Informationen digital verteilen mit dem Content Delivery Portal easybrowse von gds
Integrierter Registrierungsprozess: Self-Service für Benutzerzugänge
Ein echtes Highlight ist der neue Registrierungsprozess, der im Portal aktiviert werden kann. Benutzerinnen und Benutzer können sich auf Wunsch selbst registrieren – einfach per Link auf der Login-Seite.
Die Anmeldung erfolgt dabei DSGVO-konform in zwei Schritten:
- E-Mail-Verifikation
- Eingabe von Name und Passwort
Im Hintergrund kann auf Wunsch direkt eine Zuweisung zu einer Berechtigungsgruppe erfolgen. So haben Administratoren die Möglichkeit, neue Registrierungen automatisiert in passende Nutzergruppen einzugliedern. Und damit Sie nichts verpassen, werden ausgewählte Benutzer bei jeder neuen Registrierung automatisch informiert.
Sprache direkt neben der Suche ändern
Die Sprachauswahl wurde an eine deutlich intuitivere Stelle verschoben: direkt neben das Suchfeld. Damit wird der Navigationsbereich über den Filtern schlanker und aufgeräumter. Gleichzeitig bleibt die Übersicht über verfügbare Sprachen pro Dokument erhalten – wie gewohnt direkt in den Detailinformationen.
Neue Suchfunktionen für Profis
Wer komplexe Suchanfragen stellt, wird sich über diese Erweiterung freuen: Die Suche unterstützt jetzt Operatoren, die direkt in das Suchfeld eingegeben werden können.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- AND: Beide Begriffe müssen enthalten sein
- OR: Mindestens einer der Begriffe reicht
- NOT: Der nachfolgende Begriff wird ausgeschlossen
- "PHRASE": Genauer Wortlaut in exakt dieser Reihenfolge
- * (Wildcard): Ersetzt beliebige Zeichen
- ? (Letter): Ersetzt genau ein Zeichen
Zusätzlich gibt es den neuen Tab “Erweitert” neben den Suchvorschlägen, über den sich Operatoren bequem auswählen und übernehmen lassen. Damit wird die Suche nicht nur präziser – sondern auch komfortabler.
Besser auf dem Smartphone: Responsives Design optimiert
Die Darstellung auf mobilen Endgeräten wurde weiter verbessert. Das bedeutet für Sie: mehr Lesekomfort, bessere Bedienbarkeit – überall dort, wo Sie easybrowse unterwegs nutzen.
Kein Inhalt? Kein Problem!
Wenn eine Suche ins Leere läuft oder ein Zugriff nicht möglich ist, zeigt das System jetzt einen kontextbezogenen Hinweis. Statt eines leeren Bildschirms erhalten Sie nützliche Informationen zu möglichen nächsten Schritten.
Filter entfernen ohne Kontextverlust
Eine kleine Änderung mit großem Effekt: Wenn Sie Filter entfernen, bleibt der geöffnete Suchtreffer nun aktiv. Erst bei tatsächlicher Änderung der Suchanfrage aktualisiert sich die Ergebnisliste. Das sorgt für einen reibungsloseren Arbeitsfluss.
Ordnerstruktur: Jetzt komplett auf- und zuklappbar
Ein weiteres Komfort-Feature: Ordner in der Baumstruktur lassen sich nun komplett auf- oder zuklappen – über alle Ebenen hinweg.
Die Funktion erscheint, sobald Sie mit der Maus über einen Ordner fahren. Perfekt, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen oder Inhalte gezielt ein- und auszublenden.
PDF-Ressourcen als Overlay
Verlinkte PDFs, die nicht über die Dokumentstruktur erreichbar sind, werden jetzt im Overlay geöffnet – ohne Kontextverlust.
Version im Dateinamen
Beim Druck oder Export von Topic-Dokumenten wird jetzt die Version im Dateinamen angegeben – optional auch in der Kopfzeile.
Weitere Optimierungen
Wie immer wurden auch diverse kleinere Bugfixes und Detailverbesserungen umgesetzt – für ein insgesamt rundes, performantes Nutzererlebnis.
Fazit
„Mit dem aktuellen Release haben wir easybrowse konsequent weiterentwickelt: Wir wollten nicht nur neue Funktionen bereitstellen, sondern vor allem die Bedienung für unsere Anwenderinnen und Anwender spürbar vereinfachen. Der neue Registrierungsprozess, die erweiterten Suchmöglichkeiten und das verbesserte responsive Design zeigen, wie praxisnah wir bei gds Software gestalten – nah an den realen Anforderungen unserer Kunden.“, resümiert Jan Grüter, Product Manager Content Delivery.
Das Release 6/2025 unterstreicht erneut den Anspruch von gds, mit easybrowse ein leistungsstarkes, anwenderfreundliches und zukunftsorientiertes Portal für digitale Informationen bereitzustellen. Die neuen Funktionen steigern nicht nur die Effizienz bei der Nutzung, sondern verbessern auch die Nutzererfahrung deutlich – ob am Arbeitsplatz, im Außendienst oder unterwegs.
Weitere Informationen zu easybrowse finden Sie unter:
https://www.gds.eu/de/produkte/content-delivery-easybrowse
Über gds
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
gds GmbH
Robert-Linnemann-Str. 17
48336 Sassenberg
Telefon: +49 (2583) 301-3000
Telefax: +49 (2583) 301-3300
http://www.gds.eu
Product Manager Content Delivery
E-Mail: jan.grueter@gds.eu
Mehr Übersicht, mehr Kontrolle, weniger Aufwand: XR-Redaktionssystem von gds mit starkem Update
Klarheit in komplexen Strukturen dank Variantenvorschau
Ein zentrales Highlight des neuen Releases: Die Variantenvorschau erlaubt eine gezielte Filterung der Dokumentstruktur. Inhalte lassen sich abhängig vom Variantenprofil ein- oder ausblenden – ideal für modulare Dokumentation mit vielen Varianten.
