Durchgängig digitale Prozesse für die GL Verleih GmbH
Die Anforderungen an die Verleihbranche sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen – das Geschäft ist schnelllebiger geworden. Um eben diesem Wachstum gerecht zu werden, hat die GL Verleih ein zentrales System gesucht, welches das komplette Vermietprozedere inkl. Disposition lückenlos abbilden kann und zugleich einen durchgängigen digitalen Prozess ermöglicht.
Von Anfang an hat die Chemie zwischen den Mitarbeitern von TOPIX und GL Verleih gestimmt und so konnten wir ein stimmiges Konzept für ein passendes Vermietmodul erfolgreich erarbeiten.
In enger Zusammenarbeit mit GL Verleih konnte TOPIX ein speziell auf die Anforderungen zugeschnittenes Verleih- und Dispositionstool entwickeln. Bei Geschäftsführerin Katja Preß von GL Verleih GmbH haben wir nachgefragt, warum sie sich nach langer Suche für TOPIX entschieden hat, bei welchen Prozessen zukünftig unterstützt wird und wie die Systemeinführung bisher verläuft. Das komplette Interview können Sie auch hier als PDF herunterladen.
Einblick in das Interview
GL Verleih GmbH
Branche: Ausrüstungsverleih, Arbeitsbühnen, Baumaschinen
Hauptsitz: Kelkheim, Hessen
Gründung: 1985
TOPIX-Lösung: ERP, CRM, Projektverwaltung, DMS, FiBu, Verleih und Disposition
Interviewpartner: Katja Preß (Geschäftsführerin GL Verleih GmbH)
Was war Ihre größte Herausforderung, die ohne ERP-System bzw. mit dem Altsystem nicht mehr zu bewältigen war?
Unsere Branche ist in den letzten Jahren deutlich schnelllebiger geworden. Interessenten, Kunden und Geschäftspartner benötigen zeitnahe und zuverlässige Aussagen, und das „just in time“. Wir sind also gefordert, aus den unterschiedlichsten Quellen die benötigten Informationen schnellstmöglich herauszufiltern und bereitzustellen. Dazu benötigen wir ein zentrales System, in dem alle Informationen zuverlässig gespeichert und zum gegebenen Zeitpunkt zielgerichtet abgerufen werden können. Natürlich gibt es auf dem Markt eine ganze Reihe von Systemen, die genau so etwas abbilden. Aber eben leider nicht in der Kombination mit einem für unsere Vermietung unabdingbaren Dispositionsplaner – dem Herzstück unseres Unternehmens.
Wir haben ja in der Tat ein seit Jahren gut funktionierendes Dispositionsmodul, das auch von anderen Arbeitsbühnenvermietern in Deutschland genutzt wird. Aber eben nur für die Disposition ohne die erforderlichen Schnittstellen zu anderen unverzichtbaren Modulen wie ERP, CRM, Buchhaltung, Außendienst etc.
Warum haben Sie sich für TOPIX entschieden?
Wir haben über fünf Jahre intensiv auf dem Markt gesucht, mit diversen Entwicklern und Anbietern diskutiert, aber ohne den durchschlagenden Erfolg. Bis wir dann letztendlich auf TOPIX gestoßen sind – über eine Empfehlung aus einer ganz anderen Branche. Schnell haben wir herausgefunden, dass TOPIX unserem Unternehmen sehr ähnlich ist, weil auch TOPIX auf die Bedürfnisse seiner Kunden eingeht – genau wie wir. Nur, dass in diesem Fall wir die Kunden sind. Von Anfang an hat die Chemie zwischen den Mitarbeitern von TOPIX und GL Verleih gestimmt, und so konnten wir ein stimmiges Konzept für ein passendes Vermietmodul erfolgreich erarbeiten.
Welche strategischen Weiterentwicklungen des Unternehmens sind aufgrund der Möglichkeiten von TOPIX als ganzheitliche Lösung geplant?
Vor zehn Jahren haben wir schon in unserem Unternehmen das papierlose Büro eingeführt. Jetzt möchten wir mit dem neuen TOPIX-Programm eine durchgängige Digitalisierung erreichen mit dem erklärten Ziel, alle unsere Prozesse zu optimieren. Das verschafft uns dank dieser zusätzlichen künstlichen Intelligenz einen nicht unerheblichen Wettbewerbsvorteil.
Schildern Sie bitte Ihre aktuellen Erfahrungen und Ihr generelles Feedback zum Einführungskonzept von TOPIX.
In drei produktiven Workshops wurde die spezielle Thematik „Disposition“ in Teilschritte zerlegt, und unsere speziellen Anforderungen – ein für TOPIX bisher unbekannter Bereich – wurden aufgezeigt. Systematische Zusammenhänge und genaue Abfolgen wurden theoretisch aufgearbeitet und anhand unseres derzeitigen Dispositionsplans vor Ort mit unseren Disponenten sowie den Consultants und Entwicklern von TOPIX diskutiert. Das Ergebnis war letztendlich ein gut gegliedertes, durchdachtes und speziell auf unser Dispositionsmodul zugeschnittenes Pflichtenheft.
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Sommer, Sonne, Urlaub!
Rechtzeitig mit der Planung starten
Je früher der Urlaub von Mitarbeitern und Kollegen bekannt ist, desto besser. Fordern Sie daher eine frühzeitige Einreichung oder Abstimmung unter den Kollegen und Abteilungen ein. Zu Jahresbeginn bietet es sich an, eine unverbindliche Umfrage für gewünschte (längere) Urlaube zu machen, um einen ersten Überblick zu erhalten. Gibt es hier bereits Auffälligkeiten, kann man frühzeitig reagieren und Kompromisse finden. Ändern sich einzelne Daten noch mal, ist das kein Problem, und auch ein spontanes verlängertes Wochenende fällt meist nicht ins Gewicht. Grundsätzlich kann ein Urlaubsantrag zwar nicht ohne gute Begründung vom Arbeitgeber abgelehnt werden, bei dringenden betrieblichen Belangen allerdings schon. Dies ist dann der Fall, wenn erhebliche betriebliche Beeinträchtigungen drohen, z. B. durch den Ausfall einer ganzen Abteilung wegen Abwesenheit.
Bestimmte soziale Gesichtspunkte sollten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber berücksichtigen: Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern können nur innerhalb der Schulferien einen gemeinsamen Urlaub machen, hier sollte dann ggf. Vorrang gegeben werden. Das Gleiche gilt, wenn der Partner als Lehrkraft arbeitet. Auch an beliebten Terminen mit Brückentagen um Ostern oder Pfingsten wird gerne Urlaub genommen, da meist Urlaubskontingent eingespart werden kann. Achten Sie auf eine faire Verteilung und offene Abstimmung untereinander. Nach dem „First-come-first-serve“-Prinzip zu handeln, ist nicht immer empfehlenswert.
Regeln für die Urlaubsplanung aufstellen
Klare Regelungen für Urlaube erleichtern die Koordination für alle Beteiligten. Einige Betriebe wie z. B. Arztpraxen machen Betriebsurlaub, denn bei Abwesenheit des Arztes ist ein Praxisbetrieb nicht mehr möglich. Auch bei Brückentagen setzen einige Firmen auf einen Betriebsschluss. Dieser Anteil darf aber maximal 60 Prozent des Urlaubskontingents betragen, der Rest muss dem Arbeitnehmer frei zur Verfügung stehen. Ebenso festzuhalten ist, bis wann der Resturlaub abgebaut sein muss, bevor er verfällt. Unterschiedliche Gründe führen auch mal dazu, dass ein Mitarbeiter zum Ende des Jahres noch Urlaub offen hat. Die gesetzlich vorgegebene Frist liegt beim Jahresende, oft stellen Unternehmen jedoch auch individuelle Regelungen auf, die bis zum Ende des ersten Quartals oder sogar darüber hinaus gehen. Zusätzlich sollte definiert sein, wie der Urlaub untereinander abzustimmen ist: Wer ist für die Freigaben verantwortlich, müssen Vertretungen angegeben werden, wie wird ein Antrag eingereicht und bis wann sollen Urlaubsanträge beim Vorgesetzten eingehen? Diese Regelungen müssen für alle klar und transparent kommuniziert werden, dabei darf sich niemand benachteiligt fühlen.
