Keine Angst vor der neuen Datenschutzverordnung – otris privacy vereinfacht Umstellung
otris privacy – seit fast 20 Jahren in unterschiedlichen Installationsgrößen bei Mittelständlern bis zu Großkonzernen im Einsatz – vereinfacht die Umstellung auf die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Die neue Software-Version 6.1 wurde umfassend erweitert, um sämtlichen – bisher bekannten – Anforderungen der Verordnung gerecht zu werden. …
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
otris software AG
Königswall 21
44137 Dortmund
Telefon: +49 (231) 958069-0
Telefax: +49 (231) 958069-44
http://www.otris.de
Marketing-Managerin
Telefon: +49 (231) 958069-57
E-Mail: deuker@otris.de
Global Player mit regionaler Verwurzelung – BIRKENSTOCK vereinfacht Datenschutz mit otris privacy
In den letzten Jahren ist das Unternehmen sowohl auf dem heimischen als auch auf dem internationalen Markt stark gewachsen. Starkes Wachstum bedeutet zunehmende Verantwortung – auch im Datenschutz. Um in diesem sensiblen Bereich weiterhin den eigenen Ansprüchen und auch den sich ändernden gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden, entschied sich BIRKENSTOCK für den Einsatz der Spezialsoftware otris privacy. Das System wird angepasst an die Konzernstruktur eingesetzt, um eine optimale Unterstützung bei sämtlichen Prozessen im Datenschutz zu gewährleisten.
otris privacy bietet umfassende Unterstützung bei der Dokumentation, Analyse, Kontrolle und Optimierung von Verarbeitungsprozessen personenbezogener Daten. Zusätzlich steuert der Nutzer die unternehmensweiten Maßnahmen zur Mitarbeitersensibilisierung. Die Datenschutzmanagement-Software deckt sowohl die Anforderungen des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) als auch der, ab dem 25. Mai 2018 anzuwendenden, EU-DSGVO ab.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
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Funktionierende Prozesse erhalten, Akzeptanz erhöhen – das konkrete Vorgehen im Projekt (Teil 3)
Welche Anforderungen gibt es?
Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur und seine eigenen Strukturen. Arbeitsabläufe sind häufig aus trial and error und stetigen Verbesserungsprozessen heraus entstanden. In welcher Form die Vertragsverwaltung organisiert ist, hängt nicht nur von der Unternehmensgröße ab, sondern ebenso von der Unternehmensstruktur und den Geschäftsfeldern. Je besser die digitale Vertragsverwaltung den Gegebenheiten angepasst wird, desto produktiver können die Mitarbeiter mit dem System arbeiten und desto höher ist die Nutzerakzeptanz. Um Systeme vor der Neueinführung beim Kunden bestmöglich zu konfigurieren, bietet die otris software AG spezielle Workshops an. Je nach Umfang des Systems werden eine oder mehrere Workshop-Sessions veranschlagt, in denen die Projektverantwortlichen zusammen mit dem otris Berater ausarbeiten, wie das System den Bedingungen im Unternehmen angepasst werden soll. Nach Abschluss des Workshops steht ein Konzept, das festlegt, welche Konfigurationen am Standardsystem vorgenommen werden und ob bzw. welche Erweiterungen und Schnittstellen programmiert werden.
Die technische Umsetzung
Nachdem das fachliche Konzept feststeht, realisiert otris die technische Umsetzung zunächst auf einem Entwicklungssystem. Die Anpassung der Software erfolgt nach einem iterativen Verfahren. Das heißt, dass otris zunächst ein Grundgerüst mit den Hauptanforderungen erstellt und dem Kunden präsentiert. In weiteren Schritten wird das System kontinuierlich verfeinert. Dieses Vorgehen minimiert Risiken: Der Kunde sieht fortlaufend, ob die Anforderungen nach seinen Vorstellungen umgesetzt werden und kann bei Bedarf – noch während der Entwicklungsphase – Änderungs- und Erweiterungswünsche einbringen. Nach Fertigstellung wird das System beim Kunden installiert und in die bestehende Infrastruktur integriert. Die sich anschließenden standardisierten Testverfahren sichern höchste Produktqualität. Das unternehmensweite „Roll-out“ wird nach Altdaten-Migration realisiert und initiiert die produktive Nutzung der Software.
Erfahrene Projektleiter
Technisch anspruchsvolle Projekte mit vielen Stakeholdern werden schnell komplex und unübersichtlich. Die Projektleiter der otris software AG haben jahrelange Erfahrung bei der Bewältigung komplizierter und vielschichtiger Kundenanforderungen aus unterschiedlichsten Geschäftsfeldern. In vielen Hundert Projekten wurden Ergebnisse zu den vereinbarten Zeit-, Budget-, und Qualitätsvorgaben geliefert. Die Zertifizierung der Projektleiter in der international anerkannten Methode PRINCE2® belegt diese Kompetenz.
