Kundenwissen im Blindflug: Warum IT-Dienstleister ihr wertvollstes Kapital aus den Augen verlieren
Die technische Dokumentation ruht im DMS, Tickets sammeln sich im Servicedesk, Verträge und Kontakte pflegt das CRM, Projektdaten liegen im ERP oder in SharePoint, und Abstimmungen laufen über E-Mail und Teams. Ein erheblicher Teil der entscheidenden Details ist überhaupt nirgends erfasst – er existiert nur im Kopf einzelner Consultants. Solange die zuständigen Kolleginnen und Kollegen greifbar sind, trägt dieses Konstrukt erstaunlich weit.
Spürbar wird die Schwachstelle erst im Ausnahmefall: bei Urlaub, bei einer Kündigung, bei der Übergabe einer Kundenverantwortung. Dann steht auf einmal eine schlichte Frage im Raum: Wo steckt eigentlich das Wissen über diesen Kunden? In vielen Unternehmen lautet die ehrliche Antwort: überall verteilt. Und genau das ist der Kern des Problems.
Es scheitert nämlich nicht an fehlenden Daten, denn die Informationen sind vorhanden. Wehtun tut, dass Kundendokumentation, Kommunikation, Projekthistorie und Betriebswissen nie im Zusammenhang verfügbar sind. Die Rechnung dafür sind zähe Übergaben, lange Einarbeitungszeiten, vermeidbare Rückfragen und eine riskante Abhängigkeit von wenigen Personen.
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1 Wie Kundenwissen zum stillen Engpass wird
IT-Dienstleister verkaufen keine Standardware aus dem Regal, sie verkaufen Wissen. Sie beraten, betreiben Systeme, beheben Störungen, führen Projekte und halten Geschäftsprozesse am Laufen. Der Wert, den sie dabei schaffen, entsteht nicht allein aus technischer Kompetenz, sondern aus dem tiefen Verständnis der jeweiligen Kundenumgebung.
Dazu zählen unter anderem:
- Systemlandschaften
- individuelle Kundenanforderungen
- technische Besonderheiten
- Projekthistorien
- Ansprechpartner
- vereinbarte Ausnahmen
- Entscheidungen – dokumentierte wie undokumentierte
Je länger eine Kundenbeziehung läuft, desto wertvoller wird dieser Fundus. Parallel wächst allerdings die Gefahr, dass er sich über Systeme, Projekte und Personen zersplittert. Viele Häuser stecken viel Zeit in Dokumentation, und trotzdem fehlt der eine, zusammenhängende Blick auf den Kunden: Das Wissen ist da, aber es muss bei jedem Anlass neu zusammengetragen werden. So wird Kundenwissen schleichend vom Asset zum Engpass.
2 Wenn das Wissen im Postfach liegt statt in der Kundenakte
Die wichtigsten Weichenstellungen entstehen selten in offiziellen Dokumenten. Warum wurde eine bestimmte Sicherheitsrichtlinie angepasst, weshalb blieb eine empfohlene Lösung liegen, warum läuft der Betrieb mit einem technischen Workaround und warum hat der Kunde eine Modernisierung abgelehnt? Antworten auf solche Fragen stecken meist in Mailverläufen, Meetings oder Teams-Chats – und genau dort beginnt die Schieflage.
Die technische Maßnahme wandert ins Ticketsystem, die finale Konfiguration landet in der Dokumentation, doch die Begründung dahinter bleibt im Postfach zurück. Im laufenden Betrieb fällt das kaum ins Gewicht, weil der zuständige Consultant die Vorgeschichte kennt. Übernimmt jemand anderes, beginnt dagegen die Suche: Neue Kolleginnen und Kollegen wälzen alte E-Mails, stellen Rückfragen und rekonstruieren Zusammenhänge Stück für Stück. Die Informationen fehlen also nicht, sie hängen nur an Personen statt am Kunden.
Ein kurzer Selbsttest zeigt, wie groß das Risiko ist: Könnten Sie heute in fünf Minuten sämtliche relevanten Informationen zu einem Kunden zusammenstellen? Fällt die Antwort negativ aus, liegt es meist nicht an lückenhafter Dokumentation, sondern an fehlenden Verknüpfungen.
DMS für IT-Dienstleister: Projektdokumente & E-Mails in M365 | timo365
3 Ticket, Projekt und Dokumentation erzählen jeweils nur ein Kapitel
Der typische IT-Dienstleister arbeitet heute mit einem ganzen Systempark:
- Ticketsystem
- CRM
- ERP
- SharePoint
- Teams
- Wissensdatenbank
- Dokumentenmanagement
Jedes dieser Systeme hat seine Berechtigung, kritisch wird es erst an den Nahtstellen dazwischen. Das Ticket hält fest, was umgesetzt wurde, die Projektdokumentation beschreibt, was geplant war, das CRM liefert Vertrags- und Kundendaten, und die E-Mail erklärt, warum so entschieden wurde. Ein vollständiges Bild entsteht folglich erst, wenn diese Teile zusammenfinden.
In der Praxis springen Mitarbeitende jedoch zwischen Anwendungen hin und her, suchen Informationen und stellen die Zusammenhänge im Kopf selbst her. Bei Störungen, kurzfristigen Kundenanfragen oder Projektstarts kostet das genau die Zeit, die man nicht hat. Der eigentliche Aufwand entsteht damit nicht durch fehlende Informationen, sondern durch ihre Verteilung über getrennte Systeme.
4 Wenn Consultants gehen, geht das Kundenwissen mit
Die größte Wissensdatenbank vieler IT-Dienstleister steht nicht im Rechenzentrum, sie sitzt am Schreibtisch. Solange Schlüsselpersonen an Bord sind, bleibt dieses Risiko unsichtbar: Das Wissen ist jederzeit abrufbar, Kundenanfragen werden beantwortet und Projekte laufen wie geplant.
Brenzlig wird es bei:
- Kündigungen
- internen Rollenwechseln
- längeren Ausfällen
- Urlaubsvertretungen
- Unternehmenswachstum
Erst dann zeigt sich, wie viel tatsächlich dokumentiert wurde. Meist geht es dabei gar nicht um technische Fakten, denn weit wertvoller ist das Kontextwissen:
- Welche Besonderheiten gelten bei diesem Kunden?
- Welche Entscheidungen wurden bewusst so getroffen?
- Welche Risiken sind bekannt?
- Welche Erwartungen haben einzelne Ansprechpartner?
- Welche Themen wurden schon diskutiert und wieder verworfen?
Dieses Wissen liegt selten in einer Kundenakte, sondern verteilt sich auf E-Mails, Termine, Notizen und persönliche Erfahrung. Das Ergebnis ist eine starke Abhängigkeit von einzelnen Personen, und für Kunden wird das immer weniger akzeptabel: Sie erwarten Wissen, das im Unternehmen verankert ist – nicht nur beim betreuenden Consultant.
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5 Warum Kunden- und Projektübergaben Wochen verschlingen
Das Muster wiederholt sich in vielen Unternehmen. Ein Mitarbeiter übernimmt einen Kunden, und auf dem Papier ist alles beisammen:
- Dokumentation
- Tickets
- Projektunterlagen
- Zugänge
- Ansprechpartner
Trotzdem vergehen oft Wochen, bis echte Sicherheit einkehrt. Der Grund dafür ist banal: Dokumente zeigen Ergebnisse, kaum aber Hintergründe und Entscheidungswege.
Wer eine Kundenverantwortung übernimmt, muss verstehen:
- Warum wurde etwas genau so umgesetzt?
- Welche Alternativen standen zur Debatte?
- Welche Risiken waren bekannt?
