Microsoft beendet Volumenlizenzrabatte für Online-Dienste – was das für IT-Budgets von Unternehmen bedeute
Das Ende einer Rabatt-Ära
Bisher bot Microsoft mehrere Rabattstufen von A bis D im Rahmen von Programmen wie dem Enterprise Agreement (EA) und dem Microsoft Products and Services Agreement (MPSA) an. Große Organisationen konnten dadurch erhebliche Einsparungen erzielen – oft zwischen 6 % und 12 %, je nach Anzahl der gekauften Lizenzen. Ein multinationales Unternehmen mit Tausenden von Office-365-Nutzern konnte beispielsweise einen Level-D-Rabatt aushandeln, der jährlich Einsparungen in Höhe von Hunderttausenden Euro brachte.
Ab Ende dieses Jahres werden jedoch alle Kunden auf Preisstufe A fallen – das bedeutet: alle zahlen den Listenpreis für Online-Dienste. Nur bestimmte Regierungs- oder Bildungseinrichtungen bleiben hiervon ausgenommen, da sie eigene Preislisten nutzen.
Microsoft begründet diesen Schritt mit dem Ziel, die Preisstrukturen zu „vereinfachen“ und „mehr Transparenz“ zu schaffen. Auch wenn dies auf den ersten Blick kundenfreundlich klingt, ist die Realität für große Unternehmen weniger erfreulich. Für viele bedeutet die Abschaffung der Preisstufen faktisch eine Preiserhöhung, die IT-Budgets ab 2026 deutlich belasten könnte.
Verschiebung der Macht im Cloud-Lizenzierungsmarkt
Dieser Schritt verdeutlicht einen größeren Trend in der Softwarebranche: den Übergang von Besitz- und Dauerlizenzen zu abonnementbasierten Cloud-Modellen. In der klassischen Volumenlizenzierung konnten Unternehmen dauerhafte Nutzungsrechte erwerben und Support separat verlängern. In der neuen Cloud-Welt abonnieren Kunden die Dienste – und Microsoft behält die Kontrolle über Zugang, Preise und Bedingungen. Die Abschaffung von Mengenrabatten verstärkt dieses Ungleichgewicht.
Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, die Microsoft 365 E3-Lizenzen nutzen, zahlte unter dem alten MPSA-Modell rund 28 € pro Nutzer und Monat mit einem 10%-Rabatt, also etwa 151.200 € jährlich. Ohne Rabatt steigt dieser Betrag auf ca. 168.000 €, also über 16.000 € mehr pro Jahr – bei identischer Leistung. Hochgerechnet auf mehrere Dienste wird das finanzielle Ausmaß schnell deutlich.
Vereinfachung oder Zentralisierung?
Microsofts Argument der Vereinfachung hat durchaus seine Berechtigung. Das bisherige Geflecht aus EA, MPSA, Cloud Solution Provider (CSP) und anderen Modellen war komplex – insbesondere für kleinere Organisationen. Durch die Vereinheitlichung der Preise und die Verlagerung in das CSP-Modell sorgt Microsoft für einheitliche Abrechnung und einfachere Verwaltung. Gleichzeitig bedeutet das aber auch eine stärkere Zentralisierung innerhalb des Microsoft-Partnerökosystems und weniger Flexibilität für Kunden bei individuellen Vertragsverhandlungen.
In der Praxis heißt das: Unternehmen werden künftig stärker auf Microsoft-Partner angewiesen sein – für Lizenzierung, Verlängerungen und Support, häufig im Rahmen von Managed Service-Verträgen. Das kann Abläufe vereinfachen, bedeutet für große Unternehmen mit eigenen Einkaufsteams jedoch einen Verlust an Autonomie. Zudem erhält Microsoft dadurch mehr Spielraum, Premium-Pakete wie Microsoft 365 E5 zu bewerben – was die wiederkehrenden Umsätze weiter steigert.
Was können Unternehmen jetzt tun?
Unternehmen stehen nun vor einer strategischen Entscheidung: höhere Listenpreise akzeptieren oder ihre Cloud-Lizenzstrategie überdenken. Manche Organisationen könnten hybride Modelle prüfen – also On-Premises-Produkte weiterhin über traditionelle Volumenverträge beziehen und Online-Dienste über CSP-Kanäle erwerben. Andere werden evaluieren, ob wirklich jeder Nutzer eine vollständige Microsoft-365-Lizenz benötigt – insbesondere für Rollen, die hauptsächlich E-Mail und grundlegende Produktivitätsfunktionen nutzen.
Auch Wettbewerber wie Google Workspace könnten versuchen, preissensible Kunden abzuwerben. Ein Plattformwechsel ist jedoch selten einfach, da Microsoft-Produkte tief in Unternehmensumgebungen integriert sind. Realistischer ist für viele daher, den Lizenzverbrauch zu optimieren – durch Audits inaktiver Konten, Konsolidierung von Abonnements und den Einsatz von Management-Tools, um Verschwendung zu vermeiden.
Verwaltung der SharePoint-Speicherkosten
Ein weiterer Kostenfaktor betrifft SharePoint Online Storage. Viele Unternehmen zahlen bereits erhebliche Gebühren für zusätzlichen Cloudspeicher über die Standardzuweisung hinaus. Ohne Volumenrabatte können diese Kosten schnell steigen. IT-Abteilungen sollten daher ihre Speicherstrategien prüfen, redundante oder inaktive Daten identifizieren und vor dem Kauf zusätzlicher Kapazitäten bereinigen.
Alternativ bieten sich Archivierungslösungen wie Azure Blob Storage oder Drittanbieter-Optionen wie ShArc an, die niedrigere Preise für die Auslagerung von selten genutzten („kalten“) Daten bieten. Über den offiziellen ShArc-Kostenrechner können Kunden ihren Speicherbedarf einschätzen, Szenarien vergleichen und Einsparpotenziale ermitteln.
Fazit
Das Ende der Microsoft-Volumenlizenzrabatte für Online-Dienste ist mehr als nur eine administrative Änderung – es ist ein strategischer Kurswechsel hin zu einheitlicher Cloud-Preisgestaltung und planbarerem Umsatz. Auch wenn Microsoft dies als Vereinfachung verkauft, bedeutet es in der Praxis weniger Flexibilität und höhere Kosten für viele Unternehmenskunden.
Unternehmen, die proaktiv reagieren – durch bessere Lizenzverwaltung, geschickte Vertragsverhandlungen und strategische Diversifizierung – werden am besten in der Lage sein, die Auswirkungen abzufedern und ihre IT-Ausgaben unter Kontrolle zu halten.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
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Was kostet ungenutzter SharePoint-Speicher wirklich?
MODUL 1: Problemverstärkung
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Microsoft SharePoint das Rückgrat der Zusammenarbeit. Dokumente werden zentral gespeichert, Workflows digitalisiert, Teams arbeiten effizient zusammen.
Doch mit jedem abgeschlossenen Projekt, jeder alten Version, jedem vergessenen Bericht wächst ein unsichtbares Problem: kalte Daten.
Was sind kalte Daten?
Kalte Daten sind Informationen, die selten oder gar nicht mehr genutzt werden. Dazu gehören häufig:
- Veraltete Projektberichte
- Alte Dokumentationen
- Doppelte Dateien
- Abgeschlossene Projekte
- Compliance-Daten, auf die nie zugegriffen wird
Obwohl diese Daten im Tagesgeschäft keine Rolle mehr spielen, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.
Die Kostenrealität
Microsoft 365 stellt eine Basis-Speicherzuweisung für SharePoint Online bereit. Sobald diese überschritten wird, zahlen Unternehmen Premiumpreise für zusätzlichen Speicher.
