Autor: Firma Wühler & Gebauer EDV-Consulting

Das „Schwarze Brett“ im Digitalen Zeitalter – neues Tutorial-Informationssystem (TIS) im Open Source ERP-System von Wühler & Gebauer

Das „Schwarze Brett“ im Digitalen Zeitalter – neues Tutorial-Informationssystem (TIS) im Open Source ERP-System von Wühler & Gebauer

Die Digitalisierung des Unternehmensalltags ist in vollem Gange. Unternehmen jeder Branche und Größe haben inzwischen erkannt, dass der Grad der Wettbewerbsfähigkeit untrennbar mit dem Fortschritt der Digitalisierung verbunden ist. Auch wenn das papierlose Büro gerade für kleine und mittelständische Unternehmen weiterhin eine Utopie darstellt, haben sie in den letzten Jahren verbreitet in die Digitalisierung zentraler Unternehmensbereiche investiert. Laut einer Umfrage des Markt- und Meinungsforschungsinstituts Statista unter knapp 10.000 mittelständischen Unternehmen stehen dabei die Digitalisierung des Kontakts zu Kunden und Zulieferern sowie die Erneuerung der IT-Infrastruktur im Vordergrund. Mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen gibt an, diese in den letzten Jahren abgeschlossen zu haben. Der Grund für die Wahl dieser Schwerpunkte ist nachvollziehbar: hier wird Geld verdient. Im Gegensatz dazu behandeln viele Unternehmen die interne Kommunikation in Fragen der Digitalisierung eher mit Zurückhaltung. Tatsächlich verläuft in vielen Unternehmen der interne Informationsaustausch in vielen Bereichen analog, mit nicht selten analogen Memos, gedruckten Betriebs- oder Sicherheitsanweisungen und anderen für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter relevanten Informationen auf Papier oder maximal per Mail. Selbst das altbekannte Schwarze Brett dient in vielen Unternehmen als essenzieller Bestandteil der Informationskette.

Interne Informationssysteme dienen dazu den Informationsfluss zwischen übergeordneten Unternehmensebenen und den Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten. Mit ihrer Hilfe werden zum Beispiel prozessbegleitende Arbeitsanweisungen, arbeitsrechtliche oder zum Beispiel datenschutzrelevante Anweisungen oder sonstige Anleitungen und Verfahrensregeln in anderweitig besonderen, unternehmensrelevanten Bereichen und Situationen kommuniziert. Oftmals kommen Unternehmensverantwortliche auf diesem Wege ihrer Informationspflicht gegenüber den Arbeitnehmern nach. Dabei erweisen sich unterschiedliche Voraussetzungen als besondere Erschwernis. So können zum Beispiel Mitarbeiter im Schichtdienst nur mit größerem Aufwand erreicht werden. Dies gilt vor allen Dingen für die Fälle, in denen die betroffenen Informationen mit einer Dokumentationspflicht verbunden sind, mit deren Hilfe zum Beispiel nachweisbar ist, dass tatsächlich jeder betroffene Mitarbeiter sie zur Kenntnis genommen hat.

„Mit unserem neuen Tutorial-Informationssystem (TIS) schaffen wir die Grundlage für die Digitalisierung des internen Informationsflusses“, erklärt Hans Peter Wühler, Geschäftsführer der WÜHLER & GEBAUER EDV-Consulting GmbH. „Egal welche Information die gesamte Belegschaft oder gezielt einzelne Abteilungen oder Mitarbeitergruppen erreichen soll, mit TIS erreicht sie den Adressaten zuverlässig und liefert gleichzeitig dem Absender bei Bedarf ein automatisiertes Feedback zu Kontrolle, Beleg und Dokumentation.“

Digitale Mitteilungen werden mit dem Tutorial-Informationssystem (TIS) über das Open Source ERP-System W&G effective comapany® (EFC) übertragen. Zusätzlich können auf diesem Wege externe Dokumente beliebiger Formate und Größen verbreitet werden. Von besonderer Bedeutung ist jedoch die Möglichkeit, Mitteilungen mit Hinweisen zu versehen, die vom Empfänger quittiert werden können. Über einen integrierten Workflow wird so der Status der Informationsverbreitung dokumentiert. Der Absender erhält beispielsweise die Information, ob ein Mitarbeiter den Empfang, das Lesen und Verstehen einer Mitteilung bestätigt hat und ob ein optionaler Dateianhang geöffnet wurde. So können Verantwortliche übergeordneten Stellen verfolgen und nachweisen, ob und wie weit eine Informationskampagne fortgeschritten oder abgeschlossen ist.