Bedarfsplanung der Firma beachten
Zu betrachten ist auch die Bedarfsplanung innerhalb des Unternehmens. Gibt es bestimmte Zeiträume im Jahr, in denen der Betrieb auf Hochtouren läuft, sollte dies für Urlaube und den daraus möglicherweise resultierenden Personalengpass berücksichtigt werden. In Hotel- und Gastrobetrieben ist z. B. während der Sommerferien Hochsaison, im Einzelhandel hingegen ist kurz vor Weihnachten und am „Black Friday“ mit hohem Ansturm zu rechnen. Um Engpässen entgegenzuwirken, kann darum gebeten werden, den Urlaub außerhalb der heißen Phasen zu legen. Auch das muss aber kommuniziert sein. Es bringt schließlich wenig, wenn sich ein bis zwei Kollegen während der Abwesenheit anderer aufarbeiten und dann selbst im Anschluss einen Erholungsurlaub brauchen oder durch Belastung krank werden. Sind solche Phasen bekannt, sollten Unternehmen auch rechtzeitig den Einsatz externer oder freier Mitarbeiter in Erwägung ziehen und einplanen.
Der optimale Ablauf eines Urlaubsantrags
Wie der Urlaubsantrag eingereicht werden muss, z. B. per E-Mail, über ein zentrales System oder über ein Postfach, wird in jedem Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. In den Grundzügen läuft ein optimaler Urlaubsantrag wie folgt ab:
- Den Urlaubswunsch im Team besprechen.
- Im Vorfeld nach einer Vertretung suchen oder bei einer festen Regelung die Vertretung informieren.
- Den Urlaubsantrag an die Führungskraft oder die Personalabteilung schicken.
- Auf die Genehmigung warten und bei Verzögerung nachfragen.
- Nach Freigabe werden das Team und die Vertretung noch mal informiert.
- Die Abwesenheit wird im Kalender vermerkt, optional auch im Kalender der Vertretung und des Teams.
- Überprüfen der restlichen Urlaubstage.
Einfacheres Urlaubsmanagement durch automatisierte Prozesse
Urlaubsmanagement bedeutet Verwaltungsaufwand für Personalverantwortliche. Automatisierte Prozesse durch eine HR-Software vereinfachen die Urlaubsverwaltung für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Personaler erheblich. Über die z. B. in der TOPIX Personalverwaltung eingebettete Antragsverwaltung können die Mitarbeiter im Unternehmen ihre Anträge selbstständig im System erfassen. In den Einstellungen kann hinterlegt werden, wer welche Urlaube genehmigen muss und bis wann eine Freigabe erteilt werden soll. Auch von unterwegs haben die Mitarbeiter mittels Web-Client Zugang zur Antragsverwaltung und können Daten eingeben, löschen und ändern. Zur Genehmigung durch die zuständigen Vorgesetzten und zur Kenntnisnahme für die Kollegen können die erstellten Anträge automatisch per E-Mail versendet werden. Nach Genehmigung werden Urlaube mit dem Kalender synchronisiert, und restliche Urlaubstage können jederzeit ohne Nachfragen eingesehen werden. Als Personaler haben Sie dabei immer alle Daten im Blick.
Fazit
Erholte und gesunde Mitarbeiter sind wichtig für das Unternehmen. Mit guter Koordination, definierten Regeln und einer offenen Kommunikation im Team kann eine entspannte Urlaubsplanung für alle Beteiligten gelingen. Damit auch während der Abwesenheiten alles glatt läuft, empfiehlt es sich, kurz vor bekannten Urlaubsphasen eine Checkliste an die Mitarbeiter zu schicken, wie eine Abwesenheit optimal vorbereitet werden kann. Dazu gehören: Abwesenheitsnotiz einrichten, Termine im Kalender absagen oder verschieben, die Kunden und das Team informieren und eine vollständige Urlaubsübergabe der Vertretung vorzulegen.
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Gründe für einen digitalen Rechnungseingang
- Welche gesetzlichen Vorgaben gelten
- Wie Sie von einer Digitalisierung des Rechnungseingangs profitieren können
- Wie eine Umsetzung im Tagesgeschäft aussieht
Diese gesetzlichen Verpflichtungen gibt es
Haben Sie schonmal vom „E-Rechnungsgesetz“ gehört? Auch die Bundesregierung sieht die enormen Potentiale von Rechnungen in digitaler Form und setzte im November 2018 das E-Rechnungsgesetzt in Kraft (auch: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes – E-Rech-VO). Der Ausgangspunkt war die am 26. Mai 2014 in Kraft getretene EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die öffentliche Verwaltung der Mitgliedstaaten verpflichtet bei Vergaben elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Hauptziel ist das Schaffen eines technologieneutralen, inhaltlichen E-Invoicing Standards. Diese E-Rechnung Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern gilt seit 2020 Deutschland.
Vereinfacht gesagt bedeutet das: Als öffentliche Verwaltung darf man im Rahmen von öffentlichen Aufträgen nur noch elektronische Rechnungen empfangen. Umgekehrt gilt für Dienstleister und Lieferanten verpflichtend eine Ausstellung und ein Versand von elektronischen Rechnungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie z. B. als PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können. Weitere Informationen unter www.e-rechnung-bund.de.
Ziele der Verordnung
Die Einführung der Verordnung wird auch als einer der Meilensteine in der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung gesehen. Ziele sind dabei die Entbürokratisierung, die schnellere Abwicklung von Zahlungen, Kosteneinsparungen und die Reduzierung des CO2-Ausstoßes durch den Papierverarbeitungsprozess. Für Unternehmen lohnt es sich auch unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen und auch, wenn sie davon nicht betroffen sind, die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung zu betrachten. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Gründe für einen digitalen Rechnungseingang.
1. Alle Daten an einer Stelle
Eine Automatisierung vereinfacht erheblich das standortübergreifende Arbeiten. In diesem Fall landen Eingangsrechnungen nicht gesammelt bei einer Zentrale, sondern werden über verschiedene Standorte und von mehreren Mitarbeitern empfangen und bearbeitet. Das Risiko ist höher, dass Rechnungen bei falschen Adressaten eingehen und es dauert wesentlich länger, bis sie beim richtigen Bearbeiter liegen und in den Zahlungslauf gehen. Mit einer Software wie TOPIX Finance lassen sich viele Schritte vereinfachen: Per E-Mail eingehende Rechnungen landen direkt im System und Rechnungen per Post werden nach dem Scannen hochgeladen. Damit wird verhindert, dass eine Rechnung im Papierstapel unter oder komplett im Unternehmen verloren geht. Denn sobald die Rechnung im System ist, kann jederzeit und standortunabhängig auf die Daten zugegriffen werden.
2. Transparenz und Überblick schaffen
Wer kennt es nicht: Man erhält vom Lieferanten eine Rechnung, gibt diese an die Buchhaltung zum Ausgleich und damit hat sich die Aufgabe für einen Nicht-Buchhalter erledigt und die Rechnung ist aus dem Kopf. Einige Zeit später kommt jedoch die Nachfrage des Lieferanten, wo die Zahlung bleibt und es gilt herauszufinden, wo die Rechnung hängt und wie der Zahlungsstand ist. Bis der gewünschte Informationsstand herausgefunden ist, dauert es meist seine Zeit. Bei einem automatisierten Rechnungseingang können Verantwortliche schnell und mit nur wenigen Klicks wichtige Informationen wie aktuellen Rechnungsstand, Freigabeverlauf oder Zahlungsstatus abrufen. Für das Management hingegen sind Auswertungen über die aktuelle Liquidität und Kosten interessant. Dadurch, dass die Rechnungen sofort in das System einlaufen, werden stets tagesaktuelle Zahlen für Reportings berücksichtigt.
3. Kürzerer Freigabeprozess
Jede Firma hat ihre eigenen Richtlinien für Rechnungsfreigaben. Dabei sind oft mehrere Instanzen und Verantwortliche involviert. Ein reibungsloser und schneller Durchlauf ist hierbei selten, denn oft liegt die Rechnung bei einer falschen Person oder sie geht mehrmals hin und her. Ein einheitliches System unterstützt im Workflow erheblich. Sobald alle System-Einstellungen einmalig definiert wurden, laufen anschließend die Prozesse automatisch durch. Der Freigabeprozess startet direkt, nachdem die Rechnung im System eingegangen ist, die Beteiligten erhalten Benachrichtigungen und können mit einem Klick die Genehmigung erteilen. Abschließend wird sogar die Buchung nach finaler Freigabe automatisch gestartet.
4. Ein Schritt Richtung papierloses Büro
Jedem ist bekannt, dass die Papierproduktion schlecht für unsere Umwelt ist. Neben den vielen wirtschaftlichen Vorteilen, kann im selben Zuge die nachhaltige Ausrichtung der Firma gestärkt werden. Gestapelte Ordner mit abgehefteten Rechnungen zählen nicht zu einer modernen Unternehmensführung und sollten der Vergangenheit angehören. Zeitgleich bringt die Digitalisierungen einen schönen Nebeneffekt für den Geldbeutel durch die Ersparnis von Papier, Porto, Ordnern und wertvoller Arbeitsressource, die anderweitig eingesetzt werden kann. Klar, die Einführung einer Software kostet auch Geld, gleichzeitig sollte immer das langfristige Einsparpotential mit betrachtet werden.