Die harte Wahrheit:
- 15 TB zusätzlicher SharePoint-Speicher kosten 37.000 USD pro Jahr
- Das entspricht 2.400 USD pro TB jährlich
- Bei einem durchschnittlichen Anteil von 70 % kalten Daten im gesamten Tenant könnte dieser zusätzliche Speicher leicht eingespart werden.
Große Unternehmen mit mehreren hundert Terabyte zahlen jährlich Beträge im sechsstelligen Bereich – ein erheblicher Teil davon entfällt auf Daten ohne geschäftlichen Nutzen.
Wissen Sie, wie viel ungenutzter Speicher derzeit in Ihrem SharePoint-Tenant liegt?
Die meisten IT-Abteilungen haben keine Transparenz darüber, welcher Teil ihres Speichers tatsächlich aktiv genutzt wird.
Führungskräfte genehmigen Speichererweiterungen, ohne zu wissen, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben vermeidbar wäre.
MODUL 2: Einführung der Analyselösung
Gewinnen Sie Klarheit – in nur wenigen Schritten
Anstatt weiterhin blind zu zahlen: Analysieren Sie selbst, wo Ihr Speicher tatsächlich liegt.
Wir haben ein kostenloses Analysetoolset entwickelt, das es Ihnen ermöglicht, Ihren SharePoint-Tenant zu scannen und genau zu bestimmen:
- Wie viele GB/TB kalte Daten vorhanden sind
- Welches Einsparpotenzial besteht
- Wo Sie konkret handeln können
Was Sie erhalten:
PowerShell-Skript
- Scannt ausgewählte SharePoint-Sites in Ihrem Tenant
- Erkennt Versionierungsbelastungen (wie viele Versionen pro Dokument existieren)
- Erfasst den Speicherverbrauch pro Datei
Dokumentation
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ausführung
- Erklärung der technischen Anforderungen
Excel-Analyse (vorkonfiguriert)
- Visualisiert Ihre kalten Daten automatisch in Altersclustern
- Zeigt die Größenverteilung der Dateien nach Dateityp
- Zeigt die Anzahl der Dateien und Versionen (Versionen werden in SharePoint als vollständige Dateien gespeichert)
Das Versprechen
In nur wenigen Schritten wissen Sie:
- Wie viele GB/TB kalt sind
- Welches Einsparpotenzial Sie haben
- Wo Sie konkret handeln können
MODUL 3: „So funktioniert die Analyse“
Vom Setup bis zur Auswertung – so einfach ist es:
Um Ihren Cold Data Estimation Report auszuführen, folgen Sie einfach den Schritten in der Datei
“SharePoint Online File Version Expiration Report – Documentation.md”.
MODUL 4: Erkenntnisse → Handlungsoptionen
Was Ihre Analyse zeigt – und welche Optionen Sie haben
Nach der Analyse wissen Sie genau, wie Ihr SharePoint-Speicher strukturiert ist.
Typische Erkenntnisse unserer Anwender:
- „52 % unserer Dateien wurden seit über 12 Monaten nicht mehr geöffnet“
- „Mediendateien wie MP4s alter Projekte beanspruchen 70 % unseres Speichers“
Ihre Handlungsoptionen
Sobald Sie die Datensituation kennen, haben Sie drei strategische Möglichkeiten:
Option 1: Löschen
Geeignet für:
- Doppelte Dateien
- Offensichtlich veraltete Testdaten
- Temporäre Arbeitsdateien
- Alte Versionen
Risiken:
- Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten
- Nachträgliche Rückfragen von Stakeholdern
- Unwiderruflicher Datenverlust
Fazit: Nur für eindeutig wertlose Daten empfohlen.
Option 2: Manuelles Archivieren
Geeignet für:
- Einzelne abgeschlossene Projekte
- Kleine Datenmengen
Probleme:
- Zeitaufwendig und arbeitsintensiv
- Uneinheitliche Umsetzung
- Fehlende Transparenz (wo wurde was archiviert?)
- Externer Speicher muss verwaltet werden
Fazit: Funktioniert im Einzelfall, ist aber keine skalierbare Lösung.
Option 3: Strategisches Offloading
Geeignet für:
- Systematische, dauerhafte Kostenreduktion
- Große Datenmengen
- Compliance-kritische Umgebungen
Vorteile:
- Vollautomatisiert
- Bis zu 54 % Kosteneinsparung im Vergleich zu SharePoint-Speicher
- Daten bleiben konform und verfügbar
- Transparent für Endanwender
Fazit: Die strategische Lösung für Unternehmen mit großen Datenvolumen.
Für Option 3 gibt es eine speziell für SharePoint entwickelte Lösung: ShArc von Layer2.
Ihr nächster Schritt: Transparenz schaffen oder direkt optimieren
Analysieren
Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre kalten Daten – kostenlos und in nur wenigen Schritten.
Sie erhalten:
- PowerShell-Skript
- Dokumentation
- Excel-Analyse
Optimieren
Sie wissen bereits, dass Handlungsbedarf besteht?
Wir zeigen Ihnen:
- ShArc in der Praxis
- Ihr konkretes Einsparpotenzial
- Den Implementierungspfad
- Governance-Richtlinien
Häufig gestellte Fragen zu den versteckten Kosten kalter Daten in SharePoint
Was bedeutet „kalte Daten“ im SharePoint-Kontext?
Kalte Daten sind Dateien, die selten oder nie mehr genutzt werden – z. B. alte Projektberichte, Dokumentationen, Duplikate oder Compliance-Archive. Obwohl sie inaktiv sind, belegen sie teuren SharePoint-Speicherplatz.
Warum sind kalte Daten ein finanzielles Problem für Unternehmen?
Sobald das Basiskontingent überschritten wird, berechnet SharePoint Online hohe Zusatzgebühren. Viele Unternehmen zahlen jedes Jahr tausende oder sogar Millionen Dollar für Daten, die keinen operativen Nutzen mehr haben.
Wie beeinflussen kalte Daten Migrationsprojekte?
Kalte Daten verlangsamen und verteuern Migrationsprojekte, da sie den Umfang künstlich aufblähen. Das führt zu längeren Übertragungszeiten, höheren Beratungskosten und größeren Cloud-Speicheranforderungen – und macht Modernisierungsprojekte unnötig teuer.
Wie können Unternehmen verhindern, dass sich kalte Daten erneut ansammeln?
Durch klare Governance-Richtlinien und automatisierte Offload-Pläne können inaktive Inhalte regelmäßig in kostengünstige Speicher verlagert werden. So wird langfristige Datenüberlastung verhindert und nachhaltiges Informationsmanagement sichergestellt.
Was ist die langfristige Wirkung eines strategischen Cold-Data-Managements?
Unternehmen, die kalte Daten aktiv verwalten, profitieren von niedrigeren Speicherkosten, besserer Systemleistung und höherer Compliance.
Vor allem jedoch schaffen sie eine Datenumgebung, die das Geschäft unterstützt – anstatt Budgets zu belasten.
Interessiert an ShArc?
Das Team von Layer2 stellt Ihnen die Vorteile gerne vor, zeigt die Funktionen von ShArc und beantwortet alle Ihre Fragen – oder stellt Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung.
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Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
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Return on Investment: warum sich Offloading für SharePoint schnell bezahlt macht
Das Ergebnis: Unternehmen stehen regelmäßig vor der Entscheidung, teuren Speicher nachzukaufen oder alternative Lösungen zu prüfen. Eine dieser Alternativen heißt Offloading, also die Auslagerung seltener genutzter Dateien in kostengünstigere Cloud-Speicher wie Azure Blob Storage.
Aktuelle oder zukünftige SharePoint Speicherkosten und die möglichen Ersparnisse können mit Hilfe des SharePoint Cost Calculators berechnet werden.
Das Kosten-Dilemma: Kaufen oder Auslagern
Ein Rechenbeispiel zeigt, wie groß das Einsparpotenzial ist.Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitenden und Microsoft-365-E3-Lizenzen benötigt jährlich 5 Terabyte zusätzlichen Speicherplatz.
