem es Elemente wie Dokumente identifiziert, die bestimmten Kriterien entsprechen, und diese einzeln auslagert. Die Regeln zum Offload der Dateien können etwa auf bestimmte Bibliotheken oder Websites angewendet werden. Sites können zudem komplett von der Archivierung ausgeschlossen werden. Der entscheidende Punkt ist, dass aktive Seiten aktiv bleiben und nur Inhalte ausgelagert werden. Dadurch entsteht ein „lebendes Archiv“: Eine SharePoint-Website kann kontinuierlich ältere Inhalte über ShArc auslagern, während neue Inhalte hinzukommen, sodass die Websitegröße im Rahmen bleibt, ohne dass der Benutzerzugriff gesperrt wird.
Microsoft 365 Archive funktioniert ausschließlich auf Seiten-Ebene. Diese wird komplett zur Archivierung ausgewählt, und der gesamte Inhalt (Dokumente, Listen, Seiten usw.) wird gemeinsam in das Archiv verschoben. Es ist nicht möglich, bestimmte Dateien oder nur teilweise zu archivieren. In der Praxis wird Microsofts Archive daher häufig für alte und abgeschlossene Projekte genutzt. Es ist nicht für die laufende Ausdünnung gedacht, sondern eher für die vollständige Auslagerung nicht mehr benötigter Daten.
Hinweis: Microsoft plant laut Roadmap, die Unterstützung für granulare Archivierung auf Dateiebene ab Juli 2026 einzuführen (letzter Stand: 25. August).
Versionen-Verwaltung
Viele Versionen von Dokumenten sind eine Hauptursache für hohen Speicherverbrauch. ShArc löscht diese früheren Versionen dauerhaft während des Archivierungsprozesses, was zusätzlichen Speicherplatz freigibt, ohne Zusatzkosten.
Hinweis: Eine Funktion zum Archivieren und Wiederherstellen von Versionen ist laut Roadmap für die zweite Jahreshälfte 2025 geplant.
Microsoft 365 Archive beeinflusst Versionen nicht. Diese werden zusammen mit dem gesamten Websiteinhalt archiviert und wiederhergestellt.
Wiederherstellung archivierter Daten
ShArc ermöglicht eine granulare, bedarfsgesteuerte Wiederherstellung einzelner Elemente. Wenn ein Benutzer oder Administrator eine bestimmte archivierte Datei benötigt, kann er deren Wiederherstellung auslösen, ohne alles andere zurückzuholen. Nutzer klicken einfach auf die Datei in SharePoint, und ShArc stellt sie im Hintergrund wieder her. Alternativ kann ein Administrator über die ShArc-Oberfläche eine Sammlung von Dateien, eine gesamte Bibliothek oder bei Bedarf sogar eine komplette Website wiederherstellen. Da ShArc keine Gebühren für Wiederherstellungsvorgänge erhebt und die Platzhalter erhalten bleiben, ist es problemlos möglich, Inhalte nach Bedarf wiederherzustellen und erneut zu archivieren, mit minimalem Aufwand und vernachlässigbaren Azure-Datenübertragungskosten.
Microsoft 365 Archive erfordert die Wiederherstellung der gesamten Website, um auf deren Inhalte zuzugreifen. Es gibt keine Möglichkeit, nur eine einzelne Datei oder einen Ordner aus einer archivierten Site wiederherzustellen. Sie muss komplett reaktiviert werden. Die Wiederherstellung erfolgt durch einen Administrator im SharePoint Admin Center oder per PowerShell, und es muss genügend freies Speicherkontingent vorhanden sein. Laut Microsoft kann die Reaktivierung bis zu 24 Stunden dauern. Nach erfolgreicher Wiederherstellung verhindert Microsoft derzeit, dass dieselben Inhalte unmittelbar nach der Reaktivierung erneut archiviert werden. Eine erneute Archivierung ist frühestens nach vier Monaten möglich, um ein ständiges Hin- und Herschalten zu vermeiden.
Entscheidungsfaktoren
- Granularität der Archivierung: Müssen Sie einzelne Dateien oder Teilmengen von Inhalten archivieren, während der Rest einer Website aktiv bleibt? Falls ja, ist ShArc aufgrund seiner Dateiebene-Archivierung dafür optimal. Wenn Sie nur ganze Websites archivieren, sobald diese nicht mehr benötigt werden, könnte Microsofts Lösung ausreichen.
- Endnutzerzugriff: Wie wichtig ist es, dass Endnutzer archivierte Inhalte weiterhin sehen oder selbst abrufen können? ShArc ermöglicht dies ohne Admin-Eingriff. Microsoft 365 Archive blendet Inhalte für Nutzer aus, bis ein Administrator sie wiederherstellt.
- Compliance und Aufbewahrung: Befinden Sie sich in einer streng regulierten Umgebung mit hohen Anforderungen an Aufbewahrung und Audit? Microsoft 365 Archive integriert sich nahtlos in Purview-Compliance. Bei ShArc müssen Sie die Compliance für archivierte Blobs selbst verwalten.
- Kostenstruktur: Bevorzugen Sie vorhersehbare Festkosten pro Jahr oder ein reines nutzungsbasiertes Modell? ShArc bietet feste Jahreskosten pro TB, ideal für planbare Budgets. Microsofts Archiv skaliert exakt mit Datenmenge und Dauer.
- Häufigkeit der Wiederherstellung: Wenn Sie häufig einzelne archivierte Dateien abrufen müssen, ist ShArc effizienter und kostenlos in der Wiederherstellung. Bei „write once, read almost never“-Szenarien genügt Microsofts Ansatz.
- Strategische Ausrichtung: Bevorzugen Sie Microsoft-native Lösungen oder spezialisierte Drittanbieter-Tools? Microsoft punktet mit Integration und Roadmap-Anbindung, ShArc mit Flexibilität und Nischenfokus.
Fazit
Beide Lösungen senken SharePoint-Speicherkosten effektiv, bedienen aber unterschiedliche Einsatzszenarien:
- ShArc – das „dynamische Archiv“ für kontinuierlich gepflegte aktive Websites mit Endnutzerzugriff.
- Microsoft 365 Archive – das „Kaltarchiv“ für abgeschlossene Inhalte mit maximaler Compliance-Integration und ohne Endnutzerinteraktion.
Manche Unternehmen kombinieren beide Ansätze: ShArc für aktive Kollaborationsumgebungen und Microsoft 365 Archive für abgeschlossene Websites.
Zur umgehenden Optimierung des SharePoint Speichers kann auch der SharePoint Storage Guide zu Rate gezogen werden. Mit praktischen Checklisten und Case Studies verdeutlicht er, wie man seine SharePoint Umgebung unmittelbar verbessern und Speicherbedarf senken kann: SharePoint Storage Guide
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Warum der SharePoint-Speicher zur Kostenfalle wird und was IT-Teams dagegen machen können
Dieser Artikel deckt die versteckten Fallen im Microsoft-Speichermodell auf: Warum größere Unternehmen benachteiligt werden, wie Kollaborationsverhalten die Speicherquoten belastet und welche konkreten Schritte IT-Verantwortliche jetzt gehen können, bevor das Budget implodiert. Spoiler: Es geht nicht darum, Daten zu löschen, sondern sie intelligent zu managen.
