IT Sicherheit in der ISGUS Cloud durch ISO/IEC 27001:2013
Die ISO/IEC 27001 ist als international führende Norm für Informationssicherheit-Managementsysteme und somit wichtigste Cyber-Security-Zertifizierung die Grundlage, um diese Voraussetzungen zu schaffen. Die Norm schafft Maßnahmen zur kontinuierlichen Informationssicherheit, Risikominimierung und macht Sicherheit zum Teil der Unternehmenskultur. Durch die zusätzliche Umsetzung von externen Anforderungen schafft das Informationssicherheit-Managementsystem Vertrauen und bescheinigt die gewissenhafte Arbeit.
Auch wir bei ISGUS sind uns der Verantwortung bewusst, die durch den Umgang mit Daten Dritter, speziell in der ISGUS Cloud durch unser Software as a Service Angebot, entsteht. Mit unserem eigenen Rechenzentrum, welches bereits seit 2008 besteht, sind wir seit je her auf die IT Sicherheit bedacht. Die Nutzung dieser Cloud Lösung ist in den letzten Jahren sehr gefragt und stark auf dem Vormarsch. Fast die Hälfte unserer Neukunden nutzt unser Workforce Management System in der ISGUS Cloud, Tendenz steigend. Mit unserer Softwarelösung ZEUS® eXperience sind wir ideal für diese Entwicklung aufgestellt.
Doch nicht nur die Software weiß zu überzeugen, auch die interne Systemarchitektur ist heute und auch in Zukunft ausfallsicher aufgebaut und gewährleistet Ihre Datensicherheit. Dies belegt die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2013. Mehr als nur das Notwendige zu tun um selbst individuellsten Kundenansprüchen gerecht zu werden, ist unser ständiger Antrieb und lässt uns auch weiterhin hohe Ziele für die kommenden Entwicklungen setzen. Nutzen auch Sie die Vorteile der ISGUS Cloud und lassen Sie sich gerne individuell von uns beraten.
ISGUS GmbH
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Mit Volldampf in die Cloud
Die MRCE in München nutzt die elektronische Zeiterfassung ZEUS® als „Software as a Service“. Das Unternehmen ist mit einer Flotte von über 300 Lokomotiven Europas Marktführer im Lok-Leasing. Benötigt ein Schienentransporteur kurzfristig eine Lok, um Waren von Rotterdam nach Genua zu transportieren, ist MRCE in Amsterdam der richtige Ansprechpartner. Aber auch das längerfristige Leasing über mehrere Jahre ist nicht ungewöhnlich. Dabei bietet MRCE ein Full-Service-Paket, das – mit Ausnahme des Zugpersonals – alles umfasst, was den reibungslosen Lokbetrieb gewährleistet.
„Gerechtere“ Zeiterfassung
Um Technik, Logistik, Einkauf und Service kümmern sich die über 100 Mitarbeiter in der Tochtergesellschaft in München. Hier haben auch Sofia Offergeld und Nirakar Makwana von der Personalabteilung ihr Büro. Seit November 2015 vereinfacht das elektronische Zeiterfassungssystem ZEUS® von ISGUS ihre Arbeit. „Sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmensführung waren sich einig, dass die Software ZEUS® die Zeiterfassung objektiviert und mehr Gerechtigkeit schafft“, erzählt Sofia Offergeld. Seither buchen die Kollegen an einem der drei Terminals an den Eingängen per Transponder oder Fingerabdruck, wann sie kommen und gehen. Jeder hat über das Netzwerk Zugriff auf sein persönliches Konto.
Was die Lösung so besonders macht: Sowohl Software als auch Datenbank werden nicht auf den Rechnern im Haus betrieben, sondern in der „ISGUS-Cloud“, also extern übers Internet. Aber: Der Server steht nicht „irgendwo“ auf der Welt, sondern im ISGUS Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen.
Womit die Frage nach der geltenden Rechtsprechung geklärt wäre. „Software as a Service“ nennt man diesen Dienst, den ISGUS in Deutschland als erster und bislang einziger Anbieter elektronischer Zeiterfassung im eigenen Rechenzentrum offeriert. „Unsere IT-Abteilung hat sich von Anfang an bewusst für ZEUS® entschieden, denn die Lösung war die modernste und anwenderfreundlichste von allen Wettbewerbern“, erinnert sich Sofia Offergeld. „Und die Betreuung aus Landsberg ist toll.“
Entlastung der IT-Abteilung
Warum die Wahl auf das SaaS-Modell gefallen ist, erklärt Nirakar Makwana: „Jedes Unternehmen kennt den wach senden IT-Aufwand. Neue Geräte müssen beschafft oder alte erweitert werden. Betriebssysteme und Vernetzung müssen aufeinander abgestimmt, die Datenbank verwaltet, die Datensicherheit kontinuierlich überprüft werden. Ganz zu schweigen vom Aufbau eines VPN-Netzwerks. Damit wollten wir unsere IT-Abteilung einfach nicht zusätzlich für die Zeiterfassung belasten. Stattdessen nimmt uns ISGUS all das ab.“
Sprich: MRCE braucht sich weder um die technischen, noch die finanziellen, noch die personellen Ressourcen zu kümmern, wie sie beim Inhouse-Betrieb für IT-Ausstattung, Pflege und Systemadministration aufzuwenden wären. Was lediglich anfällt: eine monatliche Nutzungsgebühr. Kurz: geringer Aufwand, geringe Kosten.
Auch die Bedienung funktioniert reibungslos – egal, wo man sich gerade befindet. „Bekommen wir einen neuen Kollegen, wird ganz einfach ein neuer Datensatz erstellt – und los geht’s mit der Buchung“, freut sich Sofia Offergeld. Auch die anderen verfügbaren ZEUS® Module, etwa Zutrittskontrolle, Personaleinsatzplanung oder Betriebsdatenerfassung, ließen sich auf diesem Weg leicht freischalten. Wenn gewünscht, auch nur temporär.
Christian Danziger hat das Projekt als Leiter der ISGUS Niederlassung für Süd-Westbayern aus Landsberg am Lech von Anfang an begleitet. „MRCE geht einen fortschrittlichen Weg, den immer mehr unserer rund 1.500 Kunden in Südbayern beschreiten. SaaS bieten wir seit 2014 an – seitdem kommen jedes Jahr 10 bis 15 neue Anwender hinzu, darunter Kunden, die gezielt von der klassischen Inhouse-Anwendung auf SaaS umstellen. Von der Muttergesellschaft in Amsterdam ist ebenfalls schon der Ruf geeilt, an das SaaS-System angebunden zu werden.“
Datenschutz auf Herz und Nieren geprüft
Und wie steht es um Datenschutz und Datensicherheit? Dafür hat sich ISGUS von den MRCE-Datenschutzexperten auf Herz und Nieren prüfen lassen – und mit Bravour bestanden.
Die beiden Unternehmen haben überdies eine Allgemeine Datenschutz-Vereinbarung (ADV) unterzeichnet, die laut §9 Bundesdatenschutzgesetz auch die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM) umfasst.
Sofia Offergeld und Nirakar Makwana (von links), Mitarbeiter der Personalabteilung bei MRCE sind sehr zufrieden mit dem Projektverlauf.
Persönliche Betreuung dank ISGUS Vertriebsmitarbeiter Christian Danziger, ISGUS-bavaria GmbH und Tanja Sailer, ISGUS GmbH.
