Mehr Interaktivität und Dynamik in der Kundenberatung: Cegeka präsentiert neue FINAS Rechenkerne
„Never change a running system“ – mit der vorhandenen Software bot Cegeka eine praxiserprobte und zuverlässige Lösung für Finanzdienstleister. Warum also ein so umfassender Relaunch der FINAS Rechenkerne?
Software, egal wie zuverlässig sie arbeitet, kann sich nicht auf einem Status Quo ausruhen. Als IT-Dienstleister stehen für uns die Bedürfnisse unserer Kunden im Vordergrund und die ergeben sich wiederum aus deren Alltag im Kontakt zum Endkunden. Eine neue, junge Generation von Verbrauchern stellt jedoch zunehmend veränderte Ansprüche an die Beratung. Nicht nur, dass immer mehr Interessenten sich online informieren und Verträge abschließen, es wird auch vom Vertrieb immer mehr Flexibilität in der Beratung gefordert. Softwarelösungen müssen diesem Trend Rechnung tragen.
Wie sehen die erforderlichen Veränderungen in der Beratung aus, welche Anforderungen stellen sie an die Software und welche Bedeutung haben dabei die Rechenkerne?
Akquisition, umfassende Beratung, Tarifierung, Antrag, Abschluss, so sah lange Zeit mehrheitlich der Vertriebsprozess in der Versicherungsbranche aus. Diese Elemente bilden zwar auch heute den Kern der Finanzdienstleistung, der Kunde fordert von der Beratung jedoch inzwischen deutlich mehr Flexibilität, Interaktivität und Dynamik. Ein lineares Beratungskonzept kann dieser Forderung nur begrenzt nachkommen. Ein Verbraucher, der vielleicht mit einem konkreten Anliegen in ein Beratungsgespräch geht, wünscht so zum Beispiel ein konkretes Tarifangebot und möchte auf eine einleitende übergreifende Beratung verzichten. Ihn zu gewinnen ist entschieden einfacher, wenn diesem Wunsch nachgekommen und eine Tarifberechnung vorangestellt wird. Ein flexibles System bietet dem Berater die Möglichkeit, dem Kundenwunsch zu entsprechen und trotzdem, unmittelbar aus der Tarifierung heraus, Alternativen und begleitende Produkte vorzustellen. So lässt sich eine Beratung den individuellen Voraussetzungen deutlich besser anpassen und Berater und Kunde sind nicht gezwungen, einem vorgegebenen Ablauf streng zu folgen. Damit trägt eine zeitgemäße Beratung sowohl der individuellen Persönlichkeit des Kunden als auch des Beraters Rechnung und passt sich zudem flexibel unterschiedlichen Vertriebskanälen an.
In Folge dieser Entwicklung haben immer mehr unserer Kunden damit begonnen, die Software-Oberfläche eigenständig zu gestalten, ihren Bedürfnissen anzupassen und mit von uns zugekaufter Logik zu verbinden. Dadurch eröffnete sich ihnen auch die Möglichkeit, die Software dem eigenen Corporate Design noch besser anzupassen und eine einheitliche Usability zu berücksichtigen. Das Problem dabei bestand jedoch darin, dass die Logik der alten Rechenkerne nur begrenzt von der Oberfläche getrennt betrachtet werden konnte. Teile der Logik finden sich auch in darüber liegenden Schichten, getrennt vom Rechenkern.
Worin liegt der Mehrwert der neuen Rechenkerne nach dem Relaunch?
Ein Hauptanliegen des Relaunchs besteht aus den eben genannten Gründen darin, einen Rechenkern bereitzustellen, der die vollständige fachliche Logik enthält und damit einfach mit einer schlanken, individuellen Oberfläche verbunden werden kann. Die Funktionen des Rechenkerns orientieren sich deshalb an den fachlichen Anforderungen des Kunden.
Schon vor dem aktuellen Relaunch haben wir unseren Kunden Rechenkerne zur Verfügung gestellt. Dies geschah jedoch ausschließlich in Form einer Programmbibliothek, die als integrativer Bestandteil einer Anwendung genutzt werden konnte. Das hatte zur Folge, dass eine Aktualisierung des Rechenkerns untrennbar an die Aktualisierung der gesamten Anwendung gebunden war. Wurde der Rechenkern in unterschiedlichen Anwendungen genutzt, zum Beispiel einerseits in der Online-Selbstberatung, andererseits im Tarifrechner des Außendienstmitarbeiters, dann mussten bei Veränderungen beide Anwendungen gleichzeitig aktualisiert werden. Andernfalls bestand das Risiko, dass die Anwendungen unterschiedliche Ergebnisse lieferten.
Die Bereitstellung der Rechenkerne als eigenständiger Webservice erlaubt nun eine Aktualisierung unabhängig von der Anwendung, die ihn nutzt. Machen veränderte gesetzliche Grundlagen zum Beispiel eine Aktualisierung der Steuerfunktion erforderlich, lässt sich diese unabhängig von Tarifanpassungen produktiv schalten.
Was verändert sich durch die neuen Rechenkerne im Pricing?
Grundsätzlich bieten wir unseren Kunden eine Vielzahl verschiedener Modelle, die unterschiedlichen Voraussetzungen Rechnung tragen. Bisher konzentrierte sich das Angebot auf klassische Lizenzmodelle und eine Standardwartung mit umfassender Betreuung, auch über die Gewährleistung hinaus, inklusive der Pflege gesetzlich relevanter Teile. Alternativ können sich Kunden nun auch für ein Mietmodell entscheiden. Die monatliche Zahlung befreit sie von einer längerfristigen Bindung und bietet einen risikolosen Einstieg bzw. Test unseres Angebots.
Zusätzlich planen wir, bei entsprechender Nachfrage, ein Angebot unserer Leistung als Software as a Service, auch wenn bereits heute die Bereitstellung der Rechenkerne buchstäblich auf Knopfdruck, mit minimalem Aufwand möglich ist und durch die Nutzung von Docker-Containern keinen größeren Installationsaufwand verursacht.
Wie weit ist die Fertigstellung der Webservices fortgeschritten und was sind die nächsten Meilensteine?
Die ersten neuen Rechenkerne konnten wir bereits an einzelne Kunden ausliefern. Sie umfassen bisher die Module: Vorsorge im Öffentlichen Dienst, Rentenschätzung für Arbeitnehmer und Angestellte, eine komplette Steuerberechnung, Produktsimulationen im Bereich Vorsorge sowie das Thema Sparen in Anzahl- und Auszahlplänen.
Aktuell arbeiten wir an zusätzlicher Logik für darauf aufbauende, hochwertige Services wie die Lückenberechnung im Bereich Altersvorsorge, Hinterbliebenenabsicherung und Berufsunfähigkeit. Außerdem folgen in absehbarer Zeit Sonderfunktionen wie die Berechnung möglicher Einsparungen, zum Beispiel bei einem zukünftigen Wegfall des Solidaritätszuschlags sowie die Kalkulation von Anlagen unter Berücksichtigung staatlicher Förderung wie Riester, betrieblicher Altersvorsorge oder der Wohnungsbauprämie sowie Fondsprodukte und Darlehensberechnung.