Unseren vollständigen Guide zur SharePoint-Speicheroptimierung können Sie hier herunterladen.
Die Speicherfalle: Warum Microsofts Modell nicht skaliert
Microsofts Speicherzuweisung wirkt zunächst einfach: Jeder M365-Mandant erhält 1 TB Grundspeicher plus 10 GB für jede lizensierte Nutzerin bzw. jeden Nutzer. Für kleine Unternehmen funktioniert das oft gut: 50 User bedeuten z. B. 2,5 TB Gesamtvolumen, also ca. 30 GB pro Person. Doch mit wachsender User-Zahl sinkt der Speicher pro Kopf rapide.
Ein Unternehmen mit 800 Nutzern? Erhält 9 TB Gesamtspeicher, das sind nur 11,25 GB pro Person, weniger als die Hälfte im Vergleich zur 50-Personen-Organisation.
Zwar erhält jeder Nutzer 1 TB OneDrive-Speicher, dieser steht jedoch ausschließlich der jeweiligen Person zur Verfügung. Er kann nicht für gemeinsame Inhalte wie Teamsites oder Projektordner genutzt werden. OneDrive ist technisch gesehen zwar SharePoint, agiert aber abgeschottet.
Auf den ersten Blick scheint also genug Speicher vorhanden. In der Praxis stoßen IT-Teams aber schnell an ihre Grenzen und die Ursachen dafür sind meist unsichtbar, aber systematisch.
Die stillen Kostenfresser: Versionierung, ROT-Daten und Cloud-Ignoranz
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verfügt über 2.250 Microsoft 365 E3-Lizenzen. Ihre Gesamt-Speicherquote berechnet sich wie folgt:
1 TB (Basisspeicher) + (2.250 x 10 GB) = 23,5 TB Gesamtvolumen
Das ist Ihre SharePoint Online-Kapazität, inklusive Teams-Dateispeicher. Als Faustregel gilt: Pro 100 Lizenzen gibt’s 1 TB zusätzlichen Speicher. Wichtig: Es zählen aktive Lizenzen im M365-Tenant. Sie müssen nicht explizit Nutzern zugewiesen sein.
Wichtig zu wissen: Nicht alle Lizenztypen enthalten die +10 GB. Lizenzen ohne SharePoint (z. B. Visio) oder F1-Pläne zählen nicht dazu. Alle M365-Suites (Business Basic, Standard, Premium; Office 365 E1/E3/E5; M365 E3/E5), SharePoint Online Plan 1 & 2 sowie Teams beinhalten hingegen die 10 GB-Zuteilung.
Kostenfresser sind vor allem:
- Versions-Chaos
Jede Bearbeitung einer Datei in SharePoint oder Teams erzeugt eine neue Version. Bis zu 500 Versionen pro Datei sind möglich, praktisch für Kollaboration, katastrophal für den Speicher. Schätzungen zufolge belegen Versionshistorien bis zu 30 % des Speichers aktiver Projekte. User lieben’s, Ihr Budget nicht. - “Lift and Shift” ohne Filter
Viele Migrationen in die Cloud laufen nach dem Prinzip “alles mitnehmen”. Alte Ordner, inaktive Projekte, ungenutzte Daten – alles wird kopiert. Laut Gartner und NetApp wurden 60-80 % der Daten in der Cloud seit über einem Jahr nicht mehr geöffnet. - ROT-Daten & Unordnung
Redundante, veraltete und triviale Daten (ROT) machen oft über 30 % der Gesamtmenge aus. Doch weniger als 20 % der Unternehmen haben eine Klassifizierungsstrategie. Mit einem jährlichen Datenwachstum von 25–30 % wird aus dem Cloud-Speicher schnell eine digitale Müllhalde. - Duplikate und Versionswirrwarr
Anhänge in E-Mails, doppelte Ordner in Teams, Sicherungskopien „für alle Fälle“. All das führt zu unnötiger Datenmenge. Schätzungen gehen von 20–30 % redundanter Dateien in Unternehmen aus. - Fehlende Zuständigkeiten
Ohne klare Regeln für Aufbewahrung und Löschung bleibt alles liegen. Und selbst gelöschte Dateien im SharePoint-Papierkorb zählen weiter zum genutzten Speicher. Laut IDC gelten 70 % aller Dateien nach nur 90 Tagen bereits als inaktiv. - Kein Bewusstsein für Kostentreiber
Das eigentliche Problem: Die Kosten skalieren stillschweigend. Viele Unternehmen merken zu spät, dass ihr Speicherbudget jährlich um über 40 % steigt, insbesondere, wenn die Standardquote überschritten wird. Und es gibt kein zentrales Dashboard, das die Ursachen transparent darstellt.
Die wahren Kosten des Nichtstuns
Neben explodierenden Budgets bringt unkontrolliertes Wachstum auch technische und organisatorische Risiken:
- Performance-Probleme: Microsoft dokumentiert es nicht offiziell, aber viele Admins berichten von langsamen Ladezeiten, OneDrive-Sync-Problemen und SharePoint-Seiten im Read-Only-Modus.
- Compliance-Risiken: Je unstrukturierter die Daten, desto schwieriger die Auditierbarkeit und Sicherheit.
- Shadow-IT: Wenn SharePoint unbrauchbar wird, weichen Fachbereiche auf Dropbox, Google Drive oder USB-Sticks aus.
- Überlastete IT: Speicheranfragen, Wiederherstellungen und Performance-Optimierung binden Ressourcen, die anderweitig dringend gebraucht würden.
Es geht auch smarter: Daten-Offloading mit ShArc
Statt immer mehr Speicher zuzukaufen, setzen fortschrittliche IT-Teams auf automatisierte Auslagerungslösungen. Eine davon ist ShArc: ein Tool, das SharePoint mit günstigem Azure Blob Storage verbindet, ohne Kompromisse für die Nutzererfahrung.
So funktioniert Offloading
- Regelbasierte Auslagerung: Admins definieren, welche Dateien wann ausgelagert werden, z. B. nach Dateigröße, letztem Zugriff oder Metadaten.
- Stub-Dateien in SharePoint: Die Originaldateien werden ersetzt durch .sharc-Dateien, die den Zugriff per Klick ermöglichen. Kein Kontextverlust, keine toten Links.
- Sofortiger Zugriff: Nutzer klicken einfach auf die Datei und sie wird bei Bedarf aus Azure geladen, ganz ohne IT-Hilfe.
- Kostenvorteil extrem: 100 TB Daten kosten bei SharePoint ca. 192.000 USD/Jahr, bei Azure Blob Storage nur 1.188 bis 21.600 USD/Jahr.
Praxisbeispiel: 3.000 USD Ersparnis pro Monat
Ein mittelständisches Unternehmen hat ShArc eingeführt und über 50 % seiner veralteten SharePoint-Daten in Azure ausgelagert. Die Mitarbeitenden arbeiteten wie gewohnt weiter, ohne Unterbrechung. Das Ergebnis? 3.000 USD Ersparnis pro Monat und deutlich mehr Kontrolle über die Speicherlandschaft.
