Paketdaten als Grundlage digitaler Postverteilung

Werden diese Informationen durchgängig digital erfasst, entsteht weit mehr als eine Sendungsverfolgung. Unternehmen können erstmals nachvollziehen, wie ihre Postverteilung tatsächlich funktioniert, welche Mengen bewegt werden, wo Kapazitäten benötigt werden und an welchen Stellen Pakete unnötig lange im Prozess verbleiben. COSYS schafft dafür eine gemeinsame Datenbasis von der Paketannahme bis zum Paketversand.

Welche Paketdaten entstehen bei der Paketannahme?

Der Datenfluss beginnt mit dem Eingang einer Sendung durch COSYS Postverteilung Software. Wird der Paketbarcode mit Smartphone oder MDE-Gerät gescannt, können Sendungsnummer, KEP-Dienstleister, Absender, Empfänger, Abteilung oder Zielstandort mit dem Vorgang verbunden werden. Hinzu kommen Zeitstempel und Statusinformationen. Damit ist nicht nur bekannt, dass ein Paket angekommen ist, sondern auch wann, für wen und über welchen Dienstleister.

Weitere Informationen ergänzen dieses digitale Paketprofil. Paketabmessungen und Volumen können mobil ermittelt werden. Bei auffälligen Sendungen lässt sich der Zustand fotografisch dokumentieren. Die COSYS KI-Bildanalyse kann sichtbare Beschädigungen erkennen und deren Beschreibung für eine Schadensmeldung unterstützen.

Bei hohem Paketaufkommen ergibt sich daraus bereits ein aussagekräftiges Gesamtbild: Welche KEP-Dienstleister liefern besonders viele Sendungen? Wann treten Eingangsspitzen auf? Welche Unternehmensbereiche erhalten die größten Mengen und welche Paketgrößen dominieren?

Postverteilung erzeugt Bewegungs- und Übergabedaten

Nach der Paketannahme wächst der Datensatz mit jeder weiteren Bewegung. Wird eine Sendung intern zugestellt, können Übernahme, Transport und Übergabe digital dokumentiert werden. Dadurch entstehen Zeitstempel für einzelne Prozessschritte und Informationen darüber, welchen Weg das Paket innerhalb des Unternehmens genommen hat.

Das ist insbesondere auf Unternehmenscampus, in Kliniken, Hochschulen, Industrieunternehmen oder Forschungseinrichtungen interessant. Dort kann eine Sendung mehrere Gebäude oder interne Übergabepunkte durchlaufen, bevor sie ihren Empfänger erreicht.

Aus den einzelnen Buchungen entstehen messbare Durchlaufzeiten. Unternehmen können beispielsweise untersuchen, wie lange Pakete zwischen Annahme und Zustellung benötigen, welche Bereiche besonders viele interne Transporte verursachen oder an welchen Übergabepunkten regelmäßig Wartezeiten entstehen.

Paketschränke liefern eigene Nutzungsdaten

Wird ein Paketschrank in die Postverteilung integriert, entsteht eine weitere Datenebene. COSYS kann dokumentieren, welches Fach belegt wurde, wann die Einlagerung erfolgte und wann der Empfänger die Sendung abgeholt hat.

In der Gesamtauswertung wird damit sichtbar, wie stark ein Paketschrank tatsächlich genutzt wird. Fachauslastung und Belegungsdauer zeigen beispielsweise, ob die vorhandene Kapazität zum Paketaufkommen passt. Gleichzeitig können unterschiedliche Fachgrößen betrachtet werden.

Hier gewinnen auch die zuvor erfassten Paketabmessungen an Bedeutung. Werden Paketvolumen und Fachauslastung gemeinsam analysiert, lässt sich fundierter beurteilen, welche Fachgrößen besonders häufig benötigt werden. Ein zukünftiger Paketschrank kann dadurch stärker am realen Sendungsprofil des Standorts ausgerichtet werden.

Auch beim Paketversand entstehen wertvolle Daten

Die Datenkette endet nicht bei eingehenden Sendungen. Unternehmen verschicken selbst Pakete, etwa IT-Geräte an Niederlassungen, Ersatzteile zwischen Standorten, Warenmuster an Kunden oder technische Komponenten an Dienstleister.

Bei der digitalen Versandvorbereitung entstehen erneut Paketdaten zu Absender, Empfänger, Ziel, Sendungsart, Zeitpunkt und Packstück. Die mobile Ermittlung von Abmessungen und Volumen unterstützt dabei, die benötigten Informationen direkt am Paket zu erfassen.

Über KEP-Schnittstellen können Versanddienstleister in diesen Prozess eingebunden werden. Dadurch müssen relevante Daten nicht mehrfach manuell übertragen werden. Gleichzeitig entsteht auch für ausgehende Sendungen eine strukturierte Datenbasis, die gemeinsam mit den Informationen der Paketannahme ausgewertet werden kann.

Aus einzelnen Paketdaten wird ein Bild des Gesamtprozesses

Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Verbindung aller Ereignisse. COSYS Business Intelligence kann Daten aus Paketannahme, Postverteilung, Paketschrank und Paketversand in Dashboards und Auswertungen zusammenführen.

Damit lassen sich Paketmengen z.B. nach Standort, Zeitraum, Abteilung oder KEP-Dienstleister untersuchen. Verantwortliche können Durchlaufzeiten vergleichen, Lastspitzen erkennen, die Nutzung von Paketschränken bewerten und interne Transportaufwände nachvollziehen. Statt einzelne Sendungen zu betrachten, wird die Struktur hinter dem gesamten Paketaufkommen sichtbar.

Noch tiefer geht die Prozessdatenanalyse. Process Mining kann anhand der digitalen Ereignisse rekonstruieren, welche Wege Sendungen tatsächlich durchlaufen. Wiederkehrende Verzögerungen, zusätzliche Prozessschleifen oder unterschiedliche Varianten zwischen Standorten werden dadurch erkennbar. Aus operativen Paketdaten entsteht somit eine Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der Inhouse Logistik.

Paketdaten nicht nur erfassen, sondern nutzen

Eine digitale Paketannahme entfaltet ihren größten Nutzen, wenn die entstehenden Informationen über den gesamten Lebenszyklus einer Sendung weitergeführt werden. COSYS verbindet dafür Paketmanagement, interne Postverteilung und Paketschränke mit mobiler Datenerfassung, KEP-Anbindungen, KI-Bildanalyse, Business Intelligence und Prozessanalyse. Passende Hardware, MDE-Services und COSYS MDM ergänzen die Lösung.

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