Kommunale Beschaffung: Der eShop der Stadt Nürnberg
Mit rund 500.000 Einwohnerinnen und Einwohnern gehört Nürnberg zu den größten Städten Deutschlands – und stellt seine Verwaltung täglich vor vielfältige organisatorische und gesellschaftliche Aufgaben. Die Stadt sorgt dafür, dass zentrale Bereiche des öffentlichen Lebens zuverlässig funktionieren: von Umwelt und Stadtentwicklung über Bildung, Kultur und Soziales bis hin zu Wirtschaft, Sicherheit, Organisation und Finanzen. Rund 12.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten in der Stadtverwaltung daran, die vielfältigen Anforderungen einer wachsenden Stadt zu erfüllen und den Bürgerinnen und Bürgern leistungsfähige kommunale Services bereitzustellen.
EIN SYSTEM FÜR ÜBER 70 DIENSTSTELLEN
Für die interne Beschaffung nutzt die Stadt Nürnberg den „eShop-Stadt Nürnberg“, eine digitale Beschaffungsplattform für Kommunen auf Basis der Software open ordering der veenion GmbH. Über den eShop werden vor allem Güter und Dienstleistungen bereitgestellt, die stadtweit regelmäßig benötigt werden – etwa Büromaterial, Hygieneartikel oder Möbel. Die entsprechenden Produkte und Leistungen sind als elektronische Kataloge im BMEcatFormat nach ECLASS-Standard 10.1 hinterlegt und basieren auf zuvor ausgeschriebenen Rahmenvereinbarungen mit unterschiedlichen Laufzeiten. Auf dieser Grundlage können die mehr als 70 Dienststellen und Eigenbetriebe der Stadtverwaltung ihre Bedarfe eigenständig und ohne weiteres Vergabeverfahren aus den bestehenden Verträgen abrufen. Der eShop bildet dabei die gesamte Verwaltungsstruktur der Stadt Nürnberg ab – von zentralen Verwaltungseinheiten bis hin zu Einrichtungen wie Schulen oder Kindergärten. Rund 950 Nutzerinnen und Nutzer sind aktuell für das System freigeschaltet und wickeln darüber einen Großteil der wiederkehrenden Beschaffungen digital ab.
STRUKTURIERTER EINKAUF GEFÖRDERT
Die Nutzung des eShops ist fester Bestandteil des vorgegebenen Beschaffungsprozesses.Produkte aus bestehenden Rahmenvereinbarungen werden grundsätzlich über den eShop bezogen, wodurch eine regelkonforme und standardisierte Beschaffung sichergestelltwird. Auch bei Bedarfen außerhalb vonRahmenvereinbarungen erfolgt zunächst einePrüfung im eShop, bevor weitereBeschaffungsschritte eingeleitet werden. Durch die strukturierte Abwicklung über den eShopund den vorgegebenen Prozess desBeschaffungsauftrags konnte das Maverick Buying deutlich reduziert werden. Die Einführung des Systems verlief reibungslos und die Akzeptanz bei den Nutzerinnen und Nutzern war von Beginn an hoch – insbesondere aufgrund der intuitiven Bedienung und der zentralen Verfügbarkeit relevanter Produkte und Dienstleistungen.
„Dank des eShops laufen unsere Einkaufsprozesse jetzt schneller und fehlerfrei, und wir konnten durch die zentrale Bündelung unserer Bedarfe spürbare Effizienzgewinne erzielen.“
Stadt Nürnberg / Zentrale Dienste / Beschaffungsmanagement
BEDARFE SCHNELL UND STRUKTURIERT ABDECKEN
Um die Beschaffung für die einzelnen Organisationseinheiten so komfortabel und effizient wie möglich zu gestalten, werden standardisierte Güter und Dienstleistungen nicht zentral gelagert, sondern über die webbasierte E-Procurement-Plattform bereitgestellt.