- Welche Themen sind noch offen?
- Was erwartet der Kunde?
Diese Punkte müssen in der Regel mühsam rekonstruiert werden. Zeit verliert man deshalb nicht beim Lesen von Dokumenten, sondern beim Wiederherstellen von Kontext – und genau deshalb dauern Übergaben regelmäßig deutlich länger als eingeplant.
6 ISO 27001, NIS2 – und was das mit Kundenwissen zu tun hat
Lange galt Wissensmanagement in erster Linie als Effizienzfrage, inzwischen ist es vor allem eine Compliance-Frage. Kunden, Auditoren und Regulatorik verlangen nachvollziehbare Prozesse und belegbare Entscheidungen, und gemeint ist damit weit mehr als technische Dokumentation.
Entscheidend sind Fragen wie:
- Wer hat entschieden?
- Aus welchem Grund?
- Welche Risiken wurden bewertet?
- Welche Maßnahmen wurden umgesetzt?
- Wo ist das alles dokumentiert?
Wenn diese Informationen ausschließlich in Postfächern oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender liegen, lassen sich solche Fragen kaum belastbar beantworten. Je stärker ISO 27001, NIS2 und Informationssicherheit in den Vordergrund rücken, desto wichtiger wird deshalb eine nachvollziehbare Wissensbasis. Compliance beginnt eben nicht mit dem Audit, sondern dort, wo Wissen strukturiert zugänglich gemacht wird.
7 Die zentrale Kundenakte als Bindeglied zwischen Wissen, Übergaben und KI
Die entscheidende Frage lautet daher nicht, welches System man einsetzt, sondern: Wie verbinden wir unser Kundenwissen? Eine zeitgemäße Kundenakte führt zusammen, was zusammengehört:
- Kundendokumentation
- E-Mails
- Tickets
- Projektinformationen
- Verträge
- Ansprechpartner
- Entscheidungen
- Historien
Aus vielen einzelnen Quellen entsteht so ein gemeinsamer Wissenskontext. Niemand muss Informationen mehr zusammensuchen, Übergaben werden schlanker, neue Kolleginnen und Kollegen schneller produktiv und Entscheidungen nachvollziehbar.
Zugleich entsteht damit das Fundament für moderne KI-Anwendungen. Viele IT-Dienstleister beschäftigen sich derzeit mit Copilot, AI Agents und intelligenter Suche, doch wie viel diese Technologien leisten, hängt unmittelbar von der Qualität der verfügbaren Informationen ab. Wissen, das über zehn Systeme verstreut und nirgends verknüpft ist, kann auch eine KI nicht strukturieren. Erst wenn Kundenwissen in einem gemeinsamen Kontext vorliegt, erkennen intelligente Assistenten Zusammenhänge, beantworten Fragen und schaffen Orientierung.
8 Fazit: Nicht die Daten fehlen – die Zusammenhänge fehlen
Die meisten IT-Dienstleister sitzen längst auf großen Informationsmengen: Dokumentationen existieren, Tickets sind da, Projekte sind erfasst und E-Mails werden archiviert. Und trotzdem bleibt eine Frage unbeantwortet: Wo steckt das Wissen über Ihre Kunden? Wenn die Antwort „in Postfächern, Tickets, Teams-Chats und einzelnen Köpfen" lautet, besteht Handlungsbedarf.
DMS für IT-Dienstleister: Projektdokumente & E-Mails in M365 | timo365
Denn Kundenwissen gehört zu den wertvollsten Vermögenswerten eines IT-Dienstleisters. Es darf nicht an einzelnen Personen hängen, sondern muss dort verfügbar sein, wo entschieden, betreut und übergeben wird. Erst wenn Dokumentation, Kommunikation, Projekte und Historien in einem gemeinsamen Kontext zusammenlaufen, wird aus verstreuten Informationen ein echter Wissensvorsprung – und dieser Vorsprung entscheidet darüber, wie effizient, skalierbar und zukunftssicher ein IT-Dienstleister arbeitet.
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Die newvision Software GmbH ist auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Seit 2004 unterstützt das Team an den Standorten Wels, Wien und Stuttgart Planungsbüros (ingo365) und IT-Dienstleister (timo365) dabei, ihre Prozesse auf Basis von Microsoft Dynamics 365 zu digitalisieren – mit den Modulen ERP, HR und DMS und getreu dem Leitgedanken „software with a smile". Mehr als 300 Kunden im DACH-Raum vertrauen auf newvision. Mehr Infos auf www.newvision.eu
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Marketing
ERP-Einführung ohne Großprojekt: ingo365 SMART für Planungsbüros
Weitere Informationen zu ingo365 SMART
Warum viele Digitalisierungsprojekte aufgeschoben werden
Die meisten Planungsbüros wissen, dass ihre Prozesse langfristig digitalisiert und zentralisiert werden sollten. Dennoch wird das Thema häufig verschoben. Der Grund ist selten mangelnde Einsicht, sondern vielmehr das Tagesgeschäft.
Projekte laufen, Kunden erwarten Ergebnisse, neue Mitarbeitende müssen eingearbeitet werden und laufende Aufträge haben Priorität. Für größere Softwareprojekte bleibt im Alltag oft wenig Zeit. Gleichzeitig funktionieren bestehende Werkzeuge meist noch ausreichend gut. Die Zeiterfassung läuft in einem System, das Rechnungswesen in einem anderen, Projektlisten werden in Excel gepflegt und Berichte individuell zusammengestellt. Das ist nicht optimal, scheint jedoch zunächst praktikabel.
Mit zunehmender Unternehmensgröße verändert sich die Situation jedoch. Geschäftsführung, Projektleiter und Verwaltung benötigen immer häufiger aktuelle Informationen zur Auslastung, zum Projektstatus, zu offenen Leistungen oder zur Wirtschaftlichkeit einzelner Projekte. Je mehr Systeme beteiligt sind, desto höher wird der Aufwand für die Beschaffung und Abstimmung dieser Informationen.
Wenn Informationen über mehrere Systeme verteilt sind
In vielen Planungsbüros hat sich die Softwarelandschaft über Jahre entwickelt. Neue Anforderungen wurden häufig durch zusätzliche Speziallösungen abgedeckt. Dadurch entstehen Systemlandschaften, in denen verschiedene Anwendungen nebeneinander existieren.
Typische Beispiele sind:
- Zeiterfassung
- Ressourcenplanung
- CRM-System
- Rechnungswesen
- Dokumentenmanagement
- Excel-Auswertungen
- Projektcontrolling-Lösungen
Das eigentliche Problem besteht dabei nicht darin, dass einzelne Systeme ihre Aufgaben schlecht erfüllen. Die Herausforderung entsteht meist erst dann, wenn Informationen aus mehreren Bereichen gleichzeitig benötigt werden.
Möchte ein Projektleiter beispielsweise die aktuelle Wirtschaftlichkeit eines Projekts beurteilen, benötigt er unter anderem erfasste Stunden, geplante Budgets, Ressourcenauslastungen, offene Leistungen und aktuelle kaufmännische Kennzahlen. Häufig liegen diese Informationen zwar vollständig vor, jedoch an unterschiedlichen Stellen. Die Folge sind manuelle Auswertungen, Datenübertragungen und Abstimmungen zwischen verschiedenen Beteiligten.
Eine zentrale Plattform statt mehrerer Insellösungen
Mit ingo365 SMART verfolgt NewVision einen anderen Ansatz. Die Lösung bündelt zentrale kaufmännische und administrative Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis. Projektmanagement, Leistungserfassung, Ressourcenplanung, Controlling und Abrechnung greifen dabei auf dieselben Informationen zu.
