Inventur im Krankenhaus: Compliance-Anforderungen (GoBD, MDR) digital erfüllen
Steigende Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen stehen unter wachsendem Druck: Neben der Gewährleistung einer optimalen Patientenversorgung steigen die regulatorischen Anforderungen an Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von Materialien stetig.
Gesetzliche Vorgaben wie die GoBD, die EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) und Zertifizierungen nach ISO 9001 verlangen eine fehlerfreie und revisionssichere Datenbasis.
Die klassische Stichtagsinventur auf Papier ist unter diesen Bedingungen nicht mehr tragfähig. Fehlende Chargennummern bei Medizinprodukten, unklare Bestände bei der Anlageninventur oder fehlerhafte Übertragungen in ERP-Systeme wie SAP oder Orbis können bei Audits zu erheblichen Problemen führen.
Digitale Prozesse als Grundlage für Compliance
COSYS Ident GmbH hat sich auf die Digitalisierung kritischer Inventurprozesse im Gesundheitswesen spezialisiert. Mit dem COSYS Inventurservice wird die physische Bestandsaufnahme von einer administrativen Pflicht zu einem wertvollen Werkzeug für Qualitäts- und Risikomanagement.
Die Lösung besteht aus einer mobilen Software, die das Klinikpersonal sicher durch den gesamten Inventurprozess führt. Statt Papierlisten zu pflegen, werden Artikel, Anlagegüter und Lagerorte per Barcodescan über mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) oder Smartphones erfasst.
So entsteht eine valide, revisionssichere Datengrundlage, die Compliance-Anforderungen in Echtzeit erfüllt.
MDR- und GoBD-Konformität durch digitale Chargenverfolgung
Eine zentrale Herausforderung in Kliniken ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit von Medizinprodukten, wie sie die MDR vorschreibt. Die COSYS Inventursoftware ermöglicht die gezielte Erfassung von Seriennummern und Chargen bereits beim Scanvorgang.
Diese Daten werden automatisch validiert und fehlerfrei an das Backend, den COSYS WebDesk (backend), übertragen.
Die webbasierte Steuerungszentrale erlaubt der Inventurleitung die Überwachung des Fortschritts in Echtzeit und erstellt auf Knopfdruck revisionssichere Inventurprotokolle. Jeder Zählvorgang wird mit Zeitstempel, Benutzer-ID und Standort dokumentiert, was die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten erfüllt.
Flexibler Service für den Klinikbetrieb
Um den 24/7-Betrieb von Kliniken nicht zu stören und die IT-Abteilung zu entlasten, bietet COSYS einen flexiblen Inventurservice mit anpassbaren Leistungsbausteinen:
- Hardware-Miete: Kliniken mieten die benötigte Anzahl vorkonfigurierter MDE-Geräte für den Inventurzeitraum – ohne Investitionskosten.
- Offline-Fähigkeit: Die App speichert Daten sicher lokal, falls in Bereichen wie Apotheke, Keller oder Archiv kein WLAN verfügbar ist.
- Datensicherheit: Verarbeitung und Speicherung erfolgen DSGVO-konform, auf Wunsch in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001-Zertifizierung.
- Support: Der technische Support steht während des gesamten Inventurprozesses bereit, auch außerhalb regulärer Arbeitszeiten, um die straffen Klinikpläne einzuhalten.
Vom Pflichtprozess zum strategischen Managementinstrument
Für Verwaltung, Controlling und Qualitätsmanagement wird die Inventur durch Digitalisierung zu einem strategischen Steuerungsinstrument. Die präzisen Daten schaffen eine belastbare Basis für Audits, interne Kontrollen und Prozessoptimierungen.
So lassen sich Schwund, Überbestände und Fehlbuchungen reduzieren, während die Sicherheit und Compliance gleichzeitig steigen.
Eine digitale, revisionssichere Inventur ist damit kein Zusatzaufwand mehr, sondern ein zentraler Bestandteil modernen Klinikmanagements.
Compliance und Effizienz Hand in Hand
Die digitale Inventur mit COSYS erfüllt alle regulatorischen Anforderungen nach GoBD, MDR und ISO 9001 und unterstützt Krankenhäuser dabei, ihre Prozesse transparent, sicher und effizient zu gestalten.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie Sie Ihre Inventurprozesse digitalisieren, Audit-Risiken vermeiden und Compliance dauerhaft sicherstellen können. Interessenten können zudem die kostenlose Demo-App der COSYS Inventur testen. (Android & iOS)
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Prozess-Automatisierung im Einrichtungs- und Möbelhandel: Mehr Effizienz von Wareneingang bis Inventur
Logistische Komplexität im Möbelhandel
Der Einzelhandel im Sektor Home & Living ist geprägt von hohen Artikelzahlen, saisonalen Spitzen und einer Vielzahl an Lieferanten. Dazu kommen steigende Erwartungen durch den Omnichannel-Vertrieb mit Click & Collect, Online-Bestellungen und Filialabholung.
Werden diese Abläufe manuell oder in voneinander isolierten Systemen gesteuert, führt dies zu unklaren Beständen, hohen Betriebskosten und einer steigenden Fehlerquote. Besonders die manuelle Datenerfassung bei Wareneingang, Inventur und Umlagerungen bindet wertvolle Personalressourcen und erschwert die Disposition.
Digitalisierung als Basis für Effizienz
Um diese Ineffizienzen zu beseitigen, ist eine durchgängige Digitalisierung der warenführenden Prozesse notwendig. COSYS Ident bietet mit der COSYS Retail Management Software eine integrierte Lösung, die alle Abläufe in Filiale und Lager digital vernetzt und zentral steuerbar macht.
Der Schlüssel liegt in der mobilen Datenerfassung (MDE) direkt am Ort des Geschehens, kombiniert mit intelligenter Prozess-Software. Diese Retail 360° Lösung transformiert physische Abläufe in transparente, digitale Workflows und schafft eine verlässliche Datengrundlage für operative Entscheidungen.
