Effizientes Postmanagement im Coworking Space
Gerade in Coworking Spaces mit vielen Firmen, wechselnden Teams und hybriden Arbeitsmodellen kann analoge Postverteilung schnell zum organisatorischen Nadelöhr werden – mit Zeitverlusten, Verwechslungen und unnötigen Rückfragen.
Genau hier setzt die digitale Postverteilung von COSYS an – eine leistungsstarke Kombination aus Postmanagement-Software, Smart Lockern und Prozessdatenanalyse.
Digitale Erfassung statt Zettelwirtschaft – volle Transparenz vom ersten Scan an
Mit der COSYS Postmanagement-Lösung wird jede Sendung direkt bei der Annahme per Barcode scannt und digital erfasst. Ob Brief, Warensendung, Aktenordner, Musterpaket oder Laborprobe: Das System erkennt Empfänger, dokumentiert Zeitpunkte und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgung.
Über die mobile App können Mitarbeitende alle Sendungen direkt auf dem MDE-Gerät oder Smartphone erfassen und Vorgänge dokumentieren – inklusive Fotos, Unterschriften oder Zustellkommentaren. Dadurch entsteht ein sauberer, nachvollziehbarer digitaler Prozess, der dem Coworking Space Zeit spart und die Zufriedenheit der Nutzer steigert.
Smart Locker für Coworking Spaces: 24/7-Abholung, flexibel und sicher
Gerade in Gemeinschaftsbüros ist nicht immer jemand vor Ort, um Post entgegenzunehmen oder Pakete zu übergeben. Genau deshalb setzt COSYS auf integrierte Smart Locker – moderne Abholstationen, die Coworking Spaces eine neue Servicequalität ermöglichen.
Eingehende Sendungen werden vom Team eingescannt und automatisch in ein freies Fach gelegt. Der Empfänger erhält eine digitale Benachrichtigung inklusive Abhol-PIN oder QR-Code. So können Nutzer ihre Sendungen jederzeit – sogar spät abends oder am Wochenende – abholen.
Kein Stress, kein Warten, kein Suchen.
Und für den Betreiber bedeutet es: weniger Aufwand, weniger Rückfragen, weniger Chaos.
COSYS bietet dabei sowohl die Integration vorhandener Abholsysteme als auch den Erwerb komplett individueller Schrankanlagen über die COSYS Ident GmbH – exakt angepasst an Design, Größe und Sicherheitsanforderungen des Coworking Space.
COSYS WebDesk: Alles im Blick – in Echtzeit
Im COSYS WebDesk laufen alle Informationen der Postverteilung zentral zusammen. Verantwortliche sehen:
- alle aktuell eingegangenen Sendungen
- welche Pakete bereits abgeholt wurden
- welche Fächer der Smart Locker belegt sind
- wer wann welche Sendung erhalten hat
Durch integrierte Filter, Statusansichten und automatische Reports entsteht ein professionelles Postmanagement, das so effizient ist wie der Coworking Space selbst.
Process Data Analysis: Postdaten werden zu echten Business Insights
Mit der COSYS Prozessdatenanalyse (PDA) wird das Postmanagement nicht nur digital – es wird intelligent. Die Software analysiert alle Bewegungsdaten in Echtzeit und liefert klare Kennzahlen:
- Paketvolumen nach Zeitraum
- Auslastung der Smart Locker
- Durchschnittliche Durchlaufzeiten
- Stoßzeiten bei Anlieferungen
- Häufige Empfänger oder Teams
Diese Insights helfen Betreibern, Personal optimal einzusetzen, Locker-Kapazitäten anzupassen und Prozesse dauerhaft zu verbessern.
So wird Postverteilung vom „lästigen Pflichtprozess“ zu einem smarten, datengetriebenen Service, der sich perfekt in moderne Arbeitsumgebungen einfügt.
Coworking Spaces profitieren mehrfach
Coworking-Anbieter schaffen dank COSYS einen Service, der weit über klassische Postannahme hinausgeht:
- effizientere Abläufe durch automatische Erfassung
- keine verloren gegangenen Sendungen
- kontaktlose Übergabe über Smart Locker
- höhere Zufriedenheit der Mieter
- professionelles, skalierbares Postmanagement
- weniger Supportaufwand dank digitalem Tracking
COSYS kombiniert Software, Hardware und moderne Infrastruktur zu einer durchdacht integrierten Lösung für Postlogistik im Coworking-Bereich.
Jetzt testen – Demo-Apps kostenlos verfügbar
Erleben Sie digitale Postverteilung live:
Testen Sie die kostenlose COSYS Demo-App für Android und iOS – und sehen Sie selbst, wie einfach moderne Postlogistik funktionieren kann.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Postverteilwagen vs. Smart Locker: Die neue Postlogistik für Schweizer Unternehmen
Genau hier beginnt der Wandel: Schweizer Organisationen transformieren ihre Inhouse-Logistik – weg von manuellen Prozessen, hin zu einer vollständig digital gesteuerten Postverteilung. Und COSYS liefert die dafür maßgebliche Komplettlösung.
Digitale Erfassung, wie sie die Schweiz braucht
Der erste Schritt in diese neue Welt ist die vollständige Digitalisierung der Postannahme. Mit der COSYS Paket App werden Briefe, Pakete, Akten oder Laborproben sofort per Barcodescan erfasst und dem Empfänger zugeordnet. Kein Papier, keine manuellen Listen, keine Unsicherheit, ob eine Sendung wirklich angekommen ist.
Die App dokumentiert jeden relevanten Schritt: Uhrzeit, Absender, Empfänger, Übergabeort, Priorität und – wenn nötig – Fotos für Schadensnachweise. Schweizer Unternehmen profitieren dadurch von einer Rückverfolgbarkeit, die auditfest, transparent und jederzeit abrufbar ist – ein entscheidender Vorteil in Branchen wie Finanzwesen, Pharma, High-Tech und Verwaltung.
Smart Locker: Die neue Art der Übergabe – sicher, kontaktlos, zuverlässig
Ein besonders starker Treiber der Digitalisierung in der Schweiz ist die Abwesenheit vieler Mitarbeitenden. Homeoffice ist weit verbreitet, und Empfänger sind oft unterwegs oder im Meeting. Die Folge: Die Poststelle legt Pakete auf Schreibtische, in Ablagefächer oder an improvisierte Übergabepunkte – mit allen bekannten Risiken.
