Post, die wartet, kostet Geld

Mit dem Post Lagerservice von COSYS wird die gesamte Postverteilung im Unternehmen digitalisiert, strukturiert und transparent. Das Ergebnis: kein Paket bleibt liegen, kein Dokument verschwindet, jeder Sendung lässt sich exakt nachverfolgen – über alle Standorte hinweg.

Vom Wareneingang bis zur Abholung: lückenlose Nachverfolgbarkeit

Der COSYS Post Lagerservice startet dort, wo Papierlösungen scheitern: an der zentralen Annahmestelle. Mit mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets oder MDE-Geräten) werden eingehende Pakete, Briefe oder interne Hauspost durch Barcodescan oder OCR direkt erfasst. Dank digitaler Empfängerzuweisung und automatischer Benachrichtigung (z. B. via E-Mail oder Teams) wissen Mitarbeitende sofort, wann ihre Sendung angekommen ist – ohne Nachfrage in der Poststelle.

Fehlt ein Barcode, erzeugt das System automatisch eine interne ID. So wird selbst klassische Hauspost vollständig dokumentierbar.

Postlagerung ohne Sucherei

Nicht immer wird Post sofort abgeholt oder ausgeliefert – genau hier entfaltet der COSYS Post Lagerservice seinen größten Nutzen. Sendungen lassen sich zentral oder dezentral auf definierte Lagerplätze buchen. Der Lagerort – vom Regalplatz bis zum Schließfach – wird direkt in der Software zugeordnet. Auch Zwischenlagerungen oder interne Transfers sind digital erfassbar.

Bei der Abholung reicht ein Scan oder eine digitale Unterschrift auf dem Gerät, um die Übergabe rechtssicher zu dokumentieren. Für besonders kritische oder vertrauliche Inhalte kann auch eine Authentifizierung über Benutzerkonto oder QR-Code erfolgen.

Intelligente Paketschränke für 24/7-Zugriff

Große Unternehmen setzen zunehmend auf automatisierte Abholprozesse. COSYS bietet hierfür die nahtlose Anbindung von intelligenten Paketstationen an. Die interne Post kann dort sicher zwischengelagert werden – automatisch zugewiesen, elektronisch verriegelt und nur durch autorisierte Mitarbeitende abrufbar. Das entlastet nicht nur die Poststelle, sondern bietet maximale Flexibilität und reduziert Personalbindung im Postservice.

COSYS WebDesk: Alles im Blick – standortübergreifend

Das COSYS Backend mit WebDesk bildet das digitale Rückgrat des Postprozesses. Poststellenleitungen, Facility Manager oder IT-Verantwortliche sehen in Echtzeit, wo sich welche Sendung befindet, wann welche Abholung erfolgt ist oder ob es Lagerüberhänge gibt.

Erweiterte Analysefunktionen ermöglichen tiefe Einblicke in Abläufe:

• Durchlaufzeiten
• Verweildauer im Lager
• Paketvolumen pro Abteilung oder Dienstleister
• TOP 10 Empfänger oder Schwachstellen im Prozess

Diese Daten bilden die ideale Grundlage, um Ressourcen zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und Compliance-Vorgaben zu erfüllen.

Modular. Flexibel. Zukunftssicher.

COSYS bietet kein starres System, sondern eine modulare Plattform. Ob nur Annahme, zentrale Lagerung, dezentrale Auslieferung oder Smart Locker – jedes Unternehmen wählt die Module, die zu den eigenen Prozessen passen. Dank geräteunabhängigem Mobile Performance Scanning ist die App mit nahezu jedem Android- oder iOS-Gerät kompatibel.

Sicherheitsfeatures wie rollenbasierte Rechteverwaltung, Active Directory Anbindung oder SSO via SAML 2.0 garantieren eine datenschutzkonforme Nutzung – auch in stark regulierten Konzernumgebungen.

Ein System für alles – auch für Ihre Inventur

Übrigens: COSYS bietet nicht nur Post- und Paketmanagement, sondern auch eine intelligente Inventurlösung, die sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft integrieren lässt. Ob für das Lager, Büroinventar oder Technik – mit COSYS digitalisieren Sie Ihre gesamte Bestandsaufnahme effizient, schnell und fehlerfrei.

Fazit:
Ein professioneller Post Lagerservice ist mehr als ein digitaler Briefkasten – er ist Teil einer zukunftsorientierten Unternehmenslogistik. Mit COSYS optimieren Sie Postverteilung, minimieren Verlust und entlasten Ihr Personal – transparent, sicher und individuell skalierbar.

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