Über den eShop können die Dienststellen und Eigenbetriebe die benötigten Produkte per Mausklick auswählen, in den Warenkorb legen und direkt bestellen. Die Bestellung wird unmittelbar an den Lieferanten übermittelt, der die Waren direkt zur jeweiligen Bedarfsstelle liefert und die Rechnung direkt an die bestellende Dienststelle sendet.
Neben der Abwicklung über bestehende Rahmenverträge bietet der eShop auch die Möglichkeit von Freitextbestellungen oder unterschwelligen Beschaffungen über einen Workflow für Direktaufträge, sodass alle Beschaffungsarten flexibel abgebildet werden können.
TRANSPARENTE DIREKTAUFTRÄGE
Der Direktauftragsworkflow im eShop ermöglicht eine vergabekonforme Beschaffung unterhalb der Wertgrenze. Dabei werden den Nutzerinnen und Nutzern automatisch zwei Vergleichsangebote angezeigt. Wird nicht das günstigste Angebot gewählt, ist eine kurze Begründung erforderlich, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. Sämtliche Schritte des Prozesses werden zudem lückenlos digital dokumentiert, sodass alle Anforderungen an Prüfungs- und Nachweissicherheit erfüllt werden.
INTEGRATION IN DAS VERGABEMANAGEMENT
Für die Durchführung von Vergabeverfahren nutzt das Beschaffungsmanagement der Stadt Ihr Beschaffungsprozess ist unsere Passion. Wann starten Sie? Lernen Sie uns kennen! Nürnberg das workflow-basierte Vergabemanagementsystem (VMS) des Herstellers Healy Hudson. Der eShop von veenion wird in Zukunft nahtlos mit dieser Plattform verknüpft und bietet dann eine direkte Schnittstelle zur Deutschen e-Vergabe. Dadurch können Ausschreibungen effizient vorbereitet, verwaltet und digital übertragen werden, ohne dass zusätzliche aufwändige manuelle Schritte notwendig sind.
BLICK IN DIE ZUKUNFT
Das System ist bereits sehr gut auf die Prozesse der Stadt Nürnberg abgestimmt, sodass das Projekt reibungslos läuft und nur wenige Anpassungswünsche aufkamen. Besonders gelobt werden der Support sowie die enge Zusammenarbeit mit dem direkten Ansprechpartner bei veenion.
Gleichzeitig plant die Stadt, das System für die Zukunft weiter zu optimieren. Geplant sind unter anderem die Implementierung eines Reklamations- und Beschwerdeworkflows
sowie die Prüfung, inwiefern standardisierte Dienstleistungen ebenfalls über den eShop abgewickelt werden können.
VORREITERROLLE IN DER BESCHAFFUNG
Die Stadt Nürnberg zeigt, wie digitale Beschaffung effizient, transparent und nutzerfreundlich funktioniert. Der eShop bündelt wiederkehrende Bestellungen, sichert Vergaberegeln ein und erleichtert den Alltag von über 70 Dienststellen. Mit hoher Akzeptanz, reibungsloser Implementierung und Blick auf zukünftige Erweiterungen setzt Nürnberg Maßstäbe für modernes Beschaffungsmanagement für Städte und Kommunen.
„Die Einführung des eShops zeigt, welches Potenzial in der Digitalisierung kommunaler Beschaffungsprozesse steckt.“
Stadt Nürnberg / Zentrale Dienste / Beschaffungsmanagement
OPEN ORDERING BEI DER STADT NÜRNBERG:
• 930 freigeschaltete User
• Abwicklung von ca. 9.000 Bestellungen (2025) mit einem Bestellvolumen von 4,6 Mio.€
• 56 Kataloge, davon 9 über OCI-Integration
• 500.000 verfügbare Produkte
• Anbindung von 70 Dienststellen und Abbildung der gesamten Verwaltungsstruktur der Stadt Nürnberg inkl. Stadtwerke, Kindergärten, Schulen, etc.