COSYS Smart Locker lösen dieses Problem elegant. Die Poststelle scannt eine Sendung, legt sie in ein automatisch geöffnetes Fach ein, und der Empfänger erhält sofort eine Benachrichtigung mit Abholcode.
Abholung jederzeit – auch spät am Abend, früh am Morgen oder am Wochenende.
Für Schweizer Unternehmen, die hohen Wert auf Sicherheit und kontrollierte Prozesse legen, sind Smart Locker ein absoluter Gamechanger. Jede Entnahme wird automatisch dokumentiert, unbefugter Zugriff ist ausgeschlossen und die Poststelle wird massiv entlastet.
Business Intelligence: Schweizer Präzision für Ihre Postlogistik
Wo früher niemand genau wusste, wie viele Sendungen täglich anfallen, welche Teams am meisten empfangen oder wann die größten Belastungsspitzen auftreten, liefert COSYS Business Intelligence jetzt klare, datengestützte Antworten.
Die BI wertet sämtliche Prozessdaten aus und visualisiert:
- Volumen nach Tag, Team oder Abteilung
- Engpässe oder Verzögerungen
- Auslastung der Smart Locker
- Zustellverhalten und Abholzeiten
- Prozesskosten und Optimierungspotenziale
Gerade in der Schweiz, wo Effizienz, Zuverlässigkeit und Prozessklarheit maßgebliche Erfolgsfaktoren sind, wird die interne Postverteilung damit nicht nur digital, sondern strategisch steuerbar.
WebDesk: Transparenz in Echtzeit – zentral, intuitiv, revisionssicher
Im COSYS WebDesk laufen alle Bewegungen, Scans, Locker-Aktionen und Zustellungen zentral zusammen. Die Poststelle, Facility-Teams oder die Verwaltung sehen jederzeit, wo sich welche Sendung befindet, welche Pakete abgeholt wurden und welche noch im Smart Locker warten.
Damit entsteht erstmals eine Postlogistik, die nicht nur funktioniert, sondern planbar, überprüfbar und jederzeit nachvollziehbar ist – ganz im Sinne der Schweizer Ansprüche an Prozesssicherheit.
Ein Quantensprung für Schweizer Unternehmen
Von Zürich bis Basel, von Bern bis Lausanne – überall dort, wo moderne Organisationsstrukturen auf hohe Sicherheits- und Qualitätsanforderungen treffen, bringt COSYS einen deutlichen Fortschritt:
Reibungslose interne Logistik.
Keine verlorenen Sendungen mehr.
Automatisierte Übergaben statt manueller Übergabestapel.
Daten statt Bauchgefühl.
Und ein System, das mitwächst – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße.
Der Postverteilwagen wird nicht ersetzt – er wird transformiert. Und Schweizer Unternehmen profitieren spürbar von dieser neuen Effizienz.
Mehr erfahren?
Wenn Sie wissen möchten, wie COSYS Ihre Inhouse-Logistik digitalisieren und automatisieren kann, kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Optimierte Retail Intralogistik: Präzisionsgewinn in Lager und Filiale durch MDE-Geräte und geführte Softwareprozesse
Die stille Bedrohung der Bestandsgenauigkeit im Einzelhandel
Trotz moderner Warenwirtschaftssysteme kämpfen viele Handelsunternehmen im DACH-Raum weiterhin mit einem zentralen Problem: der Abweichung zwischen buchhalterischem Bestand und physischer Realität. Ursachen sind meist manuelle Prozesse oder fehleranfällige Erfassungen an kritischen Punkten wie Wareneingang, Umlagerung oder Filialtausch. Diese Ungenauigkeiten führen zu Out-of-Stock-Situationen, unnötig hohen Sicherheitsbeständen und einer sinkenden Kundenzufriedenheit. Operative Exzellenz erfordert daher, Fehler nicht im Nachgang zu korrigieren, sondern sie direkt an der Quelle zu verhindern.
Enterprise MDE als Fundament für stabile Prozesse
Die Standardisierung auf robuste Enterprise MDE-Geräte (Mobile Datenerfassungsgeräte) von Herstellern wie Zebra und Honeywell bildet die technologische Basis für verlässliche Datenerfassung. Im Vergleich zu Consumer-Geräten bieten Geräte wie der Honeywell CT32 oder der Zebra TC22–TC27, sowie Tablets wie der Zebra ET401 oder der Honeywell EDA10A:
- eine hohe Lebensdauer und langfristigen Android-Support
- professionelle Scan-Engines für schnelle, fehlerfreie Erfassung
- Stabilität unter anspruchsvollen Bedingungen in Lager und Filiale (z.B. durch IP-Zertifizierungen)
Die Entscheidung für Enterprise-Hardware ist damit keine Komfortfrage, sondern eine strategische Maßnahme zur TCO-Reduzierung und Sicherstellung der Betriebskontinuität.
Intelligente Softwarelogik zur Fehlerprävention
Erst die Kombination mit einer spezialisierten Retail Intralogistik Software von COSYS entfaltet das volle Potenzial der Hardware. Die mobilen Apps führen Mitarbeitende gezielt durch die Prozesse und verhindern Fehleingaben durch integrierte Logik und Plausibilitätsprüfungen.
1. Digitale Abwicklung kritischer Retail-Prozesse
Wareneingang und Umlagerung: Jeder Artikel wird per Barcode-Scan erfasst und automatisch mit dem ERP-Sollbestand abgeglichen. Falsche Artikel, Mengen oder Lagerorte werden durch Plausibilitätsprüfungen präventiv ausgeschlossen.
Filialtausch (Cross-Branch Stock): Bestände lassen sich standortübergreifend abfragen. Warentransfers werden digital angestoßen und als Innerbetrieblicher Transport (IBT) lückenlos dokumentiert, um Überbestände zu reduzieren und die Warenverfügbarkeit zu erhöhen.
Inventur: Die Inventur App nutzt die professionellen Scaneigenschaften der MDE-Geräte für eine schnelle, fehlerfreie Zählung. Differenzen werden im COSYS WebDesk (Backend) sofort sichtbar, sodass Nachzählungen gezielt ausgelöst werden können, was die Genauigkeit massiv steigert.