5. Zeitersparnis und Fehlerreduzierung
Und wenn wir gerade beim Einsparpotential sind: Automatisierte Prozesse bedeuten weniger manuelle oder händische Schritte, was wiederum zu einer großen Personal- und Zeitersparnis führt. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Workflows anstoßen und die benötigten Daten aufrufen. Schlaue Programme wie die OCR-Erkennung unterstützen zusätzlich eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung. Rechnungsdetails wie Anschrift, Kontonummer, Umsatzsteuer-ID etc., können in nur wenigen Sekunden automatisch aus der Datei gelesen und in einen Datensatz umgewandelt werden – ohne ein zeitraubendes Abtippen (und vertippen!).
6. Erfüllung von GoBD-Vorschriften
Die GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Archivierung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist ein bekannter Begriff in der Buchhaltung und definiert, wie steuerrechtlich relevante Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Eine Software wie TOPIX Finance ist vollständig GoBD-konform und unterstützt automatisch die Archivierung von Rechnungen und die Verknüpfung von E-Mails mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen.
Fazit
Mit einem digitalisierten Rechnungseingang machen sich Unternehmen jeder Größe fit für die Zukunft und können von vielen Vorteilen profitieren: Schnellere, sichere, integrierte Abläufe und damit einhergehend wesentlich an Zeit und Kosten sparen.
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Die perfekte Symbiose: Webshop und ERP-System
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Vorteile einer kombinierten Lösung aus ERP-System und Webshop vor und zeigen anhand einer Case Study des Kunden APS Glass & Bar Supply BW GmbH, wie eine erfolgreiche Projektumsetzung abläuft.
Warum wird eine Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und Online-Shop gebraucht?
Ein Warenwirtschaftssystem wie TOPIX ist das Gehirn Ihres Unternehmens. Hier laufen Aufträge, Lieferungen, Rechnungen und vieles mehr zusammen. Der Webshop hingegen ist der Auftritt nach außen. Hier registrieren sich Ihre Kunden und bestellen Ihre Produkte. Durch eine automatische Schnittstelle werden beide Welten zusammengebracht und der manuelle Datenabgleich zwischen beiden Systemen entfällt. Das führt zu einer deutlichen Zeitersparnis und reduziert gleichzeitig die Gefahr von Erfassungsfehlern. Durch eine gemeinsame Datenbasis erhalten Sie Angaben in Echtzeitmeldung. Ebenso profitieren Ihre Kunden von der Schnittstelle. Sie können den aktuellen Lagerbestand einsehen und werden über den Status Ihrer Bestellung informiert. Noch mehr Informationen zu der TOPIX Webshop Schnittstelle finden Sie hier.
Die Vorteile auf einen Blick
- Stets aktuelle Kundendaten: Diese werden aus dem Webshop in die Warenwirtschaft übertragen und dort nach einem Abgleich automatisch angelegt. Zeitgleich werden somit auch Dubletten bei der Neuanlage verhindert.
- Eine gemeinsame Datenbank bietet verlässliche Informationen mit stets aktuellem Stand.
- Echte Zeitersparnis: Durch die Synchronisation von Bestellungen, Kundendaten, Artikeln und Lagerbeständen zwischen den beiden Systemen, entfällt die doppelte Datenanlage und -pflege.
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit: Im Onlineshop haben Kunden jederzeit Einsicht zu Produktverfügbarkeiten und Lieferterminen.
- Zeitgleich sind zufriedene Kunden ein wichtiger Bestandteil, um sich die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu sichern.
- Umfassende Auswertungsmöglichkeiten: Viele ERP-Systeme bieten ein integriertes Reporting, wodurch Kunden-, Bestell- und Artikeldaten aus dem Shop problemlos ausgewertet werden können.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Mit einem angebundenen Webshop können Umsätze schneller geprüft werden, der gesamte Bestellprozess wird transparenter und eine automatische Kundenanlage erspart doppelte Arbeit und Datensätze.
Erfolgreiche Webshop Anbindung bei APS Glass & Bar Supply BW GmbH
D-I-S commerce engineering und TOPIX AG
Die Vorteile einer Anbindung macht sich auch die APS Glass & Bar Supply BW GmbH (APS) zu nutzen. In enger Zusammenarbeit mit unserem Webshop-Partner D-I-S commerce engineering konnte vor Kurzem für die APS ein neuer Onlineshop an das bestehende TOPIX ERP-System angebunden werden.
APS Glass & Bar Supply BW GmbH betreibt einen stationären Handel mit Bar- und Gastronomiebedarf mit Sitz in Stuttgart. Um zukünftig einen weiteren Verkaufskanal zu etablieren, sollte das gesamte stationäre Produktsortiment zukünftig auch Online angeboten werden. Realisiert wurde der Onlineshop mit Shopware 6, welches zu den führenden Shopsystemen in Deutschland zählt. Über eine Schnittstellenprogrammierung wurde das neue Shopsystem an das bestehende TOPIX ERP-System angebunden, um somit eine reibungslose Synchronisation von Produktinformationen, Kundendaten und Bestellungen zu ermöglichen. Darüber hinaus wurde ein automatischer Abgleich von Zahlungs- und Versandkonditionen sowie die Übermittlung von Bestellungen inkl. Anlage von Versandkosten und Rabatten als Artikel erfolgreich implementiert.
Weitere Informationen zur Zielsetzung für das Projekt, die Umsetzung und Herausforderungen, sowie das erfolgreiche Endergebnis können Sie in der kompletten Case Study nachlesen.
E-Commerce Expertise für erfolgreiche Projekte
Ein Spezialist im Bereich E-Commerce ist die Agentur D-I-S commerce engineering aus Stuttgart. Sie bietet ihren Kunden seit über 20 Jahren hochwertige und innovative Leistungen in den Bereichen E-Commerce, Web-Design, Online-Marketing und Schnittstellen-Management. Die Entwicklung von Onlineshops und die Betreuung im Bereich Online-Marketing zählt dabei ebenso zum Leistungsportfolio, wie die individuelle Beratung zu Prozessoptimierung und die maßgeschneiderte Anbindung an Warenwirtschafts- und ERP-Systeme. Mit TOPIX verbindet die D-I-S commerce engineering eine erfolgreiche Partnerschaft. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der D-I-S commerce engineering.
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Die eAU: wieso, weshalb und warum?
Einführung in zwei Phasen
Beschlossen wurde die Einführung durch den Bundestag im Jahr 2019. Ab Oktober 2021 sollten Arztpraxen die eAU-Daten bereits an die Krankenkassen übermitteln. Da jedoch die technische Ausstattung in den Praxen noch nicht lückenlos sichergestellt werden konnte und diese in der Zeit der Pandemie unter starker Belastung standen, wurde der Starttermin auf Januar 2022 verlegt.
Zweiter Teil des Einführungsplans ist das Abrufverfahren der eAU bei den Krankenkassen durch den Arbeitgeber. Wichtig und zu beachten ist, dass die Daten nicht automatisch an den Arbeitgeber übermittelt werden, sondern dieser nach Krankmeldung des Arbeitnehmers proaktiv die Daten bei der Krankenkasse abrufen muss. Ein pauschaler Abruf durch den Arbeitgeber ist nicht möglich. Offizieller und verpflichtender Start ist der 01. Januar 2023. Bis dahin läuft die Pilotphase, in der die Bescheinigung sogar doppelt ausgestellt wird: Einerseits läuft der elektronische Abruf der eAU durch den Arbeitgeber und andererseits erhält der Patient seine Papierbescheinigung, die er ebenfalls an den Arbeitgeber weitergibt, bis die Abläufe fehlerfrei funktionieren und alle Arbeitgeber technisch in der Lage sind, die Daten bei den Krankenkassen elektronisch abzurufen.
Ziele der eAU
Durch die elektronische Bescheinigung wird der papiergebundene Prozess abgelöst. Arbeitgeber sollen zukünftig digital über den Beginn und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Die Maßnahme läuft im Rahmen der Digitalisierungsstrategie im Gesundheitswesen und mit dem Ziel, die Gesundheitsversorgung in Deutschland zu vereinfachen und zu verbessern und den bürokratischen Aufwand zu verringern. Nicht zu vergessen – bislang wurden von Ärzten immerhin drei Durchschläge je Krankschreibung ausgestellt: Einer für den Arbeitgeber, einer für die Krankenkasse und einer für den Patienten. Rechnet man das wiederum auf ein Jahr und die Bevölkerung in Deutschland hoch, kommt doch eine beträchtliche Summe an Papierdrucken und einzelnen Handgriffen für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Ärzte zusammen.
Welche Vorteile bietet das Verfahren?
