Vom manuellen Postfach zum automatischen Vorgang
Der Ausgangspunkt ist in nahezu jeder Branche derselbe. Eine E-Mail trifft ein, ein Mitarbeiter liest sie, öffnet die Anhänge und ordnet die Inhalte einem „Asset" zu – einem Kunden, einem Auftrag, einer Rechnung oder einem Vertrag. Erst danach wandern die Informationen ins Fachsystem. Bei hohem Nachrichtenaufkommen bindet dieser Schritt erhebliche Personalkapazitäten.
Die Idee dahinter lässt sich in einem Satz zusammenfassen: „Schick deinem System eine E-Mail und es erledigt den Rest." Alle Nachrichten, aus denen eindeutig hervorgeht, wohin sie gehören, werden automatisch zugeordnet. Nur die Rand- und Zweifelsfälle landen noch auf dem Tisch der Sachbearbeitung – der Mensch wird vom Bearbeiter zum Kontrolleur.
„Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie viel Arbeitszeit allein im Sortieren und Zuordnen von E-Mails steckt", sagt Mirco Stickan, Geschäftsführer der WAPP GmbH. „Genau diese Fleißarbeit übernimmt die Lösung – und die Mitarbeitenden können sich auf die Fälle konzentrieren, bei denen es wirklich auf ihr Urteil ankommt."

Wie die Lösung funktioniert
Technisch setzt die WAPP GmbH auf ein „intelligentes Postfach" in der Cloud, hier am Beispiel von Amazon Web Services (AWS). Über Dienste wie Amazon WorkMail oder den Simple Email Service (SES) wird eine Adresse eingerichtet – etwa auftraege@meine-firma.de. Jede eingehende Nachricht löst automatisch eine Verarbeitung aus.
Das Stichwort dazu lautet „Serverless": Statt einen Server rund um die Uhr vorzuhalten, wird nur im Moment des Posteingangs kurz eine Funktion ausgeführt (bei AWS „Lambda"). Kosten entstehen ausschließlich dann, wenn tatsächlich eine E-Mail eintrifft – Patches, Wartung und Infrastruktur-Themen entfallen. Die Funktion liest die Nachricht aus und entscheidet anhand von Inhalt oder Anhang, welcher nächste Schritt angestoßen wird.
Was dann in der Verarbeitung passiert, reicht vom strukturierten Auslesen von Absender, Betreff, Text und Dateitypen bis hin zu KI-Verfahren: Texterkennung (OCR) auf Bildern, Analyse von Excel-Dateien, Zusammenfassung von PDFs oder die inhaltliche Kontextermittlung per generativer KI.

Drei Beispiele aus der Praxis
Wie vielseitig der Ansatz ist, zeigen drei reale Anwendungsfälle:

1. Strukturierter Betreff: Eine Anwaltskanzlei korrespondiert zu Verkehrsunfällen mit Werkstätten, Versicherungen und Fahrern und führt im Betreff jeweils das Aktenzeichen. Alle Nachrichten zu einem Fall landen automatisch in der passenden Detailansicht einer Web-Oberfläche – in Echtzeit sichtbar, wer wann welche Information erhalten hat. Wo zuvor ein größeres Team die Fälle manuell über Outlook bearbeitete, genügt heute eine deutlich kleinere Besetzung, die bei stark gestiegenem Fallaufkommen im Wesentlichen als „Human in the Loop" überwacht – möglich, weil zusätzlich auch Postversand und Zahlungseingänge automatisiert wurden.

2. Strukturierter Anhang: Ein System verschickt Montageaufträge an das Monteurteam und setzt das intelligente Postfach in Kopie. Dieses liest die angehängte Excel-Datei aus, erkennt in welcher Zelle welche Information steht, und erzeugt daraus automatisch einen Montageauftrag in der iPad-App des zuständigen Mitarbeiters – inklusive Push-Benachrichtigung.

3. KI-gestützte Bewertung: Ein Fertigungsunternehmen leitet Ausschreibungsunterlagen an das System weiter. Eine vortrainierte KI mit passendem Kontext und definierten Leitplanken bewertet die Unterlagen und entwirft einen Angebotsentwurf direkt im Buchhaltungssystem.

Ehrlich über die Stolpersteine
Bemerkenswert offen benennt die WAPP GmbH auch die Herausforderungen aus dem Produktivbetrieb. Ganz ohne „Human in the Loop" gehe es nicht – bei hohem Aufkommen gebe es stets einen Anteil an Nachrichten, die geprüft werden müssen. Strukturierte Verfahren reagieren empfindlich auf kleinste Abweichungen im Betreff oder in einer Tabelle; KI-Verfahren erkennen Inhalte zwar zuverlässig, erfordern aber immer wieder Nachjustierung von Systemprompt und Kontext. Hinzu kommen zahlreiche E-Mails, die mit dem eigentlichen Prozess nichts zu tun haben, etwa Abwesenheitsnotizen oder Empfangsbestätigungen.
Eine besonders lehrreiche Episode betrifft den E-Mail-Standard selbst: Eine anfangs genutzte Programmbibliothek verarbeitete „geschachtelte" Anhänge nicht korrekt. In Verbindung mit einem noch unausgereiften Retry- und Alarmierungssystem blieb ein Teil der Nachrichten unbemerkt unverarbeitet im Postfach hängen. Erst der Einsatz zweier unterschiedlicher Bibliotheken mit Fallback-Mechanismen sowie ausführliches Logging und Monitoring härteten das System ab. Der grundlegende Vorteil des Ansatzes blieb dabei bestehen: Jede empfangene Nachricht wird zunächst „roh" im Postfach gesichert und kann jederzeit erneut verarbeitet werden – ein Sicherheitsnetz, das klassische Webhooks oder API-Aufrufe so nicht bieten.

Übertragbar auf nahezu jede Branche
Das Fazit fällt pragmatisch aus: Serverless Document Intelligence reduziert manuelle Arbeit erheblich, während Kosten nur bei tatsächlichem E-Mail-Eingang entstehen. Die „Magie" der ereignisbasierten Verarbeitung lässt sich vielfältig umsetzen, wobei besonders generative KI-Ansätze derzeit spannend sind. Unverzichtbar bleiben ein „Human in the Loop", detailliertes Monitoring und die klare Kennzeichnung von KI-basierten Entscheidungen.
„Man muss nicht das ganze Unternehmen auf einmal umkrempeln", betont Stickan. „Wer bereits in der Cloud unterwegs ist – ob AWS, Azure oder Google Cloud –, kann mit einem überschaubaren Pilotprojekt starten und die Lösung Schritt für Schritt ausbauen. Wichtig ist nur, den Menschen von Anfang an als Kontrollinstanz mitzudenken."

Mehr Infos unter: WAPP GmbH