Option A: Speicher zukaufen
- Zusätzlicher SharePoint-Speicher kostet im Durchschnitt 11.000-12.000 € pro Jahr für 5 TB. Da der Datenzuwachs damit nicht gebremst wird, sind in Zukunft weitere Käufe wahrscheinlich.
Option B: Offloading in Azure Blob Storage
Wer diese Daten stattdessen auslagert, zahlt deutlich weniger:
- 5 TB Azure Hot Storage: ca. 1.100 € pro Jahr
- Lizenz für ein Offloading-Tool: 3.500-4.000 € pro Jahr
- Optionaler Azure App Service: ca. 600 € pro Jahr
In Summe ergibt das 5.500-6.000 € jährlich statt 11.000-2.000 €. Eine Ersparnis von etwa 50 Prozent, wenn man Offloading mit zusätzlichem SharePoint-Speicher vergleicht. Schon bei geringen Datenmengen ist Offloading somit wirtschaftlich attraktiv.
Mehr als nur Kostensenkung: indirekte Einsparungen und Effizienzgewinne
Neben den direkten Einsparungen bringt Offloading zahlreiche indirekte Vorteile, die die Amortisationszeit deutlich verkürzen:
- Weniger Administrationsaufwand:
Weniger aktive Daten in SharePoint bedeuten schnellere Backups, einfachere Verwaltung und weniger Support-Tickets. - Bessere Systemleistung:Eine aufgeräumte Umgebung mit nur relevanten Dateien verbessert Such- und Ladezeiten und steigert die Produktivität der Nutzer.
- Schneller ROI:Viele Unternehmen erreichen den Break-even innerhalb von 6-12 Monaten, da direkte und indirekte Einsparungen sich schnell summieren.
Technische und strategische Vorteile
Offloading verbessert die Datenhygiene, indem alte oder doppelte Inhalte aus hochpreisigem Speicher entfernt werden ohne die Zugänglichkeit einzuschränken. Moderne Tools integrieren sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe: Nutzer merken in der Regel gar nicht, dass Dateien in unterschiedlichen Cloud-Tiers liegen.
Langfristig lohnt sich der Ansatz
Weniger Daten im teuren Primärspeicher bedeuten kürzere Backups, einfachere Migrationen und geringeres Risiko von Performance-Engpässen. So wird Offloading zu einem strategischen Instrument für nachhaltiges Datenmanagement.
Nachhaltige Speicherstrategie mit schneller Amortisation
Offloading ist eine nachhaltige Lösung für effizientes Datenmanagement in Microsoft 365. Die direkten Einsparungen von mehr als 50% der Kosten sind überzeugend. Doch erst durch die zusätzlichen Effizienzgewinne zeigt sich das volle Potenzial.
Für Unternehmen, die mit wachsendem Datenvolumen kämpfen, ist Offloading daher keine kurzfristige Maßnahme, sondern ein langfristiger Beitrag zu Kostentransparenz, Performance und Zukunftsfähigkeit.
Mehr Artikel zum Thema Offloading und SharePoint Speicher finden sie hier: ShArc Magazine
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Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
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ShArc ist live: Lösung senkt SharePoint-Speicherkosten deutlich
Hintergrund: Speicher wird teuer
Unternehmen, die Microsoft 365 und SharePoint Online nutzen, sehen sich seit Jahren mit steigenden Kosten für zusätzlichen Speicher konfrontiert. Für 100 Terabyte kann der jährliche Aufwand bis zu 240.000 € betragen. ShArc setzt hier an: Durch die Auslagerung seltener genutzter Dateien in Azure Blob Storage sinken die Kosten für dieselbe Datenmenge auf knapp 93.000 €. Das entspricht einer Ersparnis von rund 60 Prozent.
Funktionsweise
Das Prinzip von ShArc basiert auf „Offloading“. Selten genutzte Dateien werden aus SharePoint ausgelagert und in Azure Blob Storage verschoben. Für die Anwender bleibt dabei die gewohnte Arbeitsumgebung unverändert: Dateien sind weiterhin in SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive sichtbar und lassen sich mit einem Klick öffnen. Im Hintergrund sorgt eine Stub-Datei für die nahtlose Verknüpfung.
IT-Abteilungen profitieren von einem regelbasierten, automatisierten Ansatz:
- Geplante Auslagerung: Archivierungsregeln können täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden.
- Intuitives Dashboard: Speicherstände, Archivierungsjobs und Einsparpotenziale lassen sich überwachen.
- Versionen reduzieren: Alte Dateiversionen können automatisch gelöscht werden, von bis zu 500 auf eine einzige.
- Erhöhte Sicherheit: Die Daten verbleiben im eigenen Microsoft-Azure-Tenant, geschützt durch OAuth 2.0 und Microsoft Entra ID.
- Nahtlose Erfahrung für Enduser: Der Dateizugriff verändert sich nicht und ist gleichbleibend, was die IT Abteilungen enorm entlastet.
Rückmeldungen aus der Praxis
Während der Beta-Phase im Sommer 2024 testeten zahlreiche IT-Administratoren aus verschiedenen Branchen die Lösung. Gelobt wurden vor allem die einfache Bedienung, die zuverlässige Funktionsweise und der schnelle Return on Investment.
Ein Tester fasste es so zusammen:
„ShArc hat das umgesetzt, was Microsoft selbst nicht anbietet: eine kostengünstige Cold-Storage-Lösung im Hintergrund für aktive SharePoint-Sites. Für Endnutzer bleibt alles gleich – aber die Kosten sind endlich unter Kontrolle.“
Perspektive und Weiterentwicklung
Mit Version 1.0 bietet ShArc geplante Auslagerungen, automatisierte Dateiwiederherstellung und Echtzeitberichte. Auf der Roadmap stehen Erweiterungen wie Endnutzer-Ausnahmen, Analysefunktionen zur Erkennung unnötiger Daten und eine vollständige Integration in den Azure Marketplace.
ShArc adressiert ein drängendes Problem vieler Unternehmen: steigende Kosten und fehlende Flexibilität bei der Datenspeicherung in Microsoft 365. Die Lösung verspricht nicht nur finanzielle Entlastung, sondern auch eine Vereinfachung im täglichen IT-Betrieb – und könnte damit zu einem festen Bestandteil moderner Datenstrategien werden.
Demo-Termine jetzt buchbar
ShArc ist die smarte Antwort auf steigende Speicherpreise, überfüllte SharePoint-Umgebungen und komplizierte Archivierungsprozesse. Ob als OneDrive-Alternative, zur Optimierung des Data Lifecycles oder zur Reduktion der IT-Last: ShArc ist bereit.
Jetzt kostenlose Beratung und Demo sichern: layer2-sharc.com/demo
Das Team von Layer2 leading solutions freut sich auf den persönlichen Austausch. In einer individuellen Demo werden Funktionen live vorgestellt und alle Fragen beantwortet.
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Die versteckten Kosten kalter Daten (cold data) in Microsoft SharePoint
Was sind kalte Daten?
Unter kalten Daten versteht man Informationen, die selten oder nie abgerufen werden. Typische Beispiele sind:
- veraltete Projektberichte
- doppelte Dateien
- Altlasten aus abgeschlossenen Projekten
- Legacy-Dokumentationen
- Compliance-Daten, die nie wieder benötigt werden
Obwohl diese Dateien keinen aktiven Beitrag zum Geschäftserfolg leisten, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.