Übersetzen nur, was wirklich neu ist
Die Funktion zur Teilübersetzung erkennt automatisch, welche Inhalte sich geändert haben – und vermeidet unnötige Übersetzungskosten. Bestehende Übersetzungen werden wiederverwendet, was Zeit spart, und Konsistenz sicherstellt.
reviewhub-Optimierungen und produktive Workflows
Die Fenstergröße und -position des reviewhub bleiben jetzt beim erneuten Öffnen erhalten – auch nach Bildschirmänderungen. Außerdem lassen sich bestehende Produktionseinstellungen bequem kopieren und weiterverwenden.
Mehrfachauswahl und Zwischenablage
Es lassen sich jetzt mehrere Module, Platzhalter und Container gleichzeitig auswählen und gemeinsam bearbeiten. Die neue Zwischenablage verarbeitet unterschiedliche Elementtypen, unterstützt Drag & Drop und kann bei Bedarf vollständig geleert werden.
Direkte Medienintegration per Toolbar
Medien wie PDFs oder Videos lassen sich nun direkt im Editor über die Toolbar einfügen – ohne zusätzliche Zwischenschritte. Das steigert den Bedienkomfort bei der Erstellung multimedialer Inhalte.
Technische Optimierungen in Style-Paketen
Sprachspezifische Fixtext-Dateien erleichtern die Pflege. Publikationslogs sind nun strukturierter und bieten bessere Filtermöglichkeiten. Für PDF (Miramo) und HTML 5 können die kundenspezifischen Style-Pakete angepasst werden – bei allen anderen Ausgabeformaten ist das nicht erforderlich.
Fazit
„Viele der Neuerungen basieren direkt auf dem Feedback unserer Anwender“, sagt Tobias Kreimann, Produktmanager ECMS bei gds. „XR vereinfacht spürbar den Redaktionsalltag, reduziert manuellen Aufwand und schafft mehr Übersicht in komplexen Strukturen – ein echter Effizienz-Booster für die technische Redaktion.“
Verfügbarkeit
Das Release ist ab sofort verfügbar. Der Support von gds unterstützt bei Bedarf bei der Umsetzung notwendiger Anpassungen.
Weitere Informationen finden Sie unter https://www.gds.eu/de/produkte/xr
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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Produktmanager ECMS
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Von fragmentierter Information zu einem effizienten Selfservice – Wie Diamant Software die technische Dokumentation neu definiert
Die Diamant Software GmbH
Die Diamant Software GmbH mit Sitz in Bielefeld ist ein etablierter Anbieter von Rechnungswesen- und Controllingsoftware. Seit über vier Jahrzehnten unterstützt das Unternehmen insbesondere den gehobenen Mittelstand, gemeinnützige Organisationen sowie Konzerntöchter dabei, ihre Finanzprozesse effizient, transparent und digital abzubilden.
Die modular aufgebauten Softwarelösungen umfassen unter anderem Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling-Tools. Besonderen Wert legt Diamant Software auf Benutzerfreundlichkeit, tiefe Integration und die Möglichkeit zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben – für mehr Effizienz und Übersicht im Finanzwesen.
Ausgangssituation: Potenziale in der Informationsbereitstellung erkennen
Die Kunden von Diamant Software nutzten eine bestehende Dokumentationsinfrastruktur, die über die Jahre gewachsen war, jedoch zunehmend an ihre Grenzen stieß: Die technische Dokumentation war schwer zugänglich, unübersichtlich und aus Kundensicht nicht immer auf dem neuesten Stand. Wichtige Informationen mussten mühsam in verschiedenen Quellen gesucht werden, was in manchen Fällen dazu führte, dass Nutzer lieber den Support kontaktierten, obwohl sie grundsätzlich in der Lage gewesen wären, sich eigenständig zu helfen.
Ein weiteres Hindernis war die mangelnde Integration der Dokumentation in die Software selbst. Statt einer intuitiven Unterstützung direkt im System mussten Nutzer externe Dokumente durchsuchen. Das Ziel war klar: Eine zentrale, digitale Plattform schaffen, die es den Nutzern ermöglicht, schnell und gezielt an die benötigten Informationen zu gelangen – jederzeit und überall. Mit diesem Anliegen wandte sich die Diamant Software GmbH an gds.
Der Weg zur Lösung: Ein entscheidender Moment auf gdslive 2023
Der entscheidende Impuls zur Neugestaltung der technischen Dokumentation kam 2023 bei der Veranstaltung "gdslive". Martin Bock, Bereichsleiter Support & Learning Products bei Diamant Software, nahm an der Fachkonferenz der gds GmbH teil und erlebte dort einen Praxisvortrag der AVM GmbH, die vor einem ähnlichen Problem standen und bereits spannende Lösungen präsentieren konnten, die in enger Zusammenarbeit mit gds erarbeitet worden waren. Die Möglichkeiten, die sich durch eine intelligente Kombination von Redaktionssystem und Content-Delivery-Plattform bieten, überzeugten ihn davon, dass eine Umstellung auf eine zukunftsfähigere Infrastruktur bei Diamant Software der richtige Schritt wäre.
Jan Grüter, Product Manager easybrowse, erinnert sich: "Die kontextsensitiven Aufrufe der Dokumentation aus der Software heraus, waren das Kernthema, das Diamant Software besonders überzeugt hat."
Im Nachgang der Veranstaltung wurde der Austausch mit gds intensiviert, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erarbeiten, die nicht nur die Prozesse der technischen Redaktion optimieren, sondern vor allem den Selfservice für die Kunden nachhaltig verbessern würde.
Nach der vertraglichen und technischen Klärung des Projekts konnte es schon bald mit der Umsetzung beginnen.
Die Lösung: Einführung von XR und easybrowse für eine optimierte Dokumentationsinfrastruktur
Um die Herausforderungen zu bewältigen, entschied sich Diamant Software für einige sehr grundlegende Änderungen in der Tool-Landschaft der technischen Dokumentation. XR wurde als Redaktionssystem eingeführt für eine effiziente Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen sowie easybrowse als zentrale Content-Delivery-Plattform für eine nahtlose Bereitstellung der Informationen.