Dadurch können relevante Kennzahlen direkt im System zur Verfügung stehen, ohne dass Daten zunächst aus mehreren Anwendungen zusammengeführt werden müssen.
Zu den wichtigsten Anwendungsbereichen gehören:
- Projekt- und Kontaktverwaltung
- Angebots- und Auftragsprozesse
- Projektzeiterfassung
- Ressourcenplanung
- Honorarkalkulation
- Projektcontrolling
- Fakturierung
- kaufmännische Auswertungen
Der Fokus liegt dabei nicht auf einer individuellen Neuentwicklung, sondern auf bewährten Branchenprozessen, die bereits in zahlreichen Planungsbüros erfolgreich eingesetzt werden.
Warum ERP-Projekte häufig komplexer wirken als nötig
Viele Planungsbüros verbinden ERP-Einführungen mit langen Projektlaufzeiten, umfangreichen Workshops und schwer kalkulierbaren Kosten. Diese Wahrnehmung hat sich über viele Jahre hinweg etabliert und trifft auf klassische Individualprojekte oftmals tatsächlich zu.
Gleichzeitig benötigen jedoch nicht alle Unternehmen dieselbe Vorgehensweise. Die grundlegenden kaufmännischen Abläufe ähneln sich in vielen Planungsbüros stärker als häufig angenommen. Projekte werden angelegt, Leistungen erfasst, Ressourcen geplant, Rechnungen erstellt und wirtschaftliche Kennzahlen ausgewertet.
Die Unterschiede liegen meist in einzelnen Ausprägungen oder Sonderanforderungen, nicht jedoch im grundsätzlichen Prozess. Genau an dieser Stelle setzt der SMART-Ansatz an. Statt jeden Prozess individuell zu entwickeln, übernimmt das Unternehmen bewährte Standardprozesse, die speziell auf Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros ausgerichtet sind.
Standardisiert oder individuell? Zwei Wege zur Unternehmenssoftware
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Softwarestrategie. Deshalb unterscheidet NewVision zwischen zwei grundsätzlichen Einführungsansätzen.
ingo365 SMART richtet sich an Unternehmen, die bewährte Branchenprozesse übernehmen möchten und eine schnellere sowie besser planbare Einführung bevorzugen.
ingo365 CUSTOM kommt dann zum Einsatz, wenn umfangreiche Sonderprozesse, individuelle Schnittstellen oder besondere organisatorische Anforderungen berücksichtigt werden müssen.
Welche Variante besser geeignet ist, hängt daher weniger von der Unternehmensgröße als vielmehr von der Prozesslandschaft und dem gewünschten Grad an Individualisierung ab.
Weitere Informationen zu individuellen ERP-Projekten
So läuft die Einführung von ingo365 SMART ab
Vor Beginn eines Projekts wird in einem Quick Check geprüft, ob die Anforderungen des Planungsbüros zum definierten SMART-Leistungsumfang passen.
Anschließend erfolgt die Einrichtung auf Basis bewährter Best-Practice-Konfigurationen. Dazu gehören unter anderem Stammdaten, Berechtigungen, Grundeinstellungen und Prozessstrukturen.
Die Schulung erfolgt schrittweise. Statt eines einzigen umfangreichen Workshop-Blocks lernen die Anwender die Lösung in mehreren aufeinander aufbauenden Etappen kennen. Nach den Grundlagen folgen Prozesse rund um Projektmanagement, Leistungserfassung, Controlling und Verwaltung.
Diese strukturierte Vorgehensweise ermöglicht eine deutlich höhere Planbarkeit als offene Individualprojekte. Der Produktivstart erfolgt bei passendem Leistungsumfang in der Regel innerhalb von ein bis drei Monaten. Die tatsächliche Projektdauer hängt von Faktoren wie Datenqualität, gewähltem Leistungsumfang und internen Ressourcen ab.
Digitalisierung muss kein ERP-Großprojekt sein
Viele Unternehmen setzen Digitalisierung noch immer automatisch mit komplexen und langwierigen Softwareprojekten gleich. Diese Annahme ist jedoch nicht in jedem Fall zutreffend.
Gerade für Planungsbüros, die ihre Projektverwaltung, Leistungserfassung, Ressourcenplanung und kaufmännischen Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform bündeln möchten, kann ein standardisierter Ansatz häufig ausreichend sein. Bewährte Branchenprozesse, ein klar definierter Leistungsumfang und eine strukturierte Einführung schaffen die Grundlage für einen planbaren Einstieg in eine integrierte Unternehmenssoftware.
Interessierte Planungsbüros können sich in einer kostenlosen Videoaufzeichnung einen Überblick über den typischen Projektablauf in ingo365 SMART verschaffen – von der Kontaktverwaltung über die Angebotserstellung bis zur Projektabwicklung und kaufmännischen Auswertung.
Oder Sie lesen sich den kompletten Fachbeitrag zum Thema durch:
Digitalisierung für Planungsbüros mit ingo365 SMART
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Marketing
Zu viele Tools, zu wenig Überblick? Welche Software IT-Dienstleister wirklich brauchen
Zuerst wird ein Ticketsystem eingeführt, um Supportanfragen besser zu organisieren. Dann folgt ein CRM für den Vertrieb. Später kommen Projektmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement und weitere spezialisierte Lösungen hinzu. Jede Anwendung löst ein konkretes Problem und jede Entscheidung erscheint zunächst sinnvoll.
Die Herausforderung entsteht meist erst später.
Während der Vertrieb Kundendaten im CRM pflegt, erfassen Supportmitarbeiter ihre Leistungen im Ticketsystem. Projektleiter überwachen Budgets und Ressourcen im PSA-System, Arbeitszeiten werden separat dokumentiert und wichtige Dokumentationen liegen im DMS, auf SharePoint oder einem Fileserver.
Die Informationen sind vorhanden. Dennoch wird es zunehmend schwieriger, den Überblick zu behalten.
Dabei fehlt vielen IT-Dienstleistern nicht unbedingt eine weitere Software. Oft fehlt vielmehr der rote Faden zwischen den bereits vorhandenen Systemen.
Deshalb lohnt sich eine andere Frage:
Welche Software braucht ein moderner IT-Dienstleister wirklich und welche Prozesse sollten heute miteinander verbunden sein?
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Wenn Informationen durch fünf Systeme wandern
Ein Kunde meldet eine Störung.
Der Support erstellt ein Ticket. Ein Techniker übernimmt die Bearbeitung, dokumentiert die erbrachte Leistung und erfasst anschließend seine Zeit. Der Projektleiter möchte wissen, wie viele Stunden bereits auf das Budget gebucht wurden. Die Buchhaltung benötigt dieselben Informationen später für die Abrechnung.
Eigentlich wurde die Information nur einmal erzeugt. Trotzdem verteilt sich derselbe Vorgang auf mehrere Anwendungen.
Das Ticket befindet sich im Ticketsystem, Zeiten in der Zeiterfassung, Projektinformationen im PSA-System und Kundendaten im CRM. Für Auswertungen landen viele Informationen zusätzlich in Excel.
Jedes einzelne System erfüllt seine Aufgabe. Die Herausforderung entsteht bei der Zusammenführung der Informationen.
Besonders sichtbar wird das, wenn ein Bestandskunde beim Vertrieb anruft und nach dem Status eines laufenden Projekts fragt. Der Vertrieb sieht die Kundenhistorie im CRM, der Projektleiter kennt den Projektstatus aus dem PSA-System und der Support arbeitet parallel an offenen Tickets.
Alle arbeiten für denselben Kunden. Aber nicht automatisch mit demselben Gesamtbild.
