ShArc bringt intelligentes Policy Management für automatisierte SharePoint-Speicherung und Azure-Offloading
Intelligente, hierarchische Richtlinien für präzises Datenmanagement
Das neue Feature unterstützt eine hierarchische Struktur, die sich an der nativen SharePoint-Architektur orientiert. Regeln können auf unterschiedlichen Ebenen erstellt werden: von gesamten Teams über einzelne Sites bis hin zu Subsites oder einzelnen Bibliotheken. Detaillierte Kriterien, wie Dateigröße, Alter oder eine Kombination aus beiden, bilden die Grundlage für die Offload-Entscheidungen. Zudem sorgt ein Smart Override-Mechanismus dafür, dass speziellere Richtlinien allgemeine Regeln automatisch überschreiben.
Flexible Offload-Bedingungen für reale Szenarien
Ergänzend zum Policy-Framework ermöglicht ShArc die Definition maßgeschneiderter Offload-Bedingungen. Administratoren können eine Vielzahl von Filtern verwenden, etwa Dateien, die größer als ein bestimmter Schwellenwert sind oder seit einer festgelegten Zeitspanne nicht mehr verändert wurden. Diese Flexibilität stellt sicher, dass klassische „One-size-fits-all“-Prozesse der Vergangenheit angehören und der Offload-Prozess wirklich zum Geschäftsbedarf passt.
Mehr Kontrolle, weniger Aufwand – Vorteile für IT-Teams und Unternehmen
Mit der Kombination aus automatisierten Policies und feinjustierbaren Offload-Regeln profitieren Unternehmen von:
- Optimierter Speicher- und Kostenstruktur, indem „kalte“ oder selten genutzte Daten konsequent in Azure ausgelagert werden;
- Erhöhter Governance- und Compliance-Sicherheit, da Richtlinien zentral gesteuert und lückenlos dokumentiert sind;
- Entlastung der IT-Abteilungen, die weniger manuelle Cleanup-Tasks durchführen müssen.
Über ShArc
ShArc ist eine moderne Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, SharePoint-Daten intelligent zu verwalten und selten genutzte Inhalte kosteneffizient in Azure Blob Storage auszulagern, ohne die gewohnte Nutzererfahrung zu verändern.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Layer 2 GmbH
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Automatisiert statt manuell: ShArc bringt Struktur in das SharePoint-Datenchaos
Statt Dateien mühsam per Hand zu verschieben, lassen sich mit ShArc wiederkehrende Offload-Jobs definieren, die sich nahtlos in den Datenlebenszyklus integrieren. Ob einmalige Bereinigung alter Projektdaten oder kontinuierliches Offloading wachsender Datenbestände: ShArc bietet volle Kontrolle über Zeitpunkt, Umfang und Kriterien der Archivierung.
Die Alternative zu Archivierung, die sich an den Alltag der IT anpasst
Administratoren können Offload-Jobs gezielt planen für:
- einzelne SharePoint-Sites oder Dokumentbibliotheken
- spezifische Ordner, etwa für Teams, Abteilungen oder Projekte
- Dateitypen mit hohem Speicherwachstum wie Medien-, CAD- oder Backup-Dateien
Das Ergebnis: Weniger manueller Aufwand, deutlich geringeres Fehlerrisiko und ein sauberer, nachhaltiger Umgang mit Unternehmensdaten.
Intelligentes Scheduling für maximale Effizienz
Das integrierte Scheduling sorgt dafür, dass Offloads automatisch außerhalb der Hauptnutzungszeiten laufen. Speicher wird damit nicht erst dann verwaltet, wenn es zu spät ist, sondern proaktiv und planbar. Alle geplanten Jobs lassen sich jederzeit über ein übersichtliches Dashboard überwachen, anpassen oder pausieren – ideal, um flexibel auf neue Projektphasen, Teamstrukturen oder Compliance-Anforderungen zu reagieren.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Durch die Automatisierung der Offloading-Pprozesse gewinnen IT-Teams wertvolle Zeit zurück. Gleichzeitig bleibt die SharePoint-Umgebung übersichtlich und zukunftssicher, ohne spürbare Einschränkungen für die Anwender.
Fazit
Das Scheduling-Feature von ShArc ersetzt Archivierung durch skalierbares Offloading. Unternehmen schaffen Ordnung in ihren Daten, senken langfristig Kosten und entlasten ihre IT nachhaltig.
Ihre persönliche Demo
Interessiert, wie automatisiertes Offloading in Ihrer SharePoint-Umgebung aussieht? Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und erleben Sie ShArc in der Praxis.
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ESPC 2025 Rückblick: Warum eine Live-Demo zum Gesprächsthema der Expo wurde
Doch bei hunderten Sessions, Ständen und Gesprächen wurde eines besonders deutlich: Praxisnahe Lösungen schlagen jede PowerPoint-Präsentation.
Wenn Microsoft-365-Herausforderungen auf Lösungen treffen
Bei der ESPC 2025 ging es nicht um abstrakte Innovationen, sondern um Probleme, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind: rasant wachsende SharePoint-Umgebungen, explodierende Speicherkosten, komplexe Governance-Anforderungen und der permanente Druck, mit begrenzten Ressourcen mehr zu erreichen.
Diese Themen tauchten überall auf: in Vorträgen, in Gesprächen zwischen den Sessions und besonders intensiv auf der Expo-Fläche.