Finanzielle Auswirkungen
Microsoft 365 stellt Unternehmen zunächst eine Basis-Speichermenge für SharePoint Online zur Verfügung. Wird diese überschritten, müssen zusätzliche Kapazitäten zu hohen Konditionen hinzugekauft werden. Gerade große Unternehmen mit mehreren Terabyte oder sogar Petabyte an Daten sehen sich so schnell mit sechs- bis siebenstelligen Zusatzkosten pro Jahr konfrontiert. Ein erheblicher Teil davon für Daten, die keinen Mehrwert mehr liefern.
Migration: Kostenfalle durch kalte Daten
Auch bei Migrationen von SharePoint Server in die Cloud wirken kalte Daten wie ein Preistreiber. Sie verlängern die Projektlaufzeiten, erhöhen die Beratungs- und Implementierungskosten und steigern den Speicherbedarf in der Cloud. Was als Modernisierungsinitiative startet, entwickelt sich dadurch oft zu einer massiven Budgetbelastung.
Fehlende Transparenz und Risiken
Ein Kernproblem: Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie hoch der Anteil aktiver im Vergleich zu inaktiven Daten tatsächlich ist. Ohne klare Berichte genehmigt das Management Speichererweiterungen, ohne zu realisieren, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben auf ungenutzte Inhalte entfällt.
Neben den Kosten entstehen weitere Risiken:
- Produktivitätsverlust durch überfüllte Bibliotheken und unübersichtliche Suchergebnisse
- Compliance- und Sicherheitsrisiken durch veraltete, aber sensible Dokumente, die nicht mehr den aktuellen Richtlinien unterliegen
Damit werden ungenutzte Daten zu einem finanziellen wie auch zu einem organisatorischen Problem.
Lösung: Daten-Analyse und Archivierung
Ein „Cold Data Estimation Report“ schafft Transparenz, indem er Dateien nach letztem Zugriff, letzter Änderung und Speicherverbrauch kategorisiert. Unternehmen erhalten so die Grundlage, um strategisch zu entscheiden, ob Daten archiviert, beibehalten oder gelöscht werden sollen.
Speicher- und Archivierungslösungen (wie ShArc) ermöglichen es zudem, kalte Daten in kostengünstigere Speicherklassen oder externe Repositories auszulagern. Durch klare Governance-Regeln und Aufbewahrungsrichtlinien wird verhindert, dass sich ungenutzte Daten erneut unkontrolliert ansammeln.
Fazit
Kalte Daten in SharePoint sind weit mehr als ein technisches Ärgernis. Sie sind ein finanzielles Risiko und ein Hindernis für effizientes Informationsmanagement. Unternehmen, die Transparenz schaffen und proaktiv handeln, können ihre IT-Kosten drastisch senken, die Effizienz steigern und ihre Compliance stärken.
Weitere Tipps zum Speicherplatz und -kosten einsparen sind im SharePoint Storage Guide zu finden: layer2-sharc.com/magazine/guide-to-reduce-storage-costs
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SharePoint Data Governance mit dem neuen ShArc Policy Management Feature
Gefragt ist heute vor allem Automatisierung: Regeln, die sicherstellen, dass Dateien am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben abgelegt werden, ohne die Produktivität der Endanwender zu beeinträchtigen.
Genau das liefert das neue ShArc Policy Management. Mit flexiblen Offloading-Regeln und einer hierarchischen Struktur, die speziell auf Microsoft 365 abgestimmt ist, gibt ShArc IT-Admins und CIOs die Möglichkeit, Speicher intelligent zu verwalten und gleichzeitig alle Daten sicher im eigenen Azure-Tenant zu halten.
Funktionsübersicht: ShArc Policy Management
Das Feature führt ein regelbasiertes Automatisierungs-Framework ein, das festlegt, welche Dateien in SharePoint verbleiben und welche in Azure Blob Storage ausgelagert werden. Ziel ist es, Kosten zu senken, die Performance zu optimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.
Zentrale Funktionen im Überblick
- Hierarchische Policy-Struktur: Regeln lassen sich auf Domain-, Site-, Subsite- oder Library-Ebene festlegen.
- Flexible Kriterien: Offloading nach Dateigröße, Alter oder Kombination beider Faktoren.
- Smart Override System: Spezifischere Regeln überschreiben automatisch allgemeine.
- Exclusion Support: Sensible Abteilungen (z. B. HR oder Legal) können von globalen Regeln ausgenommen werden.
- Kombinierte Kriterien (AND-Logik): Präzises Targeting durch die Verknüpfung mehrerer Bedingungen.
Praxisnahe Beispiele
- Size-Based Policy: Dateien größer als 50 MB werden automatisch ausgelagert.
- Age-Based Offloading: Dateien älter als 6 Monate in der Marketing-Site werden verschoben.
- Kombinierte Kriterien: Dateien über 25 MB und älter als 8 Wochen werden archiviert.
- Hierarchy Override: Während die Standardregel Dateien ab 100 MB verschiebt, gelten für HR strengere 10 MB.
- Exclusion Policy: Alle Dateien älter als 12 Wochen werden ausgelagert – mit Ausnahme der Rechtsabteilung.
So funktioniert das Hierarchiesystem
ShArc orientiert sich an der natürlichen SharePoint-Struktur:
Domain (Tenant)
- Site Collections
- Subsites
- Libraries
Regelprinzip: Library > Subsite > Site > Domain – je spezifischer die Ebene, desto höher die Priorität.
Policy-Kriterien im Detail
- Größe: z. B. Size > 50MB → Großdateien effizient auslagern.
- Alter: z. B. Age > 12 Wochen → Selten genutzte Daten entlasten den Hauptspeicher.
- Kombination: z. B. Size > 25MB AND Age > 8 Wochen → Nur große und inaktive Dateien werden verschoben.
- Exclusions: z. B. Ausschluss der Legal-Site von globalen Regeln → Schutz sensibler Daten.
Warum ShArc Policy Management ein Gamechanger ist
Mit ShArc Policy Management erhalten IT-Teams ein flexibles Steuerungsinstrument, das:
- Kosten massiv reduziert
- Compliance sicherstellt
- Speicher entlastet, ohne Nutzererfahrung einzuschränken
Endanwender greifen weiterhin wie gewohnt über SharePoint oder Teams auf ihre Dateien zu – IT-Abteilungen genießen dagegen deutlich mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz.
Mit dem neuen Policy Management-Feature setzt ShArc einen Standard für intelligente SharePoint-Datensteuerung. Unternehmen können damit nicht nur ihre Speicherstrategie optimieren, sondern auch Governance und Compliance auf ein neues Niveau heben.
Hier geht es zu allen Fetaures, die ShArc bietet: layer2-sharc.com/features
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Microsoft 365 Archivierung: Warum Offloading die bessere Alternative ist
Ein neuer Ansatz heißt Offloading. Dabei werden selten genutzte oder veraltete Dateien automatisch in günstigere Cloud-Speicher wie Azure Blob Storage ausgelagert. Die eigentlichen Dateien verschwinden aus dem teuren SharePoint-Speicher. Metadaten, Berechtigungen und Links bleiben jedoch erhalten. Für Anwenderinnen und Anwender ändert sich im Alltag fast nichts: Benötigte Dateien lassen sich weiterhin über den gewohnten Namen in SharePoint anklicken und werden im Hintergrund nahtlos geladen.
Das Ergebnis ist ein „lebendes Archiv“. Daten wandern automatisiert in kostengünstigere Speicher, ohne Governance-Regeln in SharePoint zu verletzen. So lassen sich Microsoft 365-Kosten reduzieren, Benutzeroberflächen bleiben übersichtlich und der Zugriff auf archivierte Dateien ist jederzeit möglich.
Offloading vs. klassische Archivierung
- Kostenvorteil: Offloading nutzt die Preisstufen von Azure (Hot, Cool, Archive). Das spart im Vergleich zu zusätzlichem SharePoint-Speicher bis zu 50 Prozent.
