ams.Solution AG: Prozesse effizient kanalisiert
Die ausführungsreife Planung, Konstruktion und Inbetriebnahme von Stahlwasserbauausrüstungen für Schleusen, Wehranlagen, Staudämme, Wasserkraftanlagen, Schiffshebewerke, bewegliche Brücken und Fähranleger sind das angestammte Metier der DSD Noell GmbH. Zum Produktportfolio gehören neben den Wehrelementen, Stahlbautoren und Verschlüssen selbst auch die dazugehörigen Antriebs- und Steuerungseinheiten.
Das Ursprungsunternehmen war vor rund 200 Jahren in Würzburg gegründet worden und agierte als Noell GmbH lange eigenständig, bevor es infolge von Übernahmen, Ausgliederungen und Teilverkäufen in der Zeit um die Jahrtausendwende aufgesplittet wurde. Die 50 Mitarbeiter starke Stahlwasserbausparte, die immer noch in der mainfränkischen Universitätsstadt ansässig ist, gehört nach wechselnden Firmenzugehörigkeiten und Besitzverhältnissen seit 2004 zur heutigen DSD Steel Group GmbH aus Saarlouis.
Mit der Herauslösung aus dem Konzernverbund ging einher, dass die dort eingesetzte ERP-Lösung nicht mehr zur Verfügung stand. War diese Software aufgrund ihrer kaufmännischen Ausprägung für die Steuerung nationaler und internationaler Großprojekte im Stahlwasserbau schon nur sehr eingeschränkt einsetzbar, waren es die danach genutzten Insellösungen auf Excel-Basis noch viel weniger. Deshalb initiierten die Verantwortlichen ein ERP-Auswahlverfahren über das renommierte Beratungshaus Trovarit. Das Ziel: Ein integriertes System mit technischem Fokus sollte den jeweils aktuellen Stand der Auftragsabwicklung transparent und nachvollziehbar abbilden, inklusive Kostenentwicklungen, Dokumentationen, Materialverfügbarkeiten und Fertigungsständen. Mit der zusätzlichen logistischen Herausforderung, dass DSD Noell sämtliche Teile fremdfertigen lässt. Die Entscheidung fiel auf das Multiprojektmanagement-System ams.erp, das dank seines expliziten Zuschnitts auf die Anforderungen der Losgröße 1+ seit mehr als zehn Jahren für Prozesssicherheit und Wirtschaftlichkeit in den Projekten sorgt.
Die Einführung der ERP-Software hatte unter der Prämisse gestanden, dass die rein finanzbuchhalterische Abwicklung weiterhin beim saarländischen Mutterkonzern verbleiben sollte, weswegen eine Lohnschnittstelle zu Datev Voraussetzung war. Abseits dessen waren die fränkischen Stahlwasserbauer frei in ihrer Entscheidungsfindung. Für den ERP-Projektleiter Reinhold Seubert, der bereits seit 1983 im Unternehmen tätig ist und dessen Organisationsstrukturen daher bestens kennt, stand außer Frage, dass das System eine technische Ausrichtung mitbringen musste. Ein Ansatz, der in seinen Augen bei vielen Mittelständlern selbst aus dem Umfeld der Losgröße 1+ zu kurz kommt, wenn sie im Rahmen von ERP-Evaluierungen stattdessen die kaufmännischen Eigenschaften zu sehr gewichten.
Gesucht: System mit technischem Fokus
Bei DSD Noell sind es zwei zentrale Kriterien, die den gewünschten technischen Fokus ausmachen: zum einen die Durchgängigkeit in der Projektabwicklung über die Kernbereiche Konstruktion, Beschaffung, externe Fertigung und Versand hinweg, zum anderen die Berücksichtigung der Besonderheiten bei der Herstellung von Unikaten. Mit professioneller Unterstützung des ERP-Auswahlberatungshauses Trovarit gelangten sieben Systeme in eine weiter gefasste Vorauswahl, aus der letztlich zwei potentiell geeignete hervorgingen. ams.erp machte schließlich das Rennen, weil es die Key User hinsichtlich Gesamtfunktionalität, Prozessabdeckung und Oberflächen-Design am meisten überzeugen konnte.
Zum Kreis der Key User hatte auch Reinhold Seubert gehört, der die Software als gelernter Maschinenbautechniker zunächst aus Anwendersicht bewertet hatte, bevor er zu Beginn der Implementierung die Aufgabe der Systembetreuung übertragen bekam. Dies hatte sich aus seiner hohen IT-Affinität ergeben und war erforderlich geworden, weil die zuvor angewandte Praxis mit wechselnden Verantwortlichen nicht funktioniert hatte.
Reinhold Seubert beschreibt anhand eines konkreten Beispiels, was er mit Prozessdurchgängigkeit meint: Anders als zuvor, als die Stücklisten manuell in Excel abgeschrieben und zur Generierung der Bestellungen auf Papier an den Einkauf übergeben wurden, sollten die Stücklisten- und Zeichnungsinformationen zu den Bauteilen nun geordnet und vor allem digital in ein integriertes System gebracht werden. Die Software sollte auf Basis dieser Daten erstmals verlässliche Auskunft darüber geben, was bereits an Material bestellt worden war, was noch bestellt werden muss und was bereits geliefert worden war. Gerade vor dem Hintergrund der in der Einzelfertigung üblichen technischen Anpassungen im Projektverlauf ist dies laut dem ERP-Projektleiter von höchster Relevanz, weil klar sein muss, ob Änderungen und Nachbesserungen überhaupt noch möglich sind oder ob eventuell eine Neubestellung erforderlich ist, weil das fragliche Teil bereits fertiggestellt wurde. „Alle diese Informationen waren ohne ERP-System nur sehr schwer zu erlangen. Bestenfalls gab es einen aktuellen Stand, dann allerdings meist nur bereichsbezogen, nicht firmenübergreifend. Insellösungen und individuell gepflegte Excel-Listen waren der Normalfall“, erinnert er sich. Diese nichtintegrierten Arbeitsweisen sollten konsequent abgeschafft werden, weil sie die Nachvollziehbarkeit in den Projekten verhinderten.
Flexibel und dennoch nah am Standard
Der gerade berufene ERP-Projektleiter machte von Beginn an von der Möglichkeit Gebrauch, sich intensiv mit dem branchenerfahrenen ams-Berater auszutauschen und ihm regelmäßig über die Schulter zu schauen. Recht schnell war er daraufhin in der Lage, sich eigenständig in der Software zu bewegen, Zusatzfunktionen zu aktivieren und Workflows zu gestalten. Die Nutzung der flexiblen Optionen von ams.erp führte allerdings nicht zu einer Abkehr vom Software-Standard. Im Gegenteil: „Bis auf einige Schnittstellenoptimierungen und kleinere Erweiterungen wie Feldanpassungen, die allesamt Bestandteile der Wartung sind, befinden wir uns sehr nahe am Standard“, sagt Reinhold Seubert, und ergänzt, dass alle bislang erfolgten Release-Wechsel ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts durchgeführt werden konnten.
Der ams-Standard passt demnach sehr gut für die Abbildung der Hauptprozesskette bei DSD Noell, die mit der Übergabe der CAD-Konstruktionsdaten beginnt. Die ams-eigene „Generic“-Schnittstelle sorgt für den sauberen Import der Stücklistenpositionen aus dem PDM-System AutoCAD Vault in ams.erp. Da die Software Artikel automatisch kumuliert, lassen sich direkt aus der CAD-Zeichnung heraus die Materialanforderungen generieren. Nach deren automatischen Weitergabe an den Einkauf folgt die Erstellung der Fremdarbeitsgänge und der Logistikzuordnungen. Dies ist ein wichtiger Punkt, weil nicht zwingend alle Teile einer Baugruppe zeitgleich zum jeweiligen Fremdfertiger gehen. Stattdessen kann es sein, dass ein Bolzen hinzugekauft oder ein bestimmtes Teil von einem Dritten vorbearbeitet werden muss, bevor es zur Montage an den Endfertiger geht. „Bereits mit der Übergabe ins ERP-System wird klar festgelegt, bei welchen Teilen es sich um Kauf- und bei welchen es sich um Beistellteile handelt. Zudem werden die Arbeitsgänge bzw. die Arbeitspakete definiert“, beschreibt der ERP-Projektleiter den Vorgang. Über eine zusätzlich hinzuprogrammierte Spalte lässt sich in den Stücklisten eindeutig zuordnen, welche Teile zu welchen Arbeitsgängen gehören und zu welchen Fertigern sie gehen.
Für Fertigungsanfragen werden über das interne Modul ams.Compendium alle für die Anforderung relevanten und verlinkten Dokumente – Zeichnungen, Stücklisten etc. – automatisch in einem PDF-Container zusammengefasst. Auf dieses Tool wird laut Reinhold Seubert auch in anderen Bereichen intensiv zurückgegriffen, weil es die Arbeit ungemein vereinfacht. „Außer für Anfragen nutzen wir das Compendium auch für den Einkauf und für Bestellungen, indem die Zeichnungen mittels der Zeichnungsnummern aus dem PDM oder auch über verlinkte Dokumente aus unserem Dokumenten-Management-System ELO zusammengezogen werden“, berichtet der ERP-Leiter. Zudem kommt das Compendium in der Qualitätssicherung zum Einsatz, um Zeugnisse, Zertifikate und weitere wichtige Unterlagen zu den einzelnen Baugruppen für Dokumentationszwecke zu sammeln.
Logistische Herausforderung gemeistert
In großen Stahlwasserbauprojekten sind Langläufer keine Seltenheit. Weil DSD Noell kein eigenes Lager besitzt, müssen die Projektverantwortlichen etliche Wochen im Vorhinein Lagerfläche bei einem Dienstleister bestellen. Außerdem ist bei der Auftragsannahme noch nicht abzusehen, wer das jeweilige Teil überhaupt zu welchem Zeitpunkt fertigen kann. Trotz alledem müssen sämtliche Bauteile zugeordnet, disponiert und logistisch abgewickelt werden.
Diese Abwicklung erfolgt über ams.erp, das jederzeit sämtliche Informationen zum aktuellen Lagerbestand bereitstellt. Zusätzlich wurden Abruf-Dashboards generiert, die auf Basis der Arbeitsgangdaten definieren, welche Teile vom Lager zu welchem Fertiger gehen und welche direkt zur Baustelle geliefert werden. Die Teile, die zu einem Nachunternehmer versandt werden, laufen über Lieferscheine und Lieferantenbeistellungen, während solche Teile, die direkt zur Baustelle geliefert werden, über das ebenfalls ERP-interne Collierungs-Modul abgewickelt werden. Damit ist es möglich, die Versandteile packmittelgerecht zu einem oder mehrstufigen Verpackungseinheiten (Colli) zusammenzustellen. Die Zuordnung der Packstücke ist eindeutig in ams.erp hinterlegt, sodass die Monteure auf den Baustellen die vollständige Sicht auf alle Colli und deren Inhalte erhalten. „Die Funktionalität der Collierung zeigt erneut die Vorteile eines durchgängigen Systems, denn ohne sie wussten wir zuvor oftmals tatsächlich nicht, wo die benötigten Teile waren“, stellt Reinhold Seubert klar. Infolge der Einführung der durchgehenden Dokumentation sei jedoch nachvollziehbar, wo sich das Material gerade befinde und wann es zur Montage vor Ort ankommt. „Meist hören wir von den Baustellen heute nichts mehr, was bedeutet, dass das fragliche Material gefunden wurde. Dies war früher fast nie der Fall, weil eben oftmals gar nicht geliefert worden war. Diese Nachvollziehbarkeit ist essentiell für uns“, bekräftigt der ERP-Leiter.
Auch an anderer Stelle profitiert das Unternehmen von maximaler Transparenz. Gerade in mehrmonatigen Großprojekten mit langen Bestellzyklen und sich ändernden technischen Anforderungen kommt es darauf an, auch kostenseitig stets den Überblick zu behalten. ams.erp bringt standardmäßig sämtliche Funktionalitäten für eine exakte und jederzeit aktuelle mitlaufende Kalkulation mit. Unter Berücksichtigung aller Budget- und Solldaten haben die Verantwortlichen bei DSD Noell stets in Echtzeit Zugriff auf den Status ihrer laufenden Projekte. Dabei erfolgt der Abruf der Daten ad hoc und erfordert keine langwierigen Batch- oder Nachtläufe. Wirtschaftliche Fehlentwicklungen in der Auftragsabwicklung, die sich im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ergeben können, werden auf diese Weise frühzeitig erkannt und lassen sich beheben, bevor finanzieller Schaden entsteht. Auf Basis der verfügbaren Daten lassen sich die Projekte darüber hinaus genauestens nachkalkulieren.
Wachsende Stückliste ermöglicht fortlaufende Konstruktionsarbeit
Um die erwähnten, in der Unikatherstellung üblichen technischen Anpassungen im Projektverlauf sauber abbilden zu können, bietet die Software die Funktionalität der wachsenden Stückliste. Darunter versteht man eine dynamische Produktstruktur, die sich analog zum Projektfortschritt mitentwickelt. Versionssicher bildet die wachsende Stückliste in ams.erp alle Änderungen ab, die sich aus der fortlaufenden Konstruktionsarbeit ergeben. Da die Software die auftragsbezogenen ERP-Buchungen mit der Auftragsstückliste verknüpft, steht der Projektleitung jederzeit der aktuellste Stand der Auftragsabwicklung zur Verfügung. Ohne jeglichen Zeitverzug wird ersichtlich, welche Arbeiten bereits ausgeführt wurden und welche weiterführenden Arbeitsschritte wann anstehen. In gleicher Weise ist der Fertigungs- bzw. Lieferstatus der zu verbauenden Teile vollständig transparent.
Für Reinhold Seubert ist die wachsende Stückliste ein Muss, denn „wir können nicht warten, bis eine Konstruktion final durchkonstruiert ist, um dann erst mit der Materialbeschaffung zu beginnen.“ Denn dies würde die Wirtschaftlichkeit der Projekte gefährden. Bei vielen Hauptkomponenten wie Hydraulikpumpen sei von Vornherein klar, dass sie mindestens 18 Wochen Lieferzeit hätten. „Diese ordern wir, bevor es nur ansatzweise eine Stückliste gibt. Dieses Vorgehen ist mit ams überhaupt kein Problem.“ Es handelt sich bei DSD Noell in der Regel durchweg um Artikel, die frei angefordert werden. Sobald dann die Stücklisten verfügbar sind, wird lediglich der Wareneingang entsprechend auf sie verbucht.