- Durch eine elektronische Übermittlung entfallen mögliche Diskussionen, ob die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig abgegeben wurde oder nicht. Gesetzlich geregelt ist eine Abgabefrist spätestens am vierten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Doch Achtung: Arbeitgeber können diese Frist auch vertraglich anders festlegen.
- Bescheinigungen können nicht verloren gehen, wodurch ein Nachfragen oder das Ausstellen einer Kopie nicht mehr nötig ist.
- Es werden Kosten für Drucke, Porto und Umschläge gespart, der Zeitaufwand wird deutlich geringer.
- Durch eine lückenlose Dokumentation von Krankheitstagen bei den Krankenkassen kann Krankengeld immer pünktlich und korrekt ausgezahlt werden.
- Ein wichtiger Schritt in Richtung digitales Gesundheitswesen und Entbürokratisierung.
So läuft die Ausstellung zukünftig ab
- Der Arbeitnehmer sucht bei Krankheit einen Arzt auf und dieser stellt eine Arbeitsunfähigkeit fest. Die Praxis übermittelt alle AU-Daten elektronisch an die zuständige Krankenkasse.
- Der Arbeitnehmer informiert unmittelbar nach der Krankschreibung den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit. Das Einreichen des „Gelben Scheins“ entfällt dann an dieser Stelle.
- Der Arbeitgeber wendet sich proaktiv an die Krankenkasse und ruft die relevanten Daten elektronisch ab. Eine eAU wird nicht automatisch von der Krankenkasse an den Arbeitgeber gesendet! Auch aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer dem Unternehmen schnellstmöglich eine Meldung gibt.
Hinweis: Wie schon erwähnt, ganz digital bleibt es trotzdem nicht. Denn Arbeitnehmende haben auch weiterhin Anspruch darauf, eine Bescheinigung in Papierform ausgestellt zu bekommen. Dies dient als Sicherheit und gesetzlich vorgeschriebenes Beweismittel für den Arbeitnehmer, sollte der Fall eintreten, dass aus technischen Gründen eine Übermittlung der Daten fehlschlägt.
TOPIX Tipp: Firmen können den Arbeitnehmern auch anbieten ein Foto vom oberen Abschnitt der Papier-AU zu schicken. Somit kann sichergestellt werden, dass Daten wie Datum, Erst- oder Folgebescheinigung, Start der Arbeitsunfähigkeit etc. korrekt beim Arbeitgeber eingehen. Dafür reicht auch ein Ausschnitt, denn private Daten wie die Diagnose müssen nicht angegeben werden.
Die Ausnahme bestätigt die Regel
Die eAU greift auch nicht in jedem Fall. Bei geringfügig Beschäftigten, bei Minijobs in Privathaushalten und bei Privatversicherten wird sie nicht zum Einsatz kommen.
Umsetzung in der Personalabteilung
Für Unternehmen bedeutet die eAU eine Prozessanpassung in der Personalabteilung und Mitarbeiterorganisation. Die Informationen zu Krankentagen müssen grundsätzlich zeitnah eingehen und an die Lohn- und Entgeltabrechnung weitergegeben werden. Um die Daten bei den Krankenkassen abrufen – und vor allem datenschutzkonform verarbeiten zu können – muss eine passende Infrastruktur vorhanden sein. Durch ein Human-Resource-System wie TOPIX HR können Personalverwaltungsprozesse deutlich vereinfacht und zentralisiert werden. Denn neben den digitalen Daten müssen Personaler auch weiterhin die Papierbescheinigung des Arbeitnehmers annehmen und weiterverarbeiten, schon allein deshalb, weil bei z.B. privatversicherten Angestellten die eAU nicht greift. Beide Wege müssen also weiterhin umsetzbar sein.
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Tipps für effektive Webkonferenzen
Check der technischen Voraussetzungen
„Hallo, könnt ihr mich hören?!“ – Dieser Satz tritt doch immer noch in fast jedem Online-Meeting auf. Umfrageergebnisse zeigen, dass eine schlechte Internetverbindung (ca. 70 % der Befragten) sowie allgemeine Schwierigkeiten mit der Technik (50 % der Befragten) zu den am meisten störenden Faktoren bei Online-Meetings zählen. Eine stabile Internetverbindung ist also Grundvoraussetzung, um beispielsweise Audioverluste zu vermeiden oder gar komplett aus dem Meeting zu fliegen und sich wieder neu einwählen zu müssen. Das hält in der Regel auf und verärgert andere Teilnehmer. Mit einem Ethernet-Kabel kann hier schnell Abhilfe geschaffen werden. Ebenso sollte auf eine gute Beleuchtung (vorteilhaft ist Licht von vorne z. B. durch ein Fenster oder eine Lampe), ein passendes Kamerabild und einen angemessenen Hintergrund geachtet werden. Bei Unsicherheiten oder neuen Geräten findet sich bestimmt ein Kollege, mit dem ein kurzer Test vor Meeting-Beginn durchgeführt werden kann.
Die richtigen Teilnehmer am Tisch
Weniger ist bekanntlich mehr. Sind die technischen Hürden gemeistert, sollte vorab auch gut überlegt werden, welche Teilnehmer für den Termin wirklich relevant sind, damit alle wichtigen Punkte besprochen und gegebenenfalls Entscheidungen direkt getroffen werden können. So werden weitere Abstimmungsschleifen im Nachgang vermieden. Ebenso kann bei zu vielen (oder teilweise falschen) Teilnehmern das Meeting schnell ungeplant mehr Zeit in Anspruch nehmen, da die Wahrscheinlichkeit steigt, sich in Diskussionen zu verlieren.
Auch die grundsätzlich gestiegene Anzahl an Meetings sorgt bei 46 % der Befragten für großen Unmut. Mit dem – richtig – ausgewählten Teilnehmerkreis ist für ein effektives Meeting schon viel getan. Dieser Ansatz sollte grundsätzlich auch für andere Terminarten verfolgt werden.
Vorbereitung einer Tagesordnung
Ein essenzieller Punkt, der oft vernachlässigt oder erst kurz vorher aufgegriffen wird, ist die Agenda. Dabei ist eine grobe Tagesordnung enorm hilfreich, um allen wichtigen Themen genügend Zeit einzuräumen und nicht den Faden im Gespräch zu verlieren. Beschäftigen Sie sich vorab damit, was die Ziele dieses Termins sind und welche Entscheidungen von wem getroffen werden müssen. Die dringenden Themen sollten immer zu Beginn stehen, die weniger dringenden am Ende. Es bietet sich auch an, bei der Struktur die Anwesenheit der Teilnehmer zu überprüfen, da z. B. ein Geschäftsführer mit vollem Terminkalender nur für begrenzte Zeit zugegen sein wird.
Damit sich alle Teilnehmer optimal vorbereiten können, sollte die Tagesordnung vorab, entweder direkt mit der Meeting-Einladung oder nachträglich per E-Mail, in Stichpunkten und mit den jeweiligen Zuständigkeiten/Referenten verschickt werden. Während des Meetings sollte ein Teilnehmer als Rolle des Moderators die Zeit im Blick haben und das Gespräch, wenn nötig, entsprechend führen, um zu vermeiden, dass manche Themen ausufern oder die wichtigen Themen zu kurz kommen. Der Moderator sollte auch am Ende des Meetings eine kurze Zusammenfassung mit den gegebenenfalls daraus resultierenden Aufgaben wiedergeben, damit danach alle auf dem gleichen Stand sind.
Die Meeting-Kultur
Für eine Webkonferenz gelten natürlich die gleichen Grundregeln wie für andere Meeting-Arten: Pünktlich einwählen, angemessen kleiden, andere ausreden lassen etc. gehören immer dazu. Einige Besonderheiten gibt es aber dennoch. Achten Sie bewusst darauf, langsam und deutlich zu sprechen und zwischendrin Sprechpausen zu machen. Durch die Ferne kommt der Ton beim Gegenüber oft mit zeitlichem Versatz an, das führt schnell zu Überschneidung von Stimmen, sodass kaum noch was zu verstehen ist. Nutzen Sie die Mute-Taste, wenn Sie sich gerade nicht am Gespräch beteiligen, so werden störende Hintergrundgeräusche ausgeblendet. Schnell ist auch die Versuchung da, nebenbei noch die eine oder andere E-Mail zu prüfen, es sieht ja schließlich keiner so genau. Es sollte trotzdem dringend vermieden werden, währenddessen an anderen Aufgaben zu arbeiten, da mehrere Themen gleichzeitig einfach nicht mit 100%iger Aufmerksamkeit verfolgt werden können. Im schlimmsten Fall wird der eigene Einsatz im Meeting verpasst oder wichtige Themen werden nicht richtig aufgenommen. Tipp: Mit einem eingeschalteten Kamerabild wird der Teilnehmer automatisch präsenter und aufmerksamer im Meeting als ohne.
