SharePoint-Archivierung im Vergleich: Microsoft 365 Archive vs. ShArc

Kostenvergleich Microsoft 365 Archive und ShArc 

ShArc und Microsoft 365 Archive haben unterschiedliche Kostenmodelle. ShArc wird als Abonnementlizenz pro TB archivierter Daten verkauft, zusätzlich zahlt der Kunde für Azure-Speicher und ggf. benötigte Azure-Infrastruktur. Microsoft 365 Archive ist ein Pay-as-you-go-Dienst mit Kosten basierend auf der Menge der archivierten Daten. Beide Lösungen können die Kosten im Vergleich zum Kauf zusätzlichen SharePoint-Speichers deutlich senken.

ShArc-Preise

Lizenzen werden in 1-TB-Schritten zu 699 € pro TB und Jahr erworben. Dies ist eine feste Jahresgebühr für die Software. Es gibt keine Benutzerlizenzen oder versteckte Gebühren. Die Preisgestaltung basiert ausschließlich auf dem maximal archivierten Volumen. ShArc erhebt keine Gebühren für die Wiederherstellung von Daten zurück nach SharePoint.

Zusätzlich zum ShArc-Abonnement zahlt die Organisation für den Azure Blob Storage, in dem die archivierten Dateien gespeichert werden, sowie für den App Service Plan, um den ShArc-Dienst zu hosten. Selbst mit diesen Zusatzkosten liegen die Gesamtkosten von ShArc 50–60 % unter den entsprechenden Kosten für den Kauf der gleichen Speichermenge bei Microsoft (Office 365 Extra File Storage Add-on). 

Mehr Informationen zu den Preisen finden sich online in der ShArc Kostenkalkulation. 

Microsoft 365 Archive-Preise

Microsoft berechnet 0,046 € pro GB pro Monat für archivierte Daten. Das entspricht 46 € pro TB pro Monat bzw. etwa 552 € pro TB und Jahr. Das sind etwa 1/4 der Kosten für den Standardspeicher in SharePoint Online, der bei 0,184 € pro GB und Monat bzw. 2.208 € pro TB und Jahr liegt. Diese Archivspeicherkosten werden kontinuierlich gemessen und gelten nur für Daten, die das im SharePoint enthaltene Speicherkontingent überschreiten.

Abgesehen von den Speichergebühren und eventuellen OneDrive-Wiederherstellungskosten fallen keine weiteren Kosten für die Nutzung von Microsoft Archive an. Zusammengefasst: Microsoft 365 Archive folgt einem reinen Verbrauchsmodell. Die kalkulierbaren niedrigen Kosten können im Vergleich zum Kauf von SharePoint-Speicher Einsparungen von rund 75 % bringen und sind daher besonders attraktiv für große Mengen inaktiver Sitesammlungen.

Vergleich von Microsoft 365 Archive mit ShArc, einem SharePoint-Speicheroptimierer

Komplexität, Einrichtung und Benutzererfahrung

ShArc ist eine kundengehostete Lösung, was mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bedeutet, aber auch Einrichtung und Wartung. M365 Archive ist ein schlüsselfertiger Cloud-Dienst, der mit wenigen Klicks aktiviert werden kann, jedoch weniger flexibel im Betrieb ist. Die Benutzererfahrung unterscheidet sich deutlich: ShArc zielt darauf ab, für Endnutzer nahtlos zu funktionieren, während Microsofts Archive eher als Back-End-Kaltspeicher konzipiert ist, mit dem Endnutzer absichtlich nicht interagieren.

Einrichtungsprozess

Die Einrichtung von ShArc umfasst die Bereitstellung der Anwendung in einem Azure-Mandanten. Layer2 stellt Tools und Anleitungen zur Verfügung, um die ShArc-Komponenten zu installieren. Unternehmen müssen ein Azure-Speicherkonto für die archivierten Daten und einen Azure App Service zum Ausführen des ShArc-Dienstes erstellen. Anschließend wird ShArc über eine Admin-Zustimmung (Berechtigung über Microsoft Graph erteilen) mit SharePoint Online verbunden. Diese Einrichtung ist ein einmaliger Aufwand und wird in der Regel von einem IT-Administrator mit Azure- und M365-Admin-Kenntnissen durchgeführt.

Im Gegensatz dazu hat Microsoft 365 Archive eine sehr einfache Aktivierung: Ein Administrator mit den entsprechenden Rollen muss Archive im Microsoft 365 Admin Center aktivieren, was das Verknüpfen eines Azure-Abonnements für die Abrechnung beinhaltet. Es sind keine neuen Server oder Installationen erforderlich. Es handelt sich um einen On-Demand-Dienst, der von Microsoft bereitgestellt wird.

Zusammengefasst: Die Einrichtung von ShArc ist komplexer und praxisorientierter, da Sie Software in Azure einrichten, während die Einrichtung von M365 Archive integriert ist und größtenteils aus Konfiguration ohne benutzerdefinierte Software besteht.

