Autor: Firma yQ-it

SilverERP schützt vor datenschutzrechtlichen Stolperfallen

SilverERP schützt vor datenschutzrechtlichen Stolperfallen

Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten verlangt die DSGVO, dass dem Betroffenen klar offengelegt werden wird, welche Daten vom ihm erhoben und verarbeitet werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Die Hinweise zum Datenschutz werden in der alltäglichen Praxis den betroffenen Personen oftmals nicht oder nur unzureichend zur Verfügung gestellt. Viele Unternehmen kommen ihrer Informationspflicht bislang nicht ausreichend nach, was potentielle Risiken nach sich ziehen kann.

Mit den dediziert entwickelten Funktionen der yQ-it GmbH kann diese Informationspflicht durch Zusendung der unternehmenseigenen Datenschutzhinweise erfüllt werden. Die Datenschutz-Werkzeuge stehen sowohl im Kunden- und Lieferantenstamm, im Mitarbeiterstamm sowie bei Interessenten zur Verfügung. SilverERP versendet und protokolliert die zugeschickten Informationen. Somit finden zeitgleich auch die Rechenschaftspflichten gemäß Art. 5 DSGVO Berücksichtigung. Anwender können nun unterschiedliche Nachrichtenarten im System anlegen und statt dem Versand per E-Mail, durch eine entsprechende Auswahl eines anderen Sendungstyps, z.B. die Zusendung per Brief oder die persönliche Aushändigung, zu protokollieren.

„Die integrierten Werkzeuge können für den Kunden nur von Vorteil sein“, so Dieter Dasberg, CEO der yQ-it GmbH. „Viele Unternehmen unterschätzen hier die Informationspflicht und den Handlungszwang, der für sie entsteht.“ Die Missachtung dieser Pflichten kann zum Beispiel Geldbußen nach sich ziehen. Die Funktionen in SilverERP helfen, der Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO rechtskonform abzubilden.

Über die yQ-it GmbH

Das Portfolio der yQ-it GmbH besteht aus Web- und SAAS-Lösungen für Cloud und Intranet. Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann. Das Unternehmen mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und verbindet mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung Datenbank basierender Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen unter www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

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SilverERP auf dem Weg zur integrierten Finanzbuchhaltung

SilverERP auf dem Weg zur integrierten Finanzbuchhaltung

Steuerungsschwierigkeiten gehören dank der All-in-One-Lösung der yQ-it der Vergangenheit an. Für Unternehmen ist die permanente Verfügbarkeit aller Rechnungsdaten zur Prüfung durch das Finanzamt verpflichtend. SilverERP bildet sämtliche Aspekte der Finanzströme eines Unternehmens ab, das gilt sowohl für das Erstellen und Ablegen der zugehörigen Dokumente, als auch für die finanzbuchhalterischen Belange.

Die Summen- und Saldenliste liefert wertvolle Informationen über alle Kontobewegungen mit der Darstellung der Anfangssalden, Bewegungen und Endsalden innerhalb eines Geschäftsjahrs oder frei wählbare Zeiträume.

Mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) können Kunden nun zeiteffizient beliebig viele Kategorien definieren und bearbeiten um die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens aus den verschiedensten Blickwinkeln zu skizzieren. Auch die Gewinn- u. Verlustrechnung (GuV) stellt ein wichtiges Werkzeug für die Jahresbilanz dar.

„Eine vollständig integrierte Finanzbuchhaltung bietet enorme Vorteile. Das Controlling kann mit verbesserten Analysen arbeiten, letztlich profitiert von der Datenerfassung in Echtzeit das gesamte Unternehmen,“ so Gerald Heyer, Gesellschafter der yQ-it GmbH und Senior Developer. „Wir freuen uns, zu Beginn des nächsten Jahres neue, umfassende FiBu-Funktionen anzubieten.“

Herr Heyer führt weiter aus: „Durch die vollständige Integration der Finanzbuchhaltung, fällt das umständliche Austauschen der ERP-Buchungsdaten mit dem FiBu-Programm weg, auch werden doppelte Eingaben verhindert. Das spart enorm viel Zeit und vermeidet darüber hinaus auch Unregelmäßigkeiten zwischen den verschiedenen Programmen.“

Der Ausbau in Richtung Anlagenbuchhaltung und Bilanzierung soll Anfang des Jahres 2022 abgeschlossen sein.