- Nahtloses Nutzererlebnis: Klassische Archive erfordern manuelle Schritte oder zusätzliche Tools. Offloading behält bestehende SharePoint-Strukturen bei, inklusive Metadaten.
- Compliance & Sicherheit: Löschprozesse können regulatorische Vorgaben verletzen. Offloading erhält Audit-Logs, Benutzerrechte und eDiscovery-Funktionen.
- Automatisierung: Anstatt Mitarbeitende manuell archivieren zu lassen, greifen Filterregeln, etwa „älter als zwölf Monate“ oder „größer als 50 MB“. Diese Regeln laufen automatisch in festgelegten Intervallen und sorgen für kontinuierliche Datenhygiene.
So funktioniert Offloading in der Praxis
- Identifizierung von „kalten Daten“: Administratoren definieren Regeln wie „älter als ein Jahr“ oder „größer als 100 MB“. Vor der Umsetzung zeigt eine Vorschau, wie viel Speicherpotenzial sich einsparen lässt.
- Auslagerung in günstigen Speicher: Beim Offloading werden die Inhalte aus SharePoint entfernt und in Azure Blob Storage übertragen. Links und Metadaten bleiben allerdings erhalten.
- Nutzerzugriff & Wiederherstellung: Greift ein Anwender auf eine ausgelagerte Datei zu, wird diese transparent im Hintergrund geladen und kann wie gewohnt weiterbearbeitet werden. Nach der Nutzung bleibt sie in SharePoint oder wird beim nächsten Offloading wieder verschoben, je nach Einstellung der Offload-Regeln.
- Ganze Bibliotheken oder Sites: Auch komplette Projekte lassen sich auslagern und später mit wenigen Klicks vollständig zurückholen.
Vorteile von Offloading
- Geringere Kosten: Regelmäßiges Offloading reduziert die teure SharePoint-Belastung.
- Keine Schulungskosten: Nutzer arbeiten weiter in ihren bekannten Strukturen.
- Skalierbarkeit: Speicher kann flexibel erweitert werden.
- Zukunftssicherheit: Eine saubere SharePoint-Umgebung erleichtert die Anbindung an neue Microsoft-Funktionen wie Copilot.
- Compliance & Sicherheit: Berechtigungen bleiben bestehen.
Offloading als Fundament für eine erfolgreiche Daten-Management-Strategie
Langfristig kann Offloading zu einer umfassenden Data-Management-Strategie ausgebaut werden. Dazu gehören Maßnahmen wie die Begrenzung von Dateiversionen, die automatische Erkennung von Dubletten oder die intelligente Auswahl durch KI-Filter. Auf diese Weise wird aus einem einmaligen Archivierungsprojekt eine nachhaltige Optimierung, die Microsoft-365-Umgebungen dauerhaft schlank, sicher und effizient hält.
Fazit
Offloading ist mehr als Archivierung. Es ist ein zukunftsorientierter Ansatz für den Umgang mit Datenwachstum in Microsoft 365. Mehr Informationen zum Thema Speicherlimit und Offloading finden Sie im ShArc Magazine: layer2-sharc.com/magazine
Wie Unternehmen unmittelbar Speicherplatz frei machen können und in den Griff bekommen erfahren Sie im SharePoint Storage Guide: layer2-sharc.com/storage-guide
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SharePoint-Archivierung im Vergleich: Microsoft 365 Archive vs. ShArc
Kostenvergleich Microsoft 365 Archive und ShArc
ShArc und Microsoft 365 Archive haben unterschiedliche Kostenmodelle. ShArc wird als Abonnementlizenz pro TB archivierter Daten verkauft, zusätzlich zahlt der Kunde für Azure-Speicher und ggf. benötigte Azure-Infrastruktur. Microsoft 365 Archive ist ein Pay-as-you-go-Dienst mit Kosten basierend auf der Menge der archivierten Daten. Beide Lösungen können die Kosten im Vergleich zum Kauf zusätzlichen SharePoint-Speichers deutlich senken.
ShArc-Preise
Lizenzen werden in 1-TB-Schritten zu 699 € pro TB und Jahr erworben. Dies ist eine feste Jahresgebühr für die Software. Es gibt keine Benutzerlizenzen oder versteckte Gebühren. Die Preisgestaltung basiert ausschließlich auf dem maximal archivierten Volumen. ShArc erhebt keine Gebühren für die Wiederherstellung von Daten zurück nach SharePoint.
Zusätzlich zum ShArc-Abonnement zahlt die Organisation für den Azure Blob Storage, in dem die archivierten Dateien gespeichert werden, sowie für den App Service Plan, um den ShArc-Dienst zu hosten. Selbst mit diesen Zusatzkosten liegen die Gesamtkosten von ShArc 50–60 % unter den entsprechenden Kosten für den Kauf der gleichen Speichermenge bei Microsoft (Office 365 Extra File Storage Add-on).
Mehr Informationen zu den Preisen finden sich online in der ShArc Kostenkalkulation.
Microsoft 365 Archive-Preise
Microsoft berechnet 0,046 € pro GB pro Monat für archivierte Daten. Das entspricht 46 € pro TB pro Monat bzw. etwa 552 € pro TB und Jahr. Das sind etwa 1/4 der Kosten für den Standardspeicher in SharePoint Online, der bei 0,184 € pro GB und Monat bzw. 2.208 € pro TB und Jahr liegt. Diese Archivspeicherkosten werden kontinuierlich gemessen und gelten nur für Daten, die das im SharePoint enthaltene Speicherkontingent überschreiten.
Abgesehen von den Speichergebühren und eventuellen OneDrive-Wiederherstellungskosten fallen keine weiteren Kosten für die Nutzung von Microsoft Archive an. Zusammengefasst: Microsoft 365 Archive folgt einem reinen Verbrauchsmodell. Die kalkulierbaren niedrigen Kosten können im Vergleich zum Kauf von SharePoint-Speicher Einsparungen von rund 75 % bringen und sind daher besonders attraktiv für große Mengen inaktiver Sitesammlungen.
Vergleich von Microsoft 365 Archive mit ShArc, einem SharePoint-Speicheroptimierer
Komplexität, Einrichtung und Benutzererfahrung
ShArc ist eine kundengehostete Lösung, was mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bedeutet, aber auch Einrichtung und Wartung. M365 Archive ist ein schlüsselfertiger Cloud-Dienst, der mit wenigen Klicks aktiviert werden kann, jedoch weniger flexibel im Betrieb ist. Die Benutzererfahrung unterscheidet sich deutlich: ShArc zielt darauf ab, für Endnutzer nahtlos zu funktionieren, während Microsofts Archive eher als Back-End-Kaltspeicher konzipiert ist, mit dem Endnutzer absichtlich nicht interagieren.
Einrichtungsprozess
Die Einrichtung von ShArc umfasst die Bereitstellung der Anwendung in einem Azure-Mandanten. Layer2 stellt Tools und Anleitungen zur Verfügung, um die ShArc-Komponenten zu installieren. Unternehmen müssen ein Azure-Speicherkonto für die archivierten Daten und einen Azure App Service zum Ausführen des ShArc-Dienstes erstellen. Anschließend wird ShArc über eine Admin-Zustimmung (Berechtigung über Microsoft Graph erteilen) mit SharePoint Online verbunden. Diese Einrichtung ist ein einmaliger Aufwand und wird in der Regel von einem IT-Administrator mit Azure- und M365-Admin-Kenntnissen durchgeführt.
Im Gegensatz dazu hat Microsoft 365 Archive eine sehr einfache Aktivierung: Ein Administrator mit den entsprechenden Rollen muss Archive im Microsoft 365 Admin Center aktivieren, was das Verknüpfen eines Azure-Abonnements für die Abrechnung beinhaltet. Es sind keine neuen Server oder Installationen erforderlich. Es handelt sich um einen On-Demand-Dienst, der von Microsoft bereitgestellt wird.