2. Transparenz, Analyse und TCO-Optimierung
COSYS Managed Services: Gerätemanagement, Staging, App-Verteilung (MDM) und Austauschservice entlasten die IT-Abteilung und verlängern die Lebensdauer der MDE-Flotte. Dies ist Teil des ganzheitlichen Serviceangebots von COSYS.
Process Data Analysis / Business Intelligence (BI): Alle Bewegungsdaten fließen in den COSYS WebDesk und werden dort in KPIs überführt. Führungskräfte erhalten Echtzeit-Transparenz über Bestandsentwicklung, Engpässe und Prozessqualität, eine belastbare Basis für datengetriebene Entscheidungen.
Fazit
Die konsequente Digitalisierung der Retail Intralogistik mit MDE-Geräten und intelligenter Softwarelogik steigert die Bestandsgenauigkeit messbar und stabilisiert operative Prozesse nachhaltig (Ziel: > 98 % Bestandsgenauigkeit). Die COSYS-Lösung schafft digitale Rückverfolgbarkeit, reduziert Sicherheitsbestände und verbessert die Lieferfähigkeit, ein entscheidender Wettbewerbsvorteil im modernen Handel.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie eine integrierte MDE-Logistiklösung mit Zebra/Honeywell Geräten und COSYS Managed Services Ihre mobilen Prozesse optimieren und die Bestandsgenauigkeit nachhaltig steigern kann.
Die kostenlose Demo-App der COSYS Retail Management Software ist für Android und iOS verfügbar.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Eventlogistik ohne Chaos – mit COSYS alles im Griff
Material verschwindet zwischen Lager und Einsatzort, Transportwege werden improvisiert, während Teams im Stress per Telefon versuchen herauszufinden, wer gerade welche Kiste mitgenommen hat. Ein verlorenes Kabelcase oder ein fehlender Funkempfänger kann den Ablauf einer ganzen Show ins Wanken bringen.
Genau hier setzt COSYS an – mit einer digitalen Lösung für innerbetriebliche Transporte und Bestandsmanagement, die Eventlogistik so transparent macht wie nie zuvor.
Eventlogistik beginnt im Lager – und endet erst nach dem Abbau
Viele Eventdienstleister kämpfen mit einem immer gleichen Problem:
Die Materialmenge ist riesig, die Einsatzorte wechseln ständig, und unterschiedliche Teams arbeiten gleichzeitig an verschiedenen Produktionen. Ohne digitale Struktur entsteht ein Informationsloch zwischen Lager, Transport und Eventfläche.
COSYS IBT löst diese Lücke auf.
Bereits im Lager werden Transportaufträge dort erfasst, wo sie anfallen – direkt am Arbeitsplatz oder im WebDesk der Disposition. Von dort aus werden alle benötigten Cases, Boxen, Kabeltrommeln, Truss-Elemente oder Funkgeräte klar zu Touren zusammengestellt. Die Crew erhält ihre Aufgaben auf dem MDE-Gerät oder Smartphone und wird Schritt für Schritt durch den Transport geführt.
Das Ergebnis: Jeder Gegenstand wird gescannt, jeder Bewegungsweg digital dokumentiert, jeder Zielort präzise festgehalten. Kein Material verschwindet mehr zwischen Lagerhalle, Transporter und Bühne.
Mobile App für Touren, Verladung und Übergabe
Wenn der Aufbautag kommt, spürt man den Unterschied sofort. Die COSYS App zeigt der Crew, welche Cases in welchen Transporter geladen werden müssen, welche Reihenfolge die Tour hat und wo die Übergabe erfolgt.
Alles wird mobil gebucht – mit Scan, Foto, Unterschrift oder Zeitstempel.
Kommt das Material am Eventort an, wird erneut gescannt. Die digitale Übergabe ist damit lückenlos dokumentiert und später jederzeit nachvollziehbar. Auch spontane Zusatzaufträge – etwa bei Last-Minute-Anpassungen – können direkt vor Ort mobil erfasst werden.
Bestandsmanagement: Nie mehr suchen, nie mehr raten
Eventmaterial ist teuer und oft Spezialanfertigung. Umso wichtiger ist es, jederzeit den Überblick zu behalten. COSYS Bestandsmanagement macht genau das möglich: Alle Artikel, Sets und Cases sind digital hinterlegt – inklusive Seriennummern, Mengen, Lagerplätzen oder Einsatzhistorie.
Eventdienstleister sehen damit jederzeit:
- welches Material im Lager steht
- welches Equipment unterwegs ist
- welche Sets gerade auf welchem Event im Einsatz sind
- welche Komponenten fehlen oder ersetzt werden müssen
Und wenn der Abbau beginnt?
Alles wird erneut digital erfasst – klar, schnell und fehlerfrei. Kein Case bleibt mehr „aus Versehen“ in der Halle stehen, keine Box verschwindet im falschen Transporter.
Business Intelligence: Eventlogistik analysieren – und smarter planen
Mit zunehmender Eventfrequenz entstehen hunderte Bewegungsdaten. COSYS BI verwandelt diese Daten automatisch in Erkenntnisse:
Wie lange dauern typische Materialläufe? Wie stark werden Teams ausgelastet? Welche Eventtypen benötigen besonders viele Transporte? Wo entstehen wiederkehrende Engpässe?
Eventdienstleister erkennen ihre Schwachstellen und können Ressourcen endlich gezielt planen – statt jede Produktion als isolierten Kraftakt zu stemmen.
IBT für Eventlogistiker: Flexibel, skalierbar und perfekt für wechselnde Einsatzorte
Events sind dynamisch, unvorhersehbar und oft chaotisch. COSYS IBT sorgt dafür, dass zumindest die Logistik stabil bleibt. Egal ob kleines Sportevent, Großkonzert oder europaweite Roadshow – die Software wächst mit dem Projektumfang mit.
Da Touren, Fahrzeuge, Ressourcen und Aufträge zentral gesteuert werden, bleibt auch in hektischen Situationen ein vollständiger Überblick erhalten. Fehler, Verluste und Verzögerungen werden so drastisch reduziert.
