Besonders schwer trifft es vor allem Tabakgroßhändler, die neben der üblichen Lagerhaltung auch den Transport und Verkauf via Außendienst erledigen. Dabei stellt gerade das Erfassen und genaue Tracken aller Warenbewegungen und Umverpackungen das größte Problem dar, denn laut TPD 2 muss jede noch so kleine Bewegung rückverfolgbar sein, sei es im Lager der Wareneingang, die Umlagerung oder die Kommissionierung, oder im Außendienst die Ver- und Entladung und der Verkauf an sich. Jeder einzelne Prozess dabei muss strengstens dokumentiert werden und alle wichtigen Informationen enthalten: Welcher Mitarbeiter war beteiligt? Wann erfolgte der Prozess? Wo erfolgte der Prozess und wohin ging er? Welche Charge mit wie vielen Tabakprodukten war betroffen? Wer ist der Zielkunde? All diese Fragen und noch mehr müssen von jedem Tabakhändler beatwortet werden, ehe all diese Informationen an einer zentralen Datenbank der EU übermittelt werden.

Die große Herausforderung stellt vor allem die Entwicklung und Implementierung eines solch komplexen Track and Trace Systems dar, denn zum einen sind noch viele Ungewissheiten nicht geklärt und zum anderen ist viel Know-How, Aufwand und Technologie gefordert. Deswegen kommt es vor allem auf den richtigen Ansprechpartner an, um ein Track and Trace System in diesem Ausmaß zu entwickeln. COSYS als Anbieter moderner Softwarelösungen rund um der mobilen Datenerfassung und dem Supply Chain Management hat die Brisanz der neuen Tabak Produktrichtlinie erkannt und fing vor Monaten mit der Entwicklung eines Tabak Track and Trace Systems an. Zusammen mit vielen großen Tabakhändlern aus Deutschland und dem EU-Ausland wird an einer vollfunktionstüchtigen Track and Trace Lösung gearbeitet, die den harten Anforderungen der EU und des Marktes entspricht.

Die Track and Trace Lösung im Stand-Alone

Da nicht jeder Großhändler eine neue Warenwirtschaft samt neuer Lagerverwaltungssoftware implementieren möchte, wird separat an einer Stand-Alone Lösung gearbeitet, die sich auf die drei wichtigen Prozesse Arrival/Eingang, Aggregation/Umverpackung und Dispatch/Ausgang beschränkt und diese elektronisch untermauert. Bestehend aus DotCode-lesefähiger Hardware, mobiler Software für MDE-Geräte oder iOS und Android Smartphones und dem alles Verwaltenden Backend (COSYS WebDesk) mit Schnittstelle zum übergeordneten ERP-System bietet COSYS eine Systemunabhängige Stand-Alone Lösung für jeden Großhändler von Tabakwaren.

Die Komplettlösung für Tabakhändler

Für Unternehmen, die die gesamte Warenwirtschaft vom Lager bis hin zum Außendienst mit einer Tabak Track and Trace Lösung untermauern möchten ist das kein Problem. Die COSYS Supply Chain Management Lösungen „Warehouse Management“ und „CRM und Sales Management“ können inklusive Traceability verwendet werden, um die Wertschöpfungsprozesse im Lager und im Außendienst noch schlanker und effizienter zu gestalten.

COSYS Track and Trace Komplettlösung setzt sich zusammen aus der richtigen Hardware (MDE-Geräte und iOS/Android Smartphones) samt passender mobilen Software, dem alles verwaltenden Backend System mit COSYS WebDesk und der richtigen Schnittstelle zu jedem ERP-System.

COSYS Track and Trace Lösung in der Lagerhaltung

COSYS Warehouse Management ist das System zur Lageroptimierung und sorgt durch einen modularen Aufbau für die immer passende Lösung in jedem Unternehmen. Unterstützt durch Chargen- und Serienverfolgung in Form von Track and Trace gemäß der TPD 2 bietet COSYS das passende System für Tabakgroßhändler und sorgt für mehr Transparenz und Traceability im gesamten Lagerumfeld. In besonders kritischen Lagerprozessen wie den Wareneingang, der Kommissionierung oder der Retoure sticht COSYS besonders hervor.

Bei einem Track and Trace basierten Wareneingang können benötigte Waren über COSYS OnlineOrder beim Lieferanten gemacht werden. Alle gemachten Bestellungen werden anschließend an das mobile Gerät mit dem Modul „Wareneingang“ übermittelt. Kommt die Ware von einer Fremdspedition an, wird der auf der Palette befindende Track and Trace Code mit dem Gerät erfasst du an die EU gemeldet. Nun wird Palette für Palette abgeladen und jede Palette sowie Umkartons/Gebinde gescannt sowie die Menge eingegeben. Automatisch wird in der Software ein Soll-/Ist-Vergleich der Menge ausgeführt und bei Abweichungen eine Fehlermeldung angezeigt. Stimmt alles, erfolgt die Datenübertragung und die sofortige Mengenbuchung im ERP.

Bei der Track and Trace basierten Kommissionierung erhält der Kommissionierer einen Kommissionierauftrag mit der zu kommissionierenden Ware auf das MDE-Gerät oder Smartphone übermittelt. Track and Trace pflichtige Produkte müssen bei der Kommissionierung separat gescannt werden, d.h. jede einzelne Einheit muss einmal gescannt werden. Mit jedem Scan des betroffenen Artikels wird je nach der Einheit die Ist-Menge um den Inhalt der Einheit erhöht, eine manuelle Änderung der Ist-Menge ist nicht möglich. Im Hintergrund erfolgt wieder ein Soll-/Ist-Abgleich. Nun wird die Ware auf eine Palette gepackt und je nach Palettenwechsel dokumentiert. Dazu erfolgt die Aggregation pro Palette, ebenfalls auf mit der Software. Nach packen der Paletten erfolgt ein weiteres Mal ein Soll-/Ist-Ableich ehe ein Lieferschein mit Track and Trace Palettencode, zwei Palettenscheinen inklusive der Artikel, den Aggregationcodes für die Paletten und Angaben zur Palettennummer und Palletten-Code erstellt werden. Anschließend erfolgen die Datenübertragung und die Mengenbuchung im ERP-System.

Nach der Kommissionierung gelangen die erstellten Paletten in den Warenausgang, wo sie auf den Außendienstmitarbeiter oder Spedition warten um verladen zu werden. Hier werden die Palettencodes im Warenausgang gescannt und dem LKW samt Anhänger zugeordnet und der EU gemeldet.

Mehr als nur ein Ansprechpartner

COSYS ist nicht nur Entwickler von komplexen mobilen Datenerfassungssystemen und Komplettlösungen, sondern bietet auch umfangreiche Dienstleistungen sowie umfassenden Pre-und After-Sales Services.

Mittels WebService und ERP-spezifischem Importer/Exporter werden COSYS mobile Lösungen an das jeweilige Warenwirtschaftssystem angebunden. Jahrelange Erfahrung im Supply Chain Bereich sind bereits diverse Schnittstellen für ERP-Systeme in COSYS Software integriert. So z. B. Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Navision, Infor, SAP und weitere.

Sollte der Umfang von COSYS Lösungen nicht ausreichen, kann auch auf Wunsch Individualsoftware entwickelt und bereitgestellt werden, damit jedes Unternehmen eine maßgeschneiderte Software verwenden kann, auf die sich verlassen lässt.