Digitalisierung in der Hospitality-Arbeitswelt: Was Deutschland von den Nordics lernen kann
Gig-Economy und Personalplanung: Was Skandinavien zum Vorbild macht
Im Gegensatz zu ihren Nachbarn gibt es in der deutschen Gastronomie und Hotellerie noch zahlreiche Optimierungsmöglichkeiten, was den Arbeitsplatz und die Personalplanung betreffen. Neue Technologien und digitale Prozesse sind jedoch im Kampf um neues Personal sowie der Kundengenerierung entscheidend. Für deutsche Unternehmer:innen lohnt es sich deshalb, einen Blick auf die Organisation ihrer nordischen Kolleg:innen, zu werfen, um internationale Trends gezielt für sich zu nutzen.
Der Begriff Gig-Economy, der sich unter anderem in Skandinavien schon etabliert hat, beschreibt die Gegebenheit, dass Mitarbeitende nicht nur einen festen Arbeitsplatz haben, sondern mehrere verschiedene Arbeitgeber und -orte. Dieses Geschäftsmodell spricht vor allem die jüngeren Arbeitskräfte rund um die Gen Z an. Darauf aufbauend ist eine präzise Kalkulation des Personals in den nordischen Ländern Standard. Jede Stunde eines Mitarbeitenden wird genau berechnet, was eine effizientere und weitblickende Planung erfordert. Deutsche Unternehmen setzen dagegen häufig mehr Angestellte auf die Kund:innen an, was teilweise zu einer Überbesetzung des Personals führt. Für nordische Betriebe ist es außerdem wichtig, diverse Benefits für die Angestellten zu bieten, die sie von anderen Arbeitgeber:innen abheben und für Bewerber:innen attraktiver machen. Denn die skandinavische Hospitality-Branche investiert viel Zeit, Geld und Mühe in die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden – ein weiterer wichtiger Punkt, den sich deutsche Unternehmer:innen ebenfalls auf ihre To-do-Listen setzen sollten.
Manuell war gestern: Gesetzesänderungen befeuern digitale Transformation
Gerade im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit innerhalb der Hotel- und Gastronomie-Branche bietet die Digitalisierung eine höhere Gewinnchance als manuelle Prozesse. Deshalb werden mittlerweile auch in kleineren Betrieben Änderungen bezüglich digitaler Prozesse vorgenommen. Durch cloudbasierte Lösungen können entsprechende Softwares dabei sehr viel günstiger erworben werden als noch vor einigen Jahren. Gestützt wird diese Transformation von Gesetzesänderungen, die dazu geführt haben, dass europäische Betriebe digital stärker aufgestellt sein müssen. So sind Unternehmer:innen in Norwegen beispielsweise dazu verpflichtet, Steuerlisten zu führen, um Transparenz zu schaffen und Steuerhinterziehung zu vermeiden. Vor allem in der Gastronomie ist es daher essentiell, den Überblick über die Zahlen zu behalten, da bei wiederholtem Verstoß der Entzug der Schanklizenz bzw. Geldstrafen bis zu 5.160,00 Euro drohen. Der Wunsch, solche Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren, ist dadurch zusätzlich gewachsen.
Daten gezielt zur effizienten Planung nutzen
Krisenzeiten wie die Corona-Pandemie haben zudem deutlich gezeigt, wie wichtig ein reibungsloser und zuverlässiger Informationsfluss und die Vernetzung unter den Mitarbeitenden eines Betriebs sind. Das setzt vor allem intern ein übersichtliches System voraus, das insbesondere auch neu gewonnenem Personal den Einstieg erleichtert sowie Manager:innen gleichzeitig einen Überblick über alle relevanten Updates und Kennzahlen bezüglich der Personalplanung gibt. Sämtliche digitale Fortschritte ermöglichen eine ganz neue Art der Produktivität in den Betrieben selbst. Denn durch die so gewonnenen Einblicke und die damit verbundenen automatisierten Prozesse kann eine viel präzisere und datengesteuerte Planung durchgeführt werden. So wissen erfahrene Restaurantleiter:innen, die ihren Betrieb sowie ihr Daily Business kennen, zwar, wie sie kalkulieren müssen. Doch neu eingesetzte Manager:innen werden mit großer Wahrscheinlichkeit nicht über die nötigen Kennzahlen verfügen und dadurch erst einmal deutlich ineffizienter arbeiten. Wenn allerdings die erforderlichen Informationen im System hinterlegt sind, kann auch neu eingesetztes Personal vom ersten Tag an ökonomisch arbeiten.