Ein Meeting effektiv abschließen
Um ein Meeting zu einem effektiven Abschluss zu bringen, empfiehlt es sich, die besprochenen Punkte und deren Ergebnisse in Form eines kurzen Protokolls festzuhalten. So erhalten alle Teilnehmer noch mal eine Zusammenfassung, auch falls manche Kollegen nicht teilnehmen konnten, wodurch vermieden wird, dass es zu unterschiedlichen Erinnerungen oder Auffassungen zu den besprochenen Punkten kommt. Im Protokoll können ebenso die Aufgabenverteilung, kommende Deadlines und weitere Schritte aufgeführt werden. Dieses kann im Anschluss – zusammen mit einem kurzen Danke für die Teilnahme – per E-Mail versendet werden. Bei Bedarf kann hier der Verteiler auch größer als der tatsächliche Meeting-Verteiler sein, falls die Notizen für weitere Kollegen informativ sind.
Tipps für aktivierende Elemente
Gerade in virtueller Form und mit größerem Teilnehmerkreis ist es oft schwierig, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer dauerhaft für sich zu gewinnen. Auch die Interaktion und Mitmachbereitschaft fällt leider meist nicht wie erhofft aus. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Abwechslung in das Meeting bringen:
- Versuchen Sie bewusst, eine Verbindung zu den Teilnehmern aufzubauen, indem Sie mit einem lockeren Gespräch starten, Informationen austauschen oder einfach fragen, wie es den Teilnehmern gerade geht. Das baut Vertrauen auf und fördert die Motivation für das kommende geschäftliche Gespräch.
- Kamera ein oder aus – es bleibt ein Thema mit unterschiedlichen Präferenzen. Wenn Sie bei sich das Video einschalten, erhöhen Sie Ihre Wahrnehmung. Zudem wirkt es motivierender für andere, sich ebenfalls einzublenden.
- Oft sind Teilnehmer bei Diskussionen in Webkonferenzen eher verhalten. Als Moderator oder Referent können Sie aktiv auf die Teilnehmer zugehen und direkt Fragen stellen.
- Neben der direkten Ansprache bieten auch (Chat-)Umfragen eine gute Gelegenheit, die Teilnehmer zwischendurch zu aktivieren und in das Thema zurückzuholen. In vielen Tools sind solche Funktionen bereits vollständig integriert.
- Je nach Meeting-Art und genutztem System bietet sich auch die Option, die Teilnehmer in einzelne Breakout-Räume aufzuteilen. Gerade bei Brainstormings oder Arbeitsaufträgen werden so die Gruppen verkleinert und eine aktive Teilnahme gefordert.
Fazit
Webkonferenzen sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Damit der angesetzte Termin auch zum gewünschten Ergebnis führt, sollten bestimmte „Meeting-Richtlinien“ bei der Durchführung beachtet werden. Dazu zählt, die Teilnehmer aktiv in das Gespräch zu integrieren, die wichtigen Themen vorab zu klären und auch konkret Entscheidungen zu fordern. Die entsprechende Vor- und Nachbereitung hilft für einen schnellen und effizienten Austausch unter den Teilnehmern – egal in welchem Format die Besprechung angesetzt wird, ob in Präsenz, per Telefon oder virtuell.
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Digital Readiness Index – Wie digital ist Ihr Unternehmen?
- wie der digitale Reifegrad den wirtschaftlichen Erfolg beeinflusst
- warum Unternehmen die Digitalisierung unterschiedlich umsetzen
- wie der Digital Readiness Index funktioniert
- wie Deutschland bei der Digitalisierung im Ländervergleich abschneidet
- einen Fragenkatalog zur Bestimmung Ihres Digital Readiness Index
Der digitale Reifegrad als Erfolgsfaktor
Die Digitalisierung hat weite Teile von Wirtschaft und Gesellschaft fest im Griff. Sie hat tiefgreifende Veränderungen zur Folge und birgt Herausforderungen wie Chancen gleichermaßen in sich. Dabei beeinflusst der digitale Reifegrad eines Unternehmens maßgeblich, wie erfolgreich es im Wettbewerb agieren und sich von der Konkurrenz abheben kann. Je weiter dieser Transformationsprozess fortgeschritten ist, desto schneller kann eine Organisation wichtige Innovationen aufgreifen und auf neue Herausforderungen des Markts adäquat reagieren. Verpasst ein Unternehmen hier den Anschluss und setzt entsprechende Maßnahmen zu langsam um, wird es schnell vom Wettbewerb abgehängt. Defizite hinsichtlich digitaler Prozesse und mangelnde Investitionen in ein zukunftsfähiges technologisches Setup lassen sich nur schwer wieder aufholen.
Das Maß gelebter Digitalisierung ist also ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch längst nicht alle Akteure am Markt sind diesbezüglich auf dem gleichen Stand. Vergleicht man den digitalen Fortschritt von Organisationen, lassen sich große Unterschiede erkennen. Dies hängt in erster Linie von der Branche, der Betriebsgröße, aber auch von der Firmenphilosophie ab. Unternehmen aus dem IT-Sektor werden in der Regel einen höheren Grad an Digitalisierung aufweisen als beispielsweise kleine Handwerksbetriebe. Während Schlüsselbranchen wie die Automobilindustrie oder der Maschinen- und Anlagenbau hier eine Vorreiterrolle spielen, haben andere Wirtschaftszweige deutlichen Nachholbedarf. Dazu zählt beispielsweise die Landwirtschaft. Sie ist gerade erst im Begriff, durchgängig digitalisierte Prozessstrukturen aufzubauen.
Unterschiedliche Aspekte beeinflussen den Digital Readiness Index
Doch wie lässt sich nun der digitale Reifegrad eines Unternehmens zuverlässig bestimmen? Der Digital Readiness Index steht sowohl für die grundsätzliche Bereitschaft einer Organisation, digitale Prozesse und Strukturen zu implementieren, als auch für den tatsächlichen Einsatz entsprechender Technologien und Systeme. Auch das Know-how und die Kompetenz der Mitarbeiter hinsichtlich Digitalisierung sind wichtige Faktoren für die Bestimmung des digitalen Reifegrads. Und schließlich bildet die Fähigkeit, neue digitale Geschäftsmodelle sowie innovative Ideen zu entwickeln und umzusetzen, eine weitere tragende Säule bei der Ermittlung des Digital Readiness Index. Je stärker diese Aspekte in einem Unternehmen ausgeprägt sind, desto höher die Position im digitalen Ranking.
Für eine erfolgreiche Teilhabe an der digitalen Evolution muss zunächst der aktuelle Status hinsichtlich der Digitalisierung ermittelt werden. Ein wirksames Werkzeug hierfür ist beispielsweise die Katalogisierung vorhandener Technologien und deren Bewertung hinsichtlich digitaler Reife. Als weitere Instrumente dienen die Befragung von Mitarbeitern und Kunden mittels Feedback-Bögen, um deren Einschätzung in Bezug auf den Digitalisierungsgrad der Geschäftsprozesse zu erfahren. Werden die Ergebnisse fundiert ausgewertet, können Firmen auf Basis dieser Evaluationen neue Entwicklungspotenziale identifizieren. Dabei ist zu beachten: Möglicherweise unterscheidet sich der momentane Digitalisierungsfortschritt in den einzelnen Abteilungen deutlich. Ein Beispiel: Die Fakturierung arbeitet vielleicht noch mit Papierrechnungen, während die Workflows in der Fertigung bereits durchgängig digitalisiert sind. Die Geschäftsleitung ist hier gefordert, diese Diskrepanzen zu erkennen und dann mit entsprechenden Maßnahmen effektiv gegenzusteuern.
Vier Stufen der digitalen Reife
Um nun den Digital Readiness Index eines Unternehmens präzise zu bestimmen, gibt es keine einheitliche Vorgehensweise. Institutionen aus Wissenschaft und Praxis haben hierfür unterschiedliche Modelle entwickelt. Das bekannte Massachusetts Institute of Technology (MIT) im US-amerikanischen Cambridge etwa definiert vier Grade der digitalen Reife:
- Auf der ersten Stufe stehen demnach die „Digital Beginners“, also blutige Anfänger, die gerade die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung gehen.
- Darauf folgen die „Digital Conservatives“. Sie vertreten eher eine zurückhaltende und abwartende Position bezüglich digitaler Bestrebungen.
- Die nächste Stufe nehmen die „Digital Fashionists“ ein. Sie befürworten moderne technische Entwicklungen und sehen sich selbst am digitalen Puls der Zeit.
- Die höchste Stufe schließlich besetzen die „Digital Digerati“. Sie bilden quasi die Elite der Digitalisierung und sind diesbezüglich ihren Mitbewerbern immer einen Schritt voraus.
So können Sie Ihren Digital Readiness Index bestimmen
Abgesehen von dieser streng wissenschaftlich geprägten Einordnung können Unternehmen auch selbst mit verschiedenen Methodiken ihren digitalen Reifegrad überprüfen. Die Hochschule Neu-Ulm beispielsweise hat in Kooperation mit dem Software-Unternehmen Minnosphere hierfür einen Katalog aus zehn Fragen entwickelt. Dabei beziehen sich die abgefragten Inhalte auf das Partner- und Lieferantennetzwerk, die Unternehmensprozesse, die einzelnen Produkte und Services, etwaige Kundenschnittstellen sowie auf die aktuelle Digitalisierungsstrategie. Die zehn Fragen lauten im Einzelnen:
- Inwieweit gibt es zur Umsetzung der digitalen Transformation eine schlagkräftige Organisation wie zum Beispiel Verantwortliche im Unternehmen?
- Inwieweit sind die Mitarbeiter in den digitalen Transformationsprozess eingebunden?
- In welchem Ausmaß sind die Geschäftsmodelle digitalisiert?
- Wie werden der digitale Reifegrad der Zusammenarbeit und des Wertschöpfungsnetzwerks mit allen Partnern in Produktion, Vertrieb und Entwicklung eingeschätzt?
- Wie wird der Digitalisierungsgrad der Geschäftsprozesse und deren Schnittstellen innerhalb des Unternehmens bewertet?
- In welchem Umfang arbeitet das Unternehmen mit agilen Methoden wie etwa SCRUM oder Design Thinking bei der Entwicklung digitaler Produkt- und Servicelösungen?
- In welchem Ausmaß werden in der Produktion cyberphysikalische Systeme und Industrie-4.0-Konzepte umgesetzt?
- Wie hoch wird der aktuelle Digitalisierungsgrad der Produkte eingeschätzt?
- Wie hoch ist der Digitalisierungsgrad der Services?
- Wie bemisst sich der digitale Reifegrad an der Kundenschnittstelle?
Auf Basis der Antworten ermittelt das Online-Analysetool dann automatisch den Digital Readiness Index auf einer Skala von eins bis fünf. Die Anbieter betonen jedoch, dass die Methodik lediglich einen ersten groben Einblick in den digitalen Reifegrad des Unternehmens liefert. Das Internet-Tool ist abrufbar unter http://reifegradanalyse.hs-neu-ulm.de/.
Deutschland im internationalen Vergleich vorne mit dabei
Dabei lassen sich im internationalen Vergleich hinsichtlich des Digitalisierungsgrads gravierende Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern feststellen. Dies haben der US-amerikanische IT- und Netzwerk-Spezialist Cisco Systems und das Analystenhaus Gartner in einer gemeinsamen Studie untersucht. Darin wurde der digitale Reifegrad von 141 Ländern weltweit analysiert. Deutschland ist vorne mit dabei: Mit einem Index-Wert von 17,85 (von 25 möglichen Punkten) ordnet sich die Bundesrepublik im internationalen Vergleich auf Platz 14 ein. Die TOP 3 belegen aktuell Singapur, Luxemburg und die USA.
Fazit
Möchten Unternehmen erfolgreich am Markt agieren und sich gegenüber dem Wettbewerb behaupten, müssen sie die digitale Transformation schnell und effizient vorantreiben. Mit dem Digital Readiness Index steht ein wirksames Instrument zur Verfügung, um die digitale Reife besser einzuschätzen. So haben die Verantwortlichen den aktuellen Status immer im Blick und können bei Bedarf einen entsprechenden Digitalisierungsschub in der eigenen Firma einleiten.
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Cloud vs. On-Premises: Das Fazit
Die Optimierung von Prozessen hat heutzutage einen großen Einfluss auf den künftigen Unternehmenserfolg. Dementsprechend ist eine Entscheidung für On-Premises oder Cloud nicht unwichtig, zumal man als Unternehmer ja möglichst lange auf ein Pferd, also ein System, setzen und damit arbeiten will.
Aber! Gerade bei bestehenden und gut eingespielten Systemen ist nichts gegen On-Premises zu sagen. Vorhandene, gut funktionierende Lösungen müssen nicht unnötig über den Haufen geworfen werden. Lediglich bei einer Neuaufstellung oder einer ersten Implementierung sollte man genau abwägen. Wollen Sie sich neu organisieren, raten wir stets zu der Lösung, mit der Sie auf lange Sicht am flexibelsten sein werden. Aus heutiger Sicht sieht es stark danach aus, als spräche dieses Argument für eine Cloud-Lösung.
Für wen geeignet?
Verallgemeinerungen sind immer schwierig, und auch bei der Frage nach dem richtigen ERP-System sollte man nicht über einen Kamm scheren. Nehmen wir einen kleinen Betrieb mit einem speziellen Produkt, das sich auf absehbare Zeit nicht großartig verändern wird. Verfügt diese kleine Firma zusätzlich noch über zwei oder drei zuverlässige IT-Mitarbeiter, die unverdächtig sind, dass es sie demnächst in die große, weite Welt hinauszieht, scheint ein On-Premises-System vernünftig und gleichzeitig zukunftsträchtig. Auch wenn die Struktur Ihrer Firma oder Ihr Geschäftsmodell außergewöhnlich hohe Anforderungen an die Personalisierung der Software stellt, ist womöglich das On-Premises-System dem in der Cloud vorzuziehen.
Ist Ihre Firma jedoch auf Expansion aus, auf eine möglichst schlanke Verwaltung und Administration und in einem Geschäftsfeld tätig, das sich schnell wandelt, klingt das nach einer Cloud-Lösung.
Diese Beispiele besagen nicht, dass ein On-Premises-System für Kleinstunternehmen und die Cloud lediglich für Konzerne geeignet ist, sondern dass Sie sehr genau hinschauen sollten, auf alle Faktoren, die eine Rolle spielen: Wie sind Sie aufgestellt? Wo wollen Sie hin? Wie labil oder stark ist Ihre Personalsituation? Wie wird sich Ihr Produkt oder Ihr Service mutmaßlich entwickeln? Über welche Ressourcen verfügen Sie generell?
Aus den Erkenntnissen speziell unseres zweiten (Vor- und Nachteile Cloud) und dritten (Vor- und Nachteile On-Premises) Blog-Teils können Sie weitere Fragen für Ihr Unternehmen ableiten, deren Antworten Sie vermutlich automatisch zu der einen oder anderen Lösung führen werden.
Hilfe naht
Sollten Sie sich dennoch unsicher sein, lassen Sie besser zusätzlich externe Profis einen Blick auf Ihre Situation werfen. Als solche würden wir uns – in aller Bescheidenheit – bezeichnen. Wir können von außen oft Dinge erkennen und Fragen stellen, die Sie in Ihrem Wald vor lauter IT-Bäumen nicht ausmachen. Ganz generell können wir Sie schon jetzt beruhigen, denn wir von TOPIX können – egal für welche Form Sie sich entscheiden – ein ERP-System anbieten, das komplett auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneidert ist.
Wann lohnt sich ein Umstieg?
Sollten Sie mit einer On-Premises-Variante arbeiten und über einen Umstieg nachdenken, gibt es ein paar Faktoren, die eine Entscheidungsfindung beschleunigen können. Liebäugeln Sie zum Beispiel mit dem Neukauf von Hardware, passt dieser Schritt gut zu einem gleichzeitigen Wechsel der ERP-Lösung. Müssen Sie Module aufstocken, haben Sie einen signifikanten Anstieg an Arbeitsplätzen oder Anwendern der Software zu verzeichnen, ist ein parallel stattfindender Umstieg ebenfalls ratsam. Gleiches gilt für den Fall, dass ein größeres Update anstehen sollte.
Und natürlich bietet es sich an, auf eine Cloud zu wechseln, wenn Ihr IT-Personal anderweitig gebraucht wird, Sie neue Niederlassungen eröffnen oder sich Ihr Betriebsmodell ändert. Der vielleicht wichtigste Grund für eine ERP-Alternative ist natürlich die Unzufriedenheit mit dem bestehenden System.
Was gibt es noch zu beachten?
Da der Schritt zu einem neuen System immer auch eine signifikante Investition bedeutet (auch wenn diese sich meist schnell amortisiert), dürfen wir Sie beruhigen: Bisherige Studien zeigen, dass der Wechsel von einem On-Premises-ERP zu einem cloudbasierten System in den allermeisten Fällen reibungslos verläuft. Man muss jedoch dazusagen, dass nahezu jedes Unternehmen eine Migration mithilfe externer Experten durchführt. Neben der technischen Lösung, also der sinnvollen cloudbasierten Verknüpfung Ihrer Produktion, Ihres Vertriebs und Ihrer Verwaltung, sollten Sie sich bei einer Cloud-Variante im Vorfeld auch über das Ausmaß folgender Aspekte Klarheit verschaffen:
- Wie groß und detailreich sind die Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz?