Offloading vs. klassische Archivierung
Im Vergleich zu klassischen Archivlösungen bietet das Offloading-Modell, wie mit ShArc, klare Vorteile:
- Voll in SharePoint integriert
- Regelbasiert & automatisiert
- Arbeiten ohne Systembruch
- Datenzugriff mit einem Klick
- Compliance im M365-Kontext
- Kein Restore über die IT nötig
Fazit
SharePoint-Speicher wird zur Kostenfalle, wenn kein Plan dahintersteht. Mit Offloading-Tools wie ShArc können Unternehmen Speicher optimieren, Nutzer entlasten und Budget sparen, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren.
Jetzt den vollständigen Guide herunterladen, um sofort Speicher zu sparen: layer2-sharc.com/reduce-storage-guide
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Warum die Berechnung des Microsoft 365 Tenant-Speichers entscheidend ist
In diesem Artikel erklären wir, wie der Speicher in Microsoft 365 zugewiesen wird, wie man den eigenen Verbrauch überprüft, welche Faktoren die Quoten beeinflussen und wie man den Tenant-Speicher effektiv verwaltet, um innerhalb der Limits zu bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen M365-Speicher und SharePoint-Speicher?
Es gibt keinen Unterschied. Die Begriffe werden synonym verwendet. Auch Dateien, die in Teams gespeichert werden, landen in einer SharePoint Online-Site-Sammlung und zählen zu dem Speicher.
Standardberechnung des Microsoft 365 Tenant-Speichers
Jeder Microsoft 365 Tenant startet mit einer Standard-SharePoint Online-Speicherquote von 1 Terabyte (TB) pro Organisation. Darüber hinaus fügt Microsoft für jede berechtigte Lizenz 10 GB zusätzlichen Speicher hinzu.
Beispielberechnung
Angenommen, Ihre Organisation hat 2.250 Microsoft 365 E3-Lizenzen. Ihre Gesamtspeicherquote wäre:
1 TB (Basis-Speicher) + (2.250 x 10 GB) = 1 TB + 22,5 TB = 23,5 TB
Das bedeutet, dass Ihnen Microsoft 23,5 TB für SharePoint Online zur Verfügung stellt, einschließlich des Teams-Dateispeichers. Eine gute Faustregel: 100 Lizenzen liefern zusätzlich 1 TB Speicher.
Wichtig zu wissen: Nicht alle Lizenzen profitieren von den zusätzlichen 10 GB. Lizenzen, die kein SharePoint umfassen (z. B. Visio oder F1-Lizenzen), bieten auch keinen zusätzlichen Speicher. Alle Microsoft 365-Suiten (M365 Business Basic, Standard und Premium, Office 365 E1/E3/E5, M365 E3/E5) sowie SharePoint Online-Pläne 1 und 2 und Teams gewähren 10 GB pro Lizenz.
Speicherberechnung für Bildungseinrichtungen (EDU-Tenants)
Für Bildungseinrichtungen, die mehr als 50 % EDU-Lizenzen zugewiesen haben, gilt ein anderes Berechnungsmodell. In diesem Fall wird das Standardmodell durch ein „Pool-Modell“ ersetzt, das für alle Dienste (SharePoint, Teams, Exchange und OneDrive) eine gemeinsame Speicherressource bereitstellt. Dieser Pool startet mit 100 TB und kann je nach Anzahl und Art der zugewiesenen EDU-Lizenzen erweitert werden. Dieses Modell soll die Verwaltung erleichtern und besser auf die Anforderungen akademischer Arbeitslasten eingehen, die oft große Datensätze, geteilte Ressourcen und kollaborative Inhaltserstellung beinhalten.
Unterschiede für Non-Profit-Organisationen
Für Non-Profit-Organisationen gilt grundsätzlich das gleiche Berechnungsmodell wie für Unternehmen. Eine Ausnahme stellt jedoch die Nutzung von „Volunteer-Use-Lizenzen“ dar. Diese gewähren keinen zusätzlichen Speicher. Nur bezahlte Lizenzen bieten den zusätzlichen 10 GB Speicher. Dies stellt eine erhebliche finanzielle Herausforderung dar, insbesondere für große Non-Profit-Organisationen mit Tausenden von Nutzern in verschiedenen Ländern, die ihre Lizenzierung und Speicherplanung entsprechend optimieren müssen.
Wie viel Speicher ist in meinem Tenant verfügbar und wie viel wird aktuell genutzt?
Um zu sehen, wie viel Speicher Ihr Microsoft 365 Tenant zur Verfügung hat und wie viel davon derzeit genutzt wird, müssen Sie das Microsoft 365 Admin Center aufrufen. Nach dem Einloggen navigieren Sie zum Menü „Reports“ und gehen zu „Usage“. Dort finden Sie den Abschnitt „SharePoint“, der eine Übersicht über den verbrauchten Speicher bietet. Klicken Sie auf den Tab „Storage“, um eine detaillierte Aufschlüsselung der verfügbaren und genutzten Speichermengen sowie etwaiger Trends im Zeitverlauf zu sehen.
Weiter Informationen finden Sie in unserem ShArc Magazine: layer2-sharc.com/magazine/microsoft-365-tenant-storage-calculation
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Layer2 veröffentlicht die ShArc-Dokumentation für Anwender und IT-Teams
Die neue Dokumentation bietet einen detaillierten und praxisnahen Einstieg in die Einrichtung und Nutzung von ShArc: Schritt für Schritt, verständlich und direkt anwendbar.
Ein weiterer Meilenstein nach erfolgreichem Beta-Test
Nach den erfolgreichen Tests von ShArc im Jahr 2025 und der Veröffentlichung des kompakten Demovideos ist die Online-Dokumentation ein weiterer wichtiger Meilenstein in der Produktkommunikation. Sie beantwortet zentrale Fragen, die während einer technischen Prüfung, eines Proof-of-Concepts oder bei der Implementierung auftreten und macht die Lösung damit noch einfacher zugänglich.
Was die ShArc-Dokumentation bietet
Die Dokumentation ist modular aufgebaut und eignet sich sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Systemverantwortliche. Sie umfasst unter anderem:
Einrichtung & Konfiguration:
- Voraussetzungen, Systemarchitektur, Benutzerrechte
- Verbindung von SharePoint Online mit Azure Blob Storage
- Container-Einrichtung und API-Konfiguration
Funktionale Anleitung:
- Erstellung und Verwaltung von Offloading-Regeln
- Filter nach Dateiaktivität oder Größe
- Planung von Offloading-Prozessen
Dateizugriff & Onloading:
- Verhalten der Stub-Dateien in SharePoint/Teams
- Dateiabruf durch Endnutzer per One-Click
- Unterschiede zwischen offloaded, aktiven und erneut geladenen Dateien
Dashboard & Reporting:
- Speicherentwicklung visuell nachvollziehen
- Logfiles und Nachvollziehbarkeit der Archivierung
- Reduzierung der Versionen (Reduktion von 500 auf 1)
Sicherheit & Compliance:
- Hosting im eigenen Azure Tenant
- Authentifizierung
- Einhaltung von Datenschutz- und Zugriffsrichtlinien
Ideal für Projekte, Proof-of-Concepts und Betrieb
Die neue Dokumentation richtet sich an Admins in der Einführungsphase sowie an Partnerunternehmen, IT-Dienstleister und Entscheider, die ShArc im Rahmen eines Proof-of-Concepts bewerten. Dabei dient sie als technisches Nachschlagewerk ebenso wie als Entscheidungsgrundlage für Rollout und Betrieb im Produktivsystem.