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THW Berlin-Reinickendorf mit neuem Schliesssystem
Es muss nicht immer gleich Diebstahl sein, wenn etwas fehlt“, betont Sven Jenning, Ortsbeauftragter des THW-Ortsverbands Berlin-Reinickendorf. „Meist ist Schusseligkeit im Spiel.“ Darüber muss sich in seinem Ortsverband freilich niemand mehr den Kopf zerbrechen – dank des elektronischen Schließsystems ZEUS® keyless von ISGUS. Das nämlich löst die klassische Schlüssellösung sukzessive ab. Stattdessen werden die 17 Türen im Gebäude berührungslos per Transponder ver- und entriegelt und die Schließvorgänge protokolliert.
Große Herausforderung für die Organisation
In der Regel müssen Fahrzeuge, Geräte und Material für Einsätze kurzfristig zur Verfügung stehen – eine große Herausforderung für die Organisation, auch was Zutritts- und Zugriffsberechtigungen angeht. „Bis vor kurzem war das bei uns noch recht umständlich“, so die stellvertretende Ortsbeauftragte Kathrin Perkun. „Unsere Helfer hatten verschiedene Schlüssel für die Zugänge zu Fahrzeugen, Einsatzmaterial-Containern und anderen Räumen. Oft mussten wir die Schlüsselübergabe schon Tage im Voraus terminieren, damit auch im Ernstfall die Verantwortlichen sofort Zugang hatten.“ Nicht optimal, zumal Reinickendorf mit über 130 Helfern und zwei technischen Zügen zu den größten THW-Ortsverbänden zählt. Als im vergangenen Jahr ein Laptop und ein Beamer entwendet wurden, stand fest, dass es so nicht weitergehen konnte.
Bei der Suche nach einer gleichermaßen komfortablen wie sicheren Lösung wurde der Förderverein des THWs Reinickendorf fündig bei ISGUS. „ZEUS® keyless ist der ideale Einstieg in die elektronische Zutrittskontrolle gerade für kleine und mittlere Organisationen“, erzählt ISGUS Vertriebsbeauftragter Christian Danziger.
In der Offline-Version wie beim THW sind die elektronischen Schließzylinder in den Türen nicht über ein Kabel oder eine Funkverbindung mit Soft- und Hardware verbunden, sondern arbeiten quasi autonom. „Die Zutrittsprofile werden am PC erstellt und dann über eine USB-Tischstation auf die ausgegebenen Transponderchips übertragen. Von ihnen liest der Zylinder die Zutrittsrechte aus und entriegelt bei entsprechender Berechtigung das Schloss“, erklärt sein Kollege Stephan Lehmann, welcher für das ISGUS Vertriebsgebiet Berlin und Brandenburg zuständig ist.
In Reinickendorf ist es Jennings Laptop, auf dem die Profile erstellt und verwaltet werden. „Wir haben jetzt eine klar strukturierte Zutrittsorganisation“, so der Ortsbeauftragte. „Es gibt 10 hohe und knapp 30 niedrige Schließberechtigungen.“ Er und seine Stellvertreterin haben beispielsweise überall Zutritt. Gruppenleiter dagegen benötigen keine Berechtigung für die Verwaltung. Kraftfahrer benötigen wiederum diese zur Fahrzeughalle, den Umkleidekabinen und natürlich zu den Verbindungsgängen.
Spart Zeit und senkt die Kosten
Zusammen mit Kathrin Perkun und Torsten Winkler, Helfer der Fachgruppe Wassergefahren, hat Jenning acht Schließgruppen zusammengestellt, zwei weitere für den Reinigungsdienst Piepenbrock, der gleichzeitig Vermieter des Gebäudes ist. Übernimmt ein Helfer eine andere Funktion, lassen sich rasch und ohne großen Aufwand neue Berechtigungen auf seinen Chip schreiben. Scheidet er aus, erlischt mit einem einzigen Mausklick seine Berechtigung. Und gibt es Rückfragen, lässt sich im Systemprotokoll jederzeit nachschauen, wer wann welchen Raum betreten hat.
„Das alles spart Zeit und senkt die Kosten“, so Jenning. „Früher musste ich bei einem Funktionswechsel den Schlüsseln hinterherlaufen, um sie einzusammeln und neu zu verteilen, heute genügt ein einfacher Mausklick. Außerdem sind die Kosten für den Ersatz eines verlorenen Schlüssels ungleich höher als für einen neuen Chip.“
Die leichte Bedienung von ZEUS® keyless hat für den THW-Förderverein den Ausschlag für die Beschaffung gegeben. Und auch jetzt laufe die Zusammenarbeit mit ISGUS hervorragend, betont Kathrin Perkun. Sie denkt übrigens schon in die Zukunft – etwa, dass sich das elektronische Schließsystem auch für den Zugriff auf Chemikalienkoffer, Funkzubehör und Ähnliches einsetzen lässt. „Die Technik kann ich den Kollegen in anderen Ortsverbänden jedenfalls wärmstens empfehlen.“
Die ISGUS Niederlassung Berlin unterstützt das Technische Hilfswerk Berlin-Reinickendorf mit einer Sachspende über 2.500 €.
Stolz präsentieren sich ISGUS Vertriebsmitarbeiter Christian Danziger, THW Vereinsvorsitzender Markus Schneid und ISGUS Niederlassungsleiter in Berlin Stephan Lehmann (von links).
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Kostenstellenrechnung in einer Bundeskörperschaft: die Wirtschaftsprüferkammer in Berlin nutzt Zeus® nicht nur zur Zeiterfassung
„Zu einem modernen und gut organisierten Arbeitgeber gehört ein modernes Zeiterfassungssystem“, so Eva Wollburg, die dort die Abteilung Personal und Recht leitet. „Die enge Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist uns ein besonderes Anliegen und gewinnt mit zunehmendem Fachkräftemangel an Bedeutung. Wir nutzen regelmäßig verschiedene Teilzeitmodelle sowie die Rückkehr von Teil- zu Vollzeit“, führt sie weiter aus. Für die rund 125 Kolleginnen und Kollegen in der Berliner Hauptgeschäftsstelle und den sechs Landesgeschäftsstellen in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart gibt es deshalb die unterschiedlichsten Zeitmodelle – Gleitzeit inklusive.
Spart viel Arbeit und vor allem Zeit
Da kommen Flexibilität und leichte Bedienbarkeit von ZEUS® gerade recht. Die Kammermitarbeiterinnen und –mitarbeiter buchen mit ihren Ausweisen berührungslos am jeweiligen Terminal in der Haupt- oder Landesgeschäftsstelle.
Die Daten gehen zur Personalabteilung und weiter an die Lohnbuchhaltung. „Ich bin wirklich nicht besonders technikaffin“, so Personalreferentin Henriette Vogel. „Aber wenn man die Grundsystematik von ZEUS® verstanden hat, ist der Rest kinderleicht.“ Das spart der Kammer in ihrer Struktur mit Abteilungen, Referaten und Landesgeschäftsstellen viel Arbeit und vor allem Zeit, die sich nun besser nutzen lässt.
Zu tun gibt es genug. Immerhin ist die vom Bund 1961 errichtete und mit hoheitlichen Aufgaben betraute Berufsorganisation nicht nur Interessenvertreter ihrer rund 21.000 Mitglieder, sondern auch Berufsaufsicht, Qualitätskontrolle und Examensprüfungsstelle. Sie untersteht der Rechtsaufsicht des Bundeswirtschaftsministeriums, das die auf Berufsaufsicht und Qualitätskontrolle bezogenen Bereiche des Kammerwirtschaftsplans sowie die Gebührenordnung genehmigt – und dies auf Basis genauer Daten über die geleistete Arbeit. Womit wir auch wieder bei ZEUS® wären.