Wartung und Updates

ShArc läuft in der firmeneigenen Umgebung, wo die Azure-Ressourcen überwacht werden müssen und Admins sicherstellen, dass der ShArc-Dienst läuft und richtig skaliert ist. Layer2 veröffentlicht regelmäßig Updates für ShArc mit neuen Funktionen und Fehlerbehebungen. Diese sollten durch den Admin in der Azure-Umgebung eingespielt werden, um das System sicher und effizient zu halten. Der Vorteil: Volle Kontrolle. 

Microsoft verwaltet den zugrunde liegenden Speicher, die Haltbarkeit und die Updates der Archivfunktion. Administratoren müssen weiterhin „Policy-Wartung“ betreiben, also entscheiden, welche Sites archiviert werden oder wann Archivierungen stattfinden, aber es gibt keine Infrastruktur, die gepatcht oder betreten werden muss. Die relevanten Admin-Aufgaben sind Teil der normalen SharePoint-Administration.

Kurz gesagt: ShArc erfordert mehr administrativen Aufwand und bietet mehr Flexibilität, während M365 Archive ein „Einrichten und Überwachen“-Dienst mit geringem Administrationsaufwand ist.

Endnutzererlebnis

Hier gibt es große Unterschiede: Mit ShArc arbeiten Endnutzer weiterhin wie gewohnt in SharePoint, Teams oder OneDrive. Eine durch ShArc archivierte Datei bleibt in ihrer ursprünglichen Dokumentbibliothek mit gleichem Namen, Metadaten und Berechtigungen sichtbar. Lediglich ein Symbol oder Hinweis zeigt an, dass sie archiviert ist. Klickt ein Nutzer auf eine archivierte Datei, stellt ShArc sie transparent aus Azure wieder her und öffnet sie.

Im Gegensatz dazu blendet Microsoft 365 Archive archivierte Inhalte für Endnutzer komplett aus. Wird eine SharePoint-Site archiviert, ist sie für Nutzer nicht mehr zugänglich. Sie erscheint nicht mehr in der Site-Übersicht, und bestehende Links funktionieren erst wieder, wenn die Site reaktiviert wurde. Nutzer können auch nicht nach Dateien aus einer archivierten Site suchen. Nur Compliance-Administratoren können darauf zugreifen. Braucht ein Endnutzer doch eine Datei aus einer archivierten Site, muss ein Admin die gesamte Site reaktivieren. Das macht Microsofts Lösung vor allem für Daten geeignet, auf die Nutzer tatsächlich nicht mehr zugreifen.

Viele Organisationen steuern dies, indem sie klare Archivierungskriterien festlegen, z. B. eine Website erst zu archivieren, wenn sie mindestens sechs Monate vollständig inaktiv war und dies mit dem Eigentümer bestätigt wurde. Dennoch ist es eine wichtige Überlegung, dass alle mit M365 Archive archivierten Daten für Benutzer de facto vollständig offline sind.

Vergleich der Benutzererfahrung von Microsoft 365 Archive und ShArc Archivierungsoptionen und Wiederherstellungsfunktionen

Neben Kosten und Einrichtung ist es entscheidend zu vergleichen, was jede Lösung tatsächlich mit den Daten macht, wie sie archiviert, aufbewahrt und wiederhergestellt werden. ShArc und Microsoft 365 Archive verfolgen dabei sehr unterschiedliche Ansätze.

Granularität der Archivierung

ShArc bietet eine feingranulare Archivierung auf Dateiebene. Es arbeitet innerhalb von SharePoint-Websites, indem es Elemente wie Dokumente identifiziert, die bestimmten Kriterien entsprechen, und diese einzeln auslagert. Die Regeln zum Offload der Dateien können etwa auf bestimmte Bibliotheken oder Websites angewendet werden. Sites können zudem komplett von der Archivierung ausgeschlossen werden. Der entscheidende Punkt ist, dass aktive Seiten aktiv bleiben und nur Inhalte ausgelagert werden. Dadurch entsteht ein „lebendes Archiv“: Eine SharePoint-Website kann kontinuierlich ältere Inhalte über ShArc auslagern, während neue Inhalte hinzukommen, sodass die Websitegröße im Rahmen bleibt, ohne dass der Benutzerzugriff gesperrt wird.

Microsoft 365 Archive funktioniert ausschließlich auf Seiten-Ebene. Diese wird komplett zur Archivierung ausgewählt, und der gesamte Inhalt (Dokumente, Listen, Seiten usw.) wird gemeinsam in das Archiv verschoben. Es ist nicht möglich, bestimmte Dateien oder nur teilweise zu archivieren. In der Praxis wird Microsofts Archive daher häufig für alte und abgeschlossene Projekte genutzt. Es ist nicht für die laufende Ausdünnung gedacht, sondern eher für die vollständige Auslagerung nicht mehr benötigter Daten.

Hinweis: Microsoft plant laut Roadmap, die Unterstützung für granulare Archivierung auf Dateiebene ab Juli 2026 einzuführen (letzter Stand: 25. August).

Versionen-Verwaltung

Viele Versionen von Dokumenten sind eine Hauptursache für hohen Speicherverbrauch. ShArc löscht diese früheren Versionen dauerhaft während des Archivierungsprozesses, was zusätzlichen Speicherplatz freigibt, ohne Zusatzkosten.