Warum Softwarelandschaften automatisch wachsen
Die wenigsten IT-Dienstleister planen ihre gesamte Systemlandschaft von Beginn an. Meist entwickelt sie sich über Jahre hinweg.
Mit steigenden Kundenzahlen wächst die Bedeutung des CRM. Größere Projekte benötigen Projektcontrolling und Ressourcenplanung. Gleichzeitig entstehen immer mehr Dokumentationen, Verträge und technische Unterlagen.
Viele Unternehmen führen deshalb ein Dokumentenmanagementsystem ein, um Informationen zentral verfügbar zu machen und Wissen langfristig zu sichern.
Auch Personal- und Ressourcenplanung gewinnen an Bedeutung. Urlaubsplanung, Abwesenheiten und verfügbare Kapazitäten beeinflussen direkt, welche Projekte umgesetzt werden können und wie hoch die tatsächliche Auslastung eines Teams ist.
So entsteht Schritt für Schritt eine umfangreiche Softwarelandschaft. Das ist grundsätzlich nicht problematisch.
Herausfordernd wird es erst dann, wenn Informationen mehrfach gepflegt oder manuell zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden müssen.
Warum PSA für viele IT-Dienstleister unverzichtbar geworden ist
Projektleiter müssen täglich Antworten auf wichtige Fragen finden:
- Welche Mitarbeiter sind ausgelastet?
- Welche Leistungen wurden bereits erbracht?
- Wo drohen Budgetüberschreitungen?
- Welche Projekte laufen profitabel?
Genau hier kommen PSA-Systeme ins Spiel.
Sie schaffen Transparenz über Projekte, Ressourcen und Budgets und helfen dabei, Zusammenhänge sichtbar zu machen.
Doch auch PSA-Systeme sind auf Informationen aus anderen Bereichen angewiesen. Zeiten entstehen bei Mitarbeitern, Kundendaten stammen aus dem Vertrieb, Tickets entstehen im Support und wichtige Projektdokumente liegen häufig im DMS.
Für den Kunden ist all das ein einziger Auftrag. Intern verteilt sich derselbe Vorgang jedoch oft auf mehrere Anwendungen.
Besonders deutlich wird das zum Monatsabschluss. Die Geschäftsführung benötigt Kennzahlen zur Projektprofitabilität, Projektleiter exportieren Daten aus dem PSA-System und die Buchhaltung ergänzt abrechenbare Leistungen.
Die Daten sind bereits vorhanden. Der zusätzliche Aufwand entsteht bei ihrer Zusammenführung.
Das Wissen des Unternehmens muss auffindbar bleiben
Viele IT-Dienstleister kennen folgende Situation:
Ein Consultant geht für zwei Wochen in den Urlaub. Kurz darauf benötigt ein Kunde Unterstützung bei einem laufenden Projekt.
Die technische Dokumentation liegt auf SharePoint, wichtige Entscheidungen wurden in Teams festgehalten, Rückfragen befinden sich im Ticketsystem und zusätzliche Informationen wurden per E-Mail ausgetauscht.
Obwohl alle Informationen vorhanden sind, benötigt die Vertretung zunächst Zeit, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Das Problem ist nicht fehlende Dokumentation. Das Problem ist fehlender Kontext.
Genau deshalb gewinnt Dokumentenmanagement für IT-Dienstleister zunehmend an Bedeutung. Moderne DMS-Lösungen sollen Informationen nicht nur speichern, sondern im richtigen Zusammenhang bereitstellen.
Beim Kunden. Im Projekt. Im Vorgang. So bleibt Wissen auch bei Wachstum, Projektübergaben oder Mitarbeiterwechseln verfügbar.
Warum Zeit und Ressourcen immer wichtiger werden
Für IT-Dienstleister entscheidet Zeit maßgeblich über den wirtschaftlichen Erfolg. Jede Supportanfrage kostet Zeit. Jedes Projekt benötigt Zeit. Jeder Kundentermin bindet Zeit.
Deshalb sind moderne Zeiterfassungssysteme längst mehr als ein Werkzeug zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Sie bilden die Grundlage für Projektcontrolling, Ressourcenplanung, Auslastungsanalysen und Abrechnung.
Gleichzeitig spielen Personalprozesse eine immer größere Rolle.
Wer wissen möchte, ob ein Projekt termingerecht umgesetzt werden kann, benötigt nicht nur Informationen über geplante Stunden, sondern auch über Verfügbarkeiten, Urlaubszeiten, Ausfälle und freie Kapazitäten im Team.
Je größer ein Unternehmen wird, desto schwieriger wird es, diese Informationen über verschiedene Systeme hinweg aktuell zu halten. Gleichzeitig wächst der Bedarf, Projekt-, Zeit- und Personaldaten gemeinsam zu betrachten, um Auslastungen realistisch planen zu können.
Welche Prozesse lassen sich heute verbinden?
Im Alltag eines IT-Dienstleisters hängen viele Prozesse unmittelbar zusammen.
Aus einem Lead wird ein Kunde. Aus dem Kunden entsteht ein Angebot. Daraus wird ein Projekt. Im Projekt entstehen Tickets, Arbeitszeiten und Dokumente. Diese Informationen bilden später die Grundlage für Abrechnung, Auswertungen und Managemententscheidungen.
Auch Ressourcenplanung, Kapazitäten und HR-Prozesse beeinflussen den Projekterfolg direkt. Deshalb geht es heute weniger darum, jede Anwendung durch eine neue Lösung zu ersetzen.
Viel wichtiger ist eine gemeinsame Datenbasis, auf der zentrale Informationen zusammenlaufen und für unterschiedliche Prozesse nutzbar sind.
Je besser Kundeninformationen, Projekte, Dokumente, Arbeitszeiten und Ressourcen miteinander verbunden sind, desto weniger Medienbrüche entstehen im Arbeitsalltag.
Fazit: Nicht die Anzahl der Systeme entscheidet
Die entscheidende Frage lautet heute nicht mehr, welche einzelne Software ein IT-Dienstleister zusätzlich benötigt.
Viele Unternehmen verfügen bereits über leistungsfähige Lösungen für CRM, Ticketing, Projektmanagement, Dokumentation und Zeiterfassung.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Informationen übergreifend nutzbar zu machen.
Je stärker Kunden, Projekte, Dokumente, Arbeitszeiten und Ressourcen miteinander verbunden werden, desto weniger Verwaltungsaufwand entsteht. Informationen stehen schneller zur Verfügung und Teams verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Daten.
Moderne Plattformansätze verfolgen genau dieses Ziel. Sie verbinden kaufmännische Prozesse, Projektinformationen, Dokumente, Arbeitszeiten und Personaldaten auf einer gemeinsamen Datenbasis.
Genau diesen Ansatz verfolgt die timo365 Plattform.
Mit timo365 ERP, timo365 DMS und timo365 HR lassen sich kaufmännische Prozesse, Projektgeschäft, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung sowie Ressourcen- und Personalplanung auf einer gemeinsamen Plattform zusammenführen.
Für viele IT-Dienstleister ist deshalb nicht das nächste Tool der entscheidende Schritt.
Viel wichtiger ist ein System, das den roten Faden zwischen den bereits vorhandenen Anwendungen schafft.
Der Software-Stack-Check
Mit diesem kostenlosen Software-Stack-Check prüfen Sie in wenigen Minuten, wie gut Ihre Systeme zusammenarbeiten und wo Optimierungspotenzial besteht.