Digitale Prozesse entlang der Wertschöpfungskette
Wareneingang und Etikettierung: Anstatt Lieferungen manuell mit Papierlisten abzugleichen, ermöglicht eine mobile Wareneingangs-App den direkten Soll-Ist-Abgleich per Barcodescan. Abweichungen werden sofort erkannt, fehlende oder beschädigte Etiketten lassen sich über mobile Drucker direkt neu erstellen, was den Einlagerungsprozess erheblich beschleunigt.
Bestandsführung und Inventur: Die permanente oder zyklische Inventur mit MDE-Geräten oder Smartphones gewährleistet eine hohe Bestandsgenauigkeit, ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Damit entsteht eine solide Datenbasis für Nachbestellungen und Disposition.
Filialsteuerung durch Task Management: Die COSYS Task Management Software automatisiert die Aufgabenverteilung. Auf Basis von Bestandsdaten oder Zeitplänen werden Arbeitsaufträge wie „Regale auffüllen“ oder „Preisänderungen durchführen“ digital erstellt und in Echtzeit an die Mitarbeitenden übermittelt.
Transparente Filiallogistik und Omnichannel-Integration
Umlagerung (IBT): Der Warentransfer zwischen Filialen wird per Scan vollständig dokumentiert. So lassen sich Ladenhüter gezielt dorthin verlagern, wo die Nachfrage besteht, während Schwund und Fehlbestände reduziert werden.
Retourenmanagement: Rücknahmen werden digital erfasst und können bei Bedarf mit Fotos zur Zustandsbewertung ergänzt werden. Dadurch beschleunigt sich die Gutschriftenerstellung und die Prozessqualität im Retourenmanagement steigt messbar.
Omnichannel-Abwicklung:
Click & Collect Aufträge werden direkt in die Filialprozesse integriert. Die Software steuert die Kommissionierung der Online-Bestellung bis hin zur Übergabe an den Kunden oder die Ablage in Smart Lockern, vollständig digital, nachvollziehbar und effizient.
Zentrale Steuerung und Business Intelligence
Alle erfassten Daten laufen im zentralen Backend, dem COSYS WebDesk, zusammen. Dieses System bietet nicht nur eine übersichtliche Visualisierung, sondern auch integrierte Business Intelligence (BI) Module, mit denen sich Prozess-Kennzahlen analysieren und Optimierungspotenziale erkennen lassen.
Manager können Durchlaufzeiten, Inventurdifferenzen oder die Effizienz von Umlagerungen auswerten und erhalten eine fundierte Basis für operative und strategische Entscheidungen. So wird aus Datenerfassung messbare Prozessintelligenz.
Automatisierung als Wettbewerbsvorteil
Die Einführung der COSYS Retail Management Software führt im Einrichtungs- und Möbelhandel zu deutlich geringeren Betriebskosten und höherer Prozesssicherheit. Manuelle Aufgaben werden durch digitale, vernetzte Workflows ersetzt, die Fehler reduzieren, Personalressourcen entlasten und die Bestandsgenauigkeit maximieren.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie die COSYS Retail Management Software Ihre Filialprozesse automatisieren und die operative Effizienz nachhaltig steigern kann. Die kostenlose Demo-App steht im Google Play Store und Apple App Store zum Download bereit.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Behältermanagement mit COSYS Software optimieren
Herausforderungen im Behältermanagement
Ohne digitale Unterstützung ist die Verwaltung von Behältern oft unübersichtlich. Behälter werden manuell erfasst, Listen führen zu Fehlern, und der tatsächliche Standort einzelner Lademittel ist nicht immer nachvollziehbar. Besonders bei komplexen Lieferketten oder großen Werksgeländen gehen schnell Behälter verloren oder werden zwischen Abteilungen nicht korrekt dokumentiert.
Das führt zu erhöhten Kosten, ineffizienter Ressourcennutzung und fehlender Transparenz.
Digitale Lösung: Das COSYS Behältermanagement
Das COSYS Behältermanagement bietet eine ganzheitliche, digitale Lösung zur Verwaltung und Nachverfolgung aller Lademittel. Jede Bewegung – ob Einlagerung, Auslagerung, Transport oder Rückführung – wird per mobiler Datenerfassung (Barcode-Scan) dokumentiert und automatisch im System verbucht. Unternehmen wissen damit jederzeit genau, wo sich ihre Behälter befinden, wer sie nutzt und in welchem Zustand sie sind.
Durch die lückenlose Erfassung aller Bewegungen wird der gesamte Behälterkreislauf transparent. Fotos, Kommentare und Unterschriften können zur Qualitäts- oder Schadensdokumentation hinzugefügt werden, um Reklamationen und Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Interner Behältertransfer zwischen Abteilungen
Ein typischer Anwendungsfall für das COSYS Behältermanagement ist die Verwaltung von Behältern innerhalb eines Werksgeländes. In vielen Unternehmen werden KLT, Paletten oder Sonderbehälter regelmäßig zwischen Abteilungen bewegt – beispielsweise von der Produktion zum Wareneingang oder von der Montage zur Qualitätssicherung.
Mit COSYS werden diese internen Bewegungen digital erfasst und automatisch den jeweiligen Abteilungen zugeordnet. So ist jederzeit ersichtlich, wie viele Behälter sich im Umlauf befinden und in welchem Bereich sie aktuell genutzt werden.
Das reduziert Suchzeiten, verhindert Bestandsverluste und optimiert den Materialfluss über alle Abteilungen hinweg.