Als weiteren Vorteil von ams.erp bewertet der ERP-Spezialist die Möglichkeit der Nutzung von O-Teilen, also die Anlage von Artikeln ohne Artikelnummern. „Dass man nicht für jedes Einmal-Teil eine Artikelnummer vergeben muss, sorgt dafür, dass der Artikelstamm nicht ins Unendliche wächst und wir somit weniger Zeit für seine Pflege benötigen“, sagt Reinhold Seubert. Hinzu komme, dass DSD Noell aufgrund des Fehlens eines echten Lagers nur über Auftragslagerartikel arbeitet, was keine Inventur erforderlich macht. Teile wie Schrauben, die auf der Baustelle nicht verbaut werden, werden umgehend verschrottet. „Hier bietet ams den Vorteil, dass wir auf diesem Wege ein Auftragslager einrichten konnten. Anders als in einem normalen Lager muss niemand hunderte Schrauben abzählen. Die kommen stattdessen direkt vom Lieferanten und erhalten eine beliebige Wareneingangsnummer für die Montagestücklisten.“
Schnelle Informationsbeschaffung
ams.erp kommt bei den Würzburger Stahlwasserbauspezialisten vor allem in den technisch geprägten Unternehmensbereichen umfassend zum Einsatz – unter anderem auch für die Personalzeiterfassung. Neue Mitarbeiter sind in der Nutzung der Software schnell firm. „Natürlich kann man nicht sämtliche Funktionalitäten eines solch umfangreichen Systems in einem achtstündigen Crash-Kurs vermitteln. Wenn man allerdings schon einmal mit einer ERP-Software gearbeitet hat, dann ist ams.erp im Vergleich sehr intuitiv bedienbar“, sagt Reinhold Seubert. Vor allem die Option, mit der rechten Maustaste jederzeit alle möglichen Info-Bezüge aufrufen zu können, wertet er als großen Gewinn. Der Klick auf eine Bestellposition beispielsweise eröffnet den direkten Blick auf die dazugehörige Anfrage oder die Materialbuchung. Ebenso ist auch sofort erkennbar, ob es sich um eine geplante oder ungeplante Entnahme handelte. Wenn man wisse, wonach man suche, biete die Nutzung der Info-Schiene eine große Arbeitserleichterung. Zumal es in vielen Unternehmen ein gängiges Phänomen sei, dass Mitarbeitende die Erstellung von Dashboards anfragten, ohne konkret benennen zu können, was sie eigentlich sehen möchten.
Sollte die Erstellung eines Dashboards jedoch Sinn ergeben, kann der ERP-Verantwortliche diese Aufgaben in aller Regel selbst erledigen. Ganz selten einmal benötigt er die Unterstützung der ams-Berater, die – wenn sie gebraucht werden – genau wissen, wovon sie sprechen, weil sie vielfach selbst aus der Einzelfertigung kommen. Die Inanspruchnahme der Consultants reduziert sich allerdings auf gelegentliche Ausnahmen, wenn tiefgehende System-Expertise gefragt ist. Ansonsten betreut Reinhold Seubert die ERP-Software in der Hälfte seiner Arbeitszeit, wodurch ihm die andere Hälfte für die Weiterentwicklung der Prozesse und deren effiziente Umsetzung zur Verfügung steht.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
Weiterführende Informationen: www.ams-erp.com
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Keine Medienbrüche im Steinbruch
Parallel zu der zunehmenden Internationalisierung, die mit dem Eintritt von Berit Müller (4. Generation) in die Geschäftsführung im Jahr 2001 zusätzlich an Fahrt aufnahm, konnte auch der jährliche Umsatz kontinuierlich gesteigert werden – von damals rund vier auf inzwischen bis zu 18 Millionen Euro. Infolge dieser positiven Entwicklung und des sich ausweitenden Projektgeschäfts wurde jedoch ab einem gewissen Zeitpunkt das Fehlen automatisch ineinandergreifender Abläufe immer offensichtlicher. Zudem waren keine aktuellen Kennzahlen für eine exakte und vorausschauende Kalkulation vorhanden. Um weiterhin sämtliche Leistungen aus einer Hand bieten zu können, beschloss die Firmenleitung daher 2019 die Ablösung der zuvor eingesetzten, funktional limitierten Geschäftssoftware. Ausgetauscht wurde sie durch das Projektmanagement-System ams.erp, das auf die Anforderungen der Losgröße 1+ zugeschnitten ist und die Prozesse des Sondermaschinenbauers seitdem durchgängig abbildet.
Abhängig von den herrschenden Gegebenheiten an den Abbauorten und der Beschaffenheit der zu verarbeitenden Materialien werden sowohl die mobilen als auch die stationären Anlagen der AMR GmbH stets kundenindividuell konfiguriert. Ausschlaggebend für die jeweilige Ausprägung ist neben den eigentlichen Maschinenmaßen in erster Linie die gewünschte Gesteinskörnung. Darüber hinaus geht es unter anderem darum, welche vor- und nachgelagerten Maschinen, welche Trichteranordnung und welches Einkippverfahren zum Einsatz kommen sollen. Zu den geologischen Faktoren, die die Konstrukteure berücksichtigen müssen, zählt beispielsweise, dass die Verarbeitung von Material mit höherem Lehmanteil wegen der stärkeren Verschmutzung zusätzliche Achsen erfordert, während für abrasives Gestein aufgrund der stärkeren Abnutzung spezielle Gussscheiben verwendet, werden müssen.
Dank der enormen Fertigungstiefe können ca. 95 Prozent aller Arbeitsschritte, die für den Bau der Komponenten der bis zu tonnenschweren Vorbrechanlagen erforderlich sind, bei August Müller selbst ausgeführt werden. Gefertigt werden unter anderem Kettenförderer, Schubaufgeber, Plattenbänder, Backenbrecher, Rollenroste sowie sogenannte Fingerrollenroste zur Aufbereitung von stark verunreinigtem Siebschutt. Die Herstellung dieser Rollen- und Fingerrollenroste zählt laut der Geschäftsführerin Berit Müller zu den Kernkompetenzen ihres Unternehmens – was sich u.a. darin zeigt, dass sie wegen ihrer branchenweit anerkannten Funktionsweise auch von Mitbewerbern verbaut werden. Im Gegenzug werden Standartmaschinen und -teile wie Förderbänder oder bestimmte Stahlbaukomponenten bisweilen hinzugekauft, wenn sie extern kostengünstiger produziert werden können oder die eigenen Abteilungen terminlich ausgelastet sind. Dies ist aber nicht die Regel. Grundsätzlich sieht es die Firmenchefin als großen Vorteil an, die Fachkompetenz in sämtlichen wertschöpfenden Bereichen vom Vertrieb bis zur Montage im Hause zu haben. Zum einen, um alle Belegschaftsmitglieder jederzeit mit Arbeit versorgen zu können; zum anderen hat sie bereits die Erfahrung gemacht, dass vor allem Konstruktions-, Dienstleistungs- und Projektierungsleistungen zu komplex für eine Fremdvergabe sind.
Alte Software-Landschaft zu limitiert
Unnötige Komplexität entstand bei der Abwicklung der vielfältigen Projektaktivitäten irgendwann jedoch auch ohne die Einbindung externer Zulieferer. Dies lag in der Hauptsache an der damaligen Geschäftssoftware, die funktional zu sehr auf den kaufmännischen Bereich sowie auf die reine Dokumentenablage ausgerichtet und darüber hinaus nicht an die benachbarten Systeme für CAD (Autodesk Vault) oder das Finanzwesen (Datev) angebunden war. Relevante Kennzahlen zur aktuellen Kostenentwicklung konnte sie nicht bereitstellen.
Berit Müller berichtet, dass ihre Angebots- und Projektkalkulation zu weiten Teilen auf Schätzungen beruhte, was sie vor allem vor dem Hintergrund der mehrmonatigen Durchlaufzeiten und der hohen Investitionsvolumina als nicht mehr tragbar ansah. Dass das Unternehmen mit der damaligen Arbeitsweise in mehrfacher Hinsicht an Grenzen gestoßen war, bestätigt der Einkaufsleiter Tobias Reisbeck: „Unsere Software war nicht in der Lage, vielschichtige Stücklistenebenen darzustellen. Noch gravierender war, dass es wegen der begrenzten Prozessabdeckung und der fehlenden Schnittstellen keinen abteilungsübergreifenden Datenfluss gab. Dies führte dazu, dass beispielweise unsere Arbeitsvorbereitung die CAD-Stücklisten immer noch einmal händisch übertragen musste.“ Für ihn stand damit genau wie für Berit Müller fest, dass der Umstieg auf ein integriertes System mit stärkerem Branchenfokus unumgänglich war.
Eine sehr gute Vorstellung davon, wie das potenzielle neue System beschaffen sein sollte, erhielt Tobias Reisbeck während des Besuchs einer Praxisveranstaltung, auf der das Projektmanagement-System ams.erp ausführlich vorgestellt wurde. Die Präsentation des Leistungsumfangs überzeugte ihn laut eigener Aussage sofort, zumal seine Fragen rund um das Buchungsverhalten, die Materialdisposition und die Stücklistenverwaltung von anwesenden Referenzkunden allesamt zu seiner vollen Zufriedenheit beantwortet werden konnten. Dabei war der grundlegende Zuschnitt der Software auf die besonderen Belange eines Einzelfertigers wie August Müller immer sichtbar. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse waren sich die Verantwortlichen des Mittelständlers schnell darüber einig, mit ams.erp die bisher vorhandenen Defizite in der Projektabwicklung beheben zu können. Anschließende Vorort-Präsentationen und Referenzbesuche bei ams-Kunden bestätigten diesen Eindruck, sodass die Entscheidung für die ams-Implementierung im Herbst 2020 fiel.
Sauberer Durchlauf an neuem Standort
Dass es bis zum Echtstart danach noch rund anderthalb Jahre dauerte, war dem Umstand des Umzugs an einen neuen Firmenstandort geschuldet. Die beiden zuvor genutzten, räumlich voneinander getrennten Produktionsstätten innerhalb Rottweils waren schon lange zu klein geworden. Zudem war der innerbetriebliche Transport zu aufwendig, sodass die Gelegenheit beim Schopfe ergriffen wurde, als sich die Möglichkeit zum Kauf eines perfekt passenden Gebäude- und Fertigungskomplexes in einem Gewerbegebiet am Stadtrand ergab.
Die Maschinen im laufenden Betrieb umzuziehen und gleichzeitig eine neue Unternehmens-Software einzuführen, stellte für Berit Müller aus Kapazitätsgründen keine Option dar. Der positive Nebeneffekt des nachgelagerten ERP-Projekts bestand jedoch darin, dass an dem neuen Standort von Beginn an ein logistisch sauberer Durchlauf etabliert wurde. Im Rahmen der Geschäftsprozessmodellierung konnten die ams-Berater diesen Durchlauf gemeinsam mit den Key Usern entsprechend in der Software abbilden.
Dies zeigt sich unter anderem bei der Lagerverwaltung, wo seit der ERP-Implementierung Barcode-Scanner zum Einsatz kommen. Neben dem Material, für das mehrere hundert Quadratmeter große Blechlager wird auch das Kleinteilelager mit seinen Kardexregalen über ams.erp verwaltet und mittels der Handscanner ein- und ausgebucht. Dadurch gestaltet sich nicht nur die Bestandsführung viel strukturierter, auch die Inventur wurde immens erleichtert. Zudem sind die Reaktionszeiten in Richtung der Kunden kürzer: „Wir lagern viel Material ein und halten Ersatzteile wie Wellen für jede ausgelieferte Maschine vor. Denn im Falle des Falles muss es schnell gehen, um Werksstillstände bei den Kunden zu verhindern“, erläutert die Firmenchefin. Sie sieht es als eines der Aushängeschilder ihres Unternehmens, dass die Monteure für Reparaturen schnell vor Ort sind.
Datendurchgängigkeit sorgt für Transparenz
Für Einkaufsleiter Tobias Reisbeck ergibt sich der alles entscheidende Vorteil der neuen Software aus der Durchgängigkeit der Daten, die erstmals einen Überblick über den gegenwärtigen Stand der Auftragsabwicklung verschafft. Die Logik der durchgehenden Datenhaltung erforderte allerdings an einigen Stellen eine Abkehr von gewohnten Arbeitsweisen, woran sich einige Belegschaftsmitglieder erst gewöhnen mussten. Während es früher beispielsweise gängige Praxis war, Rechnungen im Nachhinein anpassen zu können oder einen Auftrag nach dem Schreiben der Rechnung noch einmal komplett umzustellen, lassen sich Rechnungen heute immer erst nach Auftragsabschluss anfertigen. Weiterhin ist für jede Auslieferung ein Lieferschein obligatorisch, was früher auch teilweise anders gehandhabt wurde. Durch die nun etablierte Konsistenz wird zwar einerseits der individuelle Handlungsspielraum einzelner Mitarbeiter eingeschränkt, auf der anderen Seite erhöht sich jedoch die abteilungsübergreifende Prozesssicherheit und Transparenz immens. Diese Erkenntnis hat sich mittlerweile auch im Betrieb durchgesetzt: „Für mich ist ganz entscheidend, dass nun über alle Abteilungen hinweg nachvollziehbar ist, welche Tätigkeiten in einem bestimmten Auftrag ausgeführt wurden. Dies war mit dem alten System absolut unmöglich“, bekräftigt Tobias Reisbeck.
Als wesentliche Erleichterung erachtet der Einkaufsleiter die automatisierte Schnittstelle zum CAD-Programm Autodesk Vault, die die kompletten Stücklisten mitsamt aller Stücklistenpositionen direkt in ams.erp überträgt. Dadurch lässt sich jederzeit zuordnen, welche Teile und welche Artikel zu welchen Aufträgen gehören. Ebenso wichtig ist für ihn die Möglichkeit der systemgestützten Materialdisposition. Die Vorgänger-Software besaß keinerlei Materialwirtschaft, was bedeutete, dass irgendwann gegen Jahresende gesammelt und rückwirkend ausgebucht werden musste – mit dem einhergehenden Potenzial für Fehler und Ungenauigkeiten. „Die Art der Informationsbereitstellung in ams.erp fand ich sowohl für mich als Einkäufer als auch für die Abwicklung im Lager sofort sehr überzeugend“, sagt Tobias Reisbeck. In diesem Zusammenhang führt er die Fehlteileprüfung als Beispiel für einen herausragenden Dienst zur Adhoc-Kontrolle der Lagerbestände an.
