Einleitung

Ein 100-m²-Lager klingt erstmal überschaubar – bis man bedenkt, was dort alles liegt: Verbrauchsmaterial, Ersatzteile, Montageartikel, Messgeräte, Maschinen, Werkzeugkoffer. Und dann sind da noch die „Nebenlager“: Fahrzeuge, Baustellencontainer, Werkstattbereiche. Wenn Entnahmen im Alltag schnell „mitgenommen“ werden und Einlagerungen ohne klare Buchung passieren, entsteht schleichend ein Problem: Man arbeitet gegen den Bestand, statt mit ihm. Das Ergebnis kennt jeder Betrieb: Suchzeiten, spontane Nachbestellungen, doppelte Käufe „zur Sicherheit“ – und im schlimmsten Fall ein Auftrag, der nicht startklar ist, weil ein Teil fehlt.

Use Case: Handwerksbetrieb will Lager digitalisieren

Der Betrieb hat ein großes Lager (ca. 100 m²) und möchte Einlagerung und Auslagerung digital abbilden, um endlich einen verlässlichen Überblick zu bekommen. Zusätzlich soll Etikettendruck genutzt werden, um Werkzeuge und Lagerplätze eindeutig zu kennzeichnen. Die Inventur wird aktuell einmal pro Jahr durchgeführt – mit entsprechendem Aufwand und typischen Überraschungen. Besonders wichtig: Meldebestände, damit Aufträge weiterhin sicher erfüllt werden können und Material nicht „plötzlich“ ausgeht.

Im IST-Zustand laufen Bewegungen oft informell: Ware kommt rein, wird irgendwo abgestellt, später umgelagert, wieder entnommen. Viel Wissen steckt im Kopf einzelner Mitarbeiter. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert: Wenn jemand krank ist, neue Kollegen starten oder parallel viele Baustellen laufen, ist „Wo liegt was?“ plötzlich nicht mehr eindeutig. Bestände werden geschätzt, nicht gemessen. Bei der Jahresinventur werden Differenzen sichtbar, aber die Ursachen liegen Monate zurück. Und beim Einkauf fehlen klare Signale, wann etwas wirklich nachbestellt werden muss.

COSYS Software: Was steckt drin – und warum ist das fürs Handwerk praktisch?

Im Kern geht es bei COSYS darum, Warenbewegungen und Bestände so zu erfassen, dass sie im Alltag nicht stören, sondern helfen: scannen, buchen, fertig.

Die COSYS Bestandsführung bildet Warenbewegungen entlang des Warenflusses ab: Ware kann im Wareneingang erfasst und auf Lagerplätze verbucht werden, zwischen Lagerplätzen umgelagert und beim Verlassen des Lagers wieder ausgebucht werden – frei oder auftragsbezogen. Alle Bewegungen werden in einer Datenbank gespeichert und sind im COSYS WebDesk einsehbar. Für den Handwerksbetrieb heißt das: Entnahmen für Baustellen sind nicht mehr „unsichtbar“, sondern werden zu echten Buchungen. Damit wird das Lager verlässlich – auch wenn mehrere Teams parallel zugreifen.

Der COSYS WebDesk ist die zentrale Stelle für Überblick und Stammdaten. Bestände lassen sich nach Artikeln oder Lagerplätzen anzeigen. In den Stammdaten können Melde- und Höchstbestände sowie eine optimale Nachbestellmenge hinterlegt werden. Sobald Grenzen erreicht sind, wird das im System sichtbar; es gibt zudem ein separates Modul, das alle Artikel im Meldebestand zeigt – inklusive Bestellmenge. Gerade fürs Handwerk ist das Gold wert: Statt „Haben wir noch genug?“ gibt es eine klare Antwort – und der Einkauf sieht, was zu tun ist, bevor die Baustelle stockt. COSYS beschreibt dabei explizit den Effekt, Lieferfähigkeit zu sichern und unnötige Kapitalbindung zu vermeiden.