Martin Bock erklärt: "Unser Ziel war es, einen echten Selfservice zu etablieren – eine Dokumentationslösung, die den Nutzern relevante Informationen genau dann bereitstellt, wenn sie sie brauchen, ohne Umwege und unnötige Wartezeiten."
Technische Umsetzung: Migration und Integration
Das gds-Team, bestehend aus Kathleen Pohlmann (Project Consultant) und Jan Grüter, arbeitete eng mit unserem Migrationspartner c-rex.net und den Ansprechpartnern von Diamant Software zusammen, um die Migration in mehreren Iterationen zu optimieren.
Ursprünglich war geplant, iiRDS-Pakete zu erstellen und direkt in das Content-Delivery-Portal easybrowse zu importieren. Nachdem sich Diamant jedoch für XR entschieden hatte, wurde die Datenmigration angepasst: Die Inhalte aus einem XML-Export des bestehenden Redaktionssystems wurden in die für XR notwendige ImportRepository-Struktur transformiert. Dadurch konnten die XML-Daten der Dokumente als ImportRepository in XR importiert werden – inklusive englischer Übersetzung sowie Wiederverwendung von Modulen, Grafiken und Textbausteinen (in XR als Fragmente bezeichnet), die in mehreren Dokumenten vorkommen. Die Übertragung der fertigen Publikationen von XR nach easybrowse erfolgt ohnehin per iiRDS und ist somit offen und flexibel einsetzbar.
Kathleen Pohlmann berichtet: „Ein wesentlicher Teil des Projekts bestand darin, die Daten aus dem alten Redaktionssystem in das neue Redaktionssystem XR zu überführen. Es war ein iterativer Prozess – mit jeder Runde wurde die Qualität der Daten weiter verbessert, bis sie optimal für XR und easybrowse bereitstanden."
Kundennutzen: Ein verbessertes Serviceerlebnis
Dank der neuen Dokumentationslösung profitieren die Kunden von Diamant Software nun von folgenden Funktionen:
- Direkt integrierte Informationen: Die Dokumentation ist nahtlos in die Software eingebunden, sodass Nutzer relevante Inhalte genau dort finden, wo sie benötigt werden.
- Stets aktuelle und präzise Dokumente: Änderungen an technischen Dokumenten werden zentral in XR verwaltet und automatisch in easybrowse bereitgestellt.
- Schnellere Problemlösung: Durch kontextsensitive Aufrufe erhalten Kunden gezielt die Anleitungen oder Fehlerbehebungen, die sie in einer bestimmten Anwendungssituation benötigen.
- Reduzierung von Support-Anfragen: Da Nutzer nun eigenständig die benötigten Informationen finden, werden unnötige Supportfälle vermieden.
- Bessere Nutzererfahrung: Die intuitive Suchfunktion in easybrowse sorgt für eine schnellere und gezieltere Informationsbereitstellung, was die Effizienz der Nutzung der Software erhöht.
- Zukunftssichere Infrastruktur: Durch den Einsatz von iiRDS als standardisiertem Austauschformat ist die Dokumentation offen für zukünftige Anpassungen und Erweiterungen.
Erweiterte Funktionalitäten: Wie Diamant Software den Selfservice weiterentwickelt
Neben der reinen Bereitstellung der Dokumentation hat Diamant Software weitere Verbesserungen integriert, um den Selfservice nachhaltig zu optimieren:
- Interaktive Hilfefunktionen: Nutzer erhalten durch In-App-Hilfen gezielte Unterstützung direkt im Arbeitsprozess.
- Feedback-Mechanismen: Durch die Möglichkeit, Dokumentationsinhalte direkt zu bewerten oder Verbesserungsvorschläge einzureichen, wird die Qualität der Inhalte kontinuierlich verbessert.
- Personalisierte Informationsbereitstellung: Bestimmte Nutzergruppen erhalten gezielt Informationen, die für ihre spezifische Rolle innerhalb der Software relevant sind.
Martin Bock fasst zusammen: "Die Einführung von easybrowse und XR in unserem Unternehmen zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Planung und Umsetzung bei der Migration und Integration neuer Systeme ist. Durch die enge Zusammenarbeit mit gds und die Unterstützung von c-rex.net konnten wir bei Diamant Software unsere Content-Delivery- und Redaktionsprozesse optimieren und zukunftssicher gestalten."
Über den Anwender Diamant Software
Die Diamant Software GmbH ist als unabhängiger, innovativer und richtungsweisender Spezialist für das Rechnungswesen und Controlling fest im Markt verwurzelt. 1980 starteten zwei Personen. Heute entwickeln über 300 Mitarbeitende mit Elan, Zuverlässigkeit und Fachexpertise hochwertige Software für mittelständi-sche Organisationen.
Diamant/4 ist eine Rechnungswesen- und Controllingsoftware, die Finanzen verwaltet, Geschäftsabläufe au-tomatisiert und hilft, auch komplexe Organisationen im Blick zu behalten
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
gds GmbH
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Marketing Managerin
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Bereichsleiter Support & Learning Products
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easychat – KI-gestützter Wissensassistent in easybrowse – powered by PANTOPIX SPHERE
Natürlich fragen, gezielt wissen
easychat ermöglicht eine neue Form der Interaktion mit Produktinformationen. Nutzer stellen ihre Fragen in natürlicher Sprache – das System liefert kontextbezogene, nachvollziehbare Antworten auf Basis der Inhalte aus easybrowse. Die dahinterliegende Lösung chatAssist kombiniert moderne Sprachmodelle (LLMs) mit strukturiertem Unternehmenswissen und sorgt so für schnelle und passgenaue Informationsbereitstellung.
„Die enge Kooperation zwischen unseren Unternehmen ermöglicht, innovative Lösungen zu schaffen, die echten Mehrwert bieten. Mit easychat bringen wir gemeinsam leistungsstarke KI-Technologie dorthin, wo sie gebraucht wird – direkt in den Unternehmensalltag“, betont Karsten Schrempp, Geschäftsführer bei PANTOPIX.