ShArc in Kürze
ShArc ermöglicht es, selten genutzte Dateien aus SharePoint Online automatisch in Azure Blob Storage auszulagern, ohne das Nutzererlebnis zu beeinträchtigen.
Die Vorteile:
- Mindestens 50 % geringere Speicherkosten im Vergleich zum SharePoint Online-Speicher
- Nahtlose Integration und gleichbleibende Erfahrung für Endnutzer:innen
- Sichere Speicherung im Microsoft-eigenen Cloud-Umfeld
- Intuitive Verwaltung für IT-Teams dank regelbasiertem Offloading
- Zugriff auf ausgelagerte Daten mit nur 1-Klick
Zur Dokumentation: layer2-sharc.com/documentation
Persönliche Demo anfragen: layer2-sharc.com/demo
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Neuer Praxis-Guide zeigt: So senken Unternehmen ihre SharePoint-Speicherkosten um bis zu 50 %
Der kostenfreie Guide wurde speziell für Personen entwickelt, die sich mit wachsendem Datenvolumen, unstrukturiertem Speicher und ineffizienten Archivierungsprozessen in Microsoft 365 konfrontiert sehen. Er bietet eine fundierte Analyse der Ursachen wie auch einen umsetzbaren Fahrplan zur Entlastung von SharePoint, ohne Nutzereinschränkungen oder Compliance-Risiken.
Datenflut in Microsoft 365: ein unterschätzter Kostenfaktor
Der Guide beleuchtet eingangs die typischen Ursachen für die Speicherproblematik in Microsoft 365: automatisierte Versionierung, unkontrollierte Dateiablagen, doppelte Datenbestände und fehlende Verantwortlichkeiten führen zu sogenanntem „Datenmüll“. Bis zu 80 % aller Dateien in Unternehmen sollen seit über einem Jahr nicht mehr geöffnet worden sein. Diese Dateien blockieren teuren Speicherplatz, verlangsamen Systeme und erschweren Audits.
Für viele IT-Abteilungen stellt sich die Frage: Kaufen wir zusätzlichen Speicher? Oder schaffen wir strukturelle Abhilfe?
Die Antwort: smartes Offloading statt klassischem Archivieren
Statt auf traditionelle Archivierung zu setzen, plädiert der Guide für sogenanntes Offloading: Selten genutzte („kalte“) Daten werden automatisch in kostengünstigen Azure-Speicher ausgelagert, während in SharePoint sämtliche Metadaten, Rechte und Links erhalten bleiben. Für die Nutzer bleibt alles wie gewohnt, die Datei ist mit einem Klick wieder abrufbar.
Der Clou: Diese Methode kann SharePoint-Kosten dauerhaft um bis zu 50 % senken und zwar bei voller Kontrolle und ohne Sicherheitslücken.
Darüber hinaus bietet der Guide zahlreiche Tipps, um den Speicher direkt zu entlasten. Auch ohne den Einsatz neuer Tools, dafür aber mit effektiven Schritten. Die Inhalte des Guides sind:
- detaillierte Problemanalyse, warum SharePoint immer voller wird
- Vergleich der Speicheroptionen
- Berechnung zum Kosten sparen statt nur verschieben
- Schritt-für-Schritt-Anleitung, vom Daten-Audit bis zur Automatisierung
- Best Practice & Checkliste, die für IT-Admins sofort umsetzbar sind
- Fallstudie aus der Praxis
Besonders hilfreich: Der Guide enthält direkt nutzbare PowerShell-Skripte, einen 10-Punkte-Plan für Admins und Tipps zur Einbindung in bestehende Lifecycle-Strategien.
Wer den Guide lesen sollte
Der Guide richtet sich insbesondere an:
- IT-Administratoren, die mit begrenzten Ressourcen maximalen Impact erzielen müssen
- IT-Manager & CIOs, die strategisch Kosten senken und zukunftsfähige Strukturen schaffen wollen
- Compliance Officer, die gesetzeskonforme Datenhaltung sicherstellen wollen
Datenstrategie statt Speicherchaos
Mit wachsender Datenmenge steigt auch der Druck auf Unternehmen, ihre Speicherstrategien zu überdenken. Der neue Guide bietet genau dafür eine fundierte, praxisnahe Orientierungshilfe. Mehr dazu unter: layer2-sharc.com/magazine/guide-to-reduce-storage-costs
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Layer2 leading solutions veröffentlicht kompaktes Demovideo zur neuen SharePoint-Speicherlösung ShArc
Ein kurzer Blick in eine große Lösung
Das veröffentlichte Demovideo erklärt in knapp einer Minute anschaulich und mit Untertiteln, wie Unternehmen mit ShArc ihre Speicherstruktur optimieren können. Gezeigt wird, wie IT-Admins Offload-Regeln festlegen, Daten automatisch aus SharePoint nach Azure laden und Nutzer weiterhin wie gewohnt über SharePoint, OneDrive oder Microsoft Teams auf alle Informationen zugreifen können.
So soll Interessentinnen und Interessenten ein möglichst schneller und verständlicher Einblick gegeben werden, wie ShArc funktioniert und was es leistet. Gerade für IT-Admins, die viele Lösungen vergleichen müssen, zählt der erste Eindruck. Das Video zeigt ganz klar: Mit ShArc kann man innerhalb von Minuten starten und sofort Speicher sparen. Währenddessen bleibt für die Endnutzerinnen und Endnutzer alles wie gewohnt.
ShArc kurz erklärt: SharePoint-Speicher und -Archivierung neu gedacht
Mit dem anhaltenden Trend zu digitalen Arbeitsplätzen wächst das Datenvolumen in SharePoint-Umgebungen rapide. Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, Speicherplatz effizient zu verwalten, ohne laufende Prozesse zu stören oder zusätzliche Lizenzkosten zu erzeugen. Genau hier setzt ShArc an: Die Lösung lagert selten genutzte Dateien aus SharePoint Online automatisiert oder manuell (ganz nach Bedarf) in den deutlich günstigeren Azure Blob Storage. Für Endnutzerinnen und Endnutzer ändert sich nichts, denn die Dateien bleiben über SharePoint, OneDrive und Teams abrufbar. Technisch gesehen ersetzt ShArc die Originaldatei durch eine sogenannte Stub-Datei, die beim Anklicken automatisch den Abruf aus Azure startet. Dieser Vorgang läuft transparent im Hintergrund ab.
Ein kurzer Film für große Einsichten
Das 1-minütige Video verdeutlicht:
- wie schnell definiert werden kann, welche Dateien ausgelagert werden sollen (z.?B. nach „letztem Zugriff“ oder "Dateigröße")
- wie das Offloading funktioniert
- wie Nutzerinnen und Nutzer mit nur einem Klick auf ausgelagerte Dateien zugreifen können
Unterlegt mit Untertiteln ist das Video ideal für den schnellen Einsatz im Büroalltag, in Besprechungen oder als Informationsmaterial. Es eignet sich sowohl für IT-Fachleute, CIOs, SharePoint-Admins als auch für die Unternehmensleitungen, die Speicherbudget und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen im Blick behalten möchten.