• Abbildung diverser Warengruppen von Bürobedarf über Werkzeuge, Möbel und Spiel- und Kinderbe darf bis zu Software und Gebäudemanagement
veenion GmbH
Europaallee 11-13
67657 Kaiserslautern
Telefon: +49 (631) 520846-0
Telefax: +49 (631) 520846-99
http://www.veenion.de
Presseanfragen
E-Mail: sarah.kloos@veenion.de
veenion und Retarus schließen Integrationspartnerschaft
Seit über 25 Jahren bietet veenion maßgeschneiderte E-Procurement-Lösungen, mit denen Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse optimieren, Kosten senken und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen können. Die modulare Software kommt insbesondere bei Kunden aus der öffentlichen Hand sowie bei Enterprise-Unternehmen aus den Bereichen Manufacturing und Retail zum Einsatz. Durch die Partnerschaft mit Retarus wird das Portfolio nun um eine Lösung zur Automatisierung des Dokumenteneingangs ergänzt.
Retarus Intelligent Document Processing erkennt und klassifiziert eingehende Dokumente, beispielsweise Rechnungen automatisch, extrahiert relevante Rechnungsdaten präzise und stellt diese strukturiert für die Weiterverarbeitung in der veenion-Plattform bereit. Als technologische Grundlage kommt das französische KI-Modell „Mistral Small” mit 24 Milliarden Parametern zum Einsatz, das höchste europäische Souveränitätsstandards erfüllt. Somit profitieren Kunden von einer vollständig europäisch souveränen und DSGVO-konformen Cloud-Lösung aus auditierbaren Rechenzentren in Europa.
„Mit Retarus haben wir einen starken Integrationspartner gewonnen, der unsere E-Procurement-Lösungen ideal ergänzt“, sagt Manuel Delvo, Geschäftsführer von veenion. „Die intelligente Automatisierung des Dokumenteneingangs ist für viele unserer Kunden ein zentraler Hebel, um Effizienz zu steigern und Compliance sicherzustellen. Gemeinsam bieten wir eine durchgängige, leistungsfähige Lösung, die sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen lässt.“
Auch Retarus sieht großes Potenzial in der Partnerschaft: „veenion steht seit vielen Jahren für exzellente, praxisnahe E-Procurement-Lösungen“, erklärt Lisa Hahn, Expertin für Intelligent Document Processing bei Retarus. „Mit unserem Intelligent Document Processing schaffen wir die Basis für hochautomatisierte, sichere und rechtskonforme Rechnungsprozesse – und das mit 100-prozentiger europäischer Datensouveränität. Zusammen unterstützen wir Unternehmen und öffentliche Auftraggeber dabei, ihre Beschaffungs- und Finanzprozesse nachhaltig zu digitalisieren und zu automatisieren.“
Über veenion
veenion ist ein führender Anbieter digitaler Beschaffungslösungen und unterstützt Organisationen aus dem öffentlichen und privaten Sektor bei der effizienten, transparenten und rechtskonformen Abwicklung ihrer Einkaufsprozesse. Seit über 25 Jahren begleitet veenion Unternehmen, Verwaltungen und Institutionen bei der Digitalisierung und Automatisierung komplexer Beschaffungsstrukturen. Die modularen Lösungen sorgen für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz im operativen wie strategischen Einkauf und lassen sich flexibel an unterschiedliche Organisationsstrukturen und individuelle Anforderungen anpassen.
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Kaiserslautern und einer Niederlassung in Wiesbaden beschäftigt rund 35 Mitarbeitende. veenion zählt zu den führenden Anbietern im DACH-Raum, wobei die Lösungen auch erfolgreich international bei Kunden eingesetzt werden.