Auch die Kammermitarbeiterinnen und -mitarbeiter schätzen das Programm, denn es bietet ihnen die exakte Berechnung der Arbeitszeit, Komfort und Transparenz. Henriette Vogel: „Besonders praktisch ist, dass ZEUS® unsere bereits bestehenden Listen übernehmen konnte, etwa die für die Resturlaubsansprüche. Das System stellt die Listen so individuell für jeden einzelnen Leiter aufbereitet zur Verfügung, dass keine händische Nachbereitung – wie früher – mehr notwendig ist.“
Andererseits sind „geplante Abwesenheiten“, sprich Urlaub, für die Abteilungskolleginnen und -kollegen ersichtlich, sodass sie sich miteinander abstimmen können. Gleichzeitig generiert das System daraus eine Anwesenheitsübersicht für zwei verschiedene Zwecke: Die Empfangsmitarbeiter können daraus ableiten, wann sie bei ihnen ankommende Anrufe gleich an den Vertreter weiterleiten müssen. Zum anderen lässt sich im Evakuierungsfall leicht feststellen, ob das Gebäude vollständig geräumt wurde.
Hinzu kommt der komfortable WebWorkflow: Ob Urlaubsantrag, Dienstgang oder Buchungskorrektur – alles geht seinen geregelten elektronischen Genehmigungsoder Informationsgang hin zum Vertreter, Vorgesetzten und anschließend zur Personalabteilung.
Ungewöhnlich: Betriebsdatenerfassung
Für eine Bundeskörperschaft ungewöhnlich ist die Nutzung des ZEUS® Moduls Betriebsdatenerfassung (BDE). Den Grund erklärt Personalreferent Dr. Jan Precht: „Es handelt sich um eine Kostenstellenrechnung, deren Ergebnisse wir für das Bundeswirtschaftsministerium gesondert dokumentieren müssen.“ Als Beispiel nennt er die Durchführung des Wirtschaftsprüfer-Examens. Hier sind auch die dafür aufgewendeten Personalkosten zu ermitteln, was über die Buchungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kammer in der BDE erfolgt. Des Weiteren hat ISGUS dazu eine individuelle Schnittstelle programmiert, die Zeit- und Gehaltsdaten verknüpft und an die Kostenstellenrechnung abgibt.
Dass ZEUS® desto mehr zu Hochform aufläuft, je komplexer die Anforderungen sind, zeigt sich auch darin, dass das System obendrein unter Berücksichtigung festgelegten Kriterien die Anzahl der so genannten „Essenstickets“ monatlich berechnet. Auf Basis einer für Außenstehende recht kompliziert wirkenden Kalkulation steht am Ende des Monats für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter individuell fest, in welcher Höhe ihm/ ihr der Zuschuss zusteht.
Vorbildlicher Service
Dass die ZEUS® Zeiterfassung die Ausschreibung der Wirtschaftsprüferkammer auch jenseits von Bedienerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit gewonnen hat, wundert Eva Wollburg übrigens nicht: „ISGUS hat viel Erfahrung im Behördenumfeld. Und auch der Service gilt als vorbildlich – zu Recht, wie unsere Erfahrung zeigt.“
Und wenn wir schon bei Komplimenten sind, können Christian Danziger, ISGUS Vertriebsbeauftragter aus Bayern, und Stephan Lehmann, ISGUS Vertriebsbeauftragter für Berlin-Brandenburg, mithalten: „Die Personalabteilung der Kammer hat ihr Pflichtenheft für die Zeiterfassung so unmissverständlich und klar funktionsorientiert verfasst, wie man es nur selten erlebt. Das hat es uns sehr viel leichter gemacht.
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Als erstes von vier Projektabschnitten der Stadtwerke Augsburg arbeitet das Kreativwerk mit einer Offline-Lösung
Die Örtlichkeit ist keine schlechte Wahl, um sowohl der Kreativität freien Lauf zu lassen, als auch erfolgreiche Geschäftsideen zu entwickeln. Das 1915 fertiggestellte Werk produzierte einstmals Gas aus Steinkohle und überdauerte den Zweiten Weltkrieg nahezu unbeschädigt. Durch den Bau eines großen Kammerofens in den 1950er Jahren entstand eine richtige Gaskokerei. Ein halbes Jahrhundert später wurde das Werk stillgelegt.
Die Anlage mit den hofartig angeordneten Gebäuden und den Gasbehältern auf einer Grundfläche von 70.000 Quadratmetern ist heute europäisches Industriedenkmal an einem „Ort mit Aura“. Hier finden Open Air Events statt, ein Restaurant mit Bar gibt es ebenso. Die „brechtbühne“ des Staatstheaters ist zumindest vorübergehend hier untergebracht und hat 80 Prozent der Räumlichkeiten im so genannten Ofenhaus gemietet. Die anderen 20 Prozent bestehen aus Büro- und Übungsräumen sowie Ateliers für Kulturschaffende und Start-ups.
Für die Zutrittskontrolle mit elektronischer Schließanlage gibt es mehrere Gründe. Einer davon: „Wir wollen uns Schlüssel und Schlüsselverwaltung ersparen“, so Bernhard Liepert, Projektleiter Elektrotechnik. Dass die Wahl auf ZEUS® keyless fiel, kommt laut ISGUS Vertriebsbeauftragtem Christian Danziger nicht von ungefähr: „Seit etlichen Jahren arbeiten die Stadtwerke mit uns zusammen, am intensivsten auf dem Gebiet der ZEUS® Zutrittskontrolle.“ Für die Zeitwirtschaft liefert ISGUS Terminals, welche die Zeitbuchungen direkt an SAP übermitteln.
Ob in der Verwaltungsholding oder den als eigenständige GmbHs organisierten Sparten Energie, Wasser und Verkehr – die Stadtwerke sind jeden Schritt der ZEUS® Entwicklung mitgegangen, stets war die jeweils neueste Generation im Einsatz, um – neben der Zutrittskontrolle und SAP-Zeiterfassung – die multifunktionalen Mitarbeiterkarten beispielsweise auch zum Bezahlen in der Kantine und im Stadion nutzen zu können. Möglich macht das die Transpondertechnologie LEGIC advant. Heute sind rund 125 Zutrittskontroll- und 35 Zeiterfassungsterminals auf verschiedene Liegenschaften im Stadtgebiet verteilt, für die Zutrittskontrolle vor allem an den Gebäudeeingängen und Hochsicherheitsräumen wie Rechenzentren, Leitwarte oder Hauptverteiler.
Welchen Meilenstein stellt nun ZEUS® keyless im Kreativwerk dar? Die in die Zutrittskontrolle eingebundenen Türen in den anderen Gewerken der Stadtwerke sind verkabelt (Online-Lösung). Die zentral durch die Abteilung „Bewirtschaftung“ hinterlegten Zutrittsberechtigungen für jede einzelne Tür werden an mehrere sogenannte Zutrittskontrollzentralen verteilt und stehen dort rund um die Uhr zur Überprüfung der Zutrittsbuchung bereit.