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Über newvision: Die newvision Software GmbH ist auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Seit 2004 unterstützt das Team an den Standorten Wels, Wien und Stuttgart Planungsbüros (ingo365) und IT-Dienstleister (timo365) dabei, ihre Prozesse auf Basis von Microsoft Dynamics 365 zu digitalisieren – mit den Modulen ERP, HR und DMS und getreu dem Leitgedanken „software with a smile". Mehr als 300 Kunden im DACH-Raum vertrauen auf newvision. Mehr Infos auf www.newvision.eu
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Marketing
Welche Software braucht ein Ingenieurbüro wirklich? CAD, BIM, HOAI und ERP sinnvoll verbinden
Genau an dieser Schnittstelle setzen integrierte ERP-Plattformen für Planungsbüros an: Sie ersetzen keine Fachsoftware wie CAD oder BIM, sondern verbinden Projekte, Zeiten, Honorare, Belege und Dokumente auf einer gemeinsamen kaufmännischen Datenbasis.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung kommen immer mehr Systeme ins Planungsbüro. Die entscheidende Frage ist jedoch nicht, welche Software noch fehlt, sondern wie sich Projekte, Honorare, Zeiten, Dokumente und kaufmännische Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammenführen lassen.
Kurz gesagt: Ein Ingenieurbüro braucht nicht möglichst viele Einzelsysteme, sondern eine sinnvoll verbundene Softwarelandschaft aus Fachplanung, Honorarberechnung, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung und ERP.
Welche Software kommt im Ingenieurbüro zum Einsatz?
CAD und BIM sind die fachliche Planungsbasis im Ingenieurbüro, lösen aber nicht automatisch kaufmännische Fragen wie Honorar, Marge, offene Posten oder Projektstunden. Während CAD-Systeme wie AutoCAD, Civil 3D oder MicroStation die Erstellung von Zeichnungen und Modellen ermöglichen, beschreibt BIM eine Methode zur digitalen Planung und Zusammenarbeit über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg. Gemeinsam sorgen beide Ansätze dafür, dass Informationen strukturiert erfasst, ausgetauscht und weiterverarbeitet werden können.
Entscheidend ist dabei nicht allein die eingesetzte Software, sondern die Interoperabilität zwischen den beteiligten Disziplinen. Modelle und Projektdaten müssen über Formate wie DWG, DXF oder IFC verlustfrei zwischen Fachplanern, Auftraggebern und ausführenden Unternehmen ausgetauscht werden können. Wo dieser Datenaustausch funktioniert, sinken Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen deutlich.
Besonders im BIM-Umfeld gehen die verfügbaren Informationen weit über Geometrien hinaus. Moderne Modelle enthalten zusätzlich Mengen, Termine und Kosteninformationen. Damit entsteht eine wertvolle Grundlage für Planung und Projektabwicklung. Dennoch endet die fachliche Perspektive meist an der Projektgrenze: Ein BIM-Modell kennt Mengen und Bauteile, aber keine Honorare, Projektmargen, offenen Forderungen oder tatsächlich aufgewendeten Stunden. Diese kaufmännischen Informationen entstehen erst in der Projektsteuerung und müssen mit den technischen Projektdaten zusammengeführt werden.
- HOAI-Tool: anrechenbare Kosten, Honorarzonen und Leistungsphasen sicher kalkulieren
Viele Architektur- und Ingenieurbüros nutzen die HOAI weiterhin als Referenzrahmen, um Leistungen entlang der Leistungsphasen (LPH 1 bis 9) abzugrenzen und Honorare nachvollziehbar zu kalkulieren. Seit der HOAI-Novelle 2021 sind die Honorartafeln nicht mehr verbindlich, dienen in der Praxis jedoch weiterhin als etablierte Orientierung für Angebote und Honorarvereinbarungen.
Die Honorarberechnung basiert auf anrechenbaren Kosten, Honorarzone und Leistungsphasen. Daraus ergeben sich Angebote, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen. Da diese Zusammenhänge schnell komplex werden, setzen viele Büros auf spezialisierte HOAI-Tools. Den größten Nutzen entfalten solche Lösungen dort, wo die Honorarermittlung nicht isoliert bleibt, sondern direkt mit Projektsteuerung, Zeiterfassung und Abrechnung verbunden wird. Wer nachvollziehen möchte, wie aus anrechenbaren Kosten, Honorarzone und Leistungsphasen ein prüffähiges Honorar entsteht und welche typischen Fehler dabei vermieden werden sollten, findet im Leitfaden „HOAI-Honorar verstehen und berechnen" ein vollständig durchgerechnetes Praxisbeispiel.
- Microsoft Excel: unschlagbar flexibel, bis es kippt
Excel gehört in nahezu jedem Planungsbüro zum Alltag. Für technische Berechnungen, Auswertungen oder individuelle Listen ist das Werkzeug kaum zu ersetzen. Gerade diese Flexibilität wird jedoch zum Problem, sobald mehrere Personen mit denselben Daten arbeiten oder projekt- und kaufmännische Informationen dauerhaft gepflegt werden müssen.
Excel ist weder Datenbank noch ERP-System. Versionen geraten auseinander, Informationen liegen in unterschiedlichen Dateien und Fehler bleiben häufig lange unentdeckt. Im Projektgeschäft wirken sich solche Ungenauigkeiten direkt auf Projektcontrolling, Honorarermittlung und Marge aus. Je wichtiger Daten für die Steuerung des Büros werden, desto wichtiger wird eine zentrale und nachvollziehbare Datenbasis.
- Finanzbuchhaltung: die Schnittstelle entscheidet
Für die Finanzbuchhaltung setzen viele Ingenieur- und Architekturbüros auf etablierte Systeme wie DATEV oder BMD und arbeiten eng mit ihrem Steuerberater zusammen. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch selten in der Buchhaltung selbst, sondern an den Schnittstellen zum Projektgeschäft.
Ausgangsrechnungen, Projektkosten und offene Posten entstehen bereits während der Projektabwicklung. Werden diese Informationen mehrfach erfasst oder manuell übertragen, entstehen Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen. Je näher Projektsteuerung und Buchhaltung zusammenrücken, desto weniger Medienbrüche und Doppelarbeit entstehen.
- DMS: Ablage ist nicht gleich Dokumentenmanagement
Die meisten Büros starten mit Fileservern oder Cloud-Speichern, und für die reine Ablage reicht das oft. Dokumentenmanagement geht jedoch deutlich weiter. Entscheidend ist nicht nur, wo Dokumente gespeichert werden, sondern ob sie dem richtigen Projekt, der richtigen Leistungsphase und dem richtigen Vorgang zugeordnet sind. Erst dadurch bleiben Informationen langfristig nachvollziehbar.
Besonders herausfordernd ist die Kommunikation rund um Projekte. Wichtige Entscheidungen entstehen häufig in E-Mails: Freigaben, Änderungswünsche, Nachträge oder Terminabstimmungen. Das Problem dabei: Die Informationen liegen meist in einzelnen Postfächern und nicht beim Projekt. Bei Projektübergaben oder längeren Abwesenheiten muss der Zusammenhang dann mühsam rekonstruiert werden.
Ein projektorientiertes DMS führt Dokumente, E-Mails und Informationen in einer gemeinsamen Projektakte zusammen und schafft so Transparenz über den gesamten Projektverlauf.
Wie gut Dokumente, E-Mails und Projektinformationen heute wirklich zusammengeführt sind, zeigt der Selbsttest: Sind Ihre Dokumente sicher abgelegt?
- Digitale Zeiterfassung: Arbeitszeit, Projektzeit und Abwesenheiten im Blick
In kaum einem anderen Bereich treffen HR und Projektgeschäft so direkt aufeinander wie bei der Zeit. Dieselbe erfasste Stunde dient zwei Zwecken: arbeitsrechtlich als Nachweis von Arbeitszeit, Pausen und Zeitkonten und betriebswirtschaftlich als Grundlage für Projektcontrolling und Abrechnung. Wer Zeiten nur grob oder verspätet erfasst, riskiert auf beiden Seiten Lücken.