Die Rechenkerne ermöglichen es uns darüber hinaus, aufgrund ihres Aufbaus und der Verwendung konsistenter Schnittstellen, zusätzliche individuelle Rechenfunktionen zu ergänzen. Damit können wir auch kurzfristig auf Kundenwünsche reagieren und ein Produkt liefern, das dauerhaft, kontinuierlich und parallel über alle vorhandenen Kanäle die Grundlage für maximale Vertriebserfolge bildet.
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Cegeka ist ein führender europäischer IT-Solutions Provider. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Multi-Cloud-Services, Cloud-Orchestrierung, Outsourcing, Cybersicherheit, Mobile Private Networks für Unternehmen und die Optimierung von Anwendungen, Infrastruktur und Geschäftsprozessen. Das Familienunternehmen wurde 1992 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Hasselt (Belgien). In 2019 zählte Cegeka fast 5.000 Mitarbeiter und erzielte einen konsolidierten Umsatz von 561 Millionen Euro. Heute beschäftigt das Unternehmen über 6.000 Mitarbeiter an Standorten in ganz Europa: Benelux, Deutschland, Österreich, Rumänien, Italien, Tschechische Republik, Slowakei, Frankreich, Russland und seit kurzem Moldawien.
In Deutschland unterstützt Cegeka Unternehmen, die eigene IT bereit zu machen für die digitale Zukunft und Lösungen zu entwickeln, die langfristige Perspektiven schaffen. Das Portfolio umfasst insbesondere die Themen Softwareentwicklung und -modernisierung, Consulting und Projektabwicklung, Agile Training & Coaching, Staffing, IT-Support sowie Infrastruktur.
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Warum IT-Kosten explodieren (und was Ihre Best Practices damit zu tun haben)
In diesem Live-Webcast erörtern Chris Brockmann und Dave McComb, was Unternehmen grundlegend daran hindert, Datenagilität und digitale Reife zu erreichen. Sie argumentieren, dass dies nicht trotz, sondern aufgrund etablierter Best Practices im IT-Management der Fall ist. Sie reflektieren über ihre eigenen praktischen Erfahrungen in großen IT-Projekten und zeigen die Ursache dessen auf, was sie den Software-Wasteland-Sumpf nennen.
In diesem Webcast erfahren Sie mehr:
- warum die IT-Kosten in den letzten Jahren in die Höhe geschossen sind (und weiter steigen werden),
- warum kaum ein großes IT-Migrations- oder Modernisierungsprojekt seine Ziele erreicht,
- warum etablierte IT-Best-Practices den heutigen Anforderungen der digitalen Transformation nicht mehr gerecht werden, und
- was Application Centricity damit zu tun hat.
Der Webcast wird in Englisch geführt.
Melden Sie sich an unter: www.escape-from-data-darkness.com
eccenca ist der führende deutsche Anbieter von Enterprise Knowledge Graph Lösungen. Mit seinem Kernprodukt Corporate Memory unterstützt er Unternehmen, die zunehmende Komplexität und Dynamik ihrer Netzwerke, Produkte- und Geräte-Lebenzyklen effizient zu bewältigen. Die multidisziplinäre, integrative Plattform ermöglicht es Unternehmen, heterogene Daten und Konfigurationen, ihre Regeln und Bedingungen in einer zentralen Applikation zu verwalten. Das befähigt sie, unternehmensweite Transparenz und die Eigenverantwortung der Line-Of-Business wiederherzustellen. Unternehmen schaffen damit die Basis für Agilität, Autonomie und intelligente Automation. eccenca ist Gartner Sample Vendor für Digital Supply Chain Twins 2020 und CIOApplications TOP 10 GDPR Solution Provider.
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Warum IT-Kosten explodieren (und was Ihre Best Practices damit zu tun haben) (Webinar | Online)
Jedes Jahr wird der Großteil der 3,8 Billionen US-Dollar, die für IT-Projekte ausgegeben werden, verschwendet. Dennoch gehen Unternehmen immer wieder den gleichen Weg, der die IT-Komplexität erhöht, Datensilos schafft und die Betriebskosten in die Höhe treibt. Doch wie Digital Natives wie Apple, Google und Amazon bewiesen haben, geht es bei der erfolgreichen Digitalisierung vor allem um eine agile Integration der Quellen, einen einfachen Datenzugriff sowie eine sinnvolle Datennutzung.
In diesem Live-Webcast erörtern Chris Brockmann und Dave McComb, was Unternehmen grundlegend daran hindert, Datenagilität und digitale Reife zu erreichen. Sie argumentieren, dass dies nicht trotz, sondern aufgrund etablierter Best Practices im IT-Management der Fall ist. Sie reflektieren über ihre eigenen praktischen Erfahrungen in großen IT-Projekten und zeigen die Ursache dessen auf, was sie den Software-Wasteland-Sumpf nennen.
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Der Webcast wird in Englisch geführt.
Eventdatum: 24.11.20 – 01.12.20
Eventort: Online
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TMS Software für Warenauslieferung und Abliefernachweis per App
Mit der mobilen COSYS App können Ihre Fahrer sämtliche Aktivitäten zu Verladungen, Auslieferungen, Retouren und Leihgütern erfassen und an das Backend übertragen. Parallel dazu erhält der Leitstand und das Büro über den COSYS WebDesk in Echtzeit eine detaillierte Übersicht auf alle Aktivitäten und Status entlang der gesamten Transport- und Lieferkette – vom Ausgangslager bis zum Endkunden.
Als mobile Endgeräte können sowohl eine Scanner Hardware (MDE Gerät) als auch Smartphones verwendet werden. So können die Funktionen der Software wie das Dokumentieren von Beschädigungen per Foto und das Erfassen von Unterschriften per Touchscreen optimal genutzt werden.
Die Erfassung der Packstücke erfolgt per Barcodescan. Gescannt werden kann per eingebauter Scan Engine (Scanner Hardware) oder integriertem COSYS Performance Kamera Scan-Plug-In (Smartphone). Die COSYS mobile App unterstützt sowohl Android als auch iOS Betriebssysteme.
Durch optimierte Prüflogiken wird der Fahrer bei Lade- oder Auslieferungsdifferenzen sowie bei der Erfassung eines falschen Pakets direkt durch Fehlermeldungen in der App auf seinen Fehler aufmerksam gemacht.
COSYS WebDesk und Bereitstellung
Auch der COSYS WebDesk bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten. So können neben dem Einsehen und Rückverfolgen bereits fertig geplanter Touren auch einzelne Touren noch manuell per Drag and Drop Funktion auf eine andere Tour umgebucht werden. Diverse Reportfunktionen ermöglichen den automatischen Versand der Abliefernachweise, inkl. erfasster Fotos und Unterschriften direkt an den Kunden.
Die COSYS TMS Software für Verlade- und Ablieferscannung ist als Cloud Lösung (Software as a Service) sowie als On Premise Lösung erhältlich.
Vielfältige Import-/Exportfunktionen sowie diverse Anbindungs- und Schnittstellenmöglichkeiten an ERP oder Kundensysteme ermöglichen Ihnen den einfachen Austausch von Daten.
Modularität
Durch den modularen Aufbau der COSYS MDE und WebDesk Software und das flexible Framework der COSYS Lösungen, sind kundenspezifische Prozesserweiterungen und Anpassungen problemlos möglich.