Diese Verkabelung ist je nach Gebäudeanzahl und -struktur eine kostenintensive Angelegenheit. Und unflexibel dazu, wie Bernhard Liepert erklärt: „Im Kreativwerk haben wir es mit einer großen Anzahl von Funktionsräumen und unterschiedlichen Mietern zu tun – und damit mit höchst komplexen Zutrittsberechtigungen. Das erfordert eine flexible Handhabung, damit sich der Aufwand für alle Beteiligten in Grenzen hält.“ Die „brechtbühne“ ist ein anschauliches Beispiel: Für den Ballettsaal im 6. Stock brauchen zwar die Tänzer, nicht aber die Schauspieler Zutritt. In den Werkstätten im 1. Stock, wo Kulissen und Requisiten entstehen, haben die Garderobieren nichts zu suchen. Das Reinigungspersonal wiederum hat verständlicherweise überall seine Arbeit zu erledigen – aber eben nicht jederzeit. Und die Außeneingänge benutzen natürlich alle gleichermaßen. Ein anderes Beispiel sind die Ateliers, Übungsräume und Büros für Kulturschaffende und Start-ups. Da gehört Fluktuation zum Vermietungsalltag.
Mit Schlüsseln wollte man hier gar nicht erst anfangen. Und dass die Theaterleute und Mieter nicht ständig bei der Abteilung „Bewirtschaftung“ vorstellig werden wollen, um Berechtigungen auf ihren Transpondern aktualisieren oder diese bei Verlust sperren zu lassen, leuchtet sofort ein.
Die Lösung: tägliche Validierung, also Vergabe von räumlichen und zeitlichen Zutrittsrechten an allgemein zugänglichen Terminals – sozusagen „Daten tanken“. Die derzeit hier eingesetzten fünf Stadtwerke-Mitarbeiter erledigen das über ihre Zeiterfassungsterminals – technisch keine Selbstverständlichkeit, sondern eine innovative ISGUS-Leistung. Für die Theaterleute und die anderen Mieter gibt es einen zentralen Validierungsleser. Wenn gewünscht, lassen sich weitere Leser für das sogenannte „Access-on-Card“-Verfahren aufstellen. Die Handhabung dieser Offline-Lösung ist einfach: „Der Transponder wird berührungslos mit den Berechtigungen beschrieben, wenn man ihn an den Leser hält“, erklärt Bernhard Schwaighofer, Leiter der ISGUS-bavaria. „Danach muss man ihn nur noch an den Knauf der jeweiligen Tür halten – und schon gibt das System den Weg frei.“
Und weil das so praktisch – und wirtschaftlich – ist, werden in den nächsten Monaten auch die Liegenschaften der Stadtwerke-Sparten Holding, Energie und Verkehr mit ZEUS® keyless ausgerüstet. „Denn auch hier brauchen wir eine flexible Berechtigungsvergabe. Das macht es viel einfacher, wenn beispielsweise Auszubildende die Abteilung wechseln oder gar ganze Abteilungen umziehen“, so Bernhard Liepert. Bisher behalf man sich mit der Weitergabe von Schlüsseln oder Neuprogrammierung der Ausweiskarten. Die neue Zutrittslösung ist für 3.000 Nutzer ausgelegt. Ein 500.000-Euro-Projekt, welches dokumentiert, dass die Augsburger Stadtwerke nicht nur ein Händchen für Kultur haben, sondern auch für Organisation und Sicherheit.
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Ideales Zusammenspiel von Zeus®, SAP und Sicherheit
Der Standort Bensheim ist mit rund 2.000 Mitarbeitern einer der größten Fertigungs- und Entwicklungsstandorte. Die Zeitberechnung und Entgeltabrechnung erfolgen bei Dentsply Sirona in Bensheim über SAP. ZEUS® HR bietet für SAP-Anwender wie Dentsply Sirona die optimale Zeiterfassung, denn die Software bietet in Verbindung mit den bewährten ISGUS-Terminals eine Kommunikationsplattform für den bidirektionalen Austausch aller relevanten Zeitdaten zwischen SAP und den ISGUS-Terminals.
Schnell, berührungslos und einfach buchen die Mitarbeiter ihre Kommt- und Gehtzeiten an den Terminals und erhalten tagesaktuell Auskunft über ihre Zeitkonten, Buchungen, Salden oder ihren Resturlaub. ZEUS® HR liefert die erfassten Personalereignisse automatisch an SAP, wo die Daten verarbeitet werden und für aktuelle Auswertungen zur Verfügung stehen.
Die positiven Erfahrungen mit der Zeiterfassung ließen schon bald den Wunsch nach einer Erweiterung des Systems, um die ZEUS® Personaleinsatzplanung und den WebWorkflow, aufkommen. Ein effizienteres System zur Mitarbeiterplanung im Produktionsbereich sollte nicht nur die unterschiedlichen Schichten der verschiedenen Abteilungen berücksichtigen, sondern auch Planungsregeln und Schutzgesetze gemäß der Betriebsvereinbarung einhalten. Zusätzlich erhält der Planer die vorgeplanten Urlaubstage der Mitarbeiter und kann seine Aufträge und die freien Ressourcen besser planen.
Häufige Umzüge innerhalb des Standortes forderten auch eine flexiblere Lösung als die herkömmliche Schließanlage. Die modulare Struktur der ZEUS® Lösung ermöglichte konsequenterweise die Erweiterung des Systems um eine elektronische Schließanlage und somit die Betreuung aller Systeme „aus einer Hand“. Besondere Sicherheitsanforderungen aufgrund sensibler Bereiche fordern individuelle Berechtigungen für verschiedene Personengruppen, denn der Dentsply Sirona Standort in Bensheim beinhaltet verschiedene Gebäude mit unterschiedlichsten Zutrittsrechten, die Zufahrt mit Wachdienst und Pförtnerhaus, gleichzeitig aber auch zentrale Anlaufstellen, wie den Empfang oder die Kantine. Die Zutrittskontrollzentrale steuert die individuellen Zutrittsrechte, sodass für alle Bereiche nur noch ein Ausweis/Transponder nötig ist, was den Prozess enorm erleichtert.
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Wirtschaftliches Outsourcing in der ISGUS Cloud
Plukon hat Frischgeflügel, TK-Ware, Convenience-Produkte und Geflügelwurst im Angebot. Geliefert wird an Handelsunternehmen, Großverbraucher und Gastronomie. In Deutschland arbeiten für Plukon 1.600 Mitarbeiter an den fünf Standorten Visbek, Gudensberg, Brenz, Döbeln und Storkow, wo für das vergangene Jahr 2018 ein Jahresumsatz von 530 Mio. Euro zu Buche steht.
In Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Osnabrück hat Plukon im vergangenen Jahr an vier seiner fünf deutschen Standorte die ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als Software as a Service (SaaS) in der Version für bis zu 3.000 Mitarbeiter eingeführt. Damit hat Plukon die Sicherung, Aktualisierung und Pflege der Daten ins ISGUS Rechenzentrum nach Villingen-Schwenningen verlegt.
ZEUS® ist für Plukon keine unbekannte Größe. Mit dem System von ISGUS arbeitet man am Standort Storkow bereits seit 2005. ISGUS Vertriebsmitarbeiter Bastian Peucker wollte Plukon am Standort Visbek für ZEUS® interessieren, Stefan Berning, Network Manager bei Plukon, kannte ZEUS® bereits durch die Installation in Storkow und war auf der Suche nach einer outsourcingfähigen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, da das bisherige System am Standort Visbek abgekündigt war und vom Anbieter nicht mehr unterstützt wurde. Die Kaltakquise von Bastian Peucker war also der Startschuss für die erneute Zusammenarbeit mit Plukon.