Kosten sparen ohne Umgewöhnung
Der wohl wichtigste Vorteil von ShArc ist die massive Reduktion der Speicherkosten bei gleichbleibender Funktionalität. Während SharePoint Online für 15?TB rund 34.200 € pro Jahr kostet, fallen bei ShArc, inklusive Serverkosten und Azure Blob Storage, gerade mal 14.752 € an. Das entspricht einem Einsparpotenzial von über 50?%.
Dabei müssen Unternehmen keine Kompromisse bei Sicherheit oder Benutzererfahrung eingehen:
- Sicherheit: Alle Daten bleiben in der eigenen Microsoft-Umgebung.
- Compliance: ShArc nutzt APIs wie Graph für höchste Sicherheit.
- Produktivität: Nutzer greifen weiterhin über gewohnte Oberflächen auf alle Daten zu.
- Verfügbarkeit: Die Lösung lässt sich innerhalb weniger Minuten einrichten.
Persönliche Demos weiterhin möglich
Trotz des neuen Videomaterials bleibt Layer2 seiner Linie treu: Die persönliche Beratung und maßgeschneiderte Produktvorführung sind weiterhin fester Bestandteil der Vertriebsstrategie. Interessenten können jederzeit individuelle Demo-Termine buchen, bei denen konkrete Anwendungsfälle und technische Fragen im Detail besprochen werden.
Das Video ist eine perfekte erste Orientierung, ersetzt aber nicht das persönliche Gespräch. Gerade bei komplexeren IT-Strukturen oder individuellen Anforderungen ist es dem Layer2-Team wichtig, gemeinsam mit den Kunden die passende Konfiguration zu finden.
Entwicklung mit echten Kundenbedürfnissen im Blick
ShArc wurde im Laufe eines intensiven Beta-Programms mit realen Kunden weiterentwickelt. Einige ausgewählte Unternehmen haben die Lösung getestet und das Feedback war durchweg positiv. Besonders hervorgehoben wurden:
- die intuitive Benutzeroberfläche
- die einfache Integration in bestehende Systeme
- die flexible Regelgestaltung für das Offloading
- und die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Prozesse
- die gleichbleibende Nutzererfahrung
- die hohe Kostenersparnis
Roadmap: ShArc wird ständig weiterentwickelt
Layer2 verfolgt eine klare Roadmap für ShArc. In den kommenden Monaten sind weitere Features geplant, wie etwa weitere Analysewerkzeuge zur Erkennung unnötiger Daten und weitere Regeln für den Offloading-Prozess. Damit positioniert sich ShArc als langfristige, zukunftssichere Plattform für intelligentes Datenmanagement in Microsoft 365.
Einfacher Einstieg, langfristiger Nutzen
Mit dem neuen Demo-Video senkt Layer2 die Einstiegshürde für Unternehmen deutlich: Innerhalb einer Minute erhalten Interessierte einen klaren Eindruck, wie einfach sich Speicherprobleme lösen lassen. Ohne teure Upgrades, komplexe Schulungen oder Änderungen am Nutzerverhalten. Gleichzeitig soll mit dem anhaltenden Angebot persönlicher Demos verdeutlicht werden, dass die Kombination aus Technologie und persönlicher Beratung weiterhin entscheidend bleibt, um maßgeschneiderte Lösungen zu schaffen.
Zur Demo-Anmeldung: layer2-sharc.com/demo
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Layer 2 GmbH
Wendenstraße 21 b
20097 Hamburg
Telefon: +49 40 284112 – 10
Telefax: +49 40 284112 – 16
https://www.layer2.de
Online Marketing Managerin
E-Mail: marketing@layer2solutions.com
ShArc von Layer2 leading solutions begeistert auf der ECS 2025
„Wir haben den Stand gesehen und mussten einfach vorbeikommen.“ Eine der meistgehörten Aussagen am Stand, die zeigt: der Auftritt war nicht zu übersehen.
An den zwei aktiven Messetagen vernetzte sich das Team mit zahlreichen neuen Kontakten, führte teils 3 bis 4 Live-Demos parallel durch und erhielt durchweg positives Feedback: ShArc trifft einen akuten Bedarf. Das Tool bietet eine einfache, kosteneffiziente Alternative zur Datenarchivierung und kann nahtlos in bestehende Microsoft-365-Umgebungen integriert werden.
Starke Botschaft, starke Nachfrage: SharePoint-Kosten halbieren
Der Messeauftritt punktete mit Klarheit. Der zentrale Slogan auf der Rückwand: „Reduce SharePoint storage costs by at least 50%.“
In Kombination mit einer leicht verständlichen Grafik zeigte er direkt auf, worum es geht. ShArc ermöglicht es, selten genutzte Dateien automatisiert aus SharePoint in Azure Blob Storage auszulagern. Ohne, dass Endnutzerinnen und -nutzer auf ihre gewohnten Zugriffe in SharePoint, Teams oder OneDrive verzichten müssen.
Die Vorteile:
- Massive Einsparungen von mindestens 50% bei Extra-Speichrkosten
- Nahtlose Nutzererfahrung
- Volle Kontrolle für die IT
Ein besonderes Highlight: ShArc wurde beim Microsoft AI & Cloud Contest mit dem 3. Platz ausgezeichnet.
Product Owner Marco präsentierte das Tool in verschiedenen Sessions live auf der Start-Up Stage der ECS. Seine klare Erklärung und die Live-Demo zur datenbasierten Archivierung mit ShArc überzeugten Jury wie Publikum gleichermaßen.
„Nach jeder Präsentation kamen neue Interessenten direkt zu unserem Stand – mit konkreten Fragen und Szenarien aus dem Alltag“, berichtet CEO Matthias.
Die Jury lobte:
- Reale Einsparpotenziale (mindestens 50?%)
- Technische Reife durch Funktionen wie Regelsets, einfache Wiederherstellungsprozesse und Optimierung der Versionierung
- Klares Nutzerkonzept: Zugriff bleibt wie gewohnt, nur die Daten sind effizienter gespeichert
Technik und Teamgeist: Ein Auftritt mit Tiefgang
Das Layer2-Team vor Ort setzte bewusst auf Fachkompetenz. Mit dabei waren Softwareentwickler Henrik, Product Owner Marco, Sales Manager Alexander und Matthias, CEO der Layer 2 GmbH. Diese Mischung ermöglichte Gespräche auf Augenhöhe – technisch, strategisch und menschlich. Das Feedback war eindeutig:
- „Endlich eine Lösung, die den Speicherplatz erweitert und dabei Kosten einspart.“
- „So einfach kann komplexe IT sein?“
- „Wie schnell kann man euer Tool bei uns integrieren?“
Und jetzt? Vom Messestand zur Weiterentwicklung
Der Erfolg auf der ECS war kein Selbstzweck – sondern der Startschuss für neue Schritte:
- Demos mit Interessenten laufen bereits
- Case Studies und Erfolgsgeschichten sind in Planung
- Roadmap-Feedback von der Messe fließt in die Weiterentwicklung ein
- Fokus bleibt klar: SharePoint-Speicher optimieren, Lizenzkosten senken, Data Lifecycle managen
Ein Dank an alle
Ein großes Dankeschön an alle Besucher, die stehen geblieben, Fragen gestellt und Interesse gezeigt haben. Danke an das ECS-Team, Run Events, die Düsseldorf Congress GmbH und Messeprojekt GmbH.
