Autor: Firma p.l.i. solutions

Synchronisation Schichtplan mit Microsoft Exchange und Microsoft Office 365

Synchronisation Schichtplan mit Microsoft Exchange und Microsoft Office 365

Die p.l.i. solutions GmbH gehört zu einem führenden Anbieter von Softwarelösungen in den Bereichen Workforce Management und Personaleinsatzplanung. Die Produkte bieten Lösungen für sämtliche Anwendungsgebiete, von der normalen Personaleinsatzplanung (PEP) über die Erstellung von Schichtplänen bis zur gesetzeskonformen Planung von Bereitschaftsdiensten.

Dabei liegt der Fokus stets auch auf der problemlosen Integration der PEP-Lösungen in unterschiedliche IT-Landschaften. Die p.l.i. solutions GmbH erweitert ihr Angebot um ein AddOn, das eine automatische Synchronisation der Daten der Personaleinsatzplanung mit Microsoft Exchange / Microsoft Office 365 vornimmt.

Problemstellung

Ein Ziel der Digitalisierung in Unternehmen lautet, dass alle Informationen automatisch überall zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Wie jede andere Softwarelösung müssen sich daher auch PEP-Lösungen in die bestehende IT Infrastruktur eines Unternehmens einfügen. Dazu dienen Schnittstellen zu anderen Systemen, die in einigen Fällen individuell programmiert werden müssen. In manchen Fällen ist der Bedarf nach solchen Schnittstellen offensichtlich.

So ist beispielsweise unmittelbar einsichtig, dass Daten der Schichtplanung in der Lohnbuchhaltung zwingend benötigt werden. In anderen Fällen werden solche Verknüpfungen erst im praktische Einsatz erkannt. Oft liegt dies auch daran, dass Prozesse nicht in allen Unternehmen einheitlich strukturiert sind. Bei der internen Planung von Abläufen auf Team- oder Abteilungsebene werden in den meisten Unternehmen nicht die Datenbestände der Personal- und Einsatzplanung genutzt.

Um zu wissen, wann beispielsweise eine teaminterne Besprechung anberaumt werden kann, werden keine Abwesenheitszeiten bei der Personalabteilung erfragt. Ein in vielen Unternehme verbreitetes Werkzeug für solche Zwecke ist der Outlook Kalender, dessen Daten zentral auf dem Exchange Server hinterlegt werden. Wenn ein Mitglied des Teams aufgrund einer Fortbildung oder eines Urlaubs abwesend ist, liegen diese Daten selbstverständlich bei der Personalabteilung vor. In den Exchange Gruppenkalender müssen sie aber erneut eingegeben werden. Das bedeutet nicht nur einen unnötigen Mehraufwand.

Es besteht zusätzlich die Gefahr inkonsistenter Daten, da der Eintrag in den Kalender vergessen werden kann oder dabei Fehler unterlaufen können. Ein wichtiger Grundsatz der Digitalisierung lautet, dass dieselbe Information nicht zweimal an verschiedenen Stellen manuell in das IT-System eines Unternehmens eingegeben werden muss. Wenn die Information in elektronischer Form vorliegt, muss sie überall verfügbar sein, wo sie benötigt wird. Dieser Grundsatz wird verletzt, wenn zwischen Exchange und dem PEP System kein automatischer Datenaustausch erfolgt. Das neu AddOn der p.l.i. solutions GmbH löst dieses Problem.

Automatischer Datenaustausch zwischen der Personaleinsatzplanung und Microsoft Exchange / Microsoft Office 365

Änderungen im Schicht- oder Einsatzplan werden nach wie vor zentral in den entsprechenden Planungssystemen vorgenommen. Soweit vorhanden kann dies auch weiterhin über Self Service Portale erfolgen. Alle weiteren Schritte erfolgen vollständig automatisiert. Die Daten werden automatisch in Microsoft Exchange / Microsoft Office 365 übernommen. Außerdem erfolgt eine automatische Synchronisation mit den Daten der Einsatz- und Schichtplanung. Das AddOn wird einmalig serverseitig installiert, die Änderungen der Daten sind dann im Kalender in Echtzeit sichtbar.

Auf Seite der Clients sind keine Anpassungen erforderlich. Daher kann das AddOn unabhängig davon eingesetzt werden, ob Microsoft Outlook oder eine andere Kalender App genutzt wird. Auch hinsichtlich der Hardware bestehen keine Einschränkungen. Verwendet werden können klassische Desktops ebenso wie mobile Endgeräte oder Thin Clients. Das AddOn kann auch bei bereits in Betrieb befindlichen Systemen problemlos als Erweiterung installiert werden.

Über die p.l.i. solutions GmbH

Die p.l.i. solutions GmbH ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Sitz in Verl (Nordrhein-Westfalen) sowie München. Spezialgebiete des Unternehmens sind Prozessorganisation, Logistik und Informationstechnologie. Mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen sowie hocheffektiven Produkten und Lösungen unterstützt p.l.i. solutions Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen dabei, ihre Geschäftsprozesse optimal zu gestalten und dadurch erfolgreich und nachhaltig auf dem Markt zu agieren.

Im Bereich Prozessorganisation analysiert, plant und optimiert p.l.i. solutions mit seinem Produkt PROCESS Suite die Geschäftsabläufe von Unternehmen in Beschaffung, Lagerwirtschaft, Produktion, Distribution und Customer Service. Darüber hinaus entwickelt und implementiert das Unternehmen kundenspezifische Problemlösungen für alle logistischen Anforderungen. Weiterer Schwerpunkt ist die Informationstechnologie mit IT Beratung, Systemintegration und Software-Entwicklung für Intranet, Internet, CRM- und ERP-Systeme, SCM, MIS und Individuallösungen.