Ulrich Pelster, Geschäftsführer bei gds, unterstreicht die Bedeutung der gemeinsamen Entwicklung: „Mit easychat schaffen wir gemeinsam mit PANTOPIX eine leistungsstarke Schnittstelle zwischen Mensch und Information. Die natürliche Interaktion eröffnet völlig neue Perspektiven für den Umgang mit Technischer Dokumentation.“
Struktur trifft Intelligenz
Für die Qualität der Antworten sorgt die enge Verzahnung von Retrieval-Augmented Generation (MetadataRAG) mit der metadatenbasierten Präzisierung und der Facettensuche aus easybrowse. So lassen sich Informationen nicht nur schneller finden, sondern auch treffender bereitstellen. Gleichzeitig sorgen Quellenangaben für maximale Transparenz.
„Durch die Nutzung von Metadaten maximiert easychat die Antwortqualität. Nutzer erhalten nicht nur präzisere Ergebnisse, sondern profitieren auch von höherer Transparenz und gezielteren Suchmöglichkeiten“, erklärt Jonathan Schrempp, Product Owner bei PANTOPIX.
Auch aus Produktsicht ist der Nutzen klar definiert, wie Jan Grüter, Product Manager easybrowse bei gds, betont: „Wir machen Informationen dort zugänglich, wo sie gebraucht werden – schnell, verlässlich und zielgerichtet. easychat wird den Nutzungsalltag in easybrowse deutlich vereinfachen.“
Integration mit Perspektive
Die Integration von chatAssist als easychat in easybrowse ist für gds ein weiterer Schritt in Richtung zukunftsfähiger Informationsbereitstellung. Inhalte aus dem Portal stehen dem Assistenten stets aktuell zur Verfügung, Rechte- und Rollenstrukturen bleiben erhalten. Die Nutzung erfolgt ohne Medienbruch – direkt im vertrauten Umfeld von easybrowse.
Mit easychat, powered by PANTOPIX SPHERE, setzen die Partner ein starkes Zeichen für die Weiterentwicklung Technischer Kommunikation: Wissenszugang wird einfacher, effizienter und zielgerichteter als je zuvor.
Über gds
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Über PANTOPIX
PANTOPIX steht für intelligente Lösungen in der Technischen Kommunikation und unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Informationsprozesse. Mit unserer langjährigen Expertise und modernster Tech-nologie entwickeln wir innovative Informationssysteme und Produkte, die gezielt auf die individuellen Her-ausforderungen unserer Kunden eingehen. Wir schaffen durch semantische Modelle, Wissensgraphen und KI-basierte Ansätze intelligente Informationssysteme, die digitalen Produktdaten maximalen Wert verleihen. Unser Leistungsspektrum umfasst die Produktentwicklung, Beratung und Umsetzung moderner Systeme – stets im engen Dialog mit unseren Kunden für nachhaltige, individuelle Lösungen.
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Redaktionskontakt
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Effizienter, flexibler, leistungsstärker: gds veröffentlicht neues Release des Redaktionssystems XR
Maximale Effizienz durch KI-gestützte Übersetzung
Ein Highlight des neuen Releases ist die DeepL-Integration, die eine direkte maschinelle Übersetzung von Inhalten ermöglicht. Administratoren können den Übersetzungsprozess zentral steuern und per API-Anbindung automatisieren. Der Vorteil: Übersetzungen erfolgen im Hintergrund, sodass Redakteure sich weiterhin auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Optimierte Dokumentstruktur für maximale Übersichtlichkeit
Die Verwaltung von Inhalten in XR wird durch neue Funktionen noch intuitiver:
- Verbesserte Visualisierung des Modulstatus – Farbcodierte Markierungen sorgen für eine schnellere Orientierung innerhalb der Dokumentstruktur.
- Erweiterte Querverweis-Funktionen – Die neue Berichtsansicht zeigt alle Querverweise in einem Dokument und hebt ungültige Verweise hervor. Eine optimierte Anzeige im Kontextmenü erleichtert die Verwaltung, während neue Navigationsfunktionen eine schnelle Korrektur ermöglichen.
- Styling-Tab für individuelle Formatierungen – Nutzer haben jetzt mehr Kontrolle über die Darstellung von Nummerierungen, Hierarchien und Inhaltsfluss.
Erhöhte Flexibilität dank anpassbarer Ausgabeformate
Das neue Release bietet zusätzliche Möglichkeiten zur Personalisierung von Dateinamen in Publikationen. Nutzer können individuelle Dateinamen für Module in HTML5-Exporten definieren oder alternativ auf bestehende HelpIDs verweisen. Dadurch können Kunden gezielt auf HTML-Dateien oder HelpID-basierte Referenzen zugreifen, um eine kontextsensitive Hilfe optimal bereitzustellen. Für PDF-Exporte bietet das Release die Möglichkeit, konfigurierbare Dateinamen festzulegen, sodass die Ausgabe noch gezielter an individuelle Anforderungen angepasst werden kann.
Individuelle Anpassungen durch kontextspezifische Konfiguration
In XR wurde zudem die kontextspezifische Konfiguration verbessert. Nutzer können nun für verschiedene Explorer-Ansichten individuelle Spaltenanpassungen vornehmen. Diese Einstellungen bleiben für jede Ansicht erhalten und ermöglichen eine gezielte und effiziente Verwaltung von Modulen, Medien und anderen Objekten. Auch die Bearbeitung von Kommentaren wurde optimiert: Autorennamen und Erstellungsdaten werden automatisch ergänzt, wodurch die Nachverfolgbarkeit von Änderungen erleichtert wird.
Ein Schritt in die Zukunft der technischen Dokumentation
„Mit dem neuen XR-Release bieten wir eine noch intuitivere und leistungsstärkere Lösung für die technische Redaktion“, erklärt Tobias Kreimann, Produktmanager bei gds. „Die verbesserte Integration, erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten und optimierte Konfigurationsoptionen sorgen dafür, dass Redakteure effizienter arbeiten und Inhalte gezielter verwalten können.“
Verfügbarkeit
Das neue Release ist ab sofort verfügbar. Bestehende Kunden haben die Informationen über das Update bereits erhalten und können den Update-Prozess selbstständig durchführen. XR stellt sicher, dass Kunden jederzeit über neue Updates informiert werden und diese mit minimalem Aufwand in ihre bestehende Umgebung integrieren können.
Weitere Informationen finden Sie unter https://www.gds.eu/de/produkte/xr
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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gds GmbH zieht positive Bilanz: Erfolgreicher Messeauftritt auf der tekom-Jahrestagung 2024
Besonders im Fokus standen die Redaktionssysteme docuglobe und XR sowie die Content Delivery Lösung easybrowse. Diese Tools wurden in den zahlreichen Gesprächen mit Kunden, Interessenten und Partnern im erweiterten Kontext der digitalen Informationsnutzung und des Wissensmanagements diskutiert. Auch der Digitale Produktpass und das Digital Product Compliance Concept von gds rückten verstärkt ins Interesse der Besucher.
„Die tekom-Jahrestagung ist jedes Jahr ein Highlight für uns“, erklärt Anne Kudla, Vertriebsleiterin der gds GmbH. „Es ist die perfekte Gelegenheit, als Team zusammenzukommen, um sich mit Kunden, Partnern und Branchenkollegen über die neuesten Entwicklungen auszutauschen. Es ist spannend zu sehen, wie das Bewusstsein für die digitale Transformation wächst. Die Überzeugung, dass die Digitalisierung der Technischen Dokumentation zukünftig ein Muss ist und kein Kann mehr, hat in den Gesprächen klar dominiert.“ Anne Kudla hebt hervor, dass der intensive Austausch über das Digital Product Compliance Concept und den Digitalen Produktpass zeigt, dass diese Lösungen für Unternehmen einen bedeutenden Schritt in der Transformation ihrer Informationsprozesse darstellen.
Hohe Resonanz und großes Interesse an der Expertise von gds
In den drei Messetagen mit rund 3700 Teilnehmern konnten sich die gds-Experten zu den aktuellen Themen der Branche austauschen. Die tekom bot in diesem Jahr eine breite Themenvielfalt, die von KI und Future Skills bis hin zu aktuellen Rechtsentwicklungen reichte. Die Vorträge und Workshops waren sehr gut besucht und boten zahlreiche Gelegenheiten, Wissen zu vertiefen und neue Perspektiven zu gewinnen. Der intensive Austausch über das Digital Product Compliance Concept von gds und den Digitalen Produktpass war für das gds-Team eine Bestätigung dafür, dass diese Lösungen einen wichtigen Beitrag zur digitalen Transformation leisten.
Auf großes Interesse stieß auch der Vortrag von Tobias Kreimann, der unter dem Titel „Vom Chaos zur Struktur: Erfolgreiche Einführung eines Redaktionssystems“ wertvolle Einblicke in die Einführung und Implementierung von Redaktionssystemen gab. Der Vortrag war sehr gut besucht und erhielt äußerst positive Rückmeldungen von den Teilnehmenden, die Tobias Kreimanns praxisnahe Herangehensweise und seine konkreten Tipps schätzten. „Es war gut zu erfahren, wie groß das Interesse an einem strukturierten Ansatz zur Einführung von Redaktionssystemen ist und wie sehr das Thema die Unternehmen beschäftigt,“ so Tobias Kreimann nach der Veranstaltung.
Unser Dank an alle Beteiligten
Die tekom-Jahrestagung 2024 war ein voller Erfolg – nicht nur durch die inspirierenden Vorträge und regen Diskussionen, sondern auch durch die unvergessliche Zeit, die das Team von gds gemeinsam und mit den Tagungs- und Messebesuchern verbringen konnte.
Ein besonderer Dank gilt dem Organisationsteam und dem Standaufbau-Team von technotrans und gds, die sich im Vorfeld der Messe mit großem Engagement um eine perfekte Vorbereitung gekümmert haben. „Dank dieser umfassenden Planung konnten wir uns vor Ort vollkommen auf den Austausch mit den Besuchern und die Präsentation unserer Lösungen konzentrieren,“ betont Anne Kudla. Die herausragende Arbeit hinter den Kulissen trug wesentlich zum reibungslosen Ablauf und zur erfolgreichen Präsentation der gds-Lösungen bei.
Entspannter Ausklang am Messestand und bei den Abend-Events der tekom
Die Abende am gds-Messestand und bei den Events der tekom am Dienstag- und Mittwochabend waren eine willkommene Gelegenheit, den Tag bei einem Feierabendgetränk in lockerer Atmosphäre ausklingen zu lassen. Kunden, Interessenten und Partner nutzten die entspannten Stunden für weitere Gespräche, in denen nicht nur über Fachthemen, sondern auch über persönliche Eindrücke und Herausforderungen gesprochen wurde. Diese ungezwungene Atmosphäre ermöglichte es, bestehende Beziehungen zu vertiefen und neue Verbindungen zu knüpfen – ein wertvoller Teil der Messeerfahrung, der das Gemeinschaftsgefühl und Netzwerken innerhalb der Technischen Kommunikationsbranche stärkt.
Wir freuen uns auf das nächste Jahr!
Die tekom-Jahrestagung 2024 hat einmal mehr gezeigt, dass die digitale Transformation der Technischen Dokumentation kein Trend ist, sondern eine notwendige Entwicklung. Das gds-Team freut sich schon jetzt auf die Fortsetzung im kommenden Jahr, wenn die tekom-Jahrestagung vom 11. bis 13. November 2025 wieder im ICS Stuttgart stattfindet.