Zusammengefasst: Die Einrichtung von ShArc ist komplexer und praxisorientierter, da Sie Software in Azure einrichten, während die Einrichtung von M365 Archive integriert ist und größtenteils aus Konfiguration ohne benutzerdefinierte Software besteht.
Wartung und Updates
ShArc läuft in der firmeneigenen Umgebung, wo die Azure-Ressourcen überwacht werden müssen und Admins sicherstellen, dass der ShArc-Dienst läuft und richtig skaliert ist. Layer2 veröffentlicht regelmäßig Updates für ShArc mit neuen Funktionen und Fehlerbehebungen. Diese sollten durch den Admin in der Azure-Umgebung eingespielt werden, um das System sicher und effizient zu halten. Der Vorteil: Volle Kontrolle.
Microsoft verwaltet den zugrunde liegenden Speicher, die Haltbarkeit und die Updates der Archivfunktion. Administratoren müssen weiterhin „Policy-Wartung“ betreiben, also entscheiden, welche Sites archiviert werden oder wann Archivierungen stattfinden, aber es gibt keine Infrastruktur, die gepatcht oder betreten werden muss. Die relevanten Admin-Aufgaben sind Teil der normalen SharePoint-Administration.
Kurz gesagt: ShArc erfordert mehr administrativen Aufwand und bietet mehr Flexibilität, während M365 Archive ein „Einrichten und Überwachen“-Dienst mit geringem Administrationsaufwand ist.
Endnutzererlebnis
Hier gibt es große Unterschiede: Mit ShArc arbeiten Endnutzer weiterhin wie gewohnt in SharePoint, Teams oder OneDrive. Eine durch ShArc archivierte Datei bleibt in ihrer ursprünglichen Dokumentbibliothek mit gleichem Namen, Metadaten und Berechtigungen sichtbar. Lediglich ein Symbol oder Hinweis zeigt an, dass sie archiviert ist. Klickt ein Nutzer auf eine archivierte Datei, stellt ShArc sie transparent aus Azure wieder her und öffnet sie.
Im Gegensatz dazu blendet Microsoft 365 Archive archivierte Inhalte für Endnutzer komplett aus. Wird eine SharePoint-Site archiviert, ist sie für Nutzer nicht mehr zugänglich. Sie erscheint nicht mehr in der Site-Übersicht, und bestehende Links funktionieren erst wieder, wenn die Site reaktiviert wurde. Nutzer können auch nicht nach Dateien aus einer archivierten Site suchen. Nur Compliance-Administratoren können darauf zugreifen. Braucht ein Endnutzer doch eine Datei aus einer archivierten Site, muss ein Admin die gesamte Site reaktivieren. Das macht Microsofts Lösung vor allem für Daten geeignet, auf die Nutzer tatsächlich nicht mehr zugreifen.
Viele Organisationen steuern dies, indem sie klare Archivierungskriterien festlegen, z. B. eine Website erst zu archivieren, wenn sie mindestens sechs Monate vollständig inaktiv war und dies mit dem Eigentümer bestätigt wurde. Dennoch ist es eine wichtige Überlegung, dass alle mit M365 Archive archivierten Daten für Benutzer de facto vollständig offline sind.
Vergleich der Benutzererfahrung von Microsoft 365 Archive und ShArc Archivierungsoptionen und Wiederherstellungsfunktionen
Neben Kosten und Einrichtung ist es entscheidend zu vergleichen, was jede Lösung tatsächlich mit den Daten macht, wie sie archiviert, aufbewahrt und wiederhergestellt werden. ShArc und Microsoft 365 Archive verfolgen dabei sehr unterschiedliche Ansätze.
Granularität der Archivierung
ShArc bietet eine feingranulare Archivierung auf Dateiebene. Es arbeitet innerhalb von SharePoint-Websites, indem es Elemente wie Dokumente identifiziert, die bestimmten Kriterien entsprechen, und diese einzeln auslagert. Die Regeln zum Offload der Dateien können etwa auf bestimmte Bibliotheken oder Websites angewendet werden. Sites können zudem komplett von der Archivierung ausgeschlossen werden. Der entscheidende Punkt ist, dass aktive Seiten aktiv bleiben und nur Inhalte ausgelagert werden. Dadurch entsteht ein „lebendes Archiv“: Eine SharePoint-Website kann kontinuierlich ältere Inhalte über ShArc auslagern, während neue Inhalte hinzukommen, sodass die Websitegröße im Rahmen bleibt, ohne dass der Benutzerzugriff gesperrt wird.
Microsoft 365 Archive funktioniert ausschließlich auf Seiten-Ebene. Diese wird komplett zur Archivierung ausgewählt, und der gesamte Inhalt (Dokumente, Listen, Seiten usw.) wird gemeinsam in das Archiv verschoben. Es ist nicht möglich, bestimmte Dateien oder nur teilweise zu archivieren. In der Praxis wird Microsofts Archive daher häufig für alte und abgeschlossene Projekte genutzt. Es ist nicht für die laufende Ausdünnung gedacht, sondern eher für die vollständige Auslagerung nicht mehr benötigter Daten.
Hinweis: Microsoft plant laut Roadmap, die Unterstützung für granulare Archivierung auf Dateiebene ab Juli 2026 einzuführen (letzter Stand: 25. August).
Versionen-Verwaltung
Viele Versionen von Dokumenten sind eine Hauptursache für hohen Speicherverbrauch. ShArc löscht diese früheren Versionen dauerhaft während des Archivierungsprozesses, was zusätzlichen Speicherplatz freigibt, ohne Zusatzkosten.
Hinweis: Eine Funktion zum Archivieren und Wiederherstellen von Versionen ist laut Roadmap für die zweite Jahreshälfte 2025 geplant.
Microsoft 365 Archive beeinflusst Versionen nicht. Diese werden zusammen mit dem gesamten Websiteinhalt archiviert und wiederhergestellt.
Wiederherstellung archivierter Daten
ShArc ermöglicht eine granulare, bedarfsgesteuerte Wiederherstellung einzelner Elemente. Wenn ein Benutzer oder Administrator eine bestimmte archivierte Datei benötigt, kann er deren Wiederherstellung auslösen, ohne alles andere zurückzuholen. Nutzer klicken einfach auf die Datei in SharePoint, und ShArc stellt sie im Hintergrund wieder her. Alternativ kann ein Administrator über die ShArc-Oberfläche eine Sammlung von Dateien, eine gesamte Bibliothek oder bei Bedarf sogar eine komplette Website wiederherstellen. Da ShArc keine Gebühren für Wiederherstellungsvorgänge erhebt und die Platzhalter erhalten bleiben, ist es problemlos möglich, Inhalte nach Bedarf wiederherzustellen und erneut zu archivieren, mit minimalem Aufwand und vernachlässigbaren Azure-Datenübertragungskosten.
Microsoft 365 Archive erfordert die Wiederherstellung der gesamten Website, um auf deren Inhalte zuzugreifen. Es gibt keine Möglichkeit, nur eine einzelne Datei oder einen Ordner aus einer archivierten Site wiederherzustellen. Sie muss komplett reaktiviert werden. Die Wiederherstellung erfolgt durch einen Administrator im SharePoint Admin Center oder per PowerShell, und es muss genügend freies Speicherkontingent vorhanden sein. Laut Microsoft kann die Reaktivierung bis zu 24 Stunden dauern. Nach erfolgreicher Wiederherstellung verhindert Microsoft derzeit, dass dieselben Inhalte unmittelbar nach der Reaktivierung erneut archiviert werden. Eine erneute Archivierung ist frühestens nach vier Monaten möglich, um ein ständiges Hin- und Herschalten zu vermeiden.