Anpassung als Schlüssel zur Nutzerakzeptanz
Software, die nach der Einführung umgehend produktiv genutzt werden kann und die den Anwendern keine große Anpassungsarbeit abverlangt, ist eine grundlegende Voraussetzung für eine hohe Nutzerakzeptanz. Abhängig von Unternehmensgröße, -strukturen und -bedarf kann in bestimmten Fällen ein Standardsystem „out of the box“ ausreichen, um sämtliche Anforderungen zu erfüllen. Häufig erfordern die Gegebenheiten jedoch schon in kleinen und mittleren Unternehmen individuelle Anpassungen. Anpassungen der Software sind notwendig und lohnend, damit die Anpassung der Nutzer so gering wie möglich ausfällt. Neben einer Vertragsmanagement-Software, die in ihren unterschiedlichen Editionen je nach Bedarf an Unternehmensstrukturen und Unternehmensprozesse angepasst werden kann, bietet otris ein breites Spektrum an Dienstleistungen, um Software und Nutzer optimal auf das neue System vorzubereiten (siehe Teil 1 und Teil 2). Letztendlich sind die Erfahrung und Kompetenz der otris Projektmanager ausschlaggebend dafür, dass die Anpassungsmöglichkeiten, die otris contract bietet, auch in vollem Umfang genutzt werden und in angemessener Zeit einsatzbereit sind.
Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.
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Welche Dienstleistungen bei einer unternehmensweiten Vertragsmanagement-Einführung sinnvoll sind (Teil 2)
Schulungen vereinfachen den reibungslosen Einstieg
Die otris software AG bietet für sämtliche Produkte Schulungen an, die inhaltlich an der Rolle der künftigen Nutzer (Admins, intensive Nutzer, Gelegenheitsnutzer) ausgerichtet sind. Auch wenn viele Basis-Funktionen in otris contract selbsterklärend funktionieren – eine Schulung vermittelt Nutzern Wissen zu Funktionen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, das Arbeiten mit dem System jedoch enorm bereichern. Ein Beispiel: Wie eine einfache Suche nach einem Schlagwort funktioniert, ist für neue otris contract-Nutzer umgehend erkennbar. Eine Schulung vermittelt darüber hinaus umfangreiche Zusatzfunktionen, um Suchergebnisse zu optimieren. Hierzu zählen z.B. Trefferlisten, Sortierfunktionen, Suchkombinationen, speicherbare Suchanfragen oder Filter. Wissen, das in Schulungen vermittelt und in Form von Schulungsunterlagen bereitgestellt wird, vereinfacht den künftigen Nutzern einen reibungslosen Einstieg in die neue Software.
Mit einer gefüllten Datenbank umgehend produktiv arbeiten
Neben Schulungen bietet otris weitere Dienstleistungen an, die die Akzeptanz nach dem „Go live“ fördern. Hierzu zählt die Datenmigration. Eine digitale Vertragsverwaltung ist nur so gut, wie der eingepflegte Stammdaten- und Vertragsbestand. Die Anschaffung eines neuen Systems zur Vertragsverwaltung ohne die gleichzeitige und vollständige Migration zumindest der Verträge, die für das Tagesgeschäft relevant sind, befördert eine ablehnende Haltung der Nutzer. Der Grund für einen unvollständigen Datenbestand kann z.B. eine unklare firmeninterne Vereinbarung darüber sein, wer für die Anlage des Altbestands zuständig ist. Das führt dazu, dass die Datenbank nur einen Teil aller Verträge enthält. Sucht ein Nutzer nach einem Vertrag, ohne ihn zu finden, führt dies unweigerlich zu Frustration und – falls noch aktiv – zur Nutzung des alten Systems. Um dem vorzubeugen, ist es sinnvoll, die Altdaten-Migration fest in den Projektablauf einzuplanen. Durch die in hunderten Projekten gesammelten Erfahrungen verfügt otris über umfassendes Know how bei der Daten-Übertragung vom alten zum neuen System. Nutzer, die beim Erstkontakt mit dem neuen System sämtliche Verträge, Stammdaten und Dokumente, nach denen sie suchen, auf Anhieb finden, freuen sich darüber, umgehend produktiv arbeiten zu können.
