Artikelnummern richtig vergeben: X-ERP erklärt typische Fehler im neuen Schulungsvideo

Artikelnummern verbinden Einkauf, Verkauf, Lager und Onlineshop. Schon kleine Unklarheiten bei ihrer Vergabe können zu Verwechslungen, Rückfragen und zusätzlicher Nacharbeit führen. Ein neues, rund zweieinhalbminütiges Schulungsvideo von X-ERP erklärt anhand konkreter Beispiele, wie Unternehmen solche Fehler vermeiden und ihre Artikelstammdaten langfristig übersichtlich halten können.

Im Mittelpunkt steht eine bewusst problematische Zeichenfolge: „0O aAäé/1Il“. Sie vereint mehrere Stolperfallen auf engem Raum. Die Null und das große O sehen ähnlich aus. Je nach Schriftbild lassen sich auch die Ziffer 1, das große I und das kleine l nur schwer unterscheiden. Leerzeichen werden leicht übersehen oder bei der Übertragung verändert. Umlaute, Akzente und Sonderzeichen können die internationale Eingabe und den Datenaustausch erschweren. Zudem behandeln nicht alle Systeme Groß- und Kleinschreibung gleich.

Aus „0123“ kann „123“ werden

Ein weiteres Beispiel betrifft führende Nullen: Wird eine Artikelnummer beim Export oder bei der anschließenden Verarbeitung als Zahl interpretiert, kann aus „0123“ die Kennung „123“ werden. Das kann beispielsweise beim Öffnen exportierter Daten in Excel passieren. Das Video erläutert deshalb, warum Artikelnummern über die gesamte Übertragung hinweg als Text erhalten und entsprechend importiert werden sollten. Eine reine Anzeigeformatierung ist dafür kein verlässlicher Ersatz.

Vier Stellen können deutlich mehr als 9.000 Artikel abbilden

Neben der Lesbarkeit behandelt die Animation den verfügbaren Nummernvorrat. Bei genau vier Stellen und ohne führende Null ermöglichen reine Ziffern 9.000 unterschiedliche Artikelnummern. Sind zusätzlich die 26 Großbuchstaben von A bis Z erlaubt, ergeben sich mit den Ziffern 0 bis 9 insgesamt 1.632.960 mögliche Kennungen – ebenfalls ohne führende Null.

Die Rechnung berücksichtigt alle Kombinationen des jeweiligen Zeichenvorrats. Werden verwechselbare Zeichen ausgeschlossen oder Nummernbereiche reserviert, verringert sich die verfügbare Anzahl. Unternehmen sollten deshalb Lesbarkeit, technische Kompatibilität und künftiges Sortimentswachstum gemeinsam planen.

Auch bei der Länge empfiehlt das Video eine differenzierte Betrachtung: Eine neunstellige Artikelnummer ist nicht grundsätzlich falsch. Unnötige Länge und schwer erfassbare Zeichenfolgen können die manuelle Eingabe und Kontrolle jedoch erschweren.

Drei Regeln für klare Artikelstammdaten

Die zentrale Empfehlung lautet: Artikelnummern sollten leicht lesbar, eindeutig vergeben und in allen verbundenen Systemen unverändert übertragbar sein. Ein einheitliches Vergabeschema hilft, diese Anforderungen im Arbeitsalltag umzusetzen.

X-ERP unterstützt diesen Ansatz durch eine Überprüfung vor dem Speichern und hilft damit, viele dieser Fehler bereits bei der Eingabe zu vermeiden. Das Schulungsvideo richtet sich insbesondere an Verantwortliche für Artikelstammdaten, Warenwirtschaft, Lager und E-Commerce sowie an Unternehmen, die ihr Nummernsystem neu aufbauen oder überarbeiten möchten.

VIDEO
Artikelnummern richtig vergeben – das Schulungsvideo ansehen:

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