Fazit: Wer Eventlogistik meistert, braucht digitale Kontrolle
COSYS IBT und Bestandsmanagement bringen Ordnung in eine Branche, die von Natur aus schnell, komplex und oft unvorhersehbar ist.
Mit digitaler Erfassung, Echtzeit-Transparenz und lückenloser Dokumentation werden Events planbarer, effizienter und sicherer – vom Lager bis zur Bühne und zurück.
Für Eventdienstleister bedeutet das: weniger Stress, weniger Materialverluste, weniger Suchzeiten – und vor allem Events, die reibungslos funktionieren.
Wenn Sie mehr über digitale Eventlogistik mit COSYS erfahren möchten, beraten wir Sie gerne persönlich – kontaktieren Sie uns einfach für weitere Informationen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Fahrzeugflotten im Griff – mit COSYS Übergabestationen
Was nach Kleinigkeiten klingt, führt jeden Tag zu Zeitverlust, gestörten Abläufen und unnötigen Diskussionen.
COSYS beendet dieses Organisationschaos – mit intelligenten Übergabestationen, die aus Fahrzeugzubehör einen klar strukturierten, nachvollziehbaren und vollautomatisierten Prozess machen.
Übergabestationen: Die 24/7-Schaltzentrale für Fahrzeugflotten
COSYS Übergabestationen sind digitale Ausgabesysteme, die Fahrzeugschlüssel, Dokumente und Einsatz-Ausrüstung sicher verwahren und gleichzeitig flexibel bereitstellen. Mitarbeitende authentifizieren sich über Firmenausweis, PIN oder QR-Code und erhalten Zugriff auf genau die Fächer, die sie benötigen.
Kein langes Suchen, kein improvisiertes Schlüsselbrett, keine Übergaben „zwischen Tür und Angel“.
Die Station übernimmt alles, was früher über chaotische Schränke oder Zettelwirtschaft lief – nur schneller, sicherer und vollständig dokumentiert.
Rückgabeprozesse, die automatisch dokumentiert werden
Nach einem Einsatz werden Schlüssel, Papiere oder Ausrüstung einfach wieder in die Übergabestation gelegt. COSYS erkennt automatisch, wer zurückgegeben hat, wann dies geschah und welches Fach betroffen ist.
Damit entsteht ein manipulationssicherer, digitaler Rückgabeprozess, der jede Unsicherheit eliminiert.
Die Flottenverwaltung muss nicht mehr nachfassen oder rekonstruieren – jeder Vorgang ist eindeutig und nachvollziehbar.
Bestandsmanagement: COSYS schafft Transparenz, wo bisher Chaos herrschte
Die Übergabestation ist das sichtbare Element – doch das COSYS Bestandsmanagement macht den Prozess vollständig. Jede Entnahme, jede Rückgabe und jede Nutzung wird digital erfasst und in einem zentralen System dargestellt. Unternehmen sehen jederzeit, welches Fahrzeug im Einsatz ist, welches Zubehör fehlt und welche Schlüssel im Umlauf sind.
Damit verschwinden überflüssige Suchvorgänge, Fehlbestände und unklare Verantwortlichkeiten dauerhaft aus dem Arbeitsalltag.
Business Intelligence: Flottennutzung verstehen und optimieren
COSYS BI analysiert alle Flottenbewegungen automatisch und zeigt klar, wo die Organisation wirklich steht. Unternehmen erkennen Muster in der Nutzung, identifizieren Engpässe, sehen überlastete Fahrzeuge oder Abteilungen und verstehen erstmals, wo tatsächlich Optimierungsbedarf besteht.
So wird die Flotte nicht nur verwaltet – sie wird strategisch gesteuert.
Warum Übergabestationen heute unverzichtbar sind
Moderne Arbeitswelten funktionieren flexibel: Viele Unternehmen arbeiten im Schichtmodell, im Außendienst oder mit wechselnden Arbeitszeiten. Ein klassisches Büro als zentrale Ausgabestelle funktioniert in dieser Realität längst nicht mehr.
COSYS Übergabestationen lösen genau dieses Problem:
Sie stellen Schlüssel und Einsatzmaterial 24/7 bereit, erfassen jede Nutzung automatisch und schaffen eine Ordnung, auf die sich Mitarbeitende wie auch Führungskräfte verlassen können.
Fazit: COSYS macht Fahrzeugflotten endlich planbar, sicher und nachvollziehbar
Mit Übergabestationen, Bestandsmanagement und Business Intelligence wandelt COSYS ein traditionell chaotisches System in einen klar strukturierten, digitalen Prozess.
Schlüssel sind jederzeit verfügbar, Rückgaben sind dokumentiert und Einsatzbereitschaft wird zur Selbstverständlichkeit.
Testen Sie das digitale COSYS Bestandsmanagement unverbindlich – die kostenlose Demo-App zeigt Ihnen in wenigen Minuten, wie moderne Geräte- und Flottenverwaltung funktioniert.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Inventur im Januar: Compliance, Präzision und Kosteneffizienz
Herausforderung: Inventur im Hochgeschäft
Die gesetzlich vorgeschriebene Inventur zum Bilanzstichtag stellt den Einzel- und Großhandel vor erhebliche operative Belastungen, da der umsatzstarke Dezember maximale Personalauslastung erfordert. Eine Inventur in dieser Hochphase führt häufig zu Zählfehlern oder Betriebsunterbrechungen. Die Verlagerung auf einen zählfreundlicheren Termin (verlegte Inventur) ist eine effiziente Alternative. Ihr Erfolg hängt von der vollständigen digitalen Erfassung aller Warenbewegungen ab, um die korrekte Dokumentation zum Bilanzstichtag jederzeit nachweisen zu können.
Das COSYS-Fundament: Digitalisierung für die verlegte Inventur
Die Durchführung einer verlegten Inventur ist steuerlich nur zulässig, wenn die Bestandssicherheit sowie die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Zu- und Abgänge zwischen dem Zähldatum und dem 31. Dezember gewährleistet sind. Genau hier setzt COSYS an.
Durch die enge Verzahnung des mobilen Inventurservices mit dem permanenten Lagerverwaltungs- und Bestandsmanagement (WMS/LVS) stellt COSYS Ident GmbH sicher, dass alle relevanten Prozesse digital dokumentiert und jederzeit prüfbar sind.