Ein wichtiger Punkt für viele Betriebe: Das System kann auch standalone betrieben werden – ohne zwingende ERP-Anbindung. Stammdaten können importiert oder im WebDesk gepflegt werden; genannt werden auch kundenspezifische Dateien wie z. B. Datanorm. Das erleichtert den Einstieg: Man kann klein starten (Lagerplätze + Kernartikel) und später ausbauen.

Etikettendruck: Werkzeuge und Lagerplätze sauber kennzeichnen

Wenn der Betrieb Werkzeuge etikettieren will, braucht es vor allem eins: Etiketten, die schnell erstellt werden können – ohne Bürokratie. COSYS beschreibt, dass viele Module einen Druckanstoß direkt vom mobilen Gerät ermöglichen. Über die Verbindung zu einem mobilen oder stationären, netzwerkfähigen Drucker können Etiketten mit vorkonfiguriertem Layout gedruckt werden – z. B. um Ware im Wareneingang zu etikettieren.

Zusätzlich gibt es eine Lösung zur Lagerkennzeichnung: Lagerplätze und Artikel werden im System angelegt, in der mobilen App wählt man Artikel- oder Lagerplatzetiketten, und nach Auswahl startet der Druck. Für Lagerplätze gibt es sogar die Option, alle Lagerplätze zu drucken, um ein Lager schnell mit Barcodes auszustatten. Damit kann der Handwerksbetrieb Werkzeuge eindeutig markieren (z. B. Maschinen, Messgeräte, Koffer) und gleichzeitig Lagerplätze so kennzeichnen, dass Ein- und Auslagerungen per Scan wirklich schnell gehen.

Inventur: Einmal jährlich – aber ohne Chaos

COSYS verknüpft Bestandsführung und Inventur: Mit einem Inventurmodul kann je Lagerplatz erfasst werden, welche Artikel in welcher Menge dort liegen. Anschließend lässt sich im WebDesk eine Differenzliste erzeugen, die Abweichungen pro Lagerplatz sichtbar macht.
Die Inventursoftware selbst setzt auf Barcode-Erfassung von Artikeln und Zählplätzen, bietet Offline-Funktionalität (Erfassen ohne Internet, später synchronisieren) und ermöglicht, den Zählfortschritt sowie Abweichungen zwischen Soll und Ist zu verfolgen. Für den Betrieb bedeutet das: Die Jahresinventur wird planbar, schneller und nachvollziehbarer – und die Ergebnisse sind verwertbar, statt nur ein Pflichttermin zu sein.

Wie COSYS Business Intelligence helfen kann

Wenn die Buchungen sauber laufen, entstehen Daten – und genau daraus wird mit BI ein echter Steuerungshebel. Im COSYS WebDesk werden nicht nur Bestände angezeigt, sondern auch Buchungen und Verläufe: Im „Bestandsverlauf“ sind alle Buchungen einsehbar und filterbar (z. B. nach Zeitraum, Buchungsart oder Artikelnummer).
Zusätzlich liefert das Dashboard Auswertungen, etwa zu Aktivitäten im Lager, Top-/Flop-Artikeln nach Bewegung, Lagerplätzen mit vielen Bewegungen (für bessere Wege) oder Buchungen nach Erfasser.

Im Handwerksalltag kann das z. B. so wirken: Man erkennt früh, welche Artikel ständig in den Meldebestand laufen (und sollte sie anders disponieren), welche Teile selten gebraucht werden (Kapitalfresser), oder welche Lagerbereiche unpraktisch belegt sind (lange Laufwege). BI macht aus „Gefühl“ belastbare Entscheidungen.

Fazit

Digitale Bestandsführung ist im Handwerk vor allem eins: ein Schutz vor unnötigen Unterbrechungen. Wer Einlagerung, Umlagerung und Auslagerung scannt statt schätzt, gewinnt Überblick und Geschwindigkeit – und mit Meldebeständen bleibt die Auftragsfähigkeit stabil. COSYS kombiniert dafür mobile Buchungen, WebDesk-Transparenz, Meldebestand-Logik, Etikettendruck (für Werkzeuge und Lagerplätze) sowie Inventur inklusive Differenzlisten und Auswertungen.