Wirtschaftliches Outsourcing
Bei Plukon hatte man sich Mitbewerber von ISGUS angeschaut, aber nur ISGUS war in der Lage Software as a Service gemäß dem Anforderungsprofil anzubieten: Der Kunde hostet die gewünschten Softwarelösungen nicht mehr in der eigenen IT, sondern in der ISGUS Cloud. Dabei braucht er sich nicht mehr um Rechnerumgebung, Datenbanklizenzen und Betriebssysteme zu kümmern. Auch die gesamte technische Administration ist Teil der SaaS-Dienstleistung. Das sorgt für Transparenz im IT-Budget und verbessert die Kostenstruktur.
Gleichzeitig profitiert Plukon von der hohen Verfügbarkeit und Datensicherheit und kann sich mit voller Kraft aufs Kerngeschäft konzentrieren. „Plukon ist generell ein sehr Cloud-orientiertes Unternehmen. Die Zeiterfassung ist nicht das erste Produkt, das wir outsourcen. Wir haben eine klare Kostenübersicht und wissen immer, was für Kosten auf uns zukommen. Man muss keine Ressourcen vorhalten für ein späteres Wachstum. Man gibt auch das Risiko eines Systemausfalls ab und muss sich nicht um die Backups kümmern oder um die Wartung der Server, um die Administration, Installation usw. Zudem sind sämtliche Zeiterfassungsdaten von jedem Plukon Standort aus zentral abrufbar“, fasst Stefan Berning einige der Gründe zusammen, die zur Entscheidung für die SaaS-Lösung von ISGUS geführt haben.
„Wir können Zeiterfassung und Zutrittskontrolle guten Gewissens outsourcen, denn wir verdienen damit kein Geld. Es gehört nicht zu unserem Kerngeschäft und das Outsourcing umfasst keine unternehmenskritischen Daten“, unterstreicht Stefan Berning die Sinnhaftigkeit des Outsourcings. Dazu passe auch die rundum gute Zusammenarbeit mit dem ISGUS Team aus Osnabrück, das sich als technisch versiert, flexibel und dienstleistungsorientiert präsentiert habe.
Implementierung bei laufender Produktion
Der Roll-out der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle erfolgte von Juli bis Dezember 2018, und zwar im laufenden Betrieb. Entsprechend wurden die Zutrittsund Zeiterfassungsterminals freitags und am Wochenende angebracht. „Wir haben die Schnittstelle immer so gewählt, dass die Installation jeweils an einem Wochenende am Monatsanfang stattfand, so dass wir möglichst wenige Tage nacharbeiten mussten, die noch im alten System gebucht worden waren“, weiß Stefan Tholen, Senior Application Manager bei Plukon, von der gut getakteten Hardwareeinführung zu berichten. Waren die ISGUS Terminals einmal an der Wand, wurde nur noch ZEUS® verwendet, kurz: Es wurde zu keiner Zeit parallel mit zwei Systemen gearbeitet.
Transparente Arbeitszeiten
Plukon hat das Lohnprogramm SAGE im Einsatz. Aus ZEUS® heraus wird eine Datei mit allen erforderlichen Informationen erzeugt, automatisiert und anschließend in das SAGE Lohnprogramm importiert. So gehen über die ZEUS® -Schnittstelle voll automatisierte Listen an den gewünschten Zielstandort. Diese digitale Übertragung der Lohndaten muss bei Plukon aktuell für fünf Firmen an drei verschiedenen Standorten separat erfolgen. „Die Lohnübergabe aus ZEUS® erleichtert uns die Kontrolle der Arbeitszeiten enorm. Früher war da noch Zettelwirtschaft im Spiel, heute läuft das automatisiert und die Fehlbuchungen oder Probleme werden auf dem Dashboard von ISGUS nahezu in Echtzeit angezeigt“, beschreibt Stefan Berning die neue Transparenz dank der ZEUS® Zeiterfassung.
In naher Zukunft soll dann auch der Standort Storkow an die SaaS-Lösung angebunden werden, um das Outsourcing-Projekt zu komplettieren.
90 Zutrittsterminals an 3 Standorten
Die ZEUS® Zutrittskontrolle hat Plukon bisher an drei Standorten realisiert. In Visbek und Gudensberg sind jeweils 25 Terminals installiert, in Brenz circa 40. Einige dieser Terminals werden auch für den Kostenstellenwechsel genutzt, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter die Produktionslinie wechselt.
Buchung = Kostenstellenwechsel
Beim Thema Kostenstellenwechsel ist der Plukon Produktionsstandort Brenz führend. „Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter in Brenz zwischen den Produktionslinien und -abteilungen wechseln, und die gehen dann auf dem Weg in die nächste Abteilung an einem Kostenstellenoder Zutrittsterminal vorbei, halten ihren Chip vor und dadurch entsteht ein Kostenstellenwechsel“, erläutert Stefan Berning das so einfache wie mitarbeiterfreundliche Prozedere.
Gruppenkalender wird gut angenommen
Eine wichtige Rolle spielt bei Plukon der ZEUS® Gruppenkalender. Er wird hauptsächlich von den Vorarbeitern, Produktionsleitern und Abteilungsleitern in der Produktion genutzt, um zu schauen, welche Mitarbeiter da sind und zu welcher Uhrzeit sie da sein sollten, also zur klassischen Fehlzeitenplanung. Mit dem Team Manager bietet ISGUS außerdem eine neue Option, Fehlzeiten zu planen, Arbeitszeiterweiterungen durchzuführen und Tagesmodelle zu modifizieren. Allesamt Tätigkeiten, die bei Plukon bisher vom Vorarbeiter übernommen wurden.
ZEUS® Auswertungen mit hoher Aussagekraft
Für die Geschäftsleitung haben die ZEUS® Auswertungen einen hohen Stellenwert: Ob es um den Periodenabschluss oder um Krankheitsstatistiken geht. Monatsabschluss und Perioden sind bei Plukon unterschiedlich. „Wir gehören seit 2012 zur Plukon Food Group. Vorher waren wir eigenständig als Firma Stolle. Wir waren familiengeführt, inhabergeführt, das hat sich jetzt geändert. Mittlerweile machen wir Periodenabschlüsse, d.h. ein Jahr hat zwölf Monate, aber auch 13 Perioden. Alle vier Wochen Periodengespräche werden geführt und dabei kommen alle Zahlen auf den Tisch. Wir können uns dank ZEUS® Auswertungen über alle Plukon Niederlassungen in der Zusammenschau ansehen“, unterstreicht Stefan Tholen abschließend die große Bedeutung der ZEUS® Auswertungen für die Unternehmensentwicklung.
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ISGUS bei den Passionsspielen in Oberammergauer
Aufgrund der COVID-19 Pandemie, werden die Passionsspiele auf 2022 verschoben. Premiere ist am 21. Mai 2022. ISGUS wird auch hier als starker Partner wieder mit dabei sein.
„Bereits im Jahr 2015 begannen die Vorbereitungen, damals waren wir noch zu zweit“, erinnert sich Frau Monika Stückl, die stellvertretende Werkleiterin des Eigenbetrieb Kultur Oberammergaus. Noch im selben Jahr kamen weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzu, inzwischen arbeiten über 100 Menschen im Organisationsteam. Und die müssen alle tatkräftig mit anpacken, um auch die 42. Oberammergauer Passionsspiele ein Erfolg werden zu lassen.