Breiter Zugang zum System als Akzeptanzfaktor
Ein weiterer Faktor, der Einfluss auf die Nutzerakzeptanz hat, ist der Zugang zum System. Wird der Zugang aus Kostengründen bei neu eingeführter Software auf wenige feste Nutzerkonten beschränkt, kann dies zu Überforderung bei den zugangsberechtigten Mitarbeitern führen. Zusätzlich sind Mitarbeiter verärgert, für die das System eine Arbeitserleichterung darstellen würde, die jedoch keinen Zugang erhalten. Das otris contract Lizenzmodell erleichtert es Unternehmen, die Software einem breiten Anwenderkreis zur Verfügung zu stellen. Neben den Named User Lizenzen, die an ein festes Benutzerkonto gebunden sind, stehen Concurrent Lizenzen zur Verfügung, mit denen eine theoretisch unbegrenzte Anzahl an Nutzern der System-Zugang ermöglicht wird: Concurrent User Lizenzen sind nicht an feste Benutzerkonten gebunden, sondern stehen allen Nutzern zur Verfügung. Mit der Anmeldung eines Benutzers vom Typ Concurrent wird für die Dauer dessen Sitzung eine freie Lizenz abgezogen. Zeitgleich haben so viele Benutzer vom Typ Concurrent Zugang zum System, wie entsprechende Lizenzen erworben wurden. Gerade für die vielen „Gelegenheitsnutzer“ in einem Unternehmen bietet sich dieser Lizenztyp an. So profitieren bei überschaubaren Mehrkosten viele zusätzliche Mitarbeiter von dem neuen System. Das erhöht nicht nur die Akzeptanz unter den Anwendern, sondern ebenso bei der Geschäftsleitung.
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Funktionierende Prozesse erhalten, Akzeptanz erhöhen – so gelingt die unternehmensweite Vertragsmanagement-Einführung (Teil 1)
Akzeptanz bei den Nutzern
Wie bei anderen Systemeinführungen profitiert das Unternehmen jedoch nur dann im vollen Umfang von den Vorteilen einer digitalen Vertragsverwaltung, wenn die Mitarbeiter die neue Software akzeptieren. Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Software-Einführung ist die offene Kommunikation zwischen Management und späteren Usern. Je stärker diejenigen in das Projekt eingebunden werden, die das System hauptsächlich nutzen werden, desto weniger Angriffsfläche bietet die Einführung. Ebenso wichtig ist, dass den Mitarbeitern möglichst wenig Anpassungsarbeit abverlangt wird. Idealerweise muss sich das neue System an die vorhandenen Strukturen und Prozesse anpassen und nicht umgekehrt. Vertraute, gut funktionierende Arbeitsabläufe sollten nicht Opfer, sondern integraler Bestandteil der Software-Neueinführung werden. Die Vertragsmanagement-Software otris contract bietet die technischen Voraussetzungen, um diesem Grundsatz gerecht zu werden. Drei Softwareeditionen – otris contract Standard, Enterprise und Enterprise Plus – stehen zur Verfügung, um unterschiedlich komplexe Anpassungs-Anforderungen umzusetzen:
Anpassungen in der Standard-Edition
- Übernahme der firmeneigenen Terminologie (z.B. die Benennung der Vertragsarten, Verschlagwortungs-Kategorien oder Arbeitsanweisungen). Durch den Erhalt der „firmeneigenen Sprache“ erleichtert otris contract neuen Anwendern den Einstieg.
- Daten aus bestehenden Systemen können importiert werden.
Zusätzliche Anpassungen in der Enterprise-Edition
- Abbildung der unternehmenseigenen Organisationsstruktur als Grundlage für die Vergabe von Zugriffsrechten. Die Rechtevergabe an die vorhandene Unternehmensstrukturen anzupassen, erleichtert die System- und Nutzeradministration.
- Login über Single Sign-on. Mitarbeiter haben nach einmaliger Anmeldung am Arbeitsplatz umgehend Zugriff auf otris contract.
Zusätzliche Anpassungen in der Enterprise Plus-Edition
- Abbildung unternehmenseigener Workflows erleichtert den Mitarbeitern Aufgaben zielgerichtet abzuarbeiten. Aufgaben (z.B. „rechnerisch Prüfen“ oder „Genehmigen“) werden in der Enterprise Plus-Edition in Form von Buttons und Feldern integriert.
- Der Lauf eines Vertrages durch das Unternehmen wird an die unternehmensspezifischen Vorgaben und Workflows angepasst. Die dem Mitarbeiter vertraute Dokumentenlenkung bleibt nicht nur erhalten, sondern wird durch Automatisierung zusätzlich vereinfacht.
Welche Edition ist die richtige?
Für viele kleine und mittlere Unternehmen reichen die Anpassungsmöglichkeiten der otris Standard-Edition bereits aus, um Mitarbeitern die Nutzung zu vereinfachen und damit die wichtigste Grundlage für eine breite Akzeptanz zu schaffen. Je größer das Unternehmen und je komplexer die Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe, desto sinnvoller wird der Einsatz der Enterprise bzw. Enterprise-Plus Edition. Sind viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen in die Vertragsverwaltung involviert, müssen vielfältige Interessen bei der Einführung beachtet werden. Das Interesse der Mitarbeiter, gut funktionierende Abläufe beizubehalten ist nachvollziehbar und gerechtfertigt. otris contract integriert firmeneigene Strukturen in die Software und vereinfacht Mitarbeitern durch Automatisierung, ihrer Verantwortung gerecht zu werden – zwei Grundvoraussetzungen, um eine hohe Akzeptanz bei der Software-Neueinführung zu erzielen.
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