COSYS hat bereits langjähriges Prozess Know-how im Bereich Transport und Logistik und ist so schnell in der Lage, Ihre Prozesse in die passenden Softwaremodule und -funktionen zu übertragen. Unsere Transportlösungen sind bereits bei vielen Kunden produktiv im täglichen Einsatz.
Mehr unter: https://www.cosys.de/loesungen/transport-logistik/mde-ablieferscannung
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Effizienz und Sicherheit für die Produktion diätischer Lebensmittel – Zeus® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei der Dr. Schär Ag / Spa
Dank der Dr. Schär Produkte müssen die Betroffenen nicht länger auf Backwaren, Snacks, Pizza, Nudeln, Müsli und weitere getreidehaltige Lebensmittel verzichten und können sich am Dr. Schär Sortiment mit über 150 verschiedenen Produkten bedienen. Diese werden an den Produktionsstandorten am Hauptsitz in Burgstall bei Meran, in Deutschland (Dreihausen und Apolda), Österreich (Klagenfurt), Spanien (Saragossa) und in den USA (Lyndhurst und Swedesboro, NJ) hergestellt.
Um dem eigenen hohen Qualitätsanspruch und den globalen Standards für Lebensmittelsicherheit BRC und OHSAS gerecht zu werden, bedarf es nicht nur einer kontrollierten Rohstoffkette und klinisch reinen Produktionsstätten, sondern auch reibungsloser Abläufe in der Produktion. Diese erfolgen je nach Standort im Drei- oder Vier-Schichtbetrieb an sieben Tagen in der Woche und rund um die Uhr. Optimale Personalplanung und Abrechnung ist dabei ein wesentlicher Faktor. Aus diesem Grund entschloss sich Dr. Schär 2014 im Zuge einer weltweiten Standardisierung der HR Prozesse für die Anschaffung eines neuen und zentralen Systems für die Zeiterfassung.
Es folgte eine Marktsondierung mit umfangreicher Evaluierung der verfügbaren Lösungen. Da alle „Dr. Schär Länder“ mit der neuen Software arbeiten sollten, legte man ein besonderes Augenmerk auf die Internationalität der Anbieter und Lokalisierung der Lösungen. Dabei ging es nicht nur um die Unterstützung der jeweiligen Landesprachen für die Benutzer in den ausländischen Niederlassungen, sondern vor allem auch um die Abbildung der gesetzlichen und tariflichen Regelungen in den verschiedenen Ländern.
Mit diesem Anspruch kam Dr. Schär zwangsläufig auch mit ISGUS ins Gespräch und man war sich schnell einig, dass die Qualitäten und Stärken der ZEUS® Lösung am besten anhand eines Probebetriebs beurteilt werden könnten. Entsprechend wurde bereits im Februar 2015 mit dem Probetrieb im österreichischen Klagenfurt begonnen, wo durch die Übernahme der Firma Csm Austria dringender Handlungsbedarf bestand. Dass die von Dr. Schär übernommene Csm Austria in der Vergangenheit auch schon ZEUS® im Einsatz hatte, spielte dabei nur eine untergeordnete Rolle, da das alte System komplett ersetzt werden sollte.
Da in Klagenfurt auch Bedarf für eine Zutrittskontrolle bestand, wurde der Probebetrieb von Anfang an um die integrierte ZEUS® Zutrittslösung erweitert. Auch die Vorgabe, die an vielen Standorten bereits vorhanden Dr. Schär Transponder weiter zu benutzen, konnte ISGUS mit seinem großen Spektrum unterstützter Lesertechnologien problemlos erfüllen.
Softwareseitig wurde ZEUS® im Rechenzentrum am Dr. Schär Hauptsitz im idyllischen Burgstall bei Meran/Südtirol installiert. Die Konfiguration der in Österreich doch recht komplexen Arbeitszeitgesetze und Regelungen erfolgte vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen.
Anfang 2015 kam Daniel Windmann zu Dr. Schär, als Verantwortlicher für die Vereinheitlichung der HR Systeme in der Gruppe und somit auch zuständig für die Einführung von ZEUS®. Windmann erinnert sich: „Anfangs hatte ich das Thema Zeitwirtschaft völlig unterschätzt und konnte mir nicht vorstellen, dass Zeiterfassung so komplex sein könnte. Während die Zutrittskontrolle von Anfang völlig problemlos lief und die Einrichtung sehr einfach war, gab es bei der Zeitwirtschaft doch die eine oder andere Herausforderung, um den Anforderungen der österreichischen Kollegen gerecht zu werden.“
Nach einigen Umstellungen in der Software und der Realisierung der Lohnschnittstelle zum lokalen Lohnanbieter Rzl war Dr. Schär überzeugt, mit ISGUS den richtigen Partner für den internationalen Roll-out gefunden zu haben. Unabdingbar für Dr. Schär war eine zentrale Projektabwicklung für den gesamten Roll-out, was von ISGUS gewährleistet wurde und sich rückblickend nach der Implementierung an neun Standorten in sechs Ländern auch bewährt hat.
Innerhalb von zwölf Monaten wurden im Anschluss die Standorte in Saragossa (Spanien), Warrington (UK) sowie die zwei großen Produktions-Standorte in Deutschland in Dreihausen und Apolda mit ZEUS® ausgestattet, unter Mitwirkung der jeweils lokalen ISGUS Niederlassungen bzw. Vertriebs- und Servicepartner. Wie in Österreich gab es in jedem Land spezielle Anforderungen hinsichtlich Überstundenabrechnung, Durchrechnungszeiträumen, Lohnschnittstellen oder auch sehr spezielle Pausenverrechnungen, wie z.B. in Spanien.
Parallel wurde am Hauptsitz in Burgstall ein neues Firmengebäude erstellt, als Erweiterung des dortigen Verwaltungsgebäudes, das aus allen Nähten platzte. Als „Dr. Schär Denkfabrik“ wurde die repräsentative und hochmoderne neue Firmenzentrale dann im Mai 2017 eingeweiht. Auch dort ist ZEUS® im Einsatz, mit 65 ISGUS Zutrittslesern an den dortigen Innen- und Außentüren. Auch das „Altgebäude“ in Burgstall, wo glutenfreie Mehle und Brote hergestellt werden, wurde in diesem Zuge mit der Software für Zutrittskontrolle und weiteren 30 IT 4100 Terminals ausgestattet.
„Für mich ist es sehr praktisch, die Zutrittssteuerungen für alle Personen, Standorte und Länder zentral einzusehen und steuern zu können. Viele unserer Mitarbeiter sind sehr oft in einer der Niederlassungen unterwegs und durch die einheitlichen Transponder kann jeder Mitarbeiter bei Bedarf überall vor Ort Zugang erhalten, nach entsprechender Freischaltung im ZEUS® Schließplan, mit nur wenigen Klicks“, ergänzt Daniel Windmann.
Als letzter Standort in Deutschland kam dann 2016 die Dr. Schär Medical Nutrition im hessischen Rosbach dazu. Dort geht Dr. Schär seit 2012 neue Wege im Bereich diätischer Lebensmittel und hat sich auf die Entwicklung und Produktion von medizinischen Lebensmittel für Patienten mit angeborenen Stoffwechselstörungen spezialisiert.