Aus Sicht von Geschäftsführerin Berit Müller stechen die vielfältigen Kalkulationsmöglichkeiten von ams.erp heraus. Die Angebotskalkulation läuft heute komplett über das System, wodurch die Angebote viel genauer sind als zuvor, als die einzelnen Positionen zur Maschinenauslegung oder zum Material in langen Excel-Listen verglichen wurden. „Vorher haben wir Pi mal Daumen gerechnet, wohingegen wir heute mit Kostenstellen, Kostenarten sowie Zuschlagsätzen arbeiten. Wir besitzen die Gewissheit, dass wir keine Anlage mehr ohne Gewinnaufschlag anbieten“, versichert die Firmenchefin.
Exakte Kalkulation statt Schätzungen
Dank der exakten mitlaufenden Kalkulation verfügt die Geschäftsführerin im späteren Projektverlauf jederzeit über tagesaktuelle Kennzahlen, während sie die Wirtschaftlichkeit von Aufträgen zuvor immer nach deren Abschluss nachvollziehen konnte. Dies war vor allem in großen Projekten im Drei- oder Vier-Millionen-Euro-Bereich mit Laufzeiten von anderthalb Jahren risikoreich, denn ohne aktuelle Daten tappte sie mehr oder weniger im Dunkeln und musste sich überraschen lassen, welches Ergebnis letztlich herauskam. „Wenn ich demgegenüber heute im Projektverlauf abzusehende Mehrkosten erkenne, eröffnet mir dies die Chance, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen: beispielsweise das Gespräch mit den Auftraggebern zu suchen, wenn für nachträgliche Änderungen zusätzliche Kosten anfallen“, führt Berit Müller aus. Derlei kundenbedingte Änderungen im laufenden Fertigungsprozess kommen regelmäßig vor und werden über die für die Losgröße 1+ unabdingbare Funktionalität der wachsenden Stückliste aufgefangen, die die neue ERP-Software von Hause aus mitbringt. Das Arbeiten mit mehreren Stücklistenebenen und die Möglichkeit des konstruktionsbegleitenden Anpassens der Stücklisten bringen laut der Firmenchefin immense Vorteile mit sich.
Ein weiteres Feature für Unikatfertiger, das auch bei August Müller zum Tragen kommt, ist das sogenannte O-Teile-Management. Anders als die meisten anderen ERP-Systeme, in denen die Vergabe von Artikelnummern obligatorisch ist, erlaubt es ams.erp, flexibel mit und ohne Artikelnummern zu arbeiten. Bei dem schwäbischen Mittelständler wird letztere Option meist in solchen Fällen genutzt, in denen fremdgefertigte Anlagenkomponenten wie Förderbänder oder Antriebe direkt zur Baustelle gehen. Auf diese Weise wird der Artikelstamm nicht unnötig aufgebläht.
Positive Entwicklung deutlich erkennbar
Insgesamt beobachtet Berit Müller eine absolut positive Entwicklung in der Arbeit mit dem neuen ERP-System. Die digitalisierten Abläufe beschleunigen unter anderem die Arbeit in der Arbeitsvorbereitung und helfen auch ihr, Zeit zu sparen. Anstatt für jeden Auftrag Stundenzettel auszudrucken und auf dieser Basis das Material zu berechnen, erfolgt die Auftragsabrechnung inzwischen mit zwei Klicks. Im System ist direkt sichtbar, ob alle Vorgänge korrekt gebucht wurden. Außerdem wird die Planung erleichtert, weil die aktuellen Stundensätze der einzelnen Abteilungen bekannt sind.
Ein Aspekt, der bewirkt, dass die Akzeptanz für die Software unter den Mitarbeitenden immer weiter zunimmt, ist die Möglichkeit der individuellen Zusammenstellung der jeweiligen Arbeitsbereiche. Denn für die unterschiedlichen Tätigkeiten im Vertrieb, im Lager oder im Sekretariat werden ganz unterschiedliche Informationen und Daten benötigt. Die Flexibilität bei der Gestaltung der Ansichten hat laut Berit Müller maßgeblich dazu beigetragen, dass das ERP-System von den Belegschaftsmitgliedern als weniger mächtig empfunden wird.
Alles in allem sieht sich die Geschäftsführerin gewappnet, das wirtschaftliche Wachstum auf Grundlage der konsistenten Daten und der transparenten Prozesse in den kommenden Jahren fortzuführen.
Weitere Informationen unter
august-mueller.com
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
Weiterführende Informationen: www.ams-erp.com
ams.Solution AG
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41564 Kaarst
Telefon: +49 (2131) 40669-0
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Telefon: 02131 4066929
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Angriff abgewehrt: ams.Solution AG unterzieht sich freiwilligem Penetrationstest und besteht ihn ohne kritische Schwachstelle
Geprüft wurde auf insgesamt vier Ebenen, die in ihrer Gesamtheit das vollständige Sicherheitsprofil eines Unternehmens abbilden. Dazu zählen neben dem physischen Zugangsschutz (Physical Access) und der technischen Absicherung der IT-Systeme (Technical) das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegenüber Manipulationsversuchen (Social Engineering) sowie die generelle organisatorische Fähigkeit, auf Sicherheitsvorfälle zu reagieren (Organizational). Die Untersuchung des Reaktionsvermögens umfasste bewusst sowohl die menschlichen als auch die technischen Komponenten, da potenzielle Angreifer erfahrungsgemäß immer alle möglichen Angriffspunkte und Einfallstore zu finden versuchen.
Gerade die Möglichkeit, sich durch unrechtmäßigen Zutritt zu Gebäuden und Büros Zugang zu geschäftskritischen Daten zu verschaffen, wird in vielen Sicherheitskonzepten vernachlässigt. Besonders überzeugend waren vor diesem Hintergrund die Ergebnisse im Bereich Physical Access. Den Testern gelang es zu keinem Zeitpunkt, eines der Unternehmensgebäude unbefugt zu betreten. Versuche, über fingierte Identitäten oder soziale Vorwände Zutritt zu erlangen, wurden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch gezielte Rückfragen und Standardverhalten im Umgang mit Besuchern und externen Servicekräften zuverlässig erkannt und konsequent zurückgewiesen. Parallel dazu hielten sämtliche physischen Barrieren und Zugangssicherungen den simulierten Angriffen stand. Das Fazit des Prüfteams fiel eindeutig aus: Mensch und Technik greifen an allen Firmenstandorten wirksam und verlässlich ineinander.
Auch in den Bereichen Technical, Social Engineering und Organizational wurden keine kritischen Schwachstellen identifiziert. Das Ergebnis ist somit kein Zufallsbefund, sondern Ausdruck des systematischen Ansatzes von ams.Solution, bei dem Sicherheit nicht als einmalige Maßnahme verstanden wird, sondern als fortlaufender Prozess, der regelmäßig auf den Prüfstand gestellt wird. Nikas Schröder, Vorstand Produkt, Entwicklung und IT bei ams.Solution, bringt es auf den Punkt: „Das Audit bestätigt, was wir intern täglich leben: Sicherheit ist nicht die Aufgabe einer einzelnen Abteilung oder der IT, sondern eine grundsätzliche Haltung im gesamten Unternehmen. Dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dies so eindrucksvoll unter Beweis gestellt haben, freut uns sehr und macht uns stolz.“
ams.Solution AG plant, Sicherheitsaudits dieser Art künftig in (un-)regelmäßigen Abständen zu wiederholen und damit den eingeschlagenen Weg einer proaktiven, ganzheitlichen Sicherheitskultur konsequent fortzusetzen.
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Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
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ams.Solution AG: Prozesse neu verpackt – ams.erp erfüllt Anforderungskatalog
Seit ihrer Gründung vor bald 40 Jahren hat sich die Buhmann Pac Solutions von einem kleinen Lohnfertiger zu einem mittelständischen Spezialisten für innovative Verpackungsmaschinen entwickelt, vor allem für Abnehmer aus der Lebensmittelindustrie. Diese erhalten von dem aufstrebenden Unternehmen aus dem Allgäu schlüsselfertige Endverpackungs-, Abfüll- und Automatisierungsanlagen aus einer Hand, die kundenspezifisch auf die diversesten Anforderungen hin zugeschnitten werden können. Die Individualisierung der Verpackungslinien ist einer der Erfolgsfaktoren Buhmanns und wird dadurch erreicht, dass sich die bewährten Standardmaschinen mittels Baukastensystem um verschiedene, jeweils optimal passende Automatisierungslösungen ergänzen lassen. Das Produktspektrum umfasst beispielsweise Produktvereinzelungs- oder Misch- und Sortieranlagen, Sammelpacker für Tray- und Wrap-Around-Kartons sowie Abfüllanalgen für fließfähige Produkte. Dabei kann es sich um sehr lange Linien mit fünf bis sechs Pickern oder auch um sehr kompakte Kartoniermaschinen handeln.
Buhmann hinterfragt seine eigene Ablauforganisation stetig. Die eingesetzte DOS-basierte Geschäftssoftware, mit der die Prozesse lange Zeit gesteuert worden waren, hatte aufgrund fehlender Weiterentwicklung des Herstellers ihren Zenit überschritten. Als dann der interne ERP-Verantwortliche in Rente ging, musste Buhmann rechtzeitig ein zukunftsfähiges ERP-System einführen. Am Ende eines ausgiebigen, 2016 gestarteten Auswahlprozesses entschieden sich die Verantwortlichen des 120 Mitarbeiter starken Mittelständlers schließlich für das Multi-Projektmanagement-System ams.erp von der ams.Solution AG.
Suche nach zukunftsfähigem ERP-System
Die Durchführung des Projekts lag maßgeblich in den Händen von Andreas Dornacher, der nach dem Wirtschaftsingenieurstudium 2014 als Assistent der Geschäftsleitung bei Buhmann begonnen hatte und bereits von Beginn an einige interne Optimierungsprojekte durchgeführt hatte. Über diesen Weg stieg er in den Prozess der ERP-Neuausrichtung ein, den er von der Evaluierung über die Implementierung bis hin zur Nachbetreuung und zur stetigen Weiterentwicklung im laufenden Betrieb federführend begleitet.
Da für die bayerischen Verpackungsspezialisten die Umsetzung der jeweiligen Kundenwünsche oberste Priorität besitzt, sind die Anlagen entsprechend individuell. Um die sich hieraus ergebenden Anforderungen im Konstruktions- und Fertigungsprozess effizient zu meistern, suchten die Verantwortlichen einen Software-Partner, der neben einer durchgängigen, auf die Losgröße 1+ zugeschnittenen Standardlösung auch die passende Branchenexpertise mitbringt.
Dass die Entscheidung letztlich zugunsten von ams.erp ausfiel, ist vor diesem Hintergrund kein Zufall, denn der Anforderungskatalog an die Funktionalitäten des neuen Systems war lang und klar formuliert: 850 Punkte umfasste die Liste des Sondermaschinenbauers, darunter für einen Einzelfertiger so grundlegende Aspekte wie die wachsende Stückliste. Konstruktion und Fertigung können parallel zueinander erfolgen, wodurch es beispielsweise möglich wird, Beschaffungsprozesse bereits in Gang zu setzen, während die endgültige Ausprägung des Produktes noch Änderungen unterliegen kann.
„Die erwähnten 850 Punkte haben wir zusammen mit dem externen Beratungshaus Trovarit erstellt, das uns von der Prozessanalyse bis zur Systemauswahl phasenweise begleitete“, sagt Andreas Dornacher. Die externe Unterstützung sollte sicherstellen, dass im gesamten Unternehmen Einigkeit darüber herrschte, welche Ziele mit der neuen Software erreicht werden sollten. Und, dass man einen Partner auf Augenhöhe findet, der ein solches Projekt in einem vorab definierten Zeit- und Budgetrahmen bewältigen kann.
Meiste Übereinstimmungen bei ams.erp
„Nach einer gemeinsamen Grobanalyse mit Trovarit führten wir selbstständig eine Detailanalyse unserer Prozesse durch. Daraufhin definierten wir im Rahmen eines Workshops wiederum mit Trovarit die Punkte für unser Lastenheft“, skizziert der Projektleiter das Vorgehen. Anhand dieser Punkte filterte Trovarit über sein Tool „IT-Matchmaker“ 16 potenziell passende Anbieter heraus. Nach einer Nutzwert- und Kostenanalyse sowie einer Bewertung der Standardfunktionalitäten blieben sechs Systemanbieter übrig, die bei Buhmann präsentierten. Drei von ihnen waren bereits nach einer ersten Ansicht der Oberfläche und der Handhabung aus dem Rennen. Die restlichen drei wurden erneut zu jeweils eintägigen Workshops ins Haus eingeladen. „Im gesamten Key User-Team, das ebenso wie die Fachabteilungen von Beginn an in den Evaluierungsprozess involviert war, arbeiteten wir dann die für uns besonders wichtigen Funktionalitäten heraus. Die meisten Übereinstimmungen gab es bei ams.erp“, berichtet Andreas Dornacher.
Der Stücklistenübertrag aus dem PDM-System (MaxxDB) ins ERP-System erwies sich als ein essentieller Punkt. Als noch wichtiger erachteten der Projektleiter und die Key User die Möglichkeiten der effizienten integrierten Projektplanung (Modul „Strategische Planung“) und die mitlaufende Kalkulation, die jederzeit eine Übersicht zum aktuellen Stand des Projekts ermöglicht.
„Alle diese Punkte konnten wir mit ams.erp umsetzen, was unsere Prozesse insgesamt transparenter macht. Wir hatten zuvor weder eine mitlaufende Kalkulation noch ein integriertes Projektplanungstool. Den aktuellen Projektstatus einzusehen, war mit den Insellösungen bestehend aus verschiedenen MS-Office-Dokumenten und DOS-basierten ERP-Daten sowie den PDM-Stücklisten nur sehr grob und mit viel Handarbeit möglich“, schildert Andreas Dornacher die Knackpunkte.
Konsequente Verknüpfung der Daten
Projektpläne wurden vor der Implementierung von ams.erp in Excel geführt, die nicht mit dem ERP-System verknüpft waren. Dieses Vorgehen kostete viel Zeit und produzierte Fehler. Heute hingegen sind alle relevanten Daten miteinander verlinkt: Die Eingaben im Projektplan haben direkte Auswirkungen auf die Terminierung der Stücklisten und die Kapazitätsplanung der Fachabteilungen, was natürlich ein sauberes Arbeiten und ein konsequentes Einhalten der Prozesse seitens der Mitarbeiter erfordert.
