Autor: Firma ViCon
Innovationspreis für mit viflow umgesetztes Projekt der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland

Innovationspreis für mit viflow umgesetztes Projekt der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland

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Bei der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland (EKM) ist seit 2015 viflow im Einsatz. Mit dem Ziel, die personalwirtschaftlichen Prozesse flächendeckend auf allen Ebenen der Landeskirche zu vereinheitlichen und zu optimieren, wurde das Projekt „Integriertes Personalmanagementsystem“ ins Leben gerufen.

Die zunächst in einem Excel-Template aufgenommenen 86 Personalprozesse bildeten die Grundlage für die Formulierung der Anforderungen an eine passende Softwarelösung zur Auswahl eines Personalmanagementsystems.

Noch in der Phase der Einführung des Personalmanagementsystems wurden die zuvor in Excel erstellten Prozessbeschreibungen nach viflow übertragen, relevante Informationen, wie z. B. Verantwortlichkeiten, Dokumente, Gesetze, sowie ein internes Kontrollsystem wurden entsprechend verlinkt. Im Jahr 2017 wurde die neue Lösung bereits flächendeckend in der EKM eingesetzt.

Die mit viflow modellierten Prozesse sind Basis der heutigen Personalarbeit der EKM – eine damit einheitliche Arbeitsweise macht so eine Steigerung der Effektivität möglich. Neben der Reduktion der Komplexität konnten Kosteneinsparungen realisiert werden. Die Zufriedenheit der Kunden der Personalarbeit stieg mit der erreichten Qualität.

Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt. In der jetzigen Ausbaustufe werden die in viflow erfassten Prozessschritte um die zu füllenden Masken der Personalsoftware und eine kurze Beschreibung ergänzt.

Im Juni 2018 konnte die Projektleiterin und Referentin Mittlere Ebene Personal der EKM, Michaela Koch, für dieses Projekt den KVI Innovationspreis entgegennehmen. Dieser Preis wird jährlich vom Beirat der KVI Initiative – Kirche, Verwaltung & Information vergeben. Er würdigt eine herausragende und nachhaltige innovative Leistung mit Vorbildcharakter für andere Bistümer, Landeskirchen sowie kirchliche und kirchennahe Organisationen.

Im Projekt wurde die EKM durch den ViCon-Partner Jürgen Pillasch Consulting begleitet. Jürgen Pillasch verfügt über langjährige Erfahrung in der operativen Anwendung der Methoden Qualitäts-/ Prozess-/ Projekt- und Change Management. Bei der Umsetzung hat er immer das Machbare und den Kundennutzen im Blick.

Über die ViCon GmbH

Hinter der erfolgreichen Prozessmodellierungssoftware viflow stehen echte Prozess-Experten. Das hannoversche Unternehmen ViCon verbindet Software, Consulting und Training für Geschäftsprozess-Management zu einer ganzheitlichen und internationalen Dienstleistung. Im Jahr 2000 kam die erste Version von viflow für die einfache Modellierung, Analyse und Optimierung von Unternehmensabläufen zum Einsatz. Mittlerweile ist viflow 6 eines der erfolgreichsten Geschäftsprozessmanagement-Werkzeuge auf dem Markt. Mehr Infos unter www.viflow.de.

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Oldenburger Allee 25
30659 Hannover
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Prozess-Aufgabenverwaltung mit viflow easy plan

Prozess-Aufgabenverwaltung mit viflow easy plan

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Für das unternehmensweite Prozessmanagement steht noch eine intelligente Aufgabenverwaltung mit vollautomatischem Workflow auf der Wunschliste? viflow easy plan, ein weiteres neues viflow Addon, verbindet zentrales Aufgabenmanagement mit der Prozessdokumentation.

Die einzelnen Aufgaben können dafür direkt beim jeweiligen Geschäftsprozess hinterlegt werden. Dank integriertem Workflow mit Benachrichtigung- und Erinnerungsfunktion wird die Aufgabenverteilung komplett automatisiert. Intelligente Sichtbarkeitsregeln sorgen dabei für eine übersichtliche und vertrauliche Darstellung der Tasks.

Der automatische Workflow beinhaltet Annahme, Rückweisung, Delegation und Verschiebung inklusive E-Mail-Benachrichtigung. Regelmäßige prozessbezogene Aufgaben für verschiedene Beteiligte werden so bequem und übersichtlich zugeteilt und sorgen für Akzeptanz und Transparenz bei den Mitarbeitern.

Mit der concurrent-Lizenzierung von viflow easy plan können beliebig viele Benutzer angelegt werden. Es werden nur so viele Lizenzen benötigt, wie gleichzeitige Benutzer in viflow easy plan arbeiten. Eine Standard-Version gibt es im kostengünstigen 3er-Pack schon ab 990,- Euro, in der revisionssicheren Professional-Version ab 1.390,- Euro.

Wer sich selbst von viflow easy plan überzeugen möchte, kann sich auf der viflow-Internetseite zu einem kostenlosen Webinar anmelden. Termine und weitere Infos unter www.viflow.de.

Vorteile von viflow easy plan im Überblick

  • Verwaltung von Aufgaben zu Prozessen, Informationen und Bereichen
  • Darstellung der Aufgaben direkt im Eigenschaftenfenster von viflow und im viflow WebModel
  • Aufgabenliste mit umfangreichen Filterfunktionen
  • Unterscheidung zwischen Aufgabeninhaber/in und Aufgabenerlediger/in
  • Kompletter Workflow mit Annahme, Rückweisung, Delegation und Verschiebung inklusive E-Mail-Benachrichtigung
  • Konfigurierbare Erinnerungsfunktionen
  • Intelligente Sichtbarkeit, man sieht nur das was einen betrifft
  • Anlage von beliebig vielen Vorlagen
  • Anhängen von Textdateien, Fotos, usw.

zusätzliche Vorteile von viflow easy plan Professional

  • Anlegen nicht prozessbezogener Aufgaben (z.B. Audit, Risikomanagement)
  • Strukturdarstellung mit beliebig vielen Aufgabenknoten
  • Intervallaufgaben
  • Benutzerdefinierte Zusatzfelder inklusive Benutzerkataloge
  • Individuelle Vergabe von Benutzerberechtigungen
  • Aufzeichnung und Anzeige aller Aktivitäten in der Aufgabenhistorie (revisionssicher)
  • Mehrfachänderungen von Aufgaben, Kopieren, Ausschneiden, Einfügen in der Aufgabenstruktur
Über die ViCon GmbH

Software, Consulting und Training für Geschäftsprozess-Management: Von den Prozess-Experten der hannoverschen ViCon GmbH bekommen Sie alles aus einer Hand. Methodische und technologische Beratung zusammen mit der Entwicklung und dem Vertrieb des erfolgreichen Prozessmodellierungstools viflow verbinden sich zu einer ganzheitlichen Dienstleistung, konsequent ausgerichtet an Ihren Anforderungen.

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