„Die zunehmende Marktkonsolidierung führt zu neuen Zusammenschlüssen und Vernetzungen. Die Folge sind komplexe Prozesse, eine steigende Anzahl an Prozessbeteiligten sowie ein erhöhter Daten- und Dokumentenaustausch“, so Patrick Hüttemann, Geschäftsführer bei der disphere tech. Ein Beispiel sei der stetig steigende Transfer von Maklerbeständen. Ein Mandat bevollmächtigt einen Versicherungsmakler dazu, seinen Kunden und dessen Interessen gegenüber der jeweiligen Versicherungsgesellschaft zu vertreten. Beispielsweise indem der Kunde den Makler beauftragt Versicherungsverträge zu überprüfen, oder abzuschließen.

Manuelle Abläufe machen den Prozess des Mandatstransfers extrem aufwendig
Bislang wird das Mandat oftmals noch manuell übertragen und bearbeitet – vom Anlegen der Datensätze über die Überprüfung bis hin zur Anerkennung. „Handschriftlich ausgefüllte Formulare oder der Versand per Post bergen Fehlerquellen und führen zu zeitintensiven Abstimmungs- und Freigabe-Prozessen oder Bearbeitungsstau und -verzug in den Innendienstabteilungen“, sagt Marcel Keller, Sales Manager und BiPRO-Experte bei SoftProject. Die vom BiPRO e. V. verabschiedete Norm 490 verspricht Abhilfe, indem sie die strukturierte und datenschutzkonforme Übermittlung eines Mandats in digitaler Form sicherstellt.

Die Kooperation bündelt Know-how und setzt auf die jeweilige Kernkompetenz
In der gemeinsamen Lösung zur Realisierung der BiPRO-Norm 490 vereinen die beiden Digitalisierungsunternehmen ihre Kernkompetenzen: Die praxiserprobte, webbasierte Plattform diContract von disphere erleichtert es den Anwendern über intuitiv bedienbare Elemente und dynamische Navigationspfade, das zu übertragende Mandat einzugeben und zu bearbeiten. SoftProject stellt auf Basis der Plattform X4 BPMS und der darauf basierenden Branchenlösung X4 BiPRO Server sicher, dass nach der Dateneingabe über das Webformular die nachgelagerten Prozesse BiPRO-konform und reibungslos ablaufen. Der gesamte Prozess und die darin enthaltenen Vorgänge werden „dunkel“, also vollständig automatisiert verarbeitet.

Einfache und schnelle Integration in alle bestehenden IT-Landschaften möglich
Die Lösung zeichnet sich durch vorgefertigte Branchenbausteine aus, die Eigenentwicklungen hinfällig machen und Einführungszeiten verkürzen. Eine Integration der BiPRO-Norm 490 in bestehende IT-Landschaften des Versicherungsunternehmens ist dank mehr als 200 Adaptern einfach und schnell möglich. „Mit der Lösung haben Versicherer bei der Verwaltung der Mandate und der Bestandsübertragungen bis zu 90 Prozent weniger Arbeitsaufwand“, sagt Hüttemann. Zudem reduziere sich die Bearbeitungszeit, schriftliche Erinnerungen an Bestandsübertragungen entfielen und gleichzeitig erhöhe die webbasierte Lösung die Übertragungssicherheit, da sie unter anderem den E-Mail-Verkehr ablöse. „Die freigesetzten Ressourcen lassen sich anderweitig, beispielsweise für zusätzliche Beratungsleistungen einsetzen“, so Hüttemann weiter.

Auch in der Versicherungswirtschaft führt kein Weg an digitalen Prozessen vorbei
„Technologische Innovationen statt veralteter IT-Landschaften, zentrale Plattformen statt verteilter Systeme und automatisierte statt manueller Prozesse sind unerlässlich, um auch in Zukunft auf sich verändernde Marktanforderungen reagieren und im Wettbewerb mithalten zu können – sowohl für Versicherungsmakler, Versicherungsunternehmen als auch für alle anderen Prozessbeteiligten“, sagt Digitalisierungsexperte Keller. Was zähle, sei ein schneller, flexibler Austausch zwischen den Akteuren, eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und einwandfreie Datenqualität.

Zukünftig sollen Cloud-basierte Anwendungen weiter forciert werden
Mit der Realisierung der BiPRO Norm 490 bieten die disphere und SoftProject eine erste gemeinsame Lösung an. „Weitere Entwicklungen befinden sich bereits in der Konzeptionierung und werden in den kommenden Monaten in den Markt eingeführt“, so Georg Kiehne, Teamlead DevOps und Product Owner X4 Solutions bei SoftProject. „Wir verfolgen konsequent den Ausbau der BiPRO-Software-as-a-Service-Strategie, damit die Kunden über die Plattform auch innovative Services von unseren Partnerunternehmen nutzen können.“  

Der Bedarf an flexiblen SaaS-Lösungen steigt
Durch den Einsatz von BiPRO als SaaS (Software as a Service) aus dem ISO-27001-zertifizierten SoftProject-Rechenzentrum, müssen Versicherungsunternehmen den X4 BiPRO Server nicht mehr auf ihren eigenen Systemen installieren und ausführen. Sie reduzieren so Kosten für Hardwarekäufe und -wartungen sowie für Software-Lizenzen. Zudem vermeiden sie Supportaufwand und profitieren von einer einfachen Skalierbarkeit der gewünschten Services und der regelmäßigen Aktualisierung der Software-Lösung.

Vorteile der BiPRO-Norm 490 „Übermittlung des Maklermandats“ auf einen Blick:

• Strukturierte und datenschutzkonforme Übermittlung von Mandaten in digitaler Form
• Kostensenkung durch reduzierte manuelle Prozesse und geringere Versandkosten
• Höhere Genehmigungs- und Vertragsabschlussgeschwindigkeit durch einfache und intuitive Bedienung – mehr freie Ressourcen für die Bestandsberatung
• Entlastung der IT durch Low-Code-Ansatz, der Fachanwender in die Prozessautomatisierung einbezieht
• Reduzierung von Fehlerquellen und bessere Datenqualität durch normierte Datenfelder
• Effizienzsteigerung durch einheitliche Datentransfers
• Reduzierte Bearbeitungszeit durch schnellere Bestandsübertragungen und Wegfall der schriftlichen Erinnerung
• Sicherere Datenübertragung (im Vergleich zu E-Mails)
• Verbesserte Haftungssicherheit durch DSGVO-Konformität
• Mehr Nachhaltigkeit durch verringerten Besuchs- und Versandaufwand
• Optimiertes Controlling mit durchgängigem und beschleunigtem Prozess-Monitoring