Optimierte Bestandsaufnahme mit der COSYS Inventur Software
Die COSYS Inventur Software bildet die Grundlage für eine präzise und effiziente Bestandsaufnahme. Sie besteht aus einer mobilen Inventur App und dem zentralen COSYS WebDesk.
- Höchste Präzision durch Barcode-Scanning. Die mobile Inventur App minimiert Zählfehler durch konsequente digitale Erfassung per Barcode-Scan. Papierlisten und manuelle Übertragungsfehler entfallen vollständig. Die Zählung erfolgt über MDE-Geräte oder Business-Smartphones direkt am Lagerplatz.
- Transparenz und Steuerung über den COSYS WebDesk. Der WebDesk fungiert als zentrales Kontrollzentrum. Inventurleiter erhalten in Echtzeit Einblick in den Zählfortschritt, können SOLL-IST-Differenzen analysieren und Abweichungen sofort prüfen, solange die Zähler noch vor Ort sind. Dies erhöht die Zählgenauigkeit signifikant.
- Betriebssicherheit durch Offline-Fähigkeit. Auch in Lagerbereichen mit eingeschränkter Netzabdeckung arbeitet die App zuverlässig. Erfasste Daten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
- Unterstützung wichtiger Inventurverfahren. Die Software unterstützt die Stichtagsinventur sowie die Stichprobeninventur und bildet die Grundlage für eine permanente Inventur über das Bestandsmanagement.
Finanzielle Effizienz durch die COSYS Hardware-Mietlösung
Der COSYS Inventurservice ermöglicht maximale Flexibilität bei gleichzeitig niedrigen Investitionskosten. Unternehmen müssen keine Hardware anschaffen, die nur saisonal genutzt wird.
- Risikofreie Skalierbarkeit. COSYS stellt aus einem großen Mietpool die benötigte Anzahl an MDE-Geräten bereit, darunter robuste Geräte wie der Zebra TC22/TC27 oder der Honeywell CT32.
- Sofortige Einsatzbereitschaft. Alle Geräte werden vorkonfiguriert und einsatzbereit an die jeweiligen Standorte geliefert. Der Aufwand für interne IT-Ressourcen wird dadurch erheblich reduziert.
- Hohe Verfügbarkeit und Support. Im Falle eines Defekts stellt COSYS ein Ersatzgerät bereit. Das minimiert Ausfallzeiten in der kritischen Inventurphase und erhöht die Planungssicherheit.
Strategischer Mehrwert: Von der Pflicht zur Optimierung
Die digitale Infrastruktur für die verlegte Inventur bietet weit mehr als reine Compliance.
- Kosteneffizienz und Produktivität. Unternehmen vermeiden Betriebsschließungen im umsatzstarken Dezember und senken gleichzeitig Inventurkosten sowie Fehlerquoten durch digitale Prozesse.
Fazit
Mit der End-to-End-Plattform von COSYS Ident GmbH wird die verlegte Inventur zur strategischen Entscheidung. Unternehmen erreichen maximale Zählgenauigkeit und unterstützen die Compliance, ohne das ertragsstarke Weihnachtsgeschäft zu beeinträchtigen. Gleichzeitig entsteht eine digitale Infrastruktur, die operative Effizienz und langfristige Optimierung ermöglicht.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie der COSYS Inventurservice Ihre verlegte Inventur rechtssicher umsetzt.
Die kostenlose Inventur-Demo-App für Android und iOS ist jederzeit verfügbar.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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COSYS IT Equipment Ausgabe
Digitale Geräteausgabe statt unübersichtlicher Listen
In vielen Unternehmen erfolgt die Ausgabe von IT-Equipment noch per Excel-Liste, E-Mail-Abstimmung oder handschriftlicher Dokumentation. Diese Methoden sind fehleranfällig und führen schnell zu unklaren Verantwortlichkeiten: Wer hat welches Gerät? Welche Seriennummer wurde ausgegeben? Wurde ein Gerät bereits zurückgegeben?
Die COSYS IT Equipment Ausgabe digitalisiert diesen gesamten Prozess. Jedes Gerät ob Notebook, Dockingstation oder Maus wird über Barcodes oder QR-Codes eindeutig identifiziert. Bei der Ausgabe an Mitarbeitende erfasst die Software automatisch Seriennummer, Ausgabedatum, verantwortliche Person und Gerätestatus. Die Rückgabe erfolgt ebenso digital und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung sämtlicher Gerätebewegungen.
So behalten IT-Abteilungen jederzeit den Überblick und können Geräte effizient zuteilen, wieder einsammeln oder für Wartungsprozesse markieren.
Transparente Verwaltung mit klaren Verantwortlichkeiten
Die COSYS Lösung bietet eine zentrale Plattform, über die alle IT-Assets verwaltet werden. Sie zeigt in Echtzeit:
- welcher Mitarbeiter welches Gerät besitzt
- wie lange ein Gerät bereits im Einsatz ist
- wo sich das IT-Equipment gerade befindet
- welcher Zustand oder Schaden dokumentiert wurde
- welche Serien- oder Inventarnummer vergeben ist
Geräteverläufe bleiben vollständig einsehbar und ermöglichen eine revisionssichere Dokumentation. So entsteht ein entscheidender Vorteil für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen oder Audits.
Effizient durch mobile Erfassung und Smart Locker Integration
Besonders im hektischen IT-Alltag spielt Geschwindigkeit eine zentrale Rolle. Die COSYS IT Equipment Ausgabe unterstützt mobile Geräte wie Smartphones, Tablets oder MDE-Scanner, über die Mitarbeitende Geräte flexibel ausgeben oder zurücknehmen können. Die Erfassung erfolgt schnell über Scans, während Kommentare, Schäden oder Fotos direkt ergänzt werden.
Zusätzlich lässt sich die Geräteausgabe über Smart Locker automatisieren. Diese intelligenten Ausgabeschränke ermöglichen den Zugriff rund um die Uhr ohne Personalaufwand in der IT. Mitarbeitende erhalten über PIN, App oder Mitarbeiterausweis Zugriff auf die für sie vorgesehenen Fächer. Jede Öffnung und Rückgabe wird automatisch dokumentiert, sodass der IT-Bereich entlastet und gleichzeitig die Sicherheit erhöht wird.