Live auf der Inspire Stage: von Interesse zu konkretem Handeln
Eines der Highlights der Konferenz war eine ShArc Live-Demo von Marco Dalic, Product Owner des Teams rund um das neue Tool zur SharePoint Speicherkostenreduzierung. Auf der Expo Inspire Stage zeigte er, wie Unternehmen mit wenigen Klicks mindestens 50% ihrer Extraspeicherkosten einsparen können. Dadurch gewinnen sie zusätzliche Budgets für andere Projekte.
Statt einfach über SharePoint-Speicheroptimierung zu referieren, zeigte Marco live: wie Unternehmen ihre Kosten deutlich senken, ganz ohne das gewohnte Nutzererlebnis zu verändern. Denn Nutzerinnen und Nutzer können Dateien nach wie vor mit einem Klick aufrufen.
Die Reaktionen ließen nicht lange auf sich warten. Besucherinnen und Besucher blieben stehen, stellten Fragen und kehrten später für vertiefende Gespräche zurück. Die Demo traf einen Nerv. Sie adressierte ein Problem, das viele bisher als „unvermeidlich“ in Microsoft 365 akzeptiert haben.
Mehrfach war zu hören:
- „Wir kämpfen seit Jahren mit dem Datenwachstum in SharePoint.“
- „Uns war nicht klar, dass es Alternativen gibt, die Nutzerinnen und Nutzer nicht beeinträchtigen.“
- „Genau diese Governance-Kontrolle hat uns bisher gefehlt.“
Ein Messestand mit Fokus auf Gesprächen statt Verkauf
Auch auf der Expo-Fläche blieb der Ansatz derselbe: keine Skripte, keine Buzzwords, kein Verkaufsdruck. Expertinnen und Experten, die den ShArc Messestand besuchten, machten aus Gesprächen spontane Deep Dives, Sessions und Live-Demos.
Statt großer Versprechen sahen Besucherinnen und Besucher reale Use Cases, echte Umgebungen und ehrliche Diskussionen darüber, was in modernen Microsoft-365-Setups funktioniert und was nicht. Genau diese Authentizität machte den Unterschied.
Warum die ESPC weiterhin relevant ist
Was die ESPC 2025 besonders gemacht hat, waren natürlich spannende Inhalte, großartige Unternehmen und vor allem die Community.
Es ist eine der wenigen Konferenzen, auf denen Fachleute wirklich miteinander lernen. Herausforderungen werden offen geteilt, Ideen gemeinsam weiterentwickelt und Lösungen aus Erfahrung entwickelt, statt aus Konkurrenzdenken.
Besonders Sessions zu Governance, Automatisierung, Cloud-Architekturen und KI-gestützter Produktivität überzeugten dann, wenn sie Innovation mit konkreter Umsetzung verbanden.
Ausblick: Wirkung über die Konferenz hinaus
Als die ESPC 2025 zu Ende ging, war eines klar: Die Konferenz war ein echter Impulsgeber.
Das ShArc Team von Layer2 leading solutions nahm aus Dublin einiges mit:
- Starke neue Kontakte über Branchen und Regionen hinweg
- Direktes Feedback, das die nächste Generation von Microsoft-365-Lösungen prägen wird
- Ein noch klareres Bild der aktuellen SharePoint-Herausforderungen in der Praxis
Die Gespräche, die auf der ESPC 2025 begonnen haben, werden weiterwirken und beeinflussen bereits jetzt, wie Organisationen zukünftig und mit Microsoft 365 arbeiten.
Eines steht fest: Live-Demos, ehrliche Gespräche und praxisnahe Lösungen bringen die Microsoft-Community wirklich voran.
Buchen Sie jetzt Ihre Demo und erfahren Sie wie auch Sie mit ShArc 50% Ihrer SharePoint-Extraspeicherkosten einsparen können.
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ShArc von Layer2 leading solutions ist dieses Jahr auf der ESPC 2025 in Dublin vertreten
Marco Dalic, Produkt Owner von ShArc, wird auf der Inspire Stage live das neueste Release vorstellen wie auch das Tool an sich: ShArc ist die sichere und effiziente Lösung, um SharePoint-Daten automatisiert in Azure Blob Storage auszulagern, ohne die Nutzererfahrung zu beeinträchtigen. Besucherinnen und Besucher der ESPC können sich auf einen praxisnahen Walk-through freuen, der zeigt, wie ShArc Speicherpreise reduziert, Archivierung – oder besser gesagt Offloading – automatisiert und Admins das Leben enorm erleichtert.
Parallel zur Bühne bietet das Layer2-Team direkt am ShArc-Stand (Nummer 50, vor der Inspire Stage) kostenfreie Live-Demos an. Der Stand wird wie üblich schon von weitem zu sehen sein, dank des schwebenden Hai-Ballons. Besucherinnen und Besucher können sich vor Ort ansehen, wie ShArc teuren SharePoint-Speicher ersetzt, wie Stub-Files den gewohnten Workflow erhalten und wie Admins Offload-Regeln, Reporting und Automatisierung in wenigen Minuten einrichten.