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IT-gestützte Planung der Bereitschaften in Krisenzeiten

IT-gestützte Planung der Bereitschaften in Krisenzeiten

Die Planung von Bereitschaftsdiensten in Unternehmen, Behörden und Krankenhäusern ist schon in normalen Zeiten eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der keine Fehler unterlaufen dürfen. Denn Bereitschaftsdienste als Backup für eventuell kurzfristig ausfallendes Personal werden ohnehin nur für Aufgaben angeordnet, die zwingend jederzeit erledigt werden müssen. Die Coronakrise stellt in mehrfacher Hinsicht eine neue Herausforderung dar. Es ist nicht nur mit einer steigenden Zahl von kurzfristigen Ausfällen zu rechnen. Da im Fall einer nachgewiesenen Infektion sich auch Kontaktpersonen zur Sicherheit in Quarantäne begeben müssen, werden die Ausfälle auch nicht mehr statistisch verteilt sein. Vielmehr ist in vielen Fällen damit zu rechnen, dass eng zusammenarbeitende Teams gleichzeitig komplett ausfallen.

Schnelle Implementierung neuer Schicht- und Bereitschaftsmodelle

In Zeiten einer Krise wie der Coronakrise müssen die Schicht- und Bereitschaftspläne also schnell der veränderten Lage angepasst werden. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch für Kliniken, die Polizei und weitere öffentliche Behörden und Institutionen. Beispielsweise ist es nicht unüblich, dass eine Person in Bereitschaft als Ersatzbesetzung für zwei Arbeitsplätze eingeplant wird. Im Normalbetrieb ist dies möglich, weil es sehr unwahrscheinlich ist, dass beide regulär eingeplanten Mitarbeiterinnen beziehungsweise Mitarbeiter unabhängig voneinander gleichzeitig ausfallen. Diese Strategie muss aus den oben erwähnten Gründen währende der Coronakrise kritisch hinterfragt werden.

Wie muss die Personaleinsatzplanung während der Coronakrise angepasst werden?

Eine Anpassung der Personaleinsatzplanung, insbesondere der Planung Schicht- und Bereitschaftsdienste, muss in mehrfacher Hinsicht erfolgen. Die erste und offensichtliche Frage lautet, welche Arbeitsplätze überhaupt besetzt sein sollen. Nicht zwingend erforderliche Tätigkeiten werden oft zurückgestellt werden, Stichwort „Social Distancing“. An anderer Stelle kann der Personalbedarf sogar zunehmen, insbesondere im Gesundheitssektor. Die Planung der Bereitschaftsdienste muss darüber hinaus einen möglicherweise höheren Bedarf aufgrund größerer Ausfallzahlen berücksichtigen. In einigen Fällen, beispielsweise in den Gesundheitsämtern, kann es vorkommen, dass üblicherweise nur in der regulären Arbeitszeit wahrgenommene Aufgaben nun 24 Stunden am Tag durchgeführt werden müssen. Und schließlich muss perspektivisch auch damit gerechnet werden, dass aufgrund von Personalengpässen in Kliniken vorübergehend Regelungen das Arbeitszeitgesetzes außer Kraft gesetzt werden könnten, um zum Beispiel mehr Bereitschaftsdienste zu ermöglichen. Eine solche gesetzliche Flexibilisierung würde ihre Wirkung verfehlen, wenn die neuen Schichtmodelle in der Praxis nicht zeitnah umgesetzt werden könnten. In größeren Organisationen ist dies nur mit einer IT-gestützten Personaleinsatzplanung möglich.

Flexibel reagieren mit einer digitalisierten Personaleinsatzplanung

In zahlreichen Landespolizeien und Kliniken wurden aktuell aufgrund der zu erwartenden Personalanforderungen sämtliche geplanten Urlaube und Fortbildungen bis auf Weiteres gestrichen. Damit stehen in den nächsten Monaten beachtliche zusätzliche Personalressourcen zur Verfügung. Diese zusätzlichen Ressourcen optimal zu nutzen, ist ein hochgradig komplexe Aufgabe, da sämtliche Schicht- und Bereitschaftspläne auf den Prüfstand gestellt werden müssen. Ein zweites Beispiel: Das Robert Koch Institut hat sämtliche Städte und Landeskreise aufgefordert, vorübergehend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus anderen Bereichen der Verwaltung den Gesundheitsämtern zuzuordnen. Viele dieser neuen Mitarbeiter werden dort nur allgemeine Verwaltungsaufgabe wahrnehmen können, andere verfügen hingegen über fachspezifische Kenntnisse im Gesundheitsbereich. Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung wie PROCESS HR der p.l.i. solutions GmbH ist es in beiden genannten Beispielen auf einfache Weise möglich, die zusätzlichen Personalressourcen optimal einzusetzen. Im Fall der Urlaubs- und Fortbildungssperren sind im System bereits die Qualifikationsprofile hinterlegt, im Fall der zusätzlich abgeordneten Mitarbeiter können sie schnell angelegt werden. Anhand dieser Profile werden die optimierten Einsatzpläne automatisch erstellt.