Klare Vorteile für Unternehmen
Die COSYS IT Equipment Ausgabe bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die besonders in dynamischen Unternehmensstrukturen spürbar werden:
- deutliche Zeitersparnis bei Ausgabe und Rückgabe
- Reduzierter Administrationsaufwand für die IT
- lückenlose Nachverfolgung aller Geräte
- weniger Verlust und geringere Fehlbestände
- vollständige Transparenz über Zustand und Nutzung
- automatisierte Auswertungen und Analysen
- Skalierbarkeit für wachsende Geräteparks
- Sichere Übergabeprozesse dank Smart Locker
Damit wird die Verwaltung von IT-Equipment nicht nur einfacher, sondern auch nachhaltiger: Geräte werden effizienter genutzt, können schneller zugeordnet werden und bleiben länger im Einsatz.
IT-Prozesse nachhaltig modernisieren
Mit der COSYS IT Equipment Ausgabe digitalisieren Unternehmen einen zentralen Kernprozess der IT-Abteilung. Die Lösung reduziert Fehler, schafft Transparenz und ermöglicht einen reibungslosen Gerätefluss. Vom erstmaligen Ausrollen über temporäre Ausgaben bis hin zur Rückführung, Reparatur oder Aussonderung werden alle Übergaben dokumentiert.
Wer den wachsenden Herausforderungen moderner IT-Infrastrukturen begegnen möchte, setzt auf eine digitale Lösung, die zuverlässig, flexibel und zukunftssicher ist. Die COSYS IT Equipment Ausgabe bietet genau das und sorgt dafür, dass IT-Teams wieder Zeit für das Wesentliche haben.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Lagerkosten senken mit COSYS – so wird jede Bewegung zum Gewinn
Genau hier setzt COSYS an. Die modulare Lagerlösung digitalisiert sämtliche Bewegungen – vom Wareneingang bis zur Kommissionierung – und sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Lagerkosten nachhaltig und messbar senken. Nicht durch radikale Einschnitte, sondern durch kluges Prozessdesign, Echtzeitdaten und eine Infrastruktur, die Transparenz schafft, wo früher Blindflug herrschte.
Digitale Transparenz statt teurer Pufferbestände
Einer der größten Kostentreiber im Lager ist Überbestand. Unternehmen lagern Produkte, weil sie sich ihrer tatsächlichen Bestände nicht sicher sind oder weil Daten nicht aktuell genug sind, um darauf zu vertrauen. Mit COSYS wird jeder Artikel, jede Bewegung und jeder Lagerplatz in Echtzeit erfasst. Die mobile COSYS Lager-App zeigt sofort, welche Menge an welchem Ort liegt, wie schnell sich Bestände bewegen und wo Engpässe entstehen können.
Diese Transparenz reduziert Sicherheitsbestände, verhindert Fehlnachbestellungen und macht Lagerplanung wieder kalkulierbar. Viele Kunden berichten nach kurzer Zeit von spürbar gesenkten Kapitalbindungen – bei gleichzeitiger Verbesserung der Lieferfähigkeit.
Weniger Suchzeiten, weniger Laufwege – mehr produktive Minuten
In vielen Lagern entsteht der größte Kostenblock nicht durch Waren, sondern durch Zeit. Mitarbeitende suchen Artikel, die falsch abgelegt wurden, laufen unnötige Wege oder korrigieren fehlerhafte Papierlisten. Die COSYS Lager-App führt durch den Prozess wie ein Navigationssystem: klare Lagerorte, direkte Wege, eindeutige Scans und sofortige Rückmeldung, wenn ein Artikel falsch erfasst wird.
So entsteht ein Lager, in dem jeder Handgriff sitzt. Fehler sinken, Retouren werden weniger und neue Mitarbeitende können ohne lange Einarbeitung produktiv arbeiten. Wer seine Lagerkosten senken will, beginnt bei der Zeit – und COSYS spart davon mehr, als jede zusätzliche Halle jemals kompensieren könnte.
Business Intelligence: Daten, die Kosten sichtbar machen
Besonders wirksam wird COSYS, wenn Unternehmen ihre Lagerdaten nicht nur erfassen, sondern auch analysieren. Die integrierte Business Intelligence zeigt auf, wo Kosten entstehen, wie effizient Wege genutzt werden, welche Artikel unwirtschaftlich sind oder wo Engpässe zwischen Prozessen entstehen. Aus täglichen Bewegungen entsteht ein digitales Abbild des gesamten Lagers – inklusive Kennzahlen, die sofort auf Optimierungspotenziale hinweisen.
Mit diesen Auswertungen treffen Unternehmen Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern datenbasiert. Die Auswirkungen sind direkt spürbar: weniger Überbestände, bessere Flächennutzung, optimierte Nachschubstrategien und eine strukturierte Lagerorganisation, die sich selbst trägt.
MDM und Hardwareservice: Kosten senken, bevor sie entstehen
Viele Lager unterschätzen die versteckten Kosten defekter Geräte. Wenn Scanner ausfallen, veraltet sind oder falsche App-Versionen nutzen, entstehen Störungen, Wartezeiten und Fehler – und das jeden Tag. Mit dem COSYS Mobile Device Management behalten Unternehmen ihre gesamte Scannerflotte im Blick. Updates, Akkustände, Störungen oder Fehlkonfigurationen werden zentral erkannt und lassen sich sofort beheben.
Zusätzlich sorgt der COSYS Hardwareservice dafür, dass Geräte schnell repariert oder ersetzt werden. Ausfallzeiten werden drastisch reduziert, und statt teure Neuanschaffungen zu tätigen, bleibt die Hardware über Jahre nutzbar und stabil im Betrieb.
Ein System für alle Lagerprozesse – und Kosten, die unter Kontrolle bleiben
COSYS ist keine Insellösung, sondern ein skalierbares Gesamtsystem für Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Inventur, Versand und interne Transporte. Jede Bewegung wird digital begleitet, jeder Arbeitsschritt präzisiert und jeder Fehler frühzeitig abgefangen. Dadurch sinken Lagerkosten nicht nur einmalig, sondern dauerhaft – durch weniger Kapitalbindung, weniger Personalaufwand, weniger Fehllieferungen und kürzere Prozesszeiten.