Fazit: Die Hospitality-Arbeitswelt verändert sich, Deutschland muss nachziehen!
Der Umstieg auf digitale Alternativen ist in der Hotel- und Gastronomie-Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Eine digitale Kommunikation und Tools, die die Zusammenarbeit vereinfachen, werden dabei vor allem von der aufstrebenden Gen Z vorausgesetzt und sind essentiell für die Wettbewerbsfähigkeit der Betriebe auf dem Arbeitsmarkt. Die deutsche Hotellerie und Gastronomie muss die ihnen gebotenen Perspektiven, die die Digitalisierung und die Integration unterschiedlicher Tools innerhalb der Betriebe mit sich bringt, für sich nutzen. Dabei gilt es, die Trends und Bewegungen in anderen Ländern gezielt im Blick zu haben und darauf zu reagieren, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Über Clarence Willard, Regional Vice-President Nordics von Planday:
Clarence Willard, Regional Vice-President Nordics vonPlanday, ist davon überzeugt, dass die Digitalisierung eines Betriebes nur dann funktionieren kann, wenn auf die Bedürfnisse aller Mitarbeitenden Rücksicht genommen wird. Seit mehr als 7 Jahren arbeitet er in dem dänischen Unternehmen und ist dabei Sprachrohr für Kundschaft wie Mitarbeitende gleichermaßen. Zuvor bewies er bereits als Sales und Marketing Manager bei der Videvox Biografservice GmbH, einem schwedischen Unternehmen für moderne Kinotechnik, sein innovatives Gespür für neue und digitale Lösungen. Bei Planday nutzt Willard seine motivierende und impulsgebende Arbeitsweise nunmehr, um europaweit die Strukturen im Alltag diverser Unternehmen positiv zu beeinflussen und zu modernisieren.
Mehr Menschlichkeit in der Schichtarbeit – das ist die Vision, die das dänische Unternehmen Planday seit seiner Gründung 2004 verfolgt. Mit seiner intuitiv bedienbaren Software ermöglicht es Planday Personalmanager:innen, den Überblick über ihre Zuständigkeitsbereiche zu halten und Schichtpläne im Handumdrehen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden zu erstellen. Nützliche Features wie die Zeiterfassung, eine interne Kommunikationsfunktion und die Verknüpfung zu schon bestehenden Tools sorgen dafür, dass sich der Arbeitsalltag besser gestaltet, Manager:innen auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden eingehen können und mehr Zeit für das bleibt, was wirklich zählt. Ihre Gäste!
Seit 2021 gehört Planday dem neuseeländischen Konzern Xero an. Mit Hauptsitz in Kopenhagen, verfügt das Unternehmen über weitere Standorte in Berlin, Hamburg, London, Oslo, Los Angeles, Melbourne und Danzig. Weltweit sind ca. 340 Mitarbeitende für Planday tätig.