Vorteile des COSYS Behältermanagements
- Lückenlose Nachverfolgung: Jede Behälterbewegung wird digital erfasst und dokumentiert
- Transparente Bestände: Überblick über Lagerorte, Abteilungen, Kunden und Lieferanten
- Verlustminimierung: Exakte Kontoführung verhindert Schwund und Fehlbestände
- Einfache Bedienung: Mobile Datenerfassung über Smartphone oder MDE-Geräte
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Listen und Papierdokumentation
- Integration: Schnittstellen zu ERP-, Warenwirtschafts- und Produktionssystemen
Auswertungen und Business Intelligence
Neben der operativen Erfassung bietet COSYS umfangreiche Business-Intelligence-Funktionen. Dashboards und Analysen zeigen Bestände, Bewegungen und Trends in Echtzeit. Unternehmen können so Engpässe frühzeitig erkennen, Umläufe optimieren und die Verfügbarkeit von Behältern besser planen. Die Daten helfen zudem, strategische Entscheidungen auf Basis belastbarer Informationen zu treffen.
Fazit: Mit COSYS Behältermanagement Prozesse digitalisieren und Kosten senken
Das COSYS Behältermanagement bietet alles, was moderne Unternehmen zur effizienten Verwaltung ihrer Lademittel benötigen – von der Erfassung über die Analyse bis zur Prozessoptimierung. Ob im externen Lieferverkehr oder beim internen Behältertransfer zwischen Abteilungen, COSYS schafft Transparenz, reduziert Verluste und steigert die Effizienz entlang der gesamten Lieferkette.
Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, flexiblen Integrationsmöglichkeiten und Echtzeitdaten wird das Behältermanagement zu einem echten Erfolgsfaktor für moderne Logistikprozesse.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Inventur & Compliance: Revisionssichere Datenhaltung, Datensicherung und Zugriff auf die Historie
Inventur als Compliance-Herausforderung
Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD und der DSGVO hat im DACH-Raum höchste Priorität. Während der Inventur entsteht eine komplexe Kette von Verantwortlichkeiten für sensible Unternehmensdaten, die von der mobilen Erfassung über die Übertragung bis hin zur Langzeitarchivierung reicht.
Bricht ein Glied dieser Kette, etwa durch eine unsichere Datenübertragung, eine nicht DSGVO-konforme Speicherung oder fehlerhafte Backups, ist die Revisionssicherheit gefährdet. Unternehmen benötigen deshalb eine umfassende Sicherheitsstrategie, die den gesamten Lebenszyklus der Inventurdaten schützt.
Integrierte Sicherheitsarchitektur statt Insellösungen
COSYS Ident adressiert diese Herausforderung durch ein geschlossenes Ökosystem, das jeden Aspekt des Datenmanagements absichert. Anstatt auf mehrere Einzellösungen zu setzen, vereint eine integrierte Inventurplattform alle Sicherheitsfunktionen in einer konsistenten Architektur. Dadurch werden technische Schwachstellen vermieden und Compliance-Anforderungen lückenlos erfüllt.
Die drei Säulen einer revisionssicheren Inventur-Plattform
1. Sichere Datenhaltung (DSGVO-Konformität)
Das Fundament jeder Inventur-Compliance ist der Speicherort der Daten. Die COSYS Cloud wird in ISO 27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren betrieben und erfüllt damit alle Anforderungen der DSGVO.
Unternehmen, die ihre Daten lieber selbst verwalten möchten, können alternativ auf eine On-Premise-Installation setzen und die Speicherung vollständig unter eigener IT-Kontrolle betreiben.
2. Robuste Datensicherung (Integritätsschutz)
Die Datensicherheit endet nicht mit der Erfassung. Im Cloud-Modell von COSYS sind tägliche, redundante Backups und modernste Verschlüsselungsverfahren wie AES-256 Standard.
Diese Maßnahmen schützen Inventurdaten zuverlässig vor Verlust durch Hardwaredefekte, Anwenderfehler oder externe Angriffe. So bleibt die Integrität der Informationen jederzeit gewährleistet.
3. Kontrollierter Zugriff auf die Historie (GoBD-Konformität)
Revisionssicherheit bedeutet, dass historische Inventurdaten jederzeit abrufbar, aber nicht veränderbar sind. Der COSYS WebDesk stellt dies durch ein detailliertes Berechtigungsmanagement und die Protokollierung aller Zugriffe sicher.
Für Betriebsprüfer können ältere Datensätze als unveränderbare Berichte exportiert werden, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleiben.
360°-Compliance durch integrierte Sicherheit
GoBD- und DSGVO-Konformität bei der Inventur erfordert eine durchgängige Sicherheitsstrategie. Von der DSGVO-konformen Datenhaltung über die verschlüsselte Datensicherung bis hin zum revisionssicheren Zugriff auf die Historie gewährleistet eine integrierte Plattform wie die von COSYS lückenlose Sicherheit und Entlastung der IT-Abteilung.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie Sie eine 360°-Sicherheitsstrategie für Ihre Inventurdaten umsetzen können, um Ihre Prozesse dauerhaft revisionssicher zu gestalten. Die Demo-Version der COSYS Inventur App ist kostenlos in den App Stores verfügbar. (Android & iOS)
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Digitale Postbearbeitung in Behörden mit COSYS für mehr Effizienz und Sicherheit
Die Postbearbeitung spielt in Behörden eine zentrale Rolle, denn täglich treffen zahlreiche Briefe, Akten, Dokumente und Pakete ein, die zuverlässig und sicher verteilt werden müssen. Besonders im Umgang mit sensiblen Unterlagen ist ein strukturierter und transparenter Prozess unerlässlich. Doch viele Behörden stehen vor der Herausforderung, analoge Abläufe effizient zu gestalten und gleichzeitig hohe Sicherheitsanforderungen zu erfüllen. Hier setzt die COSYS Lösung an: Durch die digitale Postbearbeitung werden Prozesse automatisiert, Sendungen lückenlos nachverfolgt und interne Zustellungen deutlich beschleunigt. Moderne Technologien wie Smart Locker Systeme und Business Intelligence sorgen zusätzlich für mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz in der gesamten behördlichen Postlogistik.
