Vor- und Nachteile von Cloud-ERP-Lösungen
Vorteile einer Cloud-ERP-LösungZugriff von überall
Vor allem bedeutet ein Cloud-ERP-System, dass Sie alle Daten und alle damit einhergehenden Prozesse immer und überall verfügbar haben. Der entscheidende Faktor ist dabei das Adverb überall. Sie und Ihre Kollegen greifen an allen Orten auf das firmeneigene ERP-System zu, an denen sie auch Zugang zum Internet haben, was heutzutage nahezu flächendeckend der Fall ist.
Das bedeutet gleichzeitig: Neuheiten erreichen alle Kollegen zur selben Zeit und sofort. Es gibt weniger Missverständnisse, mehr Zusammenarbeit, schnellere, besser aufeinander abgestimmte Ergebnisse und somit einen Workflow-Vorteil. Jeder bekommt in Echtzeit mit, was passiert. Außendienstmitarbeiter können also alle Aufgaben so erledigen, als säßen sie am selben Tisch wie die Inhouse-Kollegen. Gleichzeitig sind Sie unabhängig von lokalen Gesetzgebungen, Personalstandorten oder Sprache, nichts geht mehr auf Zwischenwegen verloren, nichts wird verfälscht oder fällt Erinnerungslücken zum Opfer. Auch bei Arbeitsübergaben oder krankheitsbedingtem Ausfall, ist jeder Kollege der einspringt, sofort informiert.
Der Vorteil, auf die Daten von unterwegs, von jedem Gerät aus, zugreifen zu können, ist zudem gerade (aber nicht nur) in Pandemie-Zeiten und bei einem erhöhten Home-Office-Anteil nicht zu unterschätzen! Vorbei sind die Zeiten der Papiernotizen: Selbst vor Ort beim Kunden können all Ihre Mitarbeiter sofort alles in das System eintragen, Aufträge kommen prompt an die richtige Stelle oder können gleich verändert werden; es sind keinerlei Zwischenschritte mehr nötig.
Insgesamt, so lautet in den letzten Monaten und Jahren stets die Zusammenfassung von Firmen mit Erfahrung in Sachen cloudbasierte ERP-Systeme, wurde in den damit ausgestatteten Unternehmen eine dadurch erhöhte Agilität festgestellt.
Alles ausgelagert
Die Cloud deutet bereits in ihrem Namen an, was sich in der Realität spiegelt: Die Instandhaltung der IT-Infrastruktur findet an anderen Orten und durch andere Personen statt. Das heißt Sie müssen sich um nichts kümmern, damit alles läuft. Und wichtiger noch: Sie müssen keine Hardware hinzukaufen und kein Personal für die Wartung zur Verfügung stellen. Gerade für KMUs, in denen die Personal- und gegebenenfalls auch die räumliche Situation angespannt ist, kann dies ein wichtiger Faktor sein.
Da es sich bei einem Cloud-ERP um einen Abo-Service handelt (Software as a Service), bleiben für Sie die Kosten entsprechend immer nachvollziehbar und – wichtiger noch – kalkulierbar. Wir fassen zusammen: Pflege, Betrieb und Support des Systems übernimmt bei einer Cloud-Lösung der Anbieter.
Mehr oder weniger
Ein Aspekt, der gerade für schnell wachsende Unternehmen von Bedeutung ist, dürfte das Hinzubuchen weiterer Leistungen und Softwarebereiche sein. Dies ist bei einer On-Premises-Version ebenso mühelos möglich wie bei dem Cloud-Modell. Bei Letzterem können Neuerungen jedoch schneller verfügbar gemacht und implementiert werden. Sie müssen dafür keinen Techniker abstellen, der eine neue Version installiert und überprüft. Die Aktualisierung übernimmt der Anbieter im Hintergrund.
Auch das Abbestellen von Bereichen und Services, also ein Downgrading, ist bei beiden ERP-Systemen möglich, wenngleich Sie mit der Cloud etwas flexibler sind und im Zweifelsfall mehr Geld sparen können. Benötigen Sie einen bestimmten Teil der Anwendungen nicht mehr, kann diese extrahiert werden und taucht entsprechend bei der nächsten Abrechnung nicht mehr auf. Schnell, einfach, sinnvoll.
Haben Sie ein On-Premises-Modell, also die Software gekauft, würden Sie in einem solchen Fall Ihre Lizenz downgraden. Auch das spart Ihnen Bares. Allerdings eher langfristig durch den Software-Pflegevertrag, der sich am Lizenzvolumen bemisst.
Und dann dürfen wir an dieser Stelle ein wenig Eigenwerbung betreiben, denn die Cloud-Lösung von TOPIX können Sie individuell konfigurieren. Dies schreiben wir uns, wenn nicht als Alleinstellungsmerkmal, so doch als wichtigen Pluspunkt auf die Fahne. Denn diese Möglichkeit erhalten Sie nicht bei allen Anbietern von Cloud-Systemen. Sie taucht entsprechend weiter unten auch bei Pro und bei Contra auf.
Updates & Sicherheit
Der Begriff „Service“ aus dem Kürzel „SaaS“ kann beim Thema Updates entscheidend wichtig werden. Die Welt dreht sich schnell und eine Anpassung an globale Trends und Gegebenheiten ist vor allem bei der Digitalisierung und einer Automatisierung der Prozesse eminent. Entscheiden Sie sich für die Cloud, sind Updates in Ihren monatlichen Zahlungen inbegriffen. Und somit ein Thema weniger, über das Sie nachdenken müssen.
Erklärt man, dass sämtliche Daten auf einem externen Server liegen und von dort abgerufen werden, gefriert womöglich so manch einem das Blut in den Adern. Doch genau aus diesem Grund müssen die Cloud-Anbieter doppelte und dreifache Böden in ihre Systeme einziehen. Strenge Datensicherheitszertifizierungen, die Einhaltung von Standards wie PCI DSS oder SAS 70, sowie strenge Sicherheitsverfahren und Disaster Recovery sind die Folge, die für einzelne Firmen zumeist viel zu kostspielig sind. Die Sicherheit einer Cloud darf also als gegeben und außerordentlich vorausgesetzt werden.
Dazu gehört auch, dass es hochwertige Backup-Lösungen gibt, also keinerlei Informationen verloren gehen. Große Unternehmen, die das Ziel von Hackerangriffen werden könnten, sollten das Thema dennoch bei dem Anbieter ansprechen, um die für sie bestmögliche Absicherung zu erhalten.
Bei TOPIX greifen diverse Sicherheitssysteme und -faktoren, wie zum Beispiel die Auswahl von verschiedenen Server-Standorten oder eine Standortreplikation. Derartige Vorkehrungen werden Sie auch bei anderen Anbietern vorfinden, da das Thema logischerweise Top-Priorität genießt. In unserem Service ist beispielsweise auch eine Firewall integriert, die regelmäßig aktualisiert wird. Diese Art der Absicherung und Aktualisierung sollte bei Cloud-Systemen übrigens in allen Bereichen greifen, was bedeutet, dass Sie sich stets auf zeitgemäße IT-Technologien verlassen können und schon wieder ein Thema gedanklich ad acta legen können.
Glücklich sein (und Geld sparen)
Ganz nebenbei bemerkt, macht es sogar Spaß, mit den von TOPIX angebotenen Smartphone-Apps für iOS und Android von unterwegs in das firmeneigene System zu gehen und Daten abzurufen, wie es der moderne, arbeitende Mensch heute von vielen anderen Bereichen kennt. Wir hören jedoch, dass auch Kunden immer wieder beeindruckt sind von der zeitgemäßen Handhabung und der Funktionalität eines Cloud-Systems. Ein funktionierendes solches drückt im Übrigen auch aus: Wir sind auf Ballhöhe und laufen der Herde nicht hinterher. Die Mitarbeiter sind damit ebenso glücklich wie die (vorhandenen und potenziellen) Kunden. Was am Ende wiederum mehr Effizienz und mehr Umsatz bedeutet.
Und wo wir schon beim Thema Geld sind: Auch wenn ein ERP-System essenziell ist und über Wohl und Wehe eines Betriebes entscheidet, achtet natürlich die Geschäftsführung bei allen noch so wichtigen Anschaffungen auch auf den Preis. Pauschal lässt sich seriös keine Summe nennen, die Sie bei der Nutzung eines Cloud-ERP einsparen, unseren Erfahrungen nach bewegt sich das Einsparpotential jedoch bei beeindruckenden 35 bis 50 Prozent, je nach Szenario. Anschaffung und laufender Betrieb verschlingen in jedem Fall bei der On-Premises-Lösung mehr Geld.
Moderne Technik
Ein Cloud-ERP-System ist darauf ausgelegt, immer die maximale Netzwerkleistung zu bieten. Das heißt, kommt es zu einer steigenden Nachfrage, passt es sich automatisch an und stellt dynamisch weitere Ressourcen bereit, um alle Aufgaben zu bewältigen. In der Regel verpflichten sich Cloud-Anbieter, eine Verfügbarkeit von über 99 Prozent zu garantieren. Mit diesem Wert können lokale IT-Abteilungen zumeist nicht mithalten.
Übrigens spielt auch der Faktor Zeit eine gewichtige Rolle: Bereits bei der Implementierung sparen Sie viel wertvolle Zeit, da weder Hardware angeschafft noch installiert werden muss. Auch werden bei Updates oder Anpassungen weniger Abläufe unterbrochen, das Geschäft weitestgehend nicht von technischen Adaptionen gestört. Vergleicht man die Implementierungs- und Einführungszeit beider Modelle, kommt man bei einer Cloud-Lösung schnell zu einer Zeitersparnis von drei bis sechs Monaten.
Und auch beim Personal können Sie sich bei seriösen Anbietern sicher sein, dass stets IT-Profis am Werk sind, die den neuesten Stand der Technik im Blick haben und kennen. Auch hängt das technische Verständnis nicht an ein oder zwei Personen, sondern verteilt sich in der Regel auf viele Köpfe.
Für die Implementierung gilt: auch wenn sie nur einmal vollzogen wird, ist sie ein weiterer wichtiger Faktor. Denn vor ihr haben nicht nur Geschäftsführung, sondern auch Mitarbeiter einen gewissen Respekt. Die Arbeit wird durcheinandergebracht, muss gegebenenfalls sogar für ungewisse Zeit ausgesetzt werden. Eine schnelle Implementierung eines neuen Systems ist daher ein wichtiges Argument, und ein Cloud-ERP-System erfüllt das Kriterium.
Zusätzlich…
Nicht zuletzt wegen der Erfüllung sowohl gesetzlicher als auch interner Regularien steht eine Cloud-Lösung bei vielen Entscheidern hoch im Kurs. Oft verschlingen diese Anforderungen Zeit, Geld und Nerven. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, sich darum zu kümmern, was am Ende in Form eines oder mehrerer Mitarbeiter geschieht, die Geld und Ressourcen binden. Ein automatisiertes Verfahren erscheint da um Einiges attraktiver.
Ein Argument für größere Firmen ist sicher auch die bei Cloud-Systemen einfache Anbindung von Tochtergesellschaften, Niederlassungen oder auch Start-Ups.
Nachteile einer Cloud-LösungSignal-Suche
Auch wenn dies mit jedem vergehenden Tag redundanter wird, gibt es einen potenziellen Schwachpunkt der Cloud (der bei näherer Betrachtung glücklicherweise relativ lapidar ist): Sind beispielsweise Ihre Vertriebler vornehmlich in ländlichen, entlegenen Regionen oder sogar auf dem Meer unterwegs, kann die Verfügbarkeit des Internet natürlich schon mal eingeschränkt sein und somit auch der Zugriff auf das ERP-System. Bedenkt man jedoch, dass weltweit am Ausbau der Netze gearbeitet wird und Sie mit jeder Verbesserung eine zukunftsfähigere Arbeitsstruktur erhalten, relativiert sich dieser Punkt.
Ab ins Ungewisse?
Nicht wirklich ein Nachteil, aber interessant ist die Tatsache, dass noch immer gut ein Drittel der Wechselwilligen ein paar Vorbehalte gegen ein Cloud-ERP-System hat. Dies liegt wohl zum einen daran, dass immer wieder von Hacker-Angriffen zu hören ist, wir aber ganz generell auch noch eher am Anfang einer digitalen Revolution stehen, deren Vorzüge und Chancen zwar offensichtlich, aber für manche scheinbar immer noch etwas grobkörnig sind. Gefahren und Risiken werden also unterschiedlich wahrgenommen. Dies muss vor einer Implementierung bedacht und in der Firma vorbereitet werden.
Sehr interessant in diesem Zusammenhang: Selbst ein Viertel der Unternehmer gibt an, ein Gefühl des „ausgeliefert-seins“ als Hemmschuh zu empfinden. Fehlende Eigenkontrolle und eine Abhängigkeit vom Anbieter sind ähnliche Faktoren, die ein Zögern derzeit noch auslösen.
Auch die Furcht vor mangelndem Support wird als ein Argument gegen eine Cloud-Lösung angeführt, obgleich dieser Punkt mit dem Anbieter schnell geklärt werden kann. Ähnlich viel Überzeugungsarbeit muss man als Anbieter leisten, wenn das Zutrauen eines Unternehmers in das eigene Personal fehlt, beziehungsweise Letzteres schlicht Angst vor neuer Technologie hat. All diesen eher „gefühlten“ Argumenten kann man nur mit soliden positiven Beispielen und Kundenzufriedenheit begegnen.
Die richtige Konfiguration
Bei einer ERP-Lösung kann es – je nach Anbieter – vorkommen, dass man als Kunde einen gewissen Standard hinnehmen muss, der im Detail nicht flexibel genug ist. Sie sollten also in jedem Fall auf den möglichen Konfigurationsgrad achten, damit Ihre ganz individuellen Wünsche berücksichtigt werden können. Wir müssen vermutlich nicht eigens erwähnen, dass jede Installation von TOPIX – egal ob Cloud oder On-Premises – vollständig individualisiert und auf Ihr Unternehmen hin angepasst werden kann.
Zusammenfassung Pro Cloud:
- Zugriff dank browserbasierter Daten von überall
- Zukunftsfähige Arbeitsstruktur bzw. Schaffung des Arbeitsplatzes der Zukunft
- Inklusive CRM für eine moderne und effiziente Kundenverwaltung und -pflege
- Instandhaltung des Systems erfolgt durch den Anbieter
- Die Instandhaltung erfolgt zudem außerhalb der Firma
- Kosten bleiben transparent und kalkulierbar
- Sie sparen bares Geld, das Sie ansonsten für Hardware und Personal ausgeben müssten
- Erweiterungen, aber auch ein Downgrading sind buchbar und Letzteres spart Geld
- Kontrolle aller Vorgänge in Echtzeit
- Bei TOPIX individuell konfigurierbar
- Oftmals höhere Kompatibilität durch Schnittstellen mit anderen Anwendungen
- Unabhängigkeit von innerbetrieblichem Betriebssystem und Computermodellen
- Updates sind im Service inbegriffen
- Trotz Auslagerung: sichere Systeme in modernen Rechenzentren
- Eine Beratung von Spezialisten gehört bei TOPIX zum Angebot dazu
- Zusätzliche Sicherheit durch Benutzerrichtlinien wie Multi-Faktor-Authentifizierung
- TOPIX prüft alle Daten regelmäßig auf Konsistenz
- Schnellere Prozesse und optimales Management führen zu höherer Produktivität
- Rasche Verfügbarkeit von Erweiterungen und Neuerungen
- Die Cloud-Lösung ist (zumindest bei TOPIX) zwischen 35% und 50% günstiger
- Die technische Verfügbarkeit ist extrem hoch
- Die Bandbreite kann für saisonale Spitzenzeiten kurzfristig hochgefahren werden
- Sie können auf viel Profi-IT-Personal vertrauen
- Mit einem Cloud-System sind Sie strukturell für die Zukunft gewappnet
Zusammenfassung Contra Cloud:
- Unter Umständen schwieriger Zugang in ländlichen oder entlegenen Gebieten
- Nicht bei jedem Anbieter individuell konfigurierbar
- Firmenintern muss ein Wechsel zur Cloud womöglich speziell vorbereitet werden
Fazit
Man muss kein Genie sein, um zu erkennen, dass die Vorteile eines modernen ERP-Systems in der Cloud die Nachteile deutlich überwiegen. Und dass die Nachteile nahezu komplett eliminiert werden können, wenn man es richtig angeht. Spannend wird es daher im nächsten Beitrag, in dem wir die gleiche Untersuchung für On-Premises-Systeme durchführen.
TOPIX Business Software AG
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Zufriedenheit der Mitarbeiter messen
Der Kampf um Talente auf dem Arbeitsmarkt ist größer als noch vor Jahren und Jahrzehnten. Umso entscheidender die Frage, was ein Unternehmen jemandem außer dem Gehaltsscheck noch bieten kann. Eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit kann bereits wirken und ausstrahlen, wenn jemand noch gar nicht im Unternehmen tätig ist, und sie sagt einiges über eine Firma aus, jenseits eines Produktes oder einer Serviceleistung. Plattformen wie glassdoor.de, auf denen Angestellte ihre Einschätzungen über ihren Arbeitgeber preisgeben können, ermöglichen heutzutage, die Mitarbeiterzufriedenheit (zumindest in Teilen) offen einzusehen und einzuschätzen. Ob man will oder nicht: Schneidet ein Unternehmen hierbei schlecht ab, färbt das unseren subjektiven Eindruck – auch von dem Produkt einer Firma. Wie ein Unternehmen also die eigenen Angestellten behandelt – die Unternehmensethik – gehört längst zum Markennamen dazu. Und es hat Einfluss darauf, ob man überhaupt attraktiv ist für motivierte Mitarbeiter.
Der Gradmesser: Umfragen
Instrumente, die Sie für vieles nutzen können, vor allem aber, um die Mitarbeiterzufriedenheit einzuschätzen, sind Befragungen, Reflexionen, Supervisionen oder schlicht Feedbackgespräche. Auch mit ihnen steuern Sie die Motivation und beugen negativen Entwicklungen frühzeitig vor. Sie können diese jährlich, je nach Bedarf in bestimmten Frequenzen oder an Ereignissen orientiert durchführen. Mindesten eine Umfrage pro Jahr ist jedoch ratsam. Neben der Zufriedenheit, Änderungswünschen und generellen Vorschlägen können Sie dabei potenzielle Gefährdungen erfragen oder Kulturveränderungen eruieren. Natürlich sollten Sie im Anschluss die Ergebnisse den Mitarbeitern präsentieren und nötigenfalls Reaktionen auf die gewonnenen Erkenntnisse folgen lassen, ansonsten haben Ihre Angestellten (berechtigterweise) den Eindruck, es handele sich nur um eine Placebo-Maßnahme.
Speziell für Vorgesetzte gibt es das sogenannte "360 Grad Feedback", bei dem Manager von Chefs, Kollegen derselben Ebene, unterstellten MitarbeiterInnen und auch von sich selbst bewertet werden.
Um einen allgemeinen Eindruck davon zu gewinnen, wie gut Sie und Ihr Unternehmen bei Ihren Mitarbeitern ankommen, können Sie den "Employee Net Promoter Score" messen. Diesen erhalten Sie, indem Sie Ihre Angestellten eine einzige Frage beantworten lassen: "Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie ihren Arbeitgeber einem Freund oder Familienmitglied empfehlen?" Die Antworten sollten anonym und mit einer Skala von 0 bis 10 beantwortet werden.
Im Folgenden haben wir einige wichtige Fragen gelistet, die Sie regelmäßig und vertraulich bei einer Umfrage an Ihre Mitarbeiter richten können:
- Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Work-Life-Balance?
- Wie anspruchsvoll stufen Sie Ihre Tätigkeit ein?
- Wie wichtig ist das, was Sie über Ihre Arbeit denken, für Ihre Kollegen?
- Wie gut fühlen Sie sich für Ihre Arbeit bezahlt?
- Können Sie eine direkte Verbindung zwischen Ihrer eigenen Leistung und der des Unternehmens erkennen?
- Fühlen Sie sich bei Ihren Aufgaben und Zielen ausreichend unterstützt?
- Wie zufrieden waren Sie mit dem Onboarding/Ihrer letzten Aufgabe/Ihrer Fortbildung?
- Wie würden Sie die aktuelle Arbeitsatmosphäre beschreiben?
- Sind Sie zufrieden mit Dingen wie der (flexiblen) Arbeitszeit, der Betriebsrente, dem 13. Monatsgehalt, Zusatzleistungen etc.?
- Für wie gesund oder ungesund erachten Sie Ihre Arbeit und wie könnte man das gegebenenfalls verbessern?
- Wie oft hatten Sie im letzten Jahr die Chance, befördert zu werden?
- Wie oft erhalten Sie konstruktives Feedback von Vorgesetzten oder Kollegen?
- Wie oft fühlen Sie sich in einer normalen Arbeitswoche gestresst?
- Wie oft tragen die Aufgaben, die Sie von Ihrem Vorgesetzten übertragen bekommen, zu ihrer beruflichen oder persönlichen Weiterentwicklung bei?
- Halten Sie allgemein die Werte der Firma nach wie vor für repräsentiert und geachtet?
- Gibt es Ihrer Meinung nach ausreichend Vielfalt und Gleichberechtigung in der Firma?
- Werden Sie ausreichend in Entscheidungsprozesse mit einbezogen?
Mit gutem Beispiel voran
Es dürfte keine Überraschung sein, dass der berühmt-berüchtigte Kickertisch, der in keinem Start-Up-Büro der Nullerjahre (und oft darüber hinaus) fehlen durfte, für eine gehobene Mitarbeiterzufriedenheit als einzige Maßnahme nicht mal im Ansatz ausreicht. Wir haben mal ein paar Beispiele herausgesucht, die auf sehr unterschiedliche Weise illustrieren, welches Spektrum an Maßnahmen möglich ist, um ein hohes Mitarbeiterengagement zu erwirken.
Apples UFO-artiges Hauptquartier war nicht umsonst jahrelang in den Medien. Zwar lag dies auch schlicht an der Größe des Unternehmens und des penibel geplanten Baus, aber Steve Jobs wollte bereits bei der Planung sichergehen, dass die Welt mitbekommt, wie wichtig eine offene, helle, moderne, freundliche und kreative Arbeitsatmosphäre und -umgebung dem Technikgiganten ist. Interessant wären die Ergebnisse einer Umfrage unter Apple-Mitarbeitern, ob sich dieser Schachzug wie gewünscht ausgezahlt hat – und zwar für beide Seiten.