- Welche Haftungsanforderungen wird es geben?
- Wie garantiere ich die Sicherheit meiner Mitarbeiter und Kunden?
- Welche rechtlichen Aspekte werden mit einem Wechsel wichtig?
Diese Punkte sind normalerweise ausreichend vom Anbieter abgedeckt, spezifische Fragen sollten Sie dennoch stellen. Ebenso:
- Lohnt es sich, parallel über die Verlegung von Glasfaser nachzudenken?
- Wie seriös und finanziell stabil ist der infrage kommende Anbieter?
Auch bei diesen Fragen helfen wir Ihnen gerne. Bei TOPIX ist Letzteres gegeben, egal ob Sie sich für ein On-Premises-System entscheiden oder für eine Cloud-Lösung. Aber sollten Sie zwischen zwei Systemen unterschiedlicher Anbieter wählen müssen, kann dieser Faktor entscheidend sein.
Und Achtung: Bei Abo-Diensten ist es eigentlich nicht unbedingt üblich, dass auch alle Updates zum Leistungsspektrum gehören. Doch genau diese Updates bieten wir von TOPIX zu unserem Cloud-System an.
Nicht minder wichtig, aber für so manchen Entscheider womöglich eher ein weicher Faktor, ist die durch das Cloud-ERP-System entstehende Zufriedenheit der Mitarbeiter. Wo keine Wartezeiten oder Umwege aufkommen, wo jede Kollegin und jeder Kollege das Gefühl hat, dass das eigene Unternehmen vorwärtsgerichtet ist, macht die Arbeit mehr Spaß, was wiederum zu besseren Ergebnissen und einer gesteigerten Produktivität führt.
Wo geht der Markt hin?
Etwas vereinfacht zusammengefasst, sieht das Fazit des Markts derzeit wohl so aus: Wer sich jetzt entscheidet, setzt meist auf ein Cloud-System, da es einfacher, schneller, flexibler und preiswerter ist. Auch die Aussicht auf ein Abo-Modell, das man jederzeit kündigen oder anpassen kann im Verhältnis zu größeren Hardware-Anschaffungen, die in Verbindung mit Personalaufwand stehen, ist bereits auf den ersten Blick verlockend.
Laut einer Umfrage des Statistikportals Statista aus dem Jahr 2020 nutzen bereits 82 % aller befragten Unternehmen entweder Private- oder Public-Cloud-Lösungen. Neben den bereits genannten Gründen liegt dies wohl auch daran, dass viele Firmen Probleme haben, geeignetes IT-Personal zu finden, von dem sie am Ende in gewisser Weise abhängig sind. Auch die teilweise rasante Entwicklung neuer Technologien ist ein Argument. Welches Unternehmen kann es sich schon leisten, immer auf dem neuesten Stand zu sein und stets neue Softwareprodukte oder Technologien zu testen? Ein Cloud-Dienstleister tut dies für Sie immer und im eigenen Sinne, da es Teil des Geschäftsmodells ist. Könnte es sein, dass künstliche Intelligenz (KI) für Sie bald eine Rolle spielt? Dann wird es mitunter schwierig, schon jetzt die Rechenleistung dafür zu bemessen. Deren Aufstockung ist bei einer Cloud-Lösung oft binnen Stunden oder Tagen erledigt. Und auch die Hardware wird immer schneller immer besser – oder umgekehrt: Ihre Hardware wird schon bald veraltet und ganz nebenbei weit weniger wert sein.
Schlusswort
Sie sehen, es ist viel Musik in dem Thema und mit einer Universalantwort kann man ihm leider nicht gerecht werden. Die Tendenz ist relativ eindeutig, doch würden wir Sie immer auffordern, Ihren Status quo mit den Wünschen für die Zukunft zu kombinieren und das Gespräch mit Profis zu suchen, um eine Lösung für die fernere Zukunft zu finden.
TOPIX Business Software AG
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Volle TOPIX-Energie für eine elektrisierende Zukunft
"Wir haben einen Partner auf Augenhöhe gesucht, der wie wir aus dem Mittelstand kommt und flexibel auf unsere Anforderungen reagieren kann." (Marcel Heinze)
Mit TOPIX hat die BayWa Mobility Solutions GmbH einen strategischen Partner für die Skalierung ihres Geschäftsmodells gefunden. Im folgenden Interview (Auszug) mit den Entscheidern wollen wir Ihnen vorstellen, wie TOPIX letztendlich überzeugen konnte, bei welchen Prozessen zukünftig unterstützt wird und wie die System-Einführung bisher verläuft. Das komplette Interview finden Sie auch im ausführlichen Anwenderbericht.
BayWa Mobility Solutions GmbH
Branche: E-Mobility, Tank- und Ladelösungen, Dienstleistung und Beratung
Hauptsitz: München
Gründung: 2020
Mitarbeiter: ca. 100
TOPIX Lösung: ERP, CRM und Projektverwaltung
Interview-Partner BMS: Christian Krüger (Geschäftsführer), Jan Brauer (Projektleiter ERP und IT-Systeme), Marcel Heinze (Leiter Profitcenter Digital Mobility & Vertrieb Tank-/Ladekarten)
Ein Einblick in das InterviewWas waren die ausschlaggebenden Argumente zur Entscheidung für TOPIX?
Kundennähe ist für uns einer der wichtigsten Maßstäbe. Da TOPIX einen starken Fokus und einen guten Blick auf den Kunden ermöglicht, war das für uns ein wichtiges Argument. Auch die Übersicht über alle Vorgänge und die Möglichkeit, alle Informationen zentral in einem System zu haben, hat uns – auch im Vergleich zu anderen ERP-Systemen – überzeugt. Der BayWa-Konzern hat seine Wurzeln klassisch im Handel. Unser eigenes Geschäft ist jedoch eine Mischform aus Handel und Projektgeschäft. Genau in dieser Kombination haben uns Erfahrungswerte gefehlt. Daher war es wichtig, ein gutes Projektteam mit IT-Kompetenz aus dem Konzern und Wissen in genau diesem Geschäftsbereich mit einem erfahrenen Partner zusammenzubringen. Daher sind wir sehr froh, einen Partner wie TOPIX gefunden zu haben, der beides versteht.
Welche Programmbereiche werden Sie zukünftig nutzen?
In den Bereichen CRM, ERP und Projektverwaltung setzen wir künftig auf TOPIX. Dabei ist uns der mobile Datenzugriff sehr wichtig. In anderen Bereichen, wie HR und Finance, sind wir auch weiterhin an Konzernvorgaben gebunden. Dort ist eine klare Abgrenzung der Bereiche sowie der gezielte Einsatz von Schnittstellen entscheidend.
Wie ist Ihr aktuelles Feedback zum Einführungskonzept?
Das Projekt entwickelt sich gut und wir setzen regelmäßig neue Meilensteine. Das ist allerdings auch notwendig, da der Druck der Anforderungen hoch ist. Daher sind wir sehr froh, dass wir genug Zeit für das Projekt eingeplant und auch früh genug angefangen haben.
Wie wird sich BayWa Mobility Solutions aufgrund der Möglichkeiten, die TOPIX bietet, strategisch weiterentwickeln können?
Wir bewegen uns in einem sehr dynamischen Umfeld. Daher sind die künftigen Entwicklungen für uns heute teilweise noch gar nicht abschätzbar. Aus diesem Grund ist Flexibilität und die Möglichkeit, auf Veränderungen reagieren zu können in Kombination mit einem guten Standard bzw. einer erprobten Basis für uns so wichtig. Wir sind uns sicher, in TOPIX den passenden Partner dafür gefunden zu haben.
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Marketing, Marketing Communication
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Vor- und Nachteile von On-Premises-ERP-Lösungen
Vorteile einer On-Premises-LösungIn greifbarer Nähe
Das womöglich wichtigste Argument für eine On-Premises-Lösung ist die Datenhoheit. Da das ERP-System in diesem Fall auf den Servern Ihres Unternehmens installiert wird, bleiben auch alle Daten in sprichwörtlich greifbarer Nähe. Zwar werden sowohl bei dieser als auch bei der Cloud-Variante alle Prozesse in einer Software abgebildet, dafür müssen Sie bei On-Premises im besten Fall keine Dritten einschalten, wenn es um Fragen oder Probleme geht. Und sollten Sie mit besonders sensiblen Daten operieren, wissen Sie stets, dass diese nicht in fremden Rechenzentren liegen. Die gesamte IT-Struktur liegt also in Ihren eigenen Händen.