Spätestens an dieser Stelle wird es in vielen ERP-Projekten brisant, wenn sich nämlich gewohnte Arbeitsabläufe verändern oder wenn zusätzliche Eingaben vermeintliche Mehrarbeit verursachen, deren positive Effekte sich den Mitarbeitern nicht sofort erschließen.
Dies war bei Buhmann nicht der Fall. Im Gegenteil: Eine Mitarbeiterbefragung vor Projektstart hatte zutage gebracht, dass die Einführung einer durchgängigen ERP-Software mehrheitlich sogar gewünscht war. „Vor diesem Hintergrund waren die meisten Mitarbeiter von Beginn an motiviert“, berichtet der Projektleiter. „Natürlich gab es vereinzelt die ganz normalen Umstellungsschwierigkeiten, jedoch keinerlei generelle Ablehnung wie es so oft von Projekten dieser Art zu hören ist.“
Die Implementierung von ams.erp begann im Mai 2017, der Echtstart erfolgte ein Jahr später im Mai 2018. Die Prozessanalyse und Systemauswahl mit Trovarit hatten zuvor ebenfalls zwölf Monate gedauert. Im Einsatz befinden sich die ams.erp-Standardkomponenten, dazu die das ams-interne Planungs-Tool als wichtiges Instrument zur langfristigen Kapazitätsplanung sowie die Zeiterfassung ams.time und auch ams.bi, zumeist für Analysen und Ad-hoc-Auswertungen sowie für ein strukturiertes Berichtwesen. Zudem werden die Auftrags- und Stammstücklisten aus dem PDM-System MaxxDB über eine Schnittstelle direkt in ams.erp eingespeist.
Nur sehr geringe Anpassungen
Das Rechnungs- und Finanzwesen ams.finance wurde bislang noch nicht implementiert. Stattdessen gibt es eine einbahnige Schnittstelle zu Datev, um das Zahlenwerk bei einem Releasewechsel mit Datev und ams.erp gegenprüfen zu können. „Aufgrund neuer Datenstrukturen im ERP-System haben wir diese Rückfallebene bewusst gewählt“, erläutert Andreas Dornacher.
Ein angedachter, größerer Releasewechsel sollte reibungslos vonstattengehen, weil das System annähernd komplett im Standard belassen wurde. Im Rahmen der sogenannten Geschäftsprozessmodellierung (GPM), die ams standardmäßig jedem ERP-Projekt voranstellt, ergab sich, dass software-seitig keine großen Umstrukturierungen in der Aufbauorganisation notwendig waren, demzufolge auch keine Zusatzprogrammierung. Dazu Andreas Dornacher: „Wir haben nur sehr geringe Anpassungen vorgenommen. Zu 98 Prozent sind wir im Standard geblieben, welche wir mit internen Ressourcen sowie mit ams-Unterstützung stetig weiterentwickeln.“
Der größte Nutzen von ams.erp besteht für ihn bislang in der deutlichen Reduzierung der vormaligen Insellösungen, was die Abbildung der Kernprozess des Unternehmens dank der Durchgängigkeit erheblich transparenter macht – von der Anfrage bis zur Lieferung. „Wir erstellen die Vorkalkulation im ERP-System, übergeben die Budgetdaten ins Projektmanagement. Der Projektleiter erfasst dann über das ams-Planungsmodul die Aktivitäten für das Projekt. Bei der Abwicklung der Prozessschritte in ams.erp sind wir bereits sehr weit“, bekräftigt Andreas Dornacher: „Die mitlaufende Kalkulation und die Nachkalkulation sind transparent und auf Knopfdruck verfügbar. Auch die Auswertungsmöglichkeiten mit ams.bi funktionieren sehr gut.“ Gerade arbeitet der Projektleiter daran, auch die technische Auftragsabwicklung noch mehr in der Software zu integrieren und die interne Organisation so anzupassen, dass sich noch mehr Nutzen aus der Software ziehen lässt. „Die Software bietet noch viel Potential, das wir noch nicht ganz ausschöpfen. Das ist unsere Aufgabe für die Zukunft.“
Rückblickend betrachtet spielte für Andreas Dornacher neben der Abdeckung aller geforderten Funktionalitäten ein weiterer, nicht zu unterschätzender Faktor eine entscheidende Rolle für das Gelingen des ERP-Projekts: die Kompetenz der ams-Berater. Da er selbst das System vorher nicht kannte, musste sich der ERP-Verantwortliche möglichst schnell in die neue Software hineindenken. Gleichzeitig mussten die Prozesse aufeinander abgestimmt werden. „Vor diesem Hintergrund ist es natürlich sehr wichtig, kompetente Ansprechpartner zu haben, die unser Geschäft verstehen“, schließt er. Dies gilt natürlich auch für die geplanten Erweiterungen der Software.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
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KI in der Einzelfertigung: Vom Experiment zur Wettbewerbsstrategie
Pragmatischer KI-Einstieg schlägt großen Masterplan
Jens Schulte, Prokurist der ams.Solution AG, brachte die Kernbotschaft des Kongresses auf den Punkt: „Unternehmen sollten KI gezielt und mit überschaubaren Projekten angehen – so kann sich die Wirkung der Technologie nachhaltig entfalten und schnell einen Nutzen erzielen.“
Der Appell richtete sich bewusst gegen die verbreitete Vorstellung, KI-Integration erfordere millionenschwere IT-Projekte. KI-Experte Malcolm Werchota von werchota.ai untermauerte dies mit konkreten Praxisbeispielen: Tools wie Microsoft Copilot ermöglichen bereits heute deutlich schnellere Datenanalysen in der Fertigung – ohne großen Implementierungsaufwand. Entscheidend sei dabei weniger die Technologiewahl als vielmehr die Bereitschaft der Organisation, Prozesse anzupassen.
KI im ERP: Datenbasis entscheidet über den Erfolg
Im ERP-Umfeld liegen einige der derzeit größten Potenziale für Einzelfertiger in der intelligenten Unterstützung von Angebotskalkulation, Fertigungsplanung und Materialbedarfsermittlung. Die anwesenden Branchenexperten sind sich einig, dass die Einführung von KI vor allem eine strukturelle und organisatorische Aufgabe ist und weit über den Umfang reiner IT-Projekte hinausgeht.
Unternehmen müssen vor dem Start nicht erst sämtliche Prozesse vollständig optimieren oder Datenbestände aufwendig aufbereiten. Denn dadurch verzögert sich der Einstieg unnötig und damit auch die Realisierung von Mehrwerten. KI kann vielmehr dabei unterstützen, unstrukturierte Daten aufzubereiten, Zusammenhänge sichtbar zu machen und so schnell konkrete Effizienzgewinne zu erzielen.
Antifragile Lieferketten: Störungen als Wettbewerbsvorteil
Abseits von KI wurden weitere, für mittelständische Produktionsunternehmen wichtige Themen behandelt. Prof. Dr. Marcus Fuchs von der Technischen Hochschule Mittelhessen stellte ein Konzept vor, das über klassisches Risikomanagement hinausgeht. Antifragile Lieferketten werden durch Störungen nicht nur widerstandsfähiger, sondern gestärkt. Voraussetzung ist, dass potenzielle Risikopunkte frühzeitig identifiziert werden, lange bevor eine Krise eintritt. Unternehmen mit dieser Fähigkeit können in Phasen von Versorgungsengpässen gezielt Marktanteile gewinnen, während Wettbewerber lediglich reagieren können.
Cybersecurity: Neue Angriffsvektoren in vernetzten Produktionsbetrieben
Immanuel Bär von der ProSec GmbH demonstrierte live, wie schnell nicht nur ungeschützte Kameranetzwerke von außen kompromittiert werden können. Seine Kernaussage: Moderne Cyberangriffe nutzen zunehmend Einfallstore, die Unternehmen bislang nicht als Sicherheitsrisiko betrachten – von Konferenzsystemen bis zur Gebäudetechnik. Für Fertigungsunternehmen, die Betriebstechnik- und IT-Netzwerke verstärkt verknüpfen, ergibt sich daraus erheblicher Handlungsbedarf.
Circular Economy: Modulare Bauweise als Margenhebel
Prof. Dr.-Ing. Günther Schuh vom Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen zeigte, dass zirkuläre Wertschöpfung kein Widerspruch zur wirtschaftlichen Produktion in der Einzel- und Kleinserie sein muss. Modulare Produktbauweisen erleichtern Reparatur, Wiederverwendung und funktionale Upgrades – und erhöhen damit gleichzeitig die Marge pro Einheit. Gerade Einzelfertiger, die ohnehin kundenspezifische Lösungen entwickeln, können diesen Ansatz als strategisches Differenzierungsmerkmal positionieren.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
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ams.Solution AG: Deutlich professionellere Prozessbasis durch ams.erp
Das Metallbauunternehmen aus dem Fichtelgebirge ist spezialisiert auf die Verarbeitung von Blechen und Rohren. Die Kunden stammen zumeist aus dem Stahlwerksbereich, der Automobil- und Glasindustrie sowie aus der Lebensmittelindustrie. Darüber hinaus haben es die innovativen Produkte der Oberfranken sogar bis ins All geschafft: Für die Europäische Weltraumorganisation ESA baute Baumann zwei redundante Waagen für die Betankungsanlage der Europäischen Trägerrakete Ariane 5. Grund genug, die Prozesse auf eine professionelle Software zu stützen.
Im Rahmen seiner Recherche erstellte der Firmenchef eine Auswahlliste mit infrage kommenden Systemen, von denen er sich drei näher anschaute. „Bei ams hatten wir letztlich das beste Gefühl“, sagt und begründet dieses Gefühl damit, dass anders als bei den anderen begutachteten Lösungen weder zusätzliche Software (z.B. Linux als Betriebssystem) noch Programmieranpassungen notwendig waren, um die Lösung für seine Zwecke gewinnbringend einzusetzen. „Wenn man wie wir zuvor eine Eigenentwicklung im Einsatz hatte, die zu einhundert Prozent auf uns zugeschnitten war, laufen die Prozesse natürlich exakt so, wie man sie braucht. Mit ams.erp sind wir davon allerdings nicht weit entfernt, denn wir besaßen von Beginn an 90 Prozent der Funktionalität, die wir im Vorfeld als notwendig für unsere Abläufe definiert hatten.“
Keine Zusatzprogrammierung
Andreas Baumann räumt ein, dass für sein insgesamt 30 Mitarbeiter starkes Unternehmen, von denen sechs regelmäßig mit ams.erp arbeiten, teilweise ein wenig zu viel Funktionalität vorhanden sei. Dies sieht er allerdings nicht als Nachteil, weil ihm dieser Umstand Luft nach oben lässt. Fakt ist: Ohne kostspielige und aufwendige Zusatzprogrammierung bewegt er sich rein im Software-Standard und deckt dabei besagte 90 Prozent seiner Anforderungen ab. „Wenn man nicht viel zu kritisieren hat, dann muss das System prinzipiell ja passen“, betont er und fügt hinzu, „dass die Funktionalitäten Hand und Fuß haben.“
Zwischen 10 und 30 Projekten wickelt das Unternehmen am einzigen Produktionsstandort Thiersheim pro Jahr ab, die Laufzeiten liegen zwischen sechs Wochen und einem halben Jahr. Im Vergleich zu der Prozessabwicklung mit der sehr pflegeintensiven Eigenlösung zuvor hat der Metallspezialist deutlich an Struktur gewonnen. „Wenn sich früher einmal jemand in der Fertigung verstempelte hatte, war die Bereinigung solcher Fehler sehr umständlich. Das geht heute deutlich einfacher, wir sind deutlich professioneller aufgestellt“, sagt der Geschäftsführer.
Als Pluspunkte für ams nennt Andreas Baumann zunächst die sauber durchstrukturierte Oberfläche. Die Darstellung der Arbeitsbereiche erachtet er als sehr gut gelöst, speziell die Verknüpfungen der Tabellen. Baumann: „Auch der gesamte Aufbau der Stücklisten und die Trennung zwischen Auftrag und Fertigung ist optimal umgesetzt.“
Dort, wo im Standard doch einmal etwas fehlen sollte, ist der Geschäftsführer in der Lage, selbst einzugreifen, um entsprechende Reports, Scripts oder auch Zusatzfunktionen zu erstellen. Als Beispiel führt er an, mehrere Stücklistenpositionen gleichzeitig freigeben zu können, was zunächst im Standard nicht möglich war. Es ließ sich entweder eine Position freigeben oder gleich eine ganze Liste. Hier besserte Baumann für seine Zwecke nach, was zeigt, dass ams.erp die notwendige Flexibilität besitzt, solch kleineren Anpassungen ohne Weiteres und ohne kostspielige Beratung zuzulassen.
Keine zusätzliche Beratungsleistung erfoderlich
Wenn, wie bereits mehrfach geschehen, einige dieser Funktionalitäten dann mit einem Update im ams-Standard verfügbar sind, entfernt Andreas Baumann die Anpassungen wieder. Zugute kommt ihm bei seinen Aktivitäten im System dessen umfassende Hilfe-Funktion, die eine Kontaktaufnahme beim Support in den allermeisten Fällen unnötig macht. „Und wenn ich doch einmal mit einer Anfrage beim Support anrufen muss, sind die Mitarbeiter immer sehr schnell, ohne direkt eine Beratungsleistung in Rechnung stellen zu wollen.“
Auftragszeiten werden bei Baumann mit der integrierten Zeitwirtschaftslösung ams.time gestempelt, die Eingaben erfolgen über die Terminalsoftware ams.terminal, für die ein PC mit Touchscreen ausreicht. Damit war der Einsatz um ein Vielfaches günstiger als die Lösungen von Spezialanbietern in diesem Bereich. Geplant ist die Umstellung der Buchhaltung, wo die bislang eingesetzte Software abgelöst werden soll, um einen durchgängigeren Prozessablauf zu erreichen. Erwogen wird der Einsatz der ebenfalls integrierten Lösung ams.finance.
Grundsätzlich verfolgt Andreas Baumann das Ziel, möglichst den jeweils aktuellen Versionsstand von ams.erp zu nutzen. Aufgrund der wenigen Anpassungen sind Release-Wechsel mit wenig Aufwand verbunden: „Dadurch, dass wir uns sehr nah am Software-Standard bewegen, müssen wir nicht langwierig testen. Meist geht es nur um einige Kleinigkeiten“, berichtet der Firmenchef.