Wer an der ESPC in Dublin teilnimmt und tiefer in das Thema einsteigen möchte, kann außerdem schon heute einen persönlichen Termin mit dem ShArc-Team bei der ESPC buchen. Über diesen Buchungslink lässt sich unkompliziert ein Gespräch mit Alexander Gorlov am ShArc-Stand vereinbaren, um die eigenen Speicher-Herausforderungen zu besprechen und herauszufinden, wie ShArc in die jeweilige Microsoft-365-Umgebung passt: klar, transparent und ohne Verkaufsfloskeln.
ShArc hilft Unternehmen bereits heute, SharePoint-Speicherkosten um mehr als 50% zu reduzieren, während alle Daten weiterhin vollständig innerhalb der vertrauten Microsoft-Umgebung bleiben. Auf der ESPC zeigen wir nun, wie einfach moderner Storage wirklich sein kann.
Treffen Sie das ShArc-Team auf der ESPC, reservieren Sie vorab eine Demo und entdecken Sie, was ShArc für Ihr SharePoint-Setup leisten kann.
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Microsoft beendet Volumenlizenzrabatte für Online-Dienste – was das für IT-Budgets von Unternehmen bedeute
Das Ende einer Rabatt-Ära
Bisher bot Microsoft mehrere Rabattstufen von A bis D im Rahmen von Programmen wie dem Enterprise Agreement (EA) und dem Microsoft Products and Services Agreement (MPSA) an. Große Organisationen konnten dadurch erhebliche Einsparungen erzielen – oft zwischen 6 % und 12 %, je nach Anzahl der gekauften Lizenzen. Ein multinationales Unternehmen mit Tausenden von Office-365-Nutzern konnte beispielsweise einen Level-D-Rabatt aushandeln, der jährlich Einsparungen in Höhe von Hunderttausenden Euro brachte.
Ab Ende dieses Jahres werden jedoch alle Kunden auf Preisstufe A fallen – das bedeutet: alle zahlen den Listenpreis für Online-Dienste. Nur bestimmte Regierungs- oder Bildungseinrichtungen bleiben hiervon ausgenommen, da sie eigene Preislisten nutzen.
Microsoft begründet diesen Schritt mit dem Ziel, die Preisstrukturen zu „vereinfachen“ und „mehr Transparenz“ zu schaffen. Auch wenn dies auf den ersten Blick kundenfreundlich klingt, ist die Realität für große Unternehmen weniger erfreulich. Für viele bedeutet die Abschaffung der Preisstufen faktisch eine Preiserhöhung, die IT-Budgets ab 2026 deutlich belasten könnte.
Verschiebung der Macht im Cloud-Lizenzierungsmarkt
Dieser Schritt verdeutlicht einen größeren Trend in der Softwarebranche: den Übergang von Besitz- und Dauerlizenzen zu abonnementbasierten Cloud-Modellen. In der klassischen Volumenlizenzierung konnten Unternehmen dauerhafte Nutzungsrechte erwerben und Support separat verlängern. In der neuen Cloud-Welt abonnieren Kunden die Dienste – und Microsoft behält die Kontrolle über Zugang, Preise und Bedingungen. Die Abschaffung von Mengenrabatten verstärkt dieses Ungleichgewicht.
Ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Mitarbeitern, die Microsoft 365 E3-Lizenzen nutzen, zahlte unter dem alten MPSA-Modell rund 28 € pro Nutzer und Monat mit einem 10%-Rabatt, also etwa 151.200 € jährlich. Ohne Rabatt steigt dieser Betrag auf ca. 168.000 €, also über 16.000 € mehr pro Jahr – bei identischer Leistung. Hochgerechnet auf mehrere Dienste wird das finanzielle Ausmaß schnell deutlich.
Vereinfachung oder Zentralisierung?
Microsofts Argument der Vereinfachung hat durchaus seine Berechtigung. Das bisherige Geflecht aus EA, MPSA, Cloud Solution Provider (CSP) und anderen Modellen war komplex – insbesondere für kleinere Organisationen. Durch die Vereinheitlichung der Preise und die Verlagerung in das CSP-Modell sorgt Microsoft für einheitliche Abrechnung und einfachere Verwaltung. Gleichzeitig bedeutet das aber auch eine stärkere Zentralisierung innerhalb des Microsoft-Partnerökosystems und weniger Flexibilität für Kunden bei individuellen Vertragsverhandlungen.
In der Praxis heißt das: Unternehmen werden künftig stärker auf Microsoft-Partner angewiesen sein – für Lizenzierung, Verlängerungen und Support, häufig im Rahmen von Managed Service-Verträgen. Das kann Abläufe vereinfachen, bedeutet für große Unternehmen mit eigenen Einkaufsteams jedoch einen Verlust an Autonomie. Zudem erhält Microsoft dadurch mehr Spielraum, Premium-Pakete wie Microsoft 365 E5 zu bewerben – was die wiederkehrenden Umsätze weiter steigert.
Was können Unternehmen jetzt tun?
Unternehmen stehen nun vor einer strategischen Entscheidung: höhere Listenpreise akzeptieren oder ihre Cloud-Lizenzstrategie überdenken. Manche Organisationen könnten hybride Modelle prüfen – also On-Premises-Produkte weiterhin über traditionelle Volumenverträge beziehen und Online-Dienste über CSP-Kanäle erwerben. Andere werden evaluieren, ob wirklich jeder Nutzer eine vollständige Microsoft-365-Lizenz benötigt – insbesondere für Rollen, die hauptsächlich E-Mail und grundlegende Produktivitätsfunktionen nutzen.
