Auftragsdokumentation im Handwerk wird digital

Es ist kurz nach sieben, als Monteur Thomas Berger seinen Transporter belädt. Neben Werkzeug und Ersatzteilen liegt, wie jeden Morgen, ein Block mit Durchschlagpapier auf dem Beifahrersitz. Darauf hält er jeden Auftrag fest, holt die Unterschrift ein und notiert, was später im Büro für die Rechnung wichtig wird. Am Abend ist der Block voll, manches unleserlich, manches verschmiert vom Regen auf der Baustelle. In den Tagen darauf versucht jemand im Büro, aus diesen Zetteln eine korrekte Rechnung zu erstellen. So sieht Auftragsdokumentation im Handwerk vielerorts bis heute aus.
Das betrifft viele kleine und mittelgroße Handwerksbetriebe. Verlorene Belege und verspätete Rechnungen sind dabei keine Ausnahme, sondern Alltag.

Der Weg zur digitalen Auftragsdokumentation

In Bergers Betrieb kippt das, als die Zettelwirtschaft mit dem Auftragsvolumen nicht mehr Schritt hält. Belege verschwinden, Rechnungen gehen zu spät raus, und das Abtippen der Notizen frisst im Büro jeden Tag Arbeitszeit. Gesucht ist eine Lösung, die sich in den Arbeitsalltag einfügt und keine wochenlange Einarbeitung verlangt.

Fündig wird der Betrieb bei ProduQt, einer App der WAPP GmbH aus Bielefeld. Statt Block und Stift genügt künftig das Smartphone oder das Tablet, das der Monteur ohnehin dabei hat.

Ein Arbeitstag mit der Monteur-App

Bergers Tag beginnt am Tablet. Er öffnet die App und findet alle Aufträge des Tages zentral gebündelt, jeweils mit Standort, Priorität und einer Checkliste der Arbeitsschritte. Beim Kunden macht er Fotos oder Videos direkt aus der App und fügt sie dem Auftrag digital bei. So entsteht die digitale Baustellendokumentation ganz nebenbei. Die erledigten Arbeitsschritte wählt er aus, freie Notizen ergänzt er nur, wenn es nötig ist. Die Arbeitsdauer erfasst die App über einen exakten Zeitstempel von Beginn und Ende, sodass Stunden nicht geschätzt, sondern belegt sind.

Ist die Arbeit erledigt, unterschreibt der Kunde direkt auf dem Tablet, mit Stift oder mit dem Finger. Diese digitale Signatur ist rechtssicher und jederzeit nachvollziehbar. Sofort gehen die Daten per Mail ins Büro, wo daraus ohne Umweg die Rechnung entsteht. Der Kunde bekommt automatisch eine Kopie. Selbst im Keller oder im Funkloch läuft die App offline weiter und synchronisiert die Daten, sobald wieder Netz da ist.

Was Handwerksbetriebe davon haben

Kein Beleg geht mehr verloren, weil jeder Auftrag sofort digital vorliegt. Zwischen erledigter Arbeit und fertiger Rechnung liegen nicht mehr Wochen, sondern wenige Tage, und der Betrieb kommt schneller an sein Geld. Im Büro muss niemand mehr Details am Telefon rekonstruieren, weil alle Angaben vollständig vorliegen. Weil jede Tätigkeit lückenlos dokumentiert ist, weiß der Kunde von Anfang an transparent, was am Ende berechnet wird, und Streit über einzelne Positionen entsteht gar nicht erst.
Oft steckt hinter überlasteten Betrieben nicht ein Mangel an Personal, sondern ein Mangel an Struktur. Die Geschäftsführung sieht in einem Dashboard, wie viele Aufträge erledigt werden, wie lange sie dauern und wo die Kapazität an ihre Grenzen kommt, und entscheidet auf Basis echter Zahlen statt aus dem Bauch heraus.

„Häufig ist nicht ein weiterer Techniker die Lösung, sondern ein System, das das bestehende Team effizient arbeiten lässt", sagt Malte Burkert, Geschäftsführer der WAPP GmbH. „Genau dafür haben wir ProduQt entwickelt, als Werkzeug, das Außendienst und Abrechnung endlich digital und nachvollziehbar macht. Es ist eine echte Field-Service-Software, auch für Handwerksbetriebe ohne IT-Abteilung."

Digitalisierung im Handwerksbetrieb ist machbar

Bergers Betrieb ist kein Einzelfall. Wer im Handwerk digitalisiert, braucht dafür kein großes IT-Projekt. Oft reicht es, einen einzigen lästigen Vorgang vom Papier zu holen, um jeden Tag Zeit und Ärger zu sparen. Was gestern noch auf Durchschlagpapier stand, entsteht heute mit ein paar Eingaben auf dem Tablet.

Wollen auch Sie Block und Durchschlagpapier in Ihrem Betrieb ablösen? Hier erfahren Sie, wie ProduQt in Ihrem Arbeitsalltag funktioniert. Lernen Sie die App in einem unverbindlichen Beratungsgespräch kennen.

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