Mehr Informationen: www.veenion.de
Über Retarus
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 19 Niederlassungen auf drei Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.de
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Leiter Vertrieb & Marketing
Telefon: +49 (631) 520846-50
Fax: +49 (631) 520846-8850
E-Mail: carsten.blaha@veenion.de
Presseanfragen
E-Mail: sarah.kloos@veenion.de
veenion GmbH erhält ISO 27001-Zertifizierung für herausragende Informationssicherheit
Warum ist die ISO 27001-Zertifizierung für veenion so bedeutend?
- Vertrauen der Kunden: Die Zertifizierung unterstreicht das Engagement von veenion für den Schutz der Kundendaten. Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass ihre vertraulichen Informationen sicher sind.
- Wettbewerbsvorteil: In einer zunehmend vernetzten Welt ist Informationssicherheit von entscheidender Bedeutung. Die ISO 27001-Zertifizierung hebt veenion von der Konkurrenz ab und stärkt unser Markenimage.
- Interne Effizienz: Die Implementierung eines robusten ISMS verbessert die internen Prozesse und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung bei.
Dazu Manuel Delvo, Geschäftsführer von veenion: “Die ISO 27001-Zertifizierung ist ein Meilenstein für unser Unternehmen. Sie zeigt, dass wir die Sicherheit unserer Kunden ernst nehmen und uns ständig verbessern. Deshalb haben wir den Scope auch für das ganze Unternehmen von der Entwicklung bis zum Betrieb der Lösungen gewählt.”
veenion verpflichtet sich weiterhin, die höchsten Standards in der Informationssicherheit zu wahren und unsere Kunden vor digitalen Bedrohungen zu schützen.
veenion GmbH ist ein führender Anbieter von digitale Beschaffungslösungen und Marktplätzen für Unternehmen und öffentlichen Organisationen. Unsere Expertise umfasst den kompletten Einkaufsprozess von der Anforderung bis zur Bezahlung. Mit einem engagierten Team von Fachleuten sowie Erfahrung und Technologie helfen wir Unternehmen, ihre Einkaufsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Mehr Informationen unter www.veenion.de
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Digitale Beschaffung in der Pandemie: Impfstoffverteilung in Österreich läuft über Impf-e-Shop von veenion
Dezentrale Impf-Strategie
Seit dem Impfstart Ende 2020 ist das digitale Bestellsystem der BBG das Bindeglied zu den Impfstellen in den Bundesländern in Österreich, über die die Bevölkerung nach der Impfstrategie des Bundesministeriums für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz geimpft wird. Geimpft wird dezentral. Auch Pflegeeinrichtungen und Krankenhäuser organisieren ihre Impftermine lokal und in Abstimmung mit den jeweiligen Impfkoordinatoren der Bundesländer.
Beschaffungs-Plattform erweitert
Dass trotz der Dezentralität jede Impfdosis ihren Weg in einen Oberarm findet, dafür sorgt neben einer ausgeklügelten Verteillogistik der BBG-Shop: Im Impf-e-Shop sehen die bestellberechtigten Impfstellen, welches Kontingent für ihre Region aktuell zur Verfügung steht und ordern die Anzahl der benötigten Dosen zum Wunschtermin innerhalb eines definierten Zeitfensters ab Bestellung. Mit einem Vorlauf von mindestens drei Tagen kann dann geimpft werden.
„Seit 15 Jahren entwickeln wir unseren e-Shop für die öffentliche Beschaffung weiter. Diese Erfahrung konnten wir nutzen, um die technischen Anforderungen an den Impf-e-Shop sehr schnell umzusetzen.“, erklärt Christof Bräunling, Projektverantwortlicher der Bundesbeschaffung GmbH. „Zudem ging unser Lösungspartner veenion sehr kurzfristig auf unsere Anpassungswünsche ein und konnte unsere Anforderungen innerhalb sehr kurzer Zeit erfüllen.“
Komplexes Regelwerk im Hintergrund
Dabei ist das Regelwerk, das hinter dem Online-Bestellsystem für die Impfstoffe steht, hochkomplex. Die Impf- und Bestellberechtigungen sowie die konkrete Verwendung der Impfdosen koordinieren die Bundesländer. Nach Abstimmung mit den Bundesländern übernimmt die Anlage und Freischaltung der Besteller im System die BBG. Dabei muss das Bestellsystem die Berechtigungen der Benutzer auch regional abbilden und sicherstellen, dass die zugewiesenen Kontingente nur innerhalb des jeweiligen Bundeslandes ausgeliefert werden.