„Dass wir über einen einzigen Zugriff alle Daten für alle Länder einsehen können und dies überall der gleichen Logik folgend, erleichtert unsere Arbeit enorm. Gleichzeitig ist durch die Aufteilung des Systems auf verschiedene Mandanten gewährleistet, dass die Kollegen in den Niederlassungen nur ihre eigenen Mitarbeiter einsehen und korrigieren können“, führt Windmann weiter aus.
„Ausschlaggebend für uns war die Internationalität von ISGUS, um die lokalen Systeme hinsichtlich Installation, Inbetriebnahme und Wartung zu gewährleisten, aber auch die Tatsache dass wir mit ISGUS einen Hersteller gefunden haben, der alles aus einer Hand anbietet, Hardware, Software und vor allem die notwendige Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung“ ergänzt Christian Franzelin, IT Direktor bei Dr. Schär.
Derzeit werden die beiden amerikanischen Produktionsstätten in Lyndhurst und Swedesboro (New Jersey) an ZEUS® angebunden. Durch die langjährige ISGUS Präsenz in den USA und entsprechender Erfahrung bezüglich der amerikanischen Arbeitsgesetzen wird auch dieses Teilprojekt erfolgreich abgeschlossen werden.
Dann werden es weltweit 900 Dr. Schär Mitarbeiter sein, die ihre Anwesenheit über das zentrale ZEUS® System in Südtirol buchen und ihre Türen öffnen – mit steigender Tendenz, denn die Dr. Schär Gruppe wird in Zeiten zunehmender Lebensmittelallergien auch in Zukunft nachhaltig wachsen.
Dass sich die Dr. Schär AG / SPA seit ihrer Gründung 1920 durch den Innsbrucker Arzt Dr. Anton Schär bis heute zum absoluten Marktführer entwickelte, hat mit Pioniergeist, höchsten Qualitätsansprüchen und einem besonderen Vertrauensverhältnis zu Mitarbeitern und Partnern zu tun. Dies war für ISGUS von Anfang an spürbar und für den reibungslosen Projektablauf enorm förderlich. „Die Zusammenarbeit mit ISGUS ist sehr gut und wir fühlten uns zu jeder Phase des Projekts in guten Händen“ zieht Daniel Windmann Bilanz. „Und wir sind sehr stolz, Dr. Schär zu unseren zufriedenen Kunden zählen zu dürfen“ fügt Sylvia Martin-Knoch, Exportleiterin bei ISGUS, hinzu.
ISGUS GmbH
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78054 Villingen-Schwenningen
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Massgeschneiderte Cloud Lösung innerhalb kürzester Zeit erfolgreich umgesetzt
Wunsch nach modernem Zeiterfassungssystem
Die bisher genutzte Software zur Zeiterfassung entsprach nach langjährigem Einsatz nicht mehr den heutigen Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeiter sowie des Managements. Hinzu kam, dass die Softwarebetreuung und -aktualisierung aufgrund eines Nachfolgeproduktes vom Anbieter zum Jahresende gekündigt wurde. Aus dem Wunsch nach einem moderneren Zeiterfassungssystem wurde ein nahezu unumgänglicher Entschluss: Fehlende Automatismen, bestehende Performanceprobleme und unzureichende Systemprüfroutinen standen den Anforderungen an ein zeitgemäßes Workforce Management im Wege und sollten durch ein neues, flexibleres System abgelöst werden, das direkt und automatisch mit dem eingesetzten Personalwirtschaftssystem OK.PWS von der AKDB AöR kommuniziert. Eine weitere Anforderung war, dass die neue Zeiterfassung als Cloud Lösung betrieben werden kann.
Langjährige Partnerschaft mit der AKDB
Auf der Suche nach einem neuen Zeiterfassungssystem, sprach man deshalb zunächst mit der AKDB. Die AKDB, Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern AöR, und deren Tochterunternehmen Komm-IT GmbH, sind einer der wenigen deutschlandweiten Spezialanbieter von Kommunalsoftware und gleichzeitig Marktführer in diesem Bereich. Die AKDB ist außerdem Premium-Partner von ISGUS. Beide Unternehmen arbeiten seit vielen Jahren sehr eng und vertrauensvoll zusammen, was sich darin äußert, dass die ISGUS Lösung ZEUS® und das System OK.PWS von der AKDB in idealer Weise miteinander kommunizieren und Stammdaten, Kalenderdaten und Zeitwerte automatisch und bidirektional ausgetauschen werden können. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der sich nahtlos durch alle HR-Prozesse zieht.
Von der langjährigen Partnerschaft profitiert nun auch die IKK classic, denn auf diese Weise können Synergieeffekte genutzt und die manuelle Datenerfassung deutlich reduziert werden, wie Claudia Strunck aus dem Projektteam der IKK classic berichtet: „Die kombinierte Lösung von OK.PWS und ZEUS® bedeutet für uns eine einmalige Erfassung von Personalstammdaten und Fehlzeiten im jeweils führenden System. Wir konnten darüber hinaus die manuelle Bearbeitung von mehr als 1.000 Formularen je Quartal einstellen. Zudem ist eine separate Datenhaltung bestimmter Zeitdaten in Excel nicht mehr erforderlich, da es dafür eine softwareseitige Lösung gibt.“
Straffer Zeitplan
Nach einer Kick-Off-Veranstaltung Ende Mai 2018 und weiteren, vertiefenden Gesprächen, konnte das Projekt gestartet werden. Der von der IKK classic vorgegebene zeitliche Rahmen von 7 Monaten bis zum „go live“ erforderte ein professionelles Projektmanagement. Im gemeinsam definierten Projektplan wurden Arbeitspakete definiert, Zuständigkeiten geklärt und Termine festgelegt. Die für die Abstimmung, das Customizing und die Tests zur Verfügung stehende Zeit erforderte eine engagierte, vertrauensvolle sowie zielorientierte Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Mit dem Projektteam der IKK classic, unter der Leitung von Heiko Spilker, dem ISGUS-Team aus Ansprechpartnern vom ISGUS Hauptsitz in Villingen-Schwenningen und der Niederlassung in Erfurt sowie der AKDB waren bis zu 12 Personen mit der Vorbereitung und Durchführung der einzelnen Teilprojekte eingebunden. Bei Bedarf wurden weitere Experten aus dem Personalbereich der IKK classic, der IT und dem ISGUS-Rechenzentrum hinzugezogen, sodass der Termin zum „Go-Live“ am 01.01.2019 zu jedem Zeitpunkt gesichert war.
Vorangehende Datenimporte
Besonders geschätzt wurden die vielfältigen Möglichkeiten die ZEUS® bietet, um Daten und Modelle zu importieren, erinnert sich Claudia Strunck: „Wir haben ein großes Entgegenkommen bei der Initialisierung und Einführung von ZEUS® erlebt.
Insbesondere die Zusammenarbeit bei den vorangehenden Datenimporten der Stammdaten, Personalstammdaten, Modellen sowie deren Verknüpfung haben die zeitliche Umsetzung und damit den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst.“ Insgesamt wurden rund 250 Schichtpläne, über 500 Tagespläne, mehr als 850 Rollen und mehr als 8.000 Personendatensätze importiert.