Im Projektgeschäft kommt eine zweite Dimension hinzu: Zeiten müssen projektbezogen erfasst werden, damit Projektleiter Verbrauch, Auslastung und Abweichungen frühzeitig erkennen können. Werden Stunden erst am Monatsende aus verschiedenen Listen zusammengeführt, geht der Überblick über laufende Projekte schnell verloren. Gerade in Ingenieur- und Architekturbüros beeinflussen erfasste Zeiten unmittelbar die Wirtschaftlichkeit eines Projekts.
Wie gut Arbeitszeit-, Projektzeit- und Abwesenheitserfassung heute in Ihrem Büro organisiert sind, zeigt die Checkliste „Digitale Arbeitszeiterfassung für Ingenieur- und Architekturbüros".
Welches ERP-System fehlt am digitalen Arbeitsplatz?
Geht man die einzelnen Werkzeuge durch, zeigt sich ein Muster: CAD, BIM und HOAI-Tools liefern die fachliche Grundlage, Excel unterstützt viele individuelle Auswertungen und Systeme für Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder Zeiterfassung erfüllen jeweils ihre eigene Aufgabe. Herausforderungen entstehen meist nicht innerhalb dieser Lösungen, sondern an ihren Schnittstellen. Dort entstehen doppelte Erfassung, Medienbrüche und fehlende Transparenz.
Der digitale Arbeitsplatz im Planungsbüro ist daher längst Realität. Was häufig fehlt, ist eine gemeinsame Datenbasis, auf der Projekte, Honorare, Zeiten, Belege, Ressourcen und Dokumente zusammengeführt werden.
Für viele Büros beginnt der nächste Schritt deshalb nicht mit einem weiteren Einzeltool, sondern mit der Frage, wie sich vorhandene Prozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis abbilden lassen. Einen praxisnahen Einblick in typische Abläufe vom Angebot bis zur Abrechnung bietet die ingo365 ERP-Demo.
Wichtig bleibt die Abgrenzung: Ein Projekt-ERP ersetzt weder CAD und BIM noch den Steuerberater. Es verbindet diese Welten und schafft die Grundlage für durchgängige Prozesse ohne doppelte Datenpflege.
Die newvision Software GmbH ist auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Seit 2004 unterstützt das Team an den Standorten Wels, Wien und Stuttgart Planungsbüros (ingo365) und IT-Dienstleister (timo365) dabei, ihre Prozesse auf Basis von Microsoft Dynamics 365 zu digitalisieren – mit den Modulen ERP, HR und DMS und getreu dem Leitgedanken „software with a smile". Mehr als 300 Kunden im DACH-Raum vertrauen auf newvision. Mehr Infos auf www.newvision.eu
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Marketing
Zeiterfassung IT-Dienstleister: erfasst, aber nicht abgerechnet
Gleichzeitig steht die Zeiterfassung rechtlich unter Beobachtung. Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung reicht eine lückenhafte Excel-Liste nicht mehr aus. Wer Zeiten nicht nachvollziehbar und vollständig dokumentiert, riskiert nicht nur Umsatz, sondern auch unangenehme Fragen bei der nächsten Prüfung.
Dieser Beitrag schafft Überblick: Wo genau abrechenbarer Umsatz verloren geht, was rechtssichere Zeiterfassung heute bedeutet – und woran Sie erkennen, ob Ihre eigene Erfassung wirklich abrechnungsrelevant ist.
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Warum erfasste Zeiten nicht automatisch abrechenbare Zeiten sind
Die meisten IT-Dienstleister erfassen Zeit – das ist nicht das Problem. Das Problem entsteht eine Ebene tiefer: Eine erfasste Stunde sagt zunächst nur, dass gearbeitet wurde. Sie sagt nicht, ob diese Stunde einem Projekt oder einer Leistung zugeordnet ist, die sich überhaupt abrechnen lässt.
Genau hier öffnet sich die Lücke. Support, Reisezeit, interne Calls, kurze „Mach ich schnell"-Aufgaben: Vieles davon ist echte Leistung, wird aber nie als abrechenbar markiert. Im Fachjargon heißt das Billable Leakage – abrechenbarer Umsatz, der unbemerkt versickert.
Schon wenige nicht zugeordnete Stunden pro Mitarbeiter und Woche summieren sich über das Jahr zu einem fünfstelligen Betrag. Bei einem Team von zehn Personen reden wir schnell über den Gegenwert einer ganzen Stelle, der schlicht nie auf einer Rechnung erscheint.
Rechtssichere Zeiterfassung: Was IT-Dienstleister heute wissen müssen
Neben dem wirtschaftlichen gibt es einen rechtlichen Treiber. Seit dem EuGH-„Stechuhr-Urteil" von 2019 und der Bestätigung durch das deutsche Bundesarbeitsgericht 2022 ist die systematische Erfassung der Arbeitszeit Pflicht. In Österreich gilt die Aufzeichnungspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz ohnehin seit Langem.
Für IT-Dienstleister bedeutet das: Eine Zeiterfassung muss mehr leisten als eine Tabelle. Als rechtssicher gilt sie erst, wenn sie diese Anforderungen erfüllt:
Vollständig – Beginn, Ende und Pausen werden lückenlos festgehalten
Nachvollziehbar – jede Buchung ist einer Person, einem Tag und einer Tätigkeit zugeordnet
Manipulationssicher – nachträgliche Änderungen sind dokumentiert und protokolliert
DSGVO-konform – der Zugriff auf personenbezogene Zeitdaten ist klar geregelt
Eine händisch geführte Excel-Datei erfüllt diese Kriterien praktisch nie. Sie ist beliebig überschreibbar, selten vollständig und im Streitfall kaum belastbar.
Vom Stundenzettel zur Rechnung: Wo der Umsatz verloren geht
Der Weg von der geleisteten Stunde bis zur bezahlten Rechnung ist bei IT-Dienstleistern oft erstaunlich brüchig. An jeder Übergabe zwischen Tools – Stundenzettel, Projektmanagement, Faktura – geht Information verloren. Vier typische Stellen, an denen Umsatz verdunstet:
Fehlende Zuordnung: Zeiten ohne Projekt- oder Vertragsbezug lassen sich später nicht mehr eindeutig fakturieren.
Zu späte Erfassung: Wer Stunden erst am Freitag aus dem Gedächtnis nachträgt, vergisst Details – und untertreibt im Zweifel.
Medienbrüche: Beim Kopieren aus Excel in die Rechnung schleichen sich Fehler ein, oder ganze Positionen fallen heraus.
Unklare Abrechnungsmodelle: Festpreis, Time-and-Material oder Subscription brauchen je eigene Logik – fehlt sie, wird falsch oder gar nicht abgerechnet.
Das Muster dahinter ist immer dasselbe: Je mehr Inseln zwischen Erfassung und Rechnung liegen, desto mehr Leistung bleibt unterwegs auf der Strecke.
Woran Sie eine abrechnungsrelevante Zeiterfassung erkennen
Woran lässt sich festmachen, ob eine Zeiterfassung wirklich abrechnungsrelevant ist – und nicht nur dokumentiert? Diese fünf Merkmale geben Orientierung, unabhängig vom konkreten Werkzeug:
Jede Stunde trägt einen Kontext. Projekt, Leistung und der Status „abrechenbar/nicht abrechenbar" werden direkt bei der Erfassung mitgegeben – nicht Wochen später rekonstruiert.