Digital-Expertise half bei der schnellen Umsetzung
Wie man individuelle und regionale Berechtigungen auf Ebene bestimmter Verwaltungseinheiten in einer E-Procurement-Lösung umsetzt, damit hatten sowohl die BBG, als auch veenion bereits Erfahrung. „Dadurch war für uns die regionale Aufteilung der Impfstoffe auf die Bundesländer ohne weiteres möglich“, erklärt Christof Bräunling. Die Impfstellen sehen im Shop also nur jene Impf-Dosen, die sie auch bestellen können. Parallel sorgt das System dafür, dass die Lieferung im Rahmen der zugewiesenen Kontingente in das richtige Bundesland erfolgt.
Im Unterschied zu ihrem „normalen e-Shop“ stellt die BBG im Impf-e-Shop auch die Lagerbestände aller Covid-19-Impfstoffe sowie die angekündigten Lieferungen der Hersteller dar. „Auch das war eine Herausforderung, die wir lösen konnten“, freut sich Christof Bräunling über die gelungene Erweiterung des Systems.
Bestellung ist einfach und nutzerfreundlich
Damit die Bestellungen möglichst reibungslos ablaufen, macht man es den Impfstellen so einfach wie möglich. Schließlich haben einige noch nie über die BBG bestellt. Für alle freigeschalteten User gibt es ein umfassendes Info-Paket und einen Link, über den sie direkt auf der Seite des Impf-e-Shops landen. Dazu eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, ein Schulungsvideo, abgestimmte FAQs und falls es doch noch Fragen gibt, ist da auch noch die Hotline der BBG in Wien. „Wir kümmern uns umfassend um die Impfstellen und sie haben kurze Bestellwege“, fasst Christof Bräunling den Rundum-Service zusammen. Tatsächlich gibt es bislang wenig Rückfragen und die Benutzer kommen gut alleine zurecht.
Transparenz über Bestellungen und Lieferungen
Genauso wichtig ist: Der durchgängig digitale Ablauf ermöglicht einen tagesgenauen Überblick über alle Bestellungen und Lieferungen. Täglich werden aus dem System die Bestellungen an das zuständige Ministerium und alle Bundesländer gemeldet. Diese Zahlen fließen auch in das Dashboard des Bundesministeriums für Arbeit, Soziales, Gesundheit und Konsumentenschutz. Die Auslieferung der bestellten Impfdosen erfolgt über eine Bietergemeinschaft von Pharmavollgroßhändlern. Diese erhalten vom Impf-e-Shop strukturierte Bestell- und Logistikdaten, um die Verarbeitung der Aufträge weitgehend zu automatisieren.
veenion bietet digitale Beschaffungs- und Retaillösungen für öffentliche Institutionen, Handel und Unternehmen. Digitalisiert werden alle Beschaffungs-, Rechnungs- und Handelsprozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung (Purchase-to-Pay, P2P). Über 350.000 User bei über 2.000 Konzernen-Mandanten, mittelständischen Unternehmen, bei öffentlichen Auftraggebern und Non-Profit-Organisationen nutzen in 65 Ländern Systeme von veenion für ihr E-Procurement. veenion ist ein Schwesterunternehmen von Healy Hudson, Software- und Dienstleistungsanbieter für elektronische Vergabe mit dem Vergabeportal www.deutsche-evergabe.de und Vergabemanagement-Lösung. 17.500 Lieferanten vertrauen auf veenion und Healy Hudson als Partner im Einkauf. Mehr Informationen unter www.veenion.de
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