Planday GmbH
Herrmannstraße 13
20095 Hamburg
Telefon: +49 (30) 25558725
http://planday.de
Pressekontakt
Telefon: +49 (30) 832119-75
E-Mail: planday@mashup-communications.de
Die Digitalisierung geht weiter voran: Diese 5 Trends erwartet die Hospitality-Branche in 2023
- Front- und Back-Office müssen digital stärker vernetzt werden
- Recruiting neuer Mitarbeitenden wird dank smarter Tools einfacher
- Planday zeigt die Trends der Digitalisierung im kommenden Jahr
Die Digitalisierung schreitet in Deutschland weiter voran – das muss sie auch! Insbesondere junge Generationen setzen auf moderne Arbeitsplätze und werden von veralteten Systemen sowie analogen Strukturen zumeist abgeschreckt. Wer also dem Fachkräftemangel entgegenwirken möchte, muss auf neue Verfahren und smarte Tools setzen. Insbesondere in der Hospitality-Branche gibt es da noch immer viel zu tun. Viele internationale Technologieunternehmen sehen den Bedarf und unterstützen das Gastgewerbe vor Ort mit ihren digitalen Lösungen. Während im vergangenen Jahr der Fokus jedoch auf automatisierte Abläufe im Frontend-Bereich und damit für ein besseres Gästeerlebnis gesetzt wurde, blieben die Entwicklungen im Hintergrund weitestgehend auf der Strecke. Das wird sich 2023 ändern! Michael Scheiblich, Experte und Lead Customer Success DACH der Personalplanungssoftware Planday, weiß, was die Hotel- und Gastronomiesparte im kommenden Jahr erwarten wird:
Trend 1: Schluss mit der Zettelwirtschaft – die Digitalisierung des Backoffice
Noch immer scheinen Excel und Notizzettel die beliebteren Hilfsmittel im Backoffice zu sein. Doch immer mehr Gründe sprechen für eine schnelle Digitalisierung und werden diese im kommenden Jahr weiter vorantreiben. Denn mit dem Grundsatzurteil 1 ABR 22/21 vom BAG (Bundesarbeitsgericht) vom 13. September 2022 wird die Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber:innen Pflicht. Sollen also die eigenen Angestellten entlastet werden, muss der Fokus auch in 2023 weiter auf der Optimierung interner Prozesse und speziell der Arbeitszeiterfassung liegen. Moderne Software-Lösungen und Apps sind eine einfache, aber vor allem ortsungebundene Möglichkeit, die Arbeitszeit effizient zu erfassen – egal ob im Betrieb oder im Homeoffice. Eine schnelle Freigabe der endgültigen Stunden und fehlerfreie Abrechnungen inklusive. Auch für Personalmanager:innen bietet die Digitalisierung des Backoffice eine zunehmende Entlastung. Sie behalten den Überblick über die jeweiligen Zuständigkeitsbereiche und können effizient Dienstpläne erstellen oder gegebenenfalls Änderungen schnell und transparent eintragen. Zusätzliche Features, wie interne Kommunikationsfunktionen oder die Verknüpfung mit bestehenden Tools bis hin zum Frontdesk-Bereich sorgen zudem für mehr Struktur im Arbeitsalltag. Das spart Zeit und schont personelle Ressourcen.
Trend 2: Modernes Bewerbungsmanagement
Auch in Sachen Recruiting unterstützen digitale Prozesse ungemein. So haben Bewerber:innen zum Beispiel verschiedene Kanäle, über die sie auf die Arbeitgeber:innen zukommen können. Diese unterschiedlichen Portale können dank smarter Lösungen inhouse zu einer zentralen Datenbank zusammenfasst und der komplette Bewerbungsprozess damit effizienter gestaltet werden. Absagen oder die Priorisierung von potenziellen Mitarbeitenden sowie Terminerinnerungen und Onboarding-Prozesse können ebenso automatisiert werden. So kann die Einarbeitung beispielsweise effizienter durch Online-Videos, Web-basierte Trainings oder Mediatheken erfolgen und so wertvolle Ressourcen sparen. Der Ausbau Cloud-basierter HR-Software wird somit im Jahr 2023 im Fokus sein.