Individuelle Anforderungen
Wie flexibel und individuell das System ZEUS® wirklich ist, zeigt sich erneut in diesem Projekt. Die IKK classic pflegt ihre Personalstammdaten und abrechnungsrelevanten Fehlzeiten, wie beispielsweise Arbeitsunfähigkeit und Elternzeit, grundsätzlich in OK.PWS. Weitere Fehlzeiten, wie Gleitzeit oder Urlaub, werden mit Hilfe des Webworkflows wiederum im Zeiterfassungssystem ZEUS® gepflegt. Durch die bestehenden Schnittstellen zwischen OK.PWS und ZEUS® findet ein täglicher Austausch dieser Daten statt. Auf diese Weise können termingebundene Stammdatenveränderungen in beiden Systemen berücksichtigt werden. Auch diesen Wunsch setzten die AKDB und ISGUS perfekt und schnell um. Zufrieden über den reduzierten Arbeitsaufwand berichtet Claudia Strunck: „Die erweiterte Schnittstelle ermöglicht es uns, nur noch die Daten manuell anzupassen, die bei Personalneuanlagen, -änderungen oder -beendigungen unbedingt notwendig sind.“
Erfolgreiche Umsetzung in der ISGUS Cloud
Die wenigen und dennoch intensiven Monate zur Vorbereitung auf die Liveschaltung des Systems haben sich am 01.01.2019 schließlich ausgezahlt. Üblicherweise werden Mitarbeiter eines Unternehmens dieser Größe nach und nach in das neue System transferiert, nicht aber bei dem Projekt der IKK classic.
Gleich mehrere Gründe sprachen für einen ganzheitlichen Wechsel aller Mitarbeiter auf das neue System. Der fehlende Support aufgrund der Abkündigung des Altsystems war nicht der einzige Grund für die Entscheidung. „Das neue System unterscheidet sich in unseren Einstellungen für die Zeitrechnung. Wir wollten daher allen Mitarbeitern einheitlich zum 01.01.2019 ermöglichen mit ZEUS® zu arbeiten. Außerdem gibt es bei der IKK classic seither kein einziges Zeiterfassungs-Terminal mehr. Alle Mitarbeiter buchen an ihrem Bildschirm über das Internet. „Mein ZEUS®“ bietet dabei allen Mitarbeitern auf einen einzigen Blick alle aktuellen Informationen über ihre Buchungen, den Urlaubskalender und die Zeitkonten.
Wir haben uns für die Cloud-Lösung entschieden und erfreuen uns an der hohen Verfügbarkeit, die das ISGUS eigene Rechenzentrum bietet, ohne dass wir uns selbst ständig mit der Administration, mit Hardwarefragen, Serverumzügen, Release-Updates etc. beschäftigen müssen. Die Performance ist spürbar verbessert und die häufigen, störenden Systemlogouts wie im Altsystem sind für unsere Beschäftigten nicht mehr existent“, erklärt Claudia Strunck.
Nicht zuletzt hat auch der modulare Aufbau von ZEUS® überzeugt, so dass die IKK classic ihre maßgeschneiderte Lösung um das Modul der Kostenstellenerfassung erweitern möchte.
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Modern, serviceorientiert und gastfreundlich
„Ankommen und sich wohlfühlen“ ist dabei das zeitlose Motto. Das gilt für Familien wie für Schulklassen, für Firmen wie für Wander- und Freizeitgruppen. In den 44 Jugendherbergen sind 960 Mitarbeiter beschäftigt. In der Saison 2017/2018 erzielte man gemeinsam einen Jahresumsatz von 40 Mio. Euro. Den Impuls zur Einführung der ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung lieferte im Jahr 2015 das Mindestlohngesetz, das für Hotel- und Gastgewerbe eine exakte Dokumentation der Arbeitszeiten gesetzlich vorschreibt. Der Roll-out erfolgte von Dezember 2015 bis März 2016 in enger Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Frankfurt.
Nicht nur in der Ferienzeit gibt es in den Jugendherbergen in Rheinland-Pfalz und im Saarland eine große Vielfalt an Attraktionen, Begegnungen und Events zu entdecken und zu erleben. Die Angebotspalette reicht von Teambuildingprogrammen über Familien- und Klassenfahrtsprogramme bis zu Aufenthalten für Seminargruppen und Fortbildungen. Die Gemeinschaft in der Gruppe ist in der Regel das, was Gäste in der Jugendherberge suchen und finden.
Schnittstelle zum Lohnprogramm Addison
„Anfang 2015 wurde uns die ZEUS® Zeiterfassung von Addison Mitarbeitern empfohlen. Der Bedarf dafür war durch das Mindestlohngesetz gegeben. Besonders attraktiv war für uns die ZEUS® Schnittstelle zu unserem Addison Lohnprogramm, die einen digitalen Stammdatentransfer ermöglicht, ohne dass jemand Daten händisch erfassen muss“, schildert Detlef Schmand, der Kaufmännische Leiter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland, den Auftakt der Zusammenarbeit mit der ISGUS Unternehmensgruppe.
Individuelle Schichtmodelle in 44 Häusern
Die Aufgabe war es 44 Häuser mit der ZEUS® Zeiterfassung auszustatten. Das heißt 44 Häuser mit unterschiedlichen Dienstplänen und individuellen Schichtmodellen. Dementsprechend mussten zu Beginn ca. 100 Mitarbeiter im Umgang mit ZEUS® geschult werden. In fünf Jugendherbergen kümmerte sich ISGUS um den Roll-out, in den übrigen übernahm das Christian Stelzel, ZEUS® Beauftragter und Controller der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland.
Forecast: die schnelle Personalkosten-Prognose
Personalkosten sind im Gastgewerbe ein wichtiger Faktor. „Wir wollen am 30. des laufenden Monats wissen, welche Kosten uns im Lohnbereich erwarten, zum Beispiel im Bereich Lohnnebenkosten“, weiß der Kaufmännische Leiter weiter zu berichten.
So brauche der jeweilige Betriebsleiter nur eine Datei in ein spezielles Excel-Sheet zu kopieren, um die exakte Personalkostenvorhersage für den Folgemonat zu erhalten. Damit ist der Forecast mittlerweile ein unverzichtbares Planungstool, weil die Auslastung von Jugendherbergen starken saisonalen Schwankungen unterworfen ist.
Fingerprint-Terminals
In den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland stehen den Mitarbeitern Fingerprint-Terminals zur Verfügung, an denen sie sowohl ihre Kommt-/Geht-Buchungen durchführen, als auch ihren aktuellen Stundensaldo einsehen können. Missbräuche, wie beispielsweise Gefälligkeitsbuchungen für abwesende Kollegen, sind damit unmöglich. Mitarbeiter können ihre Buchungen natürlich optional via PIN-Code durchführen. Für einige Mitarbeiter der Jugendherbergen war die Information wichtig, dass der Fingerprint, der zur Buchung am Terminal benötigt wird, nichts zu tun hat mit dem polizeilichen Fingerabdruck, den man häufig in TV-Krimis vorgeführt bekommt.
Punktgenauer Personaleinsatz
Dank der ZEUS® PEP lässt sich der Personaleinsatz in den Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland punktgenau planen, und zwar von der Rezeption und Reinigung über Küche und Bistro bis zur Haustechnik. Alle diese Bereiche werden von der jeweiligen Betriebsleitung gesteuert.
In kleineren Jugendherbergen können sich die einzelnen Bereiche auch überlappen, so dass Mitarbeiter oft in mehreren Abteilungen ihren Dienst versehen. Die drei Jugendherbergen Prüm, Diez und Altleiningen unterhalten außerdem öffentliche Restaurants, Prüm zusätzlich ein Kongresszentrum.