Insgesamt ist der Einsatz von ams.erp bei der Baumann Maschinenfabrik ein exzellentes Beispiel dafür, dass ein professionelles ERP-System auch im kleineren Mittelstand volle Wirkung erzielen und das Anwenderunternehmen auf ein deutlich solideres Prozessniveau heben kann.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
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Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
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Standards sorgen für Flexibilität und Individualität
Viele der weltweit führenden Automobilhersteller und -zulieferer setzen seit langem auf die Technologielösungen des 1978 als Konstruktionsbüro gegründeten Unternehmens, das sein Tätigkeitsfeld und Produktportfolio im Laufe der Zeit kontinuierlich ausbauen und sich in diversen Branchen etablieren konnte. Der Fokus liegt nach wie vor auf dem Bau von Anlagen für die Montage-Prüftechnik, darüber hinaus gehören aber auch Produktionssysteme für Fahrzeuginterieur-Komponenten, Prüfstände zur Störgeräuschanalyse von Automobilen sowie Anlagen für den Bereich Umwelttechnologie zum Leistungsspektrum. Bei letzterem geht es in erster Linie um ein patentiertes System zur chemiefreien und energiesparenden Reinigung von Abwasser mittels speziell entwickelter Filtermembrane. In den letzten Jahren stieg zudem der Anteil von Montagetechnik für E-Mobility-Komponenten stetig an. Bei der Entwicklung entsprechender Montageanlagen für Gesamtspeichersysteme, Electrical Drive Units (Elektroantriebe, Verschaltungstechnik) und der dazugehörigen Ladetechnik kommt den AKE-Spezialisten ihre langjährige Erfahrung und ihr fachspezifisches Automations-Know-how zugute.
Ausgehend von dem stets individuellen Kundenbedarf bieten die Niederbayern leistungsfähige Einzelanlagen oder vollautomatisierte, integrierte Fertigungs- und Prüfsysteme an. Das Angebot schließt sämtliche Projektschritte ein – von der Beratung, Entwicklung und Konstruktion über das Prototyping und das Projektmanagement bis hin zur Fertigung, Montage und After-Sales-Betreuung.
Interne Organisationsstruktur sollte verbessert werden
Während die Automatisierung der Fertigungs- und Prüfprozesse seiner Kunden seit jeher die Kernkompetenz von AKE darstellt, offenbarte sich bei der Effektivität der firmeninternen Abläufe hingegen zunehmend Nachholbedarf. Dieser hatte seine Ursache zum einen darin, dass die Belegschaft ab 2014 innerhalb weniger Jahre von ca. 65 auf knapp 250 Personen angewachsen war. Zum anderen erkannten die Firmenverantwortlichen aufgrund steigender Marktanforderungen und mit Blick auf die Wahrung der eigenen Qualitätsansprüche die Notwendigkeit, die interne Organisationsstruktur insgesamt zu verbessern. Im Zentrum ihrer Überlegungen stand dabei, im ersten Schritt vor allem im Einkauf und in der Warenwirtschaft effizientere Vorgänge zu etablieren und über einen durchgängigen Datenfluss die budget- und termingerechte Abwicklung der Projekte sicherzustellen. Bewusst war ihnen, dass dieses Ziel nur mit einer integrierten ERP-Software zu erreichen war, welche die bis dato eingesetzten Insellösungen – meist Word und Excel – ersetzen sollte.
Der Evaluierungsprozess für ein passendes System begann Ende 2017 unter Einbeziehung eines externen IT-Beraters, der aufgrund seiner langjährigen Tätigkeit für AKE in der Lage war, eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Er identifizierte eine Handvoll infrage kommender Anbieter, mit denen sich die Entscheidungsträger in der Folge ausgiebig beschäftigten. Nach und nach kristallisierte sich dabei heraus, dass ams.Solution den speziellen Bedarf mit seinem Multiprojektmanagement-System ams.erp und dessen Fokussierung auf die Losgröße 1+ am besten erfüllte. Besuche bei Referenzkunden aus der Einzelfertigung bestätigten diese Einordnung.
Michael Schurm, der seit 2022 als einer von zwei operativen Geschäftsleitern fungiert und neben dem Vertrieb auch den Bereich IT verantwortet, beschreibt es als eine nach wie vor geltende Kernanforderung an das System, sich als Sondermaschinenbauer mit hohem Einzelfertigungsanteil bei der Abwicklung seiner Hauptprojekte, Unteraufträge sowie der vielen kleineren Service- und Ersatzteilaufträge nicht „verbiegen“ zu müssen. Vielmehr sollte die Software im Standard flexibel genug sein, die grundlegenden Abläufe eines Unikatfertigers ohne größere Anpassungen abzubilden. Dass dieser Plan erfolgreich umgesetzt werden konnte, bestätigt neben Michael Schurm auch die ERP-Projektleiterin Andrea Haider. Außer einigen Feldverlängerungen gebe es keinerlei Zusatzprogrammierung, die die Release-Fähigkeit beeinträchtigen.
Am Software-Standard orientierter durchgängiger Prozess
Zusammen mit den ams-Spezialisten ist es gelungen, einen durchgängigen Prozess zu etablieren, der im Vertrieb startet und den gesamten Beschaffungsvorgang und die Materialwirtschaft wie geplant transparenter gestaltet. ams.erp wandelt Angebote von Hause aus automatisch in Aufträge, woraufhin die mechanische Konstruktion und die E-Planung ins Spiel kommen. „Über eine Schnittstelle werden die Stücklisteninformationen entsprechend der Struktur der jeweiligen Anlagentypen automatisiert vom CAD-Programm Catia an ams.erp übergeben und danach von der Arbeitsvorbereitung bearbeitet“, beschreibt Andrea Haider den Ablauf.
Eine Arbeitsvorbereitung (AV) wurde erst mit der Implementierung des ERP-Systems etabliert, nachdem zuvor immer der langjährige Fertigungsleiter allein hatte abwägen müssen, welche Teile selbst gefertigt und welche hinzugekauft werden sollten. Da digitale Daten nicht zur Verfügung standen, diente einzig sein Erfahrungsschatz und seine Kenntnis über die jeweiligen Maschinen als Entscheidungsgrundlage. Bestellungen wurden ausschließlich über Excel getätigt und die Dokumente zu einem Auftrag in einem Ordner abgelegt. „Dazu musste man genau wissen, in welchem Ordner man suchen musste, um an bestimmte Informationen zu einem Auftrag zu gelangen“, erinnert sich die ERP-Projektleiterin und fügt hinzu, dass dieses Verfahren für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter heute kaum mehr vorstellbar sei.
Durch den Einsatz der integrierten Software konnten aber nicht nur ehemals aufwendige manuelle Prozesse digitalisiert und beschleunigt werden. Denn auf Basis der (nach wie vor auftragsbezogenen) Bestellungen und der Buchungen aus der Materialwirtschaft, deren Anzahl dank der konsequenten Systemnutzung folgerichtig täglich zunimmt und damit immer genauere Daten liefert, ergeben sich eine ganze Reihe zusätzlicher Informationen. „Dank der ERP-Unterstützung können wir inzwischen auswerten, wie oft wir bestimmte Teilenummern verwenden und welche Teile wir tatsächlich häufiger fertigen oder bestellen als wir zuvor glaubten“, berichtet Andrea Haider. Infolgedessen konnte beispielweise ein Lagerbestand für kleinere Normteile aufgebaut werden.
Datenbasis liefert weitreichende Rückschlüsse
Darüber hinaus lassen sich mit ams.erp unkompliziert Fertigungsgleichteile ermitteln. Wenn also ein bestimmtes Teil in einem gewissen Zeitraum für verschiedene Aufträge mehrfach benötigt wird oder in verschiedenen Baugruppen zum Einsatz kommt, muss die jeweilige Bearbeitungsmaschine – beispielsweise eine Fräsmaschine – nur noch einmal eingestellt werden, um das Teil in der gewünschten Anzahl direkt nacheinander zu fertigen. Zuvor musste für jedes Teil immer wieder umgerüstet werden, was entsprechend aufwendig und zeitkonsumierend war. „Heute kann der Fertigungsleiter anhand eines Dashboards erkennen, welche Teile in welchem Zeitraum wie oft gefertigt werden müssen und kann somit vorausschauend planen“, so die ERP-Projektleiterin. Hinzu kommt, dass im Gegensatz zu früher, als für gleiche Bauteile diverse Bezeichnungen vergeben wurden, Gleichteile heute dieselbe Zeichnungsnummer besitzen. Auf dieser Basis gelingt es laut Andrea Haider auch einem absoluten Sondermaschinenbauer wie AKE einen gewissen Grad an Standardisierung zu erreichen.
Vor dem Hintergrund der beschriebenen Verbesserungen konnte inzwischen eine Vormontage für kleinere Baugruppen etabliert werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedienen sich dazu aus Regalen mit Standardteilen, die regelmäßig verbaut werden. Positiv wirkt sich dabei die Nähe zur Konstruktion und zur Fertigung aus, deren Teammitglieder im Bedarfsfall unterstützend zur Seite stehen können.
Was den speziellen Zuschnitt der ERP-Software auf die Unikatfertigung anbelangt, zahlt sich neben der Funktionalität der wachsenden Auftragsstückliste vor allem die Möglichkeit aus, mit und ohne Artikelnummern arbeiten zu können. Gerade die langen Lieferzeiten und Materialengpässe der Jahre 2020 bis 2022 verdeutlichen, warum das Änderungsmanagement im Rahmen der fertigungsbegleitenden Konstruktion ein wichtiger Faktor bei der Systemauswahl gewesen war. „Langläufer bestellen wir, sobald die Maschinenkonfiguration weitestgehend klar ist, aber bevor die Konstruktion die letztliche Ausprägung kennt“, beschreibt Andrea Haider den Vorgang, der maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit der Projekte beiträgt. Die Langläufer werden dabei als Artikel geführt, während außer den identifizierten Gleichteilen und einigen wiederkehrenden Standardkomponenten wie Maschinenfüßen sämtliche Fertigungsteile als sogenannte O-Teile ohne Artikelnummern in die Stücklisten eingehen. Als Grund dafür führt die Projektleiterin an, den Artikelstamm möglichst kleinhalten zu wollen: „Wir liegen derzeit bei 16.000 bis 17.000 Artikeln, während wir bei Hinzunahme der Fertigungsteile auf das fünf- oder sechsfache kämen.“
Arbeitserleichterungen in allen Bereichen summieren sich
Rege genutzt werden bei AKE die sogenannten Zusatzfunktionen, über die ams.erp ohne Gefährdung der Release-Fähigkeit von den Kunden eigenständig individualisiert werden kann. Diese Dienste werden ähnlich wie event-gesteuerte Workflows in das Kontextmenü integriert und liefern auf Wunsch weiterführende, nützliche Informationen oder verschlanken Abläufe. Die Passauer nutzen eine solche Zusatzfunktion beispielsweise in der Arbeitsvorbereitung, wo mit ihrer Hilfe alle anfallenden Klicks zusammengefasst werden. Dadurch ist es möglich, durch eine komplette Stücklistenstruktur zu gehen und sich alle dazugehörigen Arbeitspläne anzeigen zu lassen. Über eine Datenbankabfrage wird ersichtlich, ob bestimmte Teile – es können auch O-Teile sein – mit bestimmten Zeichnungsnummern schon einmal gefertigt wurden. Sollte dies der Fall sein, können die entsprechenden Arbeitspläne und -zeiten der gleichen Teile in eine neue Stückliste übertragen werden. Nach dem Hineinkopieren der Informationen in die Stückliste erfolgt lediglich noch eine Prüfung und die Freigabe, wodurch der gesamte AV-Vorgang erheblich schneller vonstattengeht.
Es sind diese und ähnliche Arbeitserleichterungen, die die Prozesse insgesamt beschleunigen: „Ähnlich wie in der AV lassen sich auch in der Buchhaltung und in anderen Bereichen mehrere kleinere Prozessschritte sinnvoll zusammenfassen. Was sich dabei über einen ganzen Tag hinweg an Zeiteinsparungen summiert, ist immens“, zeigt sich Andrea Haider zufrieden. Auf diese Weise habe man auch die Mitarbeitenden mitnehmen können, von denen die meisten zuvor keinerlei Erfahrungen mit ERP-Systemen besaßen. Auch, wenn viele der Nutzung des Systems zu Beginn kritisch gegenüberstanden, erkennen sie inzwischen, welche Vorteile es mit sich bringt, in Echtzeit an Informationen zu gelangen. Die Mitarbeiter in der Mechanik beispielsweise schauen sich Zeichnungen heute fast ausschließlich digital an.
Mitarbeiterakzeptanz als Schlüssel zum Erfolg
Die anfängliche Skepsis beschreibt Geschäftsleiter Michael Schurm als einen normalen Zustand. Seiner Erfahrung nach gibt es im Mittelstand kaum ein schwierigeres betriebliches Vorhaben als eine ERP-Implementierung, denn dazu sei die Akzeptanz aller Nutzer die absolute Grundvoraussetzung. Der Schlüssel zum Erfolg bei AKE liegt in seinen Augen in der Kombination verschiedener Faktoren: einer exzellenten Vorbereitung, der stetigen Unterstützung durch die Firmeninhaber und einer konsequenten Wissensvermittlung. „Es ist entscheidend, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anzuleiten und sie unter Einbeziehung der Key User an das System heranzuführen. Dabei geht es nicht nur um das System selbst, sondern um das grundlegende Verständnis für die durchgängige Arbeitsweise. Wir möchten vermitteln, dass das System jeder und jedem Einzelnen sowie auch der Belegschaft insgesamt das Leben leichter macht“, sagt Schurm.