Und ein besonderer Dank gilt unserem Team – Marco, Henrik, Alexander, Matthias – sowie dem großartigen Team, das ShArc möglich gemacht hat. Leider konnten nicht alle mitkommen.
Die ECS 2025 hat gezeigt: ShArc ist eine Lösung mit Zukunft. Und wir stehen erst am Anfang.
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Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
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ShArc verzeichnet rasant steigende Nachfrage: Mehr Demo-Termine ab sofort verfügbar
Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, ShArc individuell kennenzulernen – inklusive Anwendungsbeispielen, technischen Insights und einer Live-Vorstellung.
Wachsende Datenmengen und steigende Kosten erhöhen den Handlungsdruck
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran. Damit wachsen die Herausforderungen für Unternehmen: Speicherbedarf, Lizenzkosten, Datenarchivierung, Compliance und Backup-Konzepte werden zunehmend komplexer – insbesondere in der Microsoft 365-Umgebungen. Viele IT-Verantwortliche stehen vor denselben Fragen:
- Wie kann ich SharePoint-Daten langfristig sichern, ohne meine Speicherkosten explodieren zu lassen?
- Wie gehe ich mit Daten aus nicht mehr lizenzierten OneDrive-Konten um?
- Welche Möglichkeiten habe ich, Daten für meine Userinnen und User zugänglich zu halten, ohne meinen Speicher teuer erweitern zu müssen?
Genau hier setzt ShArc an – als Antwort auf reale Probleme im digitalen Alltag von IT-Abteilungen.
Was ist ShArc?
ShArc ist eine von Layer2 leading solutions entwickelte Lösung für das Speicher-, Archivierungs- und Datenlebenszyklusmanagement in Microsoft-365-Umgebungen. Anders als klassische Archivlösungen verbannt ShArc Daten nicht in unerreichbare Speichertiefen („cold storage“), sondern ermöglicht eine fortlaufende Verfügbarkeit der ausgelagerten Inhalte – ganz im Sinne moderner Arbeits- und Compliance-Anforderungen.
Die wichtigsten Funktionen von ShArc im Überblick:
- Intelligente Speicherentlastung durch regelbasiertes Auslagern von SharePoint-Inhalten
- Datenzugriff erhalten: Anwenderinnen und Anwender können weiterhin auf archivierte Daten zugreifen
- Kosteneffiziente Alternative zu Microsoft-Speichererweiterungen und -Archivierungen
- Revisionssichere Archivierung und Unterstützung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
- Nahtlose Integration in bestehende Microsoft 365-Umgebungen
Gründe für den gestiegenen Bedarf an Lösungen wie ShArc
Die Gründe für das gestiegene Interesse sind vielfältig: steigende Microsoft-Kosten, strengere Datenschutzregeln, neue Compliance-Anforderungen oder schlichtweg der Wunsch nach mehr Kontrolle über eigene Daten. Besonders wichtig ist den meisten Interessierten, neben der Möglichkeit 50% der Speicherkosten in SharePoint zu sparen, der uneingeschränkte Zugriff auf archivierte Daten.
Namhafte Unternehmen setzen bereits auf ShArc
Dass ShArc eine breite Wirkung erzielt, zeigt auch das Kundenportfolio. Zahlreiche mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung, aber auch internationale Organisationen aus dem Finanz- und Technologiesektor haben ShArc bereits erfolgreich implementiert – mit messbarem Erfolg:
- Mindestens 50 % geringere Kosten für zusätzlichen Speicher
- Deutlich reduzierter Aufwand für IT-Administratoren
- Mehr Sicherheit und Kontrolle über Daten außerhalb aktiver Nutzerkonten
- Höhere Nutzerzufriedenheit dank Zugriff auf archivierte Inhalte
Demo-Offensive als Antwort auf die Nachfrage
Um die große Nachfrage strukturiert zu bedienen, hat das Layer2-Team nun das Demo-Angebot deutlich erweitert. Unternehmen können ab sofort flexiblere Zeitfenster und interaktive Live-Vorführungen buchen – ganz gleich, ob es um technische Details, wirtschaftliche Fragen oder konkrete Use Cases geht.
Layer2 will so jedem interessierten Unternehmen die Möglichkeit geben, ShArc in Aktion zu erleben – individuell und auf Augenhöhe. Die Demos sollen keine Verkaufspräsentationen sein, sondern ehrliche Einblicke in ein Tool bieten, das echte Probleme löst.
Mehr als nur ein Tool: ShArc als Teil der IT-Strategie
Mit der steigenden Bedeutung von Data Lifecycle Management wächst auch die strategische Relevanz von Tools wie ShArc. Unternehmen erkennen zunehmend, dass aktive Speicheroptimierung kein Nebenschauplatz, sondern ein zentrales Element der digitalen Resilienz ist.
ShArc ist mehr als nur ein Tool zur Kostensenkung. Es ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen ihre Datenstrategie modernisieren, gesetzliche Vorgaben einhalten und gleichzeitig ihre IT-Teams entlasten können.
Partnerschaften & Skalierung
Layer2 arbeitet derzeit daran, das Partnernetzwerk rund um ShArc auszubauen. Systemhäuser, IT-Berater und Partner profitieren dabei von attraktiven Konditionen und vom hohen Nutzen für ihre Kunden. Durch die Integration von ShArc in eigene Dienstleistungen entstehen neue Erlösquellen und echter Mehrwert für IT-Dienstleister.
Jetzt Demo-Termin sichern
Unternehmen, die sich selbst ein Bild von ShArc machen möchten, können ab sofort einen individuellen Termin über die Website buchen. Die Demos dauern etwa 30–45 Minuten, werden von Produktexperten begleitet und sind auf Wunsch auch für größere Teams verfügbar.
Zur Demo-Anmeldung: https://www.layer2-sharc.com/demo
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Rückblick zur M365 Summit Mainz
ShArc’s Erfolg bei der M365 Summit Mainz 2024
Die hohe Nachfrage wurde sehr bald nach Beginn der Veranstaltung deutlich. Es zeigte sich, dass innovative, kosteneffiziente und skalierbare SharePoint-Speicherlösungen auf sehr große Nachfrage stoßen. Das Team von Layer2 leading solutions führte aufschlussreiche Diskussionen mit IT-Fachleuten, die sich über Alternativen zur herkömmlichen SharePoint-Speicherung informieren wollten. Eine der auffälligsten Erkenntnisse aus diesen Gesprächen waren die zunehmenden Herausforderungen in Bezug auf Datenmanagement, Compliance und eskalierende Speicherkosten.
