Effizientes Beteiligungsmanagement und regulatorische Sicherheit bei der Aareal Bank AG

Branche: Finanzdienstleistungen
Mitarbeitende: 1.065
Bilanzsumme: 51,5 Mrd. Euro
Beteiligungen: > 50

Ein komplexes Umfeld – hohe Anforderungen

In einem sich dynamisch entwickelnden regulatorischen Umfeld ist ein präzises und transparentes Beteiligungsmanagement für Banken unerlässlich. Die Aareal Bank AG mit Sitz in Wiesbaden ist die Obergesellschaft des Aareal Bank Konzerns. Die Geschäftsfelder der Gruppe umfassen gewerbliche Immobilienfinanzierungen sowie Zahlungsverkehrsverfahren, Firmenkundenbanking und Kautionsmanagement-Lösungen für die deutsche Immobilienwirtschaft und angrenzende Industrien.

Die Aareal Bank gliedert sich in die zwei Segmente: Strukturierte Immobilienfinanzierungen und Banking & Digital Solutions.

Im Segment Strukturierte Immobilienfinanzierungen begleitet die Aareal Bank nationale und internationale Kunden bei ihren Immobilieninvestitionen und ist in Europa, Nordamerika und Asien/Pazifik aktiv. Die Aareal Bank finanziert gewerbliche Immobilien, insbesondere Hotels, Alternative Living (Student Housing, Micro Living etc.), Einzelhandels-, Logistik-, Büro- und Wohnimmobilien. Dabei liegt der Fokus auf der Finanzierung von Bestandsimmobilien.

Im Segment Banking & Digital Solutions bietet die Aareal Bank Gruppe ihren Kunden aus der institutionellen Wohnungswirtschaft, der gewerblichen Immobilienwirtschaft sowie der Energie- und Versorgungswirtschaft branchenspezifische Zahlungsverkehrsverfahren an. In Kombination mit der BK01-Software der First Financial Software GmbH, die die integrierte Abwicklung von Zahlungsverkehrsströmen zwischen ERP-System und Kontosystem ermöglicht, trägt die Aareal Bank zur effizienteren und nachhaltigeren Gestaltung grundlegender Geschäftsprozesse ihrer Kunden bei.

Vor dem Hintergrund einer hohen Frequenz regulatorischer Anforderungen und Veränderungen – etwa den umfangreichen Anzeige- und Meldepflichten nach dem Kreditwesengesetz (KWG) – entschied sich die Aareal Bank AG, ihr Beteiligungsmanagement durch eine leistungsfähigere Software zu unterstützen. Der Weg führte weg von einer Eigenentwicklung hin zu einer zukunftsfähigen Standard-Softwarelösung:

„Gerade durch die hohe Frequenz regulatorischer Änderungen war es für uns entscheidend, einen Partner zu finden, der laufend mit den Aufsichtsbehörden in Kontakt steht und so Neuerungen zeitnah abbilden kann“, so Thilo Stassen, Senior Manager Strategy and Corporate Development von der Aareal Bank AG.

Die Ausgangslage: Access an der Belastungsgrenze

Die bestehende Access-Datenbank konnte den steigenden Anforderungen an das Beteiligungsmeldewesen und an die Datensicherheit nicht mehr gerecht werden. Die Erstellung der Beteiligungsanzeigen gegenüber der Bundesbank erfolgte händisch – ein aufwendiger, fehleranfälliger Prozess mit hohem Ressourcenbedarf.

Hinzu kam die Notwendigkeit, mit verschiedenen Abteilungen Daten abzustimmen und die Governance sowie Datenqualität abzusichern.

Die Lösung: zetVisions AMI

Die Entscheidung fiel auf die Softwarelösung zetVisions AMI, welche die gewünschten Anforderungen erfüllte. Besonders überzeugend waren:

• Regulatorische Abdeckung aller relevanten Meldevorschriften
• Bereits erfolgreicher Einsatz in anderen Instituten der Branche
• Umfassende Auswertungs- und Berichtsmöglichkeiten
• Webbasierte Nutzung & Hosting beim Dienstleister
• Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• Zusätzliche Sicherheit durch ISO-Zertifizierung 27001

Umsetzung & Erweiterung des Projektumfangs

Was mit dem Ziel begann, Meldungen effizienter zu erstellen, entwickelte sich im Laufe des Projekts zu einem übergreifenden Digitalisierungsschritt. Es wurde begonnen, die Software abteilungsübergreifend auszurollen, zunächst auf zwei Fachbereiche. Ein differenziertes Berechtigungskonzept ermöglicht kollaborative Datenpflege:

„Die Hoheit über bestimmte Daten liegt jetzt direkt bei den jeweiligen Fachbereichen – das spart uns Zeit und erhöht die Qualität“, erklärt Herr Stassen. Auch Organigramme können systemseitig generiert und müssen nicht mehr mit MS-Office Produkten erstellt, gepflegt und per E-Mail verteilt werden.

Spürbare Vorteile in der Praxis

Effizienzsteigerungen:

• Die Erstellung der jährlichen Sammelmeldungen wurde von mehreren Wochen auf wenige Tage reduziert – allein hier liegt die Zeitersparnis bei über einem Monat.
• Bei einem Beteiligungsabgang mit 50 Teilmeldungen ließ sich der gesamte Prozess per Knopfdruck innerhalb kürzester Zeit abwickeln.
• Signifikante Zeitersparnis durch Überführung von Excel-Berichten in Listenreports – Abruf der Listenreports durch andere Fachbereiche direkt aus zetVisions AMI.

Transparenz & Governance

• Zentrale Datenhaltung mit historischer Auswertung für alle relevanten Stichtage.
• Verlässliche Informationsquelle für Fachabteilungen wie Rechnungswesen, Regulatorik, Konsolidierung, Non-Financial Risk und Steuern.
• Vermeidung von Daten-Redundanzen durch klare Datenverantwortung.

Vertrauen & Sicherheit

• Hohe Akzeptanz im Unternehmen: „Wir vertrauen der Software – die Informationen werden nachvollziehbar dargestellt und die Meldungen korrekt erstellt“.
• Zentrale Ansprechpersonen bei zetVisions, kurze Wege und lösungsorientierte Zusammenarbeit.

Lessons Learned – oder: Was wir heute anders machen würden

Was gut lief:

• Reibungslose Einführung, agile Begleitung durch das zetVisions-Team.
• Klare Kommunikation über das bestehende Ticketsystem und direkte Ansprechpartner.
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung.

Was wir mitgeben würden:

• Potenziale der Software erkennen – die Softwarelösung kann mehr, als man denkt.
• Berechtigungen und Verantwortlichkeiten klar definieren.

Fazit: Digitalisierung als Erfolgsfaktor

Die Umstellung auf zetVisions AMI war für die Aareal Bank AG mehr als nur ein Softwarewechsel – sie war ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Beteiligungsmanagements. Mit der neuen Lösung werden gesetzliche Anforderungen für das Beteiligungsmeldewesen effizient und transparent erfüllt, Prozesse deutlich beschleunigt und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht.