Autor: Firma Netmail EMEA

Netmail bietet Lösungspaket zur Migration von IBM Notes

Netmail bietet Lösungspaket zur Migration von IBM Notes

Schon seit der angekündigten Partnerschaft von IBM mit dem indischen Dienstleister HCL, der Entwicklung, Wartung und Support für Notes übernimmt, stellen sich Unternehmen die Frage ob es sinnvoll ist, eine Migration von Notes auf ein anderes E-Mail-System vorzunehmen. IBM machte zwischenzeitlich Nägel mit Köpfen und verkaufte alles, was von Lotus übrigblieb, an HCL Technologies. Somit hat das Thema bei Unternehmen, einen Wechsel von Notes einzuleiten, wieder höhere Relevanz erreicht. Insbesondere, weil mit Microsoft Office 365, Microsoft Exchange und Amazon Workmail funktionsstarke und etablierte Alternativen vorhanden sind.

Dem gegenüber stehen häufig Bedenken diesen Schritt, weg von Notes, letztendlich zu gehen. Es wurden schließlich in der Vergangenheit oft hohe Investitionen in IBM Anwendungen und Prozesse getätigt. Die Störung laufender Projekte während des Migrationsprozesses als negative Folgen einer Umstellung, werden auch häufig zum Gegenstand der Diskussion. Des Weiteren fürchten viele IT-Verantwortliche eine langwierige, stressige und vor allem komplexe Migrationsphase.

Netmail zeigt, dass unter Einsatz der richtigen Migrations-Tools und einer guten Planung diese Bedenken ausgeräumt werden können. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, durch die Einführung eines gesetzeskonformen Archivs, die Anforderungen der EU-DSGVO, der GoBD und die separate Archivierung privater E-Mails gemäß Telekommunikationsgesetz berücksichtigen zu können. Alles in einem Projekt!

Herausforderung Notes Migration

Es gibt vielfältige Herausforderungen, die es bei einer Migration von IBM Notes zu beachten gilt. Durch ausgiebige Erfahrungen in der Durchführung von E-Mail-Migrationen, insbesondere von Notes, kann Netmail einige grundsätzliche Aspekte definieren, die bei einer Notes Migration wichtig sind. Dazu gehören unter anderem die folgenden Themen, die es zu beachten gilt.

  • Der allgemeine Zustand des Notes Systems
  • Der Umgang mit in Notes verankerten Prozessen (z.B. Ressourcen, Sammel-Accounts, Workflows)
  • Die Handhabung von persönlichen Notes Archiven
  • Die Beachtung freigegebener Ordner und Adressbücher
  • Der Blick auf konfigurierte Berechtigungen in Notes
  • Eine Technik für den Umgang mit großen Datenmengen, insbesondere großer Mailboxen
  • Eine Strategie für die Kommunikation mit den Anwendern
  • Die Beachtung verfügbarer Bandbreiten zwischen Lokationen
  • Einen Plan für von Notes verschlüsselte E-Mails

Die Migrationsmethode von Netmail unterscheidet sich von der von Mittbewerbern, da die Grunddaten bereits vor der eigentlichen Migration in das neue System überführt werden. Zum eigentlichen Migrationszeitpunkt wird nur noch ein Bruchteil der benötigten Daten in das neue E-Mail-System migriert. In der Zwischenzeit bleiben alle Informationen im plattformunabhängigen XML-Format weiterhin zugänglich. Dadurch reduziert sich insbesondere der Zeitaufwand der Migration, die dann zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden kann.

Netmail bietet Kunden und Partnern weiterhin die Möglichkeit, Migrationen nicht per Stichtag, sondern phasenweise durchzuführen. Dies empfiehlt sich insbesondere für große Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten. Mit dem Netmail Koexistenzmanager kann die Zusammenarbeit zwischen altem und neuem E-Mail-System sichergestellt werden. Dieses Mapping der Postfächer und weitere Vorteile hinsichtlich der automatisierten Kommunikation an Anwender und Manager während der Migration, bietet in dieser Art und Weise kein anderes Migrations-Tool.

Im Vergleich zu den meisten client-basierten Lösungen der Wettbewerber, ist der Netmail Migrator for Notes ein serverbasiertes Werkzeug und unterliegt keiner langsamen und fehleranfälligen MAPI-Übertragung. Der Netmail Migrator for Notes migriert zudem alle geforderten Nachrichtentypen, Anhänge, nativen Archive, von Notes verschlüsselte Nachrichten, Adressbücher, Kalender, Aufgaben, Verteilerlisten, Vertretungsrechte und vieles mehr.