Auch Wettbewerber wie Google Workspace könnten versuchen, preissensible Kunden abzuwerben. Ein Plattformwechsel ist jedoch selten einfach, da Microsoft-Produkte tief in Unternehmensumgebungen integriert sind. Realistischer ist für viele daher, den Lizenzverbrauch zu optimieren – durch Audits inaktiver Konten, Konsolidierung von Abonnements und den Einsatz von Management-Tools, um Verschwendung zu vermeiden.
Verwaltung der SharePoint-Speicherkosten
Ein weiterer Kostenfaktor betrifft SharePoint Online Storage. Viele Unternehmen zahlen bereits erhebliche Gebühren für zusätzlichen Cloudspeicher über die Standardzuweisung hinaus. Ohne Volumenrabatte können diese Kosten schnell steigen. IT-Abteilungen sollten daher ihre Speicherstrategien prüfen, redundante oder inaktive Daten identifizieren und vor dem Kauf zusätzlicher Kapazitäten bereinigen.
Alternativ bieten sich Archivierungslösungen wie Azure Blob Storage oder Drittanbieter-Optionen wie ShArc an, die niedrigere Preise für die Auslagerung von selten genutzten („kalten“) Daten bieten. Über den offiziellen ShArc-Kostenrechner können Kunden ihren Speicherbedarf einschätzen, Szenarien vergleichen und Einsparpotenziale ermitteln.
Fazit
Das Ende der Microsoft-Volumenlizenzrabatte für Online-Dienste ist mehr als nur eine administrative Änderung – es ist ein strategischer Kurswechsel hin zu einheitlicher Cloud-Preisgestaltung und planbarerem Umsatz. Auch wenn Microsoft dies als Vereinfachung verkauft, bedeutet es in der Praxis weniger Flexibilität und höhere Kosten für viele Unternehmenskunden.
Unternehmen, die proaktiv reagieren – durch bessere Lizenzverwaltung, geschickte Vertragsverhandlungen und strategische Diversifizierung – werden am besten in der Lage sein, die Auswirkungen abzufedern und ihre IT-Ausgaben unter Kontrolle zu halten.
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Was kostet ungenutzter SharePoint-Speicher wirklich?
MODUL 1: Problemverstärkung
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Microsoft SharePoint das Rückgrat der Zusammenarbeit. Dokumente werden zentral gespeichert, Workflows digitalisiert, Teams arbeiten effizient zusammen.
Doch mit jedem abgeschlossenen Projekt, jeder alten Version, jedem vergessenen Bericht wächst ein unsichtbares Problem: kalte Daten.
Was sind kalte Daten?
Kalte Daten sind Informationen, die selten oder gar nicht mehr genutzt werden. Dazu gehören häufig:
- Veraltete Projektberichte
- Alte Dokumentationen
- Doppelte Dateien
- Abgeschlossene Projekte
- Compliance-Daten, auf die nie zugegriffen wird
Obwohl diese Daten im Tagesgeschäft keine Rolle mehr spielen, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.
Die Kostenrealität
Microsoft 365 stellt eine Basis-Speicherzuweisung für SharePoint Online bereit. Sobald diese überschritten wird, zahlen Unternehmen Premiumpreise für zusätzlichen Speicher.
Die harte Wahrheit:
- 15 TB zusätzlicher SharePoint-Speicher kosten 37.000 USD pro Jahr
- Das entspricht 2.400 USD pro TB jährlich
- Bei einem durchschnittlichen Anteil von 70 % kalten Daten im gesamten Tenant könnte dieser zusätzliche Speicher leicht eingespart werden.
Große Unternehmen mit mehreren hundert Terabyte zahlen jährlich Beträge im sechsstelligen Bereich – ein erheblicher Teil davon entfällt auf Daten ohne geschäftlichen Nutzen.
Wissen Sie, wie viel ungenutzter Speicher derzeit in Ihrem SharePoint-Tenant liegt?
Die meisten IT-Abteilungen haben keine Transparenz darüber, welcher Teil ihres Speichers tatsächlich aktiv genutzt wird.
Führungskräfte genehmigen Speichererweiterungen, ohne zu wissen, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben vermeidbar wäre.
MODUL 2: Einführung der Analyselösung
Gewinnen Sie Klarheit – in nur wenigen Schritten
Anstatt weiterhin blind zu zahlen: Analysieren Sie selbst, wo Ihr Speicher tatsächlich liegt.
Wir haben ein kostenloses Analysetoolset entwickelt, das es Ihnen ermöglicht, Ihren SharePoint-Tenant zu scannen und genau zu bestimmen:
- Wie viele GB/TB kalte Daten vorhanden sind
- Welches Einsparpotenzial besteht
- Wo Sie konkret handeln können
Was Sie erhalten:
PowerShell-Skript
- Scannt ausgewählte SharePoint-Sites in Ihrem Tenant
- Erkennt Versionierungsbelastungen (wie viele Versionen pro Dokument existieren)
- Erfasst den Speicherverbrauch pro Datei
Dokumentation
- Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ausführung
- Erklärung der technischen Anforderungen
Excel-Analyse (vorkonfiguriert)
- Visualisiert Ihre kalten Daten automatisch in Altersclustern
- Zeigt die Größenverteilung der Dateien nach Dateityp
- Zeigt die Anzahl der Dateien und Versionen (Versionen werden in SharePoint als vollständige Dateien gespeichert)
Das Versprechen
In nur wenigen Schritten wissen Sie:
- Wie viele GB/TB kalt sind
- Welches Einsparpotenzial Sie haben
- Wo Sie konkret handeln können
MODUL 3: „So funktioniert die Analyse“
Vom Setup bis zur Auswertung – so einfach ist es:
Um Ihren Cold Data Estimation Report auszuführen, folgen Sie einfach den Schritten in der Datei
“SharePoint Online File Version Expiration Report – Documentation.md”.
