Die Sicherung von Expertenwissen ist somit längst ein Thema, bei dem auch Auditoren genauer hinschauen. Diesbezügliche Passagen finden sich in der neuen DIN EN ISO 9001:2015, die häufig auch „Die digitale 9001“ genannt wird. Für ein umfassendes und systematisches Prozessmanagement sollen anstelle von Arbeitsmappen und Papierhandbüchern künftig vermehrt digitale Dokumentationsformen zum Einsatz kommen. Unternehmen sind dann gleichsam verpflichtet, die Standards für elektronische Informationssicherheit zu gewährleisten. Und hinsichtlich Wissenssicherung gibt die Norm vor, dass das eingesetzte Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen soll. Das heißt dann in der Praxis: Um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowohl aufrechtzuerhalten als auch zu verbessern, muss Expertenwissen erfolgreich erhalten, weiterentwickelt, transferiert und geschützt werden.

„Wenn Unternehmen keinerlei unterstützende Verfahren zur Bewahrung und Dokumentation des Wissens ihrer Mitarbeiter durchführen, ist dies besonders dann problematisch, wenn die Mitarbeiter Spezialisten auf ihrem Arbeitsgebiet sind und bei einem Ausfall oder Renteneintritt ihr Wissen mitnehmen“, weiß Robert Rothenberger, Geschäftsführer bei der memex GmbH. „Das betrifft vor allem die variantenreichen Produktionsabläufe auf dem Shopfloor. Mit unserer Lösung Utility Film ermöglichen wir, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fehlerfrei funktioniert. Dazu bieten wir Industrieanwendern digitale Arbeitsanweisungen als Instruktion, die im Handumdrehen selbst erstellt sind und weit weniger Kosten- und Personaleinsatz erfordern als beispielsweise herkömmliche Text-Bild-Anleitungen.“

Know-how transparent verfügbar machen über digitale Wissensplattformen

Bei „vorsorglich“ dokumentiertem Wissen etwa in Form von Arbeitsanweisungen oder Handbüchern sei der Aufwand für die Suche nach bestimmten Informationen für neue Mitarbeiter zudem sehr hoch. Robert Rothenberger rät deshalb zu digitalen Arbeitsanweisungen in Form von kurzen Videoclips, die über eine system- und plattformunabhängige HTML5-Wissensplattform frei verfügbar gemacht werden können. „Mit der memex Plattform sowie der Lösung Utility Film bieten wir Anwendern unterschiedlichster Branchen ein kostengünstiges Softwarepaket für digitale Arbeitsanweisungen, das gleichzeitig eine ordnungsgemäße und generationsübergreifende Dokumentation in Bereichen wie Produktion, Service und Instandhaltung gewährleistet.“

Neue Mitarbeiter gezielt an Expertenwissen heranführen

Gerade vor dem Hintergrund von Elternteilzeit, Renteneintritt oder längeren Fehlzeiten aufgrund von Krankheit sei es relevant, Expertenwissen transparent zu machen und neuen Mitarbeitern zielgerichtet zur Verfügung zu stellen. So verwaltet die memex-Plattform sämtliche bestehende und neue Arten von digitalen Arbeitsanweisungen, die bspw. für Montagetätigkeiten umfassend angewandt werden können. „In heutiger Zeit wird es immer mehr zum Regelfall, dass ein Werker zum Beispiel drei Monate in Elternzeit geht“, gibt Robert Rothenberger zu denken.  „Gerade bei der Herstellung von variantenreichen Sonderprodukten in kleinerer Stückzahl kann das fehlende Handlungswissen dann schnell zum echten Problem werden.“

Viele Herstellungskniffe hätten sich die Mitarbeiter über Jahre, wenn nicht gar über Jahrzehnte erarbeitet. Anhand eines Dokumentationstextes bspw. in Form einer klassischen Text-Bild-Anleitung seien diese nur schwer beschreibbar, da ein solcher über die Jahre gereifter Text schnell eine für den Adressaten verständliche Länge überschreite.

„Um Wissen effektiv auf Shopfloor-Ebene zu sichern, gehen wir bei memex deshalb einen Schritt weiter als herkömmliche Dokumentationsverfahren: Mit den Bewegtbildern des Utility Films geben wir unseren Anwendern eine schnell erstellbare, leicht verständliche, didaktische Videoinstruktion an die Hand. Einzelne Montage-Schritte von Produkten mit einer hohen Varianz lassen sich damit exakt festhalten und langfristig sichern.“

Fortschritte in der Montage im Handumdrehen abrufen

So hält der Utility Film das Erfahrungswissen der Mitarbeiter ohne zusätzlichen Aufwand dauerhaft im Unternehmen. Ändern sich einzelne Montageschritte lassen sich die entsprechenden Clips komfortabel austauschen. Die alte Form der Herstellung wird dann auf der memex-Plattform in Form einer versionierten Dokumentation archiviert. Auf diese Weise kann der gesamte Werdegang eines Produktes über Jahre hinaus nachverfolgt werden kann.

Wurden während der Abwesenheit eines Werkers einer oder mehrere Clips ausgetauscht, wird der Mitarbeiter nach seiner Rückkehr von der memex Plattform über alle vorgenommenen Änderungsschritte informiert. 