Die Unternehmensberatung McKinsey bietet ihren Mitarbeitern großzügige drei Monate Sabbatical pro Jahr an (ob jedes Jahr und für jeden ist nicht überliefert). Diese Regelung wird dort "Take Time" genannt.
SAP wiederum beschäftigt nicht nur einen Chief Mindfulness Officer, sondern hat auch schon über 7.000 Mitarbeitern Achtsamkeitsseminare ermöglicht. Meditationspraktiken und Selbstreflexion stehen dabei im Mittelpunkt. Der Sportartikelhersteller Puma lässt seine Mitarbeiter kostenlos einen firmeneigenen Friseur besuchen, auch Nagelpflege und Fitness-Center mit Angeboten wie Kung-Fu und Yoga sind umsonst.
Schon vor Jahrzehnten sorgte der Chef der Outdoor-Ausrüstungsfirma Patagonia, Yvon Chouinard, für Aufsehen, als er seinem Buchtitel "Lass die Mitarbeiter surfen gehen" Taten folgen ließ und seinen Angestellten gewährte, Freizeitbeschäftigungen wie Surfen oder Klettern auch mal mitten am Tag nachzugehen, wenn ihnen dies wichtig erschien – alles, um die Laune und die Motivation im Unternehmen hoch zu halten und die Einstellung authentisch. Geschadet hat es der Firma bis heute nicht.
Cisco Systems ermutigt die Mitarbeiter dazu, zu arbeiten, wo sie wollen, vor allem das Home Office ist dabei beliebt. Eine Philosophie, die zum Produkt der Firma passt. Die Telekom hingegen stellte bislang mehr als 5.000 "Deskbikes", also Hometrainingsgeräte, an die Schreibtische ihrer Mitarbeiter, um sie zu Fitness und körperlichem Ausgleich zu animieren.
Mehrere Schritte weiter geht die Hotelkette Upstalsboom, die ihren Auszubildenden abenteuerliche und sehr außergewöhnliche Reisen ermöglicht: So ging es bislang für zahlreiche ihrer Azubis auf den Kilimandscharo oder zum nördlichen Polarkreis nach Spitzbergen. Motto der Motivationsreise: "Tour des Lebens". Mit einem größeren Wow-Erlebnis kann man wohl kaum in ein Berufsleben starten, die emotionale Bindung zum Arbeitgeber und dem Job im Tourismussektor ist sofort hergestellt.
Eine andere besondere Idee hatte der Sportwagenhersteller Porsche, der seinen Angestellten offeriert, im akuten Fall Angehörige drei Monate lang pflegen zu können, ohne gleichzeitig arbeiten zu müssen. 75% des Gehalts der Betroffenen zahlt der Auto-Riese in dieser Zeit dennoch weiter.
Kleinere Annehmlichkeiten wie ein Powernap-Zimmer, freie Getränke für Zuhause oder die Möglichkeit, Hunde mit zur Arbeit zu bringen, sind weit üblicher, aber ebenfalls nette, kleine Ideen und Gesten, die viel bewirken können.
Als Fazit dieser dreiteiligen Blog-Reihe lässt sich noch folgende Faustregel festhalten: Würden Firmen denselben Eifer und dieselben Mittel bei der Mitarbeiterzufriedenheit anwenden, wie dies in Sachen Kundenzufriedenheit der Fall ist, würden viele Unternehmen noch besser dastehen.
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Effektivität vs. Effizienz – Worin liegen die Unterschiede?
- wie sich Effektivität und Effizienz genau definieren
- Beispiele, an denen der Unterschied deutlich wird
- warum Effektivität den Vorrang vor Effizienz haben sollte
- wie Features in TOPIX ein Höchstmaß an Effizienz unterstützen
Die wenigsten Menschen können auf Anhieb den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz präzise erklären. Insbesondere im beruflichen Kontext kommen die verschiedenen Bedeutungen beider Begriffe zum Tragen – vor allem wenn es darum geht, Projekte erfolgreich zu managen und die Produktivität von Prozessen zu erhöhen. Klar wird die Abgrenzung durch einen Blick auf die jeweiligen Definitionen.
Effektivität – die Wirksamkeit unserer Handlungen
Effektivität ist dann gegeben, wenn ein bestimmtes Verhalten die gewünschten Auswirkungen hat. Das bedeutet, unsere Handlungen führen zum beabsichtigten Ziel. Unerheblich ist dabei, welche Ressourcen wir hierfür eingesetzt haben. Entscheidend ist allein, dass der Effekt überhaupt eintritt. Ein einfaches Beispiel: Wir möchten einen Zaun streichen. Der bloße Einsatz von Pinsel und Farbe ist hier effektiv. Irgendwann haben wir unser Ziel erreicht und der Zaun erstrahlt in neuem Glanz. Wie viel Farbe wir letztendlich benötigt haben, ist für die Effektivität unserer Handlung nicht von Belang. Ebenso spielt die investierte Zeit keine Rolle. Relevant ist einzig und allein, ob die Maßnahmen geeignet sind, den gewünschten Erfolg herbeizuführen.
Effizienz – das Verhältnis zwischen Ergebnis und Aufwand
Von Effizienz sprechen wir dann, wenn wir einen angestrebten Erfolg mit möglichst geringem Ressourceneinsatz erzielen. Es kommt also nicht darauf an, dass die Wirkung überhaupt eintritt. Entscheidend ist vielmehr das Verhältnis zwischen Aufwand und erreichtem Ergebnis. Zurück zum Zaun-Beispiel: Hier kann sich die Effizienz auf den Einsatz verschiedener Ressourcen beziehen. Effizient haben wir etwa dann gearbeitet, wenn wir wenig Zeit benötigt, aber dennoch ein ansprechendes Ergebnis – also einen lückenlos gestrichenen Zaun – erzielt haben. Erreichen lässt sich dies beispielsweise durch gutes Werkzeug wie einen besonders großen oder qualitativ hochwertigen Pinsel. Die Effizienz kann sich jedoch auch auf die Menge des verwendeten Materials beziehen. Das bedeutet: Konnten wir mit möglichst wenig Farbe eine maximal große Fläche bedecken? Dieses Ziel erreichen wir beispielsweise durch eine besonders aufmerksame Arbeitsweise, die jedoch mehr Zeit in Anspruch nimmt. Oder wir verwenden eine sehr ergiebige Farbe, die aber wiederum mehr kostet.
Faktor Zeit als wichtigstes Effizienz-Kriterium
Wie das Beispiel zeigt, lässt sich Effizienz also nicht absolut betrachten, sondern muss immer in den Kontext der jeweils maßgeblichen Ressource gesetzt werden. Bei Unternehmensprozessen entscheidet jedoch meistens der Faktor Zeit über das Maß an Effizienz. Deutlich wird dies an einem weiteren Beispiel – diesmal aus dem Büroumfeld: Wir haben die Aufgabe, Daten in ein Tabellenblatt einzutragen. Wir können nun die Informationen aus verschiedensten Quellen recherchieren und manuell in die Liste übernehmen – etwa Daten aus gedruckten Schriftstücken, aus digitalen Dokumenten oder sonstigen Ursprungs. Diese Vorgehensweise ist effektiv – denn sie führt uns irgendwann zum Ziel. Eine weitaus effizientere Möglichkeit ist es, die Daten mittels einer Software direkt in die Zieldatei zu überführen. Dies spart nicht nur viel Zeit, sondern minimiert auch Fehlerquellen durch händisches Übertragen. Letzterer Aspekt garantiert also ein qualitativ hochwertiges Ergebnis bei vergleichsweise geringem Zeiteinsatz.
Ein weiteres Beispiel, das den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz verdeutlicht, stammt aus einem für alle Unternehmen bedeutsamen Themenfeld – der Kundenakquisition: Eine Möglichkeit besteht darin, sämtliche Kontakte aus einer Target-Liste nacheinander anzurufen und den Adressaten das jeweilige Leistungsportfolio anzubieten („Cold Calls“). Dieses Vorgehen ist effektiv. Denn irgendwann bekommt der Anrufer den richtigen Kandidaten an die Strippe, der zufällig genau nach solch einem Angebot sucht. Beachtet man jedoch die Marketing-Regel, dass sich aus 100 „Kalt“-Kontakten maximal ein bis zwei Leads – also „heiße“ Geschäftschancen – generieren lassen, sind die Cold Calls extrem ineffizient. Denn sie verursachen einen hohen Zeiteinsatz und versprechen dennoch eine geringe Erfolgsquote.
Apropos geringe Erfolgsquote: Bei der Fußball Weltmeisterschaft 2018 brauchte die deutsche Nationalelf im Schnitt unglaubliche 36 Schüsse um ein Tor zu erzielen. Damit war sie das mit Abstand ineffektivste Team unter den 32 teilnehmenden Nationen. Weltmeister Frankreich brauchte im Vergleich nur sechs Schüsse pro erzieltem Tor. Eine ähnliche gute Quote hatte Deutschland 2014 in Brasilien zum Weltmeister gemacht.
Effizienter geht es nicht: E-Mail-Marketing
Ein wesentlich effizienteres Instrument der Kundenakquisition ist beispielsweise das E-Mail-Marketing. Der Aufwand für die Recherche der Target-Liste ist zwar zunächst derselbe wie bei der Telefon-Akquise. Im Anschluss muss jedoch nur eine E-Mail verfasst werden, die dann an einen großen Verteiler gesendet wird. Umfasst dieser etwa 500 Adressen, lassen sich – nach vorhin genannter Regel – durch einen einzigen Newsletter fünf bis zehn Leads erzielen. Ob es dann tatsächlich zu einem Geschäftsabschluss kommt, hängt natürlich noch von vielen weiteren Faktoren ab. Dennoch ist die Wahrscheinlichkeit hierfür bei einer größeren Anzahl von Leads entsprechend höher. Dies zeigt: E-Mail-Marketing ist eine hocheffiziente Methodik der Kundenansprache und -gewinnung.
Natürlich ist dieses Instrument auch effektiv, da es zum gewünschten Erfolg führt. Effiziente Vorgehensweisen sind aber nicht immer gleichzeitig effektiv. Denn möglicherweise führen sie trotz geringem Ressourceneinsatz in die falsche Richtung, also nicht zum beabsichtigten Ergebnis. Kehren wir zum Beispiel E-Mail-Marketing zurück: Hier würde etwa ein fehlerhaft recherchierter Verteiler die Effektivität entscheidend hemmen. Gehören die Empfänger nicht nur Zielgruppe des Unternehmens, wird sich aus der Kampagne kaum ein Lead generieren lassen. Daher gilt: Es muss immer zuerst geprüft werden, ob die Maßnahme überhaupt geeignet ist, den Erfolg herbeizuführen. Lässt sich dies bejahen, kommt die Effizienz-Betrachtung ins Spiel: Auf welche Weise lassen sich die Ressourcen zur Erreichung des Ziels minimieren?