Erstmals auch mit dabei, ist die elektronische Zeiterfassung von ISGUS. Noch bei den letzten Spielen 2010 wurde jede Probe und jeder Auftritt aller Mitwirkenden auf Zetteln und Listen vermerkt und musste später in eine Excel-Tabelle übertragen werden. Die Idee zur elektronischen Erfassung war schon länger im Hinterkopf der Verantwortlichen, wurde aber erst 2018 konkret angepackt. „Über die Stadtverwaltung Oberammergau, welche auch eine ISGUS Lösung nutzt, sind wir auf ISGUS aufmerksam geworden. Nach dem Vergleichen der Angebote einiger Anbieter, fühlte man sich bei der ISGUS-bavaria GmbH schnell am besten aufgehoben. Die Entscheidung haben wir bis heute keinesfalls bereut,“ sagt Monika Stückl, die anfangs aber auch mit dem handschriftlichen Aufzeichnen und manuellen Übertragen in Excel kein Problem gehabt hätte.
Monika Stückl und Bernhard Schwaighofer, Leiter ISGUSbavaria GmbH, sind sich einig, dass das Einpflegen aller Mitwirkenden und Hinterlegen der verschiedenen Arbeitsverträge, Rollen und Zeitmodelle jetzt am Anfang der Proben noch viel Zeit in Anspruch nimmt. „Die Vereinfachung durch die Lösung wird sich jedoch sehr bald zeigen und vor allem bei den tatsächlichen Aufführungen spürbare Entlastung bringen. Schon der erste Probelauf der Übergabe von Abrechnungsdaten von ca. 1.300 Darstellern an die DATEV klappte vollkommen reibungslos.“
Oberammergau und der Barterlass
Insgesamt über 2500 Mitwirkende, davon rund 1800 Darsteller in den verschiedensten Rollen, wie z.B. Römer, der Hohe Rat, die Rotte, das Volk, weinende Frauen und viele weitere, proben unterschiedlich oft, zu unterschiedlichen Zeiten und in wechselnden Gebäuden und Räumen. Hinzu kommen die Hauptrollen, wie z.B. Jesus, Judas und Maria, die alle doppelt besetzt wurden, Feuerwehr und Rettungsdienst, Garderobiere, sowie Maske, Kostüm und Technik. Ein Verwaltungsaufwand, der für große Unternehmen eine der größten Herausforderungen wäre. Die Oberammergauer sehen es entspannt, getreu dem Motto „wird schon gut gehen – muss es ja“.
Eine weitere Besonderheit: alle Darsteller müssen das Spielrecht erlangen, welches man nur dann erhält, wenn man in Oberammergau geboren und aufgewachsen ist oder seit mindestens 20 Jahren im Ort lebt. Jede Rolle wird dann einzeln von Spielleiter Christian Stückl persönlich besetzt. So bleibt bis zur Gelübde-Erneuerung, welche am 20. Oktober 2018 stattfand, die Verteilung geheim. Auch die weiteren rund 700 Mitwirkenden, die hinter der Bühne aktiv sind, kommen zum Großteil aus Oberammergau. „Nur ein paar Feuerwehrleute und Musiker der Kapelle mussten extern besetzt werden“ erklärt Monika Stückl.
Der ganze Ort mit seinen gut 5.000 Einwohnern steht Kopf. Und dann wäre da noch der Haar- & Barterlass: seit Aschermittwoch 2019 sind alle aufgefordert, sich die Haare und Männer auch die Bärte wachsen zu lassen um eine möglichst hohe Identifikationsfigur zu schaffen.
Passion 2020
Die Aufführungen der Passionsspiele 2020 finden von Mai bis Oktober statt. Fünfmal die Woche, insgesamt 109 Aufführungen. Zu jeder werden über 4.000 Zuschauer erwartet. Gesamt rechnen die Organisatoren mit etwa 450.000 Zuschauern, die aus der ganzen Welt kommen und oftmals ganze Reisepakete buchen, mit Anreise, Verpflegung und einem Hotel, das schon mal gut 25km entfernt liegen kann. Ein besonderes Ereignis, das der Wirtschaft im gesamten Landkreis einen Aufschwung beschert, aber auch vieles strapaziert. So werden die Passionsspiele alle 10 Jahre neu inszeniert und auch das Bühnen- sowie das Kostümbild wird komplett neu entworfen.
Für die nächsten Passionsspiele, die gelübdegemäß 2030 stattfinden würden, steht bisher noch nichts fest. Die Arbeitsverträge aller Mitwirkenden laufen aus und auch die Werkleitung des Eigenbetriebs um Walter Rutz und Monika Stückl kehrt wieder in ihr normales Leben zurück. Ob die Spiele stattfinden, wird durch den Gemeinderat Oberammergau beschlossen. Dieser bestimmt auch die Werkleitung, sodass ein neues Organisationsteam aufgebaut werden kann.
ISGUS – Keine Lösung wie jede andere
In den ersten Workshops wurde schnell klar, dass die ISGUS Lösung ZEUS® hier nicht als klassische Zeiterfassung eingerichtet werden konnte. Denn das Hauptaugenmerk liegt auf der Erfassung der einzelnen Einsätze wie Proben und Auftritte und deren Häufigkeit. Anhand der hinterlegten Arbeitsverträge und Rollen weiß ZEUS® dann, welcher Stundensatz berechnet werden muss. Aber auch dabei gibt es viele Besonderheiten. Für die Proben gibt es spezielle Probensätze, die je nach Länge einfach oder doppelt verrechnet werden müssen. Solistenauftritte werden besonders vergütet und deshalb auch unterschiedlich gebucht.
„Ursprünglich geplant war etwas völlig anderes“, erinnert sich Thomas Praxl, ISGUS Vertriebsbeauftragter der ISGUS-bavaria GmbH in Warngau. Die eigentliche Lösung sollte eine Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung beinhalten. Dass dies aufgrund der speziellen Vergütung und dem tauschen der Darsteller-Rollen bis in die Proben hinein nicht praktikabel sein würde, haben Frau Stückl wie auch der Projektleiter der ISGUS-bavaria GmbH, Herr Willibald, schnell erkannt. Die umfangreichen Möglichkeiten des Systems wurden daraufhin genutzt die Anforderungen nahezu 1:1 ganz individuell abzubilden. Heraus kam eine maßgeschneiderte Lösung mit der das Organisationsteam um Frau Stückl sehr zufrieden, ist. „Das gewünschte Ziel, exakte und vollständige Daten zur Verfügung zu haben und diese direkt an die DATEV zur Abrechnung übergeben zu können, wurde in vollem Umfang erfüllt.“
Technische Umsetzung durch ISGUS-bavaria GmbH
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Erfassung sind die direkten Auswertungen, die Spielleiter Christian Stückl zeigen, ob und welche Darsteller an welchen Proben, wie oft teilgenommen haben und welche Darsteller wann und wie oft bei Auftritten mitgewirkt haben. Auch dies war aus den bisherigen Aufschrieben nur schwer erkennbar.