Trend 3: Mitarbeitende binden und Zufriedenheit fördern
Während digitale Zeiterfassungs- und Abrechnungsanwendungen schon in einigen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehören beziehungsweise verpflichtend sind, bietet die Automatisierung im Bereich Employee Experience noch viel Potenzial. Das hat auch der Gesetzgeber erkannt und will vor allem kranke Arbeitnehmer:innnen mit der eAU, der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, entlasten. Ab dem 01. Januar 2023 sind die Krankenkassen zur digitalen Weiterleitung der Krankmeldung an die Arbeitgeber:innen verpflichtet. Außerdem sollen personalisierte Performance Dashboards, die den Fortschritt von Mitarbeitenden transparent sowie jederzeit abrufbar darlegen, zur Bindung und Weiterentwicklung von Angestellten beitragen. Mittels intuitiver Tools kann dann eine stärkere Feedback-Kultur gelebt und die eigene Leistung in messbaren Zielen festgehalten werden. Schlussendlich steigt die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeitenden nachhaltig, wenn Arbeitgeber:innen ein gut strukturiertes und organisiertes Arbeitsumfeld bieten.
Trend 4: Automatisierung des Frontoffice
Obwohl im Bereich der Kundenzufriedenheit bereits viel geschehen ist, wird 2023 auch die Digitalisierung des Frontoffice noch weiter vorangetrieben. Voice- sowie Chatbots können beispielsweise zunehmend für Bestellungen oder Reservierungen eingesetzt werden, um so auch dem Fachkräftemangel entgegenwirken zu können. Während das Personal durch die KI (Künstliche Intelligenz) entlastet und anderweitig eingesetzt werden kann, wird gleichzeitig schneller auf die Bedürfnisse der Gäste reagiert. Zudem wird auch das Bestandsmanagement dank digitaler Kassensysteme effizienter. Durch automatisierte Sortimentsprüfungen können Warenbestellungen dann schnell und direkt bis zum angebundenen Lieferanten weitergeleitet werden.
Trend 5: Waste-Management dank smarter Tools
Durch die Nutzung von Recycling- oder Foodwaste-Software wird auch die Nachhaltigkeit der Unternehmen zunehmend digitaler werden. Entsprechende Tools können zum Beispiel Warenbestände erfassen und weggeworfene Gegenstände ermitteln. Künstliche Intelligenz kann Abfallbereiche identifizieren und quantifizieren. Gerade in der Gastronomie und Hotelküche können so Prozesse optimiert werden. Lebensmittel werden reduziert und bares Geld gespart.
Fazit: Die aktuellen Trends zeigen einen Ausweg aus dem Fachkräftemangel
Vorhandenes Personal kann mit Hilfe von smart eingesetzten Tools entlastet und effizient eingesetzt werden. Auch die Betreuung der Gäste wird durch die zunehmende Digitalisierung vereinfacht und die sogenannte Customer Experience weiter ausgebaut. Eine digitalisierte Branche ist somit greifbar und könnte den vielbeschäftigten Gastronom:innen und Hotelbetreiber:innen sowie ihren Angestellten 2023 den Arbeitsalltag erleichtern, wenn sie sich aktiv dafür entscheiden.
Über Planday: Mehr Menschlichkeit in der Schichtarbeit – das ist die Vision, die das dänische Unternehmen Planday seit seiner Gründung 2005 verfolgt. Mit seiner intuitiv bedienbaren Software, ermöglicht es Planday Personalmanager:innen, den Überblick über ihre Zuständigkeitsbereiche zu halten und Schichtpläne im Handumdrehen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden zu erstellen. Nützliche Features wie die Zeiterfassung, eine interne Kommunikationsfunktion und die Verknüpfung zu schon bestehenden Tools, sorgen dafür, dass sich der Arbeitsalltag besser gestaltet, Manager:innen auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden eingehen können und mehr Zeit für das bleibt, was wirklich zählt.
Seit 2021 gehört Planday dem neuseeländischen Konzern Xero an. Mit Hauptsitz in Kopenhagen, verfügt das Unternehmen über weitere Standorte in Berlin, Hamburg, London, Oslo, Los Angeles, Melbourne und Danzig. Weltweit sind ca. 340 Mitarbeitende für Planday tätig.