Nachdem der eigentliche Implementierungsprozess sehr gut verlaufen ist und die Arbeit mit dem System gut funktioniert, blickt Michael Schurm gleich schon wieder nach vorne. Er hält es für einen häufig zu beobachtenden Fehler in mittelständischen ERP-Projekten, eine Software mit vergleichsweise hohem Aufwand einzuführen und sich dann damit zu begnügen, sie grundsätzlich sauber ans Laufen gebracht zu haben – anstatt davon auszugehen, dass das System weiteres Potenzial bereithält. Sein Ziel ist es daher, noch mehr aus den ohnehin in ams.erp vorhandenen Daten herauszuholen. Allerdings folgt er dabei immer einem unternehmerischen Ansatz: „Es nützt nichts, besser strukturiert, dabei aber weniger wirtschaftlich zu sein. Und es geht auch nicht darum, sich selbst besser zu verwalten, sondern darum, effektiver zu arbeiten. Das heißt, dass der Einsatz der Software keine höheren Kosten und Aufwand verursachen darf als es die zu behebenden organisatorischen Defizite getan hätten.“
Kein Ausruhen auf dem Erreichten
Dass bei ams im Grunde das Gegenteil der Fall ist, fügt er gleich im Anschluss an. Er stellt sich denn auch selbst die rhetorische Frage, inwieweit die Koordination und das Informationsmanagement rund um die Themen Warenfluss, Personal- und Auftragszeiterfassung, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Produktion, Nachweispflichten und Lagerhaltung mit zwei im Stadtgebiet verteilten Werken ohne durchgängiges System heute überhaupt zu bewerkstelligen wären. Natürlich müsse die Wirtschaftlichkeit der Neuanschaffung einer ERP-Software genau geprüft werden, ebenso müsse man jedoch fragen, ob ein wirtschaftliches Arbeiten und eine zielorientierte Firmenentwicklung ohne ERP-System generell noch möglich wären.
Die Antwort darauf gibt sich Michael Schurm gewissermaßen selbst, wenn er sagt, ams.erp habe in großem Maße dazu beigetragen, dass AKE als eines der erfolgreichsten Unternehmen in seinem Marktsegment aus den Jahren der akuten Lieferkrise von 2020 bis 2022 herausgegangen ist. „Weil wir dank der Software so gut strukturiert waren, konnten wir gerade in dieser Zeit jedem Kunden Auskunft zum Status der Materialversorgung geben. Dies war extrem wichtig und wäre bei der Menge der Projekte anders gar nicht mehr zu schaffen gewesen.“
Nachdem die angestrebten Prozessverbesserungen in der Warenwirtschaft, im Einkauf, beim Verbuchen in den Projekten sowie hinsichtlich der Nutzung der weitreichenden Auswertungsmöglichkeiten realisiert werden konnten, geht es nun daran, die erwähnten nächsten Schritte zu gehen. Dazu gehört unter anderem der Bereich Mobility. Im Wareneingang und im Lager soll perspektivisch vermehrt mit Scannern gearbeitet werden, weswegen sämtliche Kisten und Regale mit QR-Codes ausgestattet werden. In der Fertigung ist bereits ein erstes mobiles Gerät im Einsatz, mit dem die Fertigungsbegleitkarten erfasst und dadurch mehrere manuelle Arbeitsschritte zusammengefasst werden: die Buchung des Rohmaterials, das Fertigmelden der Arbeitsgänge bzw. der ganzen Stückliste nach Fertigstellung und die Qualitätskontrolle der jeweiligen Teile. Wie auch in der Phase der Implementierung und der Zeit der Erstnutzung fühlt sich Michael Schurm auf dem Weg zu neuen Anwendungsmöglichkeiten von den ams-Experten gut beraten und angeleitet.
Projektmanagement-Cockpit wird Planung erleichtern
Release-Updates verlaufen aufgrund der Nähe zum Software-Standard reibungslos, sodass auf diese Weise stetig Optimierungen und neue Funktionalitäten hinzukommen, die die Effizienz steigern. Fest eingeplant ist zudem die Einführung des Projektmanagement-Cockpits ams.project. Das Modul ermöglicht die unternehmensweite Termin-, Budget- und Ressourcenplanung, was bedeutet, dass dank nahtloser Integration alle terminrelevanten Daten aus ams.erp, beispielsweise Auftragspositionen, Baugruppen, Bestellungen oder Lieferblöcke, automatisch in der Planung berücksichtigt werden und als Meilensteine oder Vorgänge direkt sichtbar sind. „ams.project wird uns bei der Projektierung und Planung entscheidend unterstützen, weil die Auslastung natürlich entscheidend ist für die Annahme neuer Aufträge“, konstatiert Michael Schurm. Der Vertriebsverantwortliche verspricht sich eine Menge von dem Einsatz des Cockpits, vor allem natürlich in Sachen Personalbedarfsplanung. Er möchte prognostizieren können, ob es in einer bestimmten Abteilung in einem halben Jahr zu einem eklatanten Engpass kommen könnte. Bislang lief diese Planung über Excel, doch diese sei meist zu grob und zu ungenau gewesen. „Beginnend mit der Grobplanung möchten wir künftig zunehmend granularer und feiner planen können, ohne uns in den Feinheiten zu verlieren. Das Ziel ist eine globale Übersicht.“
Rückblickend bewertet der Geschäftsleiter die ERP-Implementierung ebenso wie Andrea Haider als wichtigen Schritt für die Weiterentwicklung des Unternehmens. „Insgesamt verlief die Einführung wirklich gut“, stellt die Projektleiterin fest. „Wir nutzen ams.erp intensiv seit dem ersten Tag, also dem 1. April 2019. Wir haben das System auch nicht schrittweise eingeführt, sondern nach der Devise: Und los!“ Inzwischen werden bei AKE 80 Lizenzen genutzt. Und wenn die Verwendung des Systems, wie von Michael Schurm beschrieben, an den entscheidenden Stellen mit sinnvollen Funktionalitäten und Modulen ausgebaut wird, werden sicher noch einige hinzukommen – solange es wirtschaftlich Sinn ergibt. Für weiteres Wachstum liefert ams.erp in jedem Falle ein zukunftsfähiges und zugleich starkes Fundament.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
Weiterführende Informationen: www.ams-erp.com
ams.Solution AG
Rathausstraße 1
41564 Kaarst
Telefon: +49 (2131) 40669-0
Telefax: +49 (2131) 40669-69
https://www.ams-erp.com/
PR-Manager
Telefon: 02131 4066929
E-Mail: g.piech@ams-erp.com
ams.Solution AG: Spezialist für Industrieautomation setzt im Projektgeschäft auf ams.erp
Als Gründe für die Suche nach einem geeigneten ERP-System führt Firmengründer und Geschäftsführer Frank Seiferth an, dass die Erweiterung der Geschäftsaktivitäten in Richtung eigenem Sondermaschinenbau neben der Vergrößerung der Belegschaft auch wachsende Anforderungen hinsichtlich Montageautomation, Handhabungstechnik und Robotik mit sich gebracht hatte. „In diesem Zusammenhang zeigte sich, dass wir unsere eigenen Prozesse und Abläufe an diversen Stellen deutlich besser strukturieren und nachvollziehbarer gestalten mussten.“ Als Beispiel nennt er den inzwischen viel höheren Materialeinsatz, der künftig sicher über das System anstatt wie bisher über Excel verwaltet wird. Die Arbeit mit Excel besaß für Frank Seiferth generell den Nachteil, viele separat voneinander vorgehaltene Daten immer wieder aufwendig pflegen und für Auswertungen manuell zusammenführen zu müssen. Damit sei ein projektbezogenes Kostencontrolling ebenso wenig umsetzbar wie eine effiziente Lagerwirtschaft.
Auf Basis eines intern erstellten Lastenheftes wurden fünf ERP-Anbieter zu Präsentationen ins Haus eingeladen. „Wir haben letztlich ams.erp gewählt, da es für die Abbildung unserer diversen Aktivitäten am besten geeignet ist: Sowohl für den Sondermaschinenbau mit Stückzahl 1 und vielen Varianten als auch für reine Engineering- und Softwareentwicklungsprojekte“, sagt der Geschäftsführer. Funktional hebt er unter anderem die Möglichkeit der baugruppenbasierten Kalkulation hervor. Zudem bewertet er das Fachwissen und die Beratungsleistung der ams-Mitarbeitenden äußerst positiv. Es sei von Beginn an klar gewesen, dass die Consultants die von Seitec formulierten Anforderungen verstehen und in der Lage sind, auf die individuellen Belange des Unternehmens einzugehen. Die bei ams.Solution vorgeschaltete Möglichkeit der ausführlichen Geschäftsprozessmodellierung sagte ihm ebenfalls zu.
Angesprochen auf die Haupteffekte, die er sich durch den künftigen Einsatz von ams.erp verspricht, nennt Frank Seiferth die Etablierung eines effektiveren, transparenteren und kostentechnisch besser zu überwachenden Projektdurchlaufs. Weiterhin sollen neben der Optimierung der Materialwirtschaft bessere Kalkulationsgrundlagen geschaffen werden. „Insgesamt wollen wir die Anzahl der personenunabhängigen Prozesse erhöhen“, schließt der Geschäftsführer, wodurch die Digitalisierung seines eigenen Unternehmens entscheidend vorangetrieben wird.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
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Weiteres Wachstum auf Basis klar definierter Prozesse mit ams.erp
unter anderem in Kläranlagen, in Kraftwerkensowie im Rahmen von Renaturierungs- und Hochwasserschutzprojekten zum Einsatz kommen. Seit Florian Unseld die Geschäftsleitung 2018 infolge eines Eigentümerwechsels übernahm, treibt er zudem den Aufbau
eines zweiten Standbeins voran: Der Bau von Entalkoholisierungsanlagen für kleine und mittelständische Brauereien soll zusätzlich zu der kontinuierlichen Erweiterung des angestammten Geschäftsfelds neue Potenziale heben. Erste Erfolge stellten sich schnell ein: Bis 2021 verdoppelte sich die Mitarbeiterzahl innerhalb von drei Jahren bereits auf mehr als 20. Um das kommende Wachstum organisatorisch abzusichern, entschieden sich die Verantwortlichen 2019 für die Implementierung der durchgängigen Geschäftssoftware ams.erp, die auf die besonderen Anforderungen des Multi-Projektmanagements in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung zugeschnitten ist.
Die Entwicklung der ATEC GmbH, die 2001 als kleines Ingenieurbüro an den Start ging, weist einige markante Eckpunkte auf. Lange Zeit agierte das Unternehmen ausschließlich als verlängerte Werkbank eines konzernzugehörigen Mittelständlers, für den man das Engineering und zunächst auch den Zukauf extern gefertigter Armaturen übernahm. Ab 2012 wurden dann eigene Produktionskapazitäten aufgebaut, wodurch die Mitarbeiter umfangreiches Fertigungs-Know-how erwerben und zugleich höchste Qualitätsstandards garantieren konnten. Die Fokussierung auf die rein technischen und abwicklungsrelevanten Aspekte führte allerdings dazu, dass nach dem Ende der Zusammenarbeit mit dem mittelständischen Unternehmen so gut wie keine Vertriebs- und Vermarktungsstrukturen vorhanden waren. Auch hinsichtlich der internen Ablauforganisation bestand Nachholbedarf. „Von Beginn an besaß ATEC einen relativ hohen Exportanteil und große technische Expertise. Lediglich seitens der ITgestützten Projektabwicklung, beispielsweise in den Bereichen Materialwirtschaft und Angebotserstellung, hinkten wir zugegebenermaßen recht weit hinterher“, fasst Florian Unseld die Ausgangslage vor dem ERPAuswahlprozess zusammen.
Die Ziele, die der Firmenchef mit der Implementierung einer professionellen Geschäftssoftware verfolgt, sind vielfältig. Es beginnt mit ganz Grundlegendem; etwa damit, ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen abzugeben. Lange Jahre musste sich das Unternehmen nicht mit der Gestaltung und dem Layout von Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen befassen, weil dies im Rahmen der Kooperation nicht notwendig war. Mangels Alternativen kamen im Zuge der Eigenständigkeit dann Word und Excel zum Einsatz, was dazu führte, dass sämtliche Angebote unterschiedlich aussahen. Zusätzlich erwies sich die Erstellung solcher Dokumente wegen der fehlenden Standards immer als langwierig und zäh. Sie mit ams.erp nun auf Knopfdruck in immer gleicher Form erzeugen zu können, gibt den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre eigentlichen Tätigkeiten. Dies alleine steigert bereits ihre Motivation, mit der Software zu arbeiten.
ALLES ANDERE ALS KATALOGWARE
Übertragen auf das gesamte Unternehmen sind die positiven Effekte natürlich noch erheblich weitreichender, was in erster Linie an der Ausrichtung des ERP-Systems auf die speziellen Anforderungen der Projektabwicklung im Umfeld der Unikat- und Kleinserienfertigung liegt. „Wenn man unsere Produkte zum ersten Mal sieht, könnte man meinen, es handele sich um Katalogware. Aber das Gegenteil ist der Fall: Im Grunde gleicht kein Auftrag dem anderen“, macht der Geschäftsführer deutlich. Die Absperrorgane, Dammbalken, Rückstauventile und Klappwehre, die beispielsweise in Kläranlagen dazu dienen, Absetzbecken zu verriegeln, oder die an kleineren Flüssen für die notwendigen Wasserstandsregulierungen sorgen, um dezentral Energie erzeugen zu können, unterscheiden sich nicht nur in ihren Abmessungen und Wandstärken, sondern auch hinsichtlich ihrer Antriebe, Befestigungen und Öffnungseigenschaften. Manche verfügen über Elektroantriebe, andere über pneumatische Antriebszylinder und wieder andere über Hydraulikzylinder. Die Armaturen können eingegossen, an Betonwänden angedübelt oder seitlich verschraubt sein und sie öffnen mal nach oben und mal nach unten. Die Stärke des Unternehmens besteht darin, dass alle Armaturen modular aufgebaut sind und je nach Anforderung kundenindividuell und maßgeschneidert konfiguriert werden können.
Kläranlagen und Kraftwerke werden hierzulande kaum noch neu gebaut. In der Regel geht es um ihre Instandhaltung und Modernisierung, für die einzelne, passgenaue Armaturen benötigt werden. Anders verhält es sich in aufstrebenden Wirtschaftsnationen wie China, wo derzeit sehr viele Bauwerke zur Wasserreinigung und Energieversorgung entstehen. Handelt es sich um Anlagen gleichen Typs, ergibt sich für das schwäbische Unternehmen die günstige Situation, Kleinserien von bisweilen mehreren Dutzend identischen Armaturen liefern zu können.