Self Service Portale

Gerade in Zeiten hoher Belastung ist es der Mitarbeiterzufriedenheit sehr zuträglich, wenn individuelle Wünsche hinsichtlich der Einsatzzeiten so weit wie möglich berücksichtigt werden. Aktuell ist dies umso wichtiger, da die Schließung der Schulen und Kitas besondere Rücksichtnahme auf die Belange der Eltern erfordert. Self Service Portale ermöglichen es den Beschäftigten, solche Einsatzwünsche direkt an die Personaleinsatzplanung zu übermitteln und diese dort automatisch in der Planung zu berücksichtigen. Eine IT-gestützte Personaleinsatzplanung trägt daher wesentlich dazu bei, die Funktionsfähigkeit der kritischen Infrastruktur in Krisenzeiten zu sichern.

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Arbeitnehmer sprechen sich für die Zeiterfassung aus

Arbeitnehmer sprechen sich für die Zeiterfassung aus

Es ist nicht lange her, da galt die Vertrauensarbeitszeit als fortschrittlich und besonders arbeitnehmerfreundlich. Der Verzicht auf jegliche Kontrolle der Arbeitszeit durch eine Zeiterfassung wurde als Meilenstein im Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern gefeiert, als besonderer Vertrauensbeweis der Arbeitgeber. Geregelte Arbeitszeiten wurden als Relikt vergangener Zeiten betrachtet und als „Arbeiten nach der Stechuhr“ diskreditiert.

Inzwischen ist das Bild der schönen, neuen Arbeitswelt allerdings erheblich ramponiert worden. Es zeigt sich, dass die freie Gestaltung der Arbeitszeit in den meisten Fällen lediglich zu Mehrarbeit führt und der Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eher abträglich ist. Im Kern liegt das wohl daran, dass die Kontrolle durch sozialen Druck sich als restriktiver erwiesen hat als jede Stechuhr.

Niemand will der erste sein, der geht. Niemand will sich dem oft unausgesprochenen Vorwurf aussetzen, seinen Kollegen zusätzliche Arbeit aufzubürden. Besonders betroffen sind davon Führungskräfte, die sich argwöhnischen Blicken ausgesetzt sehen, wenn sie einmal früher nach Hause gehen als ihre Mitarbeiter.

Zurück zur Zeiterfassung

Eine Umfrage unter Fach- und Führungskräften der Pharma- und Chemiebranche zeigt, dass viele von ihnen eine Zeiterfassung positiv sehen. Immerhin ein Drittel der Befragten wünscht sich eine Erfassung der Arbeitszeit. Das sind deutlich mehr als die 23 Prozent, deren Arbeitszeit tatsächlich erfasst wird.

Bemerkenswert ist, dass der Anteil der Befürworter einer Zeiterfassung unter denjenigen Befragten besonders hoch ist, deren Arbeitszeit bereits erfasst wird. Zwei Drittel von ihnen bewerten dies positiv. Das lässt den Schluss zu, dass eine Zeiterfassung sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt. Dies kann angesichts der in derselben Umfrage erhobenen tatsächlichen Arbeitszeiten nicht überraschen. Die Mehrzahl der Beschäftigten arbeitet mehr als 40 Stunden pro Woche.

Wem nützt der Verzicht auf eine Zeiterfassung?

Die klassische einfache Antwort lautet: Arbeitnehmer ohne Zeiterfassung arbeiten im Schnitt mehr, also nützt der Verzicht primär den Arbeitgebern. Ist es wirklich so einfach?

Vielleicht war es tatsächlich so einfach, als der Arbeitsmarkt noch anders aussah und auch Fachkräfte von Arbeitslosigkeit bedroht waren. In Zeiten des Fachkräftemangels stehen Unternehmen aber eher vor der Herausforderung, qualifiziertes Personal zu gewinnen beziehungsweise langfristig an das Unternehmen zu binden. Daher sollten Unternehmen es ernst nehmen, wenn in der oben genannten Umfrage zwei Drittel der befragten Fach- und Führungskräfte eine vorhandene Zeiterfassung positiv sehen.

So betrachtet nützt ein vollständiger Verzicht auf die Erfassung von Arbeitszeiten weder Arbeitgebern noch Arbeitnehmern. Dabei haben wir noch gar nicht über die Vorteile einer projektbezogenen Arbeitszeitdokumentation für die Kalkulation und das Controlling gesprochen!

Keine Rückkehr der Stechuhr!

Es ist kein Zufall, dass Gegner der Zeiterfassung sich meist der Metapher der Stechuhr bedienen, um die vermeintlichen Nachteile einer Zeiterfassung zu beschreiben. Die Stechuhr ist ein Relikt aus frühen Tagen der Industrialisierung und spätestens seit Charlie Chaplins „Modern Times“ ein Symbol für eine Arbeitswelt, die Arbeitnehmer rücksichtslos in ein starres Zeitkonzept zwingt. Dahin will selbstverständlich niemand zurück.

Flexible Arbeitszeitmodelle und eine Zeiterfassung schließen einander nicht aus. Wie beides miteinander vereinbart werden kann, zeigen wir mit unserer Zeiterfassungssoftware PROCESS PZE. Damit lassen sich auch alle flexiblen Arbeitszeitmodelle realisieren. Die Zeiterfassung ist online möglich, funktioniert daher auch im Home-Office und an jedem anderen Arbeitsplatz.