Planday GmbH
Herrmannstraße 13
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„Hygge“ am Arbeitsplatz
Freiraum, Verständnis und flache Hierarchien: Wohlbefinden als Erfolgsfaktor
Mehr Flexibilität in der Schichtarbeit durch digitale Tools
Seit rund zwei Jahren justieren Unternehmen weltweit ihre Arbeitsweisen. „New Work“ heißt der Wandel, der den Büro-Alltag neugestalten soll. Mit einem geplanten Rechtsanspruch auf Homeoffice zieht die deutsche Regierung in großen Schritten nach und möchte die Vereinbarkeit von Familie und Beruf fördern. Doch wo bleiben die Schichtarbeiter:innen, die laut statista immerhin 15,6 Prozent der deutschen Erwerbstätigen ausmachen? Wie kann New Work aussehen, wenn die Arbeit nicht am Laptop von Zuhause aus erledigt werden kann? Wie in so vielen Bereichen lohnt sich auch hier ein Blick in das nordische Nachbarland Dänemark. Denn die Dänen haben nicht nur eine der stärksten Wirtschaften, sondern führen auch immer wieder die Spitze des World Happiness Reports an. Eine Work Life Balance, wie sie im Buche steht. Florian Berr, Sales Director des dänischen Unternehmens Planday in Deutschland, zeigt, welche Prinzipien sich Arbeitgeber:innen davon auch in der Schichtarbeit abschauen können und ein langfristig zufriedeneres Team aufbauen.
Dänemark und die Menschlichkeit
In Dänemark steht der Mensch im Mittelpunkt. Auch auf der Arbeit. Dahinter steht ein Begriff, der uns in Deutschland wohl häufiger bei der Möbelsuche als im Arbeitskontext über den Weg läuft: „Hygge“. Ein Wort, das mehr bedeutet als nur Gemütlichkeit. „Hygge“ beschreibt auch eine Atmosphäre, die frei von Frustrationen oder überwältigenden Gefühlen ist. Ein Wohlfühlen, das sich meist bei Kerzenschein, Zimtschnecken oder gutem Essen mit geliebten Menschen einstellt. Aber eben auch am Arbeitsplatz. Denn „Hygge“ ist eine Philosophie, die in der dänischen Kultur überall gelebt wird. So ist es selbstverständlich, dass am Nachmittag den Hobbies nachgegangen wird und Zeit für Freunde und Familie bleiben muss. Nur selten wird in Dänemark bis nach 16 Uhr gearbeitet. Außerdem ist es gang und gäbe, sich nach stressreichen Projekten einen Ruhetag zu gönnen. Denn die Skandinavier halten nicht viel von hierarchischer Kontrolle und setzen alles auf Eigenverantwortung, Humor und eine gute Portion Vertrauen. Wertvolle Faktoren für mehr Wohlbefinden, Motivation und Teamzusammenhalt, die großen Ziele von New Work.
Work Life Balance und die deutsche Schichtarbeit
In Deutschland hat die Arbeitsmoral einen eher anderen Geschmack. Eine Studie der Plattform XING hat ergeben, dass 25 Prozent der Arbeitnehmer:innen in der DACH-Region mit ihrer aktuellen Stelle nicht zufrieden sind. Das Glücklichsein, das hinter „Hygge“ steht, ist eine Sache. Arbeit in Deutschland scheinbar die andere. Auch wenn der New Work Trend in Deutschland Fahrt aufnimmt, beugen sich noch zu viele Arbeitnehmer:innen festen Arbeitszeiten, zahlen für Sport-Angebote, ohne sie zu nutzen und gehen nur im Urlaub zum Arzt. Besonders in der Schichtarbeit sind Angestellte an feste Regelungen gebunden und zusätzlich einem Druck ausgesetzt, innerhalb der Arbeitsstunden zu liefern. Da ist es nicht verwunderlich, dass Schichtarbeiter:innen laut einer Studie der IG Metall zu den unzufriedensten Erwerbstätigen zählen. Auch wenn sich alle mehr Freiraum wünschen und das Team grundsätzlich unterstützen möchte, sind kurzfristige Änderungen oder die Ausnahme eines früheren Feierabends undenkbar. Für uns Deutsche. Doch nicht für die Dänen.