Über die yQ-it GmbH

SilverERP ist eine webfähige ERP-Software die in der Cloud bereitgestellt wird oder auch On-Premise genutzt werden kann. Die Lösung wurde für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 250 Usern konzipiert. Neben den umfangreichen Waren- & Materialwirtschaftsfunktionen umfasst sie auch ein revisionsfähiges Dokumenten-Management-System (DMS), ein WLAN-Scanner gesteuertes Lager-Verwaltungs-System (LVS), ein integriertes Kunden-Verwaltung-System (CRM), ein Kassensystem inklusive TSE (POS), einen angebundenen WebShop, sowie viele weitere Module um alle typischen Geschäftsprozesse effizient abzuwickeln.

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SilverERP wird noch anwenderfreundlicher

SilverERP wird noch anwenderfreundlicher

Die yQ-it GmbH reagiert auf gestiegene Anforderungen im Bereich der Hotline und des Kundenservices mit erheblichem Ausbau des Personalstabs.

„Schnelle und unkomplizierte Hilfe durch unsere Hotline war schon immer ein essentieller Bestandteil des Portfolios der yQ-it GmbH. Wenn ein User versehentlich einen Bedienungsfehler gemacht hat, oder sich in der Bedienung der Software unsicher ist, kann er bei uns direkt Hilfe bekommen. Ein Anruf genügt. Andernfalls kann es zu blockierten Geschäftsprozessen kommen, die den Unternehmensfluss behindern“ sagt Geschäftsführer Dieter Dasberg. „Das kann dazu führen, dass Termine nicht eingehalten werden und sogar Umsatzeinbußen eintreten. Und genau das gilt es zu verhindern und hat bei uns höchste Priorität.“

Das Unternehmen weitete den Bereich Support bereits erheblich aus, um einen beständigen Service zu garantieren. So werden Anwender sowohl in der Live- als auch der Testumgebung von SilverERP fachlich unterstützt. Dem First-Level-Supporter stehen innerhalb der Software verschiedene nützliche Hilfsmittel zur Verfügung mit denen er direkt dem Kunden helfen kann. Dadurch muss der Kunde häufig gar nicht mehr auf den Second-Level-Support warten. Des Weiteren verweist Herr Dasberg auf die Möglichkeit, jederzeit Online-Schulungen buchen zu können. Von der Buchung bis zur Schulung vergehen oft nur wenige Stunden. Diese Dynamik sorgt für den reibungslosen Betrieb der Software beim Kunden und durch das Entfallen von weiten Fahrtwegen können auch wertvolle Ressourcen gespart werden.

„Um diese Vorteile für unsere Kunden noch weiter ausbauen zu können, erweitern wir den Personalstamm für Hotline, Schulung und First-Level-Support erheblich. Der Kunde steht bei uns im Mittelpunkt, das ist bei uns die oberste Prämisse.“ führte Herr Dasberg im Weiteren aus.

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Mit SilverERP den Klimaschutzzielen näherkommen

Mit SilverERP den Klimaschutzzielen näherkommen

Das Cloud-ERP der yQ-it GmbH „SilverERP“ schont Ressourcen und trägt somit zur Klimaneutralität bei. Dies hat nicht nur ökologische, sondern auch wirtschaftliche Vorteile.

Mit dem Europäischen Klimaschutzgesetz verpflichtet sich die Europäische Union dem Vorhaben, bis 2050 eine vollständige Klimaneutralität zu erreichen. Die Bundesregierung möchte bis 2040 bereits 88% der bisherigen CO2-Emissionen einsparen. Cloud Computing zählt zu den großen Innovationen, die dieses Ziel unmittelbar unterstützen.

Die Vorteile cloudbasierter Software wie SilverERP liegen auf der Hand: Durch Nutzung der Cloud benötigen die Kunden in ihren Unternehmen weniger aufwendige Infrastruktur, so müssen beispielsweise weniger Server angeschafft, administriert und betrieben werden. Ressourcen werden darüber hinaus auch durch den papierlosen Belegaustausch gespart.

Für Dieter Dasberg, Geschäftsführer der yQ-it GmbH, bietet die digitalisierte Arbeitswelt Vorteile für alle Beteiligten: „Zusätzlich zu der Cloud-Software SilverERP bieten wir Consulting, Service, Individualisierung und Schulungen überwiegend online an. Somit entfallen für den Kunden Fahrt- und Übernachtungskosten und gleichzeitig wird die Umwelt geschont und dadurch weniger verschmutzt.“

„Als Teil der neuen Arbeitswelt beschäftigen wir uns auch intern viel mit neuen Arbeitsformen wie möglichen New-Work-Konzepten,“ führt Herr Dasberg weiter aus. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind dank Telearbeit optimal miteinander vernetzt. Durch dieses Betriebsmodell ist niemand gezwungen, seinen Wohnsitz und Lebensmittelpunkt vom Arbeitsplatz abhängig zu machen.“

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SilverERP erweist sich auch bei großen Unternehmen als verlässliches digitales Rückgrat

SilverERP erweist sich auch bei großen Unternehmen als verlässliches digitales Rückgrat

Das Cloud-ERP der yQ-it GmbH „SilverERP“ spricht ein immer größer werdendes Kundenspektrum an. Auch bei Großkunden gewinnt das Angebot des Aufsteigers zunehmend an Interesse.

