Unter Leergutmanagement versteht man die strukturierte Organisation und Kontrolle von wiederverwendbaren Ladungsträgern und Transporthilfsmitteln, die intern oder zwischen mehreren Partnern zirkulieren. Dazu gehören typische Leergüter wie Europaletten, Gitterboxen, KLT-Behälter oder Rollcontainer, aber auch spezielle, oft kostenintensive Träger wie Kabeltrommeln. Entscheidend ist dabei nicht nur das Zählen von Beständen, sondern die Fähigkeit, jederzeit zuverlässig Auskunft zu geben: Welche Leergüter sind vorhanden, wo befinden sie sich aktuell, in welchem Zustand sind sie, und wer trägt im Moment die Verantwortung?

Diese Transparenz ist für viele Unternehmen direkt geschäftskritisch. Fehlt der passende Ladungsträger, geraten Abläufe ins Stocken, Warentransporte verzögern sich und es entsteht Druck, kurzfristig Ersatz zu beschaffen. Gleichzeitig steigt das Risiko von Fehlbeständen, weil „gefühlte“ Bestände nicht mit der Realität übereinstimmen.

In der täglichen Praxis ist Leergutmanagement daher ein fortlaufender Prozess, bei dem Bewegungen und Statusänderungen konsequent dokumentiert werden. Ein Leergut durchläuft häufig Stationen wie Wareneingang, Warenausgang, Umlagerungen, innerbetriebliche Transporte, Rückgaben oder Reparaturprozesse. Gerade bei Kabeltrommeln sind solche Prozessketten oft klar geregelt und hängen teilweise an definierten Statuslogiken innerhalb der Lieferkette. Zusätzlich sind häufig Fristen relevant, beispielsweise wenn Leergüter an Eigentümer, Dienstleister oder Lieferanten zurückgeführt werden müssen. Ein funktionierendes Leergutmanagement sorgt dafür, dass Buchungen nicht vergessen werden, Zustände nachvollziehbar bleiben und Rückgabeverpflichtungen rechtzeitig erkannt werden. So entsteht ein Kreislauf, der auf Fakten basiert und nicht auf Zuruf oder Vermutungen.

Herausforderungen im Leergutmanagement

Trotz der Bedeutung wird Leergutmanagement in vielen Unternehmen immer noch zu wenig priorisiert, weil Leergüter nur als „Begleitmaterial“ betrachtet werden. Dadurch werden Bewegungen im Alltag häufig nicht sauber gebucht – vor allem dann, wenn es schnell gehen muss. Später lässt sich dann kaum noch sicher klären, ob der Ladungsträger noch im Lager steht, bereits auf einer Baustelle eingesetzt wird oder bei einem externen Partner liegt. Aus dieser Unsicherheit entstehen Suchaufwand, unnötige Nachbestellungen und im ungünstigsten Fall echte Verluste.

Komplex wird es zusätzlich durch die Vielzahl an Übergaben. Leergut wechselt regelmäßig den Verantwortungsbereich: vom Lager zur Spedition, von der Spedition zur Baustelle, von dort vielleicht zu einem Dienstleister – und irgendwann soll es wieder zurückgeführt werden. Jeder Übergabepunkt ist eine potenzielle Fehlerquelle. Wenn an nur einer Stelle die Dokumentation fehlt, wird die Nachverfolgung schwierig und Differenzen lassen sich kaum noch objektiv auflösen.

Ein häufiges Grundproblem sind außerdem getrennte Datenwelten. Manche Leergutarten werden im ERP oder im Lagerverwaltungssystem geführt, andere in separaten Anwendungen oder in manuellen Listen. Dadurch entstehen Datensilos, die eine zentrale Sicht auf alle Leergüter verhindern. Auswertungen sind dann entweder gar nicht möglich oder nur mit hohem Aufwand, weil Daten zusammengetragen, bereinigt und ständig aktualisiert werden müssen.

Ein weiterer Kostentreiber liegt in Fristen und Rückgabepflichten. Es reicht nicht, nur den aktuellen Bestand zu kennen. Unternehmen müssen auch wissen, wie lange sich ein Leergut bereits bei einem Standort oder Partner befindet und ob Rückgabefristen überschritten wurden oder kurz davorstehen. Ohne systematische Überwachung gehen solche Termine schnell unter – und daraus entstehen Gebühren, Eskalationen oder Konflikte mit Eigentümern. In Summe zeigt sich: Nicht nur verlorenes Leergut verursacht Kosten, sondern vor allem fehlende Transparenz, manuelle Nacharbeit und unklare Zuständigkeiten.

