Die Digitalisierung macht es möglich, dass Poststellen effizienter und kostengünstiger werden. Die neuesten Technologien ermöglichen es Poststellen, effektiver zu arbeiten und die Kosten zu senken. Ein Beispiel ist die Einführung einer digitalen Sendungsverfolgung, die es erlaubt, sämtliche Sendungen (Briefe, Pakete, Einschreiben usw.) digital zu erfassen und nachzuverfolgen. Unterstützt wird dieses Vorgehen durch die Nutzung mobiler Endgeräte, mit denen ortsunabhängig Vorgänge dokumentiert werden.

Was ist eine digitale Poststelle?

Eine allgemeingültige Definition einer digitalen Poststelle gibt es nicht. Einige verstehen unter der digitalen Poststelle ein automatisches System, das rein digitale Inhalte wie E-Mails und Dokumente verarbeitet und verteilt. In diesem Text soll es hingegen um die weitreichende Digitalisierung der Poststelle gehen, die jedoch nicht ohne eine physische Zustellung auskommt. Denn auch in Unternehmen, wo die Digitalisierung großgeschrieben wird, kommt man an vielen Stellen nicht darum, wichtige Briefe, Pakete, Einschreiben, Proben und vieles mehr physisch an den Empfänger zuzustellen. Aber auch in diesen Fällen gibt es viel optimierungspotenzial durch Digitalisierung.

Was benötigt eine digitale Poststelle?

Um das volle Potenzial der Digitalisierung zu nutzen, benötigt die digitale Poststelle auch einiger technischer Helfer, die die tägliche Arbeit erleichtern. Klassisch arbeiten Poststellen oft noch mit Zettel und Stift oder Excel Listen. Um diese abzulösen, werden Computer oder Notebooks und mobile Geräte wie Smartphones oder MDE-Geräte benötigt. In manchen Fällen macht sich auch ein Handscanner bewährt, der an einen PC angeschlossen wird. Mit diesen Geräten kann anschließend jede interne Bewegung einer Sendung erfasst werden. Darüber hinaus wird eine gewisse IT-Infrastruktur benötigt. Grundsätzlich ist zwar auch das offline arbeiten möglich, jedoch empfiehlt es sich zu mindestens in der Poststelle für eine gute WLAN-Verbindung zu sorgen. Stationäre Arbeitsplätze können natürlich auch per Kabel mit Internet versorgt werden.
Je nachdem, ob man die entsprechende Software selbst hosten möchte oder in einer Cloud betreiben möchte, ist gegebenenfalls auch der Betrieb eines Servers mit entsprechender Daten- und Ausfallsicherheit nötig.

Vorteile einer digitalen Poststelle für Ihr Unternehmen

Die digitale Poststelle ist durch die technologischen Mittel der papierbasierten Poststelle in vielem überlegen. Durch den Scan der Barcodes und viele weitere Optimierungen wird die Effizienz und Qualität der Poststelle maximiert. Hier eine Auflistung einiger Vorteile der digitalen Poststelle:

• Lückenlose Rückverfolgung von Sendungen aller Art
• Durch Schnittstellen zu anderen Systemen wird die Zuordnung der Sendungen erheblich vereinfacht und beschleunigt
• Automatische Benachrichtigung der Empfänger. Zum Beispiel wenn eine Sendung abgeholt werden kann.
• Digitale Erfassung von Unterschriften und Erstellung von Abliefernachweisen
• Zeitlich unbegrenzte und trotzdem einfache Rückverfolgung von Sendungen
• Umfassende Auswertungsmöglichkeiten, ohne dabei selbst zählen zu müssen. Für zum Beispiel gerechte Verteilung der Kosten.

COSYS Postverteilung Produkt

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