MODUL 4: Erkenntnisse → Handlungsoptionen
Was Ihre Analyse zeigt – und welche Optionen Sie haben
Nach der Analyse wissen Sie genau, wie Ihr SharePoint-Speicher strukturiert ist.
Typische Erkenntnisse unserer Anwender:
- „52 % unserer Dateien wurden seit über 12 Monaten nicht mehr geöffnet“
- „Mediendateien wie MP4s alter Projekte beanspruchen 70 % unseres Speichers“
Ihre Handlungsoptionen
Sobald Sie die Datensituation kennen, haben Sie drei strategische Möglichkeiten:
Option 1: Löschen
Geeignet für:
- Doppelte Dateien
- Offensichtlich veraltete Testdaten
- Temporäre Arbeitsdateien
- Alte Versionen
Risiken:
- Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten
- Nachträgliche Rückfragen von Stakeholdern
- Unwiderruflicher Datenverlust
Fazit: Nur für eindeutig wertlose Daten empfohlen.
Option 2: Manuelles Archivieren
Geeignet für:
- Einzelne abgeschlossene Projekte
- Kleine Datenmengen
Probleme:
- Zeitaufwendig und arbeitsintensiv
- Uneinheitliche Umsetzung
- Fehlende Transparenz (wo wurde was archiviert?)
- Externer Speicher muss verwaltet werden
Fazit: Funktioniert im Einzelfall, ist aber keine skalierbare Lösung.
Option 3: Strategisches Offloading
Geeignet für:
- Systematische, dauerhafte Kostenreduktion
- Große Datenmengen
- Compliance-kritische Umgebungen
Vorteile:
- Vollautomatisiert
- Bis zu 54 % Kosteneinsparung im Vergleich zu SharePoint-Speicher
- Daten bleiben konform und verfügbar
- Transparent für Endanwender
Fazit: Die strategische Lösung für Unternehmen mit großen Datenvolumen.
Für Option 3 gibt es eine speziell für SharePoint entwickelte Lösung: ShArc von Layer2.
Ihr nächster Schritt: Transparenz schaffen oder direkt optimieren
Analysieren
Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre kalten Daten – kostenlos und in nur wenigen Schritten.
Sie erhalten:
- PowerShell-Skript
- Dokumentation
- Excel-Analyse
Optimieren
Sie wissen bereits, dass Handlungsbedarf besteht?
Wir zeigen Ihnen:
- ShArc in der Praxis
- Ihr konkretes Einsparpotenzial
- Den Implementierungspfad
- Governance-Richtlinien
Häufig gestellte Fragen zu den versteckten Kosten kalter Daten in SharePoint
Was bedeutet „kalte Daten“ im SharePoint-Kontext?
Kalte Daten sind Dateien, die selten oder nie mehr genutzt werden – z. B. alte Projektberichte, Dokumentationen, Duplikate oder Compliance-Archive. Obwohl sie inaktiv sind, belegen sie teuren SharePoint-Speicherplatz.
Warum sind kalte Daten ein finanzielles Problem für Unternehmen?
Sobald das Basiskontingent überschritten wird, berechnet SharePoint Online hohe Zusatzgebühren. Viele Unternehmen zahlen jedes Jahr tausende oder sogar Millionen Dollar für Daten, die keinen operativen Nutzen mehr haben.
Wie beeinflussen kalte Daten Migrationsprojekte?
Kalte Daten verlangsamen und verteuern Migrationsprojekte, da sie den Umfang künstlich aufblähen. Das führt zu längeren Übertragungszeiten, höheren Beratungskosten und größeren Cloud-Speicheranforderungen – und macht Modernisierungsprojekte unnötig teuer.
Wie können Unternehmen verhindern, dass sich kalte Daten erneut ansammeln?
Durch klare Governance-Richtlinien und automatisierte Offload-Pläne können inaktive Inhalte regelmäßig in kostengünstige Speicher verlagert werden. So wird langfristige Datenüberlastung verhindert und nachhaltiges Informationsmanagement sichergestellt.
Was ist die langfristige Wirkung eines strategischen Cold-Data-Managements?
Unternehmen, die kalte Daten aktiv verwalten, profitieren von niedrigeren Speicherkosten, besserer Systemleistung und höherer Compliance.
Vor allem jedoch schaffen sie eine Datenumgebung, die das Geschäft unterstützt – anstatt Budgets zu belasten.
Interessiert an ShArc?
Das Team von Layer2 stellt Ihnen die Vorteile gerne vor, zeigt die Funktionen von ShArc und beantwortet alle Ihre Fragen – oder stellt Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung.