Mehr Transparenz und Effizienz
„ZEUS® hat unsere gesamte Arbeit nachvollziehbarer und schneller gemacht, vor allem, was die Auswertungen betrifft und die Zeit, die es braucht, um auftretende Probleme zu beheben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter Fragen hat zu seinen Arbeitszeiten, dann lässt sich mit ZEUS® ganz schnell nachweisen, wann er wie lange gearbeitet hat“, berichtet Christian Stelzel als ZEUS® Beauftragter der Jugendherbergen Rheinland-Pfalz und Saarland von der nützlichen Transparenz der Software.
„Auch die Lohnabrechnung selbst ist einfacher und schneller geworden durch ZEUS®. Man muss sich vorstellen, dass man noch vor ein paar Jahren Listen hatte, die man händisch verarbeitet hat. Da gingen zwei, drei Tage drauf, um die Lohnabrechnung zu machen. Nachdem die Betriebsleiter die nötige Routine im Umgang mit der neuen Zeiterfassung entwickelt hatten, ist das heute eine Angelegenheit von maximal einer Stunde mit ZEUS®“, bilanziert Detlef Schmand zufrieden.
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ISGUS bei den Passionsspielen in Oberammergauer
Aufgrund der COVID-19 Pandemie, werden die Passionsspiele auf 2022 verschoben. Premiere ist am 21. Mai 2022. ISGUS wird auch hier als starker Partner wieder mit dabei sein.
„Bereits im Jahr 2015 begannen die Vorbereitungen, damals waren wir noch zu zweit“, erinnert sich Frau Monika Stückl, die stellvertretende Werkleiterin des Eigenbetrieb Kultur Oberammergaus. Noch im selben Jahr kamen weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinzu, inzwischen arbeiten über 100 Menschen im Organisationsteam. Und die müssen alle tatkräftig mit anpacken, um auch die 42. Oberammergauer Passionsspiele ein Erfolg werden zu lassen.
Erstmals auch mit dabei, ist die elektronische Zeiterfassung von ISGUS. Noch bei den letzten Spielen 2010 wurde jede Probe und jeder Auftritt aller Mitwirkenden auf Zetteln und Listen vermerkt und musste später in eine Excel-Tabelle übertragen werden. Die Idee zur elektronischen Erfassung war schon länger im Hinterkopf der Verantwortlichen, wurde aber erst 2018 konkret angepackt. „Über die Stadtverwaltung Oberammergau, welche auch eine ISGUS Lösung nutzt, sind wir auf ISGUS aufmerksam geworden. Nach dem Vergleichen der Angebote einiger Anbieter, fühlte man sich bei der ISGUS-bavaria GmbH schnell am besten aufgehoben. Die Entscheidung haben wir bis heute keinesfalls bereut,“ sagt Monika Stückl, die anfangs aber auch mit dem handschriftlichen Aufzeichnen und manuellen Übertragen in Excel kein Problem gehabt hätte.
Monika Stückl und Bernhard Schwaighofer, Leiter ISGUSbavaria GmbH, sind sich einig, dass das Einpflegen aller Mitwirkenden und Hinterlegen der verschiedenen Arbeitsverträge, Rollen und Zeitmodelle jetzt am Anfang der Proben noch viel Zeit in Anspruch nimmt. „Die Vereinfachung durch die Lösung wird sich jedoch sehr bald zeigen und vor allem bei den tatsächlichen Aufführungen spürbare Entlastung bringen. Schon der erste Probelauf der Übergabe von Abrechnungsdaten von ca. 1.300 Darstellern an die DATEV klappte vollkommen reibungslos.“
Oberammergau und der Barterlass
Insgesamt über 2500 Mitwirkende, davon rund 1800 Darsteller in den verschiedensten Rollen, wie z.B. Römer, der Hohe Rat, die Rotte, das Volk, weinende Frauen und viele weitere, proben unterschiedlich oft, zu unterschiedlichen Zeiten und in wechselnden Gebäuden und Räumen. Hinzu kommen die Hauptrollen, wie z.B. Jesus, Judas und Maria, die alle doppelt besetzt wurden, Feuerwehr und Rettungsdienst, Garderobiere, sowie Maske, Kostüm und Technik. Ein Verwaltungsaufwand, der für große Unternehmen eine der größten Herausforderungen wäre. Die Oberammergauer sehen es entspannt, getreu dem Motto „wird schon gut gehen – muss es ja“.
Eine weitere Besonderheit: alle Darsteller müssen das Spielrecht erlangen, welches man nur dann erhält, wenn man in Oberammergau geboren und aufgewachsen ist oder seit mindestens 20 Jahren im Ort lebt. Jede Rolle wird dann einzeln von Spielleiter Christian Stückl persönlich besetzt. So bleibt bis zur Gelübde-Erneuerung, welche am 20. Oktober 2018 stattfand, die Verteilung geheim. Auch die weiteren rund 700 Mitwirkenden, die hinter der Bühne aktiv sind, kommen zum Großteil aus Oberammergau. „Nur ein paar Feuerwehrleute und Musiker der Kapelle mussten extern besetzt werden“ erklärt Monika Stückl.
Der ganze Ort mit seinen gut 5.000 Einwohnern steht Kopf. Und dann wäre da noch der Haar- & Barterlass: seit Aschermittwoch 2019 sind alle aufgefordert, sich die Haare und Männer auch die Bärte wachsen zu lassen um eine möglichst hohe Identifikationsfigur zu schaffen.
Passion 2020
Die Aufführungen der Passionsspiele 2020 finden von Mai bis Oktober statt. Fünfmal die Woche, insgesamt 109 Aufführungen. Zu jeder werden über 4.000 Zuschauer erwartet. Gesamt rechnen die Organisatoren mit etwa 450.000 Zuschauern, die aus der ganzen Welt kommen und oftmals ganze Reisepakete buchen, mit Anreise, Verpflegung und einem Hotel, das schon mal gut 25km entfernt liegen kann. Ein besonderes Ereignis, das der Wirtschaft im gesamten Landkreis einen Aufschwung beschert, aber auch vieles strapaziert. So werden die Passionsspiele alle 10 Jahre neu inszeniert und auch das Bühnen- sowie das Kostümbild wird komplett neu entworfen.
Für die nächsten Passionsspiele, die gelübdegemäß 2030 stattfinden würden, steht bisher noch nichts fest. Die Arbeitsverträge aller Mitwirkenden laufen aus und auch die Werkleitung des Eigenbetriebs um Walter Rutz und Monika Stückl kehrt wieder in ihr normales Leben zurück. Ob die Spiele stattfinden, wird durch den Gemeinderat Oberammergau beschlossen. Dieser bestimmt auch die Werkleitung, sodass ein neues Organisationsteam aufgebaut werden kann.
ISGUS – Keine Lösung wie jede andere
In den ersten Workshops wurde schnell klar, dass die ISGUS Lösung ZEUS® hier nicht als klassische Zeiterfassung eingerichtet werden konnte. Denn das Hauptaugenmerk liegt auf der Erfassung der einzelnen Einsätze wie Proben und Auftritte und deren Häufigkeit. Anhand der hinterlegten Arbeitsverträge und Rollen weiß ZEUS® dann, welcher Stundensatz berechnet werden muss. Aber auch dabei gibt es viele Besonderheiten. Für die Proben gibt es spezielle Probensätze, die je nach Länge einfach oder doppelt verrechnet werden müssen. Solistenauftritte werden besonders vergütet und deshalb auch unterschiedlich gebucht.