Gerade bei einer geplanten Stichtagsmigration, zum Beispiel an einem Wochenende, bietet der Netmail Migrator for Notes durch schnelle Datenübertragungsraten sowie ein zentrales Reporting, die nötige Funktionalität. Optional ist es anhand einer vorgelagerten Analyse des IBM Notes Systems möglich, die persönlichen Notes Archive automatisiert einzusammeln und eine Auswertung der verschlüsselten Nachrichten zu erhalten.

In einem Migrationsprojekt mit Netmail als erfahrenem Dienstleister besteht außerdem die Möglichkeit, durch den Einsatz der modularen NetGovern Software Suite, neben der Migration des E-Mail-Systems und der Daten auch eine gesetzeskonforme Archivierung einzuführen. Hierfür bietet NetGovern Archive einen umfangreichen Funktionsumfang für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und sorgt für optimierte und kostengünstige Datenhaltung.

Netmails umfassendes Lösungspaket ermöglicht die Migration und Verwaltung der Daten von Unternehmen, die von IBM Notes auf eine Microsoft-Plattform wechseln wollen. Einige Vorteile durch eine Notes Migration mit Netmail im Überblick:

  • Vorgelagerte Analyse Ihrer Notes-Nutzung z.B. bezüglich Verschlüsselung, lokalen Archiven, Adressbüchern und Vertretungsberechtigungen
  • Migration von E-Mails, Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten
  • Entschlüsselung von durch Notes verschlüsselte Nachrichten
  • Koexistenzmanager für die selektive Steuerung des Routings pro Anwender zwischen Notes und Microsoft Exchange, bzw. Office365
  • Serverbasierte Migration mit der Möglichkeit der Offline-Migration von z.B. schlecht angebundenen Außenstellen
  • Notes Quellsysteme von Version 8.0 aufwärts
  • Verschiedene mögliche Zielsysteme wie Exchange 2010, 2013, 2016 und Office 365 – Hosted Exchange Systeme, Hybride Umgebungen oder Amazon Workmail
  • Möglichkeit der Stichtags- und sanften Migration z.B. nach Abteilung über einen längeren Zeitraum
  • Automatisches Einsammeln von lokalen Notes Archiven und Adressbüchern
  • Übertragung der Vertretungsberechtigungen
  • Automatisches Benutzer-Mapping zwischen Notes und Active Directory
  • Automatisierte Kommunikation mit den Anwendern durch E-Mail-Benachrichtigungen und Nutzer Umfrage
  • Möglichkeit der Einführung eines gesetzeskonformen Archivs mit NetGovern

Mit Herzblut für Informationsmanagement sind die Mitarbeiter bei Netmail Experten für den gesamten Migrationsprozess von E-Mail & Datensystemen. So können für eine Vielzahl von Ansprüchen passgenaue Lösungen geliefert werden. Zusätzlich bietet Netmail als Hersteller der modularen NetGovern Software Suite komplementäre Lösungen für die Sicherstellung von Compliance und Datenschutz in Unternehmen. NetGovern sorgt für gesetzeskonforme Verwaltung unterschiedlicher Daten auf Basis intelligenter Information Governance Prinzipien.

Über die NetGovern Software Suite

NetGovern ist eine modulare Information Management Software, die Ihnen durch aktives und kontrolliertes Handling Ihrer Daten ermöglicht, die volle Kontrolle über all Ihre Informationen zu erlangen.

  • NetGovern Archive bietet einen umfangreichen Funktionsumfang für die gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und sorgt für optimierte und kostengünstige Datenhaltung.
  • NetGovern eDiscovery ermöglicht schnelle und ressourcensparende Bearbeitung von E-Discovery Anfragen durch Konnektivität an verschiedenste Datenquellen – ob on-premise oder in der Cloud.
  • NetGovern Audit & Remediate hilft bei der Verwaltung von sensiblen Daten, schafft optimalen Einblick für Auditoren und setzt auf intelligente Filterfunktionen auf Basis von KI.
  • NetGovern Encrypt schafft mit einem transparenten Verschlüsselungsprozess Sicherheit im täglichen E-Mail-Verkehr und ist auch für externe User durch das Encrypt Portal voll nutzbar.
  • NetGovern Analyze ermöglicht Unternehmen große Datenmengen zu verwalten. Durch Analyse und Evaluierung der Speicherorte wird ein strukturierter Einblick in unstrukturierte Daten möglich.
  • NetGovern Enforce automatisiert Aufgaben des Informations-managements, wie Einhalten von Richtlinien, Optimieren der Speicherumgebung und Wiederherstellung und Sicherung von Daten.

Netmail hat jahrzehntelange Erfahrung mit Migrationen von GroupWise, Notes, Zimbra und vielen weiteren Systemen. Hierbei wurden über 3 Millionen Postfächer in neue Systeme überführt. Insbesondere den Notes Migrationen und seinen Besonderheiten wurde sich angenommen. Nicht selten scheitern andere Lösungen. An dieser Stelle übernimmt Netmail und vollendet das Migrationsprojekt – mit Erfolg.

