Microsoft 365 Archivierung: Warum Offloading die bessere Alternative ist

Ein neuer Ansatz heißt Offloading. Dabei werden selten genutzte oder veraltete Dateien automatisch in günstigere Cloud-Speicher wie Azure Blob Storage ausgelagert. Die eigentlichen Dateien verschwinden aus dem teuren SharePoint-Speicher. Metadaten, Berechtigungen und Links bleiben jedoch erhalten. Für Anwenderinnen und Anwender ändert sich im Alltag fast nichts: Benötigte Dateien lassen sich weiterhin über den gewohnten Namen in SharePoint anklicken und werden im Hintergrund nahtlos geladen.

Das Ergebnis ist ein „lebendes Archiv“. Daten wandern automatisiert in kostengünstigere Speicher, ohne Governance-Regeln in SharePoint zu verletzen. So lassen sich Microsoft 365-Kosten reduzieren, Benutzeroberflächen bleiben übersichtlich und der Zugriff auf archivierte Dateien ist jederzeit möglich.

Offloading vs. klassische Archivierung

• Kostenvorteil: Offloading nutzt die Preisstufen von Azure (Hot, Cool, Archive). Das spart im Vergleich zu zusätzlichem SharePoint-Speicher bis zu 50 Prozent.
• Nahtloses Nutzererlebnis: Klassische Archive erfordern manuelle Schritte oder zusätzliche Tools. Offloading behält bestehende SharePoint-Strukturen bei, inklusive Metadaten.
• Compliance & Sicherheit: Löschprozesse können regulatorische Vorgaben verletzen. Offloading erhält Audit-Logs, Benutzerrechte und eDiscovery-Funktionen.
• Automatisierung: Anstatt Mitarbeitende manuell archivieren zu lassen, greifen Filterregeln, etwa „älter als zwölf Monate“ oder „größer als 50 MB“. Diese Regeln laufen automatisch in festgelegten Intervallen und sorgen für kontinuierliche Datenhygiene.

So funktioniert Offloading in der Praxis

1. Identifizierung von „kalten Daten“: Administratoren definieren Regeln wie „älter als ein Jahr“ oder „größer als 100 MB“. Vor der Umsetzung zeigt eine Vorschau, wie viel Speicherpotenzial sich einsparen lässt.
2. Auslagerung in günstigen Speicher: Beim Offloading werden die Inhalte aus SharePoint entfernt und in Azure Blob Storage übertragen. Links und Metadaten bleiben allerdings erhalten.
3. Nutzerzugriff & Wiederherstellung: Greift ein Anwender auf eine ausgelagerte Datei zu, wird diese transparent im Hintergrund geladen und kann wie gewohnt weiterbearbeitet werden. Nach der Nutzung bleibt sie in SharePoint oder wird beim nächsten Offloading wieder verschoben, je nach Einstellung der Offload-Regeln.
4. Ganze Bibliotheken oder Sites: Auch komplette Projekte lassen sich auslagern und später mit wenigen Klicks vollständig zurückholen.

Vorteile von Offloading

• Geringere Kosten: Regelmäßiges Offloading reduziert die teure SharePoint-Belastung.
• Keine Schulungskosten: Nutzer arbeiten weiter in ihren bekannten Strukturen.
• Skalierbarkeit: Speicher kann flexibel erweitert werden.
• Zukunftssicherheit: Eine saubere SharePoint-Umgebung erleichtert die Anbindung an neue Microsoft-Funktionen wie Copilot.
• Compliance & Sicherheit: Berechtigungen bleiben bestehen.

Offloading als Fundament für eine erfolgreiche Daten-Management-Strategie

Langfristig kann Offloading zu einer umfassenden Data-Management-Strategie ausgebaut werden. Dazu gehören Maßnahmen wie die Begrenzung von Dateiversionen, die automatische Erkennung von Dubletten oder die intelligente Auswahl durch KI-Filter. Auf diese Weise wird aus einem einmaligen Archivierungsprojekt eine nachhaltige Optimierung, die Microsoft-365-Umgebungen dauerhaft schlank, sicher und effizient hält.

Fazit

Offloading ist mehr als Archivierung. Es ist ein zukunftsorientierter Ansatz für den Umgang mit Datenwachstum in Microsoft 365. Mehr Informationen zum Thema Speicherlimit und Offloading finden Sie im ShArc Magazine: layer2-sharc.com/magazine

Wie Unternehmen unmittelbar Speicherplatz frei machen können und in den Griff bekommen erfahren Sie im SharePoint Storage Guide: layer2-sharc.com/storage-guide