Über gds
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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Marketing Managerin
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Leiterin Vertrieb
E-Mail: anne.kudla@gds.eu
Software und Dienstleistungen für eine erfolgreiche Digitalisierung der Produktdokumentation – gds ist Aussteller auf der tekom-Messe 2024
Die EU-Ökodesign-Verordnung fordert eine klare Strukturierung und digitale Bereitstellung von Produktinformationen, um deren Nachhaltigkeit und Lebenszyklus besser erfassen zu können. Dies betrifft zahlreiche Unternehmen, die vor der Herausforderung stehen, technische Dokumentationen auf einem neuen digitalen Niveau zu erstellen und zu verwalten. gds präsentiert hierzu Lösungskonzepte und zeigt auf, wie Unternehmen die zunehmenden Anforderungen an Dokumentation und Compliance erfolgreich umsetzen können.
„Mit unseren Lösungen unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Informationsprozesse zu digitalisieren und dabei die gesetzlichen Anforderungen effizient umzusetzen“, sagt Anne Kudla, Leiterin Vertrieb bei gds. „Besonders der Digitale Produktpass erfordert zukünftig eine umfassende Digitalisierungsstrategie. Mit unseren Redaktionssystemen und Beratungsleistungen helfen wir, diesen Herausforderungen zu begegnen. Die tekom-Jahrestagung ist für uns eine wichtige Plattform, um mit Kunden und Interessenten direkt in Kontakt zu treten.“
Digitale Dokumentationsprozesse im Fokus: gds stellt innovative Lösungen vor
Die gds GmbH wird am Stand 2/B01 ihr gesamtes Lösungsportfolio vorstellen. Besucher können sich umfassend über die markterprobten Redaktionssysteme XR und docuglobe informieren. Diese Systeme bieten Unternehmen die Möglichkeit, komplexe technische Inhalte strukturiert zu erstellen und zu verwalten. Sie unterstützen dabei nicht nur die Einhaltung regulatorischer Vorgaben, sondern tragen auch zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung bei.
Zusätzlich zeigt gds ergänzende Softwaretools wie authordesk und reviewhub, die speziell für die Anforderungen in der Technischen Dokumentation entwickelt wurden. authordesk ermöglicht eine benutzerfreundliche und automatisierte Prüfung von Texten, während reviewhub die effiziente, webbasierte Abstimmung und Freigabe von Inhalten unterstützt.
Mit dem Content Delivery Portal easybrowse stellt gds eine umfassende Lösung für die intelligente Bereitstellung von Informationen und Wissen zur Verfügung, die eine gezielte Verteilung von Informationen an die jeweiligen Empfänger sicherstellt – genau so, wie diese benötigt werden, online oder offline, auf PCs oder Tablets
Zudem erläutern die gds-Experten vor Ort, welche neuen Anforderungen der Digitale Produktpass an die Technische Dokumentation stellt und wie Unternehmen diesen begegnen können. Gern sprechen wir mit Ihnen über die zahlreichen geänderten Auflagen an die Technische Dokumentation durch Normen, Verordnungen und Richtlinien. Die EU-Ökodesign-Verordnung und die Forderung nach einem digitalen Produktpass (DPP) machen es notwendig, Informationen künftig digital bereitzustellen. Dadurch gewinnt die Technische Dokumentation eine zentrale Rolle bei der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie. Lassen Sie sich von unseren Experten beraten und erfahren Sie mehr über unser Digital Product Compliance Concept.
Vortrag „Vom Chaos zur Struktur“ bietet praxisnahe Einblicke in die erfolgreiche Einführung eines Redaktionssystems
Neben der Ausstellung am Stand 2/B01 beteiligt sich gds auch mit einem spannenden Vortrag am Konferenzprogramm der tekom-Jahrestagung. Am 6. November um 11:30 Uhr wird Tobias Kreimann im DERCOM-Track den Vortrag „Vom Chaos zur Struktur: Erfolgreiche Einführung eines Redaktionssystems“ halten. Darin geht es um die strukturierte Einführung von Redaktionssystemen in Unternehmen, wobei sowohl die spezifischen Anforderungen als auch die verschiedenen Implementierungsschritte erläutert werden.
Der Vortrag bietet wertvolle Einblicke für Unternehmen, die vor der Herausforderung stehen, ihre Dokumentationsprozesse zu modernisieren und ihre Effizienz zu steigern. Tobias Kreimann wird auf praxisnahe Beispiele eingehen und aufzeigen, wie Unternehmen den Auswahl- und Implementierungsprozess erfolgreich gestalten können, um eine reibungslose Integration in bestehende Abläufe sicherzustellen.
Kostenlose Tickets und persönliche Beratung
Das gds-Messeteam freut sich auf zahlreiche Besucher am Stand 2/B01. Interessierte können sich von unseren Experten beraten lassen und kostenlose Messetickets (gelten nicht für das Vortragsprogramm) per E-Mail anfordern: vertrieb@gds.eu.
Weitere Informationen: www.gds.eu
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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Leiter Service Consulting CMSE® – Certified Machinery Safety Expert, PCO
E-Mail: ludger.bruns@gds.eu
Leiterin Vertrieb
E-Mail: anne.kudla@gds.eu
Effizienter, benutzerfreundlicher, leistungsstärker: gds präsentiert das neue Jesolo-Release des XML-Redaktionssystems XR
Das neue Release des XML-Redaktionssystems XR der gds GmbH bietet eine Vielzahl von Funktionen, die speziell darauf abzielen, die Benutzerfreundlichkeit und das effiziente Arbeiten mit dem etablierten XML-Redaktionssystem XR zu erhöhen. Mit automatisierten Updates, verbesserter Medienunterstützung und erweiterten Diagnosefunktionen hebt dieses Release das Nutzererlebnis auf ein völlig neues Niveau.
Vereinfachte Installation und automatisierte Updates
Mit dem neuen Release wird der Installationsprozess erheblich vereinfacht. Ein neuer Installationsassistent führt die Nutzer schrittweise durch alle notwendigen Konfigurationen. Um in bestehenden Systemen jederzeit auf dem neuesten Stand zu sein, liefert das Update mit dem Continuous Delivery-Modell eine sehr praktische neue Funktion. Dahinter verbirgt sich ein Automatismus für regelmäßige und schnelle Updates über das Web. Für Anwender von XR bedeutet das, dass sie unverzüglich und kontinuierlich Zugriff auf Updates der Software haben, ohne dass dafür viel Aufwand entsteht. Sowohl der XR-Server als auch die zugehörigen Clients sind damit immer auf dem neuesten Stand.