Überwältigend positive Resonanz auf ShArc
Während der gesamten Veranstaltung erhielt ShArc eine überwältigend positive Resonanz von den Teilnehmenden. Viele Unternehmen berichteten über ihre Probleme mit steigenden Speicherkosten, Herausforderungen bei der Einhaltung von Vorschriften und die Komplexität des Data Lifecycle Managements in ihren SharePoint-Umgebungen. Herkömmliche Speicherlösungen führen oft zu überhöhten Kosten, starren Strukturen und administrativem Aufwand – das erschwert eine effiziente Skalierung für Unternehmen enorm.
ShArc, das speziell für die Optimierung der SharePoint-Speicherung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung und nahtlosem Datenzugriff entwickelt wurde, hat den Nerv der IT-Mitarbeitenden getroffen. Durch die Erweiterung des SharePoint-Speichers mit Azure Blob Storage bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung des vollständigen Zugriffs und der Compliance bietet ShArc eine flexible, skalierbare und günstige Alternative zu den nativen Speicherlösungen von Microsoft. Diese Fähigkeit fand großen Anklang bei Unternehmen, die die Kontrolle über ihre Dateninfrastruktur zurückgewinnen wollen. Auf sehr große Begeisterung traf darüber hinaus die Möglichkeit, den gewohnten Zugriff auf Daten über SharePoint, Teams und OneDrive zu erhalten. Die Daten erscheinen für Userinnen und User nach der Archivierung mit einem ShArc Icon, können jedoch von ihnen per Klick direkt wiederhergestellt werden. Somit wird der Aufwand für die IT minimiert.
Das Team rund um ShArc stellte insbesondere starkes Interesse von Branchen fest, die mit großen Datenmengen zu tun haben, wie Finanzwesen, Gesundheitswesen, Fertigung, Bau, Agenturen und professionelle Dienstleistungen. Branchen, die oft mit Richtlinien zur Datenaufbewahrung, Compliance-Anforderungen und unvorhersehbarem Speicherwachstum zu kämpfen haben – Herausforderungen, die ShArc direkt angeht.
Über die reine Speicheroptimierung hinaus interessierten sich die Teilnehmenden außerdem für die Fähigkeit von ShArc, Backup-Prozesse und langfristige Datenarchivierung zu vereinfachen. Viele Gäste des ShArc-Messestands waren begeistert zu erfahren, wie das Tool sich nahtlos in bestehende SharePoint-Umgebungen integrieren lässt und so einen reibungslosen Übergang gewährleistet – ganz ohne Unterbrechung der aktuellen Arbeitsabläufe.
Wachsendes Interesse und Zukunftspläne
Angesichts des begeisterten Feedbacks auf der M365 Summit Mainz 2024 bereitet sich Layer2 leading solutions nun auf eine noch größere Präsenz in den kommenden Monaten vor. Die nächsten Stationen auf unserer Roadmap sind zwei große Branchenveranstaltungen, die die Position als Marktführer im Bereich SharePoint-Storage-Optimierung weiter stärken werden.
Bei den bevorstehenden Konferenzen sollen Unternehmen über die Vorteile moderner SharePoint-Speicherlösungen aufgeklärt werden. Durch die Präsentation von realen Anwendungsfällen, Erfolgsgeschichten und praktischen Demonstrationen können Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihre Dateninfrastruktur treffen.
Die M365 Summit Mainz 2024 hat bestätigt, dass Unternehmen intelligentere und flexiblere Möglichkeiten zur Verwaltung von SharePoint-Daten brauchen. Die Datenmengen werden voraussichtlich weiter wachsen und gesetzliche Anforderungen werden unterdessen immer komplexer. IT-Teams benötigen Lösungen, die über die herkömmliche Speicherung hinausgehen. ShArc bietet einen strategischen Vorteil, der es Unternehmen ermöglicht, ihre SharePoint-Umgebungen zukunftssicher zu machen.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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Data Governance Grundlagen
Was ist Data Governance?
Data Governance bezieht sich auf die umfassende Verwaltung von Datenverfügbarkeit, -verwendbarkeit, -integrität und -sicherheit in einem Unternehmen. Dazu gehört die Festlegung von Richtlinien, Verfahren und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass Daten während ihres gesamten Lebenszyklus ordnungsgemäß gepflegt und geschützt werden. Das Hauptziel von Data Governance besteht darin, die Verantwortlichkeit für die Datenbestände festzulegen und sicherzustellen, dass sie zuverlässig sind und die Geschäftsziele unterstützen. Eine gut umgesetzte Data Governance-Strategie hilft Unternehmen bei folgenden Punkten:
- Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften: Die Einhaltung von Branchenvorschriften ist entscheidend, um rechtliche Strafen zu vermeiden und das Vertrauen der Kunden zu erhalten. Eine ordnungsgemäße Datenverwaltung stellt sicher, dass Unternehmen alle erforderlichen Anforderungen erfüllen und die Datenverarbeitungsprozesse transparent und überprüfbar bleiben.
- Verbessern der Datenkonsistenz und -genauigkeit: Wenn mehrere Abteilungen Daten ohne eine einheitliche Strategie verwalten, kann es zu Inkonsistenzen und Fehlern kommen. Ein starkes Data Governance-Rahmenwerk legt Standarddatendefinitionen, -formate und -validierungsregeln fest und stellt so sicher, dass die Daten über alle Geschäftsfunktionen hinweg einheitlich und zuverlässig bleiben.
- Verbessern der Entscheidungsfähigkeit: Gut gepflegte Daten ermöglichen es Unternehmen, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Durch die Implementierung von Governance-Richtlinien, die die Genauigkeit und Relevanz von Daten sicherstellen, können Unternehmen Daten zuverlässig für die strategische Planung, Risikobewertung und Leistungsanalyse nutzen.
- Minderung von Sicherheitsrisiken und Schutz sensibler Daten: Der Schutz von Daten hat bei vielen Unternehmen höchste Priorität. Eine effektive Datenverwaltung umfasst Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und kontinuierliche Überwachung, um unbefugten Zugriff, Datenverletzungen und internen Informationsmissbrauch zu verhindern.
- Optimierung der betrieblichen Effizienz: Schlecht verwaltete Daten können zu redundanten Prozessen und Verzögerungen führen. Durch eine effektive Strukturierung der Data Governance-Richtlinien können Unternehmen die Speicherung, den Abruf und die Verarbeitung von Daten rationalisieren und so den manuellen Aufwand und die Betriebskosten reduzieren.
5 Best Practices für Data Governance
Best Practices für Data Governance umfassen mehrere grundlegende Komponenten, die Unternehmen dabei helfen, ihre Daten effektiv zu verwalten. Durch das Zusammenspiel dieser Komponenten wird sichergestellt, dass Daten ordnungsgemäß klassifiziert, gespeichert, abgerufen und geschützt werden, sodass Unternehmen den Wert ihrer Datenbestände maximieren und gleichzeitig die Risiken minimieren können.
1. Datenrichtlinien und Standards
- Definieren Sie klare Nutzungsrichtlinien: Legen Sie detaillierte Richtlinien darüber fest, wie Daten innerhalb der Organisation erfasst, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden sollen. Dazu gehören die Festlegung des zulässigen und eingeschränkten Datenzugriffs, die Gewährleistung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen und die Definition der Verantwortlichkeiten für den Datenbesitz.
