Keine Medienbrüche im Steinbruch

Parallel zu der zunehmenden Internationalisierung, die mit dem Eintritt von Berit Müller (4. Generation) in die Geschäftsführung im Jahr 2001 zusätzlich an Fahrt aufnahm, konnte auch der jährliche Umsatz kontinuierlich gesteigert werden – von damals rund vier auf inzwischen bis zu 18 Millionen Euro. Infolge dieser positiven Entwicklung und des sich ausweitenden Projektgeschäfts wurde jedoch ab einem gewissen Zeitpunkt das Fehlen automatisch ineinandergreifender Abläufe immer offensichtlicher. Zudem waren keine aktuellen Kennzahlen für eine exakte und vorausschauende Kalkulation vorhanden. Um weiterhin sämtliche Leistungen aus einer Hand bieten zu können, beschloss die Firmenleitung daher 2019 die Ablösung der zuvor eingesetzten, funktional limitierten Geschäftssoftware. Ausgetauscht wurde sie durch das Projektmanagement-System ams.erp, das auf die Anforderungen der Losgröße 1+ zugeschnitten ist und die Prozesse des Sondermaschinenbauers seitdem durchgängig abbildet.   

Abhängig von den herrschenden Gegebenheiten an den Abbauorten und der Beschaffenheit der zu verarbeitenden Materialien werden sowohl die mobilen als auch die stationären Anlagen der AMR GmbH stets kundenindividuell konfiguriert. Ausschlaggebend für die jeweilige Ausprägung ist neben den eigentlichen Maschinenmaßen in erster Linie die gewünschte Gesteinskörnung. Darüber hinaus geht es unter anderem darum, welche vor- und nachgelagerten Maschinen, welche Trichteranordnung und welches Einkippverfahren zum Einsatz kommen sollen. Zu den geologischen Faktoren, die die Konstrukteure berücksichtigen müssen, zählt beispielsweise, dass die Verarbeitung von Material mit höherem Lehmanteil wegen der stärkeren Verschmutzung zusätzliche Achsen erfordert, während für abrasives Gestein aufgrund der stärkeren Abnutzung spezielle Gussscheiben verwendet, werden müssen.

Dank der enormen Fertigungstiefe können ca. 95 Prozent aller Arbeitsschritte, die für den Bau der Komponenten der bis zu tonnenschweren Vorbrechanlagen erforderlich sind, bei August Müller selbst ausgeführt werden. Gefertigt werden unter anderem Kettenförderer, Schubaufgeber, Plattenbänder, Backenbrecher, Rollenroste sowie sogenannte Fingerrollenroste zur Aufbereitung von stark verunreinigtem Siebschutt. Die Herstellung dieser Rollen- und Fingerrollenroste zählt laut der Geschäftsführerin Berit Müller zu den Kernkompetenzen ihres Unternehmens – was sich u.a. darin zeigt, dass sie wegen ihrer branchenweit anerkannten Funktionsweise auch von Mitbewerbern verbaut werden. Im Gegenzug werden Standartmaschinen und -teile wie Förderbänder oder bestimmte Stahlbaukomponenten bisweilen hinzugekauft, wenn sie extern kostengünstiger produziert werden können oder die eigenen Abteilungen terminlich ausgelastet sind. Dies ist aber nicht die Regel. Grundsätzlich sieht es die Firmenchefin als großen Vorteil an, die Fachkompetenz in sämtlichen wertschöpfenden Bereichen vom Vertrieb bis zur Montage im Hause zu haben. Zum einen, um alle Belegschaftsmitglieder jederzeit mit Arbeit versorgen zu können; zum anderen hat sie bereits die Erfahrung gemacht, dass vor allem Konstruktions-, Dienstleistungs- und Projektierungsleistungen zu komplex für eine Fremdvergabe sind.

