DIE BASIS: AUTOMATISIERTE ROUTINEVORGÄNGE

Perfekte Administration ist der Ursprung aller Personalprozesse. Sie garantiert eine korrekte und pünktliche Bearbeitung und Bereitstellung von Daten. Obwohl administrative Aufgaben wie Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Stammdatenverwaltung Routinevorgänge sind, müssen diese mit einem hohen Qualitätsanspruch bearbeitet und gepflegt werden, um auch hier die notwendigen Kennziffern für weitere HR-Prozesse zu liefern. Sämtliche Angaben im Personalstamm und Lohnkonto sind Datenbasis für alles, was danach folgt.

Gleichzeitig verschlingen diese administrativen Aufgaben durch sich ständig ändernde gesetzliche Anforderungen und Massendatenverarbeitung wertvolle Kapazitäten der Personalabteilung. Mit Hilfe einer Softwarelösung können solche wiederkehrenden Vorgänge automatisiert und damit wesentlich effizienter bearbeitet werden. Etliche Arbeitsstunden, die durch permanente manuelle Prüfmechanismen verursacht werden, reduzieren sich, wenn konzeptionell an den Themen gearbeitet wird. Zielsetzung ist die Reduktion des Aufwandes bei wiederkehrenden Vorgängen.

Ein paar Praxisbeispiele zeigen auf, wie Automatisierung erfolgen kann. Nehmen wir die quartalsweise oder jährliche Bonusauszahlung, so kann die HR-Software nach definierten Kriterien die Höhe des Bonus berechnen und direkt zur Auszahlung in der Entgeltabrechnung führen: anhand von Eintrittsdatum, Teilzahlungszeiträumen oder auch weiteren Kriterien, die ggf. aus Vorsystemen importiert und integriert werden (Prozentwerte, Kennzahlen). Das Anschreiben zur Bonusberechnung erfolgt im Anschluss direkt aus dem System.

Ein weiteres Beispiel ist die jährliche Überprüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze. Hier sollte die Software zum definierten Zeitraum Reports bereitstellen, die aufzeigen, ob sich der Versichertenstatus in der Krankenversicherung ändern wird (KV-Pflicht, KV-Befreiung).

Die Ergebnisse müssen weiterhin persönlich gesichtet werden, aber die Zeitersparnis schafft Freiräume für andere HR-Prozesse und HR-Serviceleistungen. Im Falle des Employee Self Service können Routinevorgänge für die Personalabteilung ausgelagert werden: Beispielhaft kann das Antrags- und Genehmigungsverfahren für Urlaube und weitere Abwesenheiten genannt werden.

Am Monatsende erfolgt die automatische Überleitung in die Entgeltabrechnung. Das 4-Augen-Prinzip durch Vorgesetzte oder die Personalabteilung sichert diesen Prozess ab. Und immer gilt: Alle Informationen lassen sich per Klick abrufen, zu spezifischen Reports zusammenstellen und bei Bedarf einfach nach MS-Excel exportieren.

DAS ZIEL: STRATEGISCHE AUFGABEN MEISTERN

Trendberichten zufolge wird sich die Personalarbeit zukünftig verstärkt strategischen Aufgaben widmen. Deren Zielsetzung ist es, den qualitativen und quantitativen Personalbedarf im ausreichenden Maße und zum benötigten Zeitpunkt zu decken. Firmenchefs wünschen sich von ihren Personalern, dass sie die hierfür benötigten Prozesse initiieren und steuern, sowie relevante Kennzahlen zur Entscheidungsfindung zur Verfügung stellen.

Personalsoftwarelösungen erleichtern diese komplexe Arbeit. Sie bieten eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform und ermöglichen die Optimierung von Prozessen. Die Daten der gesamten Mitarbeiterschaft werden im System erfasst und können differenziert nach den strategischen Zielen analysiert werden: Welche Kompetenzen werden in Zukunft benötigt, welche sind bereits im Unternehmen vorhanden oder können entwickelt werden, welche wandern bald ab? Bedarfe werden rechtzeitig erkannt und Maßnahmen zur Deckung können zielgerichtet entwickelt werden. Deren Implementierung erfolgt über definierbare Workflows, die durch Erfahrungswerte kontinuierlich optimiert werden können.

Bei der Mitarbeiterbindung rücken sogenannte People-Themen wie die Zusammenarbeit der Generationen und eine ausgeglichene Work-Life-Balance immer stärker in den Fokus. Diesbezügliche Angebote können zum Beispiel durch regelmäßige Mitarbeitergespräche, zielgerichtete Weiterbildungen und mit Self-Service-Lösungen zielgruppengerecht und firmenspezifisch gestaltet werden. 

DER WEG: DIGITALER HR-LIFECYCLE STATT EINZELLÖSUNGEN

Das Handlungsfeld strategischer Personalarbeit erstreckt sich über den vollständigen Employee Lifeycle. Darunter versteht man alle Entwicklungsphasen, die ein Mitarbeiter während seiner gesamten Anwesenheit im Unternehmen durchläuft: vom Bewerbergespräch bis zu seinem Austritt. Bezogen auf die Rolle, die das HRM dabei spielt, spricht man vom HR-Lifecycle. Die Herausforderung besteht darin, alle Mitarbeiter in allen Phasen zu unterstützen und zu fördern.

Der Einsatz einer Personalsoftware, die sämtliche Phasen des Zyklus abdeckt, ermöglicht HR-Verantwortlichen ein prozessuales Vorgehen. Jede Phase kann aufbauend auf den Ergebnissen der vorhergehenden und ausgerichtet an den Zielen der nächsten geplant und durchgeführt werden. Wie bei einem Zahnrad greifen inhaltliche und zeitliche Abläufe ineinander. Die Prozesse laufen weitestgehend standardisiert ab, damit nichts in Vergessenheit gerät und die nächste Phase rechtzeitig eingeleitet wird.

Nehmen wir als Beispiel, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Individuell erstellte Checklisten steuern den Ablauf von der Entgeltabrechnung, über die Zusammenstellung der Austrittspapiere bis zu einzelnen Formalitäten wie Materialabgabe, Rückgabe des Dienstwagens oder die Organisation einer Abschiedsfeier. Parallel wurde bereits durch ein vorausschauendes Talentmanagement der Nachfolger auf seine neue Aufgabe vorbereitet oder die Stelle auf Basis der im System hinterlegten SOLL-Profile neu ausgeschrieben. In diesem Fall folgt das Bewerbermanagement, an das sich das Onboarding des neuen Mitarbeiters anschließt. Der HR-Lifecycle beginnt neu. Der Wandel im Unternehmen kann systematisch, zeitgerecht und zielführend gemanagt werden. 

Der technologische Fortschritt bietet dem Human Resources Management die Chance, sich neu zu definieren. Es wird an Bedeutung weiter gewinnen, da es durch Simplifizierung und Digitalisierung seiner Prozesse mehr Kapazitäten für strategische und wertschöpfende Tätigkeiten gewinnt. Mit dem konsequenten Einsatz von Personalsoftwarelösungen in allen Phasen des HR-Lifecycles begleiten Personaler professionell die stetigen Veränderungsprozesse im Unternehmen und steuern wichtige Informationen zur Entscheidungsfindung des Managements bei. Sie leisten einen entscheidenden Beitrag in der Wertschöpfungskette des Unternehmens.