Sollte das nicht zu Ihrer personellen Firmenstruktur passen, können Sie natürlich auch – so wie wir von TOPIX es anbieten – Fachleute bei Schwierigkeiten hinzuziehen.
Kauf oder Abo
Ebenso flexibel ist die Art, wie Sie das System erwerben. Bei uns haben Sie beispielsweise die Option, Ihr On-Premises-ERP-System zu kaufen, oder aber es im Abo zu bestellen und so die Ausgaben über einen Zeitraum zu strecken. Stellen Sie fest, dass ein bestimmter Bereich eine zusätzliche Komponente benötigt oder aber Ihr Geschäft überraschend in einem neuen Segment prosperiert, besteht die Möglichkeit, zusätzliche Programmbereiche und Lizenzen hinzuzubuchen. Gleiches gilt für den umgekehrten Fall, wenn Sie sich von Geschäftsbereichen trennen oder sich verkleinern. Dann bestellen Sie einfach jenen Teil des ERP-Systems ab. Wie bereits beschrieben, bekommen Sie dafür jedoch logischerweise kein Geld erstattet, sondern sparen lediglich durch geringere Kosten für den Software-Pflegevertrag.
Das individuelle System
Benötigen Sie ein System, das auf spezielle Art und Weise konstruiert sein muss, da Ihre IT-Umgebung dies erfordert, sollte auch das keine Hürde darstellen. Denn während einige Systeme ein starres Setzkasten-Modell mit festgelegten Komponenten voraussetzen, können Sie bei unserer On-Premises-Lösung alles individuell konfigurieren und somit im Anschluss auch Ihre Ressourcen punktgenau steuern. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie zum Beispiel in einem sehr besonderen, einzigartigen Geschäftsbereich tätig sind, einen auf spezielle Art operierenden und funktionierenden Vertrieb koordinieren oder Waren mit einer komplizierten Einfuhr-Logistik administrativ steuern müssen. Wie gesagt: Dies ist ein Argument, das mit einem Sternchen versehen werden muss, da die Ausgestaltung jedes Systems unterschiedlich gehandhabt wird. Auch mit einigen Cloud-Systemen können sehr spezielle Wünsche erfüllt werden.
Updates und Services
Wir können natürlich nicht für alle Anbieter von On-Premises-Systemen sprechen, doch bei TOPIX sind auch Updates sehr einfach. In der Regel spielen unsere Kunden diese sogar selbst ein. Sollten Sie eher die gemütliche Variante wählen und die Updates durch uns ausführen lassen wollen, geht natürlich auch das.
Ein weiterer Vorteil, der sich aus dem bisher Genannten ergibt: Sie sind mit einer Inhouse-Lösung unabhängig von externen Dienstleistern. Das kann – Stichwort Servicewüste – in einigen Fällen schon mal ein Vorteil sein, der zwischen fortlaufender Produktion oder Stillstand entscheidet.
Funktioniert auch ohne Internet
Und wo wir schon bei Abhängigkeiten sind… Wer schon mal in Deutschland mit dem Internet Erfahrungen gemacht hat, weiß, wie anfällig die Netze sein können. Zwar hängt dies zum Teil auch vom Anbieter ab, doch bei einem On-Premises-ERP müssen Sie allenfalls einen Stromausfall fürchten, nicht aber ängstliche Blicke auf das Internet-Icon Ihres Routers werfen.
Sicherheit und Kapazitäten
Nicht zuletzt bedeutet ein ERP-System auf den eigenen Servern, dass alle Daten – Ihre und die von Dritten – ein Höchstmaß an Sicherheit genießen, beziehungsweise dass diese so hoch ist, wie Sie es für richtig und angemessen halten. Auch der Datenschutz wird so eingehalten, wie Sie es selber festlegen.
Übrigens: Haben Sie bereits Hardware in Ihrer Firma, die sich perfekt für eine On-Premises-Lösung eignet, kann dies am Ende auch den Ausschlag geben. Dieselbe Logik greift, wenn im Haus eine IT-Abteilung arbeitet, die noch Kapazitäten und/oder die Expertise hat, um ein neues System zu betreuen.
Nachteile einer On-Premises-LösungIhre Verantwortung
So schön es auch ist, alles unter Kontrolle zu haben, liest sich das im Umkehrschluss so, dass Sie alles kontrollieren müssen. Das Implementieren, das Verwalten und die Ausstattung sind alles Faktoren, die Planungs-, Geld- und Personal-Aufwand bedeuten und eine damit verbundene Verantwortung. Dies sind natürlich keine Nachteile, die für jede Firma gelten, aber dennoch bei Ihrer Entscheidung unbedingt bedacht werden müssen.
Ebenso in Ihrer Verantwortung liegen die Aspekte Datenschutz und Datensicherheit. Hier gilt es, sich einzuarbeiten. Natürlich erhalten Sie von Profis wie bei TOPIX eine gute Unterstützung in derlei Angelegenheiten, aber letztlich stehen Sie für diese Punkte gerade.
Die IT-Anforderungen
Bei einem On-Premises-System müssen Sie notgedrungen vorab prüfen, ob die Zusammensetzung und die Konfiguration Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur den Anforderungen der Software an das System genügt. Will heißen: Wenn Sie das System nicht auslagern, sind Sie es, der sichergehen muss, dass Ihre Computer und Server, aber auch das für eine Wartung zur Verfügung stehende Personal ausreichend vorhanden sind.
Die Anforderungen an die lokale Technik-Infrastruktur ist gemeinhin hoch: Sie benötigen oft mehrere Server, Backup-Lösungen, Notstromversorgung, Netzwerkkomponenten, Zutrittsicherung für den Serverraum, Brandschutz und vieles mehr, und alles von hoher Qualität. Zudem muss nach einigen Jahren alles auch mal erneuert, den dann gegebenen Standards angepasst werden.
In diesem Zusammenhang auch bedenkenswert: Ihr IT-Personal muss andauernd auf dem neuesten Stand sein. Verlässt ein entsprechend wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen, müssen Sie diese Person möglichst schnell, nahtlos und qualitativ gleichwertig ersetzen.
Updates & Services
Bei einem On-Premises-System erhalten Sie, wie bereits erwähnt, keine automatischen Updates. Auch sonstige Dienstleistungen und Services müssen Sie vorab mit dem Anbieter des ERP-Systems vereinbaren. Bei Cloud-Systemen gehört in dieser Hinsicht vieles zum Gesamtpaket dazu. Anfangs scheint dieser Punkt noch in weiter Ferne und nicht so dringend. Doch wenn es darauf ankommt, kann das weh tun und schnell Geld und Zeit kosten, wenn Sie es nicht im Voraus planen.
Zusammenfassung Pro On-Premises:
- Erhaltung der Datenhoheit
- Alle Prozesse in einem System
- Alle Fragen und Probleme werden Inhouse geklärt
- Kauf oder Abo möglich
- Erweiterte Bereiche jederzeit hinzubuchbar
- Bei einem Abo können ERP-Teile auch wieder abbestellt werden
- Individuell konfigurierbar
- Updates sind einfach selber durchführbar
- Sensible Daten liegen nicht auf fremden Servern
- Auslastung der Ressourcen punktgenau steuerbar
- Vielfältige Integration in die eigene IT-Umgebung möglich
- Unabhängigkeit von externen Dienstleistern
- Verfügbarkeit des Internets spielt keine Rolle
- Hohes Datenschutz- und Datensicherheits-Niveau
- Gut geeignet, wenn ohnehin schon entsprechende Hardware vorhanden ist
Zusammenfassung Contra On-Premises:
- Datenhygiene und Aktualisierung in eigener Verantwortung
- Entsprechend höherer Personalaufwand bzw. Aufwand bei Personalressourcen, oder:
- Kosten durch externe Technik- oder Service-Mitarbeiter und Schulungen
- Hohe Anforderungen an die Technik vor Ort (Hardware-Kosten)
- Eine On-Premises-Lösung ist in der Regel teurer als eine Cloud-Variante
- Ohne verfügbare IT-Spezialisten kann das System veralten, Updates verpasst werden
- Ein Downgrading spart nicht ganz so viel Geld wie bei der Cloud-Lösung
Fazit
Wie schon eingangs erwähnt, ist das On-Premises-Modell eine Idee mehr „old school“, kann aber, je nach Ausgangslage und Firmensituation, Ihre Firma ebenso konkurrenzfähig halten. Manchmal kommt es auch auf den richtigen Zeitpunkt an. Haben Sie beispielsweise erst kürzlich ein solides On-Premises-System installiert, besteht vermutlich nicht die Notwendigkeit, sofort wieder auf eine Cloud-Lösung umzuschwenken. Unterm Strich muss jedem mit einem On-Premises-ERP-System bewusst sein, dass der Aufwand für die Instandhaltung ein größerer ist und diese Variante mehr Ressourcen bindet.
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