Behältermanagement Software von COSYS

An genau diesen Herausforderungen setzt die COSYS Behältermanagement Software an. Der zentrale Ansatz besteht darin, Leergutprozesse vollständig zu digitalisieren und damit eine verlässliche, zentrale Datenbasis aufzubauen. Im Mittelpunkt steht die eindeutige Identifikation jedes Leerguts – in der Regel über Barcode oder QR-Code – sowie die direkte Erfassung aller relevanten Bewegungen dort, wo sie stattfinden. Dafür wird typischerweise eine mobile Anwendung eingesetzt, die auf MDE-Geräten oder Smartphones läuft. Mitarbeitende buchen damit Zugänge, Abgänge, Umlagerungen, Übergaben und Rückgaben unmittelbar im Prozess, statt Informationen später nachträglich am PC zu pflegen. Dadurch wird aus einer „wir tragen das später ein“-Arbeitsweise ein Echtzeitablauf mit deutlich höherer Datenqualität.

Neben den Buchungen ist die zentrale Strukturierung der Leergüter ein wesentlicher Baustein. Typen, Identifikationen, Eigentümer, Partner sowie Statusmodelle lassen sich einheitlich verwalten. So kann beispielsweise abgebildet werden, in welchem Status sich eine Kabeltrommel aktuell befindet und welche Schritte bereits erfolgt sind. Besonders wertvoll ist dabei die Historie: Wenn Differenzen auftreten, lässt sich nachvollziehen, wann ein Leergut wo gebucht wurde und wer es übernommen hat. Das macht Leergutmanagement nicht nur schneller, sondern auch deutlich belastbarer in der Klärung von Abweichungen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Fristenüberwachung. Anstatt Rückgaben über manuelle Listen oder Erfahrung zu steuern, können Fälligkeiten systematisch verfolgt und bei Bedarf eskaliert werden. Damit wird ein häufiges Zielbild vieler Unternehmen unterstützt: eine zentrale Lösung für sämtliche Leergüter, inklusive automatisierter Fristkontrolle und konsistenter Prozesse – auch über mehrere Standorte und externe Partner hinweg.

COSYS Business Intelligence

Die digitale Erfassung ist die Grundlage – den entscheidenden Mehrwert bringt die Auswertung. Mit COSYS Business Intelligence, häufig über den COSYS WebDesk, werden die operativen Daten so visualisiert, dass Verantwortliche schnell erkennen, wo Handlungsbedarf besteht. Statt reiner Tabellen entstehen Dashboards, die zum Beispiel zeigen, welche Leergüter überfällig sind, wie lange sie bereits überfällig sind und bei welchem Standort oder Partner sie festhängen. Gerade solche Overdue-Auswertungen sind besonders wirkungsvoll, weil sie die wichtigsten Kostentreiber sofort sichtbar machen: lange Liegezeiten, ausbleibende Rückgaben oder ungleich verteilte Bestände.

Darüber hinaus unterstützt Business Intelligence die kontinuierliche Verbesserung. Wenn erkennbar wird, dass bestimmte Übergaben regelmäßig Differenzen erzeugen oder sich Leergüter an bestimmten Punkten stauen, kann gezielt gegengesteuert werden – etwa durch angepasste Abläufe, zusätzliche Scans an kritischen Stellen oder klar definierte Verantwortlichkeiten. So entwickelt sich Leergutmanagement von reaktivem „Problembeheben“ zu einem proaktiven Steuerungsinstrument.

Fazit

Erfolgreiches Leergutmanagement basiert nicht auf Schätzungen, Telefonaten oder nachträglicher Recherche, sondern auf klaren Abläufen und belastbaren Daten. Insbesondere bei wertvollen oder fristgebundenen Leergütern wie Kabeltrommeln ist Transparenz über Status, Standort und Verantwortung entscheidend, um Verluste, Gebühren und Verzögerungen zu vermeiden. Die COSYS Behältermanagement Software unterstützt dabei durch mobile Buchungen, saubere Status- und Historienführung sowie systematische Fristenüberwachung. In Kombination mit COSYS Business Intelligence entstehen aussagekräftige Kennzahlen und Dashboards, die nicht nur Überblick schaffen, sondern echte Optimierung ermöglichen. Wer Leergut zentral verwaltet und datenbasiert steuert, senkt Kosten, erhöht die Verfügbarkeit und macht den Leergutkreislauf planbar und kontrollierbar.