Erwähnt werden sollte ebenfalls, dass Unternehmen mit unserer Software auch rechtlich auf der sicheren Seite stehen. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Unmittelbare Wirkung entfaltet das Urteil nicht, weil es zunächst in nationales Recht umgesetzt werden muss. Wie dies konkret aussehen wird, ist derzeit noch unklar, weil der EuGH den nationalen Gesetzgebern große Spielräume für diese Umsetzung eingeräumt hat. Aber die Zeit der reinen Vertrauensarbeitszeit ohne jegliche Dokumentation des Arbeitsumfangs läuft definitiv ab.

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39. Business Breakfast: New Work – Zukunft der Arbeitswelt (Networking-Veranstaltung | Verl)

39. Business Breakfast: New Work – Zukunft der Arbeitswelt (Networking-Veranstaltung | Verl)

Der Begriff New Work ist momentan in aller Munde. Er steht stellvertretend für die Veränderung der Arbeitswelt den sie aufgrund des Wertewandels zurzeit durchläuft. Weg von starren Modellen, hin zu mehr Freiheit und Flexibilität ist das Motto. Denn der Wunsch nach mehr Freizeit und flexibleren Arbeitszeiten steht bei vielen Arbeitnehmern ganz weit oben auf der Wunschliste.

Doch wie passt man die eigenen Unternehmensstrukturen an diesen Wandel an und mit welchen Veränderungen müssen wir überhaupt rechnen?

Melden Sie sich zu dieser kostenfreien Netzwerkveranstaltung per Email an anmeldung@pli-solutions.de an. Es sind nur begrenzte Plätze verfügbar.
Die Teilnahme ist nach Anmeldung kostenlos!

Eventdatum: Donnerstag, 27. Februar 2020 08:45 – 11:30

Eventort: Verl

Firmenkontakt und Herausgeber der Eventbeschreibung:

p.l.i. solutions GmbH
Titanweg 14
33415 Verl
Telefon: +49 (5246) 7087-0
Telefax: +49 (5246) 7087-15
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Branchenfokus: Personaleinsatzplanung Software in der Logistik

Branchenfokus: Personaleinsatzplanung Software in der Logistik

Die manuelle Personaleinsatzplanung in der Logistik hat endgültig ausgedient und ist selbst in kleinen Unternehmen heutzutage nicht mehr zeitgemäß. Moderne und digitale Anwendungen setzen auf Systemunterstützung und nutzen die Vorteile, die Logistik 4.0 mit sich bringt. Dabei wird die Personaleinsatzplanung geschickt in die bestehende Systemlandschaft eingebettet und mit etablierten Prozessen und Tools verknüpft. Dieses Vorgehen macht nicht nur Optimierungspotenziale sichtbar, sondern führt langfristig auch zu Kostenvorteilen und zu einer besseren Kundenorientierung. p.l.i. solutions hebt die Personaleinsatzplanung in der Logistik auf ein komplett neues Level und bietet Unternehmen dadurch wertvolle Unterstützung im Zeitalter der Digitalisierung.

Personaleinsatzplanung Software Logistik

Der Bereich Logistik zählt noch immer zu einem der personalintensivsten und komplexesten Themen innerhalb von Unternehmen. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, müssen sowohl die richtigen Informationen als auch das richtige Personal zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein. Ein manuelles Management dieser Aufgaben ist dabei nicht nur mühsam, sondern auch sehr fehleranfällig, sodass wertvolle Aufträge oftmals nur mit Verzögerungen bearbeitet werden können. Zur Vermeidung dieses riskanten Zustands stellt p.l.i. solutions ihre PROCESS HR Software zur Verfügung, mit deren Hilfe die Personaleinsatzplanung effizient gesteuert werden kann. Die smarte Anwendung verbindet hierbei die vier Komponenten

mit modernsten Technologien und einem leistungsstarken Berichtwesen, wodurch nachhaltige Kosteneinsparungen möglich werden.

Schichtplaner Logistik

Erstklassige Software für die Personaleinsatzplanung vermeidet Unterbesetzung und auch kostenintensive Überbesetzungen. Die Herausforderung liegt hierbei besonders im Ausgleich konjunkturbedingter Schwankungen, die manuell kaum prognostiziert und eingeplant werden können. Mit der Hilfe der Schichtplaner Logistik der p.l.i. solutions lassen sich kurzfristige Änderungen sowie Ausfälle aufgrund von Erkrankungen jedoch sicher managen, wodurch eine optimale Auslastung möglich wird.

Dabei berücksichtigt die Schichtplanung Software Logistik selbstverständlich auch die tariflichen Bestimmungen, vorgeschriebene Arbeits- und Ruhezeiten sowie die eigenen betrieblichen Erfordernisse und Vereinbarungen, wie beispielsweise etwaige Prämien und Bonuszahlungen. Für eine einfache und schnelle Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter bietet PROCESS HR zusätzlich ein integriertes Selfservice Portal für Mitarbeiter sowie eine umfassende Mitarbeiterdatenbank.

Die Datenbank beinhaltet neben notwendigen Stammdaten und Arbeitsaufzeichnungen auch die Qualifikationen der Mitarbeiter, wodurch sichergestellt wird, dass Aufgaben nur Mitarbeitern zugewiesen werden, die auch über die notwendigen Qualifikationen verfügen.

Für eine verbesserte Nachverfolgbarkeit werden sämtliche Planungsdaten zentral gespeichert. Die erhöhte Transparenz bietet den Vorteil einer lückenlosen Historisierung, sodass bei Unklarheiten oder Problemen auch im Nachgang einfach überprüft werden kann, wer an der Auftragsabwicklung beteiligt war.