Über die Netmail EMEA GmbH

Die Netmail EMEA GmbH ist Ihr Partner mit Herzblut für Informationsmanagement. Netmail ist Software-Hersteller, vertrauensvoller Partner für umfangreiche E-Mail- und Datenmigrationsprojekte sowie Anbieter von Cloud-Archivierungslösungen auf Enterprise Niveau. Mit unserem funktionsstarken NetGovern Software Stack bieten wir unseren Kunden Sicherheit und Compliance für Daten und Informationen, basierend auf intelligenten Information Governance Prinzipien. In einem stark wachsenden Markt können wir auf ein breites Erfahrungsspektrum setzen. Dies wird unterstrichen von über 3.000 zufriedenen Kunden weltweit.

Die Netmail EMEA GmbH, mit Sitz in Idstein im Herzen des Rhein-Main-Gebiets, ist eine 100-prozentige Tochter der kanadischen NetGovern Inc. mit Hauptsitz in Montreal, Kanada.

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Information Governance? Von der Theorie in die Praxis mit Netmail

Information Governance? Von der Theorie in die Praxis mit Netmail

Die Tatsache, dass Daten ein wichtiger Produktionsfaktor sind, sollte mittlerweile auch in den kleinen und mittleren Unternehmen angekommen sein. Diese Unternehmen, die das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bilden, tun sich dennoch häufig schwer einen Ansatz zu finden mit ihren Daten und Informationen umzugehen. Dies ist nicht nur nötig, weil der Wert von Daten und Informationen rapide steigt, sondern auch weil immer mehr und konkretere gesetzliche Vorgaben zu erfüllen sind. Man erinnert sich sicherlich an die umfangreiche mediale Präsenz des Themas DSGVO Mitte letzten Jahres. Dies war für viele Unternehmen, insbesondere im Bereich der KMU, Anstoß um sich intensiv mit dem Thema Daten und Informationen in Unternehmen auseinanderzusetzen. Dennoch blickt man nur auf einen kleinen Teil des Informationsmanagements in Unternehmen, wenn man sich ausschließlich aus der DSGVO-Perspektive annähert. Ein ganzheitlicher Ansatz um mit Daten und Informationen in Unternehmen umzugehen ist Information Governance, kurz IG. Information Governance ist in der jüngeren Vergangenheit eher noch aus akademischer Sicht und sehr theoretisch behandelt worden und wurde dadurch mit der Praxis im Unternehmensalltag noch nicht so recht warm. Insbesondere weil sich viele Unternehmen fragen, wo sie denn nun anfangen sollen.

Gut, dass Unternehmen mit dem Thema DSGVO nun einen Fuß in der Tür des Informations-managements haben. Die Auseinandersetzung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung bietet einen hervorragenden Einstieg in das Thema Informationsmanagement und Information Governance.

Wie definiert sich Information Governance?

Information Governance beschreibt die Organisation, die Prozesse und die Technologien, die nötig sind um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus in Übereinstimmung mit den strategischen Anforderungen des Unternehmens, sowie allen internen und externen Regularien, zu erfassen, zu klassifizieren, zu nutzen, aufzubewahren und zu löschen.

In der Praxis bezeichnen wir Information Governance ganz kompakt als aktive und kontrollierte Handhabung von Daten und Informationen.

Wo fängt man mit der kontrollierten Handhabung von Daten und Information an?

Die meisten Unternehmen beginnen mit der Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Als erster großer Baustein eines modernen Informationsmanagements ist dies ein nachvollziehbarer Schritt. Insbesondere wenn man näher betrachtet, welche Regularien Einfluss auf das Thema E-Mail in Unternehmen haben – diese sind unter anderem die EU-DSGVO, die GoBD, die AO, das BDSG, das AGG und das TKG.

Netmail bietet mit seiner mehrfach ausgezeichneten E-Mail-Management Software bereits seit Jahrzehnten eine auf dem Markt der Enterprise-E-Mail-Archivierungen herausragende Option. Für Unternehmen ist nicht nur die Wahl der Archiv-Software ein wichtiger Schritt zum modernen Informationsmanagement, sondern auch die Leistungen, die nötig sind um von A nach B zu kommen. Denn meist wird die Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Unternehmen parallel zu einer Migration auf ein modernes E-Mail-System begleitet. Seit bekannt ist, dass IBM das von vielen Unternehmen eingesetzte E-Mail-System Notes verkauft, ist die Nachfrage nach Notes Migrationen zusätzlich angestiegen. Auch Groupwise, on-premise Microsoft Exchange oder andere Mail-Systeme werden auf modernere Lösungen migriert, wie beispielsweise die Office 365 Cloud oder Hybridvarianten. Da die Compliance Funktionen von Microsoft aber nicht ausreichen um gesetzeskonform zu archivieren, ist eine separate E-Mail-Archivlösung dennoch nötig und von hoher Relevanz. Insbesondere wenn mit der gewählten Archivlösung weitere Aspekte des Informationsmanagements in Unternehmen gelöst werden können.

