Ein Entwicklungsingenieur teilt Konstruktionspläne mit seinem Zulieferer in Asien, eine Juristin versendet Vertragsunterlagen an Mandanten, ein Forschungsteam koordiniert Studienergebnisse mit Partnern im Ausland. Das ist Alltag in deutschen Unternehmen. Oft genug landen diese vertraulichen Dokumente aber auf ungeeigneten, sprich unsicheren Plattformen oder sogar als Anhang in unverschlüsselten E-Mails.

Diese Praxis hat sich eingebürgert, weil sie schnell und unkompliziert funktioniert. Die Werkzeuge sind vertraut, die Handhabung gestaltet sich einfach. Doch dieser Komfort hat seinen Preis. Die Bequemlichkeit dieser Dienste verführt dazu, rechtliche und sicherheitstechnische Bedenken zu ignorieren. Dabei sind die Konsequenzen gravierend: Vertrauliche Konstruktionspläne, Strategiepapiere oder Kundendaten geraten außer Kontrolle, sobald sie über diese Kanäle geteilt werden. Größtmögliche Sicherheit bieten hingegen virtuelle Datenräume, wie netfiles anhand der folgenden fünf Aspekte erläutert:

1. Modernste Sicherheitstechnologien schützen vor Cyberkriminellen und Industriespionage

Consumer-Filesharing-Dienste sind primär für private Nutzer konzipiert. Ihre Sicherheitsarchitektur genügt den Anforderungen von Unternehmen nicht. So dringen Hacker beispielsweise über kompromittierte Zugangsdaten in Accounts ein und kopieren oder verfälschen unbemerkt sensibles Material oder geschäftskritische Daten. Auch staatliche Akteure agieren in diesem Bereich. Sie spähen gezielt Geschäftsgeheimnisse aus, um sie inländischen Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Und das kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Es geht dabei aber nicht nur um den finanziellen Aspekt: Falls ein solcher Vorfall bekannt wird, leidet auch das Vertrauen von Partnern und Kunden, das über Jahre entstand.

Ein virtueller Datenraum hingegen verfügt über modernste Sicherheitstechnologien für Datenverschlüsselung, Authentifizierung und Zugangskontrolle. So erfolgt die Datenübertragung zum Beispiel per SSL/TLS-Verschlüsselung, beim Speichern der Daten kommt der Verschlüsselungsalgorithmus Advanced Encryption Standard AES-256 zum Einsatz und das Passkeys sowie 2-Faktor-Authentifizierung schützen auf Wunsch beim Login.

2. Deutsche und europäische Datenräume erfüllen DSGVO-Anforderungen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten sicher zu speichern – idealerweise an einem Speicherort im EU-Raum. Doch viele Datenaustausch-Plattformen speichern Daten auf US-amerikanischen oder asiatischen Servern – ein klarer DSGVO-Verstoß.

DSGVO-Verstöße kosten Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes. Regulierte Branchen bzw. Berufe wie Banken, Ärzte oder Rechtsanwälte riskieren zusätzlich ihre Betriebserlaubnis. Hinzu kommt, dass Versicherungen bei Datenschutzverstößen häufig die Schadensdeckung verweigern. Unternehmen tragen dann nicht nur die Kosten selbst, sondern riskieren auch das Vertrauen ihrer Kunden. Ein Risiko, das sich mit einem deutschen oder europäischen virtuellen Datenraum vermeiden lässt, der den strengen EU-Datenschutzrichtlinien unterliegt.

3. ISO-Zertifizierungen und BSI-Testat sorgen für Sicherheit

Spezialisierte Anbieter für virtuelle Datenräume bieten sofort einsatzbereite, sichere SaaS-Lösungen für Datenaustausch und Zusammenarbeit. Unternehmen sollten allerdings darauf achten, dass die Anbieter umfassend zertifiziert sind – unter anderem nach ISO/IEC 27001 und SOC 2 – und auch über das BSI C5-Testat verfügen. Solche Datenräume erfüllen alle DSGVO-Anforderungen und genügen höchsten Sicherheitsstandards.