Entscheidungsfaktoren
- Granularität der Archivierung: Müssen Sie einzelne Dateien oder Teilmengen von Inhalten archivieren, während der Rest einer Website aktiv bleibt? Falls ja, ist ShArc aufgrund seiner Dateiebene-Archivierung dafür optimal. Wenn Sie nur ganze Websites archivieren, sobald diese nicht mehr benötigt werden, könnte Microsofts Lösung ausreichen.
- Endnutzerzugriff: Wie wichtig ist es, dass Endnutzer archivierte Inhalte weiterhin sehen oder selbst abrufen können? ShArc ermöglicht dies ohne Admin-Eingriff. Microsoft 365 Archive blendet Inhalte für Nutzer aus, bis ein Administrator sie wiederherstellt.
- Compliance und Aufbewahrung: Befinden Sie sich in einer streng regulierten Umgebung mit hohen Anforderungen an Aufbewahrung und Audit? Microsoft 365 Archive integriert sich nahtlos in Purview-Compliance. Bei ShArc müssen Sie die Compliance für archivierte Blobs selbst verwalten.
- Kostenstruktur: Bevorzugen Sie vorhersehbare Festkosten pro Jahr oder ein reines nutzungsbasiertes Modell? ShArc bietet feste Jahreskosten pro TB, ideal für planbare Budgets. Microsofts Archiv skaliert exakt mit Datenmenge und Dauer.
- Häufigkeit der Wiederherstellung: Wenn Sie häufig einzelne archivierte Dateien abrufen müssen, ist ShArc effizienter und kostenlos in der Wiederherstellung. Bei „write once, read almost never“-Szenarien genügt Microsofts Ansatz.
- Strategische Ausrichtung: Bevorzugen Sie Microsoft-native Lösungen oder spezialisierte Drittanbieter-Tools? Microsoft punktet mit Integration und Roadmap-Anbindung, ShArc mit Flexibilität und Nischenfokus.
Fazit
Beide Lösungen senken SharePoint-Speicherkosten effektiv, bedienen aber unterschiedliche Einsatzszenarien:
- ShArc – das „dynamische Archiv“ für kontinuierlich gepflegte aktive Websites mit Endnutzerzugriff.
- Microsoft 365 Archive – das „Kaltarchiv“ für abgeschlossene Inhalte mit maximaler Compliance-Integration und ohne Endnutzerinteraktion.
Manche Unternehmen kombinieren beide Ansätze: ShArc für aktive Kollaborationsumgebungen und Microsoft 365 Archive für abgeschlossene Websites.
Zur umgehenden Optimierung des SharePoint Speichers kann auch der SharePoint Storage Guide zu Rate gezogen werden. Mit praktischen Checklisten und Case Studies verdeutlicht er, wie man seine SharePoint Umgebung unmittelbar verbessern und Speicherbedarf senken kann: SharePoint Storage Guide
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Warum der SharePoint-Speicher zur Kostenfalle wird und was IT-Teams dagegen machen können
Dieser Artikel deckt die versteckten Fallen im Microsoft-Speichermodell auf: Warum größere Unternehmen benachteiligt werden, wie Kollaborationsverhalten die Speicherquoten belastet und welche konkreten Schritte IT-Verantwortliche jetzt gehen können, bevor das Budget implodiert. Spoiler: Es geht nicht darum, Daten zu löschen, sondern sie intelligent zu managen.
Unseren vollständigen Guide zur SharePoint-Speicheroptimierung können Sie hier herunterladen.
Die Speicherfalle: Warum Microsofts Modell nicht skaliert
Microsofts Speicherzuweisung wirkt zunächst einfach: Jeder M365-Mandant erhält 1 TB Grundspeicher plus 10 GB für jede lizensierte Nutzerin bzw. jeden Nutzer. Für kleine Unternehmen funktioniert das oft gut: 50 User bedeuten z. B. 2,5 TB Gesamtvolumen, also ca. 30 GB pro Person. Doch mit wachsender User-Zahl sinkt der Speicher pro Kopf rapide.
Ein Unternehmen mit 800 Nutzern? Erhält 9 TB Gesamtspeicher, das sind nur 11,25 GB pro Person, weniger als die Hälfte im Vergleich zur 50-Personen-Organisation.
Zwar erhält jeder Nutzer 1 TB OneDrive-Speicher, dieser steht jedoch ausschließlich der jeweiligen Person zur Verfügung. Er kann nicht für gemeinsame Inhalte wie Teamsites oder Projektordner genutzt werden. OneDrive ist technisch gesehen zwar SharePoint, agiert aber abgeschottet.
Auf den ersten Blick scheint also genug Speicher vorhanden. In der Praxis stoßen IT-Teams aber schnell an ihre Grenzen und die Ursachen dafür sind meist unsichtbar, aber systematisch.
Die stillen Kostenfresser: Versionierung, ROT-Daten und Cloud-Ignoranz
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen verfügt über 2.250 Microsoft 365 E3-Lizenzen. Ihre Gesamt-Speicherquote berechnet sich wie folgt:
1 TB (Basisspeicher) + (2.250 x 10 GB) = 23,5 TB Gesamtvolumen
Das ist Ihre SharePoint Online-Kapazität, inklusive Teams-Dateispeicher. Als Faustregel gilt: Pro 100 Lizenzen gibt’s 1 TB zusätzlichen Speicher. Wichtig: Es zählen aktive Lizenzen im M365-Tenant. Sie müssen nicht explizit Nutzern zugewiesen sein.
Wichtig zu wissen: Nicht alle Lizenztypen enthalten die +10 GB. Lizenzen ohne SharePoint (z. B. Visio) oder F1-Pläne zählen nicht dazu. Alle M365-Suites (Business Basic, Standard, Premium; Office 365 E1/E3/E5; M365 E3/E5), SharePoint Online Plan 1 & 2 sowie Teams beinhalten hingegen die 10 GB-Zuteilung.
Kostenfresser sind vor allem:
- Versions-Chaos
Jede Bearbeitung einer Datei in SharePoint oder Teams erzeugt eine neue Version. Bis zu 500 Versionen pro Datei sind möglich, praktisch für Kollaboration, katastrophal für den Speicher. Schätzungen zufolge belegen Versionshistorien bis zu 30 % des Speichers aktiver Projekte. User lieben’s, Ihr Budget nicht. - “Lift and Shift” ohne Filter
Viele Migrationen in die Cloud laufen nach dem Prinzip “alles mitnehmen”. Alte Ordner, inaktive Projekte, ungenutzte Daten – alles wird kopiert. Laut Gartner und NetApp wurden 60-80 % der Daten in der Cloud seit über einem Jahr nicht mehr geöffnet. - ROT-Daten & Unordnung
Redundante, veraltete und triviale Daten (ROT) machen oft über 30 % der Gesamtmenge aus. Doch weniger als 20 % der Unternehmen haben eine Klassifizierungsstrategie. Mit einem jährlichen Datenwachstum von 25–30 % wird aus dem Cloud-Speicher schnell eine digitale Müllhalde. - Duplikate und Versionswirrwarr
Anhänge in E-Mails, doppelte Ordner in Teams, Sicherungskopien „für alle Fälle“. All das führt zu unnötiger Datenmenge. Schätzungen gehen von 20–30 % redundanter Dateien in Unternehmen aus. - Fehlende Zuständigkeiten
Ohne klare Regeln für Aufbewahrung und Löschung bleibt alles liegen. Und selbst gelöschte Dateien im SharePoint-Papierkorb zählen weiter zum genutzten Speicher. Laut IDC gelten 70 % aller Dateien nach nur 90 Tagen bereits als inaktiv. - Kein Bewusstsein für Kostentreiber
Das eigentliche Problem: Die Kosten skalieren stillschweigend. Viele Unternehmen merken zu spät, dass ihr Speicherbudget jährlich um über 40 % steigt, insbesondere, wenn die Standardquote überschritten wird. Und es gibt kein zentrales Dashboard, das die Ursachen transparent darstellt.