„Als im Jahr 2006 nur Wenige über die Möglichkeiten einer Cloud-Software nachdachten, haben wir daran bereits gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Informatik der Technischen Universität Darmstadt gearbeitet. Das Resultat war ein leistungsstarker Prototyp für Cloud-Datenbankanwendungen, auf dem die komplette Neuentwicklung des ERP-Systems SilverERP aufgesetzt wurde,“ erinnert sich Dieter Dasberg, CEO der yQ-it GmbH.

„Unter Verwendung modernster Techniken und einer Architektur, die auf jahrzehntelanger Erfahrung beruht, entstand ein komplett neues Produkt, bei dem die Umsetzung völlig kompromisslos erfolgen konnte, da keinerlei Abwärtskompatibilität zu Vorgängerprodukten berücksichtigt werden musste,“ sagt Herr Dasberg und führt weiter aus: „Gerade diese Unabhängigkeit von altem Sourcecode unterscheidet uns auch heute noch, über 15 Jahre später, von den meisten Mitbewerbern.“

SilverERP wurde beispielsweise zuletzt im Bereich des Holz- und Baustoffhandels zunehmend wahrgenommen. Sowohl große Kooperationen als auch etablierte Verbände interessieren sich für den Aufsteiger, der schon zahlreiche Unternehmen aus dieser Branche gewinnen konnte. Herr Dasberg führt dies unter anderem auf die sachverständige Expertise seiner Mitarbeiter in den Bereichen Holz- und Baustoffhandel zurück, die ein überdurchschnittliches Maß an Kenntnissen für die Belange der Branche mitbringen.

„SilverERP ist ein frei skalierbares Cloud-Produkt, das für große und kleine Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Es kann natürlich auch auf eigenen Servern betrieben werden und zeichnet sich unter anderem durch eine moderne, elegante Benutzeroberfläche aus, die ein effektives Arbeiten ermöglicht,“ fasst Herr Dasberg den Geschäftserfolg zusammen.

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Digitale Zeiterfassung präzise und effizient mit SilverERP

Digitale Zeiterfassung präzise und effizient mit SilverERP

Die moderne Zeiterfassung mit SilverERP sorgt für die lückenlose Abbildung aller An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter, darüber hinaus können Projektzeiten und die Betriebsdatenerfassung transparent abgebildet werden. Das Modul bildet umfassend und detailliert Ausnahmefälle und Besonderheiten ab und ist somit das Kernstück der monatlichen Zeitabrechnung.

Seit einiger Zeit sind Unternehmen der EU-Staaten dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten systematisch zu erfassen. Für kleine und mittelständische Unternehmen birgt dies zahlreiche Herausforderungen. SilverERP-Anwender können das integrierte Modul jederzeit aktivieren lassen und einsetzen.

Mitarbeiter können über SilverERP ohne weiteren Aufwand ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen. Dies gilt ebenso für projektbezogene Leistungen, Urlaubszeiten oder die Arbeit im Außendienst. Durch die mobile Zeiterfassung können Zeiten bequem im Außendienst oder Homeoffice erfasst werden.

„Die integrierte Zeiterfassung bietet beiden Seiten Sicherheit: Der Arbeitgeber wird über Engpässe oder ineffiziente Prozesse informiert, aber auch über kommende Urlaubsansprüche der Belegschaft. Auch die Mitarbeiter haben jederzeit Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit und die Überstunden,“ sagt Gerald Heyer, der als Gesellschafter der yQ-it GmbH maßgeblich die Entwicklung des Moduls leitete. „SilverERP bietet auch hier den Vorteil, webbasiert und flexibel zu sein. Außendienst-Mitarbeiter buchen ihre Zeiten einfach mit dem Smartphone oder Tablet.“

Die Daten schaffen eine transparente Basis für die Ressourcenplanung. Sowohl die Nachkalkulation von Produktions- und Projektzeiten als auch die Dienstpläne werden lückenlos abgebildet. Das Screening der Daten spart insbesondere Zeit und vermeidet Fehler. Der Einsatz der integrierten Zeiterfassung vereinfacht und verbessert die Prozesse des gesamten Unternehmens durch eine exakte Datenbasis.