Herausforderungen in der Postbearbeitung von Behörden
Behörden stehen vor einer Vielzahl an Herausforderungen in der Postbearbeitung. Der Umgang mit sensiblen Behördenunterlagen unterliegt hohen Sicherheitsanforderungen, die stets beachtet werden müssen. Manuelle Prozesse führen zu Verzögerungen, Fehlzustellungen und mangelnder Nachverfolgbarkeit. Daher ist der Bedarf an klarer Dokumentation und lückenloser Nachverfolgung besonders hoch. Unterschiedliche Standorte und Abteilungen erschweren die internen Zustellungen. Das Ziel von Behörden ist eine transparente, sichere und effiziente interne Postlogistik.
COSYS Lösung für die Postbearbeitung
COSYS bietet die passende Lösung für eine effiziente und sichere Postbearbeitung in Behörden. Der digitale Posteingang erfolgt über eine mobile App und eine Webanwendung. Durch diese beiden Komponenten erhält der operative Mitarbeiter eine Arbeitsplattform, während die Verwaltung über eine zentrale Oberfläche alle Daten einsehen und steuern kann. Alle eingehenden Sendungen werden automatisch erfasst und dokumentiert. Über die mobilen Geräte erfolgt die Verteilung der Sendungen. Zu jeder Sendung wird automatisch eine digitale Empfangsbestätigung erfasst. In der Postbearbeitung können Smart Locker integriert werden. Diese intelligenten Schließfachsysteme sorgen für eine sichere und kontaktlose Übergabe von Sendungen. Der Empfänger wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald die Sendung im Smart Locker eingelagert wurde. Zugriff auf die Sendungen haben ausschließlich autorisierte Personen, die über einen individuellen Abholcode verfügen. So sind Sicherheit, Abholungen und Einlagerungen jederzeit zuverlässig gewährleistet. Ein großer Vorteil besteht darin, dass die COSYS Postbearbeitungssoftware nahtlos an bestehende IT-Systeme der Behörden angebunden werden kann. Alle Vorgänge zu den Sendungen werden zentral verwaltet und einfach nachverfolgt.
Business Intelligence (BI) in der Postbearbeitung
Das COSYS Business Intelligence (BI)-Modul bietet umfassende Auswertungen und Dashboards zur Prozessoptimierung. Dabei können unter anderem Zustellzeiten, Sendungsmengen, Engpässe und Auslastungen analysiert werden. BI hilft bei der Früherkennung von Prozessschwächen und zeigt Optimierungspotenziale auf. BI unterstützt das Management gezielt bei strategischen Entscheidungen. Die behördlichen Standards werden bei der Datensicherheit und dem Datenschutz eingehalten.
Vorteile für Behörden
Die digitale Postbearbeitung mit COSYS bietet Behörden zahlreiche Vorteile. Durch die digitalen Prozesse werden Zeit und Kosten eingespart. Die Sicherheit ist erhöht, da eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden kann. Automatisierte Abläufe sorgen dafür, dass Mitarbeiter entlastet werden. Weitere Vorteile sind eine transparente Berichterstattung und eine revisionssichere Dokumentation. COSYS stellt eine zukunftssichere Lösung bereit, die sich dank modularer Erweiterungen flexibel an individuelle Anforderungen anpassen lässt.
Fazit
Mit der COSYS Postbearbeitungssoftware profitieren Behörden von einer modernen, effizienten und sicheren internen Logistik. Smart Locker und BI schaffen Transparenz, Sicherheit und digitale Kontrolle über alle Sendungsprozesse. Für weitere Informationen oder bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter +49 (0)5062 900 0, per E-Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf unserer Webseite.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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COSYS Yard Management zur Wechselbrückenverwaltung
Digitale Steuerung von Wechselbrückenbewegungen
Das COSYS Yard Management ermöglicht die präzise Verwaltung und Steuerung von Wechselbrücken auf dem gesamten Betriebsgelände. Jede Bewegung – vom Eintreffen über das Abstellen bis hin zur Abfahrt – wird digital erfasst und dokumentiert. Mitarbeiter können Wechselbrücken per mobiler App scannen, ihren Status aktualisieren und sie einem bestimmten Fahrzeug, Auftrag oder Stellplatz zuordnen.
So wissen Sie jederzeit, welche Brücken belegt, leer oder wartungsbedürftig sind. Das reduziert Suchzeiten, vermeidet Fehlabstellungen und schafft volle Transparenz über alle Ressourcen auf dem Hof.
Echtzeitübersicht und intelligente Prozesssteuerung
Mit dem COSYS Yard Management gehören unübersichtliche Listen und manuelle Erfassungen der Vergangenheit an. Alle Daten werden zentral im COSYS WebDesk zusammengeführt und in übersichtlichen Dashboards dargestellt. Disponenten sehen auf einen Blick,
- welche Wechselbrücken sich aktuell auf dem Gelände befinden,
- wie lange sie dort stehen,
- und wann sie für den nächsten Transport zur Verfügung stehen.
Durch die Echtzeitdarstellung können Hofmitarbeiter gezielt agieren – beispielsweise Lkw optimal zuweisen oder freie Stellplätze effizient nutzen.
Integration von Wechselbrückenverwaltung und Transportlogistik
Das COSYS Yard Management mit Wechselbrückenverwaltung lässt sich nahtlos mit weiteren COSYS Modulen kombinieren. Dadurch entsteht eine durchgängige Verbindung zwischen Hoflogistik, Lagerverwaltung und Transportmanagement. Jede Bewegung wird automatisch dokumentiert und den entsprechenden Aufträgen zugeordnet. Die Perfekte Intralogistik Software!