Erhöhte Benutzerfreundlichkeit
Eine Funktion zur Steigerung der Benutzerfreundlichkeit ist die Markierung nicht übersetzter Module. Diese werden automatisch gelb hinterlegt und in einer "Hybrid-Dokumentation" zusammengefasst, die den Übersetzern als Begleitdokument dient. Das unterstützt den Übersetzungsprozess, weil es die Konsistenz der Terminologie mit bereits übersetzten Dokumenten sicherstellt.
Darüber hinaus haben Nutzer nun die Möglichkeit, zwischen einem hellen und einem dunklen Modus zu wechseln, um die Software flexibel an ihre individuellen Vorlieben anzupassen. Um die Zugänglichkeit für Nutzer mit eingeschränkter Sehfähigkeit zu verbessern, wurde der Kontrast innerhalb der Benutzeroberfläche signifikant erhöht.
Für Systemadministratoren gibt es Neuerungen in der Darstellung des Betriebsstatus. Das betrifft klare Angaben zu Server-Instanz, Speichermanagement und eine Speicher-Freigeben-Funktion.
Mit dem Jesolo-Release stehen wesentlich verbesserte Funktionen zur Verwaltung von Fragmenten zur Verfügung, die die Effizienz und Transparenz in der Inhaltsbearbeitung steigern. Zu den wichtigsten Neuerungen gehört die Versionsanzeige, die es Nutzern nun ermöglicht, den Versionsstand direkt im Editor und in der Vorschau zu sehen. Zudem können Fragmente leichter als obsolet markiert und zurückgezogen werden, was eine klarere Inhaltsverwaltung fördert. Die direkte Bearbeitung von Namen, Eigenschaften und Status im Editor beschleunigt den Bearbeitungsprozess und erlaubt eine schnelle Reaktion auf Änderungsbedarf, ohne die Bearbeitungsumgebung verlassen zu müssen. Diese Aktualisierungen bieten eine gesteigerte Kontrolle und Flexibilität, die den Redaktionsprozess deutlich effizienter machen.
Erweiterte Medienunterstützung
Die erweiterte Medienunterstützung ist eine starke neue Funktion, die den Anwendern von XR eine Vielzahl neuer Möglichkeiten bietet, ihren Dokumenten verschiedene Arten von Begleitdokumentationen und ergänzende Informationen mitzuliefern. Es geht um die neue Importfunktion "Sonstiges". Diese unspektakulär klingende Funktion erleichtert den Import einer Vielzahl von Medienformaten wie Excel, Word, PowerPoint, AVI und ZIP. Damit können Benutzer von XR eine breite Palette von Dateiformaten direkt importieren und im Inhalt verlinken.
Vorteile von XR
Tobias Kreimann, Produktmanager für ECMS und XR, kommentiert: „Mit dem Jesolo-Release setzen wir einen neuen Maßstab in Sachen Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Unsere Kunden profitieren von einer stabileren und intuitiveren Plattform, die ihnen hilft, ihre Dokumentationsprozesse noch reibungsloser zu gestalten.“
Details zum neuen Release sind in ausführlichen Release-Notes dargestellt und auf Anfrage bei Tobias Kreimann (tobias.kreimann@gds.eu) erhältlich.
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
gds GmbH
Robert-Linnemann-Str. 17
48336 Sassenberg
Telefon: +49 (2583) 301-3000
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simple, pragmatic & user friendly – mit complyhub haben Unternehmen alle Prozesse rund um die Einhaltung der Product Compliance im Griff
Worum es bei der Product Compliance geht
Product Compliance bezieht sich auf die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Anforderungen, Vorschriften und Normen, die für ein bestimmtes Produkt gelten. Dies umfasst sowohl formelle als auch materielle Aspekte der Konformität, einschließlich Sicherheitsstandards, Umweltauflagen, Gesundheitsvorschriften und andere regulatorische Anforderungen.
Zusätzlich zu den EU-Verordnungen und Richtlinien (EMV, RoHS, Ökodesign-Richtlinie usw.) gibt es auch viele länderspezifische Regelungen und Anforderungen von nationalen und internationalen Normungsgremien.
Die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben von Produkten ist genauso relevant wie sonstige funktionsbedingte oder sicherheitsrechtliche Produktvorgaben.
Deshalb sollte die Berücksichtigung der Product Compliance ein wesentlicher Bestandteil des Produktentwicklungsprozesses sein. Nur so vermeiden Unternehmen potenzielle rechtliche Probleme, Haftungsrisiken und negative Auswirkungen auf ihr Markenimage. Auf der anderen Seite gewährleistet ein guter Product Compliance Prozess die Sicherheit der Verbraucher, stärkt das Vertrauen der Kunden, erleichtert den Marktzugang und fördert den Umweltschutz.
Kilian Leufker, Projektmanager Service Consulting und Product Owner der complyhub-Plattform betont, "Die Einhaltung der Product Compliance ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch der Schlüssel zu Vertrauen, Sicherheit und nachhaltigem Erfolg. In Gesprächen mit unseren Kunden hat sich der Bedarf nach einer einfachen Lösung für das Management der vielfältigen Anforderungen, die sich aus der Product Compliance ergeben, deutlich herauskristallisiert. Deshalb haben wir die Entwicklung von complyhub vorangetrieben und erfolgreich zur Marktreife gebracht."
Wie complyhub den Compliance Prozess unterstützt
Die webbasierte, skalierbare Plattform complyhub hilft Unternehmen durch clevere Arbeitsabläufe bei der Strukturierung und Dokumentation ihrer Sorgfaltspflichten. Product Compliance-Anforderungen werden innerhalb vom complyhub digital abgefragt. So gelingt es, diese Anforderungen effizient und weitgehend automatisiert zu erfüllen.