Schichtplanung Software Logistik

PROCESS HR Software von p.l.i solutions erlaubt eine präzise und bedarfsgerechte Personaleinsatzplanung innerhalb des Logistikwesens. Dabei stellt die intelligente Anwendung neben einer vorausschauenden Planung auch ein mächtiges Reporting zur Verfügung, welches wichtige betriebswirtschaftliche Daten erfasst und auswertet.

Die Kennzahlen lassen sich in Microsoft Power BI integrieren, wodurch eine Aggregation mit anderen Betriebsinformationen mühelos möglich ist. Für maximale Flexibilität und Skalierbarkeit verfügt PROCESS HR selbstverständlich auch über unterschiedliche Schnittstellen zu Fremdsystemen und Datenbanken, wie beispielsweise Oracle, MS SQL Server, SAP R/3 sowie Microsoft Dynamics. Dies garantiert eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft und ermöglicht die Nutzung von Synergieeffekten, für verbesserte Wirtschaftlichkeit und Performance.

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38. Business Breakfast: Topsharing geteilte Führung (Networking-Veranstaltung | Verl)

38. Business Breakfast: Topsharing geteilte Führung (Networking-Veranstaltung | Verl)

Geteilte Führung = doppelte Power.

Eventdatum: Donnerstag, 21. November 2019 08:30 – 11:30

Eventort: Verl

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Rechtssichere Planung von Bereitschaftsdiensten

Rechtssichere Planung von Bereitschaftsdiensten

Die p.l.i solutions GmbH ergänzt ihre bewährte Software zur Personaleinsatzplanung um ein Modul, mit dem Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften rechtssicher geplant werden können. Nicht zuletzt aufgrund einer geänderten Rechtslage sind die Anforderungen an die Planung und Dokumentation von Bereitschaftsdiensten deutlich gestiegen.

Personalressourcen optimal nutzen

Die Bedeutung einer optimierten Personaleinsatzplanung ist allen Unternehmen und sonstigen Organisationen heute bewusst. Arbeitszeit ist nicht nur eine teure Ressource, sondern in Zeiten des Fachkräftemangels auch eine nur beschränkt erweiterbare Ressource. Ein effizienter Einsatz der Beschäftigten gehört daher zu den betriebswirtschaftlichen Grundanforderungen, die jedes Unternehmen im Wettbewerb erfüllen muss.

Der Planung von Bereitschaftsdiensten wurde diesbezüglich lange Zeit weniger Aufmerksamkeit gewidmet. Dies galt insbesondere für Rufbereitschaften, während derer sich Arbeitnehmer nicht am Arbeitsplatz aufhalten müssen. Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil von 21.02.2018 die bis dahin klar definierte Grenze zwischen Bereitschaftszeiten mit Anwesenheitspflicht und Rufbereitschaften ein wenig gelockert.

Auch Zeiten, in denen lediglich eine telefonische Erreichbarkeit gefordert ist, sind in vielen Fällen als Arbeitszeit zu werten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, auf Anforderung jederzeit kurzfristig am Arbeitsplatz zu erscheinen. Wenn Bereitschaftszeiten als Arbeitszeit zu werten sind, müssen sie auch in der regulären Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden. Ansonsten drohen nicht nur Konflikte mit dem Arbeitszeitgesetz, sondern in einigen Fällen auch mit dem Mindestlohngesetz.

Denn die in Form einer Bereitschaft geleistete Arbeitszeit ist zwar nicht in jedem Fall mit dem regulären Lohn zu vergüten, nach einer Entscheidung der Bundesarbeitsgerichts aus dem Jahr 2016 aber mindestens mit dem gesetzlichen Mindestlohn. Aufgrund dieser engen Verzahnung der Planung von Personaleinsätzen und Bereitschaftszeiten ist es nicht empfehlenswert, beides über separate Softwarelösungen zu realisieren.

Die Lösung von p.l.i solutions wurde als Zusatzmodul zur bewährten Softwarelösung PROCESS HR für Personaleinsatzplanung realisiert und benötigt daher beispielsweise keine zusätzliche Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.

Bereitschaften sind unverzichtbar

Wenngleich es also empfehlenswert ist, auch Bereitschaftsdienste auf das erforderliche Minimum zu reduzieren, sind sie in vielen Fällen doch unverzichtbar. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen oder auch bei der Feuerwehr muss zwingend ständig ausreichend Personal bereit stehen, um kurzfristig auf Notfälle reagieren zu können.

Aber auch Rechenzentren und andere technische Einrichtungen müssen heute ständig verfügbar sein, weswegen der technische Support rund um die Uhr sichergestellt sein muss. Für Handwerksbetriebe stellt ein jederzeit erreichbarer 24-Stunden-Notfalldienst einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar. Mit dem Zusatzmodul für die Bereitschaftsplanung stellt p.l.i. ein einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung, Bereitschaftszeiten effizient und rechtssicher zu planen.

Leistungsumfang des Planungstools für Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienste

Bereitschaften können sehr unterschiedlich organisiert sein. In einigen Fällen stehen so genannte „Springer“ bereit, um bei Bedarf an verschiedenen Arbeitsplätzen einspringen zu können. In anderen Fällen ist die Bereitschaft an eine konkrete Tätigkeit oder sogar an einen konkreten Arbeitsplatz gebunden. Manchmal ist auch nur eine Rufbereitschaft erforderlich, um gegebenenfalls telefonischen Support leisten zu können.