Welchen Herausforderungen stellen sich Unternehmen im Umgang mit Daten und Informationen?

Unternehmen benötigen gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit optimierter und kostengünstiger Datenhaltung, schnelle und ressourcensparende Bearbeitung von E-Discovery Anfragen durch Konnektivität an verschiedenste Datenquellen – egal ob on-premise oder in der Cloud.

Bei Gerichtsverfahren und den damit einhergehenden E-Discovery-Maßnahmen, bildet das Einsammeln, Überprüfen und Versenden von Daten durchschnittlich einen Anteil von 73 Prozent der Gesamtkosten.

Die Verwaltung von sensiblen Daten setzt optimalen Einblick für Auditoren und intelligente Filterfunktionen voraus. Verschlüsselte Kommunikation im täglichen E-Mail-Verkehr, auch für externe User ist ein wichtiger Bestandteil, genauso wie die optimale Verwaltung großer Datenmengen. Durch Analyse und Evaluierung der Speicherorte eines Unternehmens muss ein strukturierter Einblick in unstrukturierte Daten möglich werden. Die Automatisierung von Aufgaben des Informationsmanagements, wie beispielsweise das Einhalten von Richtlinien, Optimieren der Speicherumgebung sowie Wiederherstellung und Sicherung von Daten gehört ebenfalls zu den Themen, die Unternehmen für einen modernen Ansatz im Umgang mit Daten und Informationen beachten sollten.

Welche Fragestellungen sollten bei einem IG-Programm beachtet werden und wie geht man diese Herausforderungen an?

Um die Herausforderungen eines modernen Informationsmanagements erfüllen zu können und dabei intelligenten Information Governance Prinzipien zu folgen, wurde die bekannte E-Mail-Management Software Suite von Netmail so umfangreich erweitert, dass sie nun unter dem Namen NetGovern vertrieben wird. Dies soll die umfangreiche Erweiterung der Kernfunktionen widerspiegeln, die nun ermöglicht Information Governance Programme ganzheitlich in Unternehmen umzusetzen. Durch den modularen Aufbau der NetGovern Information Management Suite ist es möglich Schritt für Schritt das aktive und kontrollierte Handling von Unternehmensdaten zu verbessern und damit die volle Kontrolle über alle Unternehmensinformationen zu erlangen. Wir helfen dabei die dringendsten Fragestellungen eines Information Governance Programms zu beantworten.

  • Wer hat Zugriff auf Unternehmensdaten?
  • Welche Informationen werden gespeichert?
  • Wann sollten Daten gelöscht werden?
  • Wo werden die Daten aufbewahrt?
  • Wie überprüfen wir das alles?

Können Sie diese Fragen sofort beantworten? Meistens ist die Antwort: „Nein!“

Wir unterstützen Sie mit NetGovern und unserer Expertise im Information Governance Bereich um schrittweise ein modernes Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Mit Konnektivität sowohl an Cloud und on premise Plattformen, Smart Audits, intelligenter Suche, eDiscovery und Case Management Funktionen, garantiert die NetGovern Suite Sicherheit und Compliance für Ihre Informationen.

Sie möchten mehr über die NetGovern Suite, E-Mail- und Datenmigration, Archivierung in der Cloud und Information Governance erfahren? Besuchen Sie Netmail auf dem diesjährigen European Collaboration Summit in Wiesbaden am 28. und 29. Mai oder schauen Sie auf netmail.com vorbei. Wir freuen uns auf Sie!

Über die Netmail EMEA GmbH

Die Netmail EMEA GmbH ist Ihr Partner mit Herzblut für Informationsmanagement. Netmail ist Software-Hersteller, vertrauensvoller Partner für umfangreiche E-Mail- und Datenmigrationsprojekte sowie Anbieter von Cloud-Archivierungslösungen auf Enterprise Niveau. Mit unserem funktionsstarken NetGovern Software Stack bieten wir unseren Kunden Sicherheit und Compliance für Daten und Informationen, basierend auf intelligenten Information Governance Prinzipien. In einem stark wachsenden Markt können wir auf ein breites Erfahrungsspektrum setzen. Dies wird unterstrichen von über 3.000 zufriedenen Kunden weltweit.

Die Netmail EMEA GmbH, mit Sitz in Idstein im Herzen des Rhein-Main-Gebiets, ist eine 100-prozentige Tochter der kanadischen NetGovern Inc. mit Hauptsitz in Montreal, Kanada.

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