Die ISGUS Software für die Passionsspiele wurde im ISGUS Rechenzentrum gehostet, sodass der Eigenbetrieb Kultur keinerlei eigene IT-Aufwendungen zu tragen hatte und auch zeitlich so gut wie keinen Vorlauf benötigte. Für die eigentliche Erfassung stellt die ISGUS-bavaria GmbH vorkonfigurierte Terminals zur Verfügung die über x-beliebige Browser mit dem Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen kommunizieren. Am jeweiligen Einsatzort müssen die Terminals dann nur noch in die Netzwerkdosen eingesteckt werden und finden so über DHCP selbsttätig Ihren Host.
Während der Proben wurden mehrere Terminals mobil auf Konsolen verwendet, da diese oft in unterschiedlichen und wechselnden Gebäuden im Ort verteilt stattfanden. Sowohl die Einrichtung wie auch die Bedienung der inzwischen 32 ISGUS Terminals hat vom ersten Augenblick an reibungslos funktioniert und die Akzeptanz durch die Laiendarsteller war und ist vorbildlich, kann Frau Stückl lobend erwähnen. Nicht nur um sich an den Terminals zu identifizieren, sondern auch um sich während der Veranstaltungen gegenüber den Sicherheitskräften ausweisen zu können, wurde von jedem Mitwirkenden nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ein Foto gemacht und personalisierte Ausweise mit Name, Bild und Personalnummer erstellt. Dank der Befestigung an einem Schlüsselband, lassen sich die Ausweise einfach umhängen.
Die Abläufe mit dem neuen System sorgen aber nicht nur im Organisationsteam für Freude, sondern werden auch von den Mitwirkenden sehr gut angenommen: „es ist jetzt supereinfach nur die Karte dranzuhalten“, erzählt eine der Darstellerinnen.
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Modern, serviceorientiert und gastfreundlich
„Ankommen und sich wohlfühlen“ ist dabei das zeitlose Motto. Das gilt für Familien wie für Schulklassen, für Firmen wie für Wander- und Freizeitgruppen. In den 44 Jugendherbergen sind 960 Mitarbeiter beschäftigt. In der Saison 2017/2018 erzielte man gemeinsam einen Jahresumsatz von 40 Mio. Euro. Den Impuls zur Einführung der ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung lieferte im Jahr 2015 das Mindestlohngesetz, das für Hotel- und Gastgewerbe eine exakte Dokumentation der Arbeitszeiten gesetzlich vorschreibt. Der Roll-out erfolgte von Dezember 2015 bis März 2016 in enger Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Frankfurt.
Nicht nur in der Ferienzeit gibt es in den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland eine große Vielfalt an Attraktionen, Begegnungen und Events zu entdecken und zu erleben. Die Angebotspalette reicht von Teambuildingprogrammen über Familien- und Klassenfahrtsprogramme bis zu Aufenthalten für Seminargruppen und Fortbildungen. Die Gemeinschaft in der Gruppe ist in der Regel das, was Gäste in der Jugendherberge suchen und finden.
Schnittstelle zum Lohnprogramm Addison
„Anfang 2015 wurde uns die ZEUS® Zeiterfassung von Addison Mitarbeitern empfohlen. Der Bedarf dafür war durch das Mindestlohngesetz gegeben. Besonders attraktiv war für uns die ZEUS® Schnittstelle zu unserem Addison Lohnprogramm, die einen digitalen Stammdatentransfer ermöglicht, ohne dass jemand Daten händisch erfassen muss“, schildert Detlef Schmand, der Kaufmännische Leiter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland, den Auftakt der Zusammenarbeit mit der ISGUS Unternehmensgruppe.
Individuelle Schichtmodelle in 44 Häusern
Die Aufgabe war es 44 Häuser mit der ZEUS® Zeiterfassung auszustatten. Das heißt 44 Häuser mit unterschiedlichen Dienstplänen und individuellen Schichtmodellen. Dementsprechend mussten zu Beginn ca. 100 Mitarbeiter im Umgang mit ZEUS® geschult werden. In fünf Jugendherbergen kümmerte sich ISGUS um den Roll-out, in den übrigen übernahm das Christian Stelzel, ZEUS® Beauftragter und Controller der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland.
Forecast: die schnelle Personalkosten-Prognose
Personalkosten sind im Gastgewerbe ein wichtiger Faktor. „Wir wollen am 30. des laufenden Monats wissen, welche Kosten uns im Lohnbereich erwarten, zum Beispiel im Bereich Lohnnebenkosten“, weiß der Kaufmännische Leiter weiter zu berichten.
So brauche der jeweilige Betriebsleiter nur eine Datei in ein spezielles Excel-Sheet zu kopieren, um die exakte Personalkostenvorhersage für den Folgemonat zu erhalten. Damit ist der Forecast mittlerweile ein unverzichtbares Planungstool, weil die Auslastung von Jugendherbergen starken saisonalen Schwankungen unterworfen ist.
Fingerprint-Terminals
In den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland stehen den Mitarbeitern Fingerprint-Terminals zur Verfügung, an denen sie sowohl ihre Kommt-/Geht-Buchungen durchführen, als auch ihren aktuellen Stundensaldo einsehen können. Missbräuche, wie beispielsweise Gefälligkeitsbuchungen für abwesende Kollegen, sind damit unmöglich. Mitarbeiter können ihre Buchungen natürlich optional via PIN-Code durchführen. Für einige Mitarbeiter der Jugendherbergen war die Information wichtig, dass der Fingerprint, der zur Buchung am Terminal benötigt wird, nichts zu tun hat mit dem polizeilichen Fingerabdruck, den man häufig in TV-Krimis vorgeführt bekommt.
Punktgenauer Personaleinsatz
Dank der ZEUS® PEP lässt sich der Personaleinsatz in den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland punktgenau planen, und zwar von der Rezeption und Reinigung über Küche und Bistro bis zur Haustechnik. Alle diese Bereiche werden von der jeweiligen Betriebsleitung gesteuert.
In kleineren Jugendherbergen können sich die einzelnen Bereiche auch überlappen, so dass Mitarbeiter oft in mehreren Abteilungen ihren Dienst versehen. Die drei Jugendherbergen Prüm, Diez und Altleiningen unterhalten außerdem öffentliche Restaurants, Prüm zusätzlich ein Kongresszentrum.
Mehr Transparenz und Effizienz
„ZEUS® hat unsere gesamte Arbeit nachvollziehbarer und schneller gemacht, vor allem, was die Auswertungen betrifft und die Zeit, die es braucht, um auftretende Probleme zu beheben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter Fragen hat zu seinen Arbeitszeiten, dann lässt sich mit ZEUS® ganz schnell nachweisen, wann er wie lange gearbeitet hat“, berichtet Christian Stelzel als ZEUS® Beauftragter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland von der nützlichen Transparenz der Software.
„Auch die Lohnabrechnung selbst ist einfacher und schneller geworden durch ZEUS®. Man muss sich vorstellen, dass man noch vor ein paar Jahren Listen hatte, die man händisch verarbeitet hat. Da gingen zwei, drei Tage drauf, um die Lohnabrechnung zu machen. Nachdem die Betriebsleiter die nötige Routine im Umgang mit der neuen Zeiterfassung entwickelt hatten, ist das heute eine Angelegenheit von maximal einer Stunde mit ZEUS®“, bilanziert Detlef Schmand zufrieden.