„Noch bevor der Werker mit seiner Arbeit beginnt, werden ihm die Änderungen in Form einer personalisierten Nachricht auf dem Desktop oder dem vom ihm eingesetzten Endgerät präsentiert“, erklärt Robert Rothenberger. „Das System weiß dabei genau, wann er ein Teil zum letzten Mal montiert hat und welche Änderungen seit diesem Zeitpunkt eingetreten sind. Der Mitarbeiter kann dann nach den aktuellen Vorgaben sofort wieder mit seiner Arbeit beginnen. Auf diese Weise unterstützen wir Unternehmen systematisch bei der digitalen Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter.“ Aufgrund dieser Möglichkeiten werden auch flexible Arbeitszeitmodelle unterstützt, Stichwort: New Work.

Nahtlose Kommunikation mit vorgelagerten Systemen

Systemvernetzung ist ein weiteres wichtiges Kriterium bei modernen Dokumentationsverfahren für den Shopfloor. Bei Bedarf können sich vorgelagerte Lösungen wie bspw. ERP oder MES nahtlos Informationen von der memex Plattform abholen. Ebenso kann memex herstellungsrelevante Daten wie Artikelstämme aus den Systemen herausfiltern und in die Werkerführung integrieren.

„ERP oder MES-Systeme können Informationen abrufen und Verantwortliche über vorgenommene Änderungen in der Variantenherstellung informieren“ so Robert Rothenberger. „Auf unserer Plattform ist das aber auch ohne weiteres möglich: Sobald ein Werker seinen Produktionsauftrag scannt, registriert das System, wann der Mitarbeiter das Produkt in dieser Variante zuletzt montiert hat.“ Der Werker kann dann über die nach Datum versionierte Arbeitsanweisung genau nachvollziehen, ob es Änderungen gab und wenn dem so ist, werden ihm lediglich die Clips angezeigt, die sich geändert haben. Im Falle einer längeren Abwesenheit kann er sich auch nochmal den gesamten Ablauf anzeigen lassen, um sein Prozesswissen aufzufrischen.

Prozesswissen über Jahrzehnte sichern

So speichert die memex Plattform detailliert, auf welchem Wissensstand die Mitarbeiter sind. Expertenwissen kann auf diese Weise über Jahrzehnte im Unternehmen gehalten und komfortabel an neue Mitarbeiter weitervermittelt werden. Besonders relevant werde dies bspw. auch bei Unternehmen mit Ersatzteilverpflichtungen. Robert Rothenberger dazu: „Vor allem Zubehörlieferanten aus dem Automotive-Umfeld oder der Medizintechnik sind davon betroffen. Da kann ein Autotürschloss unter Umständen eine Ersatzteil-Verpflichtung von bis zu 15 oder 20 Jahren haben. Während dieser Zeit muss der Lieferant das Ersatzteil liefern können, deshalb wird hier das Sichern von Expertenwissen besonders relevant. Wir garantieren den entsprechenden Unternehmen deshalb zusätzlich, dass unsere Videoinstruktionen auch über ganz lange Zeiträume ihre Abspielfähigkeit bewahren, unabhängig davon, mit welchen Systemen in Zukunft gearbeitet wird.“

Plattform- und systemunabhängig Wissen zugänglich machen

So ist der Utility Film bspw. auch dann kompatibel, wenn zukünftig neue Technologien wie bspw. Datenbrillen oder Virtual Reality zur Herstellung eingesetzt werden. Die memex Plattform überträgt die Instruktionsvideos passgenau auf das jeweilige Format und die jeweiligen Endgeräte. Auch Bildanweisungen, die lange zuvor erstellt wurden, lassen sich einfach übertragen und für den Werkereinsatz verfügbar machen. „Das ist tatsächlich eine Sache, an die viele Entscheider heute noch gar nicht dran denken“, weiß Robert Rothenberger aus unzähligen Kundenprojekten. „Wenn Unternehmen beispielsweise heute eine Mixed-Reality-Brille wie die Microsoft HoloLens kaufen und produktionsrelevanten Content dafür generieren, dann funktionieren diese Inhalte mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr in naher Zukunft, da die darauf hinterlegten Informationen betriebssystemgebunden sind.“ Auch Darstellungsmöglichkeiten wie Beschriftungen und Marker seien heute noch ganz stark abhängig von der Hardwareversion.

„Wir haben ja bereits 2004, also noch bevor Internetplattformen wie YouTube das Licht der Welt erblickt haben, die ersten Utility Filme gemacht. Diese konnten wir allesamt eins zu eins von Flashvideo auf die heutige HTML5-Plattform übertragen – und zwar im richtigen Timing sowie mit allen Anmerkungen. Die Filme werden heute noch von unseren Anwendern genutzt, also zum Teil über 15 Jahre. Wir haben also in Bezug auf Qualitätsrichtlinien unsere System- und Hardwareunabhängigkeit schon einmal erfolgreich unter Beweis gestellt“, so der Geschäftsführer von memex. Zudem sei somit auch langfristig ein Investitionsschutz gewährleistet.

((Infokasten))

6 Fakten über Digitale Arbeitsanleitungen. Software für Arbeitsanweisungen mit Utility Film kann auch auf YouTube als Kurzfilm abgerufen werden

https://www.youtube.com/watch?v=WW1QVDwMRAk

oder zusammen mit weiteren Informationen unter: www.memex.eu