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Return on Investment: warum sich Offloading für SharePoint schnell bezahlt macht
Das Ergebnis: Unternehmen stehen regelmäßig vor der Entscheidung, teuren Speicher nachzukaufen oder alternative Lösungen zu prüfen. Eine dieser Alternativen heißt Offloading, also die Auslagerung seltener genutzter Dateien in kostengünstigere Cloud-Speicher wie Azure Blob Storage.
Aktuelle oder zukünftige SharePoint Speicherkosten und die möglichen Ersparnisse können mit Hilfe des SharePoint Cost Calculators berechnet werden.
Das Kosten-Dilemma: Kaufen oder Auslagern
Ein Rechenbeispiel zeigt, wie groß das Einsparpotenzial ist.Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitenden und Microsoft-365-E3-Lizenzen benötigt jährlich 5 Terabyte zusätzlichen Speicherplatz.
Option A: Speicher zukaufen
- Zusätzlicher SharePoint-Speicher kostet im Durchschnitt 11.000-12.000 € pro Jahr für 5 TB. Da der Datenzuwachs damit nicht gebremst wird, sind in Zukunft weitere Käufe wahrscheinlich.
Option B: Offloading in Azure Blob Storage
Wer diese Daten stattdessen auslagert, zahlt deutlich weniger:
- 5 TB Azure Hot Storage: ca. 1.100 € pro Jahr
- Lizenz für ein Offloading-Tool: 3.500-4.000 € pro Jahr
- Optionaler Azure App Service: ca. 600 € pro Jahr
In Summe ergibt das 5.500-6.000 € jährlich statt 11.000-2.000 €. Eine Ersparnis von etwa 50 Prozent, wenn man Offloading mit zusätzlichem SharePoint-Speicher vergleicht. Schon bei geringen Datenmengen ist Offloading somit wirtschaftlich attraktiv.
Mehr als nur Kostensenkung: indirekte Einsparungen und Effizienzgewinne
Neben den direkten Einsparungen bringt Offloading zahlreiche indirekte Vorteile, die die Amortisationszeit deutlich verkürzen:
- Weniger Administrationsaufwand:
Weniger aktive Daten in SharePoint bedeuten schnellere Backups, einfachere Verwaltung und weniger Support-Tickets. - Bessere Systemleistung:Eine aufgeräumte Umgebung mit nur relevanten Dateien verbessert Such- und Ladezeiten und steigert die Produktivität der Nutzer.
- Schneller ROI:Viele Unternehmen erreichen den Break-even innerhalb von 6-12 Monaten, da direkte und indirekte Einsparungen sich schnell summieren.
Technische und strategische Vorteile
Offloading verbessert die Datenhygiene, indem alte oder doppelte Inhalte aus hochpreisigem Speicher entfernt werden ohne die Zugänglichkeit einzuschränken. Moderne Tools integrieren sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe: Nutzer merken in der Regel gar nicht, dass Dateien in unterschiedlichen Cloud-Tiers liegen.
Langfristig lohnt sich der Ansatz
Weniger Daten im teuren Primärspeicher bedeuten kürzere Backups, einfachere Migrationen und geringeres Risiko von Performance-Engpässen. So wird Offloading zu einem strategischen Instrument für nachhaltiges Datenmanagement.
Nachhaltige Speicherstrategie mit schneller Amortisation
Offloading ist eine nachhaltige Lösung für effizientes Datenmanagement in Microsoft 365. Die direkten Einsparungen von mehr als 50% der Kosten sind überzeugend. Doch erst durch die zusätzlichen Effizienzgewinne zeigt sich das volle Potenzial.
Für Unternehmen, die mit wachsendem Datenvolumen kämpfen, ist Offloading daher keine kurzfristige Maßnahme, sondern ein langfristiger Beitrag zu Kostentransparenz, Performance und Zukunftsfähigkeit.
Mehr Artikel zum Thema Offloading und SharePoint Speicher finden sie hier: ShArc Magazine
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ShArc ist live: Lösung senkt SharePoint-Speicherkosten deutlich
Hintergrund: Speicher wird teuer
Unternehmen, die Microsoft 365 und SharePoint Online nutzen, sehen sich seit Jahren mit steigenden Kosten für zusätzlichen Speicher konfrontiert. Für 100 Terabyte kann der jährliche Aufwand bis zu 240.000 € betragen. ShArc setzt hier an: Durch die Auslagerung seltener genutzter Dateien in Azure Blob Storage sinken die Kosten für dieselbe Datenmenge auf knapp 93.000 €. Das entspricht einer Ersparnis von rund 60 Prozent.
Funktionsweise
Das Prinzip von ShArc basiert auf „Offloading“. Selten genutzte Dateien werden aus SharePoint ausgelagert und in Azure Blob Storage verschoben. Für die Anwender bleibt dabei die gewohnte Arbeitsumgebung unverändert: Dateien sind weiterhin in SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive sichtbar und lassen sich mit einem Klick öffnen. Im Hintergrund sorgt eine Stub-Datei für die nahtlose Verknüpfung.
IT-Abteilungen profitieren von einem regelbasierten, automatisierten Ansatz:
- Geplante Auslagerung: Archivierungsregeln können täglich, wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden.
- Intuitives Dashboard: Speicherstände, Archivierungsjobs und Einsparpotenziale lassen sich überwachen.
- Versionen reduzieren: Alte Dateiversionen können automatisch gelöscht werden, von bis zu 500 auf eine einzige.
