Warum stoßen File-Server im Dokumentenmanagement an Grenzen?

In vielen Organisationen liegen Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Formulare noch in gewachsenen Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken. Im Alltag führt das zu bekannten Problemen. Dateinamen wie „Arbeitsanweisung_final_v3_neu“ sollen Versionen kennzeichnen. Kopien kursieren in E-Mail-Anhängen und lokalen Ablagen. Ob ein Dokument geprüft und freigegeben ist, lässt sich oft nicht ohne Weiteres erkennen.

Für Managementsysteme ist dies ein organisatorisches Risiko. Normen wie ISO 9001 verlangen, dass die dokumentierte Information gelenkt wird: Sie muss verfügbar, aktuell, freigegeben und vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt sein. Auf einem klassischen File-Server lässt sich das nur mit hohem manuellem Aufwand sicherstellen.

Was leistet SharePoint im Vergleich zum File-Server?

Microsoft SharePoint bietet dafür Funktionen, die ein Netzlaufwerk nicht standardmäßig mitbringt:

• Versionierung: Jede Änderung wird automatisch als Version gespeichert. Frühere Stände bleiben nachvollziehbar und lassen sich wiederherstellen.
• Freigabeworkflows: Dokumente durchlaufen definierte Prüf- und Freigabeschritte, bevor sie für alle Mitarbeitenden gültig sind.
• Metadaten statt Ordnertiefe: Dokumente lassen sich nach Kriterien wie Dokumentart, Gültigkeitsbereich oder Verantwortlichkeit filtern, statt sie in tief verschachtelten Ordnern zu suchen.
• Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit: Zugriffsrechte lassen sich gezielt steuern, Änderungen bleiben dokumentiert.
• Eine Quelle statt vieler Kopien: Statt Dateien zu versenden, teilen Mitarbeitende Links auf die jeweils gültige Version.

Die Technologie allein löst das Problem jedoch nicht. Ob eine SharePoint-Umgebung im Alltag funktioniert, hängt von der Struktur, den definierten Verantwortlichkeiten und Rollen sowie der Akzeptanz bei den Anwendern ab.

Von der Anforderungsanalyse bis zum Betrieb

An diesem Punkt setzt die neue Dienstleistung von ViCon an. Am Anfang stehen nicht die technischen Einstellungen, sondern die Prozesse, Zuständigkeiten, Ziele und Anforderungen der jeweiligen Organisation. Darauf aufbauend konzipiert ViCon die Ablagestruktur, implementiert SharePoint, richtet Freigabe- und Lenkungsprozesse ein und schult Anwender sowie Administratoren.

Das Angebot ist modular aufgebaut, sodass Unternehmen den Umfang an ihren Bedarf anpassen können. Das Paket Standard umfasst die Grundfunktionen der Dokumentenlenkung: Versionierung, Freigabeworkflows, strukturierte Ablage, Einrichtung und Einweisung. Es richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die mit überschaubarem Aufwand einsteigen möchten. Das Paket Premium ergänzt unter anderem mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse mit mehreren Beteiligten sowie Gültigkeitsprüfungen. Darüberhinausgehende Anforderungen, etwa spezielle Compliance-Vorgaben oder individuelle Lösungen, setzt ViCon projektbezogen um. Ein begleitendes Supportpaket sichert Betrieb, Konfigurationsanpassungen und Weiterentwicklung der implementierten Lösung.

Dokumente dort, wo sie gebraucht werden: die Verbindung mit viflow

Einen zusätzlichen Nutzen bietet die Verknüpfung mit viflow. Die Software dient Unternehmen dazu, ihre Geschäftsprozesse zu modellieren, zu dokumentieren und im Intranet bereitzustellen. Werden SharePoint und viflow verbunden, sind die zugehörigen Dokumente direkt am jeweiligen Prozessschritt hinterlegt. Die Pflege erfolgt weiterhin zentral und versioniert in SharePoint.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin im Wareneingang öffnet den Prozess „Wareneingangsprüfung“ und findet dort unmittelbar die gültige Prüfanweisung und das aktuelle Prüfprotokoll. Sie muss weder im Ordnersystem suchen noch prüfen, ob sie mit einer veralteten Fassung arbeitet.

„Viele Unternehmen haben ihre Prozesse dokumentiert, die zugehörigen Dokumente liegen aber an einem ganz anderen Ort und sind nicht mit den Prozessen verbunden. Genau an dieser Schnittstelle entstehen im Alltag Fehler und Rückfragen. Wenn Prozess und Dokument zusammenkommen, wird das Managementsystem zu einem Wissensmanagement-Werkzeug, das Mitarbeitende tatsächlich nutzen“, sagt Stefan Becker, Leiter des Bereichs Training/Consulting/Service der ViCon GmbH.

Weitere Informationen zur Dienstleistung: https://www.viflow.de/de/sharepoint-integration