Die wahren Kosten des Nichtstuns
Neben explodierenden Budgets bringt unkontrolliertes Wachstum auch technische und organisatorische Risiken:
- Performance-Probleme: Microsoft dokumentiert es nicht offiziell, aber viele Admins berichten von langsamen Ladezeiten, OneDrive-Sync-Problemen und SharePoint-Seiten im Read-Only-Modus.
- Compliance-Risiken: Je unstrukturierter die Daten, desto schwieriger die Auditierbarkeit und Sicherheit.
- Shadow-IT: Wenn SharePoint unbrauchbar wird, weichen Fachbereiche auf Dropbox, Google Drive oder USB-Sticks aus.
- Überlastete IT: Speicheranfragen, Wiederherstellungen und Performance-Optimierung binden Ressourcen, die anderweitig dringend gebraucht würden.
Es geht auch smarter: Daten-Offloading mit ShArc
Statt immer mehr Speicher zuzukaufen, setzen fortschrittliche IT-Teams auf automatisierte Auslagerungslösungen. Eine davon ist ShArc: ein Tool, das SharePoint mit günstigem Azure Blob Storage verbindet, ohne Kompromisse für die Nutzererfahrung.
So funktioniert Offloading
- Regelbasierte Auslagerung: Admins definieren, welche Dateien wann ausgelagert werden, z. B. nach Dateigröße, letztem Zugriff oder Metadaten.
- Stub-Dateien in SharePoint: Die Originaldateien werden ersetzt durch .sharc-Dateien, die den Zugriff per Klick ermöglichen. Kein Kontextverlust, keine toten Links.
- Sofortiger Zugriff: Nutzer klicken einfach auf die Datei und sie wird bei Bedarf aus Azure geladen, ganz ohne IT-Hilfe.
- Kostenvorteil extrem: 100 TB Daten kosten bei SharePoint ca. 192.000 USD/Jahr, bei Azure Blob Storage nur 1.188 bis 21.600 USD/Jahr.
Praxisbeispiel: 3.000 USD Ersparnis pro Monat
Ein mittelständisches Unternehmen hat ShArc eingeführt und über 50 % seiner veralteten SharePoint-Daten in Azure ausgelagert. Die Mitarbeitenden arbeiteten wie gewohnt weiter, ohne Unterbrechung. Das Ergebnis? 3.000 USD Ersparnis pro Monat und deutlich mehr Kontrolle über die Speicherlandschaft.
Offloading vs. klassische Archivierung
Im Vergleich zu klassischen Archivlösungen bietet das Offloading-Modell, wie mit ShArc, klare Vorteile:
- Voll in SharePoint integriert
- Regelbasiert & automatisiert
- Arbeiten ohne Systembruch
- Datenzugriff mit einem Klick
- Compliance im M365-Kontext
- Kein Restore über die IT nötig
Fazit
SharePoint-Speicher wird zur Kostenfalle, wenn kein Plan dahintersteht. Mit Offloading-Tools wie ShArc können Unternehmen Speicher optimieren, Nutzer entlasten und Budget sparen, ohne die Kontrolle über ihre Daten zu verlieren.
Jetzt den vollständigen Guide herunterladen, um sofort Speicher zu sparen: layer2-sharc.com/reduce-storage-guide
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Warum die Berechnung des Microsoft 365 Tenant-Speichers entscheidend ist
In diesem Artikel erklären wir, wie der Speicher in Microsoft 365 zugewiesen wird, wie man den eigenen Verbrauch überprüft, welche Faktoren die Quoten beeinflussen und wie man den Tenant-Speicher effektiv verwaltet, um innerhalb der Limits zu bleiben.
Was ist der Unterschied zwischen M365-Speicher und SharePoint-Speicher?
Es gibt keinen Unterschied. Die Begriffe werden synonym verwendet. Auch Dateien, die in Teams gespeichert werden, landen in einer SharePoint Online-Site-Sammlung und zählen zu dem Speicher.
Standardberechnung des Microsoft 365 Tenant-Speichers
Jeder Microsoft 365 Tenant startet mit einer Standard-SharePoint Online-Speicherquote von 1 Terabyte (TB) pro Organisation. Darüber hinaus fügt Microsoft für jede berechtigte Lizenz 10 GB zusätzlichen Speicher hinzu.
Beispielberechnung
Angenommen, Ihre Organisation hat 2.250 Microsoft 365 E3-Lizenzen. Ihre Gesamtspeicherquote wäre:
1 TB (Basis-Speicher) + (2.250 x 10 GB) = 1 TB + 22,5 TB = 23,5 TB
Das bedeutet, dass Ihnen Microsoft 23,5 TB für SharePoint Online zur Verfügung stellt, einschließlich des Teams-Dateispeichers. Eine gute Faustregel: 100 Lizenzen liefern zusätzlich 1 TB Speicher.
Wichtig zu wissen: Nicht alle Lizenzen profitieren von den zusätzlichen 10 GB. Lizenzen, die kein SharePoint umfassen (z. B. Visio oder F1-Lizenzen), bieten auch keinen zusätzlichen Speicher. Alle Microsoft 365-Suiten (M365 Business Basic, Standard und Premium, Office 365 E1/E3/E5, M365 E3/E5) sowie SharePoint Online-Pläne 1 und 2 und Teams gewähren 10 GB pro Lizenz.
Speicherberechnung für Bildungseinrichtungen (EDU-Tenants)
Für Bildungseinrichtungen, die mehr als 50 % EDU-Lizenzen zugewiesen haben, gilt ein anderes Berechnungsmodell. In diesem Fall wird das Standardmodell durch ein „Pool-Modell“ ersetzt, das für alle Dienste (SharePoint, Teams, Exchange und OneDrive) eine gemeinsame Speicherressource bereitstellt. Dieser Pool startet mit 100 TB und kann je nach Anzahl und Art der zugewiesenen EDU-Lizenzen erweitert werden. Dieses Modell soll die Verwaltung erleichtern und besser auf die Anforderungen akademischer Arbeitslasten eingehen, die oft große Datensätze, geteilte Ressourcen und kollaborative Inhaltserstellung beinhalten.
Unterschiede für Non-Profit-Organisationen
Für Non-Profit-Organisationen gilt grundsätzlich das gleiche Berechnungsmodell wie für Unternehmen. Eine Ausnahme stellt jedoch die Nutzung von „Volunteer-Use-Lizenzen“ dar. Diese gewähren keinen zusätzlichen Speicher. Nur bezahlte Lizenzen bieten den zusätzlichen 10 GB Speicher. Dies stellt eine erhebliche finanzielle Herausforderung dar, insbesondere für große Non-Profit-Organisationen mit Tausenden von Nutzern in verschiedenen Ländern, die ihre Lizenzierung und Speicherplanung entsprechend optimieren müssen.
Wie viel Speicher ist in meinem Tenant verfügbar und wie viel wird aktuell genutzt?
Um zu sehen, wie viel Speicher Ihr Microsoft 365 Tenant zur Verfügung hat und wie viel davon derzeit genutzt wird, müssen Sie das Microsoft 365 Admin Center aufrufen. Nach dem Einloggen navigieren Sie zum Menü „Reports“ und gehen zu „Usage“. Dort finden Sie den Abschnitt „SharePoint“, der eine Übersicht über den verbrauchten Speicher bietet. Klicken Sie auf den Tab „Storage“, um eine detaillierte Aufschlüsselung der verfügbaren und genutzten Speichermengen sowie etwaiger Trends im Zeitverlauf zu sehen.
Weiter Informationen finden Sie in unserem ShArc Magazine: layer2-sharc.com/magazine/microsoft-365-tenant-storage-calculation
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