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SilverERP unterstützt mit neuem integrierten Messenger die aktuelle Corona-Arbeitsschutz-Verordnung

SilverERP unterstützt mit neuem integrierten Messenger die aktuelle Corona-Arbeitsschutz-Verordnung

Die yQ-it GmbH reagiert auf die aktuelle Corona-Arbeitsschutz-Verordnung vom 27. Januar und veröffentlicht einen neuen ins ERP-System integrierten Messenger.

In der Informatik und Netzwerktechnik versteht man unter asynchroner Kommunikation einen Informationsaustausch, bei dem das Senden und Empfangen von Daten zeitlich versetzt und ohne Blockieren des Prozesses, beispielsweise durch Warten auf die Antwort des Empfängers, stattfindet. Durch die neue Corona-Arbeitsschutz-Verordnung werden Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen. Mit dem neuen Messenger in SilverERP wird dabei die firmeninterne Kommunikation erheblich erleichtert.

„Häufig muss eine zweite Software installiert werden, die manchmal sogar erfordert, dass alle Teilnehmer gleichzeitig online sind. Das entfällt mit dem neuen Messenger“, sagt Gesellschafter Josef Bräuer. „Darüber hinaus untersagen oft schon die unternehmensinternen Sicherheitsrichtlinien die Verwendung öffentlicher Chat-Systeme. Das entfällt ebenfalls mit unserem neuen, integrierten Messenger."

„Ich muss nicht mehr überlegen, ob ich eine Nachricht mit dem Smartphone oder eine E-Mail versende, wenn ich beispielsweise einen Kollegen im Außendienst erreichen will. Denn mit dem ins ERP integrierten Messenger erreiche ich ihn, sobald er sich wieder im ERP-System anmeldet und kann sofort und schnell kontextbezogen reagieren,“ führt Herr Bräuer weiter aus.

Mit der Veröffentlichung des neuen Messengers in der Cloud-Software SilverERP zeigt die yQ-it erneut, dass sie stets am Puls der Zeit orientiert arbeitet und entwickelt. Die Anwender können somit schnell und problemfrei auf die aktuellen Anforderungen des Gesetzgebers reagieren.

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SilverERP mit neuer und eleganter Fremdfertigung

SilverERP mit neuer und eleganter Fremdfertigung

Die yQ-it GmbH erweitert SilverERP im Bereich des Produktionsmoduls und hat ein schnelles, intuitiv bedienbares und übersichtliches Fremdfertigungsmanagement realisiert.

Für viele Fertigungsunternehmen ist die Auslagerung einiger Produktionsschritte unerlässlich. In diesem Zusammenhang werden Bauteile, Zwischenprodukte und weitere Leistungen von anderen Lieferanten bezogen. Hierzu werden möglicherweise auch einzelne Komponenten oder ganze Bauteile an die externen Fertigungsunternehmen geliefert und dort veredelt. Die Koordination der Eigenfertigung und Fremdfertigung stellt hierbei eine besondere Herausforderung dar.

„Im Zuge der Globalisierung hat es sich ergeben, dass immer mehr Produktionsschritte an Dritte vergeben werden. Heutzutage muss der Kunde sich dieser Fragmentierung in der Produktion stellen und in der Lage sein, diese Aufgabe schnell und übersichtlich abzuwickeln“, sagt Gesellschafter Gerald Heyer. „Daher haben wir für unsere Kunden ein sehr intuitives Fremdfertigungsmodul implementiert, das an vielen Stellen eine große Abfolge von Schritten auf einen simplen Klick reduziert." 

„Ein wesentliches Element bei der sogenannten verlängerten Werkbank ist, dass der Materialfluss überblickt werden kann. Man muss sich beispielsweise schnell und unkompliziert darüber informieren können, welche Bestände bei einem Fremdfertiger lagern oder wann und wieviel er voraussichtlich liefern wird.“ führt Herr Heyer weiter aus.

Die Cloud-Software SilverERP bietet mit dem neuen Fremdfertigungsmodul darüberhinaus auch die Möglichkeit der Kostenkontrolle. Eingangsrechnungen der Fremdfertiger können den vorausgegangenen Bestellungen zugeordnet werden und sowohl in der direkten Nachkalkulation als auch in der Vorkalkulation kommender Produktionen berücksichtigt werden.

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SilverERP als Helfer während der Corona-Pandemie

SilverERP als Helfer während der Corona-Pandemie

Die yQ-it GmbH hat SilverERP inklusive Anbindung eines Online-Shops kurzfristig und unentgeltlich so umgebaut, dass der Novembermarkt der Martinsschule in Ladenburg in diesem Jahr online stattfinden konnte.