Business-Software als Effizienz-Booster
Unterstützung in diesem Prozess bietet beispielweise der gezielte Einsatz von Business-Software. Zwar ist dies zunächst mit einer gewissen Investition – also einem monetären Ressourceneinsatz – verbunden. Dennoch lassen sich durch ein Maximum an Automatisierung und Durchgängigkeit andere Ressourcen – nämlich Zeit und Aufwand – in ungleich höherem Maße einsparen. Dies demonstriert das vorhin genannte Beispiel aus dem Büroumfeld: Ein durchgängiger Datenfluss mittels Software-Anwendungen und geeigneter Schnittstellen reduziert den Zeiteinsatz und sorgt durch Fehlerminimierung für qualitativ optimale Ergebnisse.
Wichtig dabei: Die Software muss sich flexibel und individuell an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des jeweiligen Unternehmens anpassen lassen. Nur so wird ein Höchstmaß an Effizienz erreicht. TOPIX beispielsweise bietet praktikable Werkzeuge, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und zu optimieren. Ähnlich wie eine Kettensäge den Prozess des Baumfällens beschleunigt und optimiert, kann eine ERP-/CRM-Software die Effizienz im Unternehmen entscheidend steigern. Zudem lässt sich TOPIX passgenau auf die speziellen Anforderungen von Anwenderfirmen zuschneiden.
Fazit
Für optimale Geschäftsergebnisse müssen Unternehmen die Unterschiede zwischen Effektivität und Effizienz ihrer Prozesse im Blick behalten. Zunächst sollte die grundsätzliche Wirksamkeit von Maßnahmen auf den Prüfstand gestellt werden, bevor eine Bewertung nach Effizienz-Gesichtspunkten stattfindet. Darin wird dann nach Wegen gesucht, wie sich der Einsatz von Ressourcen minimieren lässt. Wertvolle Unterstützung hierbei kann die Investition in eine leistungsfähige Business-Software liefern.
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Cloud vs. On-Premises: Wer die Wahl hat…
Eines gleich vorweg: Ein hochwertiges, modernes ERP-System hilft Ihrem Unternehmen in jedem Fall, zukunftssicher zu sein. Ob Sie sich am Ende für eine On-Premises-Lösung oder eine Cloud-Variante entscheiden, müssen Sie anhand der Gegebenheiten ermessen, die bei Ihrer Firma vorherrschen. Um Ihnen ein möglicherweise anliegendes Votum in die ein oder andere Richtung einfacher zu machen, wollen wir in unserer neuen Blog-Serie genau beleuchten, was welche Lösung kann und wo die Unterschiede liegen.
Besieht man sich, auf welche Systeme deutsche Unternehmen setzen, erhält man ein recht ausgewogenes Bild: On-Premises-ERP-Systeme liegen (noch) knapp vor Cloud-ERP-Systemen, rund halb so groß ist der Anteil an hybriden Lösungen; die wenigsten setzen bislang auf gar kein ERP-System. Laut International Data Group (IDG) haben die Themen Cloud Computing und ERP bei jenen Firmen, die über eine Digitalisierungsstrategie verfügen, für neunzig Prozent eine eher hohe bis sehr hohe Priorität. Als das IDG fragte, ob sich alle Erwartungen an die Cloud-ERP-Lösung erfüllt hätten, gaben über achtzig Prozent der Teilnehmer an, sie hätten sich größtenteils, voll oder sogar übererfüllt.
Dass im Zuge der immer essenzieller werdenden Unternehmungsdigitalisierung auch Cloud-Systeme immer stärker nachgefragt sind, liegt auch daran, wie schnell sich gute Erfahrungen mit derartigen Systemen herumsprechen. Firmen, die bereits auf ein Cloud-basiertes ERP vertrauen, erkennen meist sehr zeitnah den Nutzen, den dies mit sich bringt. Rund zwei Drittel aller Cloud-ERP-Verwender planen selbst nach (oder vielleicht gerade wegen) der Corona-Zeit den Ausbau ihres Systems.
In unserer Blog-Serie wollen wir dennoch die Unterschiede beider Systeme herausarbeiten und die jeweiligen Stärken und Schwächen, sowie die Begrifflichkeiten genau erklären.
Begriffserklärung
Genau mit einer solchen kleinen Legende möchten wir auch anfangen, damit im Folgenden alles verständlich bleibt.
- On-Premises-ERP: Dieses ERP-System wird auch als On-Prem oder schlicht Inhouse-Lösung bezeichnet. Dabei wird die Software auf Ihrem Server lokal installiert, betrieben und verwaltet. Sie können ein solches System kaufen oder abonnieren.
- Cloud-ERP: Hier befindet sich das ERP auf dem Server des Anbieters. Sie zahlen eine monatliche Gebühr und greifen über das Internet auf alle Daten zu.
- Hybrides ERP: Bei einer hybriden Variante verbleiben unternehmenskritische IT-Leistungen in Ihrem Unternehmen (On-Premises), eine Erweiterung der Module kommt zusätzlich aus der Cloud.
- SaaS: Das Akronym steht für Software as a service. Es handelt sich dabei um ein Lizenz- und Vertriebsmodell, bei dem Software-Anwendungen über das Internet angeboten werden, also nicht als kaufbares Produkt, sondern als Service, wie das bei einem Cloud-ERP der Fall ist.
- Single Source of Truth: Diese an Fantasy-Literatur erinnernde Beschreibung meint nichts anderes als die zentrale Datenhaltung in der Cloud, eine Quelle, auf die alle Mitarbeiter zugreifen. Vor allem besagt die SSOT, dass alle zeitgleich auf demselben Stand sind.
Cloud oder On-Premises
Vorab können wir ruhig einen kleinen Spoiler-Alert aussprechen, denn im Prinzip sind die Systeme (bei TOPIX) in der Anwendung identisch. Auf den ersten Blick können Sie mit beiden dasselbe bewirken, lediglich der Ort, an dem sich die Installation und die Daten befinden, ist ein anderer. Erst bei genauerer Betrachtung finden sich weitere kleine, aber feine Unterschiede. Und dennoch lohnt es sich, bevor Sie entscheiden, ob Cloud oder On-Premises für Ihr Unternehmen das richtige ist, diese Feinheiten genauer unter die Lupe zu nehmen, da sie auf mittel- und langfristige Sicht über die bestmögliche Funktionalität und den größtmöglichen Erfolg Ihrer Firma entscheiden können. In den nächsten Teilen unserer Serie werden wir besagte Details herausarbeiten, indem wir alle Vor- und Nachteile beider ERP-Varianten aufzeigen und diese anschließend nochmal kompakt für Sie zusammenfassen.
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Das sagen unsere Kunden über TOPIX
Warum die Umfrage?
Der Grund ist ganz einfach: Nur indem wir die Meinungen unserer Kunden zu unseren Produkten und Services kennen, können wir uns stetig verbessern und sowohl bestehenden als auch neuen Kunden die bestmöglichen Lösungen für ihren Bedarf und ihre Herausforderungen anbieten.
Wie lautet das Ergebnis?
In der Umfrage konnten manche Fragen mit Schulnoten und manche mit einem Freitext beantwortet werden.
Wir freuen uns, in den Schulnoten gut bis sehr gut abgeschnitten zu haben und sind besonders stolz auf unsere Kundenbetreuung und unseren Support. Das Ergebnis zeigt, dass sich sowohl neue als auch bestehende Kunden bei TOPIX gut aufgehoben fühlen. Besonders positiv erwähnt wurden die schnellen Reaktionszeiten, die persönliche und freundliche Art der Mitarbeiter sowie die durchgängige Kompetenz in Bezug auf Beratung und Support.
Bei den offenen Fragen sprachen unsere Kunden ganz oft ein großes Dankeschön für die gute und teilweise Jahrzehnte lange Zusammenarbeit aus. Viele Kunden sind aktuell wunschlos glücklich und dankbar, TOPIX gefunden zu haben. Kritik hingegen wurde hauptsächlich in Bezug auf die Oberfläche und die Performance von TOPIX geäußert. Einige der Umfrageteilnehmer wünschten sich eine benutzerfreundlichere, übersichtlichere und einfachere Bedienbarkeit von TOPIX sowie eine modernere Optik der Oberfläche. Die Performance bemängelte ebenfalls ein Teil der Umfrageteilnehmer. Sie hätten gerne schnellere Programmabläufe und der Client soll – vor allem im HomeOffice – schneller reagieren. Das übrige Feedback betrifft kundenindividuelle Aspekte.
Wie lauten unsere Schlussfolgerungen und Maßnahmen?
- Support: Unsere Kundenbetreuung und der Support fühlen sich durch die guten Bewertungen motiviert und wollen sich künftig noch mehr für die TOPIX-Anwender einsetzen.
- Interface: Den Wunsch nach einer benutzerfreundlicheren und übersichtlicheren Gestaltung von TOPIX können wir auf der einen Seite nachvollziehen. Auf der anderen Seite muss der umfassende Funktionsumfang auch irgendwie bedient werden. Denn je mehr Funktionalität in TOPIX Einzug hält, desto mehr Felder, Menüs und Einstellungen müssen abgebildet werden. Die Oberflächen vergleichbarer Systeme sind daher ähnlich komplex. Somit befinden wir uns in einem ständigen Spagat zwischen Usability und Funktion. Wir arbeiten allerdings gerade mit Hochdruck an einer umfassenden Neugestaltung der Oberfläche von TOPIX. In diesem Zuge wird auch eine Optimierung der Usability stattfinden.
- Optik: Dieser Punkt geht Hand in Hand mit dem Interface. Wir investieren aktuell tausende Personenstunden in die Optimierung und Weiterentwicklung von TOPIX, die unsere Software in ein ganz neues Licht rücken wird. Bei allen Veränderungen achten wir jedoch stets darauf, dass unsere langjährigen Kunden sich auch auf der neuen Oberfläche gut zurechtfinden und nicht alles von der Pike auf wieder erlernen müssen.
- Performance: In Bezug auf schnellere Programmabläufe und Reaktionszeiten der Software gibt es drei mögliche Stellschrauben, die wir gerne persönlich mit unseren Kunden besprechen: Zum einen sorgt eine Optimierung der eigenen Hardware bzw. des Netzwerks für eine bessere Performance. Denn oft liegt es an der Infrastruktur, wenn TOPIX nicht schnell genug läuft. Dieses Problem konnten wir mittlerweile in zahlreichen Kundenprojekten analysieren und beheben. Der andere Lösungsweg liegt perspektivisch in der Cloud. Durch einen Wechsel von der On-Premises-Variante hin zu der Cloud-Lösung, an der wir gerade arbeiten, werden Sie unabhängig von Ihrer Hardware und die Schnelligkeit von TOPIX ist nur noch durch die Bandbreite Ihrer Internetverbindung begrenzt. Und dann kann eine unbefriedigende Performance natürlich an der Arbeitsweise oder den Daten liegen. Hier wirkt eine etwas andere Herangehensweise oder eine kleine Programmoptimierung auf Basis der Analyse Ihrer Daten oft wahre Wunder. Zu all diesen Möglichkeiten gibt Ihnen ihr persönlicher Account Manager gerne Auskunft.
- TOPIX WebSolution: Nutzer, die Funktionen und Programmbereiche, die sie aus dem RichClient kennen, in der TOPIX WebSolution vermissen, können ebenfalls auf unsere Cloud-Variante gespannt sein. Dort haben sie den gleichen Funktionsumfang wie im RichClient von TOPIX.