„Ein Fortschritt in der Digitalisierung der internen Unternehmenskommunikation ist mittelfristig auch ein Fortschritt der Effizienz aller Prozesse, die mit ihr verbunden sind“, weiß Wühler. „Langwierige Informationskampagnen können schlimmstenfalls die gesamte Produktion lähmen. Mit TIS leisten wir einen wertvollen Beitrag, wichtige Mitteilungen schneller und zuverlässiger zu verteilen und ersetzen so veraltete und meist ineffiziente Strukturen und analoge Prozesse.“

Durch den Verzicht auf sonst übliche Lizenzgebühren, zu Gunsten eines durch Dienstleistungen und optionale Wartungsverträge finanzierten Geschäftsmodells, ermöglicht das Open Source ERP-System von Wühler & Gebauer, W&G effective company® die umfassende Digitalisierung komplexer Unternehmensprozesse auch kleinen und mittelständischen Unternehmen mit begrenztem IT-Budget. Als SaaS/ Cloud-Variante steht damit das Tutorial-Informationssystem auch ortsunabhängig, zum Beispiel für Mitarbeiter in Zweigstellen oder im Homeoffice, unabhängig von lokaler IT-Infrastruktur zur Verfügung.

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Open Source ERP – maximale Flexibilität in der digitalen Unternehmensführung ohne Kostendruck

Open Source ERP – maximale Flexibilität in der digitalen Unternehmensführung ohne Kostendruck

Digitalisierung ist das Schlagwort des noch jungen Jahrtausends. Ohne den Einsatz zeitgemäßer Technologien gelingt es heute in fast keiner Branche mehr, Unternehmen langfristig konkurrenzfähig zu führen. Insbesondere im produzierenden Gewerbe ist die effiziente Bereitstellung von Personal, Betriebsmitteln und Material entscheidend, um mit den vorhandenen Mitteln optimal zu wirtschaften. Die Basis für eine zeitgemäße Unternehmensführung bildet deshalb in vielen Unternehmen ein ERP-System. Mit seiner Hilfe behalten Verantwortliche den Überblick über Kapital, Personal, Betriebsmittel sowie Informations- und Kommunikationstechnik und können diese bedarfsgerecht und effizient überwachen und steuern. Gleichzeitig ist ERP-Software für sich genommen ein relevanter Wirtschaftsfaktor. Nicht zuletzt aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Open Source Software.

Laut statistischen Erhebungen nutzen rund drei Viertel aller deutschen Unternehmen ab einer Größenordnung von 250 Mitarbeitern ein ERP-System. Mit Fortschreiten der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft wächst das Interesse und mit ihm wiederum das Angebot an Softwarelösungen. Gleichzeitig sind Einführung und Unterhaltung eines ERPs mit zum Teil hohen Kosten verbunden. Insbesondere für die in der deutschen Wirtschaft maßgeblichen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist die Einführung eines ERP vorrangig eine wirtschaftliche Entscheidung.

„Die individuelle Programmierung einer Software kommt für viele KMU finanziell nicht in Frage“, weiß Hans Peter Wühler, Geschäftsführer der WÜHLER & GEBAUER EDV-Consulting GmbH. „Gerade im Einsatz in Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind die verbreiteten Lizenzmodelle dagegen proportional besonders teuer. Kosten von mehr als 2.500 Euro pro Nutzer, allein für die Software, sind hier keine Seltenheit.“

Zusammengenommen führen der Kostenfaktor und eine in kleineren Unternehmen verbreitete Skepsis gegenüber Systemen, die auf den ersten Blick im Hinblick auf die eigenen Bedürfnisse überproportioniert erscheinen, dazu, dass viele von Ihnen bei individuellen, nicht selten analogen oder auf einfachen Office-Lösungen basierenden Systemen verharren.