Das Tool erlaubt es, verschiedene Arten der Bereitschaft zu definieren. Soweit dies widerspruchsfrei möglich ist, kann ein Mitarbeiter auch mehrere Bereitschaften am selben Tag übernehmen. Darüber hinaus kann hinterlegt werden, ob ein Mitarbeiter für einen Bereitschaftsdienst zur Verfügung steht oder schon fest eingeplant ist. Bereits geleistete Bereitschaften sind für Reportingzwecke sowie für die Lohnbuchhaltung ebenfalls jederzeit einsehbar.

In vielen Fällen gelten auch für Bereitschaften langfristige Schichtpläne, regelmäßige Bereitschaftswochen sind beispielsweise für Klinikpersonal üblich. Die Softwarelösung der p.l.i. solutions GmbH unterstützt auch solche Schichtmodelle. Kurzfristige Änderungen, beispielsweise aus Krankheitsgründen, sind jederzeit möglich.

Über die p.l.i. solutions GmbH

Unsere Kernkompetenzen liegen im Bereich WORKFORCE- und IT-Management. Unsere Softwareprodukte und Beratungsleistungen bieten wir Ihnen branchenübergreifend an. Aus unseren bisherigen Projekten haben sich die folgenden Fokus-Branchen entwickelt: Logistik, Produktion, Pharma, IT-Services und Dienstleistung.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Geschäftsprozesse optimal zu gestalten und dadurch erfolgreich und nachhaltig auf dem Markt zu agieren. Sprechen Sie uns als Partner für Prozessorganisation, IT-Beratung, Systemintegration und Software-Entwicklung an.

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Nach dem EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Zeiterfassung jetzt einführen

Nach dem EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Zeiterfassung jetzt einführen

Laut einem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Az: C-55/18) sollen EU-Arbeitgeber künftig angehalten werden, Systeme für die zuverlässige Messung von Arbeitszeiten einzurichten. Daraus ergeben sich datenschutzrechtliche Implikationen. Die Systeme für die Zeiterfassung liefert unter anderem das deutsche Unternehmen p.l.i. solutions aus Verl.

Zeiterfassungssoftware von p.l.i. solutions

Es gibt schon immer Zeiterfassungssysteme, in früheren Zeiten war dies die Stechuhr. Heute nutzen Unternehmen, die schon länger freiwillig und im Eigeninteresse die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen messen, elektronische Lösungen. Die Vorteile der Zeiterfassungssoftware von p.l.i. solutions (PROCESS PZE) bestehen unter anderem in der Flexibilität der digitalen Lösung, denn jedes Unternehmen muss wegen unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle und Abrechnungsinformationen seiner Abteilungen die Arbeitszeit anders abrechnen.

Das Softwareunternehmen p.l.i. solutions hat hierfür ein flexibles Berechtigungs- und Rollenkonzept geschaffen, das die individuelle Anpassung für einzelne Branchen, Bereiche und ihre spezifischen Erfordernisse erlaubt. Die ursprüngliche, nach wie vor bestehende Intention dabei war die angepasste Personaleinsatzplanung.

Mit der p.l.i. solutions Software können Mitarbeiter gemäß der aktuellen Auftragslage und des vorhandenen Personalbestands (inklusive Urlaub, Krankheit, Unterbesetzung) eingesetzt werden. Es entsteht eine Transparenz, die bei der frühzeitigen Korrektur von eventuellen Fehlentwicklungen hilft und nun auch den Forderungen des europäischen Gesetzgebers entspricht. Die

Zeiterfassungssoftware ist bereits mit Schnittstellen für alle gängigen IT-Systeme ausgestattet, damit das Controlling, Steuerbehörden und künftig auch staatliche Organe mit dem Auftrag der Überprüfung der Gesetzeskonformität lt. EuGH-Urteil unproblematischen Zugriff auf die Daten erhalten. Die eingängige Bedienbarkeit der p.l.i.-Software gewährleistet die schnelle Eingewöhnung neuer KollegInnen, die sekundenschnelle Eingabe von Daten und deren Abruf von jedem Endgerät aus – auch mobil. Die Zeiterfassungssoftware PROCESS PZE zeichnet sich im Überblick durch folgende Vorteile aus:

  • Erfassung der Arbeitsstunden
  • kurze Implementierungszeiten
  • Übersichtlichkeit und Transparenz
  • intuitive Benutzerführung
  • gesetzeskonform
  • Planung individueller Personaleinsätze
  • Kommunikation über IT-Schnittstellen mit allen maßgeblichen Stellen

Interessenten erreichen die p.l.i. solutions GmbH über dieses Kontaktformular.

Zum Sachverhalt des EuGH-Urteils

Das Urteil hat die spanische Gewerkschaft CCOO erstritten (Federación de Servicios-de Comisiones Obreras). Ihre erste Klage hatte sie vor dem eigenen Nationalen Gerichtshof erhoben, sie richtete sich gegen einen Ableger der Deutsche Bank. Dieser erfasst nach Meinung der Gewerkschaftsvertreter nur unzureichend die Arbeitszeit seiner MitarbeiterInnen, was zu unbezahlter Mehrarbeit führt.

Die Verpflichtung zur genauen Erfassung von Arbeitszeiten ergibt sich nach Auffassung der spanischen Gewerkschafter sowohl aus innerstaatlichen, EU-weit relativ einheitlichen Rechtsvorschriften, sie ist aber auch in der EU-Grundrechte-Charta und der EU-Arbeitszeitrichtlinie festgeschrieben. Die Deutsche Bank verwies demgegenüber auf das spanische Recht, das eine solche allgemeingültige Verpflichtung nicht vorsehe, doch die Richter am EuGH folgten der Argumentation der Gewerkschaft als Klägerin.