Erfassung passiert im Arbeitsfluss. Niedrigschwellig per Web- oder Mobile-App, idealerweise dort, wo ohnehin gearbeitet wird.
Stunden fließen in die Projektsicht. Ein Soll-Ist-Vergleich zeigt frühzeitig, wo ein Projekt aus dem Ruder läuft.
Abrechnungsmodelle werden sauber getrennt. Festpreis, Time-and-Material und wiederkehrende Leistungen folgen je eigener Logik.
Es gibt einen Weg in die Buchhaltung. Daten landen ohne Abtippen in der Finanzbuchhaltung, etwa über gängige Schnittstellen.
Erfüllt Ihre heutige Lösung weniger als drei dieser Punkte, lohnt sich ein genauer Blick – die Wahrscheinlichkeit für stille Umsatzlücken ist dann hoch.
Erste Schritte: So verschaffen Sie sich Klarheit
Bevor es um Werkzeuge geht, hilft eine ehrliche Bestandsaufnahme. Die meisten Lücken werden überhaupt erst sichtbar, wenn man die richtigen Fragen stellt. Ein guter Einstieg sind drei einfache Checks:
Quote prüfen: Wie hoch ist der Anteil an allen abrechenbaren erfassten Stunden – und kennen Sie ihn überhaupt?
Lücken lokalisieren: Bei welcher Übergabe (Erfassung, Controlling, Faktura) geht heute am meisten verloren?
Aktualität messen: Wie viele Tage liegen zwischen geleisteter Stunde und Erfassung?
Wer diese Fragen beantworten kann, erkennt schnell, ob es um bessere Routinen oder um ein durchgängigeres System geht. Branchenlösungen wie timo365 von newvision verfolgen genau diesen Gedanken – Erfassung, Controlling und Faktura auf einer Datenbasis. Wer tiefer einsteigen möchte, findet dazu weiterführende Beiträge in unserem Blog.
Fazit: Erst verstehen, dann handeln
Zeiterfassung wird bei IT-Dienstleistern noch zu oft als lästige Pflicht behandelt. Dabei steckt in ihr ein doppelter Hebel: Sie schützt rechtlich – und sie macht sichtbar, wie viel geleistete Arbeit tatsächlich bezahlt wird.
Der Unterschied zwischen „dokumentiert" und „abrechnungsrelevant" entscheidet darüber, ob aus Stunden auch Umsatz wird. Der erste Schritt dorthin ist kein großes Projekt, sondern eine einfache Frage: Wissen Sie, wie viele Ihrer erfassten Stunden abrechenbar zugeordnet sind?
Wer diese Frage stellt, hat den wichtigsten Schritt schon getan. Im nächsten Schritt lohnt es sich, die typischen Lücken im eigenen Prozess genauer anzusehen – Stoff dafür liefern die weiterführenden Beiträge rund um Projektcontrolling und Faktura.
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Die newvision Software GmbH ist auf integrierte Business-Software für projektorientierte Unternehmen spezialisiert. Seit 2004 unterstützt das Team an den Standorten Wels, Wien und Stuttgart Planungsbüros (ingo365) und IT-Dienstleister (timo365) dabei, ihre Prozesse auf Basis von Microsoft Dynamics 365 zu digitalisieren – mit den Modulen ERP, HR und DMS und getreu dem Leitgedanken „software with a smile". Mehr als 300 Kunden im DACH-Raum vertrauen auf newvision. Mehr Infos auf www.newvision.eu
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Marketing
Effizienzsteigerung im Ingenieurwesen: Wie HOAI-Leistungsphasen und Branchensoftware als Einheit auftreten (sollten)
Stichwort Modernisierung: Der technologische Fortschritt bringt jedoch gleichzeitig neue Herausforderungen mit sich. An dieser Schnittstelle empfiehlt sich der Einsatz von spezialisierter ERP-Software, die exakt für die Anforderungen im Ingenieurwesen entwickelt wurde. Solche Softwarelösungen sind dabei mehr als nur bloße Werkzeuge – sie repräsentieren vielmehr strategische Eckpfeiler, die den gesamten Prozess von der Angebotskalkulation bis zur Projektabwicklung verkörpern.
EIN durchgängiges System
Ermöglicht wird durch sie eine direkte Überführung von Kalkulationen in Projektstrukturen, das Integrieren von Ressourcenplanung plus Zeiterfassung und das Vorhandensein einer umfassende Kostenkontrolle von Projektbeginn an. Darüber hinaus verschaffen sich Verantwortliche dadurch Rückkalkulationsmöglichkeiten aus früheren Projekten, was im Sinne langfristiger Planungen mitsamt aussagekräftigen Kosteneinschätzungen nicht unterschätzt werden darf.
Diese hochmodernen ERP-Systeme tragen durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen nämlich wesentlich zur Steigerung der Produktivität bei. Das zeigt sich etwa darin, dass verbesserte Transparenz im Gleichklang mit der vollen Kontrolle über Projektabläufe eine realitätsnähere Planung gestatten.
Integrierte Tools führen zu vielerlei Ersparnissen
Die Kombination aus der bewährten Zusammensetzung der HOAI und der agilen, anpassungsfähigen Natur der Business Software schafft eine Synergie, die für den Erfolg in der Baubranche mehr denn je von Bedeutung ist. Fehlern und Missverständnissen im gesamten Planungs- und Bauprozess wird vorgebeugt. Ingenieurbüros, die diese Technologien nutzen, setzen sich damit deutlich von ihren Mitbewerbern ab und tun der Qualität ihrer Arbeit nur Gutes.
Insgesamt signalisieren die Verknüpfung digitaler Innovationen mit traditioneller Fachkompetenz den Beginn einer Ära der vernetzten und nachhaltigeren Bauindustrie.
newvision bietet Business Software (ERP) mit Branchenfokus für Ingenieur-, Planungs- & Architekturbüros, IT-Unternehmen und projektorientierte Unternehmen an.
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Live-Events mit Mehrwert: Webinar zum Modern Workplace und Live-Demos für Planungsbüros
Webinar zum Modern Workplace in Planungsbüros
Die erste Veranstaltung konzentriert sich auf ein Webinar, welches sich mit dem Themenbereich der Digitalisierung und Social Collaboration in Ingenieur- und Architekturbüros beschäftigt. Und zwar mit Fokus auf die Microsoft Suite und das Aushängeschild Teams. In den interaktiven Sessions mit anschließender Fragerunde werden die neuesten Trends, bewährte Praktiken sowie Tools vorgestellt und diskutiert, die dazu beitragen, die effiziente Zusammenarbeit in Planungsbüros zu steigern. Die newvision-Experten liefern dabei praxisnah Einblicke in die Transformationsmöglichkeiten verkrusteter Arbeitsprozesse im Büro 4.0.
Live-Demos der Branchensoftware ingo365
newvision ist ebenso stolz darauf, spezielle Live-Demos der branchenführenden Business Software ingo365 ins Repertoire aufzunehmen. Diese Live-Demos, die jeweils zwei Stunden dauern, richten sich gezielt an Ingenieure und Architekten. Der Cloud-Fachmann Alexander Sturm stellt in den Sitzungen mittels konkreter Veranschaulichungen die vielfältigen Funktionen und Anwendungsfälle von ingo365 dar. Von optimierter Projektverwaltung bis zur lückenlosen Zeiterfassung und aussagekräftigem Controlling wird die Bandbreite der ERP-Lösung ingo365 präsentiert.