- Standardisieren Sie Datenformate und -strukturen: Eine inkonsistente Datenformatierung kann zu Integrationsproblemen zwischen verschiedenen Systemen führen. Data Governance sollte Standardbenennungskonventionen, Metadaten-Tagging und Formatierungsregeln definieren, um Konsistenz und Benutzerfreundlichkeit zu fördern.
- Regeln für die Datenklassifizierung aufstellen: Durch die Kategorisierung von Daten auf der Grundlage von Sensibilität, Wichtigkeit und Aufbewahrungsanforderungen wird sichergestellt, dass wichtige Informationen angemessen verwaltet werden. Zu den üblichen Klassifizierungen gehören öffentliche, interne, vertrauliche und hochsensible Daten.
2. Management der Datenqualität
- Implementieren Sie automatisierte Validierungsprozesse: Prüfen Sie die Daten regelmäßig mit automatisierten Validierungswerkzeugen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz. Diese Tools können fehlende Werte, falsche Einträge und doppelte Datensätze identifizieren und so die Zuverlässigkeit der Daten verbessern.
- Planen Sie regelmäßige Datenbereinigungen: Mit der Zeit können Daten veraltet oder fehlerhaft werden. Implementieren Sie geplante Überprüfungen und Bereinigungsverfahren, um veraltete Informationen zu entfernen, Fehler zu korrigieren und Datensätze zu standardisieren.
- Definieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für die Datenqualität: Metriken wie Datenvollständigkeit, Genauigkeitsrate und Prozentsatz der Duplikate helfen dabei, die Effektivität von Data Governance-Initiativen zu messen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzuzeigen.
3. Datensicherheit und Datenschutz
- Implementieren Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen: Nicht alle Mitarbeiter benötigen Zugriff auf alle Daten. Schränken Sie den Zugriff auf der Grundlage von Arbeitsfunktionen ein und stellen Sie sicher, dass nur befugtes Personal sensible Daten anzeigen, ändern oder löschen kann.
- Setzen Sie Datenverschlüsselung und Anonymisierung durch: Schützen Sie Daten vor unberechtigtem Zugriff, indem Sie sie während der Speicherung und Übertragung verschlüsseln. Zusätzlich können Daten anonymisiert werden, um persönliche Identifikatoren bei der Analyse von Kundendaten zu verschleiern.
- Erstellen Sie Reaktionspläne für Vorfälle: Datenschutzverletzungen können trotz vorbeugender Maßnahmen auftreten. Ein gut definierter Reaktionsplan umreißt die Schritte zur Eindämmung, Untersuchung und Behebung von Sicherheitsvorfällen und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung von Meldegesetzen.
4. Verwaltung der Daten
- Beauftragen Sie Spezialisten: Dies kann eine Person sein, die sich um Datenverwaltung kümmert, indem sie die Einhaltung der Governance-Richtlinien und die Aufrechterhaltung hochwertiger Standards gewährleisten. Zu ihren Aufgaben gehören die Überwachung der Datennutzung, die Beseitigung von Inkonsistenzen und die Schulung von Mitarbeitern in Bezug auf bewährte Verfahren.
- Fördern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Teams für Datenverwaltung sollten eng mit IT-Teams, Compliance-Beauftragten und weiteren Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, um die Governance-Bemühungen im gesamten Unternehmen abzustimmen.
- Mechanismen zur Rechenschaftspflicht einrichten: Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Datenverwaltung klar fest und stellen Sie sicher, dass jede Abteilung ihre Verpflichtungen in Bezug auf Datenintegrität und -sicherheit kennt.
5. Einhaltung der Vorschriften und Risikomanagement
- Führen Sie regelmäßig Compliance-Audits durch: Regelmäßige Bewertungen helfen dabei, Lücken in den Governance-Richtlinien zu erkennen und die Einhaltung von Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.
- Implementierung von Risikobewertungsrahmen: Bewerten Sie regelmäßig potenzielle Bedrohungen für die Datensicherheit und entwickeln Sie Strategien zur Risikominimierung.
- Mitarbeitende über Compliance-Anforderungen aufklären: Bieten Sie Schulungsprogramme an, um über Datenschutzgesetze, Sicherheitsprotokolle und bewährte Governance-Verfahren zu informieren.
Die 5 Schritte der Data Governance
Eine erfolgreiche Data Governance-Strategie basiert auf fünf Grundprinzipien. Diese Elemente stellen sicher, dass die Governance-Bemühungen effektiv, skalierbar und auf die Unternehmensziele abgestimmt sind.
- Klare Vision und Ziele: Definieren Sie die Ziele der Data Governance klar und stimmen Sie sie mit den breiteren Unternehmensstrategien ab. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit und die Nutzbarkeit der Daten berücksichtigen.
- Engagement der Führungsebene: Gewinnen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung, indem Sie aufzeigen, wie Data Governance die Geschäftseffizienz und das Risikomanagement verbessert. Die Beteiligung der Führungskräfte ist für die Sicherung von Ressourcen und die Durchsetzung von Richtlinien unerlässlich.
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Fördern Sie die funktionsübergreifende Teamarbeit, indem Sie IT-, Compliance-, Rechts- und Geschäftseinheiten in die Governance-Planung und -Ausführung einbeziehen.
- Kommunikation: Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie die Governance-Richtlinien dokumentieren, Leitlinien veröffentlichen und regelmäßige Treffen abhalten, um Herausforderungen und Aktualisierungen zu besprechen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen Sie regelmäßig die Governance-Strategien, nehmen Sie Feedback auf und passen Sie sie an technologische Fortschritte und gesetzliche Änderungen an.
Was sich daraus schließen lässt
Data Governance ist ein entscheidender Aspekt einer modernen Unternehmensstrategie. Durch die Implementierung eines gut strukturierten Rahmens können Unternehmen die Datenintegrität gewährleisten, die Sicherheit erhöhen und eine bessere Entscheidungsfindung fördern. Ohne eine solide Governance-Struktur riskieren Unternehmen Datenmissmanagement, gesetzliche Strafen und verpasste Chancen aufgrund einer schlechten Datenqualität.
Da das Datenvolumen und die Komplexität der Daten weiter zunehmen, wird ein proaktiver Governance-Ansatz für den langfristigen Erfolg immer wichtiger. Unternehmen sollten Data Governance als einen dynamischen und sich weiterentwickelnden Prozess betrachten, der eine ständige Verfeinerung und Anpassung an neue Herausforderungen erfordert.
Unabhängig davon, ob Sie gerade erst mit Data Governance beginnen oder bestehende Praktiken verfeinern möchten, werden Ihnen diese Best Practices dabei helfen, eine solide Grundlage für eine effektive Datenverwaltung zu schaffen. Unternehmen, die der Data Governance Priorität einräumen, sind besser in der Lage, ihre Datenbestände als Wettbewerbsvorteil zu nutzen und die Einhaltung von Vorschriften, Sicherheit und Effizienz in einer zunehmend datengesteuerten Welt zu gewährleisten.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
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