Chargengeführte Kommissionierung im Pharmagroßhandel zuverlässig dokumentieren

Für Schweizer Pharmagroßhändler ist die chargengeführte Kommissionierung deshalb ein wesentlicher Bestandteil einer GDP-konformen Lagerorganisation. Eine digitale Lagerverwaltung unterstützt dabei, Chargeninformationen systematisch zu dokumentieren und Fehler bereits während der Auftragsbearbeitung zu reduzieren.

Warum die Chargennummer bei der Kommissionierung entscheidend ist

Chargennummern ermöglichen die eindeutige Zuordnung von Arzneimitteln zu einer bestimmten Herstellungscharge. Besonders bei Qualitätsabweichungen oder Produktrückrufen ist diese Information unverzichtbar.

Wird beispielsweise eine Charge eines Arzneimittels zurückgerufen, muss der Großhändler nachvollziehen können, welche Bestände noch im Lager vorhanden sind und an welche Kunden betroffene Ware ausgeliefert wurde.

Eine reine Artikelnummer reicht hierfür nicht aus.

Die Lagerverwaltung muss deshalb mindestens die Verbindung zwischen Artikel, Charge, Menge und Lagerort abbilden. Für eine vollständige Rückverfolgbarkeit sind außerdem die entsprechenden Wareneingangs- und Auslieferungsinformationen erforderlich.

FEFO statt FIFO bei Arzneimitteln

Bei der Lagerentnahme spielt neben der Chargennummer auch das Verfallsdatum eine wichtige Rolle.

Während das FIFO-Prinzip die zuerst eingelagerte Ware bevorzugt, orientiert sich FEFO (First Expired, First Out) am frühesten Verfallsdatum.

Ein Beispiel: Im Lager befinden sich zwei Chargen desselben Arzneimittels. Charge A wurde im Januar eingelagert und ist bis Dezember haltbar. Charge B traf erst im Februar ein, läuft jedoch bereits im September ab.

Nach dem FEFO-Prinzip sollte grundsätzlich Charge B zuerst entnommen werden, sofern keine anderen qualitätsrelevanten Vorgaben entgegenstehen.

Eine chargenfähige Lagerverwaltungssoftware kann solche Entnahmeregeln unterstützen. Voraussetzung sind korrekt gepflegte Chargen- und Verfallsdaten sowie entsprechend konfigurierte Lagerprozesse.

Chargeninformationen direkt bei der Entnahme erfassen

Die manuelle Dokumentation von Chargennummern ist besonders bei hohen Auftragsvolumen fehleranfällig. Zahlendreher, unleserliche Notizen oder nachträgliche Übertragungen erschweren die Nachvollziehbarkeit.

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware (LVS) lassen sich Kommissionierprozesse mobil begleiten und Warenbewegungen digital dokumentieren.

Mitarbeiter können Artikel über Barcodes identifizieren und Entnahmen unmittelbar am Lagerplatz bestätigen. Für chargengeführte Prozesse ist entscheidend, dass Chargeninformationen in der jeweiligen Systemkonfiguration mitgeführt und bei der Entnahme korrekt zugeordnet werden.

Besonders hilfreich sind GS1-Datenträger, sofern sie die benötigten Informationen enthalten. Über entsprechende Application Identifier können beispielsweise Artikelidentifikation, Chargennummer und Verfallsdatum codiert sein.

Für die mobile Erfassung eignet sich beispielsweise der Datalogic Memor 17, der als kompaktes MDE-Gerät für barcodegestützte Lagerprozesse eingesetzt werden kann.

COSYS ergänzt die Software bei Bedarf durch passende Hardware sowie Services für Geräteeinrichtung, Reparatur und Austausch.

GDP-Anforderungen und dokumentierte Warenbewegungen

Die Schweizer Vorgaben zur Good Distribution Practice (GDP) stellen Anforderungen an die Qualitätssicherung und Rückverfolgbarkeit im Arzneimittelgroßhandel.

Digitale Lagerprozesse können die dafür notwendige Dokumentation unterstützen. Entscheidend ist jedoch nicht allein die eingesetzte Software, sondern auch deren Einbindung in ein geeignetes Qualitätssicherungssystem.

Dazu gehören beispielsweise definierte Benutzerberechtigungen, nachvollziehbare Buchungen, geregelte Korrekturprozesse und die risikobasierte Validierung computergestützter Systeme.

Eine Lagerverwaltungssoftware ist daher nicht automatisch GDP-konform. Die Eignung muss anhand der konkreten Prozesse, Systemkonfiguration und regulatorischen Anforderungen bewertet werden.

Business Intelligence und Process Mining für mehr Transparenz

Die bei der Kommissionierung erfassten Prozessdaten bieten zusätzliche Möglichkeiten zur Qualitäts- und Prozessanalyse.

Mit COSYS Business Intelligence können Pharmagroßhändler beispielsweise Artikelbewegungen, Bestandsentwicklungen und Kommissioniermengen auswerten. Bei entsprechender Datenverfügbarkeit lassen sich auch Bestände nach Chargen und Verfallsdaten analysieren.

COSYS Process Mining ermöglicht darüber hinaus die Untersuchung tatsächlicher Prozessabläufe anhand digital dokumentierter Ereignisse.

So können Unternehmen beispielsweise prüfen, an welchen Stellen Kommissionieraufträge ungewöhnlich lange liegen bleiben, wiederholte Bearbeitungsschritte auftreten oder Verzögerungen vor dem Warenausgang entstehen.

Diese Analysen unterstützen die kontinuierliche Prozessverbesserung, ersetzen jedoch keine vorgeschriebenen Qualitätskontrollen.

Fazit: Chargenrückverfolgbarkeit beginnt am Lagerplatz

Eine zuverlässige chargengeführte Kommissionierung erfordert mehr als die Erfassung einer Artikelnummer. Erst die korrekte Verknüpfung von Charge, Verfallsdatum, Lagerbewegung und Auslieferung ermöglicht eine nachvollziehbare Warenhistorie.

COSYS unterstützt Pharmagroßhändler mit modularer Lagerverwaltungssoftware, mobiler Datenerfassung, geeigneter Hardware, technischen Services und datenbasierten Auswertungsmöglichkeiten. So lassen sich Kommissionierprozesse digitalisieren und die Grundlage für eine strukturierte Chargendokumentation schaffen.

Tipp: Möchten Sie mobile Kommissionier- und Lagerprozesse kennenlernen? Testen Sie die COSYS Demo-Apps kostenlos und unverbindlich im Google Play Store oder Apple App Store.