Termine und Anmeldung
Das Webinar und die Online-Demos werden zu verschiedenen Terminen angeboten, um möglichst vielen Teilnehmern gerecht zu werden. Die Anmeldung zu diesen Veranstaltungen ist unmittelbar auf der Webseite von newvision möglich. Und zwar völlig kostenlos und in nur wenigen Schritten.
Das Unternehmen heißt Sie als Branchenvertreter gerne in diesen informativen Veranstaltungen willkommen.
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newvision stellt seine Rundum-Expertise zum Themenbereich Unternehmenssoftware zur Verfügung
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
- Supply Chain Management (SCM)
- Finanz- und Rechnungswesen
- Projektmanagement (PM)
- Dokumentenmanagement (DMS)
- Freigabe-Workflows
- Zeit- und Leistungserfassung
- An- und Abwesenheitsmanagement
Branchenfokus
Unternehmenssoftware wird heutzutage in zahlreichen Branchen eingesetzt. Einige Beispiele für Branchen, in denen sie häufig verwendet wird, sind:
- Handel und Einzelhandel
- Industrie
- Logistik und Transport
- öffentlicher Sektor
In jeder dieser Branchen gibt es spezifische Anforderungen und Problemschuhe, die dazu führen, dass ERP-Lösungen optimalerweise für jede Branche spezifisch angepasst werden.
Planungsbüros
Auch Ingenieurbüros können in diesem Sinne von Unternehmenssoftware profitieren. Diese kann etwa herangezogen werden, um beispielsweise Projekte besser zu planen und zu verwalten. Aber auch, um projektbezogene Daten und Dokumente zentral abzulegen sowie zugänglich zu machen. Ingenieurbüros können außerdem Nutzen daraus ziehen, indem sie mit ERP-Systemen die Ressourcen- und Kapazitätsplanung in Projekten automatisieren und überwachen. Dies kann dazu beitragen, Projektrisiken zu minimieren.
Cloud Computing
Cloud-basierte Unternehmenssoftware wird über das Internet bereitgestellt und muss nicht auf dem lokalen Computer oder Server eines Unternehmens installiert werden. Stattdessen wird die Software von einem externen Anbieter bereitgestellt und kann von Benutzern über das Internet per Webapp aufgerufen werden.
Sie hat einige Vorteile gegenüber traditioneller, lokal installierter Software. Zum Beispiel müssen Unternehmen keine Hardware oder Software kaufen und warten, um die Software nutzen zu können. Stattdessen können sie die Software einfach mieten und per Internetverbindung verwenden, wodurch sich die aufzuwendenden Kosten minimieren.
Integrierte ERP-Systeme
Integrierte Unternehmenssoftware verbindet und integriert diverse Geschäftsprozesse eines Unternehmens miteinander. Diese Systeme ermöglichen es also, Geschäftsabläufe wie zum Beispiel im Finanzwesen, der Zeiterfassung, DMS und CRM, in einer einzigen Anwendung zu verwalten (Best-of-Suite). Sie stellt damit sicher, dass alle relevanten Informationen zentral gespeichert und leicht zugänglich sind.
Ein integraler Vorteil von integrierter Unternehmenssoftware ist, dass alle Mitarbeiter auf die gleichen Informationen zugreifen und diese in Echtzeit aktualisieren können. Das schont vor der Notwendigkeit von zeitraubenden manuellen Dateneingabeprozessen.
Mobiler Einsatz
Mobile Unternehmenssoftware kann ebenso auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets verwendet werden. Mitarbeiter greifen von überall aus auf wichtige Unternehmensdaten und -anwendungen zu – selbst, wenn sie nicht im Büro sind. Gerade in Zeiten von Home-Office eine Wonne!
Das führt zu verbesserter Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten, da sie von überall aus miteinander in Kontakt treten und ortsunabhängig an Projekten beteiligt sind.
Gerade im Hinblick auf die Branche der Ingenieur- und Architekturbüros gibt newvision über diese allgemeinen Informationen hinaus fachmännische Erkenntnisse über den Komplex Unternehmenssoftware!
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newvision etabliert sich noch stärker im DACH-Raum: Der Standort in Stuttgart
Alle genannten Branchen werden durch spezielle, auf sie abgestimmte, Softwarelösungen ins Boot geholt. Sie nennen sich ingo365 (für Ingenieure von Ingenieuren), timo365 (für den Sektor IT) und roco365 (für projektorientierte Unternehmen). Aus mehr als 20 Jahren Erfahrung hat man sich für die jeweilige Entwicklung und Implementierung die idealen Werkzeuge erarbeitet. Nicht nur bezieht newvision die Grundlage aus der sicheren Microsoft Cloud, sondern man vereint auch viele hilfreiche Module in einer einzigen Software (Best-of-Suite). Das bedeutet nichts anderes, als dass mehrere komplementäre Tools (Best-of-Breed) nicht mehr nebeneinanderstehen müssen. Es ist ohnehin alles in einem großen Ganzen vorhanden.
ingo365 erleichtert zum Beispiel Ingenieuren das Leben, indem die Geschäftsbereiche Rechnungswesen, HR, CRM, Projektmanagement, Controlling, DMS und viele weitere optimiert und automatisiert werden. Damit verschafft sich der Fachmann den Freiraum für die technischen Aspekte der Projekte, ohne sich endlos in den Weiten der kaufmännischen Prozesse zu verheddern. Sowohl die Geschäftsführung als auch die Projektleiter und Ingenieure wie auch die verantwortlichen Controller wissen damit zu jedem Zeitpunkt, was die Kollegen gerade tut.
newvision schätzt sich glücklich, dass das Projekt ingo365 und viele weitere zukünftig noch folgende vom Standort Stuttgart mit voller Tatkraft unterstützt werden.
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NewVision Group startet in Deutschland durch – erster Standort am Bodensee eröffnet!
Die neue Lösung wird unter dem Namen „IngO365“ vertrieben und ist auf Basis der neuesten Microsoft-AL-Technologie als sog. Business-APP entwickelt worden. Damit ist diese Lösung nicht nur cloudfähig, sondern wird vom Hersteller auch automatisch und regelmäßig erneuert. Kostspielige Updates gehören so der Vergangenheit an.
Eine weitere Innovation von „IngO365“ ist die vollständige Integration des Projektmanagement-bereichs mit einer kaufmännischen Software. Der Vorteil für den Anwender: In einer einzigen Lösung ist das Management und die Kontrolle aller angebotenen, erbachten und abgerechneten Leistungen sowie des eingesetzten Personals möglich: Vom ersten Angebot über die Verwaltung der Leistungsvereinbarungen – auch bei notwendigen Änderungen, bis hin zur finalen Abrechnung des gesamten Projekts. Abgerundet wird die Lösung durch finanzrelevante Auswertungen und Reports, die dem Anwender ebenfalls zur Verfügung stehen. Damit wird nicht das Projektcontrolling erheblich vereinfacht, sondern zudem eine zuverlässige Liquiditätsplanung ermöglicht.
Neben den beschriebenen Innovationen sind alle branchenrelevanten Anforderungen für ein effizientes und professionelles Projektmanagement umfassend und anwenderfreundlich abgebildet. Beispielsweise die Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und Ressourcenplanung. Darüber hinaus beinhaltet die neue Lösung eine integrierte E-Mailablage, damit jegliche Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten schnell und einfach zu finden ist. Damit entfällt eine zeitaufwändige Suche nach einem projektrelevanten Schriftverkehr und der Projektmanager kann sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren: Seine Kunden und Projekte.
Die NewVision Group verfügt über 15 Jahre ERP-Know-how und beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter an 5 Standorten (DE, AT, HU). Wir vereinfachen Ihren Arbeitsalltag und begleiten Sie bei der Digitalisierung.
Webseite: www.newvision.eu
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