Stellt ein Unternehmen den Modernisierungsbedarf Ihrer Tourenplanung fest, werden Anforderungen definiert und Fragen gestellt. Die Antworten, die von einem RFI (Request for Information) bis hin zu einem RFP (Request for Proposal) reichen können, liefern womöglich weitere Anforderungen an eine clevere Tourenplanungssoftware.

Unabhängig davon, ob das Projektteam, die Buchhaltung oder die IT-Abteilung federführend bei der Auswahl ist, wird ein*e Mitarbeiter*in alle Anforderungen an die Funktionen sammeln und sie durch eine Bewertungsmatrix leiten.

Sobald Sie eine Shortlist der besten Tourenplanungs-Lösungen zusammengestellt haben, müssen die weiteren Schritte definiert werden. Was muss ein Projektmanager unternehmen, um sicherzustellen, dass ein Proof-of-Concept der Tourenoptimierungssoftware den einzigartigen SLA-Zielen Ihres Unternehmens gerecht wird?

In diesem Artikel zeigen wir auf, was Sie von einem Scheduling-Test erwarten können und was Ihr Projektteam vom Anbieter verlangen muss. Dies ist eine kritische Phase des Auswahlprozesses einer Tourenoptimierungssoftware, die vor der endgültigen Bewertung und dem Vertragsabschluss vollendet werden muss.

WAS IST EIN SCHEDULING-TEST IN DER TOURENPLANUNG UND TOURENOPTIMIERUNG?

Das Testen einer Tourenoptimierungssoftware als Teil eines Auswahlprozesses, bedeutet die Überprüfung von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Reaktion und Stabilität innerhalb der vorgesehenen Umgebungen. Dies alles zusammen ergibt eine Antwort auf die von den Stakeholdern gestellten Anforderungen. Erreicht oder übertrifft die Software zur Tourenplanung die gewünschten Ergebnisse? Findet eine ausreichende und optimale Tourenoptimierung statt?

Solch ein Test besteht aus einer Reihe von Berechnungen, die zusammen mit den Projektsponsoren festgelegt werden, sowie aus vielen zusätzlichen Tests, die die Erfahrung des Anbieters mit dem weiteren Berufsfeld des Field Service Managements einbeziehen.

Beispiele hierfür sind:

• Aus dem Terminplan entfernte Aufträge, einschließlich Stornierungen in letzter Minute (z. B. Kunde nicht anwesend, fehlende Lagerteile)
• Hinzufügen von Aufträgen mit übermäßiger Dauer
• Außendienstmitarbeiter, die ohne Vorankündigung nicht verfügbar sind
• Entfernung von Standby-Optionen und -Stunden
• Erstellte SLAs
• Aufgaben-/Inspektionszeiten erhöht und verringert
• Fahrgeschwindigkeiten werden mit Echtzeit-Durchschnittswerten für jeden Straßenabschnitt berechnet
• Tagesinterne Neuzuteilungen, einschließlich längerer Mittagspausen

Alle Berechnungen werden transparent dargestellt, damit die Serviceteams leicht erkennen und verstehen können, warum die Touren so erstellt wurden. Die Anpassungen der Einstellungen sind leicht zu vollziehen, so steigt das Vertrauen in die Tourenplanungs-Software.

WELCHER DATENSATZ SOLL ZUM TESTEN DER TOUREN­OPTIMIERUNGS­SSOFTWARE VERWENDET WERDEN?

Um Ihnen die bestmögliche Darstellung eines erfolgreichen Ergebnisses zu liefern, sollte sich der Anbieter Ihre Projektanforderungen anhören und eine Konfiguration vorschlagen, die Ihre aktuellen Arbeitsabläufe widerspiegelt. Ein Beispiel wäre die Bereitstellung von Daten über die von Ingenieuren/Technikern durchgeführten Arbeiten für einen Zeitraum von 6 Monaten. Dies schafft eine vernünftige Basis, mit der Sie die Veränderungen in der Tourenoptimierung und Tourenplanung vergleichen können.

Aber bedenken Sie: Sie sind dafür verantwortlich mit den Daten sparsam und sorgsam umzugehen. So könnten Sie beispielsweise damit beginnen, dass Adressen durch besondere Orte in der gleichen Straße ersetzt werden, wie Geschäfte und Schulen. Sie können so die genauen Zahlen für geplante und reaktive Terminanfragen, Arbeitszeiten, Material- und Arbeitskosten einbeziehen – alle Faktoren, die die Schmerzpunkte Ihrer Routenoptimierung widerspiegeln.

WAS SIND DIE ERWARTETEN ERGEBNISSE?

In den meisten Fällen wird ein Scheduling-Test (durch Daten) das Potenzial für reduzierte Kilometerleistung, Fahrzeit und Kraftstoff-/Fahrzeugeinsparungen über festgelegte Zeiträume aufzeigen.

Abhängig von diesen Ergebnissen werden Möglichkeiten aufgezeigt, die Ressourcenniveaus anzupassen, um die Effizienz zu verbessern. Ein Beispiel könnte sein, die Tourenplanung nicht mehr in festen Regionen vorzunehmen. Eine andere Möglichkeit wäre, den Außendienstmitarbeitern zu erlauben, ihre optimierte Route von ihrer Heimatadresse aus zu beginnen. Eine bessere Auslastung, die durch die Tests aufgezeigt wird, schafft freie Terminfenster , die es ermöglichen mehr Aufträge in kürzerer Zeit zu bearbeiten.

Letztendlich gibt das Ergebnis eines Scheduling-Tests dem Projektmanager die notwendigen Informationen an die Hand, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, welche Tourenoptimierungssoftware passt: Eine Lösung, die zufriedene Mitarbeiter mit weniger ungeplanten Überstunden und eine höhere Kundenzufriedenheit ermöglicht.

WIE KANN ICH EINE TOUREN­PLANUNGS­OPTIMIERUNGS­SOFTWARE WEITER EVALUIEREN?

Vor dem eigentlichen Kauf einer Tourenoptimierungsssoftware, empfiehlt FAST LEAN SMART eine Validierung über einen Live-Test ("try before you buy"). Dies erfordert einen geringen gegenseitigen Zeitaufwand. Wir konfigurieren eine SaaS-Systemumgebung, die Ihren Regeln entspricht. Sie arbeiten dann mit unserer Tourenplanungssoftware FLS VISITOUR über einen Zeitraum von 4 bis 8 Wochen mit ausgewählten Außendienstmitarbeitern und testen Sie auf Herz und Nieren.