Dies ändert jedoch prinzipiell nichts daran, dass jeder Auftrag aufgrund der sich stets ändernden Produktkonfigurationen als separates Projekt betrachtet wird. Die Verantwortlichen um Florian Unseld standen folglich vor der Herausforderung, eine integrierte ERP-Software zu finden, die zum einen alle Organisationsbereiche vom Vertrieb über den Einkauf und die Materialwirtschaft bis hin zum Versand durchgängig abbildet, zum anderen benötigt ATEC als Fertiger von Unikaten und Kleinserien in vielen Projektphasen Gestaltungsfreiraum: „Wir haben nach einem System gesucht, das flexibel ist, uns nicht überfordert und uns gleichzeitig die Möglichkeit bietet, gemeinsam mit ihm zu wachsen. Wir haben nach einem System gesucht, das uns die Leitplanken für eine moderne Organisationsstruktur liefert.“ Es sollte zudem einanwenderfreundliches System sein, das keine überbordende Administration verlangt, um es mit Leben zu füllen.
FLEXIBILITÄT UND LEITPLANKEN
Besagten Freiraum gewährt ams.erp etwa auf Stücklisten-und Artikelebene. Denn wie in der Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigung üblich, kennt man auch bei der ATEC GmbH zum Zeitpunkt der Auftragserteilung die letztliche Ausprägung des zu fertigenden Produkts im Regelfall nicht komplett. Dies hat zur Folge, dass wichtige Wertschöpfungsprozesse wie Konstruktion, Beschaffung und Produktion zeitlich parallel stattfinden. Die Funktionalität der wachsenden Stückliste bietet die Möglichkeit, die Beschaffungs- und Fertigungsabläufe zu einem Zeitpunkt zu starten, an dem die Konstruktion noch in vollem Gange ist.
Darüber hinaus erlaubt die Software das Arbeiten mit Artikeln ohne Artikelnummern. Die Wiederverwendung von Artikelnummern bringt nur solchen Unternehmen Vorteile, die große Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Auch wenn durchaus einige Standardkomponenten wie Wandkonsolen oder Wandhalterungen auf Lager gefertigt werden, stellt ATEC überwiegend Einzelstücke oder geringe Stückzahlen mit hoher Teilevarianz her.
Statt also Stammdaten wie Artikelnummern zu pflegen, kommt es hier darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können. Im Anschluss wandelt das System angenommene Angebote automatisch in Aufträge um, sodass die Auftragsabwicklung unverzüglich einsetzen kann: Die Mitarbeiter in der Arbeitsvorbereitung, im Einkauf, in der Fertigung, der Materialwirtschaft und der Montage können sich in ams.erp jederzeit über den Projektfortschritt und über die in ihren Bereichen anstehenden Aufgaben informieren.
Bei den inländischen Aufträgen handelt es sich zumeist um kommunale Infrastrukturprojekte mit sehr langen Laufzeiten und Genehmigungsprozessen. Als Beispiele nennt Florian Unseld die Modernisierung der Kläranlage Köln-Stammheim – eines der zurzeit größten Projekte seiner Art – und die Renaturierung des Flusses Emscher im Ruhrgebiet. Der Firmenchef ist stolz darauf, die Armaturen für Europas größtes „Waste Water Treatment“-Projekt zu liefern, in dessen Rahmen das Abwassermanagement für die gesamte Region mit Milliardeninvestitionen neu strukturiert wird. Unter dem Ruhrgebiet entstand ein 50 Kilometer langer Kanal mit einer Röhre von bis zu drei Meter Durchmesser. In ihr wurden Schächte zur Oberfläche hin angelegt, in denen sich das Wasser anstauen lässt, um in nachgelagerten Kanalbereichen Wartungen und Reparaturarbeiten durchführen zu können.
Dieses Anstauen geschieht über Absperrschieber von ATEC mit ebenfalls bis zu drei Meter Durchmesser, die einem enormen Druck standhalten müssen.
ZWEITES GESCHÄFTSFELD
Um das eigene wirtschaftliche Risiko besser zu verteilen und sich von der fast ausschließlichen kommunalen Auftragsvergabe unabhängiger zu machen, will Florian Unseld mit dem Bau von Entalkoholisierungsanlagen für kleinere und mittlere Brauereien ein neues Geschäftsfeld erschließen. In demselben Maße, wie der Konsum von Industriebier seit Jahren rückläufig ist und die Verbraucher zunehmend zu regionalen Bieren und außergewöhnlichen Sorten tendieren, steigt auch der Absatz von alkoholfreiem Bier, das viele inzwischen als isotonischen Durstlöscher sehen. In diese Lücke will ATEC hineinstoßen, was neben der besseren Risikoverteilung auch einen positiven Effekt auf die Auslastungskapazitäten hat. Die Installation neuer Bierabfüllanlagen, die im Normalfall kundenindividuell angepasst werden, erfolgt traditionell eher in den Wintermonaten, wenn die Arbeit in Kläranlagen oder im Umwelttechnikbereich aufgrund der Witterung meist brachliegt.
Das nun angestrebte Wachstum mitsamt zweitem Geschäftsfeld in der Getränkebranche, in der Florian Unseld vor seinem Eintritt bei ATEC lange Jahre tätig war, will natürlich betriebswirtschaftlich und organisatorisch bestmöglich unterfüttert sein. Dafür benötigt er aktuelle Daten zur generellen Unternehmensentwicklung, zum gegenwärtigen Status der Auslastung und der Projektabwicklung sowie zur Rentabilität der laufenden Aufträge. Dass dies mit Word und Excel schlichtweg nicht im erforderlichen Maße gelänge, war ihm von Beginn an klar: „In einem integrierten ERP-System, in dem die Daten zentral vorgehalten werden und in dem sämtliche Reports und Belege aus dem System heraus generiert werden, ist die Richtigkeit der Dokumente sichergestellt“, sagt der Geschäftsführer. Dies sei bereits ein riesiger Schritt nach vorn, denn bislang hätte aufgrund der Medienbrüche stets geprüft werden müssen, ob die Zahlen aus dem Angebot identisch waren mit jenen in der Auftragsbestätigung, der Rechnung und auf dem Lieferschein. Der Aufwand und die Fehleranfälligkeit waren entsprechend hoch.
Die Fehlerquote sinkt auch deshalb, weil die Mitarbeiter keine Aufgaben mehr erledigen müssen, die außerhalb ihrer eigentlichen Tätigkeitsbereiche liegen – so muss der Vertrieb beispielsweise keine Rechnungen mehr schreiben. Zudem erfolgen Arbeitsübergaben – anders als zuvor mit selbsterstellten Excel-Sheets – nun standardisiert. Es ist laut dem Geschäftsführer an dieser Stelle von Vorteil, zuvor kein anderes ERP-System im Einsatz gehabt zu haben, denn so entfielen die sonst bei Software- Umstellungen üblichen Diskussionen rund um die Anpassung des neuen Systems an die Vorgängerprozesse. Diese Anpassungen wird es bei ATEC nicht geben. Geplant ist, die Software in ihrem Standard zu belassen, schließlich seien die Abläufe in ams.erp branchenerprobt und hätten sich über Jahre bewährt. Außerdem bleibt auf diese Weise die Release-Fähigkeit jederzeit erhalten.
TRANSPARENZ ÜBER ALLE UNTERNEHMENSBEREICHE HINWEG
Insgesamt geht es Florian Unseld mit der Implementierung von ams.erp darum, die Zukunftsfähigkeit seines Unternehmens sicherzustellen. Für strategische Entscheidungen benötigt er größtmögliche Transparenz über alle Firmenbereiche hinweg. „Angefangen beim Kreditorenmanagement, um exakt zu wissen, welche Teile wann bestellt wurden und wann sie in die Fertigung gehen, bis hin zum Versand, wo ersichtlich sein muss, welche Teile in welcher Kiste verpackt sind und wie hoch das Gesamtgewicht der Container ist.“ Dank des integrierten Datenflusses liegen nun erstmals auch valide Zahlen zur aktuellen Kostenentwicklung vor. ams.erp liefert der Geschäftsleitung und den Projektleitern stets in Echtzeit und ohne langwierige Batch- oder Nachtläufe detaillierte Informationen darüber, inwieweit die laufenden Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Mögliche Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar. Die Gründe für die Abweichungen lassen sich bis auf Baugruppen- und
Bauteilebene zurückverfolgen, entsprechende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden.
Die umfassenden Möglichkeiten der Kalkulation erleichtern zudem das Erstellen neuer Angebote: Obwohl es sich bei der überwiegenden Mehrzahl der ATEC-Produkte um Unikate handelt, kommt es wie beschrieben immer wieder einmal vor, dass Bauteile oder Produkte abermals angefragt werden. In diesen Fällen können auf Basis der vorhandenen Kalkulationsdaten ad hoc entsprechende neue Angebote erstellt werden. Auch über den Vergleich ähnlich gelagerter Aufträge lassen sich schnell detaillierte und rentable Kundenangebote erstellen. „Die Budgetierung, die wir mit dem ERP-System nun regelrecht auf Knopfdruck erhalten, wird uns auf jeden Fall entscheidend helfen“, ist sich der Firmenchef sicher. Dies heißt konkret: ams.erp wird etwa auf Basis vergangener Projekte belastbare Aussagen dahingehend liefern, ob ATEC im kommunalen Bereich mit seinen langen Ausschreibungsketten und Zuständigkeiten das eine, vielleicht entscheidende Prozent Marge noch mitgehen kann. Annahmen basierend auf dem Bauchgefühl gehören damit der Vergangenheit an.
INTERNES PROJEKTTEAM UND AMSBERATER ARBEITEN HAND IN HAND
Was den Auswahlprozess anbelangt, war das Vorgehen wie bei ATEC üblich sehr pragmatisch. Innerhalb der Belegschaft waren einige eventuell infrage kommende Systeme bekannt und auch Florian Unseld hatte bereits mit diversen Software-Produkten gearbeitet – unter anderem mit ams.erp. „Ich hatte die Software im Rahmen meiner Tätigkeit als Projektingenieur bei einem mittelständischen Anlagenbauer für die Getränkeindustrie bereits ausführlich kennengelernt – inklusive Implementierung. Im Vergleich zu anderen Systemen war die erzielte Transparenz überragend“, zeigt er sich nachhaltig begeistert. Auch wenn die anderen ERP-Systeme in gewissen Bereichen ebenfalls Stärken hatten, lautete sein Credo für sein eigenes Unternehmen: „Wir brauchen ein solch intuitiv bedienbares und effizientes System, wie ich es vor 15 Jahren mit ams.erp kennenlernte. Das Aha- Erlebnis, das ich hatte, wollte ich auch bei meinen Mitarbeitern erzeugen.“ Möglich wurde dies seiner Meinung nach vor allem dadurch, dass ams.Solution seine ursprüngliche Philosophie der Nutzerzentrierung und Branchenausrichtung niemals verlassen hat.
Erheblichen Anteil an der erfolgreichen Umsetzung dieses konsequenten Ansatzes hatten in den Augen des Geschäftsführers neben dem ATEC-internen ERP-Projektteam die ams-Berater, die zuvor oftmals selbst in der Einzelfertigung tätig waren und über entsprechend tiefes Fachwissen verfügen. Aufgrund der Firmengröße bestand bei ATEC nicht die Möglichkeit, einen expliziten ERP-Projektleiter zu benennen oder ein Projektteam weitgehend von anderen Aufgaben zu entbinden. „Bei uns übernahmen verschiedene Mitarbeiter die Implementierung des Systems neben ihrem Tagesgeschäft mit. Deswegen hätten wir niemals die Zeit gehabt, einem ERP-Berater erst einmal unser Geschäft der Unikatfertigung und der dahinterstehenden Ansätze zu erklären“, stellt Florian Unseld unmissverständlich klar.
Ihm ist bewusst, dass sein Unternehmen nicht die typische Größe der meisten anderen ams-Kunden aufweist. Trotzdem passe die Software exakt auf die Geschäftstätigkeit in der Umwelttechnik und im Anlagenbau. „Hinzu kommt, dass wir für die nächsten fünf Jahre einen konkreten Wachstumspfad definiert haben, für den wir jetzt das Fundament gelegt haben.
Mit ams.erp verfügen wir über ein System, das mit uns wächst und mit dem wir wachsen können.“ Auch hier wird der Firmenchef konkret: Mit derzeit 160 bis 180 Projekten pro Jahr erwirtschaftet ATEC ca. drei Millionen Euro. In fünf Jahren sollen Umsatzregionen von sieben bis acht Millionen Euro erreicht werden. Ein neues Firmenareal mitsamt größeren Produktionskapazitäten ist bereits ausgeguckt – die effiziente und transparente Abwicklung der in diesem Zuge zwangsläufig stark ansteigenden Anzahl an Projekten übernimmt dann ams.erp.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
Weiterführende Informationen: www.ams-erp.com
ams.Solution AG
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ams.Solution AG: Sauber konstruiert und sauber kalkuliert
Die Tätigkeitsfelder der Hauptkunden des in Aalen auf der Ostalb ansässigen Unternehmens sind vielfältig, weswegen sich die Mitarbeiter über die Zeit ein breites Know-how im Bereich der normgerechten Konstruktion, der Fertigung, Montage und Inbetriebnahme von Sonderbetriebsmitteln und Sondermaschinen unterschiedlichster Ausprägung aneignen konnten. Darunter befinden sich u.a. viele Produkte und Anlagen, die unter Berücksichtigung der speziellen Anforderungen der Reinraumtechnik entstehen – vor allem im Rahmen der Fertigung von Komponenten für die Halbleiterindustrie
360-Grad-Blick
Alle aalcon-Erzeugnisse – es handelt sich mehrheitlich um Prototypen – sind CE-zertifiziert, entsprechen den gültigen EG-Maschinenrichtlinien und werden allen notwendigen Sicherheitsprüfungen unterzogen. Darüber hinaus schreibt sich das Unternehmen auf die Fahnen, auch kurzfristige Projektanfragen unkompliziert bewältigen zu können. Um dieses breite Leistungsspektrum zur vollsten Zufriedenheit der Auftraggeber erfüllen zu können, sind die Verantwortlichen auf aktuelle Kennzahlen zum Gesamtprojektaufkommen und zum jeweiligen Status der Auftragsabwicklung angewiesen. Voraussetzung hierfür sind eine solide Datenbasis und ein durchgängiger Datenfluss.
Mit der alten Software-Landschaft war der angestrebte 360-Grad-Blick aus mehreren Gründen nicht zu erreichen. Die eingesetzte, in sich funktional limitierte und für die Losgröße 1+ nicht passende ERP-Lösung war nie in dem Umfang implementiert worden, der für eine unternehmensweite Nutzung erforderlich gewesen wäre. Da der Anbieter zudem die Weiterentwicklung und den Support für die Software eingestellt hatte, behalfen sich die Mitarbeiter an vielen Punkten notgedrungen mit Microsoft Excel oder anderen Insellösungen. Dieses Vorgehen mit seinen zwangsläufigen Medienbrüchen verhinderte eine durchgehende Prozesskette zusätzlich.