Alte Software-Landschaft zu limitiert

Unnötige Komplexität entstand bei der Abwicklung der vielfältigen Projektaktivitäten irgendwann jedoch auch ohne die Einbindung externer Zulieferer. Dies lag in der Hauptsache an der damaligen Geschäftssoftware, die funktional zu sehr auf den kaufmännischen Bereich sowie auf die reine Dokumentenablage ausgerichtet und darüber hinaus nicht an die benachbarten Systeme für CAD (Autodesk Vault) oder das Finanzwesen (Datev) angebunden war. Relevante Kennzahlen zur aktuellen Kostenentwicklung konnte sie nicht bereitstellen.

Berit Müller berichtet, dass ihre Angebots- und Projektkalkulation zu weiten Teilen auf Schätzungen beruhte, was sie vor allem vor dem Hintergrund der mehrmonatigen Durchlaufzeiten und der hohen Investitionsvolumina als nicht mehr tragbar ansah. Dass das Unternehmen mit der damaligen Arbeitsweise in mehrfacher Hinsicht an Grenzen gestoßen war, bestätigt der Einkaufsleiter Tobias Reisbeck: „Unsere Software war nicht in der Lage, vielschichtige Stücklistenebenen darzustellen. Noch gravierender war, dass es wegen der begrenzten Prozessabdeckung und der fehlenden Schnittstellen keinen abteilungsübergreifenden Datenfluss gab. Dies führte dazu, dass beispielweise unsere Arbeitsvorbereitung die CAD-Stücklisten immer noch einmal händisch übertragen musste.“ Für ihn stand damit genau wie für Berit Müller fest, dass der Umstieg auf ein integriertes System mit stärkerem Branchenfokus unumgänglich war.  

Eine sehr gute Vorstellung davon, wie das potenzielle neue System beschaffen sein sollte, erhielt Tobias Reisbeck während des Besuchs einer Praxisveranstaltung, auf der das Projektmanagement-System ams.erp ausführlich vorgestellt wurde. Die Präsentation des Leistungsumfangs überzeugte ihn laut eigener Aussage sofort, zumal seine Fragen rund um das Buchungsverhalten, die Materialdisposition und die Stücklistenverwaltung von anwesenden Referenzkunden allesamt zu seiner vollen Zufriedenheit beantwortet werden konnten. Dabei war der grundlegende Zuschnitt der Software auf die besonderen Belange eines Einzelfertigers wie August Müller immer sichtbar. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse waren sich die Verantwortlichen des Mittelständlers schnell darüber einig, mit ams.erp die bisher vorhandenen Defizite in der Projektabwicklung beheben zu können. Anschließende Vorort-Präsentationen und Referenzbesuche bei ams-Kunden bestätigten diesen Eindruck, sodass die Entscheidung für die ams-Implementierung im Herbst 2020 fiel.

Sauberer Durchlauf an neuem Standort

Dass es bis zum Echtstart danach noch rund anderthalb Jahre dauerte, war dem Umstand des Umzugs an einen neuen Firmenstandort geschuldet. Die beiden zuvor genutzten, räumlich voneinander getrennten Produktionsstätten innerhalb Rottweils waren schon lange zu klein geworden. Zudem war der innerbetriebliche Transport zu aufwendig, sodass die Gelegenheit beim Schopfe ergriffen wurde, als sich die Möglichkeit zum Kauf eines perfekt passenden Gebäude- und Fertigungskomplexes in einem Gewerbegebiet am Stadtrand ergab.  

Die Maschinen im laufenden Betrieb umzuziehen und gleichzeitig eine neue Unternehmens-Software einzuführen, stellte für Berit Müller aus Kapazitätsgründen keine Option dar. Der positive Nebeneffekt des nachgelagerten ERP-Projekts bestand jedoch darin, dass an dem neuen Standort von Beginn an ein logistisch sauberer Durchlauf etabliert wurde. Im Rahmen der Geschäftsprozessmodellierung konnten die ams-Berater diesen Durchlauf gemeinsam mit den Key Usern entsprechend in der Software abbilden.

