Die Optimierung von Prozessen hat heutzutage einen großen Einfluss auf den künftigen Unternehmenserfolg. Dementsprechend ist eine Entscheidung für On-Premises oder Cloud nicht unwichtig, zumal man als Unternehmer ja möglichst lange auf ein Pferd, also ein System, setzen und damit arbeiten will.

Aber! Gerade bei bestehenden und gut eingespielten Systemen ist nichts gegen On-Premises zu sagen. Vorhandene, gut funktionierende Lösungen müssen nicht unnötig über den Haufen geworfen werden. Lediglich bei einer Neuaufstellung oder einer ersten Implementierung sollte man genau abwägen. Wollen Sie sich neu organisieren, raten wir stets zu der Lösung, mit der Sie auf lange Sicht am flexibelsten sein werden. Aus heutiger Sicht sieht es stark danach aus, als spräche dieses Argument für eine Cloud-Lösung.

Für wen geeignet?

Verallgemeinerungen sind immer schwierig, und auch bei der Frage nach dem richtigen ERP-System sollte man nicht über einen Kamm scheren. Nehmen wir einen kleinen Betrieb mit einem speziellen Produkt, das sich auf absehbare Zeit nicht großartig verändern wird. Verfügt diese kleine Firma zusätzlich noch über zwei oder drei zuverlässige IT-Mitarbeiter, die unverdächtig sind, dass es sie demnächst in die große, weite Welt hinauszieht, scheint ein On-Premises-System vernünftig und gleichzeitig zukunftsträchtig. Auch wenn die Struktur Ihrer Firma oder Ihr Geschäftsmodell außergewöhnlich hohe Anforderungen an die Personalisierung der Software stellt, ist womöglich das On-Premises-System dem in der Cloud vorzuziehen.
Ist Ihre Firma jedoch auf Expansion aus, auf eine möglichst schlanke Verwaltung und Administration und in einem Geschäftsfeld tätig, das sich schnell wandelt, klingt das nach einer Cloud-Lösung.

Diese Beispiele besagen nicht, dass ein On-Premises-System für Kleinstunternehmen und die Cloud lediglich für Konzerne geeignet ist, sondern dass Sie sehr genau hinschauen sollten, auf alle Faktoren, die eine Rolle spielen: Wie sind Sie aufgestellt? Wo wollen Sie hin? Wie labil oder stark ist Ihre Personalsituation? Wie wird sich Ihr Produkt oder Ihr Service mutmaßlich entwickeln? Über welche Ressourcen verfügen Sie generell?

Aus den Erkenntnissen speziell unseres zweiten (Vor- und Nachteile Cloud) und dritten (Vor- und Nachteile On-Premises) Blog-Teils können Sie weitere Fragen für Ihr Unternehmen ableiten, deren Antworten Sie vermutlich automatisch zu der einen oder anderen Lösung führen werden.

Hilfe naht

Sollten Sie sich dennoch unsicher sein, lassen Sie besser zusätzlich externe Profis einen Blick auf Ihre Situation werfen. Als solche würden wir uns – in aller Bescheidenheit – bezeichnen. Wir können von außen oft Dinge erkennen und Fragen stellen, die Sie in Ihrem Wald vor lauter IT-Bäumen nicht ausmachen. Ganz generell können wir Sie schon jetzt beruhigen, denn wir von TOPIX können – egal für welche Form Sie sich entscheiden – ein ERP-System anbieten, das komplett auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneidert ist.

Wann lohnt sich ein Umstieg?

Sollten Sie mit einer On-Premises-Variante arbeiten und über einen Umstieg nachdenken, gibt es ein paar Faktoren, die eine Entscheidungsfindung beschleunigen können. Liebäugeln Sie zum Beispiel mit dem Neukauf von Hardware, passt dieser Schritt gut zu einem gleichzeitigen Wechsel der ERP-Lösung. Müssen Sie Module aufstocken, haben Sie einen signifikanten Anstieg an Arbeitsplätzen oder Anwendern der Software zu verzeichnen, ist ein parallel stattfindender Umstieg ebenfalls ratsam. Gleiches gilt für den Fall, dass ein größeres Update anstehen sollte.

Und natürlich bietet es sich an, auf eine Cloud zu wechseln, wenn Ihr IT-Personal anderweitig gebraucht wird, Sie neue Niederlassungen eröffnen oder sich Ihr Betriebsmodell ändert. Der vielleicht wichtigste Grund für eine ERP-Alternative ist natürlich die Unzufriedenheit mit dem bestehenden System.

Was gibt es noch zu beachten?