So entsteht ein vollständig digitaler Prozess – vom Abstellen der Brücke bis zur erneuten Verladung.
Vorteile des COSYS Yard Managements zur Wechselbrückenverwaltung
- Lückenlose Transparenz: Alle Wechselbrückenbewegungen werden digital erfasst und in Echtzeit angezeigt
- Effiziente Hofsteuerung: Optimale Nutzung von Stellplätzen, Toren und Ressourcen
- Zeitersparnis: Schnellere Abwicklung durch klare Prozesse und mobile Datenerfassung
- Auftragsbezogene Zuordnung: Wechselbrücken lassen sich direkt Kunden, Touren oder Transporten zuordnen
- Business Intelligence: Dashboards und Analysen liefern wertvolle Kennzahlen zur Prozessoptimierung
- Nahtlose Integration: Anbindung an ERP-, Lager- und Transportmanagementsysteme möglich
Intelligente Auswertungen mit COSYS Business Intelligence
Das COSYS Yard Management bietet nicht nur operative Steuerung, sondern auch umfassende Analysemöglichkeiten. Mit COSYS Business Intelligence können Sie Kennzahlen wie Standzeiten, Auslastung oder Durchlaufzeiten auswerten. Diese Daten bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen und helfen Ihnen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
So erkennen Sie frühzeitig Engpässe, steigern die Produktivität und erhöhen die Wirtschaftlichkeit Ihres gesamten Wechselbrückenmanagements.
Fazit: Effizienz und Transparenz mit COSYS Yard Management
Mit dem COSYS Yard Management bringen Sie Struktur und Übersicht in Ihre Hoflogistik. Wechselbrücken, Fahrzeuge und Stellplätze werden in Echtzeit digital verwaltet – für maximale Kontrolle und Effizienz. Durch die Kombination aus mobiler Datenerfassung, automatisierten Prozessen und aussagekräftigen Analysen schaffen Sie die Basis für ein modernes, transparentes und wirtschaftliches Wechselbrückenmanagement.
Das Ergebnis: Weniger Suchzeiten, kürzere Standzeiten und ein reibungsloser Ablauf auf Ihrem Betriebshof – mit dem COSYS Yard Management als digitalem Herzstück Ihrer Hoflogistik.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Effiziente interne Postverteilung mit COSYS Software und Sendungsdaten
Sendungsdaten als Grundlage der internen Postverteilung
Sendungsdaten begleiten jede interne Sendung von der Annahme bis zur Zustellung. Sie umfassen Informationen wie Absender- und Empfängerdaten, Sendungsnummern, Zeitpunkte von Übergaben sowie Statusmeldungen. Mit COSYS werden diese Daten nicht mehr manuell erfasst, sondern direkt über mobile Endgeräte, Smartphones oder MDE-Geräte dokumentiert. Jeder einzelne Prozessschritt wird hierbei lückenlos dokumentiert und aufgezeichnet, vom Eingang über die interne Sortierung bis hin zur Zustellung. So entsteht Transparenz für alle Beteiligten und gleichzeitig eine deutliche Steigerung der Effizienz.
Digitale Erfassung für mehr Sicherheit
Ein wesentlicher Vorteil der COSYS Lösung liegt in der Sicherheit. Durch die digitale Dokumentation von Sendungsdaten ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich ein Dokument oder Paket befindet. Übergaben lassen sich mit einer elektronischen Unterschrift oder einem Foto bestätigen, wodurch Verwechslungen oder ein Verlust nahezu minimiert werden. Gerade bei vertraulichen Dokumenten oder zeitkritischen Lieferungen ist diese Sicherheit entscheidend.
Effizienzsteigerung durch Echtzeitinformationen
Sendungsdaten, die in Echtzeit erfasst werden, bieten klare Vorteile für die interne Postverteilung. COSYS Software stellt sicher, dass alle relevanten Informationen sofort im System sichtbar sind. Mitarbeiter in der Poststelle erkennen auf einen Blick, welche Sendungen eingegangen sind, wohin sie verteilt werden müssen und ob sie bereits zugestellt wurden. Rückfragen oder aufwendige Nachforschungen entfallen, da der aktuelle Status jeder Sendung jederzeit verfügbar ist.
Optimierte Prozesse durch mobile Lösungen
Die Erfassung von Sendungsdaten erfolgt mit COSYS direkt mobil. Zusteller können über Smartphones oder Scanner jede interne Übergabe dokumentieren. So wird jede Bewegung innerhalb des Unternehmens nachvollziehbar. Zusätzlich lassen sich Zustelllisten digital abbilden, sodass Laufwege optimiert und Arbeitszeiten reduziert werden. Mitarbeiter erhalten dadurch eine klare Orientierung, welche Sendungen in welcher Reihenfolge zugestellt werden müssen.
Transparenz für Mitarbeiter und Abteilungen
Nicht nur die Poststelle profitiert von den erfassten Sendungsdaten. Auch die Empfänger innerhalb des Unternehmens haben Vorteile. Über Schnittstellen oder Benachrichtigungsfunktionen können sie informiert werden, sobald eine Sendung eingegangen oder zugestellt wurde. Diese Transparenz steigert die Zufriedenheit, da jeder Mitarbeiter genau weiß, wann ein Paket oder Dokument verfügbar ist.
Integration in bestehende Systeme
Die COSYS Software für die interne Postverteilung lässt sich flexibel in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Sendungsdaten können mit ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystemen verbunden werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss, der weit über die Poststelle hinausgeht. Unternehmen erhalten wertvolle Einblicke, die parallel in Bereichen wie Einkauf, Buchhaltung oder Personalwesen genutzt werden können.
