Mehrwegverpackungen digital verwalten

Für Unternehmen ist deshalb entscheidend, jederzeit erkennen zu können, welche Ladungsträger verfügbar sind, wo sie eingesetzt werden und welchem Geschäftspartner sie momentan zugeordnet sind. Digitale Lösungen für das Behältermanagement ersetzen verstreute Papierunterlagen, manuell gepflegte Tabellen und aufwendige Rückfragen durch strukturierte Buchungsvorgänge und zentral abrufbare Daten.

Was sind Mehrwegverpackungen in der Logistik?

Als Mehrwegverpackungen werden Verpackungsmittel und Ladungsträger bezeichnet, die nicht nur einmal, sondern über mehrere Transport-, Lager- und Nutzungszyklen hinweg eingesetzt werden. Nach ihrem Einsatz werden sie in den Kreislauf zurückgeführt, erneut bereitgestellt und für weitere Prozesse verwendet.

Dadurch leisten sie einen wichtigen Beitrag zu ressourcenschonenden und zugleich wirtschaftlich organisierten Logistikabläufen.

Typische Beispiele für wiederverwendbare Verpackungen und Ladungsträger sind:

• Europaletten und weitere Holzpaletten
• Paletten aus Kunststoff
• Gitterboxen
• Kleinladungsträger (KLT)
• Eurobehälter und Kunststoffboxen
• Mehrweg- und Transportkisten
• Rollcontainer
• Fässer, Kanister und IBC-Behälter
• spezielle Transportbehälter für Bauteile oder sensible Produkte

Insbesondere bei hochwertigen Ladungsträgern oder komplexen Umläufen über mehrere Standorte und Geschäftspartner hinweg gewinnt eine präzise Dokumentation der Bestände und Bewegungen an Bedeutung.

Welche Risiken entstehen bei einer manuellen Verwaltung von Mehrwegverpackungen?

Noch immer dokumentieren viele Unternehmen ihre Lademittelbewegungen mithilfe von Palettenscheinen, Papierformularen, Tabellenkalkulationen oder telefonischen Rückmeldungen. Bei überschaubaren Mengen kann dies zunächst praktikabel erscheinen. Sobald jedoch mehr Behälter, Standorte und Tauschpartner beteiligt sind, steigt der organisatorische Aufwand erheblich.

Zu den häufigen Fehlerquellen zählen falsch erfasste Mengen, doppelt vorgenommene Buchungen, fehlende Belege oder verspätet übermittelte Informationen. Zusätzlich ist oftmals nicht unmittelbar ersichtlich, ob sich bestimmte Behälter aktuell beim Kunden, beim Lieferanten, beim Spediteur oder am eigenen Standort befinden.

Dadurch können unterschiedliche Kontostände bei den beteiligten Partnern entstehen. Die anschließende Klärung verursacht zusätzlichen Aufwand und bindet personelle Ressourcen.

Auch finanziell kann eine unzureichende Behälterübersicht Folgen haben. Nicht zurückgeführte Ladungsträger, lange Umlaufzeiten und ungenutzte Bestände führen dazu, dass vorhandene Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden. In manchen Fällen werden neue Paletten oder Behälter beschafft, obwohl sich eigentlich genügend Einheiten innerhalb des Kreislaufs befinden.

Gleichzeitig können fehlende Verpackungsmittel operative Prozesse beeinträchtigen. Stehen benötigte Behälter nicht rechtzeitig zur Verfügung, kann dies unter anderem die Produktion, Kommissionierung oder den Versand verzögern.

Ein weiterer Aspekt ist die Dokumentation von Schäden und Übergaben. Fehlen belastbare Nachweise, lässt sich im Nachhinein oft nur schwer feststellen, wann ein Behälter beschädigt wurde oder welcher Geschäftspartner für eine Rückgabe verantwortlich ist. Eine geringe Transparenz im Lademittelkreislauf kann somit sowohl Kosten verursachen als auch die Geschwindigkeit der gesamten Lieferkette beeinträchtigen.