„Mit W&G effective company® bieten wir eine Alternative zu bereits in der Anschaffung teuren ERP-Systemen“, erklärt Wühler. „Unsere Kunden erhalten eine vollwertige, flexible und individuell auf die eigenen Bedürfnisse anpassbare ERP-Software, ohne Investitions- oder Lizenzkosten.“

Die Finanzierung dieses Open Source Prinzips erfolgt allein über die Bereitstellung verbundener Dienstleistungen. Gleichzeitig bleibt der Nutzer jedoch vom Hersteller unabhängig und kann, über den offen bereitgestellten Quellcode der Software, auch individuelle oder von anderen Anwendern bereitgestellte Anpassungen nutzen. Außerdem profitiert der Nutzer von der herstellerunabhängigen Kontrolle und Weiterentwicklung des Codes im Hinblick auf die Softwaresicherheit und ihre Anpassung an neue Systeme.

„Mit fortschreitender Digitalisierung führt auch für kleinere Unternehmen kein Weg an einer zeitgemäßen IT-Infrastruktur vorbei“, betont Wühler. „Die großen ERP-Anbieter können so auf stetig steigende Umsätze hoffen. Für weite Teile des Mittelstands dagegen entsteht ein wirtschaftliches Problem. Mit W&G effective company® bleiben sie langfristig konkurrenzfähig, ohne die erforderliche Investition fürchten zu müssen.“

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Flexibles Open-Source-ERP-System für KMU

Flexibles Open-Source-ERP-System für KMU

Seit nunmehr zwei Jahrzehnten ist die Wühler & Gebauer EDV-Consulting GmbH am Markt vertreten. Zunächst nur beratend bei der Auswahl von ERP-Systemen tätig, entwickelt das Unternehmen inzwischen seit gut sieben Jahren eine eigene ERP-Lösung für kleine und mittelständische Betriebe.

Von der Unternehmensberatung zur Softwareentwicklung

1999 wurde Wühler & Gebauer EDV-Consulting als Unternehmensberatung für kleine und mittelständische Fertigungs- und Handelsunternehmen, die Hilfe bei der Auswahl, Einführung und Betreuung von ERP-Systemen benötigen, gegründet. „In dieser Zeit wurde uns schnell klar, wie schwer es ist, für solche Unternehmen passende Softwarelösungen zu finden“, erklärt Hans Peter Wühler, einer der beiden Gründer von Wühler & Gebauer EDV-Consulting. „Oft waren die Systeme großer Anbieter überaltert, nicht flexibel genug und gerade für kleine Unternehmen schlichtweg zu teuer.“

Diese Problematik bewog Wühler und Gebauer im Jahr 2012 schließlich dazu, mit ihrem Team ein komplett neues ERP-System zu entwickeln und somit nicht mehr nur rein beratend tätig zu sein. Das Besondere an W&G effective company® (W&G EFC) ist, dass es sich bei diesem ERP-System um eine Open-Source-Lösung handelt. Im Vergleich zu anderen, älteren und häufig migrierten Systemen ist W&G EFC zudem eine komplette Neuentwicklung, wodurch sie völlig frei von Altlasten ist.

Kostengünstige Lösung mit großem Funktionsumfang

Viele KMU sind in den letzten Jahren stark gewachsen, versuchen aber umfangreicher und kompliziert gewordene Prozesse nach wie vor mit Access, Excel oder Word abzubilden. Die Folge: Die Verwaltung kann kaum noch Schritt halten, da interne Abläufe weder optimiert noch vernetzt sind. Besonders KMU aus der Automobilbranche, Lackierereien oder Gießereien haben dieses Problem, weshalb sich die Lösung von Wühler & Gebauer EDV-Consulting speziell an sie richtet.

Mit dem Open-Source-System erhalten Unternehmen eine umfangreiche Lösung, die sie entweder lokal (On-Prem) betreiben oder als reine Dienstleistung (SaaS/Cloud-Computing) von Wühler & Gebauer beziehen können. Durch den Open-Source-Gedanken bleibt man als Kunde zudem unabhängig und wer über Java-Kenntnisse verfügt, kann das System mithilfe des Programmierhandbuchs jederzeit seinen speziellen Anforderungen anpassen. Bezahlt wird am Ende also lediglich für Dienstleistungen, die Wühler & Gebauer EDV-Consulting übernimmt.

W&G EFC ist ein modernes ERP-System für KMU, das viele Funktionen bietet und vor allem preislich überzeugen kann. Mehr Informationen erhalten Sie unter www.wuehler-gebauer.de.  

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