Die Plattform vereinfacht die Kommunikation mit Lieferanten, Kunden und Marktaufsicht erheblich. Unternehmen können mit complyhub ihre Produkt-, Material- und Lieferantendaten verwalten und sind so in der Lage, die Einhaltung von RoHS und REACH oder auch dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zu realisieren und zu dokumentieren.
Dies unterstützt Unternehmen dabei, externe Erwartungen und Gesetze zu erfüllen und gleichzeitig Risiken zu reduzieren. Mit complyhub steht ein System zur Verfügung, das sich den vielfältigen Anforderungen im Rahmen der Product Compliance stellt und sich kontinuierlich weiterentwickelt.
Umsetzung der Plattform unterstützt durch unseren Partner AmaliTech
Die Plattform wurde in enger Kooperation mit unserem Partner AmaliTech entwickelt. Durch das Vereinen europäischer Unternehmen mit afrikanischen Digital-Talenten, verfolgt das gemeinnützige Unternehmen AmaliTech das Ziel, dem IT-Fachkräftemangel hierzulande entgegenzuwirken, während gleichzeitig nachhaltige Jobs in Afrika geschaffen werden.
"Die Zusammenarbeit mit AmaliTech war von Anfang an von einer professionellen und zugleich kooperativen Atmosphäre geprägt. Die Kommunikation verläuft reibungslos, die Resultate sind einwandfrei und werden pünktlich geliefert. Diese Kollaboration dient nicht nur dazu, Lastspitzen in der Entwicklung mühelos zu bewältigen, sondern schafft auch spannende Zukunftsperspektiven für hochqualifizierte und ambitionierte junge IT-Profis in Afrika – das unterstützen wir gerne!", sagt Ludger Heisterkamp, Leiter der Softwareentwicklung bei gds.
Weitere Informationen: www.gds.eu/
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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Klare Prozesse – bessere Dokumentation: mit „reviewhub“ weg von der Zettelwirtschaft hin zum strukturierten Reviewzyklus
- Webbasierte und prozessgestützte Erstellung und Verwaltung von Änderungsanforderungen (Change Requests)
- Reibungslose Prüfung und Freigabe von Dokumenten durch interne und externe Prüfer
- Dauerhafte Nachverfolgbarkeit: Speicherung der Revisionen und Diskussionen
- Anbindung verschiedenster Quellen
- Unterstützung durch iiRDS
Die gds GmbH bringt mit reviewhub eine innovative Web-Anwendung auf den Markt. Diese Lösung zielt darauf ab, den Überarbeitungs- und Freigabeprozess von Dokumenten aller Art erheblich zu verbessern und zu vereinfachen.
reviewhub ist der Schlüssel zu einem strukturierten Revisionszyklus. Die webbasierte Plattform unterstützt zwei zentrale Prozesse beim Änderungsmanagement von Dokumenten. Erstens erleichtert sie die Erstellung und Verwaltung von Änderungsanforderungen (Change Requests) im Kontext des Inhalts. Zweitens sorgt sie für eine reibungslose Prüfung und Freigabe von Dokumenten durch interne und externe Prüfer.
Änderungsmanagement leicht gemacht
Mit reviewhub gelingt eine nahtlose Aufnahme und Verwaltung von Änderungswünschen aus verschiedenen Teams im Entstehungsprozess von Dokumentationen. Nutzer können unkompliziert an jeder Stelle des Dokuments Änderungswünsche, sogenannte Change Requests, hinterlassen. Auch ergänzende Informationen wie Grafiken oder Videos können an den jeweiligen Kommentar angehängt werden. Die Änderungswünsche können direkt zwischen berechtigten Benutzern diskutiert und abschließend genehmigt oder abgelehnt werden. Die gesamte Diskussionshistorie wird dauerhaft gespeichert und bleibt jederzeit abrufbar. Eine Übersicht der Change Requests und verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten stehen dabei unterstützend zur Seite.
Prüfung und Freigabe, so einfach wie nie
Nach der Überarbeitung werden die Dokumente erneut auf reviewhub veröffentlicht. Alle Änderungen sind klar markiert. Prüfer haben die Möglichkeit, weitere Kommentare hinzuzufügen oder je nach Berechtigung über die genehmigten oder abgelehnten Abschnitte zu entscheiden und diese freizugeben.
Vorteile
reviewhub schafft eine moderne und kollaborative Arbeitsumgebung. Dies ermöglicht einer breiten Anwendergruppe, gemeinsam an einer Dokumentation zu arbeiten, Kommentare hinzuzufügen, Abschnitte zu markieren und Anhänge hochzuladen. Diskussionen können geführt und Entscheidungen getroffen werden – all das in einem strukturierten und gemeinsamen Umfeld.
Vor allem in Verbindung mit dem Redaktionssystem XR entfaltet reviewhub seine Stärken. Denn die gewonnenen Erkenntnisse, Kommentare und Diskussionen können nahtlos im Redaktionssystem eingesehen und eingearbeitet werden, ohne dass die prüfenden Personen Zugriff auf das Redaktionssystem haben müssen. Durch die Unterstützung des Austauschformats iiRDS und vieler, weiterer Formate können natürlich auch andere Redaktionssyteme oder native Dateien als Quellen genutzt werden.
Durch den Einsatz von reviewhub profitieren Unternehmen mehrfach:
- Abschied von zeitaufwändigen Genehmigungsprozessen mittels PDF oder Papier
- Kollaborative Überprüfung und Diskussion in definierten Gruppen
- Hohe Effizienz: Schnelles Auffinden und Freigeben geänderter Abschnitte
- Dauerhafte Nachverfolgbarkeit: Speicherung der Freigaben und Revisionen
Mit reviewhub verschwinden die traditionellen Herausforderungen beim Änderungsmanagement von Dokumenten. Unternehmen können den Überarbeitungs- und Freigabeprozess ihrer Dokumente auf solide Beine stellen und Zeit und Kosten für aufwändige Korrekturschleifen sparen.
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei führenden Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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