- Dokumentation: Unsere Dokumentation ist teilweise tatsächlich schon etwas älter. Das liegt meist daran, dass wir die Grundfunktionalitäten von TOPIX über Jahre hinweg unverändert beibehalten haben, um den Anwendern ein konstantes Nutzer-Erlebnis bieten zu können. Neue Funktionen sind daher in einzelnen Kurzanleitungen oder Dokumentationen zu Feature-Updates erschienen. Die Erneuerung der Oberfläche von TOPIX nehmen wir jedoch als Anlass, auch unsere Dokumentation zu überarbeiten und zu aktualisieren. Auch bestehen Planungen, die Grundfunktionen von TOPIX über Videos erlernen zu können, sodass die tatsächliche Dokumentation nur für Spezialfunktionen und PowerUser notwendig sein wird. Sie dürfen also gespannt sein, was wir hier für Sie bereithalten.
- Individuelle Aspekte: In diese Kategorie fallen Punkte, die vereinzelt genannt wurden. Das Feedback unserer Kunden nehmen wir sehr ernst. Deshalb wird – je nach Fall – unser Support oder der persönliche Account-Manager die einzelnen Anliegen direkt mit dem Kunden besprechen.
Was passiert als Nächstes?
Wir bedanken uns an dieser Stelle nochmals bei unseren Kunden, dass sie sich die Zeit für ein Feedback genommen haben. Wie bereits erwähnt, werden wir jede Antwort individuell nachfassen und umfassende Entwicklungskapazitäten für die Optimierung der genannten Bereiche bereitstellen.
TOPIX Business Software AG
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Zur Inventur verpflichtet?
Warum braucht man eine Inventur?
Hat unsere Firma wirklich 1200 Metallbolzen und 400 Holzbalken im Bestand? Diese Frage wird mit Hilfe der Inventur beantwortet. Es kommt zu einem Abgleich des Bestands in den Büchern der Firma mit dem tatsächlichen Bestand in den Lagern. Im Inventurprozess gilt es, den Bestand nach etwaigem Bereich und Lagerort zu separieren. Hierzu zählen beispielsweise die Produktion, das Lager selbst, aber auch Verkaufsräume. Nach § 240 HGB sind Waren, Betriebs- und Hilfsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse, alle beweglichen Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens, Forderungen und Schulden sowie alle übrigen Vermögensgegenstände aufzuführen. Kommt es in diesem Schritt zu Abweichungen, müssen wert- oder mengenbasierte Korrekturen vorgenommen werden. Alle Buchungen wirken sich auf das Ergebnis einer Unternehmung aus. Verringert sich beispielsweise der Warenbestand, führt dies zu einem erhöhten Wareneinsatz, was unterm Strich zu einer Gewinnminderung des Unternehmens führt. Genau umgekehrt verhält sich dieser Prozess bei einer etwaigen Erhöhung des Warenbestands. Führt das Unternehmen also eine Inventur nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung durch, führt dies zu einer ausführlichen Abbildung der Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens.
Grundlegende RichtlinienFolgende Richtlinien sollten bei einer Inventur grundsätzlich beachtet werden:
- Durchführung der Bestandsaufnahme von geschultem Personal
- Keine Veränderung der Lagerbestände während der Erfassung
- Inventareinträge müssen vollständig, eindeutig und datiert sein
- Schätzungen werden in der Inventarliste vermerkt
- Nicht zählbare Unternehmenswerte werden durch Buchinventur erfasst
- Aufnahmeleiter müssen fünf Prozent der aufgenommenen Positionen stichprobenartig kontrollieren
Welche Verfahren zur Bestandsaufnahme gibt es?
Grundsätzlich wird bei der Inventur zwischen den folgenden drei Verfahren unterschieden:
- Körperliche Inventur: Hierbei handelt es sich um die klassische Aufnahme der physischen vorhandenen Vermögensgegenstände durch messen, wiegen oder zählen.
- Buchinventur: Sie ist das Gegenstück zur körperlichen Inventur. Hier gilt, es alle nicht greifbaren Werte zu ermitteln. Dazu zählen beispielsweise das Guthaben auf der Bank, Schulden und Forderungen oder immaterielle Vermögensgegenstände.
- Anlageninventur: Hierbei handelt es sich um eine Bestandsaufnahme aller beweglichen Gegenstände des Anlagevermögens. Hierzu zählen Maschinen, der Fuhrpark, sowie Geschäftsausstattung. Jeder Gegenstand wird mit seiner Bezeichnung, aktuellem Wert, Anschaffungstag, Nutzungsdauer und Jahresabschreibungen erfasst.
Zeitliche Optionen bei Inventuren
§ 240 HGB gibt vor, dass eine Inventur zu Beginn der Unternehmung sowie zum Ende bzw. bei Auflösung der Unternehmung durchzuführen ist. Hinzu kommt die jährliche Inventur. Wann und auch wie diese Inventur durchgeführt wird, kann ein Unternehmen selbst entscheiden. Hier gibt es verschiedene zulässige Inventurmethoden:
- Stichtagsinventur: Wenn eine Stichtagsinventur durchgeführt wird, wird das Inventar an einem bestimmten Tag – meist zum Bilanzstichtag – erfasst. Die Inventur muss zeitnah, aber nicht genau am Bilanzstichtag durchgeführt werden. Hier gilt eine Frist von zehn Tagen davor oder danach. Erfolgt die Inventur allerdings nicht exakt am Stichtag, sondern innerhalb der Zehn-Tages-Frist, müssen entstandene Bestandsänderungen bis zum Stichtag fortgeführt bzw. nach dem Stichtag zurückgerechnet werden. Diese Methode bietet Unternehmen ein geringes Maß an Flexibilität. Zu beachten ist hier, dass dies die einzige Inventurmethode ist, die für Güter, die leicht verderben, einen hohen Schwund aufweisen oder besonders wertvoll sind, angewendet werden darf.
- Permanente Inventur: Bei dieser Inventurart wird an einem beliebigen Tag eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt und diese dann fortgeschrieben. Als Datum wird der Bilanzstichtag angenommen. Außerdem muss ein Lagerbuch vorhanden sein, aus dem alle Zu- und Abgänge am Lager hervorgehen. Diese Anforderung lässt sich mit Hilfe einer elektronischen Lagerhaltung, wie sie beispielsweise die TOPIX Materialwirtschaft bietet, einfach erfüllen. Ebenfalls muss mindestens einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden, bei der Soll- und Ist-Bestand miteinander verglichen werden. Der Vorteil dieser Inventurmethode ist, dass nicht alle Waren auf einmal in kurzer Zeit aufgenommen werden müssen, sondern Zu- und Abgänge permanent dokumentiert werden.
- Stichprobeninventur: Die Stichprobeninventur ermittelt den Bestand auf Basis von Stichproben mit Hilfe anerkannter mathematisch–statistischer Methoden. Vor allem für Unternehmen mit einem sehr hohen oder besonders unübersichtlichem Warenbestand bietet sich diese Inventurart an. Um diese Methode nutzen zu können, muss im Vorfeld eine Genehmigung des Finanzamts eingeholt werden. Vorausgesetzt wird außerdem eine elektronische Lagerbuchhaltung.
- Verlegte Inventur: Diese Methode ähnelt der Stichtagsinventur, jedoch mit dem Unterschied, dass eine Vorverlegung von drei Monaten oder eine Nachverlegung von zwei Monaten zu dem Stichtag möglich ist. Eine wichtige Voraussetzung, damit diese Methode angewendet werden darf ist, dass keine der sonstigen Methoden praktikabel angewendet werden kann. Wie auch bei der Stichtagsinventur, müssen Veränderungen per Rückrechnung oder Fortführung bedacht werden. Diese Methode macht besonders für Unternehmen mit saisonbedingten Stoßzeiten Sinn, da die zeitintensive Inventur außerhalb der Stoßzeiten keine wertvollen Kapazitäten bindet oder die internen Abläufe stört.
Fun Fact: Es muss nicht für alle Wirtschaftsgüter die gleiche Inventurmethode gewählt werden. Soweit alle Bedingungen beachtet werden, können in Unternehmen auch alle vier Methoden angewendet werden. Dies dürfte in der Praxis jedoch nicht so häufig vorkommen.
Ist die Inventur für alle verpflichtend?
Grundsätzlich ist jeder Kaufmann nach § 1 HGB dazu verpflichtet, sowohl bei Geschäftseröffnung als auch bei -schließung eine Inventur durchzuführen. Die jährliche Inventur muss nur dann durchgeführt werden, wenn sein Jahresumsatz an zwei aufeinanderfolgenden Abschluss-Stichtagen über 600.000 € und sein Gewinn über 60.000 € liegt.
Freiberufler müssen prinzipiell erstmal keine Inventur durchführen, sind allerdings den Vorgaben des Steuerrechts unterworfen. Das bedeutet, dass diejenigen von der Inventurpflicht betroffen sind, die eine der folgenden Grenzen überschreiten:
- Alle Umsätze, einschließlich der steuerfreien Umsätze – ausgenommen Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes – liegen über 600.000 € im Kalenderjahr.
- Der Gewinn aus dem Gewerbebetrieb liegt über 60.000 € im Wirtschaftsjahr.
Interessant dabei ist: Wird eine der genannten Grenzen überschritten, muss der Freiberufler nicht von sich aus mit der Bilanzierung und der daraus folgenden Inventur beginnen. Erst wenn die Finanzverwaltung den Gewerbetreibenden dazu auffordert oder eine Bilanzierungspflicht durch andere Gesetze folgt, muss dieser tätig werden. Eine gesetzliche Grundlage dazu sind beispielsweise die allgemeinen Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften des Handels-, Gesellschafts- und Genossenschaftsrechts.
Wie kann Software bei der Inventur helfen?
Besonders mit Hilfe geeigneter Software können Unternehmen bei der Inventur enorm viel Zeit sparen. So liegen beispielsweise in einem ERP-System wie TOPIX die Inventurdaten an einer zentralen Stelle vor und müssen nicht erst noch aufwendig aus mehreren Quellen zusammengetragen werden. Für die tatsächliche Durchführung der physischen Inventur können sogenannte Zähllisten erstellt und ausgedruckt werden. Mit ihrer Hilfe können Zählungen erfasst und bewertet werden. Warenein- und -ausgänge werden mit jeder Buchung automatisch erfasst und machen damit klassische Lagerbücher obsolet. Mit nur wenigen Klicks lässt sich der tatsächliche Warenbestand im Lager ermitteln. Nach der Inventur lassen sich in TOPIX schnell und einfach die wichtigsten Kennzahlen anzeigen und auswerten.
Fazit
Abschließend lässt sich festhalten, dass die Inventurpflicht die meisten Unternehmungen betrifft, sich durch die verschiedenen Arten der Inventur aber gewisse Spielräume ergeben. Zudem sollten sich Unternehmen durch ERP- und Warenwirtschaftssysteme bei der Durchführung der Inventur unterstützen lassen.