COSYS Behältermanagement Software: Mehrwegverpackungen digital erfassen und steuern

Mit der COSYS Behältermanagement Software lassen sich wiederverwendbare Verpackungen und Ladungsträger digital erfassen und verwalten. Behälterbewegungen können unmittelbar beim Wareneingang, Warenausgang oder an anderen relevanten Prozesspunkten dokumentiert werden.

Abhängig vom jeweiligen Einsatzbereich ist sowohl eine Verwaltung nach Behälterart und Menge als auch eine individuelle Erfassung über Seriennummern möglich. Für die mobile Datenerfassung können Barcodes mit MDE-Geräten oder Smartphones gescannt werden.

Die erfassten Informationen werden anschließend im COSYS WebDesk gebündelt. Dort stehen sie beispielsweise für Bestandskontrollen, Lademittelkonten und unterschiedliche Auswertungen zur Verfügung.

Zu den wesentlichen Funktionen des COSYS Behältermanagements zählen:

• digitale Erfassung von Ein- und Auslagerungen
• Barcode-Scanning mit Smartphones oder MDE-Geräten
• Verwaltung mengenbasierter sowie seriennummerngeführter Ladungsträger
• Lademittel- und Palettenkonten für Kunden, Lieferanten und Speditionen
• Erfassung verschiedener Behälterzustände, beispielsweise voll, leer oder beschädigt
• Fotodokumentation bei Schäden oder Qualitätsabweichungen
• Erfassung digitaler Unterschriften bei Übergabeprozessen
• Erstellung von PDF-Berichten und digitalen Palettenscheinen
• automatisierter E-Mail-Versand von Buchungsbestätigungen
• Übernahme von Stammdaten und Anbindung an vorhandene IT-Systeme
• Betrieb als Cloud-Lösung oder On-Premise-System

Ein wesentlicher Nutzen der digitalen Verwaltung liegt in der zentral verfügbaren Übersicht über den gesamten Behälterbestand. Verantwortliche können nachvollziehen, welche Ladungsträger sich an einzelnen Standorten oder bei bestimmten Geschäftspartnern befinden und wie sich die jeweiligen Mengen im Zeitverlauf verändern.

Da relevante Bewegungen direkt im Prozess erfasst werden können, entfällt ein Teil der nachträglichen Datenübertragung. Dies reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass Informationen schneller für weitere Arbeitsschritte zur Verfügung stehen.

Darüber hinaus lässt sich auch die Dokumentation von Übergaben und Schäden strukturierter gestalten. Fotos können beispielsweise den Zustand eines Ladungsträgers festhalten, während digitale Unterschriften eine erfolgte Übergabe dokumentieren. Berichte, Palettenscheine und automatisch versendete Buchungsbestätigungen erleichtern anschließend die Abstimmung zwischen Unternehmen, Kunden, Lieferanten und Transportdienstleistern.

Ergänzend unterstützt COSYS unter anderem die Arbeit mit doppelten Palettenkonten, die getrennte Verwaltung verschiedener Standorte oder Mandanten sowie die direkte Zuordnung von Ladungsträgern zu einzelnen Kunden.

Fazit: Mehr Transparenz durch digitale Behälterverwaltung

Eine digital organisierte Verwaltung von Mehrwegverpackungen erleichtert es Unternehmen, Behälterkreisläufe nachvollziehbar und effizient zu steuern. Anstatt Bestände über Papierformulare, separate Excel-Dateien und manuelle Rückfragen abzugleichen, können Bewegungen direkt erfasst und zentral ausgewertet werden.

Die COSYS Behältermanagement Software kombiniert mobile Datenerfassung, Lademittelkonten, digitale Dokumentation und Auswertungsmöglichkeiten innerhalb einer Lösung. Dadurch erhalten Unternehmen einen besseren Überblick über Paletten, Gitterboxen, Kleinladungsträger und weitere Mehrwegverpackungen.

Auf dieser Grundlage lassen sich Verluste und Fehlbestände reduzieren, Rückführungen gezielter überwachen und bereits vorhandene Ladungsträger effizienter nutzen. Gleichzeitig können administrative Prozesse vereinfacht und Behälterbewegungen innerhalb der Lieferkette nachvollziehbarer dokumentiert werden.