„Ursprünglich geplant war etwas völlig anderes“, erinnert sich Thomas Praxl, ISGUS Vertriebsbeauftragter der ISGUS-bavaria GmbH in Warngau. Die eigentliche Lösung sollte eine Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung beinhalten. Dass dies aufgrund der speziellen Vergütung und dem tauschen der Darsteller-Rollen bis in die Proben hinein nicht praktikabel sein würde, haben Frau Stückl wie auch der Projektleiter der ISGUS-bavaria GmbH, Herr Willibald, schnell erkannt. Die umfangreichen Möglichkeiten des Systems wurden daraufhin genutzt die Anforderungen nahezu 1:1 ganz individuell abzubilden. Heraus kam eine maßgeschneiderte Lösung mit der das Organisationsteam um Frau Stückl sehr zufrieden, ist. „Das gewünschte Ziel, exakte und vollständige Daten zur Verfügung zu haben und diese direkt an die DATEV zur Abrechnung übergeben zu können, wurde in vollem Umfang erfüllt.“
Technische Umsetzung durch ISGUS-bavaria GmbH
Ein weiterer Vorteil der elektronischen Erfassung sind die direkten Auswertungen, die Spielleiter Christian Stückl zeigen, ob und welche Darsteller an welchen Proben, wie oft teilgenommen haben und welche Darsteller wann und wie oft bei Auftritten mitgewirkt haben. Auch dies war aus den bisherigen Aufschrieben nur schwer erkennbar.
Die ISGUS Software für die Passionsspiele wurde im ISGUS Rechenzentrum gehostet, sodass der Eigenbetrieb Kultur keinerlei eigene IT-Aufwendungen zu tragen hatte und auch zeitlich so gut wie keinen Vorlauf benötigte. Für die eigentliche Erfassung stellt die ISGUS-bavaria GmbH vorkonfigurierte Terminals zur Verfügung die über x-beliebige Browser mit dem Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen kommunizieren. Am jeweiligen Einsatzort müssen die Terminals dann nur noch in die Netzwerkdosen eingesteckt werden und finden so über DHCP selbsttätig Ihren Host.
Während der Proben wurden mehrere Terminals mobil auf Konsolen verwendet, da diese oft in unterschiedlichen und wechselnden Gebäuden im Ort verteilt stattfanden. Sowohl die Einrichtung wie auch die Bedienung der inzwischen 32 ISGUS Terminals hat vom ersten Augenblick an reibungslos funktioniert und die Akzeptanz durch die Laiendarsteller war und ist vorbildlich, kann Frau Stückl lobend erwähnen. Nicht nur um sich an den Terminals zu identifizieren, sondern auch um sich während der Veranstaltungen gegenüber den Sicherheitskräften ausweisen zu können, wurde von jedem Mitwirkenden nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags ein Foto gemacht und personalisierte Ausweise mit Name, Bild und Personalnummer erstellt. Dank der Befestigung an einem Schlüsselband, lassen sich die Ausweise einfach umhängen.
Die Abläufe mit dem neuen System sorgen aber nicht nur im Organisationsteam für Freude, sondern werden auch von den Mitwirkenden sehr gut angenommen: „es ist jetzt supereinfach nur die Karte dranzuhalten“, erzählt eine der Darstellerinnen.
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Wirtschaftliches Outsourcing in der ISGUS Cloud
Plukon hat Frischgeflügel, TK-Ware, Convenience-Produkte und Geflügelwurst im Angebot. Geliefert wird an Handelsunternehmen, Großverbraucher und Gastronomie. In Deutschland arbeiten für Plukon 1.600 Mitarbeiter an den fünf Standorten Visbek, Gudensberg, Brenz, Döbeln und Storkow, wo für das vergangene Jahr 2018 ein Jahresumsatz von 530 Mio. Euro zu Buche steht.
In Zusammenarbeit mit der ISGUS Niederlassung in Osnabrück hat Plukon im vergangenen Jahr an vier seiner fünf deutschen Standorte die ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle als Software as a Service (SaaS) in der Version für bis zu 3.000 Mitarbeiter eingeführt. Damit hat Plukon die Sicherung, Aktualisierung und Pflege der Daten ins ISGUS Rechenzentrum nach Villingen-Schwenningen verlegt.
ZEUS® ist für Plukon keine unbekannte Größe. Mit dem System von ISGUS arbeitet man am Standort Storkow bereits seit 2005. ISGUS Vertriebsmitarbeiter Bastian Peucker wollte Plukon am Standort Visbek für ZEUS® interessieren, Stefan Berning, Network Manager bei Plukon, kannte ZEUS® bereits durch die Installation in Storkow und war auf der Suche nach einer outsourcingfähigen Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, da das bisherige System am Standort Visbek abgekündigt war und vom Anbieter nicht mehr unterstützt wurde. Die Kaltakquise von Bastian Peucker war also der Startschuss für die erneute Zusammenarbeit mit Plukon.
Wirtschaftliches Outsourcing
Bei Plukon hatte man sich Mitbewerber von ISGUS angeschaut, aber nur ISGUS war in der Lage Software as a Service gemäß dem Anforderungsprofil anzubieten: Der Kunde hostet die gewünschten Softwarelösungen nicht mehr in der eigenen IT, sondern in der ISGUS Cloud. Dabei braucht er sich nicht mehr um Rechnerumgebung, Datenbanklizenzen und Betriebssysteme zu kümmern. Auch die gesamte technische Administration ist Teil der SaaS-Dienstleistung. Das sorgt für Transparenz im IT-Budget und verbessert die Kostenstruktur.
Gleichzeitig profitiert Plukon von der hohen Verfügbarkeit und Datensicherheit und kann sich mit voller Kraft aufs Kerngeschäft konzentrieren. „Plukon ist generell ein sehr Cloud-orientiertes Unternehmen. Die Zeiterfassung ist nicht das erste Produkt, das wir outsourcen. Wir haben eine klare Kostenübersicht und wissen immer, was für Kosten auf uns zukommen. Man muss keine Ressourcen vorhalten für ein späteres Wachstum. Man gibt auch das Risiko eines Systemausfalls ab und muss sich nicht um die Backups kümmern oder um die Wartung der Server, um die Administration, Installation usw. Zudem sind sämtliche Zeiterfassungsdaten von jedem Plukon Standort aus zentral abrufbar“, fasst Stefan Berning einige der Gründe zusammen, die zur Entscheidung für die SaaS-Lösung von ISGUS geführt haben.
„Wir können Zeiterfassung und Zutrittskontrolle guten Gewissens outsourcen, denn wir verdienen damit kein Geld. Es gehört nicht zu unserem Kerngeschäft und das Outsourcing umfasst keine unternehmenskritischen Daten“, unterstreicht Stefan Berning die Sinnhaftigkeit des Outsourcings. Dazu passe auch die rundum gute Zusammenarbeit mit dem ISGUS Team aus Osnabrück, das sich als technisch versiert, flexibel und dienstleistungsorientiert präsentiert habe.