Da der Schritt zu einem neuen System immer auch eine signifikante Investition bedeutet (auch wenn diese sich meist schnell amortisiert), dürfen wir Sie beruhigen: Bisherige Studien zeigen, dass der Wechsel von einem On-Premises-ERP zu einem cloudbasierten System in den allermeisten Fällen reibungslos verläuft. Man muss jedoch dazusagen, dass nahezu jedes Unternehmen eine Migration mithilfe externer Experten durchführt. Neben der technischen Lösung, also der sinnvollen cloudbasierten Verknüpfung Ihrer Produktion, Ihres Vertriebs und Ihrer Verwaltung, sollten Sie sich bei einer Cloud-Variante im Vorfeld auch über das Ausmaß folgender Aspekte Klarheit verschaffen:

• Wie groß und detailreich sind die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz?
• Welche Haftungsanforderungen wird es geben?
• Wie garantiere ich die Sicherheit meiner Mitarbeiter und Kunden?
• Welche rechtlichen Aspekte werden mit einem Wechsel wichtig?

Diese Punkte sind normalerweise ausreichend vom Anbieter abgedeckt, spezifische Fragen sollten Sie dennoch stellen. Ebenso:

• Lohnt es sich, parallel über die Verlegung von Glasfaser nachzudenken?
• Wie seriös und finanziell stabil ist der infrage kommende Anbieter?

Auch bei diesen Fragen helfen wir Ihnen gerne. Bei TOPIX ist Letzteres gegeben, egal ob Sie sich für ein On-Premises-System entscheiden oder für eine Cloud-Lösung. Aber sollten Sie zwischen zwei Systemen unterschiedlicher Anbieter wählen müssen, kann dieser Faktor entscheidend sein.

Und Achtung: Bei Abo-Diensten ist es eigentlich nicht unbedingt üblich, dass auch alle Updates zum Leistungsspektrum gehören. Doch genau diese Updates bieten wir von TOPIX zu unserem Cloud-System an.

Nicht minder wichtig, aber für so manchen Entscheider womöglich eher ein weicher Faktor, ist die durch das Cloud-ERP-System entstehende Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wo keine Wartezeiten oder Umwege aufkommen, wo jede Kollegin und jeder Kollege das Gefühl hat, dass das eigene Unternehmen vorwärtsgerichtet ist, macht die Arbeit mehr Spaß, was wiederum zu besseren Ergebnissen und einer gesteigerten Produktivität führt.

Wo geht der Markt hin?

Etwas vereinfacht zusammengefasst, sieht das Fazit des Markts derzeit wohl so aus: Wer sich jetzt entscheidet, setzt meist auf ein Cloud-System, da es einfacher, schneller, flexibler und preiswerter ist. Auch die Aussicht auf ein Abo-Modell, das man jederzeit kündigen oder anpassen kann im Verhältnis zu größeren Hardware-Anschaffungen, die in Verbindung mit Personalaufwand stehen, ist bereits auf den ersten Blick verlockend.

Laut einer Umfrage des Statistikportals Statista aus dem Jahr 2020 nutzen bereits 82 % aller befragten Unternehmen entweder Private- oder Public-Cloud-Lösungen. Neben den bereits genannten Gründen liegt dies wohl auch daran, dass viele Firmen Probleme haben, geeignetes IT-Personal zu finden, von dem sie am Ende in gewisser Weise abhängig sind. Auch die teilweise rasante Entwicklung neuer Technologien ist ein Argument. Welches Unternehmen kann es sich schon leisten, immer auf dem neuesten Stand zu sein und stets neue Softwareprodukte oder Technologien zu testen? Ein Cloud-Dienstleister tut dies für Sie immer und im eigenen Sinne, da es Teil des Geschäftsmodells ist. Könnte es sein, dass künstliche Intelligenz (KI) für Sie bald eine Rolle spielt? Dann wird es mitunter schwierig, schon jetzt die Rechenleistung dafür zu bemessen. Deren Aufstockung ist bei einer Cloud-Lösung oft binnen Stunden oder Tagen erledigt. Und auch die Hardware wird immer schneller immer besser – oder umgekehrt: Ihre Hardware wird schon bald veraltet und ganz nebenbei weit weniger wert sein.

Schlusswort

Sie sehen, es ist viel Musik in dem Thema und mit einer Universalantwort kann man ihm leider nicht gerecht werden. Die Tendenz ist relativ eindeutig, doch würden wir Sie immer auffordern, Ihren Status quo mit den Wünschen für die Zukunft zu kombinieren und das Gespräch mit Profis zu suchen, um eine Lösung für die fernere Zukunft zu finden.