Digitalisierung als Chance für Freiraum und Zusammenhalt
Für eine langfristige Motivation der Angestellten, ist ihre Mitsprache grundlegend. Das gilt besonders für Aufgaben, die sie direkt betreffen, wie beispielsweise die Einteilung der Schichten. Die dänische Philosophie rund um Eigenverantwortung und flache Hierarchien zeigt hier, dass spielerische Flexibilität besser funktioniert als ein in Stein gemeißelter Plan. Doch sowohl die Schichtarbeiter:innen als auch ihre Manager:innen müssen sich auf ihre Kolleg:innen verlassen können. Kurzfristig nach einer Vertretung zu suchen, ist da nicht immer einfach. Hier können digitale Tools eine schnelle Lösung bieten. Sie verbinden Verfügbarkeiten und Präferenzen und belegen Schichten im Handumdrehen. Dies verringert den Druck auf die Belegschaft und gibt Mitarbeitenden mehr Freiraum, um auch privaten Verpflichtungen nachgehen zu können. Der Teamspirit wird gestärkt, Beschäftigte fühlen sich gehört und respektiert. Der erste Schritt in Richtung New Work ist getan.
Transparenz und administrative Leichtigkeit
Ein weiterer Faktor für eine größere Vertrauensbasis und „Hygge“ am Arbeitsplatz, ist die transparente Zeiterfassung und Nachvollziehbarkeit effektiver Einsatzzeiten. Nicht selten vergessen Mitarbeitende, sich ein- oder auszustempeln oder wundern sich am Ende des Monats über die aufgelisteten Stunden. Eine Zeiterfassung per App löst auch diesen möglichen Stressfaktor, schenkt Schichtarbeiter:innen noch mehr Eigenverantwortung und einen verlässlichen Überblick. Auch können digitale Übersichten finanzielle Kalkulationen erleichtern und den Beschäftigten stets ein Gefühl von Sicherheit geben. Dank des minutengenauen Protokolls der geleisteten Stunden, können längere Pausen oder kürzere Schichten nun besser geplant werden.
Verständnis und mentale Gesundheit als Priorität
Damit „Hygge“ auch wirklich in den Arbeitsplatz einfließen kann und Angestellte glücklicher werden, sollte außerdem offen über Probleme geredet werden. Ganz dem dänischen Grundsatz von einer menschlicheren Atmosphäre folgend, kann auch bei nicht regelmäßigen Arbeitszeiten Raum geschaffen werden, um über etwaige Stressfaktoren zu reden. So gerät die mentale Gesundheit auch bei körperlich beanspruchenden Berufen nicht in Vergessenheit. Einen gut funktionierenden Kommunikationskanal zu haben, ist dafür essenziell. Denn wenn Mitarbeitende sich gesehen und gehört fühlen, fördert das ihr Wohlbefinden. Durch die Rücksicht auf unsere menschlichen, privaten Bedürfnisse, inspiriert New Work, auch im Arbeitsalltag mit „Hygge“ zu leben. Mit dieser Einstellung und kleinen Justierungen kann und sollte auch die Schichtarbeit ihren Weg zu noch mehr Menschlichkeit und Wohlergehen finden.
Mehr Menschlichkeit in der Schichtarbeit – das ist die Vision, die das dänische Unternehmen Planday seit seiner Gründung 2005 verfolgt. Mit seiner intuitiv bedienbaren Software, ermöglicht es Planday Personalmanager:innen, den Überblick über ihre Zuständigkeitsbereiche zu halten und Schichtpläne im Handumdrehen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden zu erstellen. Nützliche Features wie eine interne Kommunikationsfunktion, Zeiterfassungen und die Verknüpfung zu schon bestehenden Tools, sorgen dafür, dass sich der Arbeitsalltag besser gestaltet, Manager:innen auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden eingehen können und mehr Zeit für das bleibt, was wirklich zählt.Seit 2021 gehört Planday dem neuseeländischen Konzern Xero an. Mit Hauptsitz in Kopenhagen, verfügt das Unternehmen über weitere Standorte in Berlin, Hamburg, London, Oslo, Los Angeles und Danzig. Weltweit sind ca. 200 Mitarbeitende für Planday tätig.
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