Datenanalysen für nachhaltige Optimierung
Ein weiterer Vorteil liegt in der umfangreichen Analysefunktion. COSYS ermöglicht es, die erfassten Sendungsdaten systematisch auszuwerten. Unternehmen erkennen, wie viele interne Sendungen anfallen, welche Abteilungen besonders häufig betroffen sind und wo es zu Verzögerungen kommt. Auf dieser Grundlage lassen sich Prozesse gezielt verbessern, Ressourcen besser planen und langfristig Kosten senken.
Paketschränke für flexible Übergaben
Neben der klassischen Zustellung bietet COSYS die Möglichkeit, interne Paketschränke einzusetzen. Mitarbeiter können ihre Sendungen unabhängig von festen Zustellzeiten abholen. Jede Einlagerung und Entnahme wird automatisch erfasst und in den Sendungsdaten dokumentiert. Das entlastet die Poststelle, schafft Flexibilität und stellt gleichzeitig eine lückenlose Nachverfolgung sicher.
Zukunftssicherheit durch digitale Postverteilung
Die Bedeutung von Sendungsdaten in der internen Postverteilung wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen. Unternehmen müssen nicht nur effizient arbeiten, sondern auch Sicherheit, Transparenz und Nachhaltigkeit gewährleisten. Mit der COSYS Software steht eine Lösung bereit, die all diese Anforderungen erfüllt. Sie bildet die Grundlage für eine vollständig digitale Poststelle, die Sendungen zuverlässig dokumentiert, Prozesse optimiert und Mitarbeitern ein Höchstmaß an Transparenz bietet.
Sendungsdaten im innerbetrieblichen Transport
Auch im innerbetrieblichen Transport sind Sendungsdaten unverzichtbar. Ob Materialflüsse zwischen Lager und Produktion, die Versorgung von Abteilungen mit Arbeitsmitteln oder der Transport von Dokumenten, jede Bewegung lässt sich digital begleiten und im System erfassen. Mit der COSYS All-in-One Lösung werden diese Informationen zentral zusammengeführt und mit den Daten der internen Postverteilung verknüpft. Nutzer erhalten dadurch noch mehr Transparenz, da sämtliche Sendungen, Transporte und Übergaben in einer Plattform zusammenlaufen. So entsteht ein vollständiges Bild aller internen Waren- und Dokumentenströme, das eine sichere Planung, höhere Effizienz und klare Nachvollziehbarkeit ermöglicht und Fehler minimiert.
Jetzt COSYS Lösungen entdecken
Sie möchten mehr über die COSYS Software für die interne Postverteilung oder über weitere COSYS Lösungen erfahren? Dann melden Sie sich gerne bei uns und lassen Sie sich persönlich beraten. Alternativ können Sie auch kostenlos und unverbindlich die COSYS Demo App für die interne Postverteilung testen. Diese steht sowohl im Google Play Store als auch im Apple App Store zum Download bereit.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Stichtagsinventur: So bereiten sich Einzelhändler optimal vor
Digitalisierung als Schlüssel zur effizienten Inventur
Die gesetzliche Pflicht zur vollständigen Bestandsaufnahme an einem festgelegten Stichtag stellt für Einzelhändler jedes Jahr eine logistische und personelle Herausforderung dar. Papierlisten, Nachzählungen und manuelle Eingaben führen zu Fehlern, die nicht nur zeitaufwändig in der Korrektur sind, sondern auch die Bilanzierung und Systembestände verfälschen.
Die Lösung liegt in der konsequenten Digitalisierung des gesamten Zählprozesses. Führende Handelsunternehmen setzen auf integrierte Inventurservices, die Software, Hardware und Support aus einer Hand bereitstellen und so eine präzise, revisionssichere Abwicklung ermöglichen.
Prozessqualität steigern mit mobilem Inventurservice
Der moderne Inventurservice von COSYS Ident entlastet IT- und Logistikabteilungen spürbar. Im Zentrum steht die Kombination aus mobiler Datenerfassung (MDE) und einem leistungsstarken Backend.
Die COSYS Inventur App ermöglicht die fehlerfreie Erfassung der Warenbestände direkt am Regal oder im Lager. Durch Barcode-Scanning werden Artikelnummer, EAN, Zählort und Menge automatisch erfasst.
Vorteile im Überblick:
- Fehlerreduzierung: Barcode-Scanning minimiert manuelle Zähl- und Tippfehler.
- Intuitive Bedienung: Die App ist benutzerfreundlich und erfordert kaum Schulung, ideal auch für temporäres Personal.
- Offline-Fähigkeit: Daten werden lokal gespeichert und bei bestehender Verbindung automatisch synchronisiert.
- Prozesssteuerung: Funktionen wie die Mengen-1-Erfassung (jeder Scan = 1 Einheit) und mobile Korrekturen beschleunigen die Inventur deutlich.
Volle Transparenz durch das zentrale Backend
Das Herzstück des Systems ist der COSYS WebDesk, ein webbasiertes Backend, das die Kontrolle und Dokumentation der Inventur zentralisiert.
Zentrale Funktionen:
- Echtzeit-Überwachung: Der Fortschritt aller Zählstellen wird live visualisiert, Manager erhalten sofortigen Überblick.
- Soll-Ist-Vergleich: Abweichungen zwischen gezählten und Systembeständen werden automatisch erkannt.
- Nachzählungen: Auffällige Differenzen können direkt vor Ort überprüft werden, um die Genauigkeit zu erhöhen.
- ERP-Integration: Die bereinigten Daten werden über standardisierte Schnittstellen (Datei oder Web Service) an WWS/ERP-Systeme wie SAP oder Dynamics übergeben.
Damit wird die Inventur revisionssicher dokumentiert und in die bestehende IT-Landschaft nahtlos integriert.
Flexible Hardware-Lösungen für maximale Effizienz
Da MDE-Geräte im Einzelhandel meist nur einmal im Jahr zum Einsatz kommen, ist das Mietmodell von COSYS besonders wirtschaftlich. Unternehmen erhalten exakt die Anzahl an Geräten, die sie benötigen, vollständig konfiguriert und einsatzbereit.
