Wie im Flug vergangen ist die Zeit seit dem Tag, an dem Zeljko Katavic, der Gründer von ProPep, ein Experiment wagte und sich auf Wunsch eines Tankstellenbetreibers „inkognito“ in dessen Tankstelle ein Bild von deren tagtäglichen Herausforderungen machte. Zentrales Ergebnis seiner Recherche war, dass die größte Challenge darin besteht, den verschiedenen Anforderungsprofilen gerecht zu werden. Also definierte er drei Ebenen (steuerrechtlich, prozessual und aus Marktsicht), die es miteinander zu verknüpfen galt – am besten mittels einer digitalen Managementplattform in der Cloud. So entstand nach und nach edtime, eine Arbeitszeiterfassungs-Software, die weit über das hinaus geht, was der Name vermuten lässt und die vor allem im direkten Datenaustausch mit der Lohnabrechnung steht. Vanessa-Sophie Wolf, Leiterin Produktmanagement und von Anfang an bei ProPep edtime: „Nicht nur die täglich geforderte Flexibilität in der Personaleinsatzplanung, sondern vor allem der Monatsabschluss sind für Tankstellenbetreiber ein „Pain Point“. Deshalb haben wir in der Zusammenarbeit mit ETL und eurodata von Anfang an darauf gesetzt eine Softwarelösung zu entwickeln, von der alle etwas haben.“

Dass man bei ProPep mit dieser Einschätzung richtig gelegen hat, zeigt sich nicht zuletzt daran, dass edtime inzwischen an 15.000 Standorten zum Einsatz kommt – sprich von Mitarbeitern an mehr als 3.000 Tankstellen sowie anderen Unternehmen in DACH täglich bis zu 10-mal verwendet wird. „Doch ohne den unerschütterlichen Glauben und die Unterstützung des verstorbenen ETL-Gründers Franz-Josef Wernze und von Stefan Rosenbauer seitens der ETL an Katavics Vision von einer einfach zu bedienenden Lösung für die Personaleinsatzplanung und -zeiterfassung, die ihre Daten automatisch an die Lohnbuchhaltung übergibt, würde es ProPep nicht geben. Genauso wichtig war und ist die Unterstützung durch eurodata. Eine Zusammenarbeit, die von Vertrauen und einem familiären Miteinander geprägt ist, aber auch durch den Austausch von technologischem Wissen, Vernetzung und Innovationen. Aber auch das Feedback von unseren Kunden und Steuerkanzleien ist elementar dafür, dass edtime zu dem geworden ist, was es heute ist – eine sehr beliebte und erfolgreiche Zeiterfassungslösung“, sagt Wolf.

Auch für 2025 sind noch neue Innovationen in edtime angedacht. Kurz vor dem Roll-out steht aktuell das neue Aufgabenmanagement, das dafür sorgt, dass heterogene Prozesse und Strukturen nicht aus dem Ruder laufen. Geplant ist außerdem ein Mitarbeiter-Self-Service, der die Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise befähigen wird, lohnrelevante Stammdaten zu ändern. Zudem sollen sie Zugriff auf eine Mitarbeiterakte erhalten, in der sie ihre kompletten HR-Daten (Aktennotizen, Jahresgespräche, Gehaltsvereinbarungen etc.) ablegen und bearbeiten können. Viel verspricht man sich vom bereits eingeführten Dokumenten Manager. Mit diesem können Fristendokumente hinterlegt werden, sodass sich niemand mehr Sorgen machen muss, einen wichtigen Termin bzw. die Verlängerung einer Zertifizierung oder Qualifikation zu verpassen. „Je nachdem können das pro Mitarbeiter bis zu 25 Dokumente sein und es ist ziemlich aufwendig, diese stets aktuell zu halten“, ergänzt Wolf.

Bei allen Entwicklungen stehen Nutzen und Anwenderfreundlichkeit an erster Stelle. Deshalb ist auch geplant, zukünftig mit Face-ID zu arbeiten und vermehrt die Möglichkeiten der KI-Technologie zu nutzen, etwa beim Hochladen und Analysieren von Dokumenten.

Mehr Informationen zu edtime unter: edtime – Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung – einfach sicher