Dies zeigt sich unter anderem bei der Lagerverwaltung, wo seit der ERP-Implementierung Barcode-Scanner zum Einsatz kommen. Neben dem Material, für das mehrere hundert Quadratmeter große Blechlager wird auch das Kleinteilelager mit seinen Kardexregalen über ams.erp verwaltet und mittels der Handscanner ein- und ausgebucht. Dadurch gestaltet sich nicht nur die Bestandsführung viel strukturierter, auch die Inventur wurde immens erleichtert. Zudem sind die Reaktionszeiten in Richtung der Kunden kürzer: „Wir lagern viel Material ein und halten Ersatzteile wie Wellen für jede ausgelieferte Maschine vor. Denn im Falle des Falles muss es schnell gehen, um Werksstillstände bei den Kunden zu verhindern“, erläutert die Firmenchefin. Sie sieht es als eines der Aushängeschilder ihres Unternehmens, dass die Monteure für Reparaturen schnell vor Ort sind.

Datendurchgängigkeit sorgt für Transparenz

Für Einkaufsleiter Tobias Reisbeck ergibt sich der alles entscheidende Vorteil der neuen Software aus der Durchgängigkeit der Daten, die erstmals einen Überblick über den gegenwärtigen Stand der Auftragsabwicklung verschafft. Die Logik der durchgehenden Datenhaltung erforderte allerdings an einigen Stellen eine Abkehr von gewohnten Arbeitsweisen, woran sich einige Belegschaftsmitglieder erst gewöhnen mussten. Während es früher beispielsweise gängige Praxis war, Rechnungen im Nachhinein anpassen zu können oder einen Auftrag nach dem Schreiben der Rechnung noch einmal komplett umzustellen, lassen sich Rechnungen heute immer erst nach Auftragsabschluss anfertigen. Weiterhin ist für jede Auslieferung ein Lieferschein obligatorisch, was früher auch teilweise anders gehandhabt wurde. Durch die nun etablierte Konsistenz wird zwar einerseits der individuelle Handlungsspielraum einzelner Mitarbeiter eingeschränkt, auf der anderen Seite erhöht sich jedoch die abteilungsübergreifende Prozesssicherheit und Transparenz immens. Diese Erkenntnis hat sich mittlerweile auch im Betrieb durchgesetzt: „Für mich ist ganz entscheidend, dass nun über alle Abteilungen hinweg nachvollziehbar ist, welche Tätigkeiten in einem bestimmten Auftrag ausgeführt wurden. Dies war mit dem alten System absolut unmöglich“, bekräftigt Tobias Reisbeck.

Als wesentliche Erleichterung erachtet der Einkaufsleiter die automatisierte Schnittstelle zum CAD-Programm Autodesk Vault, die die kompletten Stücklisten mitsamt aller Stücklistenpositionen direkt in ams.erp überträgt. Dadurch lässt sich jederzeit zuordnen, welche Teile und welche Artikel zu welchen Aufträgen gehören. Ebenso wichtig ist für ihn die Möglichkeit der systemgestützten Materialdisposition. Die Vorgänger-Software besaß keinerlei Materialwirtschaft, was bedeutete, dass irgendwann gegen Jahresende gesammelt und rückwirkend ausgebucht werden musste – mit dem einhergehenden Potenzial für Fehler und Ungenauigkeiten. „Die Art der Informationsbereitstellung in ams.erp fand ich sowohl für mich als Einkäufer als auch für die Abwicklung im Lager sofort sehr überzeugend“, sagt Tobias Reisbeck. In diesem Zusammenhang führt er die Fehlteileprüfung als Beispiel für einen herausragenden Dienst zur Adhoc-Kontrolle der Lagerbestände an.

Aus Sicht von Geschäftsführerin Berit Müller stechen die vielfältigen Kalkulationsmöglichkeiten von ams.erp heraus. Die Angebotskalkulation läuft heute komplett über das System, wodurch die Angebote viel genauer sind als zuvor, als die einzelnen Positionen zur Maschinenauslegung oder zum Material in langen Excel-Listen verglichen wurden. „Vorher haben wir Pi mal Daumen gerechnet, wohingegen wir heute mit Kostenstellen, Kostenarten sowie Zuschlagsätzen arbeiten. Wir besitzen die Gewissheit, dass wir keine Anlage mehr ohne Gewinnaufschlag anbieten“, versichert die Firmenchefin.