Hinweis: Eine Funktion zum Archivieren und Wiederherstellen von Versionen ist laut Roadmap für die zweite Jahreshälfte 2025 geplant.

Microsoft 365 Archive beeinflusst Versionen nicht. Diese werden zusammen mit dem gesamten Websiteinhalt archiviert und wiederhergestellt.

Wiederherstellung archivierter Daten

ShArc ermöglicht eine granulare, bedarfsgesteuerte Wiederherstellung einzelner Elemente. Wenn ein Benutzer oder Administrator eine bestimmte archivierte Datei benötigt, kann er deren Wiederherstellung auslösen, ohne alles andere zurückzuholen. Nutzer klicken einfach auf die Datei in SharePoint, und ShArc stellt sie im Hintergrund wieder her. Alternativ kann ein Administrator über die ShArc-Oberfläche eine Sammlung von Dateien, eine gesamte Bibliothek oder bei Bedarf sogar eine komplette Website wiederherstellen. Da ShArc keine Gebühren für Wiederherstellungsvorgänge erhebt und die Platzhalter erhalten bleiben, ist es problemlos möglich, Inhalte nach Bedarf wiederherzustellen und erneut zu archivieren, mit minimalem Aufwand und vernachlässigbaren Azure-Datenübertragungskosten.

Microsoft 365 Archive erfordert die Wiederherstellung der gesamten Website, um auf deren Inhalte zuzugreifen. Es gibt keine Möglichkeit, nur eine einzelne Datei oder einen Ordner aus einer archivierten Site wiederherzustellen. Sie muss komplett reaktiviert werden. Die Wiederherstellung erfolgt durch einen Administrator im SharePoint Admin Center oder per PowerShell, und es muss genügend freies Speicherkontingent vorhanden sein. Laut Microsoft kann die Reaktivierung bis zu 24 Stunden dauern. Nach erfolgreicher Wiederherstellung verhindert Microsoft derzeit, dass dieselben Inhalte unmittelbar nach der Reaktivierung erneut archiviert werden. Eine erneute Archivierung ist frühestens nach vier Monaten möglich, um ein ständiges Hin- und Herschalten zu vermeiden.

Entscheidungsfaktoren

• Granularität der Archivierung: Müssen Sie einzelne Dateien oder Teilmengen von Inhalten archivieren, während der Rest einer Website aktiv bleibt? Falls ja, ist ShArc aufgrund seiner Dateiebene-Archivierung dafür optimal. Wenn Sie nur ganze Websites archivieren, sobald diese nicht mehr benötigt werden, könnte Microsofts Lösung ausreichen.
• Endnutzerzugriff: Wie wichtig ist es, dass Endnutzer archivierte Inhalte weiterhin sehen oder selbst abrufen können? ShArc ermöglicht dies ohne Admin-Eingriff. Microsoft 365 Archive blendet Inhalte für Nutzer aus, bis ein Administrator sie wiederherstellt.
• Compliance und Aufbewahrung: Befinden Sie sich in einer streng regulierten Umgebung mit hohen Anforderungen an Aufbewahrung und Audit? Microsoft 365 Archive integriert sich nahtlos in Purview-Compliance. Bei ShArc müssen Sie die Compliance für archivierte Blobs selbst verwalten.
• Kostenstruktur: Bevorzugen Sie vorhersehbare Festkosten pro Jahr oder ein reines nutzungsbasiertes Modell? ShArc bietet feste Jahreskosten pro TB, ideal für planbare Budgets. Microsofts Archiv skaliert exakt mit Datenmenge und Dauer.
• Häufigkeit der Wiederherstellung: Wenn Sie häufig einzelne archivierte Dateien abrufen müssen, ist ShArc effizienter und kostenlos in der Wiederherstellung. Bei „write once, read almost never“-Szenarien genügt Microsofts Ansatz.
• Strategische Ausrichtung: Bevorzugen Sie Microsoft-native Lösungen oder spezialisierte Drittanbieter-Tools? Microsoft punktet mit Integration und Roadmap-Anbindung, ShArc mit Flexibilität und Nischenfokus.

Fazit

Beide Lösungen senken SharePoint-Speicherkosten effektiv, bedienen aber unterschiedliche Einsatzszenarien:

• ShArc – das „dynamische Archiv“ für kontinuierlich gepflegte aktive Websites mit Endnutzerzugriff.
• Microsoft 365 Archive – das „Kaltarchiv“ für abgeschlossene Inhalte mit maximaler Compliance-Integration und ohne Endnutzerinteraktion.

Manche Unternehmen kombinieren beide Ansätze: ShArc für aktive Kollaborationsumgebungen und Microsoft 365 Archive für abgeschlossene Websites.

Zur umgehenden Optimierung des SharePoint Speichers kann auch der SharePoint Storage Guide zu Rate gezogen werden. Mit praktischen Checklisten und Case Studies verdeutlicht er, wie man seine SharePoint Umgebung unmittelbar verbessern und Speicherbedarf senken kann: SharePoint Storage Guide