Im April 2018 gab es erste konkrete Überlegungen in Richtung einer grundlegenden ERP-seitigen Neuausrichtung und bereits im Oktober fanden die ersten Kickoff-Meetings mit den Experten der ams.Solution AG statt. Deren Multiprojektmanagement-Software ams.erp, die von einem externen Software-Berater empfohlen worden war, hatte sich im Rahmen eines vorherigen Auswahlverfahrens recht schnell gegen zwei andere Produkte durchgesetzt. „Wir merkten rasch, dass ams.erp aufgrund seiner Branchenausrichtung auf die Anforderungen mittelständischer Prototypenentwickler wie uns zugeschnitten ist“, sagt Markus Starz. Die integrierten Tools zur Arbeits- und Projektzeitenerfassung beispielsweise, die für den Firmenchef u.a. entscheidende Auswahlfaktoren darstellten, erfüllten im Standard bereits sämtliche Anforderungen. Folglich konnten die vorgegebenen Abläufe des ERP-Systems übernommen werden.
Saubere Kalkulation
Die Adaption dieser Standardprozesse stellte für sich genommen bereits einen wichtigen Schritt in Richtung der Etablierung einer übergreifenden Ablauforganisation dar. Einen noch viel weitreichenderen Effekt für sein Unternehmen sieht Markus Starz jedoch darin, mit ams.erp stets den Überblick über den aktuellen Stand der Projekt- und Auftragsabwicklung zu besitzen: „Wir sind an dem Punkt, dass wir aufgrund der durchgängigen Datenbasis solide Aussagen und Prognosen treffen sowie Vergleiche zu vorangegangen Zeiträumen anstellen können.“ Zudem sei er nun in der Lage, jederzeit voraus- und nachkalkulieren und somit exakt nachvollziehen zu können, welche Projekte sich gerechnet haben und welche nicht. Markus Starz bringt es auf den Punkt: „Wir decken unsere Schwachstellen auf und steigern unsere Wirtschaftlichkeit.“
Verglichen zur vorherigen Situation sei dies ein enormer Fortschritt, bekräftigt der Sohn des Firmengründers, Dominik Starz, der Ende 2018 ins Unternehmen eingestiegen war. Denn mit der alten Software sei es bestenfalls möglich gewesen, die entstandenen Kosten oder gebuchten Zeiten zu einem bestimmten Auftrag über einfache Listenfunktionen zu erfassen – in einen übergeordneten Kontext wie jetzt mit ams.erp ließen sie sich hingegen nicht setzen. Auswertungen zu einzelnen Produktgruppen, Arbeitsbereichen oder Teams waren ebenso wenig möglich.
Auch bei der Angebotskalkulation und im Einkauf hat sich aalcon erheblich verbessert. Früher wurden Angebote in Word geschrieben, die Kalkulation erfolgte über Excel und um eine Rechnung stellen zu können, musste das Angebot in der Verwaltung ein weiteres Mal erzeugt werden. Im Einkauf wurden alle Bestellungen einzeln in eine zunehmend ausufernde und schwer zu handhabende Excel-Tabelle eingetragen. Die Arbeit mit diesen Insellösungen mitsamt den jeweils erforderlichen manuellen Überträgen gestaltete sich äußerst fehleranfällig.
Schnellere Prozesse
Mit ams.erp lassen sich im Gegensatz dazu nun alle Aktivitäten abteilungsübergreifend abbilden. Da dieser Ansatz für einige Mitarbeiter zunächst Neuland war und hier und da Diskussionen zur Sinnhaftigkeit aufkamen, wurde die Belegschaft von Anfang an konsequent dazu angehalten, keine Parallelwelten aufzubauen und keine Daten aus dem ERP-System zu extrahieren. Inzwischen erkennen die Mitarbeiter die Vorteile der integrierten Arbeitsweise. Dies beginnt damit, dass das standardisierte Vorgehen die Übergabe von Aufgaben im Falle von Abwesenheiten immens erleichtert. Darüber hinaus unterstützt ams.erp die effiziente Koordination der Projektabwicklung, die bei aalcon traditionell die Konstrukteure übernehmen. Von der Konzeption über die Montage bis hin zum Verpacken reicht ihr Zuständigkeitsbereich. Die Übertragung der Gesamtverantwortung für die eigenen Projekte macht das schwäbische Unternehmen natürlich interessant für ambitionierte neue Mitarbeiter.
Zurück zur Kalkulation bzw. zur Angebotskalkulation: Im Gegensatz zu früher, als sie mit simplen Standardaufschlägen arbeiteten, nutzen die aalcon-Verantwortlichen heute die Vorteile der mitlaufenden Kalkulation von ams.erp. Die Software liefert den Projektleitern stets in Echtzeit und ohne langwierige Batch- oder Nachtläufe detaillierte Information darüber, inwieweit die laufenden Aufträge noch den vorgegebenen Zeit- und Budgetplänen entsprechen. Mögliche Abweichungen sind bereits in ihrer Entstehung erkennbar. Die Gründe für die Abweichungen lassen sich bis auf Baugruppen- und Bauteilebene zurückverfolgen, entsprechende Maßnahmen können frühzeitig eingeleitet werden.
Obwohl es sich bei der überwiegenden Mehrzahl der aalcon-Produkte um Prototypen handelt, kommt es vor, dass Baugruppen, Bauteile oder ganze Produkte erneut angefragt werden. In diesen Fällen können auf Basis der vorhandenen Kalkulationsdaten ad hoc entsprechende neue Angebote erstellt werden. Auch über den Vergleich ähnlich gelagerter Aufträge lassen sich schnell detaillierte und wirtschaftlich rentable Kundenangebote erstellen.
Keine aufwendige Pflege des Artikelstamms
Aufgrund der weitgehend vorherrschenden Fertigung in Stückzahl 1 ist der Artikelstamm bei aalcon laut Dominik Starz „sehr überschaubar“. Abgesehen von Verbrauchsteilen und einigen wenigen Ausnahmen werden keine Teile auf Lager vorgehalten. Die Möglichkeit des Arbeitens mit Artikeln ohne Artikelnummern, sogenannten O-Teilen, war für Markus Starz daher ein weiteres wichtiges Argument für die Branchen-Software. Denn damit entfällt die arbeitsintensive Dauerpflege des Artikelstamms, die fast alle ERP-Systeme zwingend fordern. Die Wiederverwendung von Artikelnummern bringt jedoch in erster Linie klassischen Serienfertigern Nutzen, die Bestände produzieren und Lagerartikel abverkaufen. Im Gegensatz dazu arbeitet man bei aalcon rein projektbezogen. Statt Stammdaten wie Artikelnummern zu pflegen, kam es dem Geschäftsführer darauf an, neue Projekte mit einem minimalen Set an Daten anlegen zu können, um schnellstmöglich operativ zu werden.
Angenommene Angebote wandelt das ERP-System unkompliziert in Aufträge, so dass die Auftragsabwicklung beginnen kann: Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung, Materialwirtschaft und Montage übernehmen die Verantwortung für den Kundenauftrag und informieren sich mittels der Software zum Projektfortschritt und zu den in ihren Bereichen anstehenden Aufgaben.
Die Implementierung des ERP-Systems begann mit den Schulungen der Key User im Dezember 2018, der Echtstart erfolgte bereits am 1. Juli 2019. Das generelle Vorgehen, einzelne Module wie die Zeiterfassung und die Auftragszeitenerfassung in den folgenden Monaten sukzessive einzuführen, erwies sich als vorteilhaft, da der bisherige IT-Leiter genau im Einführungszeitraum längerfristig ausfiel und Dominik Starz von einem Tag auf den anderen für sämtliche ERP-Themen zuständig war. „Die Herausforderung für mich bestand darin, dass ich ja erst ein halbes Jahr im Unternehmen war und die Abläufe daher noch nicht so genau kennen konnte. Es war also ein wenig der Sprung ins kalte Wasser“, berichtet der Sohn des Firmengründers. Im Endeffekt habe es jedoch mit der Unterstützung der ams-Berater sehr gut geklappt; eben auch deshalb, weil die aufkommenden Fragen rund um den Einsatz des Systems schrittweise angegangen und abgearbeitet werden konnten. Altdaten aus der abgelösten Software wurden prinzipiell nicht in ams.erp übernommen, um von Grund auf neu starten zu können. Bestehende Aufträge wurden noch im Altsystem zu Ende geführt.
Mitarbeiter erkennen die Vorteile
Das ERP-Projekt bewegte sich insgesamt im veranschlagten Zeit- und Budgetrahmen. Dass sich die Investition gelohnt hat, macht Markus Starz vor allem daran fest, bei seinen Entscheidungen heute auf konkrete Zahlen zurückgreifen zu können anstatt sich – wie früher üblich – auf sein Bauchgefühl verlassen zu müssen. Die positiven Effekte, die sich aus der effizienteren Projektorganisation ergeben, werden mittlerweile auch von der Belegschaft anerkannt: „Die kritischen Stimmen sind über die Zeit fast gänzlich verstummt. Dadurch, dass wir zuvor kein vollwertiges ERP-System hatten, haben einige Mitarbeiter den übergreifenden Nutzen vermeintlicher Mehreingaben zunächst nicht gesehen. Die Nutzeneffekte zeigten sich jedoch vor allem in den der Konstruktion nachgelagerten Bereichen wie Arbeitsvorbereitung und Einkauf sehr schnell“, fasst Dominik Starz zusammen.
Auch in Sachen Angebotserstellung ist ein deutlicher Meinungsumschwung festzustellen: Hier gab es laut Markus Starz anfänglich immer wieder einmal Einwände hinsichtlich des zusätzlichen Aufwands, bis sich zeigte, dass die Zeitersparnis bei weitem überwiegt: „In ams.erp sind alle benötigten kalkulatorischen Daten direkt beisammen, inklusive aller Kaufteile“, bekräftigt der Geschäftsführer. Dies wissen die Mitarbeiter inzwischen zu schätzen, die anfängliche Skepsis ist gewichen. Abgesehen davon verlangen die Auftraggeber immer häufiger exakte Nachweise über den entstandenen Aufwand. Der lässt sich anhand der vorhandenen Zahlen nun exakt nachweisen, was insbesondere im Zusammenhang mit der ganzheitlichen Projektbetreuung ins Gewicht fällt, denn die Dauer vieler Tätigkeiten war den Konstrukteuren früher gar nicht bewusst. „Heute ist nachvollziehbar, wenn aus veranschlagten vier plötzlich acht oder 16 Stunden werden, weil schlichtweg vergessen wurde, dass noch verpackt werden muss. Bei den zugrundeliegenden Stundensätzen können nicht in Rechnung gestellte Beträge schnell in die Tausende gehen. Deswegen sind wir so dahinter her, dass die Konstrukteure tatsächlich alle Tätigkeiten auf ihre jeweiligen Projekte buchen.“
Markus und Dominik Starz zeigen sich mit dem bislang Erreichten sehr zufrieden. Sie sind davon überzeugt, dass die Vielzahl der Aufträge mit den zuvor eingesetzten Excel-Tabellen gar nicht mehr zu bewältigen gewesen wäre. Auch in der Verwaltung können die Sachbearbeiter mittlerweile die doppelte Menge an Aufträgen verarbeiten. Sichtbar sind die positiven Effekte der effizienteren Strukturen sowohl in der Umsatz- als auch in der Mitarbeiterentwicklung: „Innerhalb von zwei Jahren sind wir von 40 auf nun knapp 60 Mitarbeiter gewachsen. Die Anzahl der ams-Lizenzen mussten wir in demselben Zeitraum auf über 30 verdoppeln“, sagt Dominik Starz. Das Umsatzwachstum von 1,4 Millionen Euro im Jahr 2015 auf rund 8 Millionen im Jahr 2020 spricht ebenfalls eine deutliche Sprache. Mit seiner Fähigkeit der effizienten Prozessabwicklung hat ams.erp seit seiner Implementierung 2019 maßgeblichen Anteil an der positiven wirtschaftlichen Entwicklung bei aalcon.
Die Welt des Projektmanagement-ERP
Die Beratungs- und Softwarehäuser der ams.Group sind auf die Lösung der besonderen Projektmanagement-Anforderungen von Einzel-, Auftrags- und Variantenfertigern spezialisiert. Seit 1988 realisieren sie auf Basis der durchgängigen Business-Software ams.erp schlanke und dynamische Geschäftsprozesse entlang der gesamten Wertschöpfungskette von marktführenden Mittelständlern aus dem Bereich der Losgröße 1+. Die Gruppe verfügt über das Know-how aus europaweit mehr als 1.500 erfolgreichen ERP-Implementierungen, in denen die Planungssicherheit, Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit von Spezialisten mit komplexem Projektgeschäft gesteigert werden konnte. Dazu zählen Unternehmen aus dem Maschinen-, Anlagen- und Apparatebau, dem Verpackungsmaschinenbau, dem Werkzeug- und Formenbau, dem Stahl-, Metall-, Holz- und Industriebau, dem Schiffbau und aus der maritimen Industrie sowie dem Laden- und Innenausbau, dem Sonderfahrzeugbau und aus der Lohnfertigung.
Als zentrale Datendrehscheibe steht ams.erp im Mittelpunkt der digitalen Transformation dieser Unternehmen. Die Software sorgt dank unbeschränktem mobilen Zugriff sowie dank ihrer offenen Architektur und ihrer hohen Integrationsfähigkeit für die übergreifende Vernetzung sämtlicher Geschäftsabläufe – sowohl vertikal in die Fertigung hinein als auch horizontal über Standorte und Firmengrenzen hinweg. ams.erp ist mehrsprachig, mehrmandantenfähig und skalierbar, was es zu einer zukunftssicheren Lösung für Unternehmen macht, die international tätig sind und wachsen möchten. Um dabei stets die wirtschaftlich fundiertesten Entscheidungen zu ermöglichen, kommt neben fortschrittlichen BI-, Analytics- und Dashboard- Technologien zunehmend Künstliche Intelligenz zum Einsatz. Die Integration von KI-Komponenten erweitert den Wert und den Nutzungsgrad der ERP-Echtzeitdaten noch einmal deutlich und gestattet zudem konsequente Fortführung der Prozessautomatisierung.
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