Vorteile der Mietlösung:
- Kosteneffizienz: Keine Investition in selten genutzte Hardware.
- Hohe Verfügbarkeit: Zugriff auf Tausende Geräte führender Hersteller.
- Rundum-Service: Umfassender Support und Austausch defekter Geräte während der Inventur minimieren Ausfallzeiten.
So bleibt die Hardwarefrage kein Engpass, sondern wird zu einem planbaren Servicebestandteil.
Fazit: Digitale Inventur als strategischer Vorteil
Die Vorbereitung auf die Stichtagsinventur erfordert einen Paradigmenwechsel: weg von manuellen, fehleranfälligen Prozessen hin zu einem vollständig digitalen, revisionssicheren Ablauf.
Durch den Einsatz einer modularen Inventurplattform mit Echtzeit-Backend und MDE-Mietservice können Einzelhändler den Aufwand deutlich reduzieren, die Prozessqualität steigern und eine belastbare Datenbasis für die zukünftige Planung schaffen.
Erfahren Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch, wie der COSYS Inventurservice Ihre jährliche Bestandsaufnahme im Einzelhandel fehlerfrei und kosteneffizient gestaltet. Testen Sie außerdem die kostenlose COSYS Inventur Demo App im Google Play Store und Apple App Store, um die intuitive Bedienung live zu erleben.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Inventur und Bestandsführung im Einzelhandel: Eine Plattform für Stichtagsinventur und Permanente Inventur
Inventur zwischen Aufwand und Genauigkeit
Einzelhändler stehen bei der Inventur vor einer strategischen Entscheidung: Bleiben sie bei der aufwändigen, aber etablierten Stichtagsinventur oder wagen sie den Schritt zur prozessual anspruchsvollen Permanenten Inventur?
Die Stichtagsinventur bindet Personalressourcen, erfordert häufig Filialschließungen und liefert nur eine Momentaufnahme. Die Permanente Inventur dagegen verlangt eine lückenlose digitale Erfassung aller Warenbewegungen. Diese Zwickmühle zwischen operativem Aufwand und strategischer Notwendigkeit führt oft zu ungenauen Beständen, Fehlbeständen und sinkender Kundenzufriedenheit.
Szenario 1: Effiziente Stichtagsinventur mit Inventurservice
Für Unternehmen, die ihre jährliche Stichtagsinventur beibehalten, aber den Aufwand minimieren müssen, bietet COSYS einen skalierbaren Inventurservice. Dieser umfasst:
- Hardware-Miete: Zugriff auf einen Pool von Tausenden MDE-Geräten oder Smartphones, die vorkonfiguriert für den Inventurzeitraum bereitgestellt werden. Dies eliminiert hohe Anschaffungskosten für selten genutzte Hardware.
- Intuitive Software: Die COSYS Inventur App ersetzt fehleranfällige Papierlisten. Eine intelligente Softwarelogik prüft Eingaben und verhindert Erfassungsfehler direkt am Entstehungsort.
- Zentrale Steuerung: Im COSYS WebDesk können Inventurleiter den Zählfortschritt aller Filialen in Echtzeit überwachen, Differenzlisten analysieren und Nachzählungen anordnen.
Szenario 2: Der Weg zur Permanenten Inventur über dieselbe Plattform
Der strategische Mehrwert der COSYS-Architektur liegt in ihrer Erweiterbarkeit. Dieselbe Plattform, die die Stichtagsinventur optimiert, dient als Fundament für die Einführung einer Permanenten Inventur. Durch die Aktivierung weiterer Module der COSYS Retail Management Software wird die tägliche Bestandsführung lückenlos digitalisiert.
Folgende Prozesse werden dabei auf denselben MDE-Geräten abgebildet:
- Wareneingang: Digitale Erfassung und Abgleich von Lieferungen direkt in der Filiale.
- Filialtausch (IBT): Lückenlose Dokumentation von Umlagerungen zwischen Standorten zur Bestandsoptimierung.
- Bestandskorrekturen: Sofortige Erfassung von Schwund, Bruch oder Verderb (MHD-Kontrolle) direkt am Regal.
- Bestandsanfrage: Mitarbeiter erhalten Echtzeit-Auskunft über Filial- und Cross-Filial-Bestände, um die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Alle diese täglichen Transaktionen fließen ebenfalls in den zentralen COSYS WebDesk. Dieses Backend agiert als zentrale Datendrehscheibe zwischen operativen Prozessen und ERP-System und stellt sicher, dass Systembestände die physische Realität widerspiegeln.Die Stichtagsinventur wird so schrittweise zur Stichprobeninventur, die lediglich die hohe Prozessqualität validiert.
Wirtschaftlicher und strategischer Nutzen
Die COSYS-Plattform schafft Flexibilität und Planungssicherheit für den Handel. Unternehmen können kurzfristig Effizienzgewinne bei der Stichtagsinventur realisieren und gleichzeitig einen risikoarmen, schrittweisen Übergang zur Permanenten Inventur gestalten.
Darüber hinaus entlastet die Lösung die IT-Abteilung deutlich. COSYS stellt eine skalierbare, leistungsstarke Software bereit, die individuell auf die Prozesse des Einzelhändlers abgestimmt ist, kein generisches System, sondern eine Lösung, die mit dem Unternehmen wächst und die Digitalisierung langfristig trägt.
Diese technologische Flexibilität erhöht die Transparenz, reduziert Inventurdifferenzen und verbessert die Warenverfügbarkeit am Point of Sale messbar.