Zudem empfiehlt sich die Wahl eines rein deutschen Anbieters wie netfiles, der Daten ausschließlich verschlüsselt in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland speichert – und keinen ausländischen Mutterkonzern im Rücken hat. So sind vertrauliche Daten vor Einflussnahme und Zugriff durch ausländische Behörden oder Gesetze, wie beispielsweise dem US CLOUD Act, geschützt. Ein wichtiger Schritt in puncto digitaler Souveränität!

4. Audit-Trails dokumentieren jeden Zugriff

Ein Unternehmen sollte jederzeit wissen, wer auf Dateien zugegriffen oder sie verändert hat. Bei der Nutzung herkömmlicher Cloud-Dienste ist dies in der Regel nicht der Fall. Diese fehlende Nachvollziehbarkeit verhindert die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen und erschwert die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Zudem ist es so unmöglich, unberechtigte Zugriffe rechtzeitig zu erkennen.

In einem virtuellen Datenraum hingegen legen granulare Rechte fest, wer welche Dokumente sehen, bearbeiten oder herunterladen darf. Automatische Versionierung ermöglicht die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und Audit-Trails dokumentieren zuverlässig jeden Zugriff.

5. Teamwork mit Komfort

Projekte mit internen wie externen Teammitgliedern lassen sich in einem Datenraum schnell einrichten, Kollegen und externe Partner per E-Mail einladen. Der Vorteil: Alle greifen auf dieselben, stets aktuellen Informationen zu – schnell, einfach und sicher.

• Upload: Per Drag-&-Drop-Funktion werden Projektunterlagen hochgeladen, egal ob einzelne Dateien oder ganze Ordnerstrukturen. Für jeden Ordner und jede Datei lässt sich definieren, wer sie lesen, bearbeiten oder herunterladen darf.
• Benachrichtigungen: Wenn eines der Teammitglieder neue Dateien hochlädt, erhält der Projektleiter auf Wunsch eine Mitteilung per E-Mail. Er kann die Datei direkt im Browser öffnen, prüfen und bei Bedarf sofort anpassen – auch unterwegs. Gleichzeitig kann eine Kollegin an derselben Datei arbeiten, beide sehen die Änderungen des anderen in Echtzeit.
• Zugriffskontrolle: Vor der Freigabe kann der Projektleiter prüfen, welche Teammitglieder die Datei bereits angesehen haben. Er sieht im Audit-Protokoll genau, wer wann aktiv war. Hat jemand das Dokument noch nicht geöffnet, erhält er direkt aus dem Datenraum eine Erinnerung. So bleibt das gesamte Team synchron, bevor das Projekt in die nächste Phase geht.
• Komfort: Alles funktioniert vertraut und intuitiv – aber mit deutlich höherem Sicherheitsniveau. Ein virtueller Datenraum verbindet komfortables Arbeiten mit sicherem Datenaustausch.

So gelingt der Wechsel zum virtuellen Datenraum

Theoretisch lässt sich eine Plattform für den sicheren Datenaustausch auch selbst aufbauen, doch das erfordert viel Aufwand. Es braucht geeignete Server und eine ausgereifte Sicherheitsarchitektur einschließlich Verschlüsselungsmechanismen, einem Berechtigungskonzept und Audit-Funktionen. Hinzu kommt der laufende Betrieb mit Updates, Patches und Sicherheitsüberprüfungen. Die dafür benötigten Ressourcen fehlen dann im Kerngeschäft.

Einfacher ist der Umstieg von populären amerikanischen Cloud-Diensten auf einen professionellen virtuellen Datenraum. Bestehende Ordnerstrukturen lassen sich schnell und bequem hochladen und sämtliche Benutzer auf einmal per Excel-Import anlegen. In der Regel können Anwender ohne Schulung und Einarbeitung sofort effizient mit einem Datenraum wie dem von netfiles arbeiten.

Fazit: Sicherer Datenaustausch ohne Kompromisse

Ein professioneller virtueller Datenraum ist speziell auf die Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten. Er verbindet sichere Datenspeicherung mit präziser Zugriffskontrolle und lückenloser Dokumentation aller Aktivitäten. So behalten Unternehmen jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten. Mit einem virtuellen Datenraum gehen Rechtssicherheit und Datenschutz Hand in Hand – einfach, effizient und nachhaltig.