Ein digitales Lager mit COSYS ist ein Lager, das sich selbst finanziert.
Wenn Sie erleben möchten, wie intuitiv digitale Lagerprozesse wirklich sein können, testen Sie die COSYS Lager-App jetzt kostenlos!
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
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IT Asset Management mit Übergabestationen neu gedacht
Genau an dieser Stelle setzt COSYS an – mit einem System, das IT Asset Management radikal vereinfacht und gleichzeitig professionalisiert: durch digitale Übergabestationen, automatisierte Gerätebuchungen, präzise Bestandsführung und Business Intelligence, die tiefe Einblicke in die tatsächliche Nutzung liefert.
Übergabestationen: Der neue Standard für Geräteausgabe und Rücknahme
Die COSYS Übergabestation ist mehr als nur ein Schliessfachsystem. Sie ist eine vollautomatisierte Plattform, die den gesamten Gerätefluss steuert. Mitarbeitende authentifizieren sich per Badge, PIN oder QR-Code, woraufhin die Station automatisch das richtige Fach öffnet – ausgestattet mit dem passenden Gerät. Keine Wartezeit, kein IT-Termin, kein Chaos.
Auch die Rückgabe ist mühelos:
Ein defektes oder ausgeliehenes Gerät wird in ein Rückgabefach gelegt, das System erkennt den Vorgang und meldet ihn automatisch an die IT-Abteilung. Die Station dokumentiert Nutzer, Zeit, Gerätetyp und Zustand – ganz ohne manuelle Eingriffe.
Damit entsteht ein Prozess, der nicht nur schneller, sondern komplett fehlerfrei ist.
Digitales Bestandsmanagement: Schluss mit verschwundenen Geräten
Die Übergabestation steht im Zentrum, doch die wahre Power steckt im Zusammenspiel mit der COSYS Bestandsmanagement-Software. Sie hält jeden Vorgang fest und sorgt dafür, dass sämtliche Gerätebewegungen lückenlos nachvollziehbar bleiben.
Ob Notebook, Scanner, Headset oder Tablet – jedes Asset besitzt eine digitale Identität und ist jederzeit auffindbar. Unternehmen wissen genau:
- wie viele Geräte im Umlauf sind
- welcher Mitarbeitende welches Gerät hat
- welche Geräte defekt, verfügbar oder unterwegs sind
- wann bestimmte Modelle gewartet oder ersetzt werden müssen
Dadurch gehören „verlorene“ IT-Geräte, ungeklärte Zuständigkeiten und überfüllte Ersatzlager der Vergangenheit an.
Reparaturen und Austausch: Automatisiert wie nie zuvor
Defekte Geräte verursachen in vielen Unternehmen enormen Aufwand. Ohne klare Rückgabeprozesse bleiben sie liegen oder verschwinden, und die IT erfährt oft erst davon, wenn es zu spät ist. COSYS löst dieses Problem mit einem automatisierten Reparaturkreislauf.
Wird ein kaputtes Gerät in die Station eingelegt, erzeugt das System selbstständig eine Reparaturmeldung, ordnet sie dem richtigen Nutzer zu und informiert die IT in Echtzeit. Gleichzeitig kann automatisiert ein Ersatzgerät zugewiesen oder bereitgestellt werden.
So bleiben Teams arbeitsfähig und die IT behält den Überblick – ohne Tickets, ohne Diskussionen.
Business Intelligence: IT-Flotten sichtbar machen
Mit COSYS BI wird das Geräteökosystem nicht nur verwaltet, sondern strategisch verbessert. Das System zeigt genau, wie viele Geräte wirklich genutzt werden, welche Modelle besonders häufig ausfallen, wie lange Geräte durchschnittlich im Einsatz sind und an welchen Stellen sich Engpässe bilden.
Unternehmen sparen dadurch nicht nur Kosten, sondern bauen ihre IT-Flotte intelligenter auf. Überbestände werden eliminiert, unnötige Neuanschaffungen vermieden, und der Supportaufwand sinkt messbar.
Warum Übergabestationen heute unverzichtbar sind
Unternehmen arbeiten flexibler denn je: Hybrid Work, Schichtbetrieb, Wochenendarbeit, internationale Teams und ausgelagerte Servicebereiche erfordern IT-Prozesse, die rund um die Uhr funktionieren. Eine klassische IT-Ausgabe mit festen Zeiten passt nicht mehr in diese Realität.
COSYS Übergabestationen lösen dieses Problem, indem sie Geräte 24/7 verfügbar machen, Übergaben standardisieren und Rückgaben automatisieren. Mitarbeitende erhalten sofort funktionierende Geräte, während die IT sich auf strategische Aufgaben statt auf Verwaltungstätigkeiten konzentrieren kann.
Fazit: Mit COSYS wird IT Asset Management zum Selbstläufer
COSYS verbindet intelligente Übergabestationen, leistungsstarkes Bestandsmanagement und Business Intelligence zu einem System, das IT-Geräteflüsse vollständig automatisiert. Mitarbeitende arbeiten jederzeit mit funktionierenden Geräten, die IT gewinnt Transparenz und Kontrolle, und das Unternehmen spart Zeit, Budget und Nerven.
Übergabestationen sind nicht nur eine moderne Ergänzung – sie sind der Schlüssel zu einem zukunftsfähigen, skalierbaren IT-Asset-Management.
Testen Sie das COSYS Bestandsmanagement ganz einfach selbst mit der kostenlosen Demo-App!
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Werkzeugmanagement mit COSYS verbessern
Genau an diesem Punkt unterstützt COSYS mit einer digitalen Werkzeugverwaltung: Entnahmen, Rückgaben, Standorte und Prüftermine werden über eine mobile App erfasst und im COSYS WebDesk zentral sichtbar. Ergänzend lassen sich die Daten über COSYS Business Intelligence in Dashboards und Analysen auswerten – für bessere Abläufe im Alltag und fundierte Entscheidungen im Management.