Exakte Kalkulation statt Schätzungen

Dank der exakten mitlaufenden Kalkulation verfügt die Geschäftsführerin im späteren Projektverlauf jederzeit über tagesaktuelle Kennzahlen, während sie die Wirtschaftlichkeit von Aufträgen zuvor immer nach deren Abschluss nachvollziehen konnte. Dies war vor allem in großen Projekten im Drei- oder Vier-Millionen-Euro-Bereich mit Laufzeiten von anderthalb Jahren risikoreich, denn ohne aktuelle Daten tappte sie mehr oder weniger im Dunkeln und musste sich überraschen lassen, welches Ergebnis letztlich herauskam. „Wenn ich demgegenüber heute im Projektverlauf abzusehende Mehrkosten erkenne, eröffnet mir dies die Chance, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen: beispielsweise das Gespräch mit den Auftraggebern zu suchen, wenn für nachträgliche Änderungen zusätzliche Kosten anfallen“, führt Berit Müller aus. Derlei kundenbedingte Änderungen im laufenden Fertigungsprozess kommen regelmäßig vor und werden über die für die Losgröße 1+ unabdingbare Funktionalität der wachsenden Stückliste aufgefangen, die die neue ERP-Software von Hause aus mitbringt. Das Arbeiten mit mehreren Stücklistenebenen und die Möglichkeit des konstruktionsbegleitenden Anpassens der Stücklisten bringen laut der Firmenchefin immense Vorteile mit sich.

Ein weiteres Feature für Unikatfertiger, das auch bei August Müller zum Tragen kommt, ist das sogenannte O-Teile-Management. Anders als die meisten anderen ERP-Systeme, in denen die Vergabe von Artikelnummern obligatorisch ist, erlaubt es ams.erp, flexibel mit und ohne Artikelnummern zu arbeiten. Bei dem schwäbischen Mittelständler wird letztere Option meist in solchen Fällen genutzt, in denen fremdgefertigte Anlagenkomponenten wie Förderbänder oder Antriebe direkt zur Baustelle gehen. Auf diese Weise wird der Artikelstamm nicht unnötig aufgebläht.

Positive Entwicklung deutlich erkennbar

Insgesamt beobachtet Berit Müller eine absolut positive Entwicklung in der Arbeit mit dem neuen ERP-System. Die digitalisierten Abläufe beschleunigen unter anderem die Arbeit in der Arbeitsvorbereitung und helfen auch ihr, Zeit zu sparen. Anstatt für jeden Auftrag Stundenzettel auszudrucken und auf dieser Basis das Material zu berechnen, erfolgt die Auftragsabrechnung inzwischen mit zwei Klicks. Im System ist direkt sichtbar, ob alle Vorgänge korrekt gebucht wurden. Außerdem wird die Planung erleichtert, weil die aktuellen Stundensätze der einzelnen Abteilungen bekannt sind.

Ein Aspekt, der bewirkt, dass die Akzeptanz für die Software unter den Mitarbeitenden immer weiter zunimmt, ist die Möglichkeit der individuellen Zusammenstellung der jeweiligen Arbeitsbereiche. Denn für die unterschiedlichen Tätigkeiten im Vertrieb, im Lager oder im Sekretariat werden ganz unterschiedliche Informationen und Daten benötigt. Die Flexibilität bei der Gestaltung der Ansichten hat laut Berit Müller maßgeblich dazu beigetragen, dass das ERP-System von den Belegschaftsmitgliedern als weniger mächtig empfunden wird.

Alles in allem sieht sich die Geschäftsführerin gewappnet, das wirtschaftliche Wachstum auf Grundlage der konsistenten Daten und der transparenten Prozesse in den kommenden Jahren fortzuführen.

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august-mueller.com