- Erhöhte Sicherheit: Die Daten verbleiben im eigenen Microsoft-Azure-Tenant, geschützt durch OAuth 2.0 und Microsoft Entra ID.
- Nahtlose Erfahrung für Enduser: Der Dateizugriff verändert sich nicht und ist gleichbleibend, was die IT Abteilungen enorm entlastet.
Rückmeldungen aus der Praxis
Während der Beta-Phase im Sommer 2024 testeten zahlreiche IT-Administratoren aus verschiedenen Branchen die Lösung. Gelobt wurden vor allem die einfache Bedienung, die zuverlässige Funktionsweise und der schnelle Return on Investment.
Ein Tester fasste es so zusammen:
„ShArc hat das umgesetzt, was Microsoft selbst nicht anbietet: eine kostengünstige Cold-Storage-Lösung im Hintergrund für aktive SharePoint-Sites. Für Endnutzer bleibt alles gleich – aber die Kosten sind endlich unter Kontrolle.“
Perspektive und Weiterentwicklung
Mit Version 1.0 bietet ShArc geplante Auslagerungen, automatisierte Dateiwiederherstellung und Echtzeitberichte. Auf der Roadmap stehen Erweiterungen wie Endnutzer-Ausnahmen, Analysefunktionen zur Erkennung unnötiger Daten und eine vollständige Integration in den Azure Marketplace.
ShArc adressiert ein drängendes Problem vieler Unternehmen: steigende Kosten und fehlende Flexibilität bei der Datenspeicherung in Microsoft 365. Die Lösung verspricht nicht nur finanzielle Entlastung, sondern auch eine Vereinfachung im täglichen IT-Betrieb – und könnte damit zu einem festen Bestandteil moderner Datenstrategien werden.
Demo-Termine jetzt buchbar
ShArc ist die smarte Antwort auf steigende Speicherpreise, überfüllte SharePoint-Umgebungen und komplizierte Archivierungsprozesse. Ob als OneDrive-Alternative, zur Optimierung des Data Lifecycles oder zur Reduktion der IT-Last: ShArc ist bereit.
Jetzt kostenlose Beratung und Demo sichern: layer2-sharc.com/demo
Das Team von Layer2 leading solutions freut sich auf den persönlichen Austausch. In einer individuellen Demo werden Funktionen live vorgestellt und alle Fragen beantwortet.
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
Layer2 leading solutions entwickelt eigene Software-Produkte und -Lösungen zur Datenintegration von beliebten IT-Systemen und vertreibt diese weltweit.
Layer2 collaboration works gestaltet moderne Arbeitsplätze mit Microsoft-Tools. Mit dem Know-How aus Beratung, Konzeption, Entwicklung und Customizing sowie Service werden hier weitsichtige Lösungen, die ebenso innovativ wie individuell sind, erschaffen.
Layer 2 GmbH
Wendenstraße 21 b
20097 Hamburg
Telefon: +49 40 284112 – 10
Telefax: +49 40 284112 – 16
https://www.layer2.de
Online Marketing Managerin
E-Mail: marketing@layer2solutions.com
Die versteckten Kosten kalter Daten (cold data) in Microsoft SharePoint
Was sind kalte Daten?
Unter kalten Daten versteht man Informationen, die selten oder nie abgerufen werden. Typische Beispiele sind:
- veraltete Projektberichte
- doppelte Dateien
- Altlasten aus abgeschlossenen Projekten
- Legacy-Dokumentationen
- Compliance-Daten, die nie wieder benötigt werden
Obwohl diese Dateien keinen aktiven Beitrag zum Geschäftserfolg leisten, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.
Finanzielle Auswirkungen
Microsoft 365 stellt Unternehmen zunächst eine Basis-Speichermenge für SharePoint Online zur Verfügung. Wird diese überschritten, müssen zusätzliche Kapazitäten zu hohen Konditionen hinzugekauft werden. Gerade große Unternehmen mit mehreren Terabyte oder sogar Petabyte an Daten sehen sich so schnell mit sechs- bis siebenstelligen Zusatzkosten pro Jahr konfrontiert. Ein erheblicher Teil davon für Daten, die keinen Mehrwert mehr liefern.
Migration: Kostenfalle durch kalte Daten
Auch bei Migrationen von SharePoint Server in die Cloud wirken kalte Daten wie ein Preistreiber. Sie verlängern die Projektlaufzeiten, erhöhen die Beratungs- und Implementierungskosten und steigern den Speicherbedarf in der Cloud. Was als Modernisierungsinitiative startet, entwickelt sich dadurch oft zu einer massiven Budgetbelastung.
Fehlende Transparenz und Risiken
Ein Kernproblem: Viele Unternehmen wissen gar nicht, wie hoch der Anteil aktiver im Vergleich zu inaktiven Daten tatsächlich ist. Ohne klare Berichte genehmigt das Management Speichererweiterungen, ohne zu realisieren, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben auf ungenutzte Inhalte entfällt.
Neben den Kosten entstehen weitere Risiken:
- Produktivitätsverlust durch überfüllte Bibliotheken und unübersichtliche Suchergebnisse
- Compliance- und Sicherheitsrisiken durch veraltete, aber sensible Dokumente, die nicht mehr den aktuellen Richtlinien unterliegen
Damit werden ungenutzte Daten zu einem finanziellen wie auch zu einem organisatorischen Problem.