„Die Corona-Pandemie und die damit einhergehenden sozialen Beschränkungen hätten in diesem Jahr zu einem Komplettausfall unseres alljährlichen Novembermarktes geführt.“ sagt der stellvertretende Vorsitzende des Fördervereins Daniel Hohfeld, „aber gemeinsam mit der yQ-it konnten wir den Event kreativ und virtuell realisieren.“

Die Martinsschule ist eine Einrichtung für körperlich und geistig behinderte Schüler. Über das ganze Jahr produzieren die Kinder im Unterricht Arbeiten, die sie gerne und stolz beim Novembermarkt präsentieren. Weil dieses schöne Ereignis in diesem Jahr nicht auf gewohnte Art stattfinden konnte, wurde die Idee zu einem „online Novembermarkt“ geboren. Der Verkauf der Werke kommt dem Förderverein der Martinsschule zugute.

„Wir haben einfach das Angebot, dass die Kinder und Eltern normalerweise im Rahmen des Novembermarktes anbieten, in unserem Cloud-ERP-System SilverERP abgebildet und in einem nicht öffentlichen Online-Shop, der nur den Freunden und Freundinnen der Martinsschule zugänglich gemacht wurde, angeboten.“ erklärt Josef Bräuer, Gesellschafter der yQ-it, „im meist stressigen Jahresendgeschäftes hat uns diese kreative Zusammenarbeit wirklich motiviert und wir haben uns über das positive Feedback aus der Gemeinschaft der Martinsschule sehr gefreut.“

„Ich möchte mich nochmals ausdrücklich bei allen Helfern und Freunden der Martinsschule bedanken, dass die liebgewonnene Tradition unseres Novembermarktes auf diese für uns neue Weise stattfinden konnte“ freut sich der Schulleiter Steffen Funk, der viel zum Gelingen dieses Events beigetragen hat.

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Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Herrn Marc Deusser, Tel.: 06182 84922-0 oder md@yq-it.com.

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SilverERP ist bereit für den Betrieb von Kassen mit einer TSE

SilverERP ist bereit für den Betrieb von Kassen mit einer TSE

Die yQ-it GmbH erweitert SilverERP im Bereich des Kassensystems und stellt Anwendern die Einbindung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zur Verfügung.

Ab dem 30.09.2020 müssen Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Es gilt eine Übergangsfrist bis Ende März 2021 für Kassen die aufgerüstet werden können. Das Finanzministerium (BMI) will auf diesem Wege mittels der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) Manipulationen an Registrierkassen verhindern.

„Mit der Einbindung der TSE des Anbieters fiskaly GmbH können unsere Kunden darauf vertrauen, dass das SilverERP-Kassensystem den Ansprüchen des BMI gerecht wird.“ sagt Geschäftsführer Dieter Dasberg, „wir erwarten, dass die Zertifizierung des TSE-Systems bald vom BMI erfolgt und damit auch die rechtliche Grundlage für den sicheren Betrieb der Kassen gewährleistet ist.“

Des Weiteren verweist Herr Dasberg auf die Notwendigkeit, dass das Anlegen und Einrichten neuer Kassen im SilverERP ab jetzt von den Servicemitarbeitern der yQ-it vorgenommen werden muss, da jede neue Kasse eine Erweiterung des SaaS-Vertrages bedingt.

„Für die Kunden ändert sich im Grunde gar nichts, denn die Handhabung der TSE-Kassen unterscheidet sich nach der technischen Umrüstung nicht vom gewohnten Standard. Natürlich werden auf den Kassenbons die erforderlichen TSE-Daten angedruckt“, führt Herr Dasberg im Weiteren aus.

Die yQ-it hat frühzeitig auf die Anforderungen der Kassensicherheitsverordnung reagiert und sie technisch bereits jetzt effizient umgesetzt.

Über die yQ-it GmbH

Das Portfolio besteht aus web- und SaaS-Lösungen für Cloud und Intranet.

Im Mittelpunkt der Arbeit steht SilverERP, eine Unternehmenssoftware, die sowohl im Internet als auch im lokalen Netzwerk betrieben werden kann.

Die yQ-it GmbH mit Sitz in Seligenstadt besteht seit 2011 und bündelt mehr als 30jährige Erfahrung in der Entwicklung datenbankbasierter Anwendungen mit aktuellen Standards der Informationstechnologie.

Weitere Informationen: www.silvererp.com sowie www.yq-it.com

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