Implementierung bei laufender Produktion
Der Roll-out der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle erfolgte von Juli bis Dezember 2018, und zwar im laufenden Betrieb. Entsprechend wurden die Zutrittsund Zeiterfassungsterminals freitags und am Wochenende angebracht. „Wir haben die Schnittstelle immer so gewählt, dass die Installation jeweils an einem Wochenende am Monatsanfang stattfand, so dass wir möglichst wenige Tage nacharbeiten mussten, die noch im alten System gebucht worden waren“, weiß Stefan Tholen, Senior Application Manager bei Plukon, von der gut getakteten Hardwareeinführung zu berichten. Waren die ISGUS Terminals einmal an der Wand, wurde nur noch ZEUS® verwendet, kurz: Es wurde zu keiner Zeit parallel mit zwei Systemen gearbeitet.
Transparente Arbeitszeiten
Plukon hat das Lohnprogramm SAGE im Einsatz. Aus ZEUS® heraus wird eine Datei mit allen erforderlichen Informationen erzeugt, automatisiert und anschließend in das SAGE Lohnprogramm importiert. So gehen über die ZEUS® -Schnittstelle voll automatisierte Listen an den gewünschten Zielstandort. Diese digitale Übertragung der Lohndaten muss bei Plukon aktuell für fünf Firmen an drei verschiedenen Standorten separat erfolgen. „Die Lohnübergabe aus ZEUS® erleichtert uns die Kontrolle der Arbeitszeiten enorm. Früher war da noch Zettelwirtschaft im Spiel, heute läuft das automatisiert und die Fehlbuchungen oder Probleme werden auf dem Dashboard von ISGUS nahezu in Echtzeit angezeigt“, beschreibt Stefan Berning die neue Transparenz dank der ZEUS® Zeiterfassung.
In naher Zukunft soll dann auch der Standort Storkow an die SaaS-Lösung angebunden werden, um das Outsourcing-Projekt zu komplettieren.
90 Zutrittsterminals an 3 Standorten
Die ZEUS® Zutrittskontrolle hat Plukon bisher an drei Standorten realisiert. In Visbek und Gudensberg sind jeweils 25 Terminals installiert, in Brenz circa 40. Einige dieser Terminals werden auch für den Kostenstellenwechsel genutzt, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter die Produktionslinie wechselt.
Buchung = Kostenstellenwechsel
Beim Thema Kostenstellenwechsel ist der Plukon Produktionsstandort Brenz führend. „Es kommt häufig vor, dass Mitarbeiter in Brenz zwischen den Produktionslinien und -abteilungen wechseln, und die gehen dann auf dem Weg in die nächste Abteilung an einem Kostenstellenoder Zutrittsterminal vorbei, halten ihren Chip vor und dadurch entsteht ein Kostenstellenwechsel“, erläutert Stefan Berning das so einfache wie mitarbeiterfreundliche Prozedere.
Gruppenkalender wird gut angenommen
Eine wichtige Rolle spielt bei Plukon der ZEUS® Gruppenkalender. Er wird hauptsächlich von den Vorarbeitern, Produktionsleitern und Abteilungsleitern in der Produktion genutzt, um zu schauen, welche Mitarbeiter da sind und zu welcher Uhrzeit sie da sein sollten, also zur klassischen Fehlzeitenplanung. Mit dem Team Manager bietet ISGUS außerdem eine neue Option, Fehlzeiten zu planen, Arbeitszeiterweiterungen durchzuführen und Tagesmodelle zu modifizieren. Allesamt Tätigkeiten, die bei Plukon bisher vom Vorarbeiter übernommen wurden.
ZEUS® Auswertungen mit hoher Aussagekraft
Für die Geschäftsleitung haben die ZEUS® Auswertungen einen hohen Stellenwert: Ob es um den Periodenabschluss oder um Krankheitsstatistiken geht. Monatsabschluss und Perioden sind bei Plukon unterschiedlich. „Wir gehören seit 2012 zur Plukon Food Group. Vorher waren wir eigenständig als Firma Stolle. Wir waren familiengeführt, inhabergeführt, das hat sich jetzt geändert. Mittlerweile machen wir Periodenabschlüsse, d.h. ein Jahr hat zwölf Monate, aber auch 13 Perioden. Alle vier Wochen Periodengespräche werden geführt und dabei kommen alle Zahlen auf den Tisch. Wir können uns dank ZEUS® Auswertungen über alle Plukon Niederlassungen in der Zusammenschau ansehen“, unterstreicht Stefan Tholen abschließend die große Bedeutung der ZEUS® Auswertungen für die Unternehmensentwicklung.
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Ideales Zusammenspiel von Zeus®, SAP und Sicherheit
Der Standort Bensheim ist mit rund 2.000 Mitarbeitern einer der größten Fertigungs- und Entwicklungsstandorte. Die Zeitberechnung und Entgeltabrechnung erfolgen bei Dentsply Sirona in Bensheim über SAP. ZEUS® HR bietet für SAP-Anwender wie Dentsply Sirona die optimale Zeiterfassung, denn die Software bietet in Verbindung mit den bewährten ISGUS-Terminals eine Kommunikationsplattform für den bidirektionalen Austausch aller relevanten Zeitdaten zwischen SAP und den ISGUS-Terminals.
Schnell, berührungslos und einfach buchen die Mitarbeiter ihre Kommt- und Gehtzeiten an den Terminals und erhalten tagesaktuell Auskunft über ihre Zeitkonten, Buchungen, Salden oder ihren Resturlaub. ZEUS® HR liefert die erfassten Personalereignisse automatisch an SAP, wo die Daten verarbeitet werden und für aktuelle Auswertungen zur Verfügung stehen.
Die positiven Erfahrungen mit der Zeiterfassung ließen schon bald den Wunsch nach einer Erweiterung des Systems, um die ZEUS® Personaleinsatzplanung und den WebWorkflow, aufkommen. Ein effizienteres System zur Mitarbeiterplanung im Produktionsbereich sollte nicht nur die unterschiedlichen Schichten der verschiedenen Abteilungen berücksichtigen, sondern auch Planungsregeln und Schutzgesetze gemäß der Betriebsvereinbarung einhalten. Zusätzlich erhält der Planer die vorgeplanten Urlaubstage der Mitarbeiter und kann seine Aufträge und die freien Ressourcen besser planen.
Häufige Umzüge innerhalb des Standortes forderten auch eine flexiblere Lösung als die herkömmliche Schließanlage. Die modulare Struktur der ZEUS® Lösung ermöglichte konsequenterweise die Erweiterung des Systems um eine elektronische Schließanlage und somit die Betreuung aller Systeme „aus einer Hand“. Besondere Sicherheitsanforderungen aufgrund sensibler Bereiche fordern individuelle Berechtigungen für verschiedene Personengruppen, denn der Dentsply Sirona Standort in Bensheim beinhaltet verschiedene Gebäude mit unterschiedlichsten Zutrittsrechten, die Zufahrt mit Wachdienst und Pförtnerhaus, gleichzeitig aber auch zentrale Anlaufstellen, wie den Empfang oder die Kantine. Die Zutrittskontrollzentrale steuert die individuellen Zutrittsrechte, sodass für alle Bereiche nur noch ein Ausweis/Transponder nötig ist, was den Prozess enorm erleichtert.
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