Use Case: BauTech Infrastruktur GmbH – wenn Werkzeuge „verschwinden“
Die (fiktive) BauTech Infrastruktur GmbH ist ein mittelständischer Tief- und Leitungsbauer mit rund 180 Mitarbeitenden. Mehrere Teams arbeiten parallel auf Baustellen in ganz Deutschland. Im Zentrallager befinden sich zahlreiche Geräte: Bohrhämmer, Pressmaschinen, Vermessungstechnik, Akkugeräte, Trennschleifer sowie Spezialwerkzeuge mit Prüf- und Wartungspflichten.
Ausgangslage: analog, unübersichtlich, fehleranfällig
Aktuell läuft vieles manuell: Bauleiter fordern Werkzeuge per Mail oder Telefon an, der Lagerist kommissioniert, lädt Container oder Fahrzeuge und erstellt handschriftliche Leihscheine. Auf der Baustelle werden Werkzeuge weitergegeben – meist ohne digitale Dokumentation. Bei Rücklieferungen beginnt das Rätselraten: Was fehlt? Was ist beschädigt? Wer hatte das Gerät zuletzt?
Prüffristen werden zusätzlich über Excel und Kalender gepflegt – mit dem Risiko, dass Termine übersehen werden.
Typische Folgen
- spürbarer Werkzeugschwund und teure Nachbeschaffungen
- kaum nachvollziehbare Verantwortlichkeiten
- unsichere Disposition (was ist verfügbar, was kommt zurück?)
- Wartungen/Prüfungen teils zu spät, weil Fristen untergehen
- Auswertungen zu Verlusten und Auslastung nur mit viel Handarbeit möglich
COSYS Werkzeugverwaltung als Lösung
BauTech führt die COSYS Werkzeugverwaltung ein. Jedes Werkzeug erhält einen Barcode oder QR-Code, Seriennummern und Stammdaten werden im System gepflegt. Mit der COSYS App auf Smartphone oder MDE-Gerät werden Bewegungen direkt beim Vorgang gescannt – im Lager oder auf der Baustelle.
So läuft die Ausgabe digital ab
Der Lagerist wählt in der App zunächst Projekt bzw. Baustelle aus, scannt anschließend die Werkzeuge und kann optional eine konkrete Person zuordnen. Der digitale Beleg wird direkt auf dem Gerät unterschrieben; bei Bedarf wird ein Foto zum Zustand ergänzt. Durch das Scannen werden Statusänderungen automatisch gesetzt, etwa „verfügbar“, „im Einsatz“ oder „in Wartung“.
Zentrale Steuerung im COSYS WebDesk
Statt Insellösungen in Papier und Excel nutzt BauTech den COSYS WebDesk als zentrale Plattform:
- Bestände und Standorte auf einen Blick
- Zuordnung zu Projekten und Mitarbeitenden
- chronologische Historie je Werkzeug (wer hat wann was gebucht?)
- schnelle Bearbeitung von Stammdaten und Bewegungen
Option: Werkzeugschränke mit Zugriffskontrolle
Ergänzend können intelligente Werkzeugschränke eingesetzt werden. Der Zugriff erfolgt nur für berechtigte Personen (z. B. per PIN/Badge), Entnahmen werden automatisch verbucht. Dadurch sinkt die Zahl der „Mitnahmen ohne Nachweis“ deutlich.
Konkrete Verbesserungen bei BauTech
- Weniger Verluste: Durch die klare Zuordnung zu Projekt und Person wird Schwund messbar reduziert. Bei fehlenden Geräten gibt es nachvollziehbare Buchungen statt Vermutungen.
- Weniger Doppelbeschaffungen: Disposition und Bauleitung sehen im WebDesk, welche Werkzeuge wo im Einsatz sind und wann Rückläufe zu erwarten sind.
- Schneller finden statt lange suchen: Mitarbeitende können per App prüfen, wo ein Werkzeug aktuell liegt – Lager, Fahrzeug, Container oder Baustelle.
- Mehr Sicherheit: Prüffristen sind je Werkzeug hinterlegt. Das System erinnert an fällige Prüfungen und kann Geräte bis zur dokumentierten Freigabe für die Ausgabe sperren.
- Weniger Bürokratie: Medienbrüche entfallen – statt Zettel, Excel und Rückfragen gibt es saubere Workflows in App und WebDesk. Daten lassen sich bei Bedarf exportieren und an andere Systeme übergeben.
COSYS Business Intelligence: aus Daten wird Steuerung
Alle Scans, Statuswechsel und Prüfereignisse landen im COSYS Backend und können in der COSYS Business Intelligence Plattform gebündelt und analysiert werden. So entsteht ein Werkzeugmanagement-Cockpit mit Kennzahlen und Dashboards, zum Beispiel:
- Verluste nach Projekt und Zeitraum
- Schadenshäufigkeiten nach Gerätetyp
- Auslastung teurer Spezialwerkzeuge
- Filter nach Baustelle, Team oder Zeitraum
Mit Drill-Down-Funktionen lässt sich von einer Kennzahl (z. B. „Schwund im 2. Quartal“) bis zur einzelnen Buchung springen – inklusive Zeitstempel, verantwortlicher Person und ggf. Foto. Reports können als PDF für Geschäftsführung, Einkauf oder Controlling bereitgestellt werden, etwa für Investitionsentscheidungen oder Gespräche mit Nachunternehmern.
Perspektivisch werden auch Prognosen möglich: Welche Gerätegruppen werden saisonal stärker benötigt, wo drohen Engpässe und welche Bestände lassen sich reduzieren? Damit wird Werkzeugverwaltung vom reinen Verwaltungsprozess zu einem aktiv gesteuerten Kosten- und Effizienzfaktor.
Fazit
Der Fall BauTech zeigt, wie schnell analoge Toolverwaltung an Grenzen stößt: Schwund, fehlender Überblick, unklare Zuständigkeiten und kaum belastbare Kennzahlen. Mit COSYS werden Entnahmen, Rückgaben, Standorte und Prüfungen digital erfasst – per App, optional unterstützt durch Zugriffssysteme wie Werkzeugschränke. Im WebDesk ist alles zentral nachvollziehbar.
In Kombination mit COSYS Business Intelligence entstehen daraus Dashboards, Reports und Prognosen. Das Ergebnis: weniger Verluste, höhere Sicherheit, weniger Verwaltungsaufwand und Investitionsentscheidungen auf Basis echter Daten.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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