Nur 30 % der Unternehmen nutzen bisher eine digitale Lösung für ihr Vertragsmanagement, wie die Marktstudie ECM Insights 2020* herausfand. Die Nachfrage nach digitalem Vertragsmanagement steigt aktuell allerdings signifikant. Das bestätigt auch Stefan Zeitzen, CSO der SER Group: „Generell beobachten wir in den letzten Monaten eine steigende Nachfrage nach schnell einsetzbaren digitalen Lösungen, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Die besonders hohe Nachfrage beim Vertragsmanagement zeigt, wie sich die veränderte wirtschaftliche Lage auf die Geschäftsbeziehungen auswirkt: Pandemie-bedingte Lieferausfälle und sinkende Absätze verlangen Anpassungen bei bestehenden Verträgen und auch die Gestaltung neuer Verträge verändert sich, weil Risiken anders bewertet und vertraglich entsprechende Vorkehrungen getroffen werden. Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Unternehmen solche Anpassungen wesentlich schneller umsetzen sowie Fristen und Verbindlichkeiten sicherer einhalten.“

Doxis4 Vertragsmanagement on-premises und in der Cloud schnell produktiv nutzen

Wie dringend Unternehmen ein digitales Vertragsmanagement brauchen, um in der aktuellen wirtschaftlichen Lage weiterhin handlungsfähig zu bleiben und Risiken zu reduzieren, zeigt auch der Wunsch nach einer möglichst schnell einsetzbaren Lösung. „Mit dem Doxis4 Vertragsmanagement nutzen Kunden der SER Group bereits seit Langem eine Lösung, die alle wichtigen Standardfunktionen enthält und die sie in wenigen Monaten selbst betreiben können“, erklärt Gregor Joeris, CTO der SER Group, und fügt hinzu: „Über Transportpakete lassen sich vorkonfigurierte, fachliche Bestandteile, deren Entwicklung auf langjähriger und branchenübergreifender Erfahrung beruht, einspielen und direkt produktiv nutzen. Damit können Unternehmen Mitarbeiter*innen nicht nur schnell mobiles Arbeiten ermöglichen, sondern stellen auch sicher, dass sie zeitnah zahlreiche Risiken minimieren sowie Prozesse transparenter und effizienter abbilden. Das geht natürlich auch in der Doxis4 Cloud, wodurch unsere Kunden den weiteren Vorteil haben, dass sie sich nicht selbst um die Infrastruktur kümmern müssen.“

Operative & Compliance-Risiken sinken

Wichtige Funktionen des Doxis4 Vertragsmanagements, mit denen Unternehmen sofort in die digitale Bearbeitung ihrer Verträge einsteigen, sind z.B.:

·         digitale Vertragsakten mit einheitlicher Struktur

·         automatisierte Prüf- und Freigabe-Workflows

·         Fristenmanagement und Workflow für Vertragskündigungen

·         Vorlagenmanagement

·         flexible Suche über Verträge, Vertragsdaten und -parameter

·         automatische Ablage und Kontextzuordnung

·         Vertragsdashboards und Reports

·         Schnittstellen zu ERP, CRM und Signatur-Software

Auf dieser Grundlage können Unternehmen ihre Verträge von überall aus strukturiert verwalten, zentral darauf zugreifen sowie Abstimmungen schnell und transparent steuern. Das operative Risiko durch nicht auffindbarer Verträge, veraltete Vertragsversionen sowie lang andauernder Freigaben und verpasste Vertragsfristen wird so reduziert. Vor allem die Workflow-basierte Vertragsabstimmung ist eine wichtige Voraussetzung, um Entscheidungen schnell treffen und Geschäftsbeziehungen eingehen bzw. anpassen zu können. Mit der Lösung der SER Group lassen sich Geschäftspartner zudem über einen sicheren virtuellen Projektraum direkt in diesen Prozess einbeziehen: Sie erhalten alle Unterlagen, damit verbundene Aufgaben und Fristen und können direkt digital unterzeichnen. Dafür hält Doxis4 Schnittstellen zu eSignatur-Software wie z.B. DocuSign, Xitrust, Openlimit oder AdobeSign bereit. „Wenn der ganze Vertragslebenszyklus samt aller Abstimmungsprozesse digital abgebildet wird, soll auch durch eine Unterschrift kein Medienbruch entstehen. Die meisten Unternehmen nutzen bereits entsprechende eSignatur-Lösungen und können sie in Doxis4 einfach einbinden. So lassen sich Verträge in drei Minuten auch digital rechtsgültig unterzeichnen“, sagt Gregor Joeris.

Vertragsmanagement als Startpunkt für unternehmensweite Digitalisierung

Mit der webbasierten Vertragsmanagement-Lösung der SER Group schaffen Unternehmen die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter*innen von überall aus Verträge erstellen, prüfen und abstimmen können. Das ist eine wichtige Grundvoraussetzung, um hybride Arbeitsmodelle umzusetzen und so gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, wie z.B. die Homeoffice-Verordnung. „Immer mehr Unternehmen sind jetzt gezwungen, ihre Digitalisierung voranzutreiben, damit sie mobiles Arbeiten anbieten können. Das Vertragsmanagement ist dafür ein guter Einstiegspunkt. Dabei darf man aber nicht verharren, wenn ein Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig sein soll“, so Stefan Zeitzen. „Geschäftsprozesse müssen durchgehend digitalisiert werden und ineinandergreifen. Erst wenn dies erfolgt ist, können auch neue Technologien zum Tragen kommen und z.B. Prozesse automatisiert oder durch Künstliche Intelligenz unterstützt werden. So können Unternehmen mit einer Lösung wie dem Vertragsmanagement starten und von dort aus weitergehen und ihr gesamtes Informations- und Prozessmanagement optimieren.“

Weitere Informationen zu Doxis4 Vertragsmanagement finden Sie hier.

Weitere Informationen zur Doxis4 ECM-Plattform finden Sie hier.

* SER-Marktforschungsstudie ECM Insights 2020; Befragungszeitraum Januar – Dezember 2020; n = 1.689 CIOs, Prozessverantwortliche & IT-Leiter in Unternehmen der DACH-Region aller Branchen mit über 100 Mio. € Umsatz