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E-Commerce – ein Trend geht durch die Decke
- aktuelle Zahlen zur Entwicklung des E-Commerce in Deutschland
- in welchem Maße die COVID-19-Pandemie den Trend beschleunigt hat
- die wichtigsten Ursachen für den anhaltenden Online-Boom
- welche großen Player sich den Markt teilen
- wie TOPIX mittels Schnittstellen E-Commerce-Prozesse unterstützt
Pandemie als Treiber des E-Commerce
Der Handel über das Internet erlebt seit Jahren weltweit einen Aufschwung ohnegleichen. Während der Umsatz im stationären Handel, also in den physischen Ladengeschäften, stagniert oder sogar zurückgeht, werden im E-Commerce Rekordzahlen erreicht. Dabei gilt als einer der wichtigsten Treiber dieses Trends die COVID-19-Pandemie. Dies belegt auch eine aktuelle Umfrage des Branchenverbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche (Bitkom): Laut der Studie "E-Commerce-Trends 2021: So shoppen die Deutschen im Netz" vom November 2021 kauft seit Corona knapp die Hälfte der Befragten häufiger im Internet ein. 20 Prozent bestellten seit Beginn der Pandemie erstmals Waren wie Kleidung, Schuhe oder Accessoires im Web. Mehr als ein Drittel der Teilnehmer shoppt mindestens einmal pro Woche im Netz. Dabei werden pro Monat durchschnittlich 207 Euro auf Einkaufstouren im Internet ausgegeben.
Worin liegen nun die wichtigsten Gründe für den anhaltenden E-Commerce-Boom? Auch hierzu liefert die Bitkom-Studie aufschlussreiche Ergebnisse: So schätzen Konsumenten in erster Linie das hohe Maß an Flexibilität, Komfort und Auswahl beim Online-Shopping. 71 Prozent der Befragten sehen als größten Vorteil die Unabhängigkeit von Öffnungszeiten, während für 70 Prozent die bequeme Lieferung direkt nach Hause ausschlaggebend ist. Knapp zwei Drittel nannten die Angebotsvielfalt als entscheidenden Grund. Für 56 Prozent hingegen ist die Zeitersparnis beim Kauf im Netz maßgeblich. Und rund die Hälfte der Befragten gab als Motiv günstigere Preise im Internet an. Dabei unterscheiden sich die Umfrageergebnisse signifikant nach dem Alter der Teilnehmer: So investieren 59 Prozent der Internet-Nutzer zwischen 16 und 29 Jahren seit Ausbruch der Corona-Pandemie mehr Zeit in Online-Shopping. Bei den Käufern ab 60 Jahren sind es lediglich 35 Prozent.
Einzelne Warengruppen profitieren unterschiedlich vom Online-Trend
Auch das Statistische Bundesamt nennt aktuelle Zahlen zur zunehmenden Bedeutung des E-Commerce. Dabei wird nach einzelnen Warengruppen unterschieden: Die Spitzenposition bei online gehandelten Produkten nehmen demnach Musikinstrumente und Musikalien mit 58 Prozent ein. Darauf folgen bespielte Ton- und Bildträger mit einem Online-Anteil von 44 Prozent. An dritter Stelle rangieren Spielwaren mit 42 Prozent und Bücher an vierter Position mit rund 40 Zählern. Bekleidung hingegen weist lediglich einen Anteil von 20,5 Prozent auf und belegt damit den 19. Platz bei den elektronisch vertriebenen Warengruppen. Interessant ist hier der Vergleich zum Einzelhandel insgesamt, also stationär und online: Hier werden im Bekleidungssektor jährlich rund 48 Milliarden Euro umgesetzt, während der Online-Anteil lediglich 9,8 Milliarden beträgt. Dies zeigt, dass Textilien nach wie vor bevorzugt offline gekauft werden. Eine geringere Diskrepanz zwischen gesamtem und Online-Handel besteht laut den Zahlen des Statistischen Bundesamts bei Computern, Peripherie-Hardware und Software. So werden hier insgesamt rund zwölf Milliarden pro Jahr umgesetzt, wobei der Online-Anteil bei stolzen 4,5 Milliarden Euro liegt.
Welches sind nun die größten Player im deutschen E-Commerce-Markt? Dies untersucht eine Studie des EHI Retail Institutes vom Oktober 2021. Wie zu erwarten, rangiert hier Amazon einsam an der Spitze mit einem Gesamtumsatz von knapp 14 Milliarden Euro im Jahr 2020. An zweiter Stelle folgt der Online-Shop des Versandhändlers Otto mit 4,5 Milliarden. Die weiteren Plätze belegen der Bekleidungshändler Zalando mit rund zwei Milliarden Euro Jahresumsatz, dicht gefolgt vom Elektronikanbieter Mediamarkt. An fünfter Position behauptet sich der Branchenpartner Saturn mit gut einer Milliarde Euro. Knapp dahinter rangiert der Lebensmittel-Discounter Lidl mit einer Milliarde Euro Umsatz im Jahr 2020. Danach folgen die Online-Shops von Apple, Ikea, notebooksbilliger.de und H&M.
Rabattschlachten sorgen für Rekordumsätze
Dabei kurbeln insbesondere die großen E-Commerce-Anbieter wie Amazon ihre ohnehin schon üppigen Umsätze mit effektiven Marketing- und Rabattaktionen wie etwa dem Black Friday an. Der Begriff stammt aus den USA und bezeichnet ursprünglich den Freitag nach Thanksgiving, das immer Ende November gefeiert wird. Während der Black Friday in den USA traditionell den Beginn der Saison für die Weihnachtseinkäufe einläutet, haben mittlerweile auch viele andere Länder die Bedeutung dieses Events als Umsatz-Booster erkannt. In Deutschland beispielsweise findet die Rabattschlacht seit 2013 statt, was vor allem dem Online-Handel regelmäßig zu Umsatzrekorden verhilft. So stiegen hierzulande laut offiziellen Zahlen des schwedischen Zahlungsdienstleisters Klarna die Verkäufe am Black Friday 2020 bereits in der ersten Stunde um mehr als 700 Prozent, was sich im weiteren Verlauf des Tages noch steigerte. Das größte Umsatzplus verzeichneten dabei Schmuck und Accessoires, Elektronikartikel sowie Produkte für Gesundheit und Kosmetik. Eine ähnlich wichtige Bedeutung wie der Black Friday hat für den deutschen Einzelhandel mittlerweile auch der Cyber Monday, der meist am darauffolgenden Montag stattfindet. Amazon beispielsweise hat beide Schnäppchenjagd-Events verbunden und zu einer Black Week ausgeweitet.
Auch unabhängig von den Rabattaktionen verzeichnet der Einzelhandel in der Weihnachtssaison satte Umsatzsteigerungen. So prognostizierte der Handelsverband Deutschland (HDE) für die Monate November und Dezember 2021 Zuwächse von rund 112 Milliarden Euro. Dabei hat das Weihnachtsgeschäft einen Anteil von knapp 19 Prozent am Jahresgesamtumsatz. Davon profitiert in erster Linie der E-Commerce-Sektor. Der stationäre Handel hingegen leidet nach wie vor unter den massiven Folgen pandemie-bedingter Einschränkungen wie etwa der 2G-Regel. Laut Erhebungen des Bundesverbands E-Commerce und Versandhandel Deutschland (bevh) sind die Umsätze im Online-Handel von Anfang Oktober bis Ende November um rund 16 Prozent gestiegen. Verglichen mit dem Weihnachtsgeschäft 2020 bedeutet dies jedoch einen leichten Rückgang der Zuwachsrate von etwa 1,5 Prozent.
Über Schnittstellen Online-Vertrieb direkt anbinden
Um der stark wachsenden Bedeutung des E-Commerce Rechnung zu tragen, sollten Unternehmen jeglicher Größe diesem Vertriebskanal besondere Aufmerksamkeit schenken. Hierfür ist es erforderlich, die internen Prozesse durchgängig an den Online-Verkauf anzubinden. TOPIX beispielsweise bietet die passenden Schnittstellen, mit denen Unternehmen direkt aus der Software heraus ihre Waren online verkaufen und damit von den Vorteilen des E-Commerce profitieren können. Über eine Schnittstelle zu Amazon etwa lassen sich Aufträge sowie die dazugehörigen Kundendaten nahtlos importieren. Um die strengen Datenschutzbestimmungen von Amazon einzuhalten, werden dabei keine personenbezogenen Informationen direkt übertragen. Vielmehr wird die Anonymität der Kunden durch ein ausgeklügeltes, zweistufiges Übermittlungsverfahren sichergestellt.
Darüber hinaus bietet TOPIX eine Webshop-Schnittstelle, über die sich Produkt- und Preisinformationen, Bilder, Rabattstaffeln, Zubehörartikel, Aktionspreise oder Links aus TOPIX in den eigenen Online-Shop transferieren lassen. Dabei ist auch eine durchgängige Übertragung von Informationen in die andere Richtung gewährleistet: Bestellungen, Kunden- und Auftragsdaten mit Transportkosten, Rechnungs- und Lieferanschrift sowie Auftragspositionen werden aus dem Webshop wieder zurück zu TOPIX übermittelt. Dies ebnet auch den Weg für lukrative Cross-Selling-Konzepte.
Fazit
Die Zahlen und Wachstumsraten sprechen für sich: Dem E-Commerce gehört die Zukunft! Dies ist nicht nur der COVID-19-Pandemie geschuldet – mit all ihren Einschränkungen für den stationären Handel. Auch der allgemeine Trend hin zur Digitalisierung beflügelt das Online-Business seit Jahren. Um an dem Boom teilzuhaben und die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, sollten Unternehmen durch den Einsatz entsprechender Software für durchgängige Prozessketten sorgen und damit ihr Online-Geschäft befeuern.
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Neues Kaufrecht 2022
Die Neuerungen im Überblick
Zunächst wollen wir die in diesem Zusammenhang verwendeten Begriffe beleuchten. So wird künftig zwischen folgenden Waren unterschieden:
- Analoge Produkte: Das sind klassische Waren ohne digitalen Bestandteil (z.B. Rohstoffe, Plüschtiere, etc.).
- Digitale Produkte: Unter diesen Begriff fallen digitale Inhalte (z.B. Software) und digitale Dienstleistungen (z.B. Social Media Plattformen).
- Waren mit digitalen Elementen: Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich hierbei um physische Produkte mit digitalen Bestandteilen. Darunter fallen beispielsweise Smartphones, Tablets oder Computer mit einem vorinstallierten Betriebssystem.
Wen betrifft das neue Kaufrecht?
Das neue Kaufrecht betrifft in erster Linie Händler und Online-Shops, die ihre Waren an private Verbraucher verkaufen. Dabei sind ganz besonders Händler, die digitale Produkte vertreiben, von den neuen Regeln betroffen, da sich hier die gravierendsten Änderungen ergeben haben. Bei B2B-Verträgen gilt auch weiterhin der bisherige Mangelbegriff. Indirekt sind allerdings auch Hersteller, die wiederum von ihren Händlern in Regress genommen werden, von den Änderungen betroffen.
Ab wann gilt das neue Kaufrecht?
Die neuen Vorschriften im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) traten am 01.01.2022 in Kraft. Verträge, die vor diesem Stichtag abgeschlossen wurden, sind noch dem alten Kaufrecht unterworfen. Verträge, die danach geschlossen wurden, unterliegen dem reformierten Kaufrecht.