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Massgeschneiderte Cloud Lösung innerhalb kürzester Zeit erfolgreich umgesetzt
Wunsch nach modernem Zeiterfassungssystem
Die bisher genutzte Software zur Zeiterfassung entsprach nach langjährigem Einsatz nicht mehr den heutigen Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter sowie des Managements. Hinzu kam, dass die Softwarebetreuung und -aktualisierung aufgrund eines Nachfolgeproduktes vom Anbieter zum Jahresende gekündigt wurde. Aus dem Wunsch nach einem moderneren Zeiterfassungssystem wurde ein nahezu unumgänglicher Entschluss: Fehlende Automatismen, bestehende Performanceprobleme und unzureichende Systemprüfroutinen standen den Anforderungen an ein zeitgemäßes Workforce Management im Wege und sollten durch ein neues, flexibleres System abgelöst werden, das direkt und automatisch mit dem eingesetzten Personalwirtschaftssystem OK.PWS von der AKDB AöR kommuniziert. Eine weitere Anforderung war, dass die neue Zeiterfassung als Cloud Lösung betrieben werden kann.
Langjährige Partnerschaft mit der AKDB
Auf der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem, sprach man deshalb zunächst mit der AKDB. Die AKDB, Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern AöR, und deren Tochterunternehmen Komm-IT GmbH, sind einer der wenigen deutschlandweiten Spezialanbieter von Kommunalsoftware und gleichzeitig Marktführer in diesem Bereich. Die AKDB ist außerdem Premium-Partner von ISGUS. Beide Unternehmen arbeiten seit vielen Jahren sehr eng und vertrauensvoll zusammen, was sich darin äußert, dass die ISGUS Lösung ZEUS® und das System OK.PWS von der AKDB in idealer Weise miteinander kommunizieren und Stammdaten, Kalenderdaten und Zeitwerte automatisch und bidirektional ausgetauschen werden können. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der sich nahtlos durch alle HR-Prozesse zieht.
Von der langjährigen Partnerschaft profitiert nun auch die IKK classic, denn auf diese Weise können Synergieeffekte genutzt und die manuelle Datenerfassung deutlich reduziert werden, wie Claudia Strunck aus dem Projektteam der IKK classic berichtet: „Die kombinierte Lösung von OK.PWS und ZEUS® bedeutet für uns eine einmalige Erfassung von Personalstammdaten und Fehlzeiten im jeweils führenden System. Wir konnten darüber hinaus die manuelle Bearbeitung von mehr als 1.000 Formularen je Quartal einstellen. Zudem ist eine separate Datenhaltung bestimmter Zeitdaten in Excel nicht mehr erforderlich, da es dafür eine softwareseitige Lösung gibt.“
Straffer Zeitplan
Nach einer Kick-Off-Veranstaltung Ende Mai 2018 und weiteren, vertiefenden Gesprächen, konnte das Projekt gestartet werden. Der von der IKK classic vorgegebene zeitliche Rahmen von 7 Monaten bis zum „go live“ erforderte ein professionelles Projektmanagement. Im gemeinsam definierten Projektplan wurden Arbeitspakete definiert, Zuständigkeiten geklärt und Termine festgelegt. Die für die Abstimmung, das Customizing und die Tests zur Verfügung stehende Zeit erforderte eine engagierte, vertrauensvolle sowie zielorientierte Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Mit dem Projektteam der IKK classic, unter der Leitung von Heiko Spilker, dem ISGUS-Team aus Ansprechpartnern vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen und der Niederlassung in Erfurt sowie der AKDB waren bis zu 12 Personen mit der Vorbereitung und Durchführung der einzelnen Teilprojekte eingebunden. Bei Bedarf wurden weitere Experten aus dem Personalbereich der IKK classic, der IT und dem ISGUS-Rechenzentrum hinzugezogen, sodass der Termin zum „Go-Live“ am 01.01.2019 zu jedem Zeitpunkt gesichert war.
Vorangehende Datenimporte
Besonders geschätzt wurden die vielfältigen Möglichkeiten die ZEUS® bietet, um Daten und Modelle zu importieren, erinnert sich Claudia Strunck: „Wir haben ein großes Entgegenkommen bei der Initialisierung und Einführung von ZEUS® erlebt.
Insbesondere die Zusammenarbeit bei den vorangehenden Datenimporten der Stammdaten, Personalstammdaten, Modellen sowie deren Verknüpfung haben die zeitliche Umsetzung und damit den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst.“ Insgesamt wurden rund 250 Schichtpläne, über 500 Tagespläne, mehr als 850 Rollen und mehr als 8.000 Personendatensätze importiert.
Individuelle Anforderungen
Wie flexibel und individuell das System ZEUS® wirklich ist, zeigt sich erneut in diesem Projekt. Die IKK classic pflegt ihre Personalstammdaten und abrechnungsrelevanten Fehlzeiten, wie beispielsweise Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit, grundsätzlich in OK.PWS. Weitere Fehlzeiten, wie Gleitzeit oder Urlaub, werden mit Hilfe des Webworkflows wiederum im Zeiterfassungssystem ZEUS® gepflegt. Durch die bestehenden Schnittstellen zwischen OK.PWS und ZEUS® findet ein täglicher Austausch dieser Daten statt. Auf diese Weise können termingebundene Stammdatenveränderungen in beiden Systemen berücksichtigt werden. Auch diesen Wunsch setzten die AKDB und ISGUS perfekt und schnell um. Zufrieden über den reduzierten Arbeitsaufwand berichtet Claudia Strunck: „Die erweiterte Schnittstelle ermöglicht es uns, nur noch die Daten manuell anzupassen, die bei Personalneuanlagen, -änderungen oder -beendigungen unbedingt notwendig sind.“
Erfolgreiche Umsetzung in der ISGUS Cloud
Die wenigen und dennoch intensiven Monate zur Vorbereitung auf die Liveschaltung des Systems haben sich am 01.01.2019 schließlich ausgezahlt. Üblicherweise werden Mitarbeiter eines Unternehmens dieser Größe nach und nach in das neue System transferiert, nicht aber bei dem Projekt der IKK classic.
Gleich mehrere Gründe sprachen für einen ganzheitlichen Wechsel aller Mitarbeiter auf das neue System. Der fehlende Support aufgrund der Abkündigung des Altsystems war nicht der einzige Grund für die Entscheidung. „Das neue System unterscheidet sich in unseren Einstellungen für die Zeitrechnung. Wir wollten daher allen Mitarbeitern einheitlich zum 01.01.2019 ermöglichen mit ZEUS® zu arbeiten. Außerdem gibt es bei der IKK classic seither kein einziges Zeiterfassungs-Terminal mehr. Alle Mitarbeiter buchen an ihrem Bildschirm über das Internet. „Mein ZEUS®“ bietet dabei allen Mitarbeitern auf einen einzigen Blick alle aktuellen Informationen über ihre Buchungen, den Urlaubskalender und die Zeitkonten.
Wir haben uns für die Cloud-Lösung entschieden und erfreuen uns an der hohen Verfügbarkeit, die das ISGUS eigene Rechenzentrum bietet, ohne dass wir uns selbst ständig mit der Administration, mit Hardwarefragen, Serverumzügen, Release-Updates etc. beschäftigen müssen. Die Performance ist spürbar verbessert und die häufigen, störenden Systemlogouts wie im Altsystem sind für unsere Beschäftigten nicht mehr existent“, erklärt Claudia Strunck.
Nicht zuletzt hat auch der modulare Aufbau von ZEUS® überzeugt, so dass die IKK classic ihre maßgeschneiderte Lösung um das Modul der Kostenstellenerfassung erweitern möchte.
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