Lösung: Daten-Analyse und Archivierung
Ein „Cold Data Estimation Report“ schafft Transparenz, indem er Dateien nach letztem Zugriff, letzter Änderung und Speicherverbrauch kategorisiert. Unternehmen erhalten so die Grundlage, um strategisch zu entscheiden, ob Daten archiviert, beibehalten oder gelöscht werden sollen.
Speicher- und Archivierungslösungen (wie ShArc) ermöglichen es zudem, kalte Daten in kostengünstigere Speicherklassen oder externe Repositories auszulagern. Durch klare Governance-Regeln und Aufbewahrungsrichtlinien wird verhindert, dass sich ungenutzte Daten erneut unkontrolliert ansammeln.
Fazit
Kalte Daten in SharePoint sind weit mehr als ein technisches Ärgernis. Sie sind ein finanzielles Risiko und ein Hindernis für effizientes Informationsmanagement. Unternehmen, die Transparenz schaffen und proaktiv handeln, können ihre IT-Kosten drastisch senken, die Effizienz steigern und ihre Compliance stärken.
Weitere Tipps zum Speicherplatz und -kosten einsparen sind im SharePoint Storage Guide zu finden: layer2-sharc.com/magazine/guide-to-reduce-storage-costs
Wir, die Layer 2 GmbH, sind Microsoft Gold Partner und teilen uns am Standort Hamburg in zwei Geschäftsbereiche auf.
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SharePoint Data Governance mit dem neuen ShArc Policy Management Feature
Gefragt ist heute vor allem Automatisierung: Regeln, die sicherstellen, dass Dateien am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und unter Einhaltung aller Compliance-Vorgaben abgelegt werden, ohne die Produktivität der Endanwender zu beeinträchtigen.
Genau das liefert das neue ShArc Policy Management. Mit flexiblen Offloading-Regeln und einer hierarchischen Struktur, die speziell auf Microsoft 365 abgestimmt ist, gibt ShArc IT-Admins und CIOs die Möglichkeit, Speicher intelligent zu verwalten und gleichzeitig alle Daten sicher im eigenen Azure-Tenant zu halten.
Funktionsübersicht: ShArc Policy Management
Das Feature führt ein regelbasiertes Automatisierungs-Framework ein, das festlegt, welche Dateien in SharePoint verbleiben und welche in Azure Blob Storage ausgelagert werden. Ziel ist es, Kosten zu senken, die Performance zu optimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.
Zentrale Funktionen im Überblick
- Hierarchische Policy-Struktur: Regeln lassen sich auf Domain-, Site-, Subsite- oder Library-Ebene festlegen.
- Flexible Kriterien: Offloading nach Dateigröße, Alter oder Kombination beider Faktoren.
- Smart Override System: Spezifischere Regeln überschreiben automatisch allgemeine.
- Exclusion Support: Sensible Abteilungen (z. B. HR oder Legal) können von globalen Regeln ausgenommen werden.
- Kombinierte Kriterien (AND-Logik): Präzises Targeting durch die Verknüpfung mehrerer Bedingungen.
Praxisnahe Beispiele
- Size-Based Policy: Dateien größer als 50 MB werden automatisch ausgelagert.
- Age-Based Offloading: Dateien älter als 6 Monate in der Marketing-Site werden verschoben.
- Kombinierte Kriterien: Dateien über 25 MB und älter als 8 Wochen werden archiviert.
- Hierarchy Override: Während die Standardregel Dateien ab 100 MB verschiebt, gelten für HR strengere 10 MB.
- Exclusion Policy: Alle Dateien älter als 12 Wochen werden ausgelagert – mit Ausnahme der Rechtsabteilung.
So funktioniert das Hierarchiesystem
ShArc orientiert sich an der natürlichen SharePoint-Struktur:
Domain (Tenant)
- Site Collections
- Subsites
- Libraries
Regelprinzip: Library > Subsite > Site > Domain – je spezifischer die Ebene, desto höher die Priorität.
Policy-Kriterien im Detail
- Größe: z. B. Size > 50MB → Großdateien effizient auslagern.
- Alter: z. B. Age > 12 Wochen → Selten genutzte Daten entlasten den Hauptspeicher.
- Kombination: z. B. Size > 25MB AND Age > 8 Wochen → Nur große und inaktive Dateien werden verschoben.
- Exclusions: z. B. Ausschluss der Legal-Site von globalen Regeln → Schutz sensibler Daten.
Warum ShArc Policy Management ein Gamechanger ist
Mit ShArc Policy Management erhalten IT-Teams ein flexibles Steuerungsinstrument, das:
- Kosten massiv reduziert
- Compliance sicherstellt
- Speicher entlastet, ohne Nutzererfahrung einzuschränken
Endanwender greifen weiterhin wie gewohnt über SharePoint oder Teams auf ihre Dateien zu – IT-Abteilungen genießen dagegen deutlich mehr Kontrolle, Transparenz und Effizienz.
Mit dem neuen Policy Management-Feature setzt ShArc einen Standard für intelligente SharePoint-Datensteuerung. Unternehmen können damit nicht nur ihre Speicherstrategie optimieren, sondern auch Governance und Compliance auf ein neues Niveau heben.
Hier geht es zu allen Fetaures, die ShArc bietet: layer2-sharc.com/features
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