Mangelbegriff im Kaufrecht
Durch die neue Warenkaufrichtlinie ergibt sich auch ein neuer Sachmangelbegriff für Kaufverträge. Bisher war entscheidend, ob der Kaufgegenstand dem entspricht, was beide Parteien vereinbart hatten und ob er sich für die von den Parteien vorausgesetzte Verwendung eignet. Mit der neuen Warenkaufrichtlinie kommt ein objektiver Maßstab hinzu: Der Kaufgegenstand muss nun zusätzlich auch objektiven Kriterien entsprechen und sich beispielsweise auch für die gewöhnliche Verwendung eignen und eine Beschaffenheit aufweisen, die der Käufer objektiv erwarten kann. Verkäufer werden also zukünftig dann Handlungsbedarf haben, wenn ihre Produkte von objektiven Erwartungen abweichen. Dieser Handlungsbedarf ist bei Verbrauchsgüterkäufen durch die Neuregelung bereits ausdrücklich definiert: Auf Abweichungen von den objektiven Anforderungen muss der Verkäufer vor Vertragsschluss hinweisen und diese mit dem Verbraucher „ausdrücklich und gesondert“ vereinbaren. Werden nun also beispielsweise B-Waren verkauft, muss dies ausdrücklich und gesondert mitgeteilt werden.
Verschärfung der Beweislast
Vor dem 01.01.2022 war es so, dass Verkäufer – wohlgemerkt im B2C-Kontext – nur in den ersten sechs Monaten nach Übergabe der Kaufsache beweisen mussten, dass die Kaufsache mangelfrei war. Nach diesem Zeitraum hatte sich die Beweislast umgekehrt und der Käufer war in der Beweispflicht. Mit der Neuregelung verlängert sich der Zeitraum der Beweislast für den Verkäufer von sechs auf zwölf Monate. Diese Änderung wird im Handel aller Voraussicht nach für mehr Streitfälle und höhere Kosten sorgen.
Pflicht zum Softwareupdate
In Zukunft trifft Unternehmen im B2C-Kontext eine sogenannte Aktualisierungspflicht für Software. Diese greift bei der Bereitstellung von digitalen Produkten sowie beim Verkauf von Waren mit digitalen Elementen (z.B. Computer mit Betriebssystem). Damit müssen künftig Softwareupdates bereitgestellt werden, die den Erhalt der Vertragsgemäßheit der Produkte sichern. Die Länge des Zeitraums, für den Updates bereitgestellt werden müssen, definiert sich darüber, wie lange ein Verbraucher dies erwarten kann. Diese zugegeben schwammige Formulierung lässt nicht nur Raum für Interpretationen, sondern geht wohl in den meisten Fällen auch über die gesetzliche Gewährleistungsfrist hinaus. Neben dem Interpretationsspielraum liegt ein weiteres Problem darin, dass Verkäufer nicht immer gleich Hersteller sind und dadurch auf die Mitwirkung der Hersteller angewiesen sind. Hier sollten Sie als Unternehmen die Verträge mit Ihren Lieferanten prüfen.
Gewährleistungsfrist
Bisher betrug die gesetzliche Gewährleistungsfrist exakt zwei Jahre. Mit der neuen Gesetzgebung kann sich dieser Zeitraum verlängern. Denn zeigt sich ein Mangel innerhalb der regulären Gewährleistungsfrist, tritt die Verjährung erst vier Monate nach dem Zeitpunkt ein, zu dem sich der Mangel erstmals gezeigt hat. Tritt also bei einer gekauften Spielekonsole im 23. Monat ein Mangel auf, kann der Käufer seine Ansprüche noch bis zum 27. Monat nach Lieferung geltend machen.
Zusätzlich sieht das Gesetzt eine sogenannte Ablaufhemmung vor. Bessert ein Unternehmer innerhalb der Gewährleistungsfrist einen geltend gemachten Mangel nach, verjähren die Ansprüche in Bezug auf den geltend gemachten Mangel erst nach zwei Monaten nach der Nachbesserung. Dadurch soll dem Käufer ermöglicht werden, die Nachbesserung zu prüfen und gleichzeitig soll verhindert werden, dass während der Nachbesserung die Gewährleistung abläuft.
Erleichterte Rücktrittsmöglichkeiten für Käufer
Bisher konnte der Käufer bei Mängeln an der Ware entweder eine Reparatur oder einen Ersatz verlangen. Dies war nur möglich, sobald er für Lieferung oder Reparatur eine explizite Frist gesetzt und diese zu keinem Ergebnis geführt hatte. Danach konnte er die Ware zurückgeben, den Preis mindern oder Schadensersatz verlangen. Mit den neuen Änderungen muss diese Frist nicht mehr gesetzt werden. Ausreichend ist hier der bloße Ablauf einer angemessenen Frist. Diese Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, zu dem der Käufer den Verkäufer über den Mangel unterrichtet. Wird nicht rechtzeitig nacherfüllt, ist der Verbraucher zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Die Frage, was als eine angemessene Frist gilt, ist derzeit noch nicht geklärt.
Garantieerklärungen
Zunächst ist hier zwischen einer Mängelhaftung und einer Garantie zu unterscheiden. Die Mängelhaftung bzw. Gewährleistung ist gesetzlich geregelt. Die Garantie hingegen ist eine zusätzliche und freiwillige Verpflichtung des Herstellers oder Verkäufers.
Ab sofort müssen Verkäufer ihre Garantieerklärung dem Käufer spätestens bei Lieferung auf einem dauerhaften Datenträger (z.B. in Papierform oder per E-Mail/PDF) zur Verfügung stellen. Zusätzlich umfasst die Neuregelung deutlich mehr Informationspflichten als bisher.
Was sollten Unternehmer tun?
Ab sofort sind Handelsunternehmen gefordert, die zahlreichen neuen gesetzlichen Regelungen in die Praxis umzusetzen. Sowohl bei der Garantie, dem Verkauf von gebrauchten Waren als auch dem Unternehmerrückgriff sind die neuen gesetzlichen Vorgaben zu beachten. Es bietet sich an, die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu überprüfen und eventuell anzupassen. Das Verkaufspersonal sollte geschult, das Beschwerdemanagement angepasst und Verträge mit Herstellern bzw. Lieferanten geprüft werden. Es sollte auch festgestellt werden, wie lang die klassische Nutzungsdauer der eigenen Produkte ist.
Was sollten Verbraucher tun?
Für Verbraucher bedeuten die neuen Regelungen in erster Linie eine entscheidende Stärkung Ihrer Rechte. Für sie besteht kein akuter Handlungsbedarf. Geschäfte werden einfacher und transparenter. Allerdings ist es sicher keine verschwendete Zeit, sich mit den neuen Rechten vertraut zu machen. Zu beachten ist jedoch, dass nur Verträge, welche nach dem 01.01.2022 abgeschlossen wurden, den neuen Regeln unterworfen sind.
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Komplexität erfolgreich bewältigen
- mit welchen Strategien und Vorgehensweisen Sie die Komplexität beherrschbar machen
- wie Sie dabei insbesondere die Digitalisierung sicher in den Griff bekommen
- welche Rolle innovative Technologien und IT-Systeme dabei spielen
- wie sich die zunehmende Datenflut bewältigen lässt
Mit Resilienz zum erfolgreichen Change Management
Dieser Beitrag beleuchtete die verschiedenen Arten und Ausprägungen von Veränderungen, mit denen wir tagtäglich konfrontiert sind. Erfahren Sie nun, mit welchen Methoden und Vorgehensweisen Sie auf den Wandel reagieren und negative Auswirkungen für Ihr Unternehmen abmildern oder sogar in erfolgversprechende Strategien ummünzen können. Gefragt ist dabei Kreativität sowie ein gewisses Maß an Resilienz, mit der Sie gestärkt aus dem herausfordernden Change-Management-Prozess hervorgehen. Doch welche konkreten Maßnahmen empfehlen sich nun im Einzelnen, um dem Veränderungsdruck entgegenzusteuern?
Die Digitalisierung im Griff
Eine der größten aktuellen Herausforderungen für Unternehmen und jeden Einzelnen ist die Digitalisierung. Sie verändert alteingesessene und vertraute Abläufe grundlegend. Dabei besteht die Anforderung, sämtliche Geschäftsprozesse digital abzubilden. Hierfür müssen flexible und agile IT-Architekturen geschaffen werden, mit denen sich veränderte Bedingungen schnell und effizient umsetzen lassen. Um diese Flexibilität zu gewährleisten, muss die Bereitstellung, Integration und Nutzung der IT-Systeme maßgeblich vereinfacht werden. Wie lässt sich dies nun am besten bewerkstelligen? Zu aufschlussreichen Ergebnissen kommt hier eine aktuelle Studie des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens IDC: Demnach ist es zunächst erforderlich, Anwendungen, Systeme und Rechenzentren zu konsolidieren und zu optimieren. Dadurch wird der physische IT-Fußabdruck verkleinert, was den Verwaltungsaufwand für die IT-Mitarbeiter reduziert. Diesen steht dann mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben und die Entwicklung innovativer Konzepte zur Verfügung. Darüber hinaus lässt sich die Komplexität durch eine Zusammenführung und Integration der Systeme verringern.
Legacy-Anwendungen ausmustern
Zudem macht es laut der IDC-Studie Sinn, Legacy-Anwendungen durch modernere Systeme zu ersetzen, was ebenfalls das Handling der IT-Infrastruktur vereinfacht und den Verwaltungsaufwand vermindert. Überdies lassen sich dadurch auch Cloud-basierte Applikationen besser in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren und effizienter nutzen. Zu empfehlen ist ebenso, sämtliche Betriebssysteme auf möglichst wenige Umgebungen zu konsolidieren und die Vielfalt einer heterogenen Systemlandschaft weitestgehend zu vereinfachen. Daneben kann auch ein Outsourcing von Ressourcen und Kapazitäten an Managed-Services- und Cloud-Anbieter wie Microsoft Azure die Komplexität der IT-Prozesse im Unternehmen entscheidend verringern. Eine weitere Möglichkeit besteht im Einsatz von Automatisierungstools und -Technologien sowie von künstlicher Intelligenz (KI). Dadurch lassen sich insbesondere wiederkehrende Abläufe automatisieren, was die Prozesse beschleunigt, Fehlerquellen manueller Tätigkeiten reduziert und Kosten einspart. Darüber hinaus entlastet dies die Mitarbeiter, die sich anspruchsvolleren Aufgaben widmen können. So steigt quer durch alle Branchen die Produktivität und Effizienz der Business-Workflows. Viele Unternehmen haben die Vorteile der Automatisierung bereits erkannt und nutzen beispielsweise Systeme für Robotic Process Automation (RPA).
ERP- und CRM-Systeme sind Pflicht
Um die Digitalisierung und die daraus resultierende Komplexität erfolgreich zu meistern, bedarf es neben einer agilen und einfach handhabbaren IT-Infrastruktur auch leistungsfähiger Software-Lösungen. Zu denken ist hier in erster Linie an professionelle Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP), mit denen sich sämtliche betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse transparent abbilden, steuern und optimieren lassen. Hilfreich sind auch Lösungen für Customer Relationship Management (CRM). Diese erleichtern die Pflege der Kundenbeziehungen und sind damit ein wesentlicher Eckpfeiler in der Software-Landschaft moderner Unternehmen. TOPIX beispielsweise vereint beide Funktionskerne – ERP und CRM – in einer durchdachten All-in-one-Lösung. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können damit branchen-übergreifend die Verwaltung ihrer Business-Prozesse in puncto Effizienz auf eine neue Stufe heben. Dank des modularen Aufbaus lässt sich das System flexibel erweitern, skalieren und an individuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassen.