In der Urteilsbegründung heißt es unter anderem, dass das Grundrecht von Arbeitnehmern auf die Begrenzung ihrer Höchstarbeitszeit sowie auf regelmäßige Ruhezeiten (täglich und wöchentlich) unantastbar sei. Daraus folgte für die obersten europäischen Richter, dass „… Mitgliedstaaten der EU ihre Arbeitgeber künftig verpflichten müssen, ein objektives und verlässliches System einzurichten, das die Messung der von jedem Arbeitnehmer geleisteten täglichen Arbeitszeit ermöglicht …“.

Die europäischen Gesetzgeber müssen nun zweifellos nachbessern. In Deutschland etwa ist bisher lediglich die Dokumentation von Überstunden vorgeschrieben. Genaue Zeiterfassungssysteme werden aber für alle Firmen künftig unverzichtbar.

Über die p.l.i. solutions GmbH

Die p.l.i. solutions GmbH ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Sitz in Verl (Nordrhein-Westfalen) sowie in Unterföhring bei München. Spezialgebiete des Unternehmens sind Prozessorganisation, Logistik und Informationstechnologie. Mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen sowie hocheffektiven Produkten und Lösungen unterstützt p.l.i. solutions Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen dabei, ihre Geschäftsprozesse optimal zu gestalten und dadurch erfolgreich und nachhaltig auf dem Markt zu agieren.

Im Bereich Prozessorganisation analysiert, plant und optimiert p.l.i. solutions mit seinem Produkt PROCESS Suite die Geschäftsabläufe von Unternehmen in Beschaffung, Lagerwirtschaft, Produktion, Distribution und Customer Service. Darüber hinaus entwickelt und implementiert das Unternehmen kundenspezifische Problemlösungen für alle logistischen Anforderungen. Weiterer Schwerpunkt ist die Informationstechnologie mit IT Beratung, Systemintegration und Software-Entwicklung für Intranet, Internet, CRM- und ERP-Systeme, SCM, MIS und Individuallösungen.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

p.l.i. solutions GmbH
Langer Weg 7b
33332 Gütersloh
Telefon: 05241867340
http://www.pli-solutions.de

Ansprechpartner:
Oliver Meyer
Vertrieb
E-Mail: omeyer@pli-solutions.de
Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.

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Digitalisierte Personaleinsatzplanung für Produktionslinie mit wechselnden Produkten

Digitalisierte Personaleinsatzplanung für Produktionslinie mit wechselnden Produkten

Ein Produktwechsel einer Produktionsstraße stellt auch für die Personaleinsatzplanung eine Herausforderung dar. An zahlreichen Arbeitsplätzen werden nach dem Produktwechsel andere Qualifikationen benötigt, die entsprechend qualifizierten Mitarbeiter müssen also pünktlich ihre Arbeit aufnehmen können.

Schon ein normaler Schichtwechsel erfordert es, zahlreiche individuelle Merkmale jedes Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Seit attraktive und flexible Arbeitszeitmodelle zum wichtigen Instrument im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte geworden sind, ist die Zahl der zu berücksichtigenden Variablen sogar noch gestiegen.

Vor 20 Jahren waren die Öffnungszeiten einer KITA sicher kein Parameter, den Personalplanungssysteme berücksichtigten. Heute ist dies in vielen Unternehmen anders. Ein Produktwechsel einer Produktionsstraße fügt dieser Vielzahl zu berücksichtigender Parameter noch einige weitere hinzu. Die Software PROCESS HR der p.l.i. solutions GmbH zeichnet sich durch hohe Flexibilität aus und stellt auch für Produktionsstraßen mit Produktwechsel eine leistungsfähige Lösung dar. 

Schichtbetrieb 2.0

Die Personaleinsatzplanung für Produktionslinien im klassischen Schichtbetrieb gehört zu den grundlegenden Funktionen nahezu jeder Softwarelösung aus diesem Bereich. Aufgrund zahlreicher Rückmeldungen unserer Kunden wissen wir, dass dies heutigen Anforderungen der Unternehmen nicht mehr gerecht wird. Produktionsstraßen, die über einen langen Zeitraum stets dasselbe Produkt fertigen, sind längst nicht mehr selbstverständlich. Häufige Produktwechsel sind in vielen Unternehmen an der Tagesordnung und müssen in Zeiten der "Just in Time Production" oft kurzfristig geplant werden. Um genau diese Funktion hat die p.l.i. solutions GmbH ihre bewährte Softwarelösung PROCESS HR erweitert.

Optimales Timing vermeidet Leerlaufzeiten 

Ein Beispiel für häufig wechselnde Produkte einer Produktionslinie ist die Lebensmittelindustrie, die üblicherweise ein breites Sortiment herstellt. Im Zuge eines Produktwechsels ist nicht nur ein Personalwechsel bei den einzelnen Produktionsschritten erforderlich, sondern auch an nachgelagerten Arbeitsplätzen wie der Verpackung und der Qualitätskontrolle. Diese Personalwechsel müssen aus offensichtlichen Gründen mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung vorgenommen werden. Dadurch werden Leerlaufzeiten vermieden. Dazu ist es erforderlich, den zeitlichen Versatz vorab zu ermitteln und in PROCESS HR zu hinterlegen. 