Fazit: Flexibilität als strategischer Vorteil
Die COSYS-Plattform ermöglicht dem Einzelhandel, beide Inventurformen auf einer zentralen Basis zu vereinen. Durch modulare Erweiterungen entsteht ein System, das heute operative Effizienz liefert und morgen den vollständigen Übergang zur digitalen Bestandsführung ermöglicht. Diese technologische Flexibilität gewährleistet maximale Transparenz, reduziert Inventurdifferenzen und steigert die Warenverfügbarkeit am Point of Sale.
Erfahren Sie in einer unverbindlichen Beratung, wie die modulare COSYS-Software Ihre Inventurprozesse optimieren kann. Interessenten können die COSYS Apps zudem kostenlos als Demo-Version für Android und iOS testen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
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Telefon: +49 (5062) 900-0
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COSYS Fotodokumentation im Einzelhandel
Digitale Nachweise im Einzelhandel – einfach, schnell und sicher
Mit der COSYS Fotodokumentation lassen sich alle relevanten Vorgänge im Einzelhandel fotografisch festhalten. Die aufgenommenen Bilder werden automatisch mit Prozessdaten wie Filialnummer, Standort, Benutzername, Zeitstempel oder Artikelinformationen verknüpft und im COSYS Backend archiviert. Damit entsteht ein lückenloser digitaler Nachweis, der jederzeit abrufbar ist – ideal für Filialleitungen, Zentrale oder externe Partner.
Diese visuelle Transparenz sorgt nicht nur für eine verbesserte Kommunikation zwischen Filiale und Zentrale, sondern auch für eine deutliche Zeitersparnis bei der Kontrolle und Auswertung von Prozessen.
Use Cases der COSYS Fotodokumentation im Einzelhandel
- Regal- und Warenpräsentationsdokumentation
Mit der COSYS Fotodokumentation können Mitarbeiter die Sauberkeit und Ordnung der Verkaufsflächen dokumentieren. Fotos von aufgeräumten Regalen, korrekt platzierten Produkten oder Werbematerialien helfen dabei, die Einhaltung von Planogrammen zu prüfen und den Markenauftritt im Markt zu sichern. Die Bilder dienen gleichzeitig als Nachweis gegenüber Lieferanten oder Markenpartnern.
[*] Bestands- und Nachfüllkontrolle
Leere Regale, Nachlieferungen oder Fehlbestände können direkt fotografiert und gemeldet werden. So erhält die Zentrale in Echtzeit Informationen über den Zustand der Verkaufsfläche und kann schnell auf Nachschub oder Umbauten reagieren.
[*] Werbeaktionen und Promotionen dokumentieren
Aktionen und Displays werden oft zentral geplant und müssen in den Filialen umgesetzt werden. Durch die Fotodokumentation kann der Filialmitarbeiter den Aufbau eines Aktionsstandes oder die Platzierung von Aktionsware dokumentieren. Die Zentrale sieht sofort, ob die Vorgaben umgesetzt wurden – ganz ohne aufwendige Rückfragen.
[*] Schadensdokumentation bei Waren und Verpackungen
Im Einzelhandel kommt es häufig zu beschädigten Produkten, Kartons oder Paletten. Diese können direkt fotografisch festgehalten und mit den entsprechenden Daten verknüpft werden. So lassen sich Schadensfälle gegenüber Lieferanten oder Transportunternehmen schnell und beweissicher klären.
[*] Wareneingangsdokumentation
Bei der Warenanlieferung können Mitarbeiter beschädigte oder unvollständige Lieferungen direkt dokumentieren. Fotos vom Zustand der Ware beim Eintreffen dienen als Beweisgrundlage bei Reklamationen und schaffen Transparenz im gesamten Lieferprozess.
[*] Rücksendungen und Reklamationen
Auch bei Rücksendungen und Reklamationen sorgt die Fotodokumentation für Nachvollziehbarkeit. Mitarbeiter können Fotos von defekten oder fehlerhaften Produkten aufnehmen und diese mit Retourendaten verknüpfen. So lassen sich Reklamationen schneller bearbeiten und Unklarheiten vermeiden.
[*] Sicherheits- und Hygienedokumentation
Besonders im Lebensmittelhandel ist Hygiene oberstes Gebot. Mit der COSYS Fotodokumentation können Reinigungsarbeiten, Mängel oder sicherheitsrelevante Beobachtungen visuell festgehalten werden. Dadurch erfüllen Unternehmen interne und gesetzliche Nachweispflichten effizient und revisionssicher.
Die Vorteile der COSYS Fotodokumentation im Überblick
- Schnelle und einfache Erfassung: Fotos können direkt mit mobilen Geräten aufgenommen und automatisch zugeordnet werden.
- Zentrale Verwaltung: Alle Bilder werden im COSYS Backend archiviert und sind jederzeit abrufbar.
- Rechtssicherheit: Zeitstempel, Benutzerinformationen und Prozessbezüge machen jede Aufnahme nachvollziehbar.
- Nahtlose Integration: Die Lösung lässt sich in bestehende ERP- und COSYS-Systeme wie Bestandsführung, Lademittelverwaltung oder Inventur integrieren.
- Höhere Qualität und Effizienz: Durch transparente Prozesse sparen Filialen Zeit, vermeiden Missverständnisse und verbessern ihre Kommunikation mit der Zentrale.
Fazit: Klare Nachweise für mehr Effizienz im Handel
Die COSYS Fotodokumentation im Einzelhandel sorgt für Ordnung, Transparenz und Vertrauen in allen Filialprozessen. Ob beim Aufbau von Regalen, der Dokumentation von Aktionen, der Schadensaufnahme oder der Warenkontrolle – mit COSYS haben Einzelhändler ein leistungsstarkes Werkzeug, um Abläufe zu vereinfachen und Nachweise digital zu sichern.
Mit der COSYS Software schaffen Sie die Grundlage für moderne, effiziente und rechtssichere Dokumentationsprozesse – und steigern gleichzeitig die Qualität und Professionalität Ihrer Filialabläufe.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
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