Die Datenflut bewältigen
Ein wesentlicher Vorteil von Business-Software-Lösungen besteht insbesondere im vereinfachten und optimierten Management von Daten, die im Zuge der Digitalisierung in großem Umfang entstehen (Big Data). Die Systeme enthalten in der Regel einen einheitlichen Daten-Pool (Single Source of Truth), sodass berechtigte Mitarbeiter immer von zentraler Stelle auf aktuelle und konsistente Informationen zugreifen können. Dies verhindert isolierte Daten-Silos, deren Inhalte sich kaum zur Generierung von unternehmensweitem Wissen (Business Intelligence) verwenden lassen. Eine Single Source of Truth hingegen trägt dazu bei, das enorme Potenzial qualitativ hochwertiger Daten zu heben und für erfolgreiche Business-Strategien zu nutzen. Zudem können Firmen durch ein konsistentes Datenmanagement und den Einsatz entsprechender Software digitalisierte Prozesse durchgängig gestalten und weitgehend automatisieren. So lassen sich beispielsweise Ausgangsrechnungen im Rahmen eines ganzheitlichen Workflows erstellen und rechtssicher versenden. Eingangsrechnungen hingegen werden mit digitaler Unterstützung zentral erfasst, gegebenenfalls gescannt, der Buchhaltung zur Verfügung gestellt und sicher archiviert.
Compliance-Anforderungen sicher einhalten
Durch neue gesetzliche Vorschriften wie etwa die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) steigen die Anforderungen an die Compliance, die Unternehmen für ein rechtssicheres Auftreten erfüllen müssen. Auch hierbei unterstützen professionelle Business-Software-Systeme mit ausgefeilten Features für ein ganzheitliches Datenmanagement. So enthalten die Lösungen Funktionen, um unstrukturierte Daten präzise sowie automatisiert zu indexieren und damit eindeutig zu kennzeichnen. Wichtig ist, dass sich dieser Prozess über alle Speicherorte wie Endpoints, Backups, Archive und File-Systeme erstreckt. Dabei müssen auch Cloud-Instanzen einbezogen werden. Nur so lassen sich personenbezogene Informationen im Fall einer Verbraucheranfrage auch in komplexen, heterogenen Infrastrukturen schnell auffinden und auf Verlangen löschen – wie es die DSGVO vorschreibt. So liefern Datenmanagement-Funktionen die nötige Transparenz, um relevante Kunden-Informationen geordnet und compliance-sicher zu speichern sowie zu verwalten – und bei Bedarf auch herauszugeben.
Agile Arbeitsmodelle umsetzen
Und was können Unternehmen konkret tun, um die Herausforderungen einer zunehmend flexibleren und agileren Arbeitswelt (New Work) zu adressieren? Hierbei unterstützt die Implementierung software-basierter Collaboration-Tools, mit denen örtlich verteilte Teams ihre Zusammenarbeit effizienter und durchgängiger gestalten können. Unternehmen müssen zudem dafür Sorge tragen, dass mobile oder im Home Office tätige Mitarbeiter nahtlos an betriebliche Infrastrukturen angebunden werden. Dabei müssen die externen Beschäftigten sicher auf das Firmennetzwerk und auf den kompletten Funktionsumfang sämtlicher Software-Systeme zugreifen können. Konsolidierte, einfach zu administrierende Applikationen und agile IT-Architekturen schaffen hierfür die besten Voraussetzungen.
Fazit
Die Herausforderungen einer sich rasant verändernden Geschäftswelt lassen sich am besten mit den richtigen Technologien und IT-Systemen adressieren. Dazu zählen leistungsfähige Business-Software-Lösungen ebenso wie Automatisierungstools und Systeme auf Basis von künstlicher Intelligenz. Unternehmen ist dringend zu empfehlen, in hierfür benötigte personelle und infrastrukturelle Ressourcen zu investieren. Nur so können Firmen die mit dem Wandel einhergehende Komplexität reduzieren und ihre Marktposition auch in Zukunft erfolgreich behaupten.
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Neues ERP Teil 2: Gründe für ein neues ERP-System
Nötig?
Es gibt zahlreiche Bereiche des Lebens, bei denen wir gut beraten sind, den Lebenszyklus eines Produktes bis zum Letzten auszureizen. Wir kaufen zu viel Kleidung, womöglich ein neues Smartphone, nur weil eine Kameralinse etwas besser ist als die des Vorgängermodells, und vermutlich würde auch der bisherige Rucksack noch genauso gut halten, wie jener, der in dieser wirklich gut gefilmten Werbung vorkommt. Gleichzeitig gibt es aber auch faule Kompromisse hinsichtlich Neuanschaffungen, die wir aus Angst, aus Faulheit oder Geiz meiden, die aber unumgänglich sind. Betrachten wir in diesem Zusammenhang Firmen, speziell mittlere bis große Unternehmen, sprechen wir schnell von ERP-Systemen.
Das ERP bildet, ab einer bestimmten Größe, Herz und Hirn jeder Firma. Und wenn Sie nicht gerade etwas vollkommen Einmaliges herstellen, wird Ihre Konkurrenz nicht schlafen und im Zweifel mit einem besseren und zukunftsfähigeren System arbeiten. Dies heißt nicht, dass es zum Beispiel lediglich deren Mitarbeitern in der Administration etwas mehr Spaß macht, zur Arbeit zu kommen. Moderne ERP-Systeme sind allumfassend. Das macht sie so wichtig, und das gibt Ihnen den entscheidenden Vorteil, wenn Sie über ein derart leistungsfähiges System verfügen.
Warum?
Die Frage, warum Sie ein neues ERP-System anschaffen sollten, hängt immer auch zusammen mit den Zielen, die Sie verfolgen. In der nachfolgenden Liste der Gründe für eine Neuaufstellung finden Sie entsprechend auch ein paar Punkte, die sich auf die Ziele Ihrer Firma beziehen.
- Prozessoptimierung! Natürlich ist dies ein Schlagwort, das auf viele Neuerungen anwendbar ist. Ein funktionierendes ERP-System, das auch in Jahren noch verlässlich und flexibel ist, optimiert jedoch die Abläufe und Ergebnisse im gesamten Unternehmen, da alle Bereiche davon betroffen sind.
- Effizienzverbesserung! Ganz einfach ausgedrückt bedeutet ein modernes ERP-System, dass es in Ihrer Firma weniger Fehler geben wird, Sie massiv Zeit einsparen und aufwendige Schnittstellen und komplizierte Mechanismen entfallen.
- Zentralität! Schluss mit Insellösungen. Keine doppelten Erfassungen mehr, keine unterschiedlichen Systeme, Ordner und überflüssige Dokumente in Papierform in den verschiedenen Abteilungen. Die Datenpflege erfolgt zentral, qualitativ hochwertig, digital und abteilungsübergreifend.
- Transparenz! Mit der Benutzeroberfläche alle relevanten und stets aktuellen Daten im Blick zu haben, mit einem umfassenden System alle Abläufe abbilden zu können, einfach auf Knopfdruck unternehmensübergreifend Auswertungen starten und Reports erstellen sowie Kennzahlen und Prozesse im Kontext betrachten können. Das ist das, was eine moderne Business Software möglich macht.
- Vereinfachung! Anknüpfend an den vorherigen Punkt wird Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit einem guten System die Arbeiter leichter von der Hand gehen und sie daher auch Spaß machen. Automatismen ersetzen umständliche Vorgänge.
- Erweiterungen! Konjunktive gehören mit einem professionellen ERP-System der Vergangenheit an. Gehen Sie mit dem Anbieter Ihres künftigen Systems vor Implementierung Ihre Use-cases und Vorstellungen und alle absehbaren Anforderungen Ihrer Branche sowie Ihrer Kunden durch und lassen Sie sich entsprechende Lösungen vorschlagen und später implementieren.
- Verzahnung! Vielleicht wird es ruhiger auf den Gängen Ihrer Firma. Denn vermutlich wird niemand mehr den traditionellen Gang in eine andere Abteilung antreten, um die Kopie eines ausgedruckten Dokuments zu übergeben. Wer seine Firma fit für die Zukunft machen möchte, verzahnt alle Unternehmensbereiche. Ein gutes ERP macht’s möglich.
- Aktualität! Wieso auf Ergebnisse und Daten warten, wenn Sie diese auf Knopfdruck haben können? Eine zeitgemäße Benutzerführung und ein ganzheitliches Business-Abbild werden Ihnen die Arbeit wesentlich erleichtern. Ihre Kunden dürften von schnellen Prozessen ebenfalls begeistert und beeindruckt sein.
- Skalierung! Vielleicht stellen Sie sich Ihr Unternehmen wie einen Teenager vor und Ihr bisheriges System wie eine Jeans. Natürlich wollen Sie, dass der Teenie wächst, hinaus in die Welt schreitet. Wenn nach einem Jahr aber die Hose zu kurz, zu eng und nicht mehr in Mode ist, wird es schwierig. Exzellente ERP-System wachsen mit, besser noch, sie ahnen bereits, wie groß man werden kann und verfügen über die entsprechenden Kapazitäten.
- Anpassung! In eine ähnliche Kerbe schlägt dieser Punkt. Denn es muss nicht immer eine zweistellige Zuwachsrate sein. Manchmal gilt es auch, eine Umorientierung oder eine Spezialisierung in sich ständig veränderten Märkten mitzugehen. Auch das sollte ein fähiges ERP-System bewältigen können.
- Kundenbetreuung! Bei diesem Aspekt sind ausnahmsweise einmal Sie als Kunde gemeint. Womöglich ist Ihr ERP-System noch passabel, aber die Leistung drumherum untragbar? Service, Beratung, die persönliche Chemie zwischen Hersteller beziehungsweise Anbieter und Ihnen als Anwender muss stimmen. Sie muss verlässlich gut, schnell, professionell und darf bei aller Technokratie auch warmherzig und empathisch sein.
- Updatefähigkeit! Was einfach klingt, bietet leider nicht jeder Hersteller. Das Stichwort dabei ist Verlässlichkeit. Ein Update bekommen die meisten Anbieter hin, aber über Jahre dauerhaft und zuverlässig neue Versionen und an die Märkte und Situationen angepasste Software zu bieten, schaffen nur die besten.
- Zukunftsfähigkeit! Betrachtet man den vorherigen Punkt durch ein Weitwinkelobjektiv, bedeutet dies, dass Sie dem Anbieter Ihres ERP-Systems vollauf vertrauen und Sie sich darauf verlassen können, dass er gut aufgestellt ist. Will heißen: Das für Sie zuständige Unternehmen sollte im besten Fall auf langjährige Erfahrung verweisen und Ihnen konkrete und durch Use-cases untermauerte Vorstellungen von künftigen Entwicklungen aufzeigen können. Auch das gehört zu einem guten Grund für einen ERP-Wechsel, bedeutet es doch, Sie marschieren im selben Takt Richtung Zukunft wie einer Ihrer wichtigsten Partner.
Anhand dieser Liste sollten Sie bereits besser, wenn nicht gar umfassend erkennen können, wo möglicherweise Bedarf nach Neuerung, Veränderung oder Ersatz vorhanden ist. Gerne helfen wir Ihnen konkret weiter und beantworten Fragen, die Sie hierzu haben, persönlich! Kontaktieren Sie uns!
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