Voraussetzung für diese Art der Planung ist, dass für jeden Mitarbeiter zuvor bestimmt wurde, wann dieser für einen Einsatz zur Verfügung steht. Die Festlegung dieser Verfügbarkeitsschichten erfolgt unter Berücksichtigung der individuellen vertraglichen Arbeitszeit sowie einer möglichen urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheit. Individuelle Wünsche einzelner Arbeitnehmer können ebenfalls berücksichtigt werden. 

Automatisierung des Planungsprozesses mit PROCESS HR 

Nach diesen Vorbereitungen sind alle erforderlichen Parameter definiert, die für die Einsatzplanung benötigt werden. Der Planungsprozess kann damit nahezu vollständig automatisiert werden. Sobald die Produktionsplanung abgeschlossen ist, liefert PROCESS HR automatisch die entsprechende optimale Personaleinsatzplanung. Aber natürlich kann es zu Situationen kommen, in denen eine optimale Besetzung sämtlicher Arbeitsplätze nicht möglich ist, weil die entsprechenden Personalressourcen fehlen. In diesem Fall informiert PROCESS HR die Planer frühzeitig über unbesetzte Arbeitsplätze. Gleichzeitig werden die noch verfügbaren Personen angezeigt, deren Qualifikation nur suboptimal zum erforderlichen Arbeitseinsatz passen.  

Fazit

Optimale Arbeitsergebnisse setzen voraus, dass stets die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Dies ist nicht nur ein betriebswirtschaftliches Gebot, sondern trägt auch maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei. Anders als in der Frühzeit der industriellen Massenfertigung ist es heute üblich, dass am selben Arbeitsplatz zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Qualifikationen erforderlich sind. Dazu sind komplexe Planungen erforderlich, die durch PROCESS HR erheblich beschleunigt und verbessert werden können. 

Über die p.l.i. solutions GmbH

Die p.l.i. solutions GmbH ist eine international tätige Unternehmensberatung mit Sitz in Verl (Nordrhein-Westfalen) sowie in Unterföhring bei München. Spezialgebiete des Unternehmens sind Prozessorganisation, Logistik und Informationstechnologie. Mit einem breiten Spektrum an Dienstleistungen sowie hocheffektiven Produkten und Lösungen unterstützt p.l.i. solutions Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen dabei, ihre Geschäftsprozesse optimal zu gestalten und dadurch erfolgreich und nachhaltig auf dem Markt zu agieren.

Im Bereich Prozessorganisation analysiert, plant und optimiert p.l.i. solutions mit seinem Produkt PROCESS Suite die Geschäftsabläufe von Unternehmen in Beschaffung, Lagerwirtschaft, Produktion, Distribution und Customer Service. Darüber hinaus entwickelt und implementiert das Unternehmen kundenspezifische Problemlösungen für alle logistischen Anforderungen. Weiterer Schwerpunkt ist die Informationstechnologie mit IT Beratung, Systemintegration und Software-Entwicklung für Intranet, Internet, CRM- und ERP-Systeme, SCM, MIS und Individuallösungen.

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Ansprechpartner:
Oliver Meyer
Geschäftsführer
Telefon: +49 (89) 88902030
Fax: +49 (5246) 7087-15
E-Mail: omeyer@pli-solutions.de
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Neue Web-App „Digitaler Einsatzplan“ erweitert bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung

Neue Web-App „Digitaler Einsatzplan“ erweitert bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung

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Digitaler Einsatzplan

Mit PROCESS HR hat p.l.i. solutions Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung automatisiert. Ein digitaler Einsatzplan und weitere Info-Screens erweitert ab sofort die Funktionen der Anwendung. Einsatzpläne je Mitarbeiter, Tag und Arbeitsplatz sowie Planänderungen werden mit der Web-Applikation übersichtlich dargestellt und veranschaulicht. „Unbesetzte Arbeitsplätze kommen dank dieser visuellen Erweiterung nicht mehr vor“, sagt Oliver Meyer, Geschäftsführer der p.l.i. solutions GmbH.

Der digitale Einsatzplan kann je nach Bedarf auf Planungsbereiche oder feiner eingestellt werden. Dabei sind verschiedene Ansichten möglich. So lässt sich auf dem Info-Display neben dem Einsatzplan beispielsweise auch eine Anwesenheitsübersicht pro Schicht aufrufen. Das Ausdrucken von Einsatzplänen gehört mit dem digitalen Einsatzplan der Vergangenheit an. Änderungen werden innerhalb von Sekunden auf Smartphone oder Terminal übertragen und sind sofort abrufbar. Mitarbeiter erkennen auf einen Blick, wann sie anwesend sein müssen und wann sie frei haben.

„Wer sein Personal effizient einsetzen will, ist auf eine dynamische Einsatzplanung angewiesen.“ Mit PROCESS HR bietet p.l.i. solutions maßgeschneiderte Personalmanagementlösungen mit umfangreichen Funktionen.

Funktionen von PROCESS HR im Überblick

  • Unternehmensindividuelle Abbildung von Unternehmensstruktur, Stammdaten usw.
  • Tagesaktuelle Personaleinsatzplanung und Disposition mit automatischen Planungsvorschlägen
  • Umfangreiches Reporting und Archivierung
  • Anbindung an externe ERP-Systeme

Allgemeine Informationen zur Personaleinsatzplanung finden Sie unter: https